Tweede Kamer der Staten-Generaal

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2000–2001

27 677

Raming der voor de Tweede Kamer in 2002 benodigde uitgaven, alsmede aanwijzing en raming van de ontvangsten

Nr. 6

ALGEMENE TOELICHTING BIJ DE RAMING

Inhoudsopgave Algemene toelichting 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Inleiding Directie Constitutioneel Proces Directie Bedrijfsvoering Stafdienst FEZ Stafdienst P&O Bedrijfsmaatschappelijk werk Stafdienst Voorlichting Griffie Interparlementaire betrekkingen Stenografische dienst

1. Inleiding

Algemeen Het Presidium constateert dat met de vaststelling van de hoofdstructuur, de interne organisatie van de Tweede Kamer een zekere stabilisatie heeft bereikt. Die hoofdstructuur, waaronder begrepen de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de Griffier en de beide directeuren, blijkt in de praktijk te voldoen. De drie leden van het Management Team (MT) leggen elk voor hun gebied direct verantwoording af aan het Presidium, waarbij de Griffier verantwoordelijk is voor het goed functioneren van het MT als geheel. Ook de bonden die de Voorzitter ontmoet in het Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad met wie het MT geregeld overlegt, tonen zich in het algemeen tevreden met deze structuur. Verderop in deze toelichting komen de diverse reorganisatieprocessen afzonderlijk aan de orde. De belangrijkste daarvan zijn inmiddels afgesloten: die in de commissiebureaus (nu DCO’s geheten), de samenvoeging in één Dienst Informatievoorziening (DIV) van de vier documentaire diensten, de nieuwe opzet van de Dienst Automatisering en de Facilitaire Dienst en het creëren van afzonderlijke diensten voor Voorlichting en Communicatie. In 2001 en 2002 zullen nog nadere afspraken moeten worden gemaakt voor het samenspel tussen Griffie en DCO’s en voor de registratietaak van de Griffie. Het bij deze Raming gevoegde organogram geeft een inzicht in het geheel van de nieuwe structuur. Overigens is de

KST52458 ISSN 0921 - 7371 Sdu Uitgevers ’s-Gravenhage 2001

Tweede Kamer, vergaderjaar 2000–2001, 27 677, nr. 6

1

samenvoeging van de vier documentaire diensten ook ruimtelijk zichtbaar in het fraaie Centraal Informatiepunt (CIP) en in de Schepelhal. Dit zal naar verwachting het drukbezochte centrum voor eigentijdse informatievoorziening worden. Ook in het stelsel van ondersteuning van de fracties is, naar het Presidium aanneemt, voor enige tijd rust gebracht. De in het verleden nodig geachte verschillen in de behandeling van kleine, middelgrote en grote fracties zijn grotendeels opgeheven. De overgangsregeling voor fracties die bij verkiezingen in zetelaantal achteruit gaan, is versoepeld en de mogelijkheid om aan het fractiepersoneel op lange termijn rechtspositionele zekerheid te geven wordt verruimd. De aanspraken die de fracties mogen maken op dienstverlening door het Kamerapparaat zijn verduidelijkt, bijvoorbeeld in de vorm van dienstverleningscontracten met de Dienst Automatisering. Toch is er op verschillende andere terreinen nog sprake van beweging. Dat betreft in de eerste plaats ons gebouwencomplex waarover de Bouwbegeleidingscommissie rapporteert. Het Presidium maakt graag van de gelegenheid gebruik om deze commissie en andere adviescommissies zoals de Kunstcommissie, de Commissie Emolumenten en het Strategisch Overleg Informatievoorziening (STOI), te bedanken voor hun werkzaamheden. De continuïteit in de bezetting van deze bestuurlijke commissies is overigens wel een punt van zorg. Dit geldt in nog sterkere mate voor die van de Commissie Werkwijze waarvan het werkterrein toch direct relevant is voor de procedures in de Kamer. Een tweede terrein waarop het Presidium nog verdere veranderingen verwacht is dat van de onderzoeksfunctie van de Kamer. Er is een begin gemaakt met de invulling van een zelfstandige onderzoeksfunctie. Diverse commissies hebben daarvan al gebruik gemaakt bij het uitbesteden van onderzoek. Het Presidium streeft ernaar de voorzieningen en de procedures in dit jaar zodanig uit te bouwen dat deze voor de nabije toekomst afdoende zijn. Verder zij verwezen naar de desbetreffende bijlage. Deze bijlage is gehecht aan stuknummer 6 «Algemene toelichting bij de raming». In de derde plaats zal de toepassing van informatietechnologie binnen de Kamer op zeer veel plaatsen, zoveel mogelijk worden gefaciliteerd. Verderop in deze toelichting, met name in de paragrafen betreffende de Dienst Informatievoorziening en de Dienst Automatisering wordt hier nader op ingegaan. Het Presidium wil echter reeds hier als positief bijeffect van deze ontwikkeling de eruit voortvloeiende noodzaak signaleren tot samenwerking zowel met de Eerste Kamer als met andere Europese parlementen en het Europees Parlement. Van principiële betekenis is de beoogde formalisering van de budgettaire autonomie van de beide Kamers. Het Presidium ervaart het als onjuist dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verantwoordelijk is voor de budgetten van de beide Kamers, zulks zowel bij de begrotingsvoorbereiding als bij de begrotingsuitvoering. Hoewel de successieve bewindspersonen in het overleg meestal de wensen van de beide Kamers hebben gehonoreerd, gaat dit overleg zowel op ambtelijk als op politiek niveau toch ook af en toe met fricties gepaard en levert het tenminste tijdsverlies op. Als de beide Kamers net als veel andere WestEuropese parlementen zelf hun desbetreffende beleid zullen kunnen vaststellen, betekent dit uiteraard niet dat aan de openbaarheid, de transparantie en de controle iets wordt afgedaan. Deze zijn en blijven gewaarborgd door de procedure rond de Raming en bijvoorbeeld door het onafhankelijk commentaar van de Rekenkamer.


2

Deze Raming is in haar vormgeving vernieuwd doordat de bedragen ook in Euro’s zijn aangegeven. Voorts is in verband met de operatie «Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording (VBTB)», de indeling in artikelen vereenvoudigd (zie verderop de paragraaf aangaande FEZ). Het Presidium acht het echter wenselijk dat de kosten van de rechtspositie van de leden in deze nieuwe presentatie apart zichtbaar blijven.

Financiële uitgangspunten Uitgangspunt voor de Raming 2002 is het meerjarencijfer voor 2002 zoals opgenomen in Hoofdstuk II van de Rijksbegroting voor 2001, paragrafen 03. «Tweede Kamer» en 04. «Staten-Generaal Algemeen». Daarnaast is rekening gehouden met de structurele doorwerking van de in het wijzigingsvoorstel naar aanleiding van de Voorjaarsnota 2001 op te nemen mutaties. Aangezien de ramingsprocedure bij de Kamer voorafgaat aan de begrotingsvoorbereiding bij de Rijksbegroting, zijn mogelijk hieruit voortvloeiende generieke loon- en prijsmutaties niet in deze staat verwerkt. Uitgaven (€ x 1 000) Meerjarencijfer 2002 volgens de Miljoenennota 2001 Voorjaarsnota 2001 – artikel 02 ZVR – artikel 03. artikelonderdeel 01. Personeel – formatieve wijzigingen Materieel – desaldering – personeelsvoorzieningen – huisvesting – extern advies – automatisering – databekabeling artikelonderdeel 04. – ramingsbijstelling fractiekosten

79 015 102

1 396 272 50 434 18 1 049 659 295

verhoging bij Voorjaarsnota 2001

voorbereidingsmutaties artikelonderdeel 01. – verkiezingen – vervangingen totaal begrotingsvoorbereiding Ramingstotaal uitgaven 2002

4 275

272 622 894 84 184

Ontvangsten (€ x 1 000) Meerjarencijfer volgens de Miljoenennota 2001 Voorjaarsnota 2001 – artikel 03. Desaldering

1 603

Ramingstotaal ontvangsten 2002

1 875


272

3

Ter vergelijking hetzelfde overzicht, maar nu in bedragen x f 1 000: Uitgaven Meerjarencijfer 2002 volgens de Miljoenennota 2001

Voorjaarsnota 2001 – artikel 02 ZVR – artikel 03. artikelonderdeel 01. Personeel – formatieve wijzigingen Materieel – desaldering – personeelsvoorzieningen – huisvesting – extern advies – automatisering – databekabeling artikelonderdeel 04. – ramingsbijstelling fractiekosten

174 127

225

3 077 600 110 956 40 2 312 1 452 650

verhoging bij Voorjaarsnota 2001

voorbereidingsmutaties artikelonderdeel 01. – verkiezingen – vervangingen totaal begrotingsvoorbereiding Ramingstotaal uitgaven 2002

9 422

600 1 370 1 970 185 519

Ontvangsten Meerjarencijfer volgens de Miljoenennota 2001 Voorjaarsnota 2001 – artikel 03. Desaldering

3 533

Ramingstotaal ontvangsten 2002

4 133

600

2. Directie Constitutioneel Proces De Directie Constitutioneel Proces (DCP) heeft als doelstelling het bieden van een zo adequaat mogelijke ondersteuning van de Tweede Kamer in haar wetgevende en controlerende taak. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt naar de voorbereidende werkzaamheden in commissieverband enerzijds en het afrondende c.q. besluitvormende deel tijdens de plenaire behandeling anderzijds. De ondersteuning vanuit de DCP richt zich zowel op de procesgang van weten regelgeving als op die van de controle op beleid in commissieverband en de plenaire behandeling. Om deze doelstelling te kunnen realiseren is de DCP als volgt opgebouwd: – drie Diensten Commissieondersteuning (DCO’s): het zwaartepunt van de ondersteuning ligt bij de commissieactiviteiten. – Griffie: het zwaartepunt van de ondersteuning ligt bij de plenaire vergadering. – Dienst Informatievoorziening (DIV): de ondersteuning richt zich op het voorzien van allerhande beleidsrelevante informatie voor het gehele constitutionele proces. De DCP heeft in de afgelopen periode een ingrijpende herstructurering ondergaan. Per 1 februari 2001 zijn de zeven Commissiebureaus opgegaan in drie Diensten Commissieondersteuning. Per 1 maart 2001 is de nieuwe Dienst Informatievoorziening een feit, waarmee een bundeling op het gebied van bibliotheek, documentatie en archief tot stand is gebracht.


4

Binnen de Griffie/bureau Wetgeving is, na de integratie van de afdeling Registratuur per 1 januari 2001, een partiële reorganisatie begonnen.

