Č.j.: MPSV-UP/2526/13/ÚPGŘ
ÚŘAD PRÁCE ČESKÉ REPUBLIKY
Úplné znění vnitřního řídícího aktu:
Úplné znění Směrnice č. 3/2012 ve znění Dodatku č. 1 Název vnitřního řídícího aktu:
Směrnice pro přijímání, evidování a vyřizování stížností, peticí a podnětů doručených Úřadu práce České republiky Účinnost: od 1.2.2013
Účinnost: na dobu neurčitou
Za navrhovatele:
Datum:
Mgr. Stanislava Strnadová, vedoucí kontrolního oddělení odboru kontrolně právního generálního ředitelství
Podpis: Mgr. Stanislava Strnadová, v.r.
4.2.2013
Počet originál. výtisků:
Číslo výtisku:
Skartační režim:
1
1
A
Směrnice pro přijímání, evidování a vyřizování stížností, peticí a podnětů doručených Úřadu práce České republiky ČÁST PRVNÍ Úvod 1. Směrnice pro přijímání, evidování a vyřizování stížností, peticí a podnětů doručených Úřadu práce České republiky (dále jen „směrnice“) vychází ze zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, ze zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním, čl. 11, čl. 14 a čl. 38 Organizačního řádu Úřadu práce České republiky a ze Zásad pro vyřizování a evidenci stížností a peticí doručených Ministerstvu práce a sociálních věcí vydaných Příkazem ministra práce a sociálních věcí č. 43/2005. 2. Účelem této směrnice je stanovit jednotný postup pro přijímání, evidování a vyřizování stížností, peticí a podnětů, které byly doručeny Úřadu práce České republiky (dále jen „Úřad práce“). 3. Podle této směrnice se nepostupuje při vyřizování dotazů a žádostí o radu.
ČÁST DRUHÁ Stížnosti Článek I Subjekty oprávněné k podání stížnosti Fyzické a právnické osoby nebo skupiny osob (dále jen „stěžovatel“) mají právo obracet se na Úřad práce, jako správní úřad, se stížnostmi proti nevhodnému chování úředních osob nebo postupu Úřadu práce. Článek II Druhy stížnosti 1. Stížnosti jsou: a) podání stěžovatelů dotčených nevhodným chováním úředních osob nebo postupem Úřadu práce, neposkytuje-li jim správní řád podle ustanovení § 175 odst. 1 jiný prostředek ochrany, b) podání stěžovatelů, majících výhrady k obsahu protokolu, sepsaného podle ustanovení § 18 správního řádu, který se jich přímo dotýká, pokud se sami jednání nebo provedení úkonu v protokolu zaznamenaného neúčastnili. Stížnost musí být podána bezprostředně po seznámení se s protokolem podle ustanovení § 18 odst. 4 správního řádu. 2. Jiné stížnosti jsou: a) podání stěžovatelů dotčených nevhodným chováním úředních osob nebo postupem Úřadu práce v jiných než správních činnostech,
2
b) podání, která se týkají občanskoprávních, obchodněprávních a pracovněprávních úkonů realizovaných Úřadem práce, c) podání, jejichž vyřizování je upraveno zvláštním právním předpisem, např. zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, d) anonymní stížnosti. Článek III Podání stížnosti 1. Ze stížnosti musí být patrné, kdo ji podává, které věci se týká (ustanovení § 37 odst. 2 správního řádu) a čeho se stěžovatel domáhá. 