Tweede Kamer der Staten-Generaal

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 1993-1994

23265

Nr. 4

Begrotingsadministratiesystemen

LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 12 november 1993 De Commissie voor de Rijksuitgaven' heeft een aantal vragen gesteld aan de Algemene Rekenkamer over haar rapport inzake Begrotingsadmi– nistratiesystemen. De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beant– woord bij brief van 11 november 1993. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt. De Voorzitter van de Commissie, Vermeend De Griffier van de Commissie, Hubert

1 Samenstelling Leden: Van Dis (SGP), Van Erp (VVD), De Korte (VVD), Tommel (D66), Van Rey (VVD), Vermeend (PvdA), voorzitter, Brouwer (GroenLinks), Melkert (PvdA), Smits (CDA), Reitsma (CDA), Boers-Wijnberg (CDA), ondervoorzitter, Vreugdenhil (CDA), Vriens– Auerbach (CDA), Van Rijn-Vellekoop (PvdA), Van der Vaart (PvdA), G. de Jong (CDA), Schoots (PvdA), Ybema (D66), A. de Jong (PvdA), Kersten (PvdA), Leers (CDA), Van Heemst (PvdA), Van Dijk (CDA). Plv. leden: Schutte (GPV), Kamp (VVD), Blaauw (VVD), Ter Veer (D66), Linschoten (VVD), De Pree (PvdA), Rosenmöller (Groen– Links), Stemerdink (PvdA), Koetje (CDA), Gerritse (CDA), Van de Camp (CDA), Tuin– stra (CDA), G.H. Terpstra (CDA), Van Traa (PvdA), Leerling (RPF), Paulis (CDA), Van Otterloo (PvdA), Scheltema-de Nie (D66), Vacature PvdA, Vliegenthart (PvdA), Van Houwelingen (CDA), R van Middelkoop (PvdA), Lansink (CDA).

315473F ISSN0921 7371 Sdu Uitgeverij Plantijnstraat 's Gravenhage 1993

Tweede Kamer, vergaderjaar 1993-1994, 23 265, nr. 4

1 Heeft de Rekenkamer kunnen constateren of de interdepartementale coördinatie na aanvaarding van de motie-Reitsma (Tweede Kamer, vergaderjaar 1987-1988, 19 395, nr. 19) toenam? (blz. 9 van het rapport) De Rekenkamer heeft eventuele verschillen tussen de coördinatiesi– tuatie vóór en na indiening van de motie-Reitsma (maart 1988) niet expliciet onderzocht. Haar eigen kwalificatie van de interdepartementale coördinatie op het terrein van de financiële informatievoorziening als «beperkt» heeft betrekking op de gehele periode vanaf de start van de operatie Comptabel Bestel (1987).

2 De ontwikkeling van complexe automatiseringssystemen verloopt veelal als een iteratief proces. Omgevingsinvloeden, leerprocessen en een te automatiseren veld dat permanent in beweging is, geven geen ruitnte voor eenduidige ex-ante blauwdrukken. Waarop baseert de Rekenkamer haar conclusie dat de comptabele regelgeving voldoende referentiekader was om heldere functionele specificaties op te kunnen stellen? (blz. 11) De Rekenkamer heeft in haar rapport aangegeven dat het referentie– kader voor de functionele specificaties van de begrotingsadministratie– systemen in beginsel in belangrijke mate werd bepaald door de comptabele regelgeving, waardoor het toepassen van «prototyping» minder voor de hand lag. De Rekenkamer heeft er overigens tevens op gewezen dat de ministeries bij het vaststellen en ongewijzigd laten van functionele eisen werden gehinderd door de gelijktijdige ingrijpende veranderingen in het comptabel bestel.

3 Welke doelen zouden met een meer gestructureerde evaluatie gediend kunnen worden en op welke termijn beveelt de Rekenkamer zo'n evaluatie aan? (blz. 12 en blz. 23 voor kengetallen) Een dergelijke evaluatie kan tekortkomingen aan het licht brengen die via onderhoud kunnen worden weggenomen. In het algemeen zal hieruit lering kunnen worden getrokken voor toekomstige projecten binnen hetzelfde departement of bij andere ministeries. Een vaste termijn waarop zo'n evaluatie zou moeten plaatsvmden is moeilijk aan te geven, maar gedacht kan worden aan circa twee jaar na invoering van het systeem.

