FAKTOR DETERMINAN LAMANYA PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD DR.MOH. SOEWANDHIE SURABAYA

243

FAKTOR DETERMINAN LAMANYA PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD DR.MOH. SOEWANDHIE SURABAYA DETERMINANT FACTORSOFLONG-TIME OUTPATIENT MEDICAL RECORDS PROVISION IN DR. MOH. SOEWANDHIE HOSPITAL SURABAYA Wasiadi Hikmatullah Farhatani, Ratna Dwi Wulandari Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya Email: [email protected]

ABSTRACT One of the issues concerning to the quality of hospital care is the medical records. Dr. Moh.Soewandhie Hospital in Surabaya failed to provide outpatient medical records in accordance to the standard. Therefore, this study aimed to analyze determinant factors in the long-time provision for outpatient medical records at dr.Moh. Soewandhie hospital Surabaya. This was an observational descriptive study and used cross sectional study design. This study used total population as many as 19 employees at outpatient medical record unit that worked in customer service, registration, outpatient medical records searching and medical records distribution. Data obtained through interviews, assessment, observation and documents accordance. Data was analyzed using quantitave method with qualitative method for additional information. There weresix determinant factors, that were employee workload, facilities, the wide for medical record storage, work distance, outpatient medical record storage and job design. These factors were the root of problems in the failure of outpatient medical record provision. Keywords: determinant factors, medical records, outpatient

PENDAHULUAN

kesehatan, yang isinya bersifat rahasia(Presiden RI,

Sektor kesehatan merupakan salah satu sektor

strategis

dan

RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya

pembangunan bangsa Indonesia. Berbagai poin

tercatat memiliki angka kunjungan yang baik dengan

penting

kesehatan

kecenderungan kenaikan angka kunjungan setiap

mencapai

periodenya. Sebagai rumah sakit umum daerah,

Millenium Development Goals (MDGs) pada tahun

RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya menjadi

2015.

rujukan

yang

merupakan

dalam

berkaitan

target

Untuk

pengembangan

2004).

dengan

pemerintah

mencapai

untuk

target

tersebut,

maka

bagi

pengobatan

masyarakat

luas,

pelayanan kesehatan yang bermutu dan baik

utamanya masyarakat Kota Surabaya. Akan tetapi

menjadi mutlak diperlukan.

meskipun memiliki angka capaian kunjungan yang

Pembuatan

rekam

medis

merupakan

suatu keharusan bagi setiap institusi pelayanan

baik, hal ini tidak disertai dengan adanya layanan rekam medis yang memenuhi syarat.

kesehatan. Menurut pasal 46 ayat (1) UU Praktik

RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya

Kedokteran disebutkan bahwa pembuatan rekam

memiliki waktu penyediaan dokumen rekam medis

medis merupakan kewajiban bagi dokter dan dokter

yang berkisar dari 31 menit sampai dengan 2 jam 34

gigi yang melakukan praktik kedokteran, dimana

menit dan hal ini tidak sesuai dengan PERMENKES

dokumen rekam medis menjadi tanggung jawab

129/Menkes/SK/II/2008tentang Standar Pelayanan

institusi kesehatan dan isi rekam medis menjadi milik

Minimal Rumah Sakit dimana besar waktu tunggu

pasien.

untuk rawat jalan adalah ≤ 10 menit

Pembuatan

selesaisetelah

rekam

pasien

medis

mendapatkan

harus

pelayanan

Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 2 Nomor 4 Oktober-Desember 2014

244

(Menteri Kesehatan RI, 2008). Sehingga penelitian

perusahaan

ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis

perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan

faktor determinan penyebab lamanya waktu tunggu

oleh pemegang kendali. indikator dari fasilitas

penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat

menurut Ermiati, adalah sesuai dengan kebutuhan,

jalan di instalasi rekam medis RSUD dr. Moh.

mampu mengoptimalkan hasil kerja, mudah dalam

Soewandhie Surabaya. Hasil penelitian ini dapat

penggunaan,

dijadikan

penempatan

masukan

bagi

peningkatan

waktu

untuk

mendukung

jalannya

mempercepat ditata

dengan

proses benar

nada

kerja, (Ermiati,

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di

n.d.).Fasilitas di instalasi rekam medis pelayanan

RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya.

rawat jalan adalah meja, kursi,lemari arsip,komputer,

PUSTAKA

printer dan telepon (Kementerian Kesehatan, 2010).