2. Stížnost lze podat písemně, ústně, v elektronické podobě nebo pomocí jiných technických prostředků, zejména prostřednictvím dálnopisu, telefaxu či veřejné datové sítě. U stížností uvedených v části druhé článek II bod 1 této směrnice, musí být podání v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem zároveň s uvedením poskytovatele certifikačních služeb (§ 37 odst. 5 správního řádu); podání učiněná pomocí jiných technických prostředků musí být podle ustanovení § 37 odst. 4 správního řádu potvrzeno, popř. doplněno písemně či ústně do protokolu, a to do 5 dnů. Pokud podání nebude ve lhůtě potvrzeno popř. doplněno o zaručený elektronický podpis nebo kontaktní údaje, Úřad práce vyzve stěžovatele k doplnění jeho podání s upozorněním, že pokud tak neučiní, nemůže mu Úřad práce s odkazem na možné porušení ustanovení § 11 a dalších zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zaslat vyrozumění o vyřízení stížnosti. 3. U jiných stížností uvedených v části druhé článek II bod 2 této směrnice potvrzení nebo doplnění podání podle předchozího bodu není nutné. 4. Pokud je při osobním podání stížnosti zjištěno, že neobsahuje všechny formální náležitosti podání podle ustanovení § 37 odst. 3 správního řádu, zaměstnanec Úřadu práce pomůže stěžovateli odstranit tyto nedostatky nebo jej vyzve k tomu, aby je odstranil v přiměřené lhůtě. 5. O ústně podané stížnosti, kterou nelze ihned vyřídit, sepíše Úřad práce Záznam o ústně podané stížnosti (Příloha této směrnice). Kopie Záznamu o ústně podané stížnosti bude předána proti podpisu stěžovateli a tento záznam bude zaveden do informačního systému spisové služby. 6. K podání stížnosti učiněné v zastoupení osoby dotčené, je nutné doložit zplnomocnění osoby, jež za dotčenou osobu jedná (např. stěžující si rodič, který podává stížnost za své zletilé dítě, které je vedeno v evidenci Úřadu práce jako uchazeč o zaměstnání). 7. U stížnosti uvedené v části druhé článek II bod 1 této směrnice, podané skupinou osob, je nutné postupovat podle ustanovení § 35 správního řádu (společný zmocněnec nebo společný zástupce).
3
Článek IV Přijímání stížnosti, lhůta a příslušnost k jejich vyřízení 1. Dnem doručení písemně podané stížnosti, stížnosti zaslané faxem, dálnopisem nebo podané prostřednictvím elektronické podatelny je den doručení podatelně Úřadu práce (generální ředitelství, krajské pobočky, kontaktní pracoviště). 2. Dnem doručení ústně podané stížnosti, kterou nelze vyřídit ihned, je den, kdy byl pořízen Záznam o ústně podané stížnosti. 3. Dnem doručení stížnosti přijaté elektronicky jednotlivými zaměstnanci Úřadu práce je den, kdy ji tento zaměstnanec převzal. 4. Stížnost musí být vyřízena do 60 dnů ode dne jejího doručení Úřadu práce. O vyřízení stížnosti musí být stěžovatel v této lhůtě vyrozuměn, pokud tato směrnice nestanoví jinak. Lhůtu 60 dnů lze překročit jen v případě, že v jejím průběhu nelze zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti, o čemž bude stěžovatel písemně informován. 5. Stížnost nesmí být vyřizována tím, proti komu směřuje, jemu podřízeným zaměstnancem, ani osobou jinak podjatou. Článek V Práva stěžovatele při vyřizování stížnosti 1. Podání stížnosti nesmí být stěžovateli na újmu; odpovědnost stěžovatele za trestní čin nebo správní delikt není tímto dotčena. 2. Žádost stěžovatele o utajení jeho jména musí být respektována. Dále jméno stěžovatele nebude uváděno, pokud by uvedení jména bylo v rozporu s právem na ochranu osobnosti podle zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. 3. Utajení identity stěžovatele lze prolomit vždy ve vztahu ke státnímu a jiným orgánům, které vedou řízení podle zvláštních právních předpisů (např. soudy, orgány činné v trestním řízení, finanční úřad apod.). 