De Diensten Commissieondersteuning (DCO’s) De DCO’s hebben als opdracht het ondersteunen van de Voorzitter, de Kamer als geheel en van alle commissieactiviteiten bij de behandeling van voorstellen tot weten regelgeving, alsmede voorstellen voor beleid. Zij voeren die opdracht uit door het doen van procedurele voorstellen en het organiseren van de behandelwijze, alsmede het aanreiken van beleidsinhoudelijke, politiek-neutrale, adviezen en commentaren ten aanzien van de te behandelen onderwerpen. Vanuit de doelstelling van de DCP zal gewerkt worden aan: – Het ontwikkelen van een visie op de kwaliteit van de dienstverlening. Daarvoor zijn criteria nodig betreffende de inhoud en de vorm van de producten, die echter ook ruimte laten voor flexibiliteit en dient de aansluiting bij andere diensten nauw in het oog te worden gehouden. – Het standaardiseren van processen, producten en werkwijze, zonder voorbij te gaan aan de eigenheid van kamercommissies. Hierdoor ontstaat duidelijkheid zowel voor de Kamer als voor de ambtelijke organisatie. – Het versterken van de samenwerking waardoor de ondersteuning van de Voorzitter en de leden in de plenaire vergadering verbeterd wordt. Dat betreft de samenhang, zowel binnen de DCO’s als tussen de DCO’s, maar ook met de nieuwe Dienst Informatievoorziening en de Griffie/ Bureau Wetgeving. – Een visie op de aansturing van medewerkers waarbij professionaliteit, creativiteit en betrokkenheid de boventoon zullen voeren; maar tegelijkertijd zullen de inzetbaarheid en het aanspreekbaar zijn door heldere omschrijvingen van taken en competenties vergroot worden. De horizontale ondersteuning van de kamercommissies wordt versterkt en verbeterd langs vier wegen, te weten op comptabel/financieel, juridisch en Europees terrein en op dat van onderzoeksmethoden en -organisatie. De versterking van de ondersteuning op comptabel/financieel terrein zal zich vooralsnog niet vertalen in uitbreiding van het aantal deskundigen. Deze is thans ondergebracht in de staf van de commissie voor de Rijksuitgaven, die qua omvang in staat blijkt de kamercommissies op de juiste momenten van advies te dienen. De ondersteuning op juridisch (of beter gezegd: wetgevingstechnisch) gebied zal verder versterkt worden door het instrument wetgevingsrapport procedureel te versterken. Het wetgevingsrapport zal gestandaardiseerd worden en bovendien een samenbundeling zijn van vakinhoudelijke met juridisch/wetgevingstechnische, financiële en «Europese» analyses. Feitelijk is thans slechts één jurist ondergebracht bij de diensten commissieondersteuning. Uitbreiding met ten minste één wetgevingsjurist is noodzakelijk. Daarnaast zal de samenwerking met de twee juristen bij het Bureau Wetgeving geïntensiveerd worden. De invloed van «Brussel» op weten regelgeving en op het nationaal te voeren beleid is in de afgelopen jaren alsmaar toegenomen. Met de groei van het aantal beleidsterreinen waarop Brussel zeggenschap krijgt, neemt bovendien het aantal vaste commissies dat te maken heeft met «Brussel» toe. De staf van de algemene commissie voor Europese Zaken is belast met de advisering van de vaste commissies over voorstellen uit «Brussel» die op enig moment een nationale vertaling krijgen (de zogeheten ficheprocedure). Daarnaast behoort ook de signalering van Europese aspecten van nationale beleidsontwikkeling en de advisering ter zake van de betrokken vaste commissies, tot de taken van de staf. Vanwege de


5

beperkte menskracht, heeft de advisering in het kader van de ficheprocedure (reactief) voorrang gekregen op de signalering van Europese aspecten in nationale dossiers (pro-actief). Daardoor bleef onvoldoende tijd over om de onderwerpen op de agenda’s van de diverse Brusselse gremia goed te volgen. Dit is des te prangender, doordat het formele inspraakmoment van de Tweede Kamer veelal valt in de zogeheten Europa-overleggen, waarvoor de stukken de Kamer pas op een laat moment bereiken. De Kamer kan de nadelige gevolgen beperken door zich in een eerder stadium op de hoogte te (laten) stellen van de onderwerpen die in Brussel spelen. Dit kan bereikt worden door meer menskracht beschikbaar te stellen voor de signaleringsfunctie. Derhalve wordt voorgesteld de staf van de algemene commissie Europese Zaken uit te breiden met een extra medewerker. Tenslotte zal de zogenoemde sectorale, op de beleidsterreinen van één commissie gerichte, ondersteuning versterkt worden. Zo zal de onderlinge samenwerking met andere commissiestaven worden versterkt, zodat het aanwezige potentieel beter benut wordt, waar nu immers vaak alleen gereageerd wordt op vragen vanuit de «eigen» commissie. Enkele commissies beschikken nog niet over een eigen stafmedewerker. Daarmee ontberen die commissies niet alleen de inhoudelijke verdieping, maar het heeft ook risico’s voor de continuïteit. Voorgesteld wordt daarom de commissiestaf voor Economische Zaken en de commissiestaf voor Landbouw, Natuurbeheer en Visserij uit te breiden met één stafmedewerker voor beide commissies tezamen. Hiervoor worden echter voor 2002 geen extra financiële middelen gevraagd. Dit is mogelijk doordat elders in de diensten, te weten bij de ondersteuning van de commissie voor de Verzoekschriften, besparingen kunnen worden gerealiseerd, nu het aantal verzoekschriften drastisch is afgenomen.

Griffie/Bureau Wetgeving Het takenpakket van de Griffie omvat kort gezegd het ondersteunen van het constitutionele proces in de Tweede Kamer, zowel administratief als op het gebied van moties en amendementen. In het kader van de reorganisatie binnen de DCP is de afdeling Registratuur met ingang van 1 januari 2001 onder de Griffie geplaatst. Dit betekent dat de gehele primaire documentbehandeling nu geconcentreerd is bij de Griffie. De ontwikkelingen op het gebied van elektronische documentuitwisseling en informatievoorziening bieden vele mogelijkheden tot een meer efficiënte en gestructureerde document-flow binnen de Kamer, naar leden en medewerkers, naar de nieuwe Dienst Informatievoorziening en de DCO’s. Hiertoe behoeven de werkprocessen binnen de Griffie en de afdeling Registratuur nauwkeurige heroverweging, afstemming en integratie. Ten einde dit te bereiken is een partiële reorganisatie binnen de Griffie en de afdeling Registratuur, met name waar het gaat om de primaire documentafhandeling, begonnen. Inmiddels is gebleken dat dit niet op verantwoorde wijze binnen de bestaande formatie kan worden verricht. De huidige informatiemaatschappij vraagt steeds meer om actuele gegevens in allerlei vormen. Bij de Voorjaarsnota 2001 is daarom een uitbreiding met één fte voorzien in afwachting van de uitkomst van de hierboven genoemde reorganisatie. Alle inspanningen op dit terrein leiden op termijn tot belangrijke resultaten: betere en snellere primaire informatievoorziening, veel minder drukwerk en minder fotokopieerwerk. Ook is begonnen met het terugbrengen van de oplage van de gedrukte stukken in de dagelijkse kamerstukkenenveloppe. Mede hierom is een groot aantal Parlandocursussen gegeven. Een aantal leden en medewerkers heeft naar aanleiding hiervan


6

het abonnement op de enveloppe opgezegd. In 2001 is besloten om aan nieuwe medewerkers geen abonnement meer aan te bieden en hen in de gelegenheid te stellen een Parlandocursus te volgen. Ook zullen aan nieuwkomers geen abonnementen meer verstrekt worden op Tractatenbladen en Staatsbladen aangezien deze inmiddels beschikbaar zijn via de internetsite Overheid.nl. Ook het aantal restantexemplaren in het kamerstukkenarchief is drastisch teruggebracht. Verdere reductie van de oplage blijft een belangrijke doelstelling.

Dienst Informatievoorziening De Dienst Informatievoorziening (DIV) stelt zich ten doel het ondersteunen van Eerste en Tweede Kamer bij de kerntaken medewetgeving en controle op het Regeringsbeleid door een optimale dienstverlening op het gebied van de informatievoorziening en -beoordeling aan zijn primaire gebruikersgroepen: kamerleden, persoonlijk medewerkers, fractiemedewerkers en kamerambtenaren. De inspanning is gericht op daadwerkelijke informatiebemiddeling tussen alle mogelijke vormen van informatie enerzijds en individuele gebruikers en groepen van gebruikers anderzijds. Deze nieuwe dienst is 1 maart 2001 officieel van start gegaan. De DIV fungeert voor beide Kamers als gids in informatieland. Informatiespecialisten beschikken over professionele vaardigheden om bij iedere vraagstelling de juiste formuleringen te bedenken. Deze vaardigheden zijn onontbeerlijk voor het maken van adequate selecties van bronnen. De informatie wordt zoveel mogelijk gepresenteerd in de door de gebruiker gevraagde vorm. Veel vragen, waar tot voor kort een intermediair nodig was (omdat bijvoorbeeld de zoektaal te specialistisch was), kan de gebruiker overigens nu, met behulp van gebruikersvriendelijke software, zelf beantwoorden. Ook kamercommissies en de DCO’s kunnen desverlangd van documentatie en informatie worden voorzien. Een nieuw element in de dienstverlening is dat het materiaal eventueel verrijkt wordt met een analyse. De inzet van nieuwe technische hulpmiddelen maakt het ook mogelijk informatieprofielen samen te stellen op aanvraag van leden, medewerkers en kamercommissies en ambtenaren. Het nieuwe Centraal Informatiepunt (CIP), dat zich voorlopig in de Schepelhal bevindt, staat ter beschikking aan beide Kamers. Daar komen in eerste instantie alle vragen binnen. Een deel van deze vragen wordt aan de balie afgehandeld, een ander deel wordt naar één of meerdere clusters doorgeleid. De documentleverantie vindt plaats vanuit het CIP. Bij het CIP bevinden zich een lees- en studieruimte met de daarbij behorende kranten- en tijdschriftencollectie en een collectie van handboeken, naslagwerken en actuele publicaties. Voorts zijn er ook multimediale werkplekken (bijvoorbeeld voor het raadplegen van cd-rom’s) en een internetwerkplek met toegang tot externe bestanden. De vijf clusters (Bestuur, Internationaal beleid, Ruimtelijk beleid, SEF en Welzijn) alsmede het CIP krijgen op het Intranet van de Kamer elk eigen webpaginas met daarop bijvoorbeeld belangrijke bookmarks die verwijzen naar sites op het internet, attenderingen, nieuwe aanwinsten, rapporten, onderwerpsdossiers en dergelijke. De intranetsite is uitgebouwd en heeft meer inhoud gekregen. Hierop bevinden zich onder meer ook een uitleg over de verschillende vormen van dienstverlening bij de Dienst Informatievoorziening, de clustersites, readers, een lijst van tijdschriften, niet clustergebonden on-line rapporten, een nieuwsrubriek in de vorm van parlementaria, aanbod van een mailinglist voor nieuwe aanwinsten, dossiers over actuele onderwerpen.


