EVIDENCE MAJETKU
Popis programu a obsluhy
ALVA 2009
OBSAH O B S A H .................................................................................................................................................................2 1. Úvodní popis programu........................................................................................................................................6 1.1 Spuštění programu.........................................................................................................................................7 1.2. Horké klávesy................................................................................................................................................8 1.3. Práce s okny a myší, tisk ..............................................................................................................................14 2. Evidence............................................................................................................................................................15 2.1 Změny od uzávěrky ......................................................................................................................................15 2.2 Evidence ......................................................................................................................................................19 2.3 Hromadné změny.........................................................................................................................................30 3. Informace ..........................................................................................................................................................30 3.1 Výběrový filtr sestav.....................................................................................................................................30 3.2 Speciální filtr sestav......................................................................................................................................31 3.3 Řazení sestav ...............................................................................................................................................33 3.4 Výběrový seznam .........................................................................................................................................33 3.5 Evidenční karty, zápisy .................................................................................................................................33 3.6 Inventurní soupis .........................................................................................................................................34 3.7 Inventurní soupis pozemků ..........................................................................................................................34 3.8 Účetní sestavy..............................................................................................................................................34 3.9 Daňové sestavy ............................................................................................................................................38 3.10 Kontrolní sestavy – statistika ......................................................................................................................40 3.11 Prognózy odpisů.........................................................................................................................................40 3.12 Uživatelské sestavy....................................................................................................................................41 3.9.2 Úbytky majetku (vyřazení)............................................................................................................................42 3.9.3 Stav majetku podle účtu investic ..................................................................................................................42 3.9.4 Stav majetku podle účtu oprávek..................................................................................................................43 3.9.5 Stav majetku sumárně..................................................................................................................................43
2
3.9.6 Stav majetku před zařazením-evidenčně.......................................................................................................43 3.9.7 Stav majetku před zařazením-sumárně.........................................................................................................44 3.9.8 Stav majetku po vyřazení-evidenčně.............................................................................................................44 3.9.9 Stav majetku po vyřazení-sumárně...............................................................................................................44 3.9.10 Stav majetku neodepisovaného..................................................................................................................44 3.9.11 Stav majetku neodepisovaného - sumárně..................................................................................................44 3.9.12 Přehled po střediscích a účtech ..................................................................................................................45 3.10 Zúčtovací doklady..........................................................................................................................................45 3.10.1 Zúčtovací doklad zařazení...........................................................................................................................45 3.10.2 Zúčtovací doklad vyřazení...........................................................................................................................45 3.10.3 Zúčtovací doklad doč.zvýšení......................................................................................................................45 3.12 Sestavy v němčině.........................................................................................................................................46 3.12.1 Německý přehled .......................................................................................................................................46 3.12.2 Přírůstky majetku (Zugangsliste) .................................................................................................................46 3.12.3 Úbytky majetku (Abgangsliste) ...................................................................................................................46 3.12.4 Zrcadlo majetku (Anlagespiegel) .................................................................................................................47 3.12.5 Zrcadlo majetku sumárně ...........................................................................................................................47 3.13 Sestavy v angličtině .......................................................................................................................................47 3.13.1 Přehled majetku - Summary of assets .........................................................................................................47 3.13.2 Pořízení majetku - Acquisition of assests.....................................................................................................48 3.13.3 Odpisy - Depreciation.................................................................................................................................48 3.14 Opakovaný tisk sestavy .................................................................................................................................48 4. Odpisy ...............................................................................................................................................................48 4.1 Dávkový výpočet odpisů...............................................................................................................................49 4.2 Protokol o výpočtu odpisů...........................................................................................................................51 4.3 Zúčtovací doklad odpisů ...............................................................................................................................52 4.4 Zrušení výpočtu odpisů ................................................................................................................................52
3
4.5 Účetní doklad pro CODA...............................................................................................................................53 4.6 Výmaz účetního dokladu CODA ....................................................................................................................53 4.7 Doplnění levých seznamů v CODA – průběžné ..............................................................................................53 4.8 Doplnění levých seznamů v CODA – měsíční .................................................................................................53 4.9 Přenos číselníku středisek z CODA ...............................................................................................................53 4.10 Kontrola i. č., středisek a aktivit v CODA......................................................................................................53 4.11 Kontrola zůstatků majetkových účtů v CODA ..............................................................................................53 4.12 Kontrola zůstatků odpisových účtů v CODA................................................................................................53 4.5 Konrolní tabulka účetních odpisů .....................................................................................................................53 5. Nastavení...........................................................................................................................................................54 5.1. Parametry zpracování..................................................................................................................................54 5.2 Číselník způsobů pořízení, využití, vyřazení ...................................................................................................56 5.3 Číselník způsobů odepisování .......................................................................................................................56 5.4 Číselník SKP..................................................................................................................................................58 5.5 Číselník středisek..........................................................................................................................................59 5.6 Číselník účtů.................................................................................................................................................59 5.7 Číselník zemí ................................................................................................................................................59 5.8 Číselník oborů a typů....................................................................................................................................59 5.9 Spuštění externí procedury ..........................................................................................................................59 6. Údržba...............................................................................................................................................................59 6.1 Obnova indexů.............................................................................................................................................60 6.2 Příprava měsíční uzávěrky ............................................................................................................................60 6.3 Měsíční uzávěrka..........................................................................................................................................60 6.4 Návrat před měsíční uzávěrku ......................................................................................................................61 6.5 Založení roku ...............................................................................................................................................61 6.6 Roční účetní uzávěrka ..................................................................................................................................61 6.7 Roční daňová uzávěrka.................................................................................................................................61
4
6.8 Zrušení dat..................................................................................................................................................61 7. Instalace programu EVM....................................................................................................................................62 8. Provoz v síti LAN ................................................................................................................................................62 9. Ukončení programu s chybovým hlášením..........................................................................................................62 10. Přílohy .............................................................................................................................................................63 10.1 Příloha 1 - popis položek databází...............................................................................................................63
5
1. ÚVODNÍ POPIS PROGRAMU
Program Evidence majetku (dále jen EVM) slouží k inventarizaci hmotného a nehmotného majetku firmy na počítačích IBM PC AT komp., vybavených pevným diskem a operačním systémem MS Windows komp. Program pracuje pod databázovým systémem Visual FoxPro 9.0 CS, který je součástí dodávky ( modul RunTime ).
Základní modul EVM umožňuje zpracovávat inventární karty jednotlivých položek, umožňuje třídění podle inventárního čísla, názvu, střediska, umístění, investičního účtu, SKP, třídy a inventárního čísla a odpisové skupiny. Program umožňuje výpočet odpisů podle odpisových rozpisů nebo podle zařazení do odpisových skupin s odpisem lineárním, nelineárním a speciálním (účetní odpisy). Pro investice pořízené před 31. 12. 92 je zde zachován i stávající výpočet odpisů. Výpočet odpisů program EVM provádí měsíčně, čtvrtletně, pololetně nebo ročně a zároveň se provádí výpočet hromadného účetního dokladu (vazba na podvojné účetnictví - zúčtování odpisů, zařazení, vyřazení a dočasného zvýšení ceny). Program umožňuje provádět výpočet jak účetních, tak ročních daňových odpisů, k disposici jsou i třetí odpisy pro firmy se zahraniční majetkovou účastí. Operativně je možné provádět různé rozbory a všechny sestavy jsou k dispozici jak na tiskárně (formát A4, A3) nebo na obrazovce. Program pracuje volitelně ve verzi s ročními nebo měsíčními uzávěrkami, umožňuje provádět i účetně náročnější operace s investicemi (technické zhodnocení, částečné vyřazení, doúčtování ceny) a provádí archivaci jak všech uplatněných odpisů, tak i jednotlivých položek na inventární kartě (historie karty). V programu jsou k disposici účetní sestavy pro kontrolu návaznosti na finanční účetnictví (registr majetku, roční výkaz podle tříd). Účetní a daňová uzávěrka jsou v programu EVM odděleny tak, aby zpracování daňových sestav mohlo být prováděno se zpožděním. Pro daňové účely je dále k dispozici mechanismus blokace daňových odpisů pro určité investice a určitý rok. Program provádí i výpočet odpočtu daňového základu u nově pořízených investic a v návaznosti na to sestavu zániku nároku na odpočet daňového základu při nedodržení podmínek. Pro kontrolu technických zhodnocení je možné v programu EVM knihovat i dočasné zvýšení ceny, pokud není jistota, že se jedná o technické zhodnocení.
Další součástí programu jsou služební režimy pro údržbu databází, číselníků a parametrů programu.
Program EVM je dodáván i v síťové verzi pro větší firmy. Pro účetní a daňově poradenské firmy je program dodáván ve verzi zpracování pro více právních subjektů tzv. klientů.
Veškerá pořízená data jsou zálohovatelná na diskety nebo jiné zálohovací zařízení (např. typu flash), což dává možnost pokračování v práci na jiném počítači v případě poruchy.
6
Spuštění programu je možné chránit 6-ti místným heslem, definovaným uživatelem.
Program umožňuje export dat do formátů TXT (textový), DBF (databázový) a XLS (Microsoft Excel).
Bližší údaje o programu naleznete v následujícím popisu nebo si je můžete vyžádat u dodavatele:
U P O Z O R N Ě N Í: Každé šíření programu, jeho částí nebo dokumentace bez souhlasu autora nebo dodavatele je porušením autorského zákona.
1.1 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU
Vlastní instalace programu z distribučního CD do počítače je popsán v kapitole 7.
Předpokládejme, že program je nainstalován a spuštěn. Program nejprve otestuje správnost všech potřebných datových souborů a poté se Vám zobrazí úvodní obrazovka. Po zobrazení úvodní obrazovky Vás program požádá o zadání přístupového hesla. Heslem může být libovolná kombinace maximálně 6 znaků, přitom se nebere ohled na malá a velká písmena. Zadáte-li nesprávné heslo, program se ukončí. Poté Vám program nabídne k odsouhlasení poslední zpracovávaný rok. Pokud potřebujete zpracovávat předcházející rok, zadáte jeho číslo. U velkých databází (nad 10000 inventárních čísel) Vám program umožní na dotaz potlačit úvodní kontrolu dat. V této kontrole se provádí sumarizace pořizovacích cen, odpisů a oprávek ve zpracovávaném období. Po kontrole dat Vám program umožní (u síťové verze) provést aktualizaci číselníku středisek.
7
Poté se Vám zobrazí nabídka programu, která je rozčleněna na další podnabídky. V nabídce se můžete pohybovat kurzorovými klávesami a zvolit potřebnou volbu pomocí klávesy Enter, nebo pomocí myši. Zároveň s nabídkou programu se Vám na obrazovce zobrazí údaje o zpracovávaném období, počty záznamů v souborech a základní informativní součty. Chcete-li ukončit program, stačí vybrat volbu Konec a stisknout ENTER. Program není vhodné přerušovat pouhým vypnutím počítače nebo stiskem RESET tlačítka počítače!!!
1.2. HORKÉ KLÁVESY
V průběhu zpracování se Vám v určitých činnostech programu zobrazuje nabídka na použití tzv. horkých kláves. Jsou to klávesy Esc, F1, F2,... Po jejich stisknutí se Vám otevře na obrazovce okno, ve kterém můžete provádět činnost, která je uvedena v nabídce. Významy horkých kláves jsou do určité míry standardizovány (viz dále).
Esc Tato klávesa Vám umožňuje návrat z momentálně prováděné činnosti. Ve většině případů se vrátíte do nabídky, ze které jste příslušnou činnost vyvolali. Použijete-li tuto klávesu uprostřed vyplňování formuláře, údaje z vyplňovaného formuláře se Vám do počítače již neuloží. Proto je vhodné ji použít spíše na začátku vyplňování nového formuláře.
F1 Tato klávesa otevírá okno s kontextově závislou Nápovědou (Help). Při obecných činnostech se Vám zobrazí v okně seznam hesel, u kterých se můžete podívat na jejich jednotlivý význam. V tomto seznamu i v jednotlivých seznamech se můžete pohybovat buď s pomocí kurzorových kláves a kláves pro listování (PgUp, PgDn) nebo s pomocí myši. Po výběru tématu stiskněte Enter a zobrazí se nápověda k tématu. Návrat do seznamu se provede tabelátorem (klávesa Tab) a stiskem Enter v okamžiku, kdy je aktivní pole "heslo". Návrat z nápovědy se provede pomocí Esc.
F2 Tato klávesa otevírá okno s kalkulačkou, pomocí které si můžete provádět pomocné výpočty. Kalkulačku můžete ovládat buď přímo z číselné klávesnice, popřípadě služební znaky z alfanumerické klávesnice, nebo můžete použít myš a jednotlivé znaky na kalkulačce vyvolávat kliknutím levého tlačítka myši. Výsledek po výpočtu, popřípadě hodnota v paměti kalkulačky, Vám zůstanou k dispozici i po uzavření okna kalkulačky do dalšího použití. K dispozici máte znak pro odmocninu (Q), čtení z paměti kalkulačky (R),
8
změnu znaménka (N), přičtení do paměti kalkulačky (A), odečtení od paměti kalkulačky (S) a nulování paměti kalkulačky (Z). Znak % se používá pouze ve spojení se znaky +, - ve výrazech typu 100+10%. Pokud potřebujete, aby se vypočtená hodnota na kalkulačce přenesla do vstupního pole, stiskněte klávesy Alt+V, které zavírají okno kalkulačky s přenosem hodnoty.
F3 Tato klávesa otevírá okno s diářem, do kterého si můžete zadávat pomocné poznámky, které se vztahují k určitým datům (termíny, harmonogramy, zakázky apod.) Pomocí kurzorových kláves si vyberete potřebné datum a po stisku Tab přejdete do pravé části okna, kde můžete zadávat libovolný text. Návrat do výběru data se provede současným stiskem kláves Shift+Tab nebo kliknutím myší na levé části.
Ctrl+F Tato klávesa otevírá okno s dialogem pro obecné hledání. Dialog pro hledání a nahrazování umožňuje zadat text, který se má hledat, případně i text, kterým se má vyhledaný text nahradit. Je-li v popředí okno Procházení, lze pomocí tohoto dialogu hledat určitý text v údajích tabulky. Nelze však nahrazovat text ani hledat směrem k počátku souboru.
Dialog obsahuje následující volby:
[X] Velká písmena = malá V hledaném textu může být jakákoliv kombinace malých a velkých písmen.
[ ] Celá slova Vyhledávají se pouze celá slova, stejná jako zadaný text.
