TUGAS AKHIR SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PERTANI (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA- MEDAN. Oleh: SHANTI MAYA SARI SIREGAR

TUGAS AKHIR

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PERTANI (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA- MEDAN

Oleh: SHANTI MAYA SARI SIREGAR 062102022

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009

Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim, Puji dan syukur, penulis sampaikan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis hingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “ Sistem Akuntansi Penjualan Pada PT.PERTANI (Persero) MEDAN”. Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa didalam penulisannya masih terdapat banyak kekurangan. Dalam penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak menemui kesulitan, namun dengan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak maka penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati mengucapkan terima kasih kepada pihak–pihak yang telah memberikan doa, dorongan/semangat, saran dan bantuan–bantuan yang berguna bagi penulis karena tanpa bantuannya tugas akhir ini tidak akan pernah tewujud. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar–besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar M.Si,Ak, sebagai Ketua Program Diploma III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Iskandar Muda SE, M.Si, sebagai Sekretaris Program Diploma III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan nasehat dan bantuan selama penulis meyelesaikan tugas akhir ini. 4. Bapak Karjono beserta seluruh staf dan pegawai PT.PERTANI (Persero) Medan atas kesediaan dalam memberikan informasi yang diperlukan dan membantu penulis untuk melekukan riset sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 5. Teristimewa untuk orang yang selalu penulis cintai dan hormati Ayahanda Zulkifli Siregar,ST dan Ibunda Dumayanti, juga terhadap adik– adikku Andri Alamsyah Siregar, Ori Zulanda Siregar dan Rio Ilhamsyah Siregar.

Dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan bayak terima kasih keada pihak–pihak yang membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini dan semoga kebaikan–kebaikan kalian mendapat balasan dari ALLAH SWT. Amin….

Medan,

Mei 2009

Penulis

(Shanti Maya Sari Siregar)


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………...…………...……i DAFTAR ISI……………………………………………………………………………..……..iii DAFTAR GAMBAR...................................................................................................................v DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………………...…....vi BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang………………………………….……………......1 B. Permasalahan…..……………………………….……………......3 C. Tujuan dan Manfaat ………………………….………………….3 D. Sistematika Penelitian………………………..…………………..4

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahaan………………………………….....8 B. Struktur Organisasi Perusahaan………………………………...9 C. Sistem Akuntansi Perusahaan……………………………........18 1. Sistem Akuntansi Penjualan……………..…………….18 2. Sistem Akuntasi Penjualan PT.PERTANI (PERSERO) MEDAN……………………..………………………….27 3. Flowcahrt Sistem Akuntansi Penjualan………….……29 4. Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan…………….......41 D. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penjualan…………….45


BAB III

TOPIK PENELITIAN A. Sistem Akuntansi Penjualan…………………………………...48 B. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penjualan…………......50

BAB IV

PENUTUP A. Kesimpulan…………………………………………..……...…51 B. Saran…………………………………………………..…….…52

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………….53 LAMPIRAN………………………………………………………………………54


DAFTAR GAMBAR

A. Gambar 3.1 Flowchart Sistem Penjualan Tunai……...……...……………….29 B. Gambar 3.1 Flowchart Sistem Penjualan Kredit…………………….……….35


DAFTAR LAMPIRAN

A. LAMPIRAN 1 Surat Izin Research B. LAMPIRAN 2 Berita Acara Bimbingan Tugas Akhir C. LAMPIRAN 3 Struktur Organisasi Perusahaan D. LAMPIRAN 4 Laporan Penjualan Kwantum Rupiah Perproduk PT. Pertani (Persero) Medan


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Perusahaan sebagai suatu entitas yang dalam kegiatan usahanya selalu berhubungan dengan berbagai permasalahan ekonomi adalah sebagai sebuah organisasi yang tujuan utamanya untuk mencapai profit yang tinggi, hal tersebut adalah suatu kenyataan yang tidak mungkin dipungkiri disamping tujuan – tujuan lainnya. Tercapainya tujuan perusahaan adalah harapan setiap orang yang tergabung dalam perusahaan tersebut. Namun dalam kenyataannya tujuan yang akan dicapai tidak mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh sistem yang baik. Sistem akuntansi adalah sistem yang selalu terlibat dalam kegiatan perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Kebutuhan akan sistem akuntansi sangat dirasakan oleh para manajer, terutama pada perusahaan besar, hal ini dikarenakan terjadi transaksi yang begitu kompleks dan tidak mungkin para manajer dapat mengingatnya, serta untuk lebih membantu dan mengetahui apakah prosedur yang seharusnya terlaksana telah berjalan sesuai dengan harapan manajer, dengan begitu para manajer dapat dengan mudah mengetahui bagaimana kondisi perusahaan yang saat ini dipimpinnya tanpa harus melakukan pengawasan secara langsung terhadap bawahannya.


Dengan

melihat

keadaan

perusahaan,

sering

kita

jumpai

ketidakesuaian penerapan sistem akuntansi dalam praktek sehingga terjadi kecurangan – kecurangan dalam perusahaan tersebut. Adanya sistem akuntansi yang baik dalam perusahaan berarti telah tersedia suatu yang dapat menghindarkan perusahaan dari keinginan pihak tertentu untuk melakukan penyelewengan, penipuan serta pamborosan terhadap harta kekayaan perusahaan dan meminimalkan penyalahgunaan prosedur yang telah ditetapkan semula. Sistem akuntansi penjualan merupakan salah satu bagian dari sistem akuntansi yang sudah pasti akan ikut menentukan penyajian informasi. Hal ini dikarenakan keberhasilan sistem akuntansi dalam menghasilkan informasi ditentukan oleh kesesuaian antara bagian sistem itu sendiri. Sistem akuntansi penjualan juga dapat diartikan sebagai sarana bagi suatu manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi penjualan serta menyajikannya kepada pihak – pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi penjualan yang dirancang dengan baik akan menghasilkan informasi yang baik dan tepat bagi pemakai informasi dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu dalam perusahaan, baik perusahaan industri, perusahaan dagang maupun perusahaan lainnya yang bertujuan untuk mencari keuntungan, selalu berhadapan dengan masalah penjualan. Supaya penjualan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik, maka harus diciptakan sistem akuntansi penjualan yang baik.


