TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PREMI PADA PT.TASPEN (PERSERO)
DRAFT LAPORAN TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi dan melengkapi salah satu syarat dalam menyusun Laporan Tugas Akhir Diploma III Program Akuntansi pada Fakltas Ekonomi Universitas Widyatama
Disusun oleh:
Nama
: Retno Noor Indah Sari
NPM
: 0309U007
PROGRAM STUDI AKUNTANSI DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS WIDYATAMA Terakreditasi (Accredited) Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) Nomor : 017/BAN-PT/Ak-VIII/Dpl-III/X/2008
BANDUNG 2013
TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PREMI PADA PT.TASPEN (PERSERO)
Draf Laporan Tugas Akhir Diajukan untuk memenuhi dan melengkapi salah satu syarat dalam menempuh Ujian Diploma III Program Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama Disusun oleh : Nama : Retno Noor Indah Sari NPM : 0309U007
Menyetujui, Dosen Pembimbing
(Paulus Sugianto Yusuf, S.E., M.T.) NIP : 1110803121 Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi
Ketua Program Studi Akuntansi Diploma III
(Dr.H.Islahuzzaman,S.E.,M.Si.,Ak) NIP : 1110584003
(Rima Rachmawati, S.E., M.Si., Ak) NIP : 1110201069
SURAT PERNYATAAN
Yang bertandatangan di bawah ini : Nama
: Retno Noor Indah Sari
NPM
: 0309U007
Tempat, Tanggal Lahir
: Bandung, 21 September 1991
Menyatakan bahwa Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul “TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PREMI PADA PT.TASPEN (PERSERO)”, adalah benar dan hasil karya saya sendiri. Bila terbukti tidak demikian, saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di Universitas Widyatama. Demikian Laporan Tugas Akhir ini dibuat sebagaimana mestinya.
Bandung, Desember 2012 Penulis,
Retno Noor Indah Sari
ABSTRAK Laporan tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui pencatatan piutang premi yang disajikan perusahaan dengan menggunakan metode deskriptif yaitu metode penilaian yang membandingkan suatu masalah yang diteliti secara langsung ke lapangan dengan teori yang ada. Premi piutang dianalisis untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi pencatatan piutang premi, pengendalian intern, dan permasalahan yang dihadapi perusahaan Dari hasil praktik kerja lapangan dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi piutang premi PT.TASPEN (PERSERO) dalam pencatatan piutang premi cukup efektif dan kinerja PT.TASPEN (PERSERO) dianggap baik.
Kata kunci : pencatatan piutang premi, pengendalian intern, dan permasalahan.
i
ABSTRACT This final report is made in order to determine premiums receivable record companies presented using descriptive method is the method of assessment that compares an observed problem directly into the field with the existing theory. Premiums receivable are analyzed to investigate the implementation of accounting information systems premiums receivable records, internal controls, and the problems faced by the company. From the results of the field work practices can be seen that the accounting information system of premiums receivable PT.TASPEN (PERSERO) in premiums receivable is effective recording and performance PT.TASPEN (PERSERO) is considered good. Keywords : premiums receivable records, internal controls, and problems.
ii
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena berkat rahmatnya dan hidayat-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Dalam Laporan Tugas Akhir ini penlis mengambil judul “ TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PREMI PADA PT.TASPEN (PERSERO)”. Laporan tugas akhi ini merupakan salah satu syarat dalam menempuh Ujian Sidang pada Program Studi Akuntansi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama. Tercurah dari segala kemampuan yang ada, penulis berusaha untuk membuat Laporan Tugas Akhir ini dengan sebaik mungkin, namun demikian penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, maka dengan sepenh hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun untuk perbaikan selanjutnya. Dalam penyusnan Laporan Tugas Akhir ini penulis mendapatkan berbagai masukan, dukungan, bimbingan, dan do’a dari berbagai pihak sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari tanpa peran serta dari berbagai pihak dalam memberikan bimbingan dan dukungan maka laporan ini tidak akan terselesaikan dengan baik. Maka dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Allah SWT yang Maha-Agung yang telah memberikan kemudahan, kelancaran sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini. 2. Mamah dan Papah tercinta, yang telah memberikan kasih sayang dan selalu memberikan dukungan yang terbaik moril maupun materil serta do’a yang tak pernah habisnya kepada penulis sehingga penulis mendapatkan kemudahan dan kelancaran dalam menuntut ilmu.
iii
3. Bapak Paulus Sugianto Yusuf, S.E.,M.T. selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bantuan serta meluangkan waktu, tenaga dan pikiran ntuk membimbing penuli dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir. 4. Ibu Prof. Dr Koesbandijah Abdul Kadir.,M.,AK, selaku Ketua Badan Pengurus Yayasan Widyatama Bandung. 5. Ibu Rima Rachmawati S.E.,M,Si.,Ak, selaku ketua Program Studi Akuntansi Universitas Widyatama Bandung. 6. Bapak
Insyafiono
selaku
Ketua
Bagian
Administrasi
PT.TASPEN
(PERSERO) dan Staf Sub Bagian Administrasi ibu Arfiyanti, ibu Ucu, pak Answardi yang telah membantu penulis selama menjalankan praktik kerja lapangan dan telah membimbing dan memberikan masukan-masukan positif mengenai materi-materi yang menyangkut Laporan Tugas Akhir ini. 7. Bapak yuyun, Bapak Agus Suwarto, Bapak Heru Riyanta, Bapak Dedi Zuhri yang telah memberikan kesempatan penulis untk praktik kerja lapangan di PT.TASPEN (PERSERO) 8. Seluruh Pimpinan dan Staf Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama yang telah memberiku ilmu-ilmunya yang berguna selama penulis mengikuti perkuliahan. 9. Roy Pandapotan Simanjuntak terimakasih sayang atas do’a dan dukungan moril yang telah diberikan. 10. Adikku Iqbal dan Gema sayangku. 11. Teman-teman seperjuanganku dari SMA bareng-bareng sampai kuliah Ita, Dian, dan Wanda. 12. Sahabat-sahabatku Restu, Erliana, Maulinda, Rika, Nunik, Susi, Felin. Terimakasih atas do’a dan dukungannya. Semoga kita semua sukses. 13. Semua angkatan 2009 Akuntansi D3 Fakultas Ekonomi Akuntansi Universitas Widyatama Bandung yang tidak bisa disebutkan namanya satu per satu, semoga sukses. iv
Bandung, Desember 2012 Penuis
Retno Noor Indah Sari
v
DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK ............................................................................................................
i
ABSTRACT ..........................................................................................................
ii
KATA PENGANTAR ..........................................................................................
iii
DAFTAR ISI .........................................................................................................
v
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................
ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...........................................................................................
1
1.2 Identifikasi Masalah ...................................................................................
3
1.3 Maksud dan Tujuan ....................................................................................
3
1.4 Kegunaan Laporan Tugas Akhir ................................................................
4
1.5 Waktu dan Lokasi Penelitian .....................................................................
4
BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Akuntansi ...................................................................................................
5
2.1.1 Pengertian Piutang ............................................................................
5
2.1.2 Jenis Perkiraan Dalam Akuntansi .....................................................
6
2.2 Piutang .......................................................................................................
8
2.2.1 Pengertian Piutang ............................................................................
8
2.2.2 Jenis-jenis Piutang .............................................................................
9
2.2.2.1 Piutang Dagang ..................................................................
9
2.2.2.2 Piutang Dagang Sebagai Sumber Kas ................................
13
2.2.2.3 Piutang Wesel.....................................................................
13
vi
2.3 Sistem Informasi Akuntansi .......................................................................
14
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................................
14
2.3.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ............................
15
2.3.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi .........................................
16
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Piutang ..........................................................
17
2.4.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Piutang ....................................
17
2.4.2 Organisasi Fungsi Piutang ................................................................
18
2.4.3 Proses Penagihan Piutang .................................................................
18
2.4.4 Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas Piutang Premi .......................
20
2.5 Sistem Pengendalian Intern Piutang...........................................................
21
2.5.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern.............................................
22
2.5.2 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Piutang .......................................
23
2.5.3 Pengendalian Intern Piutang .............................................................
25
2.6 Pengendalian Intern Terhadap Kas ............................................................
25
2.6.1 Sistem Voucher dan Pengawasan......................................................
26
2.6.2 Voucher .............................................................................................
27
2.6.3 Laporan Bank ....................................................................................
28
2.6.4 Rekonsiliasi Bank .............................................................................
28
2.6.5 Tahap-tahap Penyusunan Rekonsiliasi Bank ....................................
29
2.6.6 Tahap-tahap Penyusunan Rekonsiliasi Bank ....................................
29
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI TUGAS AKHIR 3.1 Objek Tugas Akhir .....................................................................................
31
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan .................................................................
31
3.1.2 Stuktur Organisasi ................................................................................
34
3.1.3 Deskripsi Jabatan .................................................................................
34
3.1.4 Aspek Kegiatan Perusahaan .................................................................
41
3.2 Metode Tugas Akhir ..................................................................................
42
vii
3.2.1 Teknik Pengumpulan Data ...................................................................
43
3.2.2 Teknik Pengelolaan Data .....................................................................
44
BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Piutang pada PT.TASPEN (PERSERO) ...............................................................................................
45
4.1.1 Timbulnya Piutang Premi Pada PT.TASPEN (PERSERO)..............
46
4.1.2 Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Pengeluaran Piutang Premi PT.TASPEN (PERSERO) ................................................................. 47 4.1.3 Organisasi Fungsi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) ..
49
4.1.4 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) .................................................................
50
4.2 Pengendalian Intern Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) ........
51
4.2.1 Sistem Pengendalian Akuntansi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) ...........................................................................................................
52
4.2.2 Pengendalian Inten Terhadap Kas pada PT.TASPEN (PERSERO) .
53
4.2.3 Sistem Voucher dan Pengawasan pada PT.TASPEN (PERSERO) .
54
4.2.3.1 Voucher .............................................................................
55
4.2.3.2 Laporan Bank .....................................................................
56
4.2.3.3 Rekonsiliasi Bank ..............................................................
56
4.2.4 Tahap-tahap Penyusunan Rekonsiliasi Bank pada PT.TASPEN (PERSERO) ......................................................................................
57
4.2.3 Metode Penilaian Piutang Tak Tertagih pada PT.TASPEN (PERSERO) .........................................................................................
58
4.3 Permasalahan atau Kendala yang Dihadapi dalam Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) .......
59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ...............................................................................................
viii
60
5.2 Saran-saran .................................................................................................
61
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................
x
LAMPIRAN
ix
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1
Stuktur Organisasi PT.TASPEN (PERSERO) ....................
Lampiran 2
Flowchart Penerimaan Piutang Premi Melalui Rekening Koran pada PT.TASPEN (PERSERO) .......................................... 63
Lampiran 3
Daftar Penerimaan Premi Melalui : Kas, Bank, Giro, dan MP Program(B300).................................................................... 64
Lampiran 4
Voucher ...............................................................................
65
Lampiran 5
Daftar Piutang Premi Pensiun .............................................
66
Lampiran 6
Daftar Penerimaan Premi ....................................................
68
Lampiran 7
Laporan Harian Premi Pensiun ...........................................
70
Lampiran 8
Surat Jawaban Praktik Kerja Lapangan ..............................
71
Lampiran 9
Surat Keterangan Telah Melakukan Praktik Kerja Lapangan pada PT.TASPEN (PERSERO) ......................................... 72
Lampiran 10
Kartu Bimbingan Lapotan Tugas Akhir..............................
73
Lampiran 11
Daftar Riwayat Hidup .........................................................
74
x
62
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul. Sehubungan dengan perkembangan teknologi dan informasi pada era globalisasi ini, semakin banyak perusahaan yang berkembang pesat, terutama dalam hal pertukaran informasi. Informasi saat ini sudah menjadi komoditas yang sangat penting dalam memenangkan persaingan di dalam dunia bisnis. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, karena sebagaian besar kegiatan perusahaan terkait dengan akuntansi dan antara satu sistem dengan sistem lainnya saling berhubungan untuk membantu operasional perusahaan Dengan adanya dukungan sistem informasi yang di rancang dengan baik, maka informasi yang dihasilkan akan tepat dan akurat sehingga dapat membuat perusahaan itu lebih unggul dalam bersaing dengan perusahaan lain. Sistem informasi yang dirancang dengan baik akan menghasilkan keputusan yang tepat dan membantu persahaan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi secara cepat, tepat, dan akurat sudah menjadi suatu kebutuhan mutlak bagi suatu Perusahaan.
