TimeWriter PRO Manual 2

TimeWriter Pro 1.x

T

2

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual

~~ 2 ~~

3

T

iM

e W

R

iT

e R

twPDA

Inhoudsopgave 7

Module I twOverzicht

Inleiding ................................................................................................................................... 8 Schematisch ......................................................................................................................................................... overzicht 9 Systeem-eisen ......................................................................................................................................................... 10 Modules ......................................................................................................................................................... 11 Applicatieserver .................................................................................................................................................. 11 WebServer .................................................................................................................................................. 11 twService.................................................................................................................................................. 11 twAdministrator .................................................................................................................................................. 11 twClient .................................................................................................................................................. 12 WebClient .................................................................................................................................................. 12 twReport .................................................................................................................................................. 12 Project planner .................................................................................................................................................. 13 Off-line boeken ......................................................................................................................................................... 14 Ontwerpbeslissingen ......................................................................................................................................................... 15 Meerdere ......................................................................................................................................................... administraties 18 Technische ......................................................................................................................................................... informatie 20 Begrippenlijst ......................................................................................................................................................... 22

25

Module II Installatie

Inleiding ................................................................................................................................... 26 Installatie......................................................................................................................................................... via de installatiewizard 27 Server installeren ......................................................................................................................................................... 28 Clients installeren ......................................................................................................................................................... 29 Overstappen ......................................................................................................................................................... van Standaard op Pro 30 Voorbereiding .................................................................................................................................................. in TimeWriter Standaard 30 Conversie.................................................................................................................................................. naar TimeWriter Pro 30 Meerdere ......................................................................................................................................................... administraties bedienen vanaf dezelfde pc 31 Twee Timewriter .................................................................................................................................................. Pro Servers installeren op dezelfde pc 31

Module III Voorbeeld Administratie

33

Inleiding ................................................................................................................................... 34

43

Module IV twAppSrv

Inleiding ................................................................................................................................... 44 Applicatieserver ......................................................................................................................................................... configureren 46 Logging .................................................................................................................................................. 47 Onderhoud .................................................................................................................................................. 48 Support .................................................................................................................................................. 49 TimeWriterPro ......................................................................................................................................................... als service 51

53

Module V twAdministrator

Inleiding ................................................................................................................................... 54 Werken met ......................................................................................................................................................... TwAdministrator 55 Administratie ......................................................................................................................................................... opzetten 57

~~ 3 ~~

T

4

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Relaties leggen ......................................................................................................................................................... tussen stamgegevens 67 Toegang tot ......................................................................................................................................................... modules van WimeWriter Pro 73 Instellingen ......................................................................................................................................................... en onderhoud 75 Servertaken ......................................................................................................................................................... 80 Planning ......................................................................................................................................................... 83 Verlofbeheer ......................................................................................................................................................... 84 Tariefafspraken ......................................................................................................................................................... 86 Gegevens......................................................................................................................................................... importeren 87

89

Module VI twClient

Inleiding ................................................................................................................................... 90 Boeken ......................................................................................................................................................... 92 Weekraster .................................................................................................................................................. 92 Vaste urenlijst .................................................................................................................................................. 100 Voorkeuren .................................................................................................................................................. instellen 102 Sneltoetsen .................................................................................................................................................. 107 Verlof, feestdagen .................................................................................................................................................. en pauzes 109 Accordering ......................................................................................................................................................... 111 Budgetcontrole ......................................................................................................................................................... 114 Verlofadministratie ......................................................................................................................................................... 116 Voortgangscontrole ......................................................................................................................................................... 117

119

Module VII twWebClient

Inleiding................................................................................................................................... 120 Boeken ......................................................................................................................................................... 121 Rapportage ......................................................................................................................................................... 126 Instellingen ......................................................................................................................................................... 128

131

Module VIII twReport

Inleiding................................................................................................................................... 132 Rapporten ......................................................................................................................................................... 133 Rapport.................................................................................................................................................. genereren 133 Rapport.................................................................................................................................................. afdrukken 135 Afdrukken .................................................................................................................................................. naar bestand 137 Gegevens .................................................................................................................................................. exporteren 138 Rasterweergave .................................................................................................................................................. 139 Rapport.................................................................................................................................................. genereren vanaf de command line 146 Rapport ......................................................................................................................................................... ontwerpen 148 Rapportontwerper .................................................................................................................................................. 148 Ontwerpwizard .................................................................................................................................................. 148 Zelf een.................................................................................................................................................. rapport samenstellen 156

161

Module IX twPlanner

Inleiding................................................................................................................................... 162 Configuratie ......................................................................................................................................................... 163 Stamgegevens ......................................................................................................................................................... controleren 165

Planningen ................................................................................................................................... 166 Nieuwe planning ......................................................................................................................................................... maken 167 Bestaande ......................................................................................................................................................... planning openen en aanpassen 170 Voortgangscontrole ......................................................................................................................................................... 172 Planning......................................................................................................................................................... afdrukken 173

~~ 4 ~~

5

T

iM

e W

R

iT

twPlanner Budgetten ................................................................................................................................... 175 Budgetbewaking ......................................................................................................................................................... 176 Budgetcontrole ......................................................................................................................................................... 180

183

Module X twOutlook

Inleiding................................................................................................................................... 184 Installatie ......................................................................................................................................................... 185 Configuratie ......................................................................................................................................................... Outlook 186 Contiguratie ......................................................................................................................................................... TimeWriter 187 Outlook-afspraken ......................................................................................................................................................... importeren 188

191

Module XI twPDA

Inleiding................................................................................................................................... 192 Installatie ......................................................................................................................................................... 193 Uren boeken ......................................................................................................................................................... met uw PDA 194 PDA Synchroniseren ......................................................................................................................................................... 197

~~ 5 ~~

e R

T

6

iM

e W

R

iT

e R


~~ 6 ~~

7

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht

twOverzicht

~~ 7 ~~

e R

T

8

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding TimeWriter Pro is een tijdregistratieprogramma met een aantal unieke kenmerken:

Voor de eindgebruiker: Zeer eenvoudig te gebruiken; er is geen cursus nodig. Efficiënt tijd boeken met slechts enkele handelingen. Goed zicht op gemaakte boekingen door overzichtelijk weekraster.

Voor het management: Uitstekend inzicht in tijdsbesteding van de medewerkers. Overzichtelijke standaardrapportages. Alle rapportages zijn naar eigen wens aan te passen. Eenvoudige controle of iedere medewerker zijn/haar tijd heeft geboekt. Prima koppelingsmogelijkheden met andere programma's, zowel naar het voortraject (planning) als het natraject (facturering, verlofregistratie).

Voor de beheerder: Afzonderlijk beheerprogramma. Zeer flexibele configuratie. Ongeldige boekingscombinaties zijn af te vangen. Boekingsautorisaties op persoons- en groepsniveau. Terminologie af te stemmen op wat binnen de organisatie gebruikelijk is. Niet-gebruikte mogelijkheden zijn voor eindgebruiker te verbergen. Geautomatiseerde onderhoudstaken.

Technisch: Client/servertechnologie beschermt uw gegevens optimaal en zorgt voor goede responstijden, ook bij grotere aantallen gebruikers. Offline boekingsmogelijkheid, zodat ook mobiele werknemers op locatie tijd kunnen boeken en later hun boekingen kunnen synchroniseren met de applicatieserver. Dankzij TCP/IP-protocol kan de medewerker via inter-/intranet vanaf elk werkstation uren boeken. Webserver, zodat ook via het internet op afstand uren geboekt en gerapporteerd kunnen worden met elke willekeurige internetbrowser en/of PDA (Personal Digital Assistant).

~~ 8 ~~

9

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht

Schematisch overzicht Overzicht onderdelen TimeWriter Pro Schematisch overzicht In het onderstaande figuur ziet u een schematisch overzicht van de verschillende onderdelen van TimeWriter Pro.

Figuur 1: Schematisch overzicht TimeWriter Pro

~~ 9 ~~

e R

T

10

iM

e W

R

iT

e R


Systeem-eisen TimeWriter Pro werkt binnen een (bedrijfs)netwerk, met daarin één of meer computers die kunnen communiceren via het zogenaamde TCP/IP-protocol. Besturingssystemen Ser Windows/NT, Windows/2000, Windows/XP. Bij minder dan 100 gebruikers ver: kan dit een desktopversie zijn, boven de 100 gebruikers hebt u een serverversie van Windows nodig. Clie Elke Windowsversie volstaat. Gebruikers van Apple Mac's en UNIX / LINUXnts: machines kunnen alleen via de internetbrowser uren boeken en/of rapporteren.

~~ 10 ~~

11

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht

Modules Applicatieserver De centrale spil van TimeWriter Pro is de applicatieserver, TwAppSrv. Dit is software die op een computer draait, die binnen het bedrijfsnetwerk bereikbaar is. Dit kan in principe elke willekeurige PC zijn, maar vaak zal dit een PC zijn die in de technische ruimte is geplaatst en die speciaal voor dit doel (al of niet gecombineerd met andere taken) is aangeschaft. Om met TimeWriter Pro te kunnen werken, moet er dus altijd minimaal één applicatieserver in het netwerk draaien. De applicatieserver is het (enige) programma dat leest van / schrijft naar de TimeWriter-databasebestanden. Dat betekent dat u de gegevens alleen maar kunt benaderen via de applicatieserver. Voor optimale prestaties kunt u de database op een snelle lokale harde schijf plaatsen.

WebServer De applicatieserver is voorzien van een ingebouwde webserver (eventueel uitschakelbaar), zodat de applicatieserver ook via internetbrowsers te benaderen is voor het verrichten van boekingen of rapportages.

twService Met het programma twService.exe is de applicatieserver van TimeWriter ook als service te installeren. U kunt TimeWriter als service zonder dat de computer waarop de software draait, is ingelogd.Het administratieprogramma (TwAdmininistrator) Met TwAdministrator kunt u de TimeWriter-administratie geheel naar wens inrichten. U stelt hiermee de stamgegevens, medewerkergegevens, toegangsrechten en dergelijke in.

twAdministrator twAdministrator beheert alle stamgegevens koppelt ze zonodig onderling. Deze stamgegevens koppelt u vervolgens aan de medewerkers, zodat zij hun tijden kunnen boeken op de ingestelde posten. Met twAdministrator worden ook alle instellingen en voorkeuren beheert. Daarnaast gebruikt u de Administrator om de applicatieserver opdrachten te geven over onderhoud van de tabellen. U kunt TwAdministrator bedienen vanaf iedere PC binnen het netwerk (meestal alleen door de systeembeheerder). Meer informatie vindt u in de handleiding TwAdministrator.

~~ 11 ~~

e R

T

12

iM

e W

R

iT

e R


twClient Het registratieprogramma (TwClient) Met TwClient kunnen de medewerkers hun uren boeken en toewijzen aan klanten, activiteiten, producten, projecten enzovoort. TwClient zoekt bij opstarten verbinding met de Applicatieserver, meldt de gebruiker aan en haalt de geautoriseerde stamgegevens voor boekingen op. De verrichte boekingen worden naar de Applicatieserver opgestuurd, die ze vervolgens verwerkt in de database.

WebClient De WebClient is te starten via de standaard internetbrowser op een PC. De gebruiker vult het internetadres (IP-adres of logische (DNS-)naam) in van de PC, waarop de applicatieserver draait. Dit adres is zichtbaar op het statusscherm van de applicatieserver. De applicatieserver stuurt vervolgens webpagina’s naar de internetbrowser. Via de webserver-interface kunnen ook Mac's en UNIX-machines gebruik maken van TimeWriter Pro. Er wordt geen gebruik gemaakt van Java of van OCX-en. Aan de Webclient worden dan ook geen speciale eisen gesteld. De lay-out van de WebClient-pagina's is grotendeels vastgelegd in sjabloonbestanden. Daardoor is het (met restricties) mogelijk om het uiterlijk van de webpagina's aan te passen aan de eigen wensen. Meer informatie vindt u in de handleiding WebClient.

twReport Het rapportageprogramma Met TwReport kunt u overzichten genereren van de geboekte tijden, gerangschikt naar verschillende aspecten. U kunt gegevens samenvoegen, selecties maken, enzovoort.

Ontwerpen en hergebruiken In principe ontwerpt u een rapport eenmalig en hergebruikt u het daarna steeds voor een andere tijdsperiode. Daarbij kunt u achteraf ook eventueel een aanvullende selectie maken, bijvoorbeeld op een specifieke klant, zonder een nieuw rapport te hoeven ontwerpen. Het rapportageprogramma is in twee hoofdfuncties onder te verdelen: ontwerpen van rapporten, gebruiken van reeds eerder ontworpen rapporten.

~~ 12 ~~

13

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht Indien gewenst kunt u het ontwerpgedeelte voorbehouden aan enkele gebruikers en kunt u aan de overige gebruikers slechts toegang geven tot het gebruiken van kant-en-klare rapporten.

Rapportontwerper Met de rapportontwerper kunt u snel overzichtelijke rapporten ontwerpen door het invullen van enkele gegevens. Wie het onderste uit de kan wil hebben, kan gebruik maken van de ingebouwde ReportBuilder, een krachtig gereedschap waarmee u volledig grip hebt op de exacte lay-out van het rapport. Voor de rapportages (en voor de zoekfunctie in het registratieprogramma TwClient) houdt de applicatieserver een speciale querytabel bij, waardoor ook eigen velden beschikbaar zijn voor selecties en sorteringen. Alle rapportontwerpen worden opgeslagen in de database die door de applicatieserver wordt beheerd. Vanaf iedere werkplek kunnen dus dezelfde rapporten opnieuw gegenereerd worden. De bevragingen (query's) die in TwReport worden gestart, worden uitgevoerd op de applicatieserver. Het eindresultaat wordt altijd als enkelvoudige tabel gepresenteerd aan TwReport, dat tevens zorgdraagt voor de opmaak. In geval van rapportage via WebClient verzorgt de applicatieserver de opmaak.Export

Rapporten exporteren Het rapportageprogramma is niet alleen geschikt voor het maken van rapporten, maar ook voor het exporteren van gegevens. Daarvoor definieert u eenmalig de te exporteren velden en het uitvoerformaat, waarna de eindgebruiker heel gemakkelijk de export kan starten voor een opgegeven periode. TimeWriter kan daarbij volautomatisch een nabewerkingsproces starten dat zorgt voor verdere verwerking van de gegevens. Dit biedt mogelijkheden om de tijdinformatie door te geven naar bijvoorbeeld factureringsprogramma's en verlofadministraties. Meer informatie vindt u in de handleiding TwReport.

Project planner Met TwPlanner kunt u een projectplanning maken. Een dergelijke planning maakt het mogelijk rapportages te maken waarin u planning en realisatie met elkaar kunt vergelijken (voorcalculatie versus nacalculatie). Budgetbewaking Met twPlanner kunt u bovendien budgetten definiëren. Bewakers van een budget krijgen een signalering (bij het opstarten van twClient) als een budget dreigt te worden overschreden.

~~ 13 ~~

e R

T

14

iM

e W

R

iT

e R


Off-line boeken TwClient kan ook (tijdelijk) zelfstandig functioneren, bijvoorbeeld als de applicatieserver niet beschikbaar is, of als op een computer wordt gewerkt die niet permanent met het bedrijfsnetwerk is verbonden (bijvoorbeeld een laptop). De medewerker voert de boekingen dan uit op basis van de laatst opgehaalde stamgegevens. De boekingen worden opgeslagen in lokale bestanden en bewaard tot de eerstvolgende keer dat de medewerker weer contact met de applicatieserver maakt. Meer informatie vindt u in de handleiding TwClient.

~~ 14 ~~

15

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht

Ontwerpbeslissingen Inleiding TimeWriter is een bijzonder krachtig en flexibel tijdregistratiesysteem. Echter voordat u ermee van start gaat, moet u enkele ontwerpbeslissingen nemen, die consequenties kunnen hebben voor de mogelijkheden en beperkingen van het programma. Daarom is het belangrijk om hier vooraf goed over na te denken. Het gaat hierbij om de inrichting van: stamgegevens, aspectcombinaties, autorisaties, gebruikersvelden, groepen, hoedanigheden, meerdere administraties.

Wellicht is het zinvol om eerst een ontwerp te maken en hiermee op kleinere schaal een periode proef te draaien, zodat u inzicht krijgt in de consequenties van uw ontwerp. Daarna kunt u aan de hand van de test het definitieve ontwerp inrichten. U moet de stamgegevens (medewerkers, aspecten) en de autorisaties eerst instellen in TwAdministrator, voordat u uren kunt boeken in TwClient of WebClient. Zie ook de handleidingen Opzetten van een voorbeeldadministratie en TwAdministrator.

Stamgegevens Met TimeWriter Pro kunt u de geboekte perioden indelen naar maximaal vijf aspecten. Een aspect is een (min of meer) onafhankelijk gezichtspunt, waarin de geboekte periode kan worden ingedeeld. Standaard zijn dit: Klant: van belang als de tijd aan een klant gefactureerd of doorberekend moet worden, of wanneer u inzicht wilt krijgen in de tijd. Product: bij een productgeoriënteerde organisatie kunt u hieruit later de kostprijs per product berekenen. Activiteit: welke categorie werk is er verricht, bijvoorbeeld acquisitie, ontwikkeling, vooronderzoek of klantondersteuning. U kunt immers niet elke activiteit rechtstreeks doorberekenen aan een klant.

Dit is slechts een voorbeeldindeling. In principe zijn de vijf aspecten geheel naar eigen wens te benoemen en te gebruiken. Intern kent het TimeWriter de aspecten 1..5, u kunt hieraan zelf een naam geven. Als u geen behoefte hebt om bepaalde aspecten vast te leggen, dan kunt u deze in TwAdministrator eenvoudig uitschakelen. Om de documentatie niet te abstract te laten worden, hanteren we in de handleidingen steeds bovenstaande voorbeeldinrichting.

~~ 15 ~~

e R

T

16

iM

e W

R

iT

e R


Aspectcombinaties Wat verder van belang is bij de ontwerpkeuze, is de mogelijkheid om onderlinge relaties (toegestane combinaties) tussen de stamgegevens vast te leggen. Een combinatie van aspecten is slechts dan toegestaan, als dit is vastgelegd in de TwAdministrator als mogelijke aspectcombinatie. U kunt alleen maar relaties (combinaties) leggen tussen opeenvolgende (aangrenzende) aspecttypes, dus alleen tussen Aspect1 en Aspect2, tussen Aspect2 en Aspect3, enzovoort. In de eerdergenoemde aspectindeling kunt u dus wel een relatie definiëren tussen klant en product en tussen product en activiteit, maar niet rechtstreeks tussen klant en activiteit. Dit is van belang bij het basisontwerp van uw administratie. Wilt u dus een relatie vastleggen tussen klant en activiteit, dan zult u een andere aspectindeling moeten maken, bijvoorbeeld Aspect1=klant, Aspect2=activiteit, enzovoort

De aspecttypetoewijzingen en hun onderlinge volgorde zijn dus van belang voor het al dan niet kunnen vastleggen van toegestane combinaties. Een wijziging achteraf is behoorlijk ingrijpend, dus het is zaak hier goed over na te denken. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een dienstverlenend bedrijf is dat veel op projectbasis voor klanten werkt, dan kan het zinvol zijn om Aspect2 als 'Project' te benoemen en het aspect 'Product' te laten vallen. Het is niet noodzakelijk om alle vijf aspecttypen te benoemen. Ook hoeven ze niet op volgorde benoemd te zijn, er mogen 'gaten' in zitten. Als u geen projecten kent binnen uw bedrijf, dan laat u dit aspecttype weg. Het is eenvoudig om later alsnog een aspecttype te benoemen, mits de volgorde van reeds gedefinieerde aspecttypen niet wijzigt.

Autorisaties Behalve onderlinge combinaties van aspecten, kunt u ook per medewerker of per groep medewerkers vastleggen wie op welke aspecten mag boeken: de zogenoemde autorisaties. Let op het verschil: De aspectcombinaties definiëren de onderlinge toegestane relaties tussen aspecten; de autorisaties definiëren de toegestane relaties tussen de aspecten en de medewerkers. Het totaal van de aspectcombinaties geeft dus het theoretische maximum aan dat gebruikt kan worden, de autorisaties zijn hier een inperking op.Gebruikersvelden U kunt bij elk aspecttype extra gebruikersvelden definiëren. Deze gebruikersvelden kunt u naar keuze aan een stamgegeven of aan een tijdregistratie koppelen. Gebruikersvelden die gekoppeld zijn aan een stamgegeven, houdt u bij in de TwAdministrator. Gebruikersvelden die gekoppeld zijn aan een tijdregistratie, vult u per tijdsblok in TwClient in. Voorbeeld Bij een klant kunt u aan het stamgegeven gebruikersvelden als 'adres', 'contactpersoon', en dergelijke koppelen. Deze worden dan eenmalig ingevuld in TwAdministrator en u kunt deze gebruiken in rapportages. Ook kunt u aan een klant of aan een activiteit bijvoorbeeld 'materiaalkosten' of 'gereden km' koppelen als gebruikersveld voor tijdregistratie.

~~ 16 ~~

17

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht

Bij elke tijdregistratie kunt u dit veld dan in TwClient invullen. Gebruikersvelden worden door TimeWriter alleen gebruikt voor rapportages en export. Numerieke gebruikersvelden kunnen in TimeWriter-rapporten worden gegroepeerd en opgeteld.Groepen Voor vereenvoudiging van autorisaties kunt u aspecten en medewerkers onderbrengen in groepen. Door alle medewerkers die hetzelfde soort werk uitvoeren onder te brengen in een groep, kunt u de autorisatie op groepsniveau uitvoeren. Dit scheelt niet alleen onderhoud, maar houdt ook het aantal relaties kleiner, wat van invloed is op de prestaties van het programma. Groepen bestaan slechts op één niveau. U kunt dus geen subgroepen definiëren. U bent vrij om wel of niet van groepen gebruik te maken. Het voordeel hangt vooral af van het aantal medewerkers en (gelijksoortige) aspecten. Ook achteraf kunt u nog besluiten om groepsgewijs te gaan autoriseren.Hoedanigheden Als een medewerker verschillende soorten werkzaamheden verricht, die verschillende autorisaties vereisen, dan kunt u deze medewerker indelen in meerdere toegangsgroepen (hoedanigheden), waarbij voor elke hoedanigheid eigen boekingsrechten gelden. Voorbeeld Een helpdeskmedewerker wordt voor een bepaalde tijd ondergebracht in een speciale projectgroep, waardoor hij voor die periode op de aspecten van dat project moet kunnen boeken. Dit kan ook van belang zijn als de kosten op het budget van een andere afdeling drukken. U kunt dit instellen in TwAdministrator. In het boekingsdialoogvenster van TwClient moet de medewerker dan voor elk tijdvak kiezen in welke hoedanigheid hij/zij boekt.

~~ 17 ~~

e R

T

18

iM

e W

R

iT

e R


Meerdere administraties U kunt ervoor kiezen om alles binnen één administratie bij te houden, of om verschillende bedrijfsonderdelen in verschillende administraties onder te brengen. In het algemeen wordt aanbevolen om alles binnen één administratie te houden, omdat dan ook bedrijfsbrede rapportages mogelijk zijn. Achteraf samenvoegen van verschillende administraties tot één is niet mogelijk. Redenen om verschillende administraties te hebben, kunnen zijn: Volledige afscherming van verschillende bedrijfsonderdelen (waarbij gezamenlijke rapportage nooit nodig is). Verschillende inrichting van aspecten nodig voor verschillende bedrijfsonderdelen, bijvoorbeeld een speciale projectgroep. Een andere reden om meerdere administraties actief te hebben kan zijn vanwege het uitvoeren van testen in een afzonderlijke testadministratie. Met Timewriter Pro kunt u meerdere administraties bijhouden, mits voor iedere administratie een afzonderlijk TwAppSrv-programma draait. Voor iedere TwAppSrvinstantie moet u een aantal instellingen aanpassen.

