INFORMATIESYSTEEM INTERNE MARKT (IMI)
TOELICHTING BIJ IMI 2.0 WAT IS ER VERANDERD IN HET GEGEVENSBEHEER EN DE ZELFREGISTRATIE VAN AUTORITEITEN? (VERVANGT HET ADDENDUM OP DE IMI-HANDLEIDING)
Europese Commissie, B-1049 Brussel - België. Telefoon: (32-2) 299 11 11. Kantoor: SPA2 07/20. Telefoon: doorkiesnummer (32-2) 29295 12 66. Fax: (32-2) 29296 88 67. http://ec.europa.eu/internal_market/
INLEIDING......................................................................................................................... 4 DEEL 1: GEGEVENSBEHEER VOOR BEVOEGDE AUTORITEITEN IN IMI............ 5 1.
ADMINISTRATIEVE ROLLEN IN IMI ................................................................... 5 1.1. Soorten autoriteiten en rollen per wetgevingsgebied ........................................ 5 1.2. Extra administratieve rollen voor coördinatoren............................................... 6
2.
INHOUDELIJKE ROLLEN IN IMI ........................................................................... 8 2.1. Rollen bij de workflow voor informatieverzoeken ........................................... 8 2.2. Rollen bij de workflow voor waarschuwingen.................................................. 8 2.3. Combinatie van soorten autoriteiten en rollen .................................................. 9
3.
GEBRUIKERSROLLEN IN IMI.............................................................................. 10 3.1. Nieuwe algemene gebruikersrollen ................................................................. 11 3.2. Nieuwe gebruikersrollen in de workflow voor verzoeken .............................. 11 3.3. Nieuwe gebruikersrollen in de workflow voor waarschuwingen.................... 12 3.4. Wijzigingen in verband met het beheer van gebruikers .................................. 12
4.
LEVENSCYCLUS VAN AUTORITEITEN, WETGEVINGSGEBIEDEN EN WORKFLOWS ................................................................................................... 14 4.1. Status autoriteit................................................................................................ 14 4.2. Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden ...................................................... 15 4.3. Status toegang tot workflows .......................................................................... 16
5.
ROL AUTORITEIT WIJZIGEN............................................................................... 18 5.1. Rol wijzigen voor een workflow ..................................................................... 18 5.2. Rol voor een wetgevingsgebied wijzigen........................................................ 19
6.
VERANDERINGEN IN VERBAND MET DE REGISTRATIE VAN AUTORITEITEN ...................................................................................................... 20
7.
VERDERE VERBETERINGEN............................................................................... 21 7.1. Eenvoudiger zoeken in IMI ............................................................................. 21 7.2. E-mails voor coördinatoren ............................................................................. 22
DEEL 2: ZELFREGISTRATIE BEVOEGDE AUTORITEITEN.................................... 23 8.
RICHTSNOEREN VOOR BEVOEGDE AUTORITEITEN – ZELFREGISTRATIE................................................................................................ 23 8.1. Uitnodiging om u te registreren in IMI ........................................................... 23 8.2. Zelfregistratie: stap voor stap .......................................................................... 23 2
8.3. Bevestiging van de registratie ......................................................................... 25 8.4. Wat gebeurt er na de registratie?..................................................................... 25 9.
RICHTSNOEREN VOOR IMI-COÖRDINATOREN – BEHEER VAN UITNODIGINGEN EN VALIDERING VAN REGISTRATIES............................. 27 9.1. Uitnodigingen tot registratie beheren .............................................................. 27 9.2. Levenscyclus van een uitnodiging: typisch verloop........................................ 28 9.3. Levenscyclus van een uitnodiging: alternatieve levenscycli en statussen........................................................................................................... 29 9.4. Validering van registraties............................................................................... 31
3
INLEIDING Dit document vervangt het addendum op de handleiding van het Informatiesysteem interne markt (IMI) 1 . Het bevat aanvullende informatie over het gegevensbeheer voor bevoegde autoriteiten in IMI en bijgewerkte instructies voor de zelfregistratie van bevoegde autoriteiten na de uitrol van softwareversie 2.0. Er zijn twee delen: Deel 1 biedt een overzicht van de belangrijkste aanpassingen in de IMI-software (versie 2.0) in verband met het gegevensbeheer voor bevoegde autoriteiten. Bijvoorbeeld veranderingen in verband met de rollen van autoriteiten, nieuwe gebruikersrollen en betere zoekmogelijkheden. Ook komt in deel 1 het beheer van de toegang tot wetgevingsgebieden en workflows in IMI aan bod. Deel 2 gaat over de zelfregistratie in IMI. Werkt u voor een bevoegde autoriteit die is uitgenodigd om zichzelf in IMI te registreren of verwacht u zo'n uitnodiging, dan vindt u in hoofdstuk 8 de nodige uitleg. Hoofdstuk 9 is bestemd voor IMI-coördinatoren die autoriteiten wensen uit te nodigen om zichzelf te registreren in IMI. Er wordt uitgelegd hoe de uitnodigingen worden beheerd en hoe de gegevens van een autoriteit na de zelfregistratie moeten worden gevalideerd. Deel 2 is een gewijzigde versie van de hoofdstukken over zelfregistratie in het addendum op de IMI-handleiding. De wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zijn gemarkeerd.
1
De IMI-handleiding is te vinden op: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_nl.html. Raadpleeg de rubriek "Belangrijke documenten" op onze website voor andere handleidingen en brochures over IMI. 4
DEEL 1: GEGEVENSBEHEER VOOR BEVOEGDE AUTORITEITEN IN IMI Het gegevensbeheer voor bevoegde autoriteiten in IMI is aangepast aan nieuwe vereisten. Er zijn nieuwe soorten autoriteiten en nieuwe rollen toegevoegd om rekening te houden met de bestuurlijke structuren in de lidstaten en met het oog op nieuwe workflows. In versie 2.0 van IMI zijn administratieve en inhoudelijke taken van autoriteiten beter van elkaar gescheiden. Administratieve taken zijn bijvoorbeeld de registratie van een autoriteit of het beheer van de toegang tot een wetgevingsgebied of workflow. Inhoudelijke taken betreffen het eigenlijke gebruik van het systeem voor de uitwisseling van informatie met andere autoriteiten en de eventuele bemiddeling door IMIcoördinatoren. 1.
ADMINISTRATIEVE ROLLEN IN IMI 1.1.
Soorten autoriteiten en rollen per wetgevingsgebied Twee soorten autoriteiten hebben een horizontale bevoegdheid in IMI en dus automatisch toegang tot alle wetgevingsgebieden en workflows. Dit zijn: ⇒ Nationaal IMI-coördinator (NIMIC): een autoriteit die zorgt voor de vlotte werking van IMI op nationaal niveau. Een NIMIC kan alle andere soorten autoriteiten registreren en valideren en de toegang tot wetgevingsgebieden en workflows in het systeem beheren. ⇒ Super-gedelegeerd IMI-coördinator (SDIMIC): Landen met een federale structuur kunnen autoriteiten de algemene bevoegdheid voor IMI in een regio verlenen. Een SDIMIC kan dezelfde taken vervullen als een NIMIC, maar kan geen andere SDIMIC's registreren. Alle andere autoriteiten die bij IMI zijn geregistreerd hebben toegang tot ten minste een wetgevingsgebied met bijbehorende workflow. De rollen per autoriteit worden voor ieder wetgevingsgebied en vervolgens voor iedere workflow binnen dat gebied vastgesteld. Binnen een wetgevingsgebied zijn de volgende rollen beschikbaar: ⇒ IMI-coördinator voor het wetgevingsgebied (LIMIC): Dit is een coördinator met algemene bevoegdheid voor een wetgevingsgebied. In iedere lidstaat kan er slechts één LIMIC per wetgevingsgebied zijn 2 . Een LIMIC kan andere autoriteiten registreren als Gedelegeerd IMIcoördinator (DIMIC) of bevoegde autoriteit op het wetgevingsgebied waarvoor de LIMIC verantwoordelijk is en ook de toegang tot en de workflows voor dat gebied beheren. ⇒ Een Gedelegeerd IMI-coördinator (DIMIC) is gewoonlijk verantwoordelijk voor een of meer wetgevingsgebieden in een
2
In landen met een federale structuur kunnen SDIMIC's één LIMIC per regio registreren. 5
geografisch gebied of in verband met een bepaalde bevoegdheid op een wetgevingsgebied. Een DIMIC kan andere autoriteiten registreren als bevoegde autoriteit op het/de wetgevingsgebied(en) waarvoor het verantwoordelijk is. ⇒ Een bevoegde autoriteit (CA) kan toegang krijgen tot alle workflows op het wetgevingsgebied waartoe hij toegang heeft. Een bevoegde autoriteit kan geen andere autoriteiten registreren noch de toegang tot wetgevingsgebieden beheren. Let op: een autoriteit kan op verschillende wetgevingsgebieden verschillende rollen vervullen. Voorbeeld: het ministerie van Economische Zaken kan DIMIC zijn voor de Dienstenrichtlijn, maar "gewoon" bevoegde autoriteit voor de Beroepskwalificatierichtlijn.. 1.2.
