Tweede Kamer der Staten-Generaal

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 1990-1991

21 800 V

Vaststelling van de begroting van de uitgaven en de ontvangsten van hoofdstuk V (Ministerie van Buitenlandse Zaken) voor het jaar 1991

Nr. 3

BIJLAGEN 1 T/M 10 BIJ DE MEMORIE VAN TOELICHTING Bijlagen Bijlage 1. Overzicht uitgavenrealisaties en –ramingen Bijlage 2. Overzicht ontvangstenrealisaties en –ramingen Bijlage 3 Overzicht van personele en materiële uitgaven uitgesplitst naar organisatieonderdelen Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens Bijlage 5. Automatiseringsbijlage Bijlage 6. Overzicht inzake wetgeving Bijlage 7 Overzicht van door de Staten Generaal aanvaarde moties en door bewindslieden gedane toezeggingen Bijlage 8 Overzicht inzake «grote operaties» Bijlage 9 Overzicht inzake circulaires Bijlage 10 Overzicht aanbevelingen Nationale Ombudsman LIJST VAN AFKORTINGEN

Tweede Kamer, vergaderjaar 1990-1991, 21 800 hoofdstuk V, nr. 3

2 4 5 6 16 50 53 61 62 64 65

Bijlage 1. Overzicht uitgavenrealisaties en –ramingen ( x f 1 mln.) Uitgavenrealisaties en –ramingen Omschrijving

Art nr.

01 01 02 03

04 05 06 07 08 09 10 11 13 02 01

02 03 04 05 06 07

08

09

10

03 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

11 12 13 14 15

1989

Algemeen Porsoneel Personeel, vergoedingen buitenland Andere uitgaven aan of ten behoeve van personeel, voormalig personeel of hun betrekkingen Staatsbezoeken en ontvangsten op uitnodiging van de Minister-President Materiële uitgaven binnenland Materiële uitgaven buitenland Geheime uitgaven Onvoorziene uitgaven Loonbijstelling Prijsbijstelling Koersverschillen Bankkosten

1990

1991

1992

1993

1994

1995

564,2 199,8 154,4

572,4 212,1 160,6

563,9 218,6 165,5

562,1 219,4 165,2

564,0 220,7 165,1

557.5 221,4 165,0

561,5 221,4 164,9

21,7

25,9

19,2

18,5

18,4

18,2

18,2

2,4 81,5 98,8

2,0 78,4 91,3

2,0 72,1 84,3

2,0 70,5 84,3

2,0 77,3 78,3

2,0 72,4 76,3

2,0 76,5 76,3

0,1 0,1 5,4 0,0

0,1 0,3 PM 0,3 1,3 0,1

0,1 0,3 PM 0,4 1,3 0,1

Internationale Betrekkingen 148,0 Uitgaven samenhangende met de Verenigde Naties en de daarmee samenhangende organisaties en het Internationale Rode Kruis 76,9 Uitgaven samenhangende met de Atlantische samenwerking en veiligheidszaken 10,6 Uitgaven samenhangende met de O.E.S.O. en 11,3 de Raad van Europa Subsidies en bijdragen 7,9 Voorlichting en internationale culturele betrekkingen 7,4 33,5 Hulp in noodsituaties Rentesubsidies voortvloeiende uit door de Nederlandse Investeringsbank voor Ontwikkelingssamenwerking (NIO) onder garantie van de Staat verstrekte leningen aan 0,4 Turkije Verleende garantie voor door de Nederlandse Investeringsbank voor Ontwikkelingslanden (NIO) verstrekte leningen van f 76,75 mln. aan Turkije Garantie van rente en aflossing van door de Haagse Conferentie voor Internationaal privaatrecht opgenomen geldlening ten behoeve van de aankoop en verbouw van een nieuwe huisvesting voor het Permanente Bureau Garantie met betrekking tot de in 1991 door derden op te nemen kapitaalmarktleningen ad f 50 mln voortvloeiende uit hulp in noodsituaties -

145,9

159,2

66,6

61,4

11,6 12,1

PM

PM

PM

PM

PM

PM

3763,2 339,7

4193,9 330,0 181,0 169,5 341,4

4530,5

4675,9

4979,3

5317,0

5565,4

102,0

105,5

109,0

112,0

112,5

175,0

175,0

175,0

175,0

175,0

Samenwerking met ontwikkelingslanden Plattelandsontwikkelingsprogramma Programma voor industriële ontwikkeling Training , onderzoek– en onderwijsprogramma's Noodhulp Deskundigenprogramma's Programma-ondersteuning en –vernieuwing Landenprogramma Hulp aan Suriname Regioprogramma Aandeel in de kosten van internationale programma's voor hulp aan ontwikkelingslanden Europees Ontwikkelingsfonds Specifieke multilaterale initiatieven Medefinanciering van projecten van particuliere organisaties SNV programma Opvang van vluchtelingen en asielgerechtigden alsmede asielzoekers in Nederland

99,4

159,3 312,5 101.3 31,0

758,2

9,2 7,4 38,7

0,1 0,3 PM 0,4 1,3 0,1

0,1 0,3 PM 0,4 1,3 0,1

0,1 0,3 PM 0,4 1,3 0,1

151,6

153,6

148,5

60,7

60,0

59,0

57,2

13,2

13,1

11,2

11,2

11,2

16,8

14,6 10,5

12,4

12,4

12,4

9,4 8,1 50,0

0,1 0,3 PM 0,4 1,3 0,1

157,2

8,1 50,0

9,7

9,5

8,1

11,4 50,0

50,0

9,4 8,2 50,0

0,3

0,3

0,2

0,2

0,1

0,1

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PIVI

PM

PM

PM

98,8 40,2

298,1

694,1 115,0 353,0

296,2 182,8

300,1 161,6

190,3

204,9

220,5

233,5

233,5

32,9

49,1

43,6

44,9

46,2

46,9

45,3

375,1

403,1

439,4

466,8

502,9

543,2

564,7

66,5

71,0

79,0

81,5

85,3

88,2

90,8

117,0

325,0

442,8

431,3

365,4

361,1

361,2

91,0


Uitgavenrealisaties en –ramingen Art.nr.

Omschrijving 16 17

1989

Voorfinanciering Surinaamse pensioenen Rentesubsidies en apparaatskosten NIO en

_

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

374,8 Huisvesting ontwikkellingssamenwerking 12,8 Inspectie ontwikkelingssamenwerking te velde 3,1 Subsidies aan instituten 34,4 Voorlichting, bewustwording en advisering inzake ontwikkelingssamenwerking 26,6 1. Garanties op door de NIO vanaf 1971 verstrekte leningen aan ontwikkelingslanden 48,4 2 In 1991 door garanties gedekte te verstrekken kapitaalmarktleningen ad f 21 9,9 mln in noodhulp , landen en regioprogramma's 3. In1991 door garanties gedekte te verstrekken kapitaalmarktleningen ad f 218,9 mln. t.b.v het programma ontwikkelingsrelevante exporttransacties Overige garanties op aan ontwikkelingslanden verstrekte leningen 2,1 Uitgaven voortvloeiende uit het verlenen van een garantie voor de middelenvoorziening van _ deNIO Tijdelijke financiering van door de NIO uit eigen middelen met garantie van de Staat te verstrekken leningen aan ontwikkelingslanden Milieubeleid in ontwikkelingslanden 30,8" Onderzoek en technologie 45,4" Vrouwen en ontwikkeling 6,3" Stedelijke armoedebestrijding Bedrijfsleven en ontwikkeling 62,9" Internationaal onderwijs 113,9" Betalingsbalanssteun en schulden 245,3" Noodhulp 112,2" Programma-ondersteuning en –vernieuwing 28,3" Landenprogramma 1297,0" Multilaterale fondsen en programma's 352,3"

01

Afdracht aan de EG Vierde eigen middel

FMO

18 19 20 21 22

23 24

25

04

Totaal hoofdstuk V

1990

1991

1992

1993

1994

1995

PM

PM

PM

PM

PM

PM

397,8 12,9

411,7 12,9

426,8 12,9

436,7 12,9

446,4 12,9

458,5 12,9

3,0

3,0

3,0

3,0

3,0

3,0

34,7

34,2

34,2

34,2

34,2

34,2

26,7

28,2

29,3

29,3

29,3

29,3

35,9

35,0

35,0

35,0

35,0

35,0

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

PM

-

50,0 46,5" 6,1" -

82,2" 1 1 3,4" 271,5" 122,9" 33,3' 1 301 ,4" 368,2"

-

-

-

-

-

125,0 49,0 15,0 10,0 93,5 120,9 268,6 122,9 40,3 1273,5 414,7

175,0 54,0 20,0 15,0 97,5 124,9 270,3 127,9 43,3 1287,2 409,7

225,0 59,0 25,0 20,0 98,5 128,9 461,6 132,9 46,3 1317,0 409,7

275,0 64,0 30,0 25,0 109,5 132,9 646,0 137,9 49,3 1317,0 409,7

275,0 69,0 35,0 30,0 109,5 136,9 832,2 142,9 52,3 1317,0 409,7

321.3 321,3

9.5 9,5

609,0 609,0

1015,1 1015,0

1072,0 1072,0

1144,0 1144,0

1188,0 1188,0

4796,7

4921,8

5862,5

6410,3

6767,0

7172,2

7463,4

" Niet in telling i.v.m. dubbeltelling


Bijlage 2. Overzicht ontvangstenrealisaties en –ramingen ( x f 1 mln.) Ontvangstenrealisaties en –ramingen Art.nr.

Omschrijving

01 01 02 03 04 05 06

02 01 02 03 01 02 03 04 05

1989

Algemeen 143,0 Personeel 0,1 Paspoortleges en kanselarijrechten 120,9 Rente-ontvangsten over banksaldi alsmede over verleende voorschotten aan het personeel 0,8 Diverse ontvangsten 11,7 Dienstverlening posten 4,2 Doorberekenmg subsidies en bijdragen aan andere ministeries 5,3 Internationale Betrekkingen Deelname obligatieleningen Veremgde Naties Europese Economische Gemeenschap Internationale Samenwerkmg Nederlands Bedrijfsleven in Ontwikkelingslanden Inkomsten uit leningen verstrekt aan ontwikkelingslanden Restituties door NIO van garantiebetalingen in afgesloten dienstjaren Tijdelijke financiering van de NIO Diverse ontvangsten Totaal hoofdstuk V

1990

1991

1992

1993

1994

1995

38,4

39,9

114,5

38,4

38,4

38,4

0,1

0,1

0,1

0,1

0,1

0,1

103,9

28,2

28,2

28,2

28,2

29,7

0,6 3,3 0,7

0,6 3,0 0,7

0,6 3,0 0,7

0,6 3,0 0,7

0,6 3,0 0,7

0,6 3,0 0,7

5,9

5,8

5,8

5,8

5,8

5,8

63,3

58,1

49,0

47,5

44,4

1,5

0,4

-

-

-

-

-

47,2

49,9

49,0

47,5

44,4

42,2

40,3

8,5 6,1

0,9 6,9

PM PM

235,3

172,6

87,4

29,0 29,0

PM PM

85,9

PM PM

82,8

42,2

PIVI PM

80,6


40,3

PM -

PM

80,2

Bijlage 3

Overzicht van personele en materiële uitgaven (x f 1 mln) uitge– splitst naar organisatie-eenheid Organisatie-onderdeel

Art.nr.

Algemene leiding en Directies ressorterend onder de Secretaris-Generaal

01 .01 01.05 01 06

DGES (Directoraat-Generaal Europese Samenwerking)

72.0 71.4

2.1 4.7

0101

DGIS [Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking)

01 01

Grote Posten Bonn, Jakarta, Londen, Parijs, Washington, PV-EG, PV-NAVO

01.01 01 .02

Middelgrote Posten PV-VN New York, Brussel, Madrid, New Delhi, Paramaribo, Rome, Tokio, C.G Dusseldorf, C G. New York

0101 01 02

Totaal

Materiële uitgaven

01.01

DGPZ (Directoraat-Generaal Politieke Zaken)

Overige Posten

Personeels– uitgaven

7.1 355

114,2

01.01 01.02 01.06

82.2

2335

155.7

Tweede Kamer, vergaderjaar 1990-1991,21 800 hoofdstuk V, nr. 3

BIJLAGE 4. OVERZICHTEN INZAKE PERSONEELSSTERKTE A. Samenvattend overzicht personeelssterkte Organisatie eenheid

Werkelijke bezetting 30-6-1990

Algemene leiding en Directies ressorterend onder de Secretaris-Generaal1)

1 039,5

Begrotings– Begrotings– sterkte sterkte 1990

1 060

1991

1 062

Meerjarenraming

1992

1 057

1993

1 047

1994

1 047

1995

1 047

Directoraat-Generaal Europese Samenwerking

48,5

47

56,5

56,5

56,5

56,5

56,5

Directoraat-Generaal Politieke Zaken

86

89

89

89

89

89

89

471,5

513,5

533,5

533,5

533,5

533,5

Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking

492

Totaal Departement

1 666

1 667,5

1 722

1 736

1 726

1 726

1 726

Posten

1 825

1 929

1 935

1 935

1 935

1 935

1 935

Totaal Ministerie

3491

3596,5

3657

3671

3661

3661

3661

Inclusief Ministers en Staatssecretaris


Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens B: Overzicht personeelssterkte naar categorieën Art.

Onderdeel en taakaanduiding


01

Begrotings– Begrotings– sterkte sterkte 1990

1991

Meerjarenraming 1992

1993

1994

1995

Personeel Algemene leiding en Directies ressorterend onder de Secretaris-Generaal

1 039,5

1 071

1 074

1 068

1 058

1 058

1 058

-

Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel

306 555,5 178

239 616 216

239 616 219

239 612 217

237 606 215

237 606 215

237 606 215

"

primaire taken management/intern gericht

327 712,5

337 734

337 737

337 731

327 731

327 731

327 731

Algemene leiding 1

Minister en Staatssecretans van Buitenlandse Zaken, Minister voor Ontwikkelingssamenwerking; alsmede Jundisch adviseur en staf; volkenrechtelijke aangelegenheden; Verkeersadviseur en staf; Lucht– en scheepvaartaangelegenheden alsmede overige verkeerszaken; Adviseurs beleidsplanning en staf: identificatie en analyse hoofdelementen buitenlands beleid, advisering beleid op langere termijn. Inspectie posten in het buitenland, adviseur voor onderhandelingen buitenland; Ambassadeur non-proliferatie vraagstukken

-


FEZ (Centrale Directie Financieel Economische Zaken) -


52

46,5

48,5

48,5

48,5

48,5

48,5

5,5 12,5 34

2,5 11 33

2,5 11 35

2,5 11 35

2,5 11 35

2,5 11 35

2,5 11 35

115,5 26 72 17,5

HDBZ (Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken)

108,5 18 68,5 22

109,5 18 69,5 22

109,5 18 69,5 22

109,5 18 69,5 22

109,5 18 69,5 22

109,5 18 69,5 22

160,5

159,5

160,5

160,5

160,5

160.5

160,5

29 104,5 27

18,5 109 32

18,5 110 32

18,5 110 32

18,5 110 32

18,5 110 32

18,5 110 32

25,5

26,5

26,5

26,5

26,5

26,5

26,5

15 10,5

13,5 13

13,5 13

13,5 13

13,5 13

13,5 13

13,5 13

Alle personele aangelegenheden betreffende het personeel van het Ministerie (Dienst Buitenlandse Zaken). Gebouwen en materieel in het Buitenland. -


O&l (Centrale Directie Organisatie en Informatievoorziening)

-



Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens B: Overzicht personeelssterkte naar categorieën Art



ACD (Accountantsdienst)

27


1 16 10

WSO (Werving, Selectie en Opleiding)

Begrotings– Begrotings sterkte sterkte 1990 26

1 12 13

Meerjarenraming

1991

1992

1993

1994

1995

26

26

26

26

26

1 12 13

1 12 13

1 12 13

1 12 13

1 12 13

29

45

45

45

45

45

45

21,5

21,5

21,5

21,5

21.5

21,5

21,5

4 13,5 4

4 12,5 5

4 12,5 5

4 12,5 5

4 12,5 5

4 12,5 5

4 12,5 5

119,5

108,5

108,5

108,5

108,5

108,5

108,5

55 62,5 2

50,5 56 2

50,5 56 2

50,5 56 2

50,5 56 2

50,5 56 2

50,5 56 2

21

21

21

21

21

21

21

lager personeel middelbaar personeel hoger personeel

19 2

19 2

19 2

19 2

19 2

19 2

19 2

SE (Bureau Secretarie)

17

20

20

20

20

20

20

11 6

12 8

12 8

12 8

12 8

12 8

12 8

58

50

50

50

50

50

50

47 11

32 18

32 18

32 18

32 18

32 18

32 18

Werving, selectie en opleidmg personeel Dienst Buitenlandse Zaken AOD (Hoofdafdeling Onderzoek en Documentatie) Verzorging van de documentatie van het Ministerie; studieopdrachten Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel AVB (Hoofdafdeling Verbindingen en Materiële Zaken) Verzorging berichtenverkeer telegrafisch en per telex, van de regering met haar vertegenwoordigers in het buitenland en de gouverneur van de Nederlandse Antillen Reproductie van stukken. Huisvesting departement Huishoudelijke dienst Aanschaffingen Dienstkleding. Telefooncentrale en telefoonaansluitingen.

-


DVV (Bureau Dienstvervoer) Vervoer van goederen en personen

-

Secretarie/typekamer: opleiden van secretarieel ondersteunende krachten. lager personeel middelbaar personeel hoger personeel BP/KD (Binnenpost/koeriersdienst) Ontvangst en distributie van poststukken, behandeling van alle inkomende en uitgaande diplomatieke zendingen; verzending van poststukken lager personeel middelbaar personeel hoger personeel


Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens B: Overzicht personeelssterkte naar categorieën Onderdeel en taakaanduiding

Art.


APA (Centrale Afdeling Post– en Archiefzaken)

100

Ontvangst en distributie van de stukken. Beheer over en toezicht op de archiefadministratie, de registratuur en het oud-archief van het departement en van de posten in het buitenland vanaf 1871 Onderricht in de archiefadministratie. - Lager personeel - Middelbaar personeel Hoger personeel ABL (Hoofdafdeling Beveiliging)

Begrotings– Begrotings sterkte sterkte 1990

1991

Meerjarenraming 1992

1993

1994

1995

96

96

96

96

96

96

36 64

14 81 1

14 81 1

14 81 1

14 81 1

14 81 1

14 81 1

55,5

58

58

58

58

58

58

33 20,5 2

33 23 2

33 23 2

33 23 2

33 23 2

33 23 2

33 23 2

41

40

40

40

40

40

40

5,5 21,5 14

5,5 22,5 12

5,5 22,5 12

5,5 22,5 12

5,5 22,5 12

5,5 22,5 12

5,5 22,5 12

20,5

22

22

22

22

22

22

4 10,5 6

3 13 6

3 13 6

3 13 6

3 13 6

3 13 6

3 13 6

33

34

34

34

34

34

34

Alle aangelegenheden met betrekking tot de beveiliging. Bedrijfsbescherming. -


AVT (Hoofdafdeling Vertalingen) Interdepartementale vertaaldienst; tolkenbemiddeling -


DKP (Directie Kabinet en Protocol) Protocollaire zaken betreffende het Koninklijk huis, de buitenlandse vertegenwoordigingen en de internationale organisaties; ceremonieel, Decoraties -


DCV (Directie Culturele Samenwerking en Voorlichting Buitenland Het geven van leiding aan en het coördineren van de taken van het Ministerie op het gebied van de internationale culturele betrekkingen. Secretariaat van de interdepartementale Coördinatiecommissie voor Internationale Culturele Betrekkingen Beleidsvoorbereiding op het gebied van bi– en multilaterale culturele samenwerking. Coördinatie van het buitenlands cultureel beleid met de overige ministeries. Uitwisseling op het gebied van onderwijs en wetenschappen




Werkelijke bezetting

Begrotings– Begrotings– sterkte sterkte

30-6-1990

1990

Meerjarenraming

1991

1992

1993

1994

1995

6 19

6 19

9

6 19 9

9

6 19 9

6 19 9

Algemene niet-politieke voorlichting en presentatie van Nederland en de contacten hierover met de posten Het verstrekken van niet politieke (individuele) voorlichting over Nederland lager personeel middelhaar personeel hoger personeel

8 20 5

19 9

DVL (Directie Voorlichting)

40

37,5

37,5

37,5

37,5

37,5

37,5

Het voeren van voorlichtingsbeleid, waaronder begrepen het optreden naar buiten, het behandelen van het voorlichtingsaspect van voor het parlement bestemde stukken en het uitvoeren van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Als uitvloeisel van het ministeriële beleid het woord voeren en de contacten met de posten inzake woordvoering en voorlichting aan de media ter plaatse Algemene niet-politieke voorlichting over Nederland in het buitenland en de contacten hierover met de posten; interdepartementale coördinatie van de voorlichting in het buitenland Het verzamelen van en het verwerken van gegevens voor interne en externe informatie. Het (doen) produceren van voorlichtingsmiddelen ten behoeve van het Nederlandse publiek en van de posten, ter voorlichting over het beleid op het gebied van buitenlandse zaken en ontwikkelingssamenwerking en ter presentatie van Nederland in het buitenland - Lager personeel - Middelbaar personeel Hoger personeel

6 , 5 22 11,5

5 19,5 13

5 19,5 13

5 19,5 13

5 19,5 13

5 19,5 13

5 19,5 13

DVE (Directie Verdragen)

16,5

15

15

15

15

15

15

3 10,5

3 10

3 10

10

10

10

10

-

Behandeling van aangelegenheden m b t internationale overeenkomsten. Departementale en interdepartementale coördinatie van werkzaamheden op dit terrein Contacten tussen het ministerie en de Gevolmachtigde Minister van de Nederlandse Antillen Verdragsbeleid, verdragsrecht en verdragstechniek -



10




DAZ (Directie Algemene Zaken)


Meerjarenraming

30-6-1990

1990

1991

1992

1993

86,5

124,5

123,5

117,5

107,5

1994

107,5

1995

107,5

Aangelegenheden betreffende Nederlanders en vreemdelingen in Nederland verblijvende of zich naar of uit Nederland begevende; betreffende de rechten, plichten en persoonlijke belangen van Nederlanders in het buitenland, waar nodig in overleg met de regionale directies Consulaire en aanverwante aangelegenheden Nederlanders en vreemdelingen betreffende en zaken betreffende het contentieux. (Coördinatie van de) Internationale aspecten van het Minderhedenbeleid. Algemene coördinatie terrorisme– en drugsbestrijding. -


