Persoonlijk ontwikkelrapport (naam traject/training)
(naam deelnemer) vertrouwelijk 28 november 2011
voorbeeldrapport
Dit rapport is een Navigator-product
1. Inleiding In het kader van het ontwikkeltraject waaraan je deelneemt is er een tweetal metingen uitgevoerd met als doel jouw competentieniveau inzichtelijk te maken, zodat je jouw rol als adviseur op een goede manier kunt invullen. Het betreft een competentiemeting en een activiteitenvragenlijst. Voor je ligt jouw persoonlijk ontwikkelrapport, waarin de uitkomsten van de twee verschillende metingen samen zijn gebracht. Zo ontstaat er een totaaloverzicht van het niveau van jouw competenties.
Trusted Advisor Scan De Trusted Advisor Scan is een competentiemeting, die gebruikt kan worden
als ontwikkelinstrument. De meting bestaat uit een aantal uitgevraagde stellingen (gedragskenmerken), die afgeleid zijn van jouw functieprofiel. De geselecteerde competenties zijn nodig om jouw functie goed uit te voeren en zijn dus in deze vragenlijst gemeten. De mate waarin je over een competentie beschikt wordt bepaald door je kennis, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen. Deze Trusted Advisor Scan geeft je informatie over waar jij staat in je functie van adviseur. Het biedt je handvatten om te kijken waar jij aan kan werken om verder te groeien in de rol van professionele Trusted Advisor. Dit rapport is vooral voor jezelf en is een goede basis om bijvoorbeeld jouw Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) voor de komende periode vast te stellen. Activiteitenvragenlijst De activiteitenvragenlijst heeft het doel jouw activiteiten in de dagelijkse
voorbeeldrapport
praktijk inzichtelijk te maken. De uitkomsten van deze vragenlijst geven inzicht in jouw eigen tijdsbesteding en de verhouding ten opzichte van je collega’s. Naast de tijdsbesteding is ook een aantal resultaten uitgevraagd.
Verantwoordelijken voor deze rapportage
Sylvia Stroombergen (Navigator) Nicole Beets (Gooiconsult) Respondenten Onderstaande respondenten zijn uitgenodigd de Trusted Advisor Scan in te
vullen:
28/11/2011
Rol
Respondent
Status
Deelnemer
(naam deelnemer)
ingevuld
Leidinggevende
(naam leidinggevende)
ingevuld
Klant
Klant 1
ingevuld
Klant 2
niet ingevuld
Klant 3
ingevuld
- vertrouwelijk -
2 van 14
2. Vergelijking van de componenten Binnen de organisatie kent de functie van adviseur verschillende hoedanigheden, waarbij het aandachtsgebied varieert van Matchmaking, Key account management, Business development tot Consultative selling. Dit betekent dat er verschillen zijn in klantfocus en daarmee ook in de benodigde kerncompetenties per rol. Wat de vier rollen echter gemeen hebben is het belang van de mate van vertrouwen, dat nodig is om zaken te kunnen doen met een klant. Met andere woorden: ‘Hoeveel vertrouwen wek je?’ en ‘In hoeverre word jij gezien als Trusted Advisor?’ Het model dat hier zicht op geeft is gebaseerd op vier componenten, namelijk: Geloofwaardigheid: Klopt het wat je zegt? Is het inhoudelijk juist en kan de klant het geloven qua intentie en integriteit? Betrouwbaarheid: Kom je je afspraken en toezeggingen na? Doe je wat je zegt? Intimiteit: Wil de klant jou in vertrouwen nemen? Kan je zwijgen? Is er een emotionele binding (een ‘klik’)? Ben je ‘safe to be with’? Zelforiëntatie:
Wiens belangen ga je behartigen? Hoe is de balans in klant- versus eigen belang? Hoe transparant ben je? Hoe doel- of verkoopgericht ben je? De gedragskenmerken die in deze Trusted Advisor Scan zijn uitgevraagd zijn gebaseerd op de competenties, die het niveau van de vier bovenstaande componenten bepalen: Lef en Durf, Klant- en servicegerichtheid, Resultaatgerichtheid, Inter-persoonlijke sensitiviteit, Assertiviteit, Kwaliteitsgerichtheid, Probleemanalyse, Vakkundigheid en Organisatie van eigen werk.