[ ] Hledat dokola Text se nejprve prohledává od pozice kurzoru ke konci souboru. Poté se v hledání pokračuje od začátku souboru k pozici kurzoru.
( ) Od kurzoru do konce
9
Hledání v textu probíhá od současné pozice kurzoru směrem ke konci souboru.
( ) Od kurzoru k počátku Hledání v textu probíhá od současné pozice kurzoru směrem k začátku souboru.
Ctrl+G Tato klávesa umožňuje pokračovat ve vyhledávání dalšího výskytu výrazu, který byl zadán v dialogu pro obecné hledání.
Případné další horké klávesy mohou měnit svůj význam podle modulu programu, ve kterém se vyskytují a jsou popsány v dokumentaci k příslušnému modulu.
Přepínače Při obsluze programu se používají některé speciální objekty, kterým budeme říkat přepínače. Slouží jednak k nastavení určitých režimů nebo voleb, jednak k otevírání oken pro vyplnění podformulářů. Ovládají se kurzorovými klávesami, klávesou Enter a mezerníkem.
Předvolby - jsou to přepínače, které mají na obrazovce tvar [ ] nebo [X]. V předvolbách mohou nastat pouze dva stavy (vyplněno a nevyplněno). Předvolba se otevírá mezerníkem nebo myší, kurzorovými klávesami se přechází v nezměněném stavu. Některé předvolby otevírají podformuláře pro vyplnění detailních údajů.
Radiová tlačítka - jsou to přepínače, které mají na obrazovce tvar ( ) nebo (.). Přepínač si lze představit jako přepínač vlnových rozsahů na rozhlasovém přijímači - lze jej přepnout do jedné z jeho poloh. Aktuální poloha přepínače je označena terčíkem. Na obrazovce vypadá přepínač takto: ( ) Jablka ( ) Meruňky (.) Citróny ( ) Pomeranče
10
Jednotlivá volba se ovládá mezerníkem nebo myší, kurzorovými klávesami se přechází v nezměněném stavu.
Překryvné seznamy - ovladač překryvného seznamu má na obrazovce podobu obdélníku s textem uvnitř, jako např.: VÝBĚR Po přemístění kurzoru na ovladač a stlačení klávesy Enter se zobrazí seznam voleb, z něhož si lze vybrat. Výběr lze provést s pomocí myši.
Spínače - na obrazovce má spínač podobu textu uvedeného v lomených závorkách, například: < OK > < Zrušit > Obvykle se spínač používá k vyvolání nějaké činnosti.
Editační klávesy
Klávesy pro ovládání kurzoru Klávesa pohyb kurzoru
šipka vpravo
pohyb o jeden znak vpravo
šipka vlevo
pohyb o jeden znak vlevo
šipka nahoru
pohyb o jeden řádek nahoru
šipka dolů
pohyb o jeden řádek dolů
PgUp
pohyb o celou výšku okna nahoru
PgDn
pohyb o celou výšku okna dolů
Home
pohyb na začátek aktuálního řádku
End
pohyb na konec aktuálního řádku
Ctrl+šipka vpravo
pohyb o jedno slovo vpravo
11
Ctrl+šipka vlevo
pohyb o jedno slovo vlevo
Ctrl+Home Ctrl+End
pohyb na začátek textu pohyb na konec textu
Pohyb v textu pomocí myši Při použití myši se lze v textu pohybovat pomocí posuvníků v pravém a spodním okraji okna. Stlačením myši na příslušné šipce posuvníku se výřez okna v textu pohybuje zadaným směrem. Rychlý pohyb v textu se provádí posouváním jezdce. Stlačením myši v textu se kurzor umístí na pozici ukazatele.
Vkládání textu Před vkládáním textu je nutno umístit kurzor na požadovanou pozici. Při vkládání textu není nutno ukončovat řádky klávesou Enter. Je možné nastavit režim zalamování řádků, kdy se slova na konci řádků, která se již celá nevejdou na řádek, automaticky přesunují na začátek dalšího řádku. Stlačením klávesy Enter se ukončuje odstavec.
Klávesy pro označování textu
Shift+šipka (vpravo nebo vlevo) označování po jednotlivých znacích Shift+šipka (nahoru nebo dolů) označování po jednotlivých řádcích Shift+Ctrl+šipka (vlevo nebo vpravo) označení od pozice kurzoru po začátek resp. konec slova Shift+Ctrl+End označení od pozice kurzoru po konec textu Shift+Ctrl+Home označení od pozice kurzoru po začátek textu Ctrl+A
12
označení celého textu
Označení textu lze zrušit stlačením libovolné klávesy pro ovládání kurzoru.
Označování textu myší Ukazatel je nutno umístit na první označovaný znak. Poté se pohybem stlačené myši označí zvolený text. Označování textu se ukončí uvolněním tlačítka myši.
Rušení textu
Backspace Vymazání znaku vlevo od kurzoru, pokud není označen žádný text, jinak vymazání označeného textu.
Ctrl+Backspace Vymazání slova, na němž je umístěn kurzor. Je-li kurzor umístěn na mezeře za slovem, vymaže se mezera i slovo před mezerou.
Delete Vymazání znaku pod kurzorem, pokud není označen žádný text, jinak vymazání označeného textu.
Vkládání textu
Klávesou Insert lze přepínat mezi režimem vkládání a přepisování. V režimu vkládání má kurzor tvar blikajícího podtržítka. Při zadání znaku se text od pozice kurzoru vpravo posune o jedno místo doprava a zadaný znak se vloží na uvolněné místo na pozici kurzoru.
V režimu přepisování má kurzor tvar blikajícího obdélníčku. Každý zapsaný znak nahradí původní znak na pozici kurzoru. Obecně platí, že je-li označen text a z klávesnice se zadávají znaky (s výjimkou řídících znaků editoru), označený text se nahradí zapisovaným textem.
13
Přemístění a kopírování do schránky, vyvolání ze schránky
Pomocí těchto funkcí lze reorganizovat a přemísťovat text v rámci editačního okna i mezi okny.
Přemístit do schránky (Ctrl+X) Z textu se vyjme označená část a uloží se do schránky; text ze schránky lze pak vložit na jiné místo.
Kopírovat do schránky (Ctrl+C) Ve schránce se vytvoří kopie označeného textu; obsah schránky lze pak vložit na jiné místo.
Vyvolat ze schránky (Ctrl+V) Obsah schránky se vloží do textu na pozici kurzoru.
1.3. PRÁCE S OKNY A MYŠÍ, TISK
Pro zvýšení uživatelského komfortu a dosažení technologické úrovně je v programu implementována podpora myši a práce s okny. Oknem na obrazovce budeme rozumět obdélníkový výřez, u kterého může být pro zvýraznění stín, ve kterém probíhá samostatně určitá část zpracování programu. Okno může být systémové nebo uživatelské.
U systémového okna jsou v rámečku uvedeny různé značky, pomocí kterých můžete v okně listovat, s oknem pohybovat po obrazovce, okno zvětšovat a zmenšovat, popřípadě zavírat. Tyto značky se ovládají myší kliknutím levého tlačítka na příslušné značce. V levém horním rohu je značka pro zavírání okna, hlavička (název) se používá pro přesouvání okna (zde musíte držet levé tlačítko myši stisknuté), v pravém horním rohu je značka pro zvětšování okna, na bocích značky pro listování v okně, v pravém dolním rohu značka pro postupnou změnu velikosti okna a konečně v levém dolním rohu značka pro rozdvojení okna.
Uživatelské okno se chová pouze jako zvýrazňující rámeček na formuláři a nejsou zde možné činnosti jako u systémového okna.
14
Ve většině případů se okna zavírají pomocí klávesy Esc; zvláštním případem jsou okna pro vedení dialogu, popřípadě různá chybová hlášení, která se zavírají buď zadáním odpovědi, nebo pomocí klávesy ENTER, nebo uplynutím vyměřeného časového intervalu.
Myš program využívá jednak při práci s okny, jednak při práci s nabídkami, u kterých se může pomocí myši provádět výběr z nabídek. Při vyplňování formulářů není vhodné myš používat, neboť může dojít k nechtěnému přeskočení jednotlivých údajů a tedy zvýšení chybovosti při pořizování dat. Raději tedy při vyplňování formulářů používejte klávesu ENTER a kurzorové klávesy.
Všechny sestavy, které vytváří program je možné prohlížet na obrazovce. V režimu prohlížení jsou k dispozici horké klávesy pro posun sestavy na obrazovce. Jemný posun se provádí pomocí kurzorových kláves, hrubý posun nahoru a dolů pomocí kláves PgUp a PgDn, nalevo a napravo pomocí ShiftTab a Tab. Skok na začátek a konec sestavy se provádí pomocí kláves Home a End. K disposici je i klávesa F2Kalkulačka, pomocí které můžete provádět kontrolní přepočty a pomocné výpočty. Režim prohlížení sestavy se ukončuje klávesou Esc. Pozor! Sestavy, které se tisknou na tiskárně písmem condensed, mají při prohlížení šíři až 129 znaků a nevejdou se najednou na obrazovku.
2. EVIDENCE
Vám umožňuje pořizovat nová data nebo aktualizovat již zavedená data do hlavního datového souboru. Za hmotný investiční majetek se považují movité věci, jejichž vstupní cena je vyšší než 40 000 Kč a doba životnosti delší než 1 rok, dále budovy, stavby, pěstitelské celky trvalých porostů s dobou plodnosti delší než 3 roky, základní stádo, tažná zvířata, plemenní a dostihoví koně a jiný majetek. Nehmotný investiční majetek představují především předměty z práv průmyslového vlastnictví, projekty a programové vybavení a jiné technicky nebo hospodářsky využitelné znalosti, jejichž vstupní cena je vyšší než 40 000 Kč. Pod vstupní cenou majetku se rozumí v případě nákupu pořizovací cena, v případě výroby či pořízení v režii poplatníka vlastní náklady. Investiční majetek IM je statisticky rozdělen podle čísel SKP a pro účely odepisování do skupin (viz příloha 2.7). Z důvodu časové návaznosti je zachována možnost členění do tříd. Pro drobný investiční majetek (dříve DKP) jsou v programu EVM rezervovány třídy 20 a výše. Pro tento majetek se neprovádí výpočet odpisů.
2.1 ZMĚNY OD UZÁVĚRKY
15
Tato volba je přístupná pouze ve verzi programu se zpracováním měsíčních uzávěrek. Umožňuje provádět všechny změny v evidenci na základě vstupních formulářů, evidovat tyto změny v pořadí v jakém vznikly, provádět opravy a rušení těchto změn, výpisy protokolů o změnách pro kontrolu zadaných údajů tak, aby mohla být správně provedena měsíční uzávěrka. Jednotlivé záznamy jsou označeny v režimu prohlížení druhem změny, který má následující význam:
ü N - nová karta IM, popřípadě nová podkarta ü P - karta IM, u které došlo ke změně názvu, převodu na jiné středisko nebo změna umístění (pracoviště) investice ü V - karta IM, u které bylo evidováno datum vyřazení investice ü Z - karta IM, i které došlo k jiným změnám
Po provedení měsíční uzávěrky je seznam změn prázdný a narůstá a průběžně se aktualizuje v průběhu měsíce. Při zpracování měsíční uzávěrky se všechny položky ze seznamu zahrnou do archivu, kde se uchovává původní stav karet investic, v aktuální databázi investic je vždy aktuální (poslední) stav karet investic.
2.1.1 NOVÝ IM
Tato volba je obdobná volbě 2.2.1 s tím, že je potřeba nejprve zadat inventární číslo nové investice.
2.1.2 ZMĚNA CENY
Tato volba je obdobná volbě 2.2.3 s tím, že je potřeba nejprve zadat inventární číslo investice, u které je potřeba zavést kartu změny ceny.
2.1.3 OZNAČENÍ K VÝMAZU
16
Pomocí této volby je možné předem označit k výmazu určitý záznam o změně a tak provést návrat k původnímu stavu karty. Tento návrat se provede najednou pro všechny označené záznamy po skončení práce s volbou "Změny od uzávěrky" a po kladné odpovědi na dotaz "Vymazat označené věty a vrátit k původnímu stavu ?". Pokud při zavádění karet byl průběžně prováděn dopočet účetních odpisů a tyto karty byly označeny k výmazu, vyloučí se příslušné dopočty odpisů z databáze odpisů.
2.1.4 OPRAVNÝ ZÁZNAM
Tato volba je obdobná volbě 2.1.5 s tím, že je potřeba nejprve zadat inventární číslo investice a pořadové číslo podkarty investice, u které je potřeba provést určitou změnu.
2.1.5 POPISY
Tato volba je obdobná volbě 2.1.6 s tím, že je potřeba nejprve zadat inventární číslo investice a pořadové číslo podkarty investice, u které je potřeba provést změnu popisu.
2.1.6 NÁZEV, PŘEVOD
Pomocí této volby je možné zadávat změny vybraných údajů na kartě investice. Jsou to údaje: Název, Středisko, Umístění a Výrobní číslo. Popis těchto položek je uveden v odstavci 2.2.1.
2.1.7 VYŘAZENÍ
Pomocí této volby je možné zadávat změny vybraných údajů na kartě investice. Jsou to údaje: Způsob vyřazení, Datum vyřazení, Doklad o vyřazení, Účet zůstatkové ceny a Prodejní cena. Popis těcto položek je uveden v odstavci 2.1.1.
2.1.8 HLEDÁNÍ
17
Pomocí této volby můžete vyhledat podle klíčového slova záznam v seznamu všech změnových záznamů.
2.1.9 POKRAČOVÁNÍ HLEDÁNÍ
Pomocí této volby můžete pokračovat v hledání podle klíčového slova v seznamu všech změnových záznamů.
2.1.10 TISK PRO DIVIZE
Tato volba umožňuje vytisknout protokol o všech změnách v členění podle prvních 2 míst čísla střediska (číslo divize). Na sestavě jsou evidovány všechny přírůstky, úbytky, převody a změny, ke kterým došlo v měsíčním období. V řádku sestavy se tiskne textově druh změny, inventární číslo, název investice, pracoviště, pořizovací cena, původní číslo střediska a nové číslo střediska.
