De essentie van administratieve organisatie
Uitwerkingen van enkele cases uit het boek
Wim Fennis Jan-Pieter Schilderinck
u i t g e v e r ij coutinho bussum 2012
c
Deze uitwerkingen van enkele cases horen bij De essentie van administratieve organisatie van Wim Fennis en Jan-Pieter Schilderinck. © 2012 Uitgeverij Coutinho b.v. Alle rechten voorbehouden.
Het is docenten die met De essentie van Administratieve Organisatie werken, toegestaan om deze kopieerbladen voor hun studenten te verveelvoudigen. Uitgeverij Coutinho Postbus 333
1400 AH Bussum
[email protected] www.coutinho.nl
Noot van de uitgever
Wij hebben alle moeite gedaan om rechthebbenden van copyright te achterhalen. Personen of
instanties die aanspraak maken op bepaalde rechten, wordt vriendelijk verzocht contact op te nemen met de uitgever.
ISBN: 978 90 469 0229 5 NUR: 786
Inhoud
Luxury bv (Hoofdstuk 1) | 4
Largecommerce Ltd. (Hoofdstuk 4) | 5
Kruidig BV (Hoofdstuk 6) | 6
Tennisclub Happy Play (Hoofdstuk 11) | 9
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 3/10
Luxury BV 1 Geef een oordeel over de controletechnische functiescheiding bij Luxury bv. De CTF is onvoldoende geregeld. Het verkooppersoneel is zowel verantwoordelijk voor het voorraadbeheer als de verkopen. Dit zijn twee opeenvolgende functies (bewaren en beschikken) en dat verstoort de belangentegenstelling. Bovendien valt het invoeren van gegevens in de (kantoor)voorraadadministratie buiten de bevoegdheid van de verkopers.
2 Geef adviezen ter verbetering van de huidige gang van zaken binnen de AO/IC. Denk hierbij tevens aan de aspecten doelmatigheid en efficiency. Een deel van verkopers heeft alleen beschikkende bevoegdheid t.a.v. de verkoop van artikelen. Het bewaren van de artikelen dient door het andere deel van de verkopers te worden verzorgd. Een afzonderlijke functionaris is ten slotte verantwoordelijk voor het invoeren van voorraadgegevens in de (kantoor)voorraadadministratie (registrerende functie). Dit laatste is vanuit boekhoudkundig oogpunt doelmatig en efficiënt.
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 4/10
Largecommerce Ltd. 1 Geef de typologie van deze onderneming weer. Handelsonderneming , business-to-business met een uitgebreid artikelassortiment.
2 Wat wordt verstaan onder een competentietabel? Hieronder wordt verstaan een matrix, waarin zijn opgenomen de verschillende bevoegdheden welke worden toegewezen aan de diverse functionarissen.
3 Geef vier attentiepunten voor het management en licht die toe. ■ inkoop artikelen: financieel risico ■ deelleveringen: financieel risico en verstoring van het boekhoudkundig verband binnen de waardekringloop ■ keuring + hoeveelheidscontrole artikelen: financieel risico ■ retourartikelen : financieel risico en verstoring van het boekhoudkundig verband binnen de waardekringloop ■ afwijkende gegevens in systeem: financieel risico en verstoring van het boekhoudkundig verband binnen de waardekringloop 4 Wat wordt verstaan onder kritische succesfactoren? Geef vijf concrete voorbeelden van zulke factoren, die van toepassing zijn op Largecommerce Ltd. Factoren, die voor het succes van de organisatie van doorslaggevende betekenis zijn: ■ marktpositie ■ concurrentiepositie ■ motivatie personeel ■ prijs ■ uitleveringssnelheid ■ minimalisering klachtenpercentage ■ minimalisering percentage nee-verkoop
5 Geef de AO-technische randvoorwaarden weer binnen deze onderneming. ■ Controletechnische functiescheiding (CTF) Afzonderlijke functionarissen voor Inkoop, Magazijn en Verkoop. Tevens afzonderlijke functionarissen ten behoeve van de registratie van factuurgegevens en de controle daarvan. ■ Begroting, tarieven, normen en instructies Op basis van een meerjarenbegroting, dient een jaarplan te worden gemaakt dat is verdeeld in afdelingsbudgetten. Tevens dienen de tarieven per afdeling te worden opgesteld. Regelmatig dienen normen te worden opgesteld en zo nodig te worden aangepast aan de marktomstandigheden. Ten slotte dienen instructies te worden verstrekt aan de personeelsleden. Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 5/10
6 Geef een globale beschrijving van het verkoopproces van Largecommerce Ltd. Orderverkrijging, orderontvangst, orderbeoordeling, orderverwerking, uitlevering diverse artikelen (gesplist in huishoudelijk en klein industrieel gebruik), retourzendingen (aarbij rekening wordt gehouden met bovengenoemde uitsplitsing van artikelen), afwikkeling verkoopfacturen (waarbij rekening wordt gehouden met eventuele kortingen en betalingsachterstanden). 7 Wat is de functie van statuscodes? (Snel) inzicht verkrijgen in het stadium van afhandeling van een aantal processtappen (bijvoorbeeld een afhandeling van een offerte) via codering.