Twee Instanties van TimeWriter Pro op dezelfde server installeren Om TimeWriter Pro vanaf 1 fysieke server meerdere administraties te laten bedienen dient TimeWriter meerdere malen op de server geinstalleerd te worden. Tevens dienen er per installatie een aantal settings te worden aangepast. Installeer de volledige versie (dus server en clients) per instantie in een eigen directory-structuur. Voer vervolgens voor beide installaties de volgende wijzigingen door: Bestand

Sectie

Key/value

twService. ini

[options ServiceDisplayName=twp1_di Kies een beschrijvende ] splay naam ServiceName=twp1_name

Opmerking

Mag niet gelijk aan displaynaam

Voorbeeld: [options] ServiceDisplayName=twp1_display Activeer deze setting d.m.v. het uitvoeren van twService /install Bestand

Sectie

Key/value

twAppSrv.ini

[Settings] MidwarePort=3011 HttpPort=81

~~ 18 ~~

Opmerking Kies een vrije poort Kies een vrije poort

19

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht multipleservers=1 [proprogs ]

Nocom=1

Voorbeeld: [Settings] MidwarePort=3011 HttpPort=81 multipleservers=1 [proprogs] Nocom=1

Bestanden

Sectie

Key/value

twClient.ini twAdministrator.ini twReport.ini twPlanner.ini

[server]

Server=webserve Naam van de applicatieserver r

Port=3011

Voorbeeld: [Server] Server=webserver Port=3011

~~ 19 ~~

Opmerking

Dient overeen te komen met de MidwarePort setting van de betreffende appserver

e R

T

20

iM

e W

R

iT

e R


Technische informatie In dit hoofdstuk vindt u technische informatie die bij ingebruikneming van TimeWriter Pro van belang kan zijn voor de systeembeheerder. Het betreft informatie over: IP-adressen Loader-software Instellingen in INI-bestanden Parameters voor commandoregel Gebruikerslogin IP-adressen

De TimeWriter Pro Applicatieserver TwAppSrv is te benaderen via het TCP/IPnetwerkprotocol, standaard via poortnummer 3010. De in de applicatieserver ingebouwde webserver reageert standaard op de httppoort 80. Als op dezelfde computer meer servers draaien, die reageren op deze poort (bijvoorbeeld een algemene webserver), dan kunt u de TwAppSrv instellen op een ander poortnummer, bijvoorbeeld 82. In de webbrowser moet dan achter het adres ':82' worden toegevoegd om de applicatieserver te benaderen. De applicatieserver reageert op UDP-broadcasts die binnenkomen via poortnummer 3000. Indien noodzakelijk kunt u dit uitschakelen via het menu van TwAppSrv, bijvoorbeeld als er een testserver in het netwerk draait.Instellingen in INIbestanden De applicatieserver beheert de instellingen in het bestand TwAppSrv.ini, dat in dezelfde map staat als het programma. Hierin kunt u eventueel standaardwaarden, zoals poortnummers en dergelijke aanpassen. Zie ook bij de documentatie TwApplicatieServer De meest gebruikte instellingen kunt u vanuit de programma's wijzigen. De Clients bewaren in principe alle instellingen in de systeemtabel van de applicatieserver. Alleen de minimaal benodigde instellingen, zoals gegevens over de locatie van de applicatieserver, worden opgeslagen in het ini-bestand dat dezelfde naam draagt (maar met extensie .INI) en in dezelfde directory staat als het Clientprogramma. U kunt de INI-bestanden van de Clients eventueel als alleen-lezen instellen. In dat geval start het programma op met steeds hetzelfde uitgangspunt. In het inlogscherm kan de gebruiker dan alsnog een ander uitgangspunt kiezen. Parameters voor commandoregel Sommige programma's kennen enkele parameters die u bij opstarten kunt meegeven

paramet van er toepassing bij:

functie:

~~ 20 ~~

21

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht /SETUP

twClient, twReport, twAdmin, twPlanner

Toont bij opstarten een dialoog waarin het IP-adres en de poort van de server ingesteld kan worden. Dit kan nodig zijn als de UDP-broadcastfunctie is uitgeschakeld. Via de Server... knop op het loginscherm kunt u overigens ook het adres van een applicatieserver intypen.

Gebruikers-login In een lege administratie is altijd een gebruiker met de naam 'administrator' aanwezig (zonder wachtwoord). Daarmee kunt u in ieder geval toegang krijgen tot de database, waarna u deze kunt inrichten. Gebruikers kunnen bij opstarten van één van de Clients inloggen op de applicatieserver met een inlognaam en wachtwoord. Indien gewenst kan de inlognaam automatisch van Windows worden verkregen. Meer informatie hierover vindt u in de handleiding TwAdministrator.

~~ 21 ~~

e R

T

22

iM

e W

R

iT

e R


Begrippenlijst Administratie

Een logisch bij elkaar behorende groep tijdboekingen en bijbehorende stamgegevens. Dit kan bijvoorbeeld zijn van een bepaalde periode (1995-2000), of een administratie ingericht voor een speciale projectgroep.

Administrator

Dit is het programma dat communiceert met de applicatieserver, waarin u alle stamgegevens muteert en waarmee u aan de server onderhoudsopdrachten verstrekt.

Applicatieserver

Dit is een programma dat op één van de computers in het netwerk draait en ervoor zorgt voor het beheer van alle gegevens. Dit programma reageert via het netwerk op opdrachten vanuit de clients.

Aspect

Eén van de gezichtspunten waarmee een tijdboeking wordt ingedeeld, zoals Klant, Product, Activiteit.

Aspectcombinatie Verbindingsregels die vastleggen welke aspecten met elkaar s mogen worden gecombineerd. Zo mag 'Ziekte' niet met een klant worden gecombineerd, want ziektedagen zijn altijd op kosten van het bedrijf zelf. Autorisaties

Verbindingsregels die vastleggen wie op welke posten mag boeken.

Client

Dit is een programma dat communiceert met de applicatieserver en waarmee de tijdboekingen kunnen worden ingevoerd

Gebruikersvelden Naast de vaste standaardvelden die TimeWriter Pro gebruikt, kunt u extra velden toevoegen voor uw eigen specifieke administratie. Bijvoorbeeld een extra veld voor 'gereden kilometers' bij activiteiten, of een veld 'overwerktoeslag' bij klanten. Groepen

Zowel de medewerkers als de diverse aspecten kunt u onderbrengen in groepen. Deze zijn ter vereenvoudiging van de autorisaties. U kunt dan namelijk op groepsniveau autoriseren. U kunt groepen ook gebruiken voor het instellen van de toegang tot urenboekingen van collega's.

Hoedanigheid

De rol van de medewerker, van waaruit hij/zij een tijdvak boekt. Bijvoorbeeld in een klein bedrijf kan iemand directiewerkzaamheden uitvoeren vanuit zijn hoedanigheid van directeur, maar daarnaast ook ontwikkelingswerkzaamheden vanuit zijn hoedanigheid van programmeur of verkoopwerkzaamheden vanuit zijn hoedanigheid als verkoper. Aan elke hoedanigheid kunt u eigen autorisaties koppelen.

Stamgegevens

Dit zijn de basisgegevens die u kunt kiezen bij het in categorie brengen van tijdvakken. Denk hierbij aan een lijst van klanten, een lijst van activiteiten, een lijst van medewerkers, enzovoort.

TCP/IP

Dit is een protocol waarmee computers in een netwerk gericht met elkaar kunnen communiceren. TCP/IP is ook het standaardprotocol op internet.

~~ 22 ~~

23

T

iM

e W

R

iT

twOverzicht Administratie

Een logisch bij elkaar behorende groep tijdboekingen en bijbehorende stamgegevens. Dit kan bijvoorbeeld zijn van een bepaalde periode (1995-2000), of een administratie ingericht voor een speciale projectgroep.

Tijdvak

Dit is een aaneengesloten tijdsperiode, waarin gewerkt is aan een bepaalde activiteit.

UDP

Een netwerkprotocol voor het verzenden van een bericht naar alle computers in een netwerk (broadcast), waarop bepaalde computers kunnen reageren.

~~ 23 ~~

e R

T

24

iM

e W

R

iT

e R


~~ 24 ~~

25

T

iM

e W

R

iT

Installatie

Installatie

~~ 25 ~~

e R

T

26

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding In dit document leest u hoe u TimeWriter Pro installeert en de gegevens van TimeWriter standaard converteert naar TimeWriter Pro. U installeert TimeWriter Pro met een installatiewizard. Als u alle stappen van de wizard hebt doorlopen, zijn alle onderdelen van TimeWriter Pro geïnstalleerd.

~~ 26 ~~

27

T

iM

e W

R

iT

Installatie

Installatie via de installatiewizard Met de installatiewizard kunt u eenvoudig een complete installatie van TimeWriter Pro uitvoeren. 1. Start de installatiewizard twpro_demo_nl.exe. 2. Klik op [Volgende]. 3. Kies de map waarin u TimeWriter Pro wilt installeren. Gebruik de knop Bladeren om een andere map te kiezen. 4. Klik op [Volgende]. 5. Pas, indien gewenst, de naam van de groep in het startmenu aan. 6. Klik op [Volgende]. 7. Klik op [Installeren]. De applicatie wordt nu geïnstalleerd. De demoversie heeft dezelfde functionaliteiten als de normale versie. Het verschil is dat u bij een gekochte versie een licentiebestand krijgt. Dit bestand wordt apart aangeleverd. Bij de demoversie wordt een administratie geïnstalleerd met voorbeeldgegevens. Als u een update installeert, zorg er dan voor dat alle (TimeWriter) programma’s zijn afgesloten en dat de TimeWriter Service is gestopt.

~~ 27 ~~

e R

T

28

iM

e W

R

iT

e R


Server installeren Omdat de TimeWriter Applicatieserver een behoorlijk aantal bestanden nodig heeft op de juiste plek, raden wij u aan om deze altijd te installeren via de installatiewizard. Deze wizard installeert ook meteen de diverse clients, die ieder in een eigen map staan.

~~ 28 ~~

29

T

iM

e W

R

iT

Installatie

Clients installeren Met de installatiewizard kunt u een volledige werkomgeving voor Timewriter Pro opzetten, inclusief de applicatieserver en alle clients. Wij raden u aan om de clientprogramma's centraal op de fileserver te installeren en op de diverse werkstations snelkoppelingen naar de fileserver te maken. Dit geldt niet als de gebruikers onafhankelijk van het netwerk met de applicatie moet kunnen werken, bijvoorbeeld met laptops. Na opstarten gaan deze zelfstandig op zoek naar de beschikbare applicatieservers. Als het uit prestatieoogpunt toch noodzakelijk is om één of meerdere clients op andere machines te plaatsen, dan is het voldoende om de map waarin de desbetreffende client staat naar de desbetreffende computer te kopiëren. Laat echter de clients ook op de server staan. Als u namelijk later een update installeert, wordt de update op de server geïnstalleerd en zullen de clients die op andere machines staan automatisch via de server worden geüpdatet. De nieuwe bestanden worden dan vanaf de mappen op de server naar desbetreffende client gestuurd.

~~ 29 ~~

e R

T

30

iM

e W

R

iT

e R


Overstappen van Standaard op Pro Lees dit hoofdstuk als u overstapt van TimeWriter Standaard naar TimeWriter Pro. Het beschrijft hoe u de stamgegevens vanuit een bestaande TimeWriter Standaardadministratie kunt converteren naar TimeWriter Pro.

Voorbereiding in TimeWriter Standaard Om een goede start in TimeWriter Pro te maken, moet u ervoor zorgen dat de gegevens uit de huidige administratie consistent zijn. De laatste versies van TimeWriter bevatten controles die deze consistentie garanderen. Voer daarom met een actuele versie van TimeWriter Standaard een aantal controles uit. U doet dit als volgt: 1. Controleer via Help | Info of u versie 3.09.007 of hoger hebt van TimeWriter Standaard. Als dit niet zo is, dan kunt u op de supportpagina van http://www.timewriter.nl de laatste update downloaden en installeren. 2. Start TwsAdmin in TimeWriter Standaard op (TwsAdmin.exe). 3. Voer de optie Onderhoud | Controle Stamgegevens (versie 3) of Taken en instellingen | Taken | 140 Controle stamgegevens (versie 4) uit. 4. Voer de optie Onderhoud | Optimaliseren (versie 3) of Taken en instellingen | Taken | 110 Optimaliseren (versie 4) uit. Bij grote administraties kunnen deze controles nogal wat tijd kosten. Neem bij voorkeur een snel werkstation en plaats de administratie op de lokale schijf.

Conversie naar TimeWriter Pro Als u in Timewriter Standaard de gegevens gecontroleerd en geoptimaliseerd hebt, kunt u Timewriter Pro starten en de conversie uitvoeren. Doe dit als volgt: 1. Start de TimeWriter Applicatie Server op (TwAppSrv.exe). 2. Start de Administrator in TimeWriter Pro op (TwAdministrator.exe). 3. Kies Taken en Instellingen | Taak uitvoeren en selecteer taak 900 Conversie van TimeWriter Standaard. 4. Vul in het veld Map met TimeWriter Standaard de map* in waar twsAdmin is geïnstalleerd. 5. Klik in de werkbalk op de knop [Voer taak uit] ( ). De conversie wordt gestart. U kunt de voortgang in het vak Info bekijken. Bij grote administraties kan de conversie nogal wat tijd kosten. Neem bij voorkeur een snelle server en plaats de administratie op de lokale schijf van de server. Geef het pad op vanuit de server gezien.

~~ 30 ~~

31

T

iM

e W

R

iT

Installatie

Meerdere administraties bedienen vanaf dezelfde pc

Twee Timewriter Pro Servers installeren op dezelfde pc Om Timewriter Pro vanaf één fysieke server meerdere administraties te laten bedienen, moet u Timewriter meerdere keren op de server installeren. Ook moet u per installatie een aantal instellingen aanpassen. 1. Installeer de volledige versie (dus server en clients) per administratie in een eigen mappenstructuur. 2. Open onderstaande ini-bestanden in een tekstverwerkingsprogramma (bijvoorbeeld Kladblok) en voer voor beide installaties de volgende wijzigingen door: aanpassen twService.ini aanpassen twAppSrv.ini aanpassen diverse client .ini-bestanden

Aanpassen twService.ini 1. Open het bestand: twService.ini: Sectie: [options]

Key / value: ServiceDisplayName=twp1_display ServiceName=twp1_name

2. Kies een beschrijvende naam, die in de lijst van services getoond moet worden. Voorbeeld: [options] ServiceDisplayName=twp1_display ServiceName=twp1_name 3. Voer twService / install uit om deze instelling te activeren.

Aanpassen twAppSrv.ini 1. Open het bestand: twAppSrv.ini: Sectie:

Key / value:

MidwarePort=3011 [Settings] HttpPort=81 multipleservers=1 [proprogs] Nocom=1 2. Kies voor de MidwarePort en HttpPort vrije poortnummers. Voorbeeld: [Settings] MidwarePort=3011 HttpPort=81 multipleservers=1 [proprogs] Nocom=1

~~ 31 ~~

e R

T

32

iM

e W

R

iT

e R


Aanpassen diverse client ini-bestanden 1. Open de bestanden: twClient.ini, twAdministratior.ini, twReport.ini, twPlanner.ini: Sectie:

Key / value:

[server]

Server=webserver Port=3011

2. Kies voor Server de naam van de applicatieserver. De Port moet overeenkomen met de portinstelling van de desbetreffende applicatieserver (zie Aanpassen twAppServ.ini). Voorbeeld: [Server] Server=webserver Port=3011

~~ 32 ~~

33

T

iM

e W

R

iT

Voorbeeld Administratie


~~ 33 ~~

e R

T

34

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding TimeWriter Pro is een tijdregistratieprogramma dat u uiterst flexibel kunt configureren. Om de algemene werking van het pakket goed te kunnen uitleggen, hebben wij een eenvoudig praktijkvoorbeeld als uitgangspunt genomen bij het beschrijven van TimeWriter Pro. In dit document ziet u hoe u een voorbeeldadministratie maakt, waarmee u de grote lijnen van het pakket leert kennen.

Gegevens voorbeeldbedrijf In dit document wordt aan de hand van een voorbeeld uitgelegd hoe u een administratie inricht in TimeWriter Pro. Uitgangspunt voor deze beschrijving is het fictieve bedrijf CarSoft b.v. Dit bedrijf verricht automatiseringswerk en ontwikkelt software op maat voor een klein aantal klanten in de autobranche. Daarnaast ontwikkelt CarSoft enkele standaardproducten. Hieronder vindt u de (stam)gegevens die u nodig hebt om de administratie van CarSoft in TwAdministrator op te zetten. Het gaat om de gegevens: medewerkers klanten activiteiten producten eigen velden In het volgende hoofdstuk staat stap-voor-stap beschreven hoe u te werk gaat.

Medewerker groepen Voor het inrichten van de voorbeeldadministratie hebt u de volgende medewerker groepen nodig. Naam Administratie Ontwikkeling

Medewerkers Voor het inrichten van de voorbeeldadministratie hebt u de volgende medewerkergegevens nodig. Naam

Uurtarief

Functie

Dick Directeur

80

Directeur.

Marinus Mooiprater 0

Accountmanager.

Albert Analist

Analist.

45

Piet Programmeur 45

Analist/Programmeur.

Karel Kodeklopper 45

Programmeur.

Henkie Helper

35

Helpdesk.

Sonja Schrijver

35

Secretaresse, helpdeskmedewerkerster en documentatieschrijfster.

~~ 34 ~~

35

T

iM

e W

R

iT


Klanten Voor het inrichten van de voorbeeldadministratie hebt u de volgende klantgegevens nodig. Naam

Afkorting

Autoshop Albert

alb

BMW-dealer Bruinsma

bmw

Fiat-garage Feenstra

fiat

VW de Vries

vw

Opmerking

Activiteiten 'Activiteiten' is ingesteld als een verplicht veld. Voor het inrichten van de voorbeeldadministratie hebt u de volgende activiteitengegevens nodig. Naam

Afkorting

Opmerking

Analyse

ana

Altijd voor een klant of product..

Programmering

prg

Altijd voor een klant of product.

Documentatie

doc

Altijd voor een klant of product.

Helpdesk

hlp

Altijd voor een klant, op kantoor.

Klantondersteunin klnt g

Altijd voor een klant, op locatie.

Acquisitie

Altijd voor een klant, om commerciële inspanning per klant in kaart te brengen.

acq

Verkoopactiviteiten verk Divers

div

Verlof

vrij

Ziek

ziek

Altijd voor een product.

Producten Voor het inrichten van de voorbeeldadministratie hebt u de volgende productgegevens nodig. Naam

Afkorting

Opmerking

CarComponents

car

Administratieprogramma voor autoonderdelen; standaardproduct.

Occasional

occa

Administratieprogramma voor tweedehands autopark; standaardproduct.

Eigen velden Voor het inrichten van de voorbeeldadministratie hebt u de volgende gegevens voor eigen velden nodig. Deze velden worden ook 'gebruikersvelden' genoemd.

~~ 35 ~~

e R

T

36

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Naam

Gekoppeld aan

Opmerking

Kilometers

Activiteiten

Aantal gereden kilometers (numeriek).

Materiaalkosten

Activiteiten

Extra kosten aan materiaal (numeriek).

Werkzaamheden

Activiteiten

Vrije omschrijving bij activiteiten (tekst), ingesteld als verplicht veld.

Contactpersoon

Klant

Opdrachtgever, contactpersoon of hulpvrager.

Adresgegevens

Klant

Bij stamgegevens van klant.

Voorbeeldadministratie inrichten Wij gaan er vanuit dat TimeWriter Pro al is geïnstalleerd. Zie hiervoor TimeWriter Installatie en Conversie. Om de administratie van CarSoft in te richten, doorloopt u de volgende stappen: 1. Inloggen in TwAdmin, 2. Stamtypes instellen, 3. Gebruikersvelden instellen, 4. Stamgegevens invullen: afdelingen, medewerkers, klanten, activiteiten, producten), 5. Geldige combinaties instellen, 6. Autorisaties instellen.Inloggen in TwAdmin Voordat u kunt inloggen, moet u de applicatieserver TwAppSrv starten. Daarna kunt u inloggen. 1. Start TwAdministrator via het Windows Startmenu. Het inlogvenster verschijnt. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Als u de eerste keer begint met een lege administratie, logt u in met 'demo', zonder wachtwoord. Zodra u bent ingelogd, kunt u voor deze gebruikersnaam een wachtwoord definiëren en nieuwe gebruikersnamen toevoegen.

Stamtypes instellen Er wordt in de voorbeeldadministratie geen gebruik gemaakt van IT_AT4 (=Project). Dit aspect moet u daarom uitzetten. Verder moet u IT_AT2 (=Activiteit) aanmerken als verplicht veld. 1. Kies in de navigatiebalk Taken en instellingen | Instellingen | Stamtypes . 2. U ziet een lijst van aspectitems en bijbehorende groepen. U kunt maximaal vijf aspectitems te benoemen: IT_AT1 t/m IT_AT5. Deze hebben standaard al een naam: Klant, Product, Activiteit, Project en Overhead. 3. Klik op aspectitem IT_AT4 en klik in de werkbalk op de knop of gebruik de toetscombinatie Ctrl+B. 4. Vink het selectievakje ‘In gebruik’ uit, omdat projectgegevens niet voorkomen in deze voorbeeldadministratie.

~~ 36 ~~

37

T

iM

e W

R

iT


5. Bewaar deze instelling met de knop . Om de wijziging op de server op te slaan gebruikt u toetscombinatie Ctrl+S. 6. Herhaal stap 3 en 4 voor aspectitem IT_AT5. 7. Klik op aspectitem IT_AT2 en klik in de werkbalk op de knop 8. Vink het selectievakje ‘Verplicht veld’ aan. 9. Klik op de knop

.

.

Gebruikersvelden instellen Na het instellen van de stamtypes bepaalt u de inhoud van de gebruikersvelden. Dit zijn uw eigen gedefinieerde velden. U kunt zowel voor stamgegevens als voor urenboekingen gebruikersvelden aanmaken. In de voorbeeldadministratie definieert u de volgende velden: voor stamgegeven Klanten de twee velden 'Contactpersoon' en 'Adresgegevens'. voor stamgegeven Activiteiten de drie velden 'Kilometers', 'Materiaalkosten' en 'Werkzaamheden', In onderstaande tabellen ziet u de waarden van deze gebruikersvelden: Stamgegeven

Klant

Klant

Veldnaam

Contactpersoon

Adresgegevens

Verplicht

N

N

Alleen lezen

N

N

Veldtype

Char

Char

Veldlengte

50

120

Decimalen Stamgegeven

Activiteit

Activiteit

Activiteit

Veldnaam

Kilometers

Materiaalkosten

Werkzaamheden

Verplicht

N

N

J

Alleen lezen

N

N

N

Veldtype

Numeric

Numeric

Char

Veldlengte

10

10

120

Decimalen

1

2

U stelt de gebruikersvelden als volgt in: 1. Kies in de navigatiebalk voor Taken en Instellingen | Instellngen | Gebruikersvelden. 2. Selecteer Stamgegevens velden | Klant. 3. Klik op de knop om een nieuw gebruikersveld aan te maken. 4. Vul de gegevens uit de tabel hierboven in. 5. Klik op de knop . 6. Herhaal stap 2 t/m 5 voor de overige gebruikersvelden. 7. Druk ten slotte op [Ctrl]+[S] om de gegevens op te slaan op de server.

~~ 37 ~~

e R

T

38

iM

e W

R

iT

e R


De gebruikersvelden voor de activiteiten vult u in onder het kopje Urengegevens velden | Activiteit.

Medewerker groepen definiëren U kunt nu de medewerker groepen definiëren. In de voorbeeldadministratie maakt u de onderstaande twee medewerker groepen aan: Type

Groep

Groep

naam

Administratie

Ontwikkeling

Medewerkers definiëren U kunt nu de medewerkergegevens definiëren. In de voorbeeldadministratie maakt u de onderstaande zeven medewerkers aan: Type

Medewerker Medewerke Medewerker r

naam

Dick Directeur Marinus Mooiprater

Albert Analist

afkorting

dd

mm

aa

inlognaam

Dick

Marinus

Albert

tarief

80

0

45

referentie-uren

40

40

40

toegang rapportage

bedrijf

persoon

Ontwikkeling

bedrijf

persoon

Ontwikkeling

Type

Medewerker

Medewerker Medewerke Medewerker r

naam

Piet Programmeur

Karel Kodeklopper

Henkie Helper

Sonja Schrijver

afkorting

pp

kk

hh

ss

inlognaam

Piet

Karel

Henkie

Sonja

tarief

45

45

35

35

referentie-uren

40

40

40

40

toegang rapportage

persoon

Ontwikkeling persoon

bedrijf

toegang uren

persoon

Ontwikkeling persoon

Administratie

toegang uren

1. Kies in de navigatiebalk Gegevens | Medewerker. 2. Klik in de werkbalk op de knop . 3. Klik in het venster op Medewerker en klik op [Selecteren]. 4. Vul de velden voor de eerste medewerker in (zie tabel).

~~ 38 ~~

39

T

iM

e W

R

iT


5. Klik op de knop . 6. Herhaal stap 2 t/m 5 voor de overige medewerkers. 7. Druk ten slotte op [Ctrl]+[S] om de gegevens op te slaan op de server. 8. Dubbelklik op de groep Ontwikkelaars en breng de medewerkers Albert, Piet en Karel met de knop Administratie. 9. Klik op [OK].

onder in deze groep. Breng Sonja onder in de groep

Klanten, activiteiten en producten definiëren In de voorbeeldadministratie gaat u nu de volgende klanten, activiteiten en producten toevoegen: Klanten naam

Autoshop Albert BMW-dealer Bruinsma

Fiat-garage Feenstra

VW de Vries

afkorting

alb

bmw

fiat

vw

kleur

0

0

0

0

tarieffactor 1

1

1

1

adresgegev Julanalaan 2a, ens 1234 GH Voordam

WestSingel 14, 1234 OK Voordam

Noorddiep 8, 1234 AG Voordam

Icarus 24, 1234 PZ Voordam

Activiteiten naam

Analyse

afkorti ana ng

Programmer Documentati Helpdesk ing e

Klantondersteun ing

prg

klnt

doc

hlp

naam

Acquisitie

Verkoopacti Divers viteiten

Verlof

Ziek

afkorting

acq

verk

vrij

ziek

div

Producten naam

CarComponents

Occasional

afkorting

car

occa

Het toevoegen van klanten, activiteiten en producten gaat op dezelfde manier

1. Kies in de navigatiebalk Gegevens | Klant, Gegevens | Activiteit of Gegevens | Product. 2. Klik in de werkbalk op de knop . 3. Klik in het venster op Klant, Activiteit of Product en klik op [Selecteren]. 4. Vul de velden voor de eerste klant, activiteit of product in (zie tabel).

