TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM SENI DAN DESAIN ARSITEKTUR JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM SENI DAN DESAIN ARSITEKTUR JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Semester Genap 2014/2015 dan Semester Ganjil 2015/2016

Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Agustus 2016 0

Visi Menjadi laboratorium terdepan dalam pengembangan keilmuan Seni dan Desain Arsitektur yang berkelanjutan di bidang pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada lingkup Nasional dalam kurun 10 tahun ke depan.

Misi

1. Sebagai wahana pembelajaran di bidang Seni dan Desain Arsitektur pada tataran bentuk, konsep dan filosofi untuk meningkatkan kualitas keberhidupan manusia, lingkungan alam dan lingkungan binaan yang berkelanjutan 2. Memberi pelayanan akademik dalam bidang ilmu Seni dan Desain Arsitektur serta menyelenggarakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat 3. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan bermanfaat bagi kehidupan bermasyarakat sesuai dengan keahlian Seni dan Desain Arsitektur dalam berkarya di lingkup Nasional

1

Lembar Pengesahan

1.

Jenis Berkas

:

Laporan Tinjauan Manajemen

2.

Nama Unit

:

Laboratoriu Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FTUB

3.

Nama Institusi

:

Universitas Brawijaya

4.

Penanggungjawab

:

Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

5.

Koordinator Penyusun

:

Dr. Eng. Herry Santosa, ST, MT.

6.

Anggota Penyusun

:

1) 2) 3) 4) 5)

7.

Periode

:

Ir. Chairil B. Amiuza, MSA. Ir. Rinawati P.H., MT. Indyah Martiningrum, ST, MT. Tito Haripradianto, ST, MT. Wulan Astrini, ST, MDs

Januari s.d Desember Tahun 2015

Malang, Agustus 2016 Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

Dr. Eng. Herry Santosa, ST, MT. NIP. 19730525 200003 1 004

2

Daftar Isi I.

Pendahuluan _________________________________________________________ 4

II.

Lingkup Pembahasan __________________________________________________ 6

III. Pelaksanaan _________________________________________________________ 8 IV. Hasil _______________________________________________________________ 9 3.1

Hasil Audit Internal _______________________________________________ 9

3.2

Hasil Audit Eksternal _____________________________________________ 11

3.3

Umpan Balik Pelanggan __________________________________________ 11

3.4

Kinerja dan Evaluasi Proses _______________________________________ 13

3.5

Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan __ 1Error! Bookmark not defined.

3.6

Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Error! Bookmark not defined.

3.6

Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu _______________ 20

3.6

Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu____________ 20

V. Penutup ____________________________________________________________ 22

3

BAGIAN I . PENDAHULUAN

1.1.

Profil Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan peleburan dari 2 (dua)

laboratorium yaitu Laboratorium Seni dan Desain Dasar dengan Laboratorium Desain Arsitektur. Peleburan laboratorium ini dilakukan akhir tahun 2015 seiring dengan upaya perampingan struktur laboratorium di tingkat Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Pada awalnya Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan unsur pelaksana jurusan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Jurusan Arsitektur. Akan tetapi sejak dikeluarkan aturan tata kelola struktur laboratorium yang baru di tingkat Fakultas awal tahun 2016, maka kedudukan Laboratorium merupakan unsur pelaksana jurusan yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan di tingkat Fakultas. Laboratorium Seni Dan Desain Arsitektur mempunyai tugas melakukan kegiatan akademik yang menunjang tugas pokok jurusan dalam bidang seni dan desain Arsitektur. Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan suatu wadah penunjang dan pengembangan fungsi-fungsi pokok bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta pengabdian pada masyarakat dalam lingkup ilmu ke-arsitekturan khususnya pada bidang seni dan desain Arsitektur. Secara fisik, laboratorium ini merupakan suatu wadah yang menyediakan dan menyiapkan sarana dan prasarana, baik perangkat lunak dan perangkat keras, guna menunjang fungsi-fungsi pokok tersebut, bagi kepentingan mahasiswa dan tenaga pengajar. Ada 4 (empat) jenis pelayanan yang diberikan oleh laboratorium Seni dan Desain Arsitektur yaitu layanan pendidikan, layanan penelitian, layanan pengabdian kepada masyarakat serta layanan proses pengorganisasian even ilmiah (PPEI).

1.2.

Tinjauan Manajemen Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Pada semester genap 2014/2015 dan semester ganjil 2015/2016 yang berlangsung di

tahun 2015, Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem manajemen mutu minimal satu tahun sekali bersama dengan Management Representative (MR) serta Unit Jaminan Mutu. Tinjauan manajemen dilakukan untuk menilai semua proses input sampai output sistem penjaminan mutu. Tinjauan ini dilakukan dari semua segi dari persyaratan umum, dokumentasi, manual mutu, pengendalian dan pencatatan dokumen sampai pada tahapan pengukuran, analisis dan perbaikan. Hasil tinjauan manajemen menjadi feedback bagi Unit Jaminan Mutu untuk memperbaiki dokumen dan kelengkapannya, perbaikan

sistem penjaminan mutu dan

persyaratannya serta kinerja Unit Jaminan Mutu yang telah dilakukan menjadi bagian tugas utama tinjauan manajemen dalam memantau kinerja sistem manajemen mutu dan identifikasi peluang dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan memuaskan semua pelanggan. 4

Penilaian ini dilakukan melalui audit internal mutu organisasi. Tinjauan terhadap pencapaian kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap rencana strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan pentahapan target yang disepakati bersama. Peningkatan mutu yang dirasakan oleh pelanggan menjadi input kinerja. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah rencana tindak lanjut manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan memastikan sumberdaya yang cukup untuk upaya tersebut