8 Noem voor de afdelingen Inkoop, Magazijn en Verkoop in totaal acht prestatie-indicatoren. Inkoop: ■ tijdige aflevering ingekochte goederen ■ optimale prijs-kwaliteitverhouding ■ tijdige betaling van facturen Magazijn: ■ optimalisering doorlooptijd orderpicking ■ foutieve afhandeling orderpickproces
Verkoop: ■ minimalisering debiteurenrisico ■ tijdige ontvangst leveringen aan klanten ■ toeneming percentage elektronisch factureren
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 6/10
Kruidig BV 1 Beschrijf de typologie van dit bedrijf. Heterogene massaproductie met verkoop onder eigen merk en business-to-business.
2 Geef zes attentiepunten, en wel twee op het onderdeel inkoop, twee op het onderdeel productie en twee op het onderdeel verkoop. Geef ook de aard ervan aan. ■ regelmatige afstemming van het productie- en inkoopplan op het verloop van de werkelijke afzet (kostenminimalisatie) ■ maalverliezen (normgebruik versus werkelijk verbruik) ■ e-business (verkorting doorlooptijd en minder papierverbruik) ■ mengfouten (incalculeren van verliezen) ■ kostbare machines (afschrijvingskosten + reparatie en onderhoud) ■ waardevol afval (mogelijkheid om afval te verkopen) ■ prijscourant en -informatie (reclameacties naar consument) 3 Werk de AO-technische randvoorwaarden uit voor de volgende aspecten: ■ begroting en tarieven; ■ richtlijnen en normen; ■ automatisering.
CTF (matrix, waarin opgenomen per functionaris/afdeling de competenties/bevoegdheden), op basis van een korte uiteenzetting van de diverse administratieve handelingen onderscheid maken tussen primaire en secundaire functiescheiding. Begroting en tarieven: meerjarenbegroting, uitgewerkt in diverse deelbegrotingen en een concreet jaarplan, waarin de exploitatie- en liquiditeitsbegroting opgenomen zijn. Richtlijnen en normen: diverse technische en economische (afval/uitval)normen. Normen ten aanzien van doorlooptijden en ten aanzien van mengen/malen. Instructies ten aanzien van werkuitvoering, tijd- en werkoplevering. Automatisering: fysieke en organisatorische beveiliging. Voorbeelden fysieke beveiliging: brandwerende maatregelen, afsluitbare ruimtes, sprinklerinstallaties, uitwijkprocedures, noodstroomvoorziening. Voorbeelden organisatorische beveiliging: beveiliging software, instellen van wachtwoorden, calamiteitenplan, recovery-procedures, authenticatieprocedures, integriteitscontroles. NB: Denk aan de noodzaak tot fiattering door de directie.
