BEBAN KERJA PETUGAS FILING TERHADAP RATA-RATA WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN
Warsi Maryati APIKES Citra Medika Surakarta
[email protected] Abstract The number of officers in RSUI Yakssi Filing Gemolong Sragen as many as 5 people. Based on the preliminary survey, the average time of provision of outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen is 13.5 minutes in which time is not in accordance with minimum service standards set by the Minister of Health No: 129 / Menkes / SK / II / 2008. The purpose of this study was to determine the effect of workload attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. This type of research is analytic research by testing the effect of workload attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Data collection methods used were observation and interviews, while the instruments used are guidelines for observation, interview and observation time of provision of the document sheet. The data obtained will be analyzed bivariate with Simple Linear Regression. The analysis showed that the workload of officers filing very strong influence on the average time providing outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Based on the analysis, the authors provide suggestions for RSUI Yakssi Gemolong Sragen in order to analyze the workload and labor requirements in the filing, made the job description for each piece and give motivation to the filing officer to speed up the provision of medical record documents. Keywords: Workload, Filing Officer, Document Delivery Time Abstrak Jumlah petugas Filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sebanyak 5 orang. Berdasarkan survei pendahuluan, rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah 13,5 menit di mana waktu tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal yang ditetapkan oleh KepMenKes RI No: 129/Menkes/SK/II/2008. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan menguji pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara, sedangkan instrumen yang digunakan adalah pedoman observasi, pedoman wawancara dan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen. Data yang diperoleh akan dianalisis bivariat dengan Regresi Linier Sederhana. Hasil analisis menunjukkan bahwa beban kerja petugas filing berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Berdasarkan hasil analisis tersebut, penulis memberikan saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen agar melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja di filing, membuat job description untuk masing-masing bagian dan memberikan motivasi kepada petugas filing untuk meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis. Kata kunci:Beban Kerja, Petugas Filing, Waktu Penyediaan Dokumen
89
89
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
PENDAHULUAN Rumah Sakit merupakan suatu sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan kepada masyarakat, baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat, mulai dari pendaftaran sampai dengan pengolahan data hasil pelayanan kesehatan dapat menghasilkan berbagai macam informasi. Informasi tersebut dapat digunakan rumah sakit dalam memulai mutu pelayanan dan pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit tersebut (Depkes RI, 2006). Pelayanan kesehatan di rumah sakit bertujuan untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Pelayanan kesehatan di rumah sakit terdiri dari beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan tersebut adalah pelayanan rekam medis (Rustiyanto, 2010). Rekam medis menurut Permenkes No 269/MENKES/ PER/III/2008 adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang pasien pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan. Rekam medis terdiri dari beberapa unit pelayanan. Salah satu bagian dari unit pelayanan rekam medis di rumah sakit adalah Filing, di mana bagian ini bertugas untuk mengambil dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke unit pelayanan kesehatan baik rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat. Filing memiliki peran yang cukup penting terutama untuk menjamin kepuasan pasien. Salah satu faktor yang dijadikan sebagai acuan dalam menjamin kepuasan pasien adalah waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI tahun 2006, Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah kurang dari 10 menit. RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah Rumah Sakit Sawsta yang berklasifikasi tipe D. RSUI Yakssi Gemolong Sragen merupakan salah satu rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan rekam medis salah satunya pelayanan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Pada proses penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, petugas membuat tracer setelah pendaftaran pasien dilakukan, kemudian mencari dokumen rekam medis 90