5

BAGIAN II LINGKUP BAHASAN Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: a. Hasil Audit Audit yang pernah di lakukan pada Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh BAN PT pada tahun 2014 melalui kegiatan visitasi akreditasi terintegrasi dalam PS S1 dengan skor akhir 373 dan mendapat akreditas A hingga tahun 2019. Audit Internal dilakukan secara rutin setiap tahun melalui kegiatan Audit Internal Mutu (AIM). AIM terakhir adalah pada Siklus 14 di tahun 2015. Berdasar AIM Siklus 14, didapatkan hasil berupa temuan-temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi. b. Umpan Balik Pelanggan Evaluasi kepuasan pelanggan didapatkan melalui hasil penyebaran kuisioner yang disebarkan pada pelanggan dalam hal ini mahasiswa sebagai pelanggan utama dan pihak pengguna lulusan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap proses bisnis yang dilakukan oleh Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yaitu pada proses bisnis terkait dengan pelanggan yang bersangkutan. c. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan program kerja 2015 Kinerja proses dan kesesuaian produk yang digunakan sebagai acuan untuk mengukur kinerja proses dan kesesuaian produk adalah

manual prosedur dan

instruksi kerja. Dalam data rekaman dijelaskan tentang perubahan yang terjadi (substansi, format) pada kedua dokumen tersebut. Sasaran Mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan

Arsitektur FT UB untuk tahun 2015, merupakan

beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap akhir tahun. Program kerja Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB sebagai bagian dari program kerja Jurusan Arsitektur FTUB di tahun 2015 yang ditetapkan dalam rapat jurusan dan rapat pimpinan Fakultas pada awal tahun 2015 yang mendukung sasaran mutu Universitas Brawijaya pada aspek Internasionalisasi (14.01); Kurikulum dan penjaminan mutu (14.02); PSIK/WEB (14.03); penelitian (14.04); sarana prasarana (14.05); penelitian

6

unggulan (14.06); pengabdian kepada masyarakat (14.07); dan PKM dari hasil penelitian (14.08). d. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi telah dilakukan berdasarkan temuan AIM Siklus 14 dan umpan balik pelanggan untuk mengetahui status temuan (closed atau open) sebagai dasar untuk menentukan tindak lanjut dalam tinjauan manajemen. e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya dilakukan oleh Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur dan Tim UJM melalui rapat tinjauan manajemen serta catatan yang perlu mendapat perhatian pada AIM siklus 14. f.

Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen mutu sebelumnya Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang tercantum dalam manual mutu dan borang kinerja dalam AIM siklus 14 maupun akreditasi BAN PT.

g. Saran dan masukan untuk perbaikan Sistem Manajemen Mutu unit kerja Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk peningkatan kinerja dan pengembangan program Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB di tahun-tahun mendatang, khususnya pada proses bisnis dalam Manual Mutu dan Butir Kinerja Pembiayaan sebagai dasar untuk penyusunan program kerja periode berikutnya.

7

BAGIAN III. PELAKSANAAN

3.1 Unsur Masukan dalam Tinjauan Manajemen Unsur masukan dalam tinjauan manajemen meliputi hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Hasil audit UJM merupakan rangkaian kegiatan sistem penjaminan mutu dan sudah terdokumentasi dengan baik oleh UJM dan Manajement Representative (Sekretaris Jurusan Arsitektur FT UB). Umpan balik dari pelanggan yaitu dari mahasiswa dapat dinilai dari input yang diberikan melalui isian Open Talk yang berisi mengenai kinerja Dosen dan Fasilitas Layanan Studio Perancangan. Input tersebut menjadi bahan manajemen untuk melakukan evaluasi dengan UJM dalam melakukan perbaikan-perbaikan layanan. Input ini sekaligus merupakan evaluasi dari kinerja proses dan produk yang diberikan oleh Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, yang ditindak lanjuti dengan pembahasan dengan UJM dalam perbaikan dan peningkatan mutu dan kinerja. 3.2 Luaran Tinjauan Manajemen Perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan merupakan luaran utama manajemen hasil tinjauan manajemen.Kinerja yang fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi secara berkelanjutan. Luaran ini menjadi bahan masukan bagi kepala laboratorium, Dosen Penanggung Jawab Kelas Studio serta staf administrasi studio di Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, dalam rangka melakukan perbaikan-perbaikan dalam meningkatkan mutu layanan, kualitas belajar mengajar, tindakan korektif dan pencegahan.

3.3 Waktu Pelaksanaan Hari, tanggal

: Jumat, 5 Februari 2016

Jam

: 09.00 s.d 11.00 WIB

Tempat

: Ruang Sidang Jurusan Arsitektur FT UB

Peserta

: Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Tim Unit Jaminan Mutu, seluruh Kepala Laboratorium, serta seluruh dosen PS S1 dan PS S2 ALB jurusan Arsitektur

8

BAGIAN IV . HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB tahun 2015 dapat disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen sebagai berikut:

4.1 Hasil Audit Internal Secara keseluruhan, Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB telah melaksanakan program kerja dengan seoptimal mungkin dan penuh tanggung jawab, untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu. Dari audit internal yang dilakukan pada Jumat, 13 November 2015, didapatkan beberapa temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu (AIM). AIM siklus 14 di selenggarakan di ruang sidang PS S1 Arsitektur FT UB yang di hadiri oleh Auditor dari PJM UB yaitu : 1. Ketua Auditor

: Mas'ud Effendi, STP., MP.

2. Anggota Auditor

: M. Fathoni, Ns., Skep., MNS.

Lingkup audit internal siklus 14 meliputi : 1. Struktur organisasi dan tupoksi dalam laman 2. Jenis layanan dan produk labratorium 3. MP laboratorium 4. Siklus PDCA dalam setiap proses layanan 5. Rekaman dan dokumentasi dari kegiatan evaluasi dan tindak lanjut 6. Dokumentasi komunikasi internal 7. Job dan gap analisis 8. Evaluasi dari umpan balik pelanggan dan pengguna 9. Proses pengendalian pengadaan barang dan jasa 10. Kecukupan sarana prasarana 11. Rekaman pada proses kegiatan pengabdian kepada masyarakat 12. Tinjauan manajemen 13. Layanan umpan balik dalam web 14. Pengolahan data umpan balik maupun evaluasi dari pelanggan dan pengguna

Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi seperti yang disarikan pada Tabel 1.

