Modul Kontakty MTJ Service, s.r.o

Modul Kontakty © 2006 ... MTJ Service, s.r.o.

Modul Kontakty Představení

Modul Kontakty je druhým ze základních modulů sytému Soft-4-Sale. Poskytuje Vám přehled o všech Vašich dodavatelích, zákaznících, potenciálních zákaznících, konkurentech, dealerech, tedy o všech kontaktech, se kterými Vaše firma kdy přišla do styku. Aby bylo možné jednotlivé kontakty od sebe oddělovat, třídit, posléze tisknout, existuje na kartě kontaktu velké množství rozlišovacích kritérií, které, pokud se využívají, mohou v tomto směru výrazně pomoci. Modul kontakty má stejně jako modul zboží přehledovou sestavu, detailní kartu kontaktu, tiskové výstupy, statistiku a další funkce.

Obsah

I

Obsah Modul Kontakty 1 Přehled firem ................................................................................................................................... 2 2 Sekundární přehled ................................................................................................................................... firem 2 3 Karta firmy

................................................................................................................................... 3

Základní karta .......................................................................................................................................................... Karta marketingová .......................................................................................................................................................... Karta obchodní.......................................................................................................................................................... Karta servisní .......................................................................................................................................................... Karta telemarketingová ..........................................................................................................................................................

4 Nová firma

3 5 6 7 8

................................................................................................................................... 9

5 Rušení duplicit ................................................................................................................................... firem 10 6 Tisk přehledu ................................................................................................................................... firem 10 7 Identifikace volajícího ................................................................................................................................... 12 Konfigurace modulu .......................................................................................................................................................... CTI Vytvoření databáze .......................................................................................................................................................... telefonních čísel Hledání telefonu .......................................................................................................................................................... firem a osob Přečíslování telefoních .......................................................................................................................................................... čísel

12 13 14 14

8 Přehled kontaktních ................................................................................................................................... osob 14 9 Karta kontaktní ................................................................................................................................... osoby 14 10 Nová kontaktní ................................................................................................................................... osoba 17 11 Rušení duplicit ................................................................................................................................... kontatkních osob 17 12 Tisk přehledu ................................................................................................................................... kontakních osob 17 13 Přehled strukturovaných ................................................................................................................................... informací firem 18 14 Přehled doplňkových ................................................................................................................................... textových polí firem 19 15 Přehled vztahů ................................................................................................................................... mezi firmami 19 16 Křížové tabulky ................................................................................................................................... vztahů mezi firmami 20 17 Konfigurace ................................................................................................................................... 20 Povinné údaje.......................................................................................................................................................... karty kontaktu Povinné údaje.......................................................................................................................................................... karty osoby Číselník statutárních .......................................................................................................................................................... typu Číselník vztahu .......................................................................................................................................................... mezi firmami Číselník duvěry .......................................................................................................................................................... k zákazníkovi Číselník hodnocení .......................................................................................................................................................... dodavatele Číselník pozic.......................................................................................................................................................... kontaktních osob Číselník zálib.......................................................................................................................................................... kontaktních osob Číselník titulů.......................................................................................................................................................... kontaktních osob Číselník jmenin .......................................................................................................................................................... Číselník PSČ .......................................................................................................................................................... Konfigurace číselníku .......................................................................................................................................................... PSČ Doplnění teritorií .......................................................................................................................................................... dle PSČ Konfigurace kontaktů ..........................................................................................................................................................

20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 22

© 2006 ... MTJ Service, s.r.o.

I

II

Modul Kontakty Konfigurace duplicit .......................................................................................................................................................... kontaktu Konfigurace Clipboardu .......................................................................................................................................................... Konfigurace tisku .......................................................................................................................................................... fakturačních adres na dokumentech Konfigurace tisku .......................................................................................................................................................... funkce osoby na dokumentech Konfigurace implicitní .......................................................................................................................................................... karty firmy Výběry firem .......................................................................................................................................................... Číselník státu.......................................................................................................................................................... INTRASTAT Číselník kraju.......................................................................................................................................................... INTRASTAT

22 23 23 23 23 24 25 25

18 Křížové tabulky ................................................................................................................................... firem 25 19 Statistika firem ................................................................................................................................... 25 20 Analýza trhu................................................................................................................................... 25

Index

26


1

Modul Kontakty © 2006 ... MTJ Service, s.r.o.


2

Modul Kontakty

Modul Kontakty 1.1

Přehled firem V přehledu kontaktů je možno opět vybírat a to podle názvu firmy, města , teritoria, oblasti produkce, stavu rozpracovanosti, sektoru trhu, IČO, zodpovědného obchodníka a zdroje. Výběr se provede zadáním příslušné hodnoty do výběrového pole (nebo její části - např. začáteční písmeno názvu firmy) a promáčknutím tlačítka VÝBĚR. Přehledovou sestavu firem je možné na obrazovce také třídit, a to podle názvu firmy, adresy (tj. města), oblasti produkce, data změny, stavu rozpracovanosti nebo IČO. I na této přehledové sestavě můžete vyhledávat dle libovolného řetězce znaků. Řetězec znaků zapíšete do políčka ZADEJTE HLEDANÝ TEXT a promáčkněte tlačítko HLEDEJ eventuelně HLEDEJ OD ZAČÁTKU. Pokud na přehledové sestavě firem použijete dvojité kliknutí na šedý čtvereček na levé straně přehledové sestavy (před názvem firmy), otevře se Vám detailní karta kontaktu. Ovládací prvky karty VÝBĚR VÝMAZ SUMA

1.2

Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím.