Kinerja

Jarak jangkauan kerja merupakan jarak yang Kinerja dijelaskan sebagai hasil kerja yang

harus ditempuh untuk melaksanakan satu rutinitas

dicapai oleh pegawai atau perilaku nyata yang

kerja secara utuh, dimulai dari awal melakukan

ditampilkan

suatu proses hingga selesai. Jarak jangkauan kerja

sesuai

dengan

perannya

dalam

organisasi. Kinerja pegawai sangat penting dalam

merupakan

mendukung

kinerja.Semakin jauh jarak jangkauan kerja dapat

usaha

organisasi

agar

mencapai

tujuan(Hariandja, 2002). Kinerja

pertimbangan

dalam

dimensi

mempengaruhi kecepatan penyelesaian tugas.

merupakan

hasil

akhir

dari

Luas tempat kerja adalah besar dari ruangan

pekerjaan yang dilaksanakan oleh pegawai didalam

kerja

yang

digunakan

sebagai

tempat

untuk

suatu organisasi. Kinerja memiliki pengaruh yang

melaksanakan kegiatan pekerjaan atau juga luas

sangat besar bagi keberadaan organisasi karena

tempat pekerjaan utamanya dilakukan. Luas tempat

berkaitan dengan tercapai atau tidaknya tujuan dari

kerja memiliki standar tertentu dengan maksud untuk

organisasi tersebut.

mendukung kemudahan kerja pegawai. Luas tempat

Penyelesaian tugas atau pekerjaan sebagai

kerja untuk instalasi rekam medis pelayanan rawat

salah satu dimensi kinerja pegawai dipengaruhi oleh

jalan mengacu pada Pedoman Teknis Sarana

banyak faktor. Kinerja pegawai dapat dipengaruhi

Prasarana RS Kelas B, diketahui sebesar ±12~16

oleh

m2/

faktor

individu

dan

lingkungan

kerja(Robert

Sedangkan

Gibson

faktor L.

pengaturan

Mathis,

1999).

faktor

kinerja

membagi

1000 kunjungan pasien

pasien

per hari

(Kementerian Kesehatan, 2010). Beban

kerja

didefinisikan sebagai tingkat

berdasarkan tiga aspek, yaitu variabel individu,

kesulitan intrinsik yang harus di kerjakan oleh

psikologi dan organisasi (Ilyas, 2012)

seseorang, target yang harus dibuat atau level dari

Fasilitas adalah suatu sarana fisik yang dapat memproses

suatu

masukan

menjadi

angka beban kerja. Kesulitan dari setiap tugas dapat

keluaran.

dipengaruhi oleh satu atau beberapa faktor berikut,

Fasilitas kerja adalah sebagai sarana yang diberikan

yaitu target dan kinerja yang dibutuhkan untuk


245

melakukan suatu tugas, struktur tugas, kualitas,

agar suatu pekerjaan dapat sesuai dengan regulasi

format dan cara sesuatu dilakukan untuk sesuai

atau standar yang berlaku disuatu tempat.

dengan acuannya, proses teoritis yang dibutuhkan

Keberadaan dokumenstandard operating

serta karakteristik dari response devices(Klaus

procedure ini diharapkan dapat menjadi landasan

Fischer, 2009).

dalam pekerjaan, bukti kesesuaian dengan prosedur

Pada pegawai dilingkungan pemerintahan,

dan regulasi yang berlaku di suatu tempat dengan

perhitungan beban kerja dapat mengacu pada

harapan dapat mengurangi angka kesalahan dalam

KEPMENKES

kerja

Pedoman

No.

81

tahun

Perhitungan

2004

mengenai

Kebutuhan

Pegawai

dan

dapat

meningkatkan

efisiensi

dan

efektivitas(Windisch, 2007)

Rangka

Job description adalah penjelasan yang

Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Salah

berhubungan dengan gambaran dari tanggung

satu rumus yang dapat digunakan untuk menghitung

jawab

beban kerja tersebut adalah dengan pendekatan

persyaratan untuk pekerjaan tersebut. Isi dari job

hasil kerja yang disebut dengan Metode Daftar

description biasanya mencakup setidaknya empat

Susunan Pegawai(Menteri Kesehatan RI, 2004).

bagian: ringkasan pekerjaan, daftar fungsi dari suatu

Berdasarkan

Desain

Beban

Kerja

pekerjaan

Dalam

dijelaskan

sebagai

pengintegrasian konten kerja (tugas, fungsi, dan

dari

suatu

pekerjaan

dan

berbagai

pekerjaan, bagian penjelasan mengenai persyaratan dalam pekerjaan, informasi lainnya. Job description dapat memberikan manfaat

keterhubungan), imbalan (ekstrinsik dan instrinsik) dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keterampilan,

seperti

pengetahuan dan kemampuan) dari setiap tugas

bawahan, dapat menjadi ukuran kinerja pada masa

sehingga dapat mempertemukan kebutuhan dari

mendatang, untuk mengatur tingkat disiplin kerja

banyak pegawai dan organisasi (Randhawa, 2007).

yang adil dan legal, atau untuk memberhentikan

Desain pekerjaan adalah pengorganisasian

meningkatkan

komunikasi

atasan

dan

pegawai yang tidak dapat memenuhi harapan, untuk

tugas, kewajiban dan tanggung jawab kepada satu

meningkat

unik kerja produktif. Desain kerja berpengaruh pada

mempertahankan pegawai yang bagus, membantu

kinerja pada beberapa bidang pekerjaan, terutama

membuat perencanaan pada masa mendatang,

pada pekerjaan yang mana motivasi pegawai dapat

meningkatkan moral dari pegawai.