~~ 39 ~~

e R

T

40

iM

e W

R

iT

e R


5. Klik op de knop . 6. Herhaal stap 2 t/m 5 voor de overige klanten, producten en activiteiten. 7. Druk ten slotte op [Ctrl]+[S] om de gegevens op te slaan op de server. Geldige combinaties instellen 8. U kunt relaties leggen tussen twee aangrenzende aspecten. De lichtblauwe kolom is steeds het uitgangspunt. Hierin selecteert u het aspect dat u wilt koppelen. Vervolgens vinkt u de koppelingen met aspecten uit aangrenzende kolommen aan of uit. Leg in de voorbeeldadministratie de volgende relaties: Klanten

Producten

Activiteiten

Autoshop Albert CarComponents BMW-dealer Bruinsma Fiat-garage Feenstra

Acquisitie Analyse Documentatie Helpdesk

BMW-dealer Occasional Bruinsma Fiat-garage Feenstra VW de Vries

Documentatie Helpdesk Klantondersteuning Programmering Verkoopactiviteiten

Als u een item hebt gekozen in de lichtblauwe kolom, kunt u met de rechtermuisknop in de rechter- of linkerkolom klikken. Vervolgens kiest u 'Selecteer allemaal' voor snelle selectie. 1. Kies in de navigatiebalk Relaties | Combinaties. 2. Blader met de knoppen en op de knoppenbalk naar de kolom die u wilt markeren. 3. Deze kolom wordt lichtblauw. 4. Klik in de lichtblauwe kolom op het aspect dat u wit koppelen, bijvoorbeeld ‘CarComponents’. 5. Vink in de kolom rechts van de lichtblauwe kolom het aspect of de aspecten aan die u wilt koppelen. 6. Herhaal stap 2 t/m 4 voor de overige relaties. 7. Druk ten slotte op [Ctrl]+[S] om de gegevens op te slaan op de server.

Autorisaties instellen In deze stap autoriseert u de medewerkers, zodat ze uren kunnen boeken op voor hen toegestane aspecten. U legt de volgende autorisaties vast: Medewerkers

Klant

Activiteit

Product

Dick Directeur

[alles]

acquisitie verkoopactiviteiten verlof ziekte divers

[alles]

~~ 40 ~~

41

T

iM

e W

R

iT

Voorbeeld Administratie Medewerkers

Klant

Activiteit

Product

Marinus Mooiprater

[alles]

acquisitie verkoopactiviteiten verlof ziekte

[alles]

Albert Analist

[alles]

Analyse verlof ziekte

[alles]

Piet Programmeur

[alles]

analyse programmering documentatie klantondersteuning verlof ziekte

[alles]

programmering documentatie verlof ziekte

[alles]

Helpdesk verlof ziekte

[alles]

documentatie helpdesk verlof ziekte

[alles]

Karel Kodeklopper

Henkie Helper

[alles]

Sonja Schrijver [alles]

1. Kies in de navigatiebalk Relaties | Autorisaties. 2. In de lichtblauwe kolom ziet u de namen van de medewerkers. De andere kolommen tonen de beschikbare aspecten. 3. Klik in de blauwe kolom op de medewerker die u wilt autoriseren, bijvoorbeeld ‘Albert Analist’. 4. Vink in de overige kolommen het aspect of de aspecten aan die u wilt koppelen (zie bovenstaande tabel). 5. Herhaal stap 2 en 3 voor de overige medewerkers. 6. Druk ten slotte op [Ctrl]+[S] om de gegevens op te slaan op de server.

Moduletoegang U moet voor elke medewerker instellen tot welke schermen (in TimeWriter 'modules' genoemd) hij of zij toegang heeft. U beheert modules in Gegevens | Modules. Standaard zijn er twee groepen modules aangemaakt, voor gebruikers en voor beheerders. De beschikbare modules zijn al lid gemaakt van één van beide groepen. Medewerkers krijgen toegang tot een module op persoonlijke titel of door het lidmaatschap van een groep. In het scherm Relaties | Moduleautorisaties kunt u relaties leggen tussen medewerkers of medewerkergroepen en de groepen voor modules.

Hoe nu verder? U hebt nu een kleine, maar complete voorbeeldadministratie ingericht.

~~ 41 ~~

e R

T

42

iM

e W

R

iT

e R


Uren boeken U kunt nu TwClient opstarten en inloggen als één van de in de voorbeeldadministratie ingevoerde medewerkers. Nu kunt u met deze voorbeeldadministratie uren gaan boeken.

Rapporteren Als u enkele tijdvakken hebt ingevuld, kunt u TwReport opstarten en inloggen als één van de in de voorbeeldadministratie ingevoerde medewerkers. U kunt nu één van de standaardrapporten uitdraaien.

Gebruik van groepen Als de administratie wat groter wordt, is het prettig om medewerkers en aspecten onder te brengen in groepen, waardoor het beheer van de combinaties en autorisaties sterk vereenvoudigd wordt. Zie hiervoor de TwAdministrator documentatie.

Uw eigen administratie opzetten Wij raden u aan om met deze voorbeeldadministratie te experimenteren om zodoende ervaring op te doen met TimeWriter. Daarna kunt u uw eigen administratie gaan opzetten. Leest u daarbij vooral eerst het hoofdstuk Ontwerpbeslissingen uit TimeWriter overzicht.

~~ 42 ~~

43

T

iM

e W

R

iT

twAppSrv

twAppSrv

~~ 43 ~~

e R

T

44

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding TimeWriter Pro Applicatieserver (TwAppSrv) is het programma dat alle gegevensbestanden beheert en de gegevens met de diverse clients uitwisselt. De applicatieserver heeft een eigen (ingebouwde) webserver, die de communicatie met internetbrowsers verzorgt.

Applicatieserver starten en sluiten Starten Onder Start | Alle programma's |TimeWriter Pro | ApplicationServer vindt u een snelkoppeling naar het programmabestand (‘Start TimeWriter server’). Klik op deze snelkoppeling om de applicatieserver te starten. Als de server onder Windows NT/2000/XP draait, dan kunt u de applicatieserver als NT Service te starten. Dit heeft als voordeel dat de server dan ook actief is als niemand is ingelogd. Als u hier gebruik van wilt maken, kiest u Start | Alle programma's |TimeWriter Pro | ApplicationServer | Service | Start service. Een ander voordeel van de Applicatieserver als service is dat de service automatisch opnieuw wordt opgestart als het programma door een fout vastloopt.

Sluiten U kunt TwAppSrv op twee manieren afsluiten: Met de knop rechtsboven in het hoofdvenster. Via de menuoptie Bestand | Afsluiten.

Als u TwAppSrv via de applicatieserver service hebt gestart, dan is er verschil tussen afsluiten via het menu en afsluiten via de knop: Als u de server via de knop afsluit, dan start de service het programma opnieuw op en controleert of er een nieuwere versie aanwezig is (TwAppSrv.new). Als dat zo is, dan wordt dit bestand over TwAppSrv.exe heen gezet. Als u TwAppSrv via het menu afsluit, dan start de service het programma niet opnieuw op.Hoofdvenster In het hoofdvenster van TwAppSrv ziet u een menubalk, twee tabbladen met logen statusinformatie en een statusbalk. De menustructuur wordt in deze handleiding in de verschillende hoofdstukken uitgewerkt. Op het tabblad Status ziet u een overzicht van de diverse serverinstellingen. U kunt deze instellingen via het menu aanpassen. Op het tabblad Log ziet u alle meldingen van de server vanaf het moment dat de server is opgestart. Alle logmeldingen worden ook bewaard in een bestand.

~~ 44 ~~

45

T

iM

e W

R

iT

twAppSrv

~~ 45 ~~

e R

T

46

iM

e W

R

iT

e R


Applicatieserver configureren De applicatieserver werkt na installatie in principe zonder gebruikersinteractie of aanpassingen, maar soms kunnen de standaardinstellingen conflicteren met instellingen van andere applicaties. In dat geval moet u de instellingen van de applicatieserver aanpassen.Configureren De instellingen van de applicatieserver worden ingelezen uit een INI bestand in de map waar het TwAppSrv.exe bestand staat. De naam van het INI bestand is TwAppSrv.ini. In principe kunt u alle instellingen raadplegen via het menu Beeld | Instellingen. In uitzonderlijke situaties kan het nodig zijn dat u rechtstreeks in het INI-bestand moet wijzigen. Open in dat geval het INI-bestand met bijvoorbeeld Kladblok (Notepad) om de instellingen aan te passen. De belangrijkste secties in het INI-bestand zijn: [Paths]: hierin staan de namen en locaties van de door de applicatieserver gebruikte bestanden [Settings]: hierin staan de instellingen van de applicatieserver. Tijdens de installatie is ook het bestand TwAppSrv_Uitleg.ini geïnstalleerd. Dit is een voorbeeld INI-bestand, waarin alle mogelijke instellingen staan met een uitleg erbij. Gebruik dit bestand voor informatie over de verschillende instellingen.

Servergedrag instellen Server actief Met de menuoptie Server | Server actief kunt u de server tijdelijk stoppen. Als u bijvoorbeeld een onderhoudstaak op de server moet uitvoeren, dan kan het handig zijn om de server zolang te stoppen. Zolang de server is gestopt, reageert het niet op verzoeken van clients.In het hoofdvenster op het tabblad Status ziet u of de server actief is. Webserver actief Met de menuoptie Server | Webserver actief kunt u de HTTP-server activeren of stopzetten. De Webserver maakt het mogelijk om de uren via een webbrowser te registreren (via het lokale netwerk of via internet). Antwoord op broadcasts Als een client de ingestelde server niet kan vinden, dan volgt er een zogenaamde UDP broadcast. Hier reageert de server op door een bericht aan de client te sturen, zodat de client het adres van de server weet. Door de menuoptie Server | Antwoord op broadcast uit te vinken, voorkomt u dat de server antwoord geeft als zo’n broadcast door een client wordt gedaan. Dit is handig als het een testserver betreft, die niet door iedereen mag worden gebruikt. Alle verbindingen verbreken Met de menuoptie Server | Alle verbindingen verbreken verbreekt u alle connecties tussen de server en de clients. Dit heeft verder geen gevolgen voor de clients.

~~ 46 ~~

47

T

iM

e W

R

iT

twAppSrv U kunt deze optie bijvoorbeeld gebruiken, voordat de server de tabellen exclusief moet openen voor een onderhoudsfunctie. Zo kunnen er geen andere processen gebruikmaken van de tabellen. Actieve gebruikers tonen Met de menuoptie Server | Actieve gebruikers tonen ziet u in het hoofdvenster van TwAppSrv een overzicht van alle actieve connecties met alle clients van TimeWriter Pro. Overige instellingen Via de menuoptie Beeld | Instellingen kunt u de meeste ini-waarden van de server instellen, zoals de (web)serverpoort, bestandslocaties, en dergelijke. Onder aan het instellingenvenster ziet u voor iedere variabele steeds een korte toelichting. De TimeWriter Applicatieserver kan in geval van een crash (fatale foutstatus) automatisch een logbestand met technische informatie verzenden naar XSO via een e-mailbericht. Via de menuoptie Beeld | Foutafhandelingsinstellingen kunt u hiervoor de benodigde gegevens instellen. Taalkeuze Via de menuoptie Beeld | Taalkeuze kunt u de taal instellen waarin de menu's en berichten worden getoond. U stelt alleen de taal van de server in, de clients kunnen eventueel in een afwijkende taal werken De taalkeuze van de server beïnvloedt ook de taal waarin de rapportagevelden worden getoond. Dit betekent dat u na een taalomschakeling ook enkele onderhoudstaken moet starten (servertaak 200: Genereer rapportage query gegevens) om ervoor te zorgen dat de veldbenamingen weer overeenkomen. Bovendien moet u daarna uw eigen rapporten nalopen om te zien of deze nog functioneren.

Logging De applicatieserver heeft een uitgebreide logfunctionaliteit, waarmee u, ook achteraf, het gedrag van de server kunt analyseren. Logvenster opslaan Alle logmeldingen worden bewaard in het logbestand, maar soms kan het handig zijn om alle meldingen sinds het opstarten van de applicatieserver ook in een apart bestand te bewaren. Dit doet u met de optie Bestand | Logvenster opslaan. Logmeldingen tonen Met de menuoptie Beeld | Logmeldingen tonen opent u in het hoofdvenster de meldingen die de TwAppSrv heeft gevonden. De meldingen staan op chronologische volgorde: eerst de datum, dan de tijd en vervolgens de melding. Logniveau

~~ 47 ~~

e R

T

48

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Met Beeld | Instellingen kunt u onder Instellingen | Log niveau instellen welke meldingen worden gelogd. Hoe hoger het logniveau, hoe meer meldingen u krijgt. Tip! Zet het logniveau bij voorkeur op 0 (log alleen fouten) of 1 (log normale meldingen), want uitgebreide logmeldingen zijn behoorlijk vertragend voor de server. Logniveau 2 gebruikt u voor debugging.Logbestand tonen Met Bestand | Logbestand tonen wordt het logbestand in beeld geopend. Afhankelijk van de locatie TimeWriter Pro is geïnstalleerd, staat het logbestand in TimeWriter Pro\TwAppSrv onder de naam TwAppSrv.log.

Onderhoud Met het menu Onderhoud kunt u de gegevens van TwAppSrv manipuleren en controleren. De meeste onderhoudsfuncties kunt u ook via de takenplanner uitvoeren (zie TwAdministrator). Dit heeft de voorkeur. Gebruik het onderhoud via de applicatieserver alleen als noodmaatregel, bijvoorbeeld als de Administrator geen contact kan maken met de applicatieserver.

Mogelijke onderhoudsfuncties Voer geplande taken uit De applicatieserver voert bepaalde taken op gezette tijdstippen uit. Deze taken beheert u via TwAdministrator. Als u de menuoptie Voer geplande taken uit aanvinkt, worden de taken geactiveerd en worden ze op de ingestelde tijd uitgevoerd. Haal het vinkje weg als de taken (tijdelijk) niet moeten worden uitgevoerd. Genereer rapportage query gegevens Via de menuoptie Onderhoud | Genereer rapportage query gegevens genereert u de gegevens voor rapportages opnieuw. Dit komt overeen met servertaak 200 in TwAdministrator. U gebruikt deze optie bijvoorbeeld als u wisselt van taal of als u gebruikersvelden wijzigt. Reset stamgegevens cache Om de snelheid van rapporteren te optimaliseren, worden automatisch een aantal cachetabellen voor de stamgegevens gegenereerd. Met de functie Onderhoud | Reset stamgegevens cache kun u deze tabellen (aspects.dbf en employee.dbf) wissen, zodat deze automatisch opnieuw worden aangemaakt. Herindexeren Via Onderhoud | Herindexeren kunt u de indexbestanden opnieuw aanmaken. Deze optie komt overeen met servertaak 300, zie handleiding TwAdministrator. Het is verstandig voor het herindexeren alle andere TimeWriter Pro-applicaties af te sluiten. Alle bestanden van TimeWriter Pro worden dan meegenomen in de actie. Stamgegevens controleren

~~ 48 ~~

49

T

iM

e W

R

iT

twAppSrv U kunt stamgegevens controleren op fouten via menu Onderhoud | Stamgegevens controleren. Deze taak komt overeen met servertaak 400, zie handleiding TwAdministrator. Bestanden optimaliseren Via het onderhoudmenu herindexeert u de bestanden. De gewiste records worden hiermee definitief verwijderd en alle overbodig geworden gegevens gewist. Hiervoor zijn enkele taken: Onderhoud | Dubbele namen controle: controleert en herstelt dubbele namen. Onderhoud | Bestanden optimaliseren herindexeert en comprimeert gegevensbestanden, wist stamgegevens met geldigheid='N', ruimt overbodige relatierecords en autorisatierecords op en controleert afdelingslidmaatschappen. Conversiefuncties De server kent ook enkele conversiefuncties: Onderhoud | Stamtypes omwisselen toont een dialoogscherm, waarin u de volgorde van de verschillende aspecten kunt wijzigen, waarna alle aspectgegevens worden omgezet naar de nieuwe volgorde. Dit komt overeen met servertaak 540 in de administrator. Zie handleiding TwAdministrator. Tijdelijke bestanden wissen Via Onderhoud | Tijdelijke bestanden wissen worden de tijdelijke bestanden verwijderd.Back-up maken Met Onderhoud | Back-up maken kunt u een zipbestand aanmaken met alle gegevensbestanden. Het zipbestand wordt aangemaakt in de gegevensmap van de applicatieserver.

Support De applicatieserver bevat enkele functies die het zeer eenvoudig maken om XSO bij supportvragen te voorzien van de benodigde gegevens.

Verstuur fouten informatie naar XSO Met Help (?) | Verstuur fouten informatie naar XSO kunt u een zipbestand met alle logbestanden aanmaken die u vervolgens via internet naar XSO stuurt. Als u problemen heeft en met de helpdesk van XSO belt, dan kunnen ze u verzoeken om deze functie uit te voeren, zodat de medewerkers van XSO u beter van dienst kunnen zijn.

Verstuur supportinformatie naar XSO Met Help (?) | Verstuur supportinformatie naar XSO kunt u een zipbestand aanmaken van de logbestanden en gegevensbestanden en die via internet naar XSO sturen. U verstuurt de informatie als u problemen met TimeWriter Pro denkt te hebben en na telefonisch overleg met de XSO helpdesk. Met deze informatie kunnen de medewerkers van XSO gericht het probleem voor u uitzoeken.

~~ 49 ~~

e R

T

50

iM

e W

R

iT

e R


Verstuur uitgebreide supportinformatie naar XSO De menuoptie Help (?) | Verstuur uitgebreide supportinformatie naar XSO is bijna gelijk aan Verstuur supportinformatie naar XSO, met dit verschil dat ook de tabellen voor rapportage worden meegestuurd. Deze zijn nogal groot en daarom heeft deze optie niet de voorkeur. Voer deze optie alleen uit als de helpdesk hierom vraagt.

~~ 50 ~~

51

T

iM

e W

R

iT

twAppSrv

TimeWriterPro als service Voordelen Gebruik TwService.exe om de applicatieserver (TwAppSrv.exe) aan te kunnen spreken zonder dat een gebruiker hoeft te zijn ingelogd. TwService heeft als voordeel dat de service de applicatieserver opnieuw opstart, als de applicatieserver vastloopt of is gecrasht. Vereisten Windows NT 4.x / 2000 / XP TwService.exe moet in dezelfde map staan als TwAppSrv.exe Installeren Open een DOS-venster en navigeer naar de installatie-map van TimeWriter. Typ in "TwService.exe /install/start" (zonder dubbele aanhalingstekend) als de service nog niet is geïnstalleerd. Gebruikt ReinstallService.bat als de service al eerder is geïnstalleerd en de applicatie naar een andere map is verplaatst. Parameters /install

Installeert de service

/uninstall

De-installeert de service

/start

Start de service

/stop

Stopt de service

/silent

Toon geen meldingen (foutmeldingen worden wel getoond)

INI-waarden Er zijn een aantal INI-instellingen beschikbaar: TwAppSrv.ini [Settings] ; Aantal milliseconden tussen het testen (door de applicatieserver) of de server nog actief is en het bijwerken van het bijbehorende semafoorbestand. Dit bestand wordt door de service gebruikt om te controleren of de server niet hangt. KeepAliveInterval=120000 [Service] ; Interval in milliseconden dat de service test of server actief is Interval=10000 ; Timeout in milliseconden waarna de server wordt beschouwd als 'hangend' (gecrashd) TimeOut=180000 ; Zie volgende paragraaf InitialWait=20000 Mogelijke problemen

~~ 51 ~~

e R

T

52

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Probleem

Oplossing

De applicatieserver sluit zomaar af.

Dit kan worden veroorzaakt doordat TwAppSrv.exe in een andere map is geplaatst zonder de service opnieuw te installeren. Voer de batchfile ReinstallService.bat uit vanuit de nieuwe map.

Bij het inloggen van Windows wordt de applicatieserver meerdere malen gestart.

Oplossing: Voeg het volgende toe aan TwAppSrv.ini: [Service] InitialWait=30000 Hierdoor wacht de service de eerste keer het opgegeven aantal milliseconden voordat de applicatieserver wordt gestart. Dit lost meestal het probleem van het meermalen starten op. De waarde kan verschillen per computer.

~~ 52 ~~

53

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

twAdministrator

~~ 53 ~~

e R

T

54

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding Wat is TwAdministrator? In TwAdministrator worden de stamgegevens en programma-instellingen van TimeWriter beheerd. Het is belangrijk dat u vóór u gaat inrichten een goed plan hebt over de structuur van TimeWriter. Maak bijvoorbeeld een schema en geef daarin aan welke rechten medewerkers (eventueel per functie) krijgen en hoeveel kenmerken u wilt gebruiken.

Administratie inrichten Om snel met het programma aan de slag te kunnen gaan, volgt u de beschrijvingen in het document V oorbeeldadm inistratie. Stap voor stap is daar beschreven hoe u een administratie inricht. Vervolgens kunt u de instellingen verfijnen met de informatie uit deze handleiding.

Installatie Raadpleeg voor een uitleg over de installatie van TimeWriter Pro de Installatie- en conversiehandleiding.

Problemen? Neem bij problemen contact op met de helpdesk van XSO. Stel uw vragen zo veel mogelijk per e-mail. Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, kan u gevraagd worden gegevensbestanden op te sturen. Dit gaat als volgt: 1. Selecteer het gevraagde onderdeel. 2. Zorg voor een internetverbinding. 3. Ga naar Help | Bestanden naar support XSO sturen. De helpdesk neemt contact met u op voor de afhandeling van uw vraag of probleem. Na afloop worden de bestanden gewist. Uiteraard worden uw bestanden nooit aan derden verstrekt. Heeft de server geen internetverbinding, dan kunt u met Help | Bestanden via client machine naar support XSO sturen de bestanden via uw PC naar de helpdesk sturen.

~~ 54 ~~

55

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Werken met TwAdministrator Inleiding Om met TwAdministrator aan de slag te kunnen, moet de Applicatieserver actief zijn. Hierna start u TwAdministrator via het pictogram op het bureaublad of via het startmenu. Als er geen applicatieserver actief is en TwAdministrator is in dezelfde map als TWAppSrv geïnstalleerd, vraagt TimeWriter of de server gestart moet worden.

Inloggen Als u TwAdministrator voor het eerst opstart, log dan in met 'Administrator', zonder wachtwoord. Klik daarna op [Login] om TwAdministrator op te starten:

Zodra u bent ingelogd, kunt u een wachtwoord opgeven. Bent u het wachtwoord vergeten, gebruik dan de activeringscode als wachtwoord. U hebt deze gekregen bij de registratie van TimeWriter.

Navigeren De verschillende onderdelen van TwAdministrator zijn bereikbaar: Via pictogrammen in de verticale werkbalk links:

~~ 55 ~~

e R

T

56

iM

e W

R

iT

e R


Via het menu Navigatie.

Bewerken Via de knoppenbalk of het menu Bewerken kunt u onderdelen toevoegen, bewerken en verwijderen.

Sneltoetsen De meeste menufuncties hebben een sneltoetscombinatie: Toets

Functie

Ins

Record toevoegen.

Ctrl+B

Record wijzigen.

Del

Record verwijderen.

Tab

Volgend veld.

Shift+Tab

Vorig veld.

Shift+Enter

Wijzigingen opslaan.

Shift+Esc

Annuleren, wijzigingen worden niet opgeslagen.

Ctrl+S

Alle wijzigingen opslaan.

F5

Scherm verversen.

~~ 56 ~~

57

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Administratie opzetten Inleiding Het opzetten van een administratie begint altijd met het definiëren van de aspecttypes en het vastleggen van combinaties van aspecttypes. Hiermee kunt u bepaalde onlogische combinaties van stamgegevens uitsluiten. Vervolgens definieert u groeptypes, waarmee u het beheer en de combinaties van aspecttypes op groepsniveau kunt bijhouden. Daarna voegt u gebruikersvelden toe aan de aspecttypes, zodat u extra informatie uit de urenregistratie kunt halen voor rapportage en export naar andere systemen. Tot slot voert u de stamgegevens in: medewerkers, afdelingen, klanten, projecten en activiteiten. Deze stamgegevens vormen de basis van het werken met TimeWriter.

Naam TimeWriter is flexibel in de naamgeving van de verschillende velden. Als u bijvoorbeeld op projectbasis werkt in plaats van met producten, kunt u 'Product' veranderen in 'Project'. De werking van het veld zelf wordt hierdoor niet beïnvloed! Voorbeeld: Het venster met urenboekingen zou (in twClient) er als volgt uit kunnen zien:

Maar ook als volgt:

~~ 57 ~~

e R

T

58

iM

e W

R

iT

e R


In het eerste geval is de hoofdindeling op Klant, vervolgens op Product en tenslotte op Activiteit. In het tweede voorbeeld is de volgorde: Project1, Deel-project, Fase en taak. U kunt hier tevens zien dat het aantal aspecten ook kan verschillen: in TimeWriter Pro zijn er maximaal 5 aspecten beschikbaar per urenboeking.

