TUDATOS KÖZBESZERZÉSI TERVEZÉS A HATÉKONYSÁG ÉS A KÖLTSÉGTAKARÉKOSSÁG JEGYÉBEN RÉSZTANULMÁNY

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146

Alsózsolca Város Önkormányzata

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146

TUDATOS KÖZBESZERZÉSI TERVEZÉS A HATÉKONYSÁG ÉS A KÖLTSÉGTAKARÉKOSSÁG JEGYÉBEN RÉSZTANULMÁNY

Készült az „Alsózsolca város közigazgatási rendszerének a fejlesztése, a polgármesteri hivatal szervezeti átalakítása” című projekt keretében Alsózsolca Város Önkormányzata

Jelen tanulmány Alsózsolca Város Önkormányzatának dokumentuma. Sokszorosítása, Továbbadása írásos engedély nélkül tilos! 2010.

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


TARTALOMJEGYZÉK 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ……………………………………………. 2 2. HELYZETVIZSGÁLAT, HELYZETÉRTÉKELÉS………………... …

4

a.) Az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó,…… 3 illetőleg az eljárásba bevont személyek b.) A közbeszerzési bírálóbizottság…………………………….. …...4 c.) Az ajánlatkérő nevében eljáró, eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont szerv és személyek feladatai……… 5 d.) A közbeszerzési eljárás előkészítése……………………………. 6 e.) A közbeszerzési eljárás lefolytatása……………………………. 6 f.) A közbeszerzési eljárás belső ellenőrzése………………………. 7 g.) A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje……………….. 7 h.) Az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont szerv és személyek felelősségi köre 7 3. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE…………………… 9 a.) Közbeszerzési terv……………………………………………… 9 b.) Közbeszerzési terv készítése…………………………………….10 4. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, JAVASLATOK……………….. 12 a.) Felelősségi rend újraszabályozása…………………………….. 12 b.) Tudatos tervezés………………………………………………. 13 c.) Várható hasznok………………………………………………. 16 d.) Várható hasznok elemzése……………………………………. 16 5. FELHASZNÁLT IRODALOM……………………………………… 18

1

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

Jelen résztanulmányt megalapozó helyszíni tapasztalatok alapján megállapítható, hogy az önkormányzat

Hivatala

Önkormányzatának

által

alkalmazott

Közbeszerzési

beszerzési

határozatában

eljárások

Alsózsolca

megfogalmazott

város

szempontoknak

megfelelnek, a törvényi előírásokat teljesítik. A közbeszerzések nagyságrendje számszerűleg éves szinten nem jelentős, de a feladatok előrelátható növekedése, és a hatékonyság iránti igények fokozódása szükségessé tesz néhány jövőre vonatkozó összegző megállapítás, javaslat megfogalmazását. A lefolytatott közbeszerzések eredményes lebonyolításának, illetve az átlátható, nyilvános és tiszta verseny biztosításának alapfeltétele a minden évben elkészítendő Közbeszerzési Terv, valamint a közbeszerzések lebonyolítását végző szervezet eljárási és felelősségi rendjét megállapító Közbeszerzési Szabályzat továbbá a szükséges szaktudással rendelkező szakemberek megléte. Mindez egybevág a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) által előírtakkal. A

beszerzések

tudatos

tervezését

az

Önkormányzat

egy

beszerzésekért/közbeszerzésekért felelős személy kijelölésével érheti el. További, a beszerzések során alkalmazandó lényeges szempontok közé tartozik a hosszú távú gondolkodás (hosszú távon milyen eredmények, illetve következmények várhatóak), a helyi

gazdaság

szereplőinek

előnyben

részesítése,

rész-ajánlattételi

felhívások

alkalmazása, a referenciával kapcsolatos követelmények túlzott specifikációjának elkerülése, „zöld” közbeszerzési eljárás alkalmazása, elektronikus dokumentálás bevezetése, illetve az elektronikus formában megvalósuló kommunikáció előnyben részesítése.