voorbeeldrapport
28/11/2011
- vertrouwelijk -
3 van 14
In onderstaande figuur wordt jouw niveau vergeleken met het gemiddelde niveau van jouw collega's. Hierbij wordt uitgegaan van de scores die de leidinggevende aan jou heeft gegeven ten opzichte van de scores die jouw collega's van hun leidinggevende hebben gekregen. Ligt de witte stip van een component in het groen? Dan betekent dit dat je op dit component een hoger niveau hebt dan gemiddeld. Ligt de witte stip in het rood, dan betekent dit dat je op dit component een lager niveau hebt dan gemiddeld.
Geloofwaardigheid 25,0%
0,0%
Zelforiëntatie
-25,0%
Betrouwbaarheid
voorbeeldrapport Intimiteit
Figuur 1. Jouw scores ten opzichte van jouw collega adviseurs.
Algemene opmerking: Wat opvalt in de resultaten is dat de klantscores op drie van de vier componenten een stuk hoger zijn dan de scores van je leidinggevende en van jou zelf. Hierbij kan het interessant zijn te onderzoeken waar dit verschil in gelegen is. Wordt de lat door beide partijen bijvoorbeeld op een andere hoogte gelegd? Treedt je anders naar buiten dan dat je je intern opstelt? Is er een verschil in verwachtingen?
28/11/2011
- vertrouwelijk -
4 van 14
3. Resultaat per component In dit hoofdstuk worden de scores die jij jezelf hebt gegeven en de scores die jouw leidinggevende en klanten jou hebben gegeven onder elkaar getoond. Het stoplicht rechts van de balkjes geeft een attentiewaarde. Een groen stoplicht geeft aan dat jij en je respondenten een gemiddelde tot hoge score hebben gegeven aan de mate waarin je de betreffende component invult, zonder grote onderlinge verschillen. Een rood stoplicht geeft aan dat jij of je respondenten een relatief lage score hebben gegeven aan dit component (lager dan 7,5), en/of dat je eigen beeld erg verschilt van het beeld dat de klanten en leidinggevende van jou hebben. Een oranje stoplicht geeft een van bovengenoemde punten aan. Of een relatief lage score of een groot verschil tussen de verschillende scores.
Geloofwaardigheid
Deelnemer
7,2
Leidinggevende
7,5
Klant
8,1 1
● ● ● 2
3
4
5
6
7
8
9
10
voorbeeldrapport
Toelichting: Je komt bij de klant zeer geloofwaardig over, wekt een professionele indruk, adviseert vakkundig en je stelt veel vragen in je probleemanalyse. Ontwikkeling lijkt vooral gewenst op het gebied van het onderscheiden van hoofd- en bijzaken, transparantie, doorvragen op verkregen antwoorden en op zoek te gaan naar wat de klant echt wil.
Betrouwbaarheid
Deelnemer
7,1
Leidinggevende
6,3
Klant
7,6 1
● ● ● 2
3
4
5
6
7
8
9
10
Toelichting: Van je klanten krijg je op dit component hoge scores en wordt je als zeer betrouwbaar ervaren. Vraagtekens (intern?) rijzen echter over je structuur, accuratesse, voorbereiding, administratieve en procedurele aanpak en of je anderen aanspreekt op kwaliteitsnormen.
28/11/2011
- vertrouwelijk -
5 van 14
Intimiteit
Deelnemer
7,6
Leidinggevende
6,1
Klant
7,6 1
● ● ● 2
3
4
5
6
7
8
9
10
Toelichting: Uit de meting blijkt dat je als zorgzaam, eerlijk en integer wordt ervaren en dat je steeds de klant als uitgangspunt neemt. Hoewel de klant het niet als storend ervaart, lijkt het erop dat je vooral tekort schiet ten aanzien van je empathisch vermogen, luisteren en het tonen van welgemeende interesse in de persoonlijke belevingswereld van de ander. Hoe veilig voelt iemand zich bij jou? Discrepantie zit er in de scores over jezelf kwetsbaar opstellen, conflicten aangaan, feedback geven en out of the box denken.