7

De Dienst Informatievoorziening speelt ook een belangrijke rol in de informatievoorziening aan burgers via het internet. Veel informatie en specifieke producten die door de informatiespecialisten en via de informatiesystemen van de Kamer beschikbaar worden gesteld, zijn ook voor anderen beschikbaar. Het streven blijft gericht op het aanbieden van één geïntegreerd automatiseringsproduct dat alle gegevens, documenten, processen, deelnemers etc. in hun onderlinge verbanden kan weergeven. Er zijn vooruitzichten over enkele jaren op realisering van dit conceptueel logische informatiesysteem. Het project Integratie Bestanden waarin de beide Kamers samenwerkten, heeft niet een resultaat gehad dat naar bevrediging kon worden doorgevoerd. Ondertussen zijn veel van de in gebruik zijnde systemen niet meer geheel adequaat, omdat de nieuwste ontwikkelingen niet zijn gevolgd in afwachting van Integratie Bestanden. Dat betekent dat de Kamers nu aan een forse inhaalslag toe zijn. STAIRS is het reeds ruim twintig jaar bij de Kamers in gebruik zijnde documentaire informatiesysteem. Overeengekomen is dat de gegevens geconverteerd worden en het streven is met de Sdu samen te werken zodat in het bij de Sdu in gebruik zijnde STAR-systeem ook de documentaire bestanden van de Kamers ondergebracht zullen worden. Het ziet ernaar uit dat de tien Stairsbestanden in de nieuwe situatie in één bestand geïntegreerd zullen worden. Dit is een beduidend voordeel ten opzichte van de huidige situatie waarin steeds ieder Stairs-bestand verlaten moet worden alvorens dezelfde vraag te kunnen stellen in een ander weer te openen bestand. Het bijkomend voordeel van het werken met STAR in samenwerking met de Sdu is dat de presentatie met browsertechniek op internet (van belang voor leden van beide Kamers) en intranet eenvoudig te realiseren is, en dat de kamerstukken full text vijf jaar terug aan onze Stairsbestanden gekoppeld kunnen worden, zoals men dat reeds gewend is in Parlando. Reeds geruime tijd bestaat de behoefte om zowel de internetsite als de intranetsite van de Tweede Kamer te hermodelleren. Allereerst zal een functioneel ontwerp van de internetsite gemaakt worden. Op logische wijze moet alle denkbare informatie over de Kamer als staatkundig orgaan gevonden worden: agenda’s en regeling van werkzaamheden, de ongecorrigeerde stenogrammen zodra die (na ongeveer één uur) beschikbaar komen, in behandeling zijnde en afgedane stukken, (mondelinge) vragen, besluiten, stemmingslijsten (on-line bijgewerkt met uitslagen), gegevens over de commissies, de fracties, de leden, organisatie van het parlementaire werk, bereikbaarheid. Ook zal het mogelijk worden de plenaire zittingen en de openbare commissievergaderingen te volgen. Ten behoeve van de fracties zullen interne faciliteiten worden verleend die maken dat de eigen intranetsite voor de bedrijfsvoering van de fracties niet beschikbaar is buiten de kring van de betrokken fractie. De kamerdiensten zullen wel op intranet te vinden zijn. De één-loket gedachte van de Directie Bedrijfsvoering zal in dit functioneel ontwerp worden geïntegreerd. Bij de behandeling van Ramingen is al verschillende malen gevraagd beeld en geluid van de plenaire vergadering via de internetsite te verspreiden. Tot op heden is daar nog geen invulling aan gegeven. Wat betreft het doorgeven van geluid op internet en intranet bestaan er, technisch gezien, weinig belemmeringen. Het geluid, zoals dat reeds via de kabel extern beschikbaar was, zal in de loop van 2001 op de site te beluisteren zijn. Anders ligt het met de doorgifte van beeld. Beeld vraagt veel bandbreedte, met andere woorden: beeld gebruikt veel capaciteit van het netwerk, specifiek van de toegang tot het internet. Een bijkomend punt van aandacht bij doorgifte van beeld en geluid naar het internet is dat de


8

Tweede Kamer als provider gaat optreden en dus gehouden is om de beschikbaarheid van dit beeld en geluid te garanderen. Daarbij gaat het vooral om capaciteit in de vorm van opslag van data en de bandbreedte van en naar het internet. Alles wat toegankelijk is op de Intranet- en de Internetsites, is daar geplaatst op gezag van het Presidium van de Kamer. Daarom is voor de dagelijkse verantwoordelijkheid een Redactieraad ingesteld om in de organisatie snel duidelijkheid te scheppen rond beleid met betrekking tot de site, de aansturing, het opstellen en bewaken van (richtlijnen met betrekking tot) de inhoud. Een zeer goed werkend en onmisbaar systeem is dat deel van Twekis dat de convocaties en alle vergaderoverzichten produceert. Dit is in eigen beheer ontwikkeld en is nu gekoppeld aan het zalenreserveringssysteem, maar dat hoeft niet zo te blijven. Het convosysteem maakte dat geen fouten meer ontstaan door het handmatig overnemen van elementen uit de agenda’s. Ook moeten vanuit dit systeem automatisch de websites worden gevoed. Dit systeem wordt in het jaar 2002 operationeel. Gelijktijdig met de invoering van bovengenoemde systemen is het de bedoeling te voorzien in gedigitaliseerde opslag van alle brieven aan de Kamer en de commissies, voor zover niet afkomstig van de regering (daarin is immers reeds voorzien). De teksten van de brieven zullen dan gemakkelijker beschikbaar zijn. Het proefproject Project digitaliseren van oude Kamerstukken en Handelingen 1814–1995 (Kamerstuk 27 082 nr. 6, blz. 8) verloopt goed. 3. Directie Bedrijfsvoering

Algemeen De Directie Bedrijfsvoering (DBV) stelt zich de zorg voor een ongestoorde én plezierige materiële ondersteuning van het medewetgevings- en controleproces van de Tweede Kamer, ten doel. Mede ten gevolge van de besluitvorming over de zogenoemde Topstructuur is met ingang van 1 januari 2001 de samenstelling van de DBV aangepast. Ze bestaat nu uit de volgende zes diensten: Dienst Automatisering, Beveiligingsdienst, Bodedienst en Postzaken, Dienst Communicatie, Facilitaire Dienst en het Restaurantbedrijf. Voorts is de directeur Bedrijfsvoering vanuit het MT primair verantwoordelijk voor de Stafdienst Personeel en Organisatie, alsmede voor het Protocol. De dienstverlening vanuit de DBV kenmerkt zich meer en meer door afspraken over aard, niveau en omvang van de te leveren diensten. Het Restaurantbedrijf functioneerde letterlijk en figuurlijk altijd al min of meer menugestuurd, hoewel ook daar verdere verduidelijking in het te leveren dienstenpakket wordt nagestreefd. De Dienst Automatisering heeft inmiddels met de fracties en met de kamerdiensten zogenoemde dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. Een zelfde soort traject is voorzien voor de Facilitaire Dienst. Het ligt in het voornemen om in de loop van 2001 ook daar met dienstverleningsovereenkomsten, menu’s en relatiebeheerders te gaan werken. De nieuwe Dienst Communicatie legt zich toe op de interne communicatie binnen de gehele organisatie, onder meer via de nieuw vorm te geven Intranetsite en via de Kamerbode. Maar de dienst weet zich ook mede verantwoordelijk voor de publieke uitstraling van de Tweede Kamer, voor


9

het tentoonstellingsbeleid en voor de organisatie van ontvangsten en andere bijzondere bijeenkomsten in de Oude Zaal en onmiddellijke omgeving.

Het gebouw Het Presidium en de Bouwbegeleidingscommissie (BBC) hebben na de vaststelling van de Raming voor 2001 overeenstemming bereikt over de taken en verantwoordelijkheden van de BBC. Deze treedt op als adviesorgaan van het Presidium. De BBC kan gevraagd en ongevraagd adviseren over substantiële bouwkundige ingrepen, in het bijzonder daar waar de architect van de Tweede Kamer erbij betrokken is. Voorts blijft de BBC zich bezighouden met de ontwikkeling van Plein 23. De BBC rapporteert jaarlijks rechtstreeks bij behandeling van de Raming aan de Tweede Kamer. Het Presidium verwijst voor een uitvoeriger toelichting op de bouwkundige aangelegenheden dan ook graag naar die rapportage. Eind 2001 zal het Presidium op voorstel van het MT en na advisering door de BBC een beleidsnotitie vaststellen over de huisvestingsbehoefte van de Tweede Kamer op de lange termijn. Daarbij worden in het voortraject het periodieke overleg met de ambtelijk secretarissen, dat met succes nieuw leven is ingeblazen, en de Ondernemingsraad van de Tweede Kamer nauw betrokken. Inmiddels zijn met de architect van de oorspronkelijke nieuwbouw al verkennende besprekingen op ambtelijk niveau gaande over mogelijkheden voor eventuele uitbreiding in of aan de bestaande gebouwen. De architect is voorts sterk betrokken bij de bouwkundige gevolgen van de meer publieke openstelling van de Statenpassage en bij de bouw en inrichting van het permanente CIP. Inmiddels zijn er geen beletselen meer – de bezwaren tegen de bouwplannen zijn, na enkele aanpassingen in het ontwerp, ingetrokken – voor het onderhanden nemen van de renovatie en restauratie in, aan en rond Plein 23. Naar verwachting kan de aanbesteding nog in het voorjaar van 2001 plaatsvinden en kan een aannemer voor de zomer van dit jaar aan de slag. Het is de bedoeling het gebouw na de zomer van 2003 in gebruik te nemen. De publieke presentatie en uitstraling van het Tweede-Kamergebouw vragen veel tijd en aandacht van de DBV. Zo zijn er, in samenwerking met de Kunstcommissie en met het Instituut Collectie Nederland, plannen ontwikkeld voor verbetering van de aankleding van het gebouw. Dit mede in het kader van de door de Staatssecretaris voor Cultuur ontwikkelde plannen om kunstvoorwerpen uit de depots van musea voor een breder publiek zichtbaar te maken. Hierbij is de Tweede Kamer één van de proefprojecten waarvan de resultaten nog voor het zomerreces van 2001 zichtbaar moeten worden. In de Raming voor 2001 was daarvoor reeds een beperkt budget beschikbaar. In het najaar van 2000 is er enige publiciteit ontstaan over de vermeende onveiligheid van de parkeergarage. In overleg met de eigenaar – de Rijksgebouwendienst – is er door de brandweer een onderzoek ingesteld. Daaruit is gebleken dat de parkeergarage aan alle veiligheidsvoorschriften voldoet. Dat betekent niet dat er geen verbeteringen denkbaar zijn. Op enkele, ondergeschikte, onderdelen worden die dan ook aangebracht. Nu de grootste bouwkundige ingrepen bijna tien jaar geleden zijn afgerond is er aanleiding om, met inachtneming van de typisch Nederlandse soberheid, maar zonder de publieke uitstraling te veronachtzamen kritisch naar de inrichting en aankleding van de diverse gebouwdelen te kijken. In dat verband worden er momenteel vervangings- en renovatieschema’s


10

opgesteld. Dat betreft overigens ook voorzieningen in de sfeer van verlichting en sanitair, maar ook de verbetering en vervanging van minder in het oog springende onderdelen, zoals keukens en bekabeling.

