TINJAUAN KONDISI FISIK RUANGAN TERHADAP KINERJA PETUGAS DALAM PENGOLAHAN REKAM MEDIS Oktamianiza1
2
Abstract
Keywords: Abstrak
.
C – 31o
o
Kata kunci
PENDAHULUAN
kemungkinan hilangnya keterangan ataupun memalsukan data yang ada di dalam rekam medis dan dipergunakan oleh orang yang semestinya tidak diberi izin. Rekam medis harus lengkap sehingga dokter lain dapat mengetahui bagaimana pengobatan dan perawatan yang dilakukan kepada pasien dan konsulen dapat memperkirakan kembali keadaan pasien yang akan datang dari prosedur yang telah dilaksanakan (Depkes RI, 1997).
Rumah sakit merupakan tempat dimana pasien mendapatkan pelayanan kesehatan, baik pelayanan rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Pelayanan tersebut dapat dikatakan berkualitas apabila dalam penyelenggaraannya dilaksanakan secara baik dan optimal. Sebagai sarana pelayanan kesehatan Rumah Sakit harus menyelenggarakan rekam medis, ini di perjelas dalam Keputusan Mentri Kesehatan RI.No.034/Birhup/1972 menyangkut kewajiban bagi rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis (Depkes RI, 2006: 4) .
Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008, rekam medis yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus
Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada di dalam rekam medis terhadap 83
83
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 4 No.1 Maret 2016 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
membuat rekam medis baik rawat jalan maupun rawat inap. Berkas rekam medis tersebut harus disimpan dalam suatu ruangan yang khusus untuk penyimpanan dengan memperhatikan tata ruang guna Penyelenggaraan rekam medis yang bermutu, efektif maka perlu adanya sarana penunjang yang memadai, diantaranya adalah kondisi ruang penyimpanan rekam medis, apabila kondisi ruangan tidak memenuhi syarat, tentu akan menggangu kenyamanan, apalagi dalam melaksanakan pekerjaan rutin seperti penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis. Hal ini mempengaruhi kenyamanan petugas rekam medis dalam menyelenggarakan berkas rekam medis itu sendiri. Selain itu kondisi ruang yang belum memenuhi standar akan menimbulkan ketidak leluasaan tugas rutin rekam medis ( Depkes RI, 2006).
pencarian berkas rekam medis saat pasien datang untuk berobat ulang sehingga pasien akan menunggu lama sampai berkas rekam medisnya ditemukan dan besar kemungkinan akan terjadi kehilangan berkas rekam medis pasien. Sedangkan untuk ruangan pengolahan berkas rekam medis, suhu ruangan terasa sejuk karena menggunakan kipas angina sehingga petugas lebih cepat merasa kantuk dalam melakukan pekerjaan didalam ruuangan tersebut.
Ketidak nyamanan akan mengakibatkan perubahan fungsional pada orang yang bersesuaian pada tubuh manusia. Menurut Grandjean (1986) kondisi panas sekeliling yang berlebih-lebihan akan mengakibatkan rasa letih dan kantuk, mengurangi kestabilan dan meningkatkan jumlah angka kesalahan kerja. Hal ini akan menurunkan daya kreasi tubuh manusia untuk menghasilkan panas dengan jumlah yang lebih sedikit. Sebaliknya kondisi dingin yang berlebihlebihan akan mengakibatkan rasa malas untuk bekerja, yang mana akan mengurangi kewaspadaan dan konsentrasi, terutama berhubungan dengan pekerjaan yang menuntut kesiapan mental. Dalam hal ini stimulasi tubuh manusia untuk melakukan aktivitas yang akan menghasilkan yang lebih tinggi (Nurmianto, Eko 2008: 278).