memberikan

perbedaan

hasil

yang

substansial(Robert L. Mathis, 1999).

kerja

dimaksudkan

yang untuk

bentuknya memandu

atasan

untuk

Sulistiyorini, 2008 melakukan penelitian untuk mengetahui penyebab lamanya waktu tunggu

Standard operating procedure adalah suatu perintah

kemampuan

pendaftaran pasien di RSUD Sragen, Jawa Tengah.

tertulis,

yang

Penyebab waktu lamanya waktu tunggu dalam

kegiatan

pada

pendaftaran

keadaan normal sehingga juga dapat digunakan

pasien

adalah

ketidak

lengkapan

dokumen yang dibawa, tidak adanya ketetapan mengenai waktu pencarian rekam medis di standard


246

operating procedure, pencarian dokumen rekam

kuantitatif dengan teknik kualitatif sebagai data

medis yang lama oleh petugas dan lama antri

tambahan dan pendukung.

pasien.

HASIL DAN PEMBAHASAN

METODE

Hasil

Penelitian observasional

ini

dengan

bersifat rancang

deskriptif

bangun

cross-

penelitian

menunjukkan

terdapat

beberapa variabel yang memiliki permasalahan, yaitu beban kerja pegawai, fasilitas komputer dan

sectional. Penelitian dilakukan pada bulan Juli 2014

lemari

di

penelitian

jangkauan kerja sebesar 27.11 sampai dengan

pegawai rekam medis di instalasi rekam medis

40.64 meter yang tergolong jauh, desain pekerjaan

RSUD dr.

di

Kota

Surabaya dengan

Moh.

populasi

Soewandhie

Surabaya.

Total

arsip

instalasi

di

instalasi

rekam

rekam

medis,

medis,

standar

jarak

operating

populasi digunakan dalam penelitian ini, sehingga

procedure di instalasi rekam medis, proses registrasi

tidak dilakukan perhitungan besar sampel, dengan

dan proses pencarian dokumen rekam medis.

jumlah responden sebesar 19 orang.

Faktor determinan ditentukan salah satunya

Pengumpulan data dilakukan melalui empat cara,

yaitu

wawancara,

penilaian,

dengan

dilakukannyadiskusi

kelompok

yang

observasi,

dilakukan melibatkan 4 orang perwakilan pegawai di

penelusuran dokumen. Instrumen yang digunakan

instalasi rekam medis, yaitu kepala rekam medis,

adalah panduan wawancara mendalam dan lembar

pencarian dokumen rekam medis dan proses

observasi. Panduan wawancara berisi pertanyaan

registrasi. Tahapan melakukan diskusi kelompok

tertutup mengenai

terhadap

dimulai dengan menuliskan bagian kerja yang

variabel jarak jangkauan kerja, sistem penyimpanan

dianggap menyebabkan lamanya waktu penyediaan

dokumen rekam medis, desain pekerjaan, standard

dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan. Lalu

operating

procedure, job

setelah variabel ditulis di papan, setiap pegawai

pasien

dan

penilaian

distribusi

pegawai

description,

registrasi

dokumen

rekam

medis.Penilaian dilakukan hanya pada variabel

diminta

untuk

mendiskusikan

penyebab

dari

lamanya bagian kerja tersebut.

beban kerja.Observasi dilakukan terhadap beberapa

Selanjutnya dilakukan sesi kedua dengan

indikator variabel seperti kelengkapan fasilitas, luas

menuliskan faktor determinan menurut persepsi

tempat penyimpanan dokumen rekam medis, jarak

pegawai, setelah dituliskan 11 variabel yang diteliti.

jangkauan kerja, registrasi pasien dan pencarian

Kemudian dilanjutkan dengan dilakukan diskusi

dokumen rekam medis. Sedangkan penelusuran

untuk

dokumen digunakan untuk meneliti kelengkapan

permasalahan setiap variabel yang dipilih oleh

standard operating procedure di instalasi rekam

peserta.

medis.Teknik analisis data dilakukan dengan teknik

keseluruhan variabel yang dipaparkan.

mengetahui

Tabel

1

secara

merupakan


mendalam

hasil

akar

penelitian

247

Tabel 1

Kondisi Keseluruhan di Instalasi Rekam Medis RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya, Juli 2014

Variabel Beban kerja pegawai Fasilitas di instalasi rekam medis

Luas tempat penyimpanan dokumen di instalasi rekam medis Jarak jangkauan kerja

Penyimpanan dokumen rekam medis di pelayanan rawat jalan Desain pekerjaan - Adanya standar kinerja tertulis - Adanya target capaian tertulis Standard Operating Procedure di instalasi rekam medis - Keberadaan SOP - Kelengkapan isi SOP Job description petugas pelaksana penyediaan dokumen rekam medis - Keberadaan job description - Kejelasan job description Registrasi pasien Pencarian dokumen rekam medis Distribusi dokumen rekam medis - Kecepatan pencatatan dok. RM - Kecepatan distribusi dok. RM