Extra administratieve rollen voor coördinatoren De administratieve taken in IMI betreffen vooral de registratie van andere autoriteiten en het beheer van de toegang tot wetgevingsgebieden en workflows. Afhankelijk van zijn rol voor het wetgevingsgebied is een IMIcoördinator: ⇒ Valideringscoördinator, die autoriteiten in IMI registreert en/of valideert en de gegevens van autoriteiten beheert. Dit gegevensbeheer houdt ook in dat de coördinator de wachtwoorden voor de lokale gegevensbeheerder(s) van de gecoördineerde autoriteit kan resetten. EN/OF ⇒ Inzagecoördinator, die een autoriteit toegang verleent voor een bepaald wetgevingsgebied en tot bepaalde workflows. Inzagecoördinatoren kunnen de algemene gegevens van de autoriteit voor het wetgevingsgebied wijzigen (trefwoorden, beroepen, geliëerde autoriteiten) en workflow-settings instellen. Ook kan deze coördinator zo nodig de rol van een autoriteit in de workflow wijzigen. Verder kan hij andere coördinatoren aan de autoriteit liëren voor inhoudelijke medewerking bij workflows waartoe de autoriteit toegang heeft.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende administratieve functies die een autoriteit kan vervullen naargelang van zijn rol voor een wetgevingsgebied.
6
NIMIC
SDIMIC
LIMIC
DIMIC
Algemene administratieve rol: "Valideringscoördinator" SDIMIC's registreren/valideren
√
LIMIC's registreren/valideren
√
√3
DIMIC's registreren/valideren
√
√
√
CA's registreren/valideren
√
√
√
√
Administratieve rol voor een wetgevingsgebied: "Inzagecoördinator" SDIMIC's toegang geven tot wetgevingsgebieden en workflows
√
LIMIC's toegang geven tot wetgevingsgebieden en workflows
√
√
DIMIC's toegang geven tot wetgevingsgebieden en workflows
√
√
√
CA's toegang geven tot wetgevingsgebieden en workflows
√
√
√
√
Workflow Informatie verzoeken
Autoriteit aanwijzen (voor verzoeken)
√
√
√
√
Coördinator aanwijzen (voor verzoeken)
√
√
√
√
Autoriteit aanwijzen (voor waarschuwingen)
√
√
√4
√
Coördinator aanwijzen (voor verzoeken)
√
√
√4
Mailbox voor waarschuwingen aanwijzen
√
√
√4
Workflow Waarschu wingen
3
Slechts een LIMIC per wetgevingsgebied waarvoor de SDIMIC verantwoordelijk is.
4
Alleen als de LIMIC verantwoordelijk is voor het wetgevingsgebied Dienstenrichtlijn. 7
CA
2.
INHOUDELIJKE ROLLEN IN IMI
IMI is een modulair informatiesysteem. Er is een aparte module per wetgevingsgebied waarvoor IMI kan worden gebruikt. Binnen zo'n module zijn er in IMI verschillende workflows mogelijk. De module Beroepskwalificaties biedt één workflow, namelijk de reguliere informatie-uitwisseling. In de IMI-module voor de Dienstenrichtlijn is er een workflow voor de reguliere informatie-uitwisseling en een workflow voor het waarschuwingsmechanisme. Ongeacht de administratieve rol in IMI kan iedere autoriteit verschillende rollen vervullen in workflows waartoe het toegang heeft gekregen: 2.1.
Rollen bij de workflow voor informatieverzoeken Er zijn twee rollen die een autoriteit bij informatieverzoeken in IMI kan vervullen. De workflow biedt twee bevoegde autoriteiten op een bepaald wetgevingsgebied de gelegenheid informatie uit te wisselen. Hoe u informatie uitwisselt in IMI staat uitvoerig beschreven in de hoofdstukken 9 tot en met 14 van de IMI-handleiding. 2.1.1.
Autoriteit (verzoeken)
Met deze rol kan een autoriteit die toegang heeft tot een workflow informatieverzoeken verzenden en ontvangen in verband met zijn bevoegdheden op dat wetgevingsgebied. De settings voor een autoriteit die deelneemt aan zo'n informatie-uitwisseling, zijn niet gewijzigd. Meer uitleg in hoofdstuk 22 van de IMI-handleiding. 2.1.2.
Coördinator verzoek
Een coördinator kan voor verzoeken aan een of meer autoriteiten gelieerd zijn en vervolgens met de afhandeling van een specifiek verzoek worden belast. Afhankelijk van de settings kan deze coördinator deelnemen aan terugverwijzings- en goedkeuringsprocedures (zie hoofdstuk 24 van de IMIhandleiding. Bovendien kan zo'n coördinator verzoeken om informatie verzenden en ontvangen, net als iedere andere autoriteit met toegang tot de betrokken workflow. 2.2.
Rollen bij de workflow voor waarschuwingen Sinds versie 2.0 van IMI beschikt de Dienstenrichtlijnmodule over een waarschuwingsmechanisme. Gedetailleerde richtsnoeren over deze workflow en over de betrokken actoren staan in een apart document. Wat het gegevensbeheer betreft, kan een autoriteit met toegang tot deze specifieke workflow de volgende rollen hebben: 2.2.1.
Waarschuwingsautoriteit
Waarschuwingsautoriteiten kunnen waarschuwingen initiëren en deze bij een gelieerde waarschuwingscoördinator in eigen land indienen. Ze kunnen ook waarschuwingen ontvangen die door de mailbox voor waarschuwingen of 8
door een waarschuwingscoördinator naar hen zijn verstuurd en op deze waarschuwingen reageren (bijv. aanvullende informatie verstrekken of bezwaar maken tegen een beëindigingsvoorstel). 2.2.2.
Waarschuwingscoördinator
Waarschuwingscoördinatoren staan in voor de adequate afhandeling van de waarschuwingen onder hun bevoegdheid. Zij kunnen waarschuwingen verzenden naar andere landen en ontvangers toevoegen aan waarschuwingen die ze hebben ontvangen. Ze kunnen ook beëindigingsvoorstellen verzenden en, indien een ander land de beëindiging van een waarschuwing voorstelt, bezwaren tegen de beëindiging verzenden. Bovendien kunnen waarschuwingscoördinatoren alle taken vervullen die een waarschuwingsautoriteit kan vervullen (d.w.z. zelf waarschuwingen initiëren en verzenden). 2.2.3.
Mailbox voor waarschuwingen
Een waarschuwingscoördinator die als mailbox voor waarschuwingen is aangeduid, is het centrale punt voor binnenkomende waarschuwingen in zijn lidstaat. Hij bevestigt de ontvangst van een binnenkomende waarschuwing en hij is verantwoordelijk voor de eerste verspreiding van de waarschuwing onder waarschuwingscoördinatoren en -autoriteiten in zijn lidstaat. De mailbox voor waarschuwingen ontvangt ook automatisch iedere waarschuwing die vanuit zijn lidstaat wordt verzonden. De mailbox kan bovendien deze waarschuwingen verspreiden onder autoriteiten in zijn land die de waarschuwing nog niet hebben ontvangen. Daarnaast heeft de als mailbox voor waarschuwingen aangeduide coördinator dezelfde bevoegdheden als waarschuwingscoördinatoren en andere waarschuwingsautoriteiten. Dit betekent bijvoorbeeld dat hij ook waarschuwingen kan initiëren en ze vervolgens kan verzenden. Let op: alleen NIMIC's, SDIMIC's en LIMIC's voor de Dienstenrichtlijn kunnen de rol van waarschuwingscoördinator of Mailbox voor waarschuwingen toewijzen aan andere autoriteiten die bij IMI zijn geregistreerd. 2.3.