Stamtypes definiëren Bij het vastleggen van de stamtypes moet u rekening houden dat alleen combinaties kunnen worden vastgelegd tussen 2 'naast elkaar liggende' stamtypes. In het voorbeeld hieronder kunnen combinaties worden gemaakt tussen Klant en Product, maar het is niet mogelijk een combinatie te maken tussen Klant en Activiteit. Omdat de volgorde van aspecten diep ingrijpt in de inrichting van de administratie, is het belangrijk een goed plan te hebben. U kunt de indeling namelijk achteraf moeilijk aanpassen. Wel kunt u later alsnog het aantal stamtypes uitbreiden, tot maximaal vijf.

~~ 58 ~~

59

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

U definieert een stamtype als volgt: 1. Kies in de navigatiebalk op Taken en instellingen | Instellingen | Stamtypes. 2. Klik op IT_AT1 en vervolgens op . 3. Typ bij 'Omschrijving' de naam van de term of het aspect dat wordt gebruikt, bijvoorbeeld 'Klant' of 'Product'. 4. Bij 'Groep omschrijving' geeft u de naam van de groep, dat is meestal de omschrijving in het meervoud. 5. Geef aan of het aspect 'Verplicht' of optioneel is. Het is alleen verplicht als er iets te kiezen is. 6. Geef aan of het aspect 'Altijd verplicht'. Het altijd verplicht, ook wanneer er niets te kiezen is. 7. Klik op . 8. Herhaal deze stappen voor de overige stamtypes. 9. Sla met [Ctrl]+[S] de gegevens op.

Gebruikersvelden toevoegen U kunt aan aspecttypes eigen velden toevoegen. Deze kunt u koppelen aan een stamgegeven of een tijdregistratie. Zo kunt u bijvoorbeeld 'gereden kilometers' of 'NAW-gegevens' toevoegen en deze informatie gebruiken in rapportages of exportbestanden. 1. Kies in de navigatiebalk voor Taken en Instellingen | Instellingen | Gebruikersvelden. 2. Selecteer Stamgegevens velden | Klant. 3. Klik op

om een nieuw gebruikersveld aan te maken.

4. Vul de volgende velden in en klik op 5. Sla met [Ctrl]+[S] de gegevens op.

.

Stamgegevens toevoegen Voor het importeren van stamgegevens zie p.8. Er zijn zes standaard stamtypes: 'Medewerker' en de vijf aspecttypen: 'Klant', 'Activiteit', 'Product' en 'Project':

~~ 59 ~~

e R

T

60

iM

e W

R

iT

e R


~~ 60 ~~

61

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Medewerkers toevoegen

1. Kies in de navigatiebalk Gegevens | Medewerker. 2. Klik in de knoppenbalk op . 3. Klik in het venster op Medewerker en klik op [Selecteren]. 4. Vul de velden voor de medewerker in: Veld

Omschrijving

Naam

Volledige naam zoals die in rapportages moet staan.

Afkorting

Bijvoorbeeld initialen.

~~ 61 ~~

e R

T

62

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Veld

Omschrijving

Loginnaam

Naam waarmee de medewerker zich aanmeldt bij TimeWriter Pro. Neem bij voorkeur de inlognaam van het Windowsaccount. Als 'Automatisch inloggen' aanstaat (zie p. xx), hoeft de gebruiker hierna niet meer in te loggen in TimeWriter.

Tarief

Uurtarief.

Referentieuren

Aantal uren dat medewerker per week werkt (doorgaans: aantal uren uit het arbeidscontract). TimeWriter kan aan de hand hiervan signaleren of de medewerker voldoende uren voor een week heeft geboekt. Klik rechts op […]. Hierna kunt u het aantal uren opgeven, geldig voor een bepaalde periode.

Email

Emailadres.

Gegevenstoegang

Geeft toegangsrechten tot tijdregistraties van andere medewerkers. U kunt dit voor vier onderdelen apart instellen: rapportage: bepaalt welke boekingen zullen verschijnen op rapporten binnen twReport uren: bepaalt welke urenboekingen van collega’s kunnen benaderd worden in twClient accordering: bepaalt van welke medewerkers de uren mogen worden geaccordeerd verlof: bepaalt welke verlofboekingen verschijnen in het scherm verlofoverzicht Klik op […] om (groepen van) medewerkers toe te voegen.

Uren aanpassen tot Bepaalt tot welk accorderingsniveau de medewerker zijn niveau uren nog kan aanpassen. Als het niveau gelijk is aan of hoger dan deze waarde, dan kunnen de uren niet meer worden aangepast. 0 = accordering staat uit. Maximum Maximum accorderingsniveau dat medewerker zelf kan accorderingsniveau kiezen. 0 = accordering staat uit. Geldig van Geldig t/m

Stamgegeven is voor, resp. na deze datum niet meer beschikbaar.

5. Klik op . 6. Sla met [Ctrl]+[S] de gegevens op.Voordat de nieuwe medewerker uren kan boeken, moet u hem eerst nog toegang te geven tot de betreffende modules en te autoriseren voor de voor hem relevante stamgegevens (twAdministrator | Relaties | Module autorisaties, resp. Autorisaties).

~~ 62 ~~

63

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Aspecten toevoegen

Aspecten (klant, activiteit, product, project) worden op dezelfde manier ingevoerd als medewerkers, alleen zijn de velden anders: Veld

Omschrijving

Naam

Volledige naam, zichtbaar in het tijdvak en bijvoorbeeld in rapportages.

Afkorting

Staat in de eerste regel van het tijdvak, zodat ook kleine tijdvakken in twClient nog herkenbaar zijn.

Categorie

Kan worden gebruikt om de lijsten in op een voor u logische wijze te sorteren en groeperen.

Tarieffactor

Bepaalt samen met het uurtarief en het aantal uren het totaaltarief.

Kleur

Kleur van het aspect: zichtbaar in de linkermarge van het tijdvak in het weekraster in twClient. Zo zijn de tijdvakken van bijvoorbeeld eenzelfde klant goed herkenbaar.

Geldig van Geldig t/m

Stamgegeven is voor, resp. na deze datum niet meer beschikbaar.

Gebruikersvelden

Eventuele aanvullende opmerkingen, bijvoorbeeld om het gebruiksdoel aan te duiden.

1. Nadat alle stamgegevens zijn gedefinieerd, moet u de gebruikers autoriseren om ze toegang tot deze gegevens te geven. Zie p. 11. Of neem de relaties (autorisaties/combinaties over van een ander aspect door op de knop ???????image?????? te drukken). 2. Gebruik het filter boven de lijst van medewerkers of aspecten om iemand snel te zoeken.

Stamgegevens bewerken in raster Als u een groot aantal gelijksoortige wijzigingen wilt doorvoeren, gaat dat het handigste via de rasterweergave: 1. Kies in de navigatiebalk Gegevens en het stamgegeventype dat u wilt aanpassen, bijvoorbeeld 'Produkt'.

~~ 63 ~~

e R

T

64

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual 2. Klik op . 3. Klik op het gegeven dat u wilt bewerken en klik op [Selecteren].

4. U kunt nu de gegevens direct aanpassen of meerdere gegevens tegelijk selecteren en ze bijvoorbeeld lid maken van een groep.

Accordering Met accordering kunt u urenboekingen vergrendelen nadat ze door een leidinggevende zijn gecontroleerd. Schematisch gezien ziet dit er als volgt uit:

~~ 64 ~~

65

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

1. Een medewerker registreert zijn werkzaamheden en biedt deze aan ter accordering. 2. De leidinggevende keurt de uren goed of wijst ze af. 3. Na accordering zijn de urenboekingen vergrendeld.

Instellen accorderingsniveaus De accordering van geboekte uren kan in verschillende stappen gaan, bijvoorbeeld '1 Ingevoerd', '2 Accoord' en '3 Gefactureerd'. Er zijn maximaal tien stappen of accorderingsniveaus. Op de volgende manier kunt u ze definiëren: 1. Kies in de navigatiebalk Taken en instellingen | Instellingen | Accordering. 2. Klik op het accorderingsniveau dat u wilt aanpassen en klik op . 3. Pas eventueel omschrijving en kleur (wordt gebruikt in het weekraster) aan. 4. Klik op . 5. Sla met [Ctrl]+[S] de gegevens op. Als u niet alle 10 niveaus gebruikt, laat u de laatste leeg. Accorderingsniveau 00 wordt gebruikt als de accordering uit staat.

~~ 65 ~~

e R

T

66

iM

e W

R

iT

e R


~~ 66 ~~

67

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Relaties leggen tussen stamgegevens Inleiding

Om aspectcombinaties en autorisaties eenvoudiger te beheren, kunt u Aspecten en Medewerkers indelen in groepen. Daardoor kunt u op groepsniveau autoriseren. Nadat u de stamgegevens hebt ingevoerd, moet u de relaties tussen de aspecten leggen. Zie Tim eW riter Pro O verzicht voor een uitvoerige uitleg over aspectcombinaties. Voor een overzicht van de relaties tussen de stamgegevens, klik op

in de knoppenbalk.

Groepen Groepen zijn een handig hulpmiddel om bij grote aantallen medewerkers en grote aantallen klanten en/of projecten snel de benodigde autorisaties en combinaties te kunnen invoeren. Autorisaties en combinaties kunnen namelijk ook op groepsniveau worden ingesteld. U kunt voor medewerkers groepen maken, bijvoorbeeld 'medewerkers P&O', 'verkopers' en 'buitendienst medewerkers'. Ook kunt u klanten of activiteiten in groepen onderverdelen, bijvoorbeeld 'adviesprojecten' en 'intern'. Bij een nieuwe activiteit of medewerker volstaat het de activiteit / medewerker lid te maken van de juiste groep: hij verkrijgt dan automatisch alle autorisaties en combinaties van die groep. Beide methodes (op individuele basis en op groepsniveau) mogen door elkaar worden toegepast. Een groep definieert u op dezelfde manier als een medewerker of aspect. Nadat u een groep hebt toegevoegd, bepaalt u de groepsleden door op de groep te dubbelklikken.

~~ 67 ~~

e R

T

68

iM

e W

R

iT

e R


Links staan de medewerkers / aspecten die lid zijn van de groep, rechts de medewerkers / aspecten die u lid kunt maken. Gebruik het filter om een aspect te zoeken.

Autorisaties en combinaties Soms is het ongewenst dat een bepaalde (groep van) medewerker(s) uren boekt op bepaalde activiteiten. Niet iedere medewerker zal bijvoorbeeld offertes mogen maken. Ook kan het zijn dat bepaalde combinaties van aspecten ongewenst zijn: het is bijvoorbeeld niet de bedoeling afwezigheid (ziek of vrij) te boeken op een klant of project. U kunt dergelijke urenboekingen voorkomen via de onderdelen Autorisatie en Combinatie. Een medewerker kan een boeking alleen maken, als aan twee voorwaarden wordt voldaan: Hij is geautoriseerd voor de betreffende stamgegevens en De stamgegevens vormen een toegestane combinatie.

Medewerkers autoriseren Per medewerker(groep) bepaalt u op welke (groepen van) aspecten uren mogen worden geboekt. 1. Kies Relaties | Autorisaties. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de Verkoper kan boeken op alle klanten en op de activiteiten Offertes maken en Ziek.

~~ 68 ~~

69

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

De P & O medewerker daarentegen kan alleen boeken op de 'klant' Intern en de activiteiten Salaris uitbetaling en Ziek.

Met kiest u tussen het tonen van alleen de groepen, groepsleden of niet in een groep ondergebrachte losse gegevens. Met is het mogelijk om te filteren op de groep van de geselecteerde medewerker. Met

worden de combinaties zichtbaar gemaakt.

Gebruik het filter boven de betreffende kolom om een aspect of medewerker te zoeken door er tekst in te typen. Het vinkje boven de betreffende kolom zorgt ervoor dat alle aspecten zichtbaar zijn of alleen de aangevinkte aspecten. Gebruik

om van alle aspecten alleen de aangevinkte

~~ 69 ~~

e R

T

70

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual aspecten te zien.

Combinaties Om ongewenste of onzinnige combinaties te voorkomen, gebruikt u het onderdeel Combinaties:

In bovenstaand voorbeeld kan Klant A alleen geboekt worden in combinatie met de activiteit Offertes maken.

Intern kan alleen geboekt worden in combinatie met Salaris uitbetaling of Ziek. Op de volgende manier definieert u toegestane combinaties:

Aspectcombinaties Aspectcombinaties zijn de verbanden tussen aspecten van opeenvolgende types.

~~ 70 ~~

71

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator Autorisaties zijn de verbanden tussen medewerkers en aspecten.

Aspectcombinaties vastleggen

1. Kies in de navigatiebalk Relaties | Combinaties. De middelste (blauwe) lijst toont de (groepen van) aspecten waarmee u combinaties kunt leggen. Links daarvan staan de aspecten van het voorgaande type, rechts die van het volgende type. 2. Blader met en naar de kolom die u wilt markeren. 3. Klik in de lichtblauwe kolom op het aspect dat u wit koppelen, bijvoorbeeld 'CarComponents'. 4. Vink in de rechter kolom een of meer aspecten aan die u wilt koppelen. 5. Herhaal stap 2 t/m 4 voor de overige relaties. 6. Sla met [Ctrl]+[S] de gegevens op. Met kiest u tussen het tonen van alleen de groepen, groepsleden of niet in een groep ondergebrachte losse gegevens. Gebruik het filter boven de betreffende kolom om een aspect te zoeken door er tekst in te typen. Het vinkje boven de betreffende kolom zorgt ervoor dat alle aspecten zichtbaar zijn of alleen de aangevinkte aspecten.

~~ 71 ~~

e R

T

72

iM

e W

R

iT

e R


Medewerkers autoriseren Nadat de stamgegevens zijn ingevuld, moet u de gebruikers autoriseren om ze toegang te geven tot deze stamgegevens. Per medewerker(groep) bepaalt u op welke (groepen van) aspecten uren mogen worden geboekt. 1. Kies Relaties | Autorisaties. Het venster dat u ziet, is vergelijkbaar met de aspectcombinaties (zie hiervoor). Nadat u stamgegevens, aspectcombinaties en autorisaties hebt ingevuld, kunnen medewerkers uren registreren via de Clientmodule. Een medewerker kan op een aspect boeken waarvoor hij is geautoriseerd, mits het betreffende aspect niet is uitgesloten op basis van de aspectcombinaties.

~~ 72 ~~

73

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Toegang tot modules van WimeWriter Pro Inleiding Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot alle programmaonderdelen. De meeste medewerkers zullen TimeWriter alleen gebruiken om uren te boeken. Sommigen zullen er projecten mee plannen, terwijl anderen er informatie uit willen halen. Met autorisaties bepaalt u welke medewerkers toegang hebben tot welke programmaonderdelen.

Modules 1. Kies in de navigatiebalk Gegevens | Modules. Er verschijnt een overzicht van de beschikbare modules, gegroepeerd per TimeWriter Client, volgens de indeling van de navigatiebalk. U kunt nu zelf groepen van modules aanmaken, die u kunt gebruiken om medewerkers te autoriseren. Standaard zijn er de groepen 'Beheerdermodules' en 'Gebruikermodules'. De eerste bevat alle modules uit TwAdministrator en de rapportage-ontwerpschermen uit TwReport. Gebruikermodules bevat alle overige modules. 2. Klik op

om modules aan een groep toe te voegen.

Moduleautorisatie Met Relaties | Moduleautorisatie bepaalt u voor elke medewerker tot welke modules hij of zij toegang heeft. In de lijst links selecteert u een medewerker(groep). Vervolgens vinkt u rechts de

~~ 73 ~~

e R

T

74

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual modules of groepen van modules aan, waarvoor de medewerker is geautoriseerd. De gebruiker 'Administrator' heeft altijd toegang tot alle onderdelen. Als deze niet bestaat, zal hij worden aangemaakt zonder wachtwoord. Denk er dus aan om het wachtwoord dan te wijzigen!

~~ 74 ~~

75

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Instellingen en onderhoud Aanmelden 1. Ga naar Taken en instellingen | Instellingen | Aanmelden. Instelling

Omschrijving

Preset

Invulhulp waarmee u alle overige velden in één keer kunt instellen op een logische combinatie. U kunt kiezen uit: Automatisch aanmelden met Windows-gebruikersnaam: TimeWriter logt gebruiker automatisch in via de gebruikersnaam zonder verdere controle. Aanmelding via Windows-domein: TimeWriter geeft gebruikersnaam en wachtwoord door aan Windows ter controle. Dit betekent dat u in TwAdministrator bij de medewerkerinstellingen ook geen wachtwoord hoeft in te stellen. Aanmelding door programma: TimeWriter controleert zelf gebruikersnaam en wachtwoord.

Bepaling gebruikersnaam

Wachtwoord controle

Handmatig invullen: gebruikersnaam wordt gevraagd bij inloggen. Windows-gebruikersnaam: de gebruikersnaam, zoals die onder Windows geldt wordt ingevuld. Gebruik omgevingsvariabele: gebruikersnaam wordt opgehaald uit een op te geven omgevingsvariabele. Wordt bijvoorbeeld bij Novell-netwerken vaak toegepast. Bepaalt of het programma zelf of via Windows het wachtwoord controleert.

Automatisch Gebruiker wordt automatisch bij de server aangemeld bij het aanmelden starten van TwClient. Inloggen onder een andere naam is niet indien mogelijk mogelijk.

Weekraster Via TwAdministrator bepaalt u de standaardinstellingen voor het weekraster van TwClient. De meeste van die instellingen kunnen worden overschreven met de Persoonlijke voorkeuren in TwClient. 1. Ga naar Taken en instellingen | Instellingen | Weekraster. Weekrasterinstelling Omschrijving Week begint op

Dag van de week waarmee weekraster begint.

Begin / einde werkweek

Eerste en laatste werkdag van de week.

Begin / einde werkdag Aanvangstijd en eindtijd werkdag / kantooruren. In het weekraster hebben kantooruren een eigen kleur. Begin / einde middagpauze

Aanvangstijd en eindtijd middagpauze. In het weekraster hebben pauze-uren een eigen kleur.

Minimale tijdseenheid

Minimumtijd waarin kan worden geboekt, bijvoorbeeld 15 minuten.

~~ 75 ~~

e R

T

76

iM

e W

R

iT

e R


Bijzondere dagen Vrije dagen, feestdagen en andere bijzondere dagen worden in het weekraster en de kalender van TwClient met een aparte kleur weergegeven. Verder wijken ze niet af van andere dagen: gebruikers kunnen op deze dagen dus gewoon uren boeken. 1. Kies Taken en instellingen | Instellingen | Bijzondere dagen. 2. Selecteer een dag om de gegevens ervan te wijzigen. Instelling

Omschrijving

Datum

Als een datum geen jaartal bevat, geldt hij voor ieder jaar. E = datum van de eerste paasdag (Easter) E+1 = tweede paasdag E+39 = Hemelvaartsdag E+49 = eerste pinksterdag E+50 = tweede pinksterdag

Dag op kalender markeren

Dag staat ook op de kalender in TwClient.

Begintijd / eindtijd

Tijdstip waarop de dag begint en eindigt.

Kleur

Kleur in het weekraster.

TwWebclient 1. Ga naar Taken en instellingen | Instellingen | Web. Instelling

Omschrijving

Kolombreedt Afmetingen (in pixels) van het weekraster in de TwWebclient: kan e en worden overschreven in de Webclient zelf. rijhoogte weekraster

Server De serverinstellingen worden opgeslagen in het bestand twAppSrv.ini. U kunt ze daar aanpassen, maar ook in TwAdministrator. 1. Ga naar Taken en instellingen | Instellingen | Server. Instelling

Omschrijving

Poort

Poort die de applicatieserver gebruikt om met de clients te communiceren.

Broadcast poort Poort waarop broadcast wordt gedaan (gebruikt twee opeenvolgende poorten). Antwoord op broadcast

Wel of geen antwoord geven als een client een server zoekt.

Backupbestandsnaa

Map en naam voor de back-up zipbestanden. Gebruik %s om op die positie een datum/tijd in te vullen.

~~ 76 ~~

77

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator Instelling

Omschrijving

m Logbestandsnaa Map en naam van het logbestand. Datum en tijd worden m automatisch toegevoegd, zodat elke dag een nieuw logbestand wordt aangemaakt. Toon logmeldingen

Geef aan of applicatieserver de logmeldingen ook moet tonen. Tonen maakt het systeem trager.

Logniveau

Bepaalt hoeveel logmeldingen worden gegenereerd; varieert van 0 = alleen fouten t/m 3 = debug. Niveau 3 wordt na een halve dag automatisch teruggezet naar 2.

Taken uitvoeren Bepaalt of de servertaken scheduler actief is of niet. Taken interval

Interval, in milliseconden, dat de servertaken scheduler controleert of een taak moet worden uitgevoerd.

Meerdere Sta meerdere servers toe per machine. servers toestaan Let op! U moet dan de instellingen voor poort, http-poort en broadcastpoort per server apart instellen. Schijfruimtetest Standaard start de server niet als er minder dan 100MB uitschakelen schijfruimte beschikbaar is. Hier kunt u dit uitschakelen. Aantal dagen 0 = niet opruimen. dat logbestanden/ backupbestanden moeten worden bewaard Servertaak prioriteit

Prioriteit van grote (tijdrovende) servertaken.

Webserver

Bepaalt of webserver moet worden gebruikt.

HTTPbronbestanden

Locatie van HTML-bronbestanden.

Locatie voor Locatie van tijdelijke HTML-bestanden die webserver naar de gegenereerde gebruikers stuurt. HTTP-bestanden Identificatie Als de agent string van een webbrowser deze string bevat, alternatieve web worden de alternatieve HTTP-documenten getoond. client Alternatieve HTTPbronbestanden

Locatie van de alternatieve HTML-bestanden.

Locatie voor Locatie van tijdelijke HTML-bestanden die webserver naar de alternatieve gebruikers stuurt. gegenereerde HTTP-bestanden Log HTTP aanvragen

Bepaalt of HTTP-requests moeten worden gelogd.

~~ 77 ~~

e R

T

78

iM

e W

R

iT

e R


Uren controleren TimeWriter kan automatisch controleren of gebruikers hun uren volledig hebben ingevuld. Of en hoe dit gebeurt, stelt u in bij Taken en instellingen | Instellingen | Uren controleren.

Foutenafhandeling TwAppSrv kan bij fatale fouten automatisch een bericht sturen naar XSO met loginformatie voor foutopsporing. 1. Ga naar Taken en instellingen | Instellingen | Foutenafhandeling. Instelling

Omschrijving

Getoonde Foutinformatie die op de voorgrond wordt getoond. fouteninformatie Verstuur fouten Geef aan of en hoe fouten per e-mail worden verstuurd. per e-mail e-mailbericht

Extra tekst dat in bericht wordt gezet.

Bewaard aantal fouten

Maximum aantal fouten dat wordt opgeslagen in logbestand.

SMTP-host

SMTP-server adres (als mail via SMTP- server wordt verstuurd).

SMTP-afzender

Emailadres van afzender.

E-mail instellingen TwReport kan rapporten versturen per e-mail. 1. Ga naar Taken en instellingen | Instellingen | Email instellingen. Instelling Toon dialoog

Omschrijving = Verzending van mail moet worden bevestigd.

SMTP server / poort

Adresgegevens SMTP server, indien deze als protocol is gekozen.

Extern email programma

Gegevens extern email programma, indien deze als protocol is gekozen.

PDA Een tijdregistratie kan ook via een PDA worden ingevoerd. Qua invoer is de PDA beperkt: er zijn maximaal drie aspecten, drie numerieke en drie tekstvelden. Welke dat zijn, stelt u in via Taken en instellingen | Instellingen | PDA.

Koppeling met Outlook Via een meegeleverde DLL, die in Outlook moet worden geïnstalleerd, is het mogelijk agendagegevens vanuit Outlook te importeren. In TwAdministrator legt u de koppelingen vast tussen velden in Outlook en overeenkomende velden in TimeWriter. Zie verder de handleiding Tw O utlook.

~~ 78 ~~

79

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Bedrijfslogo U kunt de TimeWriter rapporten voorzien van uw eigen logo (bmp-formaat). 1.Kies Taken en instellingen | Instellingen | Bedrijfslogo.

Periodeblokkering Vaak is het ongewenst dat na een bepaalde datum, bijvoorbeeld na facturering, nog wijzigingen worden aangebracht in de urenregistratie. U kunt dit voorkomen door een periodeblokkering in te stellen: 1. Kies Taken en instellingen | Instellingen | Periode blokkering. Voor de medewerker met de naam Administrator kan een uitzondering worden gemaakt, zodat geblokkeerde uren toch nog gewijzigd kunnen worden indien nodig.

Tarieven blokkeren TimeWriter berekent de tarieven op basis van tariefinstellingen bij de stamgegevens. De tarieffactoren bij de medewerker worden vermenigvuldigd met de gekozen aspecten en dit weer met de tijdsduur. Dit gebeurt dynamisch: als u een tarieffactor bij een bepaald aspect wijzigt, worden hierna automatisch alle tarieven aangepast waarbij op dat aspect is geboekt. Als dat niet de bedoeling is, kunt u een periode opgeven waarbinnen de tarieven worden bevroren. TimeWriter berekent de tarieven dan voor die periode nog eenmaal en slaat ze vervolgens op bij de uurgegevens. Zo kunt u na een tariefverhoging alsnog rapporteren met de oude tarieven voor historische boekingen. 1. Kies Taken en instellingen | Instellingen | Tarieven blokkeren.

