Antwoorden op de vragen uit het boek

www. projectmanagement.noordhoff.nl

978-90-01-79092-9 © 2013 Roel Grit, Noordhoff Uitgevers bv

Antwoorden op de vragen uit het boek Hoofdstuk 1 1.1 a Van routinematige werkzaamheden zijn werkprocedures op te stellen. Bij een project kan dit niet. Bij projectmatig werken kan wel vooraf over de te volgen weg worden nagedacht en een plan van aanpak (= 'soort werkprocedure') worden opgesteld. b Eigen voorbeelden. Denk aan onverwachte gebeurtenissen waarop moet worden gereageerd. c Eigen voorbeelden. Werk aan de lopende band, aanmaken facturen, verwerking tentamenresultaten in de cijferadministratie. d - Routinematig:

- Improvisatie: - Projectmatig:

20 jaar naar Texel in zelfde huisje met zelfde mensen. Met rugzak liften door Europa zonder dat vooraf duidelijk is waar naar toe. Een goed voorbereide expeditie naar een berg met een aantal bergbeklimmers.

1.2 a b c

d

e

Initiatief, Definitie, Ontwerp, Voorbereiding, Realisatie en Nazorg. Eigen woorden. Initiatief, Definitie, Ontwerp en Voorbereiding kunnen eventueel volledig worden samengevoegd tot één enkele nieuwe fase 'Voorbereiding'. Eventueel kunnen Ontwerp en Voorbereiding worden samengevoegd tot één fase met de naam 'Ontwerp' of 'Voorbereiding'. Grote projecten zijn moeilijk beheersbaar. Hierdoor zijn er vaak budget en tijdsoverschrijdingen. Na elke fase kan het project bijgesteld worden. Men kan zelfs besluiten om te stoppen. De 'buitenwereld' verandert snel. Bij een langdurig project loop je de kans dat het gewenste projectresultaat 'niet meer nodig is'.

1.3

Eigen voorbeelden van drie projecten op het eigen vakgebied. 1.4 a b

Zie begin paragraaf 1.3 Opdrachtgever, Projectleider, Projectlid (met diverse functies), Gebruikers.

1.5

Uitwerkingen van de opgaven uit het boek 'Projectmanagement' 6e druk

|

1



Improvisatie, projectmatig werken en routinematig werken kunnen op elkaar volgen. In het begin van een nieuwe taak binnen een organisatie zal men vaak improviseren. Als blijkt dat de nieuwe taak vaker moet worden uitgevoerd, zal de situatie meer georganiseerd moeten worden. Er kan in dat geval een project gestart worden met als doel 'de boel eens goed op poten te zetten'. Als het project gereed is, zijn er standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet steeds meer geïmproviseerd hoeft te worden en de werkzaamheden als routine kunnen worden uitgevoerd. 1.6

A B C

Technische projecten. Bijvoorbeeld het bouwen van een brug. Sociale projecten. Het reorganiseren van een bedrijfsonderdeel. Gemengde projecten. Een automatiseringsproject.

Bij technische projecten is het vaak goed duidelijk wat het einddoel zal zijn. Als een technisch project lukt of mislukt is het echter goed zichtbaar voor de buitenwereld. Bij sociale projecten is het doel veel minder duidelijk. Als een sociaal project lukt of mislukt is dit minder duidelijk dan bij een technisch project. Bij gemengde projecten zijn vaak meer disciplines betrokken (bijvoorbeeld managers, medici, technici, economen, informatieanalisten). Doordat deze elk hun eigen taal spreken en hun eigen kijk op de wereld hebben, zullen gemengde projecten vaak ingewikkelder zijn dan technische en sociale. 1.7 a b

Topdown: Men houdt het overzicht en verliest zich nog niet in details. Dat men het gestelde doel niet bereikt, het project te duur wordt of het project te lang duurt. Plus dat men niet de beheersinstrumenten heeft om dit tijdig te constateren en bij te stellen.

1.8 a b c d e

Ontwerprapport Plan van aanpak Bouwtekeningen Projectvoorstel Projectresultaat

Eind van de fase Ontwerp Eind van de fase Definitie Eind van de fase Ontwerp Eind van de fase Initiatief Eind van de fase Realisatie

1.9

Zelfstandig uitwerken. Motivatie is belangrijk 1.10 a Voordelen: het eindresultaat is beter voorspelbaar, de kosten zijn beter

beheersbaar en er is meer kans om het eindresultaat binnen de afgesproken tijd op te leveren. Door vooraf duidelijk vast te stellen wat het eindresultaat gaat worden, kan een project beter worden georganiseerd.


|

2



b

Het kost tijd om het project voor te bereiden (overhead) in de vorm van een plan van aanpak (zie hoofdstuk 5). Vandaar dat bij kleine 'klussen' de projectvorm minder geschikt is. Verder zullen medewerkers geschoold moeten zijn of worden om in projecten te werken. Door de voorgeschreven werkwijze kan een stuk 'vrijheid' verloren gaan. 1.11

Journalist: ik (A) wil binnen 4 jaar (T) een hbo-opleiding tot journalist afronden (S) en het komende jaar (T) ten minste 10 artikelen (M) gepubliceerd hebben (S). Of dit realistisch (R) is, hangt van de persoon af die ik ben.

