TINJAUAN PENGGUNAAN PETTY CASH PADA PT PUPUK SRIWIDJAJA PEMASARAN PUSRI DAERAH SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh CINDY DAMINI SIMANUNGKALIT NIM 1205092124
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Segala Puji Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan
kekuatan
dan
kesehatan
sehingga
penulis
dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan tepat pada waktunya. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat kurikulum pada Lembaga Pendidikan D3 Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan Administrasi Niaga program studi Administrasi Bisnis. Pada kesempatan ini dengan ketulusan dan kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada orang tua penulis yaitu Bapak Budiman Simanungkalit dan Ibu Rospita br. Sihombing yang selama ini dengan cinta dan kasih sayang telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun materil kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan pendidikan. Penulis juga ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Jumjuma, S.E, M.Si., selaku Dosen Pembimbing I 6. Dra. Iriance, M.Ed.M., selaku Dosen Pembimbing II
i
7. Seluruh staf pengajar dan pegawai Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga yang telah mendidik dan berbagi ilmu kepada penulis selama duduk dibangku perkuliahan. 8. Bapak Hendar Suhendar, Bapak Mangisi Silitonga, Ibu Sri Rochayati T. D., Ibu Desi, Bapak Mantri, dan Ibu Cut yang telah memberikan arahan kepada penulis selama melakukan penelitian pada PT PUSRI PPD Sumut. 9. Sahabat-sahabat penulis Sapta Siburian, Indah Actry, Widya Sianturi, Martina, Juwita, Husnul, Reni, dan teman-teman AB-6E selaku teman seperjuangan yang tetap solid dan saling memberikan semangat serta pihak-pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terimakasih atas dukungan dan semangatnya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini baik dalam segi penyajian, bentuk, maupun isi. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik maupun saran dari berbagai pihak yang sifatnya membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata, penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.
Medan, Penulis,
Juli 2015
CINDY DAMINI SIMANUNGKALIT NIM 1205092124
ii
ABSTRAK Kas kecil adalah dana yang disediakan untuk pengeluaran perusahaan yang jumlahnya relatif kecil dan bersifat rutin yang tidak akan ekonomis dan efisien apabila dibayar dengan menggunakan cek atau giro. Tugas Akhir ini meneliti tentang penggunaan petty cash pada PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara Data yang dibutuhkan dikumpulkan melalui studi lapangan dengan cara observasi dan wawancara juga melalui studi kepustakaan. Jenis Sumber Data adalah data primer dan data sekunder kemudian data dianalisis dengan menggunakan teknik analisis deskriptif. Hasil analisis menunjukkan bahwa petty cash pada PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara ditentukan oleh Direktur Keuangan Kantor Pusat dan dipegang oleh kasir kas kecil dengan saldo awal sebesar Rp 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah) untuk dua bulan setiap periodenya. Kas kecil digunakan untuk pengeluaran rutin antara Rp 0,- sampai Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah). Untuk pengisian kembali menggunakan Metode Imprest Fund. Apabila dana yang habis 75 % dari dana awal maka perusahaan mengajukan pengisian kembali ke Kantor Pusat. Kata Kunci: Petty Cash
iii
ABSTRACT Petty cash is a fund that is provided for company’s expenses for relatively small expenditure and routine and will not be economical and efficient if it is paid by cheque or giro. This final project is about the use of petty cash in PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara. The data needed were collected through field studies by observation and interviews and through literature study. The type of data source is primary and secondary data. Then the data were analysed using descriptive analysis technique. The result of analysis show that the petty cash in PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara determined by the Finance Director of Head Office and petty cash is handled by the cashier with a starting balance of Rp 25.000.000, - (twenty five million rupiah) for two months in each period. Petty cash is used for routine expenses between Rp 0, - up to Rp 2.000.000, (two million rupiah). For petty cash replenishment using the method of Imprest Fund. If the funds run out 75% of the initial funding, the company propose charging back to the Head Office. Keywords: Petty Cash
iv
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR................................................................................
i
ABSTRAK................................................................................................
iii
ABSTRACT.........................................................................................
iv
DAFTAR ISI........................................................................................
v
BAB 1. PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
Latar Belakang Pemilihan Judul........................................ Rumusan Masalah............................................................. Tujuan Penulisan............................................................... Manfaat Penulisan............................................................. Sistematika Penulisan.......................................................
01 02 02 02 03
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.
Pengertian Kas dan Petty Cash........................................ Pembentukan Dana Petty Cash........................................ Bukti Penggunaan Petty Cash........................................... Buku Petty Cash................................................................ Pertanggungjawaban Penggunaan Petty Cash................. Pengisian Kembali Petty Cash.......................................... 2.6.1. Metode Imprest...................................................... 2.6.2. Metode Fluktuasi...................................................