Combinatie van soorten autoriteiten en rollen
Belangrijk: de inhoudelijke taken van een autoriteit staat volledig los van zijn administratieve rol. Met andere woorden, iedere autoriteit kan een rol krijgen in een workflow, ongeacht de rol van die autoriteit op nationaal vlak of in het betrokken wetgevingsgebied. Voorbeeld: het ministerie van Openbare Werken kan NIMIC zijn, tegelijkertijd de rol van autoriteit vervullen voor informatieverzoeken in verband met beroepskwalificatie en fungeren als mailbox voor waarschuwingen in verband met de Dienstenrichtlijn. Nog een voorbeeld: een nationale kamer van koophandel kan tegelijkertijd DIMIC zijn voor de Dienstenrichtlijn, coördinator voor informatieverzoeken en waarschuwingsautoriteit bij waarschuwingen.
9
Onderstaande tabel geeft een overzicht van alle soorten autoriteiten in IMI en de verschillende rollen die zij in IMI kunnen vervullen.
Administratieve rol
Inhoudelijke rol
Soort autoriteit /
Rol in workflow
Rol per wetgevingsgebied
Verzoeken
NIMIC SDIMIC
Autoriteit (verzoeken)
LIMIC
Coördinator verzoek
DIMIC
Waarschuwingen Waarschuwingsautori teit Waarschuwingscoördi nator Mailbox voor waarschuwingen
Bevoegde autoriteit
3.
GEBRUIKERSROLLEN IN IMI
Naast nieuwe functies bevat IMI 2.0 voor autoriteiten en workflows ook enkele nieuwe gebruikersprofielen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van alle gebruikersrollen in versie 2.0 (de nieuwe rollen zijn gemarkeerd) 5 :
Algemeen
Informatieverzoeken
Waarschuwingen
Basisgebruiker
Raadpleger van verzoeken
Lokale gegevensbeheerder
Behandelaar verzoeken
Raadpleger waarschuwingen
van
Behandelaar waarschuwingen
van
van
Toewijzer Gegevensbeheerder (alleen voor coördinatoren, per Toezichthouder (alleen Verzender van wetgevingsgebied) voor coördinatoren) waarschuwingen (alleen voor coördinatoren)
5
De gebruikersrollen in IMI staan beschreven in hoofdstuk 3 van de IMI-handleiding: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/user_handbook_nl.pdf 10
3.1.
Nieuwe algemene gebruikersrollen Het onderscheid tussen administratieve en inhoudelijke taken voor autoriteiten in IMI blijkt ook duidelijk uit de beschikbare gebruikersprofielen in het systeem. Sommige gebruikersrollen zijn algemeen. Hiervoor hoeft een autoriteit geen toegang te hebben tot een wetgevingsgebied of workflow. 3.1.1.
Gegevensbeheerder
Dit gebruikersprofiel is alleen beschikbaar voor autoriteiten die voor een of meer wetgevingsgebieden coördinator zijn. Het geeft het recht om andere autoriteiten voor het betrokken wetgevingsgebied te registreren, uit te nodigen en te beheren. Gegevensbeheerders bij een valideringsautoriteit kunnen onder andere het wachtwoord resetten voor lokale gegevensbeheerders bij autoriteiten die zij coördineren. Als de coördinator voor verscheidene wetgevingsgebieden verantwoordelijk is, kan hij per gebied een gegevensbeheerder aanstellen (bijvoorbeeld een om de autoriteiten te beheren op het gebied van beroepskwalificaties, en een voor de Dienstenrichtlijn). 3.1.2.
Lokale gegevensbeheerder
Een lokale gegevensbeheerder kan gegevens en gebruikers van zijn eigen autoriteiten beheren. In vorige versies van IMI konden lokale gegevensbeheerders van een coördinator ook andere autoriteiten registreren en beheren. Door de komst van de nieuwe rol "Gegevensbeheerder" kan een lokale gegevensbeheerder bij een autoriteit die coördinator is, voortaan alleen nog maar gegevens van zijn eigen autoriteit beheren en nieuwe gebruikers voor zijn autoriteit registreren en beheren. Wanneer een nieuwe autoriteit in het systeem geregistreerd of gevalideerd wordt met een coördinatorrol, krijgt de eerste gebruiker automatisch zowel alle Gegevensbeheerders- als Lokale gegevensbeheerdersrechten. Dankzij de nieuwe rol van Gegevensbeheerder kunnen organisaties met veel gebruikers of werkterreinen in IMI nu deze functies verdelen over verschillende gebruikers. 3.2.
Nieuwe gebruikersrollen in de workflow voor verzoeken 3.2.1.
Raadpleger van verzoeken
Een raadpleger van verzoeken kan van alle verzoeken waartoe zijn autoriteit toegang heeft, de gegevens (inclusief persoonsgegevens) inzien, saven of printen, maar verder niets doen. De overige gebruikersrollen bij de workflow voor verzoeken zijn niet veranderd (zie hoofdstuk 3 van de IMI-handleiding).
11
3.3.
Nieuwe gebruikersrollen in de workflow voor waarschuwingen 3.3.1.
Raadpleger van waarschuwingen
Raadplegers van waarschuwingen kunnen de volledige inhoud van alle waarschuwingen waartoe hun autoriteit toegang heeft, bekijken (inclusief hierin opgenomen persoonsgegevens). Ze kunnen alle gegevens van waarschuwingen opslaan of afdrukken, maar ze kunnen geen actie ondernemen, zoals een waarschuwing initiëren, deze bijwerken of de beëindiging ervan voorstellen. 3.3.2.
Behandelaar van waarschuwingen
Een behandelaar van waarschuwingen kan namens zijn autoriteit waarschuwingen behandelen, bijvoorbeeld initiëren, ontvangen, aanvullen en helpen beëindigen. 3.3.3.
Verzender van waarschuwingen
Bij een autoriteit die waarschuwingscoördinator of mailbox voor waarschuwingen is, kan een verzender andere landen waarschuwingen, nadere informatie en beëindigingsvoorstellen sturen. Hij beslist ook welke autoriteiten in zijn eigen lidstaat toegang hebben tot ontvangen waarschuwingen, en deze autoriteiten als ontvanger toevoegen. 3.4. Wijzigingen in verband met het beheer van gebruikers 3.4.1.
Gebruikers van mijn autoriteit beheren
Lokale gegevensbeheerders kunnen gebruikers bij hun eigen autoriteit beheren door onder "Mijn autoriteit" te klikken op "Gebruikers beheren". Gegevens aanpassen gebeurt voortaan in een nieuw venster waar de rollen per wetgevingsgebied en per workflow duidelijk zijn aangegeven. Het systeem geeft ook een korte beschrijving van iedere gebruikersrol. Screenshot: Een nieuwe gebruiker toevoegen
12
Sommige inlichtingen over gebruikers kunt u ook inzien via "Gegevens autoriteit beheren": ⇒ Lokale gegevensbeheerders (naam, telefoonnummer, email en gebruikersnaam) staan bij de basisgegevens van de autoriteit. ⇒ Voor autoriteiten met een coördinerende rol op een bepaald wetgevingsgebied staan de gegevensbeheerders vermeld bij de "Algemene informatie" onder de tab "Voorkeuren" voor het betrokken wetgevingsgebied. ⇒ Gebruikers met toegang tot een bepaalde workflow staan vermeld op het scherm van die workflow, samen met hun rol in die workflow. 3.4.2.
Gebruikers beheren bij een autoriteit die ik coördineer
Gegevensbeheerders beschikken over een apart menu voor het beheer van andere autoriteiten in IMI. Dit deel van IMI is in de nieuwe versie als volgt gewijzigd: ⇒ De lokale gegevensbeheerders van de gecoördineerde autoriteit staan op het scherm met algemene informatie over die autoriteit. ⇒ Gegevensbeheerders bij een valideringsautoriteit kunnen onder de tab "Gebruikers" het wachtwoord resetten voor lokale gegevensbeheerders bij autoriteiten die zij coördineren. Zij kunnen ook gebruikersgegevens zoals naam en e-mailadres nog wijzigen, maar de gebruikersrechten kunnen zij niet meer wijzigen. Op hetzelfde scherm is ook de status van de gebruiker te zien, zodat de coördinator weet of de gebruiker zijn registratie al heeft geactiveerd. 13
4.
