Uživatelská příručka Evidence příchozí a odchozí pošty a elektronický archiv. V prostředí společnosti. Pražská vodohospodářská společnost a.s

Uživatelská příručka Evidence příchozí a odchozí pošty a elektronický archiv V prostředí společnosti Pražská vodohospodářská společnost a.s.

Obsah 1.

ÚVOD ............................................................................................................................................................. 5

2.

PROSTŘEDÍ WORKSPACE ...................................................................................................................... 5 2.1

TECHNOLOGIE A OVLÁDÁNÍ ..................................................................................................................... 5

2.2

PŘIHLAŠOVÁNÍ......................................................................................................................................... 5

2.3

ÚVODNÍ OBRAZOVKA ............................................................................................................................... 6

2.4

PRACOVNÍ PANEL ..................................................................................................................................... 7

2.4.1

Spustit proces .................................................................................................................................. 7

2.4.2

Vyřízení úkolu.................................................................................................................................. 8

2.4.3

Sledování ....................................................................................................................................... 10

2.5 3.

OPERACE ZPRACOVÁNÍ PŘÍCHOZÍ A ODCHOZÍ POŠTY A JEJICH POPIS ............................ 12 3.1

PŘÍCHOZÍ POŠTA..................................................................................................................................... 12

3.1.1

Vstupy ............................................................................................................................................ 12

3.1.2

Podatelna ...................................................................................................................................... 12

3.1.3

Sekretariát ..................................................................................................................................... 13

3.1.4

Referent (vedoucí) ......................................................................................................................... 13

3.1.5

Referent 2 ...................................................................................................................................... 13

3.1.6

SekretariátE3 - elektronická fakturace ......................................................................................... 13

3.2

ODCHOZÍ POŠTA ..................................................................................................................................... 14

3.2.1

Vstupy ............................................................................................................................................ 14

3.2.2

Referent ......................................................................................................................................... 14

3.2.3

Sekretariát ..................................................................................................................................... 15

3.2.4

Podatelna ...................................................................................................................................... 15

3.2.5

Stavy odeslané pošty...................................................................................................................... 15

3.2.6

Chyby při automatickém odeslání přes ISDS ............................................................................... 15

3.3

4.

NASTAVENÍ PROSTŘEDÍ .......................................................................................................................... 10

DOPLŇKOVÉ OPERACE ........................................................................................................................... 15

3.3.1

Dodatečná odpověď ...................................................................................................................... 15

3.3.2

Aktualizace vyřízeného podání ...................................................................................................... 16

3.3.3

Evidence doručení odeslané pošty ................................................................................................ 16

POPIS POSTUPŮ ZPRACOVÁNÍ OPERACÍ ........................................................................................ 17 4.1

RUČNÍ ZALOŽENÍ PŘÍCHOZÍHO PODÁNÍ ................................................................................................... 17

4.2

RUČNÍ ZALOŽENÍ ODCHOZÍ POŠTY .......................................................................................................... 20

4.3

AKTUALIZACE VYŘÍZENÝCH PODÁNÍ ..................................................................................................... 23

4.4

ZALOŽENÍ DODATEČNÉ ODPOVĚDI ......................................................................................................... 24

4.5

RUČNÍ EVIDENCE DORUČENÍ ODESLANÉ POŠTY ...................................................................................... 26

4.6

ZPRACOVÁNÍ DOŠLÝCH ÚKOLŮ .............................................................................................................. 28

5.

REPORTY A VYHLEDÁVÁNÍ V ARCHIVU ........................................................................................ 29

6.

APLIKACE DAMADMIN ......................................................................................................................... 31

Uživatelská příručka EPOP a EAD

Strana 2 (celkem 32)

Seznam obrázků Obrázek 1 - Přihlašovací dialog................................................................................ 5 Obrázek 2 - Úvodní obrazovka ................................................................................ 6 Obrázek 3 - Záložka Spustit proces .......................................................................... 7 Obrázek 4 – Uložené rozpracované formuláře - koncepty ............................................ 7 Obrázek 5 - Formulář vstupní úlohy ......................................................................... 8 Obrázek 6 – Porovnání nabídky Ke zpracování různých uživatelů ................................. 8 Obrázek 7 - Seznam úkolů ke zpracování konkrétního pracovníka ................................ 9 Obrázek 8 - Seznam úkolů skupiny (Ekonomické oddělení) ......................................... 9 Obrázek 9 – Operace nad skupinovou frontou ........................................................... 9 Obrázek 10 – Standardní operace nad skupinovou frontou .........................................10 Obrázek 11 – Příklad definování zástupce ................................................................11 Obrázek 12 - Nastavení prostředí ...........................................................................11 Obrázek 13 - Zpracování příchozí pošty ...................................................................12 Obrázek 14 - Zpracování odchozí pošty ...................................................................14 Obrázek 15– Spouštěcí ikony procesů pro ruční založení podání .................................17 Obrázek 16 – formulář pro založení osobně doručeného podání ..................................17 Obrázek 17 – Dialog pro vyhledávání odesilatelů ......................................................18 Obrázek 18 – Výsledek vyhledání ...........................................................................18 Obrázek 19 – Přenesení výsledku vyhledání do políček odesilatele ..............................19 Obrázek 20 – Zpracovatel a příjemci kopií ...............................................................19 Obrázek 21 – Vyplnění informací o došlé poště, Příloh a Poznámek .............................20 Obrázek 22 – Přidání nového formuláře pro další poštu .............................................20 Obrázek 23 – Spouštěcí ikona procesu pro novou poštu k odeslání .............................21 Obrázek 24 – Založené úkoly pro dopověď ...............................................................21 Obrázek 25 – formulář pro založení odchozí pošty ....................................................22 Obrázek 26 – Vyhledání a přidání nového adresáta ...................................................22 Obrázek 27 – Vybraní adresáti po odstranění prázdných řádků ...................................23 Obrázek 28 – Reakce polí adresátů na výběr způsobu odeslání ...................................23 Obrázek 29 – Spouštěcí ikona procesu pro aktualizaci podání .....................................24 Obrázek 30 – vyplněný formulář pro doplnění vyřízeného podání ................................24 Obrázek 31 – Spouštěcí ikona procesu pro dodatečnou odpověď.................................25 Obrázek 32 – podání s existující odpovědí ...............................................................25 Obrázek 33 – podání, pro které zle založit dodatečnou odpověď .................................26 Obrázek 34 – úkol pro založení odpovědi .................................................................26 Obrázek 35 – Spouštěcí ikona procesu pro doručení odeslané pošty ............................27 Obrázek 36 – prázdný formulář pro evidenci doručení pošty ......................................27 Obrázek 37 – evidence doručení pošty s vybranými podáními ....................................27 Obrázek 38 – Porovnání nabídky Ke zpracování různých uživatelů ..............................28 Uživatelská příručka EPOP a EAD


