RAADSWERKGROEP BURGERPARTICIPATIE Notitie Burgerparticipatie: raadsadvies Steller: W. van Hunnik, voorzitter werkgroep Burgerparticipatie Versie: 28 september 2015 ------------------------------------------------------------------------------------------
1. Inleiding In opdracht van de gemeenteraad van Opmeer heeft de raadswerkgroep Burgerparticipatie zich gebogen over de rol van de raad in relatie tot 'burgerparticipatie'.
"Onderzoek de maatschappelijke ontwikkelingen rond burgerparticipatie in relatie tot het functioneren van de Gemeenteraad en zijn commissies. Bezie in hoeverre het noodzakelijk of wenselijk is de werkwijze van de Raad en zijn commissies (in brede zin) aan te passen en doe daartoe zo nodig voorstellen."
“Burgerparticipatie is het proces waarbij gemeente, instanties, betrokken burgers en eventueel externe deskundigen via een open houding naar elkaar en via een vooraf vastgestelde aanpak samen vorm en inhoud geven aan (delen van) plannen of beleid. Het proces is gericht op het benutten van elkaars deskundigheid en het verhogen van draagvlak voor te nemen beslissingen.” (uit Burgerparticipatie, een praktische handleiding voor gemeenten, uitgave Sdu 2004). In deze notitie wordt met inwoners bedoeld 'inwoners, ondernemers, verenigingen en (andere) instanties'.
2. Doelen van burgerparticipatie De werkgroep ziet als belangrijkste doelen van burgerparticipatie: • • • • •
Draagvlak creëren Inwoners overtuigen dat wat zij vinden, er echt toe doet Zorgen dat inwoners zich gehoord voelen Kennis en kunde van de inwoner gebruiken Bijdragen aan belangstelling voor de politiek
3. Kaders en randvoorwaarden Vastgesteld is dat er in de organisatie al regelmatig vormen van participatie praktisch worden toegepast. Daarbij is te denken aan de meer formele, voorgeschreven vormen zoals bij ruimtelijke ordeningsprocessen, het spreekrecht voor burgers in commissies en raad, maar ook informatiebijeenkomsten over uitvoeringsprogramma's e.d. Er is tenslotte ook een verordening 'burgerinitiatief'.
1
Niet alle processen en onderwerpen komen in aanmerking voor burgerparticipatie (bijvoorbeeld wetgeving van hogere overheden, wettelijke verplichtingen van de gemeente, etc.). De werkgroep acht het van groot belang dat inwoners als algemeen uitgangspunt zo vroeg mogelijk worden betrokken bij processen waar dat mogelijk en relevant is. (Dit valt onder ‘’draagvlak creëren’’, één van de belangrijkste doelen.) Daarbij is het essentieel dat vanaf het begin wordt aangegeven wat wederzijds mag worden verwacht (verwachtingsmanagement aan de hand van de 'participatieladder'). Vroegtijdig duidelijkheid over wat maximaal haalbaar is, voorkomt in later stadium frustratie en 'afhaken'.
Participatieladder: •
Informeren
•
Raadplegen
•
Adviseren
•
Co-produceren
•
(Mee) beslissen
Een ultieme vorm van betrokkenheid is het wanneer inwoners het initiatief nemen een visie te geven op hun woonomgeving. De meeste dorpsraden hebben inmiddels met hun inwoners een dergelijke visie opgesteld, zij het onder verschillende namen en met een verschillende aanpak. De wederzijdse verwachtingen over een dergelijke visie en de voorwaarden waaraan deze idealiter zou moeten voldoen vragen nadere uitwerking. Het zou uitgangspunt moeten zijn dat deze visies worden betrokken bij ontwikkeling van plannen en beleid. Een ander aspect dat een belangrijke voorwaarde vormt voor het welslagen van burgerparticipatie is een goede toegankelijkheid (laagdrempelig, persoonlijk) van de gemeente en vertrouwen in de dienstverlening door de gemeente. Daarbij kent de gemiddelde inwoner maar één gemeente, zonder dat onderscheid wordt gemaakt naar ambtelijke organisatie, college of raad. Belangrijk uitgangspunt voor de werkgroep is tenslotte het nemen van kleine stapjes tegelijk. Bouw rustig aan vertrouwen en toegankelijkheid. De werkgroep merkt nog op dat de term 'burgerparticipatie' met het introduceren van de 'participatiemaatschappij' en diverse (landelijke) bezuinigingsdoelstellingen nogal een beladen, maar ook verwarrend begrip is geworden. Het introduceren van een alternatief begrip zou wenselijk zijn maar is lastig. Van belang is dat bij communicatie helder is wat wordt bedoeld met over 'burgerparticipatie'.