LEVENSCYCLUS
VAN AUTORITEITEN, WETGEVINGSGEBIEDEN EN WORKFLOWS
Iedere autoriteit krijgt een status die de toegangs- en gebruiksrechten voor IMI aangeeft. Naast de status van de autoriteit noteert het systeem tot welke wetgevingsgebieden en workflows de autoriteit toegang heeft of heeft gevraagd. 4.1.
Status autoriteit 4.1.1.
Status autoriteit: Registratieverzoek ingediend
Een bevoegde autoriteit die zichzelf registreert in IMI, krijgt de status "registratieverzoek ingediend". Een autoriteit met deze status is in IMI alleen zichtbaar voor de gegevensbeheerder(s) van de valideringscoördinator die de uitnodiging heeft verzonden. 4.1.2.
Status autoriteit: Actief
Een bevoegde autoriteit wordt "actief" in IMI zodra deze door een IMIcoördinator is geregistreerd of zodra de valideringscoördinator de zelfregistratie heeft gevalideerd. Een autoriteit met deze status kan toegang krijgen of vragen voor elk van de wetgevingsgebieden en workflows die in het systeem beschikbaar zijn. 4.1.3.
Status autoriteit: Registratieverzoek afgewezen
In uitzonderlijke gevallen kan de valideringscoördinator de zelfregistratie van een autoriteit afwijzen. De status van de autoriteit wordt dan veranderd in "registratieverzoek afgewezen". De coördinator kan een autoriteit met deze status gedurende zes maanden alsnog valideren, waarna het systeem de registratie automatisch wist. 4.1.4.
Status autoriteit: Tijdelijk ingetrokken
Een valideringscoördinator kan een bevoegde autoriteit uit IMI uitschrijven. Dat gebeurt in stappen, zodat de betrokken autoriteit haar lopende zaken in het systeem kan afhandelen. Eerst moet de valideringscoördinator de activiteiten van de autoriteit stopzetten. Daartoe moet diens toegang tot alle wetgevingsgebieden en workflow "Tijdelijk ingetrokken" of "Ingetrokken" zijn. Is de status in "Tijdelijk ingetrokken" veranderd, dan kan de autoriteit nog wel aan lopende verzoeken om informatie meewerken, maar geen nieuwe verzoeken meer verzenden of ontvangen. Ook kan geen toegang voor nieuwe workflows of wetgevingsgebieden meer worden aangevraagd of verleend. Let op: voortaan kan de status "Ingetrokken" weer worden veranderd in "Actief". 4.1.5.
Status autoriteit: Inactief
Wanneer een bevoegde autoriteit met de status "Tijdelijk ingetrokken" alle lopende zaken heeft afgehandeld, kan de toegang tot alle workflows en 14
wetgevingsgebieden voor die autoriteit definitief worden ingetrokken. Als laatste stap verandert de coördinator de status van de autoriteit vervolgens in inactief. Zes maanden later wordt de autoriteit definitief uit het systeem geschrapt. Intussen kunnen de gebruikers bij de autoriteit nog steeds inloggen en kunnen ook nog steeds nieuwe gebruikers worden geregistreerd. De autoriteit kan haar vroegere informatieverzoeken en waarschuwingen inzien, maar geen nieuwe meer verzenden of ontvangen. 4.2.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden
Iedere autoriteit die door een valideringscoördinator wordt geregistreerd of gevalideerd krijgt automatisch toegang tot ten minste één wetgevingsgebied en ten minste één bijbehorende workflow. Bovendien mag een coördinator een actieve autoriteit altijd toegang verlenen tot extra wetgevingsgebieden en workflows in IMI. 4.2.1.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden: Aangevraagd
Wanneer een autoriteit toegang voor een bepaald wetgevingsgebied heeft aangevraagd 6 , kan of kunnen de gegevensbeheerder(s) van de gekozen inzagecoördinator de settings voor het wetgevingsgebied bewerken (bijv. de lijst met trefwoorden voor het wetgevingsgebied aanpassen). De lokale gegevensbeheerder(s) van de bevoegde autoriteit die om toegang vraagt kan of kunnen ook hun gegevens voor het betrokken wetgevingsgebied bewerken, maar zij kunnen nog geen informatieverzoeken/waarschuwingen voor dat wetgevingsgebied verzenden of ontvangen. 4.2.2.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden: Actief
Zodra de toegang tot IMI voor een bepaald wetgevingsgebied "Actief" is, kan de autoriteit hiervoor ook gebruikers registreren en hun gegevens beheren (hoofdstuk 17 van de IMI-handleiding). Het is dan mogelijk om toegang tot het wetgevingsgebied te krijgen of toegang te vragen tot workflows daarvoor. 4.2.3.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden: Tijdelijk ingetrokken
In uitzonderlijke gevallen kan de inzagecoördinator de toegang tot IMI voor een bepaald wetgevingsgebied tijdelijk intrekken 7 . Later kan de coördinator de toegang voor dat wetgevingsgebied reactiveren of intrekken. Wanneer de toegang "Tijdelijk ingetrokken" is, kan de bevoegde autoriteit lopende zaken afhandelen, maar geen nieuwe verzoeken/waarschuwingen voor het betrokken wetgevingsgebied meer verzenden of ontvangen. De lokale gegevensbeheerder van de bevoegde autoriteit kan gebruikers voor het
6
Ook na zelfregistratie en in afwachting van validering is de toegangsstatus "Aangevraagd" .
7
Voor autoriteiten met een coördinerende rol slechts in bijzondere omstandigheden. Als dit in uw land nodig blijkt te zijn, neem dan contact met de IMI-helpdesk bij de Europese Commissie. 15
betrokken wetgevingsgebied blijven registreren en beheren. Hij kan ook verzoeken om de toegang te reactiveren. 4.2.4.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden: Tijdelijk ingetrokken (reactivering aangevraagd)
Wanneer de status voor een bepaald wetgevingsgebied "Tijdelijk ingetrokken" is, kan de autoriteit de inzagecoördinator vragen de toegang tot IMI voor het betrokken wetgevingsgebied te reactiveren, mits de status van de autoriteit "Actief" is. Op verzoek wordt de status voor het wetgevingsgebied dan "Tijdelijk ingetrokken (reactivering aangevraagd)". Als de coördinator de toegang tot IMI reactiveert, verandert de status van "Tijdelijk ingetrokken" in "Actief". Wordt het verzoek om reactivering afgewezen, dan verandert de status in "Ingetrokken". 4.2.5.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden: Ingetrokken
Zodra een bevoegde autoriteit waarvan de toegang voor een bepaald wetgevingsgebied tijdelijk is ingetrokken, alle lopende verzoeken/waarschuwingen voor dat wetgevingsgebied heeft afgesloten, kan de inzagecoördinator de toegang van de autoriteit voor dat wetgevingsgebied intrekken. Let op: daarvoor moet eerst de toegang tot alle workflows voor dat wetgevingsgebied worden veranderd in "Ingetrokken". Wanneer de toegang is ingetrokken, kan de lokale gegevensbeheerder van de autoriteit een aanvraag indienen om de toegang tot IMI voor het betrokken wetgevingsgebied te reactiveren, mits de status van de autoriteit "Actief" is.. Ook de inzagecoördinator kan besluiten om tot reactivering voor een wetgevingsgebied over te gaan. 4.2.6.
Toegangsstatus voor wetgevingsgebieden: Ingetrokken (reactivering aangevraagd)
Wanneer de status voor een bepaald wetgevingsgebied "Ingetrokken" is, kan de autoriteit de inzagecoördinator vragen de toegang tot IMI voor het betrokken wetgevingsgebied te reactiveren, mits de status van de autoriteit "Actief" is. Op verzoek wordt de status voor het wetgevingsgebied dan " "Ingetrokken (reactivering aangevraagd)". Als de coördinator besluit de toegang tot IMI te reactiveren, verandert de status eerst in "Tijdelijk ingetrokken" en pas daarna in "Actief". Wordt het verzoek om reactivering afgewezen, dan verandert de status weer in "Ingetrokken". 4.3.