Obrázek 39 - Vyhledávací formulář .........................................................................29 Obrázek 40 - Strom složek archivu .........................................................................31 Obrázek 41 - Seznam souborů ...............................................................................31 Obrázek 42 - Seznam souborů s určenými přílohami .................................................31 Obrázek 43 - Detail uloženého souboru s náhledem ..................................................32



1. Úvod Dokument popisuje nejprve obecné ovládání uživatelských prostředí Adobe Workspace a Damadmin. V dalších částech pak konkrétní používání při evidenci a zpracování došlé pošty a také jak použít formulář pro připomínkování. Obecně je prostředí Adobe Workspace určené ke správě procesů. V prostředí společnosti PVS procesem míníme například příjem podání, žádanku o dovolenou, nebo například odeslání korespondence libovolný kanálem.

2. Prostředí Workspace Prostředí Adobe® Livecycle Workspace ES3 je univerzální prostředí pro interakci s uživatelem. Umožňuje zahajovat a ovládat procesy1. Dále předávat proces ke zpracování další osobě, přikládat přílohy, nebo vkládat poznámky2 a další aktivity.

2.1

Technologie a ovládání

Prostředí Workspace je založeno na technologii Adobe Flash a uvnitř prostředí se pro zobrazování formulářů využívá aplikace Adobe Reader 3. Je nutné počítat s tím, že první zobrazení formuláře po startu počítače bude o něco pomalejší. Je nutné vyčkat na start jádra aplikace Adobe Reader. Uživatelé ovládají prostředí většinou levým tlačítkem myši. Pravé tlačítko myši, obvykle využívané pro kontextové menu, se v rámci aplikací založených na Adobe Flash využívá jen výjimečně.

2.2

Přihlašování

Po skončení testování bude přihlašování do aplikace převedeno na tzv. SSO (Sinlge Sign On), které uživateli přihlášenému k počítači v doméně MS Windows zajistí automatické přihlášení do aplikace bez nutnosti zadávat jméno a heslo. Pokud by však došlo k selhání automatického přihlášení, může si aplikace vyžádat přihlášení. Na následujícím obrázku je přihlašovací dialog, do kterého uživatel zadá své uživatelské jméno a heslo. Jedná se o stejné jméno a heslo, kterým se přihlašuje do prostředí MS Windows.

Obrázek 1 - Přihlašovací dialog

1

Proces je v této souvislosti jakýkoliv souhrn uživatelských operací s přesně danými pravidly

2

Pro každý proces a pro každou interakci je možné jednotlivé operace povolit, nebo zakázat.

3

Aplikace Adobe Flash i Adobe Reader jsou zdarma ke stažení na stránkách www.adobe.com.



2.3

Úvodní obrazovka

Po přihlášení na konkrétní účet se otevře úvodní obrazovka4, která se skládá z horní nabídkové lišty a nabídky rychlé navigace pro cílený vstup do pracovního prostředí.

Obrázek 2 - Úvodní obrazovka

Horní nabídková lišta nabízí nastavení prostředí daného účtu, sledování zpráv týkající se práce s účtem, nápovědu a možnost odhlášení se z prostředí. Na nabídce rychlé navigace je na první pohled patrné rozdělení do tří hlavních oblastí, ve kterých je v prostředí Workspace možné pracovat: 

Spustit proces – spouštění procesů, ke kterým má uživatel oprávnění



Ke zpracování – přebírání úloh, nebo zpracování přidělených a převzatých úloh



Sledování – sledování úloh a procesů, kterých se uživatel účastní nebo účastnil

Do jednotlivých oblastí se vstupuje kliknutím na příslušnou ikonu a tím se otevře pracovní panel na odpovídající kartě (záložce). Úvodní obrazovka je ukončena volbou pro její vynechání. Jejím zaškrtnutím se po příštím přihlášení úvodní obrazovka vynechá a ihned se otevře pracovní panel Ke zpracování. Nastavení je možné změnit v části Předvolby. V hlavičce okna jsou tlačítka umožňující nastavení a další funkce. 

Reporty – otevírá v novém okně formulář na vyhledání v archivu



Předvolby – Umožňuje nastavení aplikace jako nepřítomnost, způsob zobrazování úloh, nebo která obrazovka bude zobrazena po přihlášení



Zprávy – zobrazí výpis zpráv, například o přidělení nebo převzetí úkolu



Nápověda – odkazuje na stránky Adobe s nápovědou (nápověda je Anglickém jazyce)



Odhlásit se – odhlásí uživatele, v případě zapnutého automatického přihlášení SSO dojde ihned k opětovnému přihlášení

Na této liště zcela vpravo je jméno přihlášeného uživatele.

4

Úvodní obrazovku je možné změnit a to na jednu z oblastí dostupných na této obrazovce



2.4

Pracovní panel

Pracovní panel se skládá ze tří karet (záložek) Spustit proces, Ke zpracování a Sledování obdobně jako navigace úvodní obrazovky. Přepínání mezi panely se provede kliknutím na příslušnou ikonu (záložku). Každá záložka se skládá z levého navigačního sloupce a pracovního okna. 2.4.1 Spustit proces Pokud bylo na úvodní obrazovce zvoleno Spustit proces, nebo pokud je úvodní obrazovka vynechána, otevře se pracovní panel na záložce Spustit proces.

Obrázek 3 - Záložka Spustit proces

Navigační sloupec po levé straně nabízí složky kategorií, do kterých jsou rozděleny procesy, které má uživatel právo spouštět. Kliknutím na příslušnou kategorii se v pracovním okně zobrazí odpovídající procesy. Samotné spuštění procesu se provede kliknutím na kartičku požadovaného procesu. Tím se v pracovním okně otevře formulář procesu. Uživatel následně vyplní požadované položky formuláře. Při otevřeném vstupním formuláři se v dolní liště pracovního panelu nalevo nalézá tlačítko Uložit, které umožňuje rozpracovaný formulář uložit jako koncept. Takto rozpracovaná úloha je následně dostupná z karty Ke zpracování ve složce Koncepty (levý sloupec).

