PERANAN KELOMPOK INFORMAL DI DALAM PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN HAMIDAH Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
BAB I PENDAHULUAN Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja secara bersamasama dengan mengunakan sumber daya tertentu untuk berusaha mencapai tujuannya. Dengan kata lain bahwa organisasi itu terdiri dari orang-orang yang bekerja dalam suatu system pencarian tujuan. Agar supaya tujuan organisasinya tercapai maka perlu dilakukan usaha-usaha tertentu untuk mengelola organisasinya. Dalam mengelola organisasi inisudah pasti tidak dapat terlepas dari aspek-aspek managerial yang berkaitan erat dengan aktivitas untuk: • Merencanakan apa yang hendak dicapai oleh organisasi beserta sub-sub unitnya selama priode waktu tertentu. • Mengkoordinasikan semua rencana berserta aktivitasnya dari seluruh bagian yang ada demi tercapainya keselarasan kerja yang mengarah pada tujuan yang sama. • Mengolah informasi yang terdapat dalam setiap unit organisasi maupun diantara unit-unit yang ada serta informasi yang berasal dari lingkungan ekstern guna pengambilan keputusan. • Mengevaluasi informasi tersebut untuk dibandingkan terhadap apa yang diinginkan dan mengambil tindakan tertentu untuk mengoreksi atas penyimpangan yang terjadi. • Mempengaruhi perilaku orang-orang yang ada dalam organisai tersebut untuk diarahkan pada tujuannya. Proses tercapainya pengendalian dalam suatu organisasi mencakup suatu analisa tentang pola otonomi yaitu hubungan-hubungan struktural yang ditetapkan oleh pucuk pimpinan yang dicerminkan dalam bagan struktur organisasinya, serta gaya manajemen yang diterapkan oleh pucuk pimpinan di dalam usahanya untuk mempengaruhi prilaku bawahannya. Tercapainya tujuan organisasi sangat tergantung pada ada atau tidaknya unsur kerja sama diantara sesama anggotanya, baik melalui struktur formalnya maupun struktur informalnya. Yang dimaksud dengan struktur formal disini adalah pola hubungan antara sesama anggota yang terjadi yang diatur melalui struktur organisasinya, sedangkan struktur informal sisini adalah pola hubungan antara sesama anggota yang diatur melalui struktur organisasinya, sedangkan struktur informal disini adalah pola hubungan antara sesama anggota yang terjadinya secara spontan dan tidak diatur melalui struktur organisasinya. Kedua pola hubungan tersebut diatas (kelompok formal maupun informal) mempunyai karakteristik yang berbeda yang mana perlu mendapatkan perhatian khusus dari pucuk pimpinannya dalam rangka mendukung pelaksanaan fungsi manajemen terutama perencanaan, koordinasi, penyampaian dan pengolahan informasi serta pengendalian.
©2004 digitized by USU digital library
1
Kelompok informal ini seringkali menjadikan masalah bagi manajemen akan tetapi kalau organisasi informal ini ditangani secara baik oleh manajemen tentu akan dapat memberikan manfaat tertentu, diataranya: Menjadikan keseluruhan sistem yang ada menjadi lebih efektif. Dapat mengurangi beban kerja manajemen. • Membantu tercapainya seluruh pekerjaan yang dilakukan. • Mendorong adanya kerja sama yang semakin erat. • Mengisi kekurangan atas kemampuan para manager. • Memberikan kepuasan dan kestabilan terhadap kelompok kerjanya. • Memberikan saluran komunikasi lebih efektif. • Mendorong para pucuk pimpinan untuk lebih dapat merencanakan serta melihat kedepan dengan lebih baik lagi. Pengendalian manajemen merupakan suatu proses yang menggunakan manajer. Para manajer ini memutuskan tujuan organisasi, menyampaikan tujuan tersebut kepada anggota organisasi, memutuskan tugas-tugas yang harus dilaksanankan dan sumber daya yang harus digunakan untuk melaksanakan tugas tersebut. Karena sistem pengendalian manajemen menggunakan para manajer yang kegiatannya seperti diuraikan diatas maka sistem ini melibatkan pengaruh timbal balik antar para manajer tersebut dengan bawahannya. Kegiatan seperti komunikasi, persuasi, pemberian inspirasi dan pemberian penghargaan terhadap keberhasilan bawahan merupakan bagian penting di dalam proses pengendalian manajemen. Peranan kelompok informal dalam proses pengendalian manajemen terletak pada partisipasi mereka dalam melakukan komunikasi, tertindak seperti apa yang diinginkan manajer, semangat bekerja sama guna meningkatkan peroduktivitas kerjanya dan sebagainya.