Sekundární přehled firem Popis funkce je v přípravě...


Modul Kontakty

1.3

3

Karta firmy Po kliknutí se otevře tabulka z parametry hledání firmy. Podle výběrových kritérií vybereme zvolenou firmu a potvrdíme tlačítkem OK, následně se nám otevře Základní karta firmy. Každá karta firmy se skládá z pěti složek: · · · · ·

Základní Marketingová Obchodní Servisní Telemarket.

Při výběru firmy je možné přejít rovnou na jednu z výše uvedených složek kliknutím na příslušné talčítko.

Adresy Vašich kontaktů lze do systému Soft-4-Sale také naimportovat, a to přes menu STANDART, sub menu IMPORT DAT. V tomto případě je nutné použít vzorové tabulky formátu xls., které jsou součástí demoverze systému Soft-4-Sale - CD ROM, adresář IMPORT.

1.3.1

Základní karta Základní záznam kontaktu obsahuje základní informace o kontaktu (adresu, telefonní čísla, faxová čísla, ..), informace důležité pro fakturaci (IČO, DIČ, číslo účtu,..), informace o kontaktních osobách


4

Modul Kontakty

k danému kontaktu, marketingová kritéria (stav, oblast produkce, sektor, teritorium, obchodník, zdroj), informace o potenciálu firmy a např. i informace o obratu dané firmy. Ovládací prvky karty Tlačítko Fakturační adresa Umožňuje u firem, které mají rozdílnou adresu sídla firmy a adresu fakturační evidovat obě a v případě tvorby faktury brát implicitně adresu uvedenou jako fakturační. Tlačítko Neplatná firma umožňuje u firem, které již neexistují nebo s nimi byly ukončeny obchodní styky, evidovat je pouze jako neplatné, protože v případě, že na ně již byla vystavena např. faktura, systém Vám neumožní ji vymazat Tlačítko Obchodní rejstřík které aktivuje systém vyhledání informací ve dvou databázích českého internetu v Obchodním rejstříku a v systému ARES v registru ekonomických subjektů. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat Tlačítko Jednání Indikuje na kartě kontaktu fakt, že je evidované jednání a otevírá přehled existujících jednání. Tlačítko Připojené objekty otevře okno pro připojení externích objektu jiné aplikace pod Windows (Word, cel.AutoCad) Přenese kontaktní informace do aplikace Outlook


Modul Kontakty

1.3.2

5

Karta marketingová Marketingová karta kontaktu nám dává ucelené informace o všech marketingových aktivitách spojených s danou firmou – tzn. všech kontaktních osobách, o všech jednáních vedených s danou firmou, všech úkolech z těchto jednání vyplývajících, všech požadavcích, všech výběrů do kterých byla daná firma zařazena, všechny oblasti produkce, sektory a strukturované informace. Chtěli bychom Vás upozornit na tlačítko Historie. Po volbě tlačítka historie systém vyhodnotí všechny související doklady (marketingové i obchodní) a tyto všechny doklady zobrazí setříděné sestupně podle datumu. Tlačítko historie tedy dnes ukazuje kompletní historii dokladů a záznamů vázaných k dané firmě. Podstatnou hodnotou je fakt setřídění dle datumu vzniku. Lze tedy velmi rychle získat informaci o tom, jaké poslední kroky byly vůči dané firmě v systému zaznamenány a to bez ohledu na typ dokladu. Do těchto informací vstupovaly faktury přijaté, objednávky, nabídky, úkoly, jednání atd. V současné době byl tento systém rozšířen o další typy informačních zdrojů, které do historie zapadají. Jedná se o servisní zásahy, marketingové výběry, marketingové akce a požadavky na opravu. Všechny tyto čtyři nové typy byly zařazeny do historie firmy. Na marketingové kartě firmy je možné zobrazovat související informace marketingového i obchodního charakteru současně. Marketingová karta se tak stala dobrým nástrojem pro detailní kontaktní management nejen potencionálních zákazníků, ale i dlouhodobých klientů a odběratelů. Potenciál firmy