1.12 a b c d e

f g

Discipline: vakgebied Brainstormen: discussiëren over oplossingen zonder nog na te denken over de haalbaarheid. Prototype: een model van de werkelijkheid. Bijvoorbeeld een maquette van een gebouw. Implementatie: de organisatorische invoering van de resultaten van een project. Conversie: de overgang van een oude situatie naar een nieuwe situatie. Bijvoorbeeld: het verhuizen naar het nieuwe pand bij een nieuwbouwproject van een kantoor. Een document dat een project en de uitvoering ervan definieert. Ad hoc: men reageert direct op een probleem. Zonder de tijd te hebben lang over de oplossing na te denken.

1.13

In overleg

1.14

Als een student in een projectteam terechtkomt misschien wel. Als de opdracht individueel is niet, wel kunnen dan technieken uit projectmanagement worden gebruikt. Bijvoorbeeld het schrijven van een plan van aanpak of het maken van een planning.

1.15

De wereld verandert tegenwoordig sneller. Veranderingen kunnen via een projectmatige aanpak beter worden aangestuurd.

1.16

In overleg

1.17

Slecht ontworpen kledinglijn, te hoge fabricagekosten, verouderde machines, slechte marketing, onbekwaam personeel.

1.18 a b c d e f g

personeel op cursus Projectmanagement (ook de managers!) afspreken werkwijze (bijvoorbeeld zoals in hoofdstuk 5 van dit boek) uitvoeren (betrekkelijk klein) proefproject evalueren proefproject maken afspraken en standaards voor uitvoering van projecten uitvoeren groot project evalueren project


|

3


1.19


Discussie

Hoofdstuk 2 2.1

Broodfabriek: Hangt uiteraard af van de grootte. Bijvoorbeeld: Verkoop, Administratie/Inkoop, Bakkerij, Expeditie, eventueel Banketbakkerij.

2.2

Niet de lijnmanagers voeren het project uit. Een project is een apart in het leven geroepen, tijdelijke organisatie die een 'grote klus' moet uitvoeren.

2.3

Bij meerder opdrachtgevers loopt u het gevaar dat u van verschillende kanten verschillende opdrachten krijgt. Van wie neemt u de opdracht dan aan? Zorg voor één opdrachtgever die het project aanstuurt. Laat men onderling bij de opdrachtgever maar uitmaken wie deze persoon is.

2.4

In overleg.

2.5

Hierdoor zal de kwaliteit van het projectresultaat beter worden: de toekomstige gebruikers weten vaak goed wat ze nodig hebben. Verder wordt de invoering (implementatie) van het projectresultaat makkelijker, omdat de gebruiker beter zal meewerken als hij vanaf het begin betrokken is geweest.

2.6 het lef hebben zich als leider te gedragen taakgericht kunnen werken goede communicatieve vaardigheden bezitten enthousiast anderen kunnen motiveren om kunnen gaan met conflicten hoofd- en bijzaken van elkaar kunnen onderscheiden (helikopterview) vooruit kunnen denken kunnen onderhandelen, bijvoorbeeld met de opdrachtgever kunnen omgaan met onzekerheden kunnen organiseren en delegeren

intern + extern intern + extern intern + extern intern vooral intern intern + extern intern + extern extern intern + extern vooral intern

2.7

Hij moet begrijpen hoe managers en andere personeelsleden denken en handelen. Hij moet om kunnen gaan met weerstanden en moet weten waar de gevoeligheden liggen.

2.8

Zorgen dat het project in de belangstelling blijft. Ervoor zorgen dat medewerkers en de opdrachtgever op de hoogte blijven van de voortgang en wijzigingen.

2.9

Onder andere: kunnen samenwerking, een positieve instelling hebben, taakgericht kunnen werken, doorzetten, kunnen omgaan met onzekerheden en initiatieven nemen.

2.10

Afgezonderd van de normale organisatie, zodat men niet gestoord wordt door de dagelijkse gang van zaken met als doel onder andere teambuilding en voorlichting.


|

4


2.11

Voordelen: Consultants zijn meestal gewend aan verandering en zijn flexibel. Ze zijn deskundig en hebben veel ervaring. Ze kunnen zich 'vrij' bewegen binnen het bedrijf: ze hoeven zich niet druk te maken om hun carrière. Nadelen: Consultants zijn vaak duur. Consultants verdwijnen na afloop van het project met de opgedane kennis (eventueel zelfs naar de concurrent).