BAB II PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN Sebagai suatu alat kerja, manajer atau pucuk pimpinan memerlukan adanya suatu konsep manajemen terpadu yang memungkinkan dirinya menyatakan secara terperinci mengenai serangakaian kegiatan yang harus mereka kelola secara efektif dan efisien. Adapun elemen-elemen dari konsep manajemen yang terpadu ini mencakup fungsi-fungsi berikut ini: 1. Perencanaan, mencakup tugas-tugas untuk: • Meramalkan keadaan yang akan terjadi dimasa mendatang. • Menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai. • Menetapkan kebijakan, prosedur, program serta standard pencapiannya. • Menyusun anggaran. 2. Pengorganisasian, mencakup tugas-tugas untuk: • Melakukan pengidentifikasian dan pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang hendak dijalankan. • Menetapkan dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab. • Menentukan pola hubungan kerja sama dari unit-unit kerja yang ada kedalam suatu struktur organisasi. 3. Koordinasi, mencakup tugas-tugas untuk: • Memelihara keseimbangan hubungan yang ada diantara unit-unit kerja yang ada. • Menetapkan waktu pelaksanaan tugas. • Melakukan pengintegrasian unit-unit kerja yang ada.
©2004 digitized by USU digital library
2
4. Motivasi, mencakup tugas-tugas untuk: • Melakukan seleksi anggota-anggotanya. • Mengadakan komunikasi. • Memberikan kompensasi, pendidikan dan latihan kepada anggotaanggotanya. • Memberikan dorongan serta petunjuk-petunjuk yang mengarah pada tujuan yang diinginkan. 5. Pengendalian, mencakup tugas-tugas untuk: • Menetapkan standard prestasi. • Melakukan pengukuran prestasi. • Menginterprestasikan hasil yang telah dicapai. • Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Bekerjanya proses pengendalian manajemen lebih banyak berkaitan erat dengan fungsi perencanaan dan pengendalian, dimana tujuan utamanya adalah membantu pucuk pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada guna memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran organisasinya. Sebagian besar proses pengendalian manajemen terdiri dari proses komunikasi dan interaksi yang tidak resmi. Komunikasi yang tidak resmi dapat terjadi dengan cara rapat, lewat percakapan, momerandum atau bahkan melalui simbol-simbol tertentu dan ekspresi wajah. Selain kegiatan tak resmi ini hampir semua organisasi juga memiliki suatu sistem pengendalian manajemen yang bersifat resmi. Sistem ini terdiri dari 4 tahap yaitu: 1. Tahap Penyusunan Program: Penyusunan program adalah proses pengambilan keputusan mengenai programprogram yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan penaksiran tentan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan kepada setiap program yang ada. Program adalah kegiatan pokok yang diputuskan oleh organisasi untuk diikuti guna pelaksanaan strateginya. Dalam kebanyakan organisasi proses penyusunan program ini cenderung dilembagakan dan ini cenderung menghambat kegiatan-kegiatan yang murni kreatif. Disamping itu, biasanya dalam proses penyusunan program ini, tujuan dan strategi organisasi diuraikan secara tertulis. Biasanya tujuan dan strategi ini sulit untuk dikemukakan secara eksplisit oleh pucuk pimpinan padahal ini perlu agar dapat digunakan untuk membuat keputusan-keputusan program. 2. Tahap Penyusunan Anggaran: Di dalam tahap penyusunan anggaran ini, tiap program diterjemahkan ke dalam satuan uang yang sesuai dengan manajer yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Pada dasarnya proses penyusunan anggaran merupakan proses negosiasi antara manajer pusat-pusat pertanggung jawabannya dengan atasannya. 3. Tahap Pelaksanaan dan Pengukuran: Selama priode waktu pelaksanaan program, catatan tentang besarnya biaya atas sumber daya yang telah diperolehnya harus selalu dipelihara. Catatan-catatan ini akan disusun menurut pusat-pusat pertanggung jawaban. Data yang diklasifikasikan berdasarkan atas program-programnya akan digunakan sebagai dasar untuk penyusunan program di masa mendatang, sedangkan data diklasifikasikan menurut pusat pertanggung jawaban akan digunakan untuk mengukur prestasi manajer pusat pertanggung jawaban yang bersangkutan.
