Tussenevaluatie gemeente Weert

    Tussenevaluatie gemeente Weert   

Facilitering gemeente Weert van Weert 600 jaar stad      Inleiding  In 2014 vieren we dat Weert in het jaar 1414, 600 jaar geleden, marktrechten verwierf. Hiervoor  is  de  stichting Weert 600 jaar stad opgericht die een jubileumprogramma heeft samengesteld, bestaande uit 34  geprioriteerde evenementen.   In de raadsvergadering van 26 juni 2013 heeft de raad unaniem een motie aanvaard om invulling te geven aan  het ruimhartig faciliteren van de W600 evenementen door de gemeente.  In deze notitie brengen we een tussenevaluatie uit over wat de uitvoering van deze motie tot nu toe voor de  gemeente heeft betekend v.w.b. extra personeel alsook materieel en financieel gezien.  Deze evaluatie heeft betrekking op de periode 1 januari 2014 tot en met 30 juni 2014 en is bedoeld om de  gemeenteraad van Weert te informeren.  Deze vormt een aanvulling  op de eigen evaluatie over dezelfde periode zoals door de stichting Weert 600 jaar  stad is opgesteld.  In onderhavige evaluatie beperken we ons dus tot puur en alleen de gemeentelijke inbreng .    Doelstelling W600  Het jubileumjaar 2014 is voor de gemeente een belangrijk jaar. Het thema W600 speelt een jaar lang een grote  rol in de stad, maar zeker ook daarbuiten. Het jubileum van de stad wordt aangegrepen om diverse  evenementen te organiseren en om Weert op een gunstige manier in de schijnwerpers te plaatsen.  De positieve spin‐off die het jubileumjaar biedt, heeft niet alleen in 2014 maar zeker ook in de jaren daarna  effect. Het is véél meer dan het vieren van een feest. Het gaat immers om het versterken van de economie, het  gunstig beïnvloeden van het vestigingsklimaat, het versterken van het verenigingsleven en het vergroten van  de trots van de Weerteraren op hun stad.  De doelen vanuit deze doelstelling zullen door de stichting W600 zelf worden geëvalueerd en zij zullen hierover  aan de gemeenteraad rapporteren.     Organisatie  In deze tussenevaluatie zoemen we in op die organisatieonderdelen waar de gemeente actief bij betrokken is.    Algemeen  De organisatie rondom W600 heeft zich de afgelopen 9 maanden verder gevormd en is ook qua structuur en  werkwijze aangepast aan de verschillende fasen die het project W600 doormaakt. Zo is voor het onderdeel  evenementencoördinatie gestart met een algeheel evenementencoördinator met daaronder coördinatoren op  de 6 thema’s   Historie & Traditie,    Paardenstad,    Sportstad,    Kennis, opleiding en bedrijf,    Kunst, cultuur, muziek en genieten en    Groen, toerisme en recreatie  De noodzaak van thema coördinatoren is door de verdere professionalisering van de werkorganisatie  (sponsorwerver, MOIW team, CMWeert) stapsgewijs afgenomen. De centrale coördinatie W600 ligt  momenteel bij een compact projectteam.       TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

1 

      Bestuur stichting W600  Het bestuur van de stichting W600 bestaat uit 5 personen. De burgemeester is voorzitter en boegbeeld van de  stichting W600. De stichting wordt strategisch ondersteund door de projectmanager W600 en secretarieel  ondersteund door een secretarieel medewerker (agendering, verslaglegging, bestuur informatie, informatie‐ stromen, facturering e.d.). Na de besluitvorming door de raad op 26 juni 2013 is deze facilitering voor rekening  van de gemeente Weert gekomen. Dit leidt niet tot extra personele kosten in de gemeentebegroting.  De projectmanager W600 neemt als adviseur deel aan de vergadering en bereidt alle vergaderstukken en  beslisdocumenten voor. De portefeuillehouder evenementen van de gemeente Weert fungeert als adviseur  van het bestuur W600 en is op basis van de relevante agendapunten aanwezig bij vergaderingen.  Het stichtingsbestuur is eindverantwoordelijk voor een goed verloop van het totale project W600.   De stichting W600 voert niet uit maar draagt de uitvoering op aan organisatoren. Voorwaarde hierbij is dat de  organisatoren een entiteit zijn (vereniging, stichting). Het bestuur W600 beoordeelt de evenementen.   De stichting beoordeelt de evenementen en kent een bijdrage toe op basis van projectplannen en begroting.  De stichting organiseert tevens de sponsorwerving (uitvoering Blue Thought Advisory), subsidieaanvragen bij  provincie en fondsen (programmamanager W600), de communicatie en promotie (MOIW team) en de  programmering en evenement coördinatie (CMWeert). De projectleider van de werkgroep Overheid stemt de  gemeentelijke facilitering af binnen het projectteam W600.    Organogram 

  Projectteam  De samenstelling van het projectteam W600 (zie organogram) bestaat uit 6 personen. Naast Sonja Blok is  CMWeert ook vertegenwoordigd door de PO Programmering (Joyce Schotanus). Dit team is verantwoordelijk  voor de integrale afstemming van de evenementuitvoering (tactisch en operationeel). Het projectteam  vergadert wekelijks over operationele zaken en maandelijks over meer tactisch strategische zaken.    Werkgroep PR & Communicatie  Deze werkgroep bestaat uit de 3 MOIW‐bureaus die zich o.a. vanuit de Met Ons In Weert aanpak, aan W600  hebben verbonden. De projectleider Stadspromotie, Marketing en Communicatie W600 is Liset Spreuwenberg.  Hun taken zijn o.a.:   Redactionele artikelen/filmpjes/persberichten ontwikkelen voor evenementen;   Persberichten doorzetten op de W600 kanalen;   Evenement zo uitgebreid mogelijk opnemen in media uitingen   Beheren W600 website 

TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

 

2 

     Meedenken met de organisator van een evenement over Pr en Communicatie    Evenementen actief faciliteren met ontwerpen communicatiemateriaal   Zij stemmen eens per week af.    Werkgroep Overheid W600  De werkgroep overheid bestaat uit vertegenwoordigers van gemeente, brandweer, politie, GHOR en  centrummanagement Weert. Namens de gemeente hebben hierin zitting de vakdisciplines:   Vergunningverlening            Evenementenondersteuning facilitair    Verkeer             Stadstoezicht         Milieu           Zij komen eens per 2 weken bijeen.    Bestuurlijk portefeuillehouder W600  Voor de ondersteuning van W600 is in oktober 2013 een officiële projectmelding intern gedaan. Daarin is  voorgesteld om te komen tot een aparte portefeuillehouder W600 specifiek voor alles met betrekking tot de  inzet en ondersteuning vanuit de gemeente ten behoeve van W600 evenementen. Deze functie wordt door  wethouder H. Litjens vervuld. De projectleider Overheid W600 stemt periodiek met de portefeuillehouder af.    W600 evenementen/activiteiten  Op basis van een ideeënmarkt heeft het bestuur van de stichting W600, op basis van voorstellen van het  projectteam en thema coördinatoren, een jubileumprogramma vastgesteld. Het bestuur van de stichting W600  heeft uiteindelijk 34 evenementen W600 benoemd. Alleen deze 34 evenementen mogen rekenen op een  personele en facilitaire ondersteuning door de gemeente Weert.    Plaatsgevonden evenementen uit de lijst van 34 tot nu toe    Datum  Evenement  Organisator 01‐01‐‘14  Opening Jubileumjaar CMW 15‐03  Paarden‐ en Jaarmarkt Stg. Fokaarden Weert  15‐03  Weert Bakt  VVV Weert 15/16‐03  75 jaar Aldenborgh  Stg. De Aldenborgh 5/6‐04‐  NK zwemmend redden Reddingsbrigade Weert  12‐04‐  Zwemsportdag beperking Zwembad IJzeren Man  2/3‐05  De Legende Rogstaekers VV De Rogstaekers 9‐5/29‐6  Art Spectrum kustexpo Stg. Art Spectrum 10/11‐05  Middeleeuwse Markt Stadsgilde St. Catharina   11‐05  Krönungsmesse  Groot Martinuskoor 11‐05  De Verjaardag W600  Gemeente 11‐05  Historische optocht  EMM 16/18‐05  NK Stadstriathlon  Stg. Total Sports 31‐05/01‐06  Pony‐ en Paardenwedstrijden Ponyclub Laar 09‐06  Langste ontbijttafel  De Kiwanis 12/15‐06  Muziek, Dans en Proms CMW 15‐06  Koetsentocht  Het Vurig Span 20/22‐06  Charity Cup/ Open Crossmoor G‐ en C‐club Crossmoor  16/20‐06  Provisus brengt Dali  Munttheater en Rick  21/22‐06  NK Handboog outdoor STIPOH 22‐06  Bloem van Weert  TWC Weert 29‐06  Soul‐ en Latin Night  Nelissen Holding BV Loopt tot 14‐07  Ku+ Cu thema W600  Rick TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

3 

 