Kondisi di Instalasi Rekam Medis Jumlah pegawai yang ada tidak mencukupi angka yang dibutuhkan Meja: cukup Kursi: cukup Lemari arsip: tidak cukup Komputer: tidak cukup Printer: cukup Memenuhi persyaratan luas tempat penyimpanan yang menunjang untuk instalasi rekam medis 1 sampai 13.55 m: dekat 13.56 sampai 27.10 m: dekat 27.11 sampai 40.64 m: jauh Baik Tidak baik

Tidak baik Tidak baik

Baik Baik Kurang baik Pencarian dokumen rekam medis sulit untuk dilakukan Baik Baik tersedia 2 orang pegawai dari sebanyak 0.365 orang

Beban kerja pegawai di instalasi rekam

pegawai yang dibutuhkan dan distribusi yang

medis RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya dapat

membutuhkan 4.116 orang pegawai dan baru

tergolong tinggi. Rumah sakit menerima kunjungan

tersedia hanya 2 orang pegawai di bagian ini.

pasien dengan angka rerata 751 orang pasien

Hasil

dari

wawancara

dan

diskusi

perharinya. Jumlah angka kunjungan ini biasanya

kelompokyang dilakukan, fasilitas di instalasi rekam

bervariasi bergantung pada bulan dan hari kerja.

medis RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya ini

Terdapat tiga bagian di instalasi rekam medis

masih mengalami kekurangan. Beberapa fasilitas

yang diamati untuk diketahui beban kerjanya, yaitu

yang dimaksud meliputi komputer dan rak arsip.

bagian registrasi yang membutuhkan 2.989 orang

Akibat dari kurangnya dua fasilitas ini, pegawai

pegawai dan telah tesedia 6 orang pegawai, bagian

menilai

pencarian

yang

sehingga turut berperan serta dalam lamanya

membutuhkan 0.930 orang pegawai dan telah

penyediaan dokumen rekam medis di pelayanan

tersedia 4 orang pegawai dan bagian distribusi

rawat jalan.

dokumen

dokumen

rekam

rekam

medis

yang

medis

terdiri

lagi

ataspencatatan dokumen rekam medis yang telah

pekerjaan

mereka

menjadi

terhambat,

Fasilitas merupakan salah satu faktor fisik penyebab beban kerja sehingga ketidakcukupan


248

fasilitas kerja tentunya akan meningkatkan beban

ruangan penyimpanan dokumen rekam medis di

kerja. fasilitas sebagai suatu sarana fisik yang dapat

instalasi

memproses suatu masukan (input) menjadi keluaran

Surabaya

(output). Pada saat ini, jumlah pasien baru selalu

sejumlah ribuan dokumen rekam

meningkat

juga

tersimpan didalam ruangan seluas tersebut, beserta

penambahan akan jumlah dokumen rekam medis

beberapa fasilitas kerja untuk menunjang pencarian

baru dan kemungkinan diperlukannya fasilitas dalam

dokumen rekam medis, sehingga kebutuhan akan

jumlah yang lebih banyak. Fasilitas kerja adalah

ruang yang lebih besar dapat dibenarkan.

setiap

harinya,

yang

berarti

sebagai sarana yang diberikan perusahaan untuk mendukung

seluas

dr.

69.54

instalasi

Soewadhie

m2.

rekam

Terdapat

medis yang

medis

dan

Sehingga

Jarak terdekat adalah poli hamil yang terletak di

kekurangan fasilitas dapat menyebabkan kurangnya

lantai I dengan jarak kurang lebih 17.5 meter dari

dukungan terhadap jalannya suatu organisasi dan

instalasi rekam medis, sedangkan poli terjauh

menyebabkan tujuan menjadi tidak tercapai.

adalah poli bedah umum yang terletak di lantai II

yang

perusahaan

antara

RSUD

berbagai poli ini bervariasi satu dengan yang lain.

tujuan

nada

Jarak

adalah

medis

dalam

mencapai

jalannya

rekam

ditetapkan.

Luas tempat penyimpanan dokumen rekam medis di instalasi rekam medis RSUD dr. Moh.

rumah sakit dengan jarak 40.56 meter. Berdasarkan

pada

pembagian

jarak

kerja

Soewandhie Surabaya adalah seluas 69.54 m2.

menjadi tiga kelompok, didapatkan bahwa jarak

Luas tempat penyimpanan dokumen rekam medis

sebesar 1 sampai dengan 27.10 meter masuk pada

yang

Standar

kategori dekat dan selebihnya sampai dengan jarak

Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah

40.65 meter masuk pada kategori jauh. Poli yang

Sakit Tipe B, Kemenkes RI 2010 adalah sebesar

masuk

12~16m2. Tempat penyimpanan ini terbagi menjadi

kandungan, poli nifas, poli hamil, poli gizi, poli

tiga ruangan, dimana dua ruangan yang lain juga

penyakit dalam, poli jantung, poli gigi, poli THT dan

difungsikan sebagai tempat kerja selain pencarian

poli anak. Poli yang termasuk pada kategori jauh

dokumen rekam medis. Jika dilihat dari persyaratan

adalah poli paru, poli syaraf, poli bedah umum poli

luas tempat penyimpanan dokumen rekam medis,

kulit dan kelamin, poli mata, poli jiwa dan poli

didapatkan bahwa luas ruangan ini mencukupi

orthopedi.