Zelforiëntatie
Deelnemer
6,8
Leidinggevende
6,6
Klant
7,4
voorbeeldrapport 1
2
3
4
5
6
7
8
9
● ● ●
10
Toelichting: Je stuurt zichtbaar aan op het gewenste resultaat, onderhandelt, weet tegenargumenten te pareren en laat je niet imponeren door iemands positie. Toch kan ten aanzien van dit onderwerp nog een behoorlijke stap gemaakt worden. Door meer voorstellen te doen, concrete vervolgafspraken te maken en op te komen voor je eigen belangen, zal je nog beter in staat zijn je doel te bereiken. Dit natuurlijk altijd in afstemming met de ander. Daarnaast mag je meer variëren in aanpak en houding als je merkt dat een bepaalde benadering niet werkt.
28/11/2011
- vertrouwelijk -
6 van 14
4. Resultaat per stelling In deze bijlage worden de antwoorden per respondent per vraag weergegeven. In de eerste kolom worden jouw eigen scores getoond. In de tweede kolom staat de score van de leidinggevende en in de derde kolom staat de gemiddelde score van de klant. In de laatste kolom is de zogeoemde ‘GAP’ zichtbaar. Dit is het verschil tussen de score die jij jezelf hebt gegeven en de score die de klanten jou hebben gegeven. Het is noodzakelijk om de competentie te bespreken als deze 'GAP' groter is dan 10%.
Eigen score
Leidinggevende
Klanten
GAP
Startmeting
7,2
7,5
8,1
11%
Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie (feiten en ervaringen/bestaand en nieuw).
8,0
9,0
8,0
0%
Onderkent onderliggende factoren die het vraagstuk beïnvloeden.
7,0
9,0
7,0
0%
Geloofwaardigheid
voorbeeldrapport
Onderscheidt hoofd- van bijzaken.
6,0
5,0
7,5
20%
Vraagt door op de verkregen antwoorden om een onderwerp te doorgronden.
6,0
7,0
8,0
25%
Stelt vragen om de problematiek in de breedte te verkennen.
8,0
8,0
8,0
0%
Weet in de analyse door te dringen tot de kern van het probleem.
7,0
9,0
8,0
13%
Toont expertise in het behandelen van vraagstukken.
8,0
8,0
8,5
6%
Adviseert de ander vanuit deskundigheid.
8,0
8,0
8,0
0%
Maakt in het contact een professionele indruk.
7,0
6,0
9,0
22%
Getuigt van kennis en inzicht in gedrag en uitspraken.
6,0
7,0
8,5
29%
Is op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen in het vakgebied.
8,0
9,0
9,0
11%
Is transparant in zijn/haar benadering.
7,0
5,0
8,0
13%
Bezit de benodigde vakkennis.
8,0
9,0
8,5
6%
Gaat expliciet op zoek naar wensen/behoeften van de ander.
7,0
6,0
7,0
0%
28/11/2011
- vertrouwelijk -
7 van 14
Eigen score
Leidinggevende
Klanten
GAP
Startmeting
7,1
6,3
7,6
7%
Doet voorstellen om de kwaliteit van producten of diensten te verhogen.
7,0
8,0
8,0
13%
Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk.
8,0
7,5
-7%
Stelt de geleverde kwaliteit van producten of diensten ter discussie.
8,0
7,0
7,5
-7%
Handhaaft vastgestelde kwaliteitsnormen.
6,0
7,0
7,5
20%
Is accuraat en gedegen in de aanpak.
7,0
5,0
8,0
13%
Spreekt anderen aan op kwaliteitsnormen.
6,0
4,0
6,5
8%
Stelt prioriteiten op basis van belang of urgentie.
7,0
7,0
7,0
0%
Komt op tijd bij afspraken.
8,0
8,0
8,5
6%
Bereidt zich goed voor.
8,0
5,0
8,0
0%
Gaat nauwkeurig om met administratieve en procedurele afspraken.
6,0
4,0
7,5
20%
Heeft een gestructureerde werkwijze.