©2004 digitized by USU digital library
3
4. Tahap Pelaporan dan Analisa: Salah satu fungsi dari sistem pengendalian manajemen adalah mengkomunikasikan informasi kepada para manajer yang ada dalam organisasi. Informasi ini dapat berupa informasi akuntansi maupun nin akuntansi. Informasi ini membuat para manajer selalu mengetahui apa yang sedang berlangsung dan membantu menjamin terkoordinasinya pelaksanaan pekerjaan berbagai pusat pertanggung jawaban. Informasi ini disampaikan dalam bentuk laporan. Atas dasar laporan pengawasan resmi ini dan pengamatan pribadi serta informasi lain yang dikomunikasikan secara tidak resmi, maka para manajer akan mengambil keputusan untuk: • Melakukan perubahan terhadap pelaksanaan anggaran. • Melakukan perbaikan terhadap anggaran. • Melakukan perbaikan terhadap program. • Melakukan perubahan strategi.
BAB III KELOMPOK INFORMAL Kebutuhan sosial merupakan salah satu diantara motivasi pekerjaan yang paling kuat dan memaksa. Orang-orang yang membentuk organisasi akan berlaku sebagai anggota kelompok, dan keanggotaanya ini akan membentuk perilaku kerja dan sikapnya terhadap organisasi dan pekerjaan. Kelompok ini dapat menjalankan pengendalian yang jauh lebih kuat terhadap anggotanya dari pada yang dilakukan oleh pucuk pimpinan. Oleh karena pucuk pimpinan hanya dapat mencapai tujuannya hanya dengan bekerja sama melalui orang-orangnya, maka pucuk pimpinan juga harus bekerja melalui kelompokkelompok ini. Terbentuknya suatu kelompok informal dapat ditimbulkan oleh banyak faktor, diantaranya: adanya rasa kebersamaan, adanya identifikasi diri, adanya tengertian perhatian dari sesama anggota kelompok, adanya petunjuk tentang tingkah laku yang dapat diterima, adanya kesempatan untuk berinisiatif dan berkreatif, adanya bantuan dari sesama anggota dalam memecahkan persoalan yang dihadapinya dan adanya perlindungan terhadap semua anggota kelompok. 3.1. Struktur Intern Kelompok Demi kelestarian kelompok untuk maju ke arah terwujudnya tujuan mereka dan untuk memberikan perlindungan serta dukungan bagi kebutuhan anggotanya, maka kelompok informal ini memerlukan adanya suatu struktur intern. Struktur disini berarti seperangkat karakteristik yang bersifat khas yang mana akan menentukan hubungan diantara anggotanya. Seperangkat karakteristik ini adalah: adanya kepemimpinan di dalam kelompok, adanya standard tingkah laku kelompok, adanya sikap dan nilai-nilai kelompok, adanya tekanan untuk mengikuti, dan terdapatnya sistem status 3.2. Jenis-jenis Kelompok Informal Pada umumnya di dalam suatu organisasi formal disamping terdapat kelompok-kelompok formal juga terdapat kelompok-kelompok informal. Menurut jenisnya kelompok informal ini dapat dibedakan ke dalam: a) Horizontal Cliques Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja dalam bidang yang sama.