DGES (Directoraat-Generaal Europese Samenwerking) Behandeling van werkzaamheden verband houdende met de Europese economische samenwerking en integratie, alsmede met andere vraagstukken van economische politiek. Algemene advisering en ambtelijke coördinatie t.a.v. het beleid m.b.t. EEG, Euratotn, OESO, IEA en Raad van Europa. Advisering t a.v. het internationale energiebeleid Advisering en coördinatie van het internationale milieubeleid. Bestaande uit: Directie Integratie Europa (DIE), Directie Economische Samenwerking (DES), Directie Raad van Europa en Wetenschappelijke Samenwerking (DRW) Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel " primaire taken " management/intern gerichte taken DGPZ (Directoraat-Generaal Politieke Zaken) Behandelen politieke aangelegenheden in mondiaal kader bi– en multilateraal (NAVO, WEU en politieke werkzaamheden t b.v. de overige Directoraten-Generaal). Bestaande uit: Directie Europa (DEU), Directie Atlantische Samenwerking en Veiligheidszaken (DAV), Directie Azië en Oceanië (DOA), Directie Afrika en Midden Oosten (DAM), Directie Westelijk Haifrond (DWH), Directie Politieke VN-zaken (DPV), Ambassadeur voor Internationale en Culturele Samenwerking (ACS) Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel " primaire taken management/intern gerichte taken

37

8 62,5 37

37

56,5

56,5

56,5

56,5

9 6

9 6

9 6

9 6

9 6

41,5 41,5

41,5 41,5

41,5 41,5

41,5 41,5

41,5 41,5

19,5

33,5 33,5 13,5

15

15

15

15

15

86

89

89

89

89

89

89

16 20 50 50 36

14,5

14,5

14,5

14,5

14,5

14,5

11

11

11

11

11

11

63,5 63,5 25,5

63,5 63,5 25,5

63,5 63,5 25,5

63,5 63,5 25,5

63,5 63,5 25.5

63,5

12,5

10

10

10

8

50 24

73,5

72,5

68,5

62,5

41

41

39

48,5

47

56,5

9 10,5

29 29

8,5 5


8 62,5

63,5 25.5

11

Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens B: Overzicht personeelssterkte naar categorieën Art



DGIS (Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking) Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel " primaire taken " Management/intern gerichte taken Uitbreiding van het DGIS" Algemene Leiding (w.o. IGOS) Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel SA (Bureau Beleidsvoorbereiding tevens Secretariaat Adviesraad DGIS) Studie en analyse van alle aspecten van de hulpverlenmg aan ontwikkelingslanden Het formuleren van voorstellen voor het te voeren beleid Secretariaat van de Nationale Advies Raad voor Ontwikkelmgssamenwerkmg Secretariaat van de interdepartementale Coördinatie Commissie voor Ontwikkelmgssamenwerking. Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel

OIO (Directie Internationale Organisaties)

Begrotings sterkte 1990

Begrotings sterkte

Meerjarenraming

1991

1992

1993

1994

1995

471,5

513,5

58

206 206,5 277 215

58 194,5 219 265,5 206

194,5 221 267,5 206 40

533,5 58 194,5 221 267,5 206 60

533,5 58 194,5 221 267,5 206 60

533,5 58 194,5 221 267,5 206 60

533,5 58 194,5 221 267,5 206 60

24,5

25,5

25,5

25,5

25,5

25,5

25,5

3,5 11 10

2

2

2

2

2

2

10,5

10,5

10,5

10,5

10,5

10,5

13

13

13

13

13

13

20

18,5

18,5

18,5

18,5

18,5

18,5

492 79,5

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

15,5

14,5

14,5

14,5

14,5

14,5

14,5

36,5

34,5

36,5

36,5

36,5

36,5

36,5

9 5,5 22

7 3,5 24

7 3,5 26

7 3,5 26

7 3,5 26

7 3,5 26

7 3,5 26

35,5

37

37

37

37

37

37

6,5 5 24

5,5 4 27,5

5,5 4 27,5

5,5 4 27,5

5,5 4 27.5

5.5 4 27,5

5,5 4 27,5

2 2,5

Behandeling van de economische, sociale, humanitaire juridische, administratieve en andere aangelegenheden m.b t. de Verenigde Naties en haar Organen, de gespecialiseerde Organisaties, alsmede die m.b.t. andere wereldwijde organisaties en van vraagstukken met een wereldwijd karakter Voorbereiding en interdepartementale coördinatie van het Nederlands beleid op het gebied van deze taken. -


DST (Directie Coördinatie Sectorprogramma's en Technische Advisering) Coördinatie van algemene beleidsvorming op het gebied van plattelands en industriële ontwikkeling Coördinatie van de sectorprogramma's op deze twee terreinen Interne technische advisering en mobilisatie van externe sectordeskundigheid -


Over de precieze invulling vindt momenteel overleg plaats Voor 1 januari 1991 zal hier meer duidelijkheid over bestaan


12

Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens B: Overzicht personeelssterkte naar categorieën

Art




30-6-1990 DMP (Directie Multilaterale OS en Speciale Programma's)

Meerjarenraming

1990

1991

1992

28

26

26

26

5 6,5 16,5

4,5 2,5 19

4,5 2,5 19

44

41

6 11 27

43,5

1994

1995

26

26

26

4,5 2,5 19

4,5 2,5 19

4,5 2,5 19

4,5 2,5 19

41

41

41

41

41

7 11 23

7 11 23

7 11 23

7 11 23

7 11 23

7 11 23

36

36

36

36

36

36

1993

De multilaterale financiële en technische ontwikkelingsaangelegenheden via Bretton Woods-instellingen, overige (regionale) ontwikkelings– financieringsinstellingen en de Verenigde Naties Coördinatietaken m.b.t. het EG ontwikkelingsbeleid. Speciale programma's -


DAF (Directie Ontwikkelings– samenwerking Afrika) Het voorbereiden en uitvoeren van het bilaterale ontwikkelingsbeleid wat betreft de landen in Afrika. -


DAL (Directie Ontwikkelings– samenwerking Azië) Het voorbereiden en uitvoeren van het bilaterale ontwikkelings– samenwerkingsbeleid wat betreft de landen in Azië. -


DLA (Directie Ontwikkelings– samenwerking Latijns-Amerika)

8 , 5 14 21

6 11 19

6 11 19

6 11 19

6 11 19

6 11 19

6 11 19

20

19

19

19

19

19

19

3 4 13

2 3 14

2 3 14

2 3 14

2 3 14

2 3 14

2 3 14

36,5

34,5

34,5

34,5

34,5

34,5

34,5

8 9,5 19

5 6,5 23

5 6,5 23

5 6,5 23

5 6,5 23

5 6,5 23

5 6,5 23

Het voorbereiden en uitvoeren van het bilaterale ontwikkelings– samenwerkingsbeleid wat betreft de landen in Latijns-Amerïka. -


DPO (Directie Particuliere Activi– teiten Onderwijs/ Onderzoeksprogamma's) Behandelen van de aangelegenheden m.b.t. programma's inzake samenwerking met particuliere organisaties en die op het gebied van voorlichting en bewustwording in Nederland; onderwijs en onderzoekprogramma's, initiatieven van lagere overheden op het gebied van ontwikkelingssamenwerking Interdepartementale coördinatie terzake. -



13





30-6-1990 APO (Hoofdafdeling Personele Zaken Ontwikkelings– samenwerking)

1990

46,5

1991

Meerjarenraming

1992

1993

1 994

1 995

44,5

44,5

44,5

44,5

44,5

44,5

5 5 30,5 9

5 30,5 9

5 30,5 9

5 30,5 9

5 30,5 9

5 30,5 9

11

11

11

11

11

14

14

14

14

58.5

58,5

58,5

58,5

Werving van personeel voor de uitvoering van de aanvaarde voorstellen voor Nederlandse bilaterale technische hulpverlening voor de uitvoering van technische nulpprogramma's van internationale organisaties en voor de bezetting van staffuncties in internationale en intergouvernementele organisaties Voorbereiding en begeleiding van het bilaterale personeel. -


6 33 7

IOV (Inspectie Ontwikkelings– samenwerking te Velde)

10,5

,

11

Inspectie in de ontwikkelingslanden en elders van de tenuitvoerlegging van het Nederlandse bilaterale ontwikkelingsbeleid en het uitbrengen van rapporten en adviezen op basis van de onderzoeken ter plaatse. -


0,5 1 9

CBI (Centrum tot Bevordering van de Inport uit Ontwikkelingslanden)

2 9

2 9

14

14

2 8 3

2 9 3

2 9 3

59,5

58,5

58,5

13

Verstrekken van inlichtingen over afzetmogelijkheden voor uit ontwikkelingslanden afkomstige goederen in de ontwikkelde landen, met name in West Europa; verlenen van bemiddeling tussen aanbieders en vragers van zodanige goederen; verrichten van andere werkzaamheden die kunnen bijdragen tot de groei van de import uit ontwikkelingslanden Onderhouden van de relatie met het UNCTAD-GATT internationale Handelscentrum te Genéve, waaronder het voor Nederland deelnemen aan de zittingen van de adviesgroep van dit Handelscentrum. Lager personeel Middelbaar personeel Hoger personeel

SNV (Staf Stichting Nederlandse Vrijwilligers Voorbereiding en uitvoering onder verantwoordelijkheid van het stichtingsbestuur van alle activiteiten van SNV m.b.t. de uitzending van ontwikkelingswerkers (SNV-ers) financiering van ontwikkelingsactiviteiten en voorlichting en bewustwording in Nederland


14

Bijlage 4. Overzichten inzake personeelsgegevens B: Overzicht personeelssterkte naar categorieön Onderdeel en taakaanduiding

Art.



Meerjarenraming

1990

1991

1992

13,5 33 13

9 34,5 15

9 34,5 15

74

71,5

5,5 62,5 6

1 64,5 6

30-6-1990

1993

1994

1995

34,5 15

9 34,5 15

9 34,5 15

9 34,5 15

71,5

71,5

71,5

71,5

71,5

1 64,5 6

1 64,5 6

1 64,5 6

1 64,5 6

1 64,5

Voorbereiding en uitvoering van de ministeriële taken m b.t het SNV programma, keuze van activiteiten in de Derde Wereld, verdragsluiting. Uitvoering van ontwikkelingsactiviteiten uit andere categorieën van de begroting voor ontwikkelingssamenwerking. Internationale contacten inzake personele ontwikkelingssamenwerking. Werving, selectie, voorbereiding en uitzending van vrijwilligers voor de Verenigde Naties. -


AFO (Hoofdafdeling Financiële Zaken en Materieelvoorziening)

9

Financieel beheer bilaterale OS; financieel-economische advisering OS-beleid. -


Posten (inclusief lokaal personeel) -


*

primaire taken management/intern gerichte taken

1 825 743 657 425

/ Grote Posten

1 929

1 935

1 935

1 935

1935

1 935

631 793 505

631 795 509

631 795 509

631 795 509

631 795 509

631 795 509

343

347

347

347

347

347

240.5

240,5

240,5

240,5

240.5

240,5

1279,5

1281,5

1281,5

1281,5

1281,5

1281,5

64 2

64 2

64 2

64

64

2

2

64 2

Bonn, Jakarta, Londen, Parijs, Washington, PV-EG, PV NAVO. //. Middelgrote Posten PV-VN New York, Brussel, Madrid, New Delhi, Paramaribo, Rome, Tokio, C.G. Düsseldorf, C.G New York. ///. Overige Posten Bijzondere opdrachten (Langdurige cursussen, conferenties, assistentie op posten en dergelijke) Vluchtelingenbeleid


15

Bijlage 5

Automatiseringsbijdrage 0. Vooraf In de afgelopen jaren hebben er in het kader van de verbetering van het comptabel bestel investeringen plaatsgevonden, die na stopzetting van een daarvoor bestemd budget financiële gevolgen zullen hebben voor «reguliere» budgetten voor informatievoorziening. In de navolgende tekst is ervan uitgegaan dat geen gelden zijn gereserveerd voor de laatstgenoemde doelen. 1. Beleidsuitgangspunten informatievoorziening 1.1. Algemeen Deze bijlage biedt een overzicht van de geautomatiseerde informatie– voorziening bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De tekst is gebaseerd op het informatieplan bij het ministerie, dat sedert 1990 wordt opgesteld. Het gaat hierbij om de dienstonderdelen van het depar– tement in Den Haag alsmede de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Hoofdstuk 4 van deze bijlage geeft hiervan een gedetail– leerder overzicht. Gegevensverwerking met behulp van automatiseringsmiddelen vindt plaats op de volgende vlakken: - beheersinformatie - documentaire informatie - communicatie. Algemene relaties met betrekking tot de informatievoorziening De direkte betrokkenheid van de diverse vakdepartementen in de Nederlandse relatie tot het buitenland is sterk toegenomen als gevolg van de internationalisatie van veel aspekten van binnenlands bestuur. Dit stelt eisen aan de communicatie tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en verscheidene vakdepartementen enerzijds; anderzijds is er communicatie nodig tussen «Den Haag» en de Nederlandse vertegen– woordigingen in het buitenland. In de communicatie met de posten in het buitenland fungeert het Ministerie van Buitenlandse Zaken als knooppunt voor de Nederlandse overheid. Aldus kan het Ministerie in toenemende mate faciliteiten bieden op het gebied van datacommunicatie. Voorts is de koppeling van belang van de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Gemeenschap met delen van het apparaat van Europese Commissie te Brussel. Ten aanzien van de beheers– en documentaire informatievoorziening bij het ministerie zijn in algemene termen informatische relaties aanwezig met de volgende externe instanties: Gegevens inzake

Instantie

financién salarissen personeel bibliotheek en documentatie asiel, detentie, visa paspoorten autokentekens buitenlanders

Ministerie van Financiën Ministeries van Financiën & BiZa Ministerie van BiZa externe bibliotheken Ministerie van Justitie, CRI Ministerie van BiZa Rijksdienst Wegverkeer, buitenlandse ambassades Ministerie van BiZa. buitenlandse ambassades Gemeentelijke Bevolkingsadministraties binnen– en buitenlandse internationale organisaties, Ministerie van EZ (BEB/EVD) vakdepartementen

personenregistratie buitenlanders consulaire basisgegevens, handelsbevordering verdragen


16

Graad van automatisering Automatisering was bij het ministerie in eerste instantie gericht op de verbetering van vooral routinematige administratieve processen. In tweede instantie is zij gericht op de ontwikkeling van bouwstenen ten behoeve van beleidsinformatie. Tot dusverre konden de investeringen voor automatiseringshulpmid– delen (apparatuur en programmatuur) worden gesteld op gemiddeld f 20 000 a f 25 000 per werkplek. Hierin zijn begrepen computercapa– citeit, aansluitingen, printfaciliteiten, netwerk e.d. Uitgaande van een afschrijving in 6 jaar (tropenposten 5 jaar) betekent dit een jaarlijkse investering/afschrijving per werkplek van plm. f 4 000. Er is een tendens merkbaar die een daling laat zien van de prijs van computerapparatuur. Daar tegenover staat echter dat er toenemende kosten zijn op het gebied van persoonlijk computergebruik (personal computers + printers en PC-programmatuur), waardoor een werkstation duurder wordt dan voorheen (enkele terminal). Voorts is er een relatief kostbaarder wordende infrastruktuur, die ingewikkelder wordt naarmate het aantal werkstations zich uitbreidt. Daardoor zal het totaalbedrag per werkplek de komende jaren naar verwachting blijven op ongeveer f 25 000. Eind 1990 zijn plm. 1060 werkplekken van hulpmiddelen voorzien op het departement in Den Haag en plm. 920 op de posten in het buitenland. De installatie van ca. 300 werkstations in het afgelopen jaar zijn vooral benut als een ondersteuning van de personele afslanking. De planning is gericht op een uitrusting van plm. 1600 werkplekken in Den Haag en 1500 op de posten, derhalve totaal 3100. De graad van automatisering zal daarmee komen op 100% voor het departement in Den Haag en 75% op de posten in het buitenland. Deze stand moet naar verwachting omstreeks 1994 kunnen worden bereikt (1120 werkplekken in 4 jaar = ca. 280 per jaar). Ten opzichte van planningen in voorgaande jaren, waarin over de hele linie een dichtheid van 75% werd nagestreefd, betekent dit een bijstelling van het beleid. De grens van 75% is op het departement in Den Haag wat theoretisch gebleken. Uit diverse lopende veranderingsprocessen, zoals bijvoorbeeld de reorganisatie van het berichtenverkeer, is de behoefte naar voren gekomen van een verhouding van 1 eigen werkstation op 1 medewerker, 100% dus. Op de posten in het buitenland is een percentage van 75% nog wel voldoende. Daarbij moet echter worden aangetekend dat in het verleden altijd alleen werkstations zijn gepland voor uitgezonden Nederlands personeel. In de praktijk blijkt echter dat steeds vaker ook in het werk van lokaal aangenomen administratief personeel, ondanks het soms bestaande taalprobleem, verbeteringen kunnen worden aangebracht door gebruik te maken van automatiserings– voorzieningen. Daarom heeft de nagestreefde dichtheid van 75% op de posten thans betrekking op ca. 1500 werkplekken in plaats van op de eerder gerekende 1000. 1.2. Maatschappelijke en politieke ontwikkelingen van invloed op de ministeriële informatievoorziening De belangrijkste aktuele ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de informatievoorziening zijn als volgt samen te vatten: - Met het perspektief van de Europese integratie in 1992 zullen naar verwachting de internationale contacten op ambtelijk niveau binnen de EG verder toenemen, zowel bilateraal als in Gemeenschapsverband. Dit


17

stelt zijn eisen aan zowel de organisatorische als de technische infra– structuur. - In dit verband is ook een ontwikkeling waar te nemen naar de eerder genoemde internationalisatie van het binnenlands bestuur in Nederland. Snelle en efficiënte communicatie tussen departementen onderling en tussen departementen en (de vertegenwoordigingen in) het buitenland zijn een vereiste, zeker in het Europese toekomstperspektief. Er is daarbij een in belang toenemende rol van het ministerie van Buitenlandse Zaken, dat al een lange traditie kent als facilitaire instelling en communicatie– knooppunt temidden van vakdepartementen. - Tussen een aantal Europese landen worden, met het oog op een gemeenschappelijk visumbeleid, voorberereidingen getroffen voor een gemeenschappelijke centrale registratie van visumafgiften. - De politieke ontwikkelingen in de landen in Oost-Europa hebben tot gevolg dat steeds meer contacten op politiek, economisch, cultureel en ander vlak in opbouw zijn. De behoefte aan informatievoorziening in dit verband groeit zeer snel. De sterk toenemende bezoeken van burgers uit die landen aan Westeuropese landen, waaronder Nederland, hebben een aanzienlijke intensivering van de consulaire administraties tot gevolg. - Zowel in binnenlands als in internationaal opzicht wordt, nu ook in bestuurlijk kader, meer en meer aandacht geschonken aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met geautomati– seerde registraties. De Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Persoonsregistraties bieden een formele grondslag die zijn effekten moet hebben in de praktijk van o.a. het informatiebeheer en beveiliging. 1.3. Veranderingen in de taakverdeling in de organisatie met conse– quenties voor de informatievoorziening Het ministerie wordt geconfronteerd met een aantal meer en minder omvangrijke veranderingsprocessen, waarvan de doorlooptijd in een aantal gevallen meer jaren bedraagt. Ontwikkelingen met bewezen of verwachte gevolgen voor de informa– tievoorziening bij het ministerie zijn o.a. reorganisaties, inkrimpingen, deregulering en deconcentratie. Van bijzonder belang zijn: Organisatie berichtenverkeer Bij het ministerie is sedert 1986 gewerkt aan een herstrukturering van de opzet van het berichtenverkeer tussen het departement in Den Haag en de posten in het buitenland. De ontstane mogelijkheden van de (kantoor)automatisering bij het ministerie spelen hierbij een grote rol. Sedert 1985 vonden experimenten plaats met elektronisch berichten– verkeer tussen posten en dienstonderdelen. De resultaten hiervan leidden in 1989 tot maatregelen die erin voorzagen dat een bepaalde categorie dienstberichten tussen alle dienstonderdelen in Den Haag en posten in het buitenland elektronisch konden worden uitgewisseld via een intern distributiepunt. Het gebruik van electronische post is op 15 april 1990 formeel uitge– breid tot alle niet-gerubriceerde dienstberichten op het gehele ministerie, inclusief de posten in het buitenland. Een groot deel van de berichten kan nu rechtstreeks, i.e. zonder tussenkomst van een centraal distribu– tiepunt, electronisch aan interne geadresseerden worden gezonden. Met behulp van een nieuwe telexcomputer is voorts het electronisch post-netwerk gekoppeld aan het netwerk van telex– en radioverbin– dingen. Ook faxen kunnen via deze computer worden aangestuurd. Via


18

dit geïntegreerde netwerk zijn zowel geautomatiseerde dienstonderdelen en posten als posten die bijvoorbeeld slechts met een telex-/radiover– binding zijn uitgerust direct bereikbaar. Thans zijn alle dienstonderdelen op het departement alsmede ca. 35 posten in het buitenland uitgerust met standaard-automatiseringshulpmiddelen. Aangezien, ook verder in de toekomst, steeds meer verschillende overdrachtstechnieken geïntegreerd kunnen worden in een samen– hangend netwerk, is voor het ministerie een stelsel ontwikkeld van proce– dures die nagenoeg identiek zijn voor alle overdrachtstechnieken. Veeleer zijn verschillen in procedures in de verwerking van berichten nu gebaseerd op de inhoud van berichten in plaats van op de vorm ervan. Dit veranderingsproces is hoofdzakelijk gericht op de interne berich– tenuitwisseling binnen Buitenlandse Zaken. Het Ministerie vormt evenwel op het gebied van communicatie een knooppunt tussen alle overheidsor– ganisaties in Nederland en (de posten in) het buitenland. Sedert 1989 neemt het Ministerie dan ook deel in het door het Ministerie van Binnen– landse Zaken gecoördineerde project «Departementen». Met dit project wordt beoogd met gebruikmaking van het communicatieprotocol X.400 de verschillende electronische postsystemen van de ministeries van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, Economische Zaken en Buiten– landse Zaken met elkaar te laten communiceren. De eerste proeven zijn succesvol gebleken. Er zal worden verdergegaan met het uitwerken van de organisatorische aspecten. Deconcentratie archief In 1990 is de eerste fase afgesloten in het proces van koppeling van subarchieven aan de dienstonderdelen op wier taakgebied de gearchi– veerde documentatie betrekking heeft. Hierdoor is een groot deel van het oorspronkelijk centrale archief van het Ministerie in de praktijk gedecon– centreerd en is een aantal nieuwe sub-archieven ingesteld. Door aange– paste werkwijzen kon ook een belangrijke bijdrage aan de afslankingsver– plichtingen worden geleverd. De volgende fase in dit veranderingsproces zal vooral betrekking moeten hebben op daadwerkelijke kwaliteitsverbeteringen in het documentaire werk. Nu de hoeveelheid medewerkers aanzienlijk is terug– gebracht, houdt dit niet in de laatste plaats verband met de te scheppen mogelijkheden voor het inzetten van hoger gekwalificeerde medewerkers in de documentaire informatievoorziening. Geboden ruimte voor aanvul– lende opleidmg en passende functiewaardering zullen voor een belangrijk deel het slagen van het totale project bepalen. Veel projectactiviteiten zijn gericht op het realiseren van een integratie van de verschillende vormen van documentaire informatievoorziening, zoals met de bibliotheek en electronische post. In technische zin zijn archivering en bibliotheek geïntegreerd. Thans wordt gewerkt aan gelei– delijke aanpassing van de administratieve organisatie daaromheen. Bibliotheek BZ De plaatsbepaling van de eigen bibliotheek (boeken) van het ministerie wordt voortdurend in relatie gebracht met de beschikbaarheid van nodige informatie in externe informatiesystemen. Van externe data-bestanden wordt steeds meer gebruik gemaakt. De voorzieningen die op deze wijze aan dienstonderdelen van het ministerie kunnen worden geboden, al of niet rechtstreeks via het interne communicatie– netwerk, zijn sterk in opkomst. Ook omgekeerd geldt dat; de informatie over het bibliotheekbestand van het Ministerie zal via het RCC beschikbaar worden gesteld voor belanghebbenden buiten het Minis– terie.