    Facilitering evenementen  Algemeen uitgangspunt is dat projecten en evenementen door de afzonderlijke organisaties, verenigingen of  stichtingen met een eigen rechtspersoon worden georganiseerd: “De organisator organiseert”. Voor specifieke  evenementen waar geen (externe) organisator voor beschikbaar is, heeft de stichting W600 de organisatie  opgedragen aan Centrummanagement Weert (CMW).   Op basis van het besluit van het college van B&W van 7 januari 2014 worden vierendertig W600 evenementen  gefaciliteerd (personeel en materieel) door de gemeente. Dit is vastgelegd in de notitie “Facilitering en  dienstverlening vanuit de gemeente t.b.v. de viering van Weert 600 jaar stad in 2014”   Hieraan ligt een raadsbrede in de vergadering van 26 juni 2013 aangenomen motie ten grondslag.    Overzicht vormen van facilitering door de gemeente Inzetten projectmanager W600   Inzetten secretariële ondersteuning bestuur W600 Inzetten coördinator PR&COM werkgroep W600 Inzetten projectleider overheid W600  Inhuren gespecialiseerd verkeersbureau voor grotere evenementen Verkeerskundig advies bij kleine evenementen Ondersteunen vergunningaanvrager en aanvragen voorvarend afhandelen Gratis e‐learning evenementenverkeersregelaars als collectief voor pool W600 Inzet van professioneel coördinator/ondersteuners evenementenverkeersregelaar bij grote evenementen Gratis beschikbaar stellen van verkeersborden, dranghekken, evenementencontainer, vlaggen/‐masten,  cross‐urinoirs e.d.   Gratis brengen en halen van de grotere materialen Waar nodig leveren van extra handjes voor het mee helpen plaatsen en opruimen van geleverde  materialen  Tijdelijke aanpassingen in de openbare ruimte tbv evenementen  Deels verplaatsen weekmarkt  Inzet van Walking Bins bij afvalinzameling  Schoonmaak en herstel na afloop van alle grote evenementen Inzet van BOA´s bij grotere evenementen  Inhuren van externe BOA’s indien capaciteit stadstoezicht te beperkt is Beheer en uitgifte PR alle artikelen W600 vanaf magazijn gemeentewerf Gratis gebruik stroomkasten gemeente  Accepteren gederfde parkeerinkomsten door gebruik van parkeerplaatsen voor enkele evenementen  Gratis kortstondig beschikbaar stellen van ruimten in (lege) stadhuis Beekstraat voor organisatoren  Regelen pager voor OvD‐Evenementen tbv CoPI Coördineren inzet EHBO  Coördineren inzet beveiliging  Eventueel organisatoren laten meeliften met overeenkomsten gemeente Inzet uitkeringsgerechtigden als extra handjes Hand‐ en spandiensten in openbare ruimte tbv CMW als bijzondere organisator van enkele evenementen  W600    De coördinatie m.b.t. de facilitering vanuit de gemeente is in handen van de projectleider Overheid W600. Hij  wordt bijgestaan door de leden van de werkgroep Overheid W600.   

Algemene ervaringen tot nu toe   De gemeente is met diverse ambtelijke disciplines actief in de werkorganisatie van W600 betrokken. Een  actieve en deels coördinerende rol vanuit de gemeente bij dit soort evenementen is onontbeerlijk.   Bij organisatoren van evenementen leefde in het begin heel sterk de opvatting “het is toch een feestje van  de gemeente”, hierdoor ging men er als bijna vanzelfsprekend van uit dat tal van zaken door de gemeente   TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

4 

  

    





      zouden worden uitgevoerd. Zonder de kwaliteit van het evenement aan te hoeven tasten hebben we dit  kunnen bijstellen.  Doordat organisatoren met bepaalde kosten geen of onvoldoende rekening hadden gehouden, moesten er  creatieve oplossingen worden gezocht om het daardoor ontstane financieel tekort in hun begroting op te  vangen.  Tussen evenementen en organisatoren van evenementen zitten grote verschillen, kwalitatief en  kwantitatief. Vele evenementen lopen gesmeerd, anderen vragen om coördinatie en sturing. Dit had bij  enkele evenementen het extra bijspringen vanuit de programma en evenement coördinatie en/of vanuit de  gemeente. Hierdoor konden de evenementen op het juiste niveau worden gebracht.  Het centraal voor alle W600 evenementen coördineren van huren van materialen, inzet van EHBO, inzet van  vrijwilligers, inzet van PR materiaal e.d. heeft naast efficiency en kwaliteit tot een kostenreductie geleid.  Doordat CMWeert naast de rol van uitvoeringsorganisatie W600 en programma management ook de rol  moet vervullen van centrummanagement, en organisator van enkele W600 evenementen is de werkdruk  lange tijd extreem hoog geweest en zijn kerntaken van CMWeert op de achtergrond geraakt.  Bij grote evenementen bleek het werken met een calamiteitenteam vanuit gemeente en/of Risse‐bedrijven  cruciaal om verrassingen op de dag van het evenement snel op te kunnen lossen.   Alle evenementen tot nu toe zijn geslaagd! Ze konden bijna allemaal op prima weer rekenen. Alleen de 1e  dag Middeleeuwse Markt verregende maar dit werd door de 2e dag ruimschoots gecompenseerd.  Door de toename van het aantal en van de grootte van evenementen in het jubileumjaar Reguliere  evenementen, W600 evenementen en nieuwe / autonome evenementen is de afdeling Vergunning  Toezicht en Handhaving van de gemeente onder zware druk komen te staan. Hierdoor zijn evenementen  vergunningen vaak pas laat en in een enkel geval niet verleend.  Om organisatoren van evenementen beter met de omwonenden, bewoners en de ondernemers te laten  communiceren over de inhoud en gevolgen van een evenement heeft de gemeente gaandeweg besloten  om hierin ondersteuning te bieden. Voor het informeren van de bewoners in de binnenstad heeft dit tot  een samenwerkingsverband geleid met de stichting Bewonersorganisatie Binnenstad (BOB). De conclusie is  te rechtvaardigen dat dit een gemeentelijke taak dient te zijn.  Alhoewel de schriftelijk en digitale informatie over de W600 evenementen richting ondernemers in de  binnenstad ruimschoots is, blijft het plenair overleg met straatvertegenwoordigers en  branchevertegenwoordigers qua deelname van hun kant mager. 

  Financiën    Verleende raadskredieten aan stichting W600  In totaal heeft de gemeenteraad een gemeentelijke bijdrage (raadskrediet) aan de stichting W600 toegekend  van totaal € 450.000,‐ toegekend.     Raadsbesluiten   Bedrag juni 2012 voorbereidingskrediet  €  85.000,‐ 12 december 2012 garantiestellingskrediet voor Legende van de Rogstaekers en NK  .   73.000,‐ Stadstriathlon  26 juni 2013 aanvullend raadskrediet uitvoering jubileumprogramma  .  292.000,‐ Totaal  € 450.000,‐   Extra bijdragen aan W600 evenementen.  Naar aanleiding van het raadsbesluit van 26 juni 2013 (zilveren variant, gemeentelijke bijdrage € 450.000,‐)  heeft de stichting W600 keuzen moeten maken en uiteindelijk zijn op basis van begrotingen totaal vierendertig  W600 evenementen mogelijk geworden.          TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

5 

      Omdat onderdelen als reguliere zaken voor de gemeente te beschouwen zijn, heeft de gemeente na overleg  met de stichting W600 deze kosten overgenomen. Dergelijke kosten zouden normaliter ook op het conto van  de gemeente zijn gekomen. Het betreft de volgende kosten:    Kostensoort  Bedrag MKB Weerterlandprijs (budget economische structuurversterking en promotie) €   5.000,‐ NK Handboogschieten (budget subsidie sport) .    3.000,‐ Meerjarige mediadeal L1 (budget economische structuurversterking en promotie) .  20.000,‐ Accountantskosten jaarrekening (facilitering stichting W600 door gemeente) .    5.000,‐ W600 aandenkens voor sponsoren e.d. (budget representatie) .    1.000,‐ Extra Jubileum pagina’s MOIW‐blad (budget MOIW) .    4.000,‐ Extra programmering boven op de expositie (kunstenaarsuitwisseling) Art Spectrum  .  12.700,‐ Verkeersmaatregelen NK Stadstriathlon   .    1.200,‐ Extra muziekuitvoering opening stadhuis (Muziek‐, Dans‐ en Proms) .    7.500,‐ Crowd management bij de De Legende   .    8.000,‐ Totaal  € 66.700,‐   Kosten van representatie van de gemeente tijdens bijzondere W600 evenementen  Tot de kroonjuwelen uit het jubileumprogramma W600 behoren enkele evenementen waarbij de gemeente   de representatie en gastvrijheid van de stad nadrukkelijk tot uitdrukking wil brengen. Dergelijke onderdelen   zouden normaliter ook door de gemeente zijn opgepakt. Het betreft de volgende kosten:    Kostensoort  Bedrag  Opening Chinese kunstexpositie Art Spectrum € 10.000,‐  Vlaggenparade en ontvangst gasten NK Stadstriathlon .    3.000,‐ *  Ontvangst gasten Verjaardag W600 en aankleding kerk .    5.000,‐ *  Totaal  € 18.000,‐  * begroot bedrag    Extra kosten project Art Spectrum  Het project Art Spectrum is met financiële tegenvallers geconfronteerd. Met name als gevolg van extra huis‐  vestingskosten. Hieraan heeft de gemeente een extra bijdrage toegekend van € 15.000,‐. Tevens is hiervoor   een bijdrage van de provincie Limburg van € 10.000,‐ gevraagd en deze is toegezegd.    Financiële garantstelling  Voor enkele evenementen uit de lijst van 34 evenementen is een financiële garantstelling vooraf in het  verschiet gesteld. Deze garantstelling treedt enkel in werking wanneer er sprake is van een vooraf niet te  voorziene gebeurtenis, waarvan de negatieve financiële gevolgen voor een evenement dusdanig zijn dat deze  gevolgen naar het oordeel van het college van B&W niet (volledig) voor rekening van de organisator van het  evenement dient te blijven.    Evenement  Garantstellingsbedrag SUPER 5  €  5.000,‐  Feesttent EMM Verjaardag en Nacht van Johnny Hoes .   5.000,‐  Totaal  € 10.000,‐             

TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

6 

      Communicatie W600 en MOIW  Het totale budget voor alle communicatie en media inkoop rond W600 is begroot op € 118.570,‐. Een aantal  kosten van stadspromotie gaan hand in hand met de activiteiten van W600. Gekozen is voor een geïntegreerde  aanpak van W600 en MOIW met als doel een zo groot mogelijk resultaat te bereiken.  Daardoor kan € 45.000,‐ uit het stadspromotiebudget van de gemeente Weert (aflopend krediet per 1‐1‐2015)  worden samengevoegd met € 118.570,‐ vanuit de stichting W600.  Van dit totaal bedrag besteden we € 96.000,‐ aan communicatie en promotie. Dit bevat zowel algehele  stadspromotie als evenementenpromotie. Denk dan aan stadsaankleding, posters, flyers, ballonnen, kroontjes,  website, social media, kleding, artikelen, productie radio en tv‐commercials, placemats horeca etc.).  Het resterende bedrag van € 67.570,‐ zetten we in voor media inkoop: Advertenties en advertorials in kranten,  tv, radio en online, advertorials en de W600 talkshow.    Personeel en materiaal gemeente alsmede inhuur extern  Bij de inzet van personeel dient de kanttekening gemaakt te worden dat de gemeente bij evenementen per  definitie taken dient te vervullen, zoals vergunningverlening, veiligheid e.d. Bij de W600 evenementen is er  sprake van een ruimere mate van faciliteren. Het is moeilijk om precies aan te geven waar de scheidslijn ligt  tussen wat regulier werk en extra (bovenregulier) is.    Personele inzet algehele ondersteuning   De inzet in uren van de projectmanager W600, de secretariële ondersteuning bestuur en de projectleider  MOIW / Promotie & Communicatie W600 zijn in de 2e en 3e fase W600 gefaciliteerd door de gemeente Weert.  De geraamde uren bedroegen in de periode 1 januari tot en met 30 juni 2014 totaal 1.408 uur.  Op basis van bruto loonsom een bedrag van afgerond € 48.000,‐.    Personele inzet vanuit werkgroep overheid en projectleiding overheid   De totale inzet van uren van de projectleider overheid en de leden van de werkgroep vanuit de gemeentelijke  organisatie bedroeg in de periode 1 januari tot en met 30 juni 2014 in totaal 1.653 uur. Het is   Hiervan is 1.148 niet regulier. Op basis van de gemiddelde bruto loonsom is dit voor een bedrag van afgerond   € 55.000,‐    Inzet personeel en materieel afdeling Openbaar Gebied  De inzet van de buitendienst van de gemeente was in de periode 1 januari tot en met 30 juni 2014 in totaal  circa 500 uur. Inclusief traxtie en interne faciliteiten komt dit neer op een totaal bedrag van afgerond € 17.850,‐  Inzet stadstoezicht en inhuur externe BOA’s (Sinvest Toezicht & Handhaving)  Voor meerdere evenementen was inzet vanuit stadstoezicht noodzakelijk. O.a. bij de Legende, Zwemmend  Redden, Middeleeuwse Markt, NK Stadstriathlon/Vlaggenparade, Koetsentocht en Soul & Latin Night.   De inzet van de stadstoezicht bedroeg in de periode 1 januari tot en met 30 juni 2014 in totaal 153 uur.  Op basis van de gemiddelde bruto loonsom is dit voor en bedrag van afgerond € 3.750,‐  Bij het ontbreken van voldoende beschikbare capaciteit bij stadstoezicht worden de BOA’s van Sinvest Toezicht  & Handhaving ingezet. Hiervan is in de periode 1 januari tot en met 30 juni geen gebruik gemaakt. De openbare  orde patrouilles hebben in hun surveillances wel de evenementen meegenomen, doch hieraan zijn geen extra  kosten verbonden geweest.  Inhuur van verkeersbureau/verkeersregelaars  Bij de grotere evenementen waarbij delen van bijvoorbeeld de binnensingels moeten worden afgezet wordt  verkeersbureau Van Hooft verkeerstechniek uit Ittervoort ingeschakeld. Zij verzorgen dan de voorbereidingen  op en de uitvoering van de verkeersmaatregelen. Dit was bij het NK Zwemmend redden (Lif Saving), Middel‐ eeuwse Markt en Langste Ontbijttafel. E.e.a. voor in totaal een bedrag van € 6.239,37.        TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

7 

      Inzet ingehuurd via de Risse‐bedrijven  Omdat er veel inzet van de buitendienst van de afdeling Openbaar Gebied wordt gevraagd, zijn er samen‐ werkingsafspraken met de Risse‐bedrijven gemaakt in het leveren van personeel.   O.a. plaatsen en weghalen van dranghekken, brengen en halen van materialen, opruimen evenemententerrein,  plaatsen van vlaggenmasten. Zij fungeren ook als calamiteiten team bij verrassingen op de dag zelf.  Deze diensten worden door de Risse‐bedrijven voor een deel gratis ingezet als sponsoring W600 in natura.  Hun totale inzet in de periode 1 januari tot en met 30 juni 2014 bedroeg 143 uur. Inclusief traxtie e.d.   vertegenwoordigde dit een gesponsord waarde van € 3.597,17.  Resumé  Inzet ambtelijke capaciteit 1 januari2014 tot en met 30 juni 2014  Functie  Personele inzet algehele ondersteuning   Personele inzet vanuit werkgroep overheid en projectleiding  overheid niet regulier  Inzet personeel en materieel afdeling Openbaar Gebied Inzet personeel Stadstoezicht   Totaal    Inhuur capaciteit extern 1 januari2014 tot en met 30 juni 2014  Bedrijf  Van Hooft verkeerstechniek  Risse Bedrijven  Sinvest Toezicht & Handhaving  Totaal  Totaal 

Aantal uren 1.408 1.148

Bedrag  €    48.000,‐  €    55.000,‐ 

  483   153

€    17.850,‐  €      3.750,‐  €  124.000,‐ 

Bedrag  €      6.239,37  €              0,‐  €              0,‐  €       6.239,37  €  130.239,37 

Kosten en dekking  Aan het begin van het jubileumjaar 2014 is een raming gemaakt van de kosten die de gemeente t.b.v. W600  naar verwachting gaat maken v.w.b. de inzet personeel (in‐ en extern) en de inzet van materieel (in‐ en extern).  Dat is dus inclusief de inhuur bij Sinvest Toezicht & Handhaving, verkeersbureau van Hooft en Risse‐bedrijven.  De totale kosten inzet personeel en materiaal gemeente alsmede inhuur extern voor het gehele jaar werden  geraamd op afgerond € 260.000,‐. Voor een halfjaar is dit € 130.000,‐.  Over het eerste halfjaar bedroegen deze in werkelijkheid € 130.239,37.  Zoals aangegeven in de brief van 17 januari 2014 van het college van B&W aan de gemeenteraad wordt  verwacht dat voor dit tekort een dekking wordt gevonden. Met name vanuit het aanbod van de provincie om  personeel om‐niet beschikbaar te stellen. Met andere oplossingen, zoals inzet eigen mensen en herverdeling  van werk, vinden we eveneens manieren om het tekort te minimaliseren.      Tot slot      Het jubileumjaar Weert 600 jaar stad zit op de helft. Het meest intensieve deel van het programma zit erop.  We kunnen terug kijken op een zeer geslaagd halfjaar.     We hebben weliswaar nog 14 evenementen te gaan, maar deze vergen vanuit de overheid in verhouding  minder werk. Hieronder zit naar verwachting wel nog grootste W600 evenement van dit jaar op zaterdagavond  16 augustus de Nacht van Johnny Hoes.      TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

8 

          Andere evenementen die aandacht vanuit de gemeente vragen zijn   4 en 5 juli    Go Refresh  13 t/m 17 augustus  SUPER 5  16 en 17 augustus  Weert Muziekstad met naast de Nacht van Johnny Hoes op zaterdag   Super Wieërt Live op zondag  10 oktober    Weerterlandprijs  14 december    Slotact    Aan het einde van het feestjaar 2014 wordt een totaalevaluatie over de gehele periode opgesteld met daarin  ook diverse aanbevelingen.        Weert, 12 juli 2014      Ton Lemmen, projectleider Overheid W600   

TUSSENEVALUATIE VIERING WEERT 600 JAAR STAD DEEL GEMEENTE 

9 

juli

2014

e i t a u l a v Tussene ing Sticht r stad a a j 0 0 6 Weert

Effecten, ervaringen, leerpunten! Met ons. In Weert. www.weert600jaarstad.nl

2

3

INHOUD TUSSENEVALUATIE

AANLEIDING EN ACHTERGROND VAN HET PROJECT W600

43

1.

DOELSTELLING VAN HET PROJECT

76

2.

ERVARINGEN EN LEERPUNTEN UIT DE EERSTE FASE

8 10

3.

EFFECTEN, ERVARINGEN EN LEERPUNTEN TWEEDE EN DERDE FASE

13 10

4.

BEGROTING EN KOSTENBEHEERSING

18 23

Bijlagen: 1. 2.

NK Stadstriathlon eredivisie 2014

JAARVERSLAG W600 2013 JAARREKENING W600 2013

4 AANLEIDING EN ACHTERGROND VAN HET PROJECT WEERT 600 JAAR STAD Weert verwierf in 1414 marktrechten. Dit betekent dat de stad Weert in 2014, 600 jaar bestaat. Een belangrijk moment in de stadsgeschiedenis. Dit jubileum wil de stad Weert graag met iedereen vieren, met jong en niet meer zo jong. Het moet een feest zijn voor en door de Weertenaren! De bijzondere gelegenheid wordt ook aangegrepen om Weert royaal in de schijnwerpers te zetten. In de aanloop naar Koninginnedag 2011 heeft Ubachs Brand Strategy een langetermijnpositionering voor Weert ontwikkeld. De kern van het verhaal is: “Weert is een complete stad, met een hoog voorzieningenniveau. Hier vind je alles wat je nodig hebt op loopafstand of binnen enkele fietsminuten. Weert biedt volop kansen om meer uit je leven te halen. Het is een stad die uitnodigt tot meedoen.” Deze positionering is de basis voor alle activiteiten die gericht zijn op het vieren van 600 jaar Weert. Meer over deze positionering, de strategie, de visie en de ambities op het gebied van stadspromotie zijn te vinden in het raadsvoorstel en de bijbehorende nota Stadspromotie 2012-2013 van juni 2012. De stichting W600 is voortvarend aan de slag gegaan met de totstandkoming van een jubileumprogramma voor 2014, de subsidiewerving, de sponsoraanpak, de communicatie en Weert promotie. Het project W600 is bij de start opgedeeld in drie fasen: programmering, voorbereiding en uitvoering van het jubileumjaar van Weert in 2014. Fase een werd afgerond met het vaststellen van middelen door de gemeenteraad op 26 juni 2013. De voorbereiding en uitvoering van het Jubileumprogramma (fase twee en drie) lopen in de praktijk continue in elkaar over, vandaar dat ze ook onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden.