Berdasarkan hasil penelitian terdahulu PT.Pertani (Persero) Medan merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan dan penyaluran sarana produksi pertanian dan peralatan pertanian. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik meneliti mengenai sistem akuntansi PT.Pertani (Persero) Medan. Dalam hal ini penulis hanya mengkhususkan pada pembahasan yang berjudul “Sistem Akuntansi Penjualan Pada PT.Pertani (Persero) Medan”.

B. Permasalahan Setiap perusahaan selalu mempunyai permasalahan yang berbeda. Berdasarkan uraian alasan pemilihan judul diatas, ruang lingkup tugas akhir ini lebih menekankan pada perumusan masalah yaitu : “Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan Pada PT. Pertani (Persero) Medan Berdasarkan Sistem Yang Berlaku Sesuai Dengan PSAK?”.

C. Tujuan dan Manfaat Tujuan Penelitian : Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penjualan pada PT.Pertani (Persero) Medan Manfaat penelitian : a. Untuk peneliti sendiri sebagai bahan masukan bagi penulis untuk menerapkan teori dan praktek


b. Bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam proses kerja dan pengawasan serta pengambilan keputusan demi kelancaran kegiatan perusahaan. c. Bagi pihak lain sebagai bahan masukan dan referensi bagi pihak yang berkepentingan dalam penulisan skripsi yang akan datang.

D. Sistematika Penulisan a. Jadwal Penelitian Jadwal penelitian dilakukan setelah peneliti menyelesaikan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Jadwal Survei terdiri dari beberapa kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan melaksnakan survey, pelaksanaan dalam pengumpulan data perusahaan, pelaporan bimbingan untuk penulisan laporan tugas akhir. Jadwal suvei / observasi untuk lebih jelasnya dapat dilihat di table jadwal survei / observasi berikut ini.


Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No.

Kegiatan

Maret

April

Mei

Minggu

Minggu

Minggu

IV

I

II

III

IV

I

II

III

A. Persiapan 1.

Pelaksanaan

survey

untuk 

mendapatkan topik tugas akhir. 2.

Bimbingan untuk pelaksanaan  tugas akhir. B. Pelaksanaan

3.

Pengumpulan data perusahaan.

4.

Pengolahan data perusahaan dalam menyusun laporan tugas





akhir C. Pelaporan 5.

Bimbingan

untuk

penulisan 

laporan tugas akhir. 6.

Perbaikan tugas akhir

7.

Bimbingan tahap akhir dalam

 

penyusunan tugas akhir. 8.

Penyempurnaan tugas akhir.




2.

Laporan Penelitian Untuk mengarahkan dan mempermudah penyusunan ini peneliti membuat

rencana penulisan sebagai berikut: BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini menerangkan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan rencana penulisan.

BAB II

: PROFIL PERUSAHAAN Dalam bab ini penulis menguraikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem akuntansi penjualan, flowchart sistem akuntansi penjualan, prosedur sistem akuntansi penjualan, dan pengendalian intern sistem akuntansi penjualan.

BAB III

: TOPIK PENELITIAN Dalam bab ini penulis mencoba melakukan evaluasi

terhadap

sistem

akuntansi

analisa dan

penjualan

dan

pengendalian intern sistem akuntanssi penjualan yang dilakukan pada PT.Pertani (Persero)Medan Jl. Letjen S.Parman No.75 Medan.

BAB IV

: PENUTUP Akhirnya pada bab ini penulis mencoba menyimpulkan hasil penelitian yang didapat dengan menganalisi data yang


tersedia, dan penulis juga mencoba memberikan saran yang dianggap penting untuk perbaikan dimasa yang akan datang.


BAB II PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan PT.Pertani (Persero) Medan merupakan kelanjutan dari Badan Perusahaan Produksi Bahan Makanan dan Pembukaan Tanah (BMPT) yang didirikan sejak tahun 1959 berdasarkan Undang-Undang Darurat No.1 tahun 1959.Sebagai perusahaan negara dengan status Badan Hukum berkedudukan di Jakarta, maka penyelenggaraan tugas Badan Perusahaan Produksi Bahan Makanan dan Pembukaan Tanah dilakukan oleh : a. Bagian perusahaan padi sentra, bergerak dalam sektor produksi padi untuk mensukseskan Swa-Sembada beras. b. Perusahaan tanah kering dan pembukaan tanah, bertugas melaksanakan pembukaan tanah dilahan kering dengan menggunakan pertanian modern (Traktor). c. Bagian Perusahaan Pembukaan Tanah Pasang-Surut , yang melaksanakan pembukuan tanah pertanian di daerah pasang surat di luar jawa.

Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Pemerintah pengganti Undang-undang, Badan Perusahaan Produksi Bahan Makanan dan Pembukaan Tanah berubah menjadi Badan Pimpinan Umum Perusahaan Pertanian Negara disingkat menjadi BPU Pertani berdasarkan Peraturan Pemerintah Penggantian Undang-undang No.19/1960. Selanjutnya BPU Pertani berdasarkan peraturan pemerintah, berubah menjadi Perusahaan Pertanian Negara disingkat menjadi PN PERTANI berdasarkan Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

Peraturan pemerintah No.12/1963 tanggal 1 Januari 1963. Dalam perkembangannya Perusahaan Pertani Negara berubah menjadi

menjadi Perusahaan Perseroan

berdasarkan PP No.21 tahun 1973 dan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH No.46 tanggal 11 Januari 197 Akta Perusahaan No.136 tanggal 24 April 1974 dan Akta perubahan yang dibuat Notaris Imas Faimah, SH NO.45 tanggal 6 Februari 1984 menjadi PT.PERTANI (Persero). Untuk menyesuaikan undang-undang Perseroan Terbatas No.1 tahun 1995 dan Peraturan pemerintah No.12 tahun 1998 Anggaran Dasar PT. PERTANI (Persero) disesuaikan dengan akta perubahan No.41 tanggal 27 Maret 1998 yang dibuat oleh Notaris Imas Fatimah, SH dan terakhir dengan akta perubahan No.1 tanggal 2 Mei 2002 yang dibuat oleh Notaris Mintarsih Natamiharja, SH.