©2004 digitized by USU digital library
4
b) Vertical Cliques Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan tetapi dalam suatu bidang yang sama. c) Random Cliques Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal dari berbagai bidang. 3.3. Komunikasi Di Dalam Kelompok Informal Salah satu ciri khas dari sistem komunikasi yang terdapat dalam kelompok informal adalah komunikasi melalui cara “Grapevine” (selentingan). Disamping itu, komunikasi juga dapat dilakukan melalui memorandum, ekspresi wajah, serta kodekode lainnya. Komunikasi ini dapat dilakukan setiap saat disembarang tempat dan dilaksanakan secara berantai dalam waktu yang singkat dan selalu mendapatkan perhatian yang seksama. Kemampuan untuk menginterpretasikan informasi sangat peka sekali dan cenderung adanya kesamaan dalam segi persepsinya. Hal ini terjadi dikarenakan kesamaan dalam hal sikap dan nilai-nilai kelompok. BAB IV PERANAN KELOMPOK INFORMAL DI DALAM PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN 4.1. Peranan Kelompok Informal Dalam Tahap Penyusunan Program Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan terhadap program yang hendak dilaksanakan dan menaksirkan tentang besarnya sumber daya yang hendak di alokasikan terhadap setiap program yang dibuatnya. Penyusunan program ini biasanya lebih banyak dilakukan oleh pucuk pimpinan secara melembaga sehingga menghambat kegiatan yang bersifat kreatif dan masuknya ide-ide baru. Hasil penyusunan program ini akan segera disampaikan pada para manajer tingkat menengah dan selanjutnya akan dijabarkan kedalam tugas-tugas yang hendak dilaksanakan oleh bawahannya. Di dalam menyusun program tersebut biasanya pucuk pimpinan hanya mendasarkan pada strategi yang telah ditetapkan dan dilakukan penyesuaian seperlunay dengan mendasarkan pada informasi yang baru diterimanya hasil pengevaluasian terhadap pelaksanaan program terdahulu. Keterandalan informasi atas hasil evaluasi pelaksanaan program terdahulu sangat tergantung pada kepentingan serta minat dari seseorang yang ditugaskan untuk melakukan evaluasi, serta kemampuan seseorang dalam menanggapi perubahan lingkungan yang dihadapinya. Apabila tidak terdapat unsur keterandalan atas informasi yang disampaikan ke atas, maka informasi ini menjadi input yang kurang bermanfaat bagi penyusun program selanjutnya, dan bahkan akan tetap saja terjadi penyimpangan-penyimpangan atas hasil yang akan dicapainya nanti walaupun sudah dilakukan penyempurnaan terhadap programnya. Berhasil atau tidaknya sesuatu program sangat dipengaruhi oleh sikap orang yang melaksanakan secara langsung program tersebut dan penguasaannya terhadap lingkungan yang dihadapinya. Disamping itu, penyampaian informasi mengenai terjadinya penyimpangan dini dapat saja terhambat atau memang sengaja dikelirukan oleh bawahan. Kesemuanya ini dapat terjadi kalau pucuk pimpinan benar-benar menerapkan sistem pengukuran prestasi yang ketat dalam menilai prestasi bawahannya.
©2004 digitized by USU digital library
5
Kelompok informal merupakan suatu kelompok yang terbentuk secara spontan dan timbulnya dikarenakan adanya kebutuhan untuk melakukan hubungan sosial diantara anggotanya. Terbentuknya kelompok informal ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, diantaranya adalah kesempatan untuk berinisiatif dan berkreatif terdapatnya bantuan dari sesama anggota dalam memecahkan persoalan yang dihadapinya. Apabila pada tingkatan management level menengah para manajer yang bertanggung jawab terhadap masing-masing fungsi mampu menjalin hubungan sosial yang erat diantaranya, maka mereka akan dapat bekerja sama untuk memecahkan segala permasalahan yang sedang dihadapinya secara bersama-sama dan akan memberikan program yang lebih baik lagi. Komunikasi yang efektif diantara sesama anggota akan dapat memberikan peringatan dini yang lebih baik atas ketidak seimbangan antara program dari suatu unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lainnya sehingga akan dapat segera dilakukan penyempurnaan secara mandiri. Disamping itu, pemimpin dari kelompok informal akan dapat lebih menegaskan peran serta para anggotanya secara lebih mendalam dan mengajak untuk berpartisipasi dalam melaksanakan setiap program yang akan dijalankannya. Oleh karena mereka adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam pelaksanaan program maka mereka akan lebih terbuka dalam menyampaikan semua hambatanhambatan yang dihadapinya secara obyektif dan mereka pulalah yang akan memberikan pemikiran yang lebih baik lagi demi kesempurnaan program mendatang. Dengan terdapatnya koordinasi yang baik diantara sesama anggota kelompok informal ini maka akan dapat dijamin adanya kerepaduan tujuan sebelum sesuatu program dicanangkan. 