Oleh karena itu dalam rangka
mencapai tujuan perusahaan, masing-masing perusahaan dituntut untuk menerapkan dan mengembangkan sistem informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang tepat. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood, dalam bukunya bahwa sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi komputer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem infomasi berbasis komputer merupakan suatu rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi yang berguna.
1
2
Menurut Dwi Martani dkk, dalam bukunya secara umum sistem informasi akuntansi
membantu manajemen perusahaan untuk mengumpulkan data-data
keuangan, mengelolanya menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna, dan menghasilkan laporan keuangan. Sistem informasi akuntansi yang baik dan efektif memampukan manajemen perusahaan dan para pihak yang berkepentingan mendapatkan informasi secara cepat dan akurat mengenai perusahaan. Standar akuntansi instrument keuangan PSAK 55, menyebutkan bahwa salah satu klasifikasi asset keuangan adalah pinjaman yang diberikan dan piutang. Piutang merupakan klaim suatu perusahaan pada pihak lain. Piutang adalah kredit yang disalurkan kepada pihak lain, dalam laporan posisi keuangan diklasifikasikan sebagai pinjaman yang diberikan. Salah satu informasi yang penting untuk menunjang dan mendukung kelancaran aktifitas bisnis perusahaan adalah laporan daftar piutang dan daftar penerimaan piutang. Untuk pengendalian piutang perusahaan maka diperlukan sistem penagihan yang baik sehingga piutang dapat ditagih tepat waktu dan terhindar dari piutang tak tertagih. Karena jika ada kemungkinan piutang itu tidak tertagih maka ini dapat berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan. PT.TASPEN (PERSERO) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial. PT.TASPEN (PERSERO) memiliki transaksi piutang premi, piutang premi merupakan piutang atas premi dan iuran dari peserta PNS yang disetorkan ke PT.TASPEN (PERSERO) setiap bulannya. Pada pengelolaan data khususnya pencatatan Piutang Premi yang dilakukan masih ada yang menggunakan sistem manual. Walaupun sampai saat ini PT.TASPEN (PERSERO) sudah menggunakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan, dan berjalan dengan baik, namun bagian pencatatan piutang premi masih menggunakan sistem pencatatan yang manual guna menghindari eksposur, masalah yang paling sering terjadi adalah kesalahan-kesalahan dalam hal pencatatan transaksi
3
yang sudah terkomputerisasi, dan masalah lainnya adalah informasi yang dihasilkan akibat lambatnya pemprosesan data transaksi. Berdasarkan adanya masalah-masalah tersebut, penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut mengenai proses pencatatan piutang premi di PT.TASPEN (PERSERO) ini dengan judul : “TINJAUAN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PIUTANG PREMI PADA PT.TASPEN (PERSERO)”. 1.2 Identifikasi Masalah. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka untuk membatasi ruang lingkup dalam penulisan laporan proposal ini penuis merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana proses Sistem Informasi akuntansi Pencatatan
Piutang Premi
yang disajikan oleh PT.TASPEN (PERSERO) ? 2. Bagaimana
pengendalian
intern
piutang
premi
pada
PT.TASPEN
(PERSERO)? 3. Faktor-faktor apa saja yang menjadi hambatan dan kendala dalam proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO)? 1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bahwa proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang
Premi sudah sesuai dengan Standar Akuntansi
Keuangan (SAK). Adapun tujuan yang dicapai dari penelitian ini adalah : 1. Memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO). 2. Untuk mengetahui bahwa tahap proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) telah sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan.
4
3. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi hambatan dan kendala dalam proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO). 4. Untuk mengelola data-data tersebut secara tepat dan objektif sehingga menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi pembaca umumnya dan bagi penulis khususnya. 1.4 Kegunaan Laporan Tugas Akhir. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : 1. Penulis Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat menambah pengetahan penulis, pengalaman dan lebih memahami tentan proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO). 2. PT.TASPEN (PERSERO) Sebagai masukan pemikiran untuk mengkaji kembali proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) serta diharapkan dapat bermanfaat bagi perkembangan PT.TASPEN(PERSERO). 3. Penulis Selanjutnya Berbagi tema bagi penulis selanjutnya yang akan melakukan penelitian lebih lanjut mengenai proses Sistem Informasi Pencatatan Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO), serta memberi gambaran untuk melakukan lebih jauh penelitian. 1.5 Waktu dan Lokasi Penelitian. Lokasi yang menjadi tempat penulisan mencari dan mengumpulkan data yang diperlukan dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini adalah PT. TASPEN (PERSERO) yang terletak di Jalan PH.H. Mustopha No.78 Bandung 40124 (0227206545). Adapun waktu pelaksanaan penelitian dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini dilaksanakan pada tanggal 18 Juni 2012 sampai dengan 17 Agustus 2012.
5
BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Akuntansi Akuntansi berasal dari bahasa asing yaitu accounting, yang artinya bila di terjemahkan adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasikan, meringkas, mengelola dan menyajikan data transaksi sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk mengambil suat keputusan serta tujuan lainnya. Akuntansi menurut Dwi Martani, dkk (2012 : 4) akuntansi memegang penting dalam entitas karena akuntansi adalah bahasa bisnis (business language). Akuntansi menghasilkan informasi yang menjelaskan kinerja keuangan entitas dalam suatu periode tertentu dan kondisi keuangan entitas pada tanggal tertentu. Informasi akuntansi tersebut digunakan oleh para pemakai agar dapat membantu dalam membuat prediksi kinerja di masa mendatang. 2.1.1
Pengertian Akuntansi Menurut
Al-Haryono
Jusuf
(2001:4-5)
pengertian
akuntansi
dapat
dirumuskan dari dua sudut pandang, yaitu dari sudut pemakaian jasa akuntansi dan dari sudut pandang proses kegiatannya 1. Dari sudut pandang pemakai: “Akuntansi adalah suat disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi.” 2. Dari sudut pandang proses kegiatan: “ akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi. Menurut Weygrandt Kieso (2005) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan akuntansi adalah sebagai berikut :
6
“accounting is an information system that identifies, records, and communicates, the economic events of an organization to interested user.” Menurut Aliminsyah (2003), menyatakan bahwa yang dimaksud dengan akuntansi adalah sebagai berikut : “Akuntansi juga dapat diartikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.” Dari definisi-definisi tersebut maka penulis dapat menyimpulkan bahwa akuntansi merupakan pemprosesan data keuangan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang berguna sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan perusahaan dan untuk mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan oleh perusahaan. 2.1.2
Jenis Perkiraan Dalam Akuntansi Jenis perkiraan dalam akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Harta/Aktiva/Assets Pengertian harta tidak terbatas pada kekayaan perusahaan yang berwujud saja, tetapi juga termasuk pengeluaran-pengeluaran yang belum dialokasikan ata biaya yang masih harus dialokasikan pada penghasilan yang akan datang. Klasifikasi harta adalah sebagai berikut : a. Harta Lancar (CurrentAassets) adalah harta yang berbentuk uang tnai maupun aktiva lainnya yang dapat ditukar dengan uang tunai dalam jangka waktu satu tahun. Contoh : kas, investasi jangka pendek, piutang dagang/usaha, persediaan, pendapatan yang akan diterima, biaya/beban yang dibayar dimuka dan sebagainya. b. Harta Tidak Lancar (Non Current Assets) adalah harta yang mempunyai umur kegunaan relative permanen atau jangka panjang (mempunyai mr ekomomis lebih dari satu tahun atau tidak akan habis dalam satu kali perputaran operasi perusahaan). Contoh : investasi jangka panjang yang berupa saham, obligasi, dan lain-lain.
7
c. Harta Tetap (Fixed Assets) adalah harta yang dimiliki perusahaan yang fisiknya nampak (kongkrit). Syarat lain untuk dapat diklasifikasikan sebagai aktiva tetap selain aktiva itu dimiliki perusahaan, juga harus digunakan dalam operasi yang bersifat permanen. Contoh : tanah, bangunan, mesin, inventaris, kendaraan, dan perlengkapan atau alat-alat lainnya. d. Harta Tak Berwujud (Intagible Assets) adalah harta perusahaan yang secara fisik tidak nampak, tetapi merupakan suatu hak yang mempunyai nilai dan dimiliki oleh perusahaan untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contoh : hak cipta, merk dagang, biaya pendirian, goodwill dan sebagainnya. e. Harta Lainnya (Other Assets) adalah menunjukkan kekayaan ata aktiva perusahaan yang tidak dapat atau belum dapat dim masukkan dalam klasifikasi-klasifikasi sebelumnya. Contoh : gedung dalam proses, tanah dalam penyelesaian, piutang jangka panjang dan lainnya. 2. Kewajiban/Hutang/Pasiva/Liabilities Hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditur. Klasifikasi hutang adalah sebagai berikut : a.
Hutang Lancar (Current Liabilities) adalah kewajiban keuangan perusahaan yang pelunasan atau pembayaran akan dilakukan dalam jangka pendek (satu tahun sejak tanggal neraca). Contoh : hutang dagang, hutang wesel, hutang pajak. Beban yang masih harus dibayar, pendapatan diterima dimuka, dan lain sebagainya.
b. Hutang Jangka Panjang
(Longterm Liabilities) adalah kewajiban
keuangan yang jangka waktu pembayarannya (jatuh temponya) masih jangka panjang (lebih dari satu tahun dari tanggal neraca). Contoh : hutang obligasi, hutang hipotik, pinjaman jangka panjang dan lain-lain.