19

Informatievoorziening ontw/kkelingssamenwerking Bij het Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking (DGIS) wordt op een aantal terreinen verder gewerkt aan verbetering van de informatievoorziening in relatie tot het ontwikkelingssamenwerkings– beleid. Het gaat daarbij om: - de informatievoorziening met betrekking tot ontwikkelingsprojekten; - het financieel beheer van ontwikkelingsprojekten; - ondersteuning van de personeelswerving en selektie van uit te zenden deskundigen en SNV-ers in het kader van ontwikkelings– samenwerking; - de ontwikkeling van managementinformatie; - kantoorautomatisering in algemene zin. Hierbij worden de informatiestromen met ondermeer het ministeriële documentaire informatiesysteem en de ministeriële boekhouding betrokken. 1.4. Besluitvorming met betrekking tot informatievoorziening Besluiten over informatievoorziening bij het ministerie komen tot stand via een besluitvormingsstruktuur die zoveel mogelijk aansluit bij de decentrale opzet van de informatievoorziening. Hierbij geldt echter een aantal duidelijk geformuleerde en centraal vastgestelde uitgangspunten (zie 1.6). Daarmee wordt beoogd dat het initiëren en realiseren van voorzieningen tot verbetering van de informatievoorziening zo dicht mogelijk bij de gebruikersgroepen worden gelegd. De participatie van medewerkers en de nauwe betrokkenheid van het lijnmanagement worden van essentieel belang geacht. Het decentrale management van de informatievoorziening wordt - afhankelijk van de omstandigheden en behoefte - in lijn– of projektstructuur gevoerd. De coördinatie van decentrale ontwikkelingen berust bij de Centrale Directie Organisatie en Informatievoorziening. Deze formuleert voorstellen voor nieuwe ontwikkelingen en concrete projecten, in samen– werking met de desbetreffende dienstonderdelen en posten, alsmede met dienstonderdelen die (mede-)verantwoordelijkheden hebben voor gebieden als communicatie, logistiek, beveiliging en personeel. Vanaf 1990 wordt jaarlijks een ministerieel informatieplan opgesteld dat zowel bron voor als resultaat van besluitvorming is. 1.5. Grenzen van de informatievoorziening Personele begrenzing In eerste instantie is de geautomatiseerde informatievoorziening bij het ministerie gericht op de handhaving en zo mogelijk verbetering van werkprocessen. Dit houdt in dat automatisering met dezelfde of een kleinere personele bezetting kan leiden tot dezelfde of een betere dienst– verlening i.c. ondersteuning van het Nederlands beleid ten aanzien van het buitenland. Het automatiseringsbeleid bij het ministerie is erop gericht om de nodige automatiseringsdeskundigheid zoveel mogelijk te betrekken uit het eigen materiedeskundige personeel. Door de ingekrompen en verder inkrimpende formatie is het echter wel steeds problematischer forma– tieve ruimte vrij te maken voor het decentraal betrekken en inzetten van automatiseringsdeskundigheid. De dagelijkse werklast van medewerkers geeft bijvoorbeeld nauwelijks mogelijkheden voor tijdelijke extra werkzaamheden in de beginfase van een automatiseringsprojekt.


20

De afnemende formatie laat bovendien de noodzakelijke extra plaatsen voor de centrale coördinatie van de informatievoorziening in het geheel niet toe. Het beleid om de nodige automatiseringsdeskundigheid uit het eigen materiedeskundige personeel te betrekken is mede ingegeven door de situatie op de arbeidsmarkt. Daar is, op de functieniveaus die door het Ministerie kunnen worden geboden, nauwelijks geschikt aanbod aanwezig voor aanvulling van ontbrekende eigen deskundigheid. Niet alleen de ontwikkeling van nieuwe initiatieven op het gebied van de infor– matievoorziening, doch ook de beheermogelijkheden van bestaande informatievoorziening wordt hierdoor expliciet begrensd. Het vooruitzicht voor de komende jaren geeft aan dat de dienstverlening van de organi– satie alleen adequaat kan blijven door prioriteitsstelling van taken, uiterste efficiency van werkprocessen, passende arbeidsvoorwaarden en interne om–, her– en bijscholing van zittend personeel. Gepoogd wordt de schaarse deskundigheid zo effektief mogelijk te benutten door enerzijds een veelzijdige inzetbaarheid van decentrale automatiseringsmedewerkers te bevorderen en anderzijds de kwaliteit van de interne opleidingen te verbeteren. Financiële begrenzing Doordat slechts een beperkt budget voorhanden was is bij de initiële verspreiding van automatiseringsmiddelen vaak ook teruggevallen op endogene financiële bijdragen. De extra fondsen voor verbetering van het comptabel bestel zijn daarbij een onmisbare bijdrage geweest aan de opbouw van de financiële informatievoorziening. De follow up van die initiatieven heeft voor een deel echter een structureel karakter, met name op het gebied van het onderhoud van de informatievoorziening. Het wegvallen van deze extra gelden vormt aldus een hindernis op een natuurlijk voortvloeiende lijn van verbeteringen. Om die reden is besloten ter compensatie het budget structureel op te hogen. Juridische begrenzing Zoals aangegeven, is de toepassing van automatiseringshulpmiddelen bij het ministerie mede gericht op de ondersteunende werkprocessen. Deze brengen financiële, personele en documentaire registraties met zich mee. Juridische grenzen hierbij van belang worden gevormd door: - op posten in het buitenland: eventuele lokale wetgeving van het gastland met betrekking tot verstrekking van informatie; - op het departement in Nederland: de geldende voorschriften met betrekking tot de berscherming van de persoonlijke levenssfeer bij geautomatiseerde persoonsregistraties en de (veranderende) Comptabiliteitswet. - internationale verdragsbepalingen, bijvoorbeeld in Europees verband, die direct of indirect van invloed zijn op de informatievoor– ziening 1.6. Departementale richtlijnen

informatievoorziening

Voor de geautomatiseerde informatievoorziening gelden de volgende centraal vastgestelde beleidsuitgancjspunten: Kwaliteit en continuïteit Automatisering bij het ministerie richt zich op: - kwaliteit van resultaten (funktionaliteit van de geautomatiseerde toepassingen); - snelheid van de informatievoorziening;


21

- kwaliteit van de inhoud van het werk en de werkomstandigheden; - arbeidsbesparingen/efficiency; - het benutten van nieuw ontstane mogelijkheden in arbeidspro– cessen. Automatisering is dienstbaar aan de kwaliteit en doelmatigheid van het funktioneren van het ministerie. De produktiviteit van het ministerie wordt niet bepaald door de omvang van de produktie aan informatie, maar door de kwaliteit ervan. Hiertoe is de continuïteit van de informatie– voorziening essentieel. O.a. continuïteit van de inzet van voldoende deskundig personeel is daartoe een voorwaarde. Anderzijds moet ook op financiële waarborgen vertrouwd kunnen worden, alsmede op de kwaliteit van het produktenpakket van leveranciers. Geïntegreerde veranderingsorganisatie Automatisering is geen uitgangspunt voor organisatie-ontwikkeling, doch dikwijls wel een katalysator voor organisatieveranderingen. Het toepassen van geautomatiseerde informatiesystemen leidt vaak tot verandering in werkprocessen. Die veranderingen moeten zich vooral voltrekken in de mensen binnen de organisatie en minder in hun hulpmiddelen. Veranderingen hebben o.a. personele, financiële en materiële gevolgen. De ontwikkeling van informatievoorziening kan daarom alleen succesvol geschieden met een mterdisciplinaire aanpak. Daarbij wordt ook de synthese noodzakelijk geacht van de verschil– lende soorten «gereedschappen» voor informatievoorziening. Dat wil zeggen dat gegevensverwerking, tekstverwerking en datacommunicatie niet los van elkaar worden beschouwd. De aanpak van veranderingen in de organisatie waarbij automatisering een rol speelt, moet voorts afgestemd zijn op of althans rekening houden met de bestaande en niet (alleen) de gewenste omstandigheden. Daarbij gaat het er in eerste instantie om de behoeften van de organisatie te doorgronden; pas in tweede instantie zal waar mogelijk op specifieke gebruikerswensen worden ingespeeld. Deze «realistische» opstelling bepaalt de koers voor automatisering, zowel voor een afzonderlijk projekt als voor de organisatie als geheel. Criteria voor het bepalen van die koers zijn o.a.: - de heersende organisatiecultuur; - stijl van leidinggeven; - administratieve discipline; naast vanzelfsprekende factoren als: - beschikbare automatiseringsdeskundigheid; - beschikbaar automatiseringsbudget; - technologische ontwikkelingen. Gemeenschappelijkheid van informatie Een organisatie ontleent haar bestaan aan de interne gemeenschappe– lijkheid van produktiefactoren. Voor het ministerie is informatie daarvan een der belangrijkste. Als (bepaalde) informatie niet gemeenschappelijk is tussen (bepaalde) functionarissen kan het ministerie niet goed funktio– neren. Daarom moet de struktuur van de informatievoorziening ook zo zijn dat dit gewaarborgd is en blijft. Het streven naar gemeenschappe– hjkheid van informatie heeft gevolgen voor o.a. de toepassing van apparatuur en programmatuur, maar ook van strukturen voor administra– tieve organisatie en het beheer. De informatievoorziening is vanuit die gedachte opgezet met decentrale «afdelingscomputers» die met elkaar verbonden zijn danwel kunnen worden.


22

De huidige technologische ontwikkelingen wijzen echter steeds meer in de richting van de toepassing van personal computers. PC's bieden steeds betere mogelijkheden om gegevens naar persoonlijke behoefte te bewerken. In de praktijk moet echter wel het evenwicht bewaakt worden tussen dit persoonlijk gebruik en het streven naar noodzakelijke gemeen– schappelijkheid van informatie. Op dit vlak zal het ministerie daarom naar wegen blijven zoeken om de voordelen van personal computers te combineren met de noodzaak tot gemeenschappelijkheid van informatie. Elke diensteenheid binnen het Ministerie is verantwoordelijk voor het eigen werkproces en de daarbij behorende informatievoorziening. Het wordt in het bijzonder als een taak van elke leidinggevende beschouwd daarin ook de gemeenschappelijkheid van informatie te waarborgen. Decentraal beheer van de informatievoorziening Informatievoorziening moet gericht zijn op de direkte behoefte van dienstonderdelen die de desbetreffende onderwerpen behandelen en op de verantwoording die zij daarover moeten afleggen. Informatieverdeling behoort te verlopen op grond van taakverdelmg Ook wat betreft de automatisering van de informatievoorziening wordt althans ten dele aansluiting gezocht bij de taakverdeling tussen dienstonderdelen en de relatieve autonomie van die dienstonderdelen: het beheer van de infor– matievoorziening en de daarmee verbonden automatisering geschiedt zoveel mogelijk onder primaire verantwoordelijkheid van elk dienston– derdeel. Vanwege de gemeenschappelijkheid van informatie vindt op decentraal niveau binnen een gebruikersgroep echter een zekere centrali– satie plaats met een standaardstruktuur. Ook het operationele beheer van informatiesystemen geschiedt zoveel mogelijk decentraal. Daarbij moeten centraal vastgestelde randvoor– waarden ten behoeve van beheersbaarheid en onderlinge communicatie in acht worden genomen. Van belang is dat automatiseringshulpmid– delen direkt en eenvoudig beschikbaar zijn voor de operationele behoeften van medewerkers bij dienstonderdelen. Projecten worden bij voorkeur niet grootschalig opgezet. Automatiseringstoepassingen worden in beginsel op kleine schaal beheersbaar ontwikkeld door centrale automatiseringsdeskundigen. Dit wordt gedaan door zo mogelijk met standaardhulpmiddelen ontwikkelde prototypes te vervaardigen en deze via experimenten op de behoeften van de organisatie en de gebruikers in te richten. Thans wordt ernaar gestreefd niet alleen bij het beheer maar ook bij de systeemontwikkeling een grotere betrokkenheid te bewerkstelligen van decentrale automatiseringsmedewerkers. Computerapparatuur wordt waar mogelijk dicht in de omgeving van de gebruikers geplaatst. Met het oog op kwaliteit en continuïteit wordt de opbouw van decentrale automatiseringsdeskundigheid nagestreefd bij de materiedeskundigen en gebruikers. Zeker ook op de posten in het buitenland is dit noodzaak. De behoefte aan gespecialiseerde onder– steuning vanuit Den Haag moet immers zoveel mogelijk beperkt blijven vanwege de kosten en de kwantitatief beperkte begeleidingscapaciteit op centraal niveau. Automatiseringsopleidingen, m.n. de gebruikersopleidingen, worden in beginsel in eigen beheer opgezet, georganiseerd en uitgevoerd. Zij worden toegespitst op de feitelijke behoeften van de gebruikers. Als docent fungeren bij voorkeur materiedeskundigen uit het dienstonderdeel zelf met inmiddels ontwikkelde automatiseringsdeskundigheid. Alleen voor het gebruik van ministeriewijde basisvoorzieningen (tekstver– werking, elektronische post e.d.) worden de opleidingen centraal binnen het ministerie georganiseerd. In totaal werd het afgelopen jaar op die


23

wijze meer dan 1 000 maal een automatiseringscursus gevolgd door een medewerker van het ministerie. Ook bij systeemontwikkeling en exploi– tatie wordt zo min mogelijk gebruik gemaakt van externe deskundigen en van externe rekencentra. De technische noodzaak daarvoor is voor een groot deel vervallen. Door gebruikmaking van minder gespecialiseerde hulpmiddelen en een eigen automatiseringskader worden aktiviteiten op dit gebied waar dat kan in eigen beheer uitgevoerd. Slechts indien het ministerie (nog) niet zelf in de benodigde deskundigheid of in bepaalde rekenfaciliteiten kan voorzien wordt overgegaan tot uitbesteding resp. gebruikmaking van een extern rekencentrum. Standaardisatie Verregaande standaardisatie van automatiseringshulpmiddelen (programmatuur en apparatuur) vindt plaats als complement van decen– tralisatie. Deze standaardisatie is noodzakelijk om de automatisering op het ministerie qua kosten en bestuur beheersbaar te houden. Standaardi– satie is voorshands een voorwaarde voor de uitwisselbaarheid van gegevens. De keuze van apparatuur en programmatuur wordt (ook voor de posten in het buitenland) in beginsel centraal gemaakt. Deze keuze vindt plaats op basis van produktenpakketten van leveranciers die - vooral ook in de toekomst - een waarborg kunnen leveren voor kwaliteit, continuïteit, compatibiliteit en wereldwijde service. Standaardisatie wordt echter niet alleen op technisch vlak nagestreefd, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van beheer van de informatievoor– ziening, inzet en opleiding van personeel, inrichting van administratieve organisatie. Samenwerking en coördinatie Coördinatie van de informatievoorziening bij het ministerie moet direkt gericht zijn op de verbetering van de geautomatiseerde informatievoor– ziening. Zij moet verbonden zijn met operationele resultaten. In dit verband worden verregaande regelgeving en formele procedures vermeden. De coördinatie door de Centrale Directie Organisatie & Infor– matievoorziening houdt een streven in naar eenheid en samenhang in de informatievoorziening door voorlichting en het bevorderen van de samen– werking tussen decentrale automatiseringsmedewerkers. De coördinatie richt zich niet op controle, maar is vooral dienstver– lenend en ondersteunend. 2. Informatiesystemen 2.1. Clusters van informatiesystemen Zoals eerder aangegeven is de ontwikkeling van de geautomatiseerde informatievoorziening bij het ministerie vooral gericht op de ondersteu– nende processen op het departement en de posten, alsmede op de communicatieve faciliteiten, zowel naar de eigen posten in het buitenland als naar andere overheidsinstellingen. De daartoe ontwikkelde informatiesystemen zijn in beginsel te groeperen tot de volgende clusters: I. Financiële informatiesystemen II. Personele informatiesystemen III. Documentaire informatiesystemen (in zeer ruime zin) IV. Tekstverwerkings– en communicatiesystemen. Voorts wordt gebruik gemaakt van een aantal V. Externe informatiesystemen.


24

Deze clusters zijn een bundeling, ingedeeld naar de aard van de erin opgenomen informatie. In die zin geven ze geen indicatie van de ermee samenhangende organisatie-eenheden of de relaties van de afzonderlijke systemen. Technisch zowel als functioneel zijn de systeemclusters overigens zover mogelijk geïntegreerd. /. Financiële informatiesystemen Informatiesysteem Ministeriële Financiële Administratie Door middel van experimenten met prototypes is enige jaren geleden een nieuw informatiesysteem voor de ministeriële financiële admini– stratie (MFA) ontworpen en gebouwd. Hierin worden op basis van fysieke brondocumenten (memoranda, contracten, facturen e.d.) journaalposten geboekt. Deze boekingen geschieden ten laste van zgn. grootboekreke– ningen. Volgens verschillende selektiecriteria kunnen financiële rappor– tages worden verzorgd. Het systeem is ontworpen volgens het principe van de «kamerale dubbelstijl», waarin de voordelen van enerzijds het - bij de overheid gebruikelijke - kamerale boekhouden en anderzijds het dubbel boekhouden (bedrijfsadministratie) worden verenigd. Een dergelijke verandering is van grote omvang en complexiteit en kan niet anders dan zeer geleidelijk plaatsvinden. Vanaf 1 januari 1987 wordt gewerkt met het nieuwe systeem. Dit was bij aanvang op een aantal onderdelen niet of slechts gedeeltelijk operationeel. In de periode na 1 januari 1989 is de administratie op vele onderdelen verder ontwikkeld en ingevoerd. Hoofd– onderdelen van de MFA zijn: - Grootboek (IDB) - Transfer Informatiesysteem (TIS). Vanuit het Transfer Informatiesysteem worden uitgaven en ontvangsten als financiële transacties naar het grootboek doorge– schreven. Het TIS en IDB worden/zullen worden gevoed met financiële gegevens uit diverse aangesloten processystemen. Voorbeelden daarvan zijn: - Dienstreizensysteem; - Salarisadministratie (Nederlands salarisdeel - IPA); - Permanente Buitenland Vergoeding; - Toelagensysteem OS-deskundigen. In het grootboek worden naast uitgaven/ontvangsten in aparte registers begrotingstoewijzingen, verplichtingen e.d. opgenomen. Na verwijzingen tussen respectievelijke grootboekrekeningen worden o.a. rapportages omtrent beschikbare financiële ruimte verschaft. Alle activiteiten in 1991 zijn, zoals ook in de afgelopen jaren, gericht op het verbeteren van de betrouwbaarheid van de ministeriële financiële administratie. Van 1987 tot en met 1990 stond in deze de operatie «Verbetering van het Comptabel Bestel» centraal. De komende jaren zal de aandacht vooral gericht zijn op het uitbouwen van de bereikte resul– taten en op de geleidelijke (ver)nieuwbouw van het financiële informatie– systeem, de MFA. Het bindende en richtinggevende element van alle huidige en toekom– stige projekten en aktiviteiten is de verdergaande decentralisatie van de financiële funktie. Het financieel beheer model dat voor ogen staat is het «uitgebreide budgethouderschap». De centrale financiële funktie van FEZ zal van karakter veranderen. Dienstverlening en coördinatie zullen daarbij op de allereerste plaats komen.


25

Automatisering schept de voorwaarden om te decentraliseren zonder dat het totaalverband verloren gaat. Automatisering biedt ook de technische hulpmiddelen om centrale coördinatie uit te voeren. In de financiële informatievoorziening is automatisering niet meer weg te denken. Wil men daarop kunnen steunen dan zal de automatiserings– organisatie aan bepaalde eisen moeten voldoen. Mede naar aanleiding van EDP-rapporten dienaangaande is in 1989 onder auspiciën van het Beleidsorgaan Financieel Beheer (BFB) een project gestart dat een struc– turering van de automatiseringsfunctie in samenhang met de financieel– administratieve omgeving beoogt. In de loop van dit jaar zal de automati– seringsorganisatie dusdanig moeten zijn vormgegeven en functioneren dat aan de gestelde eisen en projectdoelstelling is voldaan. Op basis van de door de BFB geaccordeerde ontwikkeling van de MFA op middellange termijn is er een aantal projecten geformuleerd en gestart die oplossingen moeten aandragen voor de gesignaleerde knelpunten. Ifi 1991 staan in de financiële informatievoorziening twee zaken centraal nl. vervolmaking van de Geïntegreerde Verplichtingen Kas Administratie (GVKA) en de verbetering van de structuur en werking van de MFA. Gezien de wettelijke verplichting dat de GVKA per 1-1-1991 operationeel moest zijn en moest voldoen aan de externe eisen, zijn in het projekt GVKA de inspanningen allereerst gericht geweest op het voldoen aan deze eisen. In de komende periode zal vervolmaking plaats– vinden o.m. door verwerking van eigen, interne wensen. Het project Infrastructuur heeft als doel de werking en de integratie van de financiële systemen te optimaliseren waardoor o.a. decentralisatie van de financiële functie vergemakkelijkt wordt. In 1991 zal dit project in het stadium komen dat met de bouw van een nieuw tabellensysteem en de daaruit resulterende aanpassing van de deelsystemen van de MFA kan worden begonnen. Deze aanpassingen zullen naar verwachting zo ingrijpend zijn dat uiteindelijk sprake zal zijn van (ver)nieuwbouw van de financiële administratie, ook al omdat deze gelegenheid zal worden aangegrepen over te gaan op een nieuwe programmeertaal. In 1991 zal ook een nieuw geautomatiseerde debiteurensysteem worden opgeleverd en in de organisatie worden geïntroduceerd. Nadat aanvankelijk een gecombineerd debiteuren/crediteurensysteem was ontwikkeld en dit niet bleek te voldoen is eind 1987 begonnen met de ontwikkeling van een heel nieuw systeem voor het debiteurenbeheer. Het op te leveren systeem biedt de mogelijkheid tot decentralistie (van onderdelen) van het debiteurenproces. Het reeds bestaande crediteuren– systeem (incl. de administratieve organisatie daaromheen) is in 1990 aangepast naar aanleiding van een EDP-onderzoek. In 1990 is door de projectgroep Grootboekarchitectuur een aangepast rekeningstelsel (logisch coderings– en ordeningsstelsel voor alle finan– ciële feiten), de invulling daarvan (het rekeningschema) en een nieuwe ordening van de deeladministraties opgeleverd en geïmplementeerd voor zover binnen de huidige struktuur mogelijk is. Volledige invoering van de aanbevelingen van de projektgroep is pas mogelijk nadat de infra– structuur van de MFA is aangepast. In 1990 is, in eerste instantie als proef, de eerste vertegenwoordiging (nl. Ambassade Brussel) middels datacommunicatie toegang verleend tot de financiële administratie op het departement. De financiële verant– woording van deze post wordt nu rechtstreeks in de MFA geboekt. In de toekomst zullen alle posten met een vaste dataverbinding met Den Haag op dezelfde wijze hun verantwoording aanleveren. In 1991 zal dit proces geleidelijk worden voortgezet.


