UITVOERINGSPLAN Innovatieprogramma voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie

UITVOERINGSPLAN2015

Innovatieprogramma voorduurzametoegankelijkheidvanoverheidsinformatie eneentoekomstvastearchieffunctie

ProgrammabureauArchief2020 Status aangebodenaanhetministerievanOCW Fase definitief Versie 1.0 Datum 1december2014

Archief 2020 – Uitvoeringsplan 2015 | versie 1.0 | 1 december 2014

Colofon Projectnaam

Uitvoeringsplan 2015 Archief 2020. Innovatieprogramma voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie

Auteurs

Anouk Baving, Violet Meerdink, Dirk Emans, met input van Berthil Hulsebos, Robbert Jan Hageman, Andre Plat, Tine van Nierop

Contactpersoon

Anouk Baving (programmamanager) 06 52 66 32 49 [email protected] Violet Meerdink (programmasecretaris) 06 55 26 79 37 [email protected] Robbert Jan Hageman (projectcoördinator) 06 55 26 78 86 [email protected] Andre Plat (projectcoördinator) 06 20 95 99 03 [email protected] Tine van Nierop (projectleider Open Toegang) 06 5267 23 31 [email protected] Dirk Emans (communicatieadviseur) 06 27 82 13 69 [email protected]

Dit uitvoeringsplan 2015 is opgesteld door het programmabureau Archief 2020. Het behoort bij het programmaplan 2013-2016 en is het vervolg op het uitvoeringsplan van 2013 en 2014. Dit plan is 1 december 2014 ter vaststelling aangeboden aan de opdrachtgever bij het ministerie van OCW. Voor meer informatie over het programma Archief 2020 zie de website www.archief2020.nl

Pagina 2 van 32


Inhoud

1

Inleiding—5

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2015: focus, prioriteiten en samenhang—7 Focus van het programma—7 Mijlpalen—7 Veranderopgaven—7 Programmaplanning en veranderstrategie—9 Afwegingskader cofinanciering projecten—9

3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5

Stand van zaken 2014—10 Waar staan we?—10 Programmalijn 1 (digitale duurzaamheid)—10 Programmalijn 2 (openbaarheid en selectie)—11 Programmalijn 3 (toegankelijkheid Archiefcollectie NL)—12 Programmalijn 4 (documenteren van de samenleving)—12 Programmalijn 5 (kwaliteitszorg en bestelversterking)—12

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Activiteiten 2015—14 Activiteiten Programmabureau Archief 2020—14 Programmalijn 1 (digitale duurzaamheid)—15 Programmalijn 2 (openbaarheid en selectie)—18 Programmalijn 3 (toegankelijkheid Archiefcollectie NL)—19 Programmalijn 4 (documenteren van de samenleving)—21 Programmalijn 5 (Kwaliteitszorg en bestelversterking)—22

5 5.1.1 5.1.2 5.1.3

Activiteitenprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO)—25 Strategieontwikkeling en visievorming—25 (Laten) uitvoeren van producten—25 Nieuw te starten activiteiten—25

6

Communicatie—26

7 7.1 7.2

Financiën—29 Toelichting op de begroting 2014—29 Toelichting op de deelbudgetten—30

Pagina 3 van 32


Pagina 4 van 32


1

Inleiding

Dit is het derde Uitvoeringsplan dat Archief 2020 presenteert. Startjaar 2013 en opbouwjaar 2014 hebben ons halverwege de looptijd van het programma gebracht. De eerste helft van het programma is te typeren als energiek en hectisch. Twee beschrijvingen die horen bij grote innovatie- en verandertrajecten. Over de volle breedte van het informatiespectrum wisten deelnemers de weg naar het programma te vinden. En evenzo wist het programma de weg te vinden naar belangrijke stakeholders die betrokken zijn bij het vormen, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie. De oogst van de activiteiten uit de eerste twee jaar zetten we ook in 2015 in om de programmadoelen te ondersteunen. Resultaten uit het verleden dragen bij aan een succesvolle toekomst. En voor de uitbreiding van die succesvolle toekomst werken we met uitvoeringspartners in de archief-en informatiesector, verder aan de duurzame toegankelijkheid van (overheids)informatie. Digitale duurzaamheid (programmalijn 1) en toegankelijkheid (programmalijn 3) zijn en blijven prioriteiten. Daarnaast gaat ook meer aandacht uit naar kwaliteitszorg en bestelversterking (programmalijn 5) om de programmaresultaten te borgen. Op bestuurlijk en managementniveau blijft de opdracht om bewustwording te stimuleren en aandacht te besteden aan heldere positionering van archiefdiensten binnen de overheid. Er wordt op diverse plaatsen en manieren hard gewerkt aan de ontwikkeling van landelijke digitale infrastructuren. Het is de uitdaging die netwerken ten volle te benutten bij de inrichting van duurzame digitale archivering. Daarnaast is de kennisfunctie die het Nationaal Archief (NA) heeft, in ontwikkeling. Het gaat daarbij om het richten, inrichten en laten verrichten van kennisdeling in een kennisnetwerk. In een netwerk kunnen alle archief- en informatieprofessionals bijdragen aan de ontwikkeling van een toekomstvaste archieffunctie. De agenda van Archief 2020 wordt gevuld in nauwe samenwerking met uitvoeringspartners. We proberen daarin archivarissen, informatiemanagers en, in toenemende mate, ICT-architecten te betrekken. Op die manier zorgt Archief 2020 ervoor dat de activiteiten aansluiten op de innovatieagenda 2012-2016 van de convenantpartners en voorzien in de behoeften van de brede achterban. Uit de betrokkenheid met uitvoeringspartners en deelname aan bijeenkomsten blijkt een steeds breder gedragen en geuit gevoel van urgentie te leven. Steeds meer instellingen en professionals zijn op enigerlei wijze betrokken bij een Archief 2020 project. De ‘participatiegraad’ van het programma neemt hierdoor toe. Een lijn die we willen uitbouwen om nog breder effect te zien. Samenwerking door pioniers van het digitaal archief en koplopers die hun ervaringen actief delen versnelt de vernieuwingen. Archief 2020 zal in 2015 doorgaan met ‘laagdrempelige’ initiatieven en kennisdeling, om meer instellingen en diensten te verleiden om zelf nieuwe stappen te zetten in hun organisatie. In pilots worden veranderingen in de praktijk beproefd. Het delen van ervaringen en kennis staat centraal in onze aanpak, ook bij de ontwikkeling van instrumenten. Op basis van samenwerkingsovereenkomsten is cofinanciering van proefprojecten mogelijk. De kunst is verder te innoveren met de kennis en ervaring van eerdere Pagina 5 van 32


pilots. Ook biedt Archief 2020 organisaties de mogelijkheid om via detachering een bijdrage te leveren aan (landelijke) projecten. In een sector die zo in ontwikkeling is als de informatie- en archiefsector is de professionaliseringsslag naar de toekomstvaste archieffunctie alleen te maken in een goede onderlinge samenwerking. We bouwen zo in 2015 aan een gemeenschappelijk verhaal dat de mogelijkheden en veranderstappen laat zien. Hiermee wordt de sector gefaciliteerd om haar maatschappelijke functie te verstevigen en als volwaardig gesprekspartner en adviseur van bestuurlijk Nederland op te treden. Zo geeft de sector invulling aan de toekomstvaste archieffunctie en draagt bij aan een betrouwbare digitale overheid. Het programmabureau heeft gemerkt dat er bij archiefinstellingen en (decentrale) archiefvormers behoefte is aan specifieke instrumenten zoals handreikingen en ‘best practices’ om digitale informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Dat kan op gespannen voet staan met een vernieuwingsbeweging die Archief 2020 breed en ‘van onderop’ probeert te stimuleren. In 2015 zullen meerdere landelijke projecten starten die handreikingen kunnen opleveren. We zullen tegelijkertijd extra aandacht besteden aan draagvlak voor gebruik en uitvoering daarvan. Het programmabureau investeert in intensief en structureel communiceren en kennisdelen. Ze zal enkele instellings- en pilot-overkoepelende projecten initiëren, en andere faciliteren, co-financieren en begeleiden. Communicatie moet in 2015 de zichtbaarheid van het innovatieprogramma verder vergroten. De website archief2020.nl wordt uitgebreid en op Pleio zorgen we onder de noemer ‘Informatie 2020’ voor bundeling van kennis en innovatief vermogen in de sector. Dit uitvoeringsplan geeft weer hoe de uitvoeringspartners samen met het programmabureau en de projecten Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) uitvoering wil geven aan de geformuleerde innovatieopgave en de mijlpalen voor 2015. De inhoud is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de convenanten uitvoeringspartners. In 2015 zal bovendien de mid-term review plaatsvinden om de voortgang van de bestuurlijke innovatieagenda (2012-2016) te meten. Dat zal belangrijke input opleveren voor de prioriteiten in de tweede helft van het programma.