Obrázek 4 – Uložené rozpracované formuláře - koncepty



Pokud jsou vstupní údaje na formuláři vyplněny, pokračuje se kliknutím na tlačítko Dokončit, které je umístěno na dolní liště na pravé straně.

Obrázek 5 - Formulář vstupní úlohy

Kliknutím na tlačítko Dokončit se proces odstartuje a formulář se uzavře. 2.4.2 Vyřízení úkolu Vznikne li uživateli úkol ke zpracování, nalezne ho na kartě Ke zpracování, na kterou se dostane buď rovnou z úvodní obrazovky, nebo přepnutím na příslušnou záložku v pracovním panelu. Karta Ke zpracování má po levé straně složky pro Koncepty, vlastní úkoly uživatele a složky s nepřevzatými úkoly skupiny, do kterých je uživatel přiřazen. Každá složka má za názvem v závorce počet v ní zařazených úkolů. Následující obrázek porovnává nabídku na kartě Ke Zpracování testovacího uživatele přiřazeného do jedné skupiny Ekonomické oddělení a uživatele přiřazeného do více skupin.

Obrázek 6 – Porovnání nabídky Ke zpracování různých uživatelů



Složka Koncepty obsahuje úkoly, které byly uloženy pomocí tlačítka Uložit, kdykoliv v rámci zpracování úkolu, jak bylo uvedeno dříve. Složka pojmenovaná jménem uživatele je osobní složka uživatele a obsahuje úkoly, které jsou přiděleny přímo danému uživateli ke zpracování. Úkoly jsou přidělovány procesem automatizovaně, nebo si je sám uživatel převzal z některé skupinové složky. Převzít úlohu může jen ze skupinové složky, do které je organizačně zařazen. Zpracování pokračuje vybráním konkrétního úkolu. Uživatel úkol otevře v pracovním okně, kde ho může vyřídit.

Obrázek 7 - Seznam úkolů ke zpracování konkrétního pracovníka

Složka nebo složky skupin obsahují úkoly, které byly přiřazeny dané skupině (např. oddělení), ale ještě si je žádný člen skupiny nepřevzal ke zpracování. Každý uživatel, zařazený do skupiny, si může převzít úkol a zajistit jeho zpracování.

Obrázek 8 - Seznam úkolů skupiny (Ekonomické oddělení)

Převzetí ke zpracování se provádí stisknutím symbolu zámečku. Pokud se stiskne druhé tlačítko, symbol zámečku + šipky, dojde ihned zároveň k otevření úkolu.

Obrázek 9 – Operace nad skupinovou frontou



V případě, že dojde k omylu, nebo uživatel nemůže úkol vyřídit je možné převzatý proces vrátit zpět do skupinové fronty (operace Vrátit), odemknout pro další zpracování, nebo předat jinému konkrétnímu uživateli ke zpracování.

Obrázek 10 – Standardní operace nad skupinovou frontou

Pokud chce uživatel zpracovat úkol ze skupiny, udělá to tak, že nejdříve otevře složku příslušné skupiny, čímž se zobrazí seznam úkolů skupiny v pracovním okně. Uživatel na požadovaný úkol klikne myší a tím otevře detailní popis úkolu v pracovním okně. Spolu s detailním popisem úkolu se v dolní liště nabídnou tlačítka Převzít a Převzít a otevřít, pomocí kterých si úkol přivlastní. Tlačítko Převzít úkol přesune do osobní složky uživatele a odtud ho může později vyřídit. Tlačítko Převzít a otevřít úkol jednak přesune do osobní složky ale rovnou ho i otevře v pracovním okně k vyřízení. V každém případě přesunutím úkolu do osobní složky úkolů, se úkol ze složky úkolů skupiny odebere a pro další uživatele se stane nedostupný. Samotné vyřízení úkolu se provede po vybrání úkolu z příslušné složky a jeho otevřením v pracovním okně. Podobně jako při zpracování úvodní úlohy při spouštění nového procesu popsaného v předchozí kapitole, vyřízení úkolu spočívá většinou ve zpracování nebo kontrole formuláře příslušejícímu danému úkolu. Oproti úloze spouštění procesu, může běžný úkol nabízet více možností ukončení úkolu, kterým odpovídá nabídka vyřizovacích tlačítek. Popis, o jakou úlohu se jedná a jakou operaci má uživatel provést, je popsáno v tzv. Instrukci úkolu. Jedná se o popis na kartě úkolu. 2.4.3 Sledování Tato část slouží ke sledování procesů, provedené akce, data, zúčastněné osoby a podobně. Informace je možné filtrovat dle různých kritérií.

2.5

Nastavení prostředí

Sekce Předvolby umožňuje provést některá nastavení prostředí a především definovat zástupce pro dobu nepřítomnosti a také sdílet svoji frontu úkolů s jiným uživatelem. Po nastavení na „mimo kancelář“ je možné stanovit jeden, nebo více termínů. Dále se nastavuje osoba, která bude zastupovat. Je však možné na základě názvu procesu stanovit výjimku. Takové úkoly nebudou předávány ke zpracování jiné osobě.



Obrázek 11 – Příklad definování zástupce

Dále je možné si uživatelsky v části „Správa nastavení uživ. rozhraní“ nastavit chování prostředí aplikace Workspace.

Obrázek 12 - Nastavení prostředí

Jedná se o nastavení úvodní obrazovky, tedy co se má po přihlášení zobrazit, jaké je výchozí zobrazení seznamu úkolů a také zda se na příchozí úkol (událost) vygeneruje informační email. Email může obsahovat také všechny přílohy daného úkolu. Adresa se v tomto případě shoduje s emailovou adresou přebíranou z AD. Z dalších možností nastavení prostředí je zajímavá funkce pro sdílení front úkolů. Je možné po dohodě stanovit osobu, která bude mít přístup do osobní fronty uživatele a vyřizovat jeho úkoly. Přístup je také možné vyžádat. V tomto případě je však nutný souhlas i druhého uživatele5.