9

Tabel 1. Daftar Temuan Audit Temuan Siklus 14 No 1

Siklus

Kategori / Status / Auditor / Tgl Audit

Bidang Audit

KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov 2015

UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


UKPA LAB Siklus 4


19

UKPA LAB Siklus 3

KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov 2014

(PTK-02) A. Permintaan Tindakan Korektif (PTK) [02]

20

UKPA LAB Siklus 3


(IS-L-553) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [553]

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

(IS-L-41a) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [41a] (IS-L-41b) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [41b] (IS-L-41d) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [41d] (IS-L-41f) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [41f] (IS-L-41g) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [41g] (IS-L-41h) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [41h] (IS-L-424) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [424] (IS-L-553) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [553] (IS-L-622) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [622] (IS-L-622a) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [622a]

Uraian Temuan

UKPA LAB Siklus 4

(IS-L-63) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [63] (IS-L-64) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [64] (IS-L-722) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [722] (IS-L-732) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [732] (IS-L-743) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [743] (IS-L-751) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [751] (IS-L-754) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [754] (IS-L-821) B. Persyaratan SMM 9001:2008 [821]

ISO

ISO

Struktur organisasi dan Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di website belum sesuai dengan template menu web yang ditetapkan Universitas Informasi Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di website belum sesuai dengan template menu web Universitas Jenis layanan atau produk belum ditetapkan

ISO

ISO

MP belum tersedia untuk semua proses yang ditangani laboratorium

ISO

Laboratorium belum memiliki UPS mandiri untuk mendukung kecukupan sarpras

ISO

Setiap proses belum semua mengikuti siklus PDCA karena belum ada evaluasi dan tindak lanjut

ISO

Belum ada rekaman evaluasi dan tindak lanjut dari setiap proses

ISO

Belum ada dokumentasi dari hasil komunikasi internal tersebut

ISO

Penyediaan SDM sudah sesuai dengan kompetensi tetapi belum ada job analysis dan gap analysis.

ISO

ISO

ISO

ISO

ISO

ISO

Evaluasi kinerja masih menyatu dengan evaluasi mata kuliah, belum ada evaluasi yang bersifat khusus ditujukan untuk kinerja pengelola laboratorium Laboratorium belum memiliki UPS mandiri dan belum ada mekanisme untuk pemeliharaan sarpras laboratorium Laboratorium belum memiliki alat pemdam kebakaran untuk mendukung keamanan di laboratorium Evaluasi yang dilakukan masih bersumber dari praktikan saja, belum ada evaluasi yang bersumber dari dosen atau dari pelanggan yang lain Rencana pengembangan laboratorium sudah ada namun belum terdokumentasi dengan baik Verifikasi pengadaan barang dan jasa masih bersifat informal dan belum ada bukti verifikasi pengadaan alat Belum ada rekaman untuk setiap proses kegiatan

ISO

ISO

ISO

Belum ada mekanisme untuk menjaga rekaman milik pelanggan Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses sudah dilakukan tetapi masih bersumber dari praktikan saja, belum ada yang bersumber dari dosen atau pelanggan lain serta tindak lanjut hasil dari pengukuran kepuasan Sekitar separuh dari temuan AIM 12 sudah ditindaklanjuti Komunikasi internal berupa rapat koordinasi Laboratorium dilakukan minimal dua kali per semester dengan rekaman berupa daftar hadir dan catatan hasil rapat. Ditingkat lab. Masih bersifat informal, sistem dokumentasi belum tertata dengan baik.

10

21

UKPA LAB Siklus 3


(IS-L-63) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [63] (IS-L-64) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [64]

Daftar dan kecukupan sarana-prasarana ada, tetapi belum ada rekaman pemeliharaan. Sudah jadi temuan sebelumnya dan belum ditindaklanjuti. Lingkungan kerja cukup aman, bersih dan rapi, namun belum mencukupi kapasitas dengan rasio pengguna.

22

UKPA LAB Siklus 3


23

UKPA LAB Siklus 3


(IS-L-754) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [754] (WS-L-12) 1. Keberadaan Website Unit Kerja [12]

Laporan pengabdian pada msyarakat diserahkan kepeada pemberi atau pemohon. Namun sistem rekaman belum dilaksanakan dengan baik. tidak sesuai

24

UKPA LAB Siklus 3


26

UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-23) 2. Profil [23]

Sudah ada struktur organisasi, tetapi bagan dan proses bisnis laboratorium belum ada, dan sedang ditindaklanjuti

27

UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-26) 2. Profil [26]

belum ditampilkan

28

UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-32) 3. Sistem Dokumen [32]

Uraian tinjauan manajemen belum ada dalam MP atau IK.

29

UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-41) 4. Layanan [41]

Belum ada, dan sedang ditindaklanjuti

30

UKPA LAB Siklus 3


(WS-L-42) 4. Layanan [42]

Tanggapan (hasil evaluasi) masih berkaitan dalam satu jurusan, parsial per lab.

4.2 Hasil Audit Ekternal Audit ekternal Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur dilakukan saat visitasi akreditasi terintegrasi dengan PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT tahun 2012. Nama assessor yang bertugas adalah Prof. Slamet W dan Dr.Eng Ahmad Sarwadi. Lokasi audit eksternal bertempat di ruang rapat Fakultas Teknik UB yang mencakup tujuh standar BAN PT serta evaluasi diri PS S1 Arsitektur FT UB. Temuan yang disampaikan oleh assessor terkait beberapa nilai dari standar BAN PT yang dianggap masih belum maksimal yaitu: Prosentase jumlah Doktor, Lektor Kepala dan Guru Besar, Minimnya publikasi internasional serta penyempurnaan kurikulum yang harus terus dilakukan.