Pagina 6 van 32


2

2015: focus, prioriteiten en samenhang

2.1

Focus van het programma In het programmaplan 2013-2016 staan veel doelen onder de 5 programmalijnen die voorkomen uit de Archiefvisie en het Archiefconvenant. In het uitvoeringsplan 2013 ging de aandacht in beginsel uit naar alle programmalijnen, met het zwaartepunt op digitale duurzaamheid. In het uitvoeringsplan 2014 kreeg digitale duurzaamheid de meeste aandacht. Op basis van gesprekken met initiatiefnemers en uitvoeringspartners en met het oog op mijlpalen 1 en 2 (§2.2.) staat in 2015 de ‘duurzame toegankelijkheid’ centraal, via lijn 1 ‘digitale duurzaamheid’ en lijn 3 ‘toegankelijkheid’. Een essentiële notie is dat zonder toegankelijkheid ‘digitale duurzaamheid’ een holle frase is, het een kan niet zonder het ander. De overige programmalijnen blijven wel in beeld. Programmalijn 5 ‘kwaliteitszorg en bestelversterking’ zal speciale aandacht krijgen in de vorm van de deskundigheidsbevordering in de sector (met de branche) en de versterking van de kennisfunctie van het Nationaal Archief (NA). Programmalijn 2 (openbaarheid en selectie) krijgt aandacht in kennisuitwisseling en op lijn 4 (documenteren van de samenleving) ontstaan in 2015 concrete initiatieven voor vernieuwing.

2.2

Mijlpalen De formulering van de mijlpalen is na overleg met de convenanten uitvoeringspartners (Beleidsteam en Programmaberaad) geconcretiseerd voor 2015: 1.

2.

3.

2.3

Medio 2015 is voor decentrale overheden en hun archiefdiensten helder welke opties er zijn voor duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven; hoe het landelijke aanbod van diensten en digitale infrastructuren er uit komt te zien, en wat zij moeten regelen om aan te sluiten. In het najaar van 2015 weten de archiefbeherende instellingen wat ‘open toegang’ inhoudt (kennis en instrumenten) en wat het betekent voor publiek en de eigen organisatie (positie), en formuleren zij een gezamenlijke koers om invulling te geven aan de digitale Archiefcollectie Nederland en Europese ontwikkelingen. Medio 2015 is de kennisfunctie van het Nationaal Archief zichtbaar in en voor de archiefsector in een groeiend kennisnetwerk, door interactieve kennisdeling en -ontwikkeling en samenwerking met (kennis)partners.

Veranderopgaven Archief 2020 is opgezet als een veranderprogramma voor de archiefsector. Archiefen informatieprofessionals worden daarbij uitgedaagd om nauwer samen te werken om digitale informatie duurzaam toegankelijk te kunnen houden voor burgers/belanghebbenden. Rol en positionering archiefdiensten: dialoog organiseren De veranderende rol van de archiefdiensten als expertisecentrum en facilitator voor andere overheden vraagt om reflectie op de eigen positie als dienst. Waar houdt de faciliterende rol op en ligt de verantwoordelijkheid voor de archiefzorg bij de zorgdragers? Om inzicht te krijgen in deze vraag is het organiseren van de dialoog tussen de overheden en de archiefdiensten essentieel. Archiefinstellingen en hun Pagina 7 van 32


opdrachtgevers (archiefvormers) zijn aan zet om samen met andere informatieprofessionals en ICT-deskundigen aan tafel te gaan om de digitale archieffunctie vorm te geven. Sleutelbegrippen daarbij zijn bewustwording en samenwerking. Prioriteit is om deze ontwikkeling van de archiefdiensten tot een stand alone erfgoedinstelling te gebruiken om te komen tot een geïntegreerde informatiehuishouding van de overheid. Kennisdelen en toepassen Er is urgentie om krachten te bundelen en samen nieuwe diensten te ontwikkelen die inspelen op de toekomstige situatie. De uitdaging is om de komende jaren samen te blijven zoeken en kennis te delen. Tijdens de managementconferentie in mei 2014 bleek de stand van zaken bij de archiefdiensten te verschillen. Kennisdelen is daarom een kernbegrip. De uitdaging is om gelijktijdig een slag van kennisontwikkeling naar gebruik en uitvoering te maken. Dit verdient in 2015 wederom een prominente plaats in pilots/projecten. De groep koplopers kan dan groeien en er ontstaan meer mogelijkheden voor kleinere archiefinstellingen om actief deel te nemen. Professionalisering van de branche: ‘digitale archivaris’ De digitale archieffunctie is nog niet in control voor alle processen/applicaties bij alle decentrale overheden. Dit blijft een aandachtspunt. Handreikingen zijn een stap voorwaarts. De (bestaande) normen voor goed duurzaam toegankelijk informatiebeheer moeten in 2015 duidelijker toepasbaar worden. Dit vraagt ook om het stimuleren van professionalisering en deskundigheidsbevordering van archivarissen en voor zover mogelijk binnen Archief 2020 ook informatiemanagers via beroepsverenigingen en opleiders. Ook de competenties van de ‘digitale archivaris’ en informatiemanager vragen aandacht om het kennistekort te overbruggen. Bewustwording bestuurders: ‘Het verhaal’ Zijn de archivarissen in staat om de uitdagingen van de sector en wat daarvoor nodig is, aan te kaarten bij bestuurders? Tot nog toe is gebleken dat de urgentie om binnen de informatieketen meer te gaan samenwerken niet breed gevoeld wordt. Meer bewustwording bij bestuurders is van belang om hen beter te laten sturen op de uitdagingen waar de sector voor staat. Dat vraagt behalve om praktische instrumenten vooral ook om de ontwikkeling van een gemeenschappelijk gedeeld verhaal (inclusief businessmodel, diensten, kosten, sturen op informatie, toegevoegde waarde archivaris, klantvraag, rollen en positionering). Binnen Archief 2020 kan de archiefsector werken aan een eenduidig verhaal waarin het de randvoorwaarden en uitdagingen uiteen kan zetten om op deze manier de bewustwording bij bestuurders te creëren.

Pagina 8 van 32


De ‘driehoek’ van professionals maakt onderdeel uit van het verhaal. Effectieve samenwerking tussen die drie actoren is essentieel om duurzaam toegankelijk werken en archiveren te realiseren samen met proceseigenaren/ambtenaren bij de overheden.

Ambtenaren in primair proces

2.4

Programmaplanning en veranderstrategie De globale planning van het Programmaplan 2013-2016 blijft van kracht.

Innovatieprogramma planning 2013-2016 2013 programmabureau operationalisering visie (ijken programmadoelen)

monitoring

2014

2015

monitoring en identificeren ‘witte vlekken’

inrichting

werk tussenstand lessons learned conferentie In beeld delen

werk aftrap conferentie

voortgang meting

nul meting

landelijke projecten decentraal projecten decentraal bestuurlijk (aanjaagteam)

versterken kennisfunctie NA

2.5

2016 implementatieagenda opstellen

(door)ontwikkelen Producten en pilots (werkwijzen)

quick wins & projecten

lessons learned delen

evaluatie

successen vieren

resultaat meting

pilots op ‘witte vlekken’

Implementatie (voorbeelden benutten)

(verder)ontwikkelen & implementeren & beheer borgen

mobiliseren en aanjagen

inrichting implementatie project

ontwikkelen / versterken organisatie & verankeren in netwerk

structureel borgen

Afwegingskader cofinanciering projecten Het afwegingskader cofinanciering projecten blijft in 2015 van kracht, zie www.archief2020.nl

Pagina 9 van 32


3

Stand van zaken 2014

3.1

Waar staan we? In dit hoofdstuk maken we aan de hand van het Uitvoeringsplan 2014 de tussentijdse balans op. Per programmalijn kijken we naar de stand van zaken, ook in relatie tot de (veranderende) context van het programma. Algemeen Op hoofdlijnen is het tweede jaar Archief 2020 verlopen zoals beoogd in de globale programmaplanning. Het programmabureau is in 2014 versterkt met twee projectcoördinatoren en een projectleider Landelijke Open Toegang. De belangrijkste algemene resultaten in 2014 zijn de volgende: -

-

-

3.1.1

Maandelijks overleg met koplopers voor kennisdeling Managementconferentie samen met BRAIN (follow up door BRAIN in zomeravondgesprekken) Summerschool in Almere en Eindhoven Positioneringsmodel en zelfevaluatie-instrument ontwikkeld voor archiefdiensten (i.s.m. Bureau Berenschot) Website Archief 2020 gelanceerd, met regelmatig nieuws over de projecten en links naar digitale communities en stakeholders Samenwerkruimte Informatie2020 ingericht op Pleio en daarnaast digitale samenwerkingsruimten voor Productie en Kennis Platform Duurzame Toegankelijkheid (PKDT1), koplopers, en Beleidsteam Archief 2020 heeft artikelen gepubliceerd in diverse vakbladen In totaal 7 samenwerkingsovereenkomsten met archiefinstellingen en overheden getekend 11 projecten zijn in 2014 afgerond 22 projecten zijn in 2014 gestart Nulmeting Archiefbeheerder en nulmeting Archiefvormers uitgevoerd Vraagstelling mid-term review voorbereid Intensievere samenwerking met KING (o.a. in projecten en communicatie) gerealiseerd