dipersyaratkan

mengacu

pada

pada

kategori

dekat

antara

lain

poli

standar. Akan tetapi, akibat dari jumlah pasien yang

Penyimpanan dokumen rekam medis di instalasi

sangat banyak, luas ruangan penyimpanan ini tidak

rekam medis RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya

lagi mencukupi kebutuhan.

menggunakan sistem rekam medis manual, dimana

Pegawai

memerlukan

luas

ruangan

dokumen

rekam

medis

perlu

untuk

dicarikan

minimum yang dibutuhkan, terlebih jika dalam

dokumennya secara fisik. Penyimpanan dokumen

pelaksanaan

rekam medis jenis ini membutuhkan fasilitas seperti

kerjanya

memerlukan

peralatan,

sehingga memerlukan ruang yang lebih besar. Luas

rak arsip untuk penyimpanannya.


249

Wawancara yang dilakukan didapatkan bahwa 40%

responden

menilai

bahwa

penyimpanan

Ketiadaan informasi mengenai berbagai kondisi kerja

juga

dapat

mengakibatkan

ketidaksiapan

kembali dokumen rekam medis sulit untuk dilakukan

pegawai untuk bekerja pada kondisi yang tidak

dan 60% menilai bahwa hal ini mudah untuk

terduga.

dilakukan, dengan hasil skoring sebesar 2.6 yang

Berdasarkan pada wawancara yang dilakukan

masuk pada kategori baik. Sedangkan hasil skoring

pada pegawai rekam medis, didapatkan hasil bahwa

juga diketahui memiliki perbedaan yang sangat tipis

sebesar 75% pegawai mengaku tidak memiliki SOP

dengan kategori sebelumnya, yaitu kurang baik.

atau tidak tahu SOP untuk pekerjaan mereka.

Desain pekerjaan pada penelitian ini dinilai dari

Sedangkan berdasarkan pada penilaian dari sebesar

ada tidaknya standar kinerja dan capaian kinerja

25% pegawai sisanya yang mengaku memiliki SOP

secara tertulis yang diberikan oleh kepala rekam

untuk pekerjaan mereka, SOP yang dibuat masuk

medis. Standar kinerja yang dimaksud adalah kinerja

pada kategori mudah untuk dilakukan. Standard

minimal yang diharapkan oleh suatu organisasi agar suatu

pekerjaan

berjalan

penting

untuk diketahui oleh pegawai dalam melaksanakan

sehingga diharapkan dengan mengetahui standar

pekerjaan karena berkaitan dengan tahapan baku

kinerja

yang dilakukan dalam melaksanakan satu tugas

ditetapkan,

dengan

procedure

baik,

yang

dapat

operating

pegawai

dapat

menyelesaikan tugas tepat pada waktu dan tidak

agar

dapat

mengganggu rangkaian pekerjaan lainnya.

ditetapkan.

sesuai

dengan

peraturan

yang

target

Standard operating procedure di instalasi

capaian kinerja secara tertulis di instalasi rekam

rekam medis dilihat dari penelusuran dokumen

medis dapat berakibat pada ketidaktahuan standar

masuk

kinerja yang ditetapkan dan diharapkan oleh kepala

berdasarkan pada keberadaan SOP untuk pegawai

rekam medis maupun instalasi rekam medis sebagai

di instalasi rekam medis juga masuk pada kategori

suatu organisasi yang memiliki tujuan atau target

tidak baik. Padahal dengan pegawai mengetahui

tertentu. Sehingga kinerja yang dihasilkan oleh

SOP yang dibuat maka efisiensi dan efektivitas kerja

pegawai dapat dibawah dari yang diharapkan

dapat

sehingga tujuan dan target dari instalasi rekam

kecepatan penyediaan dokumen rekam medis rawat

medis dan rumah sakit tidak tercapai.

jalan.

Ketiadaan

standar

kinerja

dan

pada

tercapai

kategori

tidak

sehingga

baik.

dapat

Sedangkan

meningkatkan

Poin dalam SOP perlu untuk diperhatikan, dan

Job description menjelaskan tentang segala hal

beberapa poinnya bahkan penting karena berkaitan

yang berkaitan dengan suatu pekerjaan. Sebesar

dengan

tersebut.