26

Salarisadministratie (Nederlands salarisdeel) Voor de berekening en verwerking van de salarissen wordt thans gebruik gemaakt van de centrale voorzieningen die BiZa/IVOP biedt in de vorm van het IPA-systeem. Dit systeem kent echter onvoldoende mogelijkheden voor de verwerking van de toelagen en vergoedingen van het personeel dat naar het buitenland is uitgezonden. Derhalve betreft de verwerking alleen het Nederlands deel in guldens voor alle categorieën BZ-personeel. Dit systeem kent een nauwe relatie met de ministeriële financiële administratie en de diverse personeelsinformatiesystemen. Permanente Buitenland Vergoeding (PBV) Gezien de noodzakelijke betere structurering van de berekening van de toelagen van uitgezonden ambtenaren en nadere vastlegging van de uitgangspunten daartoe, is per 1 april 1989 een herziene opzet van het systeem in gebruik genomen. De kern daarvan wordt gevormd door het systeem Permanente Buitenland Vergoedingen (PBV). Dit systeem kent relaties met het IDB van het ministeriële boekhoudingssysteem. Uitbetaling van de PBV geschiedtvia het IPA-systeem. Toelagensysteem OS-deskundigen Dit informatiesysteem is vergelijkbaar met het PBV-systeem, doch betreft de buitenlandtoelagen van uitgezonden deskundigen in de ontwikkelingssamenwerking die door het ministerie zijn gecontracteerd. Dit systeem is gerelateerd aan het Transfer Informatiesysteem en aan het personeelsinformatiesysteem voor OS-deskundigen. //. Personele informatiesystemen Personeelsinformatiesysteem

ministeriepersoneel

Bij de personeelsdienst voor het ministeriepersoneel is sinds enige jaren een personeelsinformatiesysteem operationeel, waarin o.a. de volgende hoofdsoorten gegevens worden geadministreerd: a. formatie– en functiegegevens; b. beheersmatige personeelsgegevens; c. documentaire personeelsgegevens als beslissingsondersteunende informatie bij overplaatsing, loopbaanvorming, belangstellingsregis– tratie e.d. (aangaande opleidingen, ervaring, gezinssituatie e.d.); d. bezettingsgegevens (koppeling van a, b en c). Op basis hiervan zijn geautomatiseerde administraties ontworpen op het gebied van werving en selectie, personeelsadministratie, loopbaan– en bezettingsadministratie, formatie– en functieadministratie etc.). De programmatuur is betrekkelijk eenvoudig aan te passen aan veran– derende informatiebehoeften. Ook thans zijn nog onderdelen van het systeem in ontwikkeling of uitbreiding. Het personeelsinformatiesysteem heeft relaties met de salarisadmini– stratie via het interdepartementale IPA-systeem en het systeem voor Permanente Buitenland Vergoeding. Personeelsinformatiesysteem

OS-deskundigen

Vanuit de behoefte aan uitgebreide documentaire informatie met veelzijdige zoek– en matchingmogelijkheden is dit systeem in de aanvang


27

opgezet als hulpmiddel bij de selectie van deskundigen in het kader van de ontwikkelingssamenwerking. Deze geautomatiseerde toepassing is in de loop der jaren uitgebreid met een personeelsadministratie, bezettings– administratie en een wervings– en selectie-administratie in geautomati– seerde vorm. Dit informatiesysteem heeft relaties met de projectadmini– straties ontwikkelingssamenwerking, de salarisadministratie en het toela– gensysteem voor OS-deskundigen. Personeelsinformatiesysteem SNV-ers In dit informatiesysteem worden gegevens geadministreerd met betrekking tot de plaatsing van SNV-ers in projecten in ontwikkelings– landen. Het systeem is opgebouwd rond de volgende componenten: a. ontwikkelingsactiviteiten; b. gastorganisaties; c. formatieplaatsen; d. personen. Dit systeem heeft relaties met de salarisadministratie en de projectati ministraties ontwikkelingssamenwerking. Consulaire basisadministratie (CBA) Voor dit doel is een systeem beschikbaar, dat op de standaard– mini-computersystemen van het ministerie thans operationeel is bij de Directie Algemene Zaken en op 30 posten. Niet alleen qua apparatuur maar ook qua programmatuur is het systeem geheel gestandaardiseerd opgezet en toepasbaar bij alle Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Het informatiesysteem is gericht op de registratie van in het buitenland woonachtige Nederlanders in verband met de afgifte en verlenging van reisdocumenten en andere consulaire aangelegenheden. In de opzet van de CBA is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de structuur van de nieuwe gemeentelijke bevolkingsadministraties (GBA) in Nederland. Het systeem wordt in beginsel geïnstalleerd op alle posten in het buitenland met een Nederlandse kolonie van enige omvang die van automatiseringshulpmiddelen worden voorzien (m.u.v. de permanente vertegenwoordigingen bij internationale organisaties). De programmatuur van de CBA ondervindt aanpassing op grond van periodieke evaluatie van de opgedane ervaringen alsmede i.v.m. de zich wijzigende consulaire praktijk (o.a. in relatie met paspoorten). Visum Informatiesysteem Ten behoeve van de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland is een geautomatiseerd systeem ontwikkeld voor de admini– stratieve verwerking van visumaanvragen. Aanvraaggegevens kunnen daarin worden geregistreerd. Aanvragen die moeten worden voorgelegd aan het departement in Den Haag danwel de Visadienst van het Minis– terie van Justitie kunnen automatisch worden doorgezonden via het elektronisch postsysteem. Het afgelopen jaar heeft een proef plaatsge– vonden op een aantal posten in het buitenland. Op grond van deze bevin– dingen wordt het systeem operationeel gemaakt op de reeds geautoma– tiseerde posten Londen, Parijs, Paramaribo, Peking, Tripoli, Jakarta, New Delhi en de consulaten-generaal in de Bondsrepubliek. Voorts wordt het systeem geïnstalleerd op de posten Warschau en Ankara, die in 1990 een eigen computersysteem krijgen. De toepassing is zowel voor mincomputers als voor PC's beschikbaar.


28

Informatiesysteem

vreemdelingen

Het ministerie is belast met de registratie van gegevens over bepaalde categorieën vreemdelingen die in Nederland verblijven. Dit houdt o.m. verband met de eventuele verlenging van visa. De registratie is ingericht om informatie terzake volgens bepaalde gezichtspunten te verschaffen, o.a. ter signalering van het aflopen van de geldigheid van visa. Informatiesysteem DAZ Bij de Directie Algemene Zaken is een aantal toepassingen opera– tioneel dat gegevens bevat over bepaalde categorieën buitenlanders in Nederland en Nederlanders in het buitenland. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de volgende categorieën: a. gesignaleerde personen aan wie niet zonder meer een Nederlands paspoort verstrekt kan worden; b. gedetineerde Nederlanders in het buitenland; c. asielzoekenden. De onder a. genoemde administratie zal nog in 1990 worden overge– nomen door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Informatiesysteem Who's who Vooral op de posten in het buitenland is behoefte aan hulpmiddel om ambtelijke contacten te registreren. Ondermeer met het oog op de regel– matige overplaatsing van ambtenaren, maar ook bij hun afwezigheid is het van belang gemeenschappelijk te kunnen beschikken over de standaardgegevens van werkrelaties. Hierin is voorzien door het informa– tiesysteem Who's who. Het systeem biedt de mogelijkheid tot het aanmaken van o.a. mailings voor bijvoorbeeld uitnodigingen en de distri– butie van periodieken. Deze toepassing is operationeel op vrijwel alle geautomatiseerde posten. Inmiddels is ook een PC-versie van deze toepassing vervaardigd. ///. Documentaire

informatiesystemen

Algemeen Bij het ministerie worden documentaire technieken niet alleen toegepast voor documentaire informatiesystemen in de traditionele betekenis, maar ook als middel om toegankelijkheid/ontsluiting van tal van andere gegevensverzamelingen te bewerkstelligen. De hierna vermelde systemen zijn derhalve niet alle zuiver van documentaire aard in de traditionele zin, doch wel alle met documentaire technieken opgebouwd. Documentaire informatie is voor het ministerie een der belangrijkste vormen van bedrijfsinformatie. Wegens het beperkte instrumentarium was het voorheen nodig om die informatie te scheiden naar het ervoor gebruikte medium. Met moderne automatiseringshulpmiddelen is deze scheiding steeds minder noodzakelijk en kan het onderscheid naar infor– matiedrager vervagen. Op het ministerie is zo een begin gemaakt met de synthese van documentaire informatie en kantoorautomatiseringsvoorzie– ningen. Zo is er een technische integratie tot stand gebracht van de informatie uit archief en bibliotheek. Daarnaast wordt geleidelijkaan een aangepaste manier van registratie en ontsluiting geïntroduceerd (zie ook «Deconcentratie archief»). Informatie (documenten en dossiers) van grote waarde voor BZ wordt ontsloten in het geïntregreerde bibliotheek– en archiefsysteem (DIS, zie hierna). Informatie die betrekking heeft op


29

een bepaald (administratief) werkproces wordt niet meer door archieven geregistreerd; er wordt volstaan met verwerking (behandeling, regis– tratie, procesbewaking) door het ervoor verantwoordelijke dienston– derdeel Voor de integratie van archief en bibliotheek heeft het ministerie toepassingen in eigen beheer ontwikkeld, mede omdat er elders geen geschikte voorzieningen voorhanden zijn die deze integratiemogelijkheid voldoende bieden. Informatiesysteem Geïntegreerde Bibliotheek– en Archiefdocumentatie (DIS) Bij het ministerie is een geautomatiseerd documentair informatie– systeem ontwikkeld dat momenteel ruim 20 000 beschrijvingen bevat van boeken, tijdschriften, tijdschriftartikelen, rapporten, projectverslagen en een groeiend aantal brieven, telexen, memoranda, eic. Dit systeem stelt de erbij betrokken dienstonderdelen in staat steeds grotere hoeveel– heden informatie op efficiënte wijze te beheren en het niveau van de documentaire dienstverlening te verhogen door betere zoekmogelijk– heden en snellere attendering. In overleg met alle deelnemers aan het systeem is een thesaurus/kwic index ontwikkeld in het belang van een zo uniform mogelijke ontsluiting. Voorts zijn interne regels voor titelbeschrijving opgesteld op basis van de officiële ISBD-regels. Vaste uitvoerprodukten zijn o.a. een tweewekelijks literatuurbulletin en attenderingsbulletins. Voor de bibliotheek is de uitleenadministratie geautomatiseerd. De informatievoorziening vanuit het eigen geautomatiseerde informa– tiesysteem wordt gecompleteerd door de raadpleging van externe data bases waarop een on-line aansluiting is verkregen (PARAC, Dialog, Celex, Scad, Agralin, Profile, bestanden van andere ministeries). De verdere integratie met andere interne bestanden is in onderzoek. De integratie met archiefbestanden is inmiddels voltooid. Tevens zijn de mogelijkheden in onderzoek van «document delivery» met behulp van CD-ROM aan het informatiesysteem. Het ministerie wacht verder ontwik– kelingen in de automatiseringsindustrie af met betrekking tot de koppeling van tekstverwerking, registratuursysteem en ontsluiting van «full text»-aanwezige berichten. Thans wordt onderzocht hoe full text opslag gecombineerd kan worden met het ministeriële electronische postsysteem in het kader van het Nieuw Model Berichtenverkeer. Informatiesysteem registratuur en dossierbeheer Naast de geïntegreerde DIS is sedert 1985 bij het ministerie een infor– matiesysteem operationeel, geschikt om in– en uitgaande correspon– dentie inclusief voortgangscontrole te registreren en (eventueel) te administreren. Dit documentaire systeem is ontwikkeld met dezelfde standaardhulpmiddelen als de DIS en ingericht op decentrale en gedeconcentreerde archieftoepassing. Identieke versies van het systeem zijn thans in gebruik bij diverse decentrale archieven op het departement en op posten in het buitenland. Naarmate de spreiding van automatiseringshulpmiddelen kan toenemen zal dit systeem op meer plaatsen kunnen worden geïnstal– leerd. De opzet van het systeem brengt met zich mee dat het registratuursy– steem in directe samenhang wordt geplaatst met zgn. processystemen, waarin ook gegevens over documenten en dossiers worden opgeslagen.


30

De registratuursystemen worden gebruikt in combinatie met tekstver– werking en elektronische post. Op die wijze kan zowel intern als met externe instanties in steeds vollediger zin van communicatielijnen gesproken worden. Bibliotheek en documentair informatiesysteem vertalingen De vertaaldienst van het ministerie beschikt over een intern documentair bestand van ca 10 000 titels, welke bij de uitvoering van vertaalopdrachten kunnen worden geraadpleegd. Hiervoor is een documentair informatiesysteem operationeel met ontsluitingsmogelijk– heden. Dit systeem wordt in combinatie gebruikt met de ontstane mogelijkheden voor tekstverwerking en elektronische post, alsmede met de externe databank EURODICAUTOM, die het ook van gegevens voorziet; deze databank van de Europese Commissie levert meertalige terminologiegegevens als ondersteuning van het vertaalproces. Informatiesysteem panden buitenland In het buitenland worden door het ministerie panden aangekocht of gehuurd ten behoeve van kantoor– en woonruimte. Het informatie– systeem panden buitenland bevat gegevens van documentaire aard over deze panden, (huur)contracten en de ermee samenhangende kosten. Vanuit dit systeem bestaan relaties met het personeelsinformatiesysteem ministeriepersoneel, het informatiesysteem ministeriële financiële administratie en het informatiesysteem goederen. Deze applicatie zal mettertijd worden geïntegreerd in het: Informatiesysteem goederen In het informatiesysteem goederen worden gegevens geregistreerd over de uitgifte en het beheer van op het ministerie in omloop zijnde dienstgoederen. Het gebruik richt zich vooralsnog op de inventarissen van in het buitenland van rijkswege ingerichte woningen. Hoewel de administraties van goederen op het departement en die op de posten door verschillende dienstonderdelen worden gevoerd, ligt het in de bedoeling de te administreren gegevens zoveel mogelijk in hetzelfde informatiesysteem onder te brengen. Van de verbruiksartikelen worden beschrijvingen opgenomen en voorts de bestellingen en uitgiften. De toepassing is op 1 januari 1990 in gebruik genomen. Het systeem is zodanig ingericht dat op termijn kan worden uitgebreid tot andere soorten goederen. Informatiesysteem Onderhoud Gebouwen Buitenland Dit systeem is opgezet ten behoeve van de planning van het onderhoud van rijksgebouwen in het buitenland. Deze gebouwen verte– genwoordigen tezamen een waarde van enkele honderden miljoenen guldens. Het systeem is in 1988 ontwikkeld en aansluitend operationeel geworden. Behalve onderhoudgegevens kan uit het systeem ook onder– bouwende informatie worden gegenereerd over de financiële aspecten ervan. Informatiesysteem registratie buitenlandse vertegenwoordigingen Het ministerie voert een registratie van gegevens van alle diplomatieke buitenlandse vertegenwoordigingen in Nederland met als hoofdonder– delen: - de vertegenwoordigingen; - de daaraan verbonden personen in Nederland verblijvend; - de autokentekens van deze personen.


31

De drie onderdelen zijn gekoppeld tot een samenhangend informatie– systeem. Alle auto's van buitenlanders die in Nederland een Nederlands kenteken hebben of krijgen worden in het laatstgenoemde bestand geregistreerd. CD-kentekens worden door het ministerie uitgegeven aan de auto's van buitenlands diplomatiek personeel in Nederland. Aan de overige wordt door de Rijksdienst voor het Wegverkeer in Veendam een kenteken (BN-kenteken) toegekend. Het beheer van beide categorieën kentekens wordt bij het ministerie in dit informatiesysteem geadmini– streerd. In forma tiesysteem heradressering In bepaalde gevallen waarin normale postverzending problematisch is, verleent het ministerie diensten m.b.t. de toe– of doorzending van privé-post via het ministerie. Deze dienstverlening geldt m.n. voor: - in het buitenland geplaatste ambtenaren en gecontracteerden; - in het buitenland geplaatste, doch tijdelijk in Nederland verblijvende ambtenaren. Via een hierop ingericht informatiesysteem wordt de woon– en verblijf– plaats van betrokkenen gevolgd zodat correcte adressering c.q. doelmatige aflevering van poststukken zoveel mogelijk is gewaarborgd. Informatiesysteem

handelsbemiddeling

Ten behoeve van de handelsbemiddeling door de posten in het buitenland is een geautomatiseerd informatiesysteem ontwikkeld. Dit systeem is opgebouwd uit modulen voor registratie van gegevens over handelsmanifestaties, handelsaanvragen, overheidsmaatregelen, persoonlijke contacten e.d. Afhankelijk van de lokale omstandigheden kunnen een of meer van deze modulen gebruikt worden. De integratie van dit systeem met elektronische post en tekstverwerking is een belangnjk instrument om besparingen te bereiken op kosten en inspan– ningen rond bijvoorbeeld handelsaanvragen. In deze hoedanigheid is het systeem inmiddels operationeel op diverse posten. Thans vindt verder onderzoek plaats naar de informatiestromen tussen posten in het buitenland en de BEB/EVD van het Ministerie van Econo– mische Zaken. Dat heeft inmiddels geleid tot een tweetal projekten, betrekking hebbend op: a. programma's, projekten en aanbestedingen (PPA) De EVD heeft een eigen informatiebank ontwikkeld waarin gegevens worden opgenomen over (buitenlandse) programma's, projekten en aanbestedingen. De informatiebank dient ter ondersteuning van het (exporterende) Nederlandse bedrijfsleven. Een deel van de gegevens is afkomstig van de posten van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mede in het kader van het elders in deze bijlage genoemde interdeparte– mentale X.400-projekt is de aandacht vooral gericht op het o.a. met behulp van moderne communicatietechnieken de meest efficiënte wijze uitwisselen van informatie tussen de posten en de EVD. b. landeninformatie Een tweede projekt betreft een nadere onderlinge afstemming van de bij de BEB en EVD bestaande landeninformatie. Ook hier gaat het deels om informatie afkomstig van de posten van het Ministerie van Buiten– landse Zaken. Ook dit project hang nauw samen met de mogelijkheden van het X.400-projekt.


32

Informatiesysteem handelsbemiddeling import uit ontwikkelingslanden Een van de taken van het ministerie betreft de bevordering van de import uit ontwikkelingslanden. Voor de documentaire informatiebe– hoefte hieromtrent is een informatiesysteem operationeel. Daarin worden gegevens geregistreerd van enerzijds Nederlandse importeurs en ander– zijds van exporteurs in ontwikkelingslanden voor een veelheid aan handelsartikelen en diensten. Periodiekenadministratiesysteem Bij het ministerie zijn twee geautomatiseerde toepassingen opera– tioneel op het gebied van de administratie van periodieke publicaties. De periodiekenadministratie Binnenpost bevat gegevens waarmee de interne circulatie van dagbladen en tijdschriften binnen het ministerie wordt geregeld. De periodiekenadministratie Koeriersdienst heeft dezelfde functie voor de distributie aan de posten en externe instanties die geabonneerd zijn op vaste publicaties van het ministerie. Informatiesysteem verdragen Het ministerie is o.m. belast met de informatieverschaffing omtrent internationale verdragen. Hiermee houdt de informatiebehoefte verband rond de - controle van de - voortgang van ontwerp-verdragen. Voor dit doel is een informatiesysteem ingericht waarin zowel documentaire infor– matie is vervat over bestaande internationale verdragen als procesinfor– matie bij de totstandkoming van nieuwe verdragen. IV. Tekstverwerking en communicatiesystemen Telexverbindingensysteem In het kader van de communicatie van het departement in Den Haag met de posten in het buitenland functioneerde sedert 1981 het zgn. «Message Switch & Delivery System» (MSDS). Met behulp van dit geautomatiseerde systeem werd het telexverkeer van en naar de posten uitgevoerd door middel van vaste telexlijnen, publieke telexnetwerken en kortegolf radioverbindingen. Daarnaast konden met dit systeem diverse handelingen met betrekking tot de distributie van binnenkomende en uitgaande telexberichten verricht worden. De grote hoeveelheden met dit systeem verwerkte berichten zijn onderwerp van heroverweging in het kader van het project organisatie berichtenverkeer. In dat verband is het MSDS op 15 april 1990 vervangen door een nieuwe telexcomputer «DISTEL». Met deze machine is een verdere integratie bereikt tussen het telexnetwerk en het netwerk voor electronische post op het Ministerie. Tekstverwerking en electronic mail Sedert 1984 is gewerkt aan de geleidelijke invoering van een program– matuurpakket met mogelijkheden voor tekstverwerking en elektronische post, alsmede voor een aantal andere kantoorautomatiseringsfuncties (agenda, eenvoudig gegevensbestand e.d). Met deze voorziening kan tevens geïntegreerd gewerkt worden doordat gegevens uit gegevensbe– standen kunnen worden aangeroepen en opgenomen in tekstverwerking. Vanuit de beleidsuitgangspunten bij het ministerie wordt gestreefd naar zoveel mogelijk gebruik van samengestelde systemen voor


33

gegevensverwerking, tekstverwerking en datacommunicatie. De toepassing van bedoeld programmatuurpakket ter ondersteuning van diverse kantoorfuncties neemt hierin een centrale plaats in en zal daarom nog verder gaan toenemen in de komende tijd. (Zie voorts 1.3 Organi– satie berichtenverkeer). V. Exploitatie van externe

informatiesystemen

De informatievoorziening van het ministerie wordt aangevuld door de raadpleging van een groeiend aantal externe bestanden. Het gaat om de volgende bestanden waarop inmiddels een on-line verbinding is verkregen: PARAC In het kader van het bibliotheek en documentaire informatiesysteem bij het ministerie bestaat sedert 1983 een aansluiting op dit externe bestand dat parlementaire documentatie bevat. CELEX en SCAD CELEX is een geautomatiseerd documentatiesysteem voor het Gemeenschapsrecht dat de EG-instellingen ter beschikking stellen aan hun ambtenaren. SCAD bevat bibliografische gegevens van alle EG-beleidsdocumenten alsmede van alle officiële EG-publikaties en tijdschriftartikelen over de EG. DIALOG Dialog is een Amerikaanse hostorganisatie waarbij ca. 300 databases zijn ondergebracht. Voor dit ministerie belangrijke bestanden zijn: Agris International en Agricola, (beide met gegevens over landbouw); Middle East en Mideast File; US Political Science Documents en PAIS Interna– tional (beide algemeen politiek); Geobase (waarin International Devel– opment Abstracts) en World Affairs Report (het wereldnieuws bezien vanuit Sovjetrussisch standpunt). AGRALIN Deze database van de Landbouwuniversiteit Wageningen bevat het bestand van de universiteit zelf, de on-line versie van FAO Documen– tation en IDRIS met beschrijvingen van onderzoeksaktiviteiten van aan IDRIS deelnemende instellingen. PROFILE Profile bevat full text bestanden opgenomen van o.a. The Economist, Business Week, Financial Times, The Guardian, The Washington Post, TASS, Associated Press, BBC External Services News, Keesings's Record of World Events. Bestanden van Ministeries In het Rijkscomputercentrum zijn bestanden van vele ministeries bijeengebracht. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft inmiddels toegang verkregen tot data bases van Binnenlandse Zaken, Justitie, Landbouw en Visserij, Onderwijs en Wetenschappen, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Verkeer en Waterstaat, Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur. Tot deze categorie wordt ook de data base van de Economische Voorlichtingsdienst gerekend met beschrijvingen van documenten op het terrein van de internationale economie.