6,0
5,0
8,0
25%
Komt afspraken over deadlines na.
7,0
7,0
8,5
18%
Verricht veel inspanningen om klanten tevreden te houden.
8,0
8,0
7,5
-7%
Controleert regelmatig de klanttevredenheid.
7,0
7,0
7,0
0%
Betrouwbaarheid
voorbeeldrapport
28/11/2011
- vertrouwelijk -
8 van 14
Eigen score
Leidinggevende
Klanten
GAP
Startmeting
7,6
6,1
7,6
0%
Toont interesse in de drijfveren van de ander.
7,0
5,0
8,0
13%
Houdt rekening met en is zorgzaam voor anderen.
8,0
7,0
7,5
-7%
Doet zichtbaar moeite om de emotie van de ander te begrijpen.
7,0
4,0
7,0
0%
Kan aandachtig en empathisch luisteren.
6,0
4,0
7,5
20%
Toont in contacten belangstelling voor de persoonlijke belevingswereld van de ander.
6,0
6,0
8,0
25%
Creëert een veilige situatie voor de ander.
7,0
6,0
7,5
7%
Toont integriteit en eerlijkheid in het contact met anderen.
9,0
8,0
8,5
-6%
Durft eigen twijfels en onzekerheden te benoemen.
8,0
5,0
7,0
-14%
Gaat onderhandelingen/meningsverschillen en conflicten niet uit de weg.
8,0
6,0
7,0
-14%
Durft een risico te nemen bij het nemen van een besluit of het uiten van een mening.
8,0
8,0
9,0
11%
Durft anderen (dus ook klanten) te confronteren met slecht nieuws.
8,0
8,0
7,0
-14%
Geeft duidelijke feedback op gebeurtenissen en feiten.
7,0
5,0
8,0
13%
Durft 'out of the box' te denken.
9,0
7,0
7,0
-29%
Neemt het belang van de klant als uitgangspunt.
8,0
7,0
8,0
0%
Intimiteit
voorbeeldrapport
28/11/2011
- vertrouwelijk -
9 van 14
Eigen score
Leidinggevende
Klanten
GAP
Startmeting
6,8
6,6
7,4
8%
Is expliciet over doelstelling/beoogd resultaat.
6,0
7,0
7,0
14%
Blijft zichtbaar op resultaat aansturen.
7,0
7,0
7,0
0%
Verandert van houding/aanpak om de doelstelling te bereiken.
6,0
5,0
7,0
14%
Doet voorstellen om te komen tot beoogd resultaat.
6,0
5,0
7,5
20%
Handelt gedreven én doelgericht.
7,0
7,0
7,5
7%
Rondt gesprekken af met concrete (vervolg)afspraken.
6,0
6,0
7,5
20%
Onderhandelt als dat nodig is.
7,0
7,0
7,0
0%
Stelt duidelijke eisen aan gedrag en prestaties van anderen.
7,0
8,0
13%
Brengt een persoonlijk oordeel of eigen mening met kracht naar voren.
8,0
6,0
8,0
0%
Laat zich niet imponeren door positie en status van anderen.
8,0
9,0
8,0
0%
Komt op voor zijn/haar belangen.
6,0
6,0
7,0
14%
Deinst niet terug bij tegengas of tegenargumenten.
7,0
8,0
7,5
7%
Zelforiëntatie
voorbeeldrapport
28/11/2011
- vertrouwelijk -
10 van 14
5.
