Tweede Kamer der Staten-Generaal

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 1986-1987

19395

Het comptabele bestel, de administratie en de financiële informatievoorziening in de rijksdienst

Nr. 12

VERSLAG V A N EEN M O N D E L I N G OVERLEG Vastgesteld 29 april 1987 De Commissie voor de Rijksuitgaven1 heeft op 25 maart 1987 mondeling overleg gevoerd met de Minister van Financiën over diens brief van 27 februari 1987 betreffende de accountantscontrole (kamerstuk 19 395, nr. 11). De commissie heeft de eer omtrent het overleg beknopt verslag uit te brengen.

1 Samenstelling: Leden: Van Dis (SGP). Kombrink (PvdA), Engwirda (D66), voorzitter. Van den Bergh (PvdA), Wöltgens (PvdA), Frinking (CDA), Van Erp (VVD), Van Muiden (CDA), Mateman (CDA), Bolkestein (VVD), Pronk (PvdA), Schartman (CDA), Van Rey (VVD), Hummel (PvdA), ondervoorzitter. De Grave (VVD), Alders (PvdA), Vermeend (PvdA), Vreugdenhil (CDA), De Leeuw (CDA), Melkert (PvdA), Smits (CDA), Boers-Wijnberg (CDA) Plv. leden: Leerling (RPF), Herfkens (PvdA), Wolffensperger (D66), Meijer (PvdA), Beckers-de Bruijn (PPR), Kraaijeveld Wouters (CDA), Joekes (VVD), Van Vlijmen .'CDA), Gerritse (CDA), Weisglas (VVD), Tazelaar (PvdA), Van Amelsvoort (CDA), Van Es (PSP), van der Hek (PvdA), Nijhuis (VVD), Stemerdink (PvdA), De Visser (PvdA), Reitsma (CDA), B. de Vries (CDA), Rienks (PvdA), Paulis (CDA), Schutte (GPV)

Het lid M e l k e r t (P.v.d.A.) was van mening, dat de brief van de minister onvoldoende inzicht bood in de stand van zaken in de accountantscontrole op de afzonderlijke ministeries. Er bestaat behoefte, zo meende hij, aan een overzichtelijke en regelmatige rapportage over alle relevante aspecten van de departementale controle (voortgang, mate van uitbesteding, management-follow up, en dergelijke). De voorgenomen verstrekking van een samenvattend accountantsrapport per ministerie achtte dit lid zinvol. Daarbij is wel van belang welke informatie het bevat. Zo zal het meerjarige departementale controleplan daarin zeker aandacht moeten krijgen. Van belang is tevens dat het rapport openbaar is en tijdig, dat wil zeggen reeds in juni beschikbaar komt teneinde een rol te kunnen spelen bij de voor de zomer te maken selectie van aan feitenonderzoek te onderwerpen begrotingsartikelen. Naar het oordeel van dit lid is de keuze die is gemaakt (in navolging van de aanbeveling van de meerderheid van de eerste werkgroep-Peschar) om de kern van de controlewerkzaamheden departementaal te organiseren (en daarmee af te zien van andere varianten) op zich zelf te billijken. Echter zowel in de personeelsformatie als in de interne organisatie en de interdepartementale afstemming moeten de noodzakelijke voorwaarden voor deze werkwijze aanwezig zijn. Op dit moment is dit in een aantal belangrijke opzichten niet het geval, zodat daarmede de op zichzelf aanvaardbare planning van de controle (t/m 1990) op tamelijk losse schroeven lijkt te staan. In het bijzonder betreft dit het feit, dat ondanks het luiden van de alarmklok door de Kamer in 1985 de uitstroom van accountantspersoneel allerminst tot stilstand is gekomen (een verlies bij de Rijksaccountantsdienst van netto 146 in 1986, ze meldt de Vereniging van Overheids Accountants). Onderbezetting blijft derhalve aan de orde van de dag en ook op langere termijn dreigt een onevenwichtige opbouw van het personeelsbestand (leeftijd, ervaring, deskundigheid, leidinggevend/uitvoerend).

Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1987, 19 395, nr. 12

\

En hoewel allerwegen de arbeidsvoorwaardenregeling voor overheidsaccountants ten opzichte van de marktvoorzieningen als een groot knelpunt wordt gezien, blijkt op geen enkele wijze dat de voorgestelde financieringswijze soelaas biedt (zowel omdat het uitgetrokken bedrag met andere categorieën moet worden gedeeld als vanwege het vooralsnog ontbreken van richtlijnen en het vermoedelijk incidentele karakter van onder deze regeling vallende maatregelen). Daarnaast, zo zei dit lid, ziet het ernaar uit, gegeven recente persberichten, dat de Centrale Accountantsdienst (CAD) geenszins is gevrijwaard van de afslankingsoperatie. Kan de minister bevestigen dat de CAD inderdaad formatieplaatsen zal moeten inleveren en hoe acht hij dit te rijmen met zijn beleid inzake accountantscontrole? Welke gevolgen zullen de afslankingsplannen verder hebben voor de departementale accountantsdiensten? Wat betreft de uitbesteding van controlewerkzaamheden had dit lid behoefte aan meer duidelijkheid over de gehanteerde criteria. Kan daarover nadere informatie aan de Kamer worden verstrekt? Zullen de hogere kosten van uitbesteed werk door de ministeries kunnen worden gedragen? Zijn er voldoende waarborgen dat de resultaten van de externe controle overdraagbaar zijn en verwerkbaar zijn in het departementale management? Is de minister bereid een kosten/baten-analyse te doen maken van het aantrekken door de overheid van meer accountants respectievelijk de inschakeling van externe bureaus? Ten slotte vroeg dit lid om nadere informatie over het referentiekader van de tweede werkgroep-Peschar, de bevoegdheden en het functioneren van de departementale audit-committees en de afstemming van dit beleid op de automatiseringsontwikkelingen. Het lid Reitsma (C.D.A.) vond de brief een goede rapportage over de huidige stand van zaken in de accountantscontrole. De moties ingediend tijdens de u.c.v. op 3 november 1986 worden uitgevoerd. Het inzagerecht van de Kamer in de departementale accountantsrapporten achtte dit lid van groot belang. Deze rapporten zullen dan wel tijdig beschikbaar dienen te zijn, zo meende hij. Verbetering van de administratieve organisatie op de ministeries is in zijn ogen essentieel. De verantwoordelijkheid daarvoor kan niet slechts door Financiën worden gedragen; zij ligt bij alle ministeries. Dat betekent dat ook de personele en financiële consequenties van dit beleid in beginsel door alle ministeries afzonderlijk moeten worden gedragen. Onderlinge afstemming van de administratieve organisatie lijkt overigens wel belangrijk, met het oog op de mogelijke schaalvoordelen bij de controle-arbeid. Met de uitbesteding van 30% van het controlewerk kon dit lid zich verenigen. Wel vond hij dat de omvang van de uitbesteding bestuurlijk verantwoord moet blijven. Dreigt Economische Zaken in dat verband niet te ver te gaan? Dit lid was van oordeel, dat de aankondiging in de brief dat pas in 1 990 voor de Ministeries van Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken en Financiën accountantsverklaringen kunnen worden afgegeven te kort schiet. Het is noodzakelijk, zo vond hij, dat de beoogde situatie eerder wordt bereikt. De instelling van een nieuwe werkgroep-Peschar voor de meerjarige plannen voor de departementale accountantscontrole achtte dit lid juist. Hij verkreeg voorts gaarne nader inzicht in het functioneren van auditcommittees op de ministeries. De uitvoering van controle op subsidieregelingen verdient zijns inziens hoge prioriteit. Veel aandacht zal ten slotte geschonken moeten worden aan verbetering van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden bij de schaarste-groepen, waar het bij de accountantscontrole om draait. Een betere materiële toerusting speelt hierbij eveneens een niet te veronachtzamen rol. Het lid Van Rey (V.V.D.) was van mening, dat de Kamer behoefte heeft aan openbare, samenvattende accountantsrapporten. De onderlinge

Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1987, 19395, nr. 12

2

departementale (deel)rapporten mogen dan desnoods vertrouwelijk zijn, mits zij desgevraagd wel aan de Kamer ter beschikking worden gesteld. Dit lid had in de brief van de minister een passage gemist over de CAD. Kan de bewindsman uiteenzetten hoe de taak van deze dienst zich zal ontwikkelen, mede in het licht van de functie van het interdepartementale overleg van de departementale accountantsdiensten (IODAD)? Wat betreft de verbetering van de controle vermeldt de brief, dat de ministeries per 1 januari 1987 meerjarige plannen gereed zouden moeten hebben. Kan de Kamer inzicht krijgen in deze plannen? Kan de minister in dit verband nader ingaan op de gang van zaken op Economische Zaken? Ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden voor controle-personeel sloot dit lid zich aan bij de eerder gemaakte opmerkingen. Wel vroeg hij zich af of de aankondiging van de minister, dat indien de aanvullende post van f 3 7 min. niet toereikend zou blijken voor de financiering van de verschillende beoogde maatregelen, deze post zou kunnen worden verhoogd geen afbreuk doet aan de prikkel, die ministeries dienen te voelen om het noodzakelijke beleid zelf te financieren. Het lid E n g w i r d a (D66) stelde vast, dat de minister onder meer in zijn brief duidelijk blijk geeft van zijn goede wil ten aanzien van verbetering van de accountantscontrole. Er is ook onmiskenbaar sprake van vooruitgang, zij het dat de situatie nog steeds zorgelijk is. Eigenlijk, zo meende hij, is het niet te aanvaarden dat eerst in 1990 op alle ministeries volledige accountantscontrole zal zijn gerealiseerd. Bovendien gaat het dan nog slechts om de rechtmatigheidscontrole. Met de doelmatigheidscontrole is het nog aanzienlijk droeviger gestel-1 Kan de minister iets zeggen over de plannen om in die vorm van controle verbetering te brengen? Dit lid vroeg zich af waarom precies de beleidskeuze is gemaakt om de departementale accountantscontrole departementsgewijs te organiseren (variant A rapport-Peschar), te meer daar de werkgroep verdeeld was en vooral de externe leden variant C (een gecentraliseerde accountantsdienst) prefereerden. Volgens de brief zal 30% van het controlewerk uitbesteed worden. Wordt dit percentage afgemeten aan de begrotingsformatie of anderszins? Bij vele departementale accountantsdiensten bestaat een onderbezetting van 25 a 30%. Hoe kunnen zo ooit alle witte vlekken in de controle worden weggewerkt, te meer als de accountantsdiensten ook worden betrokken in de afslankingsoperatie. Heeft de minister al inzicht in het effect van de afslankingsplannen op de departementale accountantsdiensten? Dit lid signaleerde twee hoofdvoorwaarden, die voor een daadwerkelijke verbetering van de accountantscontrole moeten worden vervuld: verbetering van de administratieve organisatie (waarvoor een totaal-plan zal worden opgesteld) en voldoende personele en financiële middelen. Wat dat laatste betreft rijst de vraag of de voorgestelde maatregelen werkelijk soelaas zullen bieden. Is het in dit verband mogelijk een kosten/batenanalyse te maken van de kosten van verbetering van de arbeidsvoorwaarden in relatie tot de baten van een betere controle en een verhoging van de doelmatigheid? Ook dit lid zei gaarne inzage te krijgen in de meerjarige plannen die de ministeries dienden op te stellen. Kan bovendien aan de Kamer een overzicht worden gezonden van de omvang van het controlewerk dat momenteel is uitbesteed? Dit lid was van oordeel, dat de per ministerie op te stellen samenvattende accountantsrapporten openbaar behoren te zijn. Afgezien van het feit dat openbaarheid van de rapporten een ieder duidelijk zal maken hoeveel er nog aan de controle-situatie verbeterd moet worden, zullen alleen openbare rapporten de Kamer in staat stellen haar controlerende taak adequaat uit te oefenen. De onderliggende accountantsrapporten zouden in beginsel ook openbaar kunnen zijn. Uitzonderingen op dat beginsel dienen gerechtvaardigd te worden door bijzondere omstandigheden.

Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1 987, 1 9 395, nr. 1 2

3

De Minister van Financiën zette in zijn antwoord uiteen, dat in de afgelopen tijd goede voortgang is geboekt bij de beoogde verbetering van de departementale accountantscontrole. Het streven is er op gericht om de witte vlekken in de accountantscontrole zo spoedig mogelijk weg te werken. Verscheidene ministeries zijn daar al in geslaagd dan wel zullen die situatie binnenkort bereiken. Slechts voor enkele ministeries zal het naar verwachting nog tot 1990 duren alvorens een accountantsverklaring zal kunnen worden afgegeven. Dat hangt samen met het feit dat de ontwikkeling van nieuwe standaard-procedures voor accountantscontrole zeer tijdrovend is. De ministeries zullen meerjarenplannen ontwikkelen voor de verdere verbetering van de departementale accountantscontrole. De eerste, voorlopige versies daarvan zijn nu gereed en worden getoetst door de (tweede) werkgroep-Peschar, die zijn werkzaamheden begin maart heeft aangevangen. Zodra de definitieve plannen gereed zijn, zullen zij mede ter kennis van de Kamer kunnen worden gebracht. De minister verklaarde, dat de accountantscontrole onder de primaire verantwoordelijkheid valt van de afzonderlijke ministeries. Zoals bekend is indertijd gekozen voor variant A van de voorstellen van de eerste werkgroepPeschar, die inhield dat de accountantscontrole departementaal zou worden georganiseerd. De meerderheid van de werkgroep alsmede onder andere de I0DAD prefereerden deze opzet boven een gecentraliseerde of een geprivatiseerde accountantscontrole. De keuze voor de departementale opzet van de accountantscontrole sluit niet uit dat algemene maatregelen dienen te worden getroffen om deze opzet kans van slagen te geven. Van groot belang zijn daarbij de maatregelen om de aanhoudende uitstroom van accountants tegen te gaan. Om deze trend om te buigen wordt gewerkt aan verbetering van de personele bezetting en de organisatie van de accountantsdiensten, verbetering van de positie van deze diensten binnen de ministeries via de introductie van audit-committees en verbetering van de arbeidsvoorwaarden voor accountants. Daarnaast zal ter regulering van de werklast van de accountantsdiensten uitbesteding van controlewerk in ruime mate mogelijk zijn. De extra uitgaven ten behoeve van de formatieplaatsen, uitbesteding, automatisering en opleiding zijn geraamd op f 3 7 min. vanaf 1990. Of dat bedrag toereikend is zal moeten blijken. Behoudens bijzondere gevallen zullen de ministeries eventuele extra middelen binnen de eigen begroting moeten vinden. Daarnaast zijn voor de verbetering van de arbeidsvoorwaarden van accountants financiële middelen beschikbaar in het kader van het beleid dat Binnenlandse Zaken ontwikkelt met betrekking tot de arbeidsmarktknelpunten. De maatregelen waarom het hier gaat komen nog aan de orde in het Centraal georganiseerd overleg, waarna de ministeries zelf zullen beslissen over de wijze van besteding van de middelen. De ministeries zullen ook zelf dienen te beslissen in welke mate de departementale accountantsdienst formatieplaatsen moet inleveren in het kader van de afslankingsoperatie. Te dien aanzien zijn geen algemene richtlijnen gegeven. Wat Financiën aangaat is de CAD niet van de afslankingsoperatie uitgezonderd. Gegeven de accentverlegging die zich in de taak van de CAD voordoet in de richting van toezicht en begeleiding is afslanking van de formatie daar verantwoord. De ontwikkeling ten aanzien van de audit-committees is gunstig, aldus de minister. Op de meeste ministeries functioneren inmiddels dergelijke overlegkaders. Alleen bij de Ministeries van Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken en Justitie nog niet. Over de uitkomsten van het onderzoek dat de I0DAD verricht naar de invoering van een interdepartementale pool van automatiseringsdeskundigen voor de controle zal de Kamer na de zomer kunnen worden geïnformeerd. De minister zei, dat de uitbesteding van controlewerk per ministerie een heterogeen beeld vertoont. Over de situatie per ministerie zullen de commissie schriftelijke mededelingen worden gedaan (zie bijlage). Dat geldt ook voor de criteria voor de verstrekking van opdrachten. Wat betreft de situatie op Economische Zaken herhaalde de bewindsman het standpunt dat hij al eerder namens het kabinet had verwoord, dat deze