2.1.11 VÝPIS DAT
Tato volba umožňuje tisknout řadu sestav z příslušného seznamu změn. Tisk jednotlivých sestav je řízen zvláštní nabídkou s několika přepínači (ovládání přepínačů kurzorovými klávesami a mezerníkem) tak, aby bylo možné tyto sestavy vytisknout jednotlivě (při hledání nesrovnalostí a chyb) nebo hromadně (v rámci měsíční uzávěrky k založení). Jednotlivé sestavy jsou popsány níže: - Nové investice - tiskne se seznam všech nových inventárních karet včetně podkaret. V řádku se tiskne inventární číslo, pořadové číslo podkarty, druh změny ceny, pořizovací cena, zdané oprávky, procento účetních odpisů ze sloupce 1 číselníku odpisů, výše dopočtu účetních odpisů, způsob pořízení a číslo dokladu o zařazení. - Vyřazení - tiskne se seznam všech inventárních čísel, u kterých bylo zadáno datum vyřazení. V řádku se tiskne inventární číslo, pořizovací cena, zůstatková cena, procento účetních odpisů ze sloupce 1 číselníku odpisů, způsob vyřazení, prodejní cena investice a číslo dokladu o vyřazení. - Převody - tiskne se seznam všech inventárních čísel, u kterých došlo ke změně čísla střediska. V řádku se tiskne inventární číslo, číslo původního střediska, číslo nového střediska, název investice, pracoviště (umístění) a výrobní číslo. - Změny - tiskne se seznam všech inventárních čísel, u kterých došlo ke změnám ostatním (mimo vyřazení a převody). V řádku se tisknou stejné údaje jako ve volbě "Převody"
18
- Popisy - tiskne se pro všechna nová inventární čísla, u kterých byly zadány popisy. Popis k jednotlivému inventárnímu číslu, u kterého se tiskne také středisko a kód SKP, slouží jako příloha k inventární kartě, kterou je možné zvlášť založit do kartotéky.
- Tisknout karty nových - tisknou se dávkově inventární karty všech nově zařazených inventárních čísel. Na inventární kartě se tisknou stejné údaje jako ve volbě 2.1.8. - Tisknou podkarty - tiskne se dávkově pro všechna inventární čísla, pro která byly zadány karty změny ceny, podkarty. Na jednotlivé podkartě se tiskne inventární číslo, pořadové číslo podkarty, druh změny ceny, středisko, kód SKP, název investice, pracoviště (umístění), pořizovací cena (změna), oprávky (změna), dodatečný odpis, číslo dokladu, datum zařazení změny ceny a pořizovací cena investice celkem. Jednotlivá podkarta slouží jako příloha k inventární kartě, kterou je možné zvlášť založit do kartotéky.
- Řazení - protokoly o zadaných změnách je možné tisknout buď v pořadí zadaných změn (volba Bez řazení) nebo v rámci druhu změny seřazené podle inventárního čísla (volba Podle inventárního čísla).
2.2 EVIDENCE
Po příslušné volbě se zobrazí formulář se seznamem položek inventáře. Formulář se skládá ze dvou částí:
ü Levá část: zobrazuje seznam inventáře v mřížce. Seznam lze jednoduše třídit podle požadovaných kritérií poklepáním myší na hlavičku jednotlivých sloupců v mřížce. Setřídění podle požadovaného údaje lze provádět pouze u sloupců, které mají v hlavičce sloupce znak ^. ü Pravá část: zobrazuje detail označené položky inventáře; údaj, podle kterého je setříděn seznam, má nadpis zvýrazněný červenou barvou.
V dolní části formuláře se nachází seznam s horkými klávesami, jejichž popis je uveden níže.
2.2.1 NOVÝ ZÁZNAM
19
Tato klávesa Vám otevře okno s prázdným formulářem, do kterého vyplníte údaje nové položky. Inventarizačním číslem je dvojice Třída a Inventární číslo. Po přidělení těchto údajů je nelze v režimu změn nadále měnit. Zároveň se provádí kontrola na jednoznačnost těchto údajů v souboru.
Do údaje Třída se uvádí znak třídění investičního majetku. Pro evidenci DIM se používají třídy 20 a výše a sledují se pouze nejdůležitější údaje.
Do údaje Inventární číslo se uvádí pořadové číslo položky v rámci třídy nebo již přidělené inventární číslo.
Název položky se vyplňuje na 30 míst.
Do údaje Účet investic se vyplňuje zatřídění investice podle analytické evidence v podvojném účetnictví. Je-li naplněn číselník účtů, doplní se do formuláře jako předvolby účty pořízení, oprávek a odpisů.
Do údaje Počet kusů se vyplňuje počet kusů hromadně pořízených investic. Používá se především u drobných investic. Ve všech následných sestavách se potom tento počet uvažuje a dochází k násobení všech částek tímto počtem (např. Pořizovací cena).
Do údaje SKP se vyplňuje zatřídění podle standardní klasifikace produkce. Zároveň se provádí kontrola na přítomnost kódu v číselníku SKP. V číselníku SKP jsou pro účely zavádění nových investic naplněny položky třída, investiční účet, způsob odpisu účetní, způsob odpisu daňový a procento odpisu daňového základu. Tyto hodnoty se po výběru správného kódu SKP automaticky přesunou do karty investice.
Do údaje Středisko se vyplňuje pětimístné číslo střediska. Provádí se kontrola na existenci v číselníku středisek. Číslo střediska se uplatňuje jak na inventarizačních sestavách (inventury podle středisek), tak na účetních sestavách (rozdělení odpisů na střediska). První 2 místa čísla střediska může mít význam čísla závodu, divize apod.
Do údaje Popis umístění se vyplňuje Váš interní kód umístění. Následná inventurní sestava je seřazená podle těchto kódů. Kódované popisy umístění mohou být z důvodu jednoznačnosti umístěny v číselníku středisek.
20
Do údaje Odpovědná osoba se vyplňuje příjmení osoby, která převzala hmotnou odpovědnost.
Do údaje Způsob pořízení se vyplňuje kód, který odpovídá některému z Vámi zavedených kódů v číselníku způsobů. Podle způsobu pořízení se automaticky doplňuje výše odpočtu daňového základu (je dáno číselníkem) a určuje na sestavě "Roční výkaz podle tříd", zda se jedná o přírůstek (mimo kódu 25převody), popřípadě dokončenou investici (kódy 01,02,14,15,16)
Do údaje Země původu se vyplňuje název země, kde byl IM vyroben. Tento údaj může být vybrán z naplněného číselníku zemí.
Do údaje Rok výroby se vyplňuje číslo roku, kdy byl IM vyroben.
Do údaje Dodavatel se vyplňuje název dodavatele investice.
Do údaje Doklad se vyplňuje číslo dokladu (faktury) dodavatele investice, popřípadě číslo interního účetního dokladu.
Do údaje Datum původního pořízení se vyplňuje datum, kdy byl IM resp. DIM pořízen původním majitelem. U nového IM je toto datum stejné jako datum pořízení.
Do údaje Datum pořízení se vyplňuje datum, kdy byl IM resp. DIM zakoupen, popřípadě vyroben ve vlastní režii. Toto datum by mělo odpovídat účetnímu období, ve kterém došlo k zařazení investice na účet pořízení ve finančním účetnictví. Při zavádění nového IM se do data pořízení dává předvolba podle období zpracování a po zadání se přesouvá stejné datum do data zařazení IM.
Do údaje Datum zařazení se vyplňuje datum zařazení do účetní evidence. Toto datum by mělo odpovídat účetnímu období, ve kterém došlo k zařazení investice na majetkový účet ve finančním účetnictví. Datum zařazení by nemělo předcházet datu pořízení investice. V následných rozborových sestavách (Registr majetku, zrcadlo majetku atd.) je toto datum považováno za rozhodné pro stanovení, zda je investice již v majetku. Ve verzi programu s měsíčními uzávěrkami je rozhodující období zavedení do evidence. V sestavách daňových je rozhodující vždy datum zařazení bez ohledu na období zavedení.
21
Období zavedení je údaj, který se doplňuje automaticky podle období zpracování. Používá se pouze ve versi s měsíčními uzávěrkami. Je rozhodným údajem pro stanovení období zařazení IM v sestavách "Základna odpisů", "Roční výkaz podle tříd" a "Přehled majetku podle středisek".
Do údaje Způsob použití se vyplňuje kód, který odpovídá některému z Vámi zavedených kódů v číselníku způsobů.
Do údaje Požadavek se vyplňuje číslo investičního požadavku (interní číslování účetní jednotky), podle kterého je investice pořízena.
Do údaje Způsob odpisu Ú se vyplňuje u IM kód, který odpovídá některému z Vámi zavedených kódů v číselníku způsobů odepisování. Podle tohoto kódu probíhá při výpočtu účetních odpisů typ výpočetního algoritmu. U IM se musí vyplnit a u DIM (třída >= 20) se naopak nesmí vyplnit! U způsobu odepisování se provádí kontrola návaznosti na číslo SKP (zařazení do odpisové skupiny se eviduje v číselníku SKP a musí souhlasit s odpisovou skupinou investice!).
Do údaje Způsob odpisu D se vyplňuje u IM kód, který odpovídá některému z Vámi zavedených kódů v číselníku způsobů odepisování. Podle tohoto kódu probíhá při výpočtu daňových odpisů typ výpočetního algoritmu. U způsobu odepisování se provádí kontrola návaznosti na číslo SKP (zařazení do odpisové skupiny se eviduje v číselníku SKP a musí souhlasit s odpisovou skupinou investice!).
Do údaje Způsob odpisu N se vyplňuje u IM kód, který odpovídá některému z Vámi zavedených kódů v číselníku způsobů odepisování. Podle tohoto kódu probíhá při výpočtu zahraničních odpisů typ výpočetního algoritmu.
Do údaje Blokace se po vyplnění znaku "A" vyplňují postupně čísla roků, pro které je zablokován výpočet daňových odpisů pro danou investici. Při výpočtu odpisů se tyto roky vynechávají a v počtu odepisovaných let se evidují pouze roky, které nebyly uvedeny v údaji blokace. Pokud dojde v roce blokace k technickému zhodnocení IM, program uvažuje algoritmus pro technické zhodnocení až od roku následujícího.
Do údaje Od kdy se odepisuje, se vyplňuje rok a měsíc, kdy se nastartuje pro IM výpočet odpisů. Měl by to být rok a měsíc, který je v datu zařazení investice nebo následuje bezprostředně po datu zařazení. Na to se provádí programová kontrola. Ve versi s měsíčními uzávěrkami se do této položky přesouvá předvolba období následujícího za datem zařazení. Pokud zadáte období předcházející, program
22
nastartuje algoritmus výpočtu účetních odpisů za minulá období, tzv. dopočet odpisů. Tento dopočet se provádí i při zadání karty změny ceny například při technickém zhodnocení.
Do údaje Procento odpočtu DZ se vyplňuje u nově pořízených investic hodnota 10 nebo 15 podle způsobu pořízení a typu investice. Podle tohoto údaje se zařadí investice do daňových sestav "Přehled nároku na odpočet daňového základu", popřípadě "Zánik nároku na odpočet daňového základu", které slouží jako jeden z podkladů pro vyplnění daňového přiznání.
Do údaje Zastaveno se vyplňuje znak "A", je-li příslušný IM zastaven.
Do údaje Technické parametry se vyplňuje stručná technická charakteristika zařízení.
Do údaje Příslušenství se vyplňuje stručná technická charakteristika příslušenství zařízení.
Do údaje Pořizovací cena se vyplňuje buď nákupní cena (bez DPH mimo nákupů, u kterých není nárok na odpočet DPH) nebo souhrnné náklady na pořízení investice v roce pořízení. Pokud vzniká potřeba účetní jednotce provádět měsíční účetní odpisy, je možné i v roce pořízení vytvářet karty zvýšení ceny (viz níže), pořizovací cena z karty zvýšení ceny se při výpočtu odpisů pouze přičte k již evidované pořizovací ceně a nenastartuje výpočet odpisů se zvýšenou vstupní cenou.
Do údaje Z toho částka DPH se eviduje u investic, u kterých není nárok na odpočet daně z přidané hodnoty (např. osobní automobily), částka DPH, která je součástí pořizovací ceny. Tato částka je pouze evidenční a neovlivňuje následné výpočty.
Do údaje Oprávky Ú při zavedení se vyplní celková výše účetních odpisů při zavedení tak, aby mohl správně proběhnout výpočet odpisů. U nově pořízených IM se nevyplňuje. Tento údaj program automaticky aktualizuje jednou ročně při zpracování roční uzávěrky. Zde se celková výše účetních odpisů ve zpracovaném roce přičte k údaji Oprávky Ú.
Do údaje Oprávky D při zavedení se vyplní celková výše daňových odpisů při zavedení tak, aby mohl správně proběhnout výpočet odpisů. U nově pořízených IM se nevyplňuje. Tento údaj program automaticky aktualizuje jednou ročně při zpracování roční uzávěrky. Zde se celková výše daňových odpisů ve zpracovaném roce přičte k údaji Oprávky D.
23
Do údaje Oprávky N při zavedení se vyplní celková výše zahraničních odpisů při zavedení tak, aby mohl správně proběhnout výpočet odpisů. U nově pořízených IM se nevyplňuje. Tento údaj program automaticky udržuje jednou ročně při zpracování roční uzávěrky. Zde se celková výše zahraničních odpisů ve zpracovaném roce přičte k údaji Oprávky N.
Do údaje Zvýšená vstupní cena se vyplňuje částka, o kterou se zvýšila cena IM při technickém zhodnocení. Tato částka je pouze kontrolní, pro každé zvýšení nebo snížení ceny IM je potřeba zavést kartu změny ceny (viz níže).
Do údaje Datum zvýšení ceny se vyplní datum, kdy došlo k technickému zhodnocení IM a má být nasazen pozměněný algoritmus výpočtu odpisů.
Do údaje Účet pořízení se vyplňuje číslo analytického účtu, při automatické vazbě na účetnictví se provádí kontrola na existenci v účetním rozvrhu. Při vytváření účetního dokladu o zúčtování zařazení investic bude použit tento účet.
Do údaje Účet oprávek se vyplňuje číslo analytického účtu, při automatické vazbě na účetnictví se provádí kontrola na existenci v účetním rozvrhu. Při vytváření účetního dokladu o zúčtování účetních odpisů bude použit tento účet.
Do údaje Účet odpisů se vyplňuje číslo analytického účtu odpisů, při automatické vazbě na účetnictví se provádí kontrola na existenci v účetním rozvrhu. Při vytváření účetního dokladu o zúčtování účetních odpisů bude použit tento účet a středisko, na kterém je tento IM evidován.
Do údaje Výrobní číslo se vyplňuje výrobní číslo podle technické dokumentace.
Do údaje Hmotnost v kg se uvádí celková hmotnost podle technické dokumentace.