Tijdsbesteding per activiteit In dit hoofdstuk worden de resultaten van de activiteitenvragenlijst weergegeven. Je hebt per activiteit aangegeven hoeveel uur je hier gemiddeld aan besteedt. Hierbij is uitgegaan van een 'normale' werkweek. Indien er activiteiten zijn die niet of nauwelijks uitgevoerd worden staat deze op 0. Naast jouw eigen scores wordt ook de gemiddelde tijdsbesteding van jouw collega's per activiteit weergegeven. In de rechterkolom is het verschil (GAP) tussen jouw tijdsbesteding en de tijdsbesteding van jouw collega's opgenomen. Deelnemer
Activiteit
Gem. groep
GAP
Activiteiten voorbereiding:
7,0
8,7
-20%
Voorbereiden prospect (vergaren client intelligence)
2,0
3,1
-35%
Voorbereiden klantbezoek
2,0
1,8
13%
Voorbereiden counselling gesprek csd-klant-interim-manager
1,0
1,2
-18%
Voorbereiden selectietraject nieuwe interim-manager
1,0
1,6
-38%
Voorbereiding overige activiteiten
1,0
1,1
-5%
0,0
0,0
15,0
14,0
7%
Telefoongesprekken met bestaande klanten
1,0
1,5
-32%
E-mailen met bestaande klanten
1,0
1,6
-39%
Face-to-face gesprekken met bestaande klanten
3,0
3,4
-12%
Bestaande accounts:
Reistijd naar klanten/afspraken
5,0
4,1
21%
Adviezen schrijven, beschrijven opdrachtinhoud
1,0
0,9
6%
Offertes maken voor bestaande klanten
3,0
1,2
155%
voorbeeldrapport
Onderhandelen over in- en verkoopprijzen/raamcontracten
1,0
1,0
0%
Klachtenafhandeling
0,0
0,2
-100%
0,0
0,0
27,0
12,7
113%
2,0
1,4
44%
New Business/marktbewerking/business consultancy: Telefoongesprekken (cold calls) met prospects
13,0
2,2
500%
Face-to-face advies/verkoopgesprekken prospects
2,0
2,4
-16%
Offertes, presentaties maken voor prospects
3,0
1,7
74%
Proposities / consultative selling gerichte presentaties voorbereiden
3,0
2,1
42% 38%
E-mails opstellen voor verkrijgen nieuwe introducties
Reistijd naar prospects
4,0
2,9
0,0
0,0
14,0
9,4
49%
Selectiegesprekken met interim-managers, competentiegericht interviewen
3,0
2,3
32%
Opstellen en beoordelen CV's en Profielen
3,0
1,7
74%
Matchen interim-managers met opdrachten/klanten
3,0
2,4
26%
Specifieke HR-kwesties (bijv. conflicten of langdurig zieken)
0,0
0,3
-100%
Deelname / input leveren aan functionerings/beoordelingsgesprekken
1,0
0,6
80%
Coachen en begeleiden van interim-managers tijdens opdrachtuitvoering (werkbezoeken)
4,0
2,2
85%
0,0
0,0
HR zaken/Recruiting:
28/11/2011
- vertrouwelijk -
11 van 14
Rapporteren/rapportages maken/lezen:
3,0
5,4
-44%
Verkoopresultaten
0,0
0,7
-100%
Accountrapportages en -plannen
1,0
1,2
-14%
Gespreksverslagen
1,0
1,3
-25%
Plan van aanpak
1,0
1,2
-14%
Beoordelingsrapporten interim-manager
0,0
0,7
-100%
Overige rapportages
0,0
0,3
-100%
0,0
0,0
Persoonlijke ontwikkeling:
3,0
2,7
10%
Volgen van trainingen/cursussen.
1,0
1,0
0% 16%
Professionalisering/bijhouden vakliteratuur e.d. Overleg/bijeenkomsten/projecten:
2,0
1,7
0,0
0,0
8,0
7,7
4%
Intern overleg/vergaderingen
4,0
3,3
22%
Internationale bijeenkomsten
0,0
0,3
-100%
Deelname aan overige projecten
0,0
1,1
-100%
Initiëren en managen innovatie- kwaliteitsprojecten
2,0
1,1
80%
Inhoudelijke klantevents: Dialoogsessies
2,0
1,9
6%
0,0
0,0
Overige activiteiten:
2,0
2,9
-31%
Verzorgen mentoring jongere collega’s en intercollegiale kennisuitwisseling
1,0
1,1
-6%
Overdragen vak- en klantenkennis
1,0
1,0
0%
Opstellen beleid
0,0
0,5
-100%
Anders/overig
0,0
0,4
-100%
79,0
63,4
25%
voorbeeldrapport
Totale besteding uren:
28/11/2011
- vertrouwelijk -
12 van 14
6.
