tussenpersonen LUIK 2. Artiestencontracten. voorstel van contractbijlage

Goede afspraken tussen cultuur- en gemeenschapscentra en artiesten/tussenpersonen

L U IK 2

Artiestencontracten voorstel van contractbijlage

Hoe gebruik je deze brochure? Deze brochure vormt een ‘drieluik’:

LUIK 1

B R O C H U R E ‘ AR TI E STE N C O N TR A CTE N ’ Een handig en uitgebreid digitaal naslagwerk over het proces van contracteren met artiesten, van de onderhandeling tot de uiteindelijke formalisering in het contract, doorspekt met ‘verdiepingen’, tips, praktijkvoorbeelden en aandachtspunten.

LUIK 2

SPIEKBRIEFJE ARTIESTENCONTRACTEN Een bruikbare checklist met belangrijke elementen waar je bij het sluiten van contracten met artiesten/tussenpersonen best aan denkt. Meer uitleg en voorstellen van concrete formulering vind je dan in de brochure ‘Artiestencontracten’ (luik 1) en het voorstel van contractbijlage (luik 2).

Deze brochure is opgevat als een digitaal instrument, waar u kan uithalen wat voor u van belang is. De inhoudstafel en het handige doorkliksysteem zullen u daarbij helpen. U kan de brochure even goed uitprinten om er als een boekje in te bladeren, weet dan wel dat bepaalde aanvullende informatie achter verborgen hyperlinks verscholen zit. De meest actuele versie van dit drieluik is steeds te vinden op de websites van VVC en LOCUS.

2 V V C & L O C U S

bepaalde aspecten, naar gelang van de eigen specifieke situatie, dwingender mee te nemen

in de onderhandelingen. De cursieve gedeeltes kunnen aangepast/ingevuld worden in functie van de eigen specifieke context en wensen. Let op: partij 1 is de organisator. Partij 2 is de artiest / het gezelschap / de tussenpersoon / ...

V O O R STE L VAN C O N TR AC T BI J LA GE Een lijst van mogelijke clausules rond een aantal (wettelijke) aspecten (die meer uitgebreid in de brochure ‘Artiestencontracten’ (luik 1) aan bod komen). Dit kan eventueel een voorzet bieden om 'algemene voorwaarden van het cultuur- of gemeenschapscentrum' uit te werken.

LUIK 3

VOORAF

Dit is geen ‘model’, maar een voorzet om

Inhoud 4 4 5 5 6 7 8 9 10 11 11

:

Gage of partage Technische benodigdheden Gastvrij onthaal Afwezigheid van werkgeversgezag Auteursrechten BTW Bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten Geluidsnormen Contractbreuk en overmacht Materiële schade en verzekeringen Geschillen

3 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N VOORSTEL CONTRACTBIJLAGE

Gage of partage

Gastvrij onthaal

Een eventuele partage wordt berekend op de nettorecette. De nettorecette wordt bekomen door van de brutorecette (inkomsten uit de ticketverkoop [exclusief BTW / exclusief administratieve kost / exclusief reserveringskost / ...] ) volgende kosten in mindering te brengen: [ - (bepaalde) technische kosten (huur piano, huur PA, …) - (bepaalde) verplaatsings- en verblijfsonkosten (vervoer, catering, hotel, …) - Auteursrechten - Commissie tussenpersoon - (bepaalde) zaalkosten (administratie, energie, onderhoud, personeel, …) -…]

Partij 2 bezorgt de hospitality rider uiterlijk op het moment van de contractsluiting aan partij 1. Als dit het geval is, dan maakt de hospitality rider integraal deel uit van het contract.

[De uitkoopsom / het partagedeel voor partij 2] is [inclusief/exclusief] BTW en dekt volgende uitgaven: [- reis- en transport - catering - hotel - …]

Indien de hospitality rider bij ondertekening van het contract niet ter beschikking werd gesteld [alternatief]: _ [dan zullen eventuele extra kosten die uit de rider zouden blijken het voorwerp uitmaken van nieuwe onderhandelingen.] _ [zullen alle meerkosten naar aanleiding van de bepalingen opgenomen in de rider verrekend worden met de uitkoopsom.] _ … De volgende eisen kunnen niet het voorwerp uitmaken van de hospitality rider: [sterke drank/sigaretten/krasbiljetten/…]. Indien door partij 1 een ‘per diem’ ter beschikking wordt gesteld, wordt er geen catering voorzien.

Technische benodigdheden

Afwezigheid van werkgeversgezag

Partij 1 bezorgt de technische fiche van de zaal uiterlijk op het moment van de boeking aan partij 2.

Noch partij 2, noch eenieder op wie deze een beroep doet in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, is een ondergeschikte van partij 1.

