Toeristische informatie promotie en marketing voor de stad Utrecht:
Toerisme Utrecht
Gemeente Utrecht Programmabureau Stadspromotie Postbus 16200 3500 CE Utrecht Vastgesteld op 6 september 2010.
[email protected] www.Utrecht.nl/toerisme
Toerisme Utrecht /
2
Plan van Aanpak 'Toerisme Utrecht' Toeristische informatie, promotie en marketing voor de stad Utrecht. Contactpersonen: Jo de Viet en Danielle Berends (gemeente Utrecht, programmabureau Stadspromotie) Inhoudsopgave 1 Inleiding (achtergrond, aanleiding & toelichting) 2 Projectopdracht (gewenste eindsituatie & uitgangspunten) 3 Kwaliteitseisen 4 Risico's 5 Traject (ambities, uitdagingen + doelen & organisatie: Toerisme Utrecht) 6 Financiën (afspraken & middelen) 7 Betrokken partijen 8 Afsluiting
1
Inleiding
1.1 Achtergrond Op 1 januari 2004 is Utrecht Toerisme & Recreatie (UTR) ontstaan door de fusie van het Utrechts Bureau voor Toerisme (UBT), VVV Utrecht en RonDom (het cultuurhistorisch bezoekerscentrum gelieerd aan de Domtoren). De redenen voor de fusie waren onder andere de financiële tekorten bij het UBT en RonDom. Voor zowel de gemeente als de provincie Utrecht werd UTR dé organisatie voor de toeristische marketing van de regio en de stad. De fusie werd ondersteund door het toeristische bedrijfsleven. Het doel van de fusie was het bundelen van krachten en financiën om zo een efficiënte en slagvaardige marketing organisatie te krijgen. Daarnaast was de verwachting dat door één gezamenlijke organisatie ook de gezamenlijke focus van de verschillende overheden en deelgebieden zou leiden tot een sterke gezamenlijke marketing van Utrecht. UTR ging werkzaamheden uitvoeren voor de provincie Utrecht en gemeenten Amersfoort, Nieuwegein, Utrecht en IJsselstein. De opdracht van UTR zag er als volgt uit: Het trekken van toeristische en zakelijke bezoekers naar de verschillende steden en regio's binnen de provincie door middel van marketing & promotie; De bezoeker ter plaatse goed ontvangen, informeren en adviseren door middel van de VVV's en RonDom. De informatie- en gastheerschapstaak worden specifiek uitgevoerd voor de vier steden want de provincie beschouwt alleen de toeristische marketing en promotie als een provinciale taak. 1.2 Aanleiding Geleidelijk ontstonden er bij verschillende partners twijfels over het functioneren van UTR en de uitvoerbaarheid van de verschillende taken en opdrachten. Ondanks de implementatie van een verbeterplan in 2007 bleven de twijfels. In 2009 heeft er, op initiatief van de raad van Toerzicht van UTR, de provincie en gemeente Utrecht, een onderzoek plaatsgevonden naar de positie en mogelijke herpositionering van UTR. Het onderzoek is uitgevoerd door Andersson Elffers & Felix (AEF) onder leiding van Walter Etty. Uit het onderzoek blijkt dat UTR de verwachtingen die er waren bij de start van de organisatie in 2004 niet heeft kunnen waarmaken. Het draagvlak bij het bedrijfsleven en de overheden is voor een belangrijk deel verdwenen en er zijn grote vraagtekens bij de kwaliteit en de kosten efficiëntie van verschillende producten. Daarnaast blijkt dat de beleidslijnen en de daaraan gekoppelde opdracht aan UTR van provincie en gemeente dusdanig verschillend zijn dat er geen gezamenlijke marketing visie tot stand is gekomen. De provincie wil graag regionale en landelijke promotie gericht op het dagtoerisme terwijl de focus van de stad veel meer ligt op de (inter)nationale promotie en het verblijfstoerisme. UTR heeft onvoldoende samenhang in de verschillende
Toerisme Utrecht /
3
beleidslijnen kunnen aanbrengen met als gevolg dat de slagkracht niet toenam, maar eerder afnam. Ook de verwachting dat vele onafhankelijke VVV's in de provincie zich zouden aansluiten bij UTR wat veel synergievoordelen zou opleveren is niet ingelost. Op 15 december 2009 hebben het college van burgemeester en wethouders van Utrecht en het college van gedeputeerde staten van Utrecht – in goed onderling overleg - besloten de subsidierelatie per 31 december 2010 te beëindigen. 1.3 Toelichting Met dit plan van aanpak werken we uit op welke manier we de vernieuwde toeristische promotie & informatietaak voor de stad Utrecht willen vorm geven, welke inhoudelijke en procedurele keuzes gemaakt zijn en welke nog moeten worden genomen en welke acties moeten worden ondernomen. De vernieuwde aanpak van zowel provincie als gemeente moet vanaf 1 januari 2011 volledig operationeel zijn. Voor 2010 zal dat betekenen dat het een afbouw- en overgangsjaar zal zijn waarin de subsidie doorloopt om zo de continuïteit te behouden in de verschillende werkzaamheden van UTR.
