UiTM CAWANGAN JOHOR KE AMBANG AUTONOMI
AUTONOMI Hak atau kuasa serta kebebasan Universiti Negeri (UN) untuk merangka strategi operasi pentadbiran dan pengurusan masing-masing tanpa Universiti Induk (UI) mengarah atau mengawal
Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
1
TERAS PELAKSANAAN Ketelusan Akauntabiliti Perkhidmatan yang berkesan Pengurangan terhadap pembaziran sumber dan dana
Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
MEKANISME Penubuhan Jawatankuasa di peringkat UN merangkumi : 1. Jawatankuasa Tadbir Urus Negeri : Hal Ehwal Kakitangan Panel Pembangunan Sumber Manusia Hal Ehwal Kewangan dan Perolehan Hal Ehwal Pelajar
2. Jawatankuasa Penjanaan Pendapatan 3. Lembaga Akademik Negeri / Jawatankuasa Hal Ehwal Akademik Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
2
BIDANG AUTONOMI 1. Pentadbiran Institusi 2. Akademik dan Pelajar 3. Pengurusan Kewangan dan Penjanaan Pendapatan 4. Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia
Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
BIDANG AUTONOMI
BIDANG 1 : Pentadbiran Institusi Pengurusan Rekod Pengisytiharan Harta Pengurusan Memorandum Persefahaman / Perjanjian (Memorandum of Understanding / Agreement) Pengurusan Pembelian Kenderaan Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
3
BIDANG AUTONOMI BIDANG 2 : Akademik dan Pelajar Pengambilan Pelajar Pengurusan Peperiksaan dan Pengijazahan Penetapan Amanah Tugas Akademik Pengurusan dan Pembangunan Program Baru Pemindahan Kredit Pertukaran Mod Pengajian Pengurusan Rayuan Masuk Semula Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
BIDANG AUTONOMI
BIDANG 3 : Pengurusan Kewangan dan Penjanaan Pendapatan Perolehan ICT Pulangan Kumpulan Wang Pendapatan (KWSP & Hasil) Pengurusan Wang Pengurusan Perolehan Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
4
BIDANG AUTONOMI BIDANG 4 : Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia Pengurusan Waran Perjawatan Pelantikan Staf Perkhidmatan Tetap Pelantikan Akademia / Pensyarah Sambilan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pelantikan Klinik Panel Perubatan Pengurusan Biasiswa Tenaga Pengajar Muda Sumber : Kod Tadbir Urus Terbaik Universiti Teknologi Mara 2011
PERSEDIAAN KE AMBANG AUTONOMI
5
AKTIVITI DAN PEMANTAPAN KE AMBANG AUTONOMI UiTM CAWANGAN JOHOR Audit Tadbir Urus Universiti ke UiTM Cawangan Johor pada 11 – 13 Julai 2012
Surat Penghargaan dari Hajah Sa’adah Ibrahim bertarikh 29 November 2012
Tindakan Penambahbaikan dan Pembetulan
Lawatan Penandaarasan Tadbir Urus ke UiTM Perak Audit Kendiri UiTM Caw. Johor Audit Tadbir Urus UiTM Kampus JB Bengkel MPK & Carta Alir Proses Kerja Bengkel Perancangan Strategik Taklimat UiTM Caw. Johor ke Ambang Autonomi
Audit Dalam Tadbir Urus
Audit Tadbir Urus Universiti ke UiTM Cawangan Johor ke 2
AUTONOMI
APA PERLU KITA BUAT? Kefahaman/ Penglibatan/ Tanggungjawab/ Kerjasama Semua Staf Dengan Sokongan Pengurusan Tertinggi
Penambahbaikan Berterusan
5S
Pemantapan/ Pemurnian Pengurusan Dokumen dan Rekod
Audit Kendiri / Audit Dalam
6
AKTIVITI PEMANTAPAN TADBIR URUS BIL.
PROGRAM
TARIKH
TEMPAT
1.
Mini Latihan Industri
06.04.2011
Jabatan Perkhidmatan Awam, Putrajaya
2.
Mini Latihan Industri
20.04.2011
Universiti Multimedia Malaysia
3.
Mini Latihan Industri
03-05.05.2011
4.
Mini Latihan Industri
09.06.2011
Universiti Malaya
5.
Program Pelancaran Budaya Perdana Peringkat UiTM Cawangan Johor
22.06.2011
Dewan Seri Temenggong
6.
Mini Latihan Industri
28.06.2011
Jabatan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan
7.
Mini Latihan Industri
28.06.2011
Proton Holdings Sdn Bhd
8.
Taklimat Perolehan Bagi Bekalan dan Perkhidmatan
26.07.2011
Bilik Seminar
06.10.2011
UiTM Cawangan Johor
Universiti Sains Malaysia
9.