~~ 79 ~~

e R

T

80

iM

e W

R

iT

e R


Servertaken TwAdministrator beschikt over enkele servertaken waarmee u de gegevensbestanden kunt onderhouden. U kunt die taken periodiek of eenmalig uitvoeren.

Periodiek 1. Kies Taken en instellingen | Takenplanner. 2. Druk op [Ins] om een nieuwe taak toe te voegen. 3. Selecteer Bij 'Server functie' de gewenste taak. 4. Vink 'Actief' aan. 5. Vul bij Interval in om de hoeveel uren, dagen of weken de functie moet worden uitgevoerd. 6. Met 'Alleen uitvoeren tussen' kunt u de uitvoering van een taak beperken tot bijvoorbeeld alleen buiten kantooruren. 7. Druk op [Shift]+[Enter] om de gegevens op te slaan.

Eenmalig 1. Kies in de navigatiebalk voor Taken en instellingen | Taak uitvoeren. 2. Selecteer de servertaak die u wilt uitvoeren en klik op

.

Onderhoudstaak

Toelichting

040 Sluit applicatieserver af

Als u over de TimeWriter NT service beschikt, zorgt die ervoor dat de applicatieserver opnieuw wordt opgestart, anders zult u de server handmatig moeten opstarten.

200 Genereer de rapportage-querygegevens

Maakt hulptabel-query voor rapporten.

210 Ververs de rapportages query gegevens

Werkt de rapportagehulptabel bij.

300 Herindexeren

Herindexeert de tabellen (wordt uitgevoerd als betreffende tabel exclusief wordt geopend).

310 Verwijder gewiste records

Verwijdert de gemarkeerde records uit de tabellen (wordt alleen uitgevoerd als betreffende tabel exclusief kan worden geopend).

320 Verwijder tijdelijke bestanden 330 Verwijder ongeldig gemaakt stam records

Verwijdert gewiste stamrecords definitief, als er geen uren meer op zijn geboekt.

400 Controle stamgegevens

Voert diverse controles uit op correctheid van de stamgegevens.

410 Controleer timestamp records

Vult alle lege tijdstempels (= datum laatste wijziging).

420 Controleer en herstel ID-velden

·

Werkt de ID-counter bij zodat die groter is dan de grootste gebruikte ID-waarde.

~~ 80 ~~

81

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator Onderhoudstaak

Toelichting · ·

Vult lege ID-velden. Herstelt dubbele ID-waarden door alle ID's uniek te maken.

430 Verwijder records met ongeldige begin- of eindtijd 450 Controleer stamgegevens op dubbele namen

Maakt alle namen van de stamgegevens uniek.

460 Controleer gebruikersvelden

Controleert uren- en stamgegevens op niet meer bestaande gebruikersvelden.

500 Opschonen urenboekingen 510 Opschonen relatietabel, ongeldige records worden gewist

Verwijdert a) relaties van items die in een groep voorkomen en b) definities van niet meer bestaande groepen.

520 Opschonen wezen

Controleert medewerker- en aspectentabellen op records die bij niet meer bestaande records horen.

530 Samenvoegen stamgegevens

Maakt van twee stamgegevens één. Ook de urenboekingen worden aangepast.

540 Verwissel stamtypes

Past de volgorde van de stamtypes aan.

600 Foutinformatie Maakt een zipbestand met foutinformatie uit de naar XSO support logbestanden en stuurt dit naar XSO. sturen 610 Bestanden naar XSO support sturen

Maakt een zipbestand met de actuele gegevensbestanden en stuurt dit naar XSO.

620 Archiveer de Maakt een backup van de actuele gegevensbestanden. gegevensbestanden 630 Verwijder oude Ruimt oudere backup bestanden op. gearchiveerde gegevensbestanden 700 Losse executable uitvoeren

Voert een programma op de server uit.

800 Remote support van TimeWriter helpdesk op applicatieserver

Start, op de computer waarop de applicatieserver draait, een remote support sessie met de helpdesk van TimeWriter. NB Neem eerst contact op met de helpdesk! U kunt deze functie uitschakelen door RemoteHost.exe in de twAppSrv map te wissen of hernoemen.

900 Conversie van TimeWriter 4

Converteert gegevensbestanden van de Standaard naar de Pro versie van TimeWriter. Bestaande gegevens worden

~~ 81 ~~

e R

T

82

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Onderhoudstaak

Toelichting

standaard

overschreven!

Opschonen Urenboekingen TimeWriter heeft een doorlopende administratie, er wordt dus niet per jaar afgesloten of een nieuwe administratie aangemaakt. Als u toch na verloop van tijd uw administratie wilt gaan opschonen zult u dus selectief gegevens moeten verwijderen. Dit gaat als volgt: 1. Laat alle gebruikers gedurende enige tijd uitgelogd zijn. 2. Maak met taak 620 een backup van de data. 3. Voer taak 400 uit. 4. Voer taak 410 uit. 5. Voer taak 420 uit. 6. Verwijder alle stamgegevens die u kwijt wilt, in de reguliere schermen voor onderhoud stamgegevens. 7. Verwijder met taak 500 alle urenboekingen die u kwijt wilt. 8. Voer taak 330 uit. Hiermee worden alle gewiste stamgegevens (die niet meer gebruikt worden in urenboekingen) definitief verwijderd. 9. Voer taak 510 uit. 10.Voer taak 520 uit. 11.Voer taak 200 uit.

~~ 82 ~~

83

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Planning Via Taken en instellingen | Instellingen | Planner kunt u TwPlanner configureren. Zie verder de handleiding Tw Planner.

~~ 83 ~~

e R

T

84

iM

e W

R

iT

e R


Verlofbeheer Inleiding In TimeWriter kunnen ook verlofuren worden geadministreerd. Vanwege de flexibiliteit van TimeWriter met betrekking tot het definiëren van aspecten, is het nodig dat voor het verlofbeheer wordt aangegeven welke aspecten als een vorm van verlof gelden. Om ook de verlofregistratie zo flexibel mogelijk te houden, worden niet de vaak complexe verlofregels en -afspraken in TimeWriter bijgehouden, maar uitsluitend de uit deze regels / afspraken voortvloeiende verlofrechten als verlofsaldo geboekt per medewerker. In TwAdministrator worden de verlofsaldi geboekt aan het begin van een verlofjaar. Dit kan individueel gebeuren, per medewerker, maar met een wizard kan dit ook voor groepen van medewerkers tegelijk. Ook het overhevelen van resterende saldi van het vorige verlofjaar is daarmee eenvoudig te realiseren. In TwClient nemen de medewerkers vervolgens verlofrechten op door op de betreffende activiteit uren te boeken. Met Navigatie | Controle | Verlofoverzicht is in TwClient de actuele verlofstatus (saldo) op te vragen.

Verlofbeheer configureren Via Gegevens | Verlofbeheer kunt u het verlof configureren:

Instellingen Op het tabblad instellingen geeft u aan welk aspecttype verlofactiviteiten bevat, het verloftype. Meestal is dit het aspect 'activiteit'. Ook geeft u aan in welke maand het verlofjaar begint.

Soorten Op het tabblad Soorten stelt u een lijst samen van alle activiteiten die als verlof aangemerkt worden, bijvoorbeeld: Vakantie ATV Onbetaald verlof Ouderschapsverlof Bijzonder verlof / feestdagen Ziekte Dokters- en tandartsbezoek NB Deze activiteiten moeten van tevoren zijn gedefinieerd. Bij meetellen voor saldo geeft u op of de geboekte uren op de betreffende verlofsoort in mindering moeten worden gebracht op een bepaald verlofsaldo (zoals vakantie) of niet (zoals feestdagen). Voor die verlofsoorten waarop een saldo wordt bijgehouden, kan een beginsaldo worden ingesteld, de overige verlofsoorten worden geregistreerd zonder saldoberekening. Ten slotte kunt u (als invulhulp) een standaard urentegoed invullen voor de betreffende verlofsoort. Dit wordt als beginwaarde gebruikt in de wizard waarmee aan het begin van het verlofjaar beginsaldi worden toegekend.

~~ 84 ~~

85

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Rechten Op het tabblad Rechten kunt u aan medewerkers verlofrechten en -saldi toekennen. Voor individuele medewerkers gaat dit als volgt: 1. Selecteer de medewerker, klik op + en vul de velden in: Verlofsoort Toegekend verlof: verlofsaldo in uren. Begindatum: ingangsdatum van het saldo: alleen om vast te stellen in welk verlofjaar dit saldo geldig is. Opmerkingen: bijvoorbeeld verantwoording van het toegekende saldo. Met de wizard 'verlofrechten aanmaken' kunt u aan het begin van een verlofjaar aan meerdere medewerkers tegelijk verlofsaldi toekennen. 1. Klik op in de menubalk. 2. Selecteer de juiste medewerkers. Met de rechtermuisknop kunt u iedereen (de)selecteren. 3. Per verlofsoort (in de lijst rechts) kunt u het toekennen (de)selecteren, het aantal uren invullen en aangeven of het saldo van het oude verlofjaar automatisch het beginsaldo wordt voor het nieuwe jaar. 4. Geef de ingangsdatum op. Aan de hand hiervan stelt TimeWriter het verlofjaar vast. 5. Klik op [Genereren]. Eventueel kunt u hierna nog wijzigingen aanbrengen bij individuele medewerkers. U kunt de wizard meerdere malen starten voor verschillende groepen of verlofsoorten. Dezelfde verlofsoort kan in hetzelfde jaar echter niet twee maal voor dezelfde medewerker worden geboekt via de wizard.

Verlofjaar TimeWriter berekent verlofuren per verlofjaar (altijd beginnend op de eerste van een maand, standaard: 1 januari). Binnen dat jaar worden saldi toegekend en door verlofboekingen verminderd. Niet verbruikte verlofrechten stromen niet automatisch door naar het volgende jaar. Enkele kanttekeningen: Verlofrechten die gedurende het verlofjaar worden opgebouwd, moeten aan het begin van dat jaar in zijn geheel worden geboekt. Eventueel kunt u ook periodiek gedurende het verlofjaar een saldo bijboeken, maar TimeWriter maakt uiteindelijk de berekening toch over het gehele verlofjaar. Timewriter voert geen correctie door op het saldo voor medewerkers die in de loop van het verlofjaar uit dienst gaan. Medewerkers moeten hier zelf rekening mee houden of er moet een negatief correctiesaldo worden geboekt. Als er sprake is van leeftijdsverlof, dan is het handig dit als afzonderlijk saldo toe te voegen. Hierdoor is het verschil duidelijk te zien in de overzichten (door de eigen opmerking). Er zijn dan dus twee saldoboekingen op dezelfde verlofactiviteit. TimeWriter bevat geen functies voor het bewaken van overschrijdingen van verlofrechten. Wel zijn er berekeningen in TwClient en rapportages. Niet verbruikte rechten kunnen uiteraard opnieuw worden verstrekt in een nieuw verlofjaar. U doet dit in het venster 'Verlofrechten aanmaken'.

~~ 85 ~~

e R

T

86

iM

e W

R

iT

e R


Tariefafspraken Inleiding Standaard worden tarieven berekend door van medewerker + alle geboekte aspecten de tarieffactoren met elkaar te vermenigvuldigen en de uitkomst te vermenigvuldigen met het aantal uren. Voorbeeld Een medewerker heeft tarieffactor 75. De klant heeft tarieffactor 0,9, de activiteit 1. Hij boekt 2 uren. Het tarief wordt dan: 75 x 0,9 x 1 x 2 = 135. Het is mogelijk hiervan af te wijken door een tariefafspraak te definiëren. Zo'n afspraak kan gelden voor een bepaalde medewerker, klant, product, activiteit of combinatie en binnen een opgegeven periode. Als bijvoorbeeld met een bepaalde klant is afgesproken dat het eerste halfjaar helpdeskactiviteiten gefactureerd worden tegen € 45,- per uur, ongeacht de medewerker, kunt u dit vastleggen met een tariefafspraak op de combinatie klant=A en activiteit=helpdesk tegen uurtarief=45, binnen de periode 1-1 t/m 306.

Tariefafspraken instellen Een tariefafspraak wordt geboekt als een combinatie van aspecten/medewerkers waarvoor binnen een opgegeven periode een vast uurtarief geldt. Hij geldt voor alle combinaties van in de lijst voorkomende medewerkers en/of aspecten. 1. Kies Gegevens | Tariefafspraken. 2. Klik op + om een tariefafspraak toe te voegen. 3. Geef een naam op (wordt gebruikt in TwClient bij het tonen van de tariefberekening), uurtarief en een periode. 4. Klik op het tabblad Klant en selecteer de juiste klant(en). 5. Klik op het tabblad Activiteit en selecteer de juiste activiteit(en). 6. Sla de tariefafspraak op. Als een urenboeking aan meerdere tariefafspraken voldoet, dan wordt de eerste geldige afspraak uit de lijst genomen. Met kunt u de volgorde aanpassen. Als bij een lijst van een stamtype niets is geselecteerd, dan geldt de tariefafspraak voor alle items van dat stamtype. Het effect is dus gelijk aan het selecteren van alle items van dat stamtype, (ook toekomstige) , bijvoorbeeld alle medewerkers. Het verschil met het selecteren van alle items in plaats van niets, is dat de tariefafspraak in het eerste geval niet toegepast zal worden voor toekomstige items. Van ieder gemaakte tariefafspraak kan het resultaat worden bekeken over een bepaalde periode.

~~ 86 ~~

87

T

iM

e W

R

iT

twAdministrator

Gegevens importeren Inleiding In TimeWriter Pro kunt u stamgegevens importeren uit dBase tabelbestanden (DBF) of een Excel spreadsheet (XLS). Ook kunt u medewerkers van een Windows NT domein overnemen. NB Importeren is niet hetzelfde als converteren! Bij een conversie wordt een nieuwe administratie gevuld met de gegevens van een TimeWriter Standaard versie, terwijl bij import stamgegevens worden toegevoegd aan bestaande gegevens. Voor een uitleg bij conversies zie installatiehandleiding.

Stamgegevens importeren 1. Kies in de navigatiebalk Taken en instellingen | Importeren. 2. Klik op het type stamgegeven dat u wilt importeren en klik op [Volgende]. 3. Klik op de gewenste gegevensbron en selecteer het importbestand met . 4. Klik op [Volgende]. 5. Klik links op het bronveld uit het importbestand en vervolgens rechts op het overeenkomstige veld in TimeWriter Pro.

6. Klik op om de veldwaarden toe te voegen. 7. Herhaal de vorige stap voor alle velden die u wilt importeren en klik dan op [Volgende]. 8. Geef aan of u gevonden gegevens altijd wilt toevoegen of dat u bestaande gegevens altijd wilt overslaan of overschrijven. 9. Klik op [Volgende]. 10.Controleer de regionale instellingen en pas deze indien nodig aan. 11.Klik op [Volgende]. 12.Er verschijnt een overzicht van de te importeren gegevens. Vink het selectievakje uit als u een bepaald gegeven niet wilt importeren.

~~ 87 ~~

e R

T

88

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual 13.Klik op [Volgende] om de gegevens te importeren.

Gebruikers NT Server importeren 1. Ga naar Taken en instellingen | Importeren. 2. Selecteer het aspecttype Medewerkers en klik op 'Volgende'. 3. Selecteer NT Gebruikers als gegevensbron. 4. Vul de gegevens in; u moet in ieder geval een 'Server' kiezen en eventueel een groep bij 'Groepen'. Als de gewenste leden in beeld zijn kiest u 'Volgende'. 5. Geef aan met welke velden de stamgegevens velden moeten worden gevuld. Onder 'Bronveld' zijn de velden uit het DBF bestand opgesomd en in 'Bestemmingsveld' zijn de velden van het TimeWriter aspecttype opgesomd. 6. Selecteer steeds een veld in 'Bronveld' dat bij een veld uit 'Bestemmingsveld' hoort en klik dan op de knop met de pijl omlaag (voeg veldwaarden toe). 7. Herhaal dit voor alle velden die u wilt vullen. U moet minimaal bestemmingsveld Naam invullen! 8. Indien nodig kunt u een veldenlink weghalen door hem te selecteren en dan op de pijl omhoog knop (verwijder veldwaarden) te klikken. 9. Klik op 'Volgende'. Bij getallen met decimalen (bijvoorbeeld referentie-uren) kan het nodig zijn de regionale instellingen aan te passen, als de instellingen uit het DBF-bestand afwijken van die op uw computer. Probeer het eerst met de ingevulde regionale instellingen; u kunt ze aanpassen als het programma een foutmelding geeft met de standaard regionale instellingen. 10.Klik op 'Volgende'. Hierna worden de gegevens geïmporteerd. Er verschijnt een lijst met de te importeren gegevens. In de eerste kolom wordt aangegeven of een aspect wel of niet zal worden geïmporteerd, als een gegeven nieuw (automatisch) wordt geïmporteerd dan wordt onderin hiervoor de reden gegeven. Indien gewenst kunt u in de lijst nog gegevens aanpassen. Kies dan 'Volgende' om de gegevens toe te voegen en daarmee is de import voltooid.

~~ 88 ~~

89

T

iM

e W

R

iT

twClient

twClient

~~ 89 ~~

e R

T

90

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding Met de TimeWriter client, ofwel TwClient kunt u gewerkte uren registreren en toewijzen aan projecten of klanten. Belangrijkste onderdeel van het programma is het weekraster, waarin één volledige week in beeld is. Reeds geboekte werkzaamheden zijn zichtbaar als tijdvakken. Per tijdvak legt u gegevens vast van de werkzaamheden, zoals begin- en eindtijd, medewerkergegevens en een tarief. U kunt uw tijd ook off line bijhouden, zonder dat er een verbinding is met de centrale server.

Starten en stoppen U start TwClient als volgt: 1. Dubbelklik op het TwClient pictogram of gebruik het startmenu.

2. Klik eventueel op [Server] als u op een andere server wilt werken. 3. Vul inlognaam en wachtwoord in en klik op [OK]. Hierna verschijnt het weekraster en kunt u aan de slag. NB Als de systeembeheerder dat heeft ingesteld, kan TwClient u ook automatisch aanmelden. U hoeft dan niet in te loggen en het hoofdscherm verschijnt direct. Stoppen gaat als volgt: 1. Kies Bestand|Afsluiten.

Off line werken Als de TimeWriter Applicatieserver niet beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat u niet bent aangesloten op het bedrijfsnetwerk, kunt u ook off line werken. U doet dit door bij het inloggen het veld 'Off line' aan te vinken. Is TwClient al opgestart, kies dan Bestand|Off line werken. Om de gegevens in de database op te nemen, maakt u alsnog contact met de applicatieserver:

~~ 90 ~~

91

T

iM

e W

R

iT

twClient 1. Kies Bestand|Off line werken. Het vinkje voor deze menu optie verdwijnt en TwClient maakt verbinding met de server. 2. Kies Bestand|Bewaar urengegevens om de gegevens naar de applicatieserver te sturen en daar op te slaan.

Navigeren U kunt navigeren met de muis of met toetscombinaties. In het laatste geval drukt u eerst op [Alt] om het menu te openen. In de meeste menunamen is één letter onderstreept. Door die letter in te toetsen opent u het submenu. Met de pijltjestoetsen kiest u vervolgens een menu en met [Enter] start u de functie. Veel functies in TwClient kunt u ook starten met: een toetscombinatie. een knop in de knoppenbalk. Als u de muiscursor op de knop plaatst, verschijnt de naam van de betreffende functie.

~~ 91 ~~

e R

T

92

iM

e W

R

iT

e R


Boeken

Weekraster TwClient start altijd met het standaard weekraster met de boekingen van de huidige week:

Links staan de uren, bovenaan de dagen van de week. In de titelbalk van het weekraster staan weeknummer (genummerd volgens ISO-norm: nieuwe week begint op maandag) en begin- en einddatum. In de statusbalk onderaan vindt u het aantal geboekte uren voor de zichtbare week. Als Norm uren is ingevuld bij de stamgegevens, is dat ook vermeld. Hiermee kunt u controleren of alle tijd is geboekt: 'Totaal uren' moet namelijk gelijk zijn aan 'Norm uren'. U kunt het weekraster instellen naar uw eigen smaak: zie p. 19. Zo kunt u ervoor

~~ 92 ~~

93

T

iM

e W

R

iT

twClient kiezen om alleen weekdagen te tonen of alle dagen van de week.

Andere week U kunt op diverse manieren een andere week kiezen: Klik op de tab van de juiste week ( ). Klik op een datum in de kalender linksonder. Zondagen zijn rood en feestdagen blauw. Met [<] en [>] bladert u door maanden, met [<<] en [>>] door de jaren. Via Beeld|Toon Kalender kunt u de kalender in- en uitschakelen. Klik in de knoppenbalk op de actuele week. [Ctrl]+[PgUp] = vorige week [Ctrl]+[PgDn] = volgende week [Ctrl]+[Home] = actuele week.

om een week terug/vooruit te gaan of naar

Tijdvakgegevens In het venster Tijdvakgegevens vult u de kenmerken in van een tijdvak U opent het venster via Bewerken|Invoeren, met de knop

of door op [Ins] te drukken.

Op uw scherm staan mogelijk niet alle velden of hebben de velden een andere naam. De systeembeheerder kan namelijk velden hebben uitgeschakeld of hernoemd. veld

toelichting

Datum

Klik op de knop rechts om de kalender te openen.

duur

Wordt automatisch uitgerekend aan de hand van 'van' en 'tot'.

~~ 93 ~~

e R

T

94

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual veld

toelichting

Hoedanigheid Geeft aan in welke functie of rol u werkt en selecteert de daarbij horende boekingsaspecten. Aspecten

Klik op om de keuzelijst te openen. Als u een aspect gekozen hebt, worden hierna automatisch de andere aspecten beperkt tot geldige combinaties. Aan de aspecten kunnen kleuren zijn gekoppeld. Die zijn zichtbaar in de linkermarge van het tijdvak. Zo ziet u bijvoorbeeld snel welke tijdvakken betrekking hebben op één bepaalde klant.

Gebruikersvel Eventuele aanvullende velden, afhankelijk van de gekozen den aspecten. Bij Werkzaamheden bijvoorbeeld kunt u de details opgeven van taken waar u aan hebt gewerkt. Tarief

Tarief voor dit tijdvak. Voor de berekening ervan zie Tarief. Bewerk: Zet het scherm in bewerken stand. Reset: Wist de velden met aspectgegevens. Opslaan: Sla de gegevens op Annuleren: Gegevens niet opslaan, afbreken.

De geboekte gegevens zijn ook zichtbaar in het tijdvak in het weekraster. Is dit te klein om alle informatie te tonen, plaats dan de muis boven het tijdvak. Er verschijnt een hint met de volledige tekst. Ook kunt u het vak selecteren en klikken op (of op [Ctrl]+[E] drukken) zodat het venster met tijdvakgegevens wordt geopend.

Tarief Bij het gedeelte 'Informatie' in het venster Tijdvakgegevens staat het tarief voor dat tijdvak. TwClient berekent dit automatisch door het aantal uren te vermenigvuldigen met een aantal factoren. Welke dit zijn, kunt u zien door de muisaanwijzer op het tariefbedrag te plaatsen. Bijvoorbeeld: Tarieffactor

Grootte

Toelichting

~~ 94 ~~

95

T

iM

e W

R

iT

twClient Medewerker

125,00

uurtarief van de medewerker

Klant

0,8

20% korting voor de klant

Product

1,0

of niet ingevuld

Activiteit

1,25

deze activiteit heeft een tarieftoeslag van 25%

Tijdsduur

1,5

tijdsduur in uren

Het tarief wordt dan: 125 x 0,8 x 1 x 1,25 x 1,5 = 187,50. NB TimeWriter is niet geschikt voor tariefberekeningen met kwantumkortingen, staffels of overwerktijden!

Nieuw tijdvak maken

1. Kies de gewenste week. 2. Klik in het raster op de begintijd, houd de muisknop ingedrukt en sleep de muisaanwijzer naar de eindtijd. Hebt u een verkeerde begintijd gekozen, sleep dan de muisaanwijzer tot vóór de begintijd of naar de vorige dag. Er wordt dan geen tijdvak gemaakt. 3. Laat de muis los bij de juiste eindtijd. 4. Door de muis naar rechts te bewegen selecteert u meerdere dagen. Voor elke dag wordt de gekozen tijdsperiode dan als afzonderlijk tijdvak geboekt. Zie Tijdvak herhalen. Hierna verschijnt het venster Tijdvakgegevens. De actuele datum en tijd en de gegevens uit het laatst bewerkte tijdvak worden automatisch ingevuld. 5. Wijzig de gegevens / vul ze aan. 6. Klik op [OK].

Overschrijven met nieuw tijdvak U kunt een nieuw tijdvak ook maken over bestaande tijdvakken heen. Houd [Shift] ingedrukt, voordat u met slepen begint. Als u na het slepen de muisknop loslaat, worden bestaande tijdvakken zonodig opgesplitst, ingekort of verwijderd:

~~ 95 ~~

e R

T

96

iM

e W

R

iT

e R


De muisaanwijzer bevat een minteken om te laten zien dat de benodigde tijd van de bestaande tijdvakken wordt afgetrokken. Het nieuwe tijdvak zal de plaats innemen van de bestaande.