METODE
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan di RSUD M.ZEIN Painan Tahun 2015 terdapat hambatan, seperti kondisi fisik ruangan yang belum memenuhi standar dalam penyelenggaraan/ pengolahan rekam medis sehingga menyebabkan kurang leluasanya petugas dalam melakukan kegiatan. Pada ruangan penyimpanan berkas rekam medis keadaan suhu ruangan terasa panas, sempit dan tidak nyaman. Kurangnya ruangan untuk rak peyimpanan sehingga berkas rekam medis tidak semuanya tersimpan didalam rak penyimpanan melainkan ada dilantai. Namun ada juga beberapa rak yang berada di luar ruangan penyimpanan yaitu bagian kiri dan kanan jalan akses petugas keluar masuk ruangan, pencahayaan pada ruangan ini pun belum memenuhi standar yang telah di tetapkan. Hal ini menyebabkan kesulitan petugas dalam
84
Rumusan Masalah penelitian ini adalah bagaimana terhadap kinerja petugas dalam pengolahan rekam medis di RSUD M.ZEIN Painan Tahun 2015.Tujuan ruangan terhadap kinerja petugas dalam pengolahan rekam medis di RSUD M.ZEIN Painan Tahun 2015.
Jenis penelitian ini adalah bersifat deskriptif yaitu terhadap kenyamanan dan kinerja petugas dalam penyelemggaraan rekam medis di RSUD M.ZEIN Painan Tahun 2015. Pengumpulan data dilakukan dengan cara pengukuran luas ruangan, pencahayaan, suhu dan observasi dengan menggunakan ceklis terhadap kinerja petugas serta wawancara dengan petugas rekam medis terhadap kenyamanan petugas rekam medis dalam bekerja di RSUD M.ZEIN Painan Tahun 2015.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Hasil Tidak Sesuai Penelitian Sesuai 1 R u a n g a n 3,8m x 3,4m Dite mpati Pengolaoleh 3 petuhan Data gas 2 R u a n g a n 3,8m x 7,4m Dite mpati Peyimpanoleh 9 petuan 1 gas dan 1 rak 5 roll opec 3 R u n g a n 1,7m x 10,6 Dite mpati Penyim- m oleh 9 petupanan 2 gas dan 5 rak
No
Oktamianiza dan Sinta Andriani. Tinjauan Kondisi Fisik Ruangan Terhadap Kinerja ...
Berdasarkan hasil pengukuran luas ruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan didapat luas ruangan pengolahan 3,4m x 3,8m yang ditempati oleh 3 orang petugas rekam medis, 3 meja petugas, 5 kursi, 1 rak berkas dan lemari. Luas ruangan penyimpanan (I) 3,8m x 7,4m yang ditempati oleh 9 petugas rekam medis , 1 meja petugas, 1 rak dan 5 roll opec. Dan luas ruangan penyimpanan (II) 1,7m x 10,6m yang ditempati oleh 9 orang petugas dan 5 rak serta adanya berkas yang disusun dilantai. Luas ruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan ini belum memenuhi standar yang ditentukan, akibatnya petugas rekam medis tidak dapat mencari berkas dan mengolah data dengan cepat karena tidak bisa bergerak dengan leluasa. Apabila dibandingkan denga teori belum memenuhi standar yang menyarankan standar ruangan minimal untuk perorangan 2,5 x 3 m untuk ruangan pengolahan pada kantor secara personal. Ukuran minimum ini adalah nilai rata-rata perorangan, yang berarti beberapa kantor dapat lebih besar dari nilai rata-rata ini. Ukuran ini juga termasuk area yang dialokasikan untuk area umum (Depkes RI, 2006). Oleh karena itu diharapkan kepada pihak rumah sakit untuk memperhatikan kondisi ruangan yang baik terutama luas ruangan yang cukup untuk para petugas rekam
suhu ruangan pengolahan data 29oC – 31oC. Suhu ruangan penyimpanan (I) 29oC – 30oC dan ruangan penyimpanan (II) 29oC – 30oC. Dari hasil pengukuran suhu di ruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan belum memenuhi suhu ideal yaitu 24oC – 26oC. Hal ini disebabkan oleh kondisi ruangan yang sempit dan ventilasi udara dalam keadaan ditutup sehingga pertukaran udara tidak lancar, selain itu di ruangan pengolahan data dan penyimpanan hanya tersedia 2 pendingin ruangan dan hanya 1 yang berfungsi. Akibatnya petugas rekam medis merasa kepanasan dalam bekerja sehingga aktivitas bekerja terganggu. Apabila dibandingkan dengan teori suhu di ruangan rekam medis belum memenuhi suhu yang ideal, iklim di tempat kerja diatur supaya lebih nyaman sesuai dengan sifat pekerjaan yang dilakukan, temperature yang dianjurkan di tempat kerja rekam medis adalah 24 oC – 26 oC (Suma’mur, 1989). Oleh karena itu untuk pihak dari rumah sakit dapat mengatasi masalah suhu yang ideal dengan mengatur temperature suhu yaitu dengan menambahkan kipas angin atau AC di tiap ruangan atau dengan membuka ventilasi yang tertutup sehingga udara didalam ruangan dapat bertukar. Dengan begitu petugas tidak merasa kepanasan dan aktivitas kerja dapat berjalan dengan baik dan nyaman.
baik dan nyaman dalam melaksanakan pekerjaannya.