Status toegang tot workflows
Voor ieder wetgevingsgebied in IMI is er ten minste één workflow voor een specifieke vorm van informatie-uitwisseling. Iedere autoriteit met toegang tot een bepaald wetgevingsgebied moet ook toegang hebben tot ten minste één van de workflows. Hoe lang die toegang blijft bestaan, hangt nauw samen met de toegang tot het wetgevingsgebied.
16
4.3.1.
Status toegang tot workflows: Aangevraagd
Wanneer een autoriteit toegang tot een nieuwe workflow heeft gevraagd 8 , kan de gegevensbeheerder van de gekozen inzagecoördinator voor het betrokken wetgevingsgebied de settings voor de workflow bij die autoriteit aanpassen en aangeven welke coördinator(en) op dat niveau in de workflow aan de autoriteit wordt/worden gelieerd. De lokale gegevensbeheerder(s) van de bevoegde autoriteit die om toegang vraagt kan of kunnen ook hun gegevens voor de betrokken workflow bewerken, maar zij kunnen nog geen informatieverzoeken/waarschuwingen voor die workflow verzenden of ontvangen. 4.3.2.
Status toegang tot workflows: Actief
Zodra de toegang tot IMI voor een bepaalde workflow "Actief" is, kan de autoriteit hiervoor ook gebruikers registreren en hun gegevens beheren (zie hoofdstuk 17 van de IMI-handleiding voor meer uitleg over workflowsettings). De autoriteit kan dan informatieverzoeken/waarschuwingen voor het betrokken wetgevingsgebied verzenden en ontvangen. 4.3.3.
Status toegang tot workflows: Tijdelijk ingetrokken
In uitzonderlijke gevallen kan de inzagecoördinator de toegang tot IMI voor een bepaalde workflow tijdelijk intrekken 9 . Later kan de coördinator de toegang voor die workflow reactiveren of intrekken. Wanneer de toegang "Tijdelijk ingetrokken" is, kan de bevoegde autoriteit lopende zaken afhandelen, maar geen nieuwe verzoeken/waarschuwingen voor die workflow meer verzenden of ontvangen. De lokale gegevensbeheerder van de bevoegde autoriteit kan gebruikers voor de workflow blijven registreren en beheren. Hij kan ook verzoeken om de toegang te reactiveren. Dat laatste kan alleen als de toegang tot het betrokken wetgevingsgebied "Actief" is. 4.3.4.
Status toegang tot workflows: Tijdelijk ingetrokken (reactivering aangevraagd)
Wanneer de status voor een bepaalde workflow "tijdelijk ingetrokken" is, kan de autoriteit de inzagecoördinator vragen de toegang tot die workflow te reactiveren. Als de coördinator de toegang reactiveert, verandert de status van "Tijdelijk ingetrokken" in "Actief". Wordt het verzoek om reactivering afgewezen, dan verandert de status weer in "Ingetrokken".
8
Ook na zelfregistratie en in afwachting van validering is de toegangsstatus "Aangevraagd" .
9
Voor autoriteiten met een coördinerende rol slechts in bijzondere omstandigheden. Als dit in uw land nodig blijkt te zijn, neem dan contact met de IMI-helpdesk bij de Europese Commissie. 17
4.3.5.
Status toegang tot workflows: Ingetrokken
Zodra een bevoegde autoriteit waarvan de toegang voor een bepaalde workflow tijdelijk is ingetrokken, alle lopende verzoeken voor die workflow heeft afgesloten, kan de inzagecoördinator de toegang van de autoriteit voor dat wetgevingsgebied intrekken. Wanneer de toegang is ingetrokken, kan de lokale gegevensbeheerder van de autoriteit een aanvraag indienen om de toegang tot IMI voor het betrokken wetgevingsgebied te reactiveren. Ook de inzagecoördinator kan besluiten om tot reactivering voor de workflow over te gaan. 4.3.6.
Status toegang aangevraagd)
tot
workflows:
Ingetrokken
(reactivering
Wanneer de status voor een bepaalde workflow "tijdelijk ingetrokken" is, kan de autoriteit de inzagecoördinator vragen de toegang tot IMI voor de betrokken workflow te reactiveren, mits de status voor het betrokken wetgevingsgebied "Actief" is. Als de coördinator besluit de toegang te reactiveren, verandert de status eerst in "Tijdelijk ingetrokken" en pas daarna in "Actief". Wordt het verzoek om reactivering afgewezen, dan verandert de status weer in "Ingetrokken".
Verzoeken om reactivering De algemene status van een autoriteit in IMI, de status voor een wetgevingsgebied en de status voor een workflow zijn met elkaar verbonden. In de meeste gevallen kan een autoriteit om (reactivering van de) toegang tot een wetgevingsgebied of workflow vragen. In het algemeen mag een autoriteit verzoeken om:
5.
⇒
toegang tot een nieuw wetgevingsgebied of een nieuwe workflow als de algemene status van de autoriteit "Actief" is,
⇒
reactivering van de toegang tot een wetgevingsgebied als de status van de autoriteit "Actief" is,
⇒
reactivering van de toegang tot een workflow als de status voor het wetgevingsgebied "Actief" is.
ROL AUTORITEIT WIJZIGEN In versie 2.0 van IMI kan de rol van een autoriteit gewijzigd worden. Rekening houdend met de status van de autoriteit in het systeem en het onderscheid tussen administratieve en inhoudelijke rollen kan een IMI-coördinator de rol van door hem gecoördineerde autoriteiten voor een workflow of wetgevingsgebied wijzigen. 5.1.
Rol wijzigen voor een workflow Een inzagecoördinator kan besluiten de rol van een door hem gecoördineerde autoriteit voor een workflow te wijzigen. Stel, een kamer van koophandel was 18
oorspronkelijk geregistreerd met de rol van autoriteit voor de workflow voor verzoeken op het gebied van de Dienstenrichtlijn. Deze autoriteit is op regionaal niveau bevoegd en heeft dus enkele lokale kamers van koophandel onder zich. De inzagecoördinator van de regionale kamer van koophandel besluit deze autoriteit de rol van coördinator voor verzoeken te geven zodat deze voortaan autoriteiten kan helpen bij het uitwisselen van informatie. Voor een autoriteit die al actief is in het systeem, kan de rol voor workflows alleen worden gewijzigd als de workflowstatus "Tijdelijk ingetrokken" is. Alleen de inzagecoördinator voor het wetgevingsgebied waarbij de betrokken workflow hoort, kan dit wijzigen. Screenshot: Rol wijzigen voor een workflow
De rol voor een workflow kan ook worden gewijzigd als de status voor de workflow "Aangevraagd" is, of de status voor de autoriteit "Registratieverzoek ingediend", d.w.z. voordat de registratie in IMI door de valideringscoördinator is gevalideerd. 5.2.
Rol voor een wetgevingsgebied wijzigen Ook de rol van een autoriteiten in IMI voor een bepaald wetgevingsgebied kan worden gewijzigd. Stel, een nationale IMI-coördinator wil een autoriteit die al DIMIC is voor de Dienstenrichtlijn, aanwijzen als LIMIC voor dat wetgevingsgebied. Zulke wijzigingen zijn alleen mogelijk als de status voor het betrokken wetgevingsgebied "Tijdelijk ingetrokken" is. Om dat te doen, moet eerst de toegang van de betrokken autoriteit tot alle workflows voor het betrokken wetgevingsgebied worden veranderd in "Tijdelijk ingetrokken". Voor een autoriteit die zichzelf nog maar net in IMI heeft geregistreerd, kan de valideringsautoriteit de rol van die autoriteit voor een wetgevingsgebied nog wijzigen alvorens de registratie te valideren. De rol voor een wetgevingsgebied kan ook worden gewijzigd als de betrokken toegangsstatus "Aangevraagd" is. 19
Screenshot: Rol voor een wetgevingsgebied wijzigen
6.