2
Projectopdracht
2.1 Gewenste situatie Vanaf 1 september 2010 heeft de stad Utrecht een vernieuwde toeristische organisatie met de primaire focus op de stad. De inzet is dat het een sterke organisatie wordt die kennis heeft van en verantwoordelijkheid heeft voor de uitvoering van toeristische marketing, informatievoorziening en gastheerschap. De belangrijkste doelstellingen zijn; • Het verhogen van het aantal bezoekers, in het bijzonder verblijfstoeristen, die gemiddeld meer besteden; • Het verbeteren en versterken van het (inter)nationale toeristische imago van Utrecht met specifiek het versterken van de bekendheid van Utrecht als cultuurhistorische- en cultuurstad en het versterken van het zakelijk toerisme gericht op het aspect kennis; • Het optimaal ontvangen en informeren van de bezoeker in Utrecht. Dit alles gericht op een structureel goed functionerend toeristisch bedrijfsleven en een bloeiende en bruisende stad voor de bewoner, ondernemer en bezoeker. Met onder andere als concreet resultaat de succesvolle viering van Vrede van Utrecht 2013 en de Culturele Hoofdstad 2018 met goede publiciteit en bezoekers uit binnen- en buitenland! 2.2. Uitgangspunten Uit het onderzoek van AEF is gebleken dat een aantal organisatie onderdelen en taken van UTR als waardevol worden beschouwd en behouden zouden moeten blijven voor de stad Utrecht. In het collegebesluit van 15 december 2009 is dan ook opgenomen dat er zorg gedragen zal worden voor de continuering van waardevolle onderdelen en activiteiten van UTR, waaronder VVV, Rondom, groepsreserveringen en een vorm van stedelijke toeristische marketing. In het rapport m.b.t. de herpositionering van UTR noemt AEF een aantal mogelijke varianten zoals RonDom laten samenwerken met een van de musea, toeristische marketing onderbrengen bij Stadspromotie of één marketing organisatie voor Utrecht door samen te gaan met Culturele Zondagen en het Uitburo. In het college is de keuze gemaakt om de organisaties van Culturele Zondagen en het Uitburo samen te voegen tot de Stichting Cultuurpromotie Utrecht. Daarnaast is de afdeling Stadspromotie bezig met meer strategische stadspromotie en positionering van de stad Utrecht maar breder dan alleen toeristisch. Op basis van het AEF rapport en de ontwikkelingen heeft de wethouder Stadspromotie in maart 2010 gekozen voor de variant van een zelfstandige stedelijke toeristische organisatie waarin informatieverstrekking, gastheerschap en vrijetijds en zakelijke marketing gecombineerd worden. De belangrijke / waardevolle
Toerisme Utrecht /
4
onderdelen van UTR zullen in een zelfstandige stedelijke toeristische marketing organisatie worden samengevoegd op het Domplein en kan er een reductie in de overhead plaats vinden. In wezen betekent dit voor de toeristische marketing opdracht vanuit de gemeente een heroriëntatie want de belangrijke taken en aspecten blijven aanwezig. Voor de organisatie betekent dit natuurlijk een grote en wezenlijke verandering. De hoofddoelstelling van stadspromotie is Utrecht nationaal en internationaal te profileren als stad met een aantrekkelijk en concurrerend klimaat om in te wonen, werken, leven, investeren en te bezoeken. Met de keuze voor Utrecht als dé duurzame stad van kennis en cultuur is er nu een stevig fundament om Utrecht tot een sterk merk te maken. Het is de hoogste tijd dat