Programmalijn 1 (digitale duurzaamheid) Prioriteit voor mijlpaal 1. Decentrale projecten Archief 2020 investeerde tijd in de aanloop van projecten. Gesprekken over projectplannen en met name de beoogde leerdoelen waren vruchtbaar en 1 Het Productie- en Kennisplatform Duurzame Toegankelijkheid (PKDT) is het samenwerkingsverband van pioniers/grote archiefinstellingen met digitaal depot voorzieningen. Het PKDT bestaat uit Stadsarchief Rotterdam, Stadsarchief Amsterdam, Noord-Hollands Archief, Het Utrechts Archief, Nationaal Archief en JustID

Pagina 10 van 32


-

-

wederzijds verhelderend. Het vergroot de kans dat geleerde lessen overgedragen kunnen worden aan andere instellingen/diensten. In 2014 zijn 7 pilots gestart op het gebied van digitale duurzaamheid bij overheden en hun archiefdiensten. Enkelen zijn ook al in 2014 afgerond, waaronder de pilot van de gemeente Haarlem/Noord-Hollands archief en het Utrechts Archief. In 2015 zullen de resultaten van de meeste pilots geoogst en sectorbreed gedeeld worden. De lessons learned dragen bij aan de ontwikkeling van nieuwe instrumenten en best practises. Samenwerkingsovereenkomsten van pilots over digitale duurzaamheid zijn onder andere gesloten met Alkmaar/Gouda/Waterland, het Westfries Archief, Historisch Centrum Overijssel, het stadarchief Amsterdam en de gemeente Den Bosch.

Landelijke projecten Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO): Brede samenwerking heeft in april 2014 deze standaard voor metadatering voor alle decentrale overheden opgeleverd. TMLO is een belangrijke voorwaarde voor het bereiken van duurzaam digitaal archiveren en draagt specifiek bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. In 2014 is verkend welke stappen in 2015 nodig zijn voor beheer en stimulering van gebruik. Handreiking Vervanging: In februari 2014 is de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden opgeleverd die nadere uitleg biedt rond de bepalingen voor vervanging uit de Archiefregeling. Eind 2014 is een plan van aanpak gereed voor verder beheer en implementatie. Handreiking Overdracht: PKDT heeft een werkdocument opgeleverd voor bespreking in de sector. Routekaart/stappenplan: een eerste aanzet in de vorm van een praatplaat is gereed. Samen met het programma DTR (Digitale Taken Rijksarchieven) wordt gewerkt aan een integratie van duurzame toegankelijkheid binnen de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en haar architectuur ‘dochters’. 3.1.2

Programmalijn 2 (openbaarheid en selectie) Decentrale projecten Het onderwijsatelier Actieve openbaarheid WABO-dossiers is gestart in de zomer en daarvoor is een samenwerkingsovereenkomst gesloten met de Hogeschool van Amsterdam en partners. Landelijke projecten Het NA heeft i.s.m. Archief 2020 de eerste Kennisbijeenkomst Open Overheid georganiseerd in november. Dit is het begin van een serie kennisbijeenkomsten open data en open overheid. In overleg met Archief 2020 heeft de NVBA een projectvoorstel gemaakt voor het maken van een nieuwe publicatie over de waardering en selectie van particuliere archieven. Het NA werkt samen met het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) aan de implementatie en ontwikkeling van selectielijsten voor provincies en gemeenten. Hiermee is door het NA een begin gemaakt van de ontwikkeling van een ‘kookboek waardering en selectie’ volgens de nieuwe waarderings- en selectieaanpak. Pagina 11 van 32


3.1.3

Programmalijn 3 (toegankelijkheid Archiefcollectie NL) Prioriteit voor mijlpaal 2: In september is de nieuwe projectleider Landelijke Open toegang begonnen met een kennismakingsronde langs partners en stakeholders. Na inventarisatie van wensen en mogelijkheden wordt eind 2014 een projectplan opgesteld voor activiteiten (projecten, pilots, handreikingen). Het afbakenen van de activiteiten en het zoeken naar strategische deelnemers en partners hierin is een belangrijk aandachtspunt en is reeds in gang gezet. Landelijke projecten Het rapport ‘Open toegang tot archiefcollectie Nederland: Verkenning en aanbevelingen’ is in april 2014 gepubliceerd. Het Projectplan APEx-NL voor de periode 2014-2015 is i.s.m. Archief 2020 geactualiseerd. Het plan geeft invulling aan Europese afspraken en de verantwoordelijkheid van het Nationaal Archief om Nederlandse archiefcollectie te helpen ontsluiten via het Archives Portal Europe. Archief 2020 ondersteunt de communicatie voor de Nederlandse archiefsector om te komen tot een breed gedragen beeld over een landelijke toegang tot de Archiefcollectie NL en het gebruik van open standaarden daarbij.

3.1.4

Programmalijn 4 (documenteren van de samenleving) Het onderwijsatelier Atelier Documenteren van de samenleving is gestart in de zomer en loopt tot medio 2015. Daarvoor is een samenwerkingsovereenkomst gesloten met de Hogeschool van Amsterdam en partners. Programmalijn 4 had geen prioriteit in Archief 2020 in 2014. Documenteren van de samenleving is geen speerpunt voor de convenantpartners. Anderzijds is uit het Atelier gebleken dat het onderwerp sterk leeft binnen de archiefsector, zowel aan de kant van onderwijs en onderzoek, als aan de kant van archiefinstellingen. Daar zit op dit onderwerp ook veel energie en innovatieve kracht. In deze programmalijn komen de maatschappelijke functie en actuele waarde van archieven onder de aandacht. Waar energie zit, wil Archief 2020 initiatieven ondersteunen. Daarom wil Archief 2020 in 2015 de uitdaging opnemen om met gebruikmaking van de uitkomsten van o.a. het Atelier ontluikende initiatieven te bundelen en daaraan ook nieuwe partijen te verbinden, zoals het NA.

3.1.5

Programmalijn 5 (kwaliteitszorg en bestelversterking) Prioriteit voor mijlpaal 3: Decentrale projecten Samenwerkingsovereenkomst gesloten met het Drents Archief voor de Pilot ‘Archieven van het Noorden’ over netwerkvorming en onderlinge taakverdeling tussen drie noordelijke Regionaal Historische Centra (RHC’s). Samenwerkingsovereenkomst gesloten over Pilot archief-audit archiefvormer gemeente Den-Bosch. Landelijke projecten Summerschool gehouden in zowel Almere als Eindhoven voor archiefmedewerkers en DIV/informatiemanagers. Vier workshops zijn daar verzorgd door ervaringsdeskundigen van overheden en archiefinstellingen. Managementconferentie samen met BRAIN voor directeuren van met name overheidsarchiefdiensten Inzet van het NA in diverse projecten ondersteund en gestimuleerd in het kader van versterking van de kennisfunctie van het Nationaal Archief. Pagina 12 van 32


-

Kwartiermaker kennisfunctie en een kennismakelaar zijn per september bij het NA aangesteld. Er is een verkenning uitgevoerd in samenwerking met Doxis over de gedeelde problematiek rond keteninformatisering bij archiefvormers, omgevingsdiensten en archiefinstellingen.

Pagina 13 van 32


4

Activiteiten 2015

4.1

Activiteiten Programmabureau Archief 2020 Het programmabureau maakt zoveel mogelijk gebruik van bestaande kanalen en gremia en werkt bij de uitvoering van landelijke projecten samen met de koepels en uitvoeringspartners zoals branchevereniging BRAIN, beroepsverenigingen KVAN en SOD, kenniscentra zoals KING, het Nederlandse Instituut voor Beeld en Geluid (NIBG), Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), grote archiefinstellingen (NA, Amsterdam, Rotterdam, RHC’s) en kennisnetwerken zoals de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) en het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Organisatorische aandachtspunten De basisbezetting van het programmabureau blijft in 2015 gelijk aan 2014. Op detacheringsbasis kunnen deeltijd- of tijdelijke functies ontstaan voor projectleiders of (project)secretaris. Wanneer detachering niet mogelijk is (bijv. vanuit een RHC) zal worden ingehuurd. Het programmabureau voert o.a. de volgende activiteiten uit: x

x

x x x x

Verkennende gesprekken en overleg met koepels, brancheverenigingen, andere programma’s en projecten en andere stakeholders t.b.v. visievorming, onderlinge synergie en de versterking van de archief- en informatiesector. Kennis delen/makelen: o koplopers en pioniers bijeenbrengen, ervaringen laten delen en verbinden op thema’s; o partijen bij elkaar brengen die niet vanzelf elkaar vinden; o stimuleren dat het NA de eigen kennis deelt met de sector en invulling geeft aan beheer en doorontwikkeling van instrumenten. Co-financieren, begeleiden van en aansluiten op bestaande initiatieven en stimuleren van nieuwe ideeën in de sector. Opdrachtgeverschap en begeleiding van landelijke projecten en ontwikkeling van (nationale) instrumenten zoals het TMLO. Faciliteren en organiseren van bijeenkomsten. Communiceren over pilots, actuele ontwikkelingen en partners een platform bieden om kennis en ervaringen te delen met de collega’s in de archief- en informatiesector, via o.a. website www.archief2020.nl, de Pleio samenwerkingsruimte Informatie 2020 en diverse media.