4. Stěžovatel nemá obecně právní nárok, aby na základě jeho stížnosti byly provedeny určité úkony, i když se jich ve stížnosti domáhá. Článek VI Evidence stížností 1. Podání mající charakter stížnosti bude zaevidováno v informačním systému spisové služby Úřadu práce dle místa doručení. V případě zaevidování stížnosti kontaktním pracovištěm, bude tato ihned předána místně příslušné krajské pobočce, kontrolně právnímu oddělení, které ji zaeviduje v Evidenci stížností krajské pobočky a neprodleně, nejpozději do 3 pracovních dnů, zajistí její předání podatelně generálního ředitelství, stejně tak bude postupovat krajská pobočka v případě stížnosti přímo podané u krajské pobočky. 2. Stížnost zaevidovaná v podatelně generálního ředitelství bude bezprostředně předána generálnímu řediteli a následně bude zavedena do Centrální evidence stížností Úřadu práce vedené oddělením kontroly odboru kontrolně právního generálního ředitelství (dále jen „oddělení kontroly generálního ředitelství“) s tím, že
4
stížnost týkající se krajské pobočky bude zpravidla předána k šetření a vyřízení kontrolně právnímu oddělení příslušné krajské pobočky. 3. Formální podoba Centrální evidence stížností Úřadu práce a Evidence stížností krajské pobočky není touto směrnicí předepsána. 4. Centrální evidence stížností Úřadu práce obsahuje: a) pořadové číslo, b) číslo evidenční z informačního systému spisové služby, c) datum doručení stížnosti, d) datum přidělení oddělení kontroly generálního ředitelství, e) jméno, příjmení, adresu pro doručování, popř. jiné kontaktní údaje stěžovatele, f) věc (čeho se stížnost týká), g) přidělení stížnosti k vyřízení (jméno zaměstnance), h) v případě věcné nepříslušnosti k vyřízení stížnosti přijaté Úřadem práce datum a správní orgán, kterému je stížnost postoupena, i) datum a správní orgán, který stížnost postupuje v případě jeho nepříslušnosti k vyřízení, j) datum předání stížnosti k přímému vyřízení krajské pobočce, k) datum předání (vrácení po zaevidování) stížnosti přijaté krajskou pobočkou zpět této krajské pobočce s uvedením jejího názvu, l) datum, kdy byla stížnost vyřízena (vyrozumění o vyřízení stížnosti odesláno stěžovateli), m) poznámka. 5. Evidence stížností krajské pobočky obsahuje: a) pořadové číslo, b) číslo evidenční z informačního systému spisové služby, c) datum doručení stížnosti, d) datum přidělení kontrolně právnímu oddělení, e) jméno, příjmení, adresu pro doručování, popř. jiné kontaktní údaje stěžovatele, f) věc (čeho se stížnost týká), g) přidělení stížnosti k vyřízení (jméno zaměstnance), h) datum předání stížnosti k zaevidování generálnímu ředitelství, i) datum vrácení stížnosti z generálního ředitelství, j) datum, kdy byla stížnost vyřízena (vyrozumění o vyřízení stížnosti odesláno stěžovateli), k) poznámka. Článek VII Postup při vyřizování stížností 1. Šetření a vyřizování stížností provádí odbor kontrolně právní generálního ředitelství, respektive příslušné kontrolně právní oddělení krajské pobočky. Na šetření stížností se zpravidla podílí i útvary generálního ředitelství nebo krajské pobočky, kterých se stížnost bezprostředně týká, popř. i kontaktní pracoviště, kterého se stížnost týká, a to poskytnutím podkladů a stanovisek zjištěných na základě řádného prošetření stížnosti. 2. Odbor kontrolně právní generálního ředitelství šetří a vyřizuje stížnosti týkající se bezprostředně generálního ředitelství a další stížnosti na základě pokynu generálního ředitele.