Mindezek

együttes

használatával

költség-,

energia-,

valamint

időmegtakarítás érhető el, áttekinthetőbbé, ellenőrizhetőbbé válik a folyamat és nem utolsó sorban a környezeti fenntarthatósághoz való hozzájárulás is megvalósul. Jelen tanulmány útmutatást ad az Önkormányzat számára a tudatos közbeszerzési tervezés érvényesítésére vonatkozóan (pl. felelősségi rend újraszabályozására, közbeszerzésekért felelős személy kijelölésére, felelősségi és feladatkörének meghatározására).

2

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


2. HELYZETVIZSGÁLAT, HELYZETÉRTÉKELÉS Alsózsolca város képviselő-testülete a közpénzek ésszerű felhasználására, átláthatósága és széleskörű ellenőrizhetőségének biztosítása, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. §-ban meghatározott kötelezettségének eleget téve a közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatos tevékenységről, valamint a felelősségi rendről közbeszerzési szabályzatot hagyott jóvá 2004. november 17.-én. A szabályzat hatálya kiterjed Alsózsolca Önkormányzata Képviselő-testülete beszerzéseire, valamint az önkormányzat által felügyelt költségvetési szervek által végzett, illetőleg a javukra történő beszerzésekre, amennyiben a beszerzés értéke eléri vagy meghaladja a Kbt.-ben meghatározott összeget. A Közbeszerzési Szabályzatban az alábbi feladat- és felelősségi körök kerültek meghatározásra.

a.) Az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont személyek Az ajánlatkérő nevében az európai uniós közösségi (a továbbiakban: közösségi) értékhatárokat elérő, vagy meghaladó értékű, illetve a nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre vonatkozó eljárások során valamennyi döntés meghozatalára a Képviselő-testület jogosult. A döntés alapján készült dokumentumokat – beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is – a polgármester írja alá. Az ajánlatkérő nevében a nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések, az egyszerű közbeszerzési eljárások során 1. Valamennyi döntés meghozatalára a Képviselő-testület jogosult, a döntés alapján készült dokumentumokat - beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is – a polgármester, akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá, amennyiben  10 millió forintot elérő, vagy meghaladó értékű árubeszerzésről,  31 millió forintot elérő, vagy meghaladó értékű építési beruházásról, 3

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


 10 millió forintot elérő, vagy meghaladó értékű szolgáltatás megrendeléséről van szó. 2. Valamennyi döntés meghozatalára a Pénzügyi Bizottság jogosult, a döntés alapján készült szerződéseket a polgármester, akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá, amennyiben  2 millió forintot elérő, vagy meghaladó, de 10 millió forintot el nem érő értékű árubeszerzésről,  5 millió forintot elérő, vagy meghaladó, de 30 millió forintot el nem érő értékű építési beruházásról,  2 millió forintot elérő, vagy meghaladó, de 10 millió forintot el nem érő értékű szolgáltatás megrendeléséről van szó. 3. Legalább 2 árajánlat bekérése szükséges, továbbá a döntés meghozatalára a polgármester jogosult, a döntés alapján készült szerződéseket a polgármester, akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá, amennyiben  1 millió – 2 millió forint közötti értékű árubeszerzésről,  1 millió – 5 millió forint közötti értékű építési beruházásról,  1 millió – 2 millió forint közötti értékű szolgáltatás megrendeléséréről van szó.

b.)A közbeszerzési bírálóbizottság A jelenleg érvényben lévő Közbeszerzési Szabályzat alapján az ajánlatok értékelésére 5 tagú Közbeszerzési Bírálóbizottságot (továbbiakban Bizottság) hoznak létre. A Bizottság elnökét és tagjait a közbeszerzési eljárás időszakára a polgármester kéri fel, a tagok közül 2 fő a mindenkori Képviselő-testület tagja. A Bizottság feladata, hogy írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készítsen az ajánlatkérő nevében, a közbeszerzési eljárást lezáró döntéshozó részére. A költségvetési szerv által bonyolítandó közbeszerzés esetén a költségvetési szerv vezetője, míg a Képviselő-testület által lebonyolított közbeszerzési eljárás esetén a polgármester is tagja a bizottságnak.