5 STICHTING W6001 Voor de voorbereiding van het jubileumjaar, de sponsorwerving en het realiseren, communiceren en evalueren van het jubileumprogramma 2014, is de stichting Weert 600 jaar stad opgericht. De stichting is opgericht op 18 februari 2013, draagt de statutaire naam Weert 600 jaar Stad (W600) en is gevestigd in Weert, Wilhelminasingel 12a, 6001 GT Weert. De samenstelling van het bestuur W600 was op 18 februari 2013 als volgt: Voorzitter: Heijmans, Adrianus Antonius Marinus Maria, geboren te Steenbergen op 21 oktober 1953. Secretaris: Maes, Franciscus Jacobus Maria, geboren te Weert op 22 september 1942. Penningmeester: Berns, Gerardus Albertus Martinus, geboren te Gendt op 30 augustus 1959. Lid: Coenen, Julianus Petronella Gerardus, geboren te Weert op 3 oktober 1960. Lid: Dominikowski, Mathilda Adriana Bernardina, geboren te Heerlen op 8 augustus 1952. Mutaties samenstelling bestuur W600 in 2013. 1. Bij bestuursbesluit van 3 juli 2013 is ontslag uit het bestuur verleend aan Julianus Petronella Gerardus Coenen en is de heer Coenen uitgeschreven uit het stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel. 2. Bij bestuursbesluit van 24 juli 2013 is de heer Johannes Ludovicus Gerardus Creemers toegetreden als lid van het bestuur W600 en ingeschreven in het stichtingenregister bij de Kamer van Koophandel. De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Limburg onder nummer 57276986 (SBI-code: 94994).

In fase een vond de vorming van het jubileumprogramma W600 plaats na een gemeente brede oproep voor projecten, evenementen en ideeën. Het programma is verdeeld over vijf thema’s: Historie en traditie - Sport en paardenstad - Opleiding, kennis en bedrijf – Kunst, cultuur, muziek en genieten - Groen, toerisme en recreatie. Om inzicht te krijgen in alle activiteiten en evenementen die in 2014 aan de orde zijn, is een totaalprogramma gemaakt van zowel reguliere evenementen, W600 evenementen en autonome evenementen en initiatieven. Door aan al deze activiteiten in de sfeer van Weert 600 jaar stad te verbinden, komt het hele jaar 2014 in het teken te staan van het feest. Het jubileumprogramma is niet ‘in beton gegoten’. Aanvullende activiteiten en kansen die zich in de loop van de tijd voordoen, kunnen in de verdere planvorming door de stichting W600 worden betrokken. PROJECTFASERING Het project Weert 600 jaar stad kent de volgende fasering: 1. Kredietstelling en opdrachtverstrekking aan Centrummanagement Weert voor het in het leven roepen van een stichting Weert 600 jaar stad, het bemensen van deze stichting, het realiseren van een conceptJubileumprogramma 2014 met bijbehorend dekkingsvoorstel en het concept-Jubileumprogramma met dekkingsvoorstel in juni 2013 voorleggen aan de gemeenteraad ter besluitvorming (definitieve kredietstelling). Met de oprichting van de stichting W600 is de opdracht van de gemeente Weert aan CM Weert overgegaan naar de stichting W600. 2. Voorbereiding en organisatie van de evenementen W600 (juli 2013 tot en met december 2014). 3. Uitvoering van het Jubileumprogramma 2014 met een afsluitende evaluatie (januari 2014 tot april 2015). De gemeenteraad van Weert heeft op 22 mei 2012 een voorbereidingskrediet ter beschikking gesteld van € 85.000,= voor de eerste fase, gebaseerd op variant vier van het betreffende raadsvoorstel RAD 000662 (gemeentelijke subsidie van totaal € 750.000,=). Op grond van dit raadsbesluit heeft het College van B & W op 18 september 2012 besloten tot opdrachtverstrekking aan Centrummanagement Weert (realiseren fase een). Op basis van het voorstel van de stichting W600 heeft de gemeenteraad van Weert op 26 juni 2013 een totaalkrediet vastgesteld (fase een, twee en drie) van totaal € 450.000,= voor het Jubileumjaar 2014 (RAD 000817). Op basis van deze kredietstelling heeft de stichting W600 de onderliggende keuzes gemaakt en is de tweede fase in voorbereiding genomen.

Figuur 1: Organogram

Statuten en HR zijn gepubliceerd op de website www.weert600jaarstad.nl. De stichting W600 heeft een Comité van Aanbeveling aan zich gebonden dat bestaat uit personen met een breed netwerk. Het comité richt zich op het aangaan en onderhouden van de relaties met betrokken organisaties, het bedrijfsleven en fondsenwerving voor het jubileumjaar 2014. In de eerste fase van het project W600 is de rol van coördinator Comité van Aanbeveling verzorgd door de heer Guido Timmermans. In de tweede fase is deze rol overgenomen door mevrouw Astrid Jacobs. De stichting W600 heeft de beschikking over een projectmanager en secretariële ondersteuning en draagt uitvoerende activiteiten op aan:  de stichting Centrummanagement Weert (programmering Jubileumprogramma, coördinatie van het Jubileumprogramma en de uitvoering van een viertal evenementen);  het MOIW(Met Ons.InWeert.)-team (communicatie, stadspromotie en profilering W600);  Blue Thought Advisory (sponsorwerving, contracteren en contractbeheer W600).

1 Voor het Jaarverslag en Jaarrekening 2013 wordt verwezen naar bijlage 1 en 2.

6 De stichting W600 heeft geen eigen uitvoeringsorganisatie of personeel. CM Weert vervult de rol van uitvoeringsorganisatie W600 (coördinatie van de het jubileumprogramma, de programma uitvoering, centraal aanspreekpunt) en is daardoor de drijvende kracht binnen W600. CM Weert en W600 zijn hiertoe een dienstverleningsovereenkomst aangegaan (DVO). Aan het bestuur van de stichting W600 is personele ondersteuning toegezegd door de provincie Limburg. Dit in de vorm van personele ondersteuning van de gemeente Weert. Hierdoor is de gemeente Weert in de gelegenheid gesteld om in de tweede fase van het project de stichting W600 met personeel te faciliteren (projectmanager, secretariële ondersteuning en projectleider promotie en communicatie). De vertraagde inzet van de provinciale ondersteuning heeft tot frictiekosten geleid bij de stichting W600. De stichting W600 heeft gekozen voor de inzet van professionele communicatiebureaus en een sponsorwerver. Dit om de continuïteit en kwaliteit van deze onderwerpen te borgen. De late besluitvorming omtrent de gemeentelijke ambitie en bijdrage voor het project W600 heeft het bestuur W600 genoodzaakt om versneld te professionaliseren. Ten behoeve van een voorspoedige vergunningverlening, facilitering en afstemming heeft de gemeente Weert een werkgroep Overheid W600 ingericht. De projectleider Overheid W600 is lid van het projectteam. Om het programma W600 te verrijken is gebruik gemaakt van een Klankbordgroep en een Denktank. Een van de resultaten van hun inzet is de toevoeging van de Color Fun Run aan de Triathlon en Go Refresh. Binnen het projectteam (zie organogram) vindt de overall en operationele coördinatie plaats tussen jubileumprogramma, sponsoring, communicatie en facilitering door de gemeente. Deze coördinatie vindt plaats in een drietal overleggen:  een keer per vier weken de overall coördinatie in het ‘Breed overleg’;  wekelijkse operationele coördinatie met betrekking tot W600 evenementen;  wekelijkse coördinatie met betrekking tot communicatie, stadspromotie en profilering W600.

7 1.

DOELSTELLING VAN HET PROJECT W600

Het is uitdrukkelijk de bedoeling om 600 jaar Weert te vieren als een feest dat we MET, DOOR en VOOR onze inwoners organiseren. De volgende doelen zijn door de gemeenteraad als richtinggevend gesteld:  sociale banden tussen inwoners, organisaties en bedrijven versterken (doordat zij samenwerken in het kader van 600 jaar Weert);  versterken en gebruiken van de eigenschappen waar Weert sterk in is (samen mooie dingen doen);  maximaal benutten van de viering van 600 jaar Weert voor de stadspromotie van Weert;  de trots op de stad Weert versterken;  meer bezoekers naar Weert trekken die langer blijven en meer besteden. Ten aanzien van het Jubileumprogramma heeft de gemeenteraad de ambitie uitgesproken dat de evenementenkalender 2014 in principe ruimte moet kunnen bieden voor het volgende:  minimaal één uniek evenement;  minimaal twee evenementen met een landelijke uitstraling;  minimaal vijf evenementen met een (boven)regionale uitstraling;  reguliere activiteiten behouden en verrijken;  evenementen op de schaal van wijken en dorpen. Het stichtingsbestuur W600 heeft op basis hiervan gestuurd op een samenhangend jubileumprogramma dat aansluit bij de ambitie van de gemeenteraad. Het programma is op interactieve wijze tot stand gekomen samen met de werkorganisatie W600, coördinatoren en organiserende partijen zoals verenigingen en instellingen. Om het jubileumprogramma te kunnen samenstellen zijn de, vooraf geformuleerde, projectdoelstellingen als vertrekpunt gehanteerd:  ‘Een feest van, voor en door de Weertenaren’  ‘Verrijken van het reguliere jaarprogramma, toevoegen van nieuwe elementen’  ‘Een gevarieerd en sterk programma dat een meer jaren doorwerkt’  ‘Een economische impuls in 2014, die ook in de jaren na 2014 vruchten afwerpt’  ‘Een verbetering van de fysieke en sociale infrastructuur’. De eerste drie doelstellingen richten zich vooral op participatie van Weertena ren. Het trotser maken van de eigen burgers en het aantrekken van extra bezoekers. De laatste twee doelstellingen richten zich meer op het vestigingsklimaat in algemene zin. Met voortdurend deze doelstellingen in het oog is het Jubileumprogramma tot stand gekomen. AFWEGINGSKADER In aanloop naar de diverse onderdelen van het Jubileumprogramma moet het bestuur van de stichting W600 keuzes maken. Het afwegingskader is door het bestuur W600 als volgt vastgesteld:  Een evenementenmix zoals door de gemeenteraad wordt beoogd (uniek, landelijk, regionaal, lokaal).  Robuuste, doeltreffende projecten prevaleren boven een groot aantal kleinere en wellicht minder doeltreffende projecten.  De selectie van in voorbereiding en in uitvoering te nemen projecten vindt plaats op basis van de volgende waardering- en wegingscriteria: o Bewoners (mate waarin bewoners participeren) o Bezoekers (mate van bereik) o Bedrijven (mate bevordering vestigingsklimaat, versterking imago, langjarig effect) o Low budget, high performance.