Tijdsbesteding per categorie In onderstaande grafieken wordt per categorie weergegeven hoeveel procent van de gemiddelde tijdsbesteding hieraan wordt besteed. In de eerste grafiek wordt jouw eigen tijdsbesteding weergegeven. In de tweede grafiek staat de gemiddelde tijdsbesting van alle adviseurs.
Eigen tijdsbesteding
4% 4%
3%
10%
Gemiddelde tijdsbesteding 9%
12% 19%
5%
14%
4% 22% 8%
18%
15%
33%
■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Voorbereiding: Bestaande accounts: New Business/marktbewerking/business consultancy: HR zaken/Recruiting: Rapporteren/rapportages maken/lezen: Persoonlijke ontwikkeling: Overleg/bijeenkomsten/projecten:
20%
Eigen 9% 19% 34% 18% 4% 4% 10%
Gem. 14% 22% 20% 15% 8% 4% 12%
3%
5%
voorbeeldrapport
Overige activiteiten:
GAP -36% -14% 71% 20% -55% -12% -16% -44%
In onderstaande grafiek is jouw gemiddelde tijdsbesteding per categorie naast de gemiddelde tijdsbesteding van alle adviseurs geplaatst zodat een duidelijk beeld van jouw tijdsbesteding ten opzichte van de groep wordt gevormd.
Gemiddelde tijdsbesteding per categorie 50% 40% 30% 20% 10%
28/11/2011
- vertrouwelijk -
Overige activiteiten:
Overleg/bijeenkomsten/pr ojecten:
Persoonlijke ontwikkeling:
Rapporteren/rapportages maken/lezen:
HR zaken/Recruiting:
Gem.
New Business/marktbewerking /business consultancy:
Eigen
Bestaande accounts:
Voorbereiding:
0%
13 van 14
7. Resultaten Naast de tijdsbesteding is er ook een aantal resultaten uitgevraagd. Hieronder worden de uitkomsten hiervan weergegeven. Per resultaat is aangegeven over welke periode de resultaten zijn opgevraagd.
Deelnemer
Gem. groep
GAP
Resultaten: Aantal prospects (gemiddeld aantal per maand)
5,0
3,7
36%
Aantal klanten (aantal klanten dat je nu hebt)
4,0
4,7
-15%
Aantal uitgebrachte offertes (gemiddeld aantal per maand) Aantal gesloten contracten (bestaand en nieuw, gemiddeld per maand)
5,0
5,0
0%
2,0
4,9
-60%
Gemiddelde duur van een contract (volatiliteit)
0,0
7,4
-100%
Aantal nul-verkopen (niet kunnen leveren, gemiddeld per maand) Aantal klachten (van opdrachtgevers en interim-managers, gemiddeld per maand)
3,0
1,6
93%
0,0
0,7
-100%
Omvang van de orderportefeuille (in € zoals deze nu is)
800.000
594.160
35%
Omvang van de prospectlijst (in € zoals deze nu is)
200.000
140.212
43%
15,0
5,7
165%
Personalia (aantal jaren in functie)
In onderstaande grafiek zijn jouw resultaten naast de gemiddelde resultaten van jouw collega's geplaatst zodat een duidelijk beeld van jouw resultaten ten opzichte van de groep wordt gevormd.
voorbeeldrapport Gemiddelde resultaten
8 7 6 5 4 3 2 1 0
5,0
4,0
3,7
5,0 5,0
4,7
4,9 3,0
2,0
1,6 0,0
Aantal prospects Aantal klanten
Aantal uitgebrachte offertes
Eigen Gem.
Aantal gesloten contracten
Aantal nulverkopen
0,7
Aantal klachten
*De omvang van de orderportefeuille en de prospectlijst is niet in bovenstaande grafiek weergegeven omdat deze resultaten in bedragen zijn uitgevraagd in plaats van aantallen. Daarnaast is de spreiding van de uitkomsten te groot om in een grafiek weer te geven.
Gemiddelde contractduur (volatiliteit) Eigen Gem.
0,0
1
7,4 0
28/11/2011
5
10
15
- vertrouwelijk -
20
25
30
14 van 14