8
3. Modal/Capital Modal adalah hak pemilik atas kekayaan dan harta perusahaan yang timbul sebagai akibat penanaman ( investasi ) yang dilakukan oleh pemilik atau para pemilik. Contoh : modal disetor, prive/payroll, modal komanditer, laba ditahan, agio saham dan lain sebagainya. 2.2
Piutang Piutang berasal dari bahasa inggris (Account receivable) adalah salah satu
jenis transaksi akuntansi yang mengursi penagihan konsumen yang berhutang pada seseorang, suatu perusahaan, atau suatu organisasi untuk barang atau layanan yang telah diberikan pada konsumen tersebut. Pada sebagian entitas bisnis, hal ini biasanya dilakukan dengan membuat tagihan dan mengirimkan tagihan tersebut kepada konsumen yang akan dibayar dalam suatu tenggang waktu yang disebut termin kredit atau pembayaran. 2.2.1 Pengertian Piutang Piutang merupakan pos yang sangat penting bagi suatu perusahaan dan merupakan bagian dari pos aktiva lancer yang sesuai dalam pernyataan standar akuntansi keuangan (PSAK) (2004:1.10) yang tercantum sebagai berikut : “Aktiva lancer termasuk persediaan dan piutang dagang yang dijual, dikonsumsi dan direalisasi sebagai bagian dari siklus normal operasi perusahaan walaupun aktiva tersebut tidak diharapkan akan direalisasi dalam jangka waktu dua belas bulan dari tanggal neraca.” Adapun beberapa pengertian piutang yang di kemukakan oleh para ahli diantaranya sebagai berikut : Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2003:381) yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan pengertian piutang adalah sebagai berikut :
9
“Piutang adalah dana yang terutang oleh pelanggan atas barang atau jasa yang telah terjual atau diserahkan kepada mereka secara kredit.” Menurut Warren Reeve dan Fees (2005:404 menyatakan bahwa yang di maksud dengan piutang adalah : “piutang meliputi semua klaim dengan bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya.” Menurut Rusdi Akbar (2004:199), menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah : “Piutang meliputi semua hak atau klaim perusahaan pada organisasi lain untuk menerima sejumlah kas, barang, atau jasa dimana yang akan dating sebagai akibat kejadian pada masa yang lalu.” Menurut Dwi Martani, dkk (2012 : 193), menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah : “Piutang merupakan klaim suatu perusahaan kepada pihak lain.” Dari beberapa pengertian piutang di atas, dapat di simpulkan bahwa pengertian piutang adalah hak kreditur terhadap debitur sebagai akibat yang timbul dari penyerahan barang atau jasa secara kredit. 2.2.2
Jenis-Jenis Piutang 2.2.2.1 Piutang Dagang Piutang dagang menurut Raja Adri Satriawan (2012 : 87) adalah janji
pembeli untuk membayar jumlah yang terutang atas jasa dan barang yang terjual. Piutang dagang normalnya diperkirakan akan tertagih dalam jangka waktu 30 sampai dengan 90 hari. Oleh karena itu, jika perusahaan mengklasifikasikan asset lancar dan tidak lancar maka piutang dagang akan dimasukkan ke dalam asset lancar. 1. Pengakuan piutang dagang Pengakuan piutang dagang berkaitan dengan pengakuan pendapatan. Menurut IAS 11 dan PSAK 23 (revisi 2009), pendapatan dari penjualan jasa harus diakui bila
10
hasil transaksi penjualan jasa dapat diestimasi dengan andal bila seluruh kondisi ini dipenuhi : a. Jumlah pendapatan dapat diukur dengan andal, b. Besar kemungkinan manfaat ekonomi sehubungan dengan transaksi tersebut akan diperoleh perusahaan, c. Tingkat penyelesaian dari suatu transaksi pada tanggal laporan posisi keuangan dapat diukur dengan andal, dan d. Biaya yang terjadi untuk transaksi tersebut dan biaya untuk menyelesaikan transaksi tersebut dapat diukur dengan andal. Pendapatan dari penjualan barang harus diakui bila seluruh kondisi berikut dipenuhi : a. Perusahaan telah memindahkan risiko secara signifikan dan telah memindahkan manfaat kepemilikan barang kepada pembeli, b. Perusahaan tidak lagi mengelola atau melakukan pengendalian efektif atas barang yang dijual, c. Jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal, d. Besar kemungkinan manfaat ekonomi yang dihubungkan dengan taksiran akan mengalir kepada perusahaan tersebut, dan e. Biaya yang terjadi atau yang akan terjadi sehubungan dengan transaksi penjualan dapat diukur dengan andal. Pengakuan piutang dagang yang berasal dari penjualan barang dipenuhi oleh syarat pengiriman (terms of shipping). Jika syarat pengirimannya adalah f.o.b. (free on board) shipping point, piutang dagang diakui ketika hak kepemilikan berpindah kepada pembeli di tempat pengiriman, yaitu ketika penjual menyerahkan barang kepada persahaan pengangkutan. Jika syarat pengirimannya adalah f.o.b. destination, piutang dagang diakui ketika hak kepemilikan berpindah tangan pembeli ke tempat tujuan, yaitu ketika pembeli menerima barang dari perusahaan pengangkutan.
11
2. Penilaian piutang dagang Piutang dagang dinilai dan dilaporkan pada laporan posisi keuangan pada nilai realisasi bersih (net relizable value), yaitu jumlah bersih yang diperkirakan akan diterima dalam bentuk kas. Penentuan nilai realisasi bersih piutang dagang memerlukan estimasi piutang tak tertagih. a. Piutang tak tertagih Adakalanya piutang dagang tidak dapat tertagih. Piutang dagang yang tidak dapat tertagih merupakan beban bagi perusahaan. Ada dua cara pengakuan beban piutang tak tertagih pada saat piutang dagang benar-benar tidak tertagih dan dihapuskan dengan mengkredit akun piutang dagang dan mendebet akun beban piutang tak tertagih (bad debt expenses). Cara ini yang disebut dengan metode penghapusan langsung (direct write-off method). Merupakan satusatunya metode yang diakui oleh perpajakan.
Jurnal pada saat penghapusan langsung piutang Beban Penghapusan Piutang
Rp.xxx
Piutang Premi
Rp.xxx
Jurnal pelunasan piutang Kas
Rp.xxx Piutang premi
Rp.xxx
Jurnal pelunasan piutang yang sebelumnya dihapus Kas
Rp.xxx Pendapatan lain
Rp.xxx
Jurnal penyesaian penurnan nilai untuk tahun 20xx Beban penghapusan piutang Piutang premi
Rp.xxx Rp.xxx
Cara ke dua mengaki beban piutang tak tertagih pada setiap tanggal laporan posisi keuangan dengan mengkreditkan akun penyisihan piutang tak tertagih (allowance for bad debt) dan mendebit beban pitang tak tertagih. Kemudian
12
pada saat piutang dagang tersebut dihapuskan dengan mendebet akun penyisihan piutang tak tertagih dan mengkreditkan akun piutang dagang. Cara ke dua ini yang disebut dengan metode penyisihan (allowance method), merpakan metode yang disarankan oleh prinsip akuntansi yang berlaku umum.
Jurnal pada saat menggunakan pencadangan piutang Cadangan penurunan nilai piutang
Rp.xxx
Piutang Premi
Rp.xxx
Jurnal pelunasan piutang Kas
Rp.xxx
Cadangan penurunan nilai piutang
Rp.xxx
Piutang premi
Rp.xxx
Pelunasan piutang yang sebelum dihapuskan Piutang premi
Rp.xxx
Cadangan penurunan nilai piutang Kas
Rp.xxx Rp.xxx
Piutang premi
Rp.xxx
Jurnal penyesuaian penurunan nilai untuk tahun 20xx Beban penurunan nilai piutang
Rp.xxx
Cadangan penurunan nilai piutang
Rp.xxx
Rekonsiliasi cadangan penurunan nilai piutang: Saldo awal periode
Rp.xxx
Penghapusan piutang
(Rp.xxx) dihapus
Recovery piutang yang dihapus
Rp.xxx
Tambahan penurunan nilai periode tersebut
Rp.xxx
Saldo akhir periode
Rp.xxx
13
Rekonsiliasi ini merupakan bagian dari catatan atas laporan keuangan yang menjelaskan rincian cadangan penurunan. 2.2.2.2 Piutang Dagang sebagai Sumber Kas Dalam angka mempercepat penerimaan kas dari piutang dagang, perusahaan dapat meminjamkan atau mengalihkan piutang dagang kepada pihak lain. 1. Pinjaman piutang Piutang dagang dapat dijamin dalam suatu transaksi peminjaman. Kreditor sering mengharskan peminjam untuk menggadaikan piutang dagangnya sebagai jaminan pinjaman. Jika pinjaman tidak dibayar pada jatuh tempo, kreditor memiliki hak untuk menagih piutang dagang tersebut. Pinjaman dibuktikan dengan janji tertulis/wesel (promissory notes). 2. Pengalihan piutang Pengalihan piutang (factoring) adalah jenis pembiayaan dalam bentik pembelian atau pengalihan piutang atau tagihan jangka pendek suatu perusahaan (client) yang berasal dari transaksi usaha, kepada factor (lembaga pembiayaan atau lembaga lain yang membeli dan atau menerima pengalihan piutang). Atas pengalihan piutang ini, factor dapat memperoleh bunga atau diskonto. 2.2.2.3 Piutang Wesel Piutang wesel (notes receivable) adalah piutang yang diperkuat dengan wesel (janji tertulis). Wesel (promissory notes) adalah janji tertulis membayar sejumlah tertentu uang pada tanggal tertentu uang pada tanggal tertentu di masa depan. Wesel biasanya berisi informasi tentang pihak yang akan menerima pembayaran, pembuat surat wesel, tanggal dan jatuh tempo wesel, jurnal nominal dan bunga wesel (jika
14
ada). Piutang wesel dapat timbul dari penagihan piutang dagang menjadi piutang wesel, penjualan kredit jasa atau barang, pembiayaan, atau transaksi lainnya. Wesel dapat dibedakan atas wesel berbunga (interest-bearing notes) dan wesel tanpa bunga (noninterest-bearing notes). 2.3
Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya,
untuk mencapai tujan tersebut manajemen membutuhkan informasi yang dapat dipercaya, lemgkap dan tepat waktu. Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi yang menyediakan informasi keuangan yang akan dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan, oleh karena itu sistem informasi akuntansi harus diterapkan sesuai dengan aturan yang ada dalam persahaan. Tanpa adanya sistem informasi akuntansi yang memadai maka perusahaan tidak akan mendapatkan informasi yang cukup dan akan sulit menjalakan fingsinya dengan baik. 2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Adapun beberapa pengertian sistem informasi akuntansi yang di ambil dari
pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh para ahli. Sistem informasi akuntansi menurut George H. Bodnar. dan William S. Hopwood (2006:8) adalah sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis kompter yang dirancang untuk mentranformasi data akuntansi menjadi informasi.” Menurut
Mulyadi (2001:3) yang dimaksud dengan sistem informasi
akuntansi adalah sebagai berukut : “Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa ntuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan persahaan.”
15
Menurut
Krismiaji (2005:4) yang dimaksud dengan sistem informasi
akuntansi adalah sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.” Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer dan serangkaian kegiatan untuk menangani transaksi perusahaan agar seragam, dilengkapi dengan berbagai formulir, catatan, prosedur, dan laporan guna menghasilkan informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengawasan. 2.3.2
Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru. Yaitu kebutuhan pengembangan sistem informasi akuntansi terjadi jika perusahaan baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Yaitu system informasi akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun stuktur informasi yang terdapat dalam laporan. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akntansi dan pengecekan intern. Yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi
dan
untuk
menyediakan
catatan
lengkap
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
mengenai
16
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Yaitu pengembangan sistem informasi seringkali ditunjukkan untuk menghemat
biaya
informasi
merupakan
barang
ekonomi
untuk
memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. 2.3.3
Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Sistem yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan mempunyai karakteristik
tersendiri yang disesuaikan dengan keadaan yang kebutuhan pada perusahaan yang bersangkutan. Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi berbagai informasi akuntansi yang diperlukan pimpinan harus sesuai dan diperhatikan dalam rangka menggambarkan pengendalian perusahaan. Berdasarkan definisi sistem informasi akuntansi, setiap perusahaan dapat berfungsi apabila memenuhi unsur-unsur yang merupakan dasar bagi terlaksananya suatu sistem informasi akuntansi yang memadai. Menurut George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:142) bahwa Posedur seharusnya juga mencakup desain dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu memastikan pencatatan atas transaksi dan kejadian. Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi. Ada berbagai macam wujud dokumen dan catatan, setiap jenis dokumen dan catatan harus dikendalikan dengan cara tertentu yang relevan. Dokumen dan catatan harus diberi nomor urut sebagai sarana akuntabilitas. Dokumen dan catatan harus mudah digunakan dan mudah dipahami oleh pelanggan. Setiap formulir harus menyediakan ruang khusus untuk tempat otorisasi dan persetujuan. Unsur-unsur tersebut adalah : 1. Formulir Merupakan unsur penting dalam sistem informasi akuntansi dan apabila telah diisi menjadi dokumen dasar. Formulir yang didesain baik dan berfungsi untk mengembangkan pengendalian intern.
17
2. Catatan Catatan- catatan akuntansi terdiri dari buku jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu. a. Buku jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama dalam transaksi keuangan sebelum pengolahan lebih lanjut menyangkut pengdebetan dan pengkreditan posting. b. Buku Besar, jga merupakan pencatatan akuntansi secara resmi, mengikhtisarkan status dari rekening keuangan. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang di sajikan dalam laporan keuangan. c. Buku Besar Pembantu, apabila data keuangan yang di golongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut dapat dibentuk buku besar pembantu. Buku besar pembantu ini terdiri dari rekeningrekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buk besar. 2.4
Sistem Informasi Akuntansi Piutang Sistem informasi akuntansi Piutang mewakili uang yang dimiliki barang atau
jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit, piutang dagang serng kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi, yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. 2.4.1
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Adapun tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi piutang adalah dapat
menciptakan informasi dan pengendalian atas piutang sehingga dapat menangani halhal sebagai berikut : 1. Akibat finansil dan penjualan secara kredit ialah timbulnya piutang. Timbul dan dihapusnya piutang antara lain karena pembayaran dan ini
18
harus terjadi secara wajar, oleh karenanya diperlukan satu sistem dan prosedur yang baik yang secara terus menerus dapat memberikan informasi tentang kondisi calon debitur termasuk pengendalian atas pengiriman piutang itu sendiri. 2. Kemacetan atas piutang meupun keterlambatan pembayarannya akan mempengaruhi likuiditas perusahaan, sehingga dapat menimbulkan kerugian. 2.4.2
Organisasi Fungsi Piutang Kegiatan dari fungsi piutang melibatkan beberapa bagian dari perusahaan
sejak timbulnya piutang sampai diterimanya pembayaran. Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam organisasi fungsi piutang adalah sebagai berikut : 1. Bagian penjualan yang memegang fngsi penjualan dan merupakan awal timbulnya pitang. 2. Seksi administrasi piutang mencatat timbulnya dan hapusnya piutang. 3. Bagian akuntansi umum yang memcatat transaksi piutang dalam proses akuntansi. 4. Bagian
keuangan
yang
melibatkan
penagihan
(inkaso)
maupun
penerimaan uangnya. 2.4.3
Prosedur Penagiha Piutang Adapun prosedur penagihan piutang secara naratif adalah sebagai berikut : 1. Administrasi piutang berdasarkan salinan faktr atau kartu pitang membat daftar piutang jatuh wakt rangkap dua, yang didistribusikan sebagai berikut :
Asli dikirim ke bagian keuangan
Tembusan digunakan sebagai arsip administrasi piutang.