34

EURODICAUTOM Van dit externe bestand wordt gebruik gemaakt in het kader van vertaalwerkzaamheden. EURODICAUTOM is een electronisch woordenboek van de Europese Commissie in Brussel en Luxemburg. Ook andere bestanden van ECHO (European Commission Host Organisation) zijn inmiddels te bevragen met informatie over onder meer milieu, weten– schap, werkgelegenheid en ontwikkelingsprojecten.

KIT Het betreft hier de electronische catalogus van de bibliotheek van het Koninklijk Instituut voor de Tropen met voornamelijk boeken op het gebied van de ontwikkelingssamenwerking. TDCK en VN-bestanden Thans worden aansluitingen voorbereid op het informatiebestand van het Wetenschappelijk en Technisch Documentatie– en Informatiecentrum van de Krijgsmacht en op enkele databases van de Verenigde Naties in New York. In 1988 werd een koppeling gerealiseerd tussen de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Gemeenschap met delen van het apparaat van de Europese Commissie. Nu de proef in technische zin gesiaagd lijkt, worden de organisatorische en procedurele aspecten verder uitgewerkt. Kluwer Datalex Thans wordt bij wijze van proef nagegaan of de juridische bestanden die Kluwer aanbiedt en de wijze waarop daarmee on-line gewerkt kan worden in een behoefte voorzien van de diverse dienstonderdelen bij het Ministerie. 2.2. Systeembeheer en informatiebeheer Tot heden verkeert het ministerie in een situatie van ontwikkeling en opbouw, welke zeker nog enkele jaren zal duren. Verwacht wordt dat omstreeks 1994 de initiële opbouw afgerond kan worden. In concreto betekent dit dat rond die tijd de ontwikkelingen en realisatie van de belangrijkste geautomatiseerde informatiesystemen zullen hebben plaatsgevonden en dat de spreiding van automatiseringshulpmiddelen een stabiel niveau heeft bereikt. Gezien de uitgangspunten van het minis– terie betreffende de decentralisatie van het beheer van geautomatiseerde toepassingen, wordt ernaar toegewerkt om tegen die tijd een passende organisatorische, personele, financiële en materiële infrastructuur verder te hebben uitgebouwd die voldoet aan de eisen van een adequaat beheer van de operationele systemen. Van de ontwikkeling van systeemstruk– turen wordt het accent steeds verder verlegd naar de ontwikkeling van formele beheersstrukturen. Deze beheersstrukturen hebben betrekking op: - systeembeheer (verdere ontwikkeling van systemen, installatie en aanpassing van programmatuur en apparatuur, opleiding); - informatiebeheer (alle min of meer routinematige taken ter exploi– tatie van informatiesystemen). In de eerste opbouwfase kon vaak goed (en in feite beter) gewerkt worden in hoofdzakelijk informele samenwerkingsverbanden, gebruik


35

makend van de spontane inzet van medewerkers met aanleg en belang– stelling voor automatisering. Voor een verantwoord beheer dat garanties biedt voor kwaliteit en continuïteit van geautomatiseerde informatievoor– ziening, op een schaal zoals beoogd, moeten echter formelere voorzie– ningen de basis zijn. Het formaliseren van taken en verantwoordelijk– heden houdt in dat deze geïnventariseerd en geanalyseerd worden. Geconfronteerd met vaak sterk veranderende omstandigheden, variërend van fluctuaties op de arbeidsmarkt tot interne organisatieveranderingen, wordt er sterk aan gehecht deze beheersstruktuur zo in te richten dat ze ook gemakkelijk aan te passen is aan de heersende omstandigheden In bijvoorbeeld de decentralisatie van het formatiebeheer worden daartoe betere mogelijkheden gezien. Inmiddels is een belangrijk deel van de automatiseringsfuncties op deze wijze formeel ingebed in de decentrale gebruikersorganisaties. Teneinde in de beginjaren bij het Ministerie automatisering van de grond te krijgen op een wijze die paste bij de cultuur van de organisatie is, zoals aangegeven, veel gewerkt met informele samenwerkingsver– banden. Veel systemen zijn geleidelijk ontwikkeld met behulp van experi– menten en prototypes. Dit hield in dat met een vaste ontwikkelfilosofie steeds gebruik gemaakt werd van wisselende methodieken. In de loop der jaren is behoefte ontstaan om deze filosofie en het zinvol gebruik van methodieken herkenbaarder te maken voor de betrokken gebruikersorga– nisaties. In dat licht wordt thans een interne opleiding met dat accent ontwikkeld voor alle functionarissen die centraal of decentraal een rol vervullen in de systeemontwikkeling. Aan alle organisatorische, personele en materiële voorzieningen die nodig zijn hangt een «prijskaartje». De financierbaarheid moet daarom, zoals aangegeven bij 1.5, als een der meest kritische factoren worden beschouwd voor de tijdige totstandkoming van een adequate beheerssi– tuatie. Voorts zijn als kritische factoren aan te merken: - een personeelsbeleid dat een langere termijnvisie in praktijk brengt inzake onder meer de regeling van adequate arbeidsvoorwaarden voor personeel en de voortdurende deskundigheidsontwikkeling van het eigen personeel; - een organisatiebeleid dat werkbaar kan inspelen op de heersende organisatiecultuur en administratieve discipline. Dit overwegende zijn de hierna aangegeven beheersactiviteiten voor de komende tijd voorzien. 2.2.1. Omvang en planning systeem– en informatiebeheer Financiële informatiesystemen Onderscheid wordt gemaakt in de financiële administratie voor de M-sector (alle uitgaven behalve Ontwikkelingssamenwerking) en voor de R-sector (Ontwikkelingssamenwerking). In de financiële administratie voor de R-sector bestaat een nauwe relatie met de beleidsbureaus voor Ontwikkelingssamenwerking alwaar de inhoudelijke projectadministratie plaatsvindt met ook financiële informatie. Voor beide sectoren geldt dat de financiële administratie momenteel niet voldoet aan m.n. de extern gestelde eisen. De ontwikkeling en toepassing van adequate beheer– en controlemaatregelen zullen een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de noodzakelijke verbetering van de financiële informatievoorziening. Thans ligt in de gehele financiële administratie het accent op systeem– ontwikkeling en –beheer, voortvloeiend uit de recente ontwikkeiingsge– schiedenis ervan. In de toekomst zal, na stabilisatie van de huidige


36

herzieningen in het ministeriële informatiesysteem voor de financiële administratie, het belang en de omvang van het informatiebeheer groeien. Personele informatiesystemen Hier heeft reeds een geleidelijke accentverlegging plaatsgevonden van systeembeheer naar informatiebeheer. Dit is mogelijk doordat voor deze systemen in hoofdzaak gebruik is gemaakt van relatief gemakkelijk beheersbare standaardhulpmiddelen, die voldoende mogelijkheden bieden voor de komende jaren. De systeemexploitatie zal hoofdzakelijk capaciteitsaanpassingen vereisen. Het gebruik van deze systemen is de afgelopen jaren sterk gestegen. Documentaire

informatiesystemen

Documentaire informatievoorziening in ruime zin bij het ministerie betekent een voortgaande toepassing van documentaire technieken. Thans is dit vooral geënt op het maximaal benutten van de beschikbare standaardhulpmiddelen die het ministerie daarvoor heeft. Er is de afgelopen jaren gestreefd naar standaardisatie van alle documentaire informatievoorziening bij het ministerie. In engere zin wordt een verbe– tering van de documentaire informatievoorziening nagestreefd door een toenemende geïntegreerde toepassing van kantoorautomatisering, waarin de voordelen van tekstverwerking, elektronische post, gegevens– verwerking en datacommunicatie in hun samenhang worden gebruikt. Concrete proeven hiertoe worden voortgezet. Zie voorts 2.2. Zolang deze ontwikkelingsfase gaande is zullen systeemontwikkeling en– beheer voorlopig nog de nadruk hebben. Communicatiesystemen Vooral de verdere ontwikkeling van netwerkstructuren en de communi– catie van telex, radio en computers en fax zijn van grote betekenis. In de nabije toekomst zullen veel inspanningen gericht blijven op een zo groot mogelijke standaardisatie van de toegepaste hulpmiddelen. Het resultaat is essentieel voor de interne communicatie tussen het departement in Den Haag en de posten in het buitenland, alsmede voor de communica– tieve rol van het ministerie voor de andere departementen en daarmee voor de Nederlandse staat. De nadruk bij deze ontwikkeling ligt op het gebied van de systeemontwikkeling en het systeembeheer. Centraal behelst dit beheer de instandhouding en verdere uitbouw van het datacommunicatienetwerk. Decentraal heeft het betrekking op het beheer van de communicatiemiddelen bij de dienstonderdelen en op de posten in het buitenland. Naarmate de communicatiehulpmiddelen een grotere rol spelen in de werkprocessen zal het systeembeheer in omvang verder groeien. 3. Voorwaarden en middelen

3.1. Algemeen Vanaf centraal niveau is veel inspanning verricht tot het bereiken van snelle en goede automatiseringsresultaten. Vanuit de binnen enkele jaren af te ronden opbouwfase wordt toegewerkt naar een meer gestruktu– reerde beheerssituatie, zoals uitvoeriger aangegeven onder 2.2. De beleidsuitgangspunten en deze omstandigheden zijn tekenend voor de hierna uitgewerkte lijnen op het gebied van voorwaarden en middelen.


37

3.2. Organisatie van de informatievoorziening De organisatie van de informatievoorziening bij het ministerie concen– treert zich rond de volgende taakgebieden: a) omstandighedenanalyse en planning; b) ontwikkelen van informatiesystemen; c) exploitatie van informatiesystemen.

ad a Veel belang wordt gehecht aan het steeds binnen korte tijd kunnen realiseren van operationele resultaten op het gebied van de informatie– voorziening. Dit is geen voorkeur maar eerder noodzaak voor een organi– satie als het ministerie, die - zeker waar het om de vertegenwoordi– gingen in het buitenland gaat - adequaat moet kunnen inspelen op snel veranderende omstandigheden. In het algemeen wordt minder voordeel gezien in het hanteren van strakke (meerjaren)planningen. Strakke planningen waren bovendien weinig bruikbaar gezien de jarenlange insta– biliteit van het ministeriële automatiseringsbudget. De beste ervaring is opgedaan met een permanente omstandighedenanalyse. Op grond hiervan kunnen de vooruitzichten voor aktiviteiten en financiële priori– teiten (bij)gesteld worden aan de situatie van het heden en de nabije toekomst. Bij voorkeur betreffen projekten duidelijk een afgebakend gebied en kennen een strikte tijdelijkheid, teneinde de inspanningen en kosten beheersbaar te houden. Er wordt toegewerkt naar het bereiken van concrete resultaten van adequate informatievoorziening, alvorens over te gaan tot de opstelling van beleids en planningsdokumenten. Deze dokumenten moeten weer direkt dienstbaar zijn aan het bereiken van verdere concrete resultaten. adb

De systeemontwikkeling omvat: - de ontwikkeling van een nieuw informatiesysteem of een zodanig grote aanpassing van een bestaand informatiesysteem, dat het noodza– kelijk is een nieuw ontwikkelingstrajekt te starten - de voorbereiding van de invoering van een nieuw of aangepast infor– matiesysteem. In dit verband wordt nogmaals gewezen op het onderzoek en de interne opleiding op het gebied van de toepassing van methoden bij de systeemontwikkeling van het Ministerie (zie ook 2.2).

ad c Er kan onderscheid gemaakt worden in het gebruik, het beheer en het onderhoud van een informatiesysteem. Gebruik wordt gedefinieerd als: het door de gebruiker doen functio– neren van het informatiesysteem volgens de systeemspecificaties. Beheer wordt gedefinieerd als: alle activiteiten die erop gericht zijn het informatiesysteem in een zodanige operationele staat te houden, dat gebruik van het systeem volgens de systeemspecificaties mogelijk is. Onderhoud wordt gedefinieerd als: het geheel van aanpassingen aan het informatiesysteem, die ervoor zorgdragen dat het informatiesysteem na de ontwikkeling aan de (eventueel gewijzigde) informatiebehoeften blijft voldoen.


38

Bij deze taakgebieden is er zorg voor de volgende aspecten: - gegevens Ontwikkeling, beheer en onderhoud van gegevens uit autonome of afhankelijke werkprocessen, als bouwstenen voor in hun samenhang te benutten informatie. - toepassingen Ontwikkeling, beheer en onderhoud van gegevensverwerkende processen ten dienste van (een betere) informatievoorziening, al of niet met behulp van automatisering. - middelen Ontwikkeling, beheer en onderhoud van de technische infrastructuur m.b.t. apparatuur, besturingssystemen en applicatieprogrammatuur. - gebruikersondersteuning Dienstverlening aan systeemgebruikers bij ontwikkeling, beheer en onderhoud van gegevens, toepassingen en middelen. - beveiliging Waarborging van de vertrouwelijkheid en de betrouwbaarheid van gegevens en de continuïteit van de gegevensverwerking. De organisatie-onderdelen die een taak hebben bij de organisatie van de informatievoorziening bij het ministerie zijn: centraal - Centrale Directie Organisatie & Informatievoprziening (O&l) waarin zijn opgenomen de eenheid Organisatie en Informa– tievoorziening (O&l, coördinatie en beleidsontwikkeling) alsmede de eenheid Technische Automatisering en Telecommunicatie (TAT, advisering, ontwikkeling, beheer en onderhoud van (centrale) apparatuur, besturingssystemen en communicatie); - Hoofdafdeling Beveiliging (ABL) (coördinatie beveiligingsbeleid, waaronder gegevensbeveiliging); - Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken (HDBZ) (functie-/formatie– en personeelszaken); - Centrale Directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) (financieel beheer); - Bureau Gebouwen Buitenland (ABZ/GB) (logistiek buitenland); - Bureau Secretarie (SE, in reorganisatie), (centrale opleiding en begeleiding van gebruikers m.b.t. standaard kantoorautomatiserings– hulpmiddelen, ondersteuning van systeemgebruikers met Helpdesk/ Informatiecentrum). decentraal - De materiedeskundige dienstonderdelen (directies/afdelingen); - De Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland, welke verantwoordelijk zijn voor het decentrale en/of gedeconcentreerde informatiebeheer en het lokaal toepassingsbeheer. 3.3. Technische infrastructuur 3.3.1. Technische basisvoorzieningen Basisvoorzieningen voor de geautomatiseerde informatievoorziening bij het ministerie zijn te onderscheiden naar: a. apparatuur; b. besturingssystemen; c. toepassingsprogrammatuur; d. combinaties van a, b en/of c.


39

Het ministerie maakt thans gebruik van de volgende basisvoorzie– ningen: Ministerieel datacommunicatie-netwerk In het gebouw van het departement in Den Haag funktioneert sinds 1985 een zgn. lokaal netwerk. Via dit netwerk kunnen in principe op vrijwel alle werkplekken in het gebouw computers en randapparatuur worden aangesloten. Het netwerk is speciaal geschikt voor de gegevens– overdracht van werkstations naar een computer en omgekeerd. Voorts biedt het in principe de mogelijkheid om vanaf eenzelfde werkstation verbinding te leggen naar meer dan één computersysteem. Alle thans operationele gegevensverwerkende systemen staan op dit netwerk aangesloten. Ca. 1000 werkstations (terminals, personal computers en printers) communiceren met een 25-tal minicomputersystemen van hetzelfde fabrikaat. Dit Terminal LAN wordt in combinatie gebruikt met twee andere zgn. dedicated networks (zie hieronder). In 1985 werd het eerste computersysteem op een post in het buitenland geïnstalleerd. Daarmee werd tevens de eerste geautomati– seerde datacommunicatiemogelijkheid van een post met het depar– tement in Den Haag geopend. Sedertdien zijn alle mini-systemen op grotere posten (tot heden ca. 25) uitgerust met het standaard communi– catieprotocol X.25. Voorts is ook een groeiend aantal kleinere posten via een PC op het ministerienetwerk aangesloten. Afhankelijk van de kosten wordt voor de internationale telecommunicatie gebruik gemaakt van openbare datanetwerken of van huurlijnen. Interne netwerken zijn voorts: - Computer LAN, een netwerk dat op basis van IEEE.802.3 speciaal geschikt is voor de koppeling van computersystemen. Dit netwerk biedt een aantal extra mogelijkheden, zoals shared database technieken, shared resources, snelle file transfer, netwerk back-up faciliteiten en mogelijkheden voor de koppeling van diverse netwerken. - Secure LAN, een netwerk speciaal ingericht op de overdracht van gerubriceerde gegevens en berichten. De apparatuur in dit netwerk is beschermd tegen onder meer ongewenste (uit)straling. In 1989 is een eerste fase hiervan gerealiseerd. Deze «dedicated networks» gedragen zich voor de gebruikers ervan als één enkel netwerk. De totale capaciteit ervan op het departement in Den Haag bedraagt 1000 aansluitpunten voor terminals, personal computers, printers en computerpoorten. Gezien de gestimuleerde spreiding van automatiseringshulpmiddelen wordt verwacht dat het aantal benodigde aansluitpunten snel op 2000 zal komen. Om toch in deze extra capaciteit te kunnen voorzien werd het netwerk geïntegreerd met PTT's Simulta– neous Data Voice Concept (SDV), dat gebruik maakt van het bestaande telefoonstamnet. Als voortvloeisel van de snelle spreiding van automatiseringsmiddelen en voorts de consequenties van het project Organisatie Berichtenverkeer zal binnen afzienbare tijd moeten worden omgezien naar vervanging van het huidige interne netwerk. De grenzen van de capaciteit van het Terminal LAN zijn immers bereikt. Tot heden kon de benodigde extra capaciteit weliswaar worden gevonden in de toepassing van SDV, doch verdere uitbreiding daarvan is technisch niet meer mogelijk. Inmiddels zijn proeven gaande met nieuwe netwerktechnieken die een grotere capaciteit kunnen leveren. Een precies beeld van de daarmee verbonden kosten is nog niet voorhanden. Wel zullen die kosten, naar de huidige inschatting, beduidend lager uitkomen per werkplek dan de huidige voorzieningen.


40

Besturingssysteem Samenhangend met de standaardisatie van apparatuur op het minis– terie wordt op alle standaard-computersystemen gebruik gemaakt van eenzelfde besturingssysteem. Dit systeem is een standaard van de leverancier. Daar nagenoeg alle geautomatiseerde toepassingen op deze apparatuur gemstalleerd zijn, kan dit besturingssysteem als basisvoor– ziening beschouwd worden. Samenhangend met een vernieuwend apparatuurconcept van de belangrijkste leverancier van het ministerie, wordt de komende jaren een herzien besturingssysteem geïntroduceerd. Totdat de oude apparatuurlijn geheel uitgefaseerd is zullen aldus gedurende enkele jaren twee standaard-besturingssystemen naast elkaar bestaan bij het ministerie. Zittende en aankomende functionarissen op het gebied van systeem– ontwikkeling en –beheer ontvangen een opleiding hierin, welke door de leverancier kan worden verzorgd, maar veelal in eigen beheer wordt gehouden. Toepassingsprogrammatuur Voortvloeiend uit het standaardisatiebeleid ten aanzien van program– matuur wordt ernaar gestreefd automatiseringstoepassingen zoveel mogelijk met reeds beschikbare programmeringshulpmiddelen te verrichten. Tot heden is een groot aantal toepassingen met een beperkt aantal programmatuurpakketten gebouwd. Door hun veelvuldige toepassing zijn de volgende daarvan daarom als ministeriële basisvoor– ziening te beschouwen: 1. programmatuur toegepast voor de verwerking van m.n. beheerge– gevens en voor rekenfuncties op minicomputersystemen; ter modernisering wordt dit instrument thans geleidelijk vervangen door een 4e generatie programmeerhulpmiddel; 2. een pakket voor hetzelfde doel, vaak in combinatie met 1 gebruikt op micro– en minicomputersystemen; mettertijd zal hiervoor de PC-versie van het 4e generatie programmeerhulpmiddel worden benut, dat na een brede oriëntatie tot nieuwe standaard is aange– wezen; 3. programmatuur toegepast voor de verwerking van m.n. documen– taire gegevens, uitgerust met uitgebreide matching– en selectiemo– gelijkheden op micro– en minicomputersystemen; 4. een geïntegreerd programmatuurpakket op mini– en microcompu– tersystemen voor tekstverwerking, electronic mail en andere kantoorvoorzieningen. Met het oog op een kantoorautomatiserings– strategie voor de toekomst zijn thans oriëntaties gaande op de mogelijkheden van produkten die een geavanceerde en gebruikers– vriendelijker verdere integratie van alle kantoorautomatiseringsmid– delen kunnen helpen realiseren voor de gebruiker (PC's, Minicom– puters, basistoepassingen). 3.3.2. Apparatuurlijnen Voor de situatie van het ministerie is de standaardisatie van apparatuur een der belangrijkste instrumenten om automatisering qua kosten en bestuur beheersbaar te houden. Voorts is gezien de belangrijke commu– nicatiefunctie binnen het ministerie (departement en posten) en van het ministerie naar andere overheidsinstellingen de uitwisselbaarheid van programmatuur en gegevens essentieel. De beste garantie daarvoor wordt gezien in het gebruik van samenge– stelde systemen voor tekstverwerking, gegevensverwerking en datacom– municatie met maximale uitwisselingsmogelijkheden. In combinatie met overwegingen van beheersbaarheid is daarom gekozen voor het zoveel mogelijk concentreren van de geautomatiseerde informatievoorziening op minicomputersystemen.