5

Sdílet je možné jen ty operace, u kterých je sdílení při návrhu procesu povoleno



3. Operace zpracování příchozí a odchozí pošty a jejich popis V následující kapitole jsou vypsány operace, které je možné v každé části provést, včetně detailního popisu.

3.1

Příchozí pošta

Zpracování příchozí pošty je zobrazeno na následujícím obrázku. Osobně

Uložení do EAD

Poštou

Odeslat

Podatelna

Vrátit Sekretariát

E-mailem

SPAM

Referent (vedoucí)

Nepřísluší

SPAM Fakturace

Referent 2

Přeposlat Vyřídit

Vyřídit

Vyřídit s odpovědí

ISDS

Sekretariát E3

Přeposl at

Předat referentovi

Vrátit

Vyřídit s odpově dí Spuštění procesu odeslání odpovědi Předat referentovi

Vyřídit Vyřídit s odpově dí

Obrázek 13 - Zpracování příchozí pošty

3.1.1 Vstupy Tento proces může být zahájen: 

Osobně - zadáním osobně doručeného podání Podatelnou; proces se spouští v aplikaci Workspace v části Spustit proces Zpracovává Podatelna



Poštou - zadáním poštou doručeného podání Podatelnou; proces se spouští v aplikaci Workspace v části Spustit proces Zpracovává Podatelna



E-mailem – doručením zprávy na adresu [email protected] Zpracovává Podatelna



ISDS – doručením do datové schránky společnosti Zpracovává Podatelna



Fakturace – doručením zprávy na adresu [email protected] Zpracovává sekretariát E3

3.1.2 Podatelna Podatelna doplní adresu odesílatele, zadá předmět a název akce, případně další údaje. Vybere divizi, která bude podání zpracovávat a seznam divizí, které dostanou kopii podání. Jako divizi je možné vybrat také Archiv. Tato volba zajistí uložení do archivu dokumentů bez dalšího zpracování. Podání také může označit za nevyžádanou poštu (SPAM). Pokud je podání označeno jako SPAM, veškeré dále uvedené operace uloží podání do archivu jako nevyžádanou poštu, zpracování podání je ukončeno a považováno za vyřízené.



V případě vyřizování elektronicky doručených podání, může Podatelna vybrat jeden z dokumentů v poli Přílohy a označit jej. Tento dokument je pak považován za hlavní dokument podání a ostatní za přílohy. Rozdíl je ve způsobu uložení těchto dokumentů do archivu. Zatímco v případě, že není nic vybráno, jsou všechny dokumenty uloženy do základního adresáře. Pak v případě označení hlavního dokumentu, je tento uložen do hlavního adresáře a všechny ostatní jsou uloženy do podadresáře Prilohy. Možné operace: 

Dokončit – odešle ke zpracování na vybraný sekretariát



SPAM – označí příchozí podání jako nevyžádanou poštu, formulář takto označeného podání se přebarví (nastavení je možné zrušit)

3.1.3 Sekretariát Sekretariát především vybírá referenta, který podání zpracuje. Sekretariát samotný může zajistit vyřízení podání. 

Přeposlat – předá podání jiné divizi; počet předání není omezen



Předat referentovi – předá ke zpracování vybranému referentovi



Dokončit – ukončí zpracování, odpověď nebude vytvořena



Dokončit s odpovědí – Ukončí zpracování a vytvoří úkol na odeslání odpovědi. Úkol je ve vlastní frontě úkolů Ke zpracování

3.1.4 Referent (vedoucí) Vyřizuje podání předané sekretariátem. 

Vrátit – vrátí podání zpět na sekretariát



Předat – předá ke zpracování vybranému referentovi






Dokončit s odpovědí – ukončí zpracování a vytvoří úkol na odeslání odpovědi; úkol je ve vlastní frontě úkolů Ke zpracování

3.1.5 Referent 2 Vyřizuje podání předané jiným referentem (např. nadřízeným). 

Vrátit – vrátí podání zpět referentovi, který mu podání přeposlal







3.1.6 SekretariátE3 - elektronická fakturace Pro elektronickou fakturaci, tedy příchozí poštu přijatou přes speciální schránku elektronické pošty, je do zpracování příchozí pošty zapojen sekretariát E3. Podání může být označeno za nevyžádanou poštu (SPAM). Pokud je podání označeno jako SPAM, veškeré dále uvedené operace uloží podání do archivu jako nevyžádanou poštu, zpracování podání je ukončeno a považováno za vyřízené. 

SPAM – označí příchozí podání jako nevyžádanou poštu, formulář takto označeného podání se přebarví (nastavení je možné zrušit)



Nepřísluší – předá podání ke zpracování Podatelně, neboť nepřísluší této divizi



Předat referentovi – předá ke zpracování vybranému referentovi








3.2


Odchozí pošta

Aplikace umožňuje odesílat odchozí podání ručně přes podatelnu nebo automaticky pomocí emailu nebo ISDS. Od verze aplikace 1.2 je umožněno odesílat poštu více adresátům. Postup zpracování ochozí pošty je znázorněn na následujícím obrázku.

Obrázek 14 - Zpracování odchozí pošty

3.2.1 Vstupy Tento proces může být zahájen: 

Odpověď – vzniká jako úkol osoby, která v procesu příjmu vybere akci Vyřídit s odpovědí. Zpracovává osoba, která vyřídila příchozí podání.



Odchozí – Ručním spuštěním procesu ; proces se spouští v aplikaci Workspace v části Spustit proces jako Podání -> Nová pošta k odeslání. Zpracovává ten, kdo spustí proces (povoleno všem osobám v PVS).



Dodatečná odpověď – Ručním spuštěním procesu; proces se spouští v aplikaci Workspace v části Spustit proces jako Podání -> Dodatečná odpověď. Zpracovává ten, kdo spustí proces (povoleno podatelně a sekretariátům).

3.2.2 Referent V tomto případě zastupuje referent všechny osoby, které mohou proces spustit. 

Dokončit – předá odchozí poštu k odeslání (automatickému, nebo ručnímu dle vybraného komunikačního kanálu)

V případě, že vybere jako komunikační kanál ISDS, je nutné přiložit do procesu přílohu, jinak se proces vrátí zpět k referentovi. V tomto případě má na výběr tyto akce. 