Projecten Het bestaande toegangspassensysteem is technisch achterhaald en bovendien niet meer leverbaar. Er is nog een beperkte voorraad aan passen en paslezers, maar uiterlijk rond de verkiezingen van mei 2002, moet er in een nieuwe toegangspas zijn voorzien. Momenteel worden voorstellen ontwikkeld voor de daaraan te koppelen gebruiksmogelijkheden, niet alleen toegangsverlening en beveiliging, maar ook legitimatie, toegang tot het PC-netwerk en eventueel een betaalfunctie. Zoals reeds bij de Raming van 2001 besproken, is het de bedoeling om eveneens na de verkiezingen van 2002 in de plenaire zaal de mogelijkheid van elektronisch stemmen te introduceren. Daarbij moet een aantal technische problemen opgelost worden, zoals bekabeling en projectie van de uitslag. Maar ook de beveiliging van het systeem, vraagt de nodige aandacht. In het najaar van 2000 is een proef begonnen met de introductie van «Kamer Thuis». Daaraan hebben veertien leden uit verschillende fracties deelgenomen. Kamer Thuis beoogt de verbeterde versie te zijn van het Leden Thuisproject. De eerste evaluatie wijst uit dat de proef is geslaagd en de beoogde verbeteringen oplevert. Op een enkele uitzondering na, blijkt er grote tevredenheid te bestaan over de nieuwe opzet, die snellere en betrouwbaardere verbindingen met de Tweede Kamer oplevert en meer gebruiksmogelijkheden. Naar verwachting kunnen de tijdens de proef aangetroffen kinderziektes in het voorjaar van 2001 overwonnen worden, waarna alle leden over een nieuwe laptop en sofware kunnen beschikken en over een door de Tweede Kamer beschikbaar gestelde ISDN-inbelmogelijkheid.

Dienst Automatisering Op het gebied van automatisering wordt in het jaar 2002 een aantal omvangrijke projecten in gang gezet. Het gaat hier om vervangingsinvesteringen, uitbreidingen als gevolg van het toenemend gebruik van de ICT-middelen binnen de Tweede Kamer of invoering van nieuwe mogelijkheden op dit gebied. Het afgelopen anderhalf jaar is de dataopslag in de Tweede Kamer exponentieel gegroeid. De oorspronkelijk gekozen opslagmethodiek dataopslag op de harddisk van de centrale computers (servers) – zal begin 2002 de grenzen van de groei bereikt hebben. Tot in 2001 werd deze groei vooral veroorzaakt door de opslag van tekstbestanden, internetpagina’s en emails. Een ontwikkeling die zich de komende jaren ook in de Tweede Kamer gaat voordoen is het toenemend gebruik van geluid- en beeldbestanden. Ook deze, vaak omvangrijke bestanden, zullen worden opgeslagen. Dat vraagt om een andere methodiek. Er wordt afgestapt van de opslag van data op de server en overgegaan naar opslag op een centrale opslageenheid. Deze eenheid zal door alle gebruikers via het netwerk van de Tweede Kamer benaderbaar zijn. Het is de bedoeling om direct, begin 2002, Storage Area Network binnen de Tweede Kamer te implementeren. Tegelijk wordt een beroep op de eigenaars en gebruikers van data gedaan kritisch om te gaan met opslag. Reeds in 2001 is gevraagd om kritisch te kijken naar de hoeveelheid emails die via Outlook opgeslagen wordt. Er


11

wordt gewerkt aan een quotabeleid per klant en per organisatieonderdeel (fracties en diensten). Het huidige besturingsprogramma NT 4.0, dat sinds 1998 in gebruik is, wordt in 2002 vervangen door Windows 2000. Hiermee ontstaan meer mogelijkheden ook op het gebied van beheer en beveiliging. Tegelijk met het besturingsprogramma wordt ook een nieuwe versie van de kantoorautomatisering geïmplementeerd (Office 2000, Word en Excel). Het vervangen van de software is een omvangrijke operatie die alle gebruikers raakt. Er worden ondersteunende opleiding en cursussen aangeboden. Het is van groot belang dat de pc-gebruikers die ook volgen. De ervaring leert dat een tamelijk geringe inspanning resultaten oplevert en wederzijdse ergernis kan voorkomen. De meeste PC’s in de Tweede Kamer zijn aangeschaft in de periode 1998– 1999. De technische levensduur (periode waarin specifieke onderdelen voor deze machines te verkrijgen zijn) is gesteld op drie jaar. De functionele levensduur (periode waarin de machines de software kunnen ondersteunen die standaard voorgeschreven wordt) bedraagt tussen de drie en vier jaar. De Dienst Automatisering heeft een vervangingsplan opgesteld. In 2002 zal de piek van de vervangingen liggen, doorlopend naar 2003. Daarna zal een vaste cyclus van drie jaar worden gehanteerd. Naar verwachting zullen de huidige monitoren worden vervangen door flatscreens. Deze zijn uit arbo-oogpunt beter en verbruiken aanmerkelijk minder energie. In 2001 is ook begonnen met het stapsgewijs vervangen van de centrale computers (servers). In 2002 zal voortgang geboekt worden bij het integreren van spraak en data. Bellen via de PC, voicemail en faxen vanaf de PC en andere mogelijkheden zullen aan de klanten binnen de Tweede Kamer worden aangeboden. Afronding van het bekabelingsproject en het opnemen van de telefooncentrale in het computernetwerk zijn voorwaarden voor succes. Voor de grote informatiesystemen ten behoeve van het primair proces wordt verwezen naar de toelichting betreffende de Dienst Informatievoorziening.

Beveiligingsdienst Net zoals bij tal van andere diensten, is ook bij de Beveiligingsdienst meer aandacht voor een op de mens gerichte managementstijl. Dat leidt niet alleen tot een plezieriger werkklimaat, maar komt ook de motivatie en het functioneren van de medewerkers en dus van de dienst als geheel ten goede. Een beperkte aanpassing van de inrichting van de dienst is in een afrondende fase. Er is meer aandacht voor automatiseringsvraagstukken. De functie van wachtchef is nu ook formeel aangepast aan de ontwikkeling, die deze aansturingsfunctie de laatste jaren heeft doorgemaakt en de al sinds jaar en dag bestaande functie van beveiligingsbeambte/chauffeur wordt binnen de formatie geformaliseerd. Voorts is de toenemende vraag naar een professionelere bezetting van de meldkamer gehonoreerd door de instelling van de functie van centralist. Dit vergroot bovendien de mogelijkheden voor interne mobiliteit binnen de Beveiligingsdienst. Het hoofd van de Beveiligingsdienst is projectleider bij de ontwikkeling van een nieuwe toegangspas.


12

Zoals hiervoor al is gemeld bevindt het onderzoek naar de mogelijkheden en bouwkundige gevolgen van de meer publieke openstelling van de Statenpassage zich in een afrondende fase. Vanwege de te treffen voorzieningen om de beveiliging van de gebouwen op het gewenste niveau te houden, is de Beveiligingsdienst bij dit project nauw betrokken.

Bodedienst en Postzaken Zoals bij de mondelinge behandeling van de Raming voor 2001 al werd gememoreerd, moet de Bodedienst in mei van 2001 een gevoelige veer laten. Dan verlaat wegens pensionering de laatste kamerbewaarder oude stijl, de heer Piet van de Tas de Tweede Kamer. Gelukkig staat er een ingewerkte, nieuwe generatie kamerbewaarders klaar om samen met de andere medewerkers van de Bodedienst de leden in de plenaire zaal en in de commissievergaderzalen van dienst te zijn. De afdeling Postzaken, vroeger behorend tot de inmiddels opgeheven dienst Post- en Archiefzaken is samengevoegd met de Bodedienst onder een gemeenschappelijk diensthoofd. De twee afdelingen blijven evenwel afzonderlijk naast elkaar functioneren, zij het dat werkzaamheden in de sfeer van de interne postverwerking en -bezorging nu wel beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Te beginnen in 2001, maar af te ronden in 2002, zullen verschillende automatiseringsprojecten hun invloed op de manier van werken van de Bodedienst doen gelden. Zo is het de bedoeling om het reserveren van kamers straks meer en meer via de intranetsite plaats te laten vinden, terwijl ook de aanduidingen bij de vergaderzalen en de «vergaderlijsten» bij de ingangen van de Tweede Kamer straks elektronisch beschikbaar komen. Voorts is het de bedoeling een groot aantal van de zogenoemde «ruiven» waarin dagschema’s, vergaderlijsten en andere «groentjes» te vinden zijn te vervangen door een PC met printmogelijkheid die de informatie aan de bewoners van het gebouw verstrekt. Op plaatsen waar de vraag zich concentreert en waar derden een beroep op deze informatie doen, blijven zogenoemde «hard copies» verstrekt worden. Direct achter de vergaderzaal zullen twee personal computers met printers worden opgesteld voor het tijdens de plenaire vergadering aanpassen van teksten van moties en amendementen.

