Uitgebreide toelichting voor één vestiging Hieronder worden alle onderdelen van de RI&E uitgebreid toegelicht. Wie snel aan de slag wil, moet terugkeren naar de website en op “Verkorte toelichting voor één vestiging” klikken. Mocht u na het lezen van de uitgebreide informatie nog vragen hebben, neem dan contact op met het secretariaat van Gebra via
[email protected] of tel. 079-351 43 21 (alleen voor Gebra-leden).
Uitleg openingsschermen Gebra-leden hebben de mogelijkheid om voor meerdere vestigingen een RI&E aan te maken. In het openingsscherm kunt u daarom een keus maken. Dit scherm hoeft u slechts eenmalig in te vullen.
Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zijn in het volgende scherm al ingevuld. (Als dit niet het geval is, moet u dit zelf toevoegen.) Vul uw bedrijfsnaam in en klik op “verder >>”. Ook dit scherm hoeft u slechts eenmalig in te vullen.
2
Uitleg keuzemenu Als u de inleidende vragen hebt beantwoord, komt u meteen in de vragenlijst. Links ziet u een keuzemenu bestaande uit gele mapjes. Wat u hiermee kunt doen, wordt hieronder uitgelegd.
Keuzemenu linkerkolom “RI&E dossier” map: vragenlijsten Hieronder staat de vragenlijst voor uw bedrijf. Als u de vragenlijst aanklikt, krijgt u het volgende scherm met in de blauwe, horizontale balk vier keuzeopties.
3
Openen Door dubbel te klikken op de vragenlijst wordt deze geopend. U kunt ook op de knop “openen” klikken. Plan van aanpak Als u op deze knop klikt, wordt er een plan van aanpak in Word gemaakt. U kunt deze knop pas gebruiken als u de vragenlijst (gedeeltelijk) hebt ingevuld. Het bestand in Word kunt u natuurlijk opslaan. Looplijst Wie met de vragenlijst in de hand door de winkel wil lopen, kan op deze knop klikken. De vragen worden hierdoor in een Word-document gezet, dat u kunt printen. U kunt niet volstaan met alleen deze lijst in te vullen, omdat dan de oplossingen voor knelpunten ontbreken! Wat u op deze lijst invult, moet u daarna dus in de computer invoeren. Toetsing RI&E U kunt hiermee een toetsing aanvragen. Als u maximaal vijfentwintig medewerkers hebt, kan er een lichte toetsing plaatsvinden. Dit betekent dat er alleen gekeken wordt naar wat u hebt ingevuld in de vragenlijst en het plan van aanpak. Er vindt geen bedrijfsbezoek plaats. Als u meer dan vijfentwintig medewerkers hebt, is een lichte toetsing niet toegestaan en moet er een bedrijfsbezoek plaatsvinden. Een voorbeeld van een ingevulde toetsingsaanvraag is op de volgende bladzijde opgenomen.
4
5
Als u een vragenlijst opent, krijgt u het volgende scherm te zien.
De vragenlijst kent elf hoofdstukken en begint met het hoofdstuk over de winkel. In de rechthoek bovenin kunt u zien in welk hoofdstuk u bent. Daaronder kunt u zien uit hoeveel vragen het hoofdstuk bestaat, dat u hebt aangeklikt. Voor de vraag staat een vraagteken. Hier kunt u op klikken als u een toelichting bij de vraag wilt. Uw opmerkingen In het opmerkingenveld kunt u voor degene die de RI&E toetst een opmerking toevoegen. Bijvoorbeeld: “Ik heb een zeer lange medewerker in dienst en geen verstelbare toonbank. Het is daarom niet mogelijk om de toonbank op zijn lengte af te stemmen.” Uw opmerking komt terug in het plan van aanpak in Word. In het digitale plan van aanpak ziet u uw opmerking niet meer.
6
Risicoklasse De RI&E bestaat uit een inventarisatie en evaluatie van knelpunten. Aan ieder knelpunt is een bepaald risico verbonden. De ernst van een risico wordt aangegeven door een risicoklasse. Onze RI&E heeft drie risicoklassen. Risicoklasse 1 is voor de meest risicovolle knelpunten, 3 voor de minst risicovolle. Bij iedere vraag is de risicoklasse al ingevuld. Aan de risicoklassen zijn termijnen gekoppeld, waarbinnen een knelpunt opgelost moet zijn. U kunt de risicoklasse wijzigen door op “link berekening” te klikken. U krijgt dan onderstaand scherm. (Als u alleen de termijn wilt aanpassen, kunt u dit ook in het plan van aanpak doen. U hoeft daarvoor dus geen risicoklassen te wijzigen)
Als u het effect, de blootstelling of de waarschijnlijkheid wijzigt, kan een andere risicoklasse ontstaan. Opslaan, Verder >> en Aanmaken Plan van Aanpak Op de onderste regel in het scherm van de vragenlijsten hebt u de keus uit: opslaan, verder >> en Aanmaken Plan van Aanpak. Na het beantwoorden van een vraag kunt u zowel op “opslaan” als op “verder >>” klikken. Uw antwoord wordt dan onthouden en er verschijnt een groen vinkje, zodat u kunt zien dat u deze vraag al beantwoord hebt. Wanneer u een heel hoofdstuk hebt ingevuld, wordt ook het hokje van het hoofdstuk van een groen vinkje voorzien. U kunt zo precies zien, waar u gebleven bent met het invullen. Door op “Aanmaken Plan van Aanpak” te klikken, gaat u naar het einde van de vragenlijst. Als u daar op “Verder” klikt, gaat u direct naar het digitale plan van aanpak.