Hasil visitasi akreditasi PS S1

Arsitektur FT UB adalah total nilai 373 dan mempertahankan status A seperti akreditasi sebelumnya dengan penambahan nilai 10 point (sebelumnya 363) 4.3 Umpan Balik Pelanggan Pelaksanaan evaluasi kepuasan dan keluhan pelanggan dilakukan dengan menyebarkan kuisioner kepada pelanggan dari setiap proses bisnis di Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, yaitu mahasiswa dalam hal evaluasi kepuasan terhadap proses belajar mengajar, penelitian dan administrasi. Kepuasan terhadap proses belajar mengajar dilaksanakan oleh Bagian Akademik, selain itu dilakukan pula analisa keluhan pelanggan dalam pelayanan penelitian di laboratorium, ruang baca dan administrasi melalui forum Open Talk. Untuk

mengetahui

kepuasan

pengguna

lulusan

terhadap

kualitas

lulusan

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, dilakukan usaha agar pengguna lulusan dapat mengisi kuisioner kepuasan pengguna lulusan baik secara offline 11

maupun online pada alamat http://ars.ft.ub.ac.id/kuisioner pengguna. Pelaksanaan evaluasi kepuasan pelanggan terdiri atas lima tingkatan dari level 1-5 yaitu : kurang sekali, kurang, cukup, baik dan baik sekali (5). Standar minimal tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3 atau cukup. Berdasarkan evaluasi kepuasan pelanggan terhadap kinerja PBM dosen diperoleh rata-rata tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3,65 atau meningkat di banding tahun sebelumnya (3.5). Hal ini berarti nilai tersebut perlu dipertahankan dan ditingkatkan pada level 4 (baik). Hasil evaluasi kuesioner yang penting terhadap proses pembelajaran mata kuliah inti (studio) adalah sebagai berikut. Evaluasi proses pembelajaran ini dilakukan terhadap seluruh matakuliah inti di Jurusan Arsitektur FT UB oleh peserta matakuliah tersebut (mahasiswa). Hasil evaluasi ini diperoleh dari kuesioner Semester Genap 2015/2016. Adapun matakuliah inti yang dievaluasi, yaitu: 1. Desain Arsitektur 1 2. Desain Arsitektur 2 3. Desain Arsitektur 3 4. Desain Arsitektur 4 5. Desain Arsitektur 5 6. Desain Arsitektur Akhir Setiap matakuliah inti tersebut dievaluasi mengenai: 1. SISTEM PENYELENGGARAAN STUDIO, meliputi 10 (sepuluh) aspek evaluasi yaitu: a. Pemberian Rencana Perkuliahan Semester (RPS) b. Kesesuaian beban tugas studio dengan jumlah sks mata kuliah studio c. Kecukupan alokasi waktu studio untuk mengerjakan tugas di studio d. Pemberian Kerangka Acuan Kerja/ancangan tugas e. Kejelasan dan kemudahan pemahaman ancangan tugas yang diberikan f. Keberadaan ceklis evaluasi untuk membantu pengerjaan tugas g. Dukungan sarana dan prasarana studio dalam pengerjaan tugas h. Dukungan mata kuliah lain dalam pengerjaan tugas i. Pemberian materi penyegaran (refresh) yang mendukung pengerjaan tugas j. Tingkat kepuasan terhadap sistem penyelenggaraan studio 2. KINERJA DOSEN, meliputi 7 (tujuh) aspek evaluasi yaitu: a. Alokasi waktu dosen untuk pembelajaran di dalam studio b. Alokasi waktu dosen untuk diskusi dan asistensi di luar studio c. Kejelasan arahan dosen untuk membantu pengerjaan tugas d. Kontribusi dosen dalam memberikan wawasan pengetahuan di bidang desain e. Kontribusi dosen dalam memberikan wawasan pengetahuan di bidang pendukung desain (utilitas,struktur dan konstruksi) 12

f. Pemberian motivasi oleh dosen untuk melakukan tugas dengan baik g. Tingkat kepuasan terhadap kinerja dosen 3. KINERJA PESERTA PEMBELAJARAN, meliputi 7 (tujuh) aspek evaluasi yaitu: a. Menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di dalam studio b. Menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di luar studio (rumah, koskosan, dsb) c. Dapat berkerja dengan efisien pada saat di studio d. Antusias melakukan asistensi pada dosen pembimbing e. Memiliki motivasi yang besar untuk menyelesaikan tugas studio f. Setelah menyelesaikan studio ini, peserta memiliki pengetahuan dan kemampuan mendesain yang lebih baik g. Tingkat kepuasan terhadap kinerja peserta pembelajaran

Secara umum, hasil evaluasi kepuasan pelanggan dari keseluruhan mata kuliah inti studio yang dinilai kurang, adalah sebagai berikut: 1. Kurangnya pemberian materi penyegaran (refresh) yang mendukung pengerjaan tugas studio 2. Kurangnya alokasi waktu dosen untuk diskusi dan asistensi di dalam maupun di luar studio 3. Peserta pada waktu di studio kurang dapat bekerja dengan efisien. 4. Kurang puas terhadap evaluasi kinerja peserta pembelajaran. 5. Kurangnya antusias melakukan asistensi pada dosen pembimbing. 6. Kurang adanya pemberian motivasi oleh dosen untuk melakukan tugas dengan baik. 7. Kurang menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di dalam studio. 8. Kurangnya dukungan sarana dan prasarana studio dalam pengerjaan tugas. 9. Kurang kejelasan arahan dosen untuk membantu pengerjaan tugas. 10. Perlunya evaluasi sistem penyelenggaraan studio. 4.4 Kinerja dan Evaluasi Proses Secara umum, kinerja dan evaluasi proses Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB dapat diukur dari capaian sasaran mutu dan capaian program kerja di tahun 2015. Sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB di tahun 2015 terintegrasi dengan sasaran mutu jurusan yang sesuai dengan Rapat Kerja Fakultas Teknik, terdiri dari delapan hal, yaitu : Internasionalisasi; kurikulum dan penjaminan mutu; PSIK/WEB; penelitian; sarana prasarana; penelitian unggulan; pengabdian kepada masyarakat dan PKM dari hasil penelitian. Hasil capaian sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang terintegrasi dengan PS S1 Arsitektur FTUB sebagai berikut: 13