19
2. Bagian keangan atas dasar piutang membuat kuitansi-kuitansi penagihan rangkap dua yang kemudian dikirim ke bagian inkaso. Daftar pitang jatuh waktu kemudian diarsipkan. 3. Bagian inkaso membauat “inkaso borderel” (daftar kuitansi) perdaerah penagihan kemudian kuitansi (rangkap dua) berikut daftar kuitansi diserahkan
kepada
masing-masing
penagih
untuk
melaksanakan
penagihan. 4. Dalam penagihan (apabila dibayar oleh debitur) diserahkan kuitansi asli kepada debitur setelah pembubuhan paraf oleh debitur pada daftar kuitansi, membawa uang, kopi kuitansi, dan daftar kuitansinya, lalu piutang ke perusahaan untuk mempertanggungjawabkannya ke bagian inkaso. Atas kuitansi (kopi) berikut uang hasil penagihan diserahkan ke bagian kas, apabila kuitansi belum dibayar, daftar kuitansi disimpan di bagian inkaso untuk penagihan esok harinya. 5. Kasir setelah mencocokan jumlah uang dan kuitansi membuat bukti penerimaan kas (cash receipt slip) rangkap 3 (tiga) dan setelah dicatat pada bukti kasir CSR didistribusikan sebagai berikut :
Asli berikut kopi kuitansi ke bagian akunting untuk dicatat dalam buku jurnal penerimaan kas atau bank selanjutnya dicatat dalam buku besar kas dan piutang.
Tembusan ke satu ke administrasi piutang untuk dicatat pada kartu piutang sebelah kredit yang bersangkutan.
Tembusan ke dua sebagai arsip kasir.
Kemudian semua dokumen diarsipkan.
20
2.4.4
Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang Premi Prosedur penerimaan kas menurut Krismiaji (2002:280). Hampir semua
transaksi perusahaan bermula atau berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas, yaitu sebagai berikut : 1. Bagian Penanganan Surat untuk masuk a. Mula-mula bagian ini menerima amplop surat pelunasan piutang, kemudian mengeluarkan cek dan bukti kas masuk dari amplop tersebut. b. Kemudian bagian ini akan memeriksa secara visual, kemudian mengesahkan cek atau akan di tandatangan. c. Setiap sore hari, bagian ini membuat daftar penerimaan kas sebanyak tiga lembar, dan mendistribusikannya sebagai berikut: Lembar ke-1 bersama dengan cek dan bukti kas masuk diserahkan ke kasir. Lembar ke-2 diserahkan kebagian piutang premi. Lembar ke-3 diserahkan ke bagian audit. 2. Kasir d. Setelah menerima daftar penerimaan kas, kasir mencatat penerimaan kedalam jurnal penerimaan kas. e. Kasir membuat bukti setoran bank sebanyak dua lembar dan menyetorkan kas tersebut ke bank. f. Kasir menyerahkan bukti kas mask ke bagian piutang dan mengarsipkan daftar penerimaan kas urut tanggal. g. Secara periodik, kasir akan menyerahkan jurnal penerimaan kas ke bagian buku besar untuk diproses. 3. Bagian piutang h. Setelah
menerima
bukti
kas
masuk dari
kasir,
bagian
ini
membandingkan bukti kas masuk dengan daftar penerimaan kas yang
21
sebelumnya diterima dari bagian penanganan surat masuk. Setelah cocok, lalu memposting pelunasan piutang tersebut ke rekening buku piutang yang bersangkutan. i. Mengarsipkan ke-2 dokumen (bukti kas masuk dan daftar penerimaan kas) tersebut urut tanggal. 4. Bagian buku besar j. Secara periodik bagian ini menerima penerimaan kas dari kasir dan melakukan proses posting dari jurnal tersebut ke rekening-rekening buku besar yang bersangkutan. 5. Bagian Audit k. Atas dasar tembusan daftar penerimaan kas yang diterima dari bagian penanganan surat masuk, bagian ini memeriksa nomor urut dokumen. l. Setiap akhir bulan bagian ini akan menerima laporan bank bulanan beserta
tembusan
bukti
setoran
bank
dari
bank,
kemudian
membandingkan daftar penerimaan kas dan bukti setoran bank, kemudian membuat rekomendasi bank. m. Mengarsipkan dokumen-dokumen secara terpisah. 2.5
Sistem Pengendalian Intern Piutang Pengendalian intern merupakan istilah yang telah umum dan banyak digunakan
dalam berbagai kepentingan. Pengendalian intern ini semakin penting, karena perusahaan harus menyadari dan memahami arti penting pengendalian intern. Salah satu tujuan sebuah Sistem Informasi adalah untuk membantu manajemen dalam mengendalikan sebuah organisasi bisnis. Akuntan dapat membantu mencapai tujuan ini dengan merancang sist em pengendalian yang efektif dan dengan cara pengkajian sistem pengendalian yang sekarang dipakai untuk menjamin bahwa sistem tersebut beroperasi secara efektif.
22
2.5.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Pada dasarnya sistem pengendalian intern telah dikembangkan secara alamiah melalui pengalaman atau trail and error dan secara naluriah banyak ditemukan pada para pengusaha tradisional yang berusaha membangkitkan sistem pengendalian intern dalam mengamankan hartanya, disamping berkembang secara ilmiah sistem pengendalian intern juga berkembang sesuai kebutuhan. Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified Public Accountants) yang di terjemahkan oleh Azhar Susanto dan La Midjan (2001:58) adalah sebagai berikut : “Meliputi stuktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan yang dimaksud untuk mengamankan hartanya, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan.” Pengertian sistem pengendalian Interen menurut Krismiaji (2005:218) menyatakan bahwa : “Rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efesiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.” Pengertian sistem pengendalian intern menurut George H. Bodnar. dan William S. Hopwood (2006:129) menyatakan bahwa : “Merupakan satu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut : 1. Reliabilitas pelaporan keangan, 2. Efektivitas dan efisiensi operasi, dan 3. Kesesuaian dengan pengaturan dan regulasi yang berlaku.” Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah menggambarkan harta kekayaan perusahaan, menguji
23
ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan, meningkatkan efisien operasi perusahaan, dan ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan perusahaan. 2.5.2
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Unsur-unsur atau komponen dari sistem pengendalian intern menurut George
H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006) merupakan hal terpenting yang harus ada, hal ini dikarenakan terlaksananya unsur atau komponen tersebut berarti tujuan dari pengendalian intern dapat tercapai. Unsur-unsur atau komponen pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Lingkunagn Pengendalian Menrut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006 : 133-134) Lingkngan pengendalian merupakan dampak kumlatif atas factor-faktor untk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
Komitmen terhadap kompetensi.
Stuktur organisasi.
Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya.
Cara pembagian otorisasi dan tanggungjawab.
Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur.
2. Penaksiran Risiko Penaksiran risiko menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006 : 140) merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang mempengauhi tujuan perusahaan. Tahapan yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan.
24
3. Aktivitas Pengendalian Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006) Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Tujuan pengendalian yaitu a. Pemisahan tugas berdasarkan George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:142), pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu
untuk
melakukan
kecurangan
atau
kesalahan
ketika
menjalankan tugas sehari-hari mereka. Pemisahan tugas diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transaksi dengan tanggung jawab pencatat transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpanan kekayaan ke orang-orang berbeda. Tanggung jawab wewenang pelaku transaksi, tanggung jawab pencatat transaksi, dan tanggung jawab penyimpanan kekayaan yang harus dijalankan oleh fungsi yang independen. 4. Informasi dan Komunikasi Menurut George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:144) Informasi dan komunikasi mengacu pada sistem akntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokan, mencatat dan melaporkan transaksi organisasi untuk memelihara akntabilitas aktiva yang terkait. 5. Monitoring George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:145) Pengawasan atau monitoring merupakan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian intern dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
25
2.5.3
Pengendalian Intern Piutang Sistem pengendalian yang perlu diperhatikan pada waktu menyusun sistem
akuntansi piutang adalah sebagai berikut : 1. Petugas yang mencatat atas timbulnya piutang maupun hapusnya piutang pada rekening-rekening piutang harus terpisah dari petugas buku besar piutang maupun penagihannya agar dapat diciptakan pengendalian intern melalui internal cek dan lain-lain. 2. Catatan atas piutang berfungsi control atas kondisi dan batas maksimum kredit, antara lain melalui daftar analisa umur piutang (againg schedule). 3. Secara periodik diadakannya internal cek antara total buku pembantu buku besar piutang dengan buku besar piutang (controlling account). 4. Diadakan konfirmasi atas saldo piutang secara periodik. 5. Perlu dibuatkan setiap daftar saldo piutang yang jatuh waktu, yang dibuat seksi administrasi piutang untuk mengawasi pelaksanaan penerimaan pitang di kas. 6. Atas setiap penagihan, bagian inkaso membuat daftar kuitansi yang harus ditagih pada hari itu, fungsinya sebagai alat pengawasan atas penagihan. 7. Setiap penagihan hasilnya harus dipertanggungjawabkan hari itu juga oleh petugas inkaso. 2.6
Pengendalian Intern Terhadap Kas Pengendalian intern yang baik terhadap kas berdasarkan Al. Haryono Jusup
(2005 : 7-8) memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam meancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya deperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian intern. Tiga prinsip pengendalian intern yaitu :
26
1. Harus terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab mengenai transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas. 2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian. 3. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu menggunakan kas kecil. 2.6.1
Sistem Voucher dan Pengawasan Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan
terhadap pengeluaran kas. Berdasarkan Al. Haryono Jusup (2005 : 11) Sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: 1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan. 2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan, dan pencatatan harus ditetapkan. 3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar. 4. Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen. Ketentan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher, maka pengawasan tehadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya orang atau bagian tertentu yang diberi kewenangan oleh perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang akan menimbulkan kewajiban.
27
2.6.2
Voucher Berdasarkan Al. Haryono Jusup (2005 : 15-17) bahwa apabila perusahaan
menggunakan sistem voucher, maka setelah faktur dicek dan disetujui, dibuatlah voucher. Voucher menurut Al. Haryono Jusup (2005 : 15) adalah dokumen yang berisi : 1. Keteangan ringkas transaksi. 2. Tanda telah diperiksa. 3. Persetujuan untuk dicatat dan dibayar. Bentuk dan isi voucher sering berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya. Akan tetapi pada umumnya voucher diancang sedemikian rupa, sehingga faktur dan dokumen-dokumen lain yang menjadi dasar pembuatan voucher dilampirkan pada voucher tersebut atau dimasukkan ke dalam kantong voucher. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam pengarsipannya. Informasi yang diperlukan untuk membuat voucher diambil dari faktur dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Setelah formulir voucher selesai diisi, maka faktur dan dokumendokumen pendukung lainnya dilampirkan pada voucher tersebut. Selanjutnya voucher diserahkan kepada tugas pemeriksa atau auditor untuk dicek ulang, diperiksa kebenaran rekening yang akan didebet, dan diberi persetujuan untuk dicatat. Setelah voucher disetujui dan dicatat, selanjutnya voucher diarsipkan menurut tanggal pembayaan. Apabila tanggal pembayaran telah tiba, maka voucher diambil dari arsip dan diserahkan kepada kasir untuk dibayar.pejabat yang bewenang membuat cek hanya menandatangani cek apabila ia telah menerima voucher yang dilampiri dengan dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. Kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen pendukung sangat penting artinya, karena hal itu menunjukkan keabsahan transaksi yang harus dibayar. Laporan penerimaan menunjukkan bahwa barang yang dimaksud telah diterima, sedangkan dokumen persetujuan faktur (atau tanda persetujuan dari faktur) menunjukkan bahwa faktur telah diperiksa kebenarannya. Dengan demikian kecil
28
kemungkinan terjadinya penyelewengan, kecuali jika formulir-formlir dokumen dicuri dan tandatangan persetujuan dipalsu, atau terjadi persekongkolan. 2.6.3
Laporan Bank Menurut Al. Haryono Jusup (2005 : 20) bahwa bank biasanya mengirimkan
laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan.