Partij 2 bezorgt de technische fiche van de productie uiterlijk op het moment van de contractsluiting aan partij 1. Als dit het geval is, dan maakt de technische fiche integraal deel uit van het contract. Indien de technische fiche bij ondertekening van het contract niet ter beschikking werd gesteld [alternatief]: _ [dan zullen eventuele extra technische kosten die uit de fiche zouden blijken het voorwerp uitmaken van nieuwe onderhandelingen.] _ [kan partij 1 er, bij gebrek aan tegenbericht, op vertrouwen dat het aanwezige technische materiaal, personeel, … zoals aangegeven op de technische fiche van de zaal, volstaat. Tenzij mits uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming neemt partij 1 geen extra technische kosten voor zijn rekening.] _ [zullen alle meerkosten naar aanleiding van de bepalingen opgenomen in de technische fiche van de productie verrekend worden met de uitkoopsom.] _ …

4 V V C & L O C U S

5 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N VOORSTEL CONTRACTBIJLAGE

Auteursrechten

BTW

Partij 2 dient de nodige toestemmingen voor het gebruik van bestaande werken met auteursrechtelijke bescherming te bekomen.

De Belgische BTW-wetgeving is van toepassing, ook als het contract een uitvoerende artistieke prestatie in België van een buitenlandse artiest/een buitenlands gezelschap tot voorwerp heeft.

Partij 2 is in alle geval verplicht om, uiterlijk op het moment van de contractsluiting, de volgende informatie op te geven: _ [Wie kan er aanspraak maken op auteursrechten? _ Wat zijn de tarieven/percentages? _ Wie zijn de inningsmaatschappijen? _ …] Indien er contractuele bepalingen opgenomen worden rond de inning/betaling van auteursrechten, gaat partij 1 ervan uit dat partij 2 gemachtigd is om deze afspraken af te sluiten. Als er naar aanleiding van de voorstelling/het concert, voorwerp van de overeenkomst, toch derden zijn die aanspraak maken op auteursrechten, zonder dat partij 2 dit heeft aangegeven, zal het opgeëiste bedrag ingehouden worden op de betaling aan partij 2. Indien de betaling reeds gebeurde, verbindt partij 2 zich ertoe om de door derden opgeëiste auteursrechten terug te storten. Als de auteursrechthebbende(n) niet aangesloten is/zijn bij een beheersvennootschap zal partij 1, conform de geldende Belgische regelgeving, een roerende voorheffing van 15% inhouden en rechtstreeks doorstorten aan de Belgische fiscus, tenzij de auteursrechten verschuldigd zijn en betaald worden aan een Belgische vennootschap.

Uiterlijk op het moment van de contractsluiting geeft partij 2 aan aan welk Belgisch BTW-regime de uitvoerende artistieke prestatie onderworpen is: vrijstelling (art. 44, §2, 8° BTW-wetboek) of 6% (Tabel A, XXIX.2 bijlage bij KB nr. 20). Dit BTW-regime wordt in het contract zelf opgenomen.

Belgische artiest/gezelschap Partij 2 verbindt zich ertoe het geldende BTW-regime en desgevallend het Belgische BTW-nummer duidelijk en ondubbelzinnig op de factuur te vermelden.

Buitenlandse artiest/gezelschap 1. Kiest de buitenlandse artiest/gezelschap voor BTW-vrijstelling, dan verbindt partij 2 zich ertoe de volgende tekst duidelijk en ondubbelzinnig, in het Nederlands en het Engels, op de factuur op te nemen: NL: “- Belgische BTW van toepassing, te voldoen door medecontractant, Art. 44 EU richtlijn. - Vrijstelling van Belgische BTW conform Art. 44§ 2 8° van het Belgische BTW Wetboek en Info 18.07.2006/01” ENG: “- Belgian VAT to be paid by co-contractor, referring to Art. 44 of EU Directive. - Exoneration of Belgian VAT in accordance to Art. 44§ 2 8° of the Belgian Code of VAT and Info 18.07.2006/01” 2. Is het BTW-tarief van 6% van toepassing, dan verbindt partij 2 zich ertoe, naast desgevallend het Belgische BTW-nummer, de volgende tekst duidelijk en ondubbelzinnig, in het Nederlands en het Engels, op de factuur op te nemen: NL: “Belgische BTW van toepassing, te voldoen door medecontractant, Art. 44 EU richtlijn.” ENG: “Belgian VAT to be paid by co-contractor, referring to Art. 44 of EU Directive” 3. Als de buitenlandse artiest/gezelschap niet over een Belgisch BTW-nummer beschikt, dan stort partij 1 het eventueel verschuldigde BTW-bedrag rechtstreeks door aan de Belgische fiscus. Heeft partij 1 zelf geen Belgisch BTW-nummer, dan gebeurt dit via een bijzondere BTW-aangifte.