1. Hasil evaluasi internasionalisasi berupa pengembangan keilmuan Arsitektur Nusantara, sebagai pengejawantahan visi, dalam aspek pendidikan telah dilakukan sejak penyempurnaan kurikulum baru tahun 2015 melalui kegiatan perkuliahan (macam mata kuliah wajib, pokok bahasan beberapa mata kuliah, tematik tugas pada mata kuliah inti, dan tematik skripsi) dan kegiatan pertemuan ilmiah (diskusi, workshop, dan seminar). Kegiatan pertemuan ilmiah yang menonjol, antara lain: Visiting Profesor pada bulan April 2015 oleh Prof. Fergus Nicol dan Prof. Susan Rue dari Oxford Inggris. Pada tahun 2015 ini pula diselenggarakan untuk dua seminar nasional yaitu: Seminar Nasional Merah Putih Nusantara pada bulan Februari 2016 dan Seminar Nasional Semesta Arsitektur Nusantara yang ke tiga. Pada tahun 2015 juga diselenggarakan acara pameran karya mahasiswa Open Arch dan Dexorintek , sebagai upaya sosialisasi visi dan misi Jurusan kepada mahasiswa, alumni, masyarakat dan stake holder secara menyeluruh. Pada tahun 2015 dalam rangka persiapan menuju internasionalisasi, Jurusan Arsitektur FTUB membentuk tim penyempurnaan kurikulum yang mengarah pada standar internasional KAAB (Korean Architect Acreditation Board). Hasil tim kurikulum menyempurnakan 27 kompetensi yang sudah terimplementasikan di buku pedoman baru Jurusan Arsitektur FT UB 2014 serta adanya peningkatan kompetensi dasar mahasiswa baru 2015 sebagai upaya pengklasifikasian kompentensi dasar. Berdasarkan Renstra UB di akhir tahun 2012 disebutkan bahwa salah satu indikator untuk aspek internasionalisasi adalah capaian jumlah mahasiswa asing yang melakukan studi di UB. Pada tahun 2014 telah tercapai implementasi MoU yaitu dengan Hiroshima University yang memberi kemungkinan besar untuk melakukan kegiatan-kegiatan penunjang lain, selain yang telah disebut di atas, yaitu pertukaran mahasiswa baik dari dalam ke luar maupun luar ke dalam. 2. Hasil evaluasi kurikulum dan penjaminan mutu mencakup penyelenggaraan proses belajar-mengajar di PS S1 yang menggunakan Kurikulum Tahun 2011/2012-2015/2016 yang disusun sesuai dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi, dengan jumlah beban studi selama 8 semester, 144 sks, dan 47 mata kuliah. Peningkatan kualitas pembelajaran melalui Student Centered Learning (SCL). Struktur kurikulum mengerucut pada Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti sebagai kelompok mata kuliah dengan muatan kompetensi utama merancang, dengan beban studi 38 sks dan 7 mata kuliah. Kurikulum ini berpijak pada kandungan Visi dan Misi PS, yaitu pengembangan keilmuan Arsitektur Nusantara di bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan,pengelolaan, dan penelitian lingkungan binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara. Kriteria lulusan mengacu pada beberapa kriteria kompetensi yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan pemerintah yang berlaku (Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI dan Surat Keputusan Dirjen Dikti) dan standar yang telah ditetapkan oleh Union of International Architects (UIA) dan Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) selama siswa menempuh pendidikan tinggi arsitektur. Rata14

rata Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti adalah 2,70, rata-rata IPK lulusan tahun 2014 adalah 3,16, dengan rata-rata masa studi lulusan adalah 4,9 tahun. Pada tahun 2014 terjadi peningkatan rasio kompetisi antara yang mendaftar dan yang diterima sebesar 1:24. Jumlah Mahasiswa DO masih pada rerata 14% atau belum memenuhi sasaran 0%. Rapat Pleno Jurusan sebagai bagian penjaminan mutu pada tahun 2015 telah diadakan 18 kali dalam satu tahun, untuk membahas koordinasi kegiatan awal semester dan kegiatan akhir semester, sedangkan rapat internal laboratorium diadakan minimal 1 kali dalam satu bulan untuk membahas agenda dan evaluasi kegiatan rutin. Tingkat kehadiran dosen pada rapat pleno sepanjang tahun 2015 adalah sebesar 80%. 3. Hasil evaluasi sistem informasi dan WEB berupa ketersediaan jaringan wifi di seluruh ruangan di Gedung Baru Arsitektur. Updating web dilakukan setiap bulan dengan informasi layanan akademik serta adanya penambahan tulisan ilmiah pada web. Sistem informasi yang dikembangkan di tahun 2015 adalah ruang baca online sehingga mahasiswa bisa mengakses koleksi pustaka ruang baca secara on line. Sistem informasi pembelajaran di lakukan dengan adanya jadwal digital tentang pelaksanaan perkuliahan. 4. Hasil evaluasi penelitian berupa prosentase mahasiwa yang terlibat dalam penelitian. Sejak tahun 2013 telah diwajibkan untuk melibatkan mahasiswa dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah penelitian dosen pada tahun 2015 sebesar 16 judul penelitian dengan keterlibatan rerata mahasiswa sebesar 3 orang per judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih dari 10% jumlah mahasiswa (70 orang). Dana untuk melakukan penelitian bersumber pada dana DIPA/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana penelitian ini meningkat dari tahun ke tahun. Tahun 2011 dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen sedangkan pada tahun 2015 menjadi 5.5 juta pertahun. Selain itu juga terdapat dana hibah penelitian kompetitif nasional dan BOPTN. 5. Hasil evaluasi sarana prasarana berupa ketersediaan dana sebagai salah satu faktor utama dalam penyelenggaraan kegiatan Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB. Pengelolaan dan alokasi dana tergantung pada dana proporsional laboratorium pada jurusan Arsitektur FTUB. Kondisi keuangan Jurusan Arsitektur FTUB dibedakan berdasarkan sumber dana yang diterima dan pengelolaannya, yaitu dana proporsional Jurusan. Dana Proporsional Jurusan pada tahun 2015 meningkat menjadi 875.000.000 dari dana tahun 2014 (Rp 850.000.000,-). Pada tahun 2015 peningkatan sarana dan prasarana Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB berupa penambahan ruang bersama serta peningkatan kualitas ruang yang sudah ada berupa perbaikan meja, kursi, almari, filling cabinet, komputer, jaringan internet, dan peralatan laboratorium.