04 06 06 07 09 09 09 10
BAB 3. METODE PENELITIAN 3.1. Metode Pengumpulan Data............................................... 3.2. Jenis Sumber Data............................................................ 3.3. Teknik Analisis Data..........................................................
13 15 15
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Perusahaan PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara........................ 4.1.1. Sejarah Singkat PT Pupuk Sriwidjaja.................... 4.1.2. Makna Logo PT Pupuk Sriwidjaja..........................
v
16 16 17
4.1.3. Visi dan Misi PT Pupuk Sriwidjaja......................... 4.1.4. Struktur Organisasi................................................ 4.2. Tinjauan Penggunaan Petty Cash Pada PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara....................... 4.2.1. Pembentukan Kas Kecil........................................ 4.2.2. Bukti Penggunaan Kas Kecil................................. 4.2.3. Pertanggungjawaban Penggunaan Kas Kecil....... 4.2.3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.......................
18 18 21 22 22 24 28
BAB 5. PENUTUP 5.1. Simpulan........................................................................... 5.2. Saran................................................................................. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vi
32 33
1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Dalam sebuah perusahaan pasti sering terjadi transaksi-transaksi dengan pengeluaran yang besar maupun yang kecil.
Pada praktiknya,
pengeluaran yang jumlahnya relatif besar akan lebih aman menggunakan transaksi dengan mencairkan cekmelalui bank.
Tetapi pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil akan lebih efektif dengan dana yang disediakan khusus oleh perusahaan.
Dana yang disediakan oleh perusahaan tersebut berupa
uang cash untuk pengeluaran yang relatif kecil. Petty Cash(Kas Kecil) merupakan pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak akan efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek atau giro. Oleh sebab itu, perusahan perlu menetapkan anggaran-anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan anggaran apa saja yang tidak bisa dibayarkan dengan menggunakan dana tersebut. Setiap hari mulai dari awal jam operasional perusahaan banyak terjadi pengeluaran-pengeluaran kecil seperti biaya pembelian alat tulis kantor, biaya gula, teh dan kopi, biaya fotokopi, biaya BBM kendaraan dinas, biaya retribusi sampah dan biaya lainnya yang jumlah nominalnya relatif kecil dan tidak efektif jika menggunakan cek atau giro yang harus menunggu pencairan dana terlebih dahulu untuk dapat membayar pengeluaran kecil tersebut. PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara yang bergerak dalam bidang produksi dan pemasaran pupuk juga memerlukan kas
1
2
kecil sebagai salah satu yang berperan penting dalam kelangsungan operasional perusahaan karena PT PUSRI PPD SUMUT juga sering melakukan transaksi-transaksi yang relatif kecil setiap jam operasionalnya. PT PUSRI PPD SUMUT mempercayakan pemegang dana kas kecil (Kasir kas kecil) untuk bertanggungjawab terhadap pengelolaan dana kas kecil. Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana “Penggunaan Petty Cash pada PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara”.
1.2 Rumusan Masalah Adapun Rumusan Masalah Tugas Akhir ini adalah: “Bagaimana penggunaan Petty Cash atau Kas Kecil pada PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara Medan?”
1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui penggunaan Petty Cash(Kas Kecil) pada PT PUSRI Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara Medan.
1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Beberapa manfaat Penulisan Tugas Akhirbagi mahasiswa, perusahaan, dan lembaga pendidikan (Politeknik Negeri Medan) antara lain adalah: a) Menambah wawasan penulis mengenai Petty Cash (Kas kecil) b) Memberi referensi bagi para mahasiswa tingkat akhir
3
c) Perusahaan lebih dikenal oleh pihak luar terutama para pembaca khususnya Mahasiswa Politeknik Negeri Medan d) Menciptakan kerjasama yang baik antara pencetak tenaga kerja yaitu Lembaga Pendidikan dan Pemberi tenaga kerja yaitu Perusahaan
1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Berikut ini adalah uraian dari sistematika penulisan tugas akhir: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini memaparkan tentang pengertian kas dan kas kecil (petty cash), pembentukan dana petty cash, bukti penggunaan petty cash, buku petty cash, pertanggungjawaban buku petty cash, dan pengisian kembali petty cash. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang metode pengumpulan data, jenis dan sumber data, dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan, hasil dan pembahasan tentang penggunaan Petty Cash pada PT Pupuk Sriwidjaja Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini disajikansimpulan dan saran bagi PT PUSRI Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara Medan.