Taklimat Verifikasi Aset dan Latihan Modul Inventori
10.
Lawatan Penandaarasan Tadbir Urus
05-06.09.2012
UiTM Perak
11.
Bengkel MPK dan Carta Alir Proses Kerja Bahagian Pentadbiran
02-03.10.2012
Makmal Komputer
12.
Bengkel Perancangan Strategik
22-24.02.2013
Kampus Johor Bahru
13.
Bengkel Laluan Kerjaya Staf Bukan Akademik – Analisa Keperluan Latihan
16-17.04.2013
Dewan Sri Peria
14.
Bengkel Tatacara Pengurusan Aset ke Arah Hala Tuju Kampus Autonomi
15.
Program Lawatan Khas Inspektorat Pengurusan Dokumen Terperingkat dan ICT
16.
Bengkel Pengurusan Dokumen Terperingkat
10.09.2013
Bilik Mesyuarat Utama
17.
Taklimat Pengurusan Rahsia & Keselamatan Fizikal Persekitaran ICT Pusat Data
17.09.2013
DK2
27.05.2013 04-05.09.2013
Bilik Seminar LT2
7
KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN UNIVERSITI BERTERASKAN BUDAYA PERDANA :
PENERAPAN CTI-PCI
APA ITU CTI-PCI? 6 PRINSIP UTAMA : C CEPAT T TEPAT I INTEGRITI P PRODUCTIVITY C CREATIVITY I INNOVATION
8
PERUBAHAN BUDAYA
CTI
• Budaya segera dan tepat berdasarkan integriti. • Penanda aras baru kecemerlangan penyampaian. • PENJAWAT AWAM : perubahan sikap, minda, nilai – meningkatkan pengetahuan, penguasaan ilmu, kemahiran, komitmen kerja.
PCI
• Kreativiti dan inovasi bagi meningkatkan produktiviti. • Melebarkan horizon pemikiran, mencabar status quo. • SEKTOR AWAM : perubahan falsafah, etos, struktur, mekanisme, kaedah, budaya kerja.
C CEPAT Satu tindakan/ langkah/ inisiatif yang perlu dilaksanakan dengan segera dan disiapkan pada masa yang ditetapkan atau dalam tempoh yang lebih awal dari yang dijadualkan.
9
STRATEGI CEPAT Pemupukan Budaya
Penggunaan ICT
• Menyuntik aspek pengurusan masa • Input program promosi dan hebahan • Membentuk minda warga • Membudayakan amalan • Memantapkan dan mempelbagaikan kegiatan kerajaan secara online • Memperkasakan infrastruktur ICT • Meningkatkan kebolehcapaian sistem • Mengoptimumkan perkongsian sumber
Perekayasaan sistem dan prosedur kerja
• Penambahbaikan proses kerja dan prosedur kerja • Pantau dan penilaian semula
Mengurangkan birokrasi
• Mengkaji semula penetapan skop dan bidang kuasa • Menetapkan norma-norma kerja bagi mengurangkan red tape • Pemerkasaan penurunan kuasa • Kaunseling untuk meningkatkan prestasi pegawai • Pusat Khidmat Setempat • Kerjasama sinergi dengan swasta
T TEPAT Satu tindakan yang dilaksanakan mengikut sasaran, ketepatan, kejituan dan standard yang telah dipersetujui dalam tempoh masa yang ditentukan. Memberikan maklumat
Membuat penilaian
Membuat keputusan
Melaksanakan tindakan
10
STRATEGI TEPAT Pengurusan maklumat secara tepat Membudayakan penandaarasan dalam penyampaian perkhidmatan Menetapkan KPI
Pengurusan projek teratur/ berkesan
• Pembentukan pangkalan data • Perkongsian maklumat komprehensif • Sumber rujukan sahih/ boleh dipercayai • Best practices sebagai langkah penambahbaikan berterusan • Jaringan kerjasama • Pantau keberkesanan • Membangunkan pelan strategik agensi dengan menetapkan KPI • Pengiktirafan kepada KPI cemerlang • Wujudkan kepakaran KPI • Blueprint jelas dan menyeluruh • Menyediakan SOP • Kaedah pemantauan menyeluruh • Menilai risiko setiap projek • Melakukan analisis pencapaian • Proses penambahbaikan
I INTEGRITI Perihal sifat individu dan organisasi yang sempurna berteraskan nilai-nilai murni seperti jujur, benar, amanah, adil, bertanggungjawab, telus, cekap dan bijaksana
11
STRATEGI INTEGRITI Pengamalan dan penghayatan PIN
• Memberi penjelasan dan kefahaman • Mewujudkan dokumen rujukan nilai-nilai murni • Melaksanakan program-program bagi memperkukuhkan nilai-nilai integriti
Pembudayaan
• Mewujudkan struktur mekanisme dan sistem • Menghimpunkan tingkahlaku individu dan organisasi contoh bagi panduan warga • Mewujudkan sistem pengiktirafan dan ganjaran untuk meransang