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 7/10
4 Geef puntsgewijs de diverse deelprocessen binnen het productieproces weer. ■ productievoorbereiding (taak bedrijfsbureau) ■ gegevensvastlegging op stuk- en bewerkingslijsten ■ inzicht in mens- en machine-uren, tarieven, doorlooptijden, wachttijden e.d. ■ voorcalculatie van afval en uitval op basis van normen (Soll-positie) ■ bezettingenbestand, gesplitst naar productieafdeling (mengerij, malerij en verpakking) ■ aanmaken productieorder, overbrenging order naar het productieorderbestand en reservering benodigde capaciteit (zowel mens- als machinecapaciteit) ■ bijhouden tijdregistratie (controle op productietijd/doorlooptijd) ■ bijhouden kwaliteitsverloop productieproces (afval- en uitvalregistratie) ■ eventuele foutenregistratie bijhouden en vastleggen in foutenbestand ■ kwaliteitscontrole halffabrikaat en/of eindproduct ■ gereedmelding productie en inboeking/mutatie eindvoorraadbestand ■ bij gereedmelding productieorders efficiencyverschillen berekenen, alle overige relevante verschillen analyseren op oorzaken en vastlegging resultaat in nacalculatorische overzichten ■ controle volledigheid productierapportage ■ vergelijken Soll-positie met Ist-positie en consequenties ervan rapporteren 5 Noem zes prestatie-indicatoren die essentieel zijn voor het management. ■ afzet- en omzetontwikkeling ■ ontwikkeling productiviteit per werknemer ■ ontwikkeling percentage afval en uitval ■ ontwikkeling percentage foutleveringen ■ ontwikkeling klachtenpercentage ■ ontwikkeling doorlooptijd productie van leverancier naar afnemer ■ ontwikkeling resultaten invoering e-commerce of e-business
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 8/10
Tennisclub Happy Play 1 Geef de typologie weer van Happy Play. Het is een dienstverlenende instelling, met beschikbaarstelling van ruimte met specifieke reservering (kunstgrasbanen en tennishal). Verder verlenen ze diensten in de vorm van trainingen, en is er dienstverlening met doorstroming van eigen goederen (kantine-exploitatie). 2 Geef zes attentiepunten weer voor het management en werk die kort uit. ■ exploitatie grasbanen: financieel risico ■ exploitatie tennishal: financieel risico ■ exploitatie kantine: financieel risico ■ contante betaling contributie: verstoring van boekhoudkundig verband binnen de waardekringloop ■ incidentele verhuur van banen: financieel risico en verstoring van boekhoudkundig verband binnen de waardekringloop ■ contracten tijdens de winter: financieel risico ■ uitbesteding exploitatie tennishal: financieel risico ■ personeelswerving (waaronder vrijwilligers) : financieel risico en verstoring van boekhoudkundig verband binnen de waardekringloop 3 Beschrijf de administratief-organisatorische randvoorwaarden. ■ duidelijke scheiding van functies tussen bestuur (beschikkende en registrerende/ controlerende functie); trainers (uitvoerende functie); kantine-exploitatie (bewarende en registrerende functie) ■ begroting en tarieven van zowel incidentele- als contractuele verhuur ■ begroting kantine en vaststelling prijzen (goedkeuring bestuur) ■ opstellen trainingsschema’s ■ opstellen roulatielijsten kantinemedewerkers ■ beveiliging gebouw (zowel de letterlijke beveiliging als een sleutelbeheerplan) ■ duidelijke richtlijnen aan Racketcentre bv te Utrecht ten behoeve van de exploitatie ■ duidelijke richtlijnen sponsoring op basis van een door het bestuur goedgekeurd sponsorplan ■ regelmatig op de hoogte blijven van subsidieregelingen van de kant van de overheid (rijk, provincie en gemeenten)
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 9/10
4 Beschrijf gedetailleerd en puntsgewijs het verhuurproces. ■ opstellen doorlopend genummerde (ver)huurcontracten ■ opstellen verhuurtarieven ■ onderscheid tussen tarieven welke incidenteel gelden (externe gebruikers) ■ contractafsluiting ten behoeve van baan/wintertraining ■ volledigheid opbrengstverantwoording via controle op uitgifte capaciteit versus ontvangen bedragen volgens kasregister ■ controle op tijden dat de baan vrijelijk kan worden gebruikt, waardoor ontvangsten worden gederfd ■ totale controle op verhuurproces door middel van de volgende koppeling: ■ grootboekrekening verhuurcontracten → aangegane verplichtingen → betalingen van huurders → uitstaande vorderingen minus eventuele kortingen ■ aanleggen verhuurbestanden en het (elektronisch) bijwerken ervan, na toetsing kredietwaardigheid van huurders ■ opbouwen bestanden via naw-gegevens en diverse gegevens met betrekking tot soort huur en/of tarieven 5 Geef zes belangrijke prestatie-indicatoren op het gebied van de informatie voor het management. ■ exploitatie diverse onderdelen (grasbanen, tennishal en kantine) ■ ontwikkeling ledenbestand ■ ontwikkeling ledenopbouw ■ verhouding acceptgirokaarthouders, contante betalers en automatische incasso’s ■ relatie trainers/leden voor wat betreft trainingsfaciliteiten ■ resultaten inspectie diverse trainingsfaciliteiten ■ inzicht in prijsopbouw contributie ■ overzicht betalingsgedrag leden ■ inzicht in mogelijkheden andere wijzen van verhuur en/of exploitatie van banen en kantine ■ grafische weergaven in de tijd van verhuur diverse accommodatieonderdelen ■ inzicht in resultaten van sportbonden op het gebied van sportbeleid
Uitwerkingen van enkele cases uit De essentie van AO – 10/10