Pagina 14 van 32


Mid-term review In het Archiefconvenant staat geformuleerd dat het programmabureau “onderzoeken organiseert om de voortgang van de [bestuurlijke] innovatieagenda vast te stellen.” Begin 2015 vindt daarom een tussentijdse evaluatie (mid-termreview) plaats. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij. Het is niet gekoppeld aan/beperkt tot de prioriteiten voor 2015. Het onderzoek is voorwaardenscheppend voor het stellen van (nieuwe) prioriteiten in het laatste deel van het programma (medio 2015-2016). De mid-term review is een ijkpunt voor het programma en biedt input om te bepalen welke koers nodig is in de laatste anderhalf jaar. De onderzoeksvraag wordt samen met de convenantpartners geformuleerd. 4.2

Programmalijn 1 (digitale duurzaamheid) Infrastructurele projecten Op deze programmalijn zet Archief 2020 vooral in op het behalen van mijlpaal 1 (§2.2). De projecten vergen kennisbundeling en samenwerking tussen veel partijen bij verschillende overheden. Ook het ministerie van BZK en de Nationaal Commissaris Digitale Overheid zijn hierbij in beeld voor bredere afstemming. Archief 2020 zorgt voor projectleiding (detachering of inhuur) en/of coördinatie vanuit het programmabureau, voor communicatieondersteuning en (tekst)redactie. De volgende drie activiteitenclusters dragen daar direct aan bij. 1.

Het verhaal van een toekomstvaste archieffunctie voor de overheid en de functie/rol van archiefdiensten. In 2015 starten de convenantpartners via AIDO draagvlak en aandacht bij bestuurders, managers en beleidsmakers aanjagen voor duurzaam digitaal informatiebeheer en duurzame digitale depotvoorzieningen. Digitalisering van de overheid heeft gevolgen voor de archiefdienst zelf, de rol en de functievervulling. Daar hoort een overtuigend verhaal bij over duurzame toegankelijkheid en openbaarheid, dat breder is dan e-depots, waarmee anderen ook het gesprek aan kunnen gaan. Pioniers en koplopers werken hier lokaal al hard aan. De ontwikkeling van het programma DTR, rijksproject DWR-Archief, de publicatie van het functioneel

Pagina 15 van 32


ontwerp e-depot van AIDO en de ervaringen van koplopers in de pilots over e-depot vormen belangrijke input. Uitvoering: samen met VNG, IPO, Unie van Waterschappen (UvW), NA, DTR, pioniers (PKDT), koplopers & Programmaberaad, BRAIN (incl. managementconferentie) Activiteiten: Onafhankelijk advies naar de toekomstbestendigheid/rol en functie van de archiefdienst (naar voorbeeld van het advies Cohen m.b.t. de bibliotheken) bij de decentrale overheden. In samenwerking met convenantpartners en aanjaagteam AIDO (draagvlakaanpak bestuur en urgentiepaper). Streefdatum: voor de zomer 2015. Opdrachtverstrekking: convenantpartners. Delen en bundelen ervaringen van koplopers pilots met verkrijgen draagvlak bij overheden, bijv. op ronde tafels, en verduidelijken wat een edepot wel of niet is. Communicatie: presentaties op bijeenkomsten derden bijv. ECPjaarcongres en ICT-overheid; genereren van media-aandacht; bijeenkomsten i.s.m. BRAIN in relatie tot positionering archiefinstellingen, etc. 2.

Zichtbaar maken vorming digitale infrastructuren in het land door aandacht te vestigen op lopende ontwikkelingen en nieuwe producten. Er gebeurt momenteel veel rond digitale duurzaamheid. Pioniers ontwikkelen zich verder samen met de NCDD en de rijksoverheid bouwt in het programma DTR een digitale archiefinfrastructuur die ook voor anderen interessant kan zijn, zoals het NDE dat voorstaat. Communicatie over voorzieningen is echter beperkt en versnipperd. Daarnaast hebben archiefvormers behoefte aan houvast in de vorm van duidelijke normen, kaders, en (technische) specificaties. Het is de taak van Archief 2020 hierin overzicht te brengen en te sturen op heldere informatie. Uitvoering: samen met DTR, NA, RHC’s/ Werkgroep Voorbereiding Implementatie (WVI), pioniers (PKDT), koplopers, AIDO, NCDD en NDE Activiteiten: Ontwikkelen Landkaart infrastructuren en proefprojecten op website Archief 2020 Inzichtelijk maken welke technische eisen voor aansluiting op de infrastructuren vereist zijn, in samenwerking met digitale archief-pioniers en programma DTR. Bevorderen dat aanbieders zorgen voor gemeenschappelijke/generieke uitgangspunten en normen. Communiceren over samenwerkingsverbanden en netwerkvorming (mede) communiceren over voor decentrale overheden relevante producten en resultaten zoals een Producten- en diensten catalogus (PDC) voor decentrale aansluitingen van DTR, functioneel ontwerp e-depot AIDO, etc. Werkconferentie ‘Digitale (archief)depots in NL’ (werktitel) met de pioniers Amsterdam, Rotterdam, NA en JustId en koplopers i.s.m. met NCDD Optie: uitvoeren verkenning internationale vergelijking (niet begroot)

Pagina 16 van 32


3.

Stappenplan/routekaart Duurzame Toegankelijkheid Archiefvormers willen meer inzicht hebben in de processtappen op de weg naar duurzame toegankelijkheid, vanaf de digitale archiefvorming tot en met de digitale beschikbaarstelling aan burgers. Archiefinstellingen zoeken meer houvast om hierover met vormers in gesprek te gaan en hun organisatie inhoudelijk te versterken. Er is al veel informatie, maar waar vindt men die? Een stappenplan (of de kaart) moet bruikbaar zijn op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Daarbij wordt toegewerkt naar een presentatie in de vorm van een beslisboom ‘duurzaam toegankelijk digitaal archiveren’ voor overheden en hun archiefdiensten die aansluit bij overheidsarchitecturen. Uitvoering: samen met NA, AIDO, KING, architecten andere overheden, DTR (normenkader), project DWR-Archief (rijk), koplopers, pioniers (PKDT)

Activiteiten: Opstellen Stappenplan duurzame toegankelijkheid op basis van bestaande en nieuwe kaders (zoals functioneel model AIDO), kennis pioniers en ervaringen koplopers. Ontwikkelen Kenniskaart: overzicht van waar kennis aanwezig is over aandachtsgebieden in het stappenplan. Ontwikkelen web Wegwijzer: met producten van Archief 2020 en andere instrumenten via archief2020.nl en samenwerkruimte Info2020-Pleio. Voor het NA is dit een proefversie voor een te ontwikkelen kennisbank. Instrumenten Er is veel vraag naar generieke instrumenten (handreikingen) voor duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie bij decentrale (en centrale!) overheden. De ontwikkeling daarvan gaat Archief 2020 in 2015 intensiveren i.s.m. convenantpartners en sector. Daarbij wordt per geval bekeken bij welke externe partner het desbetreffende project kan worden belegd en hoe draagvlak en gebruik aandacht kunnen krijgen. Daarnaast laat Archief 2020 de reeds ontwikkelde instrumenten (TMLO, Handreiking vervanging) niet verweesd achter. Communicatie, implementatie en onderhoud/beheer daarvan dienen te worden gestimuleerd, respectievelijk structureel geborgd. Dat gebeurt in een ‘fase 2’ van deze twee projecten. 4.

Ontwikkeling van handreikingen en working papers – en toetsing daarvan in pilots - met accent op e-overheid en randvoorwaarden voor edienstverlening, duurzaam informatiebeheer en toegang. Uitvoering: gebeurt bij voorkeur door samenwerkingsverbanden van archiefinstellingen, decentrale overheidskoepels, branche- en beroepsverenigingen, kennispartners en waar mogelijk ministeries. Indien nodig zal het opdrachtgeverschap door Archief 2020 samen met de convenantpartners worden vervuld.

-

De volgende instrumenten zijn voorzien voor 2015: Handreiking duurzame toegankelijkheid digitale ruimtelijke plannen (overgangssituatie); Handreiking duurzame toegankelijkheid BIM-informatie (vastgoed overheid); Handreiking duurzame toegankelijkheid videotulen (audiovisueel materiaal) i.s.m. Vereniging van Griffiers en ministerie van BZK; Pagina 17 van 32


-

5

Werkdocumenten PKDT waaronder Preservation Policy; NORA-katern duurzame toegankelijkheid en zo mogelijk uitwerking voor NORA’s architectuur-dochters van decentrale overheden (bv. interdisciplinaire workshops). Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) fase 2 Het in voorjaar 2014 vastgestelde en gepubliceerde TMLO heeft een belangrijke functie voor duurzame toegankelijkheid en uitwisselbaarheid van digitale overheidsinformatie. TMLO fase 2 bevordert communicatie over en gebruik van het TMLO (op niveau ‘train de trainer’). Inhoudelijk via Info2020 (Pleio), Breed-netwerk en publicatie in vakbladen. Daarnaast zet Archief 2020 zich in voor positionering als standaard in KING convenant-addendum en softwarecatalogus. Het NA zal beheer volgens Bomos beproeven. Uitvoering: NA (trekker beheer), BRAIN/inspecties, VNG, IPO, UvW, KING, koplopers. Projectleider ‘stimulering gebruik decentrale overheden’ via detachering of inhuur.