75% pegawai di instalasi rekam medis mengaku

Ketiadaan tanggal penetapan dapat berimplikasi

memiliki job description untuk pekerjaan mereka.

tidak

valid

Sedangkan sisanya sebesar masing-masing 12.5%

medis.

mengaku job description yang dibuat tidak jelas atau

penggunaan

adanya

penggunaan

dari

dokumen

informasi mengenai SOP

di

instalasi

waktu

rekam


250

tidak tahu. Pegawai yang menilai bahwa job

didistribusikan ke berbagai poli rawat jalan. Menurut

description

penilaian

yang

diberikan

tidak

jelas

karena

pegawai,

18.75%

menilai

proses

meskipun telah diberikan pada awal bekerja, posisi

pencatatan ini lama untuk dilakukan, 75% menilai

kerja yang seringkali dirotasi, ditambah dengan

proses ini cepat dan sisanya sebesar 6.25%

pergantian tugas secara mendadak misalnya dalam

menilaisangat

keadaan absent salah satu pegawai menyebabkan

proses ini

ketidakjelasan

masuk pada kategori baik.

pekerjaan

utama

yang

harus

dilakukan.

cepat.Berdasarkan

pada

skoring

Distribusi dokumen rekam medisterdiri atas

Proses penyediaan dokumen rekam medis

pencatatan jam dokumen rekam medis untuk

pelayanan rawat jalan dimulai pada saat registrasi

selanjutnya didistribusikan ke berbagai poli rawat

pasien dilakukan di meja loket, lalu disusul dengan

jalan. Menurut penilaian pegawai, 18.75% menilai

pencarian dokumen rekam medis sesuai dengan

proses pencatatan ini lama untuk dilakukan, 75%

identitas dan nomor rekam medis, dan terakhir

menilai proses ini cepat dan sisanya sebesar 6.25%

dokumen tersebut nantinya dibawakan berbagai ke

menilai sangat cepat. Berdasarkan pada skoring

poli rawat jalan.

proses ini masuk pada kategori baik.

Proses

pertama,

yaitu

registrasi,

menurut

Diskusi kelompokdilakukan untuk mengetahui

penilaian pegawai, sebesar 50% menilai bahwa

faktor

determinan

proses ini lama untuk dilakukan dan sisanya sebesar

penyediaan dokumen rekam medis dan melibatkan

50% lagi menilai bahwa proses ini cepat untuk

empat

dilakukan. Berdasarkan pada skoring, proses ini

kelompokdiawali

masuk pada kategori kurang baik.

dianggap menyebabkan lamanya waktu tunggu

orang

lamanya

perwakilan mengenai

waktu

tunggu

pegawai.Diskusi

bagian

kerja

yang

Proses kedua, yaitu pencarian dokumen rekam

penyediaan dokumen rekam medis, dilanjutkan

medis, dimulai pada saat nomor karcis yang telah

dengan diskusi mengenai akar permasalahan. Sesi

dilengkapi dengan berbagai lembar persyaratan

kedua disebutkan 11 variabel yang menjadi fokus

diberikan kepada pegawai di bagian ini. Menurut

dalam

wawancara yang dilakukan, sebesar 66.6% pegawai

penelitian, peserta diskusi kembali diminta untuk

menilai pencarian dokumen rekam medis pelayanan

menuliskan

rawat jalan mudah, dan selebihnya sebesar 33.3%

merupakan faktor determinan.

menilai sulit. Berdasarkan pada hasil skoring, proses ini masuk pada kategori baik.

penelitian

tanpa

variabel

yang

menyebutkan

menurut

hasil

mereka

Selanjutnya diberikan pertanyaan mengenai variabel yang menurut penilaian mereka merupakan

Proses selanjutnya adalah distribusi dokumen

faktor determinan penyebab lamanya waktu tunggu

rekam medis, yang terdiri atas pencatatan jam


dokumen rekam medis untuk selanjutnya

rawat jalan dan didapatkan 5 variabel yang dinilai sebagai faktor determinan untuk didiskusikan.


251

Tabel 2

Faktor Determinan di Instalasi Rekam Medis RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya, Juli 2014

Variabel Beban kerja pegawai Fasilitas di instalasi rekam medis

Luas tempat penyimpanan dokumen di instalasi rekam medis Jarak jangkauan kerja Penyimpanan dokumen rekam medis di pelayanan rawat jalan Desain pekerjaan - Adanya standar kinerja tertulis - Adanya target capaian tertulis Standard Operating Procedure di instalasi rekam medis - Keberadaan SOP - Kelengkapan isi SOP Job description petugas pelaksana penyediaan dokumen rekam medis - Keberadaan job description - Kejelasan job description Registrasi pasien Pencarian dokumen rekam medis Distribusi dokumen rekam medis - Kecepatan pencatatan dok. RM - Kecepatan distribusi dok. RM

Penyebab Permasalahan Angka kunjungan pasien yang melebihi kapasitas kerja dan sumber daya manusia yang kurang Kekurangan komputer untuk memproses data pasien, sumber daya manusia kurang untuk mengoperasikan fasilitas komputer, kekurangan rak arsip, terutama yang berbentuk biasa, karena lebih memudahkan pencarian dibandingkan mobile file Luas tempat penyimpanan dokumen rekam medis sangat sempit Poli dicapai dengan menggunakan lift (membutuhkan waktu) dan berbagai poli rawat jalan tidak terletak pada satu lantai Sistem IT tidak mendukung Tidak dibahas dalam diskusi kelompok karena tidak termasuk faktor determinan Tidak dibahas dalam diskusi kelompok karena tidak termasuk faktor determinan