15

6. Hasil evaluasi penelitian unggulan berupa penelitian Arsitektur Nusantara Berkelanjutan dengan membuat reseach group Jurusan Arsitektur yang melibatkan penelitian dari Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB.

Hasil penelitian

Arsitektur Nusantara Berkelanjutan sebagai modal untuk kolaborasi penelitian dengan Universitas di Luar Negeri serta Pemerintah daerah. Beberapa perguruan Tinggi yang berhasil di inisasi kerjasama penelitian unggulan adalah dengan TU Wien Austria dan Badan Nasional Penanggulangan Bencana. 7. Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat berupa prosentase mahasiwa yang terlibat dalam pengabdian kepada masyarakat. Jumlah judul pengabdian kepada masyarakat sejumlah 8 judul pada tahun 2015 dengan keterlibatan rerata mahasiswa sebesar 4 orang per judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih dari 10% jumlah mahasiswa (70 orang). Dana untuk pengabdian masyarakat bersumber pada dana DIPA/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana pengabdian kepada masyarakat meningkat dari tahun ke tahun, pada tahun 2011 dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen meningkat di tahun 2015 menjadi Rp 3,4 juta. 8. Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat dari hasil penelitian berupa kegiatan pendampingan kampung yang sudah berjalan selama lima tahun ini.

Pada kegiatan

pendampingan kampung beberapa hasil penelitian dosen terkait dengan kampung ramah lingkungan telah di jalankan melalui kegiatan mahasiswa Kota dalam Taman 2015 dengan mengundang wokrshop arsitek nasional Budi Pradono dan kegiatan sayembara desain.

Tabel 2. Tabulasi Sasaran Mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Terintegrasi dengan Jurusan Arsitektur FTUB No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Sasaran Mutu

Sasaran Mutu 1 (internasionalisasi) Sasaran Mutu 2 (kurikulum dan penjaminan mutu) Sasaran Mutu 3 (PSIK/WEB) Sasaran Mutu 4 (penelitian) Sasaran Mutu 5 (Sarana Prasarana) Sasaran Mutu 6 (Penelitian unggulan) Sasaran Mutu 7 (Pengabdian kepada masyarakat/PKM) Sasaran Mutu 8 (PKM dari hasil penelitian)

Baseline

Target

Capaian

%

Th.2015

Th.2015

Capaian

80% 80%

100% 100%

100% 90%

100% 90%

80% 16

100% 18

100% 18

1

1

1

100% 100% 100% 100%

8

8

8

100%

1

1

1

30%

16

Sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang masih belum tercapai adalah kurikulum mata kuliah inti. Kurikulum terkendala pada belum ada kesepakatan kompetensi lulusan arsitek antara asosiasi perguruan tinggi arsitek Indonesia dengan organisasi profesi arsitek (ikatan Arsitek Indonesia) seiring belum di syahkannya UU arsitek Indonesia. Tindak lanjut yang dilakukan adalah selalu meng-up date informasi tentang kebutuhan kompetensi arsitek Indonesia. Sasaran mutu yang terkait PKM hasil penelitian terkendala pada hasil penelitian yang sebagian besar belum implementatif pada produk inovatif di masyarakat. Tindak lanjut yang dilakukan adalah memilih obyek PKM yaitu kegiatan pendampingan kampong yang dapat menjadi media untuk terapan hasil penelitian 4.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Berdasar temuan AIM Siklus 14 didapatkan hasil berupa temuan-temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi. Selanjutnya, pihak manajemen menentukan tindakan pencegahan dan perbaikan agar dapat mencegah dan memperbaiki ketidaksesuaian produk. Tabel 3. Status Tindakan Perbaikan

No.

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

1

Struktur organisasi dan Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di website belum sesuai dengan template menu web yang ditetapkan Universitas

2

Informasi Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di website belum sesuai dengan template menu web Universitas

3

4

5

Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan Penyesuaian tampilan web

Akar Penyebab Terjadinya Temuan Restrukturisasi laboratorium

Belum mensinergikan tampilan website sesuai template menu web universitas Penyempurnaan profil lab Belum disusun jenis dan Jenis layanan atau produk belum ditetapkan terkait dengan jenis dan produk produk layanan lab layanan Penyusunan MP Restrukturisasi MP belum tersedia untuk semua proses yang laboratorium PS-S1 ditangani laboratorium Arsitektur Laboratorium belum memiliki UPS mandiri untuk Tidak relevan dengan kebutuhan Lab bukan merupakan lab lab praktikum mendukung kecukupan sarpras

6

Setiap proses belum semua mengikuti siklus PDCA karena belum ada evaluasi dan tindak lanjut