4

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


c.)Az ajánlatkérő nevében eljáró, eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont szerv és személyek feladatai A Képviselő-testület a megvalósítandó közbeszerzések pénzügyi fedezetét a költségvetésben biztosítja, jóváhagyja a polgármester által elkészített közbeszerzési tervet, illetve szükség esetén annak módosítását, az éves statisztikai összegzést, továbbá az éves előzetes összesített tájékoztatót. A már fent ismertetett beszerzések esetében döntéshozó. Feladatai közé tartozik még a közbeszerzési bizottság tagjainak megbízásáról, felmentéséről és tiszteletdíjáról való döntés. A Pénzügyi Bizottság az értékhatár szerint a döntési jogkörébe tartozó nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések, az egyszerű közbeszerzési eljárások esetén döntéshozó, továbbá gyakorolja a képviselő-testület által átruházott a közbeszerzési eljárásra vonatkozó hatásköröket. A Polgármester a fent ismertetett közbeszerzési eljárások esetében döntéshozó, illetve aláíró szerepkörrel rendelkezik, a jegyző javaslatára a Bizottság munkáját segítő hivatalos közbeszerzési tanácsadót kér fel, elkészíti az éves közbeszerzési tervet, valamint az éves statisztikai összegzést. Utóbbit jóváhagyását követően megküldi a Közbeszerzések Tanácsa részére, csakúgy, mint az előzetes összesített tájékoztatót. Gyakorolja a képviselő-testület által átruházott a közbeszerzési eljárásra vonatkozó hatásköröket. Döntést hoz a tanúsítás kérésének

tárgyában,

valamint

a

jogorvoslati

eljárás

során

szükséges

döntések

meghozatalának tárgyában, továbbá dönt a békéltetési eljárásban való részvételről, a Közbeszerzési Bíráló Bizottság elnökének és tagjainak megbízásáról, felmentéséről. A Bizottság meghatározza a lefolytatandó eljárás fajtáját, elkészíti az ajánlati, illetve részvételi felhívást, valamint az eljárás megindításának jóváhagyásához szükséges előterjesztést és átadja a döntésre jogosultnak. A Bizottság feladatai közé tartozik még az ajánlatok és részvételi jelentkezések felbontása; az értékelési eljárás lefolytatása; írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése a döntésre jogosult részére, az eljárást vagy eljárási szakaszt

lezáró

határozat

meghozatalához;

a

hiánypótlással

kapcsolatos

döntések

meghozatala; az ajánlat érvényességének, érvénytelenségének megállapítása; kizáró okok vizsgálata; javaslattétel a békéltetési eljárásban való részvételre.

5

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


A Jegyző előkészíti a közbeszerzési eljárást és az annak megindítása előtt szükséges döntések meghozatalát segítő előterjesztéseket, kijelöli a téma felelőst, az eljárás lefolytatásának jogszerűségét vizsgálja, javaslatot tesz a Bizottság munkáját segítő hivatalos közbeszerzési tanácsadó személyére, meghatározza a közbeszerzés értékét, vizsgálja az eljárásba bevont személyek összeférhetetlenségét. További feladata a közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése törvényességre és szakszerűségre vonatkozóan, valamint a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárásban az előkészítési feladatok ellátása. A témafelelős feladatai: az eljárás megindítását megelőzően a szükséges feltételek meglétének ellenőrzése; az ajánlattételhez, illetve a részvételi jelentkezéshez szükséges dokumentáció elkészítése az ajánlattételi, illetve részvételi felhívás megjelentetéséhez; a kihirdetés előkészítése; a közbeszerzési eljárás adminisztrációs feladatainak ellátása.