Berdasarkan hasil pengukuran suhu pada ruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan Tahun 2015 dengan menggunakan alat dapat dilihat pada tabel 2
No 1 2 3
Suhu Ideal Hasil Tidak Sesuai (oC) Penelitian Sesuai R u a n g a n 24oC – 26oC 29oC - 31oC Pengolahan Data R u a n g a n 24oC – 26oC 29oC - 30oC Peyimpanan 1 Rungan Pe- 24oC – 26oC 2 9 o C – nyimpanan 30oC 2
Berdasarkan hasil pengukuran suhu ruangan rekam medis dengan mengggunakan Thermometer didapat
Standar Pencahayaan No 1 Ruangan Pengolahan Data 2 Ruangan Peyimpanan 1 3 Rungan Penyimpanan 2
Kerja 350 Lux
Hasil Tidak Penelitian Sesuai Sesuai 142,2 Lux
300 Lux
30,1 Lux
300 Lux
21,6 Lux
Berdasarkan hasil pengukuran tingkat pencahayaan di ruangan rekam medis dengan menggunakan alat ukur Lux Meter, didapatkan pencahayaan ruangan pengolahan 142,2 Lux, ruangan penyimpanan (I) 30,1 Lux dan ruangan penyimpanan (II) 21,6 Lux. Pencahayaan di ruang rekam medis belum memenuhi standar yang ditentukan, ini disebabkan oleh cahaya matahari yang masuk sedikit dan didalam ruangan 85
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 4 No.1 Maret 2016 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
hanya satu lampu yang menyala, akibatnya petugas rekam medis kesulitan dalam mencari berkas rekam medis karena pencahayaan di ruang rekam medis kurang terang. Apabila dibandingkan dengan teori belum memenuhi standar, pencahayaan sangat mempengaruhi manusia untuk melihat obyek-obyek secara jelas, cepat tanpa menimbulkan kesalahan. Pencahayaan yang kurang mengakibatkan mata pekerja menjadi cepat lelah karena mata akan berusaha melihat dengan cara membuka lebar-lebar. Lelahnya mata ini akan mengakibatkan pula lelahnya mental dan lebih jauh lagi bisa menimbulkan rusaknya mata. (Wingjosoebroto,2008). Untuk mengatasi hal tersebut diharapkan kepada pihak rumah sakit untuk dapat menambahkan lampu pada masing-masing ruangan agar memenuhi pencahayan yang dianjurkan yaitu 300 Lux untuk ruang penyimpanan dan 350 Lux untuk ruang kerja (ruang pengolahan data). Hal ini sesuai dengan Peraturan Mentri Perburuhan No. 7 tahun 1964, penerangan untuk pekerjaan arsip dan seleksi surat – surat membutuhkan penerangan 300 – 350 Lux contohnya pekerjaan kantor membaca, pengolahan dan menulis.