7

Belum ada rekaman evaluasi dan tindak lanjut dari setiap proses

Penyesuaian tampilan web

Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar Penyebab Temuan Memasukkan struktur organisasi dan tupoksi yang baru ke dalam web Menyesuaikan tampilan website sesuai template menu web universitas Penyusunan jenis dan produk layanan lab Penyusunan MP sesuai dengan struktur lab yang baru -

Penyempurnaan proses evaluasi Restrukturisasi

Penyempurnaan proses

dan tindak lanjut mengacu pada laboratorium PS-S1 MP evaluasi dan tindak lanjut Arsitektur

evaluasi & tindak lanjut sesuai MP dari struktur lab yang baru Penyempurnaan proses evaluasi & tindak lanjut sesuai MP dari struktur lab yang baru

Penyempurnaan proses evaluasi Restrukturisasi dan tindak lanjut mengacu pada laboratorium MP evaluasi dan tindak lanjut

17

8

9

Belum ada dokumentasi dari hasil komunikasi internal tersebut

Penyediaan dokumen absensi

Restrukturisasi

Pendokumentasian hasil

dan berita acara rapat lab

laboratorium

komunikasi internal sesuai struktur lab yang baru

Penyusunan Job dan gap Penyediaan SDM sudah sesuai dengan kompetensi analysis personil lab mengikuti

Restrukturisasi laboratorium

Penyusunan job dan gap analysis personil dari struktur

tetapi belum ada job analysis dan gap analysis.

format jurusan

lab yang baru mengikuti

Evaluasi kinerja masih menyatu dengan evaluasi

Penyempurnaan evaluasi kinerja Restrukturisasi

Penyempurnaan evaluasi

mata kuliah, belum ada evaluasi yang bersifat khusus ditujukan untuk kinerja pengelola

pengelola lab

kinerja pengelola lab sesuai struktur & tupoksi lab yang

format jurusan

10

laboratorium

laboratorium 11

Tidak relevan dengan kebutuhan Lab bukan merupakan lab

belum ada mekanisme untuk pemeliharaan sarpras laboratorium

lab

Laboratorium belum memiliki alat pemdam 12

baru

Laboratorium belum memiliki UPS mandiri dan

kebakaran untuk mendukung keamanan di

Tidak relevan dengan kebutuhan lab bukan merupakan lab lab praktikum, sehingga tidak

13

14

15

16

17

18

bersumber dari dosen atau dari pelanggan yang lain

-

memiliki peralatan yang rentan kebakaran

laboratorium Evaluasi yang dilakukan masih bersumber dari praktikan saja, belum ada evaluasi yang

-

praktikum

Penyempurnaan kuesioner evaluasi dari pelanggan dosen dan lainnya


Penyempurnaan evaluasi yang bersumber dari dosen atau pelanggan lain terhadap struktur lab yang baru

Penyempurnaan program kerja laboratorium


Pendokumentasian rencana pengembangan lab sesuai

Verifikasi pengadaan barang dan jasa masih

Perbaikan sistem dokumentasi

Dokumen verifikasi

struktur lab yang baru Penyempurnaan sistem

bersifat informal dan belum ada bukti verifikasi pengadaan alat

verifikasi pengadaan barang dan jasa

tersimpan di bagian perlengkapan Fakultas

rekaman verifikasi pengadaan barang dan jasa

Rencana pengembangan laboratorium sudah ada namun belum terdokumentasi dengan baik

Penyempurnaan sistem rekaman Restrukturisasi Belum ada rekaman untuk setiap proses kegiatan proses kegiatan laboratorium

Pendokumentasian bukti rekaman setiap proses kegiatan

Penyempurnaan sistem rekaman Restrukturisasi proses kegiatan laboratorium

Penyempurnaan mekanisme untuk menjaga rekaman

Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap

Penyempurnaan sistem

milik pelanggan Penyempurnaan sistem

proses sudah dilakukan tetapi masih bersumber dari praktikan saja, belum ada yang bersumber

pengukuran kepuasan pelanggan laboratorium dari dosen atau pelanggan lain

Belum ada mekanisme untuk menjaga rekaman milik pelanggan

Restrukturisasi

dari dosen atau pelanggan lain serta tindak lanjut hasil dari pengukuran kepuasan Sekitar separuh dari temuan AIM 12 sudah ditindaklanjuti 19

pengukuran kepuasan pelanggan dari dosen atau pelanggan lain

Klarifikasi ke PJM permasalahan terkait belum ditindaklanjutinya temuan (seberapa jauh kejelasan penulisan tektual oleh auditor PJM)

20

21

22

23

Komunikasi internal berupa rapat koordinasi

Penyempurnaan dan penyediaan Restrukturisasi

Penyempurnaan sistem

Laboratorium dilakukan minimal dua kali per semester dengan rekaman berupa daftar hadir

dokumentasi rapat

pendokumentasian bukti rekaman rapat koordinasi lab

dan catatan hasil rapat. Ditingkat lab. Masih bersifat informal, sistem dokumentasi belum

yang baru

tertata dengan baik. Daftar dan kecukupan sarana-prasarana ada, tetapi belum ada rekaman pemeliharaan. Sudah

Rekaman pengajuan kerusakan dan perawatan rutin yang

jadi temuan sebelumnya dan belum ditindaklanjuti.

dilakukan oleh penyedia jasa jurusan

Lingkungan kerja cukup aman, bersih dan rapi, namun belum mencukupi kapasitas dengan rasio

Tidak relevan

pengguna.