Transaksi
tersebut
meliputi
penyetoran
dan
penarikan
cek
(pengambilan) serta penambahan dan pengurangan lain yang dilakukan bank atas rekening giro. Setoran di daftar menurut tanggal penyetorannya, sedangkan cek didaftar menurut tanggal pembayar oleh bank. 2.6.4
Rekonsiliasi Bank Berdasarkan Al. Haryono Jusup (2005 : 20) apabila perusahaan membuka
rekening giro di bank maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang dimilikinya, yaitu rekening kas yang terdapat dalam pembukuan persahaan dan laporan bank yang diterima perusahaan secara periodik dari bank. Saldo kas ditunjukkan dalam rekening kas yang terdapat dalam laporan bank. Pembukuan perusahaan dan laporan bank seringkali menunjukkan jumlah saldo yang berbeda, tetapi keduanya mungkin sama-sama benar. Kadang-kadang perbedaan ini terjadi hanya kaena perbedaan waktu pencatatan. Pengendalian intern kas yang baik akan dapat member informasi mengenai sumber kas perusahaan, dikeluarkan untuk apa, dan berapa saldo kas setiap saat dikehendaki. Oleh karena itu, akuntansi harus dapat menjelaskan sebab-sebab terjadinya perbedaan antara catatan perusahaan dengan lapoan bank, dan menentukan jumlah saldo rekening giro yang sesungguhnya pada suatu saat tertentu. Proses ini disebut rekonsiliasi bank. Apabila dikerjakan dengan benar, maka rekonsiliasi bank akan memberikan kepastian bahwa semua transaksi kas telah
29
diperhitungkan dengan benar dan bahwa pembukuan bank telah dilakukan dengan benar. 2.6.5
Tahap-Tahap Penyusunan Rekonsiliasi Bank Tahap-tahap penyusunan rekonsiliasi bank menurut Al. Haryono Jusup
(2005 : 23-25) adalah sebagai berikut : 1. Mulailah dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank dan saldo yang tercantum dalam rekening kas perusahaan (disebut juga “saldo buku”). Kedua angka tersebut mungkin tidak sama karena adanya perbedaan saat pembukan dank arena sebab-sebab lain yang telah diterangkan diatas. 2. Tambahkan atau kurangkan pada saldo perbnak, hal ini yang tercantum dalam pembukuan perusahaan tetapi tidak tercantum dalam laporan bank. 3. Tambahkan atau kurangkan pada saldo per buku, hal-hal yang tercantm dalam lapoan bank tetapi tercatat dalam pembukuan perusahaan. 4. Hitunglah saldo per bank yang telah disesuaikan dengan saldo per buku yang telah disesuaikan. Kedua saldo tersebut harus sama. 5. Buatlah jurnal untuk setiap hal yang tercantum pada sisi per buku (perusahaan) dalam rekonsiliasi bank. 6. Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan, dan sampaikan pemberitahuan ke bank jika bank telah melakukan kesalahan. 2.6.6
Asuransi Menurut La Midjan (2001:324) asuransi menanggung kemungkinan risiko
timbulnya kerugian yang akan diderita oleh yang ditanggung dan atas jasanya tersebut perusahaan asuransi menerima premi. Piutang premi adalah tagihan premi kepada pemegang polis yang telah jatuh tempo dan masih dalam masa keleluasaan. Pendapatan Underwriting adalah jumlah premi tanggungan sendiri setelah dikurangi beban underwriting. Pendapatan ini diperoleh dari aktivitas pokok perusahaan asuransi, terdiri dari :
30
Premi Bruto Dikurangi : Premi Reasuransi Dikurangi / Ditambah : Kenaikan / penurunan premi yang belum merupakan pendapatan. Premi 1. Pembayaran dari pemegang polis untuk perlindungan asuransinya. Premi dapat dibayarkan sekaligus atau sebagai cicilan. 2. Sejumlah dana yang dibayarkan oleh pemegang polis kepada persahaan sehubungan dengan asuransi peserta setiap tahun pada ulang tahun tanggal berlakunya polis. Premi Bruto Premi bruto adalah premi yang diperoleh dari tanggungan , agen, broke maupun dari perusahaan asuransi lain dan perusahaan reasuransi. Premi bruto yang berasal dari pertanggungan langsung dinamakan premi langsung. Premi yang berasal dari pertanggungan tidak langsung yaitu yang diterima dari perusahaan asuransi lain atau perusahaan reasuransi, dinamakan premi tidak langsung. Premi reasuransi adalah bagian dari premi yang belum diakui sebagai pendapatan karena masa pertanggungannya masih berjalan pada akhir periode.
31
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI TUGAS AKHIR 3.1 Objek Tugas Akhir Didalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mengadakan penelitian di PT.TASPEN (PERSERO) yang beralamat di jalan PH. Mustofa No. 78 Bandung. Adapun yang menjadi objek penelitian ini adalah Sistem Pencatatan Premi Piutang Pada PT.TASPEN (PERSERO). Untuk lebih jelas berikutnya ini akan di uraikan tentang sejarah singkat perusahaan dan stuktur organisasi perusahaan. 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan. TASPEN merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Dana Pensiun dan Tabungan Mengelola Hari Tua (THT). Didirikan pada tanggal 17 April 1963 berdasarkan Peratran Pemerintah Nomor : 15 tahun 1963 dengan nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asransi Pegawai Negeri yang disingkat menjadi PT. TASPEN. Pendiriannya dilatarbelakangi keinginan untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri dan Keluarganya yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri pada tanggal 25-26juli 1960 di Jakarta. Hasil Konferensi tersebut di tuangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor : 388/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara lain menerapnya perlunya pembentukan jaminan sosial bagi Pegawai Negeri dan kelarganya pada saat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara. PT. TASPEN Mendapat peningkatan status menjadi Perusahaan Umum (PERUM) berdasarkan Surat keputusan Menteri Keuangan Kep.749/MK/IV/11/1970 sehingga menjadi PERUM TASPEN.
RI Nomor :
32
PERUM TASPEN mendapatkan peningkatan status menjadi Perseroan Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor : 26 tahun 1981 dengan nama Perusahaan Perseroan (persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri, disingkat PT TASPEN. Sejak awal berdirinya, TASPEN mengelola Program Tabungan Hari Tua bagi Pegawai Negeri dan sejak tahun 1987 mulai mendapat tugas ntuk mengelola Program Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS), dengan demikian TASPEN telah sepenuhnya mengelola Program Asuransi Sosial sesuai PP 25 tahun 1981 yaitu Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil termasuk Dana Pensiun dan THT. Selain mengelola Program Asuransi Sosial yang kepesertaannya bersifat wajib (compulsory) bagi PNS, saat ini TASPEN juga mengelola Program THT Multiguna dan THT Ekaguna untuk pegawai BUMN/BUMD yang kepersetaannya bersifat sukarela (voluntary). Sebagai upaya untuk memudahkan Peserta TASPEN yang tersebar di seluruh Indonesia dalam mengurus haknya, sejak tahun 1987 TASPEN membuka Kantor Cabang di semua Provinsi dan beberapa Kabupaten/Kota yang saat ini seluruhnya berjumlah 42 Kantor Cabang. Visi dan Misi PT.TASPEN (PERSERO) Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya yang terpercaya Makna Visi “Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya…” Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya. “Terpercaya…" Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja bersih dan sehat. ‘Bersih’
33
Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). ‘Sehat’ Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan. Misi Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi.” Makna Misi : "Manfaat dan pelayanan yang semakin baik.." Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal. "Profesional" Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi ) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi. "Akuntabel" Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan. "Integritas" Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan. "Etika" Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi.
34
3.1.2 Stuktur Organisasi Stuktur Organisasi merupakan satu kerangka dalam manajemen yang dijalankan dengan maksud agar setiap organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien. Selain itu juga stuktur organisasi menggambarkan tanggung jawab tenaga kerja masing-masing bidang, memperlihatkan kewenangan dan jalur koordinasi yang harus diikuti oleh karyawan serta jalur kerja sama antar divisi di dalam Perusahaan. 3.1.3 Deskripsi Jabatan Berikut ini uraian bidang pekerjaan pada PT.TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Utama Bandung: A. KEPALA KANTOR CABANG UTAMA BANDNG Tugas Pokok : 1. Memimpin kantor cabang utama dan untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai garis kebijakan Direksi. 2. Merencanakan dan mengendalikan semua kegiatan Kantor Cabang Utama dan mengkoordinasikan kegiatan kantor cabang dalam wilayah kerjanya. Uraian Tugas : 1. Bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam melakukan tugas operasional kantor cabang utama dan mengikat kantor cabang utama dengan pihak lain atas persetujuan Direksi. 2. Merencanakan seluruh pelaksanaan kegiatan kantor cabang utama dan mengkoordinasi kegiatan tersebut di wilayah kerjanya sesuai dengan program kerja dan besarnya anggaran yang di tetapkan. 3. Mengarahkan kegiatan operasional kantor cabang utama dan kantor cabang sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan. 4. Mengkoordinasikan seluruh kebijakan operasional kantor cabang utama dan kantor cabang di bawah wilayah kerjanya sesuai dengan kebijakan perusahaan. 5. Mengendalikan seluruh kegiatan operasional kantor cabang utama.
35
6. Melaksanakan yang dapat mendukung untuk pelayanan demi kepuasan peserta dengan melaksanakan : a. Tinjauan Manajemen b. Audit Mutu Internal c. Tindakan Koreksi Pencegahan d. Kontrol Dokumen dan Data e. Teknik Statistik f. Pengendalian Catatan Mutu 7. Bertanggng jawab terhadap penyelesaian dan pencatatan identifikasi masalah yang berkaitan dengan mutu. 8. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas kantor cabang utama dan kantor cabang dalam wilayah kerjanya kepada Direksi. 9. Mendelegasikan wewenang pada bidang-bidang pelayanan, personalia dan umum, keuangan dan pengawasan sistem informasi di kantor cabang utama dengan mempertimbangkan kondisi dan kebutuhan kepada wakil kepala cabang utama. 10. Bertanggungjawab atas pelaksanaan penilaian, pembinaan, dan peningkatan mutu karyawan yang berada dalam wilayah kerjanya. B. KEPALA BIDANG PELAYANAN Membawahi langsung : 1. Kepala Seksi Penetapan Klim 2. Kepala Seksi Data Peserata dan Pemasaran Tugas Pokok Kepala Bidang Pelayanan : 1. Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan dan pemasaran. 2. Mengkoordinasikan kegiatan pengumpulan, pegelolaan dan penyajian data peserta program TASPEN. 3. Menyetujui keabsahan dan pembayaran manfaat Klim yang diajukan. 4. Menyetujui besarnya tagihan premi peserta program TASPEN.
36
5. Melasanakan
pembayaran
sesuai
dengan
prosedur
yang
ditetapkan,
memverifikasi dan melaporkan kepada manajemen kantor cabang utama. 6. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan bidang pelayanan. 7. Bertanggung jawab atas peningkatan kualitas pelayanan kepada peserta. 8. Bertanggung jawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan. 9. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan dan peniingkatan mutu karyawan yang dibawahinya. C. KEPALA BIDANG PERSONALIA DAN UMUM Membawahi langsung : a. Kepala Seksi Personalia b. Kepala Seksi Umum Tugas Pokok : Membantu Wakil Kepala Kantor Cabang Utama serta bertanggungjawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan Bidang Personalia dan Umum. Uraian Tugas : 1. Mengkoordinasikan kegiatan bidang personalia dan umm. 2. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan barang dan jasa serta pendistribusiannya ke unit-unit kerja lingkungan kantor cabang sesuai kebutuhan. 3. Mengkoordinasikan kegiatan kesekretariaan, kehumasan dan keamanan, kearsipan, pendidikan dan pelatihan serta kedinasan lainnya. 4. Menyetujui daftar gaji dan kompensasi lainnya serta penyelesaian kewajiban pajak sesuai dengan ketentan yang berlaku. 5. Melaksanakan kegiatan pembinaan dan administrative atas usaha kecil dan koperasi di wilayahnya. 6. Melaksanakan kualifikasi rekanan terhadap rekanan baru dan di masukkan sebagai rekanan mampu.