6.

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (HVA) fase 2 Met de opgedane bevindingen zal de landelijke werkgroep eind 2014 een plan van aanpak voor fase 2 opstellen voor stimulering gebruik, doorontwikkeling, structureel beheer en het maken van technische do’s & don’ts (bv. over scanning). Uitvoering: werkgroep incl. LOPAI en NA

Pilots en best practices 7. Archief 2020 heeft in voorgaande jaren veel aandacht besteed aan het ondersteunen van pilots e-depot. Relatief zal het aandeel van dit soort pilots gaan afnemen. Eind 2014/begin 2015 zullen de meeste pilots van het eerste uur worden afgerond. Daarmee komt kennis en ervaring beschikbaar, die in 2015 zijn weerslag gaat vinden in projecten als ‘het verhaal’ en ‘stappenplan/routekaart’. Pilots starten op initiatief van een archiefinstelling en/of overheid. In 2015 zullen ook nieuwe pilots e-depot starten. Voorzien zijn o.m. de volgende: RHC Limburg met gemeente RHC Eindhoven met regiogemeenten Noord-Hollands Archief met provincie 4.3

Programmalijn 2 (openbaarheid en selectie) Deze programmalijn gaat in 2015 vooralsnog over kennisdeling en kennisontwikkeling voor decentrale overheden. Expertise over deze onderwerpen in de archiefsector is met name binnen het NA te vinden. Activiteiten binnen deze programmalijn leveren zo tegelijk een belangrijke bijdrage aan de versterking van kennisfunctie van het NA. Het gaat met name om openbaarheid / open overheid en de nieuwe waarderingsmethodiek (NWM). Het Atelier actieve openbaarheid WABOdossiers deelt in 2015 haar opbrengsten op basis waarvan mogelijk vervolgacties worden bepaald.

Pagina 18 van 32


Kennis en instrumenten 1.

Openbaarheid: ervaringen uitwisselen tussen rijk en decentrale overheden. Het onderwerp openbaarheid wordt daarbij verbonden met de onderwerpen informatieveiligheid, privacybescherming, transparantie en toegang. Uitvoering: door NA (kennisbijeenkomsten) samen met LOPAI, PAOO (Atelier), DTR, DWR-Archief Activiteiten: Kennisbijeenkomsten door het NA i.s.m. partners over: actieve openbaarheid, open data (Open Government Programme), big data, vervroegde overbrenging; samenwerking met BZK/Digitaal 2017. expertmeeting m.b.t. Europese richtlijn hergebruik, ook in relatie tot verdienmodellen (kosten/baten) Handreiking advisering openbaarheid bij overbrenging voor overheden (conceptversie van NA voor departementen gereed) Afsluitend symposium en handreikingen Atelier Actieve Openbaarheid WABO door PAOO met Stadsarchief Rotterdam en andere partners.

2.

Waardering en selectie: kennis NA over nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) delen met archiefvormers bij de centrale en decentrale overheden. Waardering en selectie wordt daarbij in het bredere perspectief van ‘risicowaardering’ gepresenteerd. Dat wil zeggen dat de link wordt gelegd met het informatiebeheer in den brede. Uitvoering: door NA samen met DTR, VNG, IPO, UvW Activiteiten: Kennisbijeenkomsten door het NA met decentrale overheden en archiefinstellingen over toepassing NWM op lokaal/regionaal niveau. Doorontwikkeling ‘Kookboek waardering en selectie’ (NA) tot een handreiking voor toepassing van de NWM op lokaal/regionaal niveau.

4.4

Programmalijn 3 (toegankelijkheid Archiefcollectie NL) Deze lijn krijgt extra aandacht vanwege mijlpaal 2 (§2.2). Bovendien worden aanbevelingen uit de Verkenning Open Toegang (april 2014) opgevolgd. Activiteiten op het terrein open toegang richten zich in 2015 vooral op archiefinstellingen. Zowel wat betreft kennis, instrumenten als de mogelijke gevolgen voor hun positionering in het digitale domein. Wat onder open toegang, open overheid, openbaarheid, open data en linked open data verstaan kan worden is voor velen nog onduidelijk. Verbeteren van de uitwisselbaarheid van informatie en betere ontsluiting voor publiek en ketenpartners (hergebruik) is het doel. O.a. geografische archiefinformatie biedt uitdagingen en mogelijkheden die Archief 2020 in 2015 wil etaleren in best practices.

Pagina 19 van 32


Landelijke projecten Kennis en gemeenschappelijkheid 1. De werkconferentie open toegang (voorjaar) en de daaropvolgende managementconferentie (najaar). Ze voeden de dialoog over ‘toegang’ en ‘open’. De werkconferentie belicht kennis over en betekenis van toegankelijkheid, vindbaarheid en innovatieve mogelijkheden van ontsluiting (incl. architectuur, gebruik van standaarden, aggregatieprincipes) en het verschil tussen een (landelijk) portal en (open) toegang. De managementconferentie zal de strategische verdieping geven aan de dialoog en beproeven of er een gemeenschappelijk gedragen beeld is. Uitvoering: samen met BRAIN, DEN en NCDD, NA (APEx-NL), DTR, NDE en vertegenwoordigers archiefsector 2.

Onderzoek naar de informatiebehoefte van burger, administratie, archiefinstelling en bedrijven is van waarde voor beschikbaarstelling op maat bij open toegankelijkheid (actieve openbaarheid). Archief 2020 laat kort onderzoek doen in aanvulling op ervaringen uit pilots en onderzoek. Uitvoering: Archief 2020 in samenwerking met koplopers

3.

In aanvulling op de werkconferentie is aandacht voor deskundigheidsbevordering over open toegang en architectuur. Doel is dat archiefinstellingen een landelijke referentiearchitectuur kunnen uitwerken en toepassen voor hun eigen organisatie. Welke standaarden en architectuur zijn relevant en hoe maakt een instelling een eigen ‘architectuurkaart’? Uitvoering: koplopers in samenwerking met KING, BRAIN, KVAN, SOD

Instrumenten voor innovatie van uitwisseling archiefinformatie 4. Concept versie van landelijke referentiearchitectuur voor archiefinstellingen formuleren op basis van bestaande modellen en bruikbare delen (zoals WVI en DTR), aansluitend bij overheidsreferentiearchitecturen, voor een uniforme manier van uitwisseling en samenwerking. Dit vereist samenwerking van diensten die hier al ervaring mee hebben. Begin 2015 start Archief 2020 een verkenning voor de projectdefinitie. Uitvoering: in samenwerking met archiefdiensten die al ervaring hebben met architectuur en voormalige WVI-groep (NA en RHC’s), NCDD, NDE, DTR, BRAIN, NORA, KING. Afstemming met BZK en de Nationaal Commissaris Digitale Overheid. 5.

Ontwikkelen van standaardfunctionaliteiten voor het aansluiten van archiefcollecties op ontwikkelde landelijke infrastructuren zoals APEx om goede technische uitwisseling tussen platforms (hubs) mogelijk te maken. Koppelvlakken (API’s) worden gedefinieerd i.s.m. het programma DTR en APEx. Optioneel ook een koppelvlak voor linked (open) data. Afstemming en synergie met Digitale Collectie en het OCW-project Netwerk Digitaal Erfgoed. Uitvoering: NA, DTR, APEx-NL, NDE en Digitale Collectie (NIBG) Pagina 20 van 32


6.

Ontwikkelen van instrumenten voor een onafhankelijke toetsing en validatie van de vereiste software (diensten) van betrokken leveranciers in een ‘catalogus’ t.b.v. archiefinstellingen. Dit start met een verkenning door een technisch adviseur. Uitvoering: afstemming met DTR, Erfgoedmakelaar (DEN/Meertens), het initiatief ‘Keurmerk’ (DEN) en KING

7.

Verkenning Archiefontologie versie 1.0 voor werken met linked dataconcepten en semantisch zoeken & vinden. Aansluitend bij concepten uit het cultureel erfgoed met inhoud uit het archiefveld. In overleg met DTR en partijen als Rijksdienst Cultureel Erfgoed (RCE) wordt een URI-strategie voor concepten en informatieobjecten vastgesteld. Uitvoering: samen met NA, DTR, RCE en Digitale Collectie (NIBG)

APEx-NL 8. Archief 2020 ondersteunt de aansluiting van archiefcollecties op aggregator APEx-NL in de communicatie. Uitvoering gebeurt door de projectorganisatie APEx bij het NA. Uitvoering: samen met NA/APEx-NL en DTR Pilots en best practices Sommige archiefdiensten lopen voorop met open toegang en open data beleid. Anderen zoeken naar mogelijkheden om te vernieuwen. Archief 2020 zoekt de samenwerking op om in diverse best practices en pilots hier aandacht aan te geven. De praktijkbevindingen kunnen leiden tot handreikingen en adviezen over gebruik van bv. geoinformatie. Uitgewerkt in proof of concepts kunnen de opgeleverde producten bouwstenen vormen voor het ontwikkelen van generieke tools. Uitvoering door (nieuwe) koplopers samen met kenniscentra en bv. de creatieve industrie

4.5

9.