Penyusunan bukti rekaman pemeliharaan saranaprasarana lab

Lingkungan kerja sudah cukup aman, bersih, dan

-

rapi serta sesuai rasio pengguna

Laporan pengabdian pada msyarakat diserahkan

Penyempurnaan sistem rekaman Pendokumentasian laporan Penyempurnaan sistem

kepeada pemberi atau pemohon. Namun sistem

pengabdian kepada

rekaman dokumentasi

rekaman belum dilaksanakan dengan baik.

masyarakat dikelola oleh Fakultas Restrukturisasi

laporan pengabdian kepada masyarakat Perbaikan website unit kerja

laboratorium

sesuai struktur lab yang baru

tidak sesuai 24

laboratorium

Perbaikan website unit kerja

18

Sudah ada struktur organisasi, tetapi bagan dan 25

Penyusunan MP proses bisnis lab Restrukturisasi

proses bisnis laboratorium belum ada, dan

laboratorium

sedang ditindaklanjuti 26

belum ditampilkan

27

28

29

Belum ada, dan sedang ditindaklanjuti

proses bisnis dari struktur lab yang baru

Penyempurnaan web

Uraian tinjauan manajemen belum ada dalam MP Tinjauan manajemen atau IK.

Penyempurnaan bagan dan

Restrukturisasi

Penyempurnaan profil dari

laboratorium

struktur lab yang baru

Restrukturisasi

Penyusunan tinjauan

laboratorium ada dalam laporan laboratorium

manajemen dalam MP atau IK

kegiatan lab

sesuai struktur lab yang baru

Sudah ada dalam bentuk e-

Restrukturisasi

Penyempurnaan layanan

complaint

laboratorium

melalui e-complaint

Tanggapan (hasil evaluasi) masih berkaitan dalam Penyempurnaan sistem layanan

Restrukturisasi

Penyempurnaan layanan

satu jurusan, parsial per lab.

laboratorium

tanggapan (hasil evaluasi) dari lab

Dari semua temuan yang ada, akar penyebab utama adalah adanya restrukturisasi struktur organisasi laboratorium di tingkat Fakultas maupun di tingkat internal jurusan, dengan adanya pergantian kepala laboratorium dan penggabungan laboratorium. 4.6 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Tinjauan manajemen yang dilakukan setelah audit mutu pada siklus sebelumnya dievaluasi dan dinilai tingkat keberhasilan tindak lanjutnya. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya dilakukan oleh Pimpinan Jurusan, kepala laboratorium dan Tim UJM melalui rapat tinjauan manajemen. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya adalah sebagai berikut: a. Direncanakan untuk melakukan sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya yang merupakan implementasi SMM ISO 9001:2008 kepada segenap staf dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan. b. Setelah pelaksanaan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya akan dilakukan pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif. c. Perlu dilakukan penajaman dan penjabaran rumusan sasaran mutu sesuai dengan criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap fungsi dan jenjang organisasi d. Perlu dirumuskan mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan (complaint management).

Tindak lanjut berdasarkan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan UJM a. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana laboratorium seni dan desain arsitektur , yang akan diteruskan kepada pimpinan PS S1 Arsitektur untuk segera ditindak lanjuti. b. Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa oleh karyawan segera diteruskan kepada pimpinan Jurusan dan Kepala Urusan Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.

19

c. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa disampaikan secara individu kepada dosen bersangkutan sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan pembelajaran studio (mata kuliah inti) kepada mahasiswa d. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa selain dari acara Open Talk e. Rekaman-rekaman dokumentasi dan surat menyurat dilakukan dengan melakukan scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer dengan folder- folder yang dibuat agar mudah dalam pencarian data

4.7 Perubahan yang Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Jurusan yang tercantum dalam manual mutu. Perubahan tersebut antara lain: a. Struktur organisasi Jurusan, Program Studi, Laboratorium dan UJM b. Peta Proses Bisnis Jurusan yang diuraikan dalam siklus PDCA masing-masing proses, yaitu pada proses layanan akademik (pendidikan), penelitian,pengabdian dan administrasi. Dengan adanya perubahan-perubahan pada manual mutu program studi akan mempengaruhi implementasi sistem manajemen mutu internal Laboratorium Seni dan Desain Arsitekturdi PS S1 Arsitektur FT UB. Usulan

perubahan

yang

dilakukan

berdasarkan

kondisi

eksternal

berupa

penyempurnaan manual mutu Fakultas terkait tata kelola terbaru yang di tetapkan universitas. Salah satu penyempurnaan yang ada menyangkut kedudukan laboratorium dan UJM di bawah Fakultas, Perubahan yang diusulkan antara lain: a. Kejelasan tupoksi PS, Laboratorium, UJM yang diatur dalam manual mutu, SK pengangkatan dan operasional kegiatan rutin b. Operasional kegiatan rutin harus mewujud dalam PDCA sistem manajemen mutu di tingkat Fakultas (GJM) maupun Universitas (PJM) berupa kegiatan rutin yang dilaksanakan dan di informasikan kepada unit kerja terkait 4.8 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu Dari rapat tinjauan manajemen, direkomendasikan beberapa hal untuk peningkatan kinerja Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur di PS S1 Arsitektur FT UB, antara lain: a. Penajaman terhadap tupoksi Unit Pelaksana sasaran mutu Universitas Brawijaya di Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur terintegrasi dengan PS S1 Jurusan Arsitektur FTUB b. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif. 20

c. Perumusan mekanisme yang efektif dalam operasionalisasi dokumen sistem mutu, termasuk layanan umpan balik serta upaya korektif dan pencegahannya.

21

BAGIAN V. PENUTUP

Kesimpulan dari hasil tinjauan manajemen yang sudah dilakukan antara lain: 1. Tingkat Efektifitas dan Efisien Organisasi Penjaminan Mutu di Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur PS S1 Arsitektur sudah diupayakan seoptimal mungkin dengan beberapa permasalahan yang masih perlu penyelesaian baik karena aspek internal maupun eksternal. 2. Hal-hal

yang

masih

menjadi

tanggungan

terhadap

tindakan

korektif

dan

pencegahanya, akan diupayakan dengan perbaikan secara bertahap sesuai prioritas yang ada.

22

LAMPIRAN

23

24

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM SENI DAN DESAIN ARSITEKTUR JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Recommend Documents