37
7. Mengevaluasi rekanan dalam krun waktu 1 (satu) tahun anggaran. 8. Melaksanakan dokumentasi terhadap seluruh kegiatan sistem mutu yang telah disepakati. 9. Melaksanakan
pelayanan
sesuai
dengan
prosedur
yang
ditetapkan
memverifikasikan dan melaporkan kepada manajemen kantor cabang. 10. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Bidang Personalia dan Umum. 11. Bertanggung jawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan dan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna perbaikan mutu pelayanan. 12. Bertanggungjawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya. D. KEPALA BIDANG KEUANGAN Membawahi langsung : a. Kepala Seksi Keuangan b. Kepala Seksi Administrasi Keuangan Fungsi : Membantu Direktur Keuangan dan Umum dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administasinya, penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahun (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen dan pembina PUKK. Uraian Tugas : 1. Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, Sistem Informasi Keuangan, dan kegiatan Pembinaan Usaha Kecil & Koperasi (PUKK). 2. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan. 3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.
38
4. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). 5. Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan dan bentukbentuk pelaporan. 6. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi kepada Direksi. 7. Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi. 8. Mengevaluasi dan menyampaikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) kepada Direksi. 9. Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang diperlukan. 10. Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulanan dan tahunan. 11. Memeriksa pengajuan Rencana Kebutuhan (RK) dan uang kas kecil (petty cash). 12. Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran. 13. Menghitung harga pokok dan mengusulkan penetapan tarif. 14. Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta rencana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank. 15. Mengelola alat-alat pembayaran dan surat-surat berharga. 16. Mengevaluasi penutupan asuransi dan tuntutan ganti rugi. 17. Mengevaluasi perhitungan kewajiban perpajakan sesuai Undang- Undang Perpajakan.
39
18. Menyelenggarakan program bantuan dan pembinaan terhadap Usaha Kecil dan Koperasi. 19. Menyelenggarakan data base mitra binaan. 20. Menyelenggarakan kegiatan bina lingkungan. 21. Mengkoordinasikan penyelesaian piutang macet ke Direktorat Jenderal Piutang Lelang Negara, Komisaris dan Pemegang Saham. 22. Melakukan kompilasi, analisis dan evaluasi piutang usaha dari unit usaha setiap bulan. 23. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan. 24. Menyiapkan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat waktu. 25. Melaksanaan
pelayanan
sesuai
dengan
prosedur
yang
ditetapkan,
memverifikasi dan melaporkan kepada manajemen kantor cabang. 26. Bertanggung jawab atas peningkatan kualiatas pelayanan kepada peserta. 27. Bertanggung jawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna perbaikan mutu pelayanan. Batasan wewenang : 1. Mengusulkan perubahan / penggeseran anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum. 2. Melakukan perubahan nomor rekening. 3. Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan. 4. Meneliti dan menandatangani R/K. 5. Mengusulkan mata anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum. 6. Menandatangani cek / giro sesuai ketentuan yang berlaku 7. Meneliti / memeriksa dan mengusulkan perubahan kebijakan akuntansi kepada Direktur Keuangan & Umum.
40
8. Sebagai koordinator dalam pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan. Hubungan kerja / supervise : 1. Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Keuangan & Umum. 2. Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan membawahi : a. Kepala Bagian Sistem Informasi Akuntansi b. Kepala Bagian Akuntansi Manajemen c. Kepala Bagian Keuangan d. Kepala Bagian Pembinaan UKK E. KEPALA BIDANG SISTEM INFORMASI Membawahi langsung : Staf Pelaksana Komputer Tugas Pokok : Membantu Kepala Kantor Cabang Utama serta bertanggungjawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan sistem informasi. Uraian Tugas : 1. Bertanggungjawab atas pengoperasian sistem teknik informasi yang telah dikembangkan oleh kantor pusat serta mengevaliasi dan mengajukan usul atau saran penyempurnaan. 2. Mengatur penggunaan, pengoperasian serta pemeliharaan komputer dan kelengkapan. 3. Bertanggungjawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya.
41
3.1.4
Aspek Kegiatan Perusahaan Aspek-aspek kegiatan yang terjadi di PT.TASPEN (PERSERO) KCU
Bandung antara lain : 1. Melaksanakan dwi program TASPEN dibidang Asuransi yaitu : a. Asuransi Dana Pensiun Merupakan jaminan hari tua berupa pemberian uang setiap bulan kepala pegawai negeri sipil yang telah memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Mencapai usia pensiun. 2. Meninggal pada masa aktif, yang akan diberikan kepada janda / duda atau anaknya sebelum berumur 25 tahun. PT.TASPEN juga melakukan pembayaran pensiun kepada : 1. Penerima pension pejabat Negara. 2. Penerima tunjangan perintis kemerdekaan. 3. Penerima tunjangan veteran. 4. Penerima uang tunggu 5. Penerima pension anggota TNI/PORLI yang pension sebelum April 1989. b. Tabungan Hari Tua (THT) termasuk di dalamnya Asuransi Dwiguna dan Asuransi Kematian. Merupakan suatu program asuransi sosial yang terdiri dari asuransi Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun dan ditambah dengan asransi kematian. Asuransi Dwiguna adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta pada saat mencapai usia pensiun atau bagi ahli waris pada waktu meninggal dunia sebelum mencapai umur pensiun. Asransi kematian merupakan asuransi jiwa seumur hidup bagi peserta danistri atau suami serta merupakan asuransi berjangka bagi anak peserta yang belum mencapai umur 21 tahun ata 25 tahun.
42
Asuransi kematian adalah merupakan asuransi jiwa seumur hidup bagi peserta dan isti atau suami, serta merupakan asuransi berjangka bagi anak peserta belum mencapai umur 21 tahun atau 25 tahun. Asuransi kematian juga merupakan tambahan nilai manfaat tanpa adanya tambahan iuran. Peserta pogram THT tediri dari : 1. Pegawai Negeri Sipil kecuali Pegawai Negeri Sipil Depatermen Pertahanan. 2. Pejabat Negara. 3. Pegawai BUMN atau BUMD. 2. Melaksanakan Investasi atau pengelolaan dana yang terkumpul baik dai iuran peseta maupun dari sumber lainnya melalui pelaksanaan kegiatan antara lain penyertaan modal pada peusahaan atau badan lainnya, pasa modal, pasar uang deposito, atau real estate. Dalam Pogram ini terdapat dua sifat, yaitu : a. Sifat asuransi ini merupakan pembayaran sejumlah uang yang diberikan pada saat peserta behenti atau meninggal dunia semasa masih aktif sebagai pegawai negeri atau sebelum pension. b. Sifat tabungan ini merupakan akumulasi potongan iuran ditambah dengan bunga menurut perhitungan asuransi dan diberikan kepada anggota yang bersangkutan pada saat berhenti dari pekerjaannya. 3.2
Metode Tugas Akhir Metode yang digunaka dalam penyusunan laporan penelitian ini adalah
metode deskriptif, yaitu suatu metode yang dilakukan dengan cara mengumplkan, menyajikan serta menganalisis data sehingga memperoleh gambaran yang cukup jelas mengenai masalah yang dihadapi, kemudian akan ditarik sebuah kesimpulan. Penulis melakukan pengmpulan data yang diperlukan melalui :
43
3.2.1
Teknik Pengumpulan Data Untuk melengkapi data yang diperlukan, maka penulis menggunakan teknik
pengumpulan data sebagai berikut : 1. Studi Lapangan, yaitu
melaksanakan pekerjaan lapangan di perusahaan
berupa praktik kerja lapangan yang ditempatkan pada bagian yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi piutang yaitu bagian administrasi yang bertugas mencatat seluruh transaksi piutang untuk memperoleh data dengan cara : a. Observasi Merupakan teknik pengumpulan data, dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek datanya baik proses, kondisi, kejadian, atau perilaku manusia. Dalam hal ini penulis melakukan peninjauan langsungterhadap aktivitas pelaksanaan sistem informasi akuntansi piutang yang diterapkan di perusahaan. b. Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada penulis. Dalam hal ini penulis mengadakan Tanya jawab langsung dengan bagian yang terkait pada proses piutang. c. Praktik Kerja Lapangan Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara ikut serta atau terlibat secara langsung dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. 2. Penelitian kepustakaan, yaitu mengumpulkan data dan informasi yang sifatnya teoritis dengan bantuan bermacam-macam material yang terdapat diruangan perpustakaan, seperti : buku, majalah, dokumen, catatan dan lainlain. Penulis mempelajari buku yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi piutang serta mendalami, membaca dan menelaah literature-literatur
44
dan sumber lainnya yang berkaitan dengan majalah yang dibahas penulis dalam laporan tugas akhir. 3.2.2
Teknik Pengolahan Data Data yang telah terkumpul oleh penulis diolah melalui studi kepustakaan
dengan tujuan untuk mendapatkan gambaran tentang masalah yang dihadapi pada saat pengamatan. Data ini terkumpul dianalisis, diklasifikasi sehingga data tersebut memberikan informasi dalam keperluan pengamatan dengan dasar teori yang telah dipelajari.
45
BAB IV PEMBAHASAN 4.1
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) Berdasarkan praktik kerja lapangan pada PT.TASPEN (PERSERO),
PT.TASPEN (PERSERO) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) penerapan sistem infomasi akuntansi piutang premi dalam menjalankan aktivitas pencatatan premi piutang sudah memakai sistem yang terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi Standar Akuntansi Pemerintah (SAP), Bahwa Standar Akuntansi Pemerintah (SAP) adalah standar akuntansi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan instalasi pemerintahan baik pusat maupun daerah. Pengertian piutang menurut PT.TASPEN (PERSERO) sama dengan piutang pada umumnya yaitu merupakan klaim suatu perusahaan pada pihak lain yang meliputi semua hak atau klaim perusahaan pada organisasi lain untuk menerima sejumlah kas, barang, atau jasa dimana yang akan datang sebagai akibat kejadian pada masa yang lalu. Proses pencatatan piutang premi PT.TASPEN (PERSERO) dalam laporan posisi keuangan disajikan sama sebagaimana mestinya sesuai dengan penerapan peraturan pemerintah No.24 tahun 2005 SAP berbasis kas menuju akrual,sampai dengan anggaran 2014, bahwa piutang dikelompok sebagai asset lancar. Pada pengungkapan piutang premi PT.TASPEN (PERSERO) dalam laporan keuangan cukup lengkap dan disusun berdasarkan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. Maka penerapan pencatatan premi piutang ini sudah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. Piutang premi menurut PT.TASPEN (PERSERO) adalah tagihan kepada pemegang polis yang telah jatuh tempo dan masih dalam masa keleluasaan.