Utrecht als sterk merk zowel (inter) nationaal als regionaal wordt herkend en uitgedragen. Op de langere termijn levert dat sociaal, cultureel en economisch voordeel op voor de hele stad. Een van de belangrijke handvaten om dit te realiseren is de nieuwe identiteit/ huisstijl waarmee de stad Utrecht ( en niet de gemeente als organisatie) zich de komende jaren zal presenteren. De positionering van Utrecht als stad van Kennis en Cultuur vormt ook de basis voor de toeristische marketing. Hierbij gaat het om een profilering die op dit moment natuurlijk passend is bij de stad maar tegelijkertijd ook een belofte in zich huisvest die de komende jaren zal moeten worden versterkt en uitgebreid. In de Strategische visie Toerisme 2005-2010 "Utrecht Experience – Toerisme over grenzen" is vastgelegd dat de gemeente zich richt op het verhogen van het aantal toeristen, specifiek verblijfstoeristen, en het versterken/ verbeteren van het internationale toeristische imago van de stad Utrecht. Het hoofddoel blijft het behoud en verdere versterking van het voorzieningenniveau en het genereren van werkgelegenheid. De toeristische visie loopt in principe dit jaar af en gezien de ontwikkelingen op het gebied van stads- en toeristische promotie en de impact en de effecten van de economische crisis zullen we de strategische visie gaan evalueren. Zijn de gekozen focus, aandachtgebieden en instrumenten nog steeds de juiste of zijn er veranderingen of aanpassingen nodig is. Het zal hierbij waarschijnlijk gaan om een heroriëntatie en geen 360 graden verandering van het toeristische kader. De ontwikkelingen van de toeristische marketing organisatie lopen hierop vooruit maar bij de definitieve opdracht formulering van de vernieuwde organisatie voor 2011 en verder zal worden uitgegaan van het vernieuwde toeristische beleidskader. De focus van de nieuwe organisatie ligt op de stad Utrecht met daar waar mogelijk en gewenst samenwerking met het 'ommeland' en de provincie. 3
Kwaliteitseisen
Met de vernieuwde organisatie willen we inzetten op de waardevolle elementen van UTR maar ook zeker leren van de ervaringen van de afgelopen jaren. De nieuwe organisatie heeft als doel dé expert te worden op het gebied van de toeristische marketing van Utrecht. De insteek hierbij is dat we Toerisme Utrecht verder van de gemeente af komt te staan waardoor ze meer mogelijkheden krijgen om expertise te ontwikkelen en 'toeristisch te ondernemen'. Toerisme Utrecht zal de verantwoordelijkheid krijgen voor de keuze van specifieke projecten en het inzetten van budget om zo de afgesproken toeristische effecten te behalen. Dit alles in het belang van het toeristisch werkveld en –bedrijfsleven Bij het programmabureau stadspromotie zal de verantwoordelijkheid liggen van het maken en beheren van het gemeentelijk toeristische beleid en in dat verlengde het scheppen van de kaders en doelstellingen waarbinnen Toerisme Utrecht zal moeten functioneren. Doormiddel van meerjarige afspraken zullen met de organisatie de kaders en de doelstellingen vastgelegd worden, hierin opgenomen worden de hoofdactiviteiten van de organisatie maar ook de manier waarop we om gaan met eventueel aanvullende activiteiten / projecten. Toerisme Utrecht zal jaarlijks doormiddel van een jaarplan aangeven in globale lijnen wat ze gaan doen om de gestelde doelen te bereiken.