41

Er wordt daarom een terughoudend beleid gevoerd ten aanzien van de grootschalige inschakeling van losstaande personal computers. Die vereisen bovendien een uitgewerkte beheersorganisatie, waaraan het ministerie thans niet kan voldoen. PC's worden alleen losstaand ingezet in bijzondere gevallen en op aan posten in het buitenland die te klein zijn voor een eigen mini-computersysteem. Ook worden losstaande PC's toegepast en ondersteund voor het administratieve werk van SNV-veldkantoren in Derde Wereldlanden. Op het departement in Den Haag worden PC's ook in steeds grotere aantallen ingezet, maar dan als een bijzonder soort terminal, met de mogelijkheid om ook van de eigen verwerkingscapaciteit van het werkstation gebruik te maken. Op die wijze zijn de voordelen van PC's (eigen verwerkingscapaciteit) en de voordelen van minicomputers (gemeenschappelijkheid van informatie) daar het beste te combineren. In het licht van technologische ontwikkelingen wordt in deze architectuur ook een goede mogelijkheid gezien om de minicomputers steeds meer als file servers te benutten. Deze uitgangspunten ten aanzien van PC's zijn opgenomen in een beleidsnota «De integratie van personal computers in de informatievoor– ziening bij het Ministerie van BZ» (1989). Het opereren van het ministerie over de gehele wereld brengt met zich mee dat alleen van wereldwijd gevestigde en kwalitatief goede leveran– ciers gebruik gemaakt kan worden. De keuze wordt daarom beperkt tot enkele internationale fabrikanten. Deze beleidslijnen hebben erin voorzien dat vrijwel alle samengestelde systemen voor gegevensverwerking, tekstverwerking en datacommuni– catie zijn geïnstalleerd op minicomputersystemen van eenzelfde merk. Afhankelijk van de benodigde capaciteit zijn verschillende typen van ditzelfde model in gebruik. Zowel op het departement als op de posten geldt dit model als apparatuurstandaard. De leverancier van deze standaard introduceert thans een herziene apparatuur-architektuur, waarin veel technologische vernieuwingen zijn verwerkt. Het ministerie heeft ervoor gekozen de komende jaren voor een aantal grote systemen over te gaan op deze nieuwe lijn. Totdat de migratie geheel heeft plaatsgevonden zullen deze twee lijnen naast elkaar bestaan. In beginsel geldt dit merk thans eveneens als standaard voor personal computers. Ten aanzien van het hiervoor genoemde gebruik van PC's door SNV-veldkantoren in Derde Wereldlanden zou zich t.a.v. standaardi– satie een probleem kunnen voordoen. Via een gedegen beheersopzet waarin o.a. systeemcomponenten snel kunnen worden vervangen, worden eveneens voor moeilijker bereikbare gebieden voorwaarden geschapen voor een zo continu mogelijk gebruik van automatiserings– hulpmiddelen. Dit geldt echter als een randgebied van bemoeienis bij het ministerie. Voor afwijkingen van de apparatuurstandaard wordt in het algemeen alleen gekozen indien de aansluiting op externe informatiesystemen hiertoe noopt. M.n. vanwege het laatste is op bepaalde werkplekken apparatuur van andere origine in gebruik (bijvoorbeeld met aansluiting op het IPA-salarissysteem bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken). Voorts is andere apparatuur in gebruik voor de besturing van radiover– bindingen en het geautomatiseerde telex-verbindingssysteem. 3.3.3.

Programmatuurlijnen

De programmatuurlijnen bij het ministerie voor samengestelde systemen zijn zodanig gestandaardiseerd dat sprake is van basisvoorzie– ningen. Zie hiertoe 3.2.1.


42

Slechts indien geen geschikte pasklare programmatuur tegen een redelijke prijs kan worden aangeschaft en/of daarvoor onvoldoende deskundigheid aanwezig is, wordt overgegaan tot andere programmatuur op maat, waarvoor dan in beginsel externe deskundigen worden ingeschakeld. Onlangs is het ministerie overgegaan tot de inschakeling van een zgn. 4e generatie programmeerhulpmiddel voor te vervaardigen en te onderhouden toepassingen; dit heeft een migratietraject tot gevolg voor reeds bestaande toepassingen. Sedert de toegenomen beschikbaarheid van werkstations en samenge– stelde systemen op minicomputers en de beschikbaarheid van passende kantoorautomatiseringsprogramm atuur is er een ministeriewijd gebruik van een pakket, geschikt voor tekstverwerking, electronic mail, agenda etc. en geïntegreerd te gebruiken met bestandsgegevens. 3.4. Voorwaarden 3.4.1. Financiële voorwaarden Als algemene voorwaarde geldt dat voor een adequate (verdere) ontwikkeling van de informatievoorziening voldoende mogelijkheden tot financiering aanwezig moeten zijn en blijven. Het automatiseringsbudget van het Ministerie is overigens zeer bescheiden vergeleken met andere ministeries en enigszins vergelijkbare bedrijven en instellingen. Het structurele budget moet als één geheel beschouwd kunnen worden, opdat prioriteiten en bestemmingen en daarmee financiële middelen daarbinnen kunnen worden herverdeeld. Op die wijze zal passend en werkbaar kunnen worden ingespeeid op de veranderende behoeften en omstandigheden van het ministerie. Niettemin moeten de belangrijkste kostensoorten herkenbaar blijven in het budget (zie ook 4.3): - aanschaf automatiseringshulpmiddelen; - onderhoud en huur automatiseringshulpmiddelen; - exploitatie externe informatiesystemen; - inschakeling van derden voor automatisering. De verdere onderverdeling, zoals weergegeven onder 4.4., dient als indicatief te worden beschouwd. Zoals onder «Graad van automatisering» (1.1.) aangegeven blijven de kosten van een gemiddelde uit te rusten werkplek naar verwachting f 25 000 bedragen en is nog een verdere toename van o.a. werkstations nodig. De beschikbare fondsen lopen echter thans aanzienlijk terug doordat dit jaar de extra gelden in het kader van de verbetering van het comptabel bestel wegvallen. De follow-up van investeringen die juist met die gelden in de afgelopen tijd zijn gedaan heeft echter vaak een struc– tureel karakter, bijvoorbeeld op het gebied van onderhoud. Ook zal de verbetering van het comptabel bestel noodzakelijkerwijs voortgang moeten vinden. Voor de continuïteit zou dit kunnen betekenen dat, zoals in het verleden ook meermalen moest geschieden, daarvoor terugge– vallen moet worden op endogene financiering uit andere budgetten. Vanzelfsprekend wordt echter de voorkeur gegeven aan het zuiver aanspreken van budgetten waarvoor zij zijn begroot. Mochten alsnog gelden voor verbetering en onderhoud beschikbaar worden gesteld, dan dienen reguliere budgetten daarmee (deel structureel) te worden opgehoogd. 3.4.2. Organisatorische voorwaarden Het gebruik van geautomatiseerde informatiesystemen zal als regel leiden tot veranderingen in werkprocessen. Vooral tussen organisatie en


43

automatisering moet daarom een nauwe relatie worden onderkend. De ontwikkeling van geautomatiseerde informatievoorziening is zo een vooral organisatorisch veranderingsproces, waarbij aspecten als organi– satiestructuur, organisatiecultuur, stijl van leidinggeven, administratieve discipline en personele aspecten een belangrijke rol spelen. Een voorwaarde voor de totstandkoming van goede informatievoorziening is daarom dat de noodzaak van organisatorische verandering geaccepteerd wordt. Deze acceptatie wordt vooral gezien als een zaak die bevorderd en gedragen moet worden door de ambtelijke leiding op de diverse niveaus in de organisatie. Op veranderingen van dergelijke aard moet ook voldoende flexibel kunnen worden ingegaan in organisatorische zin: herziening van taak(verdeling) en bevoegdheden, formatie en functies, aanpassing van werkprocessen. Met de toename van het (decentraal) informatiebeheer zullen vooral constante(re) financieringsmogelijkheden en organisatorische voorzieningen voor structureel informatiebeheer (apparatuur en reallocatie van formatieruimte) gelijke tred moeten houden. Organisatorische voorwaarden zijn aldus zowel van psycholo– gische als bestuurlijke aard. Uitgangspunt bij het ministerie is dat alleen dan tot automatisering moet worden overgegaan indien hiervoor goede vooruitzichten zijn. 3.4.3. Personele voorwaarden Automatiseringsdeskundigheid blijft voorlopig schaars. Niettemin zijn de verwachtingen dat het ministerie, met de onder 1.6. geschetste beleidsuitgangspunten, met een betrekkelijk geringe personele capaciteit in haar behoeften aan automatiseringsdeskundigheid zal kunnen (blijven) voorzien. De huidige situatie wijst erop dat het accent minder op de werving, doch veeleer op voortdurende kweek en zo mogelijk het behoud van automatiseringsmedewerkers zal moeten liggen. Een ongestoorde ontwikkeling en waarborgen voor continuïteit en kwaliteit zijn, gezien de situatie op de arbeidsmarkt, afhankelijk van de mate waarin het minis– terie voldoende concurrerende arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingsmo– gelijkheden kan bieden. In dit verband zullen zowel de diversiteit als de kwaliteit van automati– seringsopleidingen moeten meegroeien met de behoefte. In die zin zal een toenemend beroep moeten kunnen worden gedaan op het departe– mentale vormings– en opleidingsbudget. 3.4.4. Materiële voorwaarden Als algemene materiële voorwaarde geldt dat het ministerie gebruik moet kunnen blijven maken van automatiseringshulpmiddelen die te bekostigen zijn en van voldoende kwaliteit zijn. Daartoe moet het minis– terie kunnen kiezen uit de produktenpakketten van leveranciers die deze kwaliteit tegen redelijke prijs kunnen (blijven) leveren. Bovendien moet een leverancier wereldwijde vestigingen hebben die de kwaliteit en conti– nuïteit van de geautomatiseerde informatievoorziening op de posten in het buitenland kunnen blijven garanderen. Vooral gezien de toenemende betekenis van communicatietechnieken voor het ministerie is de beschikbaarheid van geschikte technologische voorzieningen voor datacommunicatie voorts van blijvend groot belang.


44

3.5. Middelen Uitgedrukt in mensjaren: ten behoeve van

beschikbare capaciteit

benodigde capaciteit"

planning/coördinatie systeemontwikkeling systeembeheer en onderhoud informatiebeheer

4 5 30 35

7 8 35 55

TOTAAL

74

105

* De voor systeembeheer/onderhoud en informatiebeheer benodigde personele capaciteit za! door reallocatie van formatieruimte plaatsvinden Met zal vooral gaan om zgn. materie– deskundigen die, na de benodigde bij– en omscholing, al dan niet m deeltijd de genoemde functies zullen gaan vervullen. In feite is hier derhalve sprake van taakverschuiving


45

4. Overzichten 4.1. Organisatieschema Ministerie van Buitenlandse Zaken MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN MINISTER VOOR ONTWIKKELINGSSAMENWERKING STAATSSECRETARIS SECRETARIS-GENERAAL PLAATSVERVANGEND SECRETARIS-GENERAAL

o> CD

(3

' Inspecteur-Generaal Ontwikkelmgssamenwer– kmgen Bijzonder Adviseur voor Ontwikkelmgs– samenwerking Jundisch Adviseur Verkeersadviseur Adviseur Beleidsplanning Ambassadeur voor Non-Prohferatievraagstukken Ambassadeur m Algemene Dienst " Voorhchting (directie) Kabinet en Protocol (directie) * Verdragen (directie) ' Algemene Zaken (directie) ' Dienst Buitenlandse Zaken (hoofddirectie) ~ Personele Zaken (directie) - Bednjfseconomische Zaken en Arbeidsvoor– waarden (hoofdafdeling)

' Fmancteel-economische Zaken (centrale directie) " Organisatie en Informatievoorztening (centrale directie) " Inspectie Posten Buitenland " Accountantsdtenst * Beveiligmg (hoofdafdelmg) ' Onderzoek en Documentatie (hoofdafdehng) ' Post– en Archiefzaken (centrale afdeling) * Verbindingen en Matenele Zaken (hoofdafdehng) ' Post– en Koenerszaken * Transportdienst * Vertahngen (hoofdafdelmg)

AMBASSADES

Q>

DIRECTEUR-GENERAAL POLITIEKE ZAKEN

<0

co * "

ro

' "

Azie en Oceanie (direclie) Afnka en Midden-Oosten (directie) Europa (directie) Weslelijk HaKrond (directie) Atlantische Samenwerkmg en Veihgheidszaken (directie) Pohtieke VN-Zaken (directie) Ambassadeur voor Internationale Culturele Samenwerking

DIRECTEUR-GENERAAL EUROPESE SAMENWERKING Integratie Europa (directie) Economische Samenwerkmg (directie) Raad van Europa en Weten– schappelijke Samenwerking (directte)

DIRECTEUR-GENERAAL INTERNATIONALE SAMENWERKING " Bureau Beleidsvoorbereidmg/ Secretanaat Nationale Advies– raad * Inspectie Ontwikkelingssamen– werking te Velde " Internationale Organisaties (directie) ' Ontwikkelmgssamenwerking Azie (directie) " Ontwikkelmgssamenwerking Afnka (directie) " Ontwikkelingssamenwerking Latijns-Amenka (directie) ' Coordmatie Sectorprogramma's en Technische Advisenng (direc– t.e}

* Multilaterale Ontwikkelings– samenwerking en Speciale Pro– gramma's (directie) " Particuhere Activiteiten, Onder– wijs– en Onderzoekprogramma's (directie) * Personele Zaken Ontwikkelmgs– samenwerking (hoofdafdelmg) ' Financiele Zaken en Aanschaf– fingen Ontwikkelmgssamen– werking (hoofdafdelmg) * Staf SNV/organisatie voor ontwikkelingssamenwerkmg en bewustwording * Centrum tot Bevordenng van de Import uit Ontwikkelingslanden

' ' ' " " " " * ' ' ' ' ' ' * ' ' * ' * * ' * " * " *

Abidjan Abu Dhabi Accra Addis Abeba Algiers Ankara Athene Bagdad Bangkok Belgrado Berlijn (Oost) Bern

* * ' *

Boekarest Bogota Bonn Brasilia Brussel Buenos Aires Canberra Caracas Cotombo Dakar Damascus Dar es Salaam Dhaka Djedda Dublm Hanoi Harare Havanna Helsinki Islamabad Jakarta Kairo Khartoem Kmgston Kinshasa Koeala Loem– poer Koeweit Kopenhagen Lagos Lima

' ' ' " " ' " ' " ' " " " * *

' * " " " * *

Lissabon Londen Luanda Lusaka Luxemburg Madnd Mantlla Maputo Mexico Montevideo Moskou Muscat

New Delhi Oslo Ottawa Ouagadougou Paramanbo Panjs Pekmg Port of Spam Praag Pretona Rabat Rome Sana'a San José Santiago de Ch.te ' Seoel * Singapore ' Sofia ' Stockholm ' Teheran * Tel Aviv • Tokio ' Tnpoh (Libie) * Tums ' Vaticaanstad * Warschau * Washmgton ' Wellmgton * Wènen * Yaoundé

PERMANENTE VERTEGENWOORDtGINGEN BU INTERNATIONALE ORGANISATIES

BEROEPSCONSULAIRE POSTEN

Bangkok (ESCAP) Brussel (NAVO) Brussel (EG) Genève (VN en andere interna– tionale organisaties) Nairobi (UNEP + Habitat) New York (VN) Panjs (OESOJ Panjs (UNESCO) Rome (FAO + WFP) Straatsburg (Raad van Europa) Wenen {IAEA +VN)

• • • • •

Hongkong (zelfst CG) Istanboel (CG) Bazel (C) Genève (CG) Zunch (CG) Berhjn (West) (CG} Dusseldorf (CG) Frankfurtad Main-Stuttgart (CG} Hamburg (CG) Munchen (CG) Rio de Janeira (CG) Sao Pauto (CG) Antwsrpen (CG) Melbourne (CG) Perth (C) Sydnev (CG) Karachi (C) Barcelona (CG) Bombay (CG) Edmonton (C) Montreal (CG) Toronto (CG) Vancouver (CG) Johannesburg (CG) Kaapstad (CG) Milaan (CG) Kobe (CG) Chióago (CG) Houston(CG) Los Angeles (CG) New York (CG) San Franccsco (CG) Dubai(C)

4.2. Overzicht penetratiegraad automatisering per directoraat-generaal Aantal eindstations per 1 000 medewerkers Directoraat–

1989

1990

504 152 422

713 441 787 485 460

1991

1992

1993

857 721 894 743 605

928

1994

1995

1 1 1 1

000 000 000 000

1 000 1 000

750

750

Generaal S/PLVS DGPZ DGES DGIS

470 375

Posten

785 581 840 614 533

860 947 817 678

1 000 1 000

' Terminals en PC's

4.3. Overzicht van uitgaven naar uitgavecategorieën (x f 1000)

Uitgavecategorie apparatuur" aanschaffing exploitatie en onderhoud externe informatiesystemen ontwikkeling ingehuurd van bedrijfsleven aanschaf verbindingsvoorzieningen" organisatieadvies Totaa!

art nr ontwerp begroting

ontwerp geraamd voor jaar begroting jaar

rekening voor jaar

vermoed uitkomst jaar

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

7329 479 2000

5740 3000 300 1 000

6000 3000 500 1 100

6000 3000 500 1 100

6000 3000 500 1 100

6000 3000 500 1 100

6000 3000 500 1 100

01050601 01050602 01050603 01050605

1 251

1 380

1 335

1 335

1 335

1 335

1 335

01050301

517

755

1 000

1 000

1 000

1 000

1 000

01050604

15744

12 175

12935

12935

12935

12935

12935

4168

" inclusief standaardprogrammatuur " voorheen begrolmg Afdeling Verbindingen

4.4. Overzicht van uitgaven naar informatiesystemen (x f 1000)

Informatiesystemen posten: aanschaffing exploitatie ontwikkeling departement financiële systemen: aanschaffing exploitatie ontwikkeling departement overige systemen: aanschaffing exploitatie ontwikkeling

rekening voor jaar

vermoed. uitkomst jaar

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1 459 400

2223 1 002 143

2346 1 002 113

2346 1 002 113

2346 1 002 113

2346 1 002 113

2346 1 002 113

01050601 01050602 01050605

3298 1 250 800

895 750 428

936 750 444

936 750 444

936 750 444

936 750 444

936 750 444

01050601 01050602 01050605

2015

ontwerp geraamd voor jaar begroting jaar

artikelnr ontwerp begroting

2718

2718

2718

2718

2718

1 248 543

1 248 543

1 248 543

1 248 543

1 248 543

01050601 01050602 01050605

300

500

500

500

500

500

01050603

1 768

2 135

2335

2335

2335

2335

2335

01050301 01050604

15744

12 175

12935

12935

12935

12935

12935

5 180

5 180

5 180

5 180

5 180

5 180

1 459 800

2622 1 248 429

479

2016

externe informatiesystemen: niet systeemgebonden uitgaven:

Totaal kosten intern personeel met automatiseringstaken "

5180

" berekening: 74 (zie overzicht 3 5 ) x f 70 000 (gemiddelde loonsom) = f 5 180 000; hierbij is ervan uitgegaan dat er geen absolute toename zal zijn van (automatiserings)personeel, wel is een relatieve toename te verwachten van het aantal zittende medewerkers dat (meer) automatiseringstaken zal gaan verrichten (zie o a par. 3 5 en 4 5 ) ; dit is echter niet in realistische cijfers uit te drukken.


47

Toelichting bij cijferoverzicht 4.4. Een verandering in deze overzichten betreft de richtlijn dat behalve de kosten van het externe personeel, ingeschakeld bij automatisering, ook de kosten moeten worden opgenomen verbonden met de inzet van eigen personeel dat automatiseringswerkzaamheden verricht. Hierbij doet zich v.w.b. het Ministerie van Buitenlandse Zaken hetzelfde probleem voor dat al bestaat bij de uitsplitsing naar informatiesystemen. Door de vergaande standaardisatie en integratie van automatiserings– instrumenten op het ministerie immers worden binnen een gebruikersor– ganisatie het desbetreffende computersysteem, werkstations, printers en netwerkvoorzieningen benut voor vele toepassingen tegelijk, bijvoorbeeld tekstverwerking, electronische post, archiefsysteem, personeelsinforma– tiesysteem e.d. Er is dus nauwelijks een realistisch beeld te vormen van welke kosten precies aan welke geautomatiseerde toepassmg toevallen. Een vergelijkbaar probleem doet zich voor met de toedeling van kosten verbonden met de automatiseringsinzet van eigen personeel. Dit temeer daar automatiseringstaken veelal gecombineerd worden met totaal andere taken in de functies van de vele decentrale medewerkers die op dit terrein een rol vervullen. Door de sterk toenemende automatisering in al het werk op het ministerie is het ten eerste nauwelijks eenduidig aan te merken wat precies een echte automatiseringstaak is en wat niet. Hebben bijvoorbeeld alleen beheerders een automatiseringstaak of hebben systeemgebruikers die ook? Bovendien is de verhouding tussen automatiserings– en andere taken zeer verschillend over de hele linie. Ten tweede is van die taken zeker niet helder in kaart te brengen welke inspanningen van die functionarissen aan welk informatiesysteem moeten worden toegeschreven. Een en ander is denkelijk terug te voeren op de organisatie van de informatievoorziening, die bij het Ministerie op bepaalde punten duidelijk afwijkt van die bij andere ministeries. Hierbij wordt nogmaals verwezen naar paragraaf 4.5. in de jaarlijkse bijlage. Om deze reden is de kostenpost «intern personeel met automatiseringstaken» in overzicht 4.4 separaat vermeld. De daarbij aangegeven meerjarenraming moet beschouwd worden als een zuiver theoretisch gegeven. 4.5. Overzicht automatiseringspersoneel Buitenlandse Zaken De taakverdeling inzake de automatisering van de informatievoor– ziening, is samengevat als volgt: - centrale coördinatie door de Centrale Directie Organisatie & Infor– matievoorziening (O&l) t.a.v. beleidsontwikkeling, systeemontwikkeling, installatie en (technisch) beheer m.b.t. apparatuur, systeem– en toepas– singsprogrammatuur en datacommunicatie; - decentraal systeembeheer per computersysteem door in automati– sering opgeleide functionarissen uit de gebruikersorganisatie (system managers en operators); - decentraal informatiebeheer door in automatisering opgeleide materiedeskundigen bij de dienstonderdelen en posten per gegevensbe– stand of cluster samenhangende bestanden (database managers). De functies van operator, system manager en (assistent–) database manager worden veelal in deeltijd of als vast bestanddeel met andere taken gecombineerd verricht. In de beginfase van automatiseringspro– jecten wordt voor de decentrale functies veelal gebruik gemaakt van medewerkers die hiervoor belangstelling en aanleg hebben. Er wordt naar gestreefd deze taken of taakdelen steeds zo spoedig mogelijk te formaliseren.