VERANDERINGEN IN VERBAND MET DE REGISTRATIE VAN AUTORITEITEN De invoering van nieuwe workflowrollen in IMI heeft ook gevolgen voor de procedure voor het registreren van een nieuwe autoriteit. Hoewel de procedure grotendeels hetzelfde is gebleven, moeten de IMI-coördinatoren rekeningen houden met het volgende: ⇒ Iedere autoriteit die in IMI wordt geregistreerd, moet toegang krijgen tot ten minste één wetgevingsgebied en één workflow op dat gebied. ⇒ Tijdens de registratie moet u eerst de rol van de nieuwe autoriteit op het wetgevingsgebied aangeven (zie rollen in hoofdstuk 1.1 hierboven), en vervolgens de workflow(s) kiezen waartoe de autoriteit toegang krijgt. Voor iedere workflow moet u een rol toewijzen (zie hoofdstuk 2 hierboven). ⇒ Als de nieuwe autoriteit de rol "Autoriteit voor verzoeken" of "Autoriteit voor waarschuwingen" krijgt, moet de valideringsautoriteit er voor de betrokken workflow ten minste één autoriteit aan koppelen. Dit betreft zowel de registratie als validering van autoriteiten. ⇒ Welke rollen iedere coördinator kan toewijzen, hangt af van zijn eigen rol op het wetgevingsgebied, als beschreven in de overzichtstabel in hoofdstuk 1.2 van dit document.
20
Screenshot: Autoriteiten registreren: toegang tot wetgevingsgebieden en rollen kiezen
Screenshot: Autoriteiten registreren: toegang tot workflows en rollen kiezen
7.
VERDERE VERBETERINGEN 7.1.
Eenvoudiger zoeken in IMI
Steeds meer instanties laten zich in IMI registreren en ook het aantal wetgevingsgebieden blijft groeien. Goede zoekmogelijkheden zijn dus erg belangrijk om iedereen met de juiste partners in contact te brengen. Naast de bestaande zoekmogelijkheden (zie hoofdstuk 8 van de IMI-handleiding), biedt IMI nu ook het volgende: ⇒ Voor ieder wetgevingsgebied kunt u kiezen op trefwoorden en beroepen (in dropdown-lijstjes). ⇒ U kunt ook zoeken met als criterium de rol van de autoriteit die u zoekt op het betrokken wetgevingsgebied. ⇒ Ook de rol in een workflow kan worden gebruikt als criterium. Bijvoorbeeld: u zoekt autoriteiten die op het gebied van de Dienstenrichtlijn de rol van waarschuwingscoördinator hebben. ⇒ Vult u vrije tekst in, dan wordt er gezocht op informele benaming, trefwoord, beleidsterrein, economische activiteit en IMI-rol. Verder kunt u zoeken per regio. ⇒ IMI-coördinatoren hebben nu een aparte interface voor het beheer van andere autoriteiten en voor de validering van verzoeken om registratie en 21
toegang tot wetgevingsgebieden en workflows. Daarin kan de coördinator zoeken met extra criteria: status van de autoriteit of toegang tot een bepaald wetgevingsgebied of een specifieke workflow. Screenshot: Nieuwe algemene zoekcriteria
7.2.
E-mails voor coördinatoren Coördinatoren kunnen vanuit IMI andere geregistreerde autoriteiten in hun eigen land mailen. Tot nu toe moest voor iedere mail een beperkt aantal autoriteiten worden geselecteerd. In versie 2.0 kunnen coördinatoren dezelfde mail naar een onbeperkt aantal autoriteiten sturen. Het systeem zal dan iedere autoriteit een afzonderlijke mail sturen, en dus niet een mail naar een groot aantal ontvangers.
22
DEEL 2: ZELFREGISTRATIE BEVOEGDE AUTORITEITEN 8.
RICHTSNOEREN VOOR BEVOEGDE AUTORITEITEN – ZELFREGISTRATIE
IMI is een netwerk voor de elektronische uitwisseling van gegevens om de communicatie tussen overheden te verbeteren. Afhankelijk van de bevoegdheidsgebieden van uw autoriteit kan een IMI-coördinator besluiten dat uw autoriteit zich zou moeten registreren in IMI zodat u via het systeem informatie met bevoegde autoriteiten in andere landen van de Europese Economische Ruimte kunt uitwisselen. De coördinator kan besluiten uw bevoegde autoriteit te registreren of kan u uitnodigen om uw autoriteit zelf te registreren. 8.1.
Uitnodiging om u te registreren in IMI
U ontvangt een e-mail waarin u wordt verzocht zich in IMI te registreren. In deze email staan de naam en het e-mailadres van de IMI-coördinator die de uitnodiging heeft verstuurd. Voorts bevat het bericht ook een link naar de IMI-registratiepagina en een unieke registratiecode, die u nodig heeft om de registratie te beginnen. Let erop dat de registratiecode maar 30 dagen geldig is. Het systeem stuurt u vijf dagen voor het verstrijken van de geldigheidstermijn een herinnering, voor zover u zich nog niet heeft geregistreerd. 8.2.
Zelfregistratie: stap voor stap 8.2.1.
Veiligheidscontroles
Voor u met de registratie begint, vindt er een veiligheidscontrole plaats: op het scherm wordt een willekeurig gegeneerde code getoond die u moet overtypen. U moet ook de registratiecode invullen die u per e-mail heeft ontvangen. Het kan gebeuren dat de coördinator die u de uitnodiging heeft toegestuurd, deze naderhand verandert. U krijgt dan een nieuwe e-mail waarin u wordt verteld dat de oude uitnodiging en registratiecode zijn ingetrokken en dat u per e-mail een nieuwe uitnodiging en een nieuwe registratiecode zult ontvangen. U kunt dan alleen nog de meest recente registratiecode gebruiken. De veiligheidscontrole kan om de volgende redenen mislukken: de registratiecode is niet meer geldig, de uitnodiging is door de coördinator ingetrokken of een andere gebruiker bij uw autoriteit heeft de registratiecode al gebruikt. Als uw registratiecode niet wordt geaccepteerd, kunt u contact opnemen met de coördinator, die u dan bijvoorbeeld een nieuwe uitnodiging kan sturen. 8.2.2.
Invoeren van gegevens
Zodra u de veiligheidcontrole gepasseerd bent, zal het systeem u door een reeks schermen leiden waarin u de gegevens met betrekking tot uw autoriteit dient in te vullen. Deze gegevens worden in IMI opgeslagen.
23
8.2.3.
Land en talen
Op het eerste scherm moet u de officiële naam van uw autoriteit invullen in de officiële taal of talen van uw land. U dient ook een "informele benaming" en een korte beschrijving van uw autoriteit te geven. Probeert u met de "informele benaming" zo goed mogelijk weer te geven wat uw autoriteit precies doet. De beschrijving dient te weerspiegelen wat de voornaamste taken van uw autoriteit zijn in verband met IMI. Zowel de "informele benaming" als de beschrijving van uw autoriteit zullen in alle officiële EUtalen worden vertaald zodat de IMI-gebruikers deze in hun eigen taal te zien krijgen. Voorts dient u te vermelden welke taal of talen bij uw autoriteit worden begrepen, afgezien van de officiële taal of talen van uw lidstaat. Nadere bijzonderheden over de informele benaming, het profiel van uw autoriteit en de bij uw autoriteit begrepen talen, vindt u in de gids "IMI instellen: handleiding voor de eerste gebruiker in een autoriteit" of in punt 21.1 van de IMI-handleiding. 8.2.4.
Adres van de autoriteit
Bij de volgende stap van het registratieproces moet u enkele basisgegevens van uw autoriteit invullen, zoals adres, telefoonnummer en website. U wordt ook gevraagd het e-mailadres van de autoriteit te vermelden. Zorgt u ervoor dat de mailbox regelmatig wordt gecontroleerd, omdat belangrijke systeemberichten naar dit e-mailadres worden gestuurd (zie ook punt 16.1 van de IMI-handleiding). 8.2.5.
Gegevens van de eerste gebruiker
Bij de IMI-registratie van uw autoriteit moet ook de eerste gebruiker worden geregistreerd, die na de validering van uw registratie in het systeem kan inloggen. Zorgt u ervoor dat u een geldig e-mailadres voor deze gebruiker opgeeft, aangezien de eerste gebruiker na registratie belangrijke berichten op dit adres zal ontvangen. Nadere informatie over gebruikersprofielen in IMI vindt u in deel 1, hoofdstuk 3, van de IMI-handleiding en hoofdstuk 4 van dit document. 8.2.6.