B. Struktur Organisasi Perusahaan Semakin berkembangnya usaha suatu perusahaan maka semakin banyak pula kegiatan – kegiatan yang harus dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Dalam hal ini sudah tentu pimpinan perusahaan tidak dapat bekerja sendiri dalam mengatasi semua masalah yang dihadapi. Untuk dapat melaksanakan kepemimpinan yang dapat berjalan dengan baik tersebut maka tentunya pimpinan perusahaan memerlukan perbaikan suatu organisasi didalam perusahaan sehingga semua kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Organisasi ialah sarana atau alat untuk mencapai tujuan atau wadah dari kegiatan orang – orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan dan penugasan kepada setiap kelompok kepada seorang manajer yang mempunyai kekuasaan, yang Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

perlu untuk menguasai anggota kelompoknya. Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber – sumber yang diperlukan termasuk manusia sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilakukan dengan berhasil. Suatu struktur organisasi yang memuaskan harus sederhana menguntungkan dari sudut pandang ekonomi serta fleksibel sehingga bila ada perluasan tidak akan mengganggu secara serius susunan bagian – bagian yang sudah ada. Pekerjaan semua bagian – bagian harus terintegrasi, terkoordinir, dan adanya kerjasama yang baik. Sistem dalam perusahan adalah organsasi formal. Organisasi formal adalah sistem dari pekerjaan, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat diselesaikan. Struktur formal dibuat untuk menangani pekerjaan yang harus dikerjakan. Struktur ini memberikan kerangka untuk perilaku kerja. Organisasi formal memberikan daerah yang relatif pasti dimana orang – orang bekerja dalam tanggung jawab mereka masing – masing. Dalam hal itu tentu saja pekerjaan yang dikerjakan oleh setiap orang adalah merupakan bagian dari tugas yang lebih luas dan sedang diselesaikan oleh perusahaan secara keseluruhan. Organisasi formal adalah organisasi yang tampak dalam bagan organisasi.

Adapun tugas pokok PT.PERTANI (Persero) Medan adalah sebagai berikut : 1. Menyusun rencana kerja dan program kerja perusahaan 2. Menjabarkan RKAP kepada masing-masing satuan organisasi dan unit kerja. 3. Mengoperasikan RKAP dengan memanfaatkan sumber daya manusia secara optimal.


4. Membina dan mengembangkan usaha dan kualitas sumber daya manusia (SDM). 5. Mewakili perusahaan untuk melakukan perikatan dan tindakan hukum lain sesuai tanggung jawabnya. 6. Melakukan pengendalian atas pelaksanaan kegiatan dan wajib memelihara serta menjaga keamanan harta kekayaan perusahaan . 7. Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan . 8. Membuat laporan manajemen atau keuangan sebagai pertanggung jawaban Direksi.

Kepala Kantor Wilayah Membawahi : 1. Bagian Pemasaran Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1. Menyusun rencana kerja dan

program kegiatan usaha pemasaran

sarana pertanian dan hasil pertanian. 2. Mengkoordinasikan kegiatan usaha pemasaran sarana pertanian dan hasil pertanian. 3. Melakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan setiap kegiatan. 4. Membina perluasan pasar dan pengembangan pasar. 5. Menjalin hubungan dengan instansi pemerintah dan badan usaha. 6. Mengurus dan mencatat

hak dan kewajiban yang timbul dalam

pelaksanaan kegiatan. 7. Mengajukan saran dan pendapat kepada kepala kantor wilayah. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

Bagian Pemasaran Membawahi : a. Sub Bagian Pemasaran Saprotan Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1. Menyusun rencana kerja

dan program kerja pemasaran produk

Alsintan dan hasil pertanian termasuk rencana pengadaan

yang

terkait. 2. Bertanggung jawab secara aktif melaksanakan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kegiatan, khususnya menyangkut teknis operasi dan pengendalian biaya. 3. Melakukan survei teknis kegiatan pemasaran sarana pertanian. 4. Melakukan kajian dan mengkoordinasikan usaha perluasan dasar dan pengembangan pemasaran. 5. Menjalin koordinasi antar satuan organisasi dan unit kerja pelaksana. 6. Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan. 7. Mengajukan saran dan pendapat kepada bagian pemasaran untuk meningkatkan usaha dan kinerja perusahaan. b. Sub Bagian Pemasaran Aneka Usaha Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1. Menyusun rencana kerja dan program kegiatan usaha pemasaran produk Alsintan dan hasil pertanian termasuk rencana pengadaan yang terkait.


2. Bertanggung jawab secara aktif melaksanakan monitoring

dan

evaluasi atas pelaksanaan kegiatan, khususnya menyangkut teknik operasi dan pengendalian biaya. 3. Melakukan supervisi teknis kegiatan pemasaran produk Alsintan dan hasil pertanian. 4. Melakukan kajian dan mengkoordinasi usaha perluasan pasar dan pengembangan pemasaran. 5. Menjalin koordinasi antar satuan organisasi dan unit kerja pelaksana. 6. Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan. 7. Mengajukan saran dan pendapat kepada bagian pemasaran untuk meningkatkan usaha dan kinerja perusahaan. 2. Bagian Bina Usaha Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1. Menyusun kerja dan program kerja bidang usaha pembenihan, perbesaran dan usaha jasa. 2. Mengkoordinasi kegiatan usaha produksi benih, produksi beras dan usaha jasa. 3. Melakukan monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan kegiatan di seluruh daerah kerja wilayah. 4. Melakukan pembinaan teknis yg terkait dengan kegiatan usaha produksi dan jasa. 5. Menjalin hubungan dengan instansi pemerintah dan badan usaha terkait. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

6. Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan. 7. Mengajukan saran dan pendapat kepada kepala kantor wilyah.