Tijdvak wijzigen 1. Klik op het juiste tijdvak. 2. Versleep begin- of eindtijd door te klikken op de grijze rand, de muisknop ingedrukt te houden en te slepen naar de gewenste tijd. 3. Laat de muisknop los. NB Het is niet mogelijk op deze wijze een ander tijdvak te overschrijven. U kunt ook in het te wijzigen tijdvak dubbelklikken. In dat geval kunt u naast begin- en eindtijd ook de andere gegevens wijzigen.

Tijdvak verplaatsen of kopiëren Met de muis kunt u als volgt een tijdvak verplaatsen naar een andere dag of tijd in dezelfde week: 1. Klik in het tijdvak. 2. Houd de muisknop ingedrukt en sleep het tijdvak naar de gewenste dag en tijd. 3. Laat de muisknop los. NB Het tijdvak moet wel passen op de nieuwe plaats, anders springt het terug naar de uitgangspositie. U kunt ook een kopie maken van een bestaand tijdvak: 1. Druk op [Ctrl] en houd deze ingedrukt; 2. Klik in het tijdvak, houd de muisknop ingedrukt en sleep het tijdvak naar de gewenste dag en tijd. NB De kopie moet wel passen op de nieuwe locatie, anders springt het vak terug naar de originele positie.

Klembord U kunt ook tijdvakken kopiëren via het klembord: handig om terugkerende tijdvakken in een aantal weken tegelijk te plakken. 1. Selecteer een tijdvak door erop te klikken. Door [Shift] of [Ctrl] ingedrukt te houden terwijl u klikt, selecteert u meerdere tijdvakken tegelijk. Met Bewerken|Selecteer alles in week, of [Ctrl]+[A] selecteert u alle tijdvakken van de week. 2. Hierna kunt u met [Ctrl]+[C] de tijdvakken kopiëren of met [Ctrl]+[X] de tijdvakken knippen. 3. Ga naar de juiste week en plak met Bewerken|Plakken ([Ctrl]+[V]) de tijdvakken in het actuele weekoverzicht.

~~ 96 ~~

97

T

iM

e W

R

iT

twClient Als de tijd in de actuele week al bezet is, blijft dit tijdvak aan de cursor 'hangen'. U kunt u het tijdvak dan naar een andere plaats slepen en daar met een muisklik plaatsen. De mogelijkheid van slepen vervalt als meerdere tijdvakken van het klembord andere tijdvakken overlappen. Plakken is dan niet mogelijk.

Tijdvak wissen 1. Selecteer het tijdvak en druk op [Delete] of klik in de knoppenbalk op . Met Bewerken|Wis hele week worden alle afspraken in de getoonde week gewist.

Tijdvak herhalen Als u dagelijks een zelfde tijdvak nodig hebt, kiest u een 'herhalend tijdvak'. 1. Maak met de muis in het weekraster een tijdblok dat u naar rechts doortrekt over meerdere dagkolommen heen. 2. Als u de muis loslaat, verschijnt het venster 'Tijdvakgegevens'. Alle dagen waar u het tijdsblok overheen sleept, krijgen een tijdvak met dezelfde informatie als het eerste blok. U kunt de tijdvakgegevens wijzigen, behalve de datum. Als u echter later een herhalend tijdvak opent, kunt u wel de datum aanpassen.

Resttijd invullen Naast uw werk kunt u ook tijd kwijt zijn aan niet-declarabele werkzaamheden. Die tijd kunt u in één keer verantwoorden.

1. Selecteer in het weekraster het bereik. 2. Laat de muisknop los en het venster 'Tijdvakgegevens' verschijnt. 3. Kies hier het gewenste aspect. TimeWriter boekt hierna alle nog niet toegekende uren op het gekozen aspect. Bestaande tijdvakken blijven onveranderd en alleen de vrije uren worden gevuld met het nieuwe tijdvak. Het resultaat is een nieuwe tijdvak 'versnipperd' over de nog vrije uren in het geselecteerde gebied.

Tijdvak zoeken 1. Klik op

of druk op [Ctrl]+[F].

~~ 97 ~~

e R

T

98

iM

e W

R

iT

e R


2. Vul de zoekvoorwaarden in. Bij 'Moet bevatten' kunt op volledige woorden zoeken of een deel van een woord, door er een '*' voor of achter te typen. 3. Klik op [Zoek]. 4. Selecteer een resultaatregel en klik op [Selecteer week]. In het weekraster verschijnt de week van het gezochte tijdvak. 5. Klik op [Sluiten]. Het zoekvenster onthoudt de laatste zoekvoorwaarden én resultaten.

Veelgebruikte taken 1.Kies Beeld|Toon veelgebruikte taken. Hierna verschijnt de lijst met veelgebruikte taken:

Taak toevoegen 1. Sleep de gewenste urenregistratie met de muis naar de lijst. 2. Laat de muisknop los.

~~ 98 ~~

99

T

iM

e W

R

iT

twClient 3. Geef de urenboeking een korte omschrijving.

Taak uit lijst kiezen 1. Sleep de taak naar het weekraster en laat hem los op de juiste dag en. 2. Pas voor zover nodig de gegevens aan. 3. Klik op [OK]. NB De veelgebruikte taken werkt ook in de lijstinvoer, maar niet in de bulkinvoer.

Tijd registreren voor een collega Als u daarvoor bent geautoriseerd, kunt u ook uren registreren voor een collega. 1. Kies Beeld|Andere medewerker ([Ctrl]+[B]).

2. Selecteer een medewerker en klik op [OK]. Om weer naar uw eigen registratie te gaan, kiest u Beeld|Ingelogde medewerker ([Ctrl]+[R]).

Stopwatch De stopwatch registreert de werktijd terwijl u werkt. U start de stopwatch als volgt:

1. Klik op of kies Beeld|Stopwatch . Het stopwatchvenster verschijnt. 2. Klik op om een registratie te starten. Hierna start de tijdsregistratie en kunt u het venster minimaliseren (in de systeembalk naast de klok) met

.

~~ 99 ~~

e R

T

100

iM

e W

R

iT

e R


TwClient houdt nu de tijd bij. Als u de muis houdt boven in de systeembalk, verschijnt informatie over het ingestelde tijdvak en de lopende tijdsduur. Door op te klikken, verschijnt de stopwatch weer.

3. Klik op om de tijdsregistratie te stoppen. Er wordt een tijdvak geboekt voor de gemeten tijd, afgerond op door de beheerder ingestelde tijdseenheden. Naderhand kan het tijdvak worden aangepast. Het invullen of bewerken van de gegevens kan op alle momenten, vooraf, achteraf en ook tijdens het lopen van de stopwatch. Ook als de registraties al is opgeslagen kan deze nog worden aangepast. Selecteer de betreffende regel en druk op

Terugkerende taken boeken Taken die wekelijks terugkeren kunt u invoeren als een terugkerende taak. Als u de actuele week selecteert en in die week zijn er nog geen boekingen, zal TimeWriter vragen of de terugkerende taken automatisch geboekt moeten worden.

Vaste urenlijst De vaste urenlijst is een alternatief voor het invullen van uren via het weekraster. In deze lijst worden alleen het aantal bestede uren bijgehouden en niet de starten stoptijden. De tijdblokken worden automatisch vanaf begin werktijd geboekt. Het grote voordeel van de urenlijst is dat u heel snel uren voor verschillende medewerkers kunt invoeren. Bovenaan de vaste urenlijst staan de aspecten waarop u uren kunt boeken:

~~ 100 ~~

101

T

iM

e W

R

iT

twClient

Onderaan staan de gebruikersvelden die bij een specifieke urenboeking horen.

En links staan alle medewerkers waarvoor u uren mag boeken. Gebruik het filter boven de lijst om een medewerker snel te zoeken.

Uren boeken 1. Als u boekt voor andere medewerkers: selecteer de juiste medewerker. 2. Vul het aantal uren in: een kolom voor elke dag van de week en een rij voor elke combinatie van aspecten waarop u wilt boeken. 3. Met Bewerken | Nieuw kunt u indien nodig een nieuwe regel toevoegen. 4. De lijst van aspectcombinaties wordt opgebouwd aan de hand van de boekingen in de voorgaande weken, uitgebreid met de favorieten. Standaard wordt er 1 week terug 'gekeken'. Wilt u een grotere periode? Ga dan naar Beeld | Gebruik

~~ 101 ~~

e R

T

102

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual de aspectcombinaties van het aantal voorgaande weken: en kies een aantal weken. NB: Omdat de vaste urenlijst geen begin- en eindtijd kent, worden meerdere boekingen op eenzelfde aspect en op eenzelfde dag samengevoegd.

Groeperen U kunt aspecten groeperen door de betreffende kolom naar 'boven' te slepen:

Zoeken U kunt zoeken op een aspect door betreffende kolom te selecteren en dan de naam in te typen totdat u op de juiste regel bent beland:

Urenboekingen markeren als favorieten Door regels te markeren als favoriet, worden ze altijd getoond. U kunt regels markeren als 'Favoriet':

Zet een vinkje achter de betreffende urenboeking.

Voorkeuren instellen De meeste instellingen worden bepaald door de systeembeheerder, maar u kunt in TwClient ook zelf een aantal voorkeuren instellen.

Rasterweergave U kunt in het menu Beeld kiezen tussen Werkweekraster en Complete weekraster.

~~ 102 ~~

103

T

iM

e W

R

iT

twClient

Met Werkweekraster ziet u alleen de dagen die tot uw standaard werkweek horen. Met Complete werkraster ziet u in één oogopslag de hele week, dus ook de uren buiten werktijd.

Projectvenster (Tijdvak gegevens) Het projectvenster kan op verschillende plaatsten naast het weekraster geplaatst worden of geheel drijvend worden gemaakt. De positie van het projectvenster kan ingesteld worden bij Beeld | Toon tijdvak gegevens.

In- en uitzoomen Beeld|Zoom in 150% ([Ctrl]+[I]) en Beeld|Zoom uit 67% ([Ctrl]+[U]) veranderen de grootte van het weekraster (niet dat van het hele venster!). De mate waarin u in- of uitzoomt blijft niet behouden na afsluiten van TwClient. Het is ook mogelijk te met de muis te zoomen met Ctrl + Scroll

Extra gegevens tonen U kunt een aantal programmafuncties van een tijdvak zelf bepalen met de menuitems van Beeld.

~~ 103 ~~

e R

T

104

iM

e W

R

iT

e R


Deze instellingen blijven behouden na afsluiten van TwClient. Met Toon kalender verschijnt de kalender rechts onderaan. Met Toon hints verschijnt een hint met tijdvakinformatie als u de muisaanwijzer in een tijdvak plaatst. Zo kunt u de informatie van kleine tijdvakken toch bekijken vanuit het weekraster. Van de gekozen aspecten wordt altijd op de eerste regel de afkorting getoond. Toon lange namen maakt in het weekraster ook de volledige omschrijvingen zichtbaar. Er is dan wel minder ruimte voor het weergeven van gebruikersvelden. Gebruikersvelden tonen maakt de tekst van vrije velden, zoals 'Werkzaamheden' of 'Aantal' zichtbaar in het weekraster.

Persoonlijke voorkeuren Via het menu Beeld|Persoonlijke voorkeuren kunt u een aantal persoonlijke voorkeuren instellen. Deze instellingen blijven behouden en zijn gekoppeld aan uw inlognaam.

Als 'Bedrijfsinstellingen gebruiken' is aangevinkt, worden de standaardinstellingen gebruikt. Als u het vinkje weghaalt, verschijnen op ieder tabblad de instellingen die u naar eigen inzicht kunt aanpassen.

Tabblad Scherminstellingen De hier getoonde velden bepalen het uiterlijk van het weekraster in het hoofdvenster.

~~ 104 ~~

105

T

iM

e W

R

iT

twClient

De kleuren bepaalt u met de velden van het blok 'Kleurinstellingen'. Bij ieder veld verschijnt er een venster met mogelijkheden als u op het gekleurde blokje klikt. Selecteer een kleur en klik op [OK]. De kleuren in het hoofdvenster verspringen direct.

Tabblad Programmagedrag De hier getoonde velden bepalen welke handelingen en controles TwClient automatisch voor u doet.

~~ 105 ~~

e R

T

106

iM

e W

R

iT

e R


Waarschuwen bij overlappende tijden U wordt gewaarschuwd wanneer tijdsblokken elkaar overlappen. Wissen tijdvak bevestigen = voorkomt dat u per ongeluk een tijdvak verwijdert. Het wissen van een hele week moet overigens altijd worden bevestigd. Laatste werkzaamheden autom. kopiëren Standaard worden alleen de aspectgegevens (klant, activiteit en product ) van het laatst bewerkte tijdvak gekopieerd. Wilt u ook de informatie uit het veld 'Werkzaamheden' overnemen, schakel dan deze functie in. Projectvenster bij rechtsklikken op tijdblok = bij rechtsklikken in een tijdvak verschijnt direct het venster Tijdvakgegevens in plaats van het menu met bewerkingsmogelijkheden. Aspect automatisch kiezen indien maar 1 keuze = aspectgegevens waarvoor maar één mogelijkheid is, worden automatisch ingevuld als u een nieuw tijdvak invoegt.

Tabblad tijden Met de hier getoonde velden bepaalt u de dagen en uren van uw werkweek. Hierdoor ziet u in het weekraster alleen de uren waarin u werkt en dus moet verantwoorden.

~~ 106 ~~

107

T

iM

e W

R

iT

twClient

Weekbegin: eerste dag van de week waarvan u het weeknummer afleidt. Meestal 'zondag'. Werkweek van/tot: eerste en laatste dag van de week waarop u werkt. Als u bijvoorbeeld iedere maandag vrij bent, begint uw werkweek op dinsdag. De dag die u hier noemt als 'begindag' is de eerste dag die u ziet in het standaardweekraster. Werkt u minder of meer dagen per week dan vijf, dan past TimeWriter het weekrooster aan. U ziet alleen het bereik van úw werkweek in het hoofdvenster. Werktijden van/tot: begin- en eindtijd van uw werkdagen. De werktijd is direct zichtbaar in het weekraster, andere tijden ziet u door de schuifbalk rechts van het weekraster te verplaatsen. Pauze van/tot: in het weekraster heeft deze tijd de rusttijdkleur. Pauze overslaan tijdens boeken: wanneer over een pauze heen wordt geboekt, dan wordt de boeking gesplitst (pauze wordt niet geboekt).

Sneltoetsen Hoofdscherm Toets

Functie

Ctrl+Home

Toon actuele week

Ctrl+PgDn

Toon volgende week

Ctrl+PgUp

Toon vorige week

~~ 107 ~~

e R

T

108

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Toets

Functie

F5

Ververs uurgegevens

Ctrl+F5

Ververs alle lokale tabellen

Ins

Voeg nieuw tijdvak in

Del

Wis geselecteerde tijdvak

Ctrl+A

Selecteer alle tijdvakken van de gekozen week

Ctrl+B

Toon andere medewerker keuzedialoog

Ctrl+C

Kopieer geselecteerde tijdvak(ken)

Ctrl+E

Wijzig gegevens van geselecteerde tijdvak

Ctrl+F

Zoek tijdvak

Ctrl+G

Toon gebruikersvelden in tijdvakken

Ctrl+H

Toon hints bij tijdvakken

Ctrl+I

Zoom in op weekraster

Ctrl+K

Toon kalender

Ctrl+L

Toon week in lijstvorm

Ctrl+O

Toon gehele week in raster

Ctrl+R

Ga terug naar gegevens van ingelogde medewerker

Ctrl+S

Bewaar uurgegevens op de server (gebeurt automatisch bij wisselen van een week)

Ctrl+T

Toon lange namen van de aspecten in tijdvakken

Ctrl+U

Zoom uit

Ctrl+V

Plak tijdvak(ken) in gekozen week

Ctrl+W

Toon werkweek in raster

Ctrl+X

Knip geselecteerde tijdvak(ken)

Venster met tijdvakgegevens Toets

Functie

Alt+ Down

(bij combobox:

Tab

Ga naar volgend veld

Shift+ Tab

Ga naar vorig veld

Shift+ Up

Verhoog begintijd tijdvak

Shift+ Down

Verlaag begintijd tijdvak

Shift+Ctrl +Up

Verhoog eindtijd tijdvak

Shift+Ctrl +Down

Verlaag eindtijd tijdvak

Up

Ga naar vorig veld

Down

Ga naar volgend veld

) Open keuzelijst

~~ 108 ~~

109

T

iM

e W

R

iT

twClient

Verlof, feestdagen en pauzes De meeste organisaties willen niet alleen een overzicht van de uren waarop gewerkt wordt, al dan niet declarabel, maar ook van de niet gewerkte tijd. Het gaat hierbij om verlof en feestdagen. Onbetaalde pauzes worden over het algemeen niet geregistreerd: ze resulteren in een 'gat' in het weekraster. Betaalde pauzes worden wel geregistreerd, al dan niet gespecificeerd of als onderdeel van overige werkzaamheden.

Verlofoverzicht Klik op het pictogram

links om naar het verlofoverzicht te gaan:

De gewone gebruiker vindt hier alleen zijn eigen verlofmutaties. In het geval van een leidinggevende staan hier de mutaties van alle medewerkers waartoe hij toegang heeft.

Feestdagen Een feestdag registreert u alleen als u op de betreffende dag normaal gewerkt zou hebben. Stel dat u alleen op maandag, dinsdag en woensdag werkt, dan registreert u wel tweede kerstdag als feestdag, maar hemelvaartsdag niet. Zou u het wel als een feestdag opgeven, dan resulteert dit in 8 overuren, wat niet de bedoeling is.

Aanvragen van verlof Een verlofaanvraag is niets anders dan een reguliere urenboeking op een activiteit die als verlofsoort is aangemerkt:

~~ 109 ~~

e R

T

110

iM

e W

R

iT

e R


Optioneel kan een verlofaanvraag geaccordeerd worden. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, is een verlofaanvraag na accordering vergrendeld.

~~ 110 ~~

111

T

iM

e W

R

iT

twClient

Accordering Met accordering kunnen urenboekingen worden vergrendeld nadat een leidinggevende ze heeft gecontroleerd. Het configureren van de accorderingen gebeurt in twAdministrator, daar wordt ook bepaald voor wie een leidinggevende de accordering mag uitvoeren.

De gebruiker registreert zijn werkzaamheden in TwClient en biedt deze aan 'ter accordering'. 1. De leidinggevende keurt de uren goed of wijst ze af. 2. Na accordering zijn de urenboekingen vergrendeld. Als uw maximum accorderingsniveau groter is dan 0, is er in de navigatiebalk een pictogram voor accordering. Klik op dit pictogram om het accorderingsscherm te openen. Dit scherm bevat alle urenboekingen in de geselecteerde week waartoe u toegang hebt. Normaal gesproken zijn dit alleen uw eigen urenboekingen, maar bij een leidinggevende zijn dit alle urenboekingen die hij mag accorderen. U kunt de kolommen verslepen en zo de onderlinge volgorde aanpassen. Door ze van en naar het vak erboven te slepen, kunt u groeperingen en subgroeperingen maken.

~~ 111 ~~

e R

T

112

iM

e W

R

iT

e R


1. Vink de urenboekingen aan waarvan u het accorderingsniveau wilt instellen. 2. Accordeer via het bewerken menu de boekingen. 3. Kies het gewenste niveau en klik op [OK].

U kunt ook een groep van urenboekingen accorderen. Groepen herkent u aan de '+' of '–'. Als u erop rechts klikt, verschijnt een menu met de optie 'Accordeer groep'. Eventueel kan de periode waarvan de urenboekingen getoond worden zelf aangepast worden. Klik op de knop scherm.

en het stel de gewenste in het bij volgende

~~ 112 ~~

113

T

iM

e W

R

iT

twClient

Natuurlijk duurt het langer voordat de uren ingeladen zijn als de periode heel groot is.

~~ 113 ~~

e R

T

114

iM

e W

R

iT

e R


Budgetcontrole Als er een budgetcontrole is ingesteld, zal die controle automatisch plaatsvinden als een budgetbewaker twClient start. Bij een overschrijding verschijnt het volgende scherm:

In het onderdeel budgetcontrole vindt u een overzicht van alle ingestelde budgetten en hun actuele waarde en status. Via Budgetbewaking | Budgetcontrole krijgt u een overzicht van alle ingestelde budgetten en hun actuele waarde en status. Met kunt u de huidige waarde van de budgetten berekenen. Als een budget over de gestelde limiet heen gaat, wordt de status ervan ' Overschreden'.

Een budgetbewaker kan de overschrijding signaleren door op te klikken. in TwClient is het budgetcontrole scherm ook beschikbaar bij medewerkers die

~~ 114 ~~

115

T

iM

e W

R

iT

twClient budgetten bewaken (alleen de budgetten die zij mogen bewaken). Als een budgetbewaker TwClient start en een budget is overschreden, wordt dit scherm automatisch getoond.

~~ 115 ~~

e R

T

116

iM

e W

R

iT

e R


Verlofadministratie Met TimeWriter kunt u ook een verlofadministratie bijhouden. Aan het begin van een verlofjaar wordt een saldo toegekend. Gedurende het jaar kan nog extra verlof worden toegekend, maar TimeWriter berekent altijd het totale verlofsaldo van een verlofjaar. Iedere boeking op een verlofactiviteit vermindert automatisch het verlofsaldo. Via Controle | Verlofoverzicht kunt u het toegekende en opgenomen verlof van het actuele verlofjaar bekijken.

~~ 116 ~~

117

T

iM

e W

R

iT

twClient

Voortgangscontrole Met TimeWriter kunt u de voortgang van de planning controleren. De voortgang (in uren) van een planning wordt zichtbaar gemaakt door boekingen op het betreffende geplande aspect. Dat zegt echter weinig over de daadwerkelijke voortgang totdat de geplande tijd wordt overschreden en de klus nog niet geklaard blijkt te zijn. Meestal is dat te laat: de opdracht had dan immers al klaar moeten zijn. Met de voortgangscontrole kunt u tussentijds, gedurende de geplande periode, aangeven in hoeverre de uitvoering overeenkomt met de werkelijkheid. Als u op een taak bent ingepland en voortgangscontrole is ingeschakeld voor die taak, zal periodiek bij het opstarten van TwClient het voortgangscontrole scherm verschijnen. Hierin kunt u aangeven hoeveel uren u nog nodig denkt te hebben om de taak af te ronden. Een eventuele uitloop is zo vroegtijdig te signaleren. Dit scherm is ook bereikbaar via Navigatie | Controle | planner voortgangscontrole.

~~ 117 ~~

e R

T

118

iM

e W

R

iT

e R


~~ 118 ~~

119

T

iM

e W

R

iT

twWebClient

twWebClient

~~ 119 ~~

e R

T

120

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding Met de webclient, twWebclient, benadert u met de internetbrowser de Webserver die is ingebouwd in de TimeWriter Applicatie Server. Via de webclient kunt u bijvoorbeeld met Internet Explorer de TimeWriter Pro-database benaderen en zo via internet uw tijd registreren. De meeste handelingen in twWebclient komen overeen met die in twClient of twReport. In deze handleiding vindt u alleen de handelingen die afwijken.

~~ 120 ~~

121

T

iM

e W

R

iT

twWebClient

Boeken twWebclient starten en sluitenInloggen 1. Typ het webadres van twWebclient in de adresbalk van uw internetbrowser. 2. Het inlogvenster verschijnt.

3. Typ de inlognaam en het wachtwoord in dat u voor twClient en/of twReport gebruikt. 4. Klik op [Login] om twWebclient te starten.

Het startvenster verschijnt.

~~ 121 ~~

e R

T

122

iM

e W

R

iT

e R


U sluit TwWebclient met +[F4].

rechtsboven in het browservenster of met [Alt]

Weergave Het weekraster. Als u bent ingelogd, ziet u het weekraster.

~~ 122 ~~

123

T

iM

e W

R

iT

twWebClient

De weeklijst U kunt ook kiezen om te werken in een weeklijst. Klik hiervoor op de knop [Instellingen] en klik het keuzerondje voor ‘Gebruik weeklijst’ aan. U ziet nu een lijst in plaats van een ‘agenda’.

Navigeren met de kalender Als u door het weekraster of de weeklijst wilt bladeren, selecteert u een dag in de kalender linksboven. De maanden kiest u met [<<] en [>>] erboven. Als u deze knoppen gebruikt, verspringen zowel de maandkalender als het weekraster naar de gekozen week. Met [Vandaag] wordt de actuele week weer zichtbaar.

~~ 123 ~~

e R

T

124

iM

e W

R

iT

e R


Uren boeken U registreert de tijd in TwWebclient in principe op dezelfde manier als in twClient. De vensters zien er echter iets anders uit en u hebt wat minder verschillende mogelijkheden om een handeling uit te voeren.

Via het weekraster In het weekraster kunt u uw uren boeken in zogenaamde tijdvakken. U boekt uw uren als volgt:

1. Klik op de begintijd in het weekraster. Het invoervenster verschijnt.

2. Vul met behulp van de keuzelijsten bij Datum en Einddatum de periode van de werkzaamheden in en bij Tijd de begin- en eindtijd. 3. Kies de gewenste rol uit de keuzelijst bij Rol. 4. Als u één rol hebt, hoeft u hier niets te kiezen. De rol wordt dan automatisch ingevuld. 5. Kies uit de keuzelijsten onder Aspecten de aspecten waarop de werkzaamheden betrekking hebben.