5
3. Kontrolně právní oddělení krajské pobočky šetří a vyřizuje stížnosti týkající se bezprostředně příslušné krajské pobočky, pokud si vyřízení stížnosti nevyhradí odbor kontrolně právní generálního ředitelství. 4. Stížnost, k jejímuž vyřízení není Úřad práce věcně příslušný, odbor kontrolně právní generálního ředitelství bezodkladně postoupí usnesením příslušnému správnímu orgánu a zároveň vyrozumí stěžovatele o tom, že jeho stížnost byla postoupena příslušnému správnímu orgánu k vyřízení. 5. O tom, že stížnost doručená generálnímu ředitelství byla předána krajské pobočce k přímému vyřízení, bude stěžovatel písemně informován oddělením kontroly generálního ředitelství. 6. Stížnost, z jejíhož obsahu je zřejmé, že byla Úřadu práce zaslána pouze na vědomí, zaeviduje oddělení kontroly generálního ředitelství a uloží bez vyrozumění stěžovatele. 7. V případě, že příslušné kontrolně právní oddělení nebo odbor kontrolně právní generálního ředitelství z obsahu stížnosti a evidence stížností zjistí, že doručená stížnost od téhož stěžovatele je již vyřizována, a toto nové podání ji doplňuje o nové skutečnosti, bude v jejím šetření pokračovat s přihlédnutím k těmto novým skutečnostem. 8. Jiné stížnosti uvedené v části druhé článek II bod 2 budou vyřizovány podle zvláštních právních předpisů a přiměřeně podle této směrnice. Článek VIII Postup při vyřizování anonymních a opakovaných stížností 1. Anonymní stížnost upozorňující na nedostatky v postupu, chování nebo jednání zaměstnanců Úřadu práce, bude prošetřena podle článku VII této části směrnice s tím, že o jejím vyřízení bude učiněn záznam, který bude založen do spisu. 2. Opakovaná stížnost je podání, kterým stěžovatel vyjadřuje nespokojenost se způsobem vyřízení své předchozí stížnosti, popř. se jinou formou domáhá téhož cíle, který byl obsahem předchozí stížnosti. Pokud stěžovatel v opakované stížnosti neuvede nové skutečnosti a odbor kontrolně právní generálního ředitelství ověří, že předchozí stížnost byla řádně vyřízena, stěžovateli tuto skutečnost sdělí vyrozuměním o vyřízení stížnosti. Článek IX Vyřízení stížnosti 1. Stížnost je vyřízena, pokud je odpovězeno stěžovateli na všechny její části, včetně informace o opatřeních přijatých k nápravě u stížnosti důvodné nebo částečně důvodné, pokud o ni stěžovatel požádá. O přijatých opatřeních učiní vyřizující zaměstnanec záznam do spisu. 2. Odpověď generálního ředitelství na stížnost bude zpracována v předepsaném jednotném formátu v souladu s Podpisovým řádem Úřadu práce České republiky (článek V část B), a to buď dopisem generálního ředitele, nebo ostatními dopisy generálního ředitelství. 3. Odpověď krajské pobočky na stížnost bude zpracována v předepsaném jednotném formátu v souladu s Podpisovým řádem Úřadu práce České republiky (článek V
6
část B), a to buď dopisem ředitele krajské pobočky, nebo ostatními dopisy krajské pobočky. 4. V odpovědi nesmí být uvedeny skutečnosti, o kterých jsou podle právních předpisů zaměstnanci povinni zachovávat mlčenlivost, aby nedošlo k porušení práva a právem chráněných zájmů fyzických a právnických osob (zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů). 5. V případě, že stížnost byla předána k přímému vyřízení krajské pobočce, zpráva o jejím vyřízení nebo kopie odpovědi zaslaná stěžovateli bude předána oddělení kontroly generálního ředitelství k založení a archivaci. 6. V případě, že stížnost uvedená v článku II bod 1 této části směrnice nebyla dle stěžovatele řádně vyřízena Úřadem práce, může stěžovatel dle ustanovení § 175 odst. 7 správního řádu požádat o přešetření způsobu vyřízení stížnosti nadřízený orgán, tj. Ministerstvo práce a sociálních věcí. Pokud stěžovatel požádá o přešetření způsobu vyřízení stížnosti krajskou pobočku, tato předá tuto žádost odboru kontrolně právnímu generálního ředitelství, které předmětnou žádost předá Ministerstvu práce a sociálních věcí. Pokud bude podána žádost o přešetření způsobu vyřízení stížnosti u generálního ředitelství, bude předmětná žádost předána prostřednictvím odboru kontrolně právního generálního ředitelství Ministerstvu práce a sociálních věcí.