48

Deze automatiseringsmedewerkers werken in beginsel voor een vast (i.c. hun eigen) dienstonderdeel. Er wordt echter wel naar gestreefd hun inzet zonodig ook ten goede te laten komen aan andere dienstonder– delen, waar (tijdelijk) behoefte is aan overeenkomstige deskundigheid. Om deze flexibiliteit te bevorderen hebben decentrale automatiserings– functionarissen onderling contact in een departementaal samenwerkings– verband. Door middel van voorlichting en gerichte overplaatsingen wordt de meervoudige inzet van ook automatiseringsmedewerkers op de posten nagestreefd. In combinatie met een verregaande standaardisatie kan zo het minis– terie met betrekkelijk weinig automatiseringsmedewerkers op veel locaties in de nodige automatiseringsdeskundigheid (blijven) voorzien. «Eerstelijns» automatiseringstaken zijn aldus bij de gebruikersorgani– satie ondergebracht. «Tweedelijns» taken worden vervuld op centraal niveau. Het streven is erop gericht om medewerkers die zich bekwamen op het gebied van automatisering aanvullende loopbaanvooruitzichten te bieden. In die zin wordt in de praktijk de mogelijkheid van doorloop beoogd van de functie van operator of database manager naar systeem– manager. Anderzijds wordt ook een doorstroom van een eerstelijnsfunctie naar een tweedelijnsfunctie als een reële mogelijkheid beschouwd en gebruikt voor medewerkers die zich op dit gebied ontwikkeld hebben. Thans geldt het volgende beeld van permanent automatiseringsper– soneel: Op centraal niveau: Coördinator informatievoorziening Informatiekundigen Technisch specialisten Technisch installatieteam

1 6 6 5

Op decentraal niveau, veelal in combinatie met andere taken: System managers Database managers en assistent database managers


40 60

49

Bijlage 6

Wetgeving De wetgevingsorganisatie op het ministerie van Buitenlandse Zaken Behalve op het gebied van het communautaire en andere interna– tionale recht is de wetgevende taak van het ministerie zeer beperkt. Daarom is er geen centrale wetgevingsafdeling. Een concrete op specifieke onderwerpen betrekking hebbende wetge– vende taak heeft de Directie Algemene Zaken, te weten: de Wet op de Kanselarijrechten en de Consulaire Wet. Verder verleent de directie medewerking aan wetgeving met betrekking tot personenverkeer, inter– nationaal privaatrecht en internationale rechtshulp in civiele strafzaken, waaronder uitlevering. Zoals op alle ministeries, wordt op de personeelsafdeling en op de financiële afdeling op hun specifieke terrein in zekere mate aan wetgeving gedaan, met dien verstande dat het Ministerie van Buiten– landse Zaken een eigen rechtspositiereglement heeft. De afdeling van het ministerie die zich continu met wetgeving (in de vorm van verdragen) bezig houdt is de Directie Verdragen. Daar is dan ook de meeste algemene expertise met betrekking tot wetgevingsvraag stukken in huis, zodat wanneer een van de andere afdelingen occasioneel aan wetgeving moet doen, men zich zonodig voor advies tot deze directie wendt en deze directie dan ook de procedurele wetgevingshan– delingen voor de betrokken afdeling pleegt te verrichten, of daartoe gedetailleerd advies pleegt te verstrekken. Getoetst is of deze opzet op het ministerie in overeenstemming is meet de minimum-voorwaarden die de Raad van State stelde aan de organisatie van de wetgevingsfunctie op de ministeries*: goede verbinding tussen beleid en wetgeving en adequate inbreng van wetge– vingsbelangen, zowel in de eerste fase van de beleidsvorming, als in de fase dat de regeling, op centraal niveau binnen het ministerie getoetst, naar de Raad van State gaat. Daarover laat zich het volgende stellen. In de sporadisch voorkomende gevallen dat door beleidsafdelingen zelf wetgevend werk wordt verricht, is er uiteraard een directe verbinding tussen wetgeving en beleid in alle fasen; die zijn dan immers in één hand. Door de inschakeling hierbij in de praktijk van de Directie Verdragen, die rechtstreeks onder de Secretaris-Generaal ressorteert, vindt dan de centrale inbreng van «wetgevingsbelangen» plaats. Bij het wetgevende werk van de Directie Algemene Zaken gaat het óf om werk dat geheel behoort tot het beleidsterrein van de directie zelf, of om aangelegenheden ten aanzien waarvan andere beleidsmakers een beroep doen op de medewerking van de directie. Het laat zich niet goed voorstellen dat op het ministerie overwogen zou worden een bepaald beleid te gaan voeren op het concrete terrein van de Directie Algemene Zaken, zonder goed en direct contact tussen de beleidsmakers en deze directie. Op deze wijze wordt een adequate en gecentraliseerde inbreng van «wetgevingsbelangen» tot stand gebracht.

" Ka.nerstukken II, 1985/1986. 19621. nr. 2

Met betrekking tot het (verdrags)wetgevende werk van de Directie Verdragen tenslotte bestaan ambtelijke richtlijnen voor het ministerie en de posten in het buitenland (welke richtlijnen ook bevestigd zijn door de Ministerraad). Deze richtlijnen leggen de coördinatie van de behandeling van verdragen (ook interdepartementaal) bij de Directie Verdragen. Zij schrijven voor dat deze directie in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken wordt bij voornemens tot het tot stand brengen van verdragen en dat de directie in de gelegenheid dient te worden gesteld de voorbe– reidingen te volgen. De richtlijnen bevatten gedetailleerde instructies ter


50

zake van alle aspecten van de totstandbrenging, goedkeuring, bekend– making en bekrachtiging van verdragen en de centrale rol van de Directie Verdragen daarbij. Op het gebied van de verdragswetgeving is dus meer dan voldaan aan de minimumvoorwaarden van de Raad van State op het terrein van de wetgevingsorganisatie. Voorts wordt, als uitvloeisel van de verantwoordelijkheid van Buiten– landse Zaken voor de eenheid van volkenrechtelijke opvattingen, samen– gewerkt met Justitie en met andere Ministeries, ten behoeve van een goede toetsing van nationale aan internationale regelgeving en met het oog op een goede voorbereiding en uitvoering van nieuw communautair en ander internationaal recht. A. Tot stand gekomen wetgeving (periode 1-7-1989 tot 1-7-1990) Titel

Staatsbladen

Kamerstukken

(Stilzwijgende) goedkeuring van het Memorandum van Overeenstemming met de Umversiteit van de Verenigde Naties

nvt

21 258

(Stilzwijgende) goedkeuring van de Overeenkomst met de Bahamas inzake de afschaffing van de visumplicht

nvt

21 323 (R 1380)

(Stilzwijgende) goedkeurmg van de Overeenkomst met Bolivia inzake technische samenwerking

nvt

21 402

(Stilzwijgende) goedkeuring van de Overeenkomst met Jemen inzake de tewerkstelling van ontwikkelingswerkers

nvt

21 403

(Stilzwijgende) goedkeuring van het Verdrag inzake de institutionalisering van het Latijns-Amerikaanse Parlement

nvt

21 593 (R 1393)

Rijkswet van 13 december 1989 houdende goedkeuring van de Overeenkomst tot oprichting van het Internationaal Instituut voor het Recht inzake ontwikkeling

1 989, 7

20850 (R 1356)

B. Op 1-7-1990 bij het parlement aanhangige wetsvoorstellen Planning

Wetsvoorstel inzake

Kamerstuknr

Stand van Zaken

Eems/Dollard-samenwer– kmgsverdrag

19343

EK: nadere memorie van antwoord 14-4-1989

Raamwet adviesraad buitenlands–, ontwikkelingssamen– werking en defensiebeleid

20 585

TK: V 7-12-1989

Regels inzake rapportage EEG-gedragscode en nieuwe investeringen in Zuid-Afrika

20 394

26-4-1989 Gewijzigd voorstel van wet

Verdrag inzake verdragen tussen staten of tussen internationale organisaties

21 499 (R 1388)

TK: 18-5-1990

voltooiing parl. goedkeuringsproced. 1991

Verdrag inzake statenopvolging m.b.t. verdragen

21 495 (R1385)

TK: 18-5-1990

voltooiing parl. goedkeuringsproced. 1991

TK: VV 21-12-1989

voltooiing parl. goedkeuringsproced 2e helft 1991

Regeling betreffende 21 214 goedkeuring van verdragen ( R 1 3 7 5 ) en bekendmaking van besluiten van volkenrechtelijke organisaties


51

C. Op 1 juli 1990 in voorbereiding zijnde wetsvoorstellen Wetsvoorstel inzake

stand van zaken op 1 juli 1990

Planning

4e Overeenkomst van Lomé (relaties met ACS-landen)

goedkeurings– stukken in voorbereiding

Overeenkomst met Guyana inzake Tropenbos

9-4-1990 advies RvS (inhoudelijk)

voltooiing parl. goedkeuringsproc 4e kw. 1990

Belastingverdrag met Noorwegen t.b.v. Nederlandse Antillen

14-2-1990 advies RvS (inhoudelijk)

voltooiing parl. goedkeuringsproc 4e kw. 1990


52

Bijlage 7

Overzicht van door de Staten-Generaal aanvaarde moties en door de bewindslieden gedane toezeggingen A. Door de Staten Generaal aanvaarde moties Omschrijving van de motie

Vindplaats

Stand van zaken

Van Traa c.s. Vrij personenverkeer binnen de Gemeenschap

21 041 nr. 8

Gebeurt

Van lersel en Weisglas Over uitbreiding bevoegdheden van Europees Parlement

21 041 nr. 10

Gebeurt

Weisglas Heffing op graanvervangers en/of oliën en vetten

21 300 V nr. 39

Gebeurt

Tommel Hulp aan Oost-Europa niet t.l.v. begroting Ontwikkelings– samenwerking

21 300 V nr. 60

Is geschied in begroting 1990 en meerjarencijfers

Beckers-De Bruijn FMO en participatie vrouwen

21 300 Vnr. 61

FMO is van motie op de hoogte gesteld. Uitvoering wordt periodiek aan de orde gesteld

Herfkens Mensenrechtenschendingen in Turkije

21 300 V nr. 77

De Nederlandse Regering zal bij de Turkse Regering blijven aandringen op respect voor de rechten van de mens

Weisglas c s. Vergroting bevoegdheden van het Europese Parlement

21 416 nr. 2

Gebeurt

Brouwer Totstandkorning Europees sociaal beleid

21 416 nr. 3

Gebeurt

B. Door de bewindslieden gedane toezeggingen Omschrijvingen van de toezegging

Vindplaats

Stand van zaken

Met VN-hulpcoördinator voor Afghanistan van gedachten wisselen over verlenen reconstructiehulp

21 102nr. 1, blz. 3

Wordt aan de orde gesteld in M.v.T. 1991

T.z.t. substantiële bijdrage t.b.v. een goed rehabilitatieplan voor Afghanistan

21 102 nr. 1, blz. 3

Wordt aan de orde gesteld m M.v.T. 1991

Gezien achterstand training en onderwijs voor Pakistan intensiever gebruik maken van de beschikbare sectorfondsen

21 102 nr. 1, blz. 4

In 1990zal identificatie– commissie worden uitgezonden op basis van desk-studie Nuffic over onderwijssituatie en binnenkort te verschijnen ADB-studie over onderwijsprioriteiten

In najaar nieuw regiobeleidsplan voor Midden-Amerika doen toekomen gebaseerd op tot nu toe opgedane ervaringen

20014 nr. 7, blz 7

Toegezonden bij OSLA/147606 dd 4 mei 1990


53

Omschrijvingen van de toezegging

Vindplaats

Stand van zaken

Aan hand van een en ander opstellen van een beleidsnotitie (kleinschalige industrie)

20800 V n r 136, blz 8

Notitie komt binnenkort gereed

Bereid aandacht te vragen voor probleem van kinderarbeid

20800 V nr. 136, blz. 10

Komt in bovengenoemde notitie aan de orde

Hulpaanvragen van ontwikkelingslanden gericht op implementatie Code in nationale wetgeving en controle op naleving, op financieringsmogelijkheden te onderzoeken

20800 V nr. 137, blz 8

Ambassades zijn gevraagd de stand van zaken m.b.t. de WHO-code na te gaan met het oog op bereidheid van Nederland om hulpaanvragen van ontwikkelingslanden op mogelijke financcering te onderzoeken Aan dit verzoek aan de ambassades zal follow-up worden gegeven

Meer aandacht besteden aan vrouwenprojecten in Noord-Jemen

21 055 nr. 2, blz. 3

Sektorspecialist vrouwen en ontwikkeling per 1-7-1989 aangetreden

Bereid over verdere ontwikkelingen van dit project aan Kamer te rapporteren (Vloed)

21 055 nr. 2, blz. 8

Rapportage eerste mogelijk nadat commissie in het Comitè Voedselhulp de allocatie hiervoor aan de orde stelt

Enkele resterende vragen van mevr. Roosen schriftelijk beantwoorden

21 055 nr 2, blz. 10

21 183 nr 2 en nr. 3

T.z.t. resultaten beide andere onderzoeken in kennis worden gesteld (MFP)

20 800 V nr. 167, blz. 2

lOV-rapport over plattelandsontwikkeling komt eind 1990 gereed Rapport Cie. voor externe deskundigen komt op z'n vroegst eind 1991 beschikbaar

Aanvullend Protocol voor procedureregels aan Kamer overleggen (Suriname)

20361 nr 31, blz. 6

Brief OSLA/127077 dd. 14-11-1989

In loop van 1990 voorbereiding evaluatie LNO zodat tijdig vervolgbeleid kan worden geformuleerd

21 300 Vnr. 13, blz 1

Het eindrapport van de evaluatie komt naar verwacht in februari 1991 beschikbaar

Inspectie door IOV van werkzaamheden van regionale centra voor ontwikkelings– samenwerking (SOSsen) Over resultaten Kamer op gebruikelijke wijze informeren

21 300 V nr 14, blz 1

Rapport komt in najaar 1990 gereed

Nederlands standpunt t.a.v. tropisch hardhout zal worden opgenomen in het regermgsstandpunt inzake tropische bossen

21 300 V nr 48, blz. 25

Voorlopig standpunt neergelegd in brief LK/BLB 901378 dd 20 3 1990van Min. LNV

Voornemens criteria programma Vrouwen en Ontwikkeling te verruimen en beschikbare fondsen te vergroten

21 300 V nr 48, blz 35

Komt in de nota ontwikkelingssamenwerking in de jaren '90 aan de orde


54


Vindplaats

Stand van zaken

Bezien hoe dit Fonds rond de a.s. VN Conferentie over de MOL's meer internationale steun kan worden gemobiliseerd (UNCDF)

21 300 V nr. 48, blz. 44

Tijdens Prepcom voor de MOLS-conferentie (26 mrt.-6 apr. 1990) heeft UNCDF ruime aandacht gekregen. Als resultaat zal er een, o.m. door Nederland gesteund voorstel aan de Conferentie worden voorgelegd gericht op een verhoging van de middelen van het UNCDF in de jaren '90 met 20%

Rapporten over samenwerking met Azië en Latijns-Amerika en over AIDS problematiek aan commissie zenden

21 300 V nr 64, blz. 5

Per zendbrief naar de Kamer gezonden

Kamert.zt. informeren over inventarisatie onderzoeks– activiteiten die met OS-middelen worden gefinancierd

21 169 nr. 4, blz 5

Een rapport over de inventarisatie van onderzoeksaotiviteiten die met OS-middelen worden gefinancierd kan in het najaar worden verwacht

Uitkomst overleg over erkenning doctorsgraad van het ISS aan Kamer berichten.

21 169 nr 4, blz. 5

Over erkenning doctorsgraden van ISS zal in het najaar van 1990 worden gerapporteerd door de betrokken ministers.

Hand II, blz. 1503, 24-1-1990

Wordt als bijlage bij MvT 1991 aan Kamer toegezonden 21 300 V nr. 97.

Notitie positie ontwikkelingslanden in de jaren negentig.

Evaluatie LCL-methodiek t.z.t. Kamer aanbieden.

Hand. II, blz. 1519, 24-1-1990

Met Kamer spreken over bijstelling modaliteiten op basis van bevindingen van inspectie (LCL).

Hand. II, blz. 1519, 24 1 1990

Geschied op 29-3-1990

Kamer voorstellen zenden begrotingsmiddelen FMO.

Hand. II, blz 1520, 24-1-1990

21 300 V nr. 107.

Bereid hard te studeren op mogelijkheden van dergelijke garantieregelingen. Standpunt aan Kamer kenbaar maken.

Hand II, blz 1521, 24-1-1990

NAR wordt om advies gevraagd.

Steun Namibië te koppelen aan de Hand. II, blz. 1524, mensenrechten. Over de specifieke 24-1-1990 invulling daarvan hoop ik nader overleg te plegen.

Brief DAM/ZD 161/90dd. 8-6-1990 Mondeling overleg uitgesteld.

Kamer in loop van dit jaar nog nader informeren hoe de relatie tussen milieubeleid, sector– programma milieu, het plattelandsontwikkelingsbeleid en Habitat aan de orde zal worden gesteld bij de uitvoering van het beleid

Komt aan de orde in de nota Ontwikkelingssamenwerkmg in de jaren '90

Hand. II, blz. 1546, 24-1-1990


55


Vindplaats

Stand van zaken

Overleg met mijn collega over de specifieke plaats van de mensenrechtenproblematiek in afzonderlijke landen in de MvT in totaliteit.

Hand II, blz 1547, 24-1-1990

In het jaarverslag Ontwikkelingssamenwerking krijgen mensenrechten meer aandacht.

Eerst komen met mijn voorstellen vervolgens openstellen van geheel en dan met kwalitatieve en kwantitatieve versterking (LCL)

Hand. II. blz 1548, 24-1-1990

Mondeling overleg op 17-5-1990. LCL-proramma op 28-5-1990 heropend.

Nederland zal alert blijven op al deze punten. Aandacht Europese Commissie voor milieu, mensenrechten, positie vrouw en sociale sectoren.

21 300 V nr. 80, blz. 7.

Zowel in Lomé-kader als in kader van de OS-raad (m.n. OS-raad van 29-5-1990) is aandacht aan deze punten besteed Rapportage aan Kamer heeft o.m. plaatsgevonden in mondeling overleg op 7-6 1990

Bereid, van geval tot geval, concrete informatie te verschaffen over specifieke toepassingen van de desbetreffende schulden– regelingen

Hand. II, blz. 2010, 7-2-1990

Tot nu toe niet voorgekomen.

Bereid plan dat uitgangspunt vormt Hand. II, blz 2469, voor de projecten, aan de Kamer 20-2-1990 te doen toekomen, zodat het bij de discussie over de toekomstige ontwikkelingsrelatie met Suriname kan worden betrokken.

Toegezonden bij brief nr OSLA/140347 dd. 2-3-1990.

Bereid verslag overleg in april a.s. in Indonesië, tijdig aan Kamer te doen toekomen.

Hand. II, blz. 2471, 20-2-1990

21 300 V nr. 106

Advies inwinnen bij een groep deskundigen over verschillende beschikbare middelen m vruchtbaarheidsregulering.

21 300 V nr. 90, blz. 4.

Zal geschieden.

Nota Binnenland t.z.t. aan Kamer zenden (Suriname)

20361 nr. 34, blz. 8.

Nota door Suriname nog niet uitgebracht.

Vragen van meer technische aard in de vervolgnotitie beantwoorden (biotechnologie)

21 300 V nr. 98, blz. 8.

Vervolgnotitie wordt in het najaar aan de Kamer gezonden.

Bereid de EG te activeren en samen te werken met de door heer Tommel bedoelde organisaties

21 300 Vnr. 98, blz. 10. Wordt nader op ingegaan in vervolgnotitie.

Kamer 'Biotechnology and development' zenden.

21 300 V nr. 98, blz. 10. Toegezonden bij brief OSAB-141841 dd. 14-3-1990.

Met minister van Buitenlandse Zaken overleggen over exportregelingen m.b.t. biotechnologie en biologische wapens

21 300 V nr 98, blz. 10. Zie brief DPV-57/90 dd 6-3-1990, in de vervolg-notitie zal in het kader van de biosafety hierop worden teruggekomen.

T.z.t. nieuwe overeenkomst en aangepaste statuten FMO doen toekomen.

21 300 V nr. 107, blz. 1. Zal eerst na beslissing over financiële herstructurering geschieden


56


Vindplaats

Stand van zaken

Kamer infomeren over rentesubsidies in samenhang met LCL-programma

21 300 V nr 107, blz. 1

Brief OSAB/146201 dd. 3-5 1990

Kamer informeren over verdere 21 435 V nr 5, blz. 5. aanscherping van deze procedures.

Aanscherping zal geschieden op basis van IOV onderzoek dat in augustus 1990 van start gaat en ca 1 /2 jaar zal duren

Collega van Defensie vragen schriftelijk antwoord over MLRS en political guidelines.

Hand II, blz. 6270, 25-5-1989

Geschied.

Tekst voorstellen z s.m. aan Parlement zenden (CSVE informatieforum)

20 800 V nr 170d, blz. 10

Tekst zal binnen afzienbare tijd aan het Parlement worden gezonden.

Bereid na te gaan in hoeverre bij EG partners en bij andere landen van Raad van Europa steun is voor idee culturele 'grondwet'

20800 V nr 170d, blz. 37.

Gebeurd door Minister WVC tijdens Cultuurraad van mei 1990.

Bereid bij de VS aan te dringen op een aanpassing van het vigerend visumbeleid.

Aanhangsel 256 (89/90)

Zie brief WVC aan Voorzitter Tweede Kamer 12-6-1990 DGVgz/AGZ/BGZ 119534.

Over deze en andere mogelijkheden in komende periode nader met de Kamer van gedachten te wisselen Democratische controle, adviserende bevoegdheden Raad. (EMU)

21 300 V n r 70, blz. 11

Gebeurt.

Trachten verbetering lotsomstandigheden van mevr. Eveline de Bruin te helpen bewerkstelligen.


In nauw overleg met de advocaten van betrokkene wordt hieraan door medewerkers van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Zuid-Afrika gevolg gegeven

Medewerker van ambassade rechtszitting laten bijwonen.


Hr. Ms Ambassadeur te Pretoria is geïnstrueerd betreffende rechtszitting, die tot op heden evenwel nog niet heeft plaatsgevonden, bij te (laten) wonen.

In periodieke vertrouwelijke rapportage (exportvergunningen) aan de Kamer expliciet de eindbestemming vermelden.


Gebeurt reeds

In de loop van 1 990 evalueren of pres De Klerk tot werkelijke hervormingen bereid is.

Hand. II, blz. 1600, 2021, resp. 25-1-1990 en 7-2-1990

Evaluatie-notitie Zuid-Afrika is de Kader 11 juni j.l. toegegaan

Bereid met Kamer overleg te voeren indien beweging zit in probleem Koeweit.

Hand. II, blz. 1636, 25-1-1990.

Er hebben zich geen nieuwe ontwikkelingen voorgedaan.

Notitie over alle volkenrecht– en veiligheidsimplicaties van het CSE-verdrag

21 300 V n r 110, blz. 111 Hand. II, blz. 1665, 25-1-1990.

Notitie is 26 april toegezegd tegen de tijd dat het CSE verdrag voor ondertekening gereed zal zijn.


57


Vindplaats

Stand van zaken

Aan Ankara de vraag stellen of inderdaad sprake is van voedselvergiftiging in vluchtelingenkampen waarin Koerden verblijven.