Rekam Medis
Tahun 2015 Berkas RM Baik Tidak baik Jumlah
f 23 37 60
% 38,3 61,7 100
Berdasarkan table 4 dapat diketahui bahwa kinerja petugas dalam melakukan pengolahan rekam medis 61,7% tidak baik. Kinerja merupakan kesedian seseorang atau kelompok orang untuk melakukan sesuatu kegiatan dan menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawabnya dengan hasil seperti yang diharapkan. Hal senada juga terdapat pada wordpress (2007) yaitu kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan,
86
seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan untuk mengetahui tepat atau tidak tepatnya pelaksanaan dan filling yang dilakukan oleh petugas rekam medis, didapatkan 60 berkas yang di 40 diantaranya tidak tepat (66,7%), coding 8 diantaranya tidak tepat (13,3%), 41 diantaranya tidak tepat (68,3%) dan 33 diantaranya tidak tepat (55,0%). Hal ini disebabkan oleh kondisi ruangan yang sempit, suhu udara yang panas dan pencahayaan yang kurang memadai. Sehingga petugas merasa tidak nyaman dan kurang leluasan saat bekaktivitas, dan petugas kurang teliti dalam melaksanakan pekerjaannya. Akibatnya terdapat beberapa lembaran rekam medis yang susunannya tidak sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan, terjadi kesalahan dalam, pengisian kode pada diagnose penyakit, ketidak tepatan saat mengisi indeks dan tidak sesuainya letak berkas dengan petunjuk tracer yang tersimpan. Untuk memecahkan masalah ini menurut pendapat penulis, seharusnya pihak rumah sakit lebih memperhatikan lagi kondisi ruang rekam medis ini, dimana luas ruangannya yang sempit agar di perluas lagi. Menambahkan pendingin ruangan seperti AC atau kipas angin di masing-masing ruangan atau dengan cara membuka beberapa ventilasi agar dapat tejadi pertukaran udara di dalam ruangan tersebut. Dan untuk pencahayaan sebaiknya diruangan rekam medis disediakan tempat untuk cahaya matahari masuk atau pemakaian lampu di tambahkan lagi agar pencahayaan diruangan dapat memenuhi syarat. Oleh karena itu diharapkan kepada rumah sakit agar dapat memperluas ruang pengolahan berkas rekam medis, menambahkan pencahayaan dan pendingin ruangan agar petugas dapat melaksanakan aktivitas kerja dengan nyaman. Kesimpulan 1.
2.
Luas ruang 3 ruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan yang masing-masing ruangan belum memenuhi standar yaitu pada ruangan pengolahan 3,8m x 3,4m, ruangan penyimpanan (I) 3,8m x 7,4m dan ruangan penyimpanan (II) 1,7 m x 10,6m. Suhu di 3 ruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan belum memenuhi suhu ideal yaitu berada pada 29oC – 31oC.
Oktamianiza dan Sinta Andriani. Tinjauan Kondisi Fisik Ruangan Terhadap Kinerja ...
3.
4.
Pencahayaan diruangan rekam medis di RSUD M.Zein Painan belum memenuhi standar yaitu pada ruang pengolahan 142,2 Lux, ruang penyimpanan (I) 30,1 Lux dan ruang penyimpanan (II) 21,6 Lux. Kinerja petugas rekam medis dilihat dari : tidak terlaksana dengan baik (66,7%), Coding tidak terlaksana dengan baik (13,3%), tidak terlaksana dengan baik (68,3%), tidak terlaksana dengan baik (55,0%) dari 60 berkas rekam medis.
. Ka PORMIKI,
Aswinsh. 2011 [Online] dari: https:// a swin sh. word pre ss. co m/20 11 /02 /24 / peraturan-menteri-perburuhan-nomor7-tahun-1964-tentang-syarat-kesehatankebersihan-serta-penerangan-dalam-tempatkerja/ (diakses 1 April 2015) DepkesRI, 2006. medis di Indonesia. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Jakarta. 2007. di Indonesia. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Jakarta.
Surabaya : Prima Printing.
Permata Sari, Cindy. 2013.
Rahma Sari, Gusni. 2011.
Sudarmanto. 2009.
DAFTAR PUSTAKA Amir, Amri, dkk.2011. Sumatera Utara.
Nurmianto, Eko. 2008.
Pelajar.
Yogyakarta :Pustaka
Suma’mur. 1989. Kerja. Wajah, rona. 2007
[Online] dari : https:// ronawajah.wordpress.com/2007/05/29/ kinerja-apa-itu/ . (diakses 09 Februari 2015)
Widodo, T. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif. Su rak arta . Le mba ga Pe ng e mb an ga n Pendidikan (LPP) UNS dan UPT Penerbitan dan Pencetakan UNS (UNS Press). Wingjosubroto, Sritomo dan Stefanus EkoWiratno. 2000. Milenium Ketiga. Surabaya: PT GunaWidya Wingjosubroto, Sritomo. 2008. Surabaya: Prima Printing.
87