8

9

Imposante opening Art Spectrum

Tabel 1. Waarderingsmatrix evenementen RESULTAATMETING Het is de opgave van de stichting W600 en de werkorganisatie om resultaten zichtbaar en meetbaar te maken (return on investment) en te denken in zowel geld als faciliteiten. Resultaatmetingen zijn noodzakelijk om de effectiviteit van het jubileumprogramma 2014 te kunnen beoordelen en vervolgens daar verantwoording over af te leggen. Het project W600 is voor de stichting W600 succesvol als:  meer dan 10 % van de bewoners van Weert op enigerlei wijze betrokken is bij de totstandkoming van het Jubileumprogramma 2014;  meer dan 50 % van de bewoners in januari 2015 tevreden terugkijken op het Jubileumprogramma 2014;  meer dan 75 % van de sponsoren de eigen doelstelling van sponsoring gehaald heeft;  het aantal geraamde bezoekers door de organisatoren van de projecten (overall) wordt bereikt;  de bekendheid en het imago van Weert, als gevolg van W600, aantoonbaar is verbeterd in een straal van 25 km rondom Weert;  de omzet van de bezoekers gelijk of hoger is dan twee keer de totale projectkosten;  meer dan 20 % van de W600 projecten een meerjarig karakter hebben.

10 2.

11

ERVARINGEN EN LEERPUNTEN IN DE EERSTE FASE VAN HET PROJECT W600

Bij raadsbesluit van 27 juni 2012 is een voorbereidingskrediet ter beschikking gesteld voor de eerste fase van het project. De daarbij gevraagde resultaten zijn:  het oprichten van de stichting W600;  het ontwerpen van het Jubileumprogramma 2014;  het organiseren van de sponsoring;  maken van een kredietvoorstel.

7. 8.

 per direct een interne nieuwsbrief verspreiden om iedereen op hetzelfde informatieniveau te houden;  in de werkgroep marketing en communicatie in- en externe communicatie uitwerken;  betrokkenen in de organisatie vanuit hun rol actief betrekken in de bestuurlijke besluitvorming. De coördinatoren gaven aan dat het faciliteren van evenementen (o.a. door de gemeente) goed moet worden geregeld. Dit belangrijke signaal voor de tweede fase is in de werkgroep overheid uitgewerkt. De coördinatoren zijn hierbij actief betrokken. Het bestuur moet in haar rol blijven van kaderstelling en processturing. In het Projectplan tweede fase is hierin voorzien.

De gemeentelijke opdracht is voor de uitvoering van deze eerste projectfase verstrekt aan CM Weert. Centrummanager Sonja Blok is de projectleider. Huub Keijzers is het met betrekking tot de gemeentelijke besluitvorming. Met de vaststelling van het raadskrediet van totaal € 450.000,= en op basis van het concept Jubileumprogramma 2014 is de eerste fase van het project Weert 600 jaar stad afgerond. sfestijn en Promzikaal Weert s n a D , Muziek 15 juni presenteergrot motupodium onpiedëne ,

BEVINDINGEN EN LEERPUNTEN IN DE EERSTE FASE W600 1. Het vertrekpunt van de gemeenteraad om de kredietstelling af te laten hangen van het op te stellen Jubileumprogramma, en niet eerder een (totaal)besluit te nemen dan op 26 juni 2013, heeft in belangrijke mate onzekerheid veroorzaakt bij de organisatoren. Ook heeft de late kredietstelling de stichting W600 en de werkorganisatie CM Weert voor de bijna onmogelijke taak gesteld samen met organisatoren het Jubileumprogramma binnen 6 maanden voor te bereiden (voor 1 januari 2014). Toch is het onmogelijke mogelijk gemaakt door de bijna tomeloze inzet van alle betrokkenen. Ondanks enorme stress en hoge werkdruk zijn fantastische prestaties geleverd. Een relevant leerpunt is, om bij volgende evenementen van soortgelijke omvang, te streven naar eerdere besluitvorming. 2. In de aanloop naar de programmavorming is de verwachting gewekt van een mogelijke ‘gouden variant’ en een gemeentelijke bijdrage van € 750.000. Doordat de kredietstelling 300.000 euro lager was, betekende dit enerzijds teleurstellingen en anderzijds het maken van minder leuke keuzes. vertrekpunt. 3. Vanuit de samenleving heeft de ideeënmarkt veel plannen opgeleverd (ruim 200). Deze zijn zoveel mogelijk in het conceptprogramma opgenomen. Op deze manier is een divers en aansprekend programma ontstaan. 4. Een algemeen beeld is dat de rollen (bestuur, projectleider, coördinatoren thema’s, coördinator sponsoring, comité van aanbeveling, werkorganisatie CM Weert, gemeentelijke coördinator) in de eerste fase te onduidelijk waren en zijn gebleven. Gedurende het project zijn ook rollen verschoven. De sturing op het project raakte daardoor versnipperd in deelprojecten en deelprojectleiders. Dit mag een cruciaal leer- en verbeterpunten genoemd worden voor de tweede fase. 5. De coördinatoren van de themagroepen gaven aan dat de facilitering in de tweede fase erg belangrijk is. In het projectplan tweede fase is voorzien in een operationele werkgroep (Overheid, Sponsoring, Communicatie en Programma coördinatie). Zij werken het ‘faciliteren’ concreet uit zodat het organiseren van evenementen soepel kan verlopen. 6. De in- en externe communicatie mag te fragmentarisch worden genoemd. Dit werd gezien als belangrijk leerpunt en resulteerde in herstelslagen voor de tweede fase:

ert - We

aar ep L Moors ggro Zuid Zan nemarie tocht n eertolv A Koetsen oseph W uur J lé 12.15 Defi onie St sic u m uur Har n’ the M ek en o I n 12.4455 uur Play obbie Sn Moone an 13. 0 uur olv R er Anton fdeling v , 0 a ll s . e d 15 vert t: jeug librordu ig Hart, s il Orke re St.W het Heil , n Fanfa onie va , Zuid n eertm Har re St. Ja oseph W J fa t n S a ie F ie rmon mon Har lijke Ha e Sted tonius, monie n r St. A lijke Ha 0 e Kerk seph 188 o J . St e Eind

juni

ur .00 u

16

tijden zi

e vindt

formati

ende in

Aanvull

12

g

juni

18.15 uuurr 19.30 u ur 20.30 u ur 23.00 u

Stadzînge rt

ee Markt - W

ngelroy Jan uit Tu Fanfare St bing Singers ab St y Ra The oeuvre door Man Stadzînge Einde

u op:

tjan.nl l nfaresin n www.fa bbingsingers. ta ys a .r w ww zinge.nl d ta .s w l ww ebigx.n www.th annenkoor.nl nl eerterm www.w heoakentowels. .nl www.t onieweertzuid rm www.ha .nl jaarstad ag ijd eert600 600jaarstad vr .w w w w rt ee /w m k.co faceboo eert Markt - W juni ikaal olv geleidt muz heffers Dial24 be Rita Sc 18.00 uur Robbie Snoek en oren: d de jeugdk Groenewou Kinderkoor ) ar (7-11 ja d Groenewou Jeugdkoor ) (12-15 jaar Cantarella Kinderkoor ices (7-11 jaar) or Equal Vo Jongerenko ) la (6-21 jaar el or Cantar Jongerenko ) ar ja 21 (12Einde

13

s

Jeugdprom

20.30 uur

donderda

-W

OCHT! NT GEZ

RK TALE

E IJZERST

rt O- Wee

kt Mar

kt Mar

ving BN

Het bestuur van CM Weert heeft ervoor gekozen om de bestaande organisatie zoveel als mogelijk in te zetten voor de eerste fase van het project en waar nodig aanvullende capaciteit aanvullend in te huren. De coördinatoren voor de programmering en voor de sponsoring zijn aangezocht op basis van vrijwilligheid.

15 ag

zond

juni

nvangs

emde aa

Alle geno

t/m

Vormge

In april 2013 is een afwegingskader voor evenementen vastgesteld dat als addendum aan het projectplan is toegevoegd. Dit is relevant in de besluitvorming over het uiteindelijke Jubileumprogramma en het toekennen van financiële middelen. Het addendum is uitgewerkt in een kader voor het wegen van de verschillende onderdelen van het (concept) Jubileumprogramma.

In’ Play usic the M

1215

ans ijn D , k st ie MuzPromtosegfaeng gratis! en eert •

Litjens

In oktober – november 2012 is een eerste projectplan opgesteld. Bestuurlijk was er bij de start geen aanleiding het projectplan aan te passen.

o een t/m Van 12 het publiek op inuskerk. Harm et h rt zich aan aast de St. Ma ansgroepen uit eert 600 d W n Markt, res, zang- en e viering van enaren’ D fanfa de Weert k het en mee. o en Met land do Weerter ad ‘Door, Voor t zijn recht. O ed. to l st bre a a jaar r helem teert zich komt hie talent presen houd. jeugdig r voorbe jn onde

Herman

Het bestuur van de stichting CM Weert heeft in het derde kwartaal 2012 de opdracht aanvaard en de projectleiding in handen gelegd van de centrummanager. In oktober - november 2012 is de stichting W600 opgericht, is een plan van aanpak gemaakt, zijn bestuursleden aangezocht en is een gemeente breed een oproep gedaan om projecten, evenementen en ideeën aan te dragen. In november 2012 is de stichting W 600 geëffectueerd en in januari 2013 geformaliseerd.

W600lanknen! tij rt. mdsefeksW nrkoen KliP . In ee

14 Met ons

zaterdag juni

rt

ee Markt - W

dans perience The Big Ex .nl 13.00 uuurr Verrassingsa6ct0e0Le rs ed a ndta ja ge eeerrts D taek 14.00 u w.w wgs k Steijns wRo an Fr r ie rd Stadsbeiaa emble RICK 14.30 uur i.s.m. trompetens MK ssen en W ae Cl ia olv M nenkoor an M er rt Wee Zaad 15.15 uur n olv Esther Promsfestij jaar Stad den 0 60 r Noël Seer u k, u oe 0 Sn .0 eu 20 olv Tj t en koor, Promsorkes Nancy Meijer, sen, John Jans ie Snoek, eets, Robb Linda Sm ooren, D n va dy Wen Gillissen, Saxofonist terlude, In Percussive RICK olv Dansgroep hijssen at M th be es Li Towels The Oaken r u u 0 .0 23 Einde

24.00 uur

12

13 3.