Opraveno k odeslání – Opětovné odeslání



Zrušit – Zrušení odesílání



3.2.3 Sekretariát Tento potvrzovací krok nemusí být součástí procesu ve všech případech. Jsou vybrané divize, které odesílají přímo bez kontroly sekretariátem. Dále pokud odesílá osoba, která je současně ve skupině Sekretariát, pak rovněž není vyžadováno potvrzení sekretariátem. 

K odeslání – postoupí odesílanou poštu do dalšího zpracování



Zamítnout – Odchozí pošta se zruší

Další krok může být vykonán automaticky a to v případě odesílání pomocí datové zprávy ISDS, nebo elektronickou poštou. Odeslání poštou, nebo osobní vyzvednutí se zpracovává na podatelně. 3.2.4 Podatelna Dokončuje proces fyzickým předáním, nebo odesláním. 

Odesláno – dokončí proces

3.2.5 Stavy odeslané pošty S možností odeslání pošty na více adresátů se u každého adresáta eviduje stav odeslání, který může nabývat následujících hodnot: 

Odesláno – zprávu se podařilo úspěšně odeslat adresátovi



Doručeno – přišlo potvrzení o předání zprávy adresátovi, se změnou stavu se eviduje datum případně (čas) převzetí



Nedoručitelné – zpráva se nepodařila odeslat adresátovi

Odesláním pošty, je pro každého adresáta evidován stav odeslané pošty. Při úspěšném odeslání je stav nastaven na „Odesláno“ Seznam adresátů s informací o stavu odeslané pošty je uživatelům dostupný pomocí aplikace Damadmin (viz. kapitola Aplikace Damadmin). Na operace zpracování odchozí pošty, volně navazují operace pro sledování a evidenci stavu doručení odeslané pošty. 3.2.6 Chyby při automatickém odeslání přes ISDS Při automatickém odeslání datové zprávy se využívá služeb ISDS, jejichž provozovatelem je Česká pošta a.s. Pokud dojde k chybě nebo konfliktu s pravidly pro odesílání datových zpráv na straně ISDS považuje se odchozí podání za vyřízené a informace o nepodařeném odeslání konkrétním adresátům je předána odesilateli podání formou informačního emailu. Stav odeslání pro adresáty, kterým se nepodařilo zprávu odeslat se nastaví na „Nedoručitelé“.

3.3

Doplňkové operace

Vedle hlavních operací pro příjem a odesílání pošty, aplikace poskytuje ještě dodatečné operace pro práci s již vyřízenými podáními a pro sledování a evidenci doručení odeslané pošty. 3.3.1 Dodatečná odpověď Pokud je potřeba pro již vyřízené příchozí podání dodatečně vytvořit a odeslat odpověď, slouží k tomu ručně spouštěný proces Dodatečná odpověď, který je dostupný z Workspace (Spustit proces -> Podání -> Dodatečná odpověď). Proces pro vybrané podání, které musí být již vyřízené a bez existující odpovědi, vygeneruje formou úkolu ve Workspace odpověď na podání, která se zpracuje jako odchozí pošta - odpověď (viz kapitola Odchozí pošta). Uživatelská příručka EPOP a EAD


3.3.2 Aktualizace vyřízeného podání Pokud je potřeba pro vyřízené podání doplnit poznámku nebo dodatečně přidat další dokumenty slouží pro to ručně spouštěný proces Aktualizace podání (Workspace: Spustit proces -> Podání -> Aktualizace podání). Jakákoliv jiné změny vyřízeného podání, než výše uvedené, nejsou možné. 3.3.3 Evidence doručení odeslané pošty Pro potřeby sledování a evidence doručení odeslané pošty, jednotlivým adresátům slouží procesy: 

Doručení podání – ručně spouštěný proces, který umožňuje evidenci doručení pro podání odeslaná přes podatelnu. Umožňuje ruční evidenci doručení pošty několika podání současně. Proces je dostupný ve Workspace Spustit proces -> Podání -> Doručení podání.



Doručení ISDS – automaticky spouštěný proces, který zkontroluje stav odeslaných datových zpráv adresátům a v případě zpráv, u kterých došlo k převzetí adresátem, změní u příslušného podání a adresáta stav na „Doručeno“ a zapíše datum a čas doručení (acceptace time datové zprávy) a do příslušného podání v EAD do adresáře Doručenky uloží doručenku datové zprávy jako dokument zfo.



4. Popis postupů zpracování operací Tato kapitola poskytuje návody, jak postupovat ve vybraných případech při zpracování operací popsaných v předchozí kapitole. Kapitola především vysvětluje práce s formuláři, které slouží pro spouštění a zpracování procesů pokrývajících jednotlivé operace.

4.1

Ruční založení příchozího podání

Založení papírového podání umožňuje ručně iniciovat proces zpracování příchozí pošty. Ze všech vytvořených skupin má právo ručně zakládat nové podání doručené poštou nebo osobně pouze osoby patřící do skupiny Podatelna. Papírové podání zahrnuje podání doručená poštou a doručená osobně na podatelnu společnosti. Postup je následující… 1. Vyberte složku Podání na levém panelu a v pracovním okně se nabídne proces Ruční založení podání – POŠTA, nebo Ruční založení podání – OSOBNĚ.

Obrázek 15– Spouštěcí ikony procesů pro ruční založení podání

2. Klikněte na kartičku procesu Ruční založení podání a v pracovním okně se otevře úvodní úloha s formulářem. V poli Číslo podání se automaticky vygeneruje číslo podání.

Obrázek 16 – formulář pro založení osobně doručeného podání



Formulář pro zápis nové pošty se skládá ze sekce Nová pošta, která je rozdělena do jednotlivých částí, do kterých se zadají údaje o nové poště. V horní části formuláře je tlačítko pro otevírání vyhledávacího dialogu a v patičce formuláře tlačítko Přidat nový formulář, které přidává další sekci Nová pošta pro zadání dalšího podání. Do modrých polí se dá zapisovat a pole ohraničená červeně jsou povinná. Mimo to, existují pole, u kterých je vyplnění doporučeno. V případě odeslání bez vyplnění, bude uživatel upozorněn a vyzván k doplnění. 3. Vyplňování formuláře začněte zadáním údajů o odesilateli. Pole odesilatele můžete vyplnit přímo, nebo využijte vyhledávací dialog pro vybrání odesilatele ze seznamu odesilatelů. 4. Pro otevření vyhledávacího dialogu klikněte na tlačítko Zobraz vyhledávání. 5. V dialogu vyhledávání můžete do jednotlivých polí zadat parametry pro vyhledávání. Pro příklad zadáme do pole město „Plzeň“

Obrázek 17 – Dialog pro vyhledávání odesilatelů

6. Kliknutím na tlačítko Hledej, se provede samotné vyhledání a do rozbalovacího pole se přenese výsledek hledání. Současně se zobrazí informace o počtu nalezených firem.