4 Zijn de ingevoerde systemen in technische zin onvoldoende om het management instrumenten (w.o. kengetallen en informatie) te bieden voor monitoring en sturing of is er sprake van ontbrekende interesse bij (c.q. gebruik door) het management? (blz. 12) De Rekenkamer heeft in haar rapport aangegeven dat de betekenis van de begrotingsadministratiesystemen voor de informatievoorziening van het management, behalve als het budgettering betrof, bij de meeste ministeries beperkt was. Dit impliceert niet dat de systemen in technische zin onvolkomen waren. De ministeries hadden veelal de mogelijkheid om door middel van opvraagprogrammatuur gewenste informatie te verkrijgen, mits de benodigde gegevens in de bestanden waren opgenomen. De Rekenkamer heeft niet onderzocht of er bij het management voldoende interesse voor genoemde instrumenten bestond.


5 Is de functionaliteit van de ingevoerde systemen voldoende om te beantwoorden aan de eisen van de operatie Comptabel Bestel? (blz. 12 en28) Deze vraag kan alleen worden beantwoord in samenhang met de beoordeling van de administratieve organisatie waarin het systeem functioneert. Dergelijke beoordelingen kunnen onderdeel zijn van het rechtmatigheidsonderzoek van de Rekenkamer, waarvan de resultaten in de rapporten bij de financiële verantwoordingen worden gepubliceerd. Zo werden in de rapporten bij de financiële verantwoordingen 1992 tekort– komingen in de GVKA geconstateerd, die niet de functionaliteit van de begrotingsadministratiesystemen betroffen, maar wezen op gebreken in de opzet en/of werking van de administratieve organisatie. Het doelmatigheidsonderzoek naar de begrotingsadministratiesys– temen richtte zich echter niet op de opzet en de werking van de admini– stratieve organisatie rondom de systemen.

6 Lenen de aanvullende functies bij sommige departementen zich voor standaardisatie en integrale invoering? (blz. 12) De bedoelde aanvullende functie waren toegesneden op specifieke wensen van de ministeries en leenden zich daarom meestal niet voor standaardisatie en algemene toepassing.

7 Was het argument van het kabinet om elk departement eigen autonomie te geven bij de invoering vanwege de grote diversiteit in «hardware» oneigenlijk of later door de tijd achterhaald? (blz. 13) De diversiteit in apparatuur werd bij de start van de operatie Comptabel Bestel als stellig argument naar voren gebracht, terwijl de (definitieve) keuzes van de ministeries op dit punt nog niet duidelijk waren. Later is gebleken dat het merendeel van de ministeries bij de keuze van het begrotingsadministratiesysteem afweek van het vigerende apparatuur-/programmatuurbeleid. Voor de desbetreffende ministeries kan daarom achteraf geconcludeerd worden dat het argument niet steek– houdend is gebleken.

8 De Rekenkamer hanteert vijf uitgangspunten voor een goede project– sturing en –organisatie (blz. 14). In welke mate is er feitelijk sprake geweest van relaties tussen de departementale score op deze uitgangs– punten en de doelmatigheid/doeltreffendheid van de ingevoerde systemen op elk departement? De uitgangspunten van de Rekenkamer zijn naar onze mening van wezenlijk belang voor de doelmatigheid/doeltreffendheid van de ingevoerde systemen op de departementen. In welke mate dit voor elk van de departementen per uitgangspunt geldt is door de Rekenkamer echter niet onderzocht.

9 Welke aanwijzingen heeft de Rekenkamer om te betwijfelen of de tijdswinst die werd geboekt als gevolg van het «dakpansgewijze» ontwik– kelingsproces wel opweegt tegen de kosten daarvan? (blz. 14)


De ministeries die een «dakpansgewijze» benadering hadden gekozen bleken in een later stadium extra inspanningen te moeten leveren om de consistentie van het begrotingsadministratiesysteem te waarborgen. Daarom betwijfelt de Rekenkamer of de eventuele tijdwinst heeft opgewogen tegen deze extra inspanningen.

10 Is de intradepartementale coördinatie voldoende geweest om een coherente en eenduidige begrotingsadministratie te kunnen garanderen? (blz. 15) In het rapport van de Rekenkamer wordt gesproken over een «behoor– lijke betrokkenheid van de ministerie-onderdelen bij de ontwikkeling en invoering van de begrotingsadministratiesystemen». Intradepartementale coördinatie kan zeker bijdragen aan een coherente en eenduidige begro– tingsadministratie, maar is daarvoor op zichzelf nog geen garantie. Er zal ook voldaan moeten zijn aan andere voorwaarden, zoals een toereikend functioneel ontwerp.