46
4.1.1
Timbulnya Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) Seperti
diketahui
sebelumnya
PT.TASPEN
(PERSERO)
merupakan
perusahaan yang bergerak di bidang asuransi sosial. Maka timbulnya piutang premi pada PT.TASPEN (PERSERO) mengacu pada La Midjan (2001:324) menanggung kemungkinan risiko timbulnya kerugian yang akan diderita oleh yang ditanggung dan atas jasanya tersebut perusahaan asuransi menerima premi. Piutang premi adalah tagihan premi kepada pemegang polis yang telah jatuh tempo dan masih dalam masa keleluasaan. Pendapatan Underwriting adalah jumlah premi tanggungan sendiri setelah dikurangi beban underwriting. Pendapatan ini diperoleh dari aktivitas pokok perusahaan asuransi, terdiri dari : Premi Bruto Dikurangi : Premi Reasuransi Dikurangi / Ditambah : Kenaikan / penurunan premi yang belum merupakan pendapatan. Premi 1. Pembayaran dari pemegang polis untuk perlindungan asuransinya. Premi dapat dibayarkan sekaligus atau sebagai cicilan. 2. Sejumlah dana yang dibayarkan oleh pemegang polis kepada persahaan sehubungan dengan asuransi peserta setiap tahun pada ulang tahun tanggal berlakunya polis. Premi Bruto Premi bruto adalah premi yang diperoleh dari tanggungan , agen, broke maupun dari perusahaan asuransi lain dan perusahaan reasuransi. Premi bruto yang berasal dari pertanggungan langsung dinamakan premi langsung. Premi yang berasal dari pertanggungan tidak langsung yaitu yang diterima dari perusahaan asuransi lain atau perusahaan reasuransi, dinamakan premi tidak langsung. Premi reasuransi
47
adalah bagian dari premi yang belum diakui sebagai pendapatan karena masa pertanggungannya masih berjalan pada akhir periode. 4.1.2
Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang Premi PT.TASPEN (PERSERO) Pada prosedr penerimaan kas dari pelunasan piutang premi PT.TASPEN
(PERSERO) telah melakukan penerapan prosedur penerimaan kas menurut Krismiaji (2002:280). Hampir semua transaksi perusahaan bermula atau berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas, yaitu sebagai berikut : 1. Bagian Penanganan Surat untuk masuk a. Mula-mula bagian ini menerima amplop surat pelunasan piutang, kemudian mengeluarkan cek dan bukti kas masuk dari amplop tersebut. b. Kemudian bagian ini akan memeriksa secara visual, kemudian mengesahkan cek atau akan di tandatangan. c. Setiap sore hari, bagian ini membuat daftar penerimaan kas sebanyak tiga lembar, dan mendistribusikannya sebagai berikut:
Lembar ke-1 bersama dengan cek dan bukti kas masuk diserahkan ke kasir.
Lembar ke-2 diserahkan kebagian piutang premi.
Lembar ke-3 diserahkan ke bagian audit.
2. Kasir d. Setelah menerima daftar penerimaan kas, kasir mencatat penerimaan kedalam jurnal penerimaan kas. e. Kasir membuat bukti setoran bank sebanyak dua lembar dan menyetorkan kas tersebut ke bank. f. Kasir menyerahkan bukti kas mask ke bagian piutang dan mengarsipkan daftar penerimaan kas urut tanggal.
48
g. Secara periodik, kasir akan menyerahkan jurnal penerimaan kas ke bagian buku besar untuk diproses. 3. Bagian piutang h. Setelah menerima bukti kas masuk dari kasir, bagian ini membandingkan bukti kas masuk dengan daftar penerimaan kas yang sebelumnya diterima dari bagian penanganan surat masuk. Setelah cocok, lalu memposting pelunasan piutang tersebut ke rekening buku piutang yang bersangkutan. i. Mengarsipkan ke-2 dokumen (bukti kas masuk dan daftar penerimaan kas) tersebut urut tanggal. 4. Bagian buku besar j. Secara periodik bagian ini menerima penerimaan kas dari kasir dan melakukan proses posting dari jurnal tersebut ke rekening-rekening buku besar yang bersangkutan. 5. Bagian Audit k. Atas dasar tembusan daftar penerimaan kas yang diterima dari bagian penanganan surat masuk, bagian ini memeriksa nomor urut dokumen. l. Setiap akhir bulan bagian ini akan menerima laporan bank bulanan beserta tembusan bukti setoran bank dari bank, kemudian membandingkan daftar penerimaan kas dan bukti setoran bank, kemudian membuat rekomendasi bank. m. Mengarsipkan dokumen-dokumen secara terpisah. Berdasarkan analisis penulis Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang Premi yang diterapkan oleh PT.TASPEN (PERSERO) sudah baik. Hal ini karena Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang Premi tersebut cukup jelas dalam mengelola piutang premi.
49
4.1.3
Organisasi Fungsi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) Kegiatan dari fungsi piutang premi pada PT.TASPEN (PERSERO)
melibatkan beberapa bagian dari perusahaan sejak timbulnya piutang sampai diterimanya pembayaran. Dalam hal ini PT.TASPEN (PERSERO) menggunakan pemisahan Tugas berdasarkan George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:142), dimana pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari-hari mereka. Pemisahan tugas diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transaksi dengan tanggung jawab pencatat transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpanan kekayaan ke orang-orang berbeda. Tanggung jawab wewenang pelaku transaksi, tanggung jawab pencatat transaksi, dan tanggung jawab penyimpanan kekayaan yang harus dijalankan oleh fungsi yang independen. Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam organisasi fungsi piutang adalah sebagai berikut : a.
Bagian Kas Bagian kas merupakan bagian yang bertugas yang mencatat penerimaan uang dari instalasi penyetor.
b. Bagian Administrasi Pencatatan Piutang Premi Dalam sistem informasi akuntansi piutang premi mencatat timbulnya dan dihapusnya piutang, dan mencatat transaksi piutang dalam proses akuntansi. c. Bagian Penagihan Piutang Premi Bagian penagihan piutang merupakan bagian yang sangat penting dalam pengelolaan piutang. Adapun beberapa tugas pada bagian penagihan piutang ini yaitu : merencanakan dan melaksanakan sistem penagihan, mengirimkan atau mendistribusikan tagihan ke debitur, menyusun laporan realisasi capaian tagihan secara periodik, mengendalikan pelaksanaan penagihan, dan menerima pembayaran dari debitur.
50
4.1.4
Unsur-unsur
Sistem
Informasi
Akuntansi
Piutang
Premi
pada
PT.TASPEN (PERSERO) Unsur-unsur yang terdapat pada PT.TASPEN (PERSERO) mengacu pada dokumen dan catatan yang memadai yang sesuai dengan pernyataan George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:142) bahwa Posedur seharusnya juga mencakup desain dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu memastikan pencatatan atas transaksi dan kejadian. Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi. Ada berbagai macam wujud dokumen dan catatan, setiap jenis dokumen dan catatan harus dikendalikan dengan cara tertentu yang relevan. Dokumen dan catatan harus diberi nomor urut sebagai sarana akuntabilitas. Dokumen dan catatan harus mudah digunakan dan mudah dipahami oleh pelanggan. Setiap formulir harus menyediakan ruang khusus untuk tempat otorisasi dan persetujuan. Berdasarkan definisi sistem informasi akuntansi, PT.TASPEN (PERSERO) sudah memenuhi unsur-unsur yang merupakan dasar bagi terlaksananya suatu sistem informasi akuntansi yang memadai. Unsur-unsur tersebut sesuai teori yang ditulis oleh Azhar Susanto dan La Midjan (2001:27) bahwa unsur-unsur tersebut adalah : 1. Formulir Merupakan unsur penting dalam sistem informasi akuntansi dan apabila telah diisi menjadi dokumen dasar. Formulir yang didesain baik dan berfungsi untk mengembangkan pengendalian intern. 2. Catatan Catatan- catatan akuntansi terdiri dari buku jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu. a. Buku jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama dalam transaksi keuangan sebelum pengolahan lebih lanjut menyangkut pengdebetan dan pengkreditan posting. b. Buku Besar, juga merupakan pencatatan akuntansi secara resmi, mengikhtisarkan status dari rekening keuangan. Rekening-rekening
51
dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang di sajikan dalam laporan keuangan. c. Buku Besar Pembantu, apabila data keuangan yang di golongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut dapat dibentuk buku besar pembantu. Buku besar pembantu ini terdiri dari rekeningrekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buk besar. Maka unsur-unsur yang terdapat dalam PT.TASPEN (PERSERO) sudah mencakup dan sudah sesuai dan baik bahwa unsur-unsur tersebut adalah berupa formulir dan catatan-catatan. 4.2
Pengendalian Intern Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) Berdasarkan analisis pengendalian intern piutang premi pada PT.TASPEN
(PERSERO) pengendalian intern yang dilakukan telah mengacu pada teori yang dikemukaan oleh George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:131) Pengertian pengendalian intern menurut PT.TASPEN (PERSERO) sama dengan yang di artikan oleh H.Bodnar dan William S. Hopwood (2006:129) yaitu merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut : 1. Reliabilitas pelaporan keuangan, 2. Efektivitas dan efisiensi operasi, dan 3. Kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Piutang merupakan salah satu aktiva lancar yang sangat penting bagi perusahaan. Piutang berguna untuk membantu kelancaran operasi perusahaan, oleh karena itu sistem pengendalian intern piutang harus benar-benar diperhatikan. Pengendalian intern piutang premi pada PT.TASPEN (PERSERO) sudah cukup memadai karena adanya pengawasan dari pihak intern dan pihak independen di perusahaan. Adapun pengendalian intern atas piutang premi yang di lakukan adalah sebagai berikut :
52
a. Pencatatan piutang, dalam pencatatn piutang dilakukan pengendalian intern dengan melakukan hal-hal sebagai berikut : 1. Membandingkan angka piutang premi yang ada di dalam buku daftar piutang premi dengan saldo menurut daftar penerimaan premi piutang. 2. Memeriksa mutasi piutang dan mengadakan control dengan buktibukti terkait. 3. Memeriksa piutang secara benar ke bukti-bukti dasar. 4. Membuat daftar koreksi yang diperlukan. 4.2.1
Sistem Pengendalian Akuntansi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO) Sistem pengendalian Akuntansi PT.TASPEN (PERSERO) mengacu pada
teori Azhar Susanto dan La Midjan (2001:189-190) bahwa sistem pengendalian yang perlu diperhatikan pada waktu menyusun sistem akuntansi piutang adalah sebagai berikut : a. Petugas yang mencatat atas timbulnya piutang maupun hapusnya piutang pada rekening-rekening piutang harus terpisah dari petugas buku besar piutang maupun penagihannya agar dapat diciptakan pengendalian intern melalui internal cek dan lain-lain. b. Catatan atas piutang berfungsi control atas kondisi dan batas maksimum kredit, antara lain melalui daftar analisa umur piutang (againg schedule). c. Secara periodik diadakannya internal cek antara total buku pembantu buku besar piutang dengan buku besar piutang (controlling account). d. Diadakan konfirmasi atas saldo piutang secara periodik. e. Perlu dibuatkan setiap daftar saldo piutang yang jatuh waktu, yang dibuat seksi administrasi piutang untuk mengawasi pelaksanaan penerimaan pitang di kas. f. Atas setiap penagihan, bagian inkaso membuat daftar kuitansi yang harus ditagih pada hari itu, fungsinya sebagai alat pengawasan atas penagihan.
53
g. Setiap penagihan hasilnya harus dipertanggungjawabkan hari itu juga oleh petugas inkaso. Bahwa pengendalian intern piutang premi pada PT.TASPEN (PERSERO) sudah cukup baik. 4.2.2
Pengendalian Intern Terhadap Kas pada PT.TASPEN (PERSERO) Pengendalian intern yang baik terhadap kas pada PT.TASPEN (PERSERO)
sesuai berdasarkan Al. Haryono Jusup (2005 : 7-8) bahwa pengendalian intern memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam meancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya deperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian intern. Tiga prinsip pengendalian intern yaitu : 1. Harus terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab mengenai transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas. 2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian. 3. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu menggunakan kas kecil. 4.2.3
Sistem Voucher dan Pengawasan pada PT.TASPEN (PERSERO) Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan
terhadap pengeluaran kas. PT. TASPEN (PERSERO) dalam pengawasan mengacu berdasarkan Al. Haryono Jusup (2005 : 11) Sistem ini menetapkan ketentuanketentuan sebagai berikut: 1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan.