Stimuleren en etaleren van best practices in ontsluiting van archieven met geografische (archief)data voor een betere doorzoekbaarheid in samenhang met cultureel erfgoed. Denk aan het ontsluiten van kaarten door georefereren met hulp van de crowd, de inzet van een reeds ontwikkelde historische geocoder voor betere doorzoekbaarheid en de bouw van een geothesaurus.

10.

Pilot proof of concept voor social tagging (user generated content) van historisch archiefmateriaal door de crowd.

Programmalijn 4 (documenteren van de samenleving) Activiteiten in 2015 zijn gericht op landelijke samenwerking van archiefinstellingen t.b.v. de veiligstelling van particuliere (digitale) archieven als onderdeel van de Archiefcollectie NL en de rol van archivaris als adviseur voor particuliere digitale archiefvormers. Dit kan bijdragen aan bestelversterking. Ook ervaringen in de Pagina 21 van 32


bibliotheeksector kunnen interessant zijn. Daarnaast ligt de focus op het ontwikkelen van instrumenten waarmee particuliere archiefvormers hun digitale archief zelf beter kunnen beheren. Voor deze lijn zijn bovendien de ervaringen en resultaten van belang van het Atelier documenteren van de samenleving dat loopt tot medio 2015. 1.

Faciliteren van een verkenning om te komen tot een ‘coalition of the willing’ van archiefinstellingen wat betreft afstemming/samenwerking t.a.v. veiligstelling van het particuliere gedeelte van de Archiefcollectie NL. Onderdelen hiervan zijn o.m. het in kaart brengen en vergelijken van bestaande collectieprofielen en een stakeholdersanalyse. Uitvoering: samen met categorale archieven, NA en NCDD

2.

Ondersteunen van de ontwikkeling van een toolkit voor duurzame toegankelijkheid van digitaal particulier archief. Hergebruik van kennis en ervaringen van koplopers / RHC’s. Uitvoering: Samen met Implementatiemanagers RHC’s en NA (IMO), onderwijsinstellingen en koepels particuliere archieven

3.

Ondersteunen van de ontwikkeling van een handboek over waardering en selectie van bedrijfs- en overige particuliere archieven. Het gaat hierbij om een totale revisie van de bestaande publicatie ‘Selectiecriteria voor bewaartermijnen’. Uitvoering: Nederlandse vereniging voor bedrijfsmatig archiveren (NVBA) is de trekker

4.6

Programmalijn 5 (Kwaliteitszorg en bestelversterking) Op deze programmalijn zal Archief 2020 inzetten op: deskundigheidsbevordering in de archief-en informatiesector en stimulering van het NA om de kennisfunctie NA zichtbaarder in een landelijk kennisnetwerk (mijlpaal programma); professionalisering en deskundigheidsbevordering van de beroepsgroep (in brede zin, dus inclusief informatiemanagers/DIV); nieuwe vormen van samenwerking en positionering van archiefinstellingen stimuleren. Landelijke projecten 1. Versterking kennisfunctie Nationaal Archief (NA). Voor een belangrijk deel zal deze gestalte krijgen door ‘gewoon doen’ in projecten en bijeenkomsten; door samenwerking met kennispartners (gemakeld door het NA als kennishub) met expertise van NA-medewerkers Daarnaast zullen de kwartiermaker kennisfunctie en de kennismakelaar de volgende activiteiten oppakken: a. uitvoering landelijke verkenning kennisbehoefte, vervolg op de quick scan door Archief 2020 in 2013, evenals een verkenning van het landelijke kennisnetwerk; b. opstellen van een dynamische kennis- en ontwikkelagenda;

Pagina 22 van 32


c.

organisatieontwikkeling t.b.v. de inrichting van de kennisorganisatie en competentieontwikkeling.

Uitvoering: NA 2.

Deskundigheidsbevordering van de digitale archivaris/informatiemanager. Met BRAIN en KVAN enerzijds en SOD anderzijds zal Archief 2020 inzetten op de ontwikkeling van opleidingsmodules en curricula voor bij- en nascholing en (beroeps)profiel voor nieuwe medewerkers. Daarbij gaat het niet alleen om ‘harde kennis’ maar ook om attitudevorming van de digitale archivaris/DIV om zich voortdurend te blijven ontwikkelen, ‘te leren leren’ en zich in verschillende rollen te kunnen bewegen in zijn (veranderende) omgeving. Uiteraard zal Archief 2020 ook zelf actief bijdragen aan deskundigheidsbevordering, met name door het organiseren van een Summerschool zoals in 2014. Uitvoering: initiatief van BRAIN, KVAN, SOD. Met o.a. LOPAI, Opleiders, VNG, IPO, UvW (AIDO), en andere beroepsverenigingen, etc.

3.

Uitwerking van het in 2014 ontwikkelde positioneringsmodel (strategische scenario’s) voor archiefinstellingen wordt samen met BRAIN opgepakt in o.a. een volgende managementconferentie. De focus zal liggen op positionering van archiefinstellingen in de informatieketen van de overheid, naast vraagstukken als capaciteit, personeelsbeleid, verdienmodellen en samenwerkingsvormen. Dit sluit ook aan bij het in 2015 nieuw te starten AIDO project ‘schaalgrootte’ etc. Uitvoering: samen met BRAIN (o.a. managementconferentie)

4.

Ondersteuning van (virtuele) communities voor samenwerking en kennisdeling. Als vervolg op de Summerschool 2014 heeft Archief 2020 op Pleio het samenwerkingsplatform Informatie2020 opgezet. In 2015 wordt de rol van ‘communitymanager’ ingevuld om redactiecommissies te faciliteren en te stimuleren dat innovatieve kennis, bijvoorbeeld van het PKDT, zo breed mogelijk wordt gedeeld. Ook promotie van de Community of Practice voor ICT opdrachtgeverschap die is gestart door BRAIN past hier bij. Uitvoering: redactiecommissie met NA, vertegenwoordigers overheden, leden projecten AIDO, BRAIN, koplopers e.a.

5.

Ontwikkeling landelijke structurele monitor ‘digitale archivering’. Uit de twee nulmetingen van Archief 2020 bleek dat er nauwelijks een landelijk beeld is te krijgen van de beweging richting duurzaam digitaal archiveren en duurzaam digitaal archiefbeheer bij decentrale overheden. In combinatie met de zorgwekkende kwaliteit van de omgang met digitale informatie zoals die uit de onderzoeken van DEN en ICTU naar voren is gekomen (en eerder al o.a. EGI en Alg. Rekenkamer) is deze blinde vlek ongewenst. Ontwikkeling door de convenantpartners met Archief 2020 en de Erfgoedinspectie (EGI) op basis van bestaande tools (EGI-monitor, archief-KPI’s) en kanalen (zoals waarstaatjegemeente) en in samenwerking met andere archiefinspecties. Pagina 23 van 32


Uitvoering: door samenwerkingsverband van EGI met IPO, UvW, VNG (LOPAI, BRAIN/inspectie e.a.) Pilots en best practices Proefprojecten of best practices starten op initiatief van archiefinstellingen en/of overheden. Uitvoering door de (nieuwe) koplopers samen met andere instellingen, kenniscentra en BRAIN. 6. -

-

7.

-

8.

Pilots die zich richten op het uitproberen van innovatieve samenwerkingsvormen tussen archiefinstellingen. de pilot Archieven van het Noorden, waarin de RHC’s in Leeuwarden, Groningen en Assen tot een onderlinge taakverdeling willen komen. Dit kan een goed voorbeeld voor netwerkvorming in andere regio’s zijn. In het project Kenniscentrum Oorlogsbronnen (getrokken door het NIOD) verkennen meerdere archiefinstellingen de mogelijkheden voor gemeenschappelijk intellectueel beheer op een belangrijk deel van de Archiefcollectie NL (bronnen WOII). Pilots op het snijvlak van kwaliteitszorg en innovatieve positionering van archiefinstellingen; over o.a. adviseur van (digitale) archiefvormers en toezichthouder ‘nieuwe stijl’. Ze hebben verbanden met het AIDO-project kwaliteitssysteem. Archief 2020 is voornemens twee pilots te ondersteunen die ook instrumenten kunnen opleveren voor andere archieven en archiefvormers: Project met het Bedrijfsbureau West-Betuwe en het Regionaal Archief Rivierenland (Tiel) met o.a. een wijzigingenhandboek duurzaam digitaal beheer. In 2014 heeft Archief 2020 samen met Doxis een eerste verkenning uitgevoerd naar de complexe praktijk van archiefbeheer in bestuurlijke samenwerkingsverbanden. Bestaande arrangementen t.a.v. zorgdragerschap, beheer, toezicht en overbrenging wringen en schuren met de praktijk bij keteninformatisering en shared services. In 2015 gaat Archief 2020 de problematiek uitdiepen in vooralsnog twee workshops met verschillende decentrale zorgdragers en omgevingsdiensten, samen met archivarissen en inspecteurs e.a.