Bagian Bina Usaha Membawahi : a. Sub Bagian Benih dan Bibit Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berkikut : 1. Menyusun rencana kerja dan program bidang produksi benih dan bibit. 2. Bertanggung jawab secara aktif melaksanakan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kegiatan di seluruh wilayah kerja. 3. Melakukan supervisi teknis atas kondisi alat dan peralatan, kualitas produk produksi serta teknis operasi di lapangan. 4. Mengkaji pemanfaatan alat produksi, mencakup kinerja alat dan prestasi usaha unit

pelaksana, pemanfaatan teknologi sesuai

perkembangan IPTEK. 5. Menjalin koordinasi antar satuan organisasi dan unit kerja pelaksana 6. Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan. 7. Mengajukan saran dan pendapat kepada bagian Bina Usaha untuk peningkatan usaha dan kinerja perusahaan.


b. Sub Bagian Penggilingan Padi dan Jasa Tugas pokok dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1. Menyusun rencana kerja dan program kerja bidang produksi beras dan usaha jasa. 2. Bertanggung jawab secara aktif melaksanakan monitoring dan evalusi atas pelaksanaan kegiatan di seluruh wilyah kerja. 3. Melakukan supervise teknis atas kondisi alat dan peralatan dan teknis operasi. 4. Mengkaji pemanfaatan alat dan peralatan yang menyangkut kapasitas, prestasi usaha unit pelaksanaan da penerapan teknologi sesuai dengan perkembangan IPTEK. 5. Membina pengembangan usaha dan menjalin koordinasi antar satuan organisasi dan kerja pelaksana. 6. Mengurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan. 7. Mengajukan sarana dan pendapat kepada bagian Bina Usaha untuk peningkatan usaha dan kinerja perusahaan.

3. Bagian Keuangan dan Umum Tugas pokok dan tanggung jawabnya adalah bagian keuangan dan umum selaku pembantu kepala kantor wilayah bertanggung jawab menyusun rencana dan melaksanakan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash flow, rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP), sumber daya manusia, saran usaha dan sarana kerja, tata usaha surat menyurat kearsipan, Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

pelayanan hukum dan mengurus hak dan kewajiban yang timbul dari setiap kegiatan.

Bagian Keuangan dan Umum membawahi : a. Sub Bagian Keuangan Tugas pokoknya adalah sub bagian keuangan selaku pembantu kepala bagian keuangan atau umum bertanggung jawab

dan rencana pengelolaan

keuangan, penyusutan cash flow, rencana kerja dan anggaran perusahaan (RAKP), dan mengurus hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan tersebut.

b. Sub Bagian Umum atau SDM Tugas pokoknya adalah selaku pembantu kepala bagian keuangan dan umum bertanggung jawab dalam menyusun rencana

dan melaksanakan

pengadaan sarana dan prasarana, alokasi penggunaan dan pengelolaan sumber daya

manusia ,

saran usaha dan kerja,

mengadakan penilaian

dan

merekomendasikan pembiayaan rutin , melaksanakan tata usaha, surat menyurat dan kearsipan, ketertiban dan keamanan rumah tangga kantor wilayah, mengurus hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan tersebut, serta tanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan umum.


4. Bagian Akuntansi Tugas pokok dan tanggung jawabnya adalah selaku pembantu kepala wilayah bertanggung jawab dalam pembinaan akuntansi dan melaksanakan tugas verifikasi,

konfirmasi

dan

rekonsiliasi,

kode

rekening

administrasi

pembukuan, penyusun laporan keuangan, penyusunan evaluasi wilayah, mengurus hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan tersebut. Bagian Akuntansi Membawahi : a.

Sub Bagian Pembukuan dan Analisa Laporan Keuangan Tugas pokoknya adalah selaku pembantu kepala bagian akuntansi bertugas membantu pelaksanaan pencatatan transaksi, pengelolaan data akuntansi , analisis keuangan perusahaan dan penyajian laporan laporan keuangan.

b.

Sub Bagian Verifikasi dan Rekonsiliasi Hubungan Intern Tugas Pokoknya adalah membantu pelaksanaan tugas bagian akuntansi dalam bidang verifikasi dan rekonsiliasi

5. Cabang Cabang meliputi dua bagian seksi dan empat bagian unit. Seksi terdiri dari seksi keuangan/umum dan seksi operasional. Sedangkan unit terdiri dari unit penggilingan padi, unit produksi benih, unit pelayanan jasa Alsintan (Alat mesin pertanian) dan unit pemasaran.


C. Sistem Akuntansi Perusahaan 1. Sistem Akuntansi Penjualan Defenisi sistem menurut Simamora (2000;6) “Seperangkat peraturan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa tugas tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah diterapkan sebelumnya”. Sedangkan menurut Hall (2001;2) “Sekelompok dua atau lebih komponen–komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencari tujuan bersama (Common purpose)”. Selain itu defenisi menurut Mulyadi (2001;3) “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Menurut Baridwan (2000;6) sistem akuntansi “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa sehingga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen”. Menurut Bodnar (2003;16) sistem akuntansi penjualan “Kegiatan administrasi berupa pencatatan – pencatatan formulir – formulir dan prosedur dan alat – alat yang digunakan untuk menerima pengelolaan kas dalam bentuk laporan – laporan yang diperlukan untuk pihak manajemen dan kreditur untuk mengawasi usahanya dan juga pihak pemerintah”. Menurut Niswonger dkk (1999;182) mengatakan sistem akuntansi “Metode

dan

prosedur

untuk

mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

mengikhtisarkan dan melaporkan infomasi mengenai keuangan dan operasi perusahaan“. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

Dalam perusahaan, baik perusahaan industri, perusahaan dagang maupun perusahaan lainnya yang bertujuan untuk mencari keuntungan, selalu berhadapan dengan masalah penjualan. Supaya penjualan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik, maka harus diciptakan sistem akuntansi penjualan yang baik. Suatu perusahaan dalam menyusun sistem akuntansi dapat memilih yang secara manual tanpa menggunakan mesin pembantu dan menggunakan mesin pembukuan yang sederhana sampai menggunakan mesin komputer. Sistem disini

diartikan

sebagai suatu

jaringan

yang

saling

berhubungan yang disusun dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan kegiatan utama perusahaan dan terdiri dari beberapa prosedur yang merupakan kegiatan saling berhubungan satu dan yang lainnya. Dari defenisi diatas kita dapat melihat, bahwa infomasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi digunakan dan dibutuhkan oleh pihak dalam perusahaan (intern) maupun luar perusahaan (ekstern). Oleh sebab itu sistem akuntansi dirancang sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan didalam menghasilkan infomasi. Sistem Akuntansi yang dirancang dengan baik akan menghasilkan informasi yang baik dan tepat bagi pemakai informasi dalam pengambilan keputusan. Sistem akuntansi penjualan dapat diartikan sebagai sarana bagi suatu manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi penjualan serta menyajikannya kepada pihak – pihak yang berkepentingan seperti yang telah disebutkan sebelumnya.