di rak filing sesuai dengan identitas pasien yang ada dalam tracer. Setelah petugas menemukan dokumen rekam medis yang dimaksud, kemudian petugas mensortir dokumen rekam medis berdasarkan poliklinik tujuan. Setelah dokumen rekam medis disortir, petugas mendistribusikannya ke poliklinik yang dituju. Proses distribusi masih dilakukan dengan cara manual. Adapun jumlah petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen saat ini adalah 5 orang. Berdasarkan hasil survei pendahuluan, dari 10 dokumen rekam medis yang disurvei, rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen yang dihitung mulai membuat tracer, dokumen rekam medis diambil dari rak filing, dokumen dicatat dalam buku ekspedisi sampai dokumen rekam medis didistribusikan ke poliklinik adalah 13,5 menit. Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal rumah sakit karena masih >10 menit. Menurut Hariyono (2009), jumlah beban kerja yang tinggi dapat meningkatkan kelelahan petugas. Hal ini juga sesuai dengan hasil penelitian Ruth, Distyan N. M. dan Pujihastuti, Antik (2010), yang menyatakan bahwa beban kerja petugas filing yang sangat tinggi dapat menurunkan produktivitas kerja. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis akan meneliti apakah ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap ratarata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Tujuan tersebut dapat diuraikan menjadi tujuan khusus yaitu ; (1) Mengetahui beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, (2) Mengetahui rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, (3) Mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Hipotesis dalam penelitian ini yaitu ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan pendekatan cross sectional. Jumlah sampel dengan menggunakan rumus Slovin. Berdasarkan perhitungan sampel dengan rumus Slovin terhadap jumlah rata-rata dokumen rekam medis rawat jalan yang didistribusikan setiap bulan pada tahun sebelumnya, maka jumlah sampel yang dibutuhkan dalam penelitian ini yaitu 235 dokumen rekam medis dengan tingkat kepercayaan atau ketepatan yang diinginkan sebesar 5%. Teknik sampling yang digunakan adalah accidental sampling dimana sampel diambil berdasarkan subjek yang ditemui pada saat penelitian sampai jumlah sampel terpenuhi. Instrumen yang digunakan untuk menggunakan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen, pedoman wawancara dan pedoman observasi. Tahapan pengolahan data yang dilakukan dalam suatu penelitian yaitu editing, coding, tabulating dan entry. Data akan diolah dengan program komputer Statistical Productand Service Solution (SPSS) 17.0 for windows (Santoso, 2005). Analisis Bivariat yaitu variabel bebas dan variabel terikat Uji statistik yang digunakan adalah Regresi Linier Sederhana. Uji statistik ini digunakan untuk mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyedian dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Taraf signifikansi yang digunakan adalah 95% dengan nilai kemaknaan á = 0,05 (5%).
HASIL Beban Kerja Petugas Filing Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen merangkap sebagai petugas pendaftaran. Uraian tugas petugas pendaftaran di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan semua formulir yang dibutuhkan bagi pelayanan pasien. 2. Menerima pendaftaran pasien, mengisi data sosial secara lengkap pada dokumen Rekam Medis, buku register pasien. 3. Memberikan kartu identitas berobat yang sudah diisi nomor Rekam Medis serta data sosial pasien. 4. Menulis KIUP dan menyimpannya di rak KIUP secara alfabetik.
5. Menerima kartu identitas berobat pada pasien, mencatat pada buku register, mencarikan dokumen medis yang dibutuhkan dan mengantarnya pada poliklinik yang dituju. 6. Menyimpan kembali dokumen yang kembali dari poliklinik pada rak penyimpanan sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah ditetapkan. 7. Menyediakan data yang dibutuhkan bagi pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu. 8. Memeriksa secara rutin agar semua dokumen Rekam Medik terisi secara lengkap dan benar. Untuk pasien rawat inap diisi data sosial pasien rawat inap secara lengkap pada berkas pasien masuk, mencatat dalam buku register rawat inap. 9. Mendata ruangan yang tersedia sehingga mendapat keterangan mengenai ruangan yang diminta. 10. Melengkapi semua berkas yang dibutuhkan oleh pasien yang merawat sebelum pasien dibawa keruangan yang dipilih 11. Menyiapkan data pasien rawat inap untuk pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu 12. Menyediakan bahan atau formulir rekam medis baik untuk pasien rawat jalan maupun inap dan alat kelengkapan urusan rekam medis, merakit formulir rawat inap baik untuk pasien umum, obgyn, perinatologi, dan operasi. 13. Membuat balasan rujukan kepada perujuk asal. 14. Melakukan tugas lain dengan seijin atau dengan penugasan oleh Koordinator Rekam Medis misalnya : rapat, pertemuan dengan instalasi lain. Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong memiliki beban kerja yang tinggi karena harus merangkap beberapa tugas lain. Pada penelitian ini, beban kerja petugas filing dinilai dengan pengamatan untuk menghitung jumlah dokumen rekam medis rawat jalan yang didistribusikan selama waktu pengamatan berlangsung. Distribusi frekuensi beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikan pada gambar 1 berikut ini :
