TINJAUAN PERANAN INFORMASI DALAM SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN HAMIDAH Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara BAB I PENDAHULUAN Segala sesuatu yang ada disekitar kita serta kejadiannya adalah merupakan data. Data ini akan bermanfaat apabila diolah sedemikian rupa sehingga sesuai dengan tujuan dan penggunaannya, inilah informasi. Informasi diperlukan bagi perusahaan didalam menjalankan aktivitas perusahaan. Bagi organisasi keadaan dan kejadian yang ada didalam lingkungannya, baik internal maupun eksternal adalah merupakan informasi baginya. Namun apa yang ada tidak semuanya merupakan sumber yang relevan bagi perusahaan, perlu penyaringan (filtering) untuk mendapatkan informasi yang tepat dalam arti mampu mendukung penggunaannya. Informasi dibutuhkan untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan berbagai fungsi didalam perusahaan, termasuk dalam sistem pengendalian manajemen diperlukan informasi yang mampu mendukung terciptanya sistem pengendalian yang efektip. Robert N. Anthony dan Dearden dalam buku Management Control System menyebutkan bahwa sebuah sistem terdiri dari struktur dan proses struktur pengendalian manajemen dapat dinyatakan dalam bentuk unit-unit dalam organisasi dan sifat informasi yang mengalir diantara unit-unit tersebut sedangkan proses adalah berkenaan dengan apa yang dilakukan manajer terhadap inforrnasi tersebut. Dari pendapat tersebut jelas Anthony mengatakan bahwa informasi merupakan bagian dari sistem pengendalian manajemen baik dalam struktur maupun prosesnya. Bahkan oleh J.A. Marciariello dipertegas lagi dengan pendapatnya yang mengatakan bahwa, informasi adalah merupakan salah satu bagian yang permanen dari sistem pengendalian oleh karena itu informasi seharusnya dipandang sebagai elemen yang struktural walaupun secara integral dlhubungkan dengan proses pengendalian. Pada makalah ini akan dikemukakan bagaimana kaitan informasi terhadap sistem pengendalian manajemen dalam mendukung tercapainya tujuan sistem tersebut. PEMBAHASAN 1. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Bagi Organisasi Setiap organisasi mempunyai tujuan yang hendak dicapainya yaitu pertumbuhan dan kelangsungan hidup dengan memanfaatkan atau mengelola sumber daya yang ada. Untuk mendukung itu perlu suatu sistem guna mengarahkan agar aktivitas organiasasi searah dengan tujuan, yaitu sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen menurut Joseph A. Marciariello adalah : Management control is the process of ensuring that the human, physical and technological resources are allocated so as to achieve the overall purpose of an organization. Efforts of a multitude of organizational sub units so as to steer the overal organization and its managers foward its objektives and goals. An MCS consists of a structure and a process. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen adalah suatu proses yang menjamin sumber daya dialokasikan secara terkendali dalam arti searah dengan tujuan yang telah ditetapkan sehingga tercapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian manajemen akan membawa keseragaman tujuan diantara berbagai usaha sub unit didalam organisasi dan manajernya kearah tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran. Jika didalam organisasi tidak ada pengendalian maka masing-masing akan bekerja demi kepentingan sendiri-sendiri tanpa mengabaikan kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Dengan adanya pengendalian setiap tindakan akan dievaluasi, sudahkah sejalan antara hasil tindakan dengan rencana tindakan. Jika terjadi penyimpangan perlu dicari penyebabnya sebagai tindakan
© 2004 Digitized by USU digital library
1