7
Keuzemenu linkerkolom “RI&E dossier” map: acties Door het invullen van de vragenlijst komt u er achter waar u nog verbeteringen op Arbo-gebied kunt aanbrengen. De acties die u voor deze knelpunten zou kunnen ondernemen, worden automatisch voor u verzameld in het digitale plan van aanpak. Door op “Acties” te dubbelklikken komt u bij het digitale plan van aanpak. Als u een actie selecteert, verschijnen er in de horizontale blauwe balk drie keuzemogelijkheden (exporteer, item bewerken en item toevoegen). U kunt ook op de keuzeopties op de volgende regel klikken (Status tot Verantwoordelijke).
Exporteer Hiermee kunt u het plan van aanpak in een Excel-overzicht zetten. Item bewerken U kunt hiermee een actie veranderen. U krijgt dan het volgende scherm waar u bijvoorbeeld onder “Titel” een andere oplossing kunt invullen of onder “Datum gepland” de datum kunt aanpassen waarop de oplossing ingevoerd moet zijn. “Verantwoordelijke” kunt u niet wijzigen.
8
Item toevoegen Hiermee kunt u zelf een actie toevoegen, die niet uit de vragenlijst voortvloeit. De regel Status tot Verantwoordelijke Met de regel Status tot Verantwoordelijke kunt u acties selecteren aan de hand van bepaalde kenmerken. Met Status kunt u bijvoorbeeld een overzicht maken van alle openstaande en afgeronde acties. Als u openstaande acties wilt inzien, kruist u “Gepland” aan en daarna klikt u op “pas toe”. U hebt één RI&E ingevuld, waardoor de opties “Org. Eenheid”en “Verantwoordelijke” voor u niet relevant zijn. 9
Keuzemenu linkerkolom “RI&E dossier” map: beheersmaatregelen Sommige acties moet u herhalen. Vluchtwegen mogen bijvoorbeeld nooit geblokkeerd zijn. U moet dat dus meerdere keren per jaar controleren. In het programma is alvast verwerkt dat u zes acties moet herhalen. U kunt deze acties aanpassen en andere acties toevoegen. Als u een actie selecteert, krijgt u in de blauwe horizontale balk drie keuzemogelijkheden.
Exporteer Met deze knop kunt u de acties die herhaald moeten worden in een Excel-overzicht zetten. Item bewerken Door hierop te klikken, kunt u in het volgende scherm de actie aanpassen. U kunt er een geheel andere actie van maken of de termijn waarin de actie herhaald moet worden verlengen of verkorten. Door op “verwijderen” te klikken, kunt u de herhaling ongedaan maken.
10
Item toevoegen Hiermee kunt u een actie toevoegen die herhaald moet worden.
Keuzemenu linkerkolom “RI&E dossier” map: afgerond dossier Alle afgeronde acties komen in deze map te staan. Daarnaast kunt u documenten en notities toevoegen. Als u op afgerond dossier klikt, krijgt u onderstaand scherm. U hebt bovenin het menu de blauwe balk met vier keuzeopties.
11
Document toevoegen Hiermee kunt u een document toevoegen dat u bij de RI&E wilt bewaren. Notitie toevoegen Hiermee kunt u een notitie toevoegen die u bij de RI&E wilt bewaren. Exporteer Met deze knop kunt u toegevoegde documenten en notities in een Excel-overzicht zetten. Item toevoegen Hiermee kunt u een nieuwe actie toevoegen, die u dan weer terugvindt als u klikt op de map “acties” in de linkerkolom.
Afgeronde actiepunten Als u een actiepunt van het plan van aanpak hebt afgerond, moet u dit in de RI&E zetten. Als u dit niet doet, krijgt u een e-mail als de termijn verstreken is, waarbinnen u actie had moeten ondernemen. U kunt als volgt aangeven, dat een actiepunt is afgehandeld: 1. Klik in de linkerkolom op “acties”. U opent daarmee het plan van aanpak. 2. Klik op het actiepunt dat u hebt afgehandeld. 3. Kies in de blauwe balk “items bewerken”.
12
Vul bij “datum afgerond” de datum in waarop u het actiepunt hebt afgehandeld en klik op “opslaan”.
13
In het plan van aanpak wordt de status van het actiepunt veranderd van “Gepland” in “Afgerond”.
14
Het afgeronde actiepunt wordt tevens aan de map “afgerond dossier” toegevoegd.
15