Dienst Communicatie Sinds 1 januari 2001 is de voormalige Stafdienst Communicatie gesplitst in een Stafdienst Voorlichting, ressorterend onder de Griffier en een Dienst Communicatie waarvoor de primaire ambtelijke verantwoordelijkheid bij de directeur Bedrijfsvoering berust. De nieuwe Dienst Communicatie heeft zowel een externe als een interne opdracht. Extern moet de dienst door middel van brochures, tentoonstellingen, groepsbezoeken, rondleidingen e.d. het politieke proces zoals zich dat in de Tweede Kamer afspeelt inzichtelijker en transparanter maken. Intern is de dienst verantwoordelijk voor de communicatie over wat er zich in het gebouw afspeelt en over tal van lopende of te initiëren bedrijfsprocessen. Maar vanuit de Dienst Communicatie worden ook ontvangsten, manifestaties en bijeenkomsten in het gebouw georganiseerd en gefaciliteerd. Voorts is de Dienst Communicatie mede de ambtelijke hoeder van de beeldvorming en de uitstraling in de Tweede Kamer in de meest brede betekenis van het woord.


13

In 2001 heeft de Dienst Communicatie initiatieven genomen om de beeldvorming van de Tweede Kamer, voor zover de dienst daarvoor verantwoordelijk is, te verbeteren. De kwalitatieve uitwerking hiervan naar product en gedrag is – nader vorm te geven – tevens een permanent ontwikkelingsproces waarin veelal per afzonderlijke situatie wordt beoordeeld hoe te handelen. Vanuit het politiek proces zijn daarbij de Voorzitter en het Presidium betrokken en ambtelijk het MT en de stafdienst Voorlichting. De budgettaire gevolgen van dit veranderingsproces zijn lastig in te schatten. Naar verwachting zal in de loop van 2001 een nauwkeuriger beeld ontstaan over de kosten. Ultimo 2001 komt de nieuwe intranet/internetsite van de Tweede Kamer beschikbaar. De Dienst Communicatie stuurt de ontwikkeling van het intranetgedeelte mede aan. Ook hier is de beeldvorming van groot belang, zowel in de visuele attractiviteit als in de kwaliteit van de interne informatievoorziening naar de diverse doelgroepen. De inrichting van de intranetsite zal vooral gevolgen hebben voor de wijze van interne communicatie. Nieuwe media vergroten de actualiteit van informatie. Onder invloed hiervan zal in 2002 de rol van de Kamerbode geleidelijk veranderen en moet afstemming plaatsvinden tussen de verschillende interne communicatievormen. Ondersteuning van de verschillende diensten is noodzakelijk om het effect van intranet als communicatiemiddel zo groot mogelijk te maken. Voor de Dienst Communicatie zal de mogelijke openstelling van de Statenpassage van invloed zijn op de kwaliteit van het functioneren en de wijze van werken in 2002 en volgende jaren. Met een herinrichting van die passage moet het mogelijk zijn om de knelpunten zoals die nu bestaan op te lossen. Het gaat daarbij om de winkel en garderobe, de balie van Bezoekersinformatie, de permanente- en tijdelijke tentoonstellingen en de informatieborden voor bezoekers aan de binnen- en buitenkant van het Kamergebouw.

Facilitaire Dienst Deze dienst bevindt zich in een fase van oriëntatie op de organisatie. Doel ervan is te komen tot beter herkenbare dienstverleningseenheden, het aantal managementlagen tot twee te beperken en duidelijk omschreven en met «de klant» afgesproken producten te leveren. In dat kader wordt er bij voortduring gekeken naar mogelijkheden om de werkwijze van de dienst te verbeteren. In dat verband is het geautomatiseerde beheerssysteem Planon geïntroduceerd. Dat maakt een goede inventarisatie van (de staat van) de inventaris van het gebouw mogelijk op basis waarvan vervangingsplannen gemaakt kunnen worden. Na enkele aanloopproblemen werkt de nieuwe telefooncentrale inmiddels naar behoren, hoewel er op onderdelen nog wel verbeteringen kunnen worden aangebracht. In overleg met de fracties en met de diensten wordt daaraan ook steeds gewerkt. Zo loopt er een proef met DECT, een aangepaste vorm van mobiele telefonie. Maar er is ook overleg gaande over de introductie van GSM voor alle leden. Dat verbeteringen noodzakelijk zijn, wees ook het bereikbaarheidsonderzoek uit. Over de hele lijn bevindt de bereikbaarheid van diensten en fracties zich niet op het niveau dat elders bij de rijksoverheid gebruikelijk is. Het onderzoek wees uit dat dit niet in de eerste plaats technische oorzaken heeft, maar vooral te wijten is aan de organisatie van het telefoniebeheer. De Facilitaire Dienst heeft zijn expertise aangeboden om hierin verbetering te brengen.


14

Alle fracties en diensten hebben inmiddels de mogelijkheid gehad een individueel werkplekadvies te ontvangen. Daarbij werd onder meer gekeken naar de bureauopstelling, de zithoogte en de plaats en het gebruik van de PC. Iedere bewoner krijgt vervolgens de beschikking over een «gebruiksaanwijzing», die bij verhuizing naar een andere werkplek opnieuw dienst kan doen. Nieuwe bewoners krijgen eveneens de mogelijkheid van een werkplekonderzoek aangeboden. De Facilitaire Dienst zorgt vervolgens voor de nodige aanpassingen en instellingen. Het geluid in de plenaire zaal heeft de voortdurende aandacht. Er zijn enkele verbeteringen aangebracht rond de interruptiemicrofoons en op het rostrum, maar de technische mogelijkheden raken uitgeput. De installatie als zodanig voldoet technisch aan alle daaraan te stellen eisen, zowel voor wat betreft de eigenlijke apparatuur als voor wat betreft de afstelling. Toch komt het bij grote «omgevingsdrukte» nog veelvuldig voor dat een spreker niet goed verstaanbaar is. Technisch valt daaraan evenwel niet of nauwelijks nog iets te verbeteren. De Facilitaire Dienst bereidt zich nu al voor op de verhuisbewegingen die na de verkiezingen van mei 2002 nodig zullen blijken te zijn. Men hoopt in goed overleg met de fracties en de ambtelijke diensten een voor een ieder zo aanvaardbaar mogelijke oplossing voor te leggen. Daarbij is het vigerende Vlekkenplan uitgangspunt. Dat betekent dat in beginsel alle fracties in de gebouwen Binnenhof 1–7 (met uitzondering van de eerste verdieping van Binnenhof 1A, waar onder meer de Voorzitter, Griffier en Griffie hun werkplekken hebben), Justitie en Koloniën hun werkplekken vinden, terwijl als uitgangspunt de eerste verdieping van Binnenhof 1A, het Hotel en de dependances Doelenstraat en Bleijenburg voor de ambtelijke ondersteuning beschikbaar zijn.

Restaurantbedrijf Het Restaurantbedrijf wil alle in de gebouwen van de Tweede Kamer werkzame personen, maar ook de vele gasten gastvrij ontvangen. Het verstrekkingenpakket is uitgebreider dan men in een bedrijfsrestaurant zou verwachten. Kosten en baten moeten wel steeds tegen elkaar worden afgewogen. Bij de afweging of een productaanbod verantwoord is, worden niet alleen serviceaspecten, voedings- en caloriewaarde in het oordeel betrokken, maar ook afwegingen met betrekking tot kwaliteit, dieet, cultuur, hygiëne en prijsstelling. Voor wat betreft dit laatste bezint het Managementteam zich op voorstellen tot aanpassing van de verkoopprijzen. Die zijn de afgelopen jaren achtergebleven bij de stijging van de inkoopprijzen. De partijenservice genereert overigens inmiddels een kostendekkend deel van de omzet van het Restaurantbedrijf. In 2000 is begonnen met het aanpassen van de horecavoorzieningen aan de aangescherpte regelgeving op hygiënisch gebied. In 2001 en 2002 wordt dat traject afgerond, zodat de Tweede Kamer straks voldoet aan de hygiënische eisen die heden ten dage aan horecavoorzieningen worden gesteld. Nu de oorspronkelijke fasering van de noodzakelijke HACCP verbouwingen of bouwtechnische aanpassingen grotendeels volgens plan is verlopen, resteren voor het jaar 2002 nog aanpassingen aan de centrale keuken en de kleedruimtes op laag 3 en aan de magazijnen in de nieuwbouw. Tevens komen er ter afronding nog wat kleinere aanpassingen aan de keuken en het Logement in de oudbouw (1A), vooropgesteld dat de werkzaamheden op de overige locaties die onder het beheer van het Restaurantbedrijf vallen, daadwerkelijk zijn voltooid. Hiervoor zijn in samenwerking met de Facilitaire Dienst de benodigde bedragen gebudgetteerd.


15

In de loop der jaren zijn het automatenpark en de gekoelde drinkwatervoorzieningen van het Restaurantbedrijf op verzoek van de gebruikers sterk uitgebreid. Daardoor is het aantal gratis verstrekkingen toegenomen. Dientengevolge is er voor deze uitgaven een substantieel hoger bedrag gereserveerd. Met enige inspanning is het Restaurantbedrijf erin geslaagd dat door enkele reallocaties binnen de bestaande meerjarenramingen te realiseren. De eindoplevering van de verbouwingen en vernieuwingen in het kader van het Hazard analysis critical control point system (HACCP), lopen bij toeval synchroon met het einde van de bedrijfseconomische levensduur van de sinds de opening van de nieuwbouw (1992) in gebruikgenomen productiemiddelen van het Restaurantbedrijf. Er is voor gekozen om deze alle gelijktijdig te vervangen. Hiervoor is f 0,5 mln gereserveerd. Dit betekent tevens dat het jaar 2002 zal worden beschouwd als het startjaar voor een nog nader te ontwikkelen en vast te stellen afschrijvings- of vervangingsstrategie binnen de meerjarenraming. 4. Stafdienst FEZ De voorliggende ramingsstukken verschillen in twee opzichten van Ramingen in voorgaande jaren. De begrotingspresentatie- de artikelindeling en de verdere onderverdeling in artikelonderdelen- is gewijzigd als gevolg van de invoering van de VBTB-operatie (van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording) en de valuta waarin de Raming is opgesteld is niet meer de gulden maar de Euro. De gevolgen van de nota «Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording» (26 573, nr. 2) zijn voor wat betreft de begrotingen van de Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koningin bestudeerd in een werkgroep waarin naast alle Colleges ook de ministeries van BZK en Financiën participeerden. Dit heeft geleid tot een geheel herziene begrotingspresentatie voor Hoofdstuk II van de rijksbegroting. De begroting van de Tweede Kamer en de Staten-Generaal Algemeen bestaat thans uit drie uitgaven- en ontvangstenartikelen, terwijl de vroegere presentatie uitging van tien uitgaven- en vier ontvangstenartikelen. Hoewel het in technische zin mogelijk is de totale uitgavenbegroting van de Tweede Kamer onder te brengen in één uitgavenbegrotingsartikel heeft het Presidium gekozen voor twee uitgavenartikelen zodat de uitgaven en ontvangsten ten behoeve van de rechtspositie van de leden op een afzonderlijk begrotingsartikel zijn geraamd. De was/wordt lijst van begrotingsartikelen is hieronder weergegeven: Huidige artikelen Artikel