Toerisme Utrecht /
4
5
Risico's
Het is belangrijk om: De balans te behouden van eigen verantwoordelijkheid en expertise van de organisatie versus de behoefte van de overheid voor specifieke middelen, activiteiten en projecten. De balans te behouden van wat is er realistisch mogelijk voor het beschikbare budget. De balans te behouden van een goede en degelijke subsidieaanvraag en verantwoording versus een te ingewikkelde en omslachtige subsidieadministratie. 5
Traject
5.1. Ambities, Uitdagingen & Doelen Het belang van Toeristische informatieverstrekking en marketing & promotie is juist in deze tijd van economische crisis van groot belang. Om het economisch rendement van het toerisme in Utrecht te kunnen handhaven en verhogen maar zeker zo belangrijk de bewoner van Utrecht een prettige en hoogwaardige stad te kunnen bieden zal er juist in deze tijd geïnvesteerd moeten worden in toerisme. We zijn de 4e stad van Nederland maar op het gebied van citymarketing / stadspromotie en toerisme dreigen we op grotere afstand te raken van Amsterdam, Rotterdam en Den Haag. Ook dreigen we onze positie te verliezen aan steden als Groningen, Nijmegen, Dordrecht. Deze steden hebben de afgelopen jaren aanzienlijk en gericht ingezet op het versterken van hun nationale en ook internationale bekendheid en hun toeristische infrastructuur. Ter illustratie: - Utrecht staat in 2008 ten opzichte van alle Nederlandse steden op plaats 5 voor wat betreft het aantal binnenlandse zakenreizen. Dit is een daling ten opzichte van 2006, toen stond Utrecht op 3. - Utrecht staat in 2008 ten opzichte van alle Nederlandse steden op plaats 3 voor wat betreft de aantrekkelijkheid als bestemming voor een zakelijke bijeenkomst. In 2006 was dat plaats 1. - In 2009 is het aantal overnachtinggasten en het aantal overnachtingen in Utrecht gedaald dit in tegenstelling tot de andere grote steden als Amsterdam, Rotterdam en Den Haag. - Ook in de onderzoeksresultaten van het Toeristisch Imago onderzoek 2010 van Lagroupe deelt Utrecht vaak dezelfde positie op de ranglijsten met steden als Groningen, Den Bosch en Nijmegen. De ambitie is dat we ook met betrekking tot het toeristisch imago van de subtop naar de top gaan. Voor Utrecht zijn er een aantal redenen om juist ook de toeristische infrastructuur te versterken en voor de langere termijn in te zetten op het versterken van het toeristisch imago en de (inter)nationale naamsbekendheid. Utrecht heeft: Een profilering gekozen die de komende jaren zal moeten worden uitgedragen en versterkt; De ambitie om in 2013 groots de Vrede van Utrecht te vieren; De ambitie om in 2018 Culturele hoofdstad van Europa te zijn; De ambitie om het unieke wervenstelsel genomineerd te krijgen voor de Unesco lijst werelderfgoed. Daarnaast heeft/krijgt Utrecht ook te maken met een aantal uitdagingen: Grote infrastructurele problemen in en om de stad waardoor de stad moeilijk bereikbaar is. Zoals we in Amsterdam en Rotterdam hebben gezien, in vooral de begin periode, kan dat leiden tot slechte publiciteit en een slecht imago en minder bezoekers; De gevolgen van de economische crisis; En concurrentie van meer en meer steden (ook in de omgeving) die zich profileren als een toeristische bestemming (zowel zakelijk als vrijetijd). Met de keuze om de toeristische informatieverstrekking en marketing voort te zetten op een goed niveau willen we zorgen dat de investeringen in deze grootschalige projecten een duurzame en structurele inpakt hebben voor de stad Utrecht.
