Tweede Kamer der Staten-Generaal
2
Vergaderjaar 2005–2006
30 300 IXB
Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Financiën (IXB) voor het jaar 2006
Nr. 4
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 29 september 2005 Tijdens de kamerbehandeling van de Awir heb ik toegezegd u maandelijks te informeren over de voortgangsrapportages die ik ontvang vanuit het project Toeslagen. Bijgaand treft u de rapportage over de maand augustus 2005 aan. De Staatssecretaris van Financiën, J. G. Wijn
KST90057 0506tkkst30300IXB-4 ISSN 0921 - 7371 Sdu Uitgevers ’s-Gravenhage 2005
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 300 IXB, nr. 4
1
Voortgangsrapportage project Toeslagen t/m augustus 2005, d.d. 13 september 2005 Deelproject
Product/ Dienst
Waardering
Communicatie & Dienstverlening
Massamediale campagne
☺
Samenwerking met partners
☺
Formulieren en brochures
☺
Toelichting
Status
De introductie van de Zorg- en de Huurtoeslag gaat gepaard met een massamediale campagne. Via ondermeer radio en televisie worden mensen op de nieuwe toeslagen geattendeerd. Van belang is dat activiteiten van de Belastingdienst goed zijn afgestemd op activiteiten van betrokken beleidsdepartementen. Om de introductie van de Huur- en de Zorgtoeslag soepel te laten verlopen, wordt contact gezocht met zoveel mogelijk partijen. Gezamenlijk belang is om de doelgroep optimaal te bereiken en te helpen bij het doen van aanvragen. Daarbij wordt ondermeer gebruik gemaakt van de reeds bestaande HuursubsidieInformatiePunten (HIP’s).
• De publiekscampagne op televisie en radio is gestart. • De website www.toeslagen.nl is beschikbaar op internet. • Er zijn twee huis-aan-huis publicaties in voorbereiding, één van VWS en één van de Belastingdienst. Met VWS is de planning afgestemd, zodat publicaties elkaar afwisselen. • De overeenkomst voor de Hulp- en InformatiePunten (HIP’s) is ondertekend door ruim 90% van de bestaande organisaties. • Er zijn ± 60 nieuwe aanmeldingen voor HIP, waarvan er 35 inmiddels zijn geaccepteerd. • De afspraken met de grote gemeenten zijn bijna allemaal definitief. Lijn van de afspraken is dat de gemeenten vragen gaan beantwoorden over Toeslagen en ondersteuning bieden bij het invullen van het formulier. Zij worden hierbij bijgestaan door de belastingdienstkantoren en/of laten medewerkers van de gemeente de opleiding voor de baliemedewerkers van de Belastingdienst volgen. • Zorgverzekeraars zijn voorgelicht over de publieks-communicatie en voorlichting. Een aantal (grote) zorgverzekeraars is van plan om informatie over de zorgtoeslag te verstrekken aan hun klanten. • Met Divosa is afgesproken dat zij extra aandacht zullen geven aan het informeren van hun leden over invoering van de zorgtoeslag en samenwerking met de Belastingdienst. Ook met VBA (Assurantie Tussenpersonen) en de bibliotheken zijn nadere afspraken gemaakt over voorlichting. • Vanaf 15 augustus vinden vijf weken lang workshops plaats voor intermediaire organisaties (bijvoorbeeld vak- en ouderenbonden). Er hebben zich 4000 deelnemers aangemeld. De workshops zijn erop gericht om intermediaire organisaties in staat te stellen klanten met vragen over Toeslagen te kunnen helpen. Ook zijn er workshops bij grote gemeenten die hun medewerkers willen laten opleiden. • Vanaf 9 september worden de initiële aanvraagformulieren geprint. De eerste formulieren liggen op 13 september in de brievenbus. • De aanvraag/mutatiemodule voor internet komt half september beschikbaar, conform planning. • De brochures voor Huur, Zorg en Kind zijn opgeleverd en worden vanaf medio september op verzoek toegestuurd aan het publiek.