Wetgevingsgebieden
IMI is bestemd voor allerlei deelgebieden van de internemarktwetgeving 10 . Uw coördinator zal in zijn uitnodiging om u te registreren vermelden voor welk(e) wetgevingsgebied(en) u toegang krijgt. Wanneer u zich registreert moet u bepaalde gegevens invullen over de bevoegdheden van uw autoriteit op elk van deze gebieden.
10
IMI werd aanvankelijk alleen gebruikt voor de administratieve samenwerking in het kader van Richtlijn 2005/36/EG betreffende de erkenning van beroepskwalificaties. Later werd Richtlijn 2006/123/EG betreffende diensten op de interne markt toegevoegd als tweede wetgevingsgebied binnen het systeem. In de toekomst zal IMI verder worden uitgebreid tot nieuwe wetgevingsterreinen. 24
Zo moet u voor elk betrokken wetgevingsgebied een keuze maken uit een lijst van beschikbare trefwoorden om een zo goed mogelijke beschrijving te geven van de bevoegdheden van uw autoriteit op dat gebied. Voor het wetgevingsgebied "Beroepskwalificaties" dient u ook te vermelden voor welk(e) beroep(en) uw autoriteit bevoegd is. Let op: IMI geeft u automatisch de rol van bevoegde autoriteit op het betrokken wetgevingsgebied. Alvorens de valideringscoördinator uw registratie valideert kan hij echter besluiten uw autoriteit een andere rol te geven. 8.3.
Bevestiging van de registratie
Voordat de registratie wordt afgerond, zal het systeem een overzicht laten zien van de gegevens die in de voorgaande stappen zijn ingevoerd. Dit overzicht bevat ook de door het systeem gegenereerde gebruikersnaam voor de eerste geregistreerde gebruiker bij uw autoriteit. Zodra uw coördinator de registratie heeft gevalideerd, kan de eerste gebruiker met deze gebruikersnaam in het systeem inloggen. Om te voorkomen dat u deze gebruikersnaam en de bij de registratie ingevoerde gegevens vergeet, zal het systeem u vragen het overzicht van de registratiegegevens af te drukken of als Word-document op uw computer op te slaan. U kunt de registratie pas afronden als u het overzicht heeft afgedrukt of opgeslagen. 8.4.
Wat gebeurt er na de registratie? 8.4.1.
Validering van de autoriteit
Na uw registratie ontvangt u een e-mail waarmee wordt bevestigd dat de gegevens van uw autoriteit in IMI zijn geregistreerd. Dit bericht bevat een overzicht van de bij de registratie ingevoerde gegevens, zij het dat de in punt 8.3 bedoelde gebruikersnaam van de eerste gebruiker wordt weggelaten. Tegelijkertijd wordt de coördinator ervan op de hoogte gebracht dat u de registratieprocedure heeft afgerond en dat registratie van de nieuwe autoriteit gevalideerd moet worden. Zodra de coördinator dat gedaan heeft, krijgt u opnieuw een e-mail ter bevestiging van het feit dat uw autoriteit toegang tot IMI heeft. Dit bericht bevat ook een uitvoerige uitleg van de inlogprocedure en een link naar de online-instructies op de IMI-website. 8.4.2.
Eerste stappen met IMI
Zodra uw autoriteit gevalideerd is, kan de eerste voor uw autoriteit geregistreerde gebruiker inloggen in IMI. Om u te helpen bij uw eerste stappen in IMI, hebben we voor u een handige gids samengesteld: "IMI instellen: handleiding voor de eerste gebruiker in een autoriteit". Daarin wordt stap voor stap uitgelegd wat uw autoriteit moet doen om met IMI te gaan werken. U vindt daarin ook een lijst van belangrijke IMI-begrippen en een reeks van veelgestelde vragen. We raden u ook aan de IMI-handleiding te lezen en eens een kijkje te nemen op onze website. 25
8.4.3.
Toegang tot een nieuw wetgevingsgebied en/of nieuwe workflow aanvragen
Een bevoegde autoriteit kan worden geregistreerd of worden uitgenodigd zich te registreren voor een of meer van de door IMI ondersteunde wetgevingsgebieden. Een autoriteit kan toegang aanvragen voor een wetgevingsgebied en/of workflow waarvoor zij nog geen toegang had, als zij tenminste voor dit terrein bevoegd is. Een verzoek om toegang tot een nieuw wetgevingsgebied en/of nieuwe workflow moet door een IMI-coördinator worden gevalideerd. Bij zo'n verzoek kunt u zelf een keuze maken uit de coördinatoren die u toegang kunnen verlenen tot het betrokken wetgevingsgebied of de betrokken workflow. De coördinator die u de oorspronkelijke uitnodiging tot registratie heeft toegestuurd, zit daar niet per se bij. De geselecteerde coördinator neemt daarna een besluit over het verzoek om toegang. In deel 1 van dit document vindt u nadere gegevens over het statusbeheer voor de verschillende wetgevingsgebieden en workflows in IMI. Met name in hoofdstuk 3.2 worden de voorwaarden voor toegang tot IMI-modules en –workflows beschreven.
26
9.
RICHTSNOEREN
VOOR IMI-COÖRDINATOREN VALIDERING VAN REGISTRATIES
– BEHEER
VAN UITNODIGINGEN EN
In hoofdstuk 21 van de IMI-handleiding is uitgelegd hoe een IMI-coördinator bevoegde autoriteiten kan registreren. Maar een IMI-coördinator kan bevoegde autoriteiten ook verzoeken zichzelf in IMI te registreren voor een of meerdere wetgevingsgebieden of workflows waarvoor zij bevoegd is. Deze zogenaamde zelfregistratie van bevoegde autoriteiten verloopt in drie stappen. Eerst stelt de coördinator een uitnodiging tot registratie op. Nadat de bevoegde autoriteit de uitnodiging heeft ontvangen, voert zij haar gegevens in het systeem in (de eigenlijke zelfregistratie). In de derde stap valideert de coördinator de door de bevoegde autoriteit ingevoerde gegevens. UITNODIGING
Æ
(Coördinator)
ZELFREGISTRATIE
Æ
(Bevoegde autoriteit)
VALIDERING (Coördinator)
In dit deel ligt de nadruk op de rol van de IMI-coördinatoren in deze procedure, d.w.z. op het beheer van uitnodigingen en de validering van bevoegde autoriteiten die zichzelf hebben geregistreerd. 9.1. Uitnodigingen tot registratie beheren Wanneer een IMI-coördinator alleen een uitnodiging hoeft te versturen en de autoriteit zichzelf inschrijft, is er minder overhead voor de IMI-coördinator maar behoudt hij de controle over het proces. Bovendien kunnen dan alleen relevante bevoegde autoriteiten zichzelf registreren en wel alleen voor relevante wetgevingsgebieden en workflows. Afhankelijk van het aantal bevoegde instanties waaraan u van plan bent een uitnodiging te sturen, kunt u besluiten uitnodigingen afzonderlijk dan wel groepsgewijs op te stellen. 9.1.1.
Uitnodigingen tot registratie opstellen 9.1.1.1.
Een individuele uitnodiging opstellen
Voor elke uitnodiging tot inschrijving in IMI zult u de volgende gegevens moeten invoeren:
⇒ een geldig e-mailadres van de bevoegde autoriteit ⇒ een benaming voor de autoriteit (niet noodzakelijk haar officiële naam, gewoon een naam die op de lijst van uitnodigingen verschijnt)
⇒ een of meer wetgevingsgebieden en workflows 11 waarvoor u de bevoegde autoriteiten uitnodigt zich in IMI te registreren
11
Dit is nieuw in IMI. Tot nu toe hoefde u alleen een wetgevingsgebied te kiezen. 27
⇒ eventueel een gepersonaliseerd bericht voor de bevoegde autoriteit. Elke uitnodiging wordt als concept bewaard in de lijst van conceptuitnodigingen. U kunt uw concept-uitnodigingen naderhand bewerken en deze afzonderlijk of groepsgewijs versturen. 9.1.1.2.