Gambar 1 Grafik Beban Kerja Petugas Filing di RSUI GambarYakssi 1 Grafik Beban Kerja Gemolong SragenPetugas Filing
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan 91 Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dihitung sejak p mendaftar sampai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Ke dilakukan petugas filing untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah mem mengambil dokumen rekam medis sesuai dari rak filing dengan nomor rekam medis yang terdapat d meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam medis yang diambil, menulis data peminjaman dokumen rek
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Petugas Rata-rata Waktu Tunggu Beban Kerja Filing PenyediaanDokumen Dokumen Rawat Jalan Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu Tunggu Penyediaan C
48 Dokumen
13,6 Menit
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan Rata-rataDWaktu Tunggu Petugas 47 Dokumen 12,9 Menit Beban Kerja di RSUI Yakssi Gemolong Sragen Filing dihitung sejak Penyediaan Dokumen E 45 Dokumen 12,1 Menit A dokumen 43 Dokumen 11,2 Menit pasien selesai mendaftar sampai rekam B 52 Dokumen 14,5Tabel Menit2. di atas, dapat diketahui bahwa dari 5 medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju Pada C 48 Dokumen 13,6 Menit oleh pasien. Kegiatan yang dilakukan petugas filing petugas filing memiliki beban kerja yang berbedaD 47 Dokumen 12,9 Menit untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis beda, Gambar 1 Grafik Beban Kerja Filing E Petugas 45 Dokumen 12,1sehingga Menit rata-rata waktu penyediaan dokumen rawat jalandiadalah membuat tracer, mengambil RSUI Yakssi Gemolong Sragen rekam medis rawat jalan juga bervariasi juga. Hal dokumen rekam medis sesuaiPada dariTabel rak filing 2. di dengan atas, dapat diketahui 5 petugas filing melalui memilikigambar beban kerja tersebutbahwa dapatdari dilihat lebih jelas 3. yang berbeda-be ediaan Dokumen Rekam rata-rata waktu rekam rawat jalan juga bervariasi juga. Hal tersebut dapat dilih nomor Medis rekamRawat medisJalan yang terdapat dalampenyediaan tracer, dokumen di bawah inimedis : diaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI melalui Yakssi Gemolong Sragen gambar 3. medis di bawahdihitung ini : sejak pasien selesai meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam mpai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Kegiatan yang menulis data peminjaman tugas filing untukyang dapatdiambil, menyediakan dokumen rekam medisdokumen rawat jalan adalah membuat tracer, rekam medis di rak bukufiling ekspedisi mendistribusikan okumen rekam medis sesuai dari dengandan nomor rekam medis yang terdapat dalam tracer, racer ke tempat dokumen rekam medismedis yang diambil, menulis yang data peminjaman dokumen rekam medis di dokumen rekam ke poliklinik dituju si dan mendistribusikan oleh dokumen pasien. rekam medis ke poliklinik yang dituju oleh pasien.
matan tentang waktuHasil penyediaan dokumententang rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen pengamatan waktu penyediaan pada gambar 2 berikut ini :
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini :
Gambar 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Ja
Gambarbeban 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Berdasarkan hasil uji statistik pengaruh kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu tunggu penyedia Penyediaan DokumenSragen Rekam Medismenggunakan Rawat Jalanmetode Regresi Linier rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong dengan didapatkan hasil bahwa nilai signifikansi adalah 0,003, sehingga p < (0,05). Oleh karena itu, Ho dit diterima yang artinya ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dok Berdasarkan hasil uji statistik bebanartinya jika beban k medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Model regresi pengaruh ini bersifat positif filing semakin tinggi maka rata-rata penyediaan medis waktu juga akan semakin tinggi kerja waktu petugas filing dokumen terhadaprekam rata-rata hasil uji statistik juga didapatkan nilaipenyediaan koefisien korelasi R = rekam 0,983 sehingga beban kerja petugas fili tunggu dokumen medis rawat pengaruh yang sangat kuat karena berada pada interval koefisien 0,800 – 1,000. Koefisien determinasi se jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dengan yang artinya beban kerja memiliki kontribusi untuk mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen r menggunakan metode sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi oleh faktor lain. Regresi Linier Sederhana, Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medisdidapatkan Rawat Jalanhasil bahwa nilai signifikansi adalah Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu PEMBAHASAN