11 Is de Rekenkamer van oordeel dat bij het aanleggen van een uitvoerige projectadministratie eveneens de kosten van zo 'n administratie meege– wogen moeten worden (conform aanbeveling 3 op blz. 29)7 Zo ja, welke minimale eisen dienen dan aan een projectadministratie te worden gesteld? (blz. 16) De eis van kostenbewustzijn dient uiteraard aan elke overheidsacti– viteit, dus ook aan het aanleggen van een projectadministratie, gesteld te worden. Daarbij dient bedacht te worden dat dan eveneens de ordelijkheid en controleerbaarheid van het projectbeheer in het geding is, waardoor de kosten van een projectadministratie voor een belangrijk deel als onvermijdelijk te beschouwen zijn. De in het Rekenkamerrapport geformuleerde normen inzake planning, tijdregistratie, budgettering en kostenregistratie dienen naar onze mening als minimumeisen te worden beschouwd.

12 In welke mate zijn de kostenoverschrijdingen toe te schrijven aan gebrekkige ramingen en veranderende systeemomgeving (blz. 21)7 Is er ook sprake van onrechtmatige uitgaven? In welke mate de kostenoverschrijdingen zijn toe te schrijven aan de genoemde oorzaken is door de Rekenkamer niet onderzocht. Het onderzoek was ook niet gericht op de rechtmatigheid van de uitgaven en heeft evenmin tot bevindingen op dit terrein geleid.

13 Kan nader worden ingegaan op de conclusie dat gebrekkig beheer een belangrijke oorzaak voor de kostenoverschrijding is geweest? (blz. 21) Het projectbeheer gaf, onder meer door gebreken in de budgettering en de kostenregistratie onvoldoende mogelijkheden om tijdig bij te sturen teneinde kostenoverschrijdingen te vermijden of te beperken.

14 Laten de contracten voor de exploitatie toe om bedoelde schaalop– brengsten alsnog te realiseren? (blz. 22)


Of en in hoeverre de exploitatiecontracten heronderhandeling toelaten is niet onderzocht door de Rekenkamer. Overigens zijn schaalvoordelen pas mogelijk als ministeries hetzelfde systeem toepassen, zoals de CAFAS-departementen.

15 Heeft de Minister van Financiën tijdig gerapporteerd aan Kabinet en Kamer over de problematiek rond het opzetten van een adequate coördi– natie? (blz. 27) Vanaf de start van de operatie Comptabel Bestel is door het kabinet steeds de primaire verantwoordelijkheid van de afzonderlijke ministers voor het financieel beheer en de financiële informatievoorziening benadrukt. Dit standpunt is meermalen herhaald in de voortgangsrappor– tages comptabel bestel en in onder meer de Miljoenennota 1989. Gezien tegen deze achtergrond mag de informatievoorziening aan de Staten– Generaal over dit standpunt voldoende heten. Dat laat onverlet dat de Rekenkamer (in lijn met de motie-Reitsma, zie ook het antwoord op vraag 1) de coördinatie te beperkt noemt. Zij erkent echter ook in haar nota dat een krachtiger coördinatie in feite onmogelijk werd gemaakt door het eerdergenoemde kabinetsstandpunt (blz. 27).

16 Waarop baseert de rekenkamer haar conclusie dat de beheersbaarheid van een complexe begrotingsadministratie wordt gediend met eenvoudige, uniforme systemen? (blz. 29) De Rekenkamer constateert in haar onderzoek dat het toesnijden van de begrotingsadministratiesystemen op specifieke wensen de systemen complex, onderhoudsgevoelig en daardoor lastig te beheersen maakt. Bovendien belemmert dit de mogelijkheden tot interdepartementale samenwerking. Daarom pleit zij voor het opzetten van eenvoudige en kernachtige systemen, voorzien van koppelingsmogelijkheden met systemen voor specifieke toepassingen (hetgeen niet hetzelfde is als een uniform systeem). Daarmee wordt volgens haar zowel de beheersbaarheid van de automatisering als de complexiteit van de begrotingsadministratie recht gedaan.


Tweede Kamer der Staten-Generaal

Recommend Documents