Do údaje Pojistná smlouva se uvádí číslo pojistné smlouvy, kterou je příslušná investice pojištěna.
Do údaje Datum uplynutí záruky se vyplňuje datum, kdy skončí záruka na zařízení investice.
24
Do údaje Způsob vyřazení se vyplňuje kód, který odpovídá některému z Vámi zavedených kódů v číselníku způsobů. Tento údaj se vyplňuje až při vyřazení zařízení z provozu.
Do údaje Datum vyřazení se vyplňuje datum, kdy bylo zařízení vyřazeno z provozu. Toto datum by mělo odpovídat účetnímu období, ve kterém došlo k vyřazení investice z majetkového účtu ve finančním účetnictví. V následných rozborových sestavách (Registr majetku, zrcadlo majetku atd.) je toto datum považováno za rozhodné pro stanovení, zda je investice ještě v majetku. Datum vyřazení u neodepsaných investic ovlivňuje výpočet jak účetních, tak daňových odpisů. U odpisů zpracovávaných ročně se uplatní při výpočtu odpis v poloviční výši. U odpisů zpracovávaných v kratším cyklu se po zaevidování data vyřazení odpis již neuplatní.
Do údaje Doklad o vyřazení se vyplňuje číslo dokladu (faktury) odběrateli investice, popřípadě číslo interního účetního dokladu.
Do údaje Účet zůstatkové ceny se vyplňuje číslo analytického nákladového účtu, při automatické vazbě na účetnictví se provádí kontrola na existenci v účetním rozvrhu. Při vytváření účetního dokladu o zúčtování vyřazení bude použit tento účet a středisko, na kterém je tento IM evidován.
Do údaje Prodejní cena se vyplňuje částka, za kterou bylo zařízení investice odprodáno.
2.2.2 NOVÝ ZÁZNAM S PŘEDLOHOU
Pomocí této volby je možné zavést investici, která má podobné údaje jako již zavedená investice. Nejprve přidělíte třídu a inventární číslo a poté se Vám na obrazovce objeví již vyplněný formulář, který můžete libovolně upravit.
2.2.3 PODKARTA
Pomocí této volby je možné zavést kartu změny ceny investice tzv. podkartu. Zvýšení ceny investice se odepisuje vždy společně se základní investicí. Na kartě změny ceny se vyplňuje určitý zúžený výběr údajů jako u základní investice. Aby se investice se změnou ceny správně odepisovala, je třeba především správně evidovat datum zařazení změny ceny, pořizovací cenu změny ceny a druh změny ceny. Pokud je datum zařazení na kartě změny ceny při technickém zhodnocení ve stejném roce jako datum zařazení základní investice, při výpočtu odpisů se nepoužije sazba pro zvýšenou vstupní cenu, pouze se
25
upraví vstupní cena (je součtem pořizovací ceny základní investice a pořizovací ceny na kartě změny ceny). Počet karet změny ceny může být až 99. Investice, u kterých byly vytvořeny karty změny ceny, jsou zařazeny do zvláštního přehledu "Přehled zvýšení ceny" viz níže. Pomocí zavádění podkaret je možné správně evidovat následující případy: - technické zhodnocení - u tohoto druhu změny se vyplňuje pořizovací cena technického zhodnocení a datum zařazení technického zhodnocení. Pro výpočet odpisů se od data zařazení této podkarty popř. od období jejího zavedení použije výpočet odpisů pro zvýšenou vstupní cenu. - částečné vyřazení - u tohoto druhu změny se vyplňuje záporně pořizovací cena a datum zařazení. Program Vám nabídne automatický výpočet snížení jak účetních tak daňových oprávek (Oprávky snižuje program tak, aby poměr zůstatkových cen před snížením a po snížení byl stejný jako poměr pořizovacích cen před snížením a po snížení). Od data zařazení této podkarty uvažuje program sníženou pořizovací cenu i snížené oprávky při výpočtu odpisů. - doúčtování ceny - pomocí této podkarty je možné evidovat změny pořizovací ceny, oprávek a odpisů bez ovlivnění algoritmu výpočtu odpisů. Tato podkarta by se měla používat pouze v mimořádných případech např. snížení neoprávněně účtovaných odpisů, rekonfigurace technologie nebo souborů investic, vícenálezy z inventur a podobně.
2.2.4 OPRAVA
Tato horká klávesa Vám otevře okno s vyplněným formulářem, ve kterém můžete opravit jednotlivé údaje. Třídu a inventární číslo však měnit nemůžete. Význam jednotlivých údajů je popsán v odstavci 2.2.1. U některých položek se provádí některé kontroly navíc. Například program ohlásí chybu při pokusu o změnu způsobu odepisování investice.
2.2.5 POPIS
Tato horká klávesa Vám otevře okno, do kterého můžete vypisovat pro vybranou položku další údaje ve volném textovém formátu. Návrat do seznamu uskutečníte pomocí klávesy Esc.
2.2.6 TERMÍNY
Tato horká klávesa Vám otevře okno do kterého můžete vypisovat pro vybranou položku až 5 sledovaných termínů. Je zde vhodné zadávat termíny oprav, technických prohlídek a další.
26
2.2.7 VÝPOČET ODPISU
Pomocí této horké klávesy můžete provést operativně výpočet kteréhokoliv odpisu jednotlivé investice. Na obrazovce se Vám objeví okno, ve kterém zadáte druh odpisu (U - účetní, D - daňový, N německý) a období, za které se má odpis vypočítat nebo přepočítat. Tuto volbu je výhodné použít pro přepočet jednotlivých odpisů po zjištění chyb v evidenci a jejich následné opravě. Před uzavřením odpisového období doporučujeme však vždy provést dávkový výpočet odpisů. Podrobněji viz "Dávkový výpočet odpisů".
2.2.8 KARTA
Tato horká klávesa Vám umožňuje vytisknout evidenční kartu vybrané položky.
2.2.9 KONTROLY
Tato horká klávesa Vám provádí kontroly…
2.2.10 ODPISOVÁ KARTA
Tato horká klávesa Vám umožňuje vytisknout přehled a sumarizaci všech druhů odpisů vybrané položky ve všech obdobích, ve kterých se odpis uplatnil.
2.2.11 DAŇOVÁ KARTA
Umožňuje tisk daňové karty včetně evidenčních daňových odpisů.
2.2.12 ZŮSTATKOVÁ CENA
27
Po zadání této horké klávesy se Vám pro příslušnou investici zobrazí na obrazovce kumulovaná pořizovací cena, oprávky, odpisy v roce a účetní i daňová zůstatková cena k zadanému období (měsíci) v roce.
2.2.13 PROGNÓZA
Provádí výpočet prognózy odpisů.
2.2.14 HISTORIE
Tato volba je přístupná pouze ve versi programu s měsíčními uzávěrkami. Umožňuje prohlížet hodnoty na inventární kartě v archivu, kde jsou zaevidovány všechny změny v roce. Pomocí této volby je možné dohledat možné chyby při zadávání změn v minulých měsíčních obdobích, popřípadě dohledat období, kdy došlo k chybnému zadání. Je zde možné vysledovat i přesuny jednotlivé investice na různá střediska a umístění (pracoviště).
2.2.15 HLEDEJ IČ
Tato horká klávesa Vám umožňuje rychlý přesun na investici v seznamu, jejíž třídu a inventární číslo zadáte. Seznam přitom nemusí být seřazen podle třídy a inventárního čísla.
2.2.16 HLEDAT
Pomocí této horké klávesy můžete zadat obecné vyhledání investice podle zadaného řetězce. Tento řetězec může být například součástí názvu, umístění, kódu SKP nebo i pořizovací ceny investice.
2.2.17 HLEDAT DALŠÍ
28
Pomocí této horké klávesy můžete pokračovat v obecném vyhledání investice podle zadaného řetězce.
2.2.18 OZNV
Při nesprávném zavedení položky nebo při potřebě vyloučení položky z účetní evidence je k dispozici tato horká klávesa. Po jejím použití se objeví vlevo od položky v seznamu černý obdélníček, který označuje položku k vyloučení. Opětovným použitím stejné horké klávesy položku zase "odznačíte". K fyzickému vyloučení položky dojde až při následném zálohování. Pozor! Nelze takto vyloučit investice, u kterých v aktuálním roce již došlo k výpočtu odpisů. Označit k vyloučení je můžete až v roce následujícím po provedení roční účetní uzávěrky.
2.2.19 ZÁPISZ
Tato horká klávesa Vám umožňuje vytisknout zápis o zařazení investice do užívání. Jsou zde připraveny kolonky pro protokolární převzetí investice a základní informace o investici (inventární číslo, název, umístění, způsob odepisování, způsob pořízení a jiné).
2.2.20 ZÁPISV
Tato horká klávesa Vám umožňuje vytisknout zápis o vyřazení investice z užívání. Jsou zde připraveny kolonky pro protokolární předání investice a základní informace o investici (inventární číslo, název, umístění, způsob odepisování, popis stavu, způsob vyřazení, zůstatkové ceny a jiné).
2.2.21 DOČ.ZC
Pokud zvýšení ceny investice nepřesáhne v roce určitou hranici (v roce 1995 20000 Kč), není nutné evidovat zvýšení ceny investice v majetku a odepisovat je. Protože však v průběhu roku mnohdy není jasné, zda této hranice bude dosaženo, je vhodné taková zvýšení ceny pouze evidovat, ve finančním účetnictví je ponechávat na účtech pořízení (na zvláštních analytických účtech) a teprve po dosažení výše uvedené hranice zavést kartu zvýšení ceny investice. Aby byl o těchto zvýšeních dokladový přehled, je vhodné je knihovat (pouze evidenčně) u základní investice. Pomocí této volby můžete zadávat dočasná
29
zvýšení ceny investice, opravovat je a později i vymazávat. O všech dočasných zvýšení cen investic je potom možné tisknout rozborovou sestavu "Přehled dočasného zvýšení ceny" viz níže.
2.3 HROMADNÉ ZMĚNY
Některé údaje na inventárních kartách je občas potřeba měnit hromadně to je pro více inventárních čísel najednou. K těmto účelům slouží tato volba. Hromadné změny jsou protokolovány do seznamu změn a je možné je ještě individuálně opravovat, popřípadě rušit.
2.3.1 ZMĚNA ČÍSLA STŘEDISKA
V této volbě je možné hromadně převést z jednoho střediska na jiné. Zadává se číslo původního střediska a číslo nového střediska. Obě čísla středisek přitom musí být v číselníku středisek. Pozor! Pokud je potřeba provést cyklické změny například vzájemný převod mezi středisky, je nutné kombinovat volbu "Hromadné změny" s následnými individuálními opravami (převody) tak, aby u již převedených investic nedošlo ke zpětnému návratu na původní středisko.
3. INFORMACE
Tato volba slouží k vytváření výběrových sestav různých typů ze základního souboru. Do sestav standardně vstupují všechny evidované investice, výběr z evidence je možné nastavit pomocí voleb "Výběrový filtr sestav" a "Speciální filtr sestav". Řazení sestav je buď pevně stanovené nebo je možné jej měnit pomocí volby "Řazení sestav". Všechny sestavy jsou k disposici jak na tiskárně, tak na obrazovce. Sestavy je možné tisknout na papír šíře 210 mm (A4), popřípadě na papír šíře 350 mm (A3). Každá sestava je po vytvoření k dispozici v souboru PRINTER.TXT, odkud ji můžete převzít např. publikačním programem pro konečnou úpravu před tiskem. Při použití exportu databáze (DBF) nebo tabulky (XLS) je možné vytvořit výběr z celé evidence podle zadaného filtru pro následné zpracování dalšími programy např. Microsoft Excel.
3.1 VÝBĚROVÝ FILTR SESTAV
Před vytvořením jak standardní tak uživatelské sestavy se Vám na obrazovce otevře okno, ve kterém můžete zúžit výběrové kriterium pro vytvoření sestavy. Zde se zadávají údaje:
30
Třída od
- od které třídy chcete tisknout
Inv. číslo od
- od kterého inv. čísla chcete tisknout
Třída do
- do které třídy chcete tisknout
Inv. číslo do
- do kterého inv. čísla chcete tisknout
Požad. od
- od kterého investičního požadavku chcete tisknout
Požad. do
- do kterého investičního požadavku chcete tisknout
Název
- tisknout jen položky, které mají zadanou posloupnost znaků v názvu
Útvar
- tisknout jen položky v určitém útvaru
Účet
- tisknout jen položky určitého účtu investic (účtové třídy)
Umístění
- tisknout jen položky, které mají zadaný kód v umístění
Zp. poříz.
- tisknout jen položky, pořízené určitým způsobem od-do
Zp. použití
- tisknout jen položky, užívané určitým způsobem
Zp. vyřaz.
- tisknout jen položky, vyřazené určitým způsobem od-do
Odp. skupina
- tisknout jen položky v určité odpisové skupině
Zp. výp. - tisknout jen položky odepisované jen určitým způsobem
Jednotlivá kriteria můžete libovolně kombinovat, potom se vyberou položky, které splňují všechna zadaná kriteria (logické A mezi kriterii). Informace o nastaveném filtru Vám zůstává na obrazovce až do té doby, než výběrový filtr zrušíte. Výběrový filtr zrušíte tím, že po opětovném zadání této volby se hned vrátíte pomocí klávesy Esc.
3.2 SPECIÁLNÍ FILTR SESTAV
Pomocí výběrového filtru sestav je možné zadat pouze určitá logická kriteria pro výběr z evidence a tato kriteria nelze uchovávat pro další použití. K tomuto účelu slouží tato volba. Speciální filtr sestav je nutné zadávat samostatně, nelze jej kombinovat se standardním výběrovým filtrem. Při zadávání hledisek výběru je potřeba znát významy názvů položek základní databáze evidence majetku, jejich formát (N numerický, C -znakový, M - poznámkový) a rozsahy položek. Popis jednotlivých podvoleb je uveden níže:
3.2.1 VYTVOŘIT DEFINICI FILTRU 31
Pomocí této volby se vytváří výběrový výraz. K dispozici je na obrazovce seznam položek základní databáze, některé horké klávesy a spínače. Nejprve je nutné vybrat položku, u které je potřebné zúžit výběr. Zadání konkrétních hodnot se udává ve tvaru intervalu hodnota_od a hodnota_do s neostrou nerovností. Mezi těmito základními výrazy platí implicitně logické AND (a zároveň). Logické výrazy je možné kombinovat pomocí horkých kláves F2 (logické AND), F3 (logické AND NOT), F4 (logické OR) a F5 (logické OR NOT). V rámečku s hlavičku "Logický výraz" se průběžně zobrazuje aktuální tvar logického výrazu v programové syntaxi. K ukončení zadávání výrazu slouží klávesa F6, která otevře možnost zadání spínačů.