~~ 124 ~~

125

T

iM

e W

R

iT

twWebClient 6. Telkens als u een aspect hebt gekozen, maakt de browser contact met de TimeWriter-server om de bijbehorende aspecten op te halen. Bijvoorbeeld de producten die zijn gekoppeld aan de gekozen klant. 7. Klik op [OK] om de urenboeking op te slaan.

Via de weeklijst Als u in de instellingen hebt aangegeven dat u liever in de weeklijst werkt in plaats van het weekraster, boekt u de uren als volgt: 1. Klik op de knop [Nieuw]. 2. Volg de stappen die zijn beschrijven bij Uren boeken – Via de weekstaat.

Tijdvakken inzien of wijzigen Als u in het weekraster op een bestaand tijdvak klikt, kunt u de gegevens bekijken of wijzigen. Als u vanuit de lijstinvoer werkt, klik u op de hyperlink ‘Bewerk’ achter het tijdvak. Met de hyperlink ‘Wis’ in de laatste kolom, verwijdert u het hele tijdvak.

~~ 125 ~~

e R

T

126

iM

e W

R

iT

e R


Rapportage Het ‘Rapportagevenster’ toont, net als twReport, de beschikbare rapporten in een mapstructuur. Om een rapport te maken hoeft u in twWebclient geen aparte applicatie op te starten en u hoeft ook niet opnieuw in te loggen.

Om terug te keren naar het weekraster of de weeklijst klikt u op de knop [Weekraster].Rapport genereren Er zijn twee soorten rapporten: Eigen rapporten Standaard rapporten

1. Open met [+]de map ‘Eigen’ of de ‘Standaard. 2. Klik op de naam om een rapport te openen.

~~ 126 ~~

127

T

iM

e W

R

iT

twWebClient 3. Het venster Details activiteit verschijnt.

4. Als u een urenrapport maakt, kunt u een periode selecteren. 5. Afhankelijk van de instellingen kunt u voor een rapport extra selecties maken met de velden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud'. 6. Alleen de gegevens die aan de opgegeven criteria voldoen, worden gerapporteerd. Zo kunt u bijvoorbeeld de naam van een klant opgeven, zodat u alleen urenboekingen van die klant terugziet in het rapport. 7. Kies het gewenste uitvoerformaat (HTML of PDF) uit de keuzelijst. 8. Met ‘HTML’ wordt het rapport opgemaakt als een webpagina. U ziet het resultaat in de browser. Kiest u voor ‘PDF’, dan wordt het rapport opgemaakt als een Adobe Acrobat Reader pdf-bestand. Als u Acrobat Reader op uw pc hebt, kunt u het rapport in de browser bekijken met alle mogelijkheden van Acrobat Reader. 9. Klik op de knop [Toon rapport] om het rapport te genereren.

~~ 127 ~~

e R

T

128

iM

e W

R

iT

e R


Instellingen U kunt de vormgeving en het gedrag van twWebclient aanpassen in het venster ‘Instellingen’. U klikt hiervoor op [Instellingen] in het hoofdvenster.

De twApplicatieServer bewaart de instellingen automatisch de volgende keer dat u zich aanmeldt. U kunt nu het weekraster opmaken.Kleuren aanpassen Het weekraster gebruikt kleuren voor de volgende gegevens: Buiten kantoortijd Kantoortijd Rasterlijnen Tijdsblokken Tekst Deze kleuren kunt u zelf aanpassen door in het keuzerondje te klikken van het onderdeel dat u wilt aanpassen. Daarna klikt u op [OK].Lettergrootte aanpassen U kunt het formaat van de letter in het weekraster bepalen door de gewenste grootte uit de keuzelijst te selecteren.

Rijhoogtes en kolombreedtes aanpassen De hoogte van de rijen in het weekraster en de breedte van de kolommen (dagen) bepalen hoeveel dagen en uren er in het venster passen. U kunt dit beeld aanpassen door zelf een waarde in het veld te typen of uw beeldschermresolutie uit de keuzelijst te kiezen. Weekraster instellingen Als u twWebclient opent, ziet u het hoofdvenster. Daarin ziet u het menu, de werkbalk en het weekraster. U bepaalt zelf welke dagen van de week in dit hoofdvenster staan. U kunt kiezen voor: Toon werkweek: toont de kantooruren in het werkweekraster

~~ 128 ~~

129

T

iM

e W

R

iT

twWebClient Toon complete week: toont een volledige week van zondag tot en met zaterdag De instellingen die u hier aanpast, hebben geen invloed op de instellingen die u maakt met het menu Beeld van uw internetbrowser.

Weeklijst U kunt in plaats van het weekraster voor een weeklijst kiezen. U ziet dan alle tijdvakken in een chronologisch overzicht. De lijstinvoer is een minder zware belasting voor het netwerk en is dus een prettig alternatief als het netwerk erg traag of zwaar belast is. Om de weeklijst te zien, klikt u het keuzerondje voor Gebruik weeklijst aan en klikt u op [OK].

~~ 129 ~~

e R

T

130

iM

e W

R

iT

e R


~~ 130 ~~

131

T

iM

e W

R

iT

twReport

twReport

~~ 131 ~~

e R

T

132

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding Met TimeWriter Report, kortweg twReport, kunt u op basis van de tijdvakgegevens uit twClient allerlei rapportages maken: Opgemaakte tekstuele rapporten, die u kunt bekijken op het scherm of op papier of kunt opslaan als een Word-, Excel-, HTML- of PDF-bestand. Rasterweergave rapporten met grafieken en draaitabel, om snel en interactief gegevens te bekijken en te analyseren. Exportbestanden, om gegevens uit TimeWriter te exporteren naar andere programma's voor verdere bewerking en analyse. U kunt gebruik maken van de standaardrapporten, maar ook zelf nieuwe rapporten ontwerpen.

~~ 132 ~~

133

T

iM

e W

R

iT

twReport

Rapporten

Rapport genereren Voordat u twReport kunt gebruiken, moet de applicatieserver geactiveerd zijn. U kunt op de volgende manier een rapport genereren: 1. Open twReport. twReport opent automatisch met de rapportkiezer. U ziet een een overzicht met beschikbare rapporten:

De rapporten in de map Standaard kunt u niet aanpassen: ze zijn meegeleverd met TimeWriter. De map Eigen bevat alle rapporten die u zelf hebt ontworpen. Als er een slotje voor een rapportagemap staat, dan bent u niet geautoriseerd voor de rapporten in die desbetreffende map. U kunt de autorisatie instellen in twAdministrator. 2. Open de juiste map in de rapportkiezer. 3. Klik op het gewenste rapport. 4. Geef de rapportageperiode op.

~~ 133 ~~

e R

T

134

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual 5. Geef eventueel een extra selectiefilter op. Alleen de gegevens die aan de opgegeven criteria voldoen worden dan gerapporteerd.

In bovenstaand voorbeeld krijgt u een rapport met alleen de uren die zijn geboekt op "VW de Vries". 6. Gebruik eventueel het Runtime filter om op basis van de inhoud van het rapport te filteren.

Geef hier aan op welk veld er moet worden gefilterd door de velden aan te vinken. Nadat het rapport is gegenereerd verschijnt er een formulier waar op basis van de inhoud kan worden aangegeven op welke gegevens er gefilterd moet worden. In dit voorbeeld worden de gegevens in het rapport getoond van 'Demo' en 'Piet Programmeur'.

7. Klik op voor een afdrukvoorbeeld. 8. Gebruik eventueel de in- en uitzoomknoppen of tik een percentage in om het voorbeeld te vergroten of verkleinen. 9. Klik op

om het rapport af te drukken.

~~ 134 ~~

135

T

iM

e W

R

iT

twReport

Soorten rapporten Medewerkerrapporten laten zien of medewerkers hun uren volledig hebben geregistreerd. Het aantal geboekte uren wordt vergeleken met het weeksaldo dat voor de desbetreffende medewerker in TwAdmininistrator is ingevuld. Stamrapporten geven een overzicht van de verschillende activiteiten, klanten, medewerkers en producten. Urenrapporten geven een overzicht van de geboekte uren uitgesplitst naar activiteit, product, etc.

Gegevens actualiseren Als u een rapportage wilt over de meest actuele gegevens, dan is het verstandig vooraf de gegevens te verversen. U doet dit via de menubalk met Bestand | Update query tabel of met de toetscombinatie Shift+F5.

Rapport afdrukken Als u een rapport hebt gegenereerd, kunt u het rapport op de volgende manieren afdrukken: direct op papier, zonder een afdrukvoorbeeld te bekijken, eerst een afdrukvoorbeeld op het beeldscherm bekijken en dan afdrukken op papier, afdrukken naar een bestand. De rapporten die u afdrukt, zijn al opgemaakt.

Direct afdrukken 1. Selecteer het gewenste rapport. 2. Klik op of druk op [Ctrl]+[P]. Het afdrukvenster verschijnt. 3. Selecteer de printer. 4. Geef aan welke pagina’s u wilt afdrukken en hoeveel kopieën u wilt hebben. 5. Klik op [OK].

Afdrukken via afdrukvoorbeeld 1. Selecteer het gewenste rapport en klik op Het afdrukvoorbeeld verschijnt.

~~ 135 ~~

.

e R

T

136

iM

e W

R

iT

e R


2. Klik op als het rapport in orde is. Het afdrukvenster verschijnt. 3. Selecteer de printer. 4. Geef aan welke pagina’s u wilt afdrukken en hoeveel kopieën u wilt hebben. 5. Klik op [OK].

Knoppen in afdrukvoorbeeld Druk het rapport af. Pas het Runtime filter aan. (alleen beschikbaar als er velden als Runtime filter zijn geselecteerd). Bekijk voorbeeld op volledige paginagrootte. Vergroot naar paginabreedte. Vergroot naar 100%. Verklein/vergroot met het opgegeven percentage. Ga naar de eerste, respectievelijk laatste pagina. Ga één pagina terug, respectievelijk vooruit. Ga naar de opgegeven pagina. Sluit het afdrukvoorbeeld en keer terug naar de

~~ 136 ~~

137

T

iM

e W

R

iT

twReport Druk het rapport af. rapportkiezer.

Afdrukken naar bestand U kunt op twee manieren een rapport afdrukken naar een bestand: direct of vanuit het afdrukvoorbeeld.

Direct 1. Selecteer het gewenste rapport. 2. Klik op één van de volgende knoppen: = rapport opslaan als Word-document (rtf-formaat, Ctrl+W) = rapport opslaan als Excel-document (xls-formaat, Ctrl+X) = rapport opslaan als PDF-document (Ctrl+F) = rapport opslaan als webpagina (html-formaat, Ctrl+H) 3. Wijzig eventueel de rapportnaam. 4. Klik op [Opslaan]. Hierna wordt het rapport aangemaakt en vervolgens geopend in de desbetreffende toepassing.

Via afdrukvoorbeeld 1. Selecteer het gewenste rapport en klik op Het afdrukvoorbeeld verschijnt.

.

2. Klik op als het rapport in orde is. Het afdrukvenster verschijnt. 3. Vink het selectievakje ‘Afdrukken naar bestand’ aan. 4. Selecteer het bestandstype. 5. Klik op de knop achter het veld Locatie en geef op waar het rapport moet worden opgeslagen. 6. Typ de naam van het rapport in. 7. Klik op [OK].

Bestandsformaten U kunt het rapport naar de volgende bestandsformaten afdrukken: tekst (.csv en . txt)

TwReport maakt het rapport op voor Kladblok (Notepad): de kolommen van het rapport worden gescheiden door komma's (in .csv) of door tabs (in .txt).

tekst (.rtf)

TwReport maakt het rapport op voor een tekstverwerker zoals Word: de kolommen van het rapport worden gescheiden door tabs.

spreadsheet (. xls)

TwReport maakt het rapport op voor Excel, Lotus, Quattro: elke kolom uit het rapport

~~ 137 ~~

e R

T

138

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual krijgt een eigen kolom in het werkblad. Adobe Acrobat (. TwReport maakt het rapport op voor Adobe pdf) Acrobat Reader: het rapport wordt als het ware een afbeelding die alleen bekeken kan worden in Adobe Acrobat Reader. internet (.html, xhtml)

TwReport maakt het rapport op als webpagina.

Afdrukken naar email U kunt rapporten rechtstreeks per e-mail aan medewerkers sturen. Hiervoor is het uiteraard noodzakelijk dat het e-mailadres van medewerkers is ingevuld bij de stamgegevens. 1. Selecteer het gewenste rapport en klik op Het volgende venster verschijnt:

.

2. Vink de medewerkers aan die het rapport moeten ontvangen. 3. Klik op de knop [Opties] en geef aan of hetzelfde rapport naar alle medewerkers moet worden verstuurd, of dat het rapport per gebruiker opnieuw gegenereerd moet worden. De inhoud van het rapport komt in het laatste geval overeen met het toegangsniveau van de geadresseerde. 4. Klik op de knop [Versturen].

Gegevens exporteren Soms kan het nodig zijn de rapportgegevens te exporteren naar een ander programma, zoals een financieel pakket. Bij exporteren krijgt het rapport geen paginaopmaak mee, zoals bij een afdruk naar papier of bestand.

~~ 138 ~~

139

T

iM

e W

R

iT

twReport De systeembeheerder kan TwReport zo instellen dat het exporteren van rapportgegevens automatisch gebeurt. twReport kent de volgende exportformaten: .txt

Platte-tekstbestand

.csv

Kommagescheiden bestand

.rtf

Tekstbestand met opmaak

.xls

Excel-werkblad

.xml

XML-bestand

.dbf

dBase-bestand

.odt

Open Document tekstbestand

.ods

Open Document Spreadsheet (werkblad) bestand

U kunt op de volgende een rapport exporteren: 1. Klik in de navigatiebalk links op [Rapportkiezer] en vervolgens op het pictogram 'Exports'. 2. Selecteer het gewenste rapport. 3. Klik op (of druk op [Ctrl]+[O]). Afhankelijk van de instellingen van het rapport kan het zijn dat u hierna nog een aantal gegevens moet invullen. Standaard wordt het rapport opgeslagen in de map 'Temp\Twpro', maar uw systeembeheerder kan een andere map hebben ingesteld.

Rasterweergave Inleiding Een rapport in de rasterweergave is een variant op een gewoon rapport. De voornaamste verschillen zijn: De gegevens worden in een raster getoond. U kunt velden interactief groeperen en sorteren. Groepen kunnen uitgeklapt worden voor detailinformatie. U kunt eenvoudig en interactief verschillende soorten berekeningen toevoegen (totalen, aantallen, gemiddelden, min. en max. waarden). U kunt verschillende presentaties van dezelfde gegevens bewaren als preset. U kunt de rasterweergave eenvoudig zelf aanpassen. De rasterweergave zoals die op het scherm wordt getoond, kunt u ook afdrukken (dus inclusief in- en uitgeklapte groepen en berekeningen). De gegevens kunnen in grafieken worden getoond. U kunt gegevens in een draaitabel ordenen. U opent een rapport in rasterweergave op de volgende manier: 1. Klik in de navigatiebalk links op [Rapportkiezer] en vervolgens op het pictogram 'Rasterweergave'. 2. Dubbelklik op het gewenste rapport. Er verschijnt een overzichtscherm:

~~ 139 ~~

e R

T

140

iM

e W

R

iT

e R


Er zijn drie tabbladen: Raster, Grafiek en Draaitabel.

Tabblad Raster Het tabblad Raster toont alle velden in kolommen naast elkaar. Door een kolomkop met de muis naar boven te slepen kunt u op die kolom groeperen:

Door een tweede kolomkop te verslepen kunt u een subgroepering maken. De plaats ten opzichte van de eerste kolomkop bepaalt de volgorde van groepering. Door de kolomkop terug te slepen naar het raster heft u een groepering weer op. De groepering werkt ook door op de tabbladen Grafiek en Draaitabel.

~~ 140 ~~

141

T

iM

e W

R

iT

twReport

Met de plusjes links kunt u groepen in- en uitklappen:

Door op een kolomkop te klikken kunt u op de betreffende kolom sorteren. Nogmaals klikken sorteert andersom. Als u [Ctrl] ingedrukt houdt en op een tweede kolomkop klikt, krijgt u een subsortering op die kolom.

Kolominstellingen Elke groep heeft een kop en een voetregel, die tellingen of berekeningen kan bevatten. Dit kunt u instellen met de knop , waarna u in het venster de gewenste berekeningen en lay-out kunt instellen:

Knoppenbalk Rapport afdrukken. Afdrukvoorbeeld met opmaakmogelijkheid (kop / voetregels, datum/tijd van het rapport, etc). Gegevens exporteren naar Excel, HTML, Tekst of XML

~~ 141 ~~

e R

T

142

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Rapport afdrukken. Kolominstellingen: kolommen in- of uitschakelen en berekeningen toevoegen voor kopregel en/of voetregel. Standaardweergave van de kolommen. Pas kolommen aan breedste waarde aan: kolommen worden weergegeven zodanig dat alle tekst er inpast. Automatische kolombreedtes: hele schermbreedte wordt gebruikt. Kolomtotalen (onderaan) aan/uit. Voetregels van de groepstotalen aan/ uit. Kolomkoppen voorzien van een filterknop, waarmee u per kolom filters kunt instellen. Groep (niveau) uitklappen. Alle groepen uitklappen Groep (niveau) dichtklappen Alle groepen dichtklappen. Lay-out kiezen uit vooraf ingestelde preset. Lay-out vastleggen als preset. Alle bestaande presets wissen.

Filters Met in de knoppenbalk kunt u per kolom een filter instellen. Met het scherm kunt u een uitgebreid filter instellen:

~~ 142 ~~

onderaan

143

T

iM

e W

R

iT

twReport

Tabblad Grafiek

Een grafiek toont altijd numerieke waarden (vaak uren of tarieven) die zijn gegroepeerd op het tabblad Raster. Als er meerdere groepen zijn, kunt u met een muisklik op de grafiek de onderliggende groep zichtbaar maken. Door rechts te klikken gaat u weer terug naar de bovenliggende groep.

Grafiektype Rechts bovenin kunt u het type grafiek kiezen.

~~ 143 ~~

e R

T

144

iM

e W

R

iT

e R


Grafiekinstellingen

Met [Grafiek aanpassen] kunt u de instellingen voor de grafiek aanpassen. Op het tabblad Reeksen staan alle numerieke velden; met een vinkje geeft u aan of ze in de grafiek getoond moeten worden. Optioneel kunt u ook nog een sortering kiezen. Op het tabblad Gegevensgroepen vindt u de niet-numerieke velden die u naar gegevensniveaus bovenin kunt verslepen om ze in de grafiek te tonen. Op het tabblad Instellingen kunt verschillende zaken instellen, zoals de legenda.

~~ 144 ~~

145

T

iM

e W

R

iT

twReport

Tabblad Draaitabel

Met een draaitabel kunt u op interactieve wijze gegevens in kolommen afzetten tegen gegevens in rijen. Door meerdere velden in een rij en/of een kolom op te nemen kunt u de gegevens flexibel groeperen en sommeren. Ook kunt u op bepaalde gegevens filteren. Uit een draaitabel kunt u veel verschillende informatie halen, waarvoor u normaalgesproken erg veel rapporten door zou moeten werken.

Werken met de draaitabel

~~ 145 ~~

e R

T

146

iM

e W

R

iT

e R


Door velden te verslepen bouwt u snel een overzicht van de gegevens op en krijgt u een steeds ander perspectief op de gegevens. Rechts van elk veld is een knop waarmee u kunt bepalen welke veldwaarden moeten worden getoond. Hierdoor kunt u een selectie maken. Verder moet u kiezen welke waarden u in de tabelkolommen wilt zien, bijvoorbeeld de geboekte uren. Tot slot moet u bepalen welke velden tegen welke andere velden moeten worden afgezet. Dit doet u door minstens één veld in het Rijvelden gebied te zetten en minstens één veld in het Kolomvelden gebied. Het is aan te bevelen om wat met de draaitabel "te spelen". U zult dan merken dat u er veel informatie uit kunt halen.

Rapport genereren vanaf de command line Rapporten of Exports kunnen vanaf de command line worden uitgevoerd door twReport op te starten met parameters. Voorbeeld: twreport.exe /ini=test.ini

~~ 146 ~~

147

T

iM

e W

R

iT

twReport In test.ini staat om welk rapport het gaat en over welke periode en dergelijke. Om dit te vereenvoudigen is er een scherm waarin deze instellingen kunnen worden gedaan. Selecteer het rapport/export in de rapportkiezer en druk op Het volgende scherm wordt geopend:

Wanneer er op opslaan wordt gedrukt wordt een ini bestand aangemaakt en eventueel een batch bestand om twReport uit te voeren. Door het batch bestand uit te voeren wordt twReport opgestart en het rapport wordt gegenereerd. Daarna sluit het programma weer af.

~~ 147 ~~

e R

T

148

iM

e W

R

iT

e R


Rapport ontwerpen Inleiding Met de rapportontwerper kunt u eenvoudig rapporten ontwerpen. U kunt verschillende soorten rapporten ontwerpen. De gewone rapporten zijn opgemaakte documenten waarin de rapportgegevens staan vermeld. De exportrapporten zijn geen echte rapporten, maar exportbestanden die in een extern programma kunnen worden getoond. In de rasterweergaverapporten kunt u de gegevens in interactieve draaitabellen en grafieken zichtbaar maken en van daaruit afdrukken. Alle ontwerpen worden bewaard in de database van de TimeWriter Pro Applicatie Server. Iedereen die is aangesloten op deze server, kan deze rapporten gebruiken. De systeembeheerder stelt in wie er geautoriseerd is voor het ontwerpen van rapporten.

Rapportontwerper Als u hiervoor geautoriseerd bent, kunt u eenvoudig een bestaande rapportlay-out aanpassen of een nieuw rapport ontwerpen. Op de knoppenbalk ziet u twee pictogrammen: : hiermee kunt u een nieuw rapportontwerp starten. U komt dan in een lege ontwerpwizard terecht. : hiermee kunt u het ontwerp van het geselecteerde rapport aanpassen. U kunt ook rechtsklikken op een rapport en kiezen voor 'Rapport bewerken'. U kunt standaardrapporten heel goed gebruiken als uitgangspunt voor een aangepast rapport. U kunt de standaardrapporten echter zelf niet wijzigen en moet deze daarom altijd als 'eigen rapport' bewaren.

Ontwerpwizard De wizard waarmee u nieuwe rapporten ontwerpt, bestaat uit verschillende tabbladen. U opent de ontwerpwizard als volgt: 1. Kies in de navigatiebalk links het type rapport dat u wilt ontwerpen: rapport, exports of rasterweergave en klik op de knop U kunt nu de tabbladen in de wizard invullen.

~~ 148 ~~

.

149

T

iM

e W

R

iT

twReport

Omdat de wizard voor het ontwerpen van de verschillende soorten rapporten iets van elkaar afwijkt, worden deze afwijkingen in afzonderlijke paragrafen beschreven.

Rapport ontwerpen Tabblad Tabelvelden vullen

1. Klik op het tabblad Tabelvelden. Hier bepaalt u wat er in de kolommen van het rapport komt te staan. 2. Selecteer bij ‘Tabel’ de gegevenssoort die in het rapport verwerkt moet worden. TwReport kan de gegevens groeperen per veld. De velden die u wilt groeperen zet u bovenaan in de lijst. 3. Klik op

om een of meer velden toe te voegen.

Welke velden beschikbaar zijn, is afhankelijk van de hiervoor gekozen gegevenssoort. Onderaan is de totale breedte van de kolommen aangegeven in mm. 4. Door op de waarde te dubbelklikken, kunt u de waarde van de uitvoervelden nog aanpassen. Groep = Ja: veld wordt gegroepeerd; een nieuwe waarde resulteert in een tussenkopje. Het is handig om te groeperen velden bovenaan de lijst te plaatsen. Totaal = Ja: veld wordt getotaliseerd; na elke wijziging van het gegroepeerde veld wordt totaal aantal uren afgedrukt.

~~ 149 ~~

e R

T

150

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual Nwpag = Ja: tussenkopjes worden afgedrukt op nieuwe pagina. 5. Met en kunt u uitvoervelden verplaatsen. Het eerste veld wordt kolom 1, het volgende kolom 2, enzovoort. De gekozen velden worden nu overgenomen op tabblad '1 Tabelvelden':

De veldvolgorde NB De volgorde van de velden is cruciaal. Bij een onjuiste volgorde zullen groeperingen niet functioneren. Eerst de velden waarop gegroepeerd moet worden. In het voorbeeld: Medewerker (1) en Activiteit (2). Hierna komen de velden van de detailregels, van links naar rechts: Datum (3), Duur (4) en Werkzaamheden (5). 1. Plaats het veld Medewerkers met de pijl omhoog toets naar boven in de lijst. 2. Zet 'groep' op Ja om aan te geven dat u wilt groeperen.

~~ 150 ~~

151

T

iM

e W

R

iT

twReport

3. Binnen Medewerkers moet op Activiteiten worden gegroepeerd: verplaats het veld Activiteiten omhoog tot het onder Medewerker staat. 4. Zet 'groep' op Ja en geef in de kolom Totaal aan dat deze groep getotaliseerd moet worden. 5. Het Runtime filter kan gebruikt worden om te kunnen filteren op basis van de inhoud van het betreffende veld. Plaats een vinkje bij het veld waarop het Runtime filter gebruikt moet worden.