Adapun tujuan sistem akuntansi adalah : a. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan. b. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. c. Sistem akuntansi yang disusun itu memenuhi prinsip murah yang berarti barang – barang untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga tidak mahal. Dari pengertian sistem akuntansi yang telah disebutkan diperoleh kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri atas unsur – unsur : a. Bukti Bukti merupakan unsur pokok dalam sistem akuntansi dimana suatu transaksi dicatat saat terjadinya, bukti ini dapat berasal dari perusahaan sendiri maupun dari pihak luar. Bukti transaksi tersebut berupa formulir, seperti faktur penjualan, bukti kas masuk, cek, kwitansi,dan lainnya. Selain sebagai catatan tertulis, bukti – bukti juga digunakan untuk : 1) Menggerakkan atau mengotorisasi operasi fisik (pesanan penjualan). 2) Mencerminkan pertanggung jawaban atau akuntabilitas atas tindakan yang diambil.


3) Menyediakan data yang diperlukan untuk pihak luar (data pesanan penjualan yang digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtisar penjualan.

b. Catatan Buku – buku catatan dipergunakan untuk melakukan pencatatan atas transaksi berdasarkan bukti yang ada, yaitu : 1) Jurnal adalah catatan pertama yang digunakan untuk mencatat, menggolongkan dan meringkas bukti – bukti yang ada. 2) Buku besar adalah catatan berupa perkiraan – perkiraan yang akan dijurnal yang telah diposting dan disusun sesuai dengan infomasi dan akan disajikan dalam laporan keuangan. c. Prosedur Sistem akuntansi terdiri atas beberapa prosedur, yang tergantung pada aktifitas perusahaan, biasanya saling berkaitan dan berbeda sesuai dengan sifat dan kebutuhan masing–masing. d. Alat–alat Peralatan yang menjadi bagian dari suatu sistem akuntansi adalah alat– alat yang dipergunakan untuk pencatatan secara rinci seperti buku pembantu. e. Laporan Laporan ini dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, daftar piutang, laporan biaya pemasaran. Pada dasarnya, laporan ini


berguna sebagai infomasi yang akan dipergunakan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan. a. Penjualan Tunai Penjualan tunai adalah merupakan salah satu bentuk transaksi dari barang dan jasa. Dalam transaksi penjualan secara tunai ini, penjual langsung menyerahkan barang kepada pihak pembeli setelah pembeli membayar uang kepada penjual. Pengertian penjualan tunai menurut Mulyadi (2000;455) “Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli”. Transaksi penjualan tunai dikatakan telah terlaksana apabila perusahaan telah menerima pembayaran dari pelanggan atas barang ataupun jasa yang kemudian akan diserahkan oleh perusahaan kepada pelanggan. Penjualan dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diberikan pada pembeli dan transaksi penjualan kemudian dicatat oleh perusahaan. Dokumen–dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1) Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjulan tunai. Formulir faktur Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. 2) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank dibuat tiga lembar, dan diserahkan ke bank bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank sebagai tanda bukti penyetoran kas ke bank. 3) Pita Register Kas Dokumen

ini

dihasilkan

pada

bagian

kassa

dengan

cara

mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kassa dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 4) Rekap Harga Penjulaan Dokumen ini digunakan untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini merupakan pendukung bagi pembuatan memorial guna mencatat harga pokok pendukung produk yang dijual.


Catatan – catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan tunaiI adalah : 1) Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan tiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu dalam jurnal penjualan tiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk satu jenis produk tersebut. Jurnalnya adalah sebagai berikut : Kas

xxx

Penjualan Harga Pokok Penjualan

xxx xxx

Persediaan Barang Dagang

xxx

2) Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari penjualan tunai. Kas Penjualan

xxx xxx

3) Jurnal Umum Catatan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus, misalnya harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

4) Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan dibagian akuntansi untuk mengawasi mutasi persediaan barang yang disimpan digudang. 5) Kartu Gudang Catatan diselenggarakan dibagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang. Dalam transaksi penjualan tunai kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. Kartu gudang juga dibutuhkan untuk mengetahui jumlah persediaan terakhir dari barang dagangan sehingga dapat diketahui jumlah nominal akun.

b. Penjualan Kredit Berbeda dengan penjualan tunai, uang langsung dibayar oleh pembeli pada waktu transaksi penjualan, maka penjualan kredit pembayarannya dapat diterima beberapa waktu kemudian sesuai dengan perjanjian yang dibuat oleh penjual dan pembeli. Defenisi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001;220) “Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut”.


Sesuai dengan penjelasan diatas, dapat ditarik kesimpulan penjualan kredit yaitu transaksi penjualan yang dilakukan tetapi pembayarannya menggunakan jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan bersama. Untuk mendapatkan pengawasan intern yang baik pada penjualan kredit perlu disusun prosedur tertentu yang menggambarkan arus dokumen dan tata cara pencatatan penjualan kredit yang harus diperhatikan adalah : 1) Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan

otorisasi

kepada

kepala

bagian

pengiriman

untuk

mengirimkan jenis barang dan jumlah spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. Dalam hal pemberian surat order pengiriman dilakukan oleh bagian gudang dan memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman barang. 2) Faktur Penjualan Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirimkan pada pelanggan. Jumlah lembar faktur yang dkirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit adalah: 1) Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan tiap jenis produk yang Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

dijualnya selama jangka waktu tertentu dalam jurnal penjualan disediakan kolom – kolom untuk mencatat penjualan menurut produk tersebut. Kas

xxx

Piutang Usaha Harga Pokok Penjualan

xxx xxx

Persediaan Barang Dagang

xxx

2) Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap – tiap debiturnya. Dalam metode pencatatan piutang tertentu, buku piutang ini tidak diselenggarakan dan digantikan fungsinya dengan arsip faktur penjualan menurut abjad. 3) Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi tentang rincian mutasi tiap jenis persediaan.

2. Sistem Akuntansi Penjualan Pada PT.Pertani (Persero) Medan 1. PT. Pertani (Persero) Medan menjalankan prosedur sistem akuntansi penjualan tunai dan kredit. 2. Manajer umum yang menandatangani cek dan giro keluar. 3. Sales Manajer yang mencari pelanggan dan memberi informasi tentang penyediaan sarana produksi pertanian. 4. Collector yang menagih dan mangantarkan tagihan pengguna jasa perusahaan.