Pagina 24 van 32


5

Activiteitenprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO)

Voor de uitvoering van het samenwerkingsproject AIDO ontvangen de VNG, IPO en UvW een totaal subsidie van 8 ton van OCW. De stuurgroep AIDO bestaande uit de VNG, IPO en UvW stuurt de activiteiten (deelprojecten) van het project direct aan. Over de uitvoering wordt afgestemd met het programma Archief 2020. De projecten maken onderdeel uit van het programmadashboarden informatie is te vinden via Archief 2020.nl. 5.1.1

Strategieontwikkeling en visievorming (Bestuurlijke) Draagvlakvergroting In 2015 zal het streven naar draagvlakvergroting voor de archiefinnovatie met prioriteit worden opgepakt. Er zal een aanpak worden ontwikkeld gericht op het agenderen van archiefinnovatie in het algemeen en met name de edepotontwikkeling in het bijzonder op bestuurlijk niveau. Onder meer door het opstellen van een urgentiepapier, de organisatie van bijeenkomsten en de inzet ambassadeurs om de e-awareness, voorbereiding op en planvorming m.b.t. digitale duurzame toegankelijkheid te stimuleren.

5.1.2

(Laten) uitvoeren van producten Voortzetten en afronden van in 2014 gestarte activiteiten 1. Functioneel ontwerp e-depot incl. decentrale koppelvlakken. Communiceren van het door KING eind 2014/begin 2015 op te leveren functioneel ontwerp voor een e-depotvoorziening. Eventuele actualisering van het functioneel ontwerp eind 2015. 2. Handreiking decentraal SIO: Communiceren van de handreiking opgeleverd in december 2014 door de werkgroep aan de hand waarvan het Strategisch Informatieoverleg (SIO) kan worden vormgegeven. 3. Kwaliteitssysteem (digitaal) archiefbeheer: Het opstellen van een leidraad met richtlijnen voor een kwaliteitssysteem voor het opnemen, beheren en beschikbaarstellen van archiefbescheiden (zoals in artikel 16 van de Archiefregeling wordt voorgeschreven) in afstemming/samenwerking met het project DTR 4 (Normenkader).

5.1.3

Nieuw te starten activiteiten 4. Businesscase(s) Het doen opstellen businesscase(s) voor het e-depot, ter ondersteuning van planvorming van de decentrale overheden. 5. Aanbestedingsrichtlijnen/aanbestedingsbestek voor e-depot. 6. Het opstellen een aanbestedingsbestek voor het e-depot, ter ondersteuning van de decentrale overheden die hieraan behoefte hebben. 7. Schaalgrootte, samenwerkingsvormen (incl. shared services) en bekostigingsmethoden papieren en digitale archieven. 8. Eerste gedachten over dit onderwerp. Implementatie is sterk afhankelijk van de businesscases en de discussie over de toekomstige rol van de (regionale) archiefdiensten. 9. Productbijeenkomsten: In 2015 zullen minimaal twee landelijke bijeenkomsten worden georganiseerd teneinde de opgeleverde producten toe te lichten en bespreken. Pagina 25 van 32


6

Communicatie

In 2015 gaat Archief 2020 met haar communicatie door op de ingeslagen weg. We communiceren intensief en laagdrempelig om zichtbaar te zijn en interactie met en binnen de sector te stimuleren. Daarvoor gaan we steviger inzetten op bijeenkomsten. In die bijeenkomsten faciliteren we de dialoog tussen partners en ondersteunen we hun leer- en ontwikkeldoelen. We zoeken in die bijeenkomsten een gezamenlijk antwoord op de vragen en uitdagingen die breed leven. Dat doen we bijvoorbeeld door op de Summerschool actief met nieuwe kennis en inzichten aan de slag te gaan of die ter plekke te ontwikkelen. En we halen de buitenwereld binnen door aansprekende sprekers uit te nodigen. Die jagen het debat en de opinievorming verder aan. Dit doen we zowel tijdens zelf georganiseerde bijeenkomsten als tijdens die van partners. Voor promotie van en verslaglegging over die bijeenkomsten zetten we onder andere de website in. Ook voor overige communicatie is de website een centrale verzamelplaats van informatie. Op de website melden we de voortgang, daar doen projectleiders verslag van projectinspanningen en daar melden we de uiteenlopende resultaten van het programma. De website is ook de plaats waar we aandacht vragen voor allerhande activiteiten die in ruime zin een bijdrage kunnen leveren aan de resultaten van het programma. Alle communicatie ondersteunt het hoofddoel: het organiseren van duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Daarnaast faciliteert het programma zo het onderlinge leereffect en maken we tastbaar waar het om gaat in dit programma: samen innoveren. De communicatie van Archief 2020 heeft drie functies: 1) Communicatie over het programma en projecten naar de diverse doelgroepen en v.v.; 2) Communicatie binnen het programma en projecten. Dus zorgen dat diverse betrokkenen en belanghebbenden van het programma en project juist geïnformeerd zijn; 3) Communicatie binnen de sector en tussen verschillende ketenpartners (archivarissen, ICT’ers, informatiemanagers). Dus stimuleren dat alle betrokkenen bij de informatiehuishouding onderling het gesprek aangaan c.q. aangejaagd worden. De inzet van middelen voor verschillende doelgroepen is niet strak omlijnd. Een en ander is begin 2014 uitgewerkt in een communicatieplan. In 2015 worden koers en inhoud van dat plan herijkt zodat ook de tweede helft van de looptijd van Archief 2020 communicatie ten volle de programmadoelen ondersteunt. Daarbij is aandacht voor de diverse partners in de informatieketen. We gaan nadrukkelijker ketenbreed communiceren. Die ambitie verwezenlijken we in nauwe samenwerking, afstemming of overleg met de projectleiders van AIDO en andere programma’s (zoals DTR) die de innovatie van de archief- en informatiesector (kunnen) helpen versterken. Er zijn diverse doelgroepen van belang in de archief- en informatiesector van de overheid. En als het gaat om bredere toegankelijkheid van archiefinformatie spelen ook vertegenwoordigers van gebruikers en particuliere collectiebeheerders een rol. Op hoofdlijnen zijn de doelgroepen en belanghebbenden in de informatie- en archiefketen helder. In 2014 is veel aandacht besteed aan de informatiedeling met Pagina 26 van 32


en over koplopers die in diverse projecten met digitale duurzame toegankelijkheid aan de slag zijn gegaan. De koplopers zijn ook in 2015 een gezichtsbepalende groep stakeholders in de Archief 2020-communicatie. Zij zijn de zichtbare manifestatie van het adagium ‘samen innoveren’. Archief 2020 benadert de informatieprofessionals waar mogelijk ketenbreed op zoek naar gedeelde belangen en breed herkenbaar en gedragen instrumenten. Daarbij krijgen nadrukkelijk ook archiefbeheerders aandacht die een belangrijk netwerk van deskundigheid en voorzieningen kunnen gaan vormen. In 2015 worden daarom de banden met belangenverenigingen en brancheorganisaties in de sector op communicatiegebied nauwer aangehaald en gaan we actief op zoek naar nieuwe relaties. Dit ondersteunt de ambitie om de hele sector uit te dagen in beweging te komen. Nu resultaten uit projecten steeds talrijker en zichtbaarder worden, komt in de communicatie meer nadruk te liggen op het oogsten van inzichten en resultaten uit de vele activiteiten. Communicatie van het programma zal dus intensiveren om die oogst zichtbaar te maken. Waar mogelijk worden daarvoor alle nauw betrokken om daarmee de resultaten van het programma te borgen in de diverse organisaties. Enkele activiteiten Website: Vanuit de website www.archief2020.nl vinden de online initiatieven van het programma plaats. Het geeft informatie over programma-activiteiten, en is ook en vooral een knooppunt waar stakeholders elkaar vinden en dat de weg wijst naar algemene en specifieke informatie, kennis en ervaringen op het gebied van duurzame digitale toegankelijkheid. Daar waar binnen de sector al gremia en platforms bestaan, gebruikt Archief 2020. Dit past bij de grondgedachte van Archief 2020: samen werken aan een toekomstvaste archieffunctie. Archief 2020 mikt daarnaast op inzet van sociale media, afhankelijk van onderwerp, doel en doelgroep. De website wordt in 2015 doorontwikkeld op basis van de feedback. Er komt een wegwijzer en een kaart bij om de vindbaarheid van producten, ervaringen en kennis te vergroten. Pleio: Pleio is hèt samenwerkingsplatform voor ambtenaren (centraal en decentraal) die over organisatiegrenzen heen willen samenwerken. Daarom is Archief 2020 een deelsite gestart die informatie2020.pleio.nl heet. In deze samenwerkruimte worden kennis en ervaring over duurzame toegankelijkheid van digitale informatie ontwikkeld en gedeeld. Moderatie van bijdragen vindt plaats door redactiecommissies die gevarieerd van samenstelling zijn. Medewerkers van het Nationaal Archief spelen hierbij een belangrijke rol. Beeldmateriaal: De online aanwezigheid breiden we uit met divers beeldmateriaal. Voor reguliere promotie zijn afspraken gemaakt voor het inkopen van maatwerkfotografie. Daarnaast werkt Archief 2020 aan een reeks video’s voor verschillende doelen, zoals video’s die processtappen in het digitale archiveringsproces verbeelden. De video’s worden zo vormgegeven dat zij herbruikbaar zijn aan zowel archiefvormers- als archiefbeheerderszijde. Daardoor rendeert de investering (in tijd en geld) maximaal en dragen we aan kennisdeling. Evenementen: Vanaf 2014: Voor- en najaarsbijeenkomsten van Archief 2020 met enerzijds inhoudelijk debat, productinformatie en kennisdeling en anderzijds ontmoetingen gericht op visievorming en reflectie en samenwerking. Archief 2020 draagt bij aan evenementen van derden en beslist per uitnodiging over deelname en bijdrage. Daarbij staat steeds voorop dat de bijdrage van Archief 2020 van toegevoegde waarde is voor een of meer programmadoelen en dat opgedane en ontwikkelde kennis vrij gedeeld mag worden. Pagina 27 van 32