Tento marketingový pojem, zavedený na kartách kontaktů se jmenuje potenciál firmy. Jedná se o finanční zhodnocení potenciálního přínosu budoucího zákazníka. Potenciál firmy se vyjadřuje ve třech hodnotách. Jedná se o číselné vyjádření celkového potenciálu, např. 1 milion, poté časové ohodnocení, ve kterém se zhodnocení toho potenciálu očekává, tzn. kdy může dojít k dané zakázce a procentuální vyjádření pravděpodobnosti realizace této zakázky. Potenciál firmy najdete přímo na hlavní kartě kontaktu. Na potenciál firmy se váží další tiskové výstupy, které s potenciálem pracují. Pokud si uživatelé zvyknout každý nový kontakt ohodnotit finančně, časově a procentuálně, je možné potom vyhodnocovat jednotlivé potenciály na nové tiskové sestavě, kterou najdete v tisku přehledu firem (finanční sestava, která obsahuje potenciály a vyhodnocení potenciálu - násobení potenciálu očekávaným procentem úspěšnosti). Tiskové sestavy, statistiky a křížové tabulky nad kontakty umožňují filtrovat firmy, které mají plánovaný potenciál v určitém rozmezí, tzn. vybrat firmy s potenciálem větším než např. 1 milion Kč, nebo je schopen vybrat firmy, jejichž potenciál je směřován do období např. od 1.1. 99 do 1.3.99. Jsou zde možné časové a finanční výběry. Takto lze vyhledat firmy, jejichž potenciální zakázky jsou směřovány do určitého období, je možné tedy vyhledat firmy, jejichž potenciál je v určitém finančním rozmezí. Potenciál firmy se promítá nejen do karty kontaktu, ale i do tisku přehledu firem, do statistiky firem, kde přibylo statistické hodnocení potenciálu a možnost vyhodnotit potenciál dává i nová křížová tabulka nad kontakty.


6

Modul Kontakty

1.3.3

Karta obchodní Obchodní karta kontaktu nám dává ucelené informace o všech obchodních aktivitách spojených s danou firmou – tzn. všech přijatých a vystavených fakturách, o všech přijatých a vystavených objednávkách, nabídkách, zakázkách, dodacích listech, prodejkách a výdejkách, servisní činnosti, popř. zápůjčkách. Na obchodní kartě by nemělo ujít Vaší pozornosti tlačítko + nad výběrovými tlačítky typu dokumentů. Toto tlačítko provede součet finančních hodnot tohoto typu dokumentu, který je právě aktivní. Kromě součtu počtu dokladů, celkové sumy a sumy zajímavé pro daný typ dokumentu (pro faktury např. celkem nezaplaceno) se na celkovém součtu objevují 4 součty za poslední tři roky. Naleznete zde součet za rok 1999, 1998, 1997 a součet před rokem 1997. Tyto součty jsou vázány na aktuální rok. Příští rok se tedy objeví součty za rok 2000, 1999, 1998 a starší. Vedle tlačítka + se objevují dvě pole pro zadání časového filtru. Zadání časového filtru (od do) se mění součty prvních tří hodnot. Historické součty za poslední roky zůstanou beze změny. Dále upozorňujeme v obchodní kartě i na tlačítko Servis, které zobrazí všechny servisní zásahy provázané na tuto firmu.


Modul Kontakty

1.3.4

7

Karta servisní Servisní karta kontaktu nám dává ucelené informace o všech servisních aktivitách spojených s danou firmou – tzn. všech školeních, úkolech, jednání, požadavcích, prodejcích a dalších aktivitách.


8

1.3.5

Modul Kontakty

Karta telemarketingová Telemarketingová karta kontaktu nám dává ucelené informace o všech kontaktních aktivitách spojených s danou firmou – forma komunikace, kontakty, plánování času, nabídky a objednávky, úkony a především historie jednotlivé komunikace s klientem.


Modul Kontakty

9

Funkční tlačítka: Tlačítko Fakturační adresa Umožňuje u firem, které mají rozdílnou adresu sídla firmy a adresu fakturační evidovat obě a v případě tvorby faktury brát implicitně adresu uvedenou jako fakturační. Tlačítko Neplatná firma umožňuje u firem, které již neexistují nebo s nimi byly ukončeny obchodní styky, evidovat je pouze jako neplatné, protože v případě, že na ně již byla vystavena např. faktura, systém Vám neumožní ji vymazat Tlačítko Obchodní rejstřík které aktivuje systém vyhledání informací ve dvou databázích českého internetu v Obchodním rejstříku a v systému ARES v registru ekonomických subjektů. Přenese kontaktní informace do aplikace Outlook

1.4

Nová firma Funkce NOVÝ KONTAKT Vám otevře novou prázdnou kartu kontaktu připravenou pro editaci. Při ručním zadávání nových karet kontaktů je třeba vědět:


10

Modul Kontakty

1. políčko na kartě kontaktu podbarvené světle modře je jednoznačnou identifikací (tzn. uvedená hodnota se může v systému vyskytnout pouze jednou). V tomto případě se jedná o název firmy. 2. hodnoty zapisované do políček, která mají na okraji tzv. roletové menu musejí odpovídat (být vybírány) hodnotě v příslušném číselníku. 3. všechny změny v kartě jsou po uzavření karty okamžitě bez dotazu uloženy - ikona . Na nástrojové liště existuje ikona - ta umožňuje zadávat okamžitě další adresu kontaktu aniž byste museli otvírat novou prázdnou kartu kontaktu přes menu KONTAKTY sub menu NOVÝ KONTAKT. Jestliže potřebujete zadat několik firem se stejným názvem a odlišným sídlem (např. Benzina a.s. Praha, Brno, Ostrava…) musíte v políčku FIRMA napsat za názvem firmy vykřičník a rozlišovací znak. Příklad: Benzina a.s. ! Brno. Znaky uvedené za vykřičníkem se v adrese netisknou, ale název firmy je v systému jednoznačnou identifikací a karta se stejným názvem firmy by tedy nebyla uložena.