Voor de eerste aanvraag worden aanvraagformulieren gemaakt die zoveel mogelijk zijn voorbedrukt met reeds bekende gegevens. Daarnaast worden formulieren ontwikkeld voor mutaties en/of nieuwe aanvragen. Ook wordt een electronische aanvraag/mutatiemodule ontwikkeld om via internet een aanvraag/mutatie te kunnen indienen.
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 300 IXB, nr. 4
2
Deelproject
Product/ Dienst Telefonie
Organisatie & Inrichting
Werving en plaatsing personeel
Waardering
☺
☺
Toelichting
Status
Verwacht wordt een groot aantal telefoontjes van aanvragers. De capaciteit van de bestaande call-centers binnen de Belastingdienst wordt daarom uitgebreid. Daarnaast wordt uitbreiding gezocht in de vorm van een extern callcenter en wordt gewerkt aan een voice-respons-systeem.
• De BelastingTelefoon was op 15 augustus gereed om de eerste vragen naar aanleiding van de mediacampagne te kunnen beantwoorden. Vanaf eind augustus is het mogelijk om via de BelastingTelefoon formulieren voor Toeslagen aan te vragen. • Vanaf 5 september zijn het externe callcenter en de locaties Groningen en Leeuwarden operationeel. De locatie Hengelo start een week later. Deze callcenters zijn toegerust om ruim 80 000 gesprekken per dag af te handelen. • Over de inrichting van de backoffice (voor de beantwoording van specifieke vragen) zijn inmiddels de benodigde afspraken gemaakt, zodat deze tijdig gereed zal zijn.
Doelstelling is de personele bezetting van Belastingdienst/ Toeslagen op te bouwen uit medewerkers van VROM, medewerkers van de Belastingdienst, nieuwe medewerkers en uitzendkrachten.
• Op 4 juli is de eerste groep medewerkers van VROM-IBS en Belastingdienst ingestroomd bij Belastingdienst/Toeslagen. • Een deel van de geplaatste medewerkers van VROM is nog niet ingestroomd in de nieuwe organisatie. Dit houdt verband met werkzaamheden die VROM nog uit moet voeren voor de huidige huursubsidieregeling. • Half augustus sloot voor medewerkers van VROM/IBS de termijn voor het indienen van bezwaarschriften tegen de definitieve plaatsing. Er werden 15 bezwaarschriften ontvangen waarvan de meeste zien op de reistijd woon-werkverkeer. De bezwaren zullen worden behandeld door de Centrale Adviescommissie van de Belastingdienst. • De plaatsing van de overige medewerkers van VROM-IBS op een functie elders binnen de Belastingdienst loopt nog. Eind augustus hebben 48 medewerkers VROM-IBS een voorlopige plaatsing ontvangen. Voor 5 medewerkers, die in verband met bijzondere omstandigheden niet binnen de Belastingdienst kunnen worden geplaatst, wordt met VROM overlegd of een functie binnen VROM mogelijk is. • Deze maand hebben de sollicitatiegesprekken met UWV-medewerkers plaatsgevonden. Er zijn 41 kandidaten geselecteerd. • Belastingdienst/Toeslagen reserveert een twintigtal formatieplaatsen (groepsfunctie C) voor mogelijke instroom van medewerkers die ervaring hebben met het uitvoeren van de huidige vangnetregeling bij gemeenten.
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 300 IXB, nr. 4
3
Deelproject
Product/ Dienst Huisvesting
Afstemming, Rechtstoepassing en Toezicht
Waardering
☺
Procesinrichting
☺
Implementatie
☺
Besturing
☺
Toelichting
Status
Belastingdienst/Toeslagen wordt gevestigd in De Continenten in Utrecht. Het gebouw moet worden ingericht en aangesloten op de infrastructuur van de Belastingdienst. De kantoorprocessen moeten worden beschreven en nader uitgewerkt in werkinstructies en administratieveorganisatie. Ook moet opleidingsmateriaal beschikbaar zijn om medewerkers voorafgaand aan de opstart van het proces te kunnen opleiden.