ü Spustit filtr - pomocí této volby se výběrové kriterium aktivuje bez úschovy ü Uložit filtr - pomocí této volby se výběrové kriterium uchová pro další použití, ale neaktivuje se. V obou případech je potřeba doplnit ještě název výběrového kriteria ve volném textovém tvaru. Tento název se potom doplňuje do sestav do položky "Výběr".
3.2.2 ZRUŠIT FILTR
Pomocí této volby se zruší aktivace výběrového kriteria. Na základní obrazovce zmizí rámeček s hlavičkou "Výběrový filtr" s uplatněným logickým výrazem. Od této chvíle jsou k dispozici všechny evidované záznamy v základní evidenci.
3.2.3 ZRUŠIT DEFINICI FILTRU
Pomocí této volby můžete vyloučit dříve zadané výběrové kriterium ze seznamu uschovaných. Vyloučení provedete stiskem klávesy Enter, pokud se chcete na poslední chvíli vrátit zpět bez vylučování, použijte klávesu Esc.
3.2.4 SEZNAM USCHOVANÝCH FILTRŮ
Tento seznam se objevuje pod čarou v menu a jsou v něm názvy výběrových kriterií zadaných pomocí volby definice filtru. Tento seznam může být libovolně dlouhý a může být průběžně aktualizován
32
tak, aby co nejlépe vyhovoval potřebám uživatele. Výběrem ze seznamu se nastaví jako aktuální výběrový filtr ten výraz, který odpovídá příslušnému názvu. Na obrazovce pod menu se potom objeví rámeček s hlavičkou "Výběrový filtr".
3.3 ŘAZENÍ SESTAV
Pomocí této volby si můžete přepínat řazení jak standardních, tak uživatelských sestav. Možné způsoby řazení jsou:
ü podle inventárního čísla ü podle názvu ü podle čísla střediska, třídy a inventárního čísla ü podle umístění, třídy a inventárního čísla ü podle účtu investic ü podle SKP ü podle třídy a inventárního čísla ü podle odpisové skupiny ü podle roku výroby
Řazení sestav Vám zůstane nastavené až do té doby, kdy jej sami změníte a je nezávislé na řazení seznamu při aktualizaci inventáře.
3.4 VÝBĚROVÝ SEZNAM
V této sestavě jsou obsaženy základní údaje z evidenčních karet. Neprovádí se zde žádné výpočty ani součtování.
3.5 EVIDENČNÍ KARTY, ZÁPISY
Tato volba umožňuje hromadně vytisknout evidenční karty, zápisy o zařazení, zápisy o vyřazení, karty změny ceny a samolepy 6 x 2 a 8 x 3, které splňují zadaná výběrová kriteria.
33
3.6 INVENTURNÍ SOUPIS
Tato volba umožňuje vytisknout inventurní soupis vhodný pro provedení fyzické inventury. Doporučené řazení pro tuto sestavu je řazení podle umístění. Provádí se zde mezisoučty pořizovací ceny za kód umístění, je zde k dispozici v každém řádku místo pro poznámku a na konci sestavy je k dispozici malý formulář pro protokol o provedení fyzické inventury. Po zadání čísla zpracovávaného měsíce můžete zadat následující údaje: ü datum inventury ü šíře sestavy A4 nebo A3 ü řazení inventury podle umístění nebo podle čísla střediska ü pozice čísla střediska od-do. Má význam pro součtování při použití volby řazení podle čísla střediska
3.7 INVENTURNÍ SOUPIS POZEMKŮ
Tato volba umožňuje vytisknout inventurní soupis vhodný pro provedení fyzické inventury.
3.8 ÚČETNÍ SESTAVY
V této volbě je možné tisknou kontrolní sestavy, které umožňují jednak kontrolu výpočtu účetních odpisů a zůstatkových cen, jednak kontrolu karet změny ceny a zápisů o dočasném zvýšení ceny. Jedná se o sestavy: ü základna odpisů ü přehled majetku podle středisek ü přehled pozemků podle středisek ü roční výkaz podle tříd ü roční výkaz podle tříd a divizí ü sestavy podle SKP o
přírůstky
o
úbytky
ü přírůstky účetní podle tříd ü úbytky účetní podle tříd
34
ü prodeje podle způsobu vyřazení
3.8.1 ZÁKLADNA ODPISŮ
Tato sestava je k dispozici pouze ve verzi programu s měsíčními uzávěrkami. Provádí se zde sumarizace pořizovací ceny, oprávek a odpisů vypočtených pro následující měsíc za jednotlivá střediska a třídy. Součty se provádí pro jednotlivé divize, skupiny divizí (první místo čísla střediska) a celkem. Je to základní kontrolní sestava pro provedení kontroly souhlasu zůstatků účtů třídy 02.. 08.. a 551.. ve finančním účetnictví. Při nalezení nesouladu je možné dohledat středisko, ve kterém dochází k nesouhlasům a teprve poté dohledat v rámci střediska problémové inventární číslo.
3.8.2 PŘEHLED MAJETKU PODLE STŘEDISEK
Tato účetní sestava ve formátu A3 slouží k předání informace o stavu investičního majetku jednotlivým útvarům organizace. Provádí se mezisoučty za střediska, divize a součet celkem. V řádku se tiskne inventární číslo, třída, kód SKP, daňová odpisová skupina, název investice, výrobní číslo, pořizovací cena včetně promítnutí všech změn, oprávky k zadanému období, zůstatková cena účetní k zadanému období, měsíční účetní odpis, procento měsíčního účetního odpisu, období předpokládaného ukončení účetního odepisování (pokud nedojde ke změně pořizovací ceny investice) a pracoviště (umístění). Do sestavy nejsou zahrnuty investice, které byly před zadaným obdobím vyřazeny.
3.8.3 PŘEHLED POZEMKŮ PODLE STŘEDISEK
Obdobná sestava jako výše uvedená, týkající se pozemků.
3.8.4 ROČNÍ VÝKAZ PODLE TŘÍD
V této sestavě se provádí sumarizace různých údajů podle tříd nárůstově od začátku roku. Význam jednotlivých údajů je popsán níže:
35
ü Počáteční stav pořizovací ceny - je sem zahrnuta pořizovací cena zařazených investic k uzávěrce předchozího roku ü Počáteční stav oprávek - jsou sem zahrnuty účetní oprávky investic po uzávěrce předchozího roku. ü Přírůstky - jsou sem zahrnuty pořizovací ceny nových investic a zvýšení ceny mimo způsob pořízení 25 - převod ceny od začátku roku. ü Dokončené investice - jsou sem zahrnuty pořizovací ceny těch přírůstků, u kterých byl zadán jeden ze způsobů pořízení 01, 02, 14, 15, 16 . ü Úbytky - jsou sem zahrnuty pořizovací ceny investic vyřazených od začátku roku, částečná vyřazení (podkarty s druhem změny 2) od začátku roku mimo převodů (způsob vyřazení 25). ü Likvidace -jsou sem zahrnuty ty z úbytků, u kterých byl zadán jeden ze způsobů vyřazení 91, 92, 93, 94 ü Konečný stav pořizovací ceny - je sem zahrnuta pořizovací cena investic, které jsou zařazené k aktuálnímu období. Tento konečný stav by měl při správné evidenci souhlasit s výsledkem výrazu: Počáteční stav poř. ceny + přírůstky - úbytky ü Konečný stav oprávek - jsou sem zahrnuty účetní oprávky a účetní odpisy investic, které jsou zařazené k aktuálnímu období. Tento konečný stav by měl při správné evidenci souhlasit s výsledkem výrazu: Poč. stav oprávek + Odpisy - Opr. prodej - Opr. přírůstky - Opr. ost. v. ü Odpisy - jsou sem zahrnuty účetní odpisy investic uplatněné od začátku roku ü Zůstatková cena likvidací - jsou sem zahrnuty účetní zůstatkové ceny likvidací (způsob vyřazení 91, 92, 93, 94) od začátku roku. ü Prodejní cena - jsou sem zahrnuty prodejní ceny všech investic, vyřazených nebo částečně vyřazených od začátku roku. ü Plně odepsané - jsou sem zahrnuty pořizovací ceny investic zařazených k aktuálnímu období, jejichž účetní zůstatková cena k aktuálnímu období je nulová ü Oprávky prodej - jsou sem zahrnuty oprávky a odpisy investic, které byly od začátku roku vyřazeny prodejem (způsob vyřazení 70). ü Oprávky ostatní vyřazené - jsou sem zahrnuty oprávky a odpisy investic, které byly od začátku roku vyřazeny jinak než prodejem (způsob vyřazení různý od 70). ü Oprávky přírůstky - jsou sem zahrnuty oprávky investic, které byly od začátku roku zařazeny. U běžně pořízených investic je tato hodnota nulová.
3.8.5 ROČNÍ VÝKAZ PODLE TŘÍD A DIVIZÍ
36
Obdobná sestava výše uvedené, členěná podle tříd a divizí.
3.8.6 SESTAVY PODLE SKP – PŘÍRŮSTKY, ÚBYTKY
Jedná se o dvojici sestav:
ü Přírůstky majetku podle SKP ü Úbytky majetku podle SKP
3.8.7 PŘÍRŮSTKY ÚČETNÍ PODLE TŘÍD
Umožňuje vytisknout účetní přírůstky majetku podle tříd za období.
3.8.8 ÚBYTKY ÚČETNÍ PODLE TŘÍD
Umožňuje vytisknout účetní přírůstky majetku podle tříd za období.
3.8.6 PRODEJE PODLE ZPŮSOBU VYŘAZENÍ
Sestava umožňující vytisknout přehled prodeje podle způsobu vyřazení za období.
37
3.9 DAŇOVÉ SESTAVY
V této volbě je možné tisknou kontrolní sestavy, které umožňují jednak kontrolu výpočtu daňových odpisů a daňových zůstatkových cen, jednak kontrolu evidence nároku na odpočet daňového základu u nově pořízených investic, popřípadě zánik tohoto nároku při nesplnění podmínek. V sestavách se provádí mezisoučty za způsob daňového odepisování (R-rovnoměrný, Z-zrychlený), za daňové odpisové skupiny a součty celkem. V rámci skupin jsou investice seřazeny podle inventárních čísel. V řádku sestav se tiskne inventární číslo, kód SKP, název investice, rok zařazení investice, pořizovací cena ke konci roku, uplatněný daňový odpis, celkem účetní odpisy od začátku roku, zůstatková cena daňová a zůstatková cena účetní.
Přehled sestav:
ü Daňově odepisovaný o
Zařazený majetek - do těchto sestav jsou zahrnuty všechny investice, které jsou zařazeny ke konci roku. §
Podle daňových skupin
§
Sumárně
§
Kontrola na A3
§
Podle divizí a sekcí
§
Podle účetních tříd
o
Zařazený majetek – blokace
o
Evidenční daňové odpisy
o
Přírůstky
o
Úbytky §
Likvidace - do této sestavy jsou zahrnuty všechny investice, které byly v průběhu roku vyřazeny a jejich způsob vyřazení je 91 nebo 92. V řádku sestavy se tiskne navíc rok vyřazení.
§
Prodej
§
Manka - do této sestavy jsou zahrnuty všechny investice, které byly v průběhu roku vyřazeny a jejich způsob vyřazení je 93 nebo 94. V řádku sestavy se tiskne navíc rok vyřazení.
38
o
§
Dary - do této sestavy jsou zahrnuty všechny investice, které byly v průběhu roku vyřazeny a jejich způsob vyřazení je 71. V řádku sestavy se tiskne navíc rok vyřazení.
§
Ostatní vyřazení
§
Všechny úbytky včetně ČV
Změny ceny §
Všechny změny ceny
§
Nově zařazené
§
Bez nově zařazených
§
Technická zhodnocení
§
Částečná vyřazení
§
Částečná vyřazení – prodeje
§
Částečná vyřazení – likvidace
§
Doúčtování ceny
ü Daňově neodepisovaný o
Zařazený majetek §
Podle účetních tříd
§
Sumárně
o
Přírůstky
o
Úbytky
o
Úbytky – likvidace
o
Změny ceny
ü Roční výkaz podle daňových skupin ü Odpočet DZ o
Přehled nároku na odpočet - do této sestavy jsou zahrnuty investice pořízené od začátku do konce roku, u kterých bylo evidováno procento odpočtu daňového základu. V řádku se tiskne třída, inventární číslo, datum zařazení, datum vyřazení, název investice, procento odpočtu, pořizovací cena, částka odpočtu. Provádí se zvlášť sumarizace 10% odpočtu a 15% odpočtu.
39
o
Zánik nároku na odpočet - do této sestavy jsou zahrnuty investice pořízené v posledních třech letech, u kterých bylo evidováno procento odpočtu daňového základu a došlo k vyřazení investice do tří let od zařazení. V řádku se tiskne třída, inventární číslo, datum zařazení, datum vyřazení, název investice, procento odpočtu, pořizovací cena, částka odpočtu. Provádí se zvlášť sumarizace 10% odpočtu a 15% odpočtu.
3.10 KONTROLNÍ SESTAVY – STATISTIKA
Přehled sestav:
ü Obsazení středisek ü Volná inventární čísla ü Zastavený majetek ü Statistika oborů a SKP ü Statistika SKP ü Kontroly zařazeného majetku ü Opis provedených daňových kontrol majetku ü Globální kontrola návaznosti ZC daňových ü Globální kontrola návaznosti daňových sestav na roční výkaz ü Doplnění tabulky kontrfaj.xls ü Doplnění tabulky porizení.xls ü Doplnění tabulky vyrazeni.xls ü Doplnění tabulky odpisy.xls ü Doplnění tabulky stav.xls
3.11 PROGNÓZY ODPISŮ
40
Přehled sestav:
ü Výpočet prognózy odpisů ü Výpočet odpisů po letech ü Výpočet odpisů po letech – střediska, i. Čísla ü Výpočet odpisů po letech – d. skupiny ü Pomocná kalkulace daňových odpisů
3.12 UŽIVATELSKÉ SESTAVY
Tato volba umožňuje vytvořit a poté vytisknout sestavy, které si může zkušenější uživatel sám navrhnout. Obsahuje dvě podvolby:
ü Definice uživatelské sestavy - umožňuje sestavu navrhnout, k návrhu použít jednu ze stávajících sestav a definici sestavy uložit na disk. ü Tisk uživatelské sestavy - umožňuje zvolenou sestavu prohlížet a poté i vytisknout. Uživatelské sestavy využívají nastavený filtr a řazení. K dispozici jsou údaje z kmenové databáze aktuálního roku a z databáze odpisů, které jsou relačně spojeny podle třídy a inventárního čísla. Podrobný popis ovládání definice sestavy je uveden v kapitole Generátor sestav.