EFFECTEN, ERVARINGEN EN LEERPUNTEN IN DE TWEEDE EN DERDE FASE VAN HET PROJECT W600 JUBILEUMPROGRAMMA 2014

1

Evenement Opening jubileumjaar W600

2

Paarden- en jaarmarkt

3 4

Weert bakt! 75 jaar Aldenborgh Weert

Evenementen W600

Datum Locatie jan-14 Bassin en Poort van Limburg Stadspark, Hoge Kei en mrt-14 Binnenstad mrt-14 Van Berlostraat mrt-14 Munttheater

Organisatie CM Weert St. Fokpaardenmarkt Weert

NK Zwemmend Redden (indoor)

apr-14 De IJzeren Man apr-14 Zwembad en Passantenhaven apr-14 De IJzeren Man

IJzeren Man en IKS

7

NK Zwemmend Redden (buiten) Zwemsportdag (mensen met beperking) Rogstaekers-De Legende

VVV Weert Stichting De Aldenborgh IJzeren Man en Reddingsbrigade Reddingsbrigade Weert

8

Art Spectrum (expo en uitwisseling)

5 6

9 10 11 12 13 14

Krönungsmesse W.A. Mozart Akte ondertekening Marktrechten Middeleeuwse markt Historische optocht NK Stadstriathlon Pony- en paardenwedstrijd (Laar) Langste ontbijttafel Muziek, dans en promsfestijn Koetsentocht

15 Crossmoor Charity Cup W600 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Provisus brengt Dali NK Outdoor Handboogschieten Bloem van Weert Soul & Latin Night Go Refresh Voetbalwedstrijd en opening DESM Bourgondische markten (3 x) Super 5 Weert Muziekstad Lichtenberg Experience 3 NK Kleiduivenschieten Weerter Molens 6 x 600 Streekmarkt Tungelroy

29 Int. Open Golftoernooi Jeugd 30 31 32 33 34

Weerterlandprijs 2014 Happy Halloween Land van Horne MTB tocht Ku + Cu themanummer W600 Slotact Jubileumjaar W600

mei-14 mei-jun14 mei-14 mei-14 mei-14 mei-14 mei-14 jun-14 jun-14 jun-14 jun-14

Markt

VV De Rogstaekers

Beekstraat & Hoge Kei

Stichting Art Spectrum

St. Martinuskerk Markt Binnenstad en stadspark Binnenstad en stadspark Bassin Manege Laar Singels binnenstad Markt Binnenstad

Groot Martinuskoor Stadsgilde St. Catharina 1480 Stadsgilde St. Catharina 1480 Schuttersbond EMM St. Total Sports Weert Ponyclub Laar Kiwanis Club Weert CM Weert Vereniging Het Vurige Span Golf- en Country Club Crossmoor Provisus, Munttheater en Rick STIPOH TWC Weert Nelissen Holding BV CM Weert i.c.m. MEPF St. Promotie Weerter Voetbal VVV Weert Stichting Super 5 CM Weert Weerter Mannenkoor De Wildenberg en KNSA Molenstichting Weerterland Fanfare St. Jan Golf- en Country Club Crossmoor MKB Weerterland Scouting Weert TWC Weert Rick CM Weert

jun-14 Crossmoor jun-14 jun-14 jun-14 jun-14 jul-14 ??? jul-aug-14 aug-14 aug-14 sep-14 sep-14 okt-14 okt-14

Munttheater en Rick College en Markt Partycentrum De Sluis Markt Oelemarkt Sportpark VV DESM Oelemarkt en Hoogstraat Binnenstad en buitengebied Binnenstad De Lichtenberg De Wildenberg Zes Weerter molens Tungelroy

okt-14 Crossmoor okt-14 nov-14 nov-14 schooljaar dec-14

Munttheater Binnenstad Partycentrum De Sluis Culturele instellingen Binnenstad

Tabel 2: Evenementenoverzicht W600

Langste ontbijttafel van Nederland

Het voorlopige Jubileumprogramma 2014 is ontworpen op een gemeentelijke subsidie van totaal € 750.000,= en een bijdrage van derden (sponsoring, fondsen, subsidies) van € 300.000,=. Op grond van de lagere kredietstelling door de gemeenteraad op 26 juni 2013 heeft het bestuur W600 de begroting bijgesteld. Op basis hiervan en de beoordeling / weging zijn bij bestuursbesluit de W600 evenementen opgedeeld in zogenaamde A- en B-evenementen. Aan de organisatoren van de A-evenementen is gevraagd om hun evenement in voorbereiding te nemen en in oktober 2013 hun definitieve projectopzet met bijbehorende begroting aan te leveren.

14

15

De organisatoren van de B-evenementen is gevraagd om zelf mogelijkheden te verkennen om de evenementen te realiseren. Er is een tweede afweging in het vooruitzicht gesteld in het vierde kwartaal 2013. In het vierde kwartaal zijn de laatste evenementen aan het Jubileumprogramma toegevoegd. Een aantal evenementen konden, zonder financiële bijdrage van de stichting W600, uitgevoerd worden. Evenementenmix Deze ambitie is ruimschoots overtroffen!  Drie evenementen verdienen het predicaat uniek: Rogstaekers - De Legende, Expo en Kunstuitwisseling Art Spectrum en NK Triathlon (eredivisie en ETU kwalificatiewedstrijd). Naar verwachting wordt ook de Nacht van Johnny Hoes in augustus 2014 een topevenement.  Acht evenementen hebben (inter)nationale uitstraling: Art Spectrum, NK Triathlon, NK Handboogschieten, NK Kleiduivenschieten, NK Zwemmend Redden, Langste ontbijttafel van Nederland en naar verwachting het Internationaal Open Golftoernooi Jeugd en ook de Nacht van Johnny Hoes.  Vier evenementen kunnen rekenen op (boven)regionale belangstelling: 450 jaar Fokpaardenmarkt, Verjaardag van Weert, Koetsentocht en Crossmoor Charity Cup / Crossmoor Open.  In 2014 is het aantal reguliere evenementen niet afgenomen en hebben diverse evenementen een extra impuls gekregen: Pinksterculiance, Jaar- en Fokpaardenmarkt en naar verwachting de Molendagen.  Het aantal evenementen op de schaal van wijken en dorpen is gering. Deelname aan evenementen en ‘return on investment’ Per 1 juli 2014 zijn 19 evenementen uitgevoerd. Er zijn 12 evaluatieformulieren ingeleverd die het volgende beeld geven. Overzicht evenementen W600 1 2 3 4 5 5 6 7 9 9 9 9 10 12 13 15

Opening jubileumjaar 2014 Fokpaardendag en jaarmarkt Weert bakt 75 jaar Aldenborgh NK Zwemmend Redden (indoor) Zwemmend Redden (outdoor) Zwemsportdag voor mensen met een beperking Rogstaekers - De Legende Krönungsmesse W.A. Mozart Ondertekening Marktrechten Middeleeuwse markt Historische optocht NK Stadstriathlon Langste ontbijttafel Muziek, dans en promsfestijn Crossmoor Charity Cup W600

Totaal

Aantallen Organisatoren Deelnemers Bezoekers 15 130 1.200 75 335 8.000 3 22 1.000 ? ? 350 20

550

900

50 200 5

300 120 75

500 6.500 1.000

40

350

8.000

40 130 15 10

2.200 2.500 789 248

10.000 250 8.000 50

603

7.619 53.972

45.750

Tabel 3: Aantallen organisatoren, deelnemers en bezoekers.

Diverse organisaties zoals NBTC-Nipo, Fontys Hogescholen, gemeente Zwolle hebben de afgelopen jaren onderzoeken gedaan naar de economische effecten van evenementen.

Tabel 4: Onderzoek gemiddelde uitgave per bezoeker bij culturele evenementen (Zwolle 2010)

Natuurlijk zijn de evenementen W600 niet zo maar te vergelijken met andere evenementen. Toch is het redelijk om de regel te hanteren dat een bezoeker ca. € 15,= per persoon uitgeeft (2/3 van de onderzoeksresultaten van de gemeente Zwolle in 2010). De tabel maakt duidelijk dat de aard van de evenementen van invloed is op het domein waar deze bestedingen terecht komen (horeca, detailhandel, straatverkoop, musea etc.). Zo heeft een elektronicazaak in Weert tijdens de verjaardag van Weert een dusdanige omzet gemaakt die te vergelijken is met een topdag rond Kerstmis. Als we deze regel toepassen (onderzoeksresultaten Zwolle) dan hebben deze 12 evenementen een economische impuls gegeven van totaal € 809.580,=. Als maatschappelijke impuls is te constateren dat 34 verenigingen en organisaties extra aan de slag zijn geweest om het Jubileumjaar tot een succes te maken. Totaal 603 organisatoren en vrijwilligers en 7.619 actieve deelnemers zijn bij de eerste 12 evenementen betrokken geweest. Afgezet tegen de totale Weerter gemeenschap is dit per 1 juli 2014 ca. 15 % van onze inwoners. W600 levert hiermee een forse bijdrage aan actief burgerschap. De Crossmoor Charity Cup heeft een opbrengst gegenereerd van € 40.815,= ten gunste van het Toon Hermanshuis in Weert. In de eindevaluatie zal dieper worden ingegaan op de economische effecten: informatie uit pintransacties, aantal VVV arrangementen, hotelbezetting, WIFI-informatie etc. Meerjarig karakter Naar verwachting hebben ca. tien W600 evenementen een meerjarig karakter (30 %). Dit is anderhalf maal de vooraf door de stichting W600 gestelde ambitie. Publieke waardering In de uitgave van WTV Magazine van juni 2014 zijn de ervaringen/bevindingen van ca. 600 Weertenaren weergegeven over de eerste evenementen van W600 (zie grafiek bladzijde 12). Naast grote waardering zijn er ook enkele kritische kanttekeningen gemaakt. Deze worden gezien als gratis adviezen om in het vervolg van het Jubileumjaar 2014 nog beter te presteren. In de eindevaluatie zal meer uitgebreid aandacht worden besteed aan de waarderingen van o.a. raadsleden, inwoners, organisatoren, ondernemers en sponsoren. De eerste peiling, zoals gepubliceerd in WTV Magazine, is een eerste indicatie (zie grafiek bladzijde 13).

