TINJAUAN PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP PADA PT BIRO KLASIFIKASI INDONESIA (PERSERO) CABANG MADYA BELAWAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh SICILIA JULIANTY HUTABARAT NIM 1005091066
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat waktu. Penulisan ini merupakan hasil dari pengamatan dan penelitian penulis dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dimana penulis merasa tertarik dalam masalah “Prosedur Penyusutan Arsip”. Penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Medan Selama menyusun Tugas Akhir ini, penulis tidak terlepas dari bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak.
Pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Edy Sahputra Sitepu, S.E., M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Safaruddin, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Jumjuma S.E., selaku Dosen Pembimbing I dan Nursiah S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing II yang memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis. 6. Suri Purnami, S.E., M.A., selaku wali kelas AB-6B yang memberikan ilmu pengetahuan dan pengalamannya selama Penulis mengikuti perkuliahan.
7. Seluruh staf dan dosen Program Studi Administrasi Bisnis yang telah membantu memberikan pengetahuan dan pengalaman selama Penulis mengikuti perkuliahan. 8. Ir. Ridwan Djajanto, selaku Kepala Cabang PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) Cabang Madya Belawan dan seluruh staf yang memberikan arahan dan bimbingan dalam membantu penulis. 9. Orang tua tersayang, Ibunda tercinta Ramaida Aritonang dan keluarga yang telah memberikan dukungan dalam menyusun Tugas Akhir ini. 10. Kepada teman-teman AB-6B yang telah mendukung penulis sepenuhnya. Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna karena masih terbatasnya pengalaman dan pengetahuan Penulis. Untuk itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan berharap agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan penulis khususnya. Medan, Agustus 2013 Penulis,
Sicilia Julianty Hutabarat NIM 1005091066
ABSTRAK
Arsip adalah seluruh dokumen maupun naskah-naskah yang ditulis, dicetak, dalam bentuk huruf, angka ataupun gambar yang memiliki fungsi sebagai pusat ingatan setiap kegiatan perusahaan dimana arsip tersebut disimpan. Pengelolaan arsip yang baik akan mempermudah cara kerja perusahaan, salah satunya melalui penyusutan arsip yang merupakan kegiatan mengurangi volume arsip. Tujuan penulisan ini untuk mengetahui proses penyusutan arsip yang dilakukan pada PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) Cabang Madya Belawan. Data dikumpulkan dengan cara studi pustaka dan studi lapangan (observasi dan wawancara). Jenis sumber data ialah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) Cabang Madya Belawan melaksanakan penyusutan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif yang dituangkan dalam berita acara yang dilampiri daftar arsip, dan memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sesuai dengan jadwal retensi arsip. Kata Kunci: Arsip, Penyusutan, Pemindahan
ABSTRACT Archive is the entire document and manuscripts written, printed, in the form of letters, numbers or a picture that has a function as a memory of each activity center where the company file is stored. Good record-keeping will facilitate the workings of the company, one of the way is by depreciation archives. Depreciation is an activity reduces the volume of archive files by moving inactive records, destroy records and submit records to the National Archives. This final assignment aims to know the procedure of depreciation archives at PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) Branch Belawan. Data collected by library research and field studies (observations and interviews). Types of data sources are the primary data and secondary data. The data analysis technique used is descriptive analysis techniques. PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) Branch Belawan implement archive depreciation by transffering inactive records with using with using the the news event and attach the list of archive destruction of records that no longer have a function value and has exceeded the storage period in according to records retention schedule. Keywords: Archives, Depreciation, Transffered
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ......................................................................................
i
ABSTRAK ...................................................................................................... iii ABSTRACT.................................................................................................... iv DAFTAR ISI ..................................................................................................
v
BAB 1 PENDAHULUAN ..............................................................................
1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................
1
1.2 Rumusan Masalah .....................................................................
2
1.3 Tujuan Penulisan .......................................................................
2
1.4 Manfaat Penulisan ......................................................................
2
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................
3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .....................................................................
5
2.1 Pengertian Arsip .......................................................................
5
2.2 Peranan Arsip ...........................................................................
7
2.3 Fungsi dan Tujuan Arsip ...........................................................
7
2.4 Jenis-jenis Arsip ......................................................................
9
2.5 Pengorganisasian Arsip ............................................................ 10 2.6 Jadwal Retensi Arsip ................................................................ 14 2.7 Pengertian Penyusutan Arsip .................................................. 19 2.8 Tujuan Penyusutan Arsip.......................................................... 19 2.9 Prosedur Penyusutan Arsip .................................................... 20 2.9.1 Pemindahan Arsip Inaktif ............................................... 21
2.9.2 Pemusnahan Arsip ........................................................ 23 2.9.3 Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional ............................. 25 BAB 3
METODE PENELITIAN ................................................................... 26 3.1 Cara Pengumpulan Data .......................................................... 26 3.2 Jenis Sumber Data ................................................................... 27 3.3 Teknik Analisis Data ................................................................. 28
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................... 29 4.1 Gambaran Umum PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) ....... 29 4.1.1 Sejarah PT BKI (Persero) ................................................ 29 4.1.2 Struktur Organisasi PT BKI (Persero) ............................. 32 4.1.3 Kegiatan Usaha PT BKI (Persero)................................... 33 4.1.4 Visi Dan Misi PT BKI (Persero) ....................................... 35 4.1.5 Kebijakan Mutu PT BKI (Persero) ................................... 36 4.2 Tinjauan Prosedur Penyusutan Arsip Pada PT BKI (Persero) Cabang Madya Belawan ......................................................... 37 4.2.1 Pemindahan Arsip Inaktif ............................................. 40 4.2.2 Pemusnahan Arsip ....................................................... 40
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 45 5.1 Simpulan ................................................................................. 45 5.2 Saran ...................................................................................... 46
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