1.5

Rušení duplicit firem Rušení duplicit firem je funkce, která dokáže nahradit dvě firmy jednou jedinou platnou firmou. V minulosti byl u rušení duplicit firem problém, že systém dokázal shrnout dokumenty těchto firem pod jednu zůstávající firmu, ale základní informace, které jsou vedeny na základní kartě kontaktu byly u firmy, která byla určena ke zrušení zničení. Pokud tedy u jedné firmy byl zapsán telefon a u druhé www adresa, vždy uživatel o jeden z těchto údajů přišel a musel vždy velice pozorně kontrolovat zda neruší informaci, která je pro něj důležitá. Systém v dnešní podobě provede totální porovnání všech polí v základní kartě firmy u kterých by mohlo dojít ke zrušení informace a na základě tohoto porovnání navrhne k odsouhlasení další operace, které je možné s rozdílnými informacemi provést. V podstatě mohou nastat tři základní situace: · Firma, která je určena ke zrušení má v určitém poli informaci, kterou firma zůstávající nemá · Firma, která má informaci a firma určena ke zrušení žádnou informaci v tom daném poli nemá · Informace se ve dvou shodných polích u obou firem se liší. Pokud se liší v textové dlouhé položce je možné požádat o sjednocení, pokud se liší v číselné informaci, žádné sjednocení není možné. Uživatel si musí vybrat, která bude platit. U všech položek, které se některým z těchto způsobů liší, systém navrhne způsob realizace rušení duplicit tzn. Jak bude s touto informací pracovat. Zda převezme tuto informaci z firmy ke zrušení, nebo ji ponechá v podobě firmy zastupující nebo nabídne sloučení. Uživatel uvidí návrh před zrušením duplicit a sám rozhodne o případné modifikaci takto navržené změny a poté promáčkne tlačítko OK.

1.6

Tisk přehledu firem Funkce tisku umožňuje tisk různých variant přehledů kontaktů s možností výběru pouze potřebné skupiny firem.


Modul Kontakty

11

Funkční tlačítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Zobrazí přehled firem s možností označovat jednotlivé firmy pro výběr. Zobrazí okno pro modifikaci mailingu. Zobrazí okno pro zadání formátu štítku. Ztevře tabulku výběrového dotazu. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři.


12

1.7

Modul Kontakty

Identifikace volajícího Modul „Soft-4-Sale CTI“ identifikace volajícího je doplňují funkcionalitou kontaktního a operativních funkcí systému. „Soft-4-Sale CTI“ zajistí identifikaci volajícího dle telefonního čísla pokud je toto číslo jakýmkoliv způsobem zapsáno do systému Soft-4-Sale. Řešení je postaveno na spolupráci modulu CTI firmy SPRINX a systému Soft-4-Sale firmy MTJ Service. Volané telefonní číslo je identifikováno na stanici uživatele a současně je avizováno v prostředí Windows (klient CTI) a pokud běží na stanici systém Soft-4-Sale je identifikován volající i v tomto systému a v závislosti na konfiguraci má uživatel možnost dosáhnou automatické otevření karty volajícího nebo automatické otevření karty nového jednání pro volajícího. Logika funkce Telefonní ústředna příjme hovor a pošle ho na telefon a TAPI server zároveň. Na TAPI server je napojen PC (server), kde jsou umístěny data Soft-4-Sale, a PC všech uživatelů systému Soft-4-Sale (klient v síti). TAPI server přes S4S data zjistí jméno volajícího a informace přepošle na příslušné PC (klient v síti), kde podle zvolené konfigurace zobrazí kartu volajícího. Přejít na: Konfigurace modulu CTI Vytvoření databáze telefonních čísel Hledání telefonu firem a osob Přečíslování telefonních čísel

1.7.1

Konfigurace modulu CTI Karta pro konfiguraci funkce Soft-4-Sale CTI identifikace volajícího je umístěna v modulu Kontakty – Identifikace volajícího – Konfigurace databáze telefonních čísel.

Nastavení reakce na nalezené telefonní číslo Při nalezení telefonního čísla v databázi čísel, systém automaticky provede vybrané akce: n otevře kartu firmy/osoby n otevře nový záznam spisové služby n otevře nový záznam požadavku Automatická aktualizace databáze telefonních čísel Nastavení automatické aktualizace databáze telefonních čísel při změně údajů v systému: n při opravě telefonu na kartě firmy/ osoby