Obrázek 18 – Výsledek vyhledání

7. Ve výsledku hledání vyberte požadovanou firmu a pomocí tlačítka Načti vybraného odesilatele, které se objevilo v sekci Odesilatel současně s otevřením vyhledávacího dialogu, ji přeneste do formuláře.



Obrázek 19 – Přenesení výsledku vyhledání do políček odesilatele

8. Vyhledávací dialog můžete uzavřít tlačítkem Skryj vyhledávání. 9. Dále vyplňte sekci Předmět a Akci a vyberte, kdo podání Zpracuje, tomu bude podání předáno ke zpracování. Nakonec v této sekci vyberte oddělení, která dostanou podání v kopii. V poli příjemců kopií můžete vybrat více hodnot přidržením tlačítka Ctrl, nebo Shift6. Pokud v poli Zpracuje vyberete Archiv, tak se příchozí pošta jen uloží do elektronického archivu. Je však možné rozeslat ji dále pomocí výběru příjemců kopie.

Obrázek 20 – Zpracovatel a příjemci kopií

10. Vyplňte, respektive změňte v případě potřeby, zbylá pole formuláře: Přijato – kdy byla pošta přijata. Popište přílohy a případně přidejte poznámky. V některých případech bude zobrazen pro Přílohy jen Ano a Ne (osobně, poštou) v jiných bude uveden výčet elektronických příloh (ISDS, email). Bude-li vybrána konkrétní příloha, založí se do adresáře podání tato příloha a ostatní se uloží do podadresáře ./Prilohy/…

6

Ovládání je shodné jako například při výběru souborů v Průzkumníkovi ve Windows



Obrázek 21 – Vyplnění informací o došlé poště, Příloh a Poznámek

11. Na konci formuláře jsou již zmiňovaná tlačítka Resetovat aktuální formulář a Přidat nový formulář. Tlačítkem Resetovat aktuální formulář se vyčistí všechna pole v příslušné sekci Nová pošta vyjma pole Číslo podací. 12. První podání lze považovat za hotové a můžete zadat ještě jedno podání. Stisknutím tlačítka Přidat nový formulář se na formuláři objeví další sekce Nové pošty s vlastním podacím číslem.

Obrázek 22 – Přidání nového formuláře pro další poštu

13. Po stisknutí tlačítka Dokončit se pracovní okno uzavře a podání se předají k dalšímu zpracování dle vybraných zpracovatelů, nebo se jen uloží do archivu.

4.2

Ruční založení odchozí pošty

V této kapitole je popsáno ruční s formulářem odchozí pošta.

založení a

zpracování

odchozí pošty a práce

Pro ilustraci byl vybrán případ založení samostatné odchozí pošty procesem Podání -> Nová pošta k odeslání. Dalšími způsoby založení pošty k odeslání je volba Vyřídit s odpovědí v rámci zpracování příchozí pošty nebo založení Dodatečné odpovědi Uživatelská příručka EPOP a EAD


k vyřízenému podání příslušným ručním procesem. V případech odpovědí dochází k automatickému vygenerování zakládacího formuláře ve formě úkolu ve Workspace ve frontě uživatele, který byl iniciátorem odpovědi. Ve všech případech je ale následující postup zpracování shodný. Postup založení odchozí pošty je následující… 1. V případě založení nové odchozí pošty vyberte složku Podání na levém panelu a v pracovním okně se nabídne proces Nová pošta k odeslání.

Obrázek 23 – Spouštěcí ikona procesu pro novou poštu k odeslání

2. V případě založení odchozí pošty jako odpovědi se bude ve frontě úkolů nacházet příslušný úkol(y) pro odpověď

Obrázek 24 – Založené úkoly pro dopověď

3. Klikněte na kartičku procesu nebo úkolu a v pracovním okně se otevře formulář pro spuštění procesu. V poli Číslo podání se automaticky vygeneruje číslo podání. Formulář pro zápis odchozí pošty se skládá ze sekce Nová pošta k odeslání s identifikátory podání, kterou následují další částí, do kterých se zadají údaje o nové poště k odeslání. V horní části formuláře se nachází sekce pro zadávání adresátů, která obsahuje řádky s údaji o jednotlivých adresátech s možností přidání, ubrání a vyhledání dalších adresátů. Vždy je povinný minimálně jeden adresát. Následují další sekce s údaji o odchozí poště a výběr způsobu odeslání. V patičce formuláře tlačítko Resetovat aktuální formulář, které vymaže veškeré údaje z formuláře mimo čísla podacího a pořadového a data vytvoření. Do modrých polí se dá zapisovat a pole ohraničená červeně jsou povinná. Mimo to, existují pole, u kterých je vyplnění doporučeno. V případě odeslání bez vyplnění povinných nebo doporučených polí, bude uživatel upozorněn a vyzván k doplnění.



Obrázek 25 – formulář pro založení odchozí pošty

4. Vyplňování formuláře začněte zadáním údajů o adresátech. Formulář vždy obsahuje řádek alespoň pro jednoho adresáta. Tento je buď prázdný, nebo, v případě odpovědí, obsahuje údaje o odesilateli příchozí pošty, ke které byla odpověď vytvořena. Další adresáty můžete přidat buď tlačítkem [+], které přidává prázdný řádek, nebo přes vyhledání adresáta tlačítkem Zobraz vyhledávání, které otevře dialog pro vyhledávání adresátů a následně umožní přidat řádek s údaji vyhledaného adresáta. Vyhledávací dialog a práce s ním je shodná, jak bylo popsáno v kapitole Popis zpracování příchozí pošty. Pouze místo tlačítka Načti vybraného kandidáta obsahuje tlačítko Přidat vybraného adresáta.