VBTB Artikel/artikelonderdeel

– Uitgaven Tweede Kamer

03.01 Schadeloosstelling 03.03 Pensioenen en wachtgelden

03.01 Inhoudingen voor pensioenen

2. Uitgaven ten behoeve van leden en oud-leden Tweede Kamer – schadeloosstelling – pensioenen en wachtgelden 2.Ontvangsten ten behoeve van leden en oud-leden Tweede Kamer – inhoudingen voor pensioenen van de leden van de Tweede Kamer of hun betrekkingen


16

Huidige artikelen Artikel

03.04 personeel en materieel 03.07 03.08 03.17 03.13

drukwerk fractiekosten garanties uitzending leden

VBTB Artikel/artikelonderdeel 3. Wetgeving en controle Tweede Kamer – apparaatsuitgaven – onderzoeksbudget – drukwerk – fractiekosten/garanties

03.16 enquêtes

– uitzending leden en begeleidende ambtenaren – enquêtes

03.02 omzet restaurant Tweede Kamer 03.03 diverse ontvangsten

3. Ontvangsten wetgeving en controle Tweede Kamer – omzet restaurantbedrijf – diverse ontvangsten

– Uitgaven Staten-Generaal Algemeen

04.12 interparlementaire betrekkingen

4. Wetgeving en controle Eerste en Tweede Kamer – apparaat Stenografische dienst – apparaat Griffie Interparlementaire betrekkingen – interparlementaire betrekkingen

04.01 diverse ontvangsten

4.Ontvangsten wetgeving en controle Eerste en Tweede Kamer – diverse ontvangsten

04.02 personeel en materieel

In hoeverre het mogelijk is het VBTB-gedachtengoed nog verder gestalte te geven in de begrotingsstukken van de Tweede Kamer, is nog onderwerp van studie. De stafdienst FEZ laat zich informeren door de staf van de commissie Rijksuitgaven. Een tweede majeure wijziging ten opzichte van het begrotingsjaar 2001 is de invoering van de Euro. Interdepartementaal is de afspraak gemaakt de mutaties in het kader van de eerste suppletore begroting (Voorjaarsnota) in guldens te presenteren en de ontwerpbegroting in Euro’s. Met het oog op de invoering van de Euro in het chartale geldverkeer per 1 januari 2002 is nog het nodige werk te verzetten binnen de Kamer. De invoering van de Euro in de begrotingsadministratie zal vooraf worden gegaan door een testperiode in het zomerreces en het aanpassen van diverse subadministraties, procedures en formulieren. Daarnaast zijn er allerlei technische zaken die nog een oplossing vragen zoals het aanpassen van de automaten van het Restaurantbedrijf, voor zover dit nog nodig is indachtig het streven de contante geldstromen zo veel mogelijk uit te bannen en het aanpassen van de kassa van het winkeltje. De werkgroep Euro is verantwoordelijk voor de implementatie van de Euro.

Delegatie/mandatering Nu de meeste ambtelijke reorganisaties bijna zijn afgerond is het zaak de gevolgen hiervan voor mandatering en delegatie van bevoegdheden uit te werken. Ook is dit de gelegenheid inhoud te geven aan de wens van het Presidium om daar waar mogelijk managementbevoegdheden laag in de organisatie te leggen. De discussie in het MT hierover bevindt zich in een afrondend stadium. Bij de uitwerking zal tevens invulling worden gegeven aan de vereisten in het kader van de derde tranche van de Algemene Wet Bestuursrecht en het inrichten van een volmachtregister.

Fractieondersteuning Voor wat betreft de fractieondersteuning zij verwezen naar de inleiding en de artikelsgewijze toelichting bij de Raming.


17

5. Stafdienst P&O De stafdienst P&O heeft zelf in 2000 een organisatieontwikkelingstraject ingezet, waarbij competentiemanagement een belangrijk onderdeel vormde. Een vernieuwing in de organisatiestructuur van de afdeling, die in 2001 tot implementatie komt, vormt de basis voor kwaliteitsimpulsen ten aanzien van de werkprocessen en ontwikkeling van de medewerkers. Een plan van aanpak om competentiemanagement in de hele organisatie in te voeren is in voorbereiding. Dit zal invloed hebben op het gehele personeelsbeleid, in het bijzonder organisatie- en personeelsontwikkeling, werving en selectie. De in 2000 afgesloten CAO voor de sector Rijk geeft tot in 2002 aanleiding tot vernieuwing in de arbeidsvoorwaarden, met name in het kader van de IKAP (Individuele Keuzemogelijkheden Arbeidsvoorwaarden Pakket) en de koppeling van de wijze van functioneren aan de toekenning van periodieken, waartoe het functioneringsgesprek als personeelsinstrument aangepast wordt. Naar aanleiding van de resultaten van de pilots met betrekking tot persoonsgebonden scholingsbudgetten zal bekeken worden op welke wijze bij de Tweede Kamer deze CAO-afspraak zal worden uitgevoerd. Gewerkt wordt aan de voorbereiding van de besluitvorming met betrekking tot de aanpassing van de bijzondere arbeidsvoorwaarden. De deelname aan het Vervoerplan laat een verschuiving zien ten gunste van het aantal fietsers: totaal waren er in 2000 147 deelnemers aan het Vervoerplan die als «fietser» of «half fietser/half openbaar vervoer» te boek stonden, tegen 125 in 1999. Ongetwijfeld heeft de aantrekkelijke fietsprivé-regeling hieraan een belangrijke bijdrage geleverd. In de periode oktober 1999 tot en met september 2000 hebben 107 medewerkers een «woon/werkfiets» aangeschaft. Deze regeling is met ingang van 1 februari 2001 verlengd. Ook het «carpoolen» heeft iets aan betekenis gewonnen. Er zijn nog slechts 9 betaalde parkeerplaatsen. De overige mensen die met de auto komen, maken op basis van een medisch-sociale indicatie (5) dan wel in verband met werktijden buiten het openbaar vervoeraanbod, gebruik van een (vrije) parkeerplaats. Steeds meer medewerkers zijn actief bezig met de ontwikkeling van hun loopbaan. Dit uit zich in een toenemende behoefte aan opleiding en training (zowel individueel als bij teams/afdelingen), loopbaanoriëntatietrajecten, toenemende mobiliteit en gebruik van scholingsfaciliteiten. Het voor opleidingen beschikbare budget bedraagt in elk geval 3% van de loonsom. In het kader van reorganisaties en overige organisatieveranderingen wordt indien nodig extra geïnvesteerd. Statistieken Omschrijving Totaal aantal ambtenaren1 Beschikbare formatie (fte’s) Verbruik formatie (fte’s) Aantal vrouwen (%) Aantal mannen (%) Aantal vrouwen schaal 10 e.h. (% op totaal vrouwen) Aantal mannen schaal 10 e.h. (% op totaal mannen) Aantal geregistreerde allochtonen (%) Ziekteverzuimpercentage (incl.langdurig zieken)3 Ziekteverzuimpercentage (excl. langdurig zieken) Aantal ambtenaren 45 jaar en ouder (%)

1999

2000

514 450 437 243 271 25 54

517 462,11 445 247 270 40 69

(47,3%) (52,7%) (10,3%) (19,9%) (11,5%) (8,93%)4

– 217

(42%)

227

(47,8%) (52,2%) (16,2%) (25,6%) (14,1%)2 (9,35%) (7,90%) (43,9%)

1

Alle cijfers zijn exclusief Stenografische Dienst en Griffie Interparlementaire Betrekkingen. Het percentage is berekend op het totaal voor de Wet Samen geregistreerde ambtenaren. Dat waren eind 2000 474 personen. 3 Langdurig verzuim is verzuim langer dan één jaar. 4 Stand per sept. 1999. 2


18

Zowel het totaal aantal ambtenaren als de beschikbare en bezette formatie is in 2000 gestegen ten opzichte van 1999. Het aandeel vrouwen in het personeelsbestand is absoluut en relatief iets toegenomen. Ook zijn vrouwen in hogere mate vertegenwoordigd in de hogere schaal- en/of functieniveaus. Overigens is ook het aantal mannen in hogere functies absoluut en procentueel toegenomen. De toenemende krapte op de arbeidsmarkt is bij de Tweede Kamer vooral merkbaar bij financiële en secretariële functies. Hernieuwde aandacht voor arbeidsmarktcommunicatie is onontbeerlijk om deze schaarse groepen te kunnen werven. De Mobiliteitsbank Rijksoverheid en de voor elke burger toegankelijke overheidswebsites bevorderen de mobiliteit van de ambtenaren en de transparantie van de arbeidsmarkt in het algemeen. Inmiddels is het dankzij het nieuwe personeelsinformatiesysteem P-View mogelijk door middel van het opnieuw invoeren van de gegevens betrouwbare gegevens te leveren voor wat betreft het jaar 2000 over het percentage allochtonen dat, na een inzinking in 1999, een stijgende lijn vertoont: van 12,1% eind 1998 via 11,5% eind 1999 naar 14,1% eind 2000. Hiermee is het evenredigheidspercentage voor de regio Haaglanden (14% voor 1999) behaald. Van deze allochtone medewerkers zit 65,7% (absoluut 44) in de lagere functieniveaus (schaal 2 tot en met 5), tegenover 33,1% van het totale voor de Wet Samen geregistreerde personeelsbestand. De leeftijdsopbouw van het personeelsbestand laat ook in 2000 een stijging van het aantal ouderen zien. Activiteiten voor een leeftijdbewust personeelsbeleid zijn in voorbereiding. Ondanks alle inspanningen is het ziekteverzuim bij de Tweede Kamer nog altijd hoog, namelijk 9,35% inclusief verzuim langer dan een jaar en 7,90% exclusief langdurig verzuim (exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof zijn deze cijfers respectievelijk: 9,23% en 7,78%). Het hoge verzuim is voor een deel te verklaren uit het feit dat de Kamer niet heeft gekozen voor uitbesteding van diverse facilitaire functies met een groter verzuimrisico (restaurant en schoonmaak). Aan de verbetering van de interne administratieve procedures wordt gewerkt met behulp van het personeelsinformatiesysteem P-View. De administratieve kant van de USZOprocedures wordt – mede in het kader van externe overlegcircuits – kritisch onderzocht en waar mogelijk verbeterd. Het ziekteverzuim zal de komende tijd opnieuw een speerpunt in het beleid zijn. Verschillende activiteiten op het terrein van preventie en reïntegratie worden ondernomen. Met de arbodienst AMG is afgesproken dat de zieke medewerkers voortaan op de eerste of tweede verzuimdag telefonisch worden benaderd door een bedrijfsverpleegkundige van de arbodienst. Aan de leidinggevenden wordt vooral in de vorm van overleg in de sociaal-medische teams ondersteuning geboden bij de begeleiding van medewerkers die ziek zijn dan wel in een reïntegratietraject zitten. De aard en de oorzaken van het ziekteverzuim zijn door de arbodienst in 2000 geanalyseerd. In de nieuwe overeenkomst met de arbodienst is dit opnieuw opgenomen. Alle ambtenaren van de Kamer hebben de gelegenheid gekregen mee te doen aan een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). Het onderzoek was er op gericht om gezondheidsklachten, die ontstaan of verergeren door het werk, vroegtijdig op te sporen. Het onderzoek is uitgevoerd door middel van vragenlijsten. Meer dan driekwart van de medewerkers heeft aan het vrijwillige onderzoek meegedaan.