Modul Kontakty

13

n při prvním spuštění systému Soft-4-Sale v rámci dne n při výrobě repliky v tichém režimu (není vázáno na uživatele) n při příjmu repliky v tichém režimu (není vázáno na uživatele) Tichým režimem se rozumí při spuštění automatických akcí (viz. modul Systém – Nastavení automatických akcí). Spustit při startu Teprve až po zatrhnutí této volby bude systém hlídat příchozí telefonní čísla. Umístění databáze telefonních čísel Implicitní cesta pro umístění databáze telefonních čísel je nastavena C:/SoftSale/Save. Ovládací prvky karty Spustí funkcí pro vytvoření databáze telefonních čísel. Zobrazí přehled databáze telefonních čísel. Přehled telefonních čísel Tlačítkem “Ukázat“ v konfiguraci databáze telefonních čísel, otevřete přehled všech evidovaných telefonních čísel. I nad tímto přehledem platí, že doubleclickem na začátek řádku otevřete kartu kontaktů firmy/osoby. Nad přehledem telefonních čísel lze generovat nový požadavek nebo novou spisovou službu. Podmínkou je umístění kurzoru na vybraný řádek kontaktu a následné zvolení akce.

1.7.2

Vytvoření databáze telefonních čísel Prvním krokem pro používání funkce ICT je vytvoření databáze telefonních čísel, ze kterých bude systém Soft-4-Sale čerpat. Menu Kontakty - Identifikace volajícího - Vytvoření databáze telefonních čísel. Systém vytvoří databázi telefonních čísel. Implicitní cesta pro umístění databáze telefonních čísel je nastavena do C:/SoftSale/Save Podklady pro databázi · telefonní čísla · mobilní čísla · fax Zdroje informací · karta firmy · karta osoby · tiskové hlavičky · číselníky obchodníků · číselníky zaměstnanců Systém dokáže zpracovat a zapsat do databáze čísla v různých formátech, tím že pro každé číslo vytvoří zápis zvlášť: · 111 222 333, 4 · 111 222 333-9 · 111 222 333, 123 456 789


14

1.7.3

Modul Kontakty

Hledání telefonu firem a osob Vítaná funkce, která je dostupná v menu Kontakty, reaguje na situace, kdy telefony GSM jsou schopny zobrazit číslo volajícího účastníka, který si Vás žádá. Pokud nemáte toto číslo v paměti GSM, je možné, že bude v paměti databáze Soft-4-Sale. Pomocí této funkce zadá uživatel telefonní číslo a systém vyhledá firmy a kontaktní osoby, které mají telefonní číslo odpovídající zadanému řetězci. Je třeba si uvědomit, že systém prohledává jak telefonní a faxová čísla v kontaktních kartách, tak i telefony a faxy v kartách kontaktních osob včetně mobilních. Systém vyhledává posloupnost znaků, není tedy zapotřebí zadávat pomlčky, mezery, čárky, ale zadat pouze sekvenci znaků. Pokud zadáte hledaný text 123, tak sytém vyhledá jak tel. číslo 4521123, tak 1230542 nebo 421235, ale vyhledá i číslo 112233, protože našel v tomto čísle sekvenci znaků 123.

1.7.4

Přečíslování telefoních čísel Popis funkce je v přípravě...

1.8

Přehled kontaktních osob Přehled kontaktních osob je přehledovou sestavou všech kontaktních osob evidovaných v systému Soft-4-Sale. Přehled kontaktních osob můžete omezit kritérii výběru a způsobem třídění. I nad přehledem kontaktních osob platí funkce doubleclicku na začátek řádku (otevře kartu kontaktní osoby). Ovládací prvky karty Zobrazí přehled kontaktních osob dle aktuálního nastavení výběrových kritérií. Vymaže všechny výběrová kritéria.

1.9

Karta kontaktní osoby Po kliknutí se otevře tabulka z parametry hledání osoby. Podle výběrových kritérií vybereme zvolenou osobu a potvrdíme tlačítkem OK, následně se nám otevře Základní karta osoby. Každá karta osoby se skládá ze tří složek:


Modul Kontakty

15

· Základní záznam kontaktu obsahuje základní informace o kontaktu (adresu, telefonní čísla, faxová čísla, ..), informace pro marketingová kritéria (funkce, pozice, oblast, statut), informace o výběrech, jednání a úkolech evidovaných pro vybranou osobu. · Servisní složka eviduje informace o školení, poznámky, adresy fakturační, adresy pozvánky · Privátní složka obsahuje soukromé informace o vybrané osobě (dat. narození, záliby, privátní adresa, atd.)


16

Modul Kontakty

Funkcní tlacítka:

Tlačítko Neplatná firma umožňuje u firem, které již neexistují nebo s nimi byly ukončeny obchodní styky, evidovat je pouze jako neplatné, protože v případě, že na ně již byla vystavena např. faktura, systém Vám neumožní ji vymazat Tlačítko Obchodní rejstřík které aktivuje systém vyhledání informací ve dvou databázích českého internetu v Obchodním rejstříku a v systému ARES v registru ekonomických subjektů Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat

Přenese kontaktní informace do aplikace Outlook

Přesun osoby k jiné firmě. Generuje pořadové číslo evidence osoby. Seznam zálib.