4.2. Peranan Kelompok Informal Dalam Penyusunan Anggaran Terdapatnya kelompok informal yang berbentuk Vertical Cliques maupun Horizontal Cliques akan menjamin dilaksanakannya penyusunan anggaran yang efektif dan efisien. Horizontal Cliques akan menghindarkan terjadinya konflik antar departemen dalam menggunakan dan merencanakan besarnya kebutuhan anggaran. Sedangkan Vertical Cliques akan menghindarkan adanya kesan bahwa anggaran yang ditetapkan oleh pucuk pimpinan seakan-akan sebagai kendala yang membatasi ruang geraknya dalam mencapai tujuan dan anggaran sebagai suatu batasan kaku yang harus dicapainya. Dengan terpeliharanya Horizontal Cliques dan Vertical Cliques yang baik berarti pola penyusunan anggaran partisipasi akan memberikan warna bagi management stylenya. Dengan demikian tujuan dan sasaran organisasi akan mudah tercapai. Pucuk pimpinan perlu menjelaskan terhadap bawahannya bahwa anggaran bukanlah sebagai alat pemaksa bagi orang yang melaksanakannya akan tetapi sebagai alat koordinasi dan peringatan dini bagi pucuk pimpinan. Untuk meyakinkan hal ini maka dalam penyusunan anggaran mereka perlu dilibatkan dan diadakan negosiasi. 4.3. Peranan Kelompok Informal Dalam Pelaksanaan Dan Pengukuran Prestasi Mengingat adanya seperangkat karakteristik yang dimiliki kelompok informal yang menjadi aturan untuk mengendalikan tingkah laku anggotanya maka pelaksanaan anggaran tidak akan terjadi hambatan-hambatan lagi. Hal ini dikarenakan mereka menganggapnya sebagai norma kelompok yang harus dipatuhinya. Penyelewengan yang dilakukan oleh seseorang anggotanya akan segera diketahui dan segera dilakukan koreksi demi menjaga nama baik kelompoknya.
©2004 digitized by USU digital library
6
Keberhasilan dalam menepati anggaran yang ada akan memberikan status tersendiri di mata pimpinan. 4.4. Peranan Kelompok Informal Dalam Tahao Pelaporan Dan Analisa Laporan yang bersifat akuntansi maupun non akuntansi akan dapat disampaikan dengan segera dan keterandalannya dapat dijamin. Hal ini dapat terjadi karena mereka merasa bahwa apa yang disampaikan merupakan suatu prestasi yang benar-benar dicapai oleh kelompoknya. Mereka juga akan melengkapi sebab-sebab terjadinya penyimpangan secara cermat dan benar demi sebagai bahan masukan untuk tahap pemrograman yang selanjutnya. Disamping itu, mereka juga akan menyampaikan ide-ide barunya demi penyempurnaan anggarannya sendiri. BAB V KESIMPULAN • •
•
•
•
Dari penulisan makalah ini dapatlah disimpulkan sebagai berikut: Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja secara bersamasama dengan menggunakan sumber daya tertentu berusaha untuk mencapai tujuannya. Proses tercapainya pengendalian dalam suatu organisasi mencakup analisa tentang pola otonomi yaitu hubungan struktural yang dicerminkan lewat struktur organisasi serta gaya manajemen yang dipakai untuk mempengaruhi perilaku bawahan. Disamping pola interaksi yang formal dalam suatu organisasi terdapat juga pola interasksi yang informal. Kedua pola interaksi diantara sesama anggota ini mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Pola interaksi ini tidak dapat lepas dari fungsi komunikasi serta suatu usaha untuk pencapaian tujuan tertentu. Proses pengendalian manajemen mempunyai tujuan utama yaitu membantu pucuk pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada guna memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran organisasinya. Sebagian besar proses pengendalian manajemen terdiri dari proses komunikasi dan interaksi yang tidak resmi. Disamping kegiantan yang tidak resmi ini terdapat juga suatu sistem pengendalian manajemen yang resmi, yang terdiri dari 4 tahap kegiatan yaitu pemrograman, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisa. Dengan seperangkat karakteristik tertentu yang dimiliki kelompok informal diharapkan mereka mampu berbuat yang lebih baik dalam proses pengendalian manajemen.
©2004 digitized by USU digital library
7