d.)A közbeszerzési eljárás előkészítése A közbeszerzési eljárás előkészítése, az eljárást megelőző döntések meghozatalára vonatkozó előterjesztések előkészítése, valamint az éves közbeszerzési feladatok témafelelőseinek kijelölése a tárgyév április 30-ig a jegyző feladatkörébe tartozik. Témafelelősként a közbeszerzés tárgya szerint a Hivatal megfelelő szakértelemmel rendelkező köztisztviselőjét jelölik ki.

e.)A közbeszerzési eljárás lefolytatása Az eljárás lefolytatása a Bizottság feladata. Az eljárásban a Kbt. előírásainak való megfelelősségéért a jegyző tartozik felelősséggel. A beérkező zárt ajánlatokat érkezésük sorrendjében érkeztetik, az időpontok(év, hónap, nap, óra, perc) és sorszámának az ajánlat csomagolásán való feltüntetésével. A közvetlenül benyújtott ajánlatról elismervényt kell kiállítani. Az ajánlatok zártságát, sértetlenségét érkezéskor, átvételkor vizsgálják. A nem zárt, sérült ajánlatokról jegyzőkönyvet kell készíteni. A beérkezett ajánlatokat a Bizottság az ajánlattételi határidő lejárta időpontjában a témafelelős jelenlétében köteles felbontani. A felbontásról és az ismertetésről jegyzőkönyvet készítenek, melyet a bontástól számított 5 napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek. A Bizottság meghozza döntési javaslatát és azt a polgármesterhez haladéktalanul benyújtja.

6

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


Az ajánlattevő a Kbt. szabályainak megfelelően köteles az eredményt (a döntést) nyilvánosan kihirdetni. A kihirdetés előkészítéséről a témafelelős gondoskodik. Ha a közbeszerzés tárgyának bonyolultságának, vagy speciális volta különleges szakértelmet igényel, a jegyző a polgármester felé javaslatot tesz a Bizottság munkáját segítő szakértő személyére. Az eljárásban közreműködő szakértőt a polgármester kéri fel.

f.) A közbeszerzési eljárás belső ellenőrzése A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerében történő ellenőrzése a jegyző hatáskörébe tartozik. Az ellenőrzés az eljárások törvényességének és a szükségszerűségének vizsgálatára terjed ki.

g.) A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje A polgármester az adott évre tervezett közbeszerzésekről minden év április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készít. Előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési terv megfelelő indoklás mellett módosításra kerül. Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatos adminisztrációs kötelezettség a témafelelőst terheli. Az eljárással kapcsoltban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetve a szerződés teljesítésétől számított 5 évig a Polgármesteri Hivatal irattárában meg kell őrizni. Az ajánlatkérő nevében a tárgyévi közbeszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összesítést kell készíteni, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Közbeszerzések Tanácsának meg kell küldeni. Az összegzés elkészítése és továbbítása a polgármester feladatkörébe tartozik.

h.) Az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont szerv és személyek felelősségi köre Az eljárások jogszerűségéért a jegyző a felelős, aki rendszeresen ellenőrzi a közbeszerzések teljes folyamatát, a közbeszerzési eljárásba bevont témafelelősök és egyéb személyek tevékenységét, rendelkezik a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok meghatározásáról, és azok kiosztásáról.

7

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


Az eljárások szabályszerű lefolytatásáért a bizottság elnöke a felelős. Az eljárás során hozott döntésekért, beleértve az eljárást lezáró döntést is, a döntést hozó a felelős.