Modul Kontakty

1.10

17

Nová kontaktní osoba Funkce NOVÁ KONTAKTNÍ OSOBA Vám otevře novou prázdnou kartu kontaktu připravenou pro editaci. Při ručním zadávání nových karet kontaktů je třeba vědět: 1. políčko na kartě kontaktu podbarvené světle modře je jednoznačnou identifikací (tzn. uvedená hodnota se může v systému vyskytnout pouze jednou). V tomto případě se jedná o název firmy. 2. hodnoty zapisované do políček, která mají na okraji tzv. roletové menu musejí odpovídat (být vybírány) hodnotě v příslušném číselníku. 3. všechny změny v kartě jsou po uzavření karty okamžitě bez dotazu uloženy - ikona . Na nástrojové liště existuje ikona - ta umožňuje zadávat okamžitě další adresu kontaktu aniž byste museli otvírat novou prázdnou kartu kontaktu přes menu KONTAKTY sub menu NOVÝ KONTAKT.

1.11

Rušení duplicit kontatkních osob Nad kartou kontaktní osoby přibyla funkce pro rušení duplicitních osob. Tato funkce se vyvolává pomocí standardního tlačítka pro rušení duplicit. Na nástrojové liště. Uživatel musí definovat, osobu kterou chce zrušit a jakou osobou ji chce nahradit. Tzn. pokud jedna osoba se vyskytuje u firmy 2x požádá o rušení duplicit a systém prochází záznamy svázané s osobou určenou ke zrušení a přeřazuje tyto záznamy pod novou nahrazující osobu. Jedná se o úkoly, jednání , nabídky, faktury, prostě všechny doklady, kde tato osoba vystupovala. Všechny tyto doklady jsou vztaženy k nové nahrazující osobě. Tuto funkci doporučujeme používat na centrální instalaci, kde jsou kompletní informace o vazbách konkrétní osoby ke všem dokladům, které v systému jsou včetně interních dokladů.

1.12

Tisk přehledu kontakních osob Pokud si uživatelé zvykli jako přípravu pro jednání tisknout Kontaktní list, kde byly detailní marketingové informace o firmě včetně kontaktních osob atd., pravděpodobně docházelo u firem s rozsáhlou historií informací k tomu, že Kontaktní list měl 3,4 i více stran. Nyní se může uživatel při tisku Kontaktního listu rozhodovat, jaký typ dokladu bude vstupovat do tisku Kontaktního listu (jednání, nabídky, úkoly, osoby atd.) a současně může provést časovou filtraci informací, které se do tisku dostanou. Tzn. nebudou se tisknout například jednání za posledních pět let, ale lze zde zadat tisk např. od 1.1.2001. Současně může uživatel použít tzv. Logický filtr, který se týká pouze dokladů: úkoly(splněné - nesplněné, nabídky(úspěšné – neúspěšné), přijaté faktury a vystavené faktury( uhrazené – neuhrazené). Při jednání se zákazníkem si může uživatel tedy odfiltrovat, že chce všechny kontaktní osoby, spisovou službu za poslední rok, všechny nesplněné úkoly a všechny vystavené faktury nezaplacené.


18

Modul Kontakty

Funkční tlačítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Zobrazí přehled firem s možností označovat jednotlivé firmy pro výběr. Zobrazí okno pro zadání formátu štítku. Otevře tabulku výběrového dotazu. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři.

1.13

Přehled strukturovaných informací firem Přehled strukturovaných informací firem zobrazí informace evidované na marketingovém záznamu kontaktu. Přehled lze omezit pomocí kritérií výběru a způsobu zobrazení.


Modul Kontakty

1.14

19

Přehled doplňkových textových polí firem Popis funkce je v přípravě...

1.15

Přehled vztahů mezi firmami

V marketingové kartě kontaktu záložka pro evidenci vztahů mezi firmami.Uživatel definuje v konfiguraci kontaktního modulu číselník vztahů mezi firmami a má potom možnost zapisovat nad konkrétní kartou kontaktu a marketingovou kartou nové vztahy mezi firmami resp. procházet tyto vztahy dvoj klikem na uložený vztah. Vztahem se rozumí vztah např. holding ó dcera, projektant ó firma pro kterou projektuje, konkurent ó zákazník konkurenta, centrála ó pobočka, atd... Uživatel má nad marketingovou kartou k dispozici nové tlačítko na nástrojové liště, které generuje nový vztah mezi firmami.

Při jeho použití se vytvoří nová karta vztahu, kde je zdrojová firma uvedena v obou rolích. Uživatel vybere konkrétní typ vztahu a jednu ze zadaných firem změní. Zadává li tedy uživatel nový vztah ke kartě projektanta, na kartě projektanta vygeneruje nový vztah, kde je firma projektanta uvedena v obou rolích. Zvolí typ vztahu Projektant – projektuje a v roli projektuje pak zadá firmu pro kterou tento projektant projektuje. Výsledkem tohoto zadání je stav, který uživateli umožní vidět kdykoli při otevření karty projektanta všechny firmy pro které projektoval. Také při otevření karty firmy,pro kterou tento projektant projektoval uvidí uživatel, že pro tuto firmu projektovalo 1,2,3, projektantů, podle toho kolik vztahů je k © 2006 ... MTJ Service, s.r.o.