4. De rol van het college Het college draagt zorg voor het opstellen van beleid en plannen en - na vaststelling door de raad het uitvoeren daarvan. Ook het uitvoeren van 'burgerparticipatie' is primair een taak voor het college. De eerste stap is daarbij vaststellen welke zaken zich lenen voor participatie en in welke mate. In het kader van zijn kaderstellende rol is het van belang dat de raad hierin betrokken wordt. Het college doet hiertoe jaarlijks een voorstel aan de raad of en op welk niveau burgerparticipatie bij de diverse onderwerpen een rol kan spelen. Bij voorkeur doet het college dit aan de hand van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma.
2
5. De rol van de raad De raad heeft een volksvertegenwoordigende rol, stelt kaders en controleert. Zoals hiervoor aangegeven heeft het college een belangrijke uitvoerende rol bij burgerparticipatie. Om de kaderstellende en controlerende rol adequaat te kunnen uitvoeren is afstand houden tot het inhoudelijke proces van burgerparticipatie door de raad daarbij gewenst. Raadsleden hebben echter ook een signalerende en 'voedende' rol (de volksvertegenwoordigende). In deze hoedanigheid kunnen (en moeten) zij meewerken aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de gemeente door aanspreekbaar te zijn en te (doen) adviseren over een adequate aanpak. De wijze van omgaan met inspraakmomenten is van groot belang voor het vertrouwen dat de inwoner heeft dat zijn inspanningen enig effect hebben. De opdracht van de werkgroep richt zich primair op het eigen functioneren van de raad in relatie tot (alle aspecten van) 'Burgerparticipatie'. De adviezen van de werkgroep zijn echter ten dele ook van toepassing buiten het directe werkgebied van de raad.
6. Bestaande instrumenten In Opmeer kennen we - naast de wettelijk voorgeschreven procedures - een aantal mogelijkheden voor burgerparticipatie. De werkgroep onderkent bij elk van de aanwezige instrumenten verbeterpunten. –
Spreekrecht raad en commissies Momenteel wordt bij beleidsvoorstellen en plannen in de commissies een standpunt ingenomen en bepaald of bespreking in de raad noodzakelijk is. Ter voorbereiding daarop nemen de fracties voorafgaand aan commissiebespreking een standpunt in. Voor optimaal effect van inspraak moet een inspreker vijf fracties aflopen. Inspreken in de commissie is feitelijk te laat en dat geldt zeker voor de raad. Ervaren wordt dat inspraak alleen in bijzondere gevallen nog effect heeft. Dit is een ongewenste situatie. De werkgroep meent dat het beter zou zijn de commissie als opiniërend te zien. De fractievertegenwoordiger haalt dan in de commissie nadere informatie op van (met name) de portefeuillehouder alsmede standpunten van 'medespecialisten' voorafgaand aan bespreking in de fracties. Het verschijnsel hamerstuk vervalt daarmee; voorstellen worden in beginsel altijd in de raad besproken. De raadsvergadering neemt daarmee ook toe aan aantrekkelijkheid voor de burger. Inspraak in de commissie over onderwerpen die op de agenda staan heeft bij deze proceswijziging nog daadwerkelijk zin en zal ook het gevoel bevorderen dát het zin heeft. Gerichte communicatie is nodig om dit onder de aandacht te brengen! Inspreken in de raad over een onderwerp dat niet op de agenda staat moet overigens mogelijk blijven.