• Gereed
De regiokantoren van de Belastingdienst komen in aanraking met Toeslagen bij de balies, invordering en telefonische dienstverlening.
• De procesbeschrijvingen en instructies die nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van de processen in de periode september–december 2005 zijn opgeleverd. Het betreft alle processen (automatisering en handmatig) die noodzakelijk zijn om de initiële formulieren te verzenden en te ontvangen. Ook zijn voor het kantoor de processen uitgewerkt die in eerste instantie beperkt geautomatiseerd ondersteund zullen zijn (bijvoorbeeld verwerken hardheidsclausule en ongestructureerde berichten). • Eind september worden de procesbeschrijvingen en instructies met betrekking tot het betalen en enkele andere kantoortaken opgeleverd. • Begin november volgen de procesbeschrijvingen en instructies voor de periode januari tot en met juni 2006. • De uitvoering van de opleidingsmodules voor kantoor Belastingdienst/Toeslagen loopt. • De opleidingen voor uitzendkrachten verzorgen de uitzendorganisaties zelf. De Belastingdienst leidt daarvoor docenten van de uitzendorganisaties op. • De balies zijn nagenoeg gereed om landelijk tussen september en december 160 000 bezoekers te kunnen ontvangen op de Belastingdienst-kantoren. • Het implementatieplan voor balies, telefonie, HIP’s, intermediairs en internet is gereed. • De opleidingen van de baliemedewerkers en van de uitzendkrachten lopen. Vanaf begin september stromen de eerste opgeleide uitzendkrachten de kantoren binnen. • Begin september is een set werkinstructies beschikbaar die de manier van werken aan de balie beschrijft. • De contourennota Toezicht is in concept gereed. • Met Zorgverzekeraars Nederland en het College voor Zorgverzekeraars zijn nadere afspraken gemaakt over uitwisseling van het verzekerdenbestand. • Met de huurcommissie heeft tevens overleg plaatsgevonden over de inrichting van de redelijkheidstoets.
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 300 IXB, nr. 4
4
Deelproject
Product/ Dienst
Administratie Toeslagen & Regelingen
Automatisering
Algemeen
Waardering
☺
Toelichting
Status
Ontwikkeld wordt een functionaliteit die nodig is om alle eerste papieren aanvragen (waar mogelijk voorbedrukt) te versturen en te verwerken zodat op eind december betaald kan worden. Ook wordt een administratie ontwikkeld om alle van belang zijnde gegevens voor Toeslagen op te slaan. Deze administratie wordt gevuld met gegevens die op het eerste aanvraagformulier worden voorbedrukt. De gegevens zijn afkomstig van VROM en van de Belastingdienst.
• De administratie voor Toeslagen is gereed en gevuld met gegevens afkomstig van VROM en van de Belastingdienst. • De HIP/u applicatie (dat is de toepassing die de HIP’s gebruiken om de gegevens van aanvragers te raadplegen) is nagenoeg gereed. De gegevens zullen vanaf medio september via de HIP/u applicatie raadpleegbaar zijn. • Op 8 september is gestart met het printen van de 6 miljoen initiële aanvraagformulieren. Vanaf 12 september worden de formulieren verzonden. • Het testen van de programmatuur voor het inlezen van retour gezonden aanvraagformulieren loopt. • De realisatie van de op te leveren onderdelen voor het berekenen, betalen en beschikken van de eerste aanvraag is naar verwachting tijdig gereed. • De draaiboeken voor de terugvalscenario’s voor de meest cruciale onderdelen van het uitvoeringsproces – het printen en verzenden van de aanvraagformuleren, het ontvangen en verwerken ervan en het uitbetalen van de voorschotten – zijn opgeleverd. • De Accountantsdienst Financiën voert gedurende de tweede helft van 2005 een audit uit op het testproces. • Een externe partij is gevraagd een audit uit te voeren op het proces dat moet waarborgen dat een tijdige betaling van de voorschotten kan plaatvinden.
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 300 IXB, nr. 4
5
Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 30 300 IXB, nr. 4
6