Meerdere uitnodigingen groepsgewijs opstellen
opstellen
–
uitnodigingen
Het systeem biedt u ook de mogelijkheid om grote aantallen uitnodigingen tegelijk te versturen ("bulk-uitnodigingen"). Daartoe dient u de volgende stappen te zetten: ⇒ Exporteer het door IMI geleverde sjabloonbestand door met de rechtermuisknop op het Excel-icoontje op het scherm "Uitnodigingen aanmaken" te klikken. ⇒ In dit bestand vult u de naam en een geldig e-mailadres in van elke autoriteit die u wilt uitnodigen om zich te registreren. Zorg ervoor dat u niets verandert in de opmaak van dit bestand. Let hier vooral op bij het importeren van bestaande lijsten in het sjabloonbestand. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan wanneer u klaar bent. ⇒ U moet dit bestand vervolgens uploaden. De met dit bestand aangemaakte uitnodigingen kunt u zien in de lijst van conceptuitnodigingen. Tot nu toe vulde IMI bij groepsgewijze uitnodigingen automatisch alle wetgevingsgebieden in waartoe de uitnodigende coördinator toegang had. In versie 2.0 wordt bij bulkuitnodigingen niet automatisch een wetgevingsgebied of workflow ingevuld. De coördinator moet het concept dus aanpassen en werkgebieden/workflows selecteren. Concept-uitnodigingen kunnen afzonderlijk of groepsgewijs worden gewijzigd (zie onder). 9.1.1.3.
Groepsgewijze aanpassing van concept-uitnodigingen
Het systeem biedt u de mogelijkheid om een aantal uitnodigingen tegelijk te bewerken. Deze groepsgewijze aanpassing van geselecteerde uitnodigingen kan nuttig zijn wanneer u een groot aantal concept-uitnodigingen heeft die u bijvoorbeeld met behulp van het sjabloonbestand heeft aangemaakt. U wilt bijvoorbeeld een gepersonaliseerd bericht toevoegen of de wetgevingsgebieden en/of workflows selecteren waarvoor de autoriteiten uitgenodigd worden. De workflow voor waarschuwingen voor het wetgevingsgebied "Diensten" kan niet worden gekozen bij groepsgewijze aanpassing. Om voor deze specifieke workflow een autoriteit uit te nodigen, moet u de desbetreffende uitnodiging apart aanpassen. 9.2.
Levenscyclus van een uitnodiging: typisch verloop Een uitnodiging tot registratie wordt altijd aangemaakt als "Concept". Daarna doorloopt de uitnodiging de volgende fases:
28
9.2.1.
Ingediend
De uitnodiging behoudt de conceptstatus tot de coördinator bevestigt dat deze aan de autoriteit mag worden verzonden. Op dat moment verandert de status van "Concept" in "Ingediend". De uitnodiging wordt echter niet onmiddellijk aan de bevoegde autoriteit toegezonden: ⇒ Een uitnodiging die voor 10 uur 's ochtends is ingediend, wordt in de volgende nacht naar de bevoegde autoriteit gezonden. ⇒ Een uitnodiging die na 10 uur 's ochtends is ingediend wordt in de nacht na de volgende werkdag verstuurd. Dat betekent dat een uitnodiging die op vrijdag na 10 uur 's ochtends is ingediend, pas in de nacht van maandag op dinsdag wordt verzonden. 9.2.2.
Doorgestuurd, nog niet geregistreerd
Zodra de uitnodiging is verstuurd, verandert de status in "Doorgestuurd, nog niet geregistreerd". De uitnodiging waarmee de bevoegde autoriteit wordt verzocht zich te registreren, wordt per e-mail verstuurd (zie ook hoofdstuk 8). 9.2.3.
Geregistreerd, nog niet gevalideerd
Zodra de autoriteit op het verzoek ingaat en zichzelf registreert, verandert de status automatisch in "Geregistreerd, nog niet gevalideerd". Tegelijk krijgt de uitnodigende coördinator een e-mail waarin hij gevraagd wordt de registratie van de autoriteit te valideren. 9.2.4.
Autoriteit gevalideerd
Nadat de uitnodigende coördinator de registratie heeft gevalideerd, blijft de betrokken uitnodiging nog 90 dagen in de lijst van uitnodigingen staan met als status "Autoriteit gevalideerd". 9.3.
Levenscyclus van een uitnodiging: alternatieve levenscycli en statussen Soms volgt een uitnodiging een alternatief pad waarbij ook andere statussen horen. Afhankelijk van de status kan een coördinator de uitnodiging aanpassen, intrekken of opnieuw indienen. 9.3.1.
Afgewezen
Een uitnodiging kan door het systeem om drie redenen worden afgewezen: ⇒ Het e-mailadres is al gebruikt: Het e-mailadres van de autoriteit waarvoor de uitnodiging is bestemd, is volgens IMI al in gebruik bij een geregistreerde autoriteit of is al voor een andere uitnodiging gebruikt. ⇒ Het e-mailadres is ongeldig: Het formaat van het e-mailadres is onjuist.
29
⇒ Er is geen workflow geselecteerd: Het systeem weigert bulkuitnodigingen waarvoor niet ten minste één workflow is geselecteerd. Wanneer u de uitnodigingen indient, vertelt het systeem u meteen hoeveel uitnodigingen u heeft ingediend en hoeveel daarvan eventueel zijn afgewezen. Elke afwijzing wordt gemotiveerd zodat u de corresponderende uitnodiging kunt bewerken (bijv. het e-mailadres aanpassen). Zodra u de uitnodiging heeft aangepast, kunt u deze opnieuw indienen. Let op: u kunt sinds IMI-versie 2.0 afgewezen uitnodigingen ook groepsgewijs wijzigen. 9.3.2.
Niet-doorgestuurd
Als u op één dag 100 uitnodigingen of meer probeert te versturen, worden deze door het systeem om veiligheidsredenen tegengehouden. Zij verschijnen in de lijst van concepten met de status "Niet-doorgestuurd". Een IMI-beheerder van de Europese Commissie zal dan contact met u opnemen om na te gaan of het echt uw bedoeling is om zo veel uitnodigingen te versturen. Als u dat bevestigt, zal de IMI-beheerder de uitnodigingen vrijgeven zodat ze de volgende nacht worden verstuurd. Ze krijgen de status "Doorgestuurd, nog niet geregistreerd". Als u per ongeluk een of meer uitnodigingen heeft verstuurd, kunt u contact opnemen met de IMI-helpdesk van de Commissie om te vragen deze alsnog tegen te houden. Dit is alleen mogelijk als de uitnodiging nog de status "Ingediend" (en dus nog niet "Doorgestuurd, nog niet geregistreerd") heeft. 9.3.3.
Niet langer geldig
Elke uitnodiging bevat een unieke registratiecode die 30 dagen geldig is. Als de bevoegde autoriteit zich bij het verstrijken van die termijn nog niet heeft geregistreerd, krijgt de uitnodiging de status "Niet langer geldig". De coördinator kan de uitnodiging opnieuw indienen. 9.3.4.
Ingetrokken
De coördinator die de uitnodiging heeft verstuurd, kan deze intrekken zolang deze de status "Doorgestuurd, nog niet geregistreerd" heeft. De status verandert dan in "Niet langer geldig". Een ingetrokken uitnodiging blijft nog 3 maanden in de lijst van uitnodigingen staan en wordt daarna automatisch gewist. Ingetrokken uitnodigingen kunnen voor het einde van de wachttijd van 6 maanden ook manueel worden gewist.
30
9.3.5.
Validering afgewezen
Als een coördinator de registratie van een autoriteit afwijst, krijgt de corresponderende uitnodiging de status "Validering afgewezen". Een dergelijke uitnodiging wordt na 3 maanden automatisch gewist. 9.4.
Validering van registraties
U ontvangt een e-mail zodra een door u uitgenodigde bevoegde autoriteit zich geregistreerd heeft. Als u de registratie valideert, wordt de autoriteit actief in IMI. Dat betekent onder meer dat zij zichtbaar wordt voor de IMI-gebruikers die in het systeem op zoek zijn naar bevoegde autoriteiten. Bij de validering kunt u de gegevens van de bevoegde autoriteit verifiëren en zo nodig aanpassen. U kunt ook de toegangsparameters voor het wetgevingsgebied instellen (zie deel 1 van dit document en deel 2, punt 22, van de IMI-handleiding). Na de zelfregistratie krijgen autoriteiten automatisch de rol van bevoegde autoriteit op het betrokken wetgevingsgebied, en de rol van autoriteit voor de workflow. U kunt deze rollen nog wijzigen voordat u de gegevens van de autoriteit valideert.
31