3.9 Registr majetku
Sestavy zařazené v této volbě jsou nejdůležitější pro kontrolu správné návaznosti investičního účetnictví na finanční účetnictví. Pomocí nich se dá provádět inventura účtů pořízení investic (účtová třída 04), majetkových účtů (účtová třída 01 až 03), účtů oprávek (účtová třída 08) a účtů odpisů (účtová třída 55) tedy všech účtů týkajících se účetní evidence majetku v určitém účetním období. Ve všech sestavách se striktně vychází z účetních oprávek a účetních odpisů. Pro výběr do sestav jsou jako rozhodné časové údaje brány datum zařazení a datum vyřazení investice. Kontrola pomocí těchto sestav by se měla provádět v pravidelných intervalech podle nastaveného cyklu
41
výpočtu účetních odpisů (měsíc, čtvrtletí, pololetí, rok) tak, aby zůstatky na účtech v investičním účetnictví odpovídaly zůstatkům na účtech ve finančním účetnictví. Z hlediska přehlednosti a inventarizační kontroly účtů je pro tento účel nanejvýš vhodné, aby oprávkové účty byly obdobně analyticky členěny jako účty majetkové a aby všechna dočasná zvýšení ceny IM byla vedena na zvláštních analytikách účtů pořízení. Z hlediska důsledné kontroly obratů na účtech pořízení investic a koneckonců i návaznosti na správnost vzhledem ke CASH-FLOW je nutné, aby všechna zařazení investic včetně zvýšení (popř. snížení) cen byla účtována na vrub účtů pořízení. Jednotlivé sestavy jsou popsány níže.
3.9.1 Přírůstky majetku (zařazení)
Do této sestavy se zahrnou všechny investice, které byly zařazeny v zadaném období (měsíc od-do). Součtování se provádí za účty investic u položek Pořizovací cena, Zvýšení ceny, Odpisy+Oprávky a Zůstatková cena. U každé položky se tiskne Způsob odpisu účetní, Datum pořízení, Způsob pořízení, Třída, Inventární číslo a název. Z hlediska kontroly na finanční účetnictví jsou nejdůležitější součty pořizovací ceny a zvýšené ceny, které by měly odpovídat obratům Má dáti na účtech majetkových a obratům Dal na účtech pořízení (s korekcí převodů u dočasných zvýšení cen).
3.9.2 ÚBYTKY MAJETKU (VYŘAZENÍ)
Do této sestavy se zahrnou všechny investice, které byly vyřazeny v zadaném období (měsíc od-do). Součtování se provádí za účty investic u položek Pořizovací cena, Odpisy+Oprávky a Zůstatková cena. U každé položky se tiskne Způsob odpisu účetní, Datum vyřazení, Způsob vyřazení, Třída, Inventární číslo a název. Z hlediska kontroly na finanční účetnictví jsou nejdůležitější součty pořizovací ceny a zvýšené ceny, které by měly odpovídat obratům Dal na účtech majetkových a obratům Má dáti na účtech oprávek.
3.9.3 STAV MAJETKU PODLE ÚČTU INVESTIC
Do této sestavy se zahrnou všechny investice podle výběrového filtru. Součtování se provádí ve třech stupních: za účty investic, za první dvě místa účtu investic a celkově u všech položek sestavy. Do sestavy se zahrnou pouze investice zařazené v zadaném měsíci (podle data zařazení a data vyřazení). Při zadání měsíce 0 se zahrnou investice zařazené k začátku roku. Význam jednotlivých sloupců je následující:
42
- Pořiz.cena - zahrne se pořizovací cena základní investice. - Zvýšení ceny - zahrne se pořizovací cena u karty zvýšení ceny. U mezisoučtů a konečného součtu se tyto položky sčítají do zvláštní součtové položky, která by měla odpovídat zůstatkům majetkových účtů v zadaném období (při zadání měsíce 0 počátečním stavům majetkových účtů). - DPH - zahrne se částka DPH evidovaná u investice. - Odpisy účetní - zahrne se kumulace účetních odpisů investice od začátku roku do zadaného měsíce. Tato částka by měla odpovídat obratům na účtech odpisů (účtová třída 551) od začátku roku do zadaného měsíce včetně. - Odpisy daňové - zahrnou se daňové odpisy investice - Oprávky úč. - zahrne se kumulace účetních odpisů investice od začátku roku do zadaného měsíce včetně účetních oprávek investice. Tato částka by měla odpovídat zůstatkům na účtech oprávek v zadaném měsíci. - Zůst.cena úč. - zahrne se aktuální zůstatková cena investice to je pořizovací cena snížená o oprávky účetní k zadanému měsíci. - Zůst.cena da. - zahrne se aktuální zůstatková cena investice to je pořizovací cena snížená o oprávky daňové.
3.9.4 STAV MAJETKU PODLE ÚČTU OPRÁVEK
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, mezisoučty se však provádí podle účtu oprávek. Je vhodné ji využívat tehdy, když struktura účtů oprávek neodpovídá struktuře majetkových účtů.
3.9.5 STAV MAJETKU SUMÁRNĚ
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, tisknou se však pouze mezisoučty a celkové součty.
3.9.6 STAV MAJETKU PŘED ZAŘAZENÍM-EVIDENČNĚ
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, zařazují se do ní však pouze ty investice, které nejsou v zadaném měsíci ještě zařazené (pozdější nebo nevyplněné datum zařazení).
43
3.9.7 STAV MAJETKU PŘED ZAŘAZENÍM-SUMÁRNĚ
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, zařazují se do ní však pouze ty investice, které nejsou v zadaném měsíci ještě zařazené (pozdější nebo nevyplněné datum zařazení). Tisknou se pouze mezisoučty a celkové součty.
3.9.8 STAV MAJETKU PO VYŘAZENÍ-EVIDENČNĚ
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, zařazují se do ní však pouze ty investice, které jsou v zadaném měsíci již vyřazené (dřívější datum vyřazení).
3.9.9 STAV MAJETKU PO VYŘAZENÍ-SUMÁRNĚ
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, zařazují se do ní však pouze ty investice, které jsou v zadaném měsíci již vyřazené (dřívější datum vyřazení). Tisknou se pouze mezisoučty a celkové součty.
3.9.10 STAV MAJETKU NEODEPISOVANÉHO
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, zařazují se do ní však pouze ty investice, které se v zadaném měsíci neodepisují.
3.9.11 STAV MAJETKU NEODEPISOVANÉHO - SUMÁRNĚ
Tato sestava má stejnou strukturu jako Stav majetku podle účtu investic, zařazují se do ní však pouze ty investice, které se v zadaném měsíci neodepisují. Tisknou se pouze mezisoučty a celkové součty.
44
3.9.12 PŘEHLED PO STŘEDISCÍCH A ÚČTECH
V této sestavě se provádí sumarizace pořizovacích cen zařazených investic podle středisek a v rámci středisek podle účtů investic.
3.10 ZÚČTOVACÍ DOKLADY
V této volbě je možné tisknout zúčtovací doklady zařazení, vyřazení a dočasného zvýšení ceny investic v zadaném měsíčním období.
3.10.1 ZÚČTOVACÍ DOKLAD ZAŘAZENÍ
Tato volba Vám umožňuje vytisknout účetní doklad, kterým můžete zavést zařazení investic (včetně zvýšení cen) v příslušném období do podvojného účetnictví. Jsou zde uvedeny obraty na účtech investic a na účtech pořízení investic zvlášť pro každou investici. Tiskne se také číslo dokladu o pořízení a středisko investice. Mezisoučty se provádí za majetkové účty (strana Má dáti).
3.10.2 ZÚČTOVACÍ DOKLAD VYŘAZENÍ
Tato volba Vám umožňuje vytisknout účetní doklad, kterým můžete zavést vyřazení investic (včetně částečného) v příslušném období do podvojného účetnictví. Jsou zde uvedeny obraty na účtech investic, na účtech oprávek a na účtech odpisu zůstatkové ceny zvlášť pro každou investici. Tiskne se také středisko investice.
3.10.3 ZÚČTOVACÍ DOKLAD DOČ.ZVÝŠENÍ
Tato volba Vám umožňuje vytisknout účetní doklad, kterým můžete zavést převod dočasného zvýšení ceny investic v příslušném období na zvláštní analytický účet do podvojného účetnictví. Jsou zde uvedeny obraty na účtech pořízení investic zvlášť pro každé dočasné zvýšení ceny evidované v zadaném měsíci. Tiskne se také číslo dokladu o pořízení a středisko investice. Zvláštní analytický účet, na který se převádí všechna dočasná zvýšení ceny investic se zadává v parametrech programu na druhé obrazovce.
45
3.12 SESTAVY V NĚMČINĚ
Tato volba slouží k vytváření speciálních sestav, které slouží k hlubší kontrole účetnictví investičního majetku. Jsou zde nárůstovým způsobem zohledněny jak přírůstky, tak úbytky investičního majetku a průběžně prováděné (po měsících) účetní odpisy investičního majetku. Všechny sestavy jsou členěné podle účtů investic, aby byla možná kontrola na obraty a zůstatky účtů v podvojném účetnictví. Chcete-li tyto sestavy využívat, je nutné správně a důsledně evidovat u investic data pořízení, zařazení, vyřazení, zvýšení ceny apod. Všechny tyto sestavy jsou nárůstové po měsících v rámci roku. Před vytvořením každé sestavy je nutné zadat číslo měsíce, ke kterému se má sestava tisknout.
3.12.1 NĚMECKÝ PŘEHLED
Tato volba umožňuje vytisknout účetní inventuru v zahraničních odpisech. Jsou zde uvedeny zahraniční odpisy celkem a vypočtená zůstatková cena IM.
3.12.2 PŘÍRŮSTKY MAJETKU (ZUGANGSLISTE)
Do této sestavy se zahrnou všechny investice, které byly zařazeny od začátku roku. Součtování se provádí za účty investic u položek Pořizovací cena, Odpisy+Oprávky a Zůstatková cena. U každé položky se tiskne Způsob odpisu účetní, Datum pořízení, Způsob pořízení, Třída, Inventární číslo a název.
3.12.3 ÚBYTKY MAJETKU (ABGANGSLISTE)
Do této sestavy se zahrnou všechny investice, které byly vyřazeny od začátku roku. Součtování se provádí za účty investic u položek Pořizovací cena, Odpisy+Oprávky a Zůstatková cena. U každé položky se tiskne Způsob odpisu účetní, Datum vyřazení, Způsob vyřazení, Třída, Inventární číslo a název.
46
3.12.4 ZRCADLO MAJETKU (ANLAGESPIEGEL)
Do této sestavy se zahrnou všechny investice podle výběrového filtru. Součtování se provádí za účty investic u všech položek sestavy. Význam jednotlivých sloupců je následující: - Pořiz.cena - zahrne se pořizovací cena a zvýšená cena, pokud k zařazení resp. zvýšení došlo před začátkem roku - Přírůstky - zahrne se pořizovací cena, pokud k zařazení došlo od začátku roku - Zvýšení ceny - zahrne se zvýšená cena, pokud ke zvýšení (zařazení karty zvýšení ceny) došlo od začátku roku - Úbytky - zahrne se pořizovací cena a zvýšená cena, pokud k vyřazení došlo od začátku roku - Odpisy v roce - zahrne se kumulace účetních odpisů investice od začátku roku - Odpisy+Opráv. - zahrne se kumulace účetních odpisů investice od začátku roku a účetní oprávky investice - Zůst.cena - zahrne se aktuální zůstatková cena investice - Zůst.c.po - zahrne se zůstatková cena investice ke konci minulého roku
3.12.5 ZRCADLO MAJETKU SUMÁRNĚ
V této sestavě se vytváří pouze mezisoučty a celkové součty sestavy Zrcadlo majetku.
3.13 SESTAVY V ANGLIČTINĚ
Tato volba slouží k vytváření speciálních sestav, které mají hlavičky v češtině i angličtině a názvy investic také.
3.13.1 PŘEHLED MAJETKU - SUMMARY OF ASSETS
V této sestavě se tiskne přehled pořizovacích cen investic a oprávek v členění podle investičních účtů.
47
3.13.2 POŘÍZENÍ MAJETKU - ACQUISITION OF ASSESTS
V této sestavě se tiskne přehled investic, pořízených v zadaném období roku. Provádí se sumarizace pořizovacích cen a výpočet nároku na 10% odpočet daňového základu.
3.13.3 ODPISY - DEPRECIATION
V této sestavě se tiskne přehled odpisů investic, zařazených v zadaném období roku.
3.14 OPAKOVANÝ TISK SESTAVY
Pomocí této volby je možné opakovaně vytisknout již vytvořenou sestavu. Sestavy program vytváří standardně do souboru se jménem PRINTER.TXT, kde je vždy k disposici poslední vytvářená sestava. Sestavy je možné také archivovat jako soubory s příponou TXT a fyzicky tisknout později. Příslušnou sestavu, kterou chcete vytisknout (nebo znovu prohlížet) si vyberete z rolety pomocí kursorových kláves a klávesou Enter ji otevřete. Poté již následuje standardní dotaz před tiskem sestavy.
4. ODPISY
V této volbě se provádí výpočet všech druhů odpisů IM a tisknou se následné výsledky. Výpočet účetních odpisů je možné provádět měsíčně, čtvrtletně, pololetně nebo ročně. Výpočet daňových a zahraničních odpisů je možné provádět pouze ročně. Výpočet dopočtených odpisů je možné provádět pouze vev versi programu s měsíčními uzávěrkami a to měsíčně. Program si kontroluje, za které období se prováděl výpočet odpisů naposledy a při Vašem pokusu o opakování výpočtu Vás na to upozorní. Před výpočtem odpisů je potřeba, aby všechny údaje na kartách IM, které souvisí s odepisováním (pořizovací cena, od kdy se odepisuje, způsob odepisování, zvýšená vstupní cena evidovaná na podkartách atd.) byly v pořádku. Pro účely odepisování je v zákoně movitý a nemovitý majetek rozdělen do 5 skupin v závislosti na době odpisování. Toto členění je závazné pro daňové odpisy, pro odpisy účetní je možno volit jiný způsob odepisování (většinou se používá pro tento účel odpis speciální). Způsob odepisování je v programu EVM u IM určen kódem podle číselníku způsobu odepisování.