Tabblad Selectiefilters U kunt in het rapportontwerp vaste filters instellen: deze worden altijd uitgevoerd. Tijdens het genereren van het rapport bent u in de gelegenheid een tweede, extra filter in te stellen.

~~ 151 ~~

e R

T

152

iM

e W

R

iT

e R


1. Klik op het tabblad Selectiefilters. Hier geeft u op waar de te rapporteren gegevens aan moeten voldoen. De rapportomvang bepaalt of het rapport betrekking heeft op de ingelogde medewerker, diens afdeling of het hele bedrijf. 2. Met 'Filter op veldinhoud' kunt u een of meer criteria opgeven waaraan de selectie moet voldoen. Door op te klikken voegt u een nieuwe filterregel toe. Bij 'en/of' geeft u aan of aan beide regels voldaan moet worden (en) of aan één van beide (of). 3. Vink het selectievakje bij 'Opties' aan als de medewerker zelf nog een extra selectiefilter mag opgeven. 4. Vink het selectievakje bij ‘Top X’ aan als u alleen geïnteresseerd bent in de X grootste waarden. De overige regels worden bij elkaar genomen en als één restregel getoond.

~~ 152 ~~

153

T

iM

e W

R

iT

twReport

Tabblad Opmaakopties vullen

1. Klik op het tabblad Opmaakopties. 2. Klik het selectievakje 'Geavanceerde opmaak via ReportBuilder ontwerpvenster' aan als u de lay-out van het rapport volledig in eigen hand wilt houden. 3. Klik vervolgens op de knop [ReportBuilder…] om het opmaakprogramma te starten. 4. Als u het ontwerp heeft vastgesteld, sluit u ReportBuilder af en komt u terug in TwReport. U kunt het ontworpen rapport nu bewaren. Voor meer informatie over het gebruik van ReportBuilder raadpleegt u de aparte (Engelstalige) handleiding LearnR eportB uilder. 5. Als u geen gebruik maakt van de ReportBuilder, vult u bij 'Layout' de titel, het lettertype en de lettergrootte in. Ook geeft u aan of u het rapport liggend (landscape) wilt afdrukken. 6. Vul ten slotte eventueel de volgende opties in: Eindtotaal aan einde rapport: rapport wordt afgesloten met eindtotaal van de per groep getotaliseerde velden. Toon alle detailregels bij groeperen: alle rapportregels worden afgedrukt. Als dit niet is aangevinkt, worden alleen tussenkopjes en groepstotalen afgedrukt. Veldnaam (titel) opnemen in groepsregels: bijbehorende titel worden gebruikt als groepstussenkopjes.

~~ 153 ~~

e R

T

154

iM

e W

R

iT

e R


Ontwerp opslaan 1. Klik op om het rapport op te slaan. U ziet het venster ‘Ontwerp opslaan’.

2. Geef in het veld ‘Groep’ aan of het een rapport met stamgegevens of een urenrapport betreft. 3. Vul in het veld ‘Naam’ de naam het rapport in, zoals u deze ziet in de rapportkiezer. 4. Klik op [OK] om het rapport op te slaan. 5. Bekijk of de rapportinstellingen goed zijn met

.

Rapportontwerp wijzigen U kunt op drie manieren een rapportontwerp wijzigen: Klik met de rechtermuisknop in de rapportkiezer op het gewenste rapport en kies 'Rapport bewerken' of Klik met de linkermuisknop in de rapportkiezer op het gewenste rapport en klik in de werkbalk op de knop . Klik in de rapportontwerper op

en kies hierna het gewenste rapport.

U kunt alleen ‘eigen’ rapporten openen. De werkwijze is vervolgens hetzelfde als bij een nieuw rapport. U kunt een gewijzigd ontwerp ook opslaan onder een nieuwe naam, via menu Bestand| Bewaar rapportontwerp als…

Exportrapport ontwerpen Exportbestanden zijn bestemd voor een extern programma, zoals dBase, Excel, Word of een XML-editor. Exportrapporten kennen geen opmaak. U kunt het exportrapport zo instellen dat twReport een extern programma opstart, waarmee u de geëxporteerde bestanden verder kunt bewerken. 1. Klik in de navigatiebalk op de knop [Exports]. 2. Klik in de werkbalk op de knop . 3. De ontwerpwizard wordt geopend. Vul nu de tabbladen Tabelvelden en Selectiefilters in, zoals is beschreven bij Rapport ontwerpen. 4. Klik op het tabblad Exportopties.

~~ 154 ~~

155

T

iM

e W

R

iT

twReport

5. Selecteer een exportformaat (DBF, CSV, TXT, XLS, RTF of XML) uit de keuzelijst. 6. Wijzig eventueel de door twReport gesuggereerde bestandsnaam: %d% = datum %t% = tijd %w% = weeknummer TwExport_%d%_%t%.dbf zal op 6 juni 2009 om 14:14 uur dus resulteren in: TwExport_20090606_1414.dbf. Indien gewenst kunt u de naam aanvullen met het volledige pad. 7. Vul bij 'Actie na export' het programma in dat na genereren van het rapport automatisch moet worden gestart. Het rapport kan dan meteen worden bekeken en eventueel bewerkt. 8. Sla het ontwerp op (zie Ontwerp opslaan).

Rasterweergaverapport ontwerpen Een rasterweergaverapport is een variant op een exportrapport. In de rapportontwerper definieert u eenmalig de velden die getoond moeten worde. Vervolgens kunnen de TimeWriter-gebruikers het rasterweergaverapport vanuit de rapportkiezer starten voor een opgegeven periode. Volg voor het maken van een dezelfde stappen als het ontwerpen van een (export) rapport.

Standaardrapporten aanpassen U kunt standaardrapporten gebruiken als basis voor uw eigen rapporten. U kunt ze aanpassen door ze eerst in de rapportkiezer te selecteren, vervolgens naar de rapportontwerper gaan (via de knop in de werkbalk of via de rechtermuisknop, Rapport bewerken). Op deze manier hoeft u niet helemaal vanaf een leeg rapport te beginnen, maar kunt u een reeds bestand rapport gebruiken en deze aanpassen aan uw wensen.

~~ 155 ~~

e R

T

156

iM

e W

R

iT

e R


U kunt een aangepast standaardrapport niet opslaan in de tabel voor standaardrapporten. Uw aanpassing zou dan namelijk bij een programma-update verloren gaan, aangezien deze rapportentabel onder beheer van de leverancier valt. Het programma zal dan ook voorstellen om het rapport in de 'eigen' tabel op te slaan. Wilt u een eigen rapporten gebruiken als basis, dan moet u het gewijzigde rapport niet direct opslaan, maar via menu Bestand | rapport opslaan als… onder een nieuwe naam.

Zelf een rapport samenstellen Voorbereiding Het is aan te bevelen eerst een kleine schets op papier te maken van het uiteindelijke rapport.

Identificeer de benodigde velden, in dit voorbeeld zijn dat: 1 2 3 4 5

Medewerker naam Activiteit naam Datum tijdsblok Duur tijdsblok Werkzaamheden

~~ 156 ~~

157

T

iM

e W

R

iT

twReport

We willen dus groeperen op medewerker (A) en daarbinnen op activiteit (B). Verder zien we dat er aan het einde van een groep activiteiten een subtotaal (C) moet zijn.

Aan de slag Start twReport en kies in de rapportkiezer voor "Nieuw Rapport"

Selecteer de gewenste velden en verplaats ze naar de rechterzijde. Sluit de dialoog af met de knop OK

~~ 157 ~~

e R

T

158

iM

e W

R

iT

e R


De gekozen velden worden nu overgenomen op tabblad '1 Tabelvelden':

~~ 158 ~~

159

T

iM

e W

R

iT

twReport

De veldvolgorde NB De volgorde van de velden is cruciaal. Bij een onjuiste volgorde zullen groeperingen niet functioneren. Eerst de velden waarop gegroepeerd moet worden. In het voorbeeld: Medewerker (1) en Activiteit (2). Hierna komen de velden van de detailregels, van links naar rechts: Datum (3), Duur (4) en Werkzaamheden (5).

~~ 159 ~~

e R

T

160

iM

e W

R

iT

e R


1. Plaats het veld Medewerkers met de pijl omhoog toets naar boven in de lijst. 2. Zet 'groep' op Ja om aan te geven dat u wilt groeperen. 3. Binnen Medewerkers moet op Activiteiten worden gegroepeerd: verplaats het veld Activiteiten omhoog tot het onder Medewerker staat. 4. Zet 'groep' op Ja en geef in de kolom Totaal aan dat deze groep getotaliseerd moet worden.

~~ 160 ~~

161

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

twPlanner

~~ 161 ~~

e R

T

162

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding TimeWriter Planner, ofwel twPlanner, is de projectplanner van TimeWriter. Het is nadrukkelijk geen vervanging voor gespecialiseerde pakketten als MS Project®. Een unieke eigenschap van twPlanner is dat u geplande en gerealiseerde uren met elkaar kunt vergelijken. Zo kunt u leren van eventuele fouten in het verleden en planningen in de toekomst nog nauwkeuriger maken. Een planning bestaat uit een aantal hiërarchisch ingedeelde activiteiten, die zijn uitgezet in de tijd. Op deze activiteiten plant u medewerkers in. Zelfs activiteiten die in de planningsfase niet voorzien waren, maar tijdens de realisatie wel noodzakelijk bleken, worden door TimeWriter herkend en in rapportages opgenomen.Hierdoor biedt TimeWriter u een uniek inzicht in planning versus realisatie, ofwel voorcalculatie en nacalculatie. Een apart onderdeel van twPlanner is Budgetbewaking.

~~ 162 ~~

163

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Configuratie Voordat u een planning in twPlanner maakt, kunt u in twAdministrator de configuratie van twPlanner aanpassen. U doet dit als volgt: 1. Open twAdmin. 2. Kies Taken en Instellingen | Instellingen | Planner. Aan de rechterkant ziet u de configuratie van twPlanner. 3. Klik op de knop Bewerken ( ). 4. U kunt nu de gewenste instellingen aanpassen door op het juiste tabblad te klikken:

Tabblad Stamgegevens

Op dit tabblad kunt u aangeven welke stamgegevens op het hoofdniveau staan en welke gegevens als subniveau onder het gekozen niveau komen. In dit voorbeeld is de klant het hoofdniveau, waaraan u een product koppelt (subniveau 1). Aan een product koppelt u vervolgens activiteiten (subniveau 2).

Uit de keuzelijsten kunt u zelf andere stamgegevens selecteren.

Tabblad Uren buiten planperiode

Bij het vergelijken van de geplande en de gerealiseerde uren telt TimeWriter standaard de uren van een periode die tussen de vroegst ingeplande activiteit en de laatst ingeplande activiteit ligt. Soms kan het echter nodig zijn uren buiten die periode mee te tellen, bijvoorbeeld als al eerder tijd aan het desbetreffende project is besteed. Met M arge startdatum kunt u opgeven hoeveel dagen TimeWriter voor de vroegst ingeplande activiteit moet kijken of er uren aan het project zijn besteed. Met M arge einddatum geeft u aan hoeveel dagen Timewriter na de laatst

~~ 163 ~~

e R

T

164

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual ingeplande activiteit moet kijken of er nog uren zijn besteed.

Tabblad Ongeplande uren

Standaard telt TimeWriter alleen de uren mee van medewerkers die in de planning aan een activiteit zijn gekoppeld. Ook worden activiteiten die wel zijn geboekt, maar niet zijn ingepland niet meegeteld. Soms kan het echter nodig zijn dit soort uren wel mee te tellen, bijvoorbeeld omdat de klant inzage wil in alle gefactureerde uren. Uitgangspunt is dat een urenboeking altijd moet zijn geboekt op een Product (= de taak van het hoogste niveau) en de geboekte uren in de desbetreffende planningsperiode moeten vallen. Bij 'Meetellen ongeplande uren' kunt u opgeven dat geboekte uren van nietgeplande medewerkers, niet-geplande activiteiten en/of niet-geplande producten toch moeten worden meegeteld. Als de vakjes zijn aangevinkt, worden deze uren in de telling meegenomen.

Tabblad Voortgangscontrole

Als u de voortgang van uw planningen wilt bijhouden, kunt u op dit tabblad aangeven hoe vaak u een planningsvoortgangscontrole wilt uitvoeren. Zie verder het onderdeel Voortgangscontrole in het hoofdstuk Werken met TimeWriter Planner.

~~ 164 ~~

165

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Stamgegevens controleren Om een planning te kunnen maken in twPlanner hebt u stamgegevens nodig, zoals de namen van klanten en de activiteiten die uw medewerkers kunnen uitvoeren. Het is dan ook aan te raden om eerst in twAdministrator de stamgegevens te controleren en waar nodig aan te passen of aan te vullen. 1. Open twAdministrator. 2. Klik op het tabblad Gegevens. 3. Klik op het type stamgegevens dat u wilt bekijken of aanpassen, bijvoorbeeld ‘Product’. 4. Klik op het product dat u wilt wijzigen en klik op de knop Bewerken ( ). 5. Wijzig de gewenste gegevens. Als de juiste stamgegevens nog niet in de lijst staan, kunt u deze toevoegen met de knop

.

~~ 165 ~~

e R

T

166

iM

e W

R

iT

e R


Planningen Als u voor het eerst met twPlanner werkt, zijn er nog geen planningen beschikbaar. U kunt als volgt een nieuwe planning aanmaken: 1. Start twPlanner. 2. Log in met uw inloggegevens voor TimeWriter. Omdat er nog geen bestaande planningen zijn, start u direct in een lege planning. Als er al wel planningen zijn en u wilt een nieuwe planning beginnen, dan klikt u op OK zonder een bestaande planning aan te vinken. U kunt de planning nu vullen.

~~ 166 ~~

167

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Nieuwe planning maken 1. Klant toevoegen De eerste stap die u doet als u een nieuwe planning maakt, is het toevoegen van een klant. Dit gaat als volgt: 1. Klik onder in beeld op de knop Nieuw of klik in de werkbalk op de knop 2. Open de keuzelijst achter ‘Klant’ en kies de gewenste klant. 3. Klik op de knop [Opslaan] of op de knop

.

in de werkbalk.

2. Product toevoegen Als u een klant hebt toegevoegd, kunt u producten/projecten toevoegen aan de planning die u voor deze klant uitvoert. Dit gaat als volgt: 1. Klik onder in beeld op de knop [Nw subitem] of klik in de werkbalk op de knop . 2. Open de keuzelijst achter ‘Product’ en kies het gewenste product. 3. Klik op de knop [Opslaan] of op de knop

in de werkbalk.

3. Activiteiten toevoegen Als u een product/project hebt toegevoegd, kunt u de taken gaan inplannen die bij dit product horen. Dit gaat als volgt: 1. Klik onder in beeld op de knop [Nw subitem] of klik in de werkbalk op de knop . 2. Open de keuzelijst achter ‘Activiteit’ en kies de gewenste activiteit. 3. Kies uit de keuzelijsten de geplande begin- en einddatum van de activiteit. 4. Typ in het veld Begroot aantal uren het geplande aantal uren in dat aan de activiteit besteed mag worden. 5. Vink aan of u van deze activiteit een voortgangscontrole wilt bijhouden. Voortgangscontrole houdt in dat de geplande medewerkers voor een taak regelmatig wordt gevraagd hoeveel uren ze nog denken te besteden aan die taak, zodat u inzichtelijk krijgt of deze taak uitloopt of niet. 6. Klik op de knop [Opslaan] of op de knop

in de werkbalk.

De activiteit staat nu in de planning.

4. Medewerkers aan een activiteit koppelen Als laatste koppelt u uw medewerkers aan de juiste activiteiten in de planning. Dit gaat als volgt: 1. Klik op de activiteit waaraan u een of meer medewerkers wilt koppelen. 2. Klik onder in beeld op de knop [Medewerkers] of klik in de werkbalk op de knop . Het venster Middelen verschijnt:

~~ 167 ~~

e R

T

168

iM

e W

R

iT

e R


3. Klik op de knop

.

4. Selecteer in de rechterkolom de medewerker(s) die u aan de activiteit wilt koppelen en klik op de knop verplaatsen. Met de knop linkerkolom. 5. Klik op [OK].

om de medewerker(s) naar de linkerkolom te verplaatst u alle medewerkers in één keer naar de

~~ 168 ~~

169

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

6. Klik in de kolom 'Toegekende uren' en typ het aantal uren in dat de medewerker aan de activiteit mag besteden. 7. Klik op OK. De planregel is nu toegevoegd aan de planning. Onderin het scherm ziet u het percentage toegekende uren staan. Als dit percentage niet op 100% staat, weet u dat u nog medewerkers aan de taak moet toekennen.

~~ 169 ~~

e R

T

170

iM

e W

R

iT

e R


Bestaande planning openen en aanpassen U kunt bestaande planningen inzien en wijzigen. Als u twPlanner start, ziet u een venster, waar u reeds gemaakte planningen kunt openen:

1. Vink de planning(en) aan die u wilt bekijken of aanpassen. 2. Klik op [OK]. U kunt de planning nu aanpassen met onderstaande knoppen. Bij de module autorisaties in twAdministrator kan de toegang naar de planningen worden ingesteld. Let op! Als u niets selecteert, verschijnen alle planningen (die geselecteerd kunnen worden)

Taken maken en aanpassen Taak toevoegen op het geselecteerde niveau Taak toevoegen onder het huidige niveau (subtaak) Taak bewerken Taak verwijderen Taak opslaan Annuleren Medewerkers toekennen aan de geselecteerde taak (kan alleen bij taken op het laagste niveau) Taak hoger plaatsen

~~ 170 ~~

171

T

iM

e W

R

iT

twPlanner Taak toevoegen op het geselecteerde niveau Taak lager plaatsen

U kunt taken van het laagste niveau met de muis verslepen of verlengen. Om te verlengen, houdt u de muis bij de einddatum (rechts). De muiscursor verandert in een pijltje naar rechts.

Als u dubbelklikt op een taak links in de lijst, dan wordt deze in het diagram links uitgelijnd.

~~ 171 ~~

e R

T

172

iM

e W

R

iT

e R


Voortgangscontrole Met twPlanner is kunt u de voortgang van activiteiten controleren tijdens de uitvoering van de activiteit. Als u bij een activiteit de optie 'Voortgangscontrole' hebt aangevinkt, dan zal twPlanner periodiek bij opstarten een dialoogvenster tonen, waarin de medewerker wordt gevraagd om voor die activiteit(en) aan te geven hoeveel tijd hij er nog aan denkt te zullen besteden. Zo signaleert u al vroegtijdig of een taak gaat uitlopen. Als een taak bijvoorbeeld is gepland voor 40 uur en de medewerker geeft na het boeken van in totaal 20 uur al aan nog 30 uur nodig te hebben, dan kunt u dus al halverwege de geplande taak een dreigende overschrijding signaleren. Klik in de navigatiebalk op de knop [Planner voortgangscontrole] of kies in de menubalk voor Navigatie | Planner voortgangscontrole. In het overzicht ziet u hoeveel uren als zijn gerealiseerd ten opzichte van de begrote uren.

~~ 172 ~~

173

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Planning afdrukken Als u uw planning op papier wilt bekijken, kunt u de planning afdrukken. Dit doet u als volgt: 1. Open de planning die u wilt afdrukken. 2. Klik op de knop Afdrukken (

).

Het afdrukvenster verschijnt:

3. Pas eventueel de afdrukinstellingen aan: · Pagina instellingen: hier kunt u de pagina’s schalen of passend maken op een bepaald aantal pagina’s. · Afdrukbereik: hier geeft u aan welke pagina’s van de planning u wilt afdrukken. U kunt hier ook aangeven dat u alleen de planning over een bepaalde periode wilt zien. · Toon: als het selectievakje voor ‘Raster’ is aangevinkt, wordt links in beeld de tabel met producten en activiteiten afgedrukt. Als ‘Gantt’ is aangevinkt, wordt de grafiek met de daadwerkelijke planregels afgedrukt. · Voorbeeld: hiermee krijgt u een afdrukvoorbeeld. 4. Klik op [OK] om de planning af te drukken.

~~ 173 ~~

e R

T

174

iM

e W

R

iT

e R


Afdrukvoorbeeld In het venster Print (knop Voorbeeld) of met de optie Bestand | Afdrukvoorbeeld opent u een afdrukvoorbeeld van de planning. Zo ziet u wat er precies wordt afgedrukt.

Met de keuzelijst achter ‘Zoom’ kunt u in- en uitzoomen op de planning. In het veld ‘Page map’ kunt u direct naar een andere pagina in de planning. Klik op [Close] om het afdrukvoorbeeld te sluiten.

~~ 174 ~~

175

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Budgetten Een apart onderdeel in twReport is Budgetbewaking. In dit onderdeel kunt u budgetten (in uren of in geld) koppelen aan urenboekingen. Dit doet u door de stamgegevens (medewerkers, producten, klanten, activiteiten, etc.) waarop een urenboeking is gedaan te definiëren. Als het aantal geregistreerde uren boven het aangegeven budget komt, krijgen de bewakers van het budget een signalering via twClient.

~~ 175 ~~

e R

T

176

iM

e W

R

iT

e R


Budgetbewaking Budgetten aanmaken Voordat u de budgetten kunt controleren, moet u in het onderdeel Budgetten aangeven op welke stamgegevens gecontroleerd moet worden. Dit doet u als volgt: 1. Kies Budgetbewaking | Budgetten.

2. Klik op de knop [Nieuw budget] (

).

~~ 176 ~~

177

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

3. Vul de volgende gegevens in: Veldnaam Toelichting Budgetnaam Geef een omschrijving van het budget. Deze naam verschijnt straks in de linkerkolom. Budgettype Hier geeft u aan of u het budget wilt uitdrukken in uren of euro's (tarief). Kiest u voor Tarief, dan worden alle tarieven binnen het project bij elkaar opgeteld. TimeWriter bewaakt dan het totaal van de tarieven. Kiest u voor Uren dan worden alle geregistreerde uren bij elkaar opgeteld. Budget Hier geeft u het budget in uren of euro’s op, afhankelijk van het gekozen budgettype. Van t/m Vul de periode in waarop het budget betrekking heeft. Signaleren bij Geef het percentage op, waarbij de budgetbewaker een signalering krijgt. Status

Niet actief = budget wordt niet bewaakt. Actief = budget wordt bewaakt; grenswaarde is nog niet overschreden. Overschreden = grenswaarde is overschreden

Gesignaleerd = grenswaarde is overschreden, maar dit wordt niet meer gesignaleerd Let op! Laat deze waarde op Actief staan. TimeWriter past zelf de status tijdens de bewaking aan. 4. Selecteer op het tabblad Budgetitems van elk stamtype de medewerkers, producten, klanten en activiteiten door ze van de rechterlijst naar de linkerlijst te

~~ 177 ~~

e R

T

178

iM

e W

R

iT

e R


verplaatsen met de knop stamgegevens in de lijst).

(alleen geselecteerde stamgegeven) of

(alle

Let op! Als u een linkerlijst leeg laat, worden alle stamgegevens van dat type meegeteld voor het budget. 5. Selecteer op het tabblad Bewakers een of meer budgetbewakers. Dit zijn medewerkers die het budget in de gaten moeten houden. Zij krijgen een signalering in twClient, zodra het budget wordt overschreden.

6. Klik op Opslaan ( ). Zodra een medewerker uren boekt, worden deze uren bij het budget opgeteld als: Alle aspecten van de boeking voorkomen in de lijst met budgetitems of als de lijst leeg is. Het een urenboeking is van een medewerker die voorkomt in de linkerlijst van het tabblad Medewerkers. Als die lijst leeg is, worden de uren van alle medewerkers geteld.

Budgetten inzien Als u een budget hebt aangemaakt, kunt u verschillende gegevens van de budgetten inzien:

~~ 178 ~~

179

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Met deze knop berekent u de huidige waarde van uw budget. TimeWriter berekent de gerealiseerde uren of het gerealiseerde bedrag en toont dit in het veld ‘Waarde’. Als door herberekening het budget wordt overschreden, zal ook de status veranderen. Met de knop opent u de budgetdetails. Hier ziet u precies hoe het budget is opgebouwd.

~~ 179 ~~

e R

T

180

iM

e W

R

iT

e R


Budgetcontrole Als er een of meer budgetten zijn ingesteld, zal TimeWriter automatisch het budget controleren. Als een budgetbewaker twClient start en een bepaald, in te stellen percentage, van het budget is overschreden, dan krijgt hij hier een melding van:

U kunt nu aangeven dat u bij een ander percentage opnieuw wilt signaleren of aangeven dat het budget is overschreden.

Handmatige budgetcontrole U kunt budgetten ook handmatig controleren: Kies in twClient voor Controle | Budgetcontrole of in twPlanner voor Budgetbewaking | Budgetcontrole. In het scherm Budgetcontrole krijgt u inzicht in de actuele stand van alle gedefinieerde budgetten:

~~ 180 ~~

181

T

iM

e W

R

iT

twPlanner

Als u een budget selecteert, dat is overschreden, dan ziet u linksboven in beeld een uitroepteken ( ). Als u hier op klikt, dan kunt u in het vervolgscherm aangeven of u opnieuw gewaarschuwd wilt worden bij een hoger percentage of dat het budget is overschreden.

~~ 181 ~~

e R

T

182

iM

e W

R

iT

e R


~~ 182 ~~

183

T

iM

e W

R

iT

twOutlook

twOutlook

~~ 183 ~~

e R

T