4

als tijdelijk moet worden beschouwd en dat in de toekomst de goedkeurende accountantsverklaring zal worden afgegeven door de departementale accountantsdienst. De minister sprak de bereidheid uit de Kamer voortaan jaarlijks per ministerie een samenvattend accountantsrapport te doen toezenden. Daarin zal ook worden gerapporteerd over de meerjarenplannen voor de accountantscontrole. Er zal naar worden gestreefd deze rapporten in juni gereed te hebben. Men realisere zich overigens, dat vanaf 1988 de Algemene Rekenkamer ook per ministerie rapporten van bevindingen zal uitbrengen. De bewindsman zei er voorkeur voor te hebben de samenvattende rapporten een vertrouwelijk karakter te geven, gegeven het feit dat de departementale accountantscontrole in beginsel intern gericht is. Omdat ook de Algemene Rekenkamer van de rapporten van de departementale accountantsdiensten gebruik maakt zal aan de opvatting van de Rekenkamer ter zake overigens ook gewicht moeten worden toegekend. Gegeven de opstelling van de woordvoerders uit de commissie toonde de minister zich bereid zijn opvatting nader te overwegen en de commissie daarover nader te berichten (zie bijlage). De voorzitter van de commissie, Engwirda De griffier van de commissie, Witteveen


5

BIJLAGE

BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN Aan de Voorzitter van de Commissie voor de Rijksuitgaven van de Tweede Kamer der Staten-Generaal 's-Gravenhage, 3 april 1987 Zoals door mij toegezegd tijdens het mondelinge overleg met de Commissie voor de Rijksuitgaven op 25 maart jl. treft u hierbij aan een nadere standpuntbepaling van het kabinet over de classificatie. Tevens ga ik nader in op de vragen die gesteld zijn over de uitbesteding. De accountantsrapporten In mijn brief van 23 maart jl. aan de Voorzitter van de Tweede Kamer over de evaluatie van het feitenonderzoek heb ik meegedeeld dat het kabinet zich kan vinden in de vertrouwelijke toezending van één samenvattend accountantsrapport per departement per jaar. Vertrouwelijk, omdat dit rapport louter een samenvatting zou zijn van de accountantsrapporten, die ook volgens de Kamer (motie-Melkert, nr. 19 395, nr. 6) vertrouwelijk zijn. In ons mondeling overleg van 25 maart jl. is mij gebleken dat de commissie nu een samenvattend rapport op het oog heeft, dat een enigszins ander karakter heeft gekregen en dat wordt uitgebracht vooral ten behoeve van de feitenonderzoeken. Het kabinet heeft geen bezwaar tegen openbaarheid van een samenvattend rapport per departement, dat ontdaan is van vertrouwelijke informatie, die schadelijk kan zijn voor de belangen van de Staat, van derden of van individuele ambtenaren (privacyaspect). In dit rapport kan opgenomen worden de inhoud c.q. een samenvatting van het jaarrapport van de departementale accountantsdienst naar aanleiding van de uitgevoerde controles met betrekking tot de departementale rekening. Verder kan in het rapport aandacht besteed worden aan de actuele stand van de controle en aan de meerjarige departementale plannen. Hierover is inmiddels ook overleg gevoerd met de Algemene Rekenkamer; van die zijde wordt tegen deze benadering evenmin bezwaar geopperd. Het kabinet zal er naar streven vanaf 1988 deze rapporten in juni aan de Kamer te doen toekomen. Dit jaar zal de toezending onvermijdelijk later geschieden. Zoals ik in mijn brief van 12 november 1986 (19 395, nr. 8) al heb aangegeven zullen deze rapporten gewoonlijk vergezeld gaan van een nadere standpuntbepaling van de departementsleiding, waarin wordt aangegeven welke maatregelen in voorbereiding zijn of inmiddels zijn getroffen. De uitbesteding De commissie heeft gevraagd naar meer gegevens over de uitbesteding van de departementen en naar de criteria voor uitbesteding. De vraag naar de reeds gerealiseerde uitbesteding is moeilijk exact te beantwoorden onder andere vanwege de diversiteit van de departementen, de soms diffuse grens tussen de departementen en de gesubsidieerde instellingen én de diffuse grens tussen pure accountantswerkzaamheden en werkzaamheden ten behoeve van de verbetering van de administratieve organisatie en het beheer. Om nu, onder genoemd voorbehoud, toch een beeld te geven van de situatie heb ik hieronder een staatje opgenomen van de gegevens per ministerie. Volgens de opgave van de ministeries omvat de thans reeds gerealiseerde uitbesteding 400 mensjaren.