16

17

Verjaardag: 600 jaar Weert

Grafiek 1: Waardering evenementen W600

COMMUNICATIE EN PROMOTIE Communicatie en promotie van Weert 600 jaar stad en van Weert in het algemeen kunnen niet los van elkaar worden gezien. Dit was reden voor het bestuur om de projectleider MOIW op te dragen een communicatieplan W600 op te stellen dat samenhang heeft en aansluit op de stadspromotie van Weert. Dit communicatieplan W600 is door het bestuur vastgesteld op 18 november 2013. Het onderdeel media-inzet heeft tot doel aandacht te trekken bij een breed publiek voor W600 en de evenementen W600. Naast de media-inzet worden nog drie soorten middelen onderscheiden:  A-middelen: bedoeld om de stad ‘aan te kleden’ en om Weert600 en ‘Met Ons. In Weert.’ te promoten. Hier kan iedereen vrij gebruik van maken.  B-middelen: bedoeld om meer mensen bij een evenement te betrekken. Dit geldt voor alle evenementen (ook de reguliere). Met deze middelen worden meer evenementen tegelijk onder de aandacht gebracht. Mediamiddelen maken hier deel van uit  C-middelen: bedoeld om een specifiek evenement te promoten. Deze worden ingezet door de organisatoren van het evenement. Door de A- en B-middelen krijgt het gehele jaar 2014 een ‘W600 jasje’. De stichting W600 en de gemeente Weert hebben optimaal samengewerkt om een maximale synergie te bereiken. Media-uitingen W600 Weert bestaat 600 jaar. Daar kun je niet meer omheen! Startten de feestelijkheden aan het begin van het jaar 2014 nog in de luwte, intussen draait de feestmachine op volle toeren. Dat is te zien in alle media, zowel betaald als free publicity. Maar ook op social media en in het straatbeeld in het centrum, de wijken en dorpen en zelfs in de regio. We mochten ons zelfs verheugen in provinciale en nationale aandacht op publieke en commerciële zenders. a. Media inkoop L1 De samenwerking tussen W600 en L1 is uitstekend. De commerciële items (op tv en radio) worden goed gehoord en gezien en worden gewaardeerd door het publiek. 

Commercials tv en radio Dit zijn vooral commercials over W600 evenementen maar ook reguliere evenementen die provinciaal de moeite waard zijn worden hierin meegenomen (Huis van Nicolaas, Rembrandttentoonstelling, kermis etc.). De boodschappen op radio en tv sluiten op elkaar aan.

De W600 nieuwsbrieven verschijnen regelmatig, de website en de social media worden goed bijgehouden en zijn actueel. Regelmatige persberichten en ook kleine berichtjes op social media vestigen steeds weer de aandacht op W600. De ambitie hierbij is zoveel mogelijk aan elkaar te linken. Dit wil zeggen dat als een commercial op L1 te zien is, wordt deze doorgeplaatst W600-site plaatsvindt. Dit geldt ook voor het praatprogramma en de magazines die verschijnen. Op Facebook worden ook bepaalde berichten geboost (adverteren). Deze zijn als ‘sponsorbericht’ te zien, ook bij mensen die ons niet volgen.

18

19

Er zijn totaal vijf televisiespots ingekocht (gemiddeld een week lang uitzenden, vier maal daags) en dertien radiospots (gemiddeld twee dagen uitzenden, vier maal daags). Een en ander wordt doorgezet op social media en websites. Een voorbeeld: http://youtu.be/4ZDakL1n0zY. 

Betaalde redactionele items De redactionele items zijn ‘human interest’. Identiteit en profiel van de stad Weert mogen nog nadrukkelijker aan de orde komen. Een voorbeeld: http://www.l1.nl/programma/metonsinweert.

Free publicity Wat opvalt is dat zowel L1 als De Limburger Weert meer ‘zien’. Als deze media worden getipt, gebruiken ze deze ook vaak voor een redactioneel verhaal over W600. Ook de lokale media waar geen ruimte is ingekocht (WeertdeGekste, Trompetter/Land van Weert, Weert FM, Midden Limburg Actueel, Hallo Weert en Zondagsnieuws), nemen de W600 persberichten gretig over. Een prima ontwikkeling die niets kost! Ook niet-lokale media schenken aandacht aan W600. Het glossy blad ‘Navenant’ wijdde een hele special aan Weert! Zelfs landelijk en internationaal is er media-aandacht geweest. Het Jeugdjournaal besteedde aandacht aan het zwemmend redden. W600 ging de ether in door een groep zendamateurs (tussen 1 mei en 31 mei 2014 actief onder de speciale Call PA600WRT).

b. Media inkoop DDL Samen met L1 is dit het enige medium dat in de provincie Limburg verder reikt dan alleen MiddenVia de media-inkoop van de VVV krijgt W600 ook aandacht op diverse plekken. Te noemen zijn Excellent, Limburg. Hiervoor zijn tien advertenties ingekocht op de regiopagina en een paginagrote advertentie. Deze Navenant, Prat op, Zuiderlucht, Wegener Dagbladen (Gelderlander, Brabants Dagblad), TV Limburg NL en advertentie waarin het verjaardagsweekend werd aangekondigd, stond op de achterpagina van Dagblad BE, City Vision Mönchengladbach. Ook op beurzen neemt de VVV ML promotiemateriaal van W600 mee. In De Limburger. Een eyecatcher van formaat! Ook niet-lokale media schenken aandacht aan glossy blad wijdde special hetW600. RTL 4 Het programma Go ‘Navenant’ cycling (zondag 12een mei)hele kwam Weert uitgebreid aan bod. aan Weert! c. Media inkoop WTV magazine Zelfs landelijk en internationaal is er media-aandacht geweest. Het Jeugdjournaal besteedde aandacht aan Media-inzet door evenementenorganisatoren WTV Magazine besteedt in drie edities aandacht aan W600 (april, mei en augustus). Per uitgave worden het zwemmend redden. W600 ging de etherDe in door een groep zendamateurs (tussen 1 mei en 31 mei zogenaamde C-middelen (die evenementenorganisatoren zelf regelen en/of betalen), worden ook acht pagina’s (spreads) gevuld met onderwerpen/gasten van W600. 2014 actief onder de speciale Call PA600WRT). ingezet. Bijvoorbeeld: Het magazine kenmerkt zich door de human interestverhalen. Herkenbaar voor Weertenaren en  Abri’s en driehoeksborden Middeleeuwse markt stimulerend voor de trots van iedere inwoner: ‘Dat doen we toch maar allemaal in Weert!’ en biedt de Via de media-inkoop van de VVV krijgt W600ookFlyers aandacht plekken. Te noemen zijn Excellent, Lees de magazines: http://www.wtvmagazine.nl/dico/UserFiles/flipbook/2014_04/index.php overop hetdiverse zwemmend redden Navenant, Prat op, Zuiderlucht, Wegener Dagbladen (Gelderlander, Brabants Dagblad), Limburg NL enradio-items en een rubriek in DDL en  Rogstaekers-De Legende benaderde L1TV voor een aantal BE, City Vision Mönchengladbach. Ook op beurzen neemt de VVV ML promotiemateriaal van W600 mee. In d. Media inkoop talkshow WTV 1414 Trompetter het RTL 4 programma Go cycling (zondag 12 mei)Het kwam Weert uitgebreid aan bod. Weert TV maakt vijf praatprogramma’s onder de titel ‘1414, een kijk op Weert 600 jaar stad’. Dit sterrendiner (geen officieel W600 evenement maar wel gelinkt aan het feestjaar) heeft zelf programma biedt net als WTV Magazine ruimte voor verdieping. diverse media benaderd en behalve vakmedia uit de horecawereld was er ook nationale pers. Media-inzet door evenementenorganisatoren Bekijk de eerste uitzending: http://www.youtube.com/watch?v=rPs6FOUOuhM De zogenaamde C-middelen (die evenementenorganisatoren zelf regelen en/of betalen), worden ook Andere communicatie middelen ingezet. Bijvoorbeeld: e. Media inkoop HAC Weekblad Communicatie voor W600 is natuurlijk veel meer dan via media de evenementen promoten. In een  Abri’s en driehoeksborden Middeleeuwse markt volgens hierna een aantal andere vormen: In dit weekblad voor Hamont Achel Cranendonk (HAC) verschijnt twaalf keer een halve pagina-advertentie notendop waarin de komende evenementen worden aangekondigd.  Flyers over het zwemmend redden  De stadsaankleding (nagenoeg afgerond) zoals vaantjes in de winkelstraten, banieren aan de singels,  Rogstaekers-De Legende benaderde L1 voor vlaggen een aantal radio-items en een rubriek in DDL voor ondernemers, etalagestickers in en centrum en buitengebied, posters in centrum en f. Media inkoop MOIW Magazine Trompetter ruimere regio, flyeracties, spandoeken bij de molens enz. Zowel het stadscentrum als het Het ‘MetOns.InWeert.’ Magazine is dit jaar bijna een W600 special te noemen en komt gratis bij 117.000  Het sterrendiner (geen officieel W600 evenement maar wel gelinktbetrokken. aan het feestjaar) heeft zelf buitengebied worden huishoudens in de brievenbus (Limburg, Brabant en België). Deze uitgaven bieden ruimte voor diverse media benaderd en behalve vakmedia uit de horecawereld washistorische er ook nationale  Plaatsen van twee nieuwe bordenpers. (à la de Oude Schut) en het plaatsen van de evenementaankondigingen en zoomt in op die zaken die juist voor de ruime regio interessant zijn. natuurstenen W600 tegel. Zie: Andere communicatie middelen  Uitleenmateriaal te gebruiken bij evenementen zoals kleding voor vrijwilligers, beachflags, http://www.metonsinweert.nl/sites/default/files/media/Images/Downloads/moiwmag_mrt2014_digi.pdf Communicatie voor W600 is natuurlijk veel meerdranghekken dan via mediamet de W600 evenementen promoten. In een pennen, kroontjes enz. doek, paraplu’s, ballonnen, notendop volgens hierna een aantal andere vormen:  Kleurplaten W600 (tijdens het Internationaal Kinderfestival). g. Gemeentewijzer  De stadsaankleding (nagenoeg afgerond) zoals vaantjesmet in de winkelstraten, banieren aan de in singels, Placemats het programma om te gebruiken horecagelegenheden en te gebruiken tijdens de In de Gemeentewijzer in Trompetter/Land van Weert is driewekelijks ruimschoots aandacht voor W600. vlaggen voor ondernemers, etalagestickers inlangste centrum en buitengebied, posters in centrum en ontbijttafel. ruimere regio, flyeracties, spandoeken bij molens enz. Zowel het stadscentrum als hetW600 (lancering juli 2014).  deEen ‘MetOns.InWeert.-app’ met een button h. Weert Media buitengebied worden betrokken. De gemeente Weert is aangehaakt bij uitgever Weert Media. In de ‘Stadskrant Weert in Beweging’ is  Plaatsen van twee nieuwe historische borden (à la de Oude Schut) KOSTEN . en het plaatsen van de ORGANISATORISCHE aandacht voor W600, evenals in het ‘Justyoung’ Magazine en in de Schoolagenda. natuurstenen W600 tegel. De gemeenteraad van Weert heeft in totaal € 450.000,= ter beschikking gesteld aan de stichting W600  Uitleenmateriaal te gebruiken bij evenementen zoals kleding voor vrijwilligers, beachflags, is gemaakt: waarbij richtinggevend de volgende onderverdeling i. Eigen middelen dranghekken met W600 doek, paraplu’s, ballonnen, pennen, kroontjes enz.  € 250.000,= voor organisatiekosten (personeel) De W600 nieuwsbrieven verschijnen regelmatig, de website en de social media worden goed bijgehouden  Kleurplaten W600 (tijdens het Internationaal Kinderfestival). € 200.000,= voor ondersteuning van activiteiten. en zijn actueel. Regelmatige persberichten en ook kleine berichtjes op social media vestigen steeds weer  Placemats met het programma om te gebruiken in horecagelegenheden en te gebruiken tijdens de de aandacht op W600. De ambitie hierbij is zoveel mogelijk aan elkaar te linken. Dit wil zeggen dat als een langste ontbijttafel. Naast deze gemeentelijke bijdrage is de verwachting uitgesproken dat in totaal € 150.000,= door derden commercial op L1 te zien is, wordt deze doorgeplaatst W600-site plaatsvindt. Dit geldt ook voor het  Een ‘MetOns.InWeert.-app’ met een button W600 (lancering 2014). wordt bijgedragen. Dejuli gemeentelijke bijdragen worden op basis van twee subsidiebeschikkingen aan de praatprogramma en de magazines die verschijnen. Op Facebook worden ook bepaalde berichten geboost stichting W600 beschikbaar gesteld. (adverteren). Deze zijn als ‘sponsorbericht’ te zien, ook bij mensen die ons niet volgen. ORGANISATORISCHE KOSTEN. De stichting W600 ondersteunt de vierendertig W600 evenementen met een cashbijdrage van totaal De gemeenteraad van Weert heeft in totaal € 430.000,=. 450.000,= ter gesteld aan de stichting W600 De beschikking stichting heeft zich daarnaast ten doel gesteld om de personele kosten zo veel mogelijk te Free publicity waarbij richtinggevend de volgende onderverdeling is gemaakt: beperken (maximale omvang van € 85.000,=). De verwachting van het bestuur W600 is dat deze Wat opvalt is dat zowel L1 als De Limburger Weert meer ‘zien’. Als deze media worden getipt, gebruiken ze € 250.000,= voor organisatiekosten doelstelling (personeel) wordt bereikt. deze ook vaak voor een redactioneel verhaal over W600.  € 200.000,= voor ondersteuning van activiteiten. Ook de lokale media waar geen ruimte is ingekocht (WeertdeGekste, Trompetter/Land van Weert, Weert FM, Midden Limburg Actueel, Hallo Weert en Zondagsnieuws), nemen de W600 persberichten gretig over. Naast deze gemeentelijke bijdrage is de verwachting uitgesproken dat in totaal € 150.000,= door derden Een prima ontwikkeling die niets kost! wordt bijgedragen. De gemeentelijke bijdragen worden op basis van twee subsidiebeschikkingen aan de stichting W600 beschikbaar gesteld.