8

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


3. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE Mielőtt Alsózsolca város önkormányzatánál a tudatos közbeszerzéssel kapcsolatos javaslatokkal foglalkoznánk, indokolt áttekinteni az önkormányzati közbeszerzések előkészítésének néhány fontosabb követelményét.

a.) Közbeszerzési terv A közbeszerzések eredményes lebonyolításának, illetve az átlátható, nyilvános és tiszta verseny biztosításának is alapvető előfeltétele, hogy az ajánlatkérő rendelkezzen a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) által is kötelezővé tett közbeszerzési tervvel, a közbeszerzések lebonyolítását végző szervezettel, e szervezet eljárási és felelősségi rendjét megállapító közbeszerzési szabályzattal, valamint a szükséges szaktudással rendelkező szakemberekkel. Az éves közbeszerzési terv elkészítése a közbeszerzések igény szerinti minőségben és határidőben történő megvalósításához járul hozzá, megelőzve ezzel a közbeszerzések részekre bontása tilalmának megsértését, vagy a késedelmes, illetve nem megfelelő eljárásindítást. A Kbt. 22. § (1) bekezdésében meghatározott ajánlatkérők – köztük a d) pontban említett helyi önkormányzatok - a költségvetési év elején, legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kötelesek készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseikről. Ajánlatkérőt a közbeszerzési tervvel, valamint annak módosításaival kapcsolatban közzétételi kötelezettség terheli, melynek saját honlapján, ennek hiányában a Közbeszerzések Tanácsának honlapján történő közzététellel tehet eleget. A közbeszerzési terv módosításának közzétételére megállapított határidő: a módosítás elkészítésétől számított 5 munkanap. A közbeszerzési terv - az ajánlatkérő, illetve a Közbeszerzések Tanácsának honlapján való – elérhetőségét a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell biztosítani.

9

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


b.) Közbeszerzési terv készítése A közbeszerzési terv elkészítéséhez a legmegfelelőbb kiindulási pont a beszerzési terv. Az adott évre tervezett beszerzések tárgyát és becsült értékét összefoglaló beszerzési terv alapján, az egybeszámítási kötelezettség alkalmazásával összeállítható a közbeszerzési terv. Ebből adódóan a közbeszerzési terv elkészítését mindenképp meg kell, hogy előzze a beszerzési terv elkészítése. Tekintettel arra, hogy a Kbt. nem ad eligazítást a közbeszerzési terv (minimális) tartalmi elemeire vonatkozóan, a Közbeszerzések Tanácsa az ajánlatkérők munkájának elősegítése céljából minta-dokumentumot bocsátott az ajánlatkérők rendelkezésre. E szerint a közbeszerzési tervet közbeszerzési tárgyak szerinti bontásban kell elkészíteni és az ajánlatkérő nevének, valamint a tervezéssel érintett időszak feltüntetésén túl az adott közbeszerzésre vonatkozóan legalább szerepeltetni kell: a beszerzés tárgyát, mennyiségét, célszerű megadni a CPV (közös közbeszerzési szójegyzék) kódját, az irányadó eljárási rendet, a tervezett eljárási típust, az időbeli ütemezést, ezen belül, az eljárás megindításának időpontját vagy a megrendelés tervezett időpontját, illetve a szerződés teljesítésének várható időpontját vagy a szerződés időtartamát. Amennyiben sor kerül vagy sor került előzetes összesített tájékoztató közzétételére, a közbeszerzési tervben erre is célszerű hivatkozni. Fontos azonban, hogy a közbeszerzési tervben ne kerüljön feltüntetésre a közbeszerzés becsült értéke, mert az befolyásolhatja az ajánlattevőket ajánlati áruk kialakításakor.

10

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


A közbeszerzési terv könnyebb elkészíthetősége érdekében érdemes már a beszerzési tervet is ebben a rendszerben elkészíteni, azzal, hogy abban a beszerzés becsült értékét is mindenképpen javasolt szerepeltetni, hiszen a becsült érték ismerete nélkül nem állapítható meg a közbeszerzési kötelezettség.

