N_SAS / VŠFS / LS 2016 / DS Přednáška č. 17 + 18
Evidence a ochrana archiválií
I. Evidence archiválií II. Ochrana archiválií
Ad I. Evidence archiválií Hlavní legislativní předpis = Vyhláška MV č. 213/2012 Sb. (od 1. 7. 2012) -
až ve vládním nařízení o archivnictví v roce 1954 počátek jednotné celostátní evidence archiválií = tzv. Jednotný archivní fond (JAF)
-
povinná evidence: původně od 50. let 20. stol. předtištěné papírové karty X od 90. let min. stol. databázový „Program pro evidenci archivů“ (PEvA) – správcem MV
-
podle zákona č. 499/2004 Sb. (329/2012 Sb.): NAD
- evidence základní -
„
druhotná
-
„
ústřední
Druhy evidence: -
základní e. = vedou všechny instituce (archivy, muzea, knihovny, pracoviště AV aj.) v nichž se archiválie nacházejí
-
druhotná e. = vedou NA a SOA podle své působnosti (jednotlivé instituce mají povinnost jim zasílat data i archivní pomůcky)
-
ústřední e. = vede MV
Způsob vedení evidence: -
základní e.: vždy v listinné podobě + možnost i v digitální
-
ústřední e.: vždy v digitální podobě
1
Aktualizace evidence: -
základní e.: průběžně
-
druhotná + ústřední e.: 1 x ročně
Změny v evidenci NAD: 1/ evidence přírůstků a úbytků archiválií: vnější změny (např. delimitace mezi archivy, akvizice archiválií do archivů), vnitřní změny (např. vnitřní skartace při inventarizaci) 2/ evidenční listy NAD (podle jednotlivých archivních fondů) 3/ evidence archivních pomůcek Zasílání stejnopisů archivních pomůcek: -
do ústřední evidence (MV)
-
archivně-správním orgánům, které vedou druhotnou evidenci (NA, SOA, ABS, vybrané SpecA)
Evidenční jednotky: příloha č. 1 k vyhlášce č. 213/2012 Sb.: -
a/hlavní = jejich výčet je uveden v citované příloze,
-
b/dílčí = upřesňují u zpracovaných archiválií hlavní evidenční jednotku
Evidenční jednotky (hlavní) se člení na jednotky: a/ pro nezpracované archiválie: balíky + kartony b/ pro zpracované archiválie: 1.pro evidenci spisů a účetních spisů: kartony + fascikly 2.pro evidenci původních (spisových, registraturních) pomůcek: podací protokoly, indexy aj. 3.pro evidenci jednotlivin: listina
úřední kniha, rukopis
podací protokol
index
kartotéka
typář, razítko 2
mapa, plán, grafický list
fotografie, album, svitkový film (1 nosič)
filmy (1 nosič)
zvukový záznam (1 nosič)
jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek)
Ad II. Ochrana archiválií Kategorizace archiválií: novelou ZoA č. 167/2012 Sb. (od 1. 7. 2012) zrušena Archivní kulturní památky (rozhodnutí MV) Národní kulturní památky (rozhodnutí vlády ČR) Práva a povinnosti vlastníků a držitelů archiválií (viz ZoA) -bezplatné informační a poradenské služby NA a SOA -vlastník archiválie (mimo vlastnictví ČR, PO zřízení zákonem nebo ÚSC), který ji má uloženou mimo archiv (tj. mimo veřejný archiv), může získat finanční dotaci -povinnost vlastníka - řádně pečovat o archiválií (chránit její stav) - ohlásit NA nebo SOA každý zamýšlený převod vlastnictví -
„
„
uzavření smlouvy o úschově -
poskytovat údaje o evidenci
- pokud není schopen se o ni postarat = dočasná úschova - při vlastnickém převodu předkupní právo státu - povolení k vývozu archiválií vydává MV pouze z důvodu: - vystavování - konzervování - restaurování - vědeckého zkoumání Akreditace archivů: uděluje MV
3
Podmínky pro uložení archiválií v archivech (§61 ZoA): a/stavebně – technické: -budova archivu mimo záplavová a další ochranná pásma, -budova archivu mimo oblasti znečištění, -v prostorách žádná potrubí (vč. kanalizačního), -prostory nad hladinou spodní vody, větratelnost, -měření teploty a relativní vlhkosti b/prostorové: -oddělené prostory pro veřejnost a bez přístupu veřejnosti, -zřízení badatelny, plán uložení archiválií v archivu a jeho aktualizace c/ bezpečnostní: -bezpečnostní dokumentace, řešení krizových situací, -požární dokumentace a požární technika, -instalace mechanických a elektronických zabezpečovacích zařízení, -zajištění prostor proti vniknutí osob, -režim používání klíčů, -nepřetržité střežení prostor, kde jsou uloženy národní kulturní památky d/materiální: -vybavení kopírovacím zařízením a dalším zařízením na čtení archiválií -vybavení regály + speciálními prostředky na ukládání map, plánů, filmů apod. -vybavení badatelny i pro přenosné počítače e/personální: -vedoucí pracovní místa: VŠ pracovníci v oboru archivnictví nebo historie -1 zaměstnanec nejméně na správu 2000 bm 4
-1 zaměstnanec v badatelně na 10 badatelů denně f/ podmínky pro uložení archiválií: nosnost podlah, relativní vlhkost - viz příloha č. 5 vyhlášky č. 213/2012 Sb. Uložení dokumentů ve spisovnách (§68, odst. 4 ZoA) -ukládání spisů (po vyřízení) -pravidla pro nahlížení do spisů -v případě zániku určeného původce -podmínky pro uložení dokumentů (§68, odst. 4): -ne riziko povodní, -protipožární dokumentace a vybavení -nesmí zde vést odpadní, vodovodní potrubí nebo jiné technologické rozvody -vybavenost regály -zajištění prostor proti nepovolaným osobám. Ochrana archivních fondů a sbírek v archivech: Konzervace = hledá způsoby, jak předejít dalšímu poškození archiválie + často má preventivní charakter Restaurování = sleduje zlepšení fyzického stavu dokumentu, neobejde se bez většího či menšího zásahu do fyzické podstaty archiválie -počátky ochrany písemných dokumentů v českých zemích: mezi 1. a 2. světovou válkou – vznik prvních konzervátorských „dílen“: průkopníkem Archiv země České a osoba prof. Vojtíška -současné vzdělávání specialistů v ČR: -Střední průmyslová škola grafická v Praze, -VŠ chemicko-technologická v Praze -Institut restaurování a konzervačních technik v Litomyšli
5
Archivní inspekce (§§71 až 72 ZoA) a/ kontrolu vykonávají: MV
-
u NA, ABS, SOA
-
u ozbrojených sil a bezpečnostních sborů
u specializovaných (popř. bezpečnostních) archivů zřízených ústředními správními úřady NA SOA b/ archivní inspektoři – kdo je jmenuje, jejich pravomoci - odvolání proti rozhodnutí archivního inspektora - správní delikty
6
