Evidence literatury, ochrana a revize KF
Ing. Stanislava Ivanovová
1
Obsah
Evidence Označení jednotky Přírůstkový seznam Průvodky Signování Aktualizace knihovního fondu
Vyřazené knihy Úbytkový seznam Prozatímní evidence Evidence faktur Právní předpisy
2
Evidence
Verifikace = kontrola podle dodacího listu, porovnání došlých publikací s objednávkou a fakturou, prohlídka publikace Provozovatel knihovny musí vést evidenci knihovního fondu Evidence knihovního fondu musí umožňovat kontrolu jednotlivých záznamů a zaručovat jejich nezaměnitelnost Evidence je vedena formou přírůstkového a úbytkového seznamu 3
Přírůstkový seznam - definice
PS je hlavním správním a účetním dokladem fondu dokumentů, v němž se eviduje pod jedinečným číslem každý dokument neseriálové povahy, který není určen ke spotřebě PS se může skládat z několika dílčích seznamů Dílčí seznam zaznamenává různé typy dokumentů (knihy, periodika, CD, audiovizuální dokumenty,…) Pomocná evidence periodik 4
Označení jednotky
Přírůstkovým číslem na rubu titulního listu Vlastnické razítko instituce na rubu tit. listu Označení vlastnictví na určitých stránkách Signatura
Na rubu tit.list Na obálce Na hřbetě knihy
Jiné typy dokumentů – značení dle možností 5
Přírůstkový seznam - údaje Klasická podoba ( lístkový-co lístek to jeden kompletní záznam – vázání do šplalíčků) Datum zápisu jednotky Přírůstkové číslo
Malý objem od 1 a výše Velký objem od 1 každý rok (2005/0001)
Způsob nabytí (nákup, výměna, dar, odkaz, povinný výtisk,…) Autor Název 6
Přírůstkový seznam - údaje Místo vydání Rok vydání Odkaz na doklad Údaje důležité pro statistiku (jazyk, čtenářské určení, obor,…) Signatura
7
Přírůstkový seznam - údaje AKS – seznam se tiskne z počítače Přírůstkové číslo přidělujeme ručně nebo systém přiděluje automaticky (může být součástí čárového kódu Tištěný seznam obsahuje údaje:
Přír. číslo, způsob nabytí, signatura, název (zkr.), autor (jeden řádek seznamu)
Váže se za každý rok do knihy 8
Průvodky Používáme ve velkých knihovnách, kde dokumenty procházejí tzv. linkou zpracování tvořenou více pracovišti Vytvoříme dávku dokumentů s průvodkou Průvodka obsahuje číslo průvodky, počet svazků, datum a jednotlivá přír. čísla Kniha průvodek (číslo průvodky, datum, přír.č. od – do, počet jednotek v dávce
9
Signování Signatura je dohodnutý znak, který stanoví místo určité knihovní jednotky v daném knihovním fondu. Je přenosná, lze ji změnit, uvolněné místo lze obsadit jinou jednotkou. Pod jednu signaturu stavíme všechny svazky vícesvazkového díla, všechny exempláře téhož díla
10
Signování
Při vytváření signatur požíváme: Arabské číslice Římské číslice Písmenka latinské abecedy Interpunkční znaky – lomítko, spojovník,plus, dvojtečka atd. Barvy Ostatní symboly jako trojúhelníčky, hvězdičky, obrázky slouží pro orientaci. Nevýhodou barev a symbolů je jejich nereprodukovatelnost (nelze použít při počítačovém zpracování 11
Signování – metodické zásady pro tvorbu signatur
Každá knihovna má plán prostorového rozmístění knihovních fondů – místnosti, sklady, regály, police. Schéma je vhodné umístit viditelně pro čtenáře. Vypracování návodu na přidělení a tvorbu signatur – vymezení vztahu popisné a knihovní jednotky Popisná jednotka je předmětem jednoho záznamu Knihovní jednotka je každý samostatný svazek dokumentu nebo samostatný nosič. Knihovní jednotky přináležející jedné popisné jednotce, budou mít část signatury společnou. 12
Signování
V klasicky vedené knihovně je nutné vést tzv. místní seznam řazený podle signatur Signatura se umísťuje na rub titulního listu, do přírůstkového seznamu, na hřbet knihy a zadní desku knižních dokumentů a do všech katalogů AKS a signatura
Kde signaturu přiděluje počítač není místní seznam nutný Jinak bývá místní seznam jedním z výstupů AKS 13
Aktualizace knihovního fondu
Vyřazení zastaralého fondu – poškozeného nebo nežádoucí knihy. Provádějí zkušení pracovníci Protokol o aktualizaci a seznam publikací k odpisu – identifikace knihy + důvod vyřazení Povinný výtisk se nesmí vyřadit – odpisy pouze při ztrátě a zničení při živelné pohromě
14
Vyřazené knihy Do rezervního fondu Předání do jiné organizace – bezplatný převod Prodej do antikvariátu Prodej soukromým osobám Sběr Ve všech případech je nutný doklad
15
Úbytkový seznam Evidence vyřazených dokumentů Zajistit nezaměnitelnost jednotek
16
Úbytkový seznam - údaje
Pořadové číslo odepsaného svazku Datum odpisu Přírůstkové číslo Signatura Autor Název (zkráceně) Důvod odpisu Číslo dokladu o odpisu 17
Prozatímní evidence Novin a periodik Dokumentů krátkodobého charakteru Dokumentů vycházejících v sešitech Výměny
18
Evidence novin a periodik Slouží k evidování jednotlivých čísel novin a periodik Slouží ke zjištění, zda nám byla dodána všechna čísla Po ukončení ročníku mohou být noviny a periodika zaevidovány v přírůstkovém seznamu a dány do vazby
19
Evidence novin a periodik Na kartách V AKS
Hlídá nedodaná čísla Generuje urgence
Průběžně dávkově
20
Evidence novin a periodik - údaje
Název Dodavatel Periodicita Signatura (u již zavedeného periodika) Ročník Cena Doklad o zaplacení Země vydání 21
Evidence dokumentů krátkodobého charakteru Evidujeme např. jízdní řády, firemní literaturu apod. Slouží ke zjištění způsobu hospodaření se svěřenými finančními prostředky Dokumenty nejsou odepisovány v úbytkovém seznamu
22
Evidence dokumentů vycházejících v sešitech Slouží ke zjištění skutečného stavu dodávaných sešitů Slouží k doložení způsobu hospodaření Umožňuje reklamaci nedodaných sešitů Po ukončení vydávání jsou sešity zaevidovány jako knihovní jednotka v přírůstkovém seznamu
23
Evidence výměny Evidujeme publikaci zakoupené pro výměnu Evidujeme publikace zaslané výměnnému partnerovi Evidujeme publikace získané od partnera Jedenkrát ročně se porovnává stav odeslaných a přijatých publikací
24
Evidence faktur Evidujeme formou sešitovou Pomocí AKS V sešitě i v AKS
Faktury předáváme k proplacení, 1 vyhotovení faktury zůstává v účtárně
25
Evidence faktur - údaje
Pořadové číslo faktury Číslo faktury Fakturu vystavil (adresa) Celková částka Datum vystavení Datum dodání Datum splatnosti Předáno (datum) Převzal (podpis Poznámka (informace o pozdním dodání, dobropis, přeplatek) 26
Předpisy Zákon č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovnický zákon) Vyhláška MK č. 88/2002 Sb., k provedení zákona č. 257/2002 Sb. http://www.nkp.cz/
27
KONEC
28