ČÁST TŘETÍ Petice Článek I Podání petice 1. Petice je podání, které musí být učiněno písemnou formou, obsahující žádost, návrh či stížnost ve věcech veřejného nebo jiného společného zájmu, které musí splňovat náležitosti stanovené zákonem č. 85/1990 Sb., o právu petičním. 2. Petice musí obsahovat jméno, příjmení a bydliště toho, kdo ji podává; podává-li petici petiční výbor, musí být uvedena jména, příjmení a bydliště všech členů výboru a jméno, příjmení a bydliště toho, kdo je oprávněn členy výboru v této věci zastupovat. Článek II Příjem a evidence petice 1. Úřad práce je povinen petici jemu adresovanou přijmout. Pokud petice nepatří do jeho působnosti, petici do 5 dnů postoupí příslušnému státnímu orgánu a uvědomí o tom toho, kdo petici podal. 2. Podání mající charakter petice bude zaevidováno v informačním systému spisové služby Úřadu práce dle místa doručení. V případě zaevidování petice kontaktním pracovištěm, bude tato ihned předána místně příslušné krajské pobočce, kontrolně právnímu oddělení, které ji zaeviduje v Evidenci peticí krajské pobočky a neprodleně, nejpozději do 2 pracovních dnů, zajistí její předání podatelně generálního ředitelství, stejně tak bude postupovat krajská pobočka v případě petice přímo podané u krajské pobočky.
7
3. Petice zaevidovaná v podatelně generálního ředitelství bude bezprostředně předána generálnímu řediteli a následně bude zavedena do Centrální evidence peticí Úřadu práce vedené oddělením kontroly generálního ředitelství s tím, že petice týkající se krajské pobočky bude zpravidla předána k šetření a vyřízení kontrolně právnímu oddělení příslušné krajské pobočky. 4. Formální podoba Centrální evidence peticí a Evidence peticí krajské pobočky není touto směrnicí předepsána. 5. Centrální evidence peticí Úřadu práce obsahuje: a) pořadové číslo, b) číslo evidenční z informačního systému spisové služby, c) datum doručení petice, datum přidělení odboru kontrolně právnímu generálního ředitelství, d) jméno, příjmení, adresa pro doručování, popř. jiné kontaktní údaje petenta nebo zmocněnce, e) věc (čeho se petice týká), f) přidělení petice k vyřízení (jméno zaměstnance), g) v případě věcné nepříslušnosti k vyřízení petice přijaté Úřadem práce datum a správní orgán, kterému je petice postoupena, h) datum a správní orgán, který petici postupuje v případě jeho nepříslušnosti k vyřízení, i) datum předání petice k přímému vyřízení krajské pobočce, j) datum předání (vrácení po zaevidování) petice přijaté krajskou pobočkou zpět této krajské pobočce s uvedením jejího názvu, k) datum, kdy byla petice vyřízena – zaslání odpovědi petentovi nebo zmocněnci, l) poznámka. 6. Evidence peticí krajské pobočky obsahuje: a) pořadové číslo, b) číslo evidenční z informačního systému spisové služby, c) datum doručení petice, d) datum přidělení kontrolně právnímu oddělení, e) jméno, příjmení, adresa pro doručování, popř. jiné kontaktní údaje petenta nebo zmocněnce, f) věc (čeho se petice týká), g) přidělení petice k vyřízení (jméno zaměstnance), h) datum a správní orgán, který petici postupuje v případě jeho nepříslušnosti k vyřízení, i) datum předání petice k zaevidování generálnímu ředitelství, j) datum vrácení petice z generálního ředitelství, k) datum, kdy byla petice vyřízena – zaslání odpovědi petentovi nebo zmocněnci, l) poznámka. Článek III Vyřizování petice 1. Odbor kontrolně právní generálního ředitelství šetří a vyřizuje petice týkající se bezprostředně generálního ředitelství a další petice na základě pokynu generálního ředitele.