Obrázek 26 – Vyhledání a přidání nového adresáta

5. Prázdné řádky adresátů nebo chybně zadané (přidané) adresáty odstraňte tlačítkem [-] v příslušném řádku.



Obrázek 27 – Vybraní adresáti po odstranění prázdných řádků

6. Dále vyplňte pole Předmět a Akci. 7. Vyberte způsob odeslání. Možností jsou jako email, jako datová zpráva přes isds nebo odeslat přes podatelnu. Podle vybraného způsobu odeslání se zakrývají, odkrývají a mění povinnosti vyplnění příslušných polí v řádcích adresátů.

Obrázek 28 – Reakce polí adresátů na výběr způsobu odeslání

8. Doplňte pole adresátů potřebná pro odeslání vybraným způsobem. 9. Pokud mají být součástí odchozí pošty další dokumenty, přiložte je jako přílohy v k tomu určené kartě Příloh. Při vybraném způsob odeslání Dat.schránka, je potřeba také přidat nejméně jeden dokument jako přílohu. Bez toho nelze zprávu přes ISDS odeslat a po dokončení a spuštění procesu odeslání pošty by se vygeneroval úkol vyžadující nápravu. 10. Jsou-li všechna pole vyplněna, spustíte tlačítkem Dokončit proces zpracování odchozí pošty.

4.3

Aktualizace vyřízených podání

Aktualizace vyřízených podání je ručně spuštěný proces, který umožňuje přidávat poznámky a dokumenty do již vyřízených podání, jejichž proces zpracování byl již ukončen. Možnost aktualizace vyřízených podání mají uživatelé spadající do skupin sekretariátů a podatelny. Postup při aktualizaci vyřízených podání je následující… 1. Ve Workspace vyberte složku Podání na levém panelu a v pracovním okně se nabídne proces Aktualizace vyřízeného podání.



Obrázek 29 – Spouštěcí ikona procesu pro aktualizaci podání

2. Klikněte na kartičku procesu a v pracovním okně se otevře formulář pro aktualizaci vyřízeného podání. V horní části formuláře se nachází dialog pro vyhledání požadovaného podání. Výsledkem vyhledání mohou být vyřízená příchozí i odchozí podání. Údaje o podání vybraného ve výsledku hledání se načte pomocí příslušného tlačítka do polí sekce s údaji o podání nacházející se ve středu formuláře. Pole s údaji o vybraném podání není možné editovat. 3. Přidávanou poznámku zapište do pole Přidat poznámku. 4. Pokud požadujete k vyřízenému podání přidat dodatečné dokumenty, připojte je k formuláři na kartě Přílohy. 5. Ve spodní části formuláře máte možnost zvolit, kam se připojené dokumenty v archívu u vybraného podání uloží.

Obrázek 30 – vyplněný formulář pro doplnění vyřízeného podání

6. Tlačítkem Dokončit se změny okamžitě uloží do vybraného podání. Úloha negeneruje žádné další úkoly.

4.4

Založení dodatečné odpovědi

Založení dodatečné odpovědi je ručně spuštěný proces, který umožňuje generovat založení dodatečné odpovědi k již vyřízenému příchozímu podání, které nebylo vyřízeno formou odpovědí.



Možnost založení dodatečné odpovědi podání mají uživatelé spadající do skupin sekretariátů a podatelny. Postup při zakládání dodatečné odpovědi je následující… 1. Ve Workspace vyberte složku Podání na levém panelu a v pracovním okně se nabídne proces Dodatečná odpověď.

Obrázek 31 – Spouštěcí ikona procesu pro dodatečnou odpověď

2. Klikněte na kartičku procesu a v pracovním okně se otevře formulář pro založení dodatečné odpovědi. Formulář je téměř shodný s formulářem pro aktualizaci podání, pouze s tím rozdílem, že při vyhledávání se pracuje pouze s vyřízenými příchozími podáními. 3. Je-li vybráno požadované podání, automaticky se zobrazí hláška, zda k němu již existuje nebo neexistuje odpověď. 4. Pokud k vybranému podání existuje odpověď, po stlačení Dokončit se proces ukončí bez jakékoli akce.

Obrázek 32 – podání s existující odpovědí

5. Pokud k podání odpověď neexistuje, tlačítko Dokončit ukončí úlohu a uživateli ve frontě úkolů vygeneruje úkol pro založení příslušné odpovědi.



Obrázek 33 – podání, pro které zle založit dodatečnou odpověď

6. Vybrání úkolu pro založení odpovědi se otevře formulář pro inicializaci procesu založení a zpracování odchozí pošty (viz. kap. ).

Obrázek 34 – úkol pro založení odpovědi

4.5

Ruční evidence doručení odeslané pošty

Vedle automatického procesu kontrolujícího doručení převzetí elektronických datových zpráv ISDS je součástí aplikace také ručně spouštěný proces, který umožňuje evidovat převzetí pošty odeslané přes podatelnu. Tedy odchozích podání odeslaných ručně nebo pomocí pošty. Proces ruční evidence doručené pošty mají pouze uživatelé spadající do skupiny Podatelna. Postup při ruční evidenci doručení odeslané pošty je následující… 1. Ve Workspace vyberte složku Podání na levém panelu a v pracovním okně se nabídne proces Doručení odeslané pošty.



Obrázek 35 – Spouštěcí ikona procesu pro doručení odeslané pošty

2. Klikněte na kartičku procesu a v pracovním okně se otevře formulář pro ruční evidenci doručení odeslané pošty. 3. Jednoduchý formulář obsahuje pole pro vyhledání podání podle čísla podání. Zadejte do pole číslo nebo část čísla požadovaného podání a tlačítkem [>] proveďte samotné vyhledání.

Obrázek 36 – prázdný formulář pro evidenci doručení pošty

Pokud zadanému číslu odpovídá pouze jeden výsledek, rovnou se do formuláře přidá seznam adresátů daného podání, u kterého je možno doplnit známý datum doručení (pokud již nebyly zadány). Pokud zadanému číslu odpovídá více podání, nabídne se seznam výsledků, ze kterého vyberete příslušné podání, a přes tlačítko [>] do formuláře opět přidáte seznam adresátů pro příslušné podání. Po přidání seznamu adresátů do příslušného podání se pro přidání adresátů dalšího podání přesune vyhledávací pole za posledně připojený seznam adresátů. Takto můžete zpracovat doručení adresátů více podání najednou.

Obrázek 37 – evidence doručení pošty s vybranými podáními



4. Je-li seznam doručení adresátům úplný, odešlete formulář ke zpracování tlačítkem Dokončit. Spuštěný proces aktualizuje stavy odeslání u příslušných podání a adresátů, u kterých došlo k doplnění data doručení, na „Doručeno“ a doplní datum doručení.

4.6

Zpracování došlých úkolů

V následujícím postupu je popsáno, jak převzít úkoly, které jsou uživatelům přidělovány v rámci zpracování procesů. Jednotlivé úkoly pak většinou používají modifikace formulářů, které byly popsány při zakládání příslušných procesů. 1. Po spuštění uživatelského prostředí přejděte do sekce Ke zpracování. 2. V levé části uvidíte osobní úkoly a dále úkoly přiřazené všem skupinám, do kterých je daný uživatel zařazen. Vyberte frontu, kde je přiřazen nějaký úkol (počet úkolů uvádí číslo v závorce)

Obrázek 38 – Porovnání nabídky Ke zpracování různých uživatelů

3. Pokud jste vybrali úkoly skupiny, je nutné úkol nejprve převzít. To se provádí stisknutím tlačítka s ikonou zámečku, nebo tlačítka s ikonou zámečku a šipky. Ve druhém případě se úkol ihned otevře ke zpracování 4. … Veškeré další operace se provádějí obdobně. Liší se jen vyplňovanými, nebo nastavovanými údaji a připravenými tlačítky s volbami.



5. Reporty a vyhledávání v archivu Pro vytváření reportů byl navržen speciální report, který zajistí vyhledání dokumentů v EAD podle zadaných kritérií. Formulář je dostupný jednak v sekci Spustit proces a dále přes tlačítko Reporty v hlavičce. Formulář je navržen tak, aby byl vzhledově podobný formuláři, který byl pro vyhledávání doposud používán.

Obrázek 39 - Vyhledávací formulář

Do formuláře je nutné se přihlásit. Přihlašuje se jménem a heslem jako do prostředí Windows. V případě otevření v samostatném okně tlačítkem Reporty v aplikaci Workspace, je možné ponechat jméno a heslo zapsané po celou dobu práce s formulářem bez ohledu na operace prováděné v rámci prostředí Workspace. Samotný formulář se stahuje ze serveru a je tak zajištěno, že jeho verze bude vždy aktuální. Parametry vyhledávání 

Přijatá – pošta, jejíž číslo podací je z řady 1



Odpověď – pošta, jejíž číslo podací je z řady 2, je odpovědí na podání z řady 1



Odeslaná – pošta, jejíž číslo podací je z řady 3 a jedná se o samostatně odesílanou poštu



Vše – veškerá pošta bez ohledu na řadu

Položky Číslo podací, Číslo jednací a Číslo doručenky se vyhledávají na přesný obsah. Pole Referent a Hledej text umožňují vyhledávat i na část textu. Vyhledávat je možné jednotlivé slovo, dále část slova pokud nahradíme chybějící část znakem *, případně vyhledávat více slov, pokud nahradíme mezeru mezi slovy znakem +. Pro zjednodušení zadání je možné využít tlačítka na pravé části formuláře, která předvyplní některé údaje ve formuláři. Vyhledávání se spouští tlačítkem Vyhledat. Výsledek může vypadat například jako následující obrázek.



Obrázek 40 - Výsledek reportu vyhledávání

Výsledná pole jsou barevně odlišená podle typu pošty na Příchozí, Odchozí, Příchozí – vyřízená a Odchozí - vyřízená. Veškerá vyřízená pošta je navíc označena ikonou odškrtnutí („fajfky“). Pokud má podání elektronickou přílohu, zobrazí se u podání obrázek sponky na zeleném pozadí. Pokud přílohu neobsahuje, obrázek sponky je přeškrtnut na bílém pozadí. Obrázek je aktivní a odkazuje do prohlížeče archivu na příslušné podání. U odchozí pošty, která je (má být) odeslaná na více adresátů, nejsou uvedení přímo adresáti, ale pouze upozornění „více adresátů -> distribuční seznam“. Úplný seznam adresátů je dostupný v prohlížeči archivu příslušného podání (přístup přes ikonu sponky).



6. Aplikace Damadmin Aplikace Damadmin je obdobou správce souborů ve Windows. Zajišťuje obdobně jako Průzkumník ve Windows procházení složkami a zobrazování souborů. V levé části je strom složek archivu. Zobrazené složky a soubory závisí, se odvozují od oprávnění, které uživatel má. Složka může být prázdná, mohou být zobrazeny soubory a také jejich detaily a zároveň může či nemusí být dostupný samotný obsah souboru.

Obrázek 40 - Strom složek archivu

Struktura stromu je odvozena od podacího čísla. V nejvyšší úrovni se dělí na část EAD, kde jsou soubory samotného archivu, dále na část TMP kam se ukládají soubory určené k odeslání před tím, než se skutečně odešlou. A nakonec část SPAM, kam se ukládají soubory označené jako nevyžádaná pošta. V další úrovni je rozdělení na příchozí a odchozí poštu a odpovědi na příchozí poštu. Následují postupně složka pojmenovaná dle poslední dvojčíslí aktuálního roku a dvojice složek odvozená z podacího čísla. Rozdělení bylo provedeno proto, aby v jedné složce nejnižší úrovně bylo nejvýše 100 položek. Pokud má uživatel oprávnění na danou složku, zobrazí se mu seznam uložených souborů.

Obrázek 41 - Seznam souborů

Soubory mohou být buďto v jedné složce, nebo jsou rozděleny na podání a přílohy. V tom případě se přílohy uloží do podadresáře Prilohy.

Obrázek 42 - Seznam souborů s určenými přílohami



Po rozkliknutí souboru se objeví detail uloženého souboru. Dokáže-li archiv při vložení daný soubor zpracovat, objeví se náhled uloženého souboru. Náhled je zobrazen pouze, pokud má uživatel oprávnění na zobrazení obsahu.

Obrázek 43 - Detail uloženého souboru s náhledem

Kliknutím na náhled, nebo na odkaz Download se soubor zobrazí. Ovšem pouze v případě, že uživatel má oprávnění zobrazit obsah dokumentu. V případě, že uživatel oprávnění nemá, zobrazí se pouze hlášení o tom, že systém daný soubor nenalezl.



Uživatelská příručka Evidence příchozí a odchozí pošty a elektronický archiv. V prostředí společnosti. Pražská vodohospodářská společnost a.s

Recommend Documents