Tidak dibahas dalam diskusi kelompok karena tidak termasuk faktor determinan

Tidak dibahas dalam diskusi kelompok karena tidak termasuk faktor determinan Tidak dibahas dalam diskusi kelompok karena tidak termasuk faktor determinan Tidak dibahas dalam diskusi kelompok karena tidak termasuk faktor determinan

Faktor determinan penyebab lamanya waktu

Tanpa adanya jumlah sumber daya yang memadai

penyediaan dokumen rekam medis berdasarkan

di instalasi ini, maka penyediaan dokumen rekam

pada penelitian dan diskusi kelompokmeliputi beban

medis

kerja pegawai, fasilitas di instalasi rekam medis, luas

membutuhkan waktu yang lama, meskipun faktor

tempat penyimpanan dokumen rekam medis, jarak

lain telah diperbaiki.

jangkauan kerja, penyimpanan dokumen rekam medis

di

pelayanan

rawat

jalan

dan

desain

pekerjaan.

pelayanan

rawat

jalan

dapat

tetap

Fasilitas di instalasi rekam medis yang mengalami

kekurangan

dalam

hal

kecukupan

jumlahnya adalah komputer dan rak arsip. Komputer

Beban kerja pegawai di instalasi rekam

diperlukan bersama dengan tenaga tambahan untuk

medis merupakan faktor determinan lamanya waktu

mepercepat proses registrasi pasien, sehingga


dapat mengurangi

rawat jalan. Hal ini dikarenakan jumlah sumber daya

datang. Rak arsip, utamanya yang berbentuk tetap

manusia merupakan bagian penting dalam setiap

(bukan mobile file)

kegiatan

jumlah, karena jumlah dokumen rekam medis

operasional

memproses

suatu

masukan

menjadi

organisasi, suatu

untuk

waktu antrian pasien yang

juga

mengalami

keluaran.


kekurangan

252

pelayanan rawat jalan yang selalu bertambah dari

poli menyebabkan lama waktu tempuh yang juga

hari ke hari kerja.

berbeda, juga mengakibatkan penyediaan dokumen

Fasilitas

merupakan

faktor

determinan

rekam medis di pelayanan rawat jalan menjadi lebih

penyebab lamanya penyediaan dokumen rekam

lama. Hal lainnya adalah waktu tunggu yang

medis pelayanan rawat jalan dikarenakan fungsi dari

diperlukan untuk menuju lantai II dan III yang

fasilitas kerja sangat diperlukan dalam pekerjaan ini.

menggunakan tangga atau lift.

Ketidakcukupan fasilitas di instalasi rekam medis

Jarak jangkauan kerja merupakan salah

akan berpengaruh pada lamanya proses registrasi,

satu

pencarian dokumen rekam medis dan berbagai

rekam medis pelayanan rawat jalan karena jarak

proses lainnya. Sehingga apabila fasilitas ini tidak

secara nyata memberikan kontribusi terhadap lama

diperhatikan maka penyediaan dokumen rekam

waktu untuk penyediaan dokumen rekam medis ke

medis juga akan tetap lebih lama meskipun faktor

berbagai poli. Semakin jauh jaraknya, maka semakin

lain sudah dilakukan pembenahan.

lama waktu yang dibutuhkan untuk pengantaran

Luas tempat penyimpanan dokumen rekam

penyebab

lamanya

penyediaan

dokumen

dokumen rekam medis.

medis di instalasi rekam medis juga berpengaruh

Penyimpanan dokumen rekam medis di

pada lamanya penyediaan dokumen rekam medis

pelayanan rawat jalan berpengaruh pada lamanya

pelayanan rawat jalan. Meskipun berdasarkan pada


standar luas minimum telah dipenuhi akan tetapi

rawat jalan. Sistem penyimpanan dokumen rekam

jumlah kunjungan yang sangat tinggi menyebabkan

medis

kebutuhan akan tempat penyimpanan dokumen

Soewandhie Surabaya adalah rekam medis manual.

rekam medis yang lebih besar.

Rekam medis manual diketahui memiliki efektivitas

Luas tempat penyimpanan dokumen rekam medis

berpengaruh

terhadap

kemudahan

penyimpanan dokumen rekam medis, keleluasan

yang

digunakan

di

RSUD

dr.

Moh.

dan tingkat efisien yang lebih rendah dalam penggunaannya jika dibandingkan dengan rekam medis digital.

gerak pegawai dalam mencari dokumen rekam

Rekam medis manual membutuhkan waktu

medis, keleluasan pegawai dalam mengoperasikan

yang lebih lama dalam hal pencarian dokumen

fasilitas kerja dan kemudahan dalam mobilitas.

rekam medis dikarenakan rekam medis yang dicari

Sehingga

berbentuk fisik atau lembaran dokumen. Berbeda

luas

tempat

penyimpanan

ini

juga

merupakan faktor determinan penyebab lamanya

halnya

dengan

rekam


perbandingannya dimana rekam medis dapat dicari

rawat jalan RSUD dr. Moh. Soewandhie Surabaya.

dengan

menggunakan

medis

digital

komputer.