8
2. Kontrolně právní oddělení krajské pobočky šetří a vyřizuje petice týkající se bezprostředně příslušné krajské pobočky, pokud si vyřízení petice nevyhradí odbor kontrolně právní generálního ředitelství. Článek IV Vyřízení petice 1. Úřad práce je povinen obsah petice posoudit a do 30 dnů ode dne jejího doručení písemně odpovědět tomu, kdo petici podal, anebo tomu, kdo zastupuje členy petičního výboru. V odpovědi bude uvedeno stanovisko k obsahu petice a způsob jejího vyřízení. 2. Odpověď generálního ředitelství na petici bude zpracována v předepsaném jednotném formátu v souladu s Podpisovým řádem Úřadu práce České republiky (článek V část B), a to dopisem generálního ředitele. 3. Odpověď krajské pobočky na petici bude zpracována v předepsaném jednotném formátu v souladu s Podpisovým řádem Úřadu práce České republiky (článek V část B), a to dopisem ředitele krajské pobočky.
ČÁST ČTVRTÁ Podněty 1. Podání označené jako stížnost, které však podle obsahu není stížností (např. podněty ke kontrole), a proto není jako stížnost vyřizováno, je evidováno v informačním systému spisové služby dle místa doručení a je zavedeno do Evidence podnětů vedené oddělením kontroly generálního ředitelství nebo kontrolně právním oddělením krajské pobočky. 2. Formální podoba ani obsahové náležitosti Evidence podnětů nejsou touto směrnicí předepsány. 3. Podnět, k jehož vyřízení není Úřad práce věcně příslušný, kontrolně právní oddělení nebo odbor kontrolně právní generálního ředitelství bezodkladně postoupí usnesením příslušnému správnímu orgánu a zároveň vyrozumí podatele o tom, že jeho podnět byl postoupen věcně příslušnému správnímu orgánu k vyřízení. 4. Podnět bude vyřízen dle jeho obsahu odpovídajícím způsobem (např. provedení kontroly na základě doručeného podnětu, předání odvolání k vyřízení). 5. V odpovědi na podněty nesmí být uvedeny skutečnosti, o kterých jsou podle právních předpisů zaměstnanci povinni zachovávat mlčenlivost. Nelze porušit práva a právem chráněné zájmy právnických a fyzických osob (zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů).
ČÁST PÁTÁ Společná a závěrečná ustanovení
9
1. Všichni zaměstnanci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděli při vyřizování stížností, peticí a podnětů, pokud ze zvláštních právních předpisů nevyplývá jinak. 2. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Úřadu práce České republiky.
10
Úřad práce České republiky
Příloha ke směrnici č. 3/2012 Ev. č.:
Záznam o podané ústní stížnosti Dne
se dostavil na:
1) Úřad práce ČR - generální ředitelství* 2) Úřad práce ČR - krajskou pobočku*………………………………….………….….. 3) Úřad práce ČR – kontaktní pracoviště*……..……………………………………… se stížností Pan(í) Totožnost ověřena
ano
ne
podle
Trvalé bydliště
Datum narození Datová schránka
Korespondenční adresa (pouze pokud je odlišná od trvalého bydliště)
Stížnost směřuje proti chování*/ postupu*:
*nehodící se škrtněte
Strana 1
Předmět stížnosti
Strana 2
Stěžovatel požaduje v případě odůvodněné nebo částečně odůvodněné stížnosti vyrozumění o opatření(ch) k nápravě: ano ne
Skončeno, srozumitelně přečteno. K záznamu jsou přiloženy následující přílohy
Jméno, příjmení, podpis a útvar zaměstnance 1) Úřadu práce ČR-generálního ředitelství* 2) Úřadu práce ČR - krajské pobočky*………...………………………….………….. 3) Úřadu práce ČR – kontaktního pracoviště*………………………………………… ………….
S obsahem záznamu souhlasí a potvrzuje převzetí jeho kopie. Podpis stěžovatele
*nehodící se škrtněte
Strana 3