Toerisme Utrecht /
6
De gewenste toeristische doelen van de gemeente: A) Het verhogen van het aantal bezoekers, in het bijzonder verblijfstoeristen, die gemiddeld meer besteden. B) Het verbeteren en versterken van het (inter)nationaal imago van Utrecht C) Het optimaal ontvangen en informeren van de bezoeker in Utrecht. D) Versterken van de positionering van Stad van kennis en cultuur. 5.2 Organisatie: Toerisme Utrecht Ondanks de situatie waarin UTR terecht is gekomen geven veel partijen, zowel toeristische bedrijfsleven, detailhandel als ook instellingen en verenigingen in de stad aan dat er noodzaak is voor een goede centrale toeristische promotie van Utrecht. Het college van B&W heeft ervoor gekozen de kwalitatief goede en door de stad gewaardeerde elementen van UTR te behouden voor de stad. Deze waardevolle onderdelen worden gebundeld in een stichting die zich volledig richt op de promotie van de stad Utrecht. Hierbij natuurlijk wel de nuancering dat we dat we bij belangrijke en grote projecten als bijvoorbeeld de voorbereidingen op 2013 Vrede van Utrecht blijven samen werken met provincie en ons 'ommeland'. Missie Gezien de ambities van de gemeente en de keuze voor een positionering van stad van kennis en cultuur zal ook de focus van Toerisme Utrecht gericht zijn op deze twee elementen. Het element kennis zal in het bijzonder worden uitgewerkt via de zakelijke markt, het Utrecht Convention Bureau (onderdeel van Toerisme Utrecht) in nauwe samenwerking met de Universiteit, UMC en de andere kennisinstellingen. En bij het element cultuur gaat het om het totale toeristische product te 'verkopen' met de focus op het grote en veelzijdige cultuuraanbod (in samenhang met de grote cultuurhistorische kwaliteiten van Utrecht). Samenwerking met Stichting Cultuurpromotie Utrecht en de Stichting Utrechts Museumkwartier is op dit punt van groot belang om alle potentie die Utrecht heeft als cultuurstad ook waar te maken richting 2013 en 2018. Kerntaken De vernieuwde organisatie zal zich vestigen op de plaats van de huidige VVV op het Domplein en de kerntaken van zijn de volgende: 1. De gastheerschapfunctie van de gemeente Utrecht; 2. Informatie en voorlichting over de stad Utrecht en de (culturele) activiteiten middels een loket/winkel, internet (website en chat) en op papier; 3. Het promoten en marketing van Utrecht zodat er meer bezoekers Utrecht bezoeken en deze bezoekers langer blijven; 4. Het ontwikkelen van producten voor de toerist; 5. Arrangementen ontwikkelen voor groepen; 6. Promotie van zakelijk toerisme d.m.v. het Utrecht Convention Bureau; 7. De exploitatie van de Domtoren. MT-model Er is voor gekozen om de statuten van UTR te behouden en op een paar punten aan te passen voor de vernieuwde organisatie zoals werkterrein, nieuwe naam en verantwoordelijkheden bestuur en raad van toerzicht. Voor de organisatievorm is gekozen voor een management organisatie. In het MT model is er een tweekoppige directie, waarbij de directeur/ bestuurder verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, projecten, VVV winkel en exploitatie van RonDom en het tweede MT lid als
Toerisme Utrecht /
7
marketeer /adjunct-directeur verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en marketing van toeristische producten van de stad Utrecht, op gebied van zowel zakelijk als vrijetijd. Voorstel is om niet extern te werven voor de directeur maar Ronald Trum, nu manager van RonDom, voor te stellen, hij is enthousiast en wil de uidaging graag aangaan. Voor het tweede MT lid zal een nieuwe marketeer moet worden geworven met de gewenste expertise. De wens is dat zo snel mogelijk in gang te zetten. Dit zijn beslissingen van de huidige raad van toezicht van UTR die wij van harte ondersteunen. De inzet is dat de organisatie met ingang van 2011 zal bestaan uit een totaal van ongeveer 14 à 15 FTE voor de 4 organisatieonderdelen. Daarnaast is er bij de organisatie een groot aantal mensen actief op basis van een nul urencontract zoals de stadsgidsen, gidsen Domtoren en oproepkrachten voor de VVV-winkel. De precieze verdeling van taken en inzet van uren en personeel op de verschillende onderdelen zal de komende maanden door de organisatie zelf worden uitgewerkt en geoptimaliseerd. Voorstel organisatie-indeling een Raad van Toezicht met daaronder:
Directeur / bestuurder Hoofd VVV / RonDom MT lid Hoofd Ontwikkeling en Marketing Office-management / Financiën
Ontwikkeling en Uitvoering toeristische producten
6
Toeristische promotie en marketing (vrijetijds toerisme)
Utrecht Convention Bureau (zakelijk toerisme)
VVV winkel
Exploitatie RonDom
Financiën
6.1 Afspraken Het is de keuze van de gemeente Utrecht is om de komende jaren het beschikbare subsidie budget voor toeristische promotie ('basisbudget' toerisme en de helft van de inkomsten toeristenbelasting) zoveel mogelijk gebundeld in te zetten. Hiermee willen we de toeristische promotionele infrastructuur versterken en zorgen dat er de komende jaren richting 2013 en 2018 een goed, consequent en samenhangend verhaal van Utrecht uitgedragen wordt. Maar ook dat er een structureel wederzijds belang zal ontstaan tussen de hoteliers die de inkomsten toeristenbelasting genereren, het verdere toeristische bedrijfsleven en de vernieuwde toeristische organisatie. We zijn van mening dat er vanuit de overheid geïnvesteerd moet worden in de basis informatie voorziening en toeristische promotie en dat door deze financiering partners over de streep getrokken kunnen worden om te financieren / deel te nemen aan projecten waardoor er een multiplier-effect ontstaat. Belangrijk hierbij op te merken is dat de kosten voor kwalitatief goede en effectieve marketing en promotie op nationale en internationale schaal aanzienlijk zijn. Het gaat dan niet alleen om grote promotie campagnes maar juist ook nationale samenwerkingen zoals campagnes van bijvoorbeeld het NBTC of het genereren van (free-)publicity. We willen dan ook de beschikbare budgetten inzetten via Toerisme Utrecht om zo de doelstellingen de komende jaren te behalen. De inzet is dat Toerisme Utrecht strategische (marketing) plannen zal maken die de basis zullen zijn voor meerjaren afspraken. Om de organisatie de ruimte te geven
Toerisme Utrecht /
8
zich te ontwikkelen en zich te bewijzen kiezen we voor een periode van vier jaar. Dit mede omdat de leadtijd bij veel toeristische projecten langer is dan één jaar en vaak zelfs meerdere jaren. Opmerking hierbij is de provincie Utrecht (zie hieronder punt 1b) ook een nieuwe aanpak toeristische marketing heeft en dat zij starten met een pilot traject van 2 jaar (2011-2012). Aangezien het gaat om een pilot gaan we ervan uit dat de provincie bij slagen van het traject de aanpak voortzet. Dit natuurlijk op voorwaarde dat er ook binnen de provincie budget beschikbaar blijft voor toeristische promotie na 2012. Op hoofdlijnen, kaders en doelstellingen willen we een meerjaren afspraak maken met Toerisme Utrecht. Opmerking hierbij is dat de organisatie jaarlijks voor 1 oktober een goed jaar/activiteitenplan op hoofdlijnen met jaarbegroting moet indienen voor het komende jaar. Dit jaarplan vormt de basis voor de subsidietoekenning en de verantwoording in het volgende jaar. In de jaarlijkse subsidiebeschikking zullen de concrete resultaat afspraken met de organisatie worden vastgelegd. 6.2 Middelen De financiering voor de organisatie, haar activiteiten en projecten zal afkomstig zijn van 1. De gemeente Utrecht, programmabureau Stadspromotie/Toerisme; 2. Zelfgegenereerde inkomsten van VVV, RonDom; 3. Eventuele inkomsten uit opdrachten van derden.