5. Bagian pembukuan dan keuangan yang mencatat semua tagihan kepada manajer.

Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan cara datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order (purchase order/PO). Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan, atau nota kontan. Berikut ini uraian kegiatan bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik pada toko-toko atau super market, dan grosir.

a. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau supermarket Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan adalah Bagian Order Penjualan (pramuniaga), Bagian Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian Pembungkusan/Packing dan Bagian Akuntansi. Dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran : 1. faktur 2. nota penjualan tunai b. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir Aktifitas penjualan tunai melibatkan Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi. Sementara formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan tunai, nota kontan, bukti penyerahan barang, dan bukti penerimaan kas. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

3. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Adapun flowchart sistem akuntansi penjualan terdapat pada gambar 3.1 dan gambar 3.2 berikut : a. Sistem Penjualan Tunai Gambar 3.1 Flowchart Penjualan Tunai Bagian Order Penjualan

Bagian Kassa 1

Mulai

FPT

1

Menerima order dari pembeli

Menerima uang dari pembeli

Mengisi Faktur Penjualan

Mengoperasiakn register cek FPT

1

PRK FPT

Via Pembeli

1

2

1 N 3

FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK= Pita Register Cek Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi, Tahun 2001: 476


(Lanjutan Gambar 3.1)

Bagian Kassa (Lanjutan)

Bagian Gudang

Mengisi bukti setor bank

2

FPT

2

Bukti Setor 1 Bank

Menyetor kas ke bank

Kartu Gudang Meyerahkan barang

Bukti Setor 1 Bank FPT

2

5 Bersama uang

Bersama uang N Diserahkan ke Bank

4

Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi, Tahun 2001: 476



Bagian Pengiriman

3

4

PRK FPT

FPT 1

Membandingkan FPT lbr 1 & lbr 2

Menyerahkan barang kepada pembeli

FPT

1

PRK Bersama barang Sebagai slip pembungkus

6

Untuk Pembeli


(Lanjutan Gambar 3.1) Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

Bagian Jurnal

6

5

RHPP

BuktiSetor 2 Bank

PRK FPT

8

1

Bukti Memorial

Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal Penjualan

Jurnal Umum N

7

T

Selesai

RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan


(Lanjutan Gambar 3.1) Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

Bagian Kartu Persediaan

7

RPK FPT

1

Kartu Persediaan

Membuat rekap HPP

Secara periodik

RHPP

Membuat bukti memorial

RHPP Bukti memorial

6



Keterangan Flowchart Sistem Penjualan Tunai : 1) Bagian Order Penjualan Dalam transaksi penjualan tunai, ini berfungsi untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang kebagian kassa. 2) Bagian Kassa Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berfungsi sebagai penerima pembayaran harga barang dari pembeli. 3) Bagian Gudang Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berfungsi untuk membungkus barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut kebagian pengiriman barang. 4) Bagian Pengiriman Barang Barang Dalam transaksi penjualan tunai bagian ini berfungsi untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5) Bagian Kartu Persediaan Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berfungsi sebagai pencatat berkurangnya harga pokok produk dalam kartu persediaan sebagai dokumen bagi pembuatan memorial. 6) Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berfungsi sebagai pencatat transaksi penjualan kedalam jurnal, pencatatan transaksi penerimaan kas Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

dari bagian penjualan tunai kedalam jurnal penerimaan kas, dan menurut harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu. b. Sistem Penjualan Kredit Adapun flowchart sistem akuntansi penjualan kredit terdapat pada gambar 3.2 berikut : Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penjualan Kredit Bagian Order Penjualan 4

Mulai

Menerima order dari pelanggan

SOP

6

7

2 SOP

1

Surat Order Mencatat tgl, pengiriman pada SOP lembar 9

Membuat surat order pengiriman dan faktur

2 SOP

9

1

8 7 6 5 4 3

A

T

7

2 SOP

1 Shanti Maya Sari Medan, 2009.

1

2

Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi, Tahun 2001: 476 Ke Pelang SOP =Penjualan Surat Order Pengiriman Siregar : Sistem Akuntansi Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera Utaragan 3


Bagian Kredit

Bagian Gudang

3

1

SOP

SOP 7 (Credit Copy)

1

Memeriksa status kredit

Menyiap kan barang

Memberi otorisasi kredit

Menyera hkan barang

SOP 7 (Credit Copy)

SOP

1

Bersaama dengan barang

4 5

Kartu Gudang



(Lanjutan Gambar 3.2) Bagian Pengiriman

2 5 Bersama dengan barang

5 4 3

SOP

1

SOP

2

Menempelkan SOP pd pembungkus Brg

Menyerahkan brg kpd prsh angkutan umum

2

SOP

3

4

Ditempelkan pd pembungkus brg sbg slip pembungkus

5

1

6

Diserahkan kpd persh angkutan umum



(Lanjutan Gambar 3.2) Bagian Penagihan

Bagian Piutang

7

Surat Muat 2 SOP 1

2 SOP

1

Faktur

Membuat faktur

2 Faktur

3

4

5

1

Dikirim ke wiraniaga

9 Dikirim ke pelanggan

8

10

N Kartu Piutang



(Lanjutan Gambar 3.2) Bagian Kartu Persediaan

Bagian Jurnal

9

Mulai Faktur

10

Bagian Kasa

11

1

3 Faktur

4 FPT

1

Menerima Kartuorder dariPersediaan pembeli

Rekap HHP Bukti memorial

N

Membuat Mengisi Faktur rekapiyulasi Penjualan

Menerima uang dari pembeli

Secara periodik

HPP

Mengoperasiakn N cek register

Rekapitulasi FPT HPP

1

Membuat bukti Via Pembeli memorial

PRK FPT

1

2

N 1

Rekap HHP Bukti Memorial

N

Jurnal Penjualan

3 Jurnal

selesai

Umum

11 FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK= Pita Register Cek Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi, Tahun 2001: 476


Keterangan Flowchart Sistem Penjualan Kredit : 1) Bagian Order Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang, dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan dari gudang mana barang akan dikirim, serta mengisi surat order pangiriman. 2) Bagian Kredit Bagian ini berada dibawah departemen keuangan, yang dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk meneliti status kredit langganan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan perusahaan perdagangan merupakan penjualan kredit. Maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dalam bagian kredit. 3) Bagian Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang kebagian pengiriman barang. 4) Bagian Pengiriman Barang Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menyerahkan barang atas order pengiriman yang diterimanya dari bagian order penjualan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi yang berwenang. 5) Bagian Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk membuat dan mengirimkan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian piutang, bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya, bagian jurnal, buku besar dan laporan. 6) Bagian Piutang Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. 7) Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual didalam kartu persediaan. 8) Bagian Jurnal Buku Besar dan Laporan Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dan membuat laporan.

5. Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Prosedur dan sistem merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Sistem akuntansi terdiri atas beberapa prosedur, yang tergantung pada aktifitas perusahaan, biasanya saling berkaitan dan berbeda sesuai dengan sifat dan kebutuhan masing – masing.


Menurut Mulyadi (2001;15) prosedur adalah ”Suatu ukuran klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang – ulang”. Kegiatan klerikal (clerical operations) yang dimaksud terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar yaitu : menulis,

menggandakan,

menghitung,

memberikan kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan. Seluruh prosedur yang ditetapkan manajemen digunakan untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian / kesalahan (error), kecurangan (founds) ataupun kejahatan (irregularities). Pengendalian intern juga merupakan salah satu prosedur – prosedur yang dilakukan perusahaan dengan tujuan

mengamankan aktiva perusahaan dan

meningkatkan

keakuratan serta dapat dipercayai data akuntansinya. Sehingga manajemen perusahaan membuat prosedur – prosedur untuk melindungi harta perusahaan dari pencurian dan kerusakan fisik yang mungkin terjadi.

a. Prosedur Penjualan Tunai Penjualan dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diberikan pada pembeli dan transaksi penjualan kemudian dicatat oleh perusahaan. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

Dokumen–dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1) Faktur Penjualan Tunai 2) Bukti Setor Bank 3) Pita Register Kas 4) Rekap Harga Penjualan Catatan–catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah : 1) Jurnal Penjualan 2) Jurnal Penerimaan Kas 3) Jurnal Umum 4) Kartu Persediaan Unit organisasi yang terkait dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1) Bagian Order Penjualan 2) Bagian Kassa 3) Bagian Gudang 4) Bagian Pengiriman Barang 5) Bagian Kartu Persediaan 6) Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

b. Prosedur Penjualan Kredit Berbeda dengan penjualan tunai, uang langsung dibayar oleh pembeli pada waktu transaksi penjualan, maka penjualan kredit pembayarannya dapat Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

diterima beberapa waktu kemudian sesuai dengan perjanjian yang dibuat oleh penjual dan pembeli. Untuk mendapatkan pengawasan intern yang baik pada penjualan kredit perlu disusun prosedur tertentu yang menggambarkan arus dokumen dan tata cara pencatatan penjualan kredit yang harus diperhatikan adalah : 1) Surat Order Pengiriman 2) Faktur Penjualan Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit adalah: 1) Jurnal Penjualan 2) Kartu Piutang 3) Kartu Persediaan Unit–unit organisasi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit adalah: 1) Bagian Order Penjualan 2) Bagian Kredit 3) Bagian Gudang 4) Bagian Pengiriman Barang 5) Bagian Piutang 6) Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya 7) Bagian Jurnal Buku Besar dan Laporan


D. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penjualan Sistem pengendalian intern merupakan alat yang baik untuk membantu manajemen dalam mengamankan harta dalam perusahaan, menambah efisiensi kerja dan mendorong para pegawai mematuhi kebijaksanaan pimpinan. Menurut Baridwan

(2000;150) pengendalian intern “Internal control itu

meliputi struktur organisasi dan semua cara

- cara sehat dan alat – alat yang

dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran akuntansi, memajukan efisiensi dalam usaha, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu”. Menurut Mulyadi (2001;163) “Mengatakan internal control yang diterapkan dalam penjualan meliputi organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, dan praktek yang sehat”. Sistem pengendalian intern yang dirumuskan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (2002;17) “Sistem pengendalian intern meliputi rencana organisasi serta semua metode dan ketentuan – ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya, memeriksa kecermatan (accuracy) dan seberapa jauh data accounting dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan perusahaan yang telah digariskan”. Sistem akuntansi dan pengawasan intern yang dilakukan mempunyai hubungan erat, sehingga sistem akuntansi yang dipakai oleh suatu perusahaan yang baik kemungkinan akan mengandung unsur – unsur pengawasan yang baik pula. Untuk mengidentifikasi unsur – unsur pengendalian dalam sistem akuntansi penjualan, maka harus dirincikan tiga unsur pokok pengendalian intern yaitu : Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

1. Organisasi Struktur organisasi mencerminkan pembagian wewenang dan tanggung

jawab

dalam

pencapaian

tujuan.

Organisasi

akan

dapat

mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya. Adanya pembagian wewenang yang jelas akan memudahkan pertanggung jawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam mencapai tujuan. Dalam internal control penjualan organisasi penjualan dimaksud adalah adanya pemisahan fungsi – fungsi yang terkait dalam penjualan, sehingga tidak ada timpang tindih wewenang didalam organisasi penjualan. Adapun pemisahan fungsi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dengan fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. 2. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Prosedur pencatatan penjualan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan kehandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi penjualan akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.


3. Praktik yang Sehat Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan pada fungsi penjualan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara – cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam transaksi penjualan. Internal control sistem informasi akuntansi penjualan perlu dilakukan secara khusus mulai dari pesanan penjualan, persetujuan kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, pembukuan piutang, dan penagihan piutang.


BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Sistem Akuntansi Penjualan Sistem akuntansi penjualan mengatur cara – cara melaksanakan penjualan baik barang maupun jasa yang dihasilkan perusahaan melalui prosedur penjualan yang telah ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan mendapatkan informasi penjualan yang jelas untuk dipertanggung jawabkan kepada pihak – pihak yang berkepentingan seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Maka dapat disimpulkan sistem akuntansi penjualan tediri atas unsur – unsur seperti bukti penjualan, catatan – catatan penjualan, prosedur penjualan, alat – alat penjualan (buku pembantu), dan laporan penjualan. Untuk perusahaan yang mempunyai sub agen atau perwakilan penjualan disentralisasikan pada cabang atau perwakilan tersebut. Penjualan juga merupakan suatu pendapatan yang berasal dari penyelesaian transaksi penjualan yang dilakukan menyerahkan barang atau jasa kepada pihak lain yang memerlukannya dan biasanya dengan uang tunai atau dengan perjanjian yang dibayar dikemudian hari (kredit). Didalam menjalankan prosedur penjualan sudah pasti harus mempunyai ketentuan– ketentuan penyerahan wewenang yang menjalankan prosedur sistem akuntansi penjualan dan melibatkan beberapa bagian dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.