koreksi. Pengendalian tidak bisa dilaksanakan pada hasil tindakan karena sudah terjadi, yang perlu dikendalikan adalah perencanaan dan pelaksanaan atau kegiatan yang sedang berjalan. Untuk itu diperlukan informasi yang cepat dan tepat agar setiap tindakan yang menunjukkan gejala akan lepas kendali bisa segera dideteksi. 2. Peranan Informasi Didalam Sistem Pengendalian Manajemen Informasi merupakan unsur pokok dalam sistem pengendalian manajemen. Untuk pembahasan lebih lanjut perlu dikemukakan disini apa itu informasi, sumber informasi arus informasi dan organisasi sistem informasi. Apa itu Informasi : Pengertian informasi sendiri sudah dikemukakan dimuka Gambar dibawah ini adalah menjelaskan hubungan antara data dan informasi. Penyimpanan data
Data (Masukan)
Pengolahan
Informasi (Keluaran)
Gambar 1. Transformasi data menjadi informasi. Data yang diolah disamping data baru juga data yang ada pada penyimpan. Data ini kemudian diolah menghasilkan informasi, informasi selanjutnya dikomunikasikan kepada si pemakai informasi tersebut. Sumber informasi : Sumber informasi bagi organisasi satu dengan yang lain akan berbeda dan berbeda level manajer berbeda pula sumber informasinya. Sumber informasi menurut kebutuhan tingkat manajer dalam buku karangan G.M. Scott menunjukkan : Computer Eksternal Non-EDP lower level Top Manager 15 - 20 % 35 - 45 10 - 15 25 - 35 % Midle Manager 30 - 40 % 10 - 15 15 - 20 30 - 40 % lower Manager 55 - 75 % 5 - 10 25 – 45 Sumber informasi yang lain adalah dari informal information. Jaringan informasi informal merupakan sumber informasi bagi setiap level dalam organisasi. Aliran Informasi : Informasi yang mengalir didalam suatu organisasi dipengaruhi oleh struktur organisasinya. informasi akan mengalir keatas sepanjang garis hierarchy. Informasi biasanya semaking mengalir keatas menjadi semakin ringkas, kemudian informasi yang diberikan oleh setiap unit organisasi kepada satu level mendapat kombinasi dari level tersebut kemudian mengalir keatas pada level berikutnya sampai level tertinggi. Informasi juga akan mengalir kebawah sepanjang garis hierarchy dalam bentuk pengarahan, kebijakan dan penunjuk tindakan. Informasi ini menghubungkan setiap tingkatan manajer ke setiap tingkatan yang lebih rendah. Aliran informasi tidak terbatas keatas dan kebawah dalam hierarchi, tetapi juga mengalir dari satu sisi ke sisi lain didalam organisasi. Perubahan lingkungan suatu organisasi juga akan mempengaruhi aliran informasinya. Bila lingkungannya cepat berubah maka diperlukan periode aliran informasi yang singkat, agar tindakan adaptasi bisa segera dilaksanakan. Organisasi Sistem Informasi : Organisasi sistem informasi harus memberikan informasi kepada manajer mengenai berbagai macam informasi lingkungannya. Semakin dinamis lingkungannya akan menjadi semakin kritis informasinya. Organisasi sistem informasi akan dipengaruhi oleh karakter magement style dan management type. lampiran .1 Dukungan Sistem Informasi Didalam Sistem Pengendalian Manajemen : Informasi didalam struktur pengendalian menajemen berkenaan dengan aliran informasi. Seperti telah dikemukakan dimuka struktur organisasi akan mempengaruhi aliran informasi. Untuk itulah perlu aliran wewenang dan tanggung jawab. yang jelas didalam suatu organisasi agar tercipta aliran yang efisien dan efektip sehingga bila terjadi perubahan didalam lingkungannya akan
© 2004 Digitized by USU digital library
2
cepat beradaptasi dan bisa segera diinformasikan keseluruh pusat pertanggung jawaban dengan melalui aliran informasi yang menunjang. Dukungan aliran informasi dalam proses pengendalian oleh Anthony dan Dearden digambarkan sebagai berikut : Gambar 2
Organisasi sistem informasi dipengaruhi oleh Management Style dan
Gambar 2. Aliran Informasi Dalam Proses Pengendalian Aliran Informasi Dalam Proses Pengendalian dikemukakan sebagai berikut: Gambar 3
oleh
Joseph
A.
Maciariello
Gambar 3. Aliran informasi dalam struktur dan proses pengendalian. Dari kedua gambar diatas menunjukkan bahwa informasi didalam organisasi akan mengalir sedemikian rupa mengikuti struktur dan proses pengendalian.