Pematuhan, pemantauan dan penilaian
• Meningkatkan pengetahuan dalam menguruskan isu tatatertib dan disiplin • Menguatkuasakan peraturan • Audit berkala • Audit integriti
P PRODUCTIVITY Produktiviti diibaratkan sebagai enjin yang membawa kepada kebaikan secara keseluruhannya. Jika produktiviti bagi sesuatu agensi menunjukkan pertumbuhan, sudah pasti ia akan membawa kebaikan kepada rakyat
12
STRATEGI PRODUCTIVITY Pembangunan modal insan berkualiti
Pemanfaatan ICT dalam sistem penyampaian perkhidmatan Penambahbaikan SOP
Struktur organisasi kejat
Mendefinasikan bidang kuasa bahagian dan unit Perjawatan dan pengagihan anggota yang bersesuaian dengan fungsi dan teras perkhidmatan
• Memperkasa sahsiah diri penjawat awam melalui building character dan kecenderungan/ potensi pegawai dari aspek psikologi • Meningkatkan tahap kompetensi • Meningkatkan ilmu pengetahuan dan kepakaran • Pusingan kerja • Meningkatkan kompetensi dan kepakaran selaras keperluan ICT semasa • Meningkatkan struktur tadbir urus ICT • Melengkapkan perkakasan ICT untuk semua warga • Melaksanakan quick wins • Mengenalpasti proses kerja berisiko yang melengahkan penyampaian perkhidmatan • Memantapkan Amalan 5S • Bahagian yang menepati fungsi dan peranan kewujudan agensi • Kajian semula secara berkala dokumen strategik bahagian • Menyusun semula struktur organisasi bertepatan dengan dokumen strategik • Menyelaras fungsi bahagian • Meningkatkan kompetensi pegawai, tadbir urus ICT, perkakasan ICT • selaras dengan keperluan ICT semasa • Melaksanakan quick wins • Menyelaras corak perjawatan bertepatan dengan peranan • Kajian penyusunan semula selaras dengan mandat utama organisasi
C CREATIVITY Kreativiti merangkumi segala aspek dan keupayaan dalam bertindak, menyelesaikan masalah dan menambah baik keperluan semasa dalam perkhidmatan awam. Kreativiti dalam berfikir, kreativiti menyelesaikan masalah dan kreativiti terhadap menambah baik penyampaian perkhidmatan dapat mencari jalan penyelesaian kepada setiap permasalahan dalam perkhidmatan awam
13
STRATEGI CREATIVITY
Pewujudan persekitaran yang menggalakkan kreativiti
Think out of the box
• • • • •
Ekosistem yang menggalakkan pemikiran kreatif Menyediakan akses sumber ilmu Kaedah kreatif bagi penyampaian perkhidmatan Menyemarakkan program KIK Memudahkan akses sumber ilmu
• Menggalakkan idea baru, unik, luar biasa • Memantapkan kemahiran berfikiran kreatif
I INNOVATION Suatu proses untuk mencipta dan menyampaikan nilai baru kepada pelanggan. Ia juga bermaksud apa-apa ciptaan atau bentuk pembaharuan yang ingin diusahakan seharusnya memberi manfaat untuk masyarakat masa kini dan masa hadapan.
14
STRATEGI INNOVATION
Menggalakkan produk inovatif
Pembentukan ekosistem untuk menyuburkan daya inovasi
• Mewujudkan repositori ilmu yang interaktif • Menyediakan platform untuk pelanggan menyalurkan idea • Memberi pendedahan kepada pegawai mengenai metodologi pengurusan/ trend inovasi terkini • Merekod dan mendokumen impak inovasi • Menyediakan peruntukan dana R&D, prasarana dan akses kepada sumber informasi • Pembentukan pasukan kerja yang terdiri daripada pelbagai bidang kepakaran • Pemberian anugerah dan ganjaran
KESETARAAN Budaya PERDANA PANTAS & POSITIF
CTI-PCI
CEPAT
EMPATI TEPAT
RELEVAN INTEGRITI
DAYA SAING AMANAH, ADIL DAN INTEGRITI
PRODUCTIVITY
NILAI TAMBAH DAN KELAINAN
CREATIVITY
ARIF DAN BERILMU
INNOVATION
15
PENCERNAAN Budaya PERDANA PANTAS DAN POSITIF
CTI- PCI CEPAT Satu tindakan/ langkah/ inisiatif yang perlu dilaksanakan dengan segera dan disiapkan pada masa yang ditetapkan atau dalam tempoh yang lebih awal dari yang dijadualkan. TEPAT Satu tindakan yang dilaksanakan mengikut sasaran, ketepatan, kejituan dan standard yang telah dipersetujui dalam tempoh masa yang ditentukan.