PT.Pertani (Persero)

Medan

melakukan penjualannya dengan

menggunakan sistem kredit dimana proses penjualan dilakukan dengan cara delivery order ( order pemesanan ). Pembayaran dilakukan oleh pelanggan beberapa waktu kemudian sesuai dengan perjanjian yang dibuat oleh pelanggan dengan penjual. Prosedur penjualan kredit pada perusahaan dimulai dengan : 1) Prosedur order penjualan 2) Prosedur persetujuan kredit 3) Prosedur pengiriman ke gudang 4) Prosedur pengiriman ke pelanggan 5) Prosedur penagihan 6) Prosedur pencatatan piutang 7) Prosedur pencatatan akuntansi Oleh karena itu ada baiknya bagian penjualan dipisahkan dari fungsi kredit. Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi kas. Karena fungsi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh bagian penjualan, bagian kredit, bagian pengiriman, bagian penagihan, bagian akuntansi. Jadi persetujuan pemberian kredit hendaknya diberikan oleh bagian kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). Dalam penjualan kredit yang diberikan oleh perusahaan harus memperhatikan sejarah kredit langganannya untuk menjaga hal – hal yang


tidak diinginkan seperti piutang yang tidak tertagih yang sebenarnya dapat diminimumkan. Adapun sistem penjualan tunai yang dilakukan PT.Pertani (Persero) Medan adalah dengan cara penyerahan barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan, atau nota kontan.

B. Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penjualan Secara keseluruhan pengendalian intern sistem akuntansi penjualan pada PT.Pertani (Persero) Medan sudah melalui prosedur yang cukup baik, karena sudah terdapat pemisahan dan pembagian tugas antara penjualan, kasir, dan bagian penyerahan barang. Sistem otorisasi dan prosedur sudah dianggap baik karena ada yang bertanggung jawab dalam pemberian kredit dan dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.


BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan pada PT.Pertani (Persero) Medan maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan yaitu : 1. PT.Pertani (Persero)Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penyediaan pupuk bagi lahan perkebunan. 2. Sistem akuntansi penjualan dari sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem akuntansi penjualan kredit. 3. Sistem akuntansi penjualan yang dilakukan PT.Pertani (Persero)Medan baik secara tunai maupun secara kredit dilakukan dengan prosedur yang saling berkaitan. 4. Sistem akuntansi penjualan yang dilakukan PT.Pertani (Persero) Medan sudah dapat dikatakan berjalan sesuai dengan prosedur yang ada, hal ini karena adanya bagian khusus yang menangani penjualan tunai maupun kredit.. 5. Struktur organisasi PT.Pertani (Persero) Medan merupakan sistem organisasi yang berbentuk formal dimana pimpinan dalam melakukan tugas – tugasnya dibantu oleh staf – stafnya, dan dalam stuktur organisasi telah menggambarkan adanya pemisahan tanggung jawab dan wewenang yang jelas antara masing- masing bagian. 6. Perusahaan ini menjual barang berupa pupuk bagi lahan perkebunan dan juga pupuk untuk berbagai jenis tanaman. Shanti Maya Sari Siregar : Sistem Akuntansi Penjualan Pada Pt. Pertani (Persero) Wilayah Sumatera UtaraMedan, 2009.

7. Prosedur penjualan pada PT.Pertani (Persero) Medan sudah memadai karena adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab dari bagian – bagian yang terlibat. 8. Setiap penjualan kredit yang dilakukan harus disetujui oleh manajer umum (branch manager). B. Saran Dari kesimpulan yang dibuat oleh penulis terhadap hasil penelitian pada PT.Pertani (Persero) Medan, maka penulis dapat memberikan beberapa saran yaitu : 1. Kiranya perusahaan dapat memberikan fasilitas kemudahan untuk pelanggan yang mempunyai kriteria pelanggan terbaik. 2. Prosedur penjualan yang diterapkan oleh perusahaan agar tetap dipertahankan. 3. Sebaiknya sistem akuntansi penjualan yang telah disusun dan ditetapkan sesuai prosedur – prosedur yang telah dijalankan selama ini dapat dilaksanakan lebih baik lagi dengan pengawasan yang lebih ditingkatkan.


DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H, William S, Sistem Informasi Akuntansi, Penerjemah Amir Abadi Yusuf, (2003) Penerbit Salemba Empat, Jakarta Baridwan, Zaki (2000), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke Dua, Cetakan Ke lima, Penerbit BPFE , Yogyakarta Mulyadi, (2001), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ke Tiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Niswonger Rollin C, Warren C, Calls, Reeve, Fess, (2005), Edisi 21, Prinsip Prinsip Akuntansi, Penerjemah Hyginus Rusniwinarto, Penerbit Erlangga, Jakarta Simamora, Henry (2000), Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Supranto J, (2002) Metode Riset, Edisi Revisi ke-7, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta Husein Umar, (2000), Metode Penelitian Untuk Skripsi Dan Bisnis, Edisi Baru, PT.Raja Grafindo,Jakarta, 2000 Ikatan Akuntan Indonesia (2002), Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Per 1 April


DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H, William S, Penerjemah Amir Abadi Yusuf,(2003),Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 6, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Baridwan, Zaki (2000), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke Dua, Cetakan Ke lima Penerbit BPFE , Yogyakarta Mulyadi, (2001), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ke Tiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Niswonger Rollin C, Warren C, Calls, Reeve, Fess, (2005), Edisi 21, Penerjemah Hyginus Rusniwinarto, Prinsip – Prinsip Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta Simamora, Henry (2000), Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Supranto J, (2002) Metode Riset, Edisi Revisi ke-7, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta Husein Umar, (2000), Metode Penelitian Untuk Skripsi Dan Bisnis, Edisi Baru, PT.Raja Grafindo,Jakarta, 2000 Ikatan Akuntan Indonesia (2002), Standar Akuntansi Keuangan , Penerbit Salemba Empat, Jakarta Per 1 April


TUGAS AKHIR SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PERTANI (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA- MEDAN. Oleh: SHANTI MAYA SARI SIREGAR

Recommend Documents