Publicaties: Archief 2020 biedt waar mogelijk kopij aan uiteenlopende media aan of werkt mee aan publicaties die bijdragen aan de missie van het programma en initiatieven binnen een programmalijn. In 2015 besteden naast de archief- en informatiewereld ook aandacht aan de ICT-tak van het informatiecontinuüm.

Pagina 28 van 32


7

Financiën

Kosten Programmabureau

Budgetkader Budgetkader Overschot Begrote Begroot 2012-2016 2015 (cf. /tekort 2014 uitgaven 2015 resultaat 2015 progr.plan) naar 2015* € 1.200.000 € 268.000 € -126.068 € -342.179 € -200.248

Programmamanager en- secretaris C ommunicatieadviseur en projectcontrol

Communicatie activiteiten

€

500.000 €

125.000 € -157.482 €

-384.157 €

-416.639

€

100.000 €

- €

27.720 €

-40.000 €

-12.280

€

600.000 €

150.000 €

109.990 €

-460.000 €

-200.010

€

600.000 €

150.000 €

90.493 €

-345.000 €

-104.507

€ 2.000.000 €

500.000 €

544.790 €

-780.000 €

264.790

€ 1.200.000 €

300.000 €

428.277 €

-355.000 €

373.277

€ 2.000.000 €

500.000 €

638.587 € -1.020.273 €

118.314

€ 8.200.000 € 1.993.000 € 1.556.307 € -3.726.609 €

-177.302

C ommunicatieadviseur en webredactie Website archief2020.nl Managementconferentie Summerschool Overige communicatiemiddelen

Metingen/Onderzoek Mid-term review

Landelijke projecten Digitale Duurzaamheid Referentiearchitectuur archiefinstellingen Ondersteuning Productie-en Kennisplatform DT (pioniers) Stappenplan/routekaart en ‘het verhaal’ Diverse handreikingen en instrumenten

Landelijke projecten Overig Handreiking Vervanging fase 2 APEx NL Deskundigheidsbevordering Onderzoek en instrumentontwikkeling Open Toegang: Werkconferentie Open Toegang: instrumentontwikkeling

Decentrale projecten Digitale Duurzaamheid Proefprojecten ‘publiek-publiek’ (matchingsbijdrage) TMLO fase 2 Onderwijsateliers (2)

Decentrale projecten Overig Proefprojecten ‘publiek-publiek’ (matchingsbijdrage) Open Toegang: best practices

Landelijk versterken kennisfunctie NA Kwartiermaker en kennismakelaar Projectcoördinatie Archief 2020 Kennisbijeenkomsten NA Verkenning kennisbehoefte en overig onderzoek/advies

TOTAAL

* prognose op basis van gegevens van november 2014; AIDO niet in dit overzicht opgenomen

7.1

Toelichting op de begroting 2014 In het Archiefconvenant is een meerjarig budgettair financieel kader opgesteld dat is opgenomen in het Programmaplan 2013-2016. Dit kader vormt het uitgangspunt voor deze begroting. Niet besteed budget uit 2014 schuift door naar 2015. In de begroting 2015 wordt een voorschot genomen het budget voor 2016 (ad € 177.000). Het programma is goed op gang gekomen in 2014 met de start van projecten en inzet personeel. In 2015 wordt fors ingezet op intensivering van de ingezette koers en verschuift de focus naar oogsten van resultaten. In 2016 ligt de nadruk op het afronden van het programma en de nazorg. De financiering van Archief 2020 betreft 2e geldstroom projectfinanciering van OCW aan het Nationaal Archief.

Pagina 29 van 32


Tussen de deelbudgetten kunnen budgetmutaties plaatsvinden op basis van voortschrijdend inzicht. De ervaring uit 2014 heeft geleerd dat communicatie over ervaringen in projecten en producten een belangrijke rol speelt in het programma. Daarom is in 2014 meer besteed dan begroot en deze lijn wordt komend jaar voortgezet. De begroting voor 2015 is om die reden op dit punt ook verhoogd. Budget kan op basis van de afspraken in het Archiefconvenant niet zonder overleg met de convenantpartners van landelijke naar decentrale programmabudgetten worden verschoven en andersom. In 2015 zal het aantal landelijke projecten toenemen ten opzicht van decentrale projecten. In het Beleidsteam van november 2014 is besproken dat dit te billijken is gezien de beoogde doelen en het beschikbare financiële kader als geheel. Mutaties op bovenstaande begroting gedurende het jaar worden besproken met de opdrachtgever (OCW) en het Beleidsteam Archiefconvenant. Verantwoording van bestede middelen vindt plaats via de managementrapportage van het NA aan OCW. 7.2

Toelichting op de deelbudgetten Het budget Programmabureau wordt gebruikt voor de financiering van de programmamanager, programmasecretaris, communicatieadviseur en de kosten voor het financieel beheer van het programma. Door uitbreiding van het programmabureau zijn de kosten in dit budget toegenomen. Voor 2015 is dit € 342.179. In 2015 is meer budget geoormerkt voor communicatieactiviteiten. Gezien de aard van de doelstellingen van het programma is het essentieel dat in 2015 meer wordt geïnvesteerd in communicatiedoeleinden. Communicatie via website en bijeenkomsten is een prioriteit van het programmabureau om de veranderopgave van Archief 2020 mogelijk te maken. Voor 2015 komt neer op € 384.157. De kosten voor Meting/Onderzoek zijn begroot op € 40.000 voor de uitvoering van de mid-term review. In het meerjarenkader was voor 2014 € 20.000,- begroot, dit schuift door naar 2015. Landelijke projecten In 2015 wordt er meer dan voorgaande jaren werk gemaakt van landelijke projecten in overleg met convenantpartners. Dit leidt in deze begroting dat er meer wordt uitgegeven dan het budgetkader, waarmee een voorschot wordt genomen op de begroting van 2016. Dit is vanuit het idee dat projecten een aanlooptijd nodig hebben. In 2015 komt dit voor landelijke projecten Digitale Duurzaamheid op € 460.000. Voor Landelijke Projecten Overig komt dit in 2015 neer op € 345.000. Decentrale projecten (digitale duurzaamheid en overige) In 2014 is het aantal projecten toegenomen en in 2015 starten er naar verwachting meer dan in 2014. Voor 2015 eindigt de realisatie naar alle waarschijnlijkheid binnen het gezamenlijke budgettaire kader van 2013 t/m 2015. De bijdragen voor cofinanciering is geraamd op totaal € 780.000 voor Digitale Duurzaamheid en

Pagina 30 van 32


€ 355.000 voor overige decentrale projecten. Hiermee wordt het overschot dat begin 2014 ontstaan was op beide begrotingsonderdelen naar verwachting weggewerkt. Versterking kennisfunctie NA In 2014 is het begrote bedrag ten dele besteed door inzet van kennis-professionals van het NA in landelijke projecten en de advisering en begeleiding in decentrale projecten. Dit wordt in 2015 voorgezet en geïntensiveerd. Uit dit budget wordt ook de projectcoördinatie gefinancierd. In het najaar 2014 zijn de kennismakelaar en kwartiermaker kennisfunctie gestart. In 2015 zal meer op dit deelbudget worden ingezet, onder andere voor organisatieontwikkeling en -inrichting. Daarnaast is in de begroting rekening gehouden met o.a. de organisatie van kennissessies en detachering van medewerkers van andere archiefdiensten. Voor 2015 is in totaal voor versterking van de kennisfunctie begroot € 1.020.273. Hiermee wordt de achterstand op 2014 ingelopen.

Pagina 31 van 32


Pagina 32 van 32

UITVOERINGSPLAN Innovatieprogramma voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie

Recommend Documents