11

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


4. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, JAVASLATOK Figyelembe véve jelen tanulmány 3. fejezetében ismertetett, a Kbt. közbeszerzési eljárások tervezésére vonatkozó előírásait, valamint a Közbeszerzések Tanácsának javaslatait, megállapítható, hogy Alsózsolca Város Önkormányzatának Közbeszerzési Szabályzata alapján a Hivatal által alkalmazott beszerzési eljárásrend ezen szempontoknak megfelel, a törvényi előírásokat teljesíti. Az eddigi gyakorlat alapján a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések előkészítését, lefolytatását a polgármester végzi, míg a nagyobb értékű, a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések levezénylésével külső vállalkozót bíz meg az Önkormányzat. Pályázati forrásból támogatott beszerzések esetén a külső szakértőt általában a pályázat készítője biztosítja, egyéb esetben pedig, egy már jól bevált céget kér fel a polgármester. Alsózsolca Város Önkormányzatának és intézményeinek leggyakoribb beszerzéseit az egyes intézmények karbantartási és javítási munkálataihoz kapcsolódó eszközök, illetve tisztító- és irodaszerek adják, míg nagyságrendileg a - ritkábban előforduló - építésre fordított kiadások a legnagyobbak. A polgármester munkájának megkönnyítése érdekében javasolt egy hozzáértő, a beszerzésekért felelős személy kijelölése a Polgármesteri Hivatalon belül. Tekintettel arra, hogy a beszerzések között igen csekély azok száma, melyek elérik a nemzeti értékhatárt, így külön csak erre a feladatra nem érdemes egy főt alkalmazni. A megvalósulni tervezett szervezetfejlesztésnek köszönhetően a Pénzügyi Csoport egy tagját ajánlott kijelölni beszerzésekért felelős személyként, akinek ez irányú továbbképzése is szükséges.

a.) Felelőségi rend újraszabályozása Az Alsózsolca Város Közbeszerzési Szabályzatában megfogalmazott feladat- és felelősségi körök az új közbeszerzésekért felelős személy kijelölésével megváltoznak. Az erre vonatkozó javaslat a következő. Az ajánlatkérő nevében eljáró, eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont szerv és személyek feladatai a következők szerint módosulnak:

12

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


Az alábbi feladatok a polgármestertől átkerülnek a közbeszerzésekért felelős személyhez: o az

éves

közbeszerzési

feladatok

meghatározása

a

polgármesterrel

együttműködve, o a közbeszerzési terv elkészítése az adott évre tervezett közbeszerzésekről, o az éves statisztikai összegzés elkészítése és jóváhagyását követő megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére, o az előzetes összesített tájékoztató elkészítése és jóváhagyását követő megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére, o a képviselő-testület által átruházott a közbeszerzési eljárásra vonatkozó hatáskörök gyakorlása, A közbeszerzésekért felelős személy a témafelelőssel karöltve végzi el az alábbi feladatokat: o az eljárás megindítását megelőzően a szükséges feltételek meglétének ellenőrzése, o ajánlattételhez, illetve a részvételi jelentkezéshez szükséges dokumentáció elkészítése az ajánlattételi, illetve részvételi felhívás megjelentetéséhez, o a kihirdetés előkészítése, o a közbeszerzési eljárás adminisztrációs feladatainak ellátása.

b.) Tudatos tervezés A beszerzések tervezését az alábbi szempontok alapján teheti tudatossá az Önkormányzat: A beszerzésekért/közbeszerzésekért felelős személy kijelölése Feladat: a beszerzésekért/közbeszerzésekért felelős személy kijelölése a Pénzügyi Csoport tagjai közül, szakirányú továbbképzése, feladatkörének meghatározása A Polgármesteri Hivatal, illetve az Önkormányzathoz tartozó költségvetési szervek, intézmények több hasonló termék- vagy szolgáltatás beszerzésének meghirdetése esetén célszerű összesített beszerzési/közbeszerzési eljárást lefolytatni, egyszerre, egy helyről beszerezni az arra alkalmas tételeket. Ezáltal nagyobb hangsúly fektethető a környezetbarát, anyag- és energiatakarékos, költséghatékony eszközök beszerzésére. Az Önkormányzat szintjén már most is működik egyfajta központosított beszerzés.