7
Betrokken partijen
De stichting Toerisme Utrecht opereert op het snijvlak van overheid, publiek en het toeristisch bedrijfsleven. Ze heeft de taak om de gastheerschapfunctie voor de stad te vervullen, algemeen en meer specifieke toeristische informatie te verstrekken en de algemene en overkoepelende toeristische marketing te verzorgen. In dit speelveld zijn een aantal organisaties betrokken, hieronder volgt een toelichting. De direct betrokken: Gemeente Utrecht, Stadspromotie-Toerisme: Is subsidieverlener en opdrachtgever van Toerisme Utrecht. Ze is verantwoordelijk voor het toeristische beleid van de stad en geeft het kader aan waarbinnen Toerisme Utrecht zijn activiteiten moet uitvoeren. De inzet is om meerjaren afspraken te maken. UTR: De 'oude' provinciale toeristische marketing organisatie, de bestaande stichting zal worden omgevormd naar Toerisme Utrecht en de stedelijke onderdelen zullen onderdeel blijven. Afbouw en afwikkeling van de organisatie met de andere partners in UTR vindt plaats in 2010. Provincie Utrecht: Voor de nieuwe toeristische organisatie zijn zij van belang op twee manieren. De provincie Utrecht zal verantwoordelijk blijven voor de portal www.Utrechtyourway.nl en aangezien de toeristische portal van de stad daar onderdeel van is zullen hier afspraken over moeten worden gemaakt. Daarnaast natuurlijk vanwege de beschikbare middelen voor toeristische marketing die door de gemeente Utrecht zullen worden aangevraagd en worden ingezet via Toerisme Utrecht. Adviescommissie Subsidies Toerisme (vertegenwoordiging Hoteliers): Deze adviescommissie adviseert tot op heden over de toekenning van de subsidies toerisme vanwege de herkomst van de gelden, namelijk de toeristenbelasting. Het is belangrijk voor de gemeente Utrecht is dat de adviestaak van deze commissie behouden blijft ten behoeve van het toerisme in Utrecht beleid en uitvoering toerisme. De precieze invulling zal in de komende maanden worden besproken met de leden van de adviescommissie en worden vastgelegd. Bosscher & Klein: Lisa Bosscher van Bosscher & Klein heeft opdracht gekregen om de opstart van het Utrecht Convention Bureau vorm te geven. Hierbij wordt uitgegaan van de beschikbare informatie en middelen bij UTR en met als doel deze taak per 1 januari 2011 volledig onder te brengen bij Toerisme Utrecht. Initiatief Domplein 2013: Dit initiatief heeft de ambitie om het Domplein als schatkamer van de Utrechtse geschiedenis te ontsluiten. Inmiddels zijn er vier delen van de markering van het Romeins Castellum gerealiseerd op en om het Domplein. En net voor de zomer is het eerste ondergronds bezoekerscentrum open gegaan voor het publiek. RonDom verzorgt de kaartverkoop en de rondleidingen van dit bezoekerscentrum verzorgt in opdracht van het initiatief
Toerisme Utrecht /
9
De omgeving van de stichting: In Utrecht bevindt zich een netwerk aan organisaties die zich bezig houden met het uitvoeren van activiteiten op het gebied van cultuur, cultuurhistorie en toerisme waarbij ze vaak ook Utrecht promoten. Deze organisaties zijn gericht op hun eigen specifieke werkveld en expertise. Alle maken daarmee promotie voor de stad en hebben belang bij een sterk samenhangend verhaal en goede samenwerking. Vanuit de regisseursrol is stadpromotie erop gericht dat vorm te geven. Bij de promotie van het toeristisch product van de stad Utrecht zijn cultuur, cultuurhistorie en musea belangrijke onderdelen maar het gaat om meer dan dat. De inzet is om Utrecht als bestemming te verkopen. Centraal hierbij staat de vraag wat wil de bezoeker en hoe kunnen we hem of haar overtuigen voor Utrecht te kiezen zowel voor een vrijetijds als zakelijk bezoek. De organisaties hieronder beschreven zijn van groot belang om dat complete toeristische product optimaal te kunnen vorm geven zodat Toerisme Utrecht het optimaal kan verkopen in binnen- en buitenland: Stichting Cultuurpromotie Utrecht: hierin zijn Culturele Zondagen en het Utrechts Uitburo gefuseerd. Zij verzorgt de culturele promotie van Utrecht gericht op inwoners en bezoekers van de stad Utrecht. De inzet van het SCU is gericht op het lokaal en regionaal vergroten van het publieksbereik voor de culturele producten, nieuwe