0,003, sehingga p < a (0,05). Oleh karena itu, Ho ditolak dan Ha diterima yang artinya ada pengaruh Beban Kerja Petugas Filing kerja petugas petugas filing dan waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di beban RSUI Yakssi Gemolongfiling terhadap rata-rata waktu Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdas kan pada tabel 2 berikut ini : penyediaan dokumen rekam yang medis rawat jalan di oleh suatu unit org Pengaruh Beban Kerja Petugas terhadap Kerja, Filing beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan harus diselesaikan pemegang jabatan dalam jangkaRSUI waktuYakssi tertentu. SedangkanSragen. menurutModel Permendagri No. Gemolong regresi ini12 tahun 2008 tenta Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Analisis Beban Kerja di Lingkungan Dalam Pemerintah Daerah, beban kerja ad bersifatDepartemen positif artinya jikaNegeri bebandan kerja petugas filing Medis Rawat Jalan pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volum semakin tinggi maka rata-rata waktu penyediaan normal Beban kerja petugas filing dan waktu. waktu tunggu dokumen rekam medis juga akan semakin tinggi. penyediaan dokumen rekamBeradasarkan medis rawathasil jalan di pengamatanBerdasrkan beban kerjahasil petugas di RSUI Yakssi Gemolong uji filing statistik juga didapatkan nilai Sragen sangat tin RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikankarena pada petugas tabel filing memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan tanggung jawab di b disebabkan koefisien korelasi R = 0,983 sehingga beban kerja 2 berikut ini : petugas harus melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani pendaftaran pasien baik rawat petugas filing memiliki pengaruh yang sangat inap maupun gawat darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai instruksi d karena berada interval koefisien 0,800 – adalah kegiatan Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu Tunggu koordinator rekam medis. Hal kuat tersebut belum sesuaipada menurut Rustiyanto (2011), filing penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuksebesar mempermudah pengambilan kembali at 1,000. Koefisien determinasi 0,967, yang Penyediaan Dokumen Tugas, peran dan fungsi pokok artinya filing di unit rekam medismemiliki antara lain:kontribusi untuk beban kerja 1. Bagian filingTunggu berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. Petugas Rata-rata Waktu mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen Beban Kerja Filing Penyediaan Dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi A 43 Dokumen 11,2 Menit oleh faktor lain.
eban Kerja Petugas Filing terhadap Waktu Tunggu Dokumen Rekam Medis Rawat Penyediaan Dokumen Rekam MedisPenyediaan Rawat Jalan
B
92
52 Dokumen
14,5 Menit
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
PEMBAHASAN Beban Kerja Petugas Filing Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja, beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal waktu. Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat tinggi. Hal ini disebabkan karena petugas filing memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan tanggung jawab di bagian filing, petugas harus melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani pendaftaran pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal tersebut belum sesuai menurut Rustiyanto (2011), filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuk mempermudah pengambilan kembali atau retrieval. Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam medis antara lain: 1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. 2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya. 3. Mencarikan atau menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan pelayanan atau keperluan lainnya dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Mencari tracer yang sudah terisi b. Mencari nomor rekam medis c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah di temukan d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan e. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman
f.
Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis 4. Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen aktif dan non aktif 5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis 6. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan 7. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis 8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnaban fonnulir rekam medis 9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi 10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah letak dengan melihat kode warna 11. Melakukan retensi dokumen rekam medis, dengan mencatat nomor rekam medis yang sudah waktunya diretensi dan mengambil dokumen rekam medis yang akan disimpan di rak in aktif. 12. Bersama tim pemusnah melaksanakan pemusnahan 13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam rnedis per bulan dan per tri bulan 14. Menghitung tingkat ketidaklengkapan dokumen rekam rnedis 15. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen lebih dari 10 menit, sehingga belum memenuhi Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 dijelaskan tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang terdiri dari berbagai macam jenis pelayanan. Standar Pelayanan Minimal Ruinah Sakit pada Pelayanan Rekam Medis dapat dilihat pada tabel 3. berikut ini: Tabel 3. Standar Pelayanan Minimal pada Pelayanan Rekam Medis JENIS PELAYANAN Rekam Medis
INDIKATOR
STANDAR
Kelengkapan pengisian 100 % rekam medik 24 jam setelah selesai pelayanan
93
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed) JENIS PELAYANAN
INDIKATOR
STANDAR
Kelengkapan Informed 100 % Concent setelah mendapatkan informasi yang jelas. Waktu penyediaan dokomen < 10 menit rekam medik rawat jalan Waktu penyediaan dokumen < 15 menit rekam medik rawat inap Sumber : Kemenkes Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat tinggi karena harus merangkap sebagai petugas pendaftaran dan bebarapa tugas tambahan lainnya. Hasil analisis di atas menunjukkan bahwa beban kerja berpengaruh sangat kuat terhadap ratarata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis, sehingga apabila beban kerja petugas filing tinggi dapat menyebabkan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi juga. Menurut Suma’mur (2009), beban kerja dapat mengakibatkan kelelahan kerja sehingga beban kerja yang tinggi dapat menyebabkan produktivitas kerja menurun. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Berdasarkan Kemenkes No 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan, Perekam Medis harus mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam medis (RM) di instalansi pelayanan kesehatan. Selain itu, upaya untuk meningkatkan kecepatan pelayanan dalam menyediakan dokumen rekam medis merupakan salah satu aspek dalam menjaga mutu pelayanan kesehatan. Menurut Donabedian dalam kutipan Azwar (2010:51), program menjaga mutu adalah suatu kegiatan mengkaji secara periodik barbagai kondisi yang mempengaruhi pelayanan, melakukan pemantauan terhadap pelayanan, serta menelusuri keluaran yang dihasilkan sehingga berbagai kekurangan dan penyebab kekurangan dapat diketahui serta upaya perbaikan dapat dilakukan, untuk lebih menyempurnakan taraf kesehatan dan kesejahteraan.
94
SIMPULAN Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa beban kerja petugas filing memiliki pengaruh yang sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Beban kerja petugas filing berpengaruh positif yang artinya semakin tinggi beban kerja petugas filing maka waktu penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi juga. Hal ini disebabkan karena petugas yang memiliki beban kerja yang tinggi akan mengalami kelelahan kerja sehingga produktivitasnya menurun. Pengaruh beban kerja petugas filing terhadap waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi oleh faktor lain. Penulis memberikan beberapa saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen, antara lain; (1). Melakukan analisis beban kerja untuk mengetahui jumlah kebutuhan petugas khususnya di filing, (2). Membuat job description untuk masing-masing petugas agar mengurangi beban kerja tambahan akibat merangkap dengan tugas lain, (3). Memberikan motivasi kepada petugas filing agar meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta : Binarupa Aksara. Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta : Depkes RI. Hariyono, Widodo. 2009. Hubungan antara Beban Kerja, Stres Kerja dan Tingkat Konflik dengan Kelelahan Kerja Perawat di Rumah Sakit Islam Yogyakarta PDHI Kota Yogyakarta. Jurnal KESMAS Vol. 3, No. 3, September 2009, Hal : 162-232. Yogyakarta : Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. Konsil Kedokteran Indonesia. 2007. Manual Rekam Medis. Online : http://inamc.or.id/download/ Manual%20Rekam%20Medis.pdf. Diakses tanggal 19 Februari 2013 pukul 08.30 WIB Mendagri. 2008. Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
Menkes. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta.
___________. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Menkes. 2007. Kemenkes No. 377/Menkes/SK/ III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Ruth, Distyan N.M., Pujihastuti, Antik. 2010. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus Work Load Indicator Staff Need atau WISN Bagian Filing RSUD dr. Moewardi Periode Tahun 2016. Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, Vol. IV, No.1, Maret 2010, Hal. 58-64. Surakarta : APIKES Mitra Husada Karanganyar.
Menkes. 2008. Keputusan Menteri Kesehatan RI No : 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Menpan. 2004. Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berasarkan Beban Kerja. RSUI Yakssi Gemolong Sragen. 2013. RL1.1 Data Dasar RSUI Yakssi Gemolong Sragen Tahun 2013.
Santoso, G. 2005. Metodologi Penelitian Kuantitatif & Kualitatif. Jakarta : Prestasi Pustaka Publiser. Suma’mur. 2009. Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja (Hiperkes). Jakarta : Sagung Seto.
Rustiyanto, Ery. 2010. Statistik Rumah Sakit untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
95