19

Naar aanleiding van het PAGO is een plan van aanpak opgesteld om de belangrijkste knelpunten, die uit het onderzoek naar voren kwamen, op te lossen. Een daarvan vormde de aanleiding om software ter voorkoming van RSI op het netwerk van de Kamer te installeren. Naast het voorkomen van RSI kan deze software ook een gunstige uitwerking hebben op de omvang van de werkdruk. Naast de RSI-problematiek worden ook de overige aanbevelingen van het PAGO uitgevoerd. Een aantal activiteiten in het plan van aanpak naar aanleiding van het PAGO is kamerbreed aangeboden. Zo vindt een uitgebreide voorlichtingscampagne «werken met beeldschermen» plaats, met aansluitend individuele werkplekadviezen. Ook overige aanbevelingen voortkomend uit het werkplekonderzoek dienen te worden opgevolgd. Een analyse naar de knelpunten van functies met fysieke belasting wordt in het eerste half jaar van 2001 afgerond. Komende jaren komen zowel nieuwe ambtenaren als fractiemedewerkers in aanmerking voor een werkplekonderzoek. 6. Bedrijfsmaatschappelijk werk In 2000 is intensief gebruik gemaakt van de dienstverlening van het Bedrijfsmaatschappelijk werk, Het aantal cliënten (in totaal 135) vertoonde een stijgende tendens en ook de vraag naar advies en procesbegeleiding door leidinggevenden (in totaal 42 consultgesprekken) groeide. Voor de goede orde zij opgemerkt dat het cliëntenbestand betrekking heeft op zowel ambtenaren als fractiepersoneel. Inmiddels is er een nieuw registratiesysteem in gebruik genomen. Het hele werkproces wordt nu on-line gevolgd en geregistreerd. Hiermee kan de doelstelling van een meer frequente rapportage aan het management in 2001 gestalte krijgen. De informatie kan onder meer worden benut voor arbojaarplannen en/of een afdelingsgericht plan van aanpak om het ziekteverzuim terug te dringen. Uiteraard zal ook het traditionele verslag van de werkzaamheden van het Bedrijfsmaatschappelijk werk periodiek blijven verschijnen. De werkzaamheden die de afdeling jarenlang voor Buitenskamers (gepensioneerde ambtenaren) heeft verricht, zijn overgedragen aan de Dienst Communicatie. Het Bedrijfsmaatschappelijk werk stemt zijn werkzaamheden af op actuele ontwikkelingen op het terrein van de arbozorg en het sociaal beleid bij de Tweede Kamer. Concreet betekent dit: • het leveren van een bijdrage aan het terugdringen van het ziekteverzuim. Belangrijke facetten hierbij zijn: 1. het leveren van een bijdrage aan zogenoemde verzuimplannen (afdelingsgericht plan van aanpak om het verzuim terug te dringen); 2. advisering over de combinatie arbeid en zorg; 3. het voorkomen van oneigenlijk verzuim als gevolg van verstoorde arbeidsverhoudingen; 4. stresspreventie en individuele stresshantering. • Het leveren van een bijdrage aan het beleid ter bestrijding van sexuele intimidatie en discriminatie. 7. Stafdienst Voorlichting Door een reorganisatie van de voormalige Stafdienst Communicatie functioneert sinds 1 januari 2001 een zelfstandige Stafdienst Voorlichting. De doelstelling van de stafdienst Voorlichting luidt: «Het geven van voorlichting over de werkwijze en de werkzaamheden van de Tweede Kamer». Vanuit die doelstelling fungeert de Stafdienst Voorlichting als permanente


20

vraagbaak voor de media en het publiek wat betreft de dagelijkse ontwikkelingen in de Kamer. Uitgangspunt bij het te voeren beleid is de door het Presidium vastgestelde speelruimte dat er een scheiding van voorlichtingstaken dient plaats te vinden, al naar gelang het feit of taken «onlosmakelijk verbonden zijn met het constitutioneel proces». De Stafdienst Voorlichting zal zich derhalve concentreren op de pers- en publieksvoorlichting over het primair proces, de institutionele voorlichting, het entameren van faciliteiten voor de pers, de directe begeleiding van persvertegenwoordigers en de woordvoering ten behoeve van de Kamer, de Voorzitter, het Presidium, de Kamercommissies en het ambtelijk management. Voorlichting begint in het jaar 2001 met de voorbereidingen van het entameren van aandacht voor de Tweede-Kamerverkiezingen in 2002. Dit betreft onder meer de organisatie van het lijsttrekkersdebat en de uitslagenavond in het Tweede-Kamergebouw in samenwerking met verschillende media. Daarnaast zal – in samenwerking met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en BZK – een voorlichtingscampagne voor scholieren worden gestart rond de kamerverkiezingen van 2002 via het Kennisnet. 8. Griffie Interparlementaire betrekkingen Behoudens de OVSE, geeft de gang van zaken bij de overige assemblees op dit moment geen aanleiding tot een nadere toelichting. De OVSE-assemblee is in 1991 opgericht. Bij de oprichting is afgesproken dat de assemblee één maal per jaar (juli) gedurende 4 à 5 dagen plenair zou bijeenkomen in één van de lidstaten, die zich daartoe aanmeldt als gastland. De commissies zouden zich slechts manifesteren gedurende de plenaire zitting. Op 23 februari 2001 kwam het Standing Committee tegemoet aan de wens om meer activiteiten te kunnen ontplooien. Met ingang van het ramingsjaar (2002) zal een jaarlijkse winterzitting worden gehouden op een vaste locatie, te weten het secretariaat van de OVSE in Wenen. In het kader van de meerjarenraming kan nu reeds vermeld worden dat het in het voornemen ligt een zomerzitting in Nederland te houden in het jaar 2003. Vanuit de beide Kamers is een signaal afgegeven dat zij, behoudens een nader goed te keuren begroting, dat initiatief in principe steunen. 9. Stenografische dienst Directie en medewerkers van de Stenografische Dienst hebben handhaving van de dienstverlening, dat wil zeggen het zo snel mogelijk leveren van hoogwaardige verslagen, hoog in het vaandel staan. Problemen zijn echter altijd de onvoorspelbaarheid en de grilligheid van het vergaderproces, waardoor het niet zelden moeilijk is te voldoen aan regelgeving op het gebied van arbeids- en rusttijden en arbeidsomstandigheden (RSI!), aan gerechtvaardigde verlangens van de medewerkers op het vlak van voorspelbaarheid van arbeidstijden, aan regelingen voor ouderen (PASregeling en het verbod voor 55-plussers om na 24.00 uur te werken) en wensen op het vlak van individualisering van arbeidsvoorwaarden. Het in het afgelopen jaar bij de Stenografische Dienst ingesteld werkbelevingsonderzoek heeft onomstotelijk de noodzaak aangetoond om maatregelen te nemen die de genoemde bezwaren ondervangen. Een van de belangrijkste maatregelen op dat vlak is de invoering van een werktijdenregeling voor stenografen. De directie zal binnenkort aan een extern bureau de


21

opdracht verstrekken, een dergelijke regeling, die vanzelfsprekend rekening houdt met de relevante regelgeving, te ontwerpen. Handhaving van de dienstverlening houdt ook in dat de directie ervoor dient te zorgen dat er steeds voldoende goed opgeleide stenografen zijn. Gezien de leeftijdsopbouw van de dienst en de sinds kort naar voren komende wens om in deeltijd te gaan werken, moet in de komende jaren rekening worden gehouden met een fikse vervangingsvraag. Aangezien slechts in beperkte mate valt te voorspellen wanneer de noodzaak van gehele of gedeeltelijke vervanging zich aandient en de huidige opzet van de opleiding tot gevolg heeft dat het twee jaar duurt voor een leerling als zelfstandig werkend stenograaf kan worden ingezet, wordt gewerkt aan een andere opzet die het mogelijk maakt dat leerlingen zich sneller zelfstandig wijden aan het vastleggen van het politieke debat, uiteraard onder handhaving van de van de dienst bekende kwaliteit. Gelukkig lukt het, ondanks de krappe arbeidsmarkt en ondanks het pittige vergelijkende examen dat kandidaten moeten afleggen, nog steeds om voldoende goed opgeleide en gemotiveerde jongelui voor dit boeiende werk te vinden en scheppen hun mentoren er, ondanks de taakverzwaring die ermee gepaard gaat, plezier in, hen op te leiden. Een andere uitkomst van het hiervoor genoemde werkbelevingsonderzoek was, dat de managementstructuur van de dienst versterking behoeft. Inmiddels is een begin gemaakt met het nemen van maatregelen om daarin verbetering te brengen.


22

O rganogram Tweede Kam er der Staten-G eneraal m aart 2001 P resid iu m Stenog rafische Dien st

G riffie Interparlem en taire B etrekkin g en

G riffie r F in an cieel E con om isch e Z aken

Presid iu m secretariaat

P erson eel & O rgan isatie

Secretaris MT

Voorlichtin g

Bed rijfs Maatschap p elijk W erk

D irecteu r C o n stitu tio n eel P ro ce s E erste p laatsverva n g en d G riffie r O n dersteu ning

D irecteu r B ed rijfs vo erin g

B ureau O n dersteu n ing B ed rijfsvoerin g en P rotocol

Dien st Com m issieond ersteu nin g Bestu u r en O n d erwijs

Dien st Au tom atiserin g

Dien st Com m issieond ersteu nin g Intern ationaal en Ruim telijk

Beveilig in g sd ien st

Dien st Com m issieond ersteu nin g Sociaal en F in anciën

Boded ien st/P ostzaken

G riffie/B ureau W etg eving

Dien st Com m u nicatie

Dien st Inform atievoorzien in g

F acilitaire Dienst

Restau rantb ed rijf

De Griffier en de twee directeuren vormen tezamen het Management Team dat als collegiaal bestuursorgaan optreedt. Het wordt bijgestaan door een secretairs, terwijl de hoofden FEZ, P&O en Voorlichting als vaste adviseurs optreden. Het Management Team besluit over de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de aansturing van stafdiensten en -functies.