6 V V C & L O C U S

7 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N VOORSTEL CONTRACTBIJLAGE

Bedrijfsvoorheffing buitenlandse artiesten

Geluidsnormen

Deze clausule is van toepassing in geval het contract gesloten wordt met niet-Belgische artiesten of een niet-Belgisch gezelschap, die dus niet in België aan de inkomstenbelasting onderworpen zijn.

Partij 2 kent de op grond van de wettelijke reglementering geldende geluidsnormen en is steeds verantwoordelijk voor de correcte toepassing ervan.

Beide partijen doen de nodige inspanningen om een vrijstelling van Belgische bedrijfsvoorheffing te bekomen op basis van een voorafgaand akkoord. Partij 2 is in alle gevallen verplicht om de volgende informatie op te nemen in het contract: _ Aantal podiumartiesten _ Aantal podiumartiesten die in het buitenland wonen & opgave van de woonplaats _ In geval van een gezelschap of andere rechtspersoon: _ Vestigingsplaats _ Officieel adres & vertegenwoordiger _ BTW-nummer of elk andere officieel registratienummer _ Opgave of het gezelschap aanzienlijk gesubsidieerd wordt Partij 2 bezorgt uiterlijk [6 weken (42 dagen) / …] voorafgaand aan de voorstelling of het concert de gegevens/documenten die partij 1 opvraagt, teneinde deze laatste in staat te stellen om de nodige vrijstellingen aan te vragen. Het kan gaan om onder meer volgende documenten/gegevens (niet limitatief): _ Kopie identiteitskaart _ Bewijs van woonplaats _ Formulier A1 ‘loontrekkende’ _ Verklaring op eer van de buitenlandse artiest inzake inkomen in België / verblijfsdagen in België / … in het jaar van optreden. _ Bewijs dat een aanzienlijk deel van de werkingskosten van het buitenlandse gezelschap (voor Nederland minimaal 30%) gesubsidieerd is door de overheid (uittreksel uit begroting, lijst waarop gesubsidieerde organisaties vermeld worden, …). _ … Indien deze gegevens/documenten niet uiterlijk [6 weken (42 dagen) / …] voor de voorstelling of het concert aan partij 1 bezorgd zijn, is partij 1 niet in staat om de nodige vrijstellingen aan te vragen, en zal hij, overeenkomstig de geldende Belgische regelgeving, het bedrag van de buitenlandse bedrijfsvoorheffing inhouden op de betaling aan partij 2, en rechtstreeks doorstorten aan de Belgische fiscus.

Als in het centrum muziek elektronisch versterkt wordt, zijn de volgende categorieën van geluidsnormen van toepassing: • Het maximaal geluidsniveau situeert zich tussen 85 dB(A) LAeq,15min en 95 dB(A) LAeq,15min. In dit geval is het centrum verplicht metingen te doen ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Er mag getoetst worden aan 102 dB(A) LAmax,slow. • Het geluidsniveau is hoger dan 95 dB(A) LAeq,15min en bedraagt maximaal 100 dB(A) LAeq,60min. In dit geval is het centrum verplicht metingen en registraties te doen ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Er mag getoetst worden aan 102 dB(A) LAeq,15min. Partij 1 moet gratis oordopjes ter beschikking stellen van het publiek. • Een hoger geluidsniveau dan 100 dB(A) LAeq,60min. is in geen enkel geval toegestaan. Uiterlijk op het moment van contractsluiting verschaft partij 2 aan partij 1 de reden en de motivering voor een eventueel noodzakelijke toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen. Partij 1 verschaft uiterlijk op het moment van contractsluiting aan partij 2 steeds correcte informatie over het al dan niet aanwezig zijn van een milieuvergunning Klasse 2 en de lokalen die hieronder vallen. Partij 1 meet het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) ter hoogte van een representatieve meetplaats. In geval van overschrijding van de geldende geluidsnormen zijn gebeurlijke boetes ten laste van partij 2. Deze laatste verbindt zich ertoe om partij 1 te vrijwaren voor eventuele schadevorderingen die ingesteld worden ten aanzien van partij 1 naar aanleiding van schade opgelopen door derde partijen die een gevolg zijn van het niet naleven van de geldende geluidsnormen. Als er door de bevoegde instantie gevraagd wordt om het geluidsniveau te verlagen zal partij 2 hier onmiddellijk gevolg aan geven. Als de geldende geluidsnormen herhaaldelijk worden overschreden, dan heeft partij 1 na een eerste verwittiging het recht om de activiteit stop te zetten en de volledige of een gedeelte van de vergoeding te ontzeggen aan partij 2.