–
Initiatiefrecht (Verordening Burgerinitiatief) Opmeer kent sinds 14 november 2002 een verordening Burgerinitiatief. Wie een idee of plan heeft en dit laat ondersteunen met 15 handtekeningen weet zich op grond daarvan verzekerd van behandeling door de gemeenteraad. In de verordening (artikel 4) is een aantal uitzonderingen genoemd. Deze mogelijkheid lijkt nauwelijks bekend. Er is de eerste jaren een aantal keren gebruik van gemaakt, de laatste jaren echter niet meer. Hoewel het theoretisch ook zo zou kunnen zijn dat hier geen behoefte aan is, wordt geadviseerd periodiek over de mogelijkheden van burgerparticipatie en -initiatief te communiceren. Tevens kan worden aangeduid dat naast deze formele mogelijkheid een brief of mail naar raad of raadsfracties altijd mogelijk is.
3
–
Dorpsraden Inwoners ervaren bij het benaderen van de gemeenteraad of een fractie - door verschillende factoren - helaas een drempel. Dorpsraden kunnen hier een rol vervullen: hetzij als drempelverlagend instrument, hetzij als adviseur omdat zij wél 'de weg weten'. Dat is niet de huidige situatie. De dorpsraden hebben vooral (tweemaal per jaar) overleg met het college. De huidige werkwijze wordt zowel door het college als door de dorpsraden (in meerderheid) als niet bevredigend ervaren. Het functioneren van het huidige convenant met de dorpsraden zal onder regie van het college in het vierde kwartaal 2015 ambtelijk worden geëvalueerd. De werkgroep acht het van belang dat naar meer maatwerk wordt gezocht: afhankelijk van het onderwerp volstaat ambtelijk contact, soms is het college de meest geschikte gesprekspartner, soms is dat rechtstreeks de raad. Eerder in dit document kwam de visie op de eigen woonomgeving reeds aan de orde (paragraaf 3). Bij de evaluatie van het convenant met de dorpsraden zouden in samenspraak de randvoorwaarden voor een succesvol in te brengen visie moeten worden uitgewerkt, alsmede de wederzijdse verwachtingen. De visie dient in elk geval ter informatie aan de raad te worden voorgelegd.
7. Nieuwe instrumenten –
Drempelverlagende activiteiten De werkgroep heeft geconstateerd dat burgers een afstand ervaren tot raadsleden die wij zelf niet zo voelen. Hoewel hier geen gericht onderzoek naar is gedaan spelen aspecten als locatie en 'gezagsbeleving' vrijwel zeker een rol. Het is daarom van belang dat raadsleden zowel collectief als individueel - die afstand trachten te verkleinen. Aanspreekbaar zijn bij activiteiten en gebruik maken van uitnodigingen wordt door de fracties al toegepast, maar het is goed dit nog eens onder de aandacht brengen. Tenslotte pleit de werkgroep voor het instellen van een periodiek te houden spreekuur op locatie. Dit kan op verschillende wijzen worden georganiseerd maar moet vooral een pakkende titel krijgen. Hierboven is al geduid op de mogelijke rol van de dorpsraden. Gepleit wordt voor het onderzoeken van de mogelijkheid een 'spreekuur' met de raad onder de vlag van de dorpsraden te realiseren.
–
Benutting van moderne (sociale) media De gemeente beschikt over een website en de 'Mijngemeente app'. Beide kunnen worden benut voor bijvoorbeeld aanvragen en meldingen, maar interactieve toepassingen zijn er nog niet. Ook is er nog geen toepassing voor (aspecten van) burgerparticipatie. Hierbij kan worden gedacht aan het instellen van een forum op internet waarop inwoners zich kunnen uitspreken over zaken die de gemeente aangaan, het gebruik van sociale media (facebook) voor interactieve beleidsvoorbereiding, het instellen van een App waarmee inwoners voor zichzelf kunnen bepalen over welke onderwerpen zij door de gemeente geïnformeerd willen worden en waarover zij gevraagd en ongevraagd hun mening kunnen geven. De werkgroep stelt voor een keuze te maken uit de vele mogelijkheden en een begin te maken met toepassing van moderne media voor burgerparticipatie. De voorkeur van de werkgroep zou uitgaan naar het instellen van een 'blog' waarin zowel vragen kunnen worden opgezet door 'de gemeente' als zaken kunnen worden aangekaart c.q. meningen kunnen worden geuit door inwoners. Bijvoorbeeld: “Wat kan er beter” i.p.v. een klacht indienen, dat via een formele weg dient te gebeuren en te weinig gedaan wordt, doordat er nogal wat ‘’hobbels’’ genomen moeten worden.