23

Bijlage bij de raming 2002

ONDERZOEKS – EN VERIFICATIEBUREAU TWEEDE KAMER Inleiding De Kamer heeft behoefte aan structurering van het onderzoek daar waar niet gekozen wordt voor een enquête. Daarom is een begin gemaakt met het onderzoeks- en verificatiebureau (OVB) van de Tweede Kamer. De doelstelling van het OVB is als volgt: «Ondersteun de Kamer, in het geval van behoefte tot onderzoek, bij de beantwoording van de vraag of er voldoende informatie beschikbaar is om een onderwerp op een inhoudelijk zinvolle wijze te kunnen behandelen. Voorzie in haar algemene behoefte aan hoogwaardige informatie. Geef aan op welke wijze in een eventuele lacune in hoeveelheid en kwaliteit van informatie kan worden voorzien. Draag bij aan een optimale prijs-kwaliteitverhouding van de verkregen informatie. Zorg voor een inhoudelijke begeleiding van extern onderzoek door te bewaken dat onderzoeksvragen in voldoende mate worden beantwoord. Zorg voor logistieke begeleiding van extern uitgevoerd onderzoek. Speel zonodig eenzelfde rol bij onderzoek dat wordt uitgevoerd in eigen beheer, bijvoorbeeld bij parlementaire enquêtes.» Deze doelstelling maakt een aantal dingen duidelijk: •

•

•

Het OVB is toeleverend aan de Kamer. De uiteindelijke formulering van de onderzoeksvragen en het bepalen van de reikwijdte van het onderzoek blijven beslissingen van de Kamer. Het OVB verricht verschillende functies: in de voorfase (Is onderzoek nodig om de gestelde vragen te beantwoorden?), bij de beantwoording van de vraag hoe in informatie kan worden voorzien (intern of extern, welke externe vraagstelling, welke looptijd en prijs, selectie van instellingen) en tijdens het onderzoeksproces (begeleidingscommissie, voortgangsrapportage, eventueel presentatie van resultaten). Het OVB draagt tevens bij aan de evaluatie van het onderzoek en het onderzoeksproces. Er is sprake van een brede doelstelling die – zeker in de beginfase – ruimte laat voor het leggen van accenten en tussentijdse bijsturingen.

Positionering Het OVB is een adviesorgaan van de Kamer. Het moet de kwaliteit bevorderen van de besluitvorming van de Kamer bij onderzoek en verificatie, en adviseert de Kamer over deze aspecten. Ten einde op een goede wijze invulling te kunnen geven aan zijn adviesfunctie, is gekozen voor de volgende positionering: •

•

• •

Om de inhoudelijkheid op het gebied van de advisering te garanderen, opereert het OVB onafhankelijk van de Griffier en de verschillende Kamercommissies. Het neemt dan ook geen deel aan de beraadslagingen van de commissies; Het OVB adviseert de Tweede Kamer telkens als deze moet beslissen over onderzoek of vericifatie. Het Presidium treedt in deze op als vertegenwoordiger van de Kamer. De Voorzitter en de Griffier vertegenwoordigen in de dagelijkse contacten het Presidium; Het Presidium kan het OVB verzoeken om commissies te adviseren en te ondersteunen; Het Presidium neemt kennis van de inhoud van het advies en het besluit hierover. Het Presidium neemt vervolgens een besluit over de (eventuele) verspreiding van het advies;


24

• •

Het OVB heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de regering en externe onderzoeksinstellingen; De werkwijze van het OVB dient vastgelegd te worden in het draaiboek voor onderzoek.

Verantwoordelijkheid en verantwoording Het OVB heeft een adviesfunctie. Daarnaast draagt het bij aan de totstandkoming van hoogwaardige onderzoeksresultaten door een rol te spelen bij de selectie van «de beste» onderzoeksinstelling (op prijs- en kwaliteitsgebied), en de begeleiding van lopend onderzoek. Het OVB legt op de genoemde gebieden verantwoording af aan de Kamer (via het Presidium). Onderdeel van de verantwoordingsplicht is de budgetbewaking van lopende onderzoeken. Met betrekking tot nieuw, gepland onderzoek informeert het OVB de Kamer (via het Presidium) over de kostenconsequenties tegen de achtergrond van het onderzoeksbudget. Met betrekking tot het eigen (voornamelijk personele) budget, dat nodig is om de aan hem opgedragen taken te kunnen vervullen, legt het OVB jaarlijks verantwoording af aan de Kamer (via het Presidium). Openbaarheid Het OVB rapporteert onafhankelijk. Zijn adviezen over de selectieprocedure bij de uitbesteding van onderzoek hebben een vertrouwelijk karakter, en zijn gericht aan het Presidium. Het Presidium beslist of de adviezen worden opgevolgd, en hoe aan de verspreiding van het advies wordt vormgegeven. Een apart punt van aandacht is de toegang tot vertrouwelijke informatie die bij de Tweede Kamer en departementen aanwezig is. De inmiddels opgedane praktische ervaring laat zien dat met name de departementen niet in alle gevallen bereid zijn om informatie aan externe instanties, buiten de Kamer, ter beschikking te stellen. Het OVB zou als een externe instantie kunnen worden gezien, waardoor het op onderzoeksgebied niet de spilfunctie kan vervullen tussen enerzijds de Kamer en anderzijds een externe onderzoeksinstelling. Ook over de informatie-uitwisseling tussen de Kamer en het OVB zouden problemen kunnen ontstaan, als het OVB als een externe, niet aan de Kamer gelieerde, instantie wordt gezien. Een te overwegen oplossing voor het gesignaleerde informatie-probleem is de creatie van een wettelijke basis voor de activiteiten van het OVB, met als doel het OVB onder bepaalde voorwaarden dezelfde toegang tot informatie te verschaffen als de Kamer. Activiteiten Als aanzet voor een draaiboek kan een aantal activiteiten worden benoemd: 1. Het OVB moet zich een oordeel kunnen vormen of onderzoeksvragen uit een commissie – vanuit inhoudelijk perspectief – beantwoord kunnen worden, of wellicht al eerder beantwoord zijn. Dit betekent dat vanuit het OVB een kring van contacten dient te worden opgebouwd met specialisten op verschillende vakterreinen die behulpzaam kunnen zijn bij de beantwoording van deze vragen. 2. Het OVB zorgt voor een goede en voor onderzoek werkbare clustering van de informatievraag, en vormt een eerste oordeel over de vraag of er intern of extern onderzoek moet worden gestart. 3. In het geval van onderzoek uitgevoerd door een commissie en haar staf, adviseert het OVB desgewenst de commissie. Het doet dit uitslui-


25

4.

5.

6.

7.

8.

9.

tend op verzoek en in opdracht van het Presidium. De desbetreffende commissie kan zich uiteraard hiertoe tot het Presidium wenden. Het OVB draagt in dat geval bij aan een optimale kwaliteit van het onderzoek. Het OVB rapporteert over zijn werkzaamheden aan het Presidium. In het geval van extern onderzoek draagt het OVB er zorg voor dat een voldoende aantal potentiële uitvoerders zich aanbiedt. Het OVB stelt een offerte-aanvraag op en pleegt hierbij overleg met de betreffende commissie. Er wordt een inschatting gemaakt van een redelijk budget. Het OVB is medeverantwoordelijk voor de selectieprocedure. Het OVB pleegt hierbij overleg met de betreffende commissie. Het OVB adviseert het Presidium. Het Presidium doet een voorstel aan de Kamer, die uiteindelijk beslist. Na gunning van de opdracht, neemt een vertegenwoordiger van het OVB zitting in de begeleidingscommissie. Het OVB neemt, namens het Presidium, de kwaliteitsbewaking van het onderzoek voor zijn rekening. Dat betekent alertheid, beoordeling op logica, bij twijfel het tijdig inschakelen van een externe expert voor een «second opinion», het aanspreken van de onderzoekers op hetgeen in de offerte is toegezegd, en – in het slechtste geval – het zo tijdig mogelijk van de opdracht afhalen van het onderzoeksbureau. Het OVB draagt tevens bij aan de procesbewaking (beantwoording van de onderzoeksvragen, kostenbeheersing, realisatie van tijdpad; in het algemeen uitvoering langs de lijnen van de goedgekeurde offerte). Het Presidium kan het OVB verzoeken om na afronding van het externe onderzoek een rol te spelen bij de presentatie van de resultaten. De desbetreffende commissie kan zich hiertoe uiteraard tot het Presidium wenden. Na afloop van ieder onderzoek evalueert het OVB – namens de Kamer/het Presidium – het onderzoek en trekt het conclusies over de gevolgde werkwijze. Een onderdeel van de evaluatie is een «exit»gesprek met vertegenwoordigers van het ingeschakelde onderzoeksbureau. Het OVB zal een databank aanleggen waarin alle ervaringen met het verrichten van extern onderzoek worden vastgelegd. Deze ervaringen betreffen de wijze waarop het onderzoek is uitgevoerd (analyse, bruikbaarheid), de prijsstelling (dagtarieven, totaal budget, overschrijdingen), de offerteaanvraag enz..

Vervolgstappen Het OVB begeleidt momenteel drie onderzoeken die door de Kamer zijn uitbesteed. Tegen de achtergrond van de ervaringen is gekozen voor een groeimodel met op termijn een zwaardere investering in capaciteit. Geconfronteerd met de eerder gememoreerde problematiek rond vertrouwelijke informatie die aan externe instellingen ter beschikking moet worden gesteld, is een protocol met het Minsterie van Verkeer en Waterstaat opgesteld, dat een kader kan zijn voor een bredere regeling. Dit protocol voorziet in een bemiddelende functie van het OVB, met als impliciete veronderstelling dat de positie van het OVB niet aan die van de ingeschakelde externe onderzoeksinstellingen wordt gelijkgeschakeld. Het OVB, als instelling van de Kamer, dient niet afhankelijk te zijn van een beroep op de Wet Openbaarheid Bestuur. Een wettelijke basis voor het OVB, in het licht van de informatiefunctie, zou dan te overwegen zijn. Het Presidium zal zich daarover op korte termijn met het kabinet verstaan.


26

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Recommend Documents