19637 nr 64, blz. 12.

Navraag heeft niet geleid tot nieuwe relevante informatie

Tijdens mondeling overleg aanvulling geven m.b.t. laatste stand van zaken onderhandelingen conventionele strijdkrachten.

21 300 Vnr 104, blz. 1

Geschied.

In evaluatie Zuid Afrika beleid conclusies Troika-bezoek opnemen.

Hand I, blz 703, 25 4-1990

In evakiatie-notitie is passage m.b.t. het Troika-bezoek opgenomen

Op toezien dat bij behandeling van geamendeerde voorstellen in Coreper en Raad er voldoende aandacht aan wordt besteed.

21 041 nr. 5, blz. 3

Gebeurt.

In rapportage aan Kamer over voorbereidingen bepaalde Raden en verslagen van bepaalde Raadszittingen meer aandacht besteden aan positie EP.

21 041 nr. 5, blz. 3.

Gebeurt.

In verslagen melden wanneer de 21 041 nr 5, blz. 3. Raad afwijkt van het finale voorstel van de Commissie aan de Raad

Gebeurt.

Bereid in intensief overleg de informatiestroom naar de Kamer op gang te houden.

19326 nr. 19, blz. 6.

Gebeurd.

Akkoord met China nakijken.

UCV52, blz. 21, 8 6-1989

Gebeurd

Bereid minister van WVC op de hoogte te stellen van de opmerkingen die in dit overleg over 'Televisie zonder grenzen' zijn gemaakt.

20800 V n r . 151, blz. 5. Gebeurd

Analyse maken van de oorzaken van de lage opkomst bij de Europese verkiezingen

20 800 V nr. 165, blz. 10.

Gebeurd.

Voorstellen van Europese Commissie ter vertrouwelijke kennisneming aan de vaste kamercommissies zenden.

20800 V n r . 163, blz. 10.

Gebeurt op ad-hoc basis.

Nagaan of vragenlijst aan de commissie ter beschikking kan worden gesteld (EMU).

21 300 V nr. 25, blz. 9. 21 300 V nr 49, blz 10

Is nagegaan, doch lijst werd niet verzonden.

Bereid tot overleg met de Kamer over de wijze waarop in het algemeen EG-gelden worden besteed.

21 300 V nr. 49, blz. 3

Geschied.

Erop aandringen dat ook de Interne Marktraad zich over het rapport inzake de milieu-aspecten buigt

21 300 V nr 85, blz 3

Geschiedt

Schriftelijke informatie over de Begrotingsraad

21 300 Vnr 85, blz. 3

Geschied


58


Vindplaats

Stand van zaken

Bereid tot afzonderlijke gedachtenwisseling over fiscale harmonisatie.

21 300 V nr 85, blz 4

Geschied Financiën.

Afzonderlijk te discussiëren over het onderwerp openbare aanbestedingen aan de hand van een notitie.

21 300 V nr 85, blz 4

Geschied Binnenlandse Zaken

In aanvullende brief nader ingaan op o a Europa na 1992, relatie EG en EVA-landen

21 300 V nr. 94, blz. 1.

Verzonden

Zodra mogelijk is de onder punt 13 (doorstraling van levensmiddelen) toegezegde lijst ter beschikking stellen.

21 300 V nr. 94, blz. 4

Zal geschieden.

Nagegaan zou moeten worden welke overlegstructuur het meest geschikt is. Betrokkenheid Kamer bij voorbereiding EG-begroting 1991.

21 300 V nr. 94, blr. 9.

Wordt nagegaan, voorbespreking Raad.

Zeker stellen dat er geen 'gat' valt in de activiteiten in Frankrijk (Institut)

Hand. II, blz. 33, 26-6-1989.

De subsidiëring van de activiteiten van het Institut heeft geen onderbreking ondergaan. Op 28 juni j.l. is een nieuwe samenwerkings– overeenkomst ondertekend waarvan een kopie aan het parlement is gezonden.

Kijken naar de culturele verdragen.

UCV 14, blz. 18, 29-1-1990.

De uitvoering van culturele verdragen zal worden aangepast aan de ontwikkelingen op het gebied van culturele samenwerking in multilateraal kader. Hierover zal in een later uit te brengen interdepartementale voortgangsnota over het internationale cultureel beleid naderworden ingegaan. Deze nota zal aan het parlement worden gezonden.

Nota over de combinatie van visie en middelen (cultuur)

Hand. I, blz. 659, 25-4-1990.

Een werknotitie over het beleid - doelstellingen en middelen - t.a.v. uitvoering van culturele verdragen ging op 5 juli het parlement toe.

Nota's problematiek multilateraal en bilateraal cultureel beleid.

Hand. I, blz. 680, 25-4-1990.

De kwestie van de verhouding tussen bilaterale en multilaterale vormen van culturele samenwerking zal in overleg met de betrokken vakdepartementen worden opgenomen in de eerder genoemde voortgangsnotitie.

De resterende vragen zal ik schriftelijk beantwoorden.

Hand I, blz. 680, 25-4-1990.

De nog openstaande vragen over de internationale culturele samenwerking die gesteld zijn bij de begrotingsbehandeling zijn inmiddels per brief DCV 35773 van 29 mei beantwoord


59


Vindplaats

Stand van zaken

Nader verifiëren in hoeverre rapport Amnesty International over Turkije bekend is bij de Raad van Europa.

Hand. II, blz. 2022, 7-2-1990

Is nagevraagd en Al-rapporten zijn bekend.

Interim-overeenkomst na ondertekening aan Kamer overleggen. (kennisoverdracht uranium)

20417 nr. 5, blz. 8.

Inmiddels aan Kamer gezonden

Bij ambtgenoot van Justitie op aandringen studie afronden over Zevende protocol ECRM.

Hand I, blz. 700, 25-4-1990.

Brief aan Justitie moet nog uitgaan.

Aandringen op onderzoek Swapo en schending mensenrechten.

Hand. II, blz. 1548, 24-1-1990.

Kamer is hierover geïnformeerd in de Namibie notitie die de Kamer op 11 juni jl is toegegaan.


60

Bijlage 8

Grote operaties Privatisering Alle lopende privatiseringsprojecten zijn afgerond. Wel zal t.a.v. de verschillende taakgebieden steeds opnieuw de afweging tussen meer en minder uitbesteding worden gemaakt.


61

Bijlage 9

Overzicht inzake circulaires Toelichting De op de lijst vermelde circulaires hebben betrekking op de afgifte/verlenging van reisdocumenten. De voorwaarden voor deze afgifte/verlenging zijn neergelegd in onderstaande beschikkingen van de Minister van Buitenlandse Zaken: - de Paspoortinstructie Nederland 1952, vastgesteld bij beschikking DAZ/PP-48810 van 26 mei 1952 (Stcrt. 1952, nr. 132) en laatstelijk gewijzigd bij beschikking DAZ/PP-66079 van 18 juli 1989 (Stcrt. 1989, nr. 145); - het Voorschrift Toeristenkaart B 1960, vastgesteld bij beschikking DAZ/PP-53275 van 4 mei 1960 (Stcrt. 1960, nr. 111), en laatstelijk gewijzigd bij beschikking DAZ/PP-66079 van 18 juli 1989 (Stcrt. 1989, nr. 145); - het Voorschrift collectieve paspoorten 1958, vastgesteld bij beschikking DAZ/PP– 174496 van 24 december 1957 (Stcrt. 1958, nr. 32) en laatstelijk gewijzigd bij beschikking DAZ/PP-287430 van 18 november 1987 (Stcrt. 1987, nr. 252); - het Voorschrift identiteitskaarten (toeristenkaarten) A, af te geven door daartoe aangewezen functionarissen van de Koninklijke Marechaussee, vastgesteld bij beschikking DAZ/PP-233323 van 26 november 1971 en laatstelijk gewijzigd bij beschikking DAZ/PP-117950 van 26 februari 1988; - het Voorschrift identiteitskaarten (toeristenkaarten) C, af te geven door daartoe aangewezen burgemeesters, vastgesteld bij beschikking DAZ/PP-59812 van 9 maart 1977 (Stcrt. 1977, nr. 64) en laatstelijk gewijzigd bij beschikking DAZ/PP-66079 van 18 juli 1989 (Stcrt. 1989, nr. 145). Het Voorschrift identiteitskaarten (toeristenkaarten) A is niet gepubli– ceerd in de Staatscourant en daarom eveneens in de lijst opgenomen. De tarieven voor de rijksleges voor reisdocumenten zijn opgenomen in het Legesbesluit 1983, Stb. 55, laatstelijk gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 21 augustus 1989, Stb. 347. Tenslotte kan nog worden vermeld dat momenteel een Paspoortwet wordt voorbereid. Vooruitlopend op de inwerkingtreding van deze wet hebben de daarin voorgestelde gronden tot weigering en intrekking van reisdocumenten reeds een wettelijke basis gekregen in de Wet van 11 februari 1988, houdende regelen betreffende de weigering en intrekking van reisdocumenten (Interimwet paspoorten), Stb. 35. Inlichtingen over de circulaires kunnen worden ingewonnen bij de Directie Voorlichting van het Ministerie (DVL/WOB). Telefoon: (070-) 34841 97.


62

Datum

Nummer

Functie*

Gead.

Onderwerp

2

08 09 1954 26-10-1957

DAZ/PP-110813 DAZ/PP-148521

3+4 3

CdK CdK

3

18-11-1957

DAZ/PP-1 30259

3

CdK

4 5 6

28-04-1961 05-12-1968 31-01-1972

DAZ/PP-63189 DAZ/PP-214485 DAZ/PP-5543

7 3 3

CdK CdK CdK

7

17-03-1972

DAZ/PP-29837

2

CdK

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

08-06-1972 11-05-1973 10-07-1973 22-12-1975 26-02-1976 02-06-1976 12-10-1976 21-10-1976 21 04-1977 23-05-1977 19-05-1978 13-06-1978 26-10-1978 08-06-1979 09-10-1979 07-12-1979 25-02-1980

DAZ/PP-95077 DAZ/PP-98118 DAZ/PP-141362 DAZ/PP-3 13479 DAZ/PP-41429 DAZ/PP-127151 DAZ/PP-251521 DAZ/PP-262146 DAZ/PP-94147 DAZ/PP-1 23726 DAZ/PP– 122748 DAZ/PP– 153056 DAZ/PP-281372 DAZ/PP-1 36926 DAZ/PP-274740 DAZ/PP-336321 DAZ/PP-52543

2 2 2 3 3 3 3 3 3 3

CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK

25 26 27 28

27-11-1981 01-02-1982 03-02-1982 04-05-1983

DAZ/PP-3 17038 DAZ/PP-223591 DAZ/PP-23187 DAZ/PP-1 18077

29 30 31

25-10-1983 24-01-1984 17-02-1984

DAZ/PP– 173270 DAZ/PP-324203 DAZ/PP-35024

4 +7 4+7

32 33

15-03-1984 24-04-1984

DAZ/PP-49991 DAZ/PP-105764

2 +7 3

CdK CdK

34 35 36

24-08-1984 25-06-1986 1208-1986

DAZ/PP-229772 FEZ/FA-1 62543 DAZ/PP-211721

3 3+4 3

CdK CdK CdK

37

26-08-1986

DAZ/PP-214647

1

CdK

38 39

09-10-1986 20-03-1987

DAZ/PP-266739 DAZ/PP-60712

2 1

CdK CdK

40 41 42 43 44 45

19-11-1987 19-02-1988 23-06-1988 27-09-1988 29-11-1988 03-01-1989

DAZ/PP-292593 DAZ/PP-113820 DAZ/PP-182616 DAZ/CPP 226972 DAZ/PP-231697 DAZ/PP-261879

7 7 3 7 7 3+4

CdK CdK CdK

46

19-05-1989

CPP-049246

7

Burg

47 48 49 50

18-07 1989 18-07-1989 — 08-1989 27-02-1990

CPP 066232 DAZ/PP-66261 CPP/066820 DAZ/PP-11646

3 +7

7

Burg. Burg. Burg. Burg

51

25-07-1990

DAZ/PP-26530 IBI88/66/N41-PIB

3

Burg

Rijnschipperspaspoorten Toezending van buitenlandse paspoorten ingevolge artikel 43 van de paspoortinstructie Nationaliteitsonderzoek van personen, komende uit Suriname en de Nederlandse Antillen Reizen op verlopen paspoorten Voorschriften inzake de bewaring van paspoorten Inschakeling postkantoren bij aanvraag en uitreiking van paspoorten Inschakeling postkantoren bij aanvraag en uitreiking van paspoorten Afgifte van tweede paspoorten Libische paspoorteisen Libische paspoorteisen Paspoortregeling Nederland-Suriname Inlichtingen aan derden omtrent afgegeven paspoorten Afgifte van paspoorten aan Molukkers Afgifte van paspoorten aan Molukkers Afgifte van paspoorten aan Molukkers Afgifte van paspoorten aan Molukkers Wijze van invullen van het paspoort Afgifte van paspoorten aan Molukkers Afgifte van paspoorten aan Molukkers Afgifte van paspoorten aan Molukkers Afgifte van paspoorten aan Molukkers Naamsvermelding in paspoorten Naamsvermelding in paspoorten Militaire autoriteiten, bevoegd tot afgifte van een vervangende verklaring van geen bezwaar; artikel 17 Paspoortinstructie Verzending paspoorten met aangetekende post Voorschriften inzake de bewaring van paspoorten Onregelmatigheden met paspoorten Antecedentenonderzoek in het kader van de paspoortafgifte in Nederland Verificatie personalia door Nederlandse consulaire posten Verificatie personalia door Nederlandse consulaire posten Ter (weder-)uitreiking gereedliggende, doch niet opgehaalde paspoorten Transplantatieverklaring als inlegve! bij paspoorten Lijst met standaard-clausules, te hanteren bij de paspoortafgifte Ongeldig maken van niet gebruikte ruimten in het paspoort Vernietiging van paspoorten Paspoortaanvragen door Nederlanders met meerdere nationaliteiten Nieuwe procedure gevonden paspoorten/paspoorten van overledenen in het buitenland Toepasing van artikel 11 Legesbesluit 1983 (extra leges) Procedure aanvragen reisdocumenten voor vluchtelingen en paspoorten voor vreemdelingen Wijziging Paspoortinstructie Nederland 1952 Interimwet paspoorten; informatie Overdracht werkzaamheden m.b.t. paspoortafgifte Toezending herziene regelgeving Toezending gewijzigd Voorschrift Identiteitskaarten B Accountantsverklaring m.b.t paspoorten, overige reisdocumenten en legeszegels Invoering van een aan de Europese normen aangepast model Nederlands paspoort Aanpassing Nederlands paspoort; herziene regelgeving Afschaffing kwijting Rijksleges in reisdocumenten Afdruk droogstempel Nieuw reisdocument voor vreemdelingen en vluchtelingen; verstrekken van informatie Overdracht werkzaamheden reisdocumenten

1

" 1 2 3 4 5 6 7

6 +7 3

3 +7 3 3+4

3 +7 7 3 3

3 +7 3 +5

6

3+4

CdK CdK CdK CdK CdK CdK CdK

Burg Burg. Burg

Functie: bekendmaking van algemeen verbindende voorschriften bekendmaking van door afzender te voeren beleid bekendmaking van tot geadresseerde gerichte regels verzoek om medewerking vragen van inlichtingen het geven van advies het verschaffen van informatie


63

Bijlage 10

Aanbevelingen Nationale Ombudsman Naar aanleiding van de aanbeveling van de Nationale Ombudsman in zaak 88/375 en naar aanleiding van uitspraken van het Beneluxge– rechtshof en de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State, werd besloten, dat mondeling gedane mededelingen over een afwijzend besluit op een verzoek om een visum of een machtiging tot voorlopig verblijf, voortaan schriftelijk worden bevestigd, onder vermelding van de gronden van de afwijzing en van de mogelijkheden om tegen de afwijzing op te komen.


64

MEMORIE VAN TOELICHTING 1991 LIJST VAN AFKORTINGEN ABM ACM ACS-landen

- Anti Ballistic Missiles — Adviescommissie Mensenrechten en Buitenlands Beleid - De landen in Afrika, het Caribisch gebied en het gebied van de Stille Oceaan waarmee de EG de overeenkomst van Lomè gesloten heeft AFIC — Asian Finance and Investment Cooperation ALA-hulp — EG-hulpverlening aan Azië en Latijns-Amerika ALA-landen — landen in Azië en Latijns Amerika AMAD — Ambassadeur in Algemene Dienst AMSCO - African Management Services Company AO/IC - Administratieve Organisatie/lnterne Controle APDF — African Project Development Facility APEC — Asia Pacific Economic Cooperation AsDB - Asian Development Bank AsDF - Asian Development Fund ASEAN — Association of South East Asian Nations AVVN — Algemene Vergadering van de Verenigde Naties BNP - Bruto Nationaal Product BPO — Beheersingsproject Ontwikkelingssamenwerking BW - Biologische Wapens CBI - Centrum tot bevordering van de import uit ontwikkelingslanden CD — Conference on Disarmament CDB — Caribbean Development Bank CERN — Centre Européen du Rècherche Nucléaire CFK - Chloor, Fluor en Koolwaterstoffen CICB — Coördinatiecommissie Internationale Culturele Betrekkingen CILLS — Comité permanent Interètats de Lutte contre la sècheresse dans le Sahel CITES — Convention on International Trade of Endangered Species COCOM - Coordinating Commitee for Multilateral Strategic Export Controls COPUOS - Commitee on the Peaceful Uses of Outer Space CSBM — Confidence and Security Building Measures CSE — Conventionele Strijdkrachten in Europa CTB — Comprehensive Test Ban CVSE — Conferentie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa CW - Chemische Wapens DAC — Development Assistance Committee DAV — Directie Atlantische samenwerking en Veiligheidszaken DBZ - Dienst Buitenlandse Zaken DDR - Duitse Democratische Republiek DGES - Directoraat-Generaal Europese Samenwerking EBRD - European Bank for Reconstruction and Development ECE — Economische Commissie van de Verenigde Naties voor Europa ECOFIN Raad — Raad van EEG ministers van Economische Zaken en Financiën ECU — European Currency Unit EER - Europese Economische Ruimte EG - Europese Gemeenschappen EIB — Europese Investerings Bank ELCI — Environmental Liaison Centre International EMU - Economische en Monetaire Unie EOC - Europese Ontwapenings Conferentie EOF — Europees Ontwikkelings Fonds EPS — Europese Politieke Samenwerking EPU — Europese Politieke Unie ERS - European Remote-sensing Satellite ESA — European Space Agency ESAF — Extended Structural Adjustment Facility ESCB — Europees Stelsel van Centrale Banken EUTELSAT — Europese organisatie Telecommunicatie Satellieten EVA - Europese Vrijhandels Associatie FIAS — Foreign Investment Advisory Service FMLN — Frente Farabundo Marti para la Liberación Nacional FMO — Financieringsmaatschappij voor Ontwikkelmgslanden GATT - General Agreement on Tariffs and Trade Gl — Gemeente Initiatieven GLB — Gemeenschappelijk Landbouw Beleid GOM — Gemeenschappehjk Overleg Medefinancieringsorganisaties IAEA — International Atomic Energy Agency IBRD - International Bank for Reconstruction and Development IBTA — Instrumentarium voor investeringsbevordering en technische assistentie IDA — International Development Association IDB - Interamerican Development Bank


65

IEFR IFAD IFC IGGI IIC IIED ILO IMF INF INMARSAT INSTRAW

- International Emergency Food Reserve - International Fund for Agricultural Development — International Finance Corporation — Inter-Governmental Group on Indonesia — Interamerican Investment Corporation — International Institute for Environment and Development - International Labour Organisation — International Monetary Fund — Intermediate Nuclear Forces - Internationale organisatie voor Maritieme Satellieten — International Research and Training Institute for the Advancement of Women IOV — Inspectie Ontwikkelingssamenwerking te Velde IPCC - Intergovernmental Panel on Climate Change IUCN — International Union for the Conservation of Nature and Natural Resources KAP — Kleine Ambassade Projecten KNMI — Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut KPA - Kleine Plaatselijke Activiteiten KSP-program– - Kleine SNV projecten ma LCL - Laag Concessionele Leningen LNO — Landelijk Netwerk Ontwikkelingseducatie in het onderwijs MAD's — Multilaterale Assistent Deskundigen MFA — Ministeriële Financiële Administratie MFO's - Medefinancieringsorganisaties MIGA — Multilateral Investment Guarantee Agency MOL's — Minst ontwikkelde landen MTCR - Missile Technology Control Regime MZ landen - Middellandse Zee landen NAR — Nationale Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking NAVO — Noord-Atlantische Verdrags Organisatie NCO — Nationale Commissie Voorlichting en Bewustwording Ontwikkelingssamenwerking NFP - Nederlands Fellowship Programma NGO — Niet Gouvernementele Organisatie NIC's — Nieuwe industrielanden NIO - Nederlandse Investeringsbank voor Ontwikkelingslanden N.V. NNI - Netto Nationaal Inkomen NPV - Non-Proliferatie Verdrag NUFFIC — Netherlands University Foundation for International Cooperation ODA - Official Development Aid OESO - Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling PANOS - The Panos Institute PCB - Polychloorbifenyl PGZ - Primaire Gezondheidszorg PLO — Palestinian Liberation Organization PSO — Vereniging voor Personele Samenwerking met Onwikkelingslanden PTBT - Partial Test Ban Treaty PUM - Programma Uitzending Managers RAP — Rijn Actie Programma RAWOO - Raad van Advies voor het Wetenschappelijk Onderzoek in het kader van Ontwikkelingssamenwerking SAARC - South Asian Association for Regional Cooperation SADCC — Southern African Development Coordination Conference SAVVN — Speciale Algemene Vergadering van de Verenigde Naties SCO — Stichting Communicatie Ontwikkelingssamenwerking SNV - Organisatie voor Ontwikkelingssamenwerking en Bewustwording SPR - Special Programme Resources (onderdeel van UNDPfondsen) START - Strategic Arms Reduction Talks UNCDF - United Nations Capital Development Fund UNCED - United Nations Conference on Environment and Development UNDP - United Nations Development Programme UNEP — United Nations Environmental Programme UNFDAC - United Nations Fund for Drug Abuse Control UNHCR - United Nations High Commissioner for Refugees UNICEF - United Nations Children's Fund UNIFEM — United Nations Development Fund for Women UNIFIL — United Nations Interim Force in Libanon UNFPA - United Nations Fund for Population Activities UNU-INTECH — United Nations University/The Institute for New Technologies UNWRA - United Nations Relief and Works Agency VMP - Vakbonds Medefinancierings Programma VN - Verenigde Naties V en 0 - Vrouwen en Ontwikkeling


66

VPO WEU WFP WHI WMO WP WRI

— Voedingsprogramma ter ondersteuning van ontwikkelingsactiviteiten van particuliere organisaties - West Europese Unie — World Food Programme — Wet Herverzekering Investerïngen — World Meteorological Organization - Warschaupakt - World Resources Institute


67

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Recommend Documents