54
2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan, dan pencatatan harus ditetapkan. 3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar. 4. Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen. Ketentuan ini telah dipenuhi oleh PT.TASPEN (PERSERO bahwa, hanya orang atau bagian tertentu yang diberi kewenangan oleh perusahaan untuk mengesahkan transaksi. Bahwa sistem voucher dan pengawasan pada PT.TASPEN (PERSERO) sudah cukup baik. 4.2.3.1 Voucher Voucher digunakan oleh PT.TASPEN (PERSERO) untuk mempermudah pengarsipan. Voucher pada PT.TASPEN (PERSERO) sesuai dengan Al. Haryono Jusup (2005 : 15-17) bahwa apabila perusahaan menggunakan sistem voucher, maka setelah faktur dicek dan disetujui, dibuatlah voucher. Voucher menurut PT.TASPEN (PERSERO)
sesuai dengan Al. Haryono Jusup (2005 : 15)
voucher adalah
dokumen yang berisi : 1. Keteangan ringkas transaksi. 2. Tanda telah diperiksa. 3. Persetujuan untuk dicatat dan dibayar. Voucher diancang sedemikian rupa, sehingga faktur dan dokumen-dokumen lain yang menjadi dasar pembuatan voucher dilampirkan pada voucher tersebut atau dimasukkan ke dalam kantong voucher. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam pengarsipannya. Informasi yang diperlukan untuk membuat voucher diambil dari faktur dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Setelah formulir voucher selesai diisi, maka faktur dan dokumen-dokumen pendukung lainnya dilampirkan pada voucher tersebut. Selanjutnya voucher diserahkan kepada tugas pemeriksa atau
55
auditor untuk dicek ulang, diperiksa kebenaran rekening yang akan didebet, dan diberi persetujuan untuk dicatat. Setelah voucher disetujui dan dicatat, selanjutnya voucher diarsipkan menurut tanggal pembayaan. Apabila tanggal pembayaran telah tiba, maka voucher diambil dari arsip dan diserahkan kepada kasir untuk dibayar. Pejabat yang bewenang membuat cek hanya menandatangani cek apabila ia telah menerima voucher yang dilampiri dengan dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. Kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen pendukung sangat penting artinya, karena hal itu menunjukkan keabsahan transaksi yang harus dibayar. Laporan penerimaan menunjukkan bahwa barang yang dimaksud telah diterima, sedangkan dokumen persetujuan faktur (atau tanda persetujuan dari faktur) menunjukkan bahwa faktur telah diperiksa kebenarannya. Dengan demikian kecil kemungkinan terjadinya penyelewengan, kecuali jika formulir-formlir dokumen dicuri dan tandatangan persetujuan dipalsu, atau terjadi persekongkolan. 4.2.3.2 Laporan Bank Laporan bank biasanya diterima bulanan oleh PT.TASPEN (PERSERO). Laporan bank pada PT.TASPEN (PERSERO) sudah sesuai menurut Al. Haryono Jusup (2005 : 20) bahwa bank biasanya mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan. Transaksi tersebut meliputi penyetoran atas rekening giro. Setoran di daftar menurut tanggal penyetorannya, sedangkan cek didaftar menurut tanggal pembayar oleh bank.
56
4.2.3.3 Rekonsiliasi Bank Setiap bulan PT.TASPEN (PERSERO) dalam pencatatan piutang premi dilakukan dengan cara mencocokan laporan perusahaan dan laporan bank. Dalam hal ini PT.TASPEN (PERSERO) telah melakukan proses rekonsiliasi bank, ini sesuai teori berdasarkan Al. Haryono Jusup (2005 : 20) bahwa apabila perusahaan membuka rekening giro di bank maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang dimilikinya, yaitu rekening kas yang terdapat dalam pembukuan persahaan dan laporan bank yang diterima perusahaan secara periodik dari bank. Saldo kas ditunjukkan dalam rekening kas yang terdapat dalam laporan bank. Pembukuan perusahaan dan laporan bank seringkali menunjukkan jumlah saldo yang berbeda, tetapi keduanya mungkin sama-sama benar. Kadang-kadang perbedaan ini terjadi hanya kaena perbedaan waktu pencatatan. Pengendalian intern kas yang baik akan dapat member informasi mengenai sumber kas perusahaan, dikeluarkan untuk apa, dan berapa saldo kas setiap saat dikehendaki. Oleh karena itu, akuntansi harus dapat menjelaskan sebab-sebab terjadinya perbedaan antara catatan perusahaan dengan lapoan bank, dan menentukan jumlah saldo rekening giro yang sesungguhnya pada suatu saat tertentu. 4.2.4
Tahap-Tahap
Penyusunan
Rekonsiliasi
Bank
pada
PT.TASPEN
(PERSERO) Tahap-tahap penyusunan rekonsiliasi bank pada PT.TASPEN (PERSERO) sesuai menurut Al. Haryono Jusup (2005 : 23-25) adalah sebagai berikut : 1. Mulailah dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank dan saldo yang tercantum dalam rekening kas perusahaan (disebut juga “saldo buku”). Kedua angka tersebut mungkin tidak sama karena adanya perbedaan saat pembukan dank arena sebab-sebab lain yang telah diterangkan diatas. 2. Tambahkan atau kurangkan pada saldo perbnak, hal ini yang tercantum dalam pembukuan perusahaan tetapi tidak tercantum dalam laporan bank.
57
3. Tambahkan atau kurangkan pada saldo per buku, hal-hal yang tercantm dalam lapoan bank tetapi tercatat dalam pembukuan perusahaan. 4. Hitunglah saldo per bank yang telah disesuaikan dengan saldo per buku yang telah disesuaikan. Kedua saldo tersebut harus sama. 5. Buatlah jurnal untuk setiap hal yang tercantum pada sisi per buku (perusahaan) dalam rekonsiliasi bank. 6. Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan, dan sampaikan pemberitahuan ke bank jika bank telah melakukan kesalahan. Maka tahap-tahap penyusunan rekonsiliasi bank pada PT.TASPEN (PERSERO) sudah mencakup dan sudah sesuai dan baik. 4.3.
Permasalahan atau Kendala yang Dihadapi dalam Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Premi pada PT.TASPEN (PERSERO). Pada umumnya setiap perusahaan selalu dihadapkan pada berbagai
permasalahan intern dan ekstern. PT.TASPEN (PERSERO) sendiri menemui berbagai macam masalah baik di dalam perusahaan maupn di luar perusahaan. Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh PT.TASPEN (PERSERO) yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Piutang Premi adalah : a. Pegawai Pegawai biasanya belum secara merata menguasai mekanisme kerja dan masih kurangnya professional dengan bidangnya masing-masing. Hal ini menyebabkan terhambatnya rutinitas PT.TASPEN (PERSERO) karena masih ada karyawan yang melakukan kesalah dalam pekerjaan yang telah di tugaskan. Contohnya dalam membuat pencatatan piutang yang telah terkomputerisasi, terkadang pegawai lupa akan memasukkan nomor voucher, tanggal seharusnya dokumen voucher akan di posting, dokumen voucher tidak di posting, tidak menyantumkan tanda terima penerimaan kas yang berasal dari instalasi tertentu, dan pegawai khususnya bagian pencatatan piutang lupa akan mereposting dokumen penerimaan kas.
58
b. Sistem Informasi Akuntansi yang sudah Terkompterisasi. Biasanya pada waktu tertentu atau jam 08.00-11.00 sistem yang terdapat di PT.TASPEN (PERSERO) mengalami buffering, tentu saja ini akan menghambat jalannya pengerjaan pekerjaan yang sudah diagendakan. Ini menjadi keluhan para pegawainya, karena pekerjaan yang seharusnya selesai tepat pada waktunya, pekerjaan ini menjadi terhambat dikarenakan sistem yang tidak berjalan dengan baik.
59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan Setelah melakukan praktik kerja lapangan pada PT.TASPEN (PERSERO) dan
menganalisis mengenai pelaksanaan sistem informasi akuntansi pencatatan piutang premi yang diterapkan oleh PT.TASPEN (PERSERO) serta berdasarkan identifikasi masalah, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Bahwa proses atau prosedur pencatatan sistem informasi akuntansi piutang premi yang diterapkan pada PT.TASPEN (PERSERO) secara keseluruhan sudah cukup baik karena telah memenuhi unsur-unsur dan tujuan dari sistem informasi piutang premi. 2. PT.TASPEN (PERSERO) yang merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Dana Pensiun dan Tabungan Mengelola Hari Tua (THT). Dalam
menerapkan
prosedur
penagihan
piutangnya,
PT.TASPEN
(PERSERO) menerima kas dari instalasi penyetor atau klien dalam bentuk kas, bank, giro, dan MP. Penyajian piutang dalam laporan adalah piutang yang benar-benar dapat tertagih. 3. Selanjutnya pelaksanaan pengendalian intern pada PT.TASPEN (PERSERO) menjamin bahwa setiap transaksi penerimaan piutang premi telah dicatat secara : a. Sah Seluruh formulir penerimaan piutang premi yang dibuat oleh perusahaan dianggap sudah memenuhi syarat-syarat formulir yang baik dan benar. b. Telah diotorisasi Seluruh formulir atau dokumen sebelum mendapat tanggapan atau langkah selanjutnya harus diotorisasi oleh petugas ata bagian yang bersangkutan.
60
c. Telah dicatat Sebelum dibuat dalam bentuk laporan keuangan seluruh perubahan akun-akun dan transaksi-transaksi yang berhubungan dengan perusahaan harus dicatat terlebih dahulu untuk membuat laporan harian. d. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu. Setelah dicatat kedalam buku besar biasanya bagian keuangan perusahaan akan membuat buku besar pembantu yang bertujuan untuk mempermudah pembuatan laporan keuangan. 5.2
Saran-saran Berdasarkan praktik kerja lapangan pada PT.TASPEN (PERSERO) yang
dilakukan penulis, penulis menyampaikan beberapa saran : 1. Sebaiknya peusahaan mempunyai Flowchart Sistem Akuntansi penerimaan piutang premi (usulan flowchart terlampir) karena Flowchart dapat memudahkan bagian akuntansi dalam mencatat piutang premi sehingga menghindari eksposure atau kesalahan dalam pencatatan premi piutang. 2. Latar belakang pendidikan Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlibat dalam sistem akuntansi dan pengendalian intern piutang premi minimal Diploma III (D3) Akuntansi, karena memerlukan wawasan yang memadai untuk tugas tersebut, sebaiknya perusahaan memberikan pelatihan kembali kepada pegawai yang kurang memahani tugasnya.
DAFTAR PUSTAKA
Surya, Raja Adri Satriawan, 2012, Akuntansi Keuangan IFRS +, Edisi Pertama, Yogyakarta : Graha Ilmu. Martini, Dwi dkk, 2012, Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK, Edisi Pertama, Jakarta : Salemba Empat Jusup, Al. Haryon, 2005, Dasar-dasar Akuntansi, Jilid 2 Edisi 6, Yogyakarta : STIE YKPN Bodnar, George H. dan William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Yogyakarta : ANDI Jusuf, Al Haryono, 2001, Dasar-dasar Akuntansi, Edisi Keenam, Yogyakarta : STIE YPKN Ikatan Akuntansi Indonesia, 2004, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat. Krismiaji, 2002, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : AMP YKPN Midjan, La, Susanto Azhar, 2001, Sistem Informasi Akuntansi 1, Edisi Kedelapan, Bandung : Lingga Jaya.
xi
62
63
FLOWCHART PENERIMAAN PIUTANG PREMI MELALUI REKENING KORAN PADA PT.TASPEN (PERSERO)
Bagian Kas
Bagian Administrasi Piutang Daftar penerimaan Premi Piutang
R/C Rangkap 4
R/C Rangkap 4
Voucher Penerimaan Kas rangkap 2
Database
Laporan Keuangan Pendapatan Premi
Kas
Rp.xxx
Rangkap 2
Rangkap 2 diberikan pada Bag.Kas
Rp.xxx
Rangkap 1 Finish
Arsip
Arsip
Sumber : Retno Noor Indah Sari Hasil wawancara dengan Ibu Arfrianti Yanuar BR
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Retno Noor Indah Sari
Nomor Pokok Mahasiswa
: 0309U007
Tempat dan Tanggal Lahir
: Bandung, 21 September 1991
Alamat
: Jln. Jati Luhur I Blok D/No.49 RT.01 RW.11 Kel. Jati Endah Kec. Cilengkrang Bandung.
Jenis Kelamin
: Permpuan
Agama
: Islam
Status
: Belum Menikah
JENJANG PENDIDIKAN Tahun 1996-1997
: TK Pembina Indramayu
Tahun 1997-2003
: SDN Jati Endah Bandung
Tahun 2003-2006
: SMP Negeri 50 Bandung
Tahun 2006-2009
: SMA Negeri 10 Bandung
Tahun 2009-2013
: Universitas Widyatama Bandung