13

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


o A Városüzemeltetéshez tartozik az alábbi termékek, illetve a felsorolt munkákhoz szükséges eszközök beszerzése:  az Önkormányzathoz tartozó intézmények karbantartási és felújítási munkáihoz szükséges eszközök,  udvar- és parkgondozás során felmerülő beszerzések,  utak, járdák karbantartási és felújítási munkálatai,  téli síktalanításhoz szükséges szóróanyag,  munkaruha,  üzemanyag,  közlekedési eszközökkel (kerékpár, gépjármű) kapcsolatos beszerzések. o A Városüzemeltetésen belül működő Központi Konyha látja el a Kbt. hatálya alá nem tartozó konyhai eszköz, illetve élelmiszer beszerzést, míg a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozókat a Polgármesteri Hivatal vezényli le. o Fentieken túlmenően a Polgármesteri Hivatal veszi kézbe az informatikai kellékek beszerzését. Ehhez nyújt majd segítséget a felvételre kerülő informatikus. Az Önkormányzat korábban már próbát tett a hozzá tartozó intézmények irodaszereinek és tisztítószereinek hivatali szinten központosított beszerzésére, azonban a meglehetősen eltérő igények (pl. az iskolának szüksége van krétára, de egy hivatalnak nincs) miatt nem működött a rendszer a gyakorlatban. Feladat: Minden intézmény a saját maga részére szerezze be a kisebb tételeket (irodaszerek, tisztítószerek), a közbeszerzésekért felelős személy pedig határozza meg azokat az irányelveket (pl. zöld szempontok, energia-, anyag-, költségtakarékosság, …), amelyek szerint a beszerzéseket le kell folytatni. Lépések: o irányelvek meghatározása o irányelvek eljuttatása minden egyes intézményhez o a beszerzésekre vonatkozó igényeiket az intézmények a közbeszerzésekért felelős személy részére eljuttatják o a közbeszerzésekért felelős személy kontrollálja, hogy az igények összhangban vannak-e az irányelvekben megfogalmazottakkal, szükség esetén javaslatot tesz azok betartása végett o az intézmények saját maguknak beszerzik a szükséges eszközöket. 14

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


A beszerzéseknél érdemes hosszútávon gondolkodni, az eredményekre és a következményekre összpontosítani. Az Önkormányzat már most is nagy gondot fordít pl. a világítótestek cseréje során az energiatakarékos izzók vásárlására, illetve a felújításra kerülő épületek esetében a régi nyílászárók helyett a korszerű, minden előírásnak megfelelő hőszigetelt nyílászárók beépítésére. Feladat: minden egyes beszerzés esetén - beleértve a Kbt. alapján nem közbeszerzési eljárás köteles beszerzéseket is - mérlegelni kell a hosszabb távon jelentkező hatásokat, eredményeket Lépések: a beszerzés tárgyára vonatkozóan kiválasztani a költséghatékonyság szempontjából legmegfelelőbbet, figyelembe véve a környezeti fenntarthatóság, minőségi követelmények szempontjait is Javasolt a helyi gazdaság szereplőit előnyben részesíteni, így költségmegtakarítás érhető el (pl. szállítási díj mértéke alacsonyabb lesz) és a helyi gazdaság is támogatható. Feladat: felmérni a helyi gazdaság szereplőit (ki milyen tevékenységet folytat, referenciák, stb.) Lépések: a helyi gazdaság szereplőinek összegyűjtése, értékelése, csoportosítása termék- vagy szolgáltatás beszerzések szerint, kapcsolatépítés Rész-ajánlattételi felhívások alkalmazásával csökkenthető a közbeszerzési felhívás megjelentetésének díja. Feladat: az éves közbeszerzési terv alapján felmérni, lesz-e olyan közbeszerzés, ahol alkalmazható a rész-ajánlattételi felhívás Lépések:

minden

közbeszerzési

eljárás

előkészítésénél

megvizsgálni,

hogy

alkalmazható-e a rész-ajánlattétel alkalmazása a felhívás során Ügyelni kell arra, hogy az alkalmassági követelmények meghatározásánál ne legyenek túl specifikálva a referenciával kapcsolatos követelmények, ellenkező esetben egy a verseny korlátozására alkalmas, bonyolult, rendkívül komplex előírás jön létre, amely egy esetleges eredménytelen eljárást vonhat maga után. Feladat: az alkalmassági követelmények szakszerű, alapos, de nem túlzottan specifikus meghatározása a közbeszerzési eljárás előkészítése során A környezeti fenntarthatóság érdekében „zöld” közbeszerzési eljárás alkalmazása minden esetben. A „zöld” közbeszerzés alkalmazásával a környezet védelmén túl, energia megtakarítás, azon keresztül pedig költségmegtakarítás érhető el, továbbá nem

15

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


utolsó szempont az sem, hogy az Európai Unió nagy hangsúlyt fektet a környezetvédelemre és a „zöld” közbeszerzés alkalmazását az uniós forrásból támogatott

pályázatok

esetén

előnyként,

illetve

egyes

esetekben

kötelező

szempontként szabják meg. Feladat: a „Zöld közbeszerzés” rendszerének bevezetését és érvényesítését célzó tanulmány alapján a „zöld” közbeszerzés bevezetése A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során az elektronikus dokumentálás

bevezetése,

illetve

az

elektronikus

formában

megvalósuló

kommunikáció előnyben részesítése.

c.) Várható hasznok A tudatos tervezés eredményeként az alábbi hasznok várhatóak: Költségmegtakarítás „Zöld” szempontok érvényesíthetősége Energia-megtakarítás

d.) Várható hasznok elemzése Költségmegtakarítás: A hosszú távon való gondolkodás, a rész-ajánlattételi felhívások alkalmazása,

a

helyi

gazdaság

szereplőinek

előnyben

részesítése

mind

költségmegtakarításhoz vezetnek. o hosszú távon csökkenthetőek a rezsiköltségek (pl. új korszerű nyílászárók beépítésével, épületszigeteléssel kevesebbet kell fűteni; az energiatakarékos izzók tovább tartanak, az egyéb víz- és energiatakarékos berendezések kevesebbet fogyasztanak), o helyi vállalkozó választása esetén a költségcsökkenés kedvezményben, alacsonyabb munkadíjban vagy szállítási költségben is realizálódhat, o rész-ajánlattételi felhívások alkalmazásával a közbeszerzési díj csökkenthető. „Zöld” szempontok érvényesíthetősége: A már említett „Zöld közbeszerzés” rendszerének bevezetését és érvényesítését célzó tanulmány alapján bevezetett, minden egyes beszerzést érintő fenntarthatósági szempontok alkalmazásával az Önkormányzat hozzájárul a környezetvédelemhez, illetve a környezeti fenntarthatóság növeléséhez.

16

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


Energia-megtakarítás: Energia-megtakarítás, azon keresztül pedig költségmegtakarítás érhető el, amennyiben például az irodagépek, izzók, nyílászárók beszerzése esetén nagy hangsúlyt fektetünk az energiatakarékosságra.

17

ÁROP-1.A.2/A-2008-0146


5. FELHASZNÁLT IRODALOM Perczel Zsófia: A közbeszerzési eljárások tervezése és előkészítése www.perczelzsofia.hu/links/tervezes.html 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről Közbeszerzési Szabályzat Alsózsolca Város Önkormányzata Közbeszerzési Terv dokumentum mintája http://www.kozbeszerzes.hu/nid/ATU05

18

TUDATOS KÖZBESZERZÉSI TERVEZÉS A HATÉKONYSÁG ÉS A KÖLTSÉGTAKARÉKOSSÁG JEGYÉBEN RÉSZTANULMÁNY

Recommend Documents