sebagai

Selain

ini

Jarak jangkauan kerja merupakan jarak

penggunaan rekam medis manual juga diketahui

antara instalasi rekam medis dan berbagai poli rawat

memilihki kelemahan respond-time yang lebih lama.

jalan. Jarak yang relatif lebih jauh antara berbagai

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis ini


253

merupakan satu faktor determinan karena juga merupakan akar penyebab berbagai faktor permasalahan lain di

SIMPULAN Terdapat

enam

faktor

determinan

instalasi rekam medis

penyebab lamanya waktu penyediaan dokumen

pelayanan rawat jalan RSUD dr. Moh. Soewandhie

rekam medis, yang memilikiberbagai penyebab

Surabaya.

permasalahan yang berakibat pada lamanya proses

Desain pekerjaan di instalasi rekam medis

pada variabel lainnya. Adapun permasalahan yang

berpengaruh pada lamanya penyediaan dokumen

dinilai perlu untuk diperhatikan dalam penelitian ini

rekam medis pelayanan rawat jalan RSUD dr. Moh.

adalah mengenai jumlah pegawai di instalasi rekam

Soewandhie Surabaya. Desain pekerjaan dibuat

fasilitas kerja utamanya mengenai komputer dan

dengan maksud salah satunya untuk persyaratan

lemari arsip dan sistem penyimpanan dokumen

dari organisasi, misalnya produktivitas yang lebih

rekam medis.

tinggi dan efisiensi teknis. Salah satu indikator dalam desain

pekerjaan

sakit

disarankan

untuk

memberikan perhatian terhadap akar permasalahan

kinerja dan capaian yang diharapkan oleh satu

yang terdapat dalam berbagai faktor determinan

organisasi.

diatas dengan harapan penyediaan dokumen rekam

diharapkan

oleh

kinerja satu

diberikannya

rumah

standar

Standar

adalah

Pihak

dan

capaian

organisasi

perlu

yang

medis di pelayanan rawat jalan di RSUD dr. Moh.

untuk

Soewandhie

Surabaya

dapat

dilakukan

sesuai

diberikan secara tertulis agar dapat bersifat formal

dengan standar dari pemerintah.Hal ini dapat berupa

dan fisik. Ketiadaan kedua hal tersebut dalam hal

penambahan

jumlah

penyediaa dokumen rekam medis menyebabkan

penambahan

fasilitas

tidak tersampaikannya harapan dan target capaian

penyimpanan

instalasi rekam medis yang telah ditetapkan oleh

penggantian sistem penyimpanan dokumen rekam

atasan kepada bawahan. Ketidaktahuan pegawai

medis yang digunakan.

mengenai harapan dan target organisasi ini dapat

DAFTAR PUSTAKA

menyebabkan performa kerja mereka dibawah dari

Ermiati, C., n.d. [Online] Available at: http://uda.ac.id/jurnal/files/Jurnal%202%20%20Jurnal%20Dion%20Cut.pdf [Accessed 8 August 2014]. Fred C. Windisch, F. C., 2007. In A Leadership Guide for Combination Fire Departments. Sudbury: Jones and Bartlett. Ilyas, Y., 2012. Kinerja, Teori, Penilaian dan Penelitian. Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Kementerian Kesehatan RI, 2010. Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Kelas B. Jakarta. Klaus F.J.P., 2009. In Agent-Based Technologies and Applications for Enterprise Interoperability. Berlin: Springer-Verlag. Marihot Tua Efendi Hariandja, Y. H., 2002. In Manajemen Sumber Daya Manusia (p. 195). Jakarta: Grasindo.

yang seharusnya. Penyebab lama waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis, termasuk dalam hal ini dikarenakan oleh ketidaktahuan pegawai terhadap standard

operating

procedure

untuk

pekerjaan

mereka dan kesulitan dalam pencarian dokumen rekam medis. Hal ini sejalan dengan penelitian yang pernah dilakukan oleh Sulistiyorini (2008) di RSUD Sragen, Jawa Tengah.

pegawai kerja,

dokumen


di

rumah

perluasan

rekam

medis

sakit, tempat dan

254

Menteri Kesehatan RI, 2004. Retrieved August 13, 2014, from http://bppsdmk.depkes.go.id/web/filesa/perat uran/6.pdf Menteri Kesehatan RI, 2008, February 6). Pelkesi. Retrieved 8 22, 2014, from PELKESI: http://www.pelkesi.or.id/ Presiden RI, 2004. Retrieved August 24, 2014, from Diretorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan: binfar.kemkes.go.id Randhawa, G.,2007. In Human Resource Management. New Delhi: Atlantic. Robert L. Mathis, J. H.,1999. Human Resource Managemen (9 ed.). Mason: South-Western Cengage Learning. Sulistiyorini, C., 2008. Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Sragen. Jurnal Ilmiah AKBID dan APIKER Mitra Husada Karanganyar, 2, p.1.


FAKTOR DETERMINAN LAMANYA PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD DR.MOH. SOEWANDHIE SURABAYA

Recommend Documents