© 2004 Digitized by USU digital library
3
Organisasi sistem informasi dipengaruhi oleh Management Style dan Management Characteristic. Management Style adalah aspek personal dari manajemen, termasuk disini adalah pertimbangan manajer dalam memanfaatkan waktu dan berhubungan dengan orang lain, hal ini akan mempengaruhi jenis informasi yang dibutuhkan. Pola pemikiran manajer dan proses analisa adalah bagian dari Management Style. Sistem informasi yang baik harus dirancang agar dapat menambah atau melengkapi kekurangan pada proses pemikiran manajer. Untuk menciptakan hal itu perlu pemahaman terhadap kebutuhan informasi sesuai dengan managerial characteristic yang ada. Contoh lampiran 1 Kebutuhan informasi dalam pengendalian manajemen akan berbeda sesuai dengan tingkat pengendalian dalam manajemen proses. Oleh Anthony dan Dearden dikemukakan tiga proses: 1. Management control is the process by which management assures that the organization carries out its strategies effectively and efficiently. 2. Operational control is the process of assuring that specific tasks are carried out effectively and efficiently. 3. Strategic planning is the process of deciding on the goal of organization and on the broad strategies that are to be used in attaining these goals. Dari pendapat diatas bagaimana kebutuhan infarmasi bagi masing-masing kegiatan menajemen serta ciri operasionalnya. Untuk membahas ini, berikut adalah pendapat Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System: Conceptual. Foundations, Structure, and Development. Pengendalian Manajemen: Proses pengendalian memerlukan jenis informasi : 1) Pelaksanaan yang direncanakan 2) Perbedaan dari pelaksanaan 3) Alasan untuk Variance dan 4) Analisis atas keputusan atau tindakan yang mungkin. Beberapa data luar yang mungkin tersedia seperti data industri, indeks harga dan data lingkungan lain yang relevan. Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah rencana dan anggaran, laporan yang dijadwalkan, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan penelaahan dan jawaban atas pertanyaan. Ciri informasi yang diperlukan adalah sebagian besar berasal dari dalam perusahaan, sangat terperinci, sangat baru dan dengan frekuensi yang tinggi dengan horison waktu masa lalu. Keluaran dari sistem ini adalah antara lain suatu jawaban atas pertanyaan, laporan pengendalian transaksi dan keluaran transaksi. Perencanaan Strategik: Mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategik terjadi menurut siklus periodik yang tidak teratur. Kebutuhan data untuk perencanaan strategis adalah dari serangkaian sumber yang ada. Dengan dukungan informasi manajemen pada proses perencanaan strategik misalnya untuk proyeksi dapat dikembangkan oleh data masa lampau (data historis). Ciri informasi yang dibutuhkan adalah sebagian besar berasal dari luar, kurang memperhatikan kecermatan dan lebih bersifat ikhtisar, berorientasi ke masa depan dan frekuensi pemakaian rendah. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa kebutuhan dan dukungan informasi yang diperlukan berbeda tergantung penggunaannya. 3. Pengendalian Manajemen Atas Sistem Informasi Pembahasan ini dimaksudkan sebagai identifikasi terhadap penggunaan informasi dalam sistem pengendalian manajemen dan pengendaliannya. Dalam arti bahwa informasi dapat digunakan secara efektip dan efisien dalam mendukung fungsi sistem pengendalian manajemen yang pada akhirnya mendukung terciptanya tujuan organisasi. Pengendalian Struktur : Yaitu melihat apakah komponen sistem yang berupa perangkat keras, perangkat lunak, file, prosedur, dan personalia pengoperasian sudah mendukung. Artinya dengan prasarana ini akan menciptakan pengolahan sistem informasi yang operasional. Pengendalin Fungsi Pengolahan : Yaitu meninjau apakah fungsi pengolahan yang meliputi pengolahan transaksi, memelihara file historis, menghasilkan laporan dan keluaran lain, dan interaksi dengan pemakai.
© 2004 Digitized by USU digital library
4
Dengan melaksanakan pengendalian tersebut maka diharapkan sistem informasi dapat mendukung sistem pengendalian manajemen dengan menghasilkan informasi yang mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. Menjamin lancarnya arus aliran informal, sehingga informasi akan sampai tepat pada waktunya pada pemakai informasi. 2. Menghasilkan informasi yang relevan dalam tujuan penggunaannya. Misalnya untuk pemecahan masalah, pengambil keputusan, perbaikan atau koreksi atas penyimpangan tindakan, penentuan standar yang tepat, keseragaman tindakan penilaian prestasi, dan lain sebagainya. 3. Tidak mengandung noise dan entropy serta gangguan informasi yang lain. 4. Menghasilkan informasi yang akurat dan up to date. Sehingga akhirnya tercapai efektivitas dan efisiensi dalam rangka mendukung terlaksananya fungsi sistem pengedalian manajemen. KESIMPULAN Dari pendahuluan dan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi diperlukan didalam mendukung pelaksanaan sistem pengendalian menajemen baik ditinjau dari proses maupun struktur. Agar mendapatkan informasi yang mendukung sistem pengendalian manajemen maka diperlukan sistem pengendalian informasi. Daftar Kutipan Marciariello, Joseph A. Management control systems. New Jersey: Printice Hall, Inc, 1984. P.5 Anthony R N; Dearden J. Management information systems. Fouth Edition, Illinois, Richard D. Irwin, Inc. Homewood, 1980. P.7 Daftar Kepustakaan Anthony R N; Dearden J. Management information systems. Fouth Edition, Illinois, Richard D.lrwin, Inc. Homewood, 1980. Marciariello, Joseph A. Management control systems. New Jersey: Printice Hall, inc, 1984. Scott, George M.Ph.D., C.P.A. Principles of management information systems, McGraw-HiII, Inc, 1986. Davis, Gordon B, Management information systems, Conceptual F Foundations. Structure, and Development, McGraw-Hill Kogakusha, Ltd, Tokyo, 1974.
© 2004 Digitized by USU digital library
5