6

Huidige stand van de uitbesteding van accountantswerkzaamheden departement december 1986 in mensjaren Buitenlandse Zaken Justitie Binnenlandse Zaken Onderwijs en Wetenschappen Financiën Defensie Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Verkeer en Waterstaat Economische Zaken Landbouw en Visserij Sociale Zaken en Werkgelegenheid Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

per

6 19 35 60 15 10 5 65 11 24 50 100' 400

' Dit heeft betrekking op de controle van de subsidievaststelling en de naleving van subsidievoorwaarden. Overigens heeft de Minister van WVC de gesubsidieerde instellingen voorgeschreven de jaarrekening te doen controleren door een openbare accountant. Hiermede zijn nog eens 300 mensjaren gemoeid.

Bovenop de huidige uitbesteding komt de voorgenomen uitbesteding, waarover nog weinig concrete informatie gegeven kan worden. Zoals ik in mijn brief van 27 februari 1987 aan de Kamer al heb aangegeven heb ik de indruk dat de in het kader van de besluitvorming over het rapport Peschar afgesproken 30% uitbesteding ten opzichte van de begrotingsformatie gehaald wordt. Mede gezien het feit dat er een commissie met een onafhankelijke voorzitter - de commissie Peschar II - is benoemd voor het begeleiden en toetsen en omdat deze plannen nog aan de orde zullen komen in het aanstaande reguliere begrotingsoverleg, kan ik nog geen details geven. Vooralsnog kan er uit de plannen worden opgemaakt dat er voor de komende jaren extra uitbestedingen zijn voorgenomen die oplopen tot ongeveer 300 mensjaren in 1990 voor alle ministeries. De begrotingsformatie (exclusief militairen en de Interne Accountantsdienst Rijksbelastingen) omvatte op 31 december 1986 949 plaatsen. Aangezien de uitbesteding deels gericht is op het opheffen van witte vlekken, dat wil zeggen op noodzakelijke werkzaamheden die nu nog niet verricht worden, is nog niet aan te geven wat de consequenties van de uitbesteding zullen zijn voor de begrotingsformatie in 1990. Verder is nog van belang dat er naar verwachting nog uitbesteding zal plaatsvinden van moeilijk vervulbare vacatures. Wat de criteria voor uitbesteding betreft kan ik U verwijzen naar het rapport van de werkgroep-Peschar (Peschar I) en de ministerraadsbesluitvorming daarover. Bij uitbesteding zal de nadruk liggen op piekwerkzaamheden, speciale deskundigheden, werkzaamheden met een incidenteel karakter en het opheffen van witte vlekken in de controle. Een randvoorwaarde bij uitbesteding is dat er een gevarieerd werkpakket blijft bestaan voor de medewerkers van de departementale accountantsdiensten. Als bijlage bij deze brief is gevoegd de procedure van uitbesteding, zoals die is overeengekomen in het I0DAD en door het kabinet vastgesteld op 27 februari jl. In de procedure is onder andere geregeld de concurrentiestelling en de contracttermijnen. De Minister van Financiën, H. 0. C. R. Ruding


7

Procedure uitbesteding 1. a. b. c.