4
–
Centrale ingang Eén centraal aanspreekpunt binnen de uitvoerende organisatie voor burgerinitiatieven en dorpsraden zou zowel voor de inwoners als voor de organisatie meer duidelijkheid geven. Adviseren, kanaliseren en bewaken zijn voor die functie de kerntaken (op dit vlak). In Medemblik werkt dit goed en beschikt deze functionaris zelfs over een budget om te helpen burgerinitiatieven van de grond te krijgen. De werkgroep acht het wenselijk de haalbaarheid van een dergelijke functie in Opmeer te onderzoeken. Deze functie is bij voorkeur niet direct gebonden aan college of raad, maar vraagt wel om een 'vrije' rol in de organisatie.
8. Adviezen aan de raad De werkgroep heeft een diversiteit aan mogelijkheden gesignaleerd om voor burgerparticipatie in Opmeer meer ruimte en enthousiasme te creëren. Het lijkt niet verstandig realisatie van alle mogelijkheden op korte termijn na te streven. Van groot belang is het vertrouwen te bewerkstelligen dat er met signalen ook iets gebeurt. Niet alleen door de raad, maar door de gehele organisatie. Een tweede prioriteit is in de ogen van de werkgroep het bewerkstelligen van lagere drempels. Vanuit die prioriteiten zijn keuzes gemaakt voor adviezen die het eerst zouden moeten worden opgepakt. Stimuleren van burgerparticipatie is tot slot niet een eenmalige actie maar een continue proces dat ook vanuit de raad permanent aandacht dient te krijgen. Deze overwegingen leiden tot de volgende adviezen: 8.1 Wijzig de functie van raadscommissies van meningsvormend naar opiniërend en behandel besluiten over plannen en beleid (in beginsel) altijd in de raad. Start hiermee per 1 januari 2016 en evalueer na een jaar de resultaten. Pas verordeningen zo nodig aan ná deze proefperiode. 8.2 Organiseer als gemeenteraad met vaste regelmaat een spreekuur en doe dit in de respectieve kernen Betrek hierbij de ambtelijke organisatie en het college (oplossing voor: laagdrempeligheid, direct contact). Maak daarbij gebruik van de dorpsraden als laagdrempelig instituut, die in potentie dichtbij de inwoners staan, door bijvoorbeeld het spreekuur samen met of via hen te organiseren (oplossing voor: laagdrempeligheid) (vergelijk bijvoorbeeld de bijeenkomsten rond het wijkteam en wijkagent). 8.3 Draag het college op het jaarplan te voorzien van een kolom burgerparticipatie en start met de planning voor het jaar 2016. (oplossing voor: vroegtijdige participatie). 8.4 Draag het college op een digitaal platform (bijvoorbeeld blog of app) te realiseren waarin zowel vragen kunnen worden uitgezet door 'de gemeente' als zaken kunnen worden aangekaart c.q. meningen kunnen worden geuit door inwoners. 8.5 Draag het college op planmatig over de mogelijkheden van burgerparticipatie en - initiatief te communiceren, zowel op projectbasis als over het proces (een eerste stap is het bekend stellen van het jaarplan met de kolom burgerparticipatie) (oplossing voor: beperkte bekendheid). 8.6 Draag het college op de haalbaarheid te onderzoeken van één ambtelijke coördinator die de voortgang bewaakt van burgerinitiatieven en optreedt als contactpersoon voor inwoners én dorpsraden (oplossing voor: vertrouwen). 8.7 Geef de werkgroep Burgerparticipatie opdracht voor de duur van deze raadsperiode het proces van Burgerparticipatie te monitoren, als de tijd rijp is nieuwe mogelijkheden aan te dragen en te fungeren als eerste aanspreekpunt voor dit onderwerp.
5