20

21 SUBSIDIES EN FONDSEN De stichting W600 heeft bij de provincie Limburg een projectsubsidie verworven van totaal € 100.000,=. Dit op basis van de beleidskaders en uitvoeringsplannen voor actief burgerschap, cultuur en sport. Een gevraagde bijdrage op basis van de beleidskaders voor economie en concurrentiekracht is afgewezen. In totaal zijn aan de toegekende subsidie tien W600 evenementen als resultaatverplichting verbonden. Deze projectsubsidie is formeel toegekend op 13 november 2013. De stichting W600 heeft een subsidiescan laten uitvoeren. Op basis van deze scan zijn organisatoren in de gelegenheid gesteld om gericht subsidies aan te vragen bij fondsen. Een aantal organisatoren heeft daar succesvol gebruik van gemaakt. De mogelijkheid van professionele ondersteuning op basis van werkelijke kosten is hierbij aangeboden. De stichting W600 heeft in november 2013 een subsidieaanvraag gedaan bij het Prins Bernard Cultuurfonds. De aan de stichting W600 toegekende subsidie bedraagt € 6.000,=. Het subsidiebesluit is ontvangen in juni 2014. Andere fondsen bieden niet de mogelijkheid voor de stichting W600 om subsidies aan te vragen. Belangrijkste reden is dat de stichting W600 zelf geen organisator is. SPONSORWERVING In mei 2013 is een evenementen- en sponsorbrochure uitgebracht voor de werving van sponsormiddelen. In de periode juni – september 2013 zijn contacten gelegd door het bestuur W600 en de coördinator van het Comité van Aanbeveling met bedrijven en organisaties die Weert een warm hart toedragen. In september 2013 is besloten een betaalde sponsorwerver aan te trekken en kreeg Blue Thought Advisory (BTA) hiertoe de opdracht. Reeds gelegde contacten dienden omgezet te worden in sponsorovereenkomsten en nieuwe sponsoren moesten geworven worden. Er werd een verwachting gesteld van ca. € 300.000,= aan sponsoring, waarvan € 160.000,= aan in cash middelen en projectadopties en € 140.000,= in de vorm van naturasponsoring, bartering, verlagingen van kosten, kortingen op leveringen aan organisatoren enz. De verwachting is dat deze doelstelling wordt gehaald. Op het onderdeel naturasponsoring en bartering is de ambitie ruimschoots overtroffen (ca. € 285.000,=). Het stichtingsbestuur heeft in 2013 een aanvraag gedaan voor de status ‘Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI)’. De Belastingdienst heeft deze op 4 april 2013 toegekend: RSIN / fiscaal nummer 8525 12910. GEMEENTELIJKE VERGUNNINGVERLENING, FACILITERING, TOEZICHT, VERKEERSMAATREGELEN ENZ. Tegelijk met de kredietverlening in juni 2013 heeft de gemeenteraad een motie van het de CDA aangenomen om ruimhartig om te gaan met het faciliteren van de W600 evenementen. Facilitering, gemeentelijke vergunningverlening, verkeersafwikkeling en toezicht en daarmee gepaard gaande kosten zijn de verantwoordelijkheid van de gemeente Weert. Om deze reden vindt hier een afzonderlijke tussenrapportage over plaats door de gemeente Weert over haar rol en ervaringen tot op heden.

Life Saving Event

BEVINDINGEN EN LEERPUNTEN IN DE TWEEDE EN DERDE FASE VAN W600 In de eindevaluatie wordt ingegaan op de bevindingen, successen en leerpunten in de tweede en derde fase. Op dit moment worden de volgende successen genoemd:  De cruciale rol van CM Weert en hun tomeloze inzet in de korte tijd tussen besluitvorming op 26 juni 2013 en het begin van het Jubileumjaar. Er is hier een fraai staaltje vakman(vrouw)schap en improvisatievermogen getoond. Ondanks het feit dat er soms een onmogelijke druk stond op de organisatie, enerzijds vanwege te weinig menskracht en anderzijds de soms fragiele vrijwilligersstructuren, mag gesteld worden dat het onmogelijke mogelijk is gemaakt.  De belangrijke rol van het MOIW-team die de organisatoren van evenementen op marketingniveau hebben ondersteund en geadviseerd. De marketinguitingen zijn een belangrijke succesfactor geweest. Diverse evenementen hebben door de manier van communiceren veel meer aandacht gegenereerd en is publiek uit een breder gebied getrokken. De communicatie rondom evenementen is geprofessionaliseerd en in één lijn gebracht en heeft daardoor een krachtigere uitstraling. Winst voor de stad Weert.  Er zijn evenementen georganiseerd op zeer hoog niveau. Een dergelijk niveau verwacht je niet in een plaats met de omvang van Weert. Een compliment voor iedereen die erbij betrokken is/was.  Ondanks de kritische houding vooraf zijn de Weertenaren W600 Jaar Stad ondertussen stevig gaan omarmen en is de trots (langzaam op z’n Weerts) voelbaar in onze jubilerende stad. De talloze

22

23

Onthulling Weert 600-bankje  

4.

initiatieven van ondernemers en particulieren om aan te haken bij de feeststemming getuigen hiervan. Ondanks de zeer korte voorbereidingstijd en de onzekere financiering is het eerste halfjaar bijzonder succesvol verlopen en is de stichting binnen haar financiële kaders gebleven. De aandacht voor de stad Weert is ongekend. Bijna iedere dag doet Weert van zich spreken. Regionale en landelijke dagbladen berichten over Weert; andere regionale en landelijke media besteden attentie aan onze jarige stad. Zelfs buiten onze landsgrenzen weet men dat Weert sprankelt van verrassende activiteiten!

BEGROTING EN KOSTENBEHEERSING

Tabel 4: Vastgestelde begroting W600

De begroting W600 is sluitend. Het bestuur streeft ernaar om aan het einde van het Jubileumjaar 2014 op een nul- of licht positief resultaat te eindigen. Er wordt geen enkele verplichting aangegaan die niet gedekt is aan de inkomstenzijde.

Stichting Weert 600 jaar stad postadres: Postbus 125, 6000 AC Weert bezoekadres: Wilhelminasingel 12a, 6001 GT Weert www.weert600jaarstad.nl [email protected] telefoon: +31 (0) 495 - 534 681