Opdrachten worden als volgt onderscheiden naar omvang: > f 100000 per jaar (grote opdrachten); f 10000 tot f 100000 p.j. (middelgrote opdrachten); < f 10000 per jaar (kleine opdrachten).

2. Bij grote en middelgrote opdrachten worden drie kantoren uitgenodigd een offerte te doen tenzij door de uitbestedende instantie aannemelijk wordt gemaakt dat het wenselijk is van dit aantal af te wijken. Bij kleine opdrachten is concurrentiestelling niet zinvol. 3. In de precontractuele fase is de uitbestedende instantie gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV), dienen, zonodig aangevuld met bijzondere voorwaarden, van toepassing te worden verklaard. 4. Er dient een redelijke verhouding te bestaan tussen de schaal van het kantoor en de omvang van de opdracht. De middelgrote en kleine opdrachten zijn bij uitstek geschikt om andere dan de bekende grote kantoren aan bod te laten komen, waarbij in geval van opdrachten buiten Den Haag zo mogelijk gebruik gemaakt wordt van een plaatselijk kantoor. 5. De contractperiode bedraagt maximaal 5 jaar. Voor een nieuwe contractperiode moet de voorgeschreven uitbestedingsprocedure worden gevolgd. Uitbesteden aan de oude contractpartner is toegestaan, met inachtneming van het in dit punt bepaalde. Uiteraard kunnen taken die eerst uitbesteed waren na afloop van een contractperiode weer door de diensten zelf uitgevoerd worden. 6. Besluitvorming over uitbesteding vindt plaats in het departementale audit committee. De selectie van de contractpartner vindt plaats door het hoofd van de accountantsdienst. 7. Het eerste beoordelingscriterium bij het verstrekken van opdrachten aan openbare accountantskantoren is de vaktechnische kwaliteit, die door het kantoor geleverd kan worden. Daarbij zijn van belang de kwaliteitsbewakingsorganisatie van het kantoor, het vertrouwen dat men stelt in de leden van het team dat de opdracht zal gaan uitvoeren en de mate waarin de schaal van het kantoor aansluit bij de schaal van het te controleren object. 8. Bij gelijke kwaliteit van twee of meer kantoren is doorslaggevend het prijsniveau van de opdracht gezien op middellange termijn. Het vragen van een prijs(indicatie) voor een termijn van vijf jaar wordt ten sterkste aangeraden. 9. Bij het uitnodigen tot het doen van een offerte zal zo mogelijk ook een kantoor worden betrokken dat nog geen of slechts een gering aantal overheidsopdrachten heeft. 10. Nadat overeenstemming is bereikt over een uitbestedingscontract kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk een persbericht uitgeven. Het persbericht zal uitsluitend vermelden dat een bepaalde opdracht is verleend. In verband met de door de overheid na te streven openheid verdient het aanbeveling in elk geval van belangrijke contracten een persbericht uit te geven. 1 1. Het lODAD-secretariaat houdt het overzicht bij van alle overheidsopdrachten aan openbare accountantskantoren. 12. Daartoe dienen de departementen een opgave te doen van de reeds verstrekte opdrachten. Nieuwe opdrachten worden gemeld zodra ze verstrekt worden. 13. De volgende gegevens zijn van belang: - de aard van de opdracht (advieswerk, jaarrekeningcontrole, anderszins); - de omvang van de declaratie per opdracht per jaar; - de naam van het accountantskantoor; - de duur van de opdracht.


8

14. Het lODAD-secretariaat maakt halfjaarlijks een bijgewerkt overzicht. 15. De gegevens worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Op grond van artikel 4 sub i van de Wet Openbaarheid van Bestuur wordt aan derden geen informatie verstrekt over prijsopgaven. Ook bij uitbesteding dient het hoofd van de accountantsdienst de volledige verantwoording te dragen voor de controle-opdracht. Hiermee wordt bevestigd dat accountantscontrole een essentiële interne functie van de rijksoverheid is, die door de uitbesteding niet mag worden aangetast.


9

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Recommend Documents