Consultants hebben vaak geen belang dat een project op tijd wordt opgeleverd, ze staan dan mogelijk op straat en kunnen een project daarom soms moedwillig vertragen.

-

2.12


Discussie

2.13 a b c

d

e f g h i

j

k l m

n

Organigram: Plaatje dat de machtsstructuur in een organisatie weergeeft. Lijnorganisatie: Organisatie met een hiërarchie. Competentie: Een competentie is de combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren (beroepsbekwaamheid). Stuurgroep: Coördineert verschillende projecten. Bevat meestal projectleiders en vertegenwoordigers van het management of de opdrachtgever. Referentiegroep: Groep deskundige personen die ervaring heeft met soortgelijke projecten en de projectgroep kan adviseren. Werkgroep: Subgroep van de projectgroep die belast is met een deeltaak van een project. Materiedeskundige: Iemand die deskundig is op een bepaald gebied (met bepaalde 'materie'). Stakeholder: Iemand die betrokken is bij het project of belang heeft bij het projectresultaat. Laisser faire: Weinig sturing, de leidinggevende laat de medewerkers hun gang gaan. Laisser faire was in de zestiger jaren een opvoedingsmethode. Taakgericht: Een manager is taakgericht als hij meer is gefocust op het behalen van het resultaat dan op de mensen die het resultaat moeten bereiken. Een projectleider moet voldoende taakgericht zijn. Mensgericht: Een manager is mensgericht als hij/zij gefocust is op de contacten met mensen. Autoritair leiderschap: De leider geeft zijn medewerkers opdrachten en laat weinig ruimte voor eigen inbreng. Teambuilding: Teambuilding is het samensmeden van een groep individuen tot een goed samenwerkend team. Eventueel kan door middel van training de teamgeest versterkt worden. Consultant: Iemand die vanwege zijn deskundigheid wordt ingehuurd, bijvoorbeeld voor een project.


|

5


o

p

q r s

t

u v w


Job-hopper: Iemand die vaak van baan of functie wisselt. Voordeel: brede ervaring. Nadeel: Blijft vaak niet lang genoeg om er als organisatie plezier van te hebben. Carrièreconflict: Een projectlid heeft twee bazen: de projectleider en het afdelingshoofd. Voor promotie is een projectlid vaak afhankelijk van zijn afdelingshoofd, deze geeft immers advies over salarisverhoging. Het projectlid kan hierdoor de neiging vertonen meer naar zijn 'dagelijkse baas' te luisteren dan naar de projectleider. Brainstorming: Het genereren van (soms wilde) ideeën zonder rekening te houden met de gevolgen ervan (dat komt later). Detacheringbureau: Een 'uitzendbureau' voor specialisten. Core business: De kernactiviteiten, datgene waar de organisatie voor is opgericht, het primaire proces. Voor een broodfabriek is dat het bakken van brood. Outsourcing: Activiteiten die niet tot de kernactiviteiten behoren worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf. Bijvoorbeeld het schoonhouden van een kantoorgebouw. Fixed price: Het werk of project wordt voor een vooraf bepaalde prijs geleverd. Fixed date: Het werk of project wordt op een vooraf bepaalde datum geleverd. Turnkey project: Het projectresultaat wordt opgeleverd volgens de afgesproken kwaliteit of de afgesproken datum (fixed date) en de afgesproken prijs (fixed price).

2.14

Discussie

2.15

Voordeel: Men hoeft zelf de kennis niet in huis te hebben, een extern bedrijf is meestal beter aan te sturen, een extern bedrijf kan het beter. Nadeel: Men verwerft de kennis niet zelf, men is afhankelijk van het bedrijf.

2.16

Bij een reorganisatie moeten vaak zeer vervelende beslissingen worden genomen, zoals ontslagen. Als iemand uit de eigen organisatie deze beslissingen neemt, kan het verder functioneren van deze persoon lastig worden. Een extern bureau is slechts tijdelijk ingehuurd en verlaat na de slechte boodschap het bedrijf.

2.17

Discussie

2.18

Discussie

2.19 a b

c

2.20

Programma: een samenhangend aantal projecten Stuurgroep: groep die bestaat uit de vertegenwoordiging van de opdrachtgever en de projectleiders van verschillende projecten voor informatie-uitwisseling en coördinatie Task force: een projectgroep die bestaat uit een groep medewerkers die geheel wordt vrijgemaakt voor een groot (en belangrijk) project Discussie


|

6

Antwoorden op de vragen uit het boek

Recommend Documents