20

Modul Kontakty

této firmě takto zaevidovaných. Dvoj klikem na název firmy otevírá uživatel firmu, ke které má tato předchozí vztah. Dvoj klikem na řádek vztahu otevírá detailní kartu vztahu. Vztah může mít atributy textové, finanční, a časové, které lze v křížových tabulkách nad vztahy firem hodnotit. Vztahy mezi firmami mají i vlastní přehled vztahů (+ tisk nad přehledem) a analýzu pomocí křížové tabulky (v menu Kontakty).

1.16

Křížové tabulky vztahů mezi firmami Křížové tabulky vztahů mezi firmami Vám umožní přehledné grafické znázornění podle zadaných kritérií výběru v podobě tabulky nebo grafu.

1.17

Konfigurace Konfigurace obsahuje nastavení jednotlivých číselníků, které jsou používány v modulu Kontakty. Přejít na: Povinné údaje karty kontaktů Povinné údaje karty osoby Číselník statutárních typů Číselník důvěry k zákazníkovi Číselník hodnocení dodavatele Číselník pozic kontaktních osob Číselník zálib kontaktních osob Číselník titulů kontaktních osob Číselník jmenin Číselník PSČ Konfigurace číselníku PSČ Doplnění teritorií dle PSČ Konfigurace kontaktů Konfigurace duplicit kontatků Konfigurace Clipboardu Konfigurace tisku fakturačních adres Konfigurace tisku funkce osoby na dokumentech Konfigurace implicitní karty firmy Výběry firem Číselník států INTRASTAT Číselník krajů INTRASTAT

1.17.1 Povinné údaje karty kontaktu Nastavení zadávání povinných údajů při zakládání karty kontaktů. Zaškrknuté údaje musí být vyplněny.

1.17.2 Povinné údaje karty osoby Nastavení zadávání povinných údajů při zakládání nové karty kontaktů. Zaškrknuté údaje musí být vyplněny.

1.17.3 Číselník statutárních typu Nastavení číselníku statutárních typů firem/osob. Provázanost s kartou kontaktů, kde bude vyplněna roletová nabídka statutů firem/osob pro rychlý výběr.


Modul Kontakty

1.17.4 Číselník vztahu mezi firmami Nastavení číselníku typizovaných vztahů mezi firmami.

1.17.5 Číselník duvěry k zákazníkovi Nastavení číselníku stupně důvěry k zákazníkovi.

1.17.6 Číselník hodnocení dodavatele Nastavení způsobu hodnocení dodavatele. Můžete zobrazit na základní kartě kontaktů firmy při zatrhnutí a následném výběru z rolety (číselníku).

1.17.7 Číselník pozic kontaktních osob Pro jednotlivé kontaktní osoby můžete nastavit různé pozice, které zastávají ve firmě.

1.17.8 Číselník zálib kontaktních osob Nadefinování jednotlivých zálib u kontaktních osob. Opět možné navolit na kartě osob.

1.17.9 Číselník titulů kontaktních osob Nastavení číselníku titulů pro kontaktní osoby.

1.17.10 Číselník jmenin Nastavení číselníku jmenin v kalendáři.

1.17.11 Číselník PSČ Nastavení číselníku poštovních čísel pro jednotlivá města.

1.17.12 Konfigurace číselníku PSČ Nastavení režimu automatického doplňování a zobrazování hodnot v číselníku PSČ.

1.17.13 Doplnění teritorií dle PSČ Nastavení doplnění teritorií dle konfigurace PSČ.


21

22

Modul Kontakty

1.17.14 Konfigurace kontaktů Nastavení režimu automatického doplnění kontaktních slev a fakturační výstrahy k firmě.

1.17.15 Konfigurace duplicit kontaktu Nastavení automatické kontroly názvů nových firem.


Modul Kontakty

23

1.17.16 Konfigurace Clipboardu Nad kartou kontaktů lze požádat o přenos údajů o firmě do clipboardu a tuto informaci pak využít v jiné aplikaci (např. Word). V konfiguraci modulu Kontakty je tedy možnost jak ovlivnit strukturu údajů, které se do clipboardu vkládají.

1.17.17 Konfigurace tisku fakturačních adres na dokumentech Nastavení tisku adresy na dokladech. Zobrazení fakturační adresy jen na fakturách nebo na všech dokumentech.

1.17.18 Konfigurace tisku funkce osoby na dokumentech Nastavení tisku funkce osoby v adrese na dokladech.

1.17.19 Konfigurace implicitní karty firmy Nastavení reakce při poklepnutí na firmu.


24

Modul Kontakty

1.17.20 Výběry firem Často se asi zamýšlíte, jaké firmy se Vám nabízejí pokud editujete novou kartu zboží nebo fakturu, pokud pracují se zakázkami. Systém doposud nabízel dvě varianty, buďto firmy všechny a nebo pouze dodavatele (pouze na ceníkové kartě). Tato situace se změnila takto: na kartě kontaktu přibyl nový příznak platné a neplatné firmy, který lze požít také pro definici výběru firem. Výběr firem jsou 4 standardní výběry pojmenované Neutrální, Dodavatelský, Odběratelský, Příjemce a Servisní, které jsou používány v celém systému v rozbalovacích výběrových polích, ve kterých uživatel vybírá firmu. Tyto výběrová pole jsou k dispozici také na přehledech nabídek. V těchto polích budou nabízeny firmy tak, jak je nadefinuje uživatel. Neutrální jsou požívány ve všech info sestavách, parametrických oknech. Dodavatelský výběr se používá na ceníkové kartě, na vystavené objednávce, přijaté faktuře, na všech dokladech, kde lze očekávat dodavatele. Odběratelský výběr je používán na všech typech dokladů, kde lze očekávat zákazníka. Výběr příjemce je specializovaný výběr, který se používá při vyplňování konečného příjemce.