publieksgroepen aanboren en herhaalbezoek aan cultuur stimuleren. De promotie van cultuur is in tegenstelling tot de toeristische promotie aanbod gestuurd, hoofdfocus is een kwalitatief goed aanbod creëren en vervolgens zorgen dat daar mensen naar toe komen. Gezien de positionering van de stad als cultuurstad en de ambities met Vrede van Utrecht en ECH 2018 zal de samenwerking bij culturele en toeristische promotie van cruciaal belang zijn. Toeristisch bedrijfsleven: is van groot belang voor Toerisme Utrecht. Voor zowel alle aspecten van de organisatie is een draagvlak en participatie van het toeristisch bedrijfsleven in de stad Utrecht cruciaal. Het gaat hierbij om organisaties gericht op organisaties voor de vrijetijd als de zakelijke markt. Bijvoorbeeld: vergaderlocaties, detailhandel, evenementen, festivals, musea, evenementenlocaties en organisatoren etc. Stichting Vrede van Utrecht: is verantwoordelijk voor de aanloop naar de belangrijke jaren 2013 en 2018 en voor de coördinatie en organisatie van deze themajaren. Samen met VvU zal Toerisme Utrecht moeten inzetten op een goede toeristische marketing de komende jaren waarin de vrede van Utrecht 2013 & ECH 2018 centraal staan. Dit in de aanloop naar deze jaren maar het doel is daarbij niet 'alleen' profiteren in 2013 en 2018 kunnen profiteren maar juist ook in de jaren daarna. Het gaat om de 'legacy', de duurzame versterking van het cultureel, cultuurhistorisch - en toeristisch produkt en het imago van Utrecht Stichting Museumkwartier: Belangrijk onderdeel van het toeristische en culturele product van Utrecht zijn de Utrechtse musea, zij hebben ervoor gekozen om hun gezamenlijke belangen en krachten te bundelen in een aparte stichting. De activiteiten zijn gericht op de onderlinge samenwerking op alle museale terreinen en de het gezamenlijk optreden naar buiten. Afstemming is noodzakelijk over verschillende zaken als: *deelname aan landelijke of internationale projecten/ acties, *wijze van inzetten van de musea als toeristische product en natuurlijk waar mogelijk gezamenlijke marketing. 8
Afsluiting
Samengevat blijven we met Utrecht op het gebied van toerisme actief de strijd aan gaan. Het doel is Utrecht structureel als toeristische topdestinatie op de Nederlandse en (west-)Europese kaart te zetten. Natuurlijk gericht op het optimaliseren van het economische belang wat voortvloeit uit toerisme in de vorm van een hoog voorzieningenniveau, bedrijvigheid en werkgelegenheid. Dit alles realiseren we door de waardevolle toeristische taken als VVV, RonDom en promotie te handhaven in een vernieuwde organisatie en dit te combineren met de nieuwe taak van het Utrecht Convention Bureau. Zo snel mogelijk gaat Toerisme Utrecht aan de slag om een sterke en zelfstandige organisatie vorm te geven die de toeristische markt als geen ander kent en deze ook optimaal kan bewerken in het belang van de stad. Per 1 januari zal de organisatie volledig operationeel zijn. Stadspromotie in haar positie als subsidiënt en opdrachtgever zorgt voor een goede samenhang en sturing in het kader van de positionering van als stad van kennis en cultuur. Maar ook voor Toerisme Utrecht ligt er de schone taak deze samenhang en meerwaarde te creëren in het
Toerisme Utrecht / 10
speelveld van de toeristische promotie en marketing. Natuurlijk in goede samenwerking met de andere organisaties die van belang zijn in dit kader. Organisatorisch en financieel zullen er afspraken gemaakt worden om tot een heldere verhouding te komen tussen overheid en organisatie. In de meerjaren principe afspraak zullen een aantal kaders en doelstellingen worden opgenomen die de organisatie de ruimte geven om 'toeristisch ondernemen'. Door de al langer gewenste maar niet eerder volledig gerealiseerde bundeling van toeristische budgetten kan verder de slagvaardigheid voor de toeristische promotie worden vergroot en de bureaucratie worden verminderd. Met de veranderingen en ontwikkelingen zoals beschreven in dit plan van aanpak zijn we ervan overtuigd dat de potentie van Utrecht als toeristische stad optimaal kan worden uitgebouwd.
Deze beleidsnotitie is vastgesteld door het College van B&W van de gemeente Utrecht op 6 september 2010.