PENCERNAAN Budaya PERDANA EMPATI
CTI- PCI -
16
PENCERNAAN Budaya PERDANA RELEVAN
CTI- PCI CEPAT Satu tindakan/ langkah/ inisiatif yang perlu dilaksanakan dengan segera dan disiapkan pada masa yang ditetapkan atau dalam tempoh yang lebih awal dari yang dijadualkan. TEPAT Satu tindakan yang dilaksanakan mengikut sasaran, ketepatan, kejituan dan standard yang telah dipersetujui dalam tempoh masa yang ditentukan.
PENCERNAAN Budaya PERDANA DAYA SAING
CTI- PCI PRODUCTIVITY Produktiviti diibaratkan sebagai enjin yang membawa kepada kebaikan secara keseluruhannya. Jika produktiviti bagi sesuatu agensi menunjukkan pertumbuhan, sudah pasti ia akan membawa kebaikan kepada rakyat (Bleischwitz dan Von Weizsacker, 1999)
CREATIVITY Kreativiti merangkumi segala aspek dan keupayaan dalam bertindak, menyelesaikan masalah dan menambah baik keperluan semasa dalam perkhidmatan awam. Kreativiti dalam berfikir, kreativiti menyelesaikan masalah dan kreativiti terhadap menambah baik penyampaian perkhidmatan dapat mencari jalan penyelesaian kepada setiap permasalahan dalam perkhidmatan awam
INNOVATION Suatu proses untuk mencipta dan menyampaikan nilai baru kepada pelanggan. Ia juga bermaksud apa-apa ciptaan atau bentuk pembaharuan yang ingin diusahakan seharusnya memberi manfaat untuk masyarakat masa kini dan masa hadapan
17
PENCERNAAN Budaya PERDANA AMANAH, ADIL DAN INTEGRITI
CTI- PCI INTEGRITI Perihal sifat individu dan organisasi yang sempurna berteraskan nilai-nilai murni seperti jujur, benar, amanah, adil, bertanggungjawab, telus, cekap dan bijaksana
TEPAT Satu tindakan yang dilaksanakan mengikut sasaran, ketepatan, kejituan dan standard yang telah dipersetujui dalam tempoh masa yang ditentukan.
PENCERNAAN Budaya PERDANA NILAI TAMBAH DAN KELAINAN
CTI- PCI CREATIVITY Kreativiti merangkumi segala aspek dan keupayaan dalam bertindak, menyelesaikan masalah dan menambah baik keperluan semasa dalam perkhidmatan awam. Kreativiti dalam berfikir, kreativiti menyelesaikan masalah dan kreativiti terhadap menambah baik penyampaian perkhidmatan dapat mencari jalan penyelesaian kepada setiap permasalahan dalam perkhidmatan awam
INNOVATION Suatu proses untuk mencipta dan menyampaikan nilai baru kepada pelanggan. Ia juga bermaksud apa-apa ciptaan atau bentuk pembaharuan yang ingin diusahakan seharusnya memberi manfaat untuk masyarakat masa kini dan masa hadapan
18
PENCERNAAN Budaya PERDANA ARIF DAN BERILMU
CTI- PCI CREATIVITY Kreativiti merangkumi segala aspek dan keupayaan dalam bertindak, menyelesaikan masalah dan menambah baik keperluan semasa dalam perkhidmatan awam. Kreativiti dalam berfikir, kreativiti menyelesaikan masalah dan kreativiti terhadap menambah baik penyampaian perkhidmatan dapat mencari jalan penyelesaian kepada setiap permasalahan dalam perkhidmatan awam
INNOVATION Suatu proses untuk mencipta dan menyampaikan nilai baru kepada pelanggan. Ia juga bermaksud apa-apa ciptaan atau bentuk pembaharuan yang ingin diusahakan seharusnya memberi manfaat untuk masyarakat masa kini dan masa hadapan
KESIMPULAN • Prinsip CTI-PCI bukan budaya baharu • Pelengkap kepada Budaya PERDANA • Memperjelaskan pelan tindakan dan strategi perlaksanaan Budaya PERDANA
19
Badrolhisham Abu Hassan Shaiful Anuar Sabu Hussin Ab. Mutalib Norshahnadz Mohamed Ghulam Maimunah Muhamad Zaini Abu Bakar Marhalim Ibrahim Rozaien Abdul Rahim Zakilah Hanim Mohamed Zaharah Ibrahim Zainah Ani Masitah Basri Rosidah Othman Muhammad Lukmanulhakim Mohd Amir Zuraidi Mohsin Mohd Khairul Naim Mohd Damanhuri
TERIMA KASIH
20