Ook als de vrijstelling niet verkregen is, zal partij 1, overeenkomstig de geldende Belgische regelgeving, het bedrag van de buitenlandse bedrijfsvoorheffing inhouden op de betaling aan partij 2, en rechtstreeks doorstorten aan de Belgische fiscus. Partij 1 verbindt zich ertoe steeds een attest betreffende de betaling van de bedrijfsvoorheffing op te vragen en zo snel mogelijk aan partij 2 te bezorgen, teneinde dubbele belasting in het land van herkomst te vermijden.

8 V V C & L O C U S

9 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N VOORSTEL CONTRACTBIJLAGE

Contractbreuk en overmacht

Materiële schade en verzekeringen

In geval van contractuele wanprestatie zal de in gebreke blijvende partij gehouden zijn een schadevergoeding gelijk aan [bepaald bedrag/ helft van de uitkoopsom/…] te betalen aan de medecontractant, onverminderd het recht om een hogere schadevergoeding te vorderen indien op basis van het gemeen recht een grotere schade bewezen kan worden.

Beide partijen staan in voor de daad of nalatigheid van de personen die zij bezigen. Partij 1 verklaart een degelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te hebben afgesloten (ook voor vrijwilligers) voor de inrichting van podiumvoorstellingen, inclusief de objectieve aansprakelijkheid in geval van brand en ontploffing. Partij 2 zorgt dat zijn burgerlijke aansprakelijkheid, alsook die van de personen op wie hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst een beroep doet, afdoende verzekerd is.

Er is geen contractuele wanprestatie als er zich een situatie van overmacht voordoet. De contractspartij die zich hierop beroept, moet dit onmiddellijk en langs de snelst mogelijke weg aan de medecontractant meedelen, en het bewijs hiervan leveren. Er is enkel sprake van overmacht als de contractuele verbintenis onmogelijk nog kan uitgevoerd worden ten gevolge van een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis of omstandigheid die niet te wijten is aan de contractspartij die zich op overmacht beroept. Indien het optreden wegens overmacht helemaal niet kan doorgaan, zullen contractspartijen in onderling overleg beslissen of de voorstelling op een andere datum kan doorgaan. Geldig ingeroepen en bewezen overmacht [alternatief]: _ [doet geen recht op schadevergoeding ontstaan in hoofde van één van de contractspartijen] _ [doet het recht ontstaan in hoofde van de medecontractant op vergoeding van reeds gemaakte en bewezen onkosten naar aanleiding van de uitvoering van de overeenkomst] _ …

Partij 1 zorgt voor de nodige vergunningen en verifieert dat het gebouw waarbinnen de voorstelling plaatsvindt afdoende gedekt is door een polis brandverzekering (partij 1 gaat na of er al dan niet afstand van verhaal geldt tegenover partij 2). Partij 1 is niet aansprakelijk voor schade die toegebracht wordt door derden aan instrumenten, geluid- en lichtinstallatie, kledij, attributen, enz. van de groep/artiest, alsook de ontvreemding hiervan, tenzij is aangetoond dat hij niet de nodige maatregelen heeft genomen die van een goed huisvader mogen worden verwacht om zulke schade of ontvreemding te vermijden. Partij 2 is afdoende verzekerd voor zijn aansprakelijkheid wegens schade aangebracht aan de zalen, technische uitrusting, andere voorwerpen ter beschikking gesteld door partij 1. Ongevallen ontstaan uit gebrekkig materiaal van het podium, locatie of technische installatie voorzien door partij 1 vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Partij 1 zorgt dat hij hiervoor afdoende is verzekerd. De artiest houdt zich dienaangaande aan de veiligheidsvoorschriften die de organisator hanteert. De artiest is verantwoordelijk voor ongevallen in het publiek of schade aan goederen van partij 1 of de zaal door hemzelf veroorzaakt, en zorgt dat hij hiervoor afdoende is verzekerd.

Geschillen Het Belgisch recht is van toepassing op alle geschillen die voortspruiten uit dit contract. De rechtbanken en hoven van [vestigingsplaats organisator] zijn bevoegd om kennis te nemen van bovenvermelde geschillen.

10 V V C & L O C U S

11 A R T I E S T E N C O N T R A C T E N VOORSTEL CONTRACTBIJLAGE

Een publicatie van:

Vereniging Vlaamse Cultuur- en gemeenschapscentra vzw Gallaitstraat 86 bus23 |1030 Brussel T 02 201 17 07 | F 02 201 07 19 www.cultuurcentra.be | [email protected]

Steunpunt voor Lokaal Cultuurbeleid vzw Priemstraat 51 | 1000 Brussel T 02 213 10 40 | F 02 213 10 39 www.locusnet.be | [email protected]