Tyto 4 výběry může uživatel nadefinovat tak, že neutrální výběr jsou všechny platné firmy, dodavatelský výběr jsou všechny platné firmy s příznakem zákazník, odběratelský výběr jsou všechny platné firmy s příznakem zákazníka a příjemce jsou všechny firmy bez ohledu na platnost. Způsob ovládání je jednoduchý. Nejdříve uživatel zvolí variantu výběru a použije tlačítko "načti", tím se načte informace o předchozí definici tohoto výběru a zobrazí se v kritériích. Poté může uživatel tento výběr předefinovat a použít tlačítko "ulož". Pokud v určité fázi chce vidět, jaké firmy vlastně vybral, použije tlačítko "ukaž". Tímto postupem nadefinuje všechny 4 výběry a tím změní chování Soft-4-Sale. Základní efekt této metody spočívá v tom, že staré neplatné firmy, které zůstávají v systému pouze z důvodu evidence na některých starších typech dokladu, lze označit jako neplatné a dosáhnout toho, aby se tyto firmy nenabízely v tradičních pozicích. Jednou z mnoha možností, jak využít tyto předdefinované výběry je využít např. příznaku objekt. Pokud se používá příznak objekt pro evidenci bezvýznamných objektů, na které jsou realizované zakázky, potom těchto lokalit může být velké množství a je nesmyslné, aby se nabízely při tvorbě nabídky, faktury,… Lze opět definovat příslušné výběry tak, že budou vynechávat firmy, které budou vynechávat příznak objektu.


Modul Kontakty

25

1.17.21 Číselník státu INTRASTAT Nastavení číselníku států pro potřeby INTRASTATU.

1.17.22 Číselník kraju INTRASTAT Nastavení číselníku krajů pro potřeby INTRASTATU.

1.18

Křížové tabulky firem Popis funkce je v přípravě...

1.19

Statistika firem Popis funkce je v přípravě...

1.20

Analýza trhu Nová tisková sestava pro hodnocení obchodníka je umístěna v menu Kontakty – Hodnocení trhu. Tisková sestava vyhodnocuje přehled firem, za které zodpovídá obchodník (pomocí standardní filtrace nad kontakty). Sloupce sestavy: n název firmy n stav rozpracovanosti n obrat za dané období n počet nabídek ve stejném období n počet jednání k období n počet PObj v období, celkem bez DPH Výstupy tiskové sestavy Na výběr jsou 2 přehledy: n přehledová sestava (zobrazí seznam firem k vybranému obchodníkovi) n kumulace (např. k teritoriu, segmentu, stavu rozpracovanosti, pak sestava zobrazí celkový počet firem)


26

Modul Kontakty Křížové tabulky firem 25 Křížové tabulky vzahtů mezi firmami

Index

-N-

-AAnalza trhu

20

Nová firma 9 Nová kontaktní osoba

25

17

-C-

-P-

Číselník hodnocení dodavatele 21 Číselník jmenin 21 Číselník krajů INTRASTAT 25 Číselník pozic kontaktních osob 21 Číselník PSČ 21 Číselník států INTRASTAT 25 Číselník statutárních typů 20 Číselník titulů kontaktních osob 21 Číselník vztahů mezi firmami 21 Číselník zálib kontaktních osob 21 Číseník důvěry k zákazníkovi 21

Povinné údaje karty kontaktů 20 Povinné údaje karty osoby 20 Přečíslování telefonních čísel 14 Přehled firem 2 Přehled kontaktních osob 14 Přehled vztahů mezi firmami 19

-RRušení duplicit firem 10 Rušení duplicit kontaktních osob

-DDoplnění teritorií dle PSČ

17

-S21

Sekundární přehled firem Statistika firem 25

-HHledání firem podle telefonního čísla

-T-

14

Tisk přehledů firem 10 Tisk přehledů kontaktních osob

-KKarta firmy 3 Karta kontaktní osoby 14 Karta marketingová 5 Karta obchodní 6 Karta servisní 7 Karta telemarketingová 8 Konfigurace 20 Konfigurace Clipboardu 23 Konfigurace duplicit kontaktů 22 Konfigurace implicitní karty firmy 23 Konfigurace kontaktů 22 Konfigurace tisku fakturačních adres 23 Konfigurace tisku funkce osoby na dokladech Konfiguraci číselníku PSČ 21

2

17

-VVýběry firem

24

-ZZákladní karta

3

23


Modul Kontakty MTJ Service, s.r.o

Recommend Documents