48
U daňových odpisů umožňuje zákon v zájmu stimulace podnikatelské činnosti volbu mezi rovnoměrným a zrychleným odpisováním. Podmínkou však je dodržení následujícího pravidla: zvolený režim odpisování už nelze po dobu ekonomické životnosti majetku měnit! Z odpisových tabulek (viz 6.4) je zřejmé, že v prvním roce odpisování je sazba výrazně nižší než v letech následujících. Jde o zjednodušení režimu odpisování, neboť při použití snížené sazby už není nutné sledovat a v sazbě zohledňovat, ve které části roku byl majetek pořízen a aktivován. Sazby pro další léta jsou koncipovány tak, aby byla dodržena zákonem stanovená doba odpisování. Pro zrychlené (degresivní) odpisování je stanoven zvláštní režim vycházející z využití zákonem stanovených koeficientů. Hodnota ročních odpisů pak není dána součinem odpisové sazby a vstupní ceny, nýbrž podílem vstupní ceny a degresívního koeficientu. To platí pro první rok odpisování. V dalších letech vychází hodnota ročních odpisů z podílu mezi dvojnásobkem zůstatkové ceny a rozdílu mezi koeficientem stanoveným pro další léta odpisování, a počtem let, po která byl majetek odpisován. Matematicky lze uvedené vztahy znázornit takto: 2 * (Vc - o) ------------ , kde k-n
Vc ........ vstupní cena o ........ celková hodnota odpisů od počátku odpisování k ........ degresívní koeficient v dalších letech odpisování n ........ počet let, po které byl majetek odpisován
4.1 DÁVKOVÝ VÝPOČET ODPISŮ
Dávkový výpočet odpisů by se měl provést vždy před uzavřením odpisového období. Po zadání měsíce zpracování se provede výpočet odpisů jednotlivých IM a uloží se do souboru odpisů. U účetních odpisů si můžete volit cyklus zpracování v parametrech uživatele, u daňových a zahraničních odpisů je možné zpracování pouze roční (měsíc 12). Nejprve program provede kontrolu, zda již nejsou odpisy za uvedené období uložené v souboru odpisů. Pokud ano, oznámí tuto skutečnost a žádá o potvrzení, zda se mají uložené odpisy ze souboru vymazat a provést nový výpočet. Po opětovném dotazu na výmaz budou všechny odpisy zvoleného období ze souboru vymazány a výpočet se provede znovu.
49
4.1.1 ÚČETNÍ ODPISY
4.1.2 DAŇOVÉ ODPISY
4.1.3 DOPOČTENÉ ODPISY
Vlastní výpočet odpisů jednotlivých IM podle číselníku způsobu odpisů:
Lineární odpis podle ročních sazeb
Pro 1. rok se použije SAZBA1, pro další roky SAZBA2. Pokud je zadána zvýšená vstupní cena, pak se po datu zvýšení ceny použije SAZBA3. Pro výpočet si program zjistí roční odpis
(příslušná sazba x pořizovací cena) / 100
a vydělí počtem odpisových období v roce.
Zrychlený odpis (sazby mají význam koeficientů)
Pro 1. rok se roční odpis vypočte:
pořizovací cena / SAZBA1
Pro další roky se roční odpis vypočte:
50
(zůstatková cena x 2) / (SAZBA2 - počet let, po která se ZP odepisoval)
V roce zvýšení zůstatkové ceny se roční odpis vypočte
(zůstatková cena + zvýšená cena) x 2 / SAZBA3
V dalších letech po zvýšení cena se roční odpis vypočte
(zůstatková cena x 2) / (SAZBA3 - počet let, po která se ZP odepisoval)
Vypočtený roční odpis se vydělí počtem odpisových období v roce .
Speciální odpisy
Pro odpis podle rozpisu je uvedená sazba měsíční, pro ostatní se sazba vydělí počtem odpisových období. Výše odpisu je stanovena jako
pořizovací cena x sazba / 100.
Při výpočtu odpisů se vypočtená částka zaokrouhluje na celé Kč nahoru..
4.2 PROTOKOL O VÝPOČTU ODPISŮ
51
Po provedení výpočtu je možnost vytisknout protokol o výpočtu odpisů. Je na něm u každého IM uvedena vstupní cena, vypočtený odpis, procento odpisu, účty a další údaje. Mezisoučty se provádí podle odpisových skupin, což Vám dává u daňových odpisů podklad pro vyplnění údajů do přiznání daně z příjmů, které souvisí s odpisy investičního majetku. Podle této sestavy je možné provést kontrolu správnosti u jednotlivých IM. Pro každý druh odpisů (účetní, daňové a zahraniční) se vytváří zvláštní sestava.
4.2.1 ÚČETNÍ ODPISY Provede tisk protokolu účetních odpisů.
4.2.2 DAŇOVÉ ODPISY Provede tisk protokolu daňových odpisů.
4.2.3 DOPOČTENÉ ODPISY Provede tisk protokolu dopočtených odpisů.
4.2.4 EVIDENČNÍ DAŇOVÉ ODPISY Provede tisk protokolu evidenčních daňových odpisů.
4.3 ZÚČTOVACÍ DOKLAD ODPISŮ
Tato volba Vám umožňuje vytisknout účetní doklad, kterým můžete zavést účetní odpisy za příslušné období do podvojného účetnictví. Jsou zde uvedeny obraty na účtech oprávek a na účtech odpisů podle jednotlivých středisek. Při zvolení volby pro mezisoučty oprávek se tisknou i střediskové mezisoučty u účtů oprávek, nejen u účtů odpisů. Po vytvoření účetního dokladu je možné tento doklad exportovat na disketu nebo do předem zvoleného adresáře pro následné zpracování ve finančním účetnictví. Tvar exportovaného souboru je dán konkrétní instalací a vlastnostmi účetního programu.
4.4 ZRUŠENÍ VÝPOČTU ODPISŮ
52
V mimořádných případech je potřebné zrušit vypočtené odpisy daného druhu a období a vyloučit je ze souboru (například po rozhodnutí neuplatňovat daňové odpisy).
4.5 ÚČETNÍ DOKLAD PRO CODA
4.6 VÝMAZ ÚČETNÍHO DOKLADU CODA
4.7 DOPLNĚNÍ LEVÝCH SEZNAMŮ V CODA – PRŮBĚŽNÉ
4.8 DOPLNĚNÍ LEVÝCH SEZNAMŮ V CODA – MĚSÍČNÍ
4.9 PŘENOS ČÍSELNÍKU STŘEDISEK Z CODA
4.10 KONTROLA I. Č., STŘEDISEK A AKTIVIT V CODA
4.11 KONTROLA ZŮSTATKŮ MAJETKOVÝCH ÚČTŮ V CODA
4.12 KONTROLA ZŮSTATKŮ ODPISOVÝCH ÚČTŮ V CODA
4.5 KONROLNÍ TABULKA ÚČETNÍCH ODPISŮ
53
Tato sestava slouží k nárůstové kontrole účetních odpisů po měsících a ke křížové kontrole na registr majetku. Za každý měsíc v roce se součtují vypočtené odpisy zvlášť u majetku zařazeného a u majetku po vyřazení v určitém měsíci. Výpočet sestavy je časově náročný u velkého počtu investic (nad 10 000) !
5. NASTAVENÍ
Tato volba Vám umožňuje provádět pomocné a konfigurační práce, které souvisí s číselníky a klienty a konfigurací počítače.
5.1. PARAMETRY ZPRACOVÁNÍ
V této volbě se jednak nastavují charakteristiky uživatele, které ovlivňují design výstupů na obrazovku i tiskových sestav a dále parametry (u hlavního uživatele), které souvisí s hardwarovou konfigurací počítače.
5.1.1 PARAMETRY STANICE
Mechanika pro zálohování - vyplňuje se písmeno A nebo B podle toho, kterou mechaniku chcete používat pro vytváření záložních kopií. Nevyplníte-li tento údaj, program nebude na diskety zálohovat a budete si muset vytvářet záložní kopie jinými prostředky !
Přístupové heslo - vyplňuje se šestiznakové heslo, pod kterým bude chráněn přístup do programu. Při zadání hesla program nerozlišuje velká a malá písmena, není vhodné zde zadávat písmena s diakritikou.
Speciální heslo - vyplňuje se šestiznakové heslo, pod kterým bude chráněn přístup do různých částí programu, vhodné pro ochranu určitých operací jako například přecenění, oprava výdeje apod.
Vypnout zvukový signál - podle vlastního uvážení zadejte A nebo N. Pro seznámení s programem doporučujeme zvukový signál nevypínat, později si jej můžete novou definicí parametrů uživatele vypnout.
54
Komprimační program - při zadání této volby Vám program umožní zálohovat s komprimací (dotaz při zálohování a obnově dat). Doporučené komprimační programy: ARJ.EXE a LHARC.EXE
Zálohovat na streamer - pokud máte streamer nebo již nelze rozumně zálohovat zálohovacím systémem programu a jste nuceni použít komprimaci dat po ukončení programu zadejte "A"
Počet generací - zadává se počet kazet streameru nebo disket, které se cyklicky střídají
Úplný název firmy a název firmy - zde je možné u víceklientové verze zadat názvy klienta
5.1.2 PARAMETRY ÚLOHY
Cyklus výpočtu odpisů - mezerníkem se označí období, za jaké probíhá výpočet účetních odpisů
Datový soubor pro import - vyplní se úplné jméno souboru s číselníkem středisek při vazbě na číselník používaný v jiných programech.
Jednoznačný klíč - mezerníkem se označí volba, která má být aktuální. Program pak kontroluje při zavádění investice jednoznačnost klíče specifikovaným způsobem.
Skupinová střediska - vyplní se seznam čísel středisek, která mají být v určitých sestavách (např. "Inventurní soupis") za skupinová. Pokud jsou v jejich rámci podstřediska (začínají stejnými ciframi), nebudou se za ně provádět mezisoučty popřípadě odstránkování.
Řady inventárních čísel pro vstup Tvar vstupního formuláře Řady dokladů Definice hospodářského roku
55
5.1.3 INVENTURNÍ SOUPIS Umožňuje zadat košilku na inventurním soupisu dle potřeb uživatele.
5.1.4 ROZHRANÍ CODA, INTRANET, MYSQL Definuje všechny potřebné parametry pro komunikaci programu s jinými databázovými stroji.
5.1.5 UŽIVATELÉ Slouží pro zadání uživatelů programu, včetně nastavení jejich hesla a přístupů k jednotlivým volbám programu i přístupů k jednotlivým klientům.
5.2 ČÍSELNÍK ZPŮSOBŮ POŘÍZENÍ, VYUŽITÍ, VYŘAZENÍ
Obsahuje dvoumístný klíč číselníku, druh způsobu, popisový text, koeficient krácení odpisů při vyřazení a odpočet daňového základu při pořízení. Jako druh způsobu jsou povoleny pouze hodnoty: P - pořízení V - vyřazení U - využití Koeficient krácení odpisu - vyplňuje se 0 nebo 0.5 Odpočet DZ - vyplňuje se A nebo N, má-li se při tomto způsobu pořízení uplatňovat odpočet daňového základu.
5.3 ČÍSELNÍK ZPŮSOBŮ ODEPISOVÁNÍ
Obsahuje 6-místný klíč číselníku, 3 položky sazeb, popisový text a pole pro rozpis.
Klíč číselníku má strukturu:
56
XXXXXX 1.
místo výpočet odpisů se provádí 1 - neodepisuje se 2 - měsíčně 3 - kvartálně 4 - ročně 5 - podle rozpisu 6 - pololetně
2. místo
délka odepisování 1 - 4 roky 2 - 8 let 3 - 15 let 4 - 30 let 5 - 50 let
3. místo
způsob výpočtu odpisu 0 - lineární podle ročních sazeb 1 - zrychlený podle koeficientů 2 - speciální
Položky sazeb:
SAZBA1
pro první rok odepisování
SAZBA2
pro další roky
SAZBA3
pro zvýšenou vstupní cenu
57
Tyto položky mají význam ročních sazeb v procentech u lineárního, případně speciálního odpisu, u zrychleného odpisu mají význam koeficientů.
U odpisů podle rozpisu je sazba měsíční. Pole pro rozpis obsahuje o 24 prvků, každý prvek má strukturu:
MM RR S
měsíc odpisu rok odpisu procentní sazba odpisu
5.4 ČÍSELNÍK SKP
V tomto číselníku je možné pro kontrolní účely evidovat třídy SKP (standardní klasifikace produkce) tak, jak je uvedeno v zákoně o daních z příjmu. U staveb je potřeba zadat i kód CZ-CC. U každého kódu se uvádí:
ü daňová odpisová skupina ü druh změny (N - SKP povoleno pro všechny investice, Z - SKP povoleno pouze pro opravy již zavedených investic, ne pro zavádění nových investic). ü CZ-CC – klasifikace stavebních děl, u staveb ü třída - předvolba do karty ü účet investic - předvolba do karty ü způsoby odpisů - předvolby do karty ü odpočet DZ - předvolba do karty ü text ve volném formátu ü text dotřídění - 30 míst Při zadávání jednotlivých investic se provádí kontrola na přítomnost v číselníku SKP a na správnost vyplnění odpisové skupiny podle zadaného kódu SKP.
58
5.5 ČÍSELNÍK STŘEDISEK
V tomto číselníku je možné pro kontrolní účely evidovat kódy středisek. U každého kódu se uvádí ještě název střediska a umístění. Při zadávání jednotlivých investic se provádí kontrola na přítomnost v číselníku středisek.
5.6 ČÍSELNÍK ÚČTŮ
V tomto číselníku je možné pro kontrolní účely evidovat povolené kombinace účtů, které je možné používat při zavádění nových investic. Vyplňuje se účet investic, účet pořízení investic, účet oprávek, účet odpisů a text.
5.7 ČÍSELNÍK ZEMÍ
V tomto číselníku je možné pro kontrolní účely evidovat povolené kódy zemí, které je možné používat při zavádění nových investic. Vyplňuje se kód a název země.
5.8 ČÍSELNÍK OBORŮ A TYPŮ
5.9 SPUŠTĚNÍ EXTERNÍ PROCEDURY
Tato volba umožňuje spustit externí databázový program se jménem EXTPRC.FXP, který musí být přeložen pod Visual FoxPro V9.0 a provádět tak speciální úlohy, které nejsou standardně k dispozici.
6. ÚDRŽBA
Tato volba Vám umožňuje provádět pomocné práce, které souvisí se soubory a záložními disketami a závěrkové operace při přechodu na následující období zpracování.
59
6.1 OBNOVA INDEXŮ
Indexy jsou datové soubory s příponou CDX, které slouží k seřazení databází podle určitého hlediska. Po založení roku, po havarii počítače a po obnově datových souborů je potřeba nejprve použít tuto volbu.
6.2 PŘÍPRAVA MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKY
6.3 MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA
Tato volba (pouze ve verzi programu s měsíčními uzávěrkami) umožňuje vyprázdnit soubor změn s jejich archivací a přepne program pro zpracování následujícího měsíce. V rámci roku je 13 měsíců zpracování. 13. měsíc zpracování slouží k zadání nutných změn v období mezi roční účetní uzávěrkou a roční daňovou uzávěrkou tak, aby byly v pořádku roční daňové sestavy. Měsíční uzávěrka by se měla provést až po kontrole zadaných změn, kontrole zůstatků pořizovacích cen, účetních oprávek a odpisů a kontrole jejich návaznosti na zůstatky účtů ve finančním účetnictví. Doporučený postup prací v rámci měsíce je následující:
1) zadávání přírůstků, úbytků a změn jednotlivých inventárních čísel. Zadávání případných oprav těchto operací 2) průběžná kontrola dopočtených odpisů a jejich návaznosti na účetnictví 3) kontrola protokolů o změnách (sestava "Výpis dat") 4) výpočet účetních odpisů na následující měsíc 5) kontrola pořizovací ceny, oprávek a odpisů na sestavě "Základna odpisů" 6) kontrola přírůstků, úbytků pořizovací ceny a oprávek na nárůstové sestavě "Roční přehled" 7) při zjištění nesrovnalostí návrat k bodu 1) 8) provedení volby "Zúčtovací doklad účetních odpisů" 9) provedení volby "Měsíční uzávěrka"
60
6.4 NÁVRAT PŘED MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKU
Tato volba umožňuje návrat programu do stavu před poslední měsíční uzávěrku. Pokud byly v novém měsíci již zadány nějaké změny, dojde k jejich výmazu! Z těchto důvodů by se měla provádět pouze v mimořádných případech a po konzultaci s dodavatelem programu!
6.5 ZALOŽENÍ ROKU
Pokud nejsou založeny soubory pro následující rok, musí se použít tato volba. Zde je možnost převést také číselníky ze starého roku do nového. Pro převod základní databáze se musí potom použít volba 5.5.
6.6 ROČNÍ ÚČETNÍ UZÁVĚRKA
Pokud nejsou založeny soubory pro následující rok, musí se nejdříve založit. Zde je možnost převést základní databázi ze starého roku do nového. Při převodu do nového roku se účetní odpisy starého roku přičtou k účetním oprávkám a tak máme po celý rok k dispozici zůstatkovou cenu.
6.7 ROČNÍ DAŇOVÁ UZÁVĚRKA
Tato volba se musí provádět až po volbě "Roční účetní uzáv2rka". Nedochází zde k přenosu databází, pouze k aktualizaci položky "Daňové oprávky" v databázi nového roku. Při zpracování se daňové odpisy starého roku přičtou k daňovým oprávkám a přenesou pro každé inventární číslo do databáze nového roku.
6.8 ZRUŠENÍ DAT
Budete-li chtít zrušit datové soubory, program si několikrát nechá potvrdit, zda to myslíte vážně. Budete-li trvat na svém, zruší se všechny dané datové soubory v datovém i záložním adresáři. Tato volba by se měla používat pouze tehdy, máte-li jistotu, že máte všechny datové soubory řádně zarchivované a na záložních disketách.
61
7. INSTALACE PROGRAMU EVM
Instalaci programu proveďte příkazem INSTALL z instalačního média Spuštění programu se provede ve Windows přes tlačítko Start – Všechny programy.
8. PROVOZ V SÍTI LAN
Síťová verse programu má určité vlastnosti, kvůli kterým je nutné dodržovat při provozu v síti LAN následující pravidla:
U některých činností se Vás program zeptá, zda je ukončena práce na stanicích. Tyto činnosti (zálohování, obnova dat, uzávěrka atd.) by měl provádět správce sítě poté, co se přesvědčí, že na stanicích s programem EVM již nikdo nepracuje.
V případě, že dojde ke střetu požadavků v síti, program Vám ohlásí, že věta souboru je uzamčena, popřípadě soubor je uzamčen. Po uplynutí určitého časového okamžiku je možné požadavek na akci opakovat.
Při zpracování v síti je nepřípustné končit práci programu jiným než regulérním způsobem. Reset počítače je nepřípustné provádět! Po výpadku, popřípadě havárii programu je nejprve potřebné spustit volbu obnova indexů, dochází-li i potom k havarijním situacím, je třeba obnovit datové soubory ze záložní kopie.
Při práci v síti může mít každá stanice nastaveny jinak parametry stanice, konfigurační soubor CONFIG.FP, popřípadě soubor nastavení FOXUSER. Podrobnosti týkající se konkrétní instalace v síti LAN (NetWare, NT Server, MS Windows for Workgroups, Lantastic) Vám poskytne dodavatel při instalaci.
9. UKONČENÍ PROGRAMU S CHYBOVÝM HLÁŠENÍM
Dojde-li během chodu programu k poruše technického zařízení, přeruší program svoji činnost a na obrazovku vypíše hlášení o čísle chyby, její popis. V takovém případě si poznamenejte číslo chyby nebo
62
vytiskněte obsah obrazovky pomocí klávesy Print Screen pro případné informování servisního technika. Pokud se nepoškodil programový nebo datový soubor, půjde program znovu spustit. Dojde-li k narušení programového souboru, postačí zopakování instalace programu. Dojde-li k narušení datového souboru, test na začátku programu to pozná a vypíše zprávu o chybě. V takovém případě použijte volbu Obnova indexů popřípadě Obnova dat nebo se spojte se servisním technikem nebo dodavatelem. Došlo-li k poruše při pořizování větší dávky dat, lze odborným postupem zpravidla obnovit i tato data. Doporučujeme pro takové případy a jiné práce, na které si netroufáte, sjednat servis. Při větších dávkách pořizovaných dat doporučujeme přiměřeně často přerušit vkládání a nová data zálohovat.
Upozornění: Dodavatel programu nenese žádnou odpovědnost za ztrátu dat způsobenou chybou paměťových médií.
10. PŘÍLOHY
10.1 PŘÍLOHA 1 - POPIS POLOŽEK DATABÁZÍ
??CIOD??.DBF - číselník odpisů
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
Popis
ZPODP
CHAR
6
SAZBA1
NUM
8
4
sazba/koeficient pro 1. rok
SAZBA2
NUM
6
2
sazba/koeficient pro další roky
SAZBA3
NUM
6
2
sazba/koef. pro zvýšenou cenu
DSKUP
NUM
2
0
TEXT
CHAR
30
kód způsobu odepisování
název
63
ROZPIS
CHAR
240
rozpis období odpisů
??CIVY??.DBF - číselník pořízení, využití a vyřazení
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
DRUH
CHAR
1
druh (P,U,V)
ZPUSOB
CHAR
40
kód způsobu
TEXT
CHAR
1
název
KOEF
NUM
3
ODPOCET
CHAR
1
odpočet daňového základu (A,N) u pořízení
UCET
CHAR
7
účet
1
Popis
koef. krácení daňových odpisů u vyřazení
??CSKP??.DBF - číselník standardní klasifikace produkce
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
SKP
CHAR
16
kód SKP
DRUHZ
CHAR
1
druh změny (N,Z) pro zobrazování
KODSTAVBY
CHAR
6
kód stavby
64
Popis
AKTIVITA
CHAR
2
aktivita
SKUPINA
CHAR
2
daňová odpisová skupina
NAZEV
CHAR
254
název
ZPODP
CHAR
6
způsob odpisu účetní
TRIDA
NUM
2
IUCET
CHAR
7
investiční účet
ZPODD
CHAR
6
způsob odpisu daňový
ZPODN
CHAR
7
způsob odpisu zahraniční
ODPDZ
NUM
2
NAZEVDOTR
CHAR
30
0
třída
0
procento odpočtu DZ název dotřídění
??CUCT??.DBF - číselník účtů
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
IUCET
CHAR
7
účet investic
PUCET
CHAR
7
účet pořízení investic
OUCET
CHAR
7
účet oprávek
SUCET
CHAR
7
účet odpisů
65
Popis
NAZEV
CHAR
40
název
??CZEM??.DBF - číselník zemí
Název položky
Datový typ
Délka
TEXT
CHAR
20
Poč.des. míst
Popis kód země a název
??ODPI??.DBF - soubor odpisů
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
DRUH
CHAR
1
druh odpisu (D,U,N)
DOPOCET
CHAR
1
dopočet účetního odpisu
TRIDA
NUM
2
0
třída
INVCISLO
NUM
8
0
inventární číslo
KOM
NUM
3
0
AKTIVITA
CHAR
2
OBDOBI
NUM
6
ZPODP
CHAR
6
0
Popis
období způsob odpisu
66
KUSY
NUM
4
0
počet kusů
PCENA
NUM
15
2
pořizovací cena pro výpočet
VCENA
NUM
15
2
zvýšení ceny pro výpočet
PROC
NUM
6
2
skutečné procento
KOEF
NUM
2
0
uplatněný koeficient
KCS
NUM
15
2
vypočtená výše odpisu
UTVAR
CHAR
8
středisko
OUCET
CHAR
7
účet oprávek
SUCET
CHAR
7
účet odpisů
DOKLAD
CHAR
20
??STRE??.DBF - číselník středisek
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
UTVAR
CHAR
8
číslo střediska
NAZEV
CHAR
30
název
UMIST
CHAR
20
umístění
OSOBA
CHAR
20
67
Popis
??ZPDK??.DBF - databáze investic
Název položky
Datový typ
Délka
Poč.des. míst
Popis
TRIDA
NUM
2
0
třída
INVCISLO
NUM
8
0
inventární číslo
KOM
NUM
3
0
ZC
NUM
3
0
pořadové číslo podkarty
DZ
NUM
1
0
druh změny ceny
AKTIVITA
CHAR
2
aktivita
SKP
CHAR
16
SKP
IUCET
CHAR
7
účet investic
NAZEV
CHAR
50
název
KUSY
NUM
4
UTVAR
CHAR
8
středisko
UMIST
CHAR
20
umístění
OSOBA
CHAR
20
odpovědná osoba
SPZ
CHAR
20
ZPPOR
CHAR
2
0
počet kusů
způsob pořízení
68
ZEME
CHAR
20
země původu
VYROB
CHAR
4
rok výroby
DODAVATEL
CHAR
30
dodavatel
DOKLAD
CHAR
20
doklad o zařazení
PDOKLAD
CHAR
20
DATPUV
DATE
8
datum původního pořízení
DATPOR
DATE
8
datum pořízení
DATZAR
DATE
8
datum zařazení
OBDZAV
CHAR
6
období zavedení do databáze
ZATRIDENI
CHAR
20
POZADAVEK
CHAR
13
investiční požadavek
ZPPOU
CHAR
2
způsob použití
ZPODP
CHAR
6
způsob odpisu účetní
ZPODD
CHAR
6
způsob odpisu daňový
BLOKD
CHAR
41
blokace daňových odpisů
ZPODN
CHAR
6
způsob odpisu zahraniční
ODODP
CHAR
6
od kdy se odepisuje účetně
DOODP
CHAR
6
do kdy se odepisuje účetně
69
ZASTAVA
CHAR
1
zastavený majetek
ZASTBANK
CHAR
4
ZASTUCEL
CHAR
10
ZASTDAT
DATE
8
ODPDZ
NUM
2
ODPROK
CHAR
4
ODPZAKL
NUM
15
2
PCENA
NUM
15
2
PCENAD
NUM
15
2
DPH
NUM
15
2
DPH
OCENA
NUM
15
2
oprávky účetní k začátku roku
OCEND
NUM
15
2
oprávky daňové k začátku roku
OCENN
NUM
15
2
oprávky zahr. k začátku roku
VCENA
NUM
15
2
změny ceny celkem
DOPOCET
NUM
15
2
mimořádný odpis u podkarty
ZBCENA
NUM
15
2
DATVY
DATE
8
datum poslední změny ceny
PUCET
CHAR
7
účet pořízení
0
procento odpočtu DZ
pořizovací cena
70
OUCET
CHAR
7
účet oprávek
SUCET
CHAR
7
účet odpisů
VYRCIS
CHAR
30
výrobní číslo
POJIST
CHAR
10
číslo pojistné smlouvy
HMOTA
NUM
6
ZARDAT
DATE
8
datum uplynutí záruky
TECHP
CHAR
50
technické parametry
PRISLUS
CHAR
50
příslušenství
ZPVYR
CHAR
2
způsob vyřazení
DATVYR
DATE
8
datum vyřazení
VDOKLAD
CHAR
20
doklad o vyřazení
ZUCET
CHAR
7
účet zůstatkové ceny
PRCENA
NUM
15
POZNAMKA
MEMO
4
popis, poznámka
TERMINY
MEMO
4
termíny
ZCENY
MEMO
4
dočasná zvýšení ceny
KONTROLY
MEMO
4
SWZASAH
MEMO
4
0
hmotnost v kg
2
prodejní cena
71
INVSTRED
MEMO
4
KODSTAVBY
CHAR
6
SD_KOD
CHAR
4
SD_ZARAZ
DATE
8
SD_DATREG
DATE
8
SD_VYRAZ
DATE
8
ZP_KOD
CHAR
2
ZP_ZARAZ
DATE
8
ZP_VYRAZ
DATE
8
ZP_BONUS
NUM
12
A_ZAMKNUTO
CHAR
1
A_TYP
CHAR
2
A_KUBATURA
NUM
4
0
A_NAPRAVY
NUM
2
0
A_TUNY
NUM
5
2
A_OSVOBA
CHAR
2
A_OSVOBM
CHAR
2
A_SNIZENI
CHAR
2
2
72
A_KODDRUH
CHAR
1
A_KODSNIZ
CHAR
1
JKPOV
CHAR
12
INVCOLD
NUM
8
HISTORIE
CHAR
24
JKPOV 0 historie karty
??ZPHI??.DBF - archiv investic s historií karet struktura stejná jako u ZPDK
??ZPZM??.DBF - měsíční změnový soubor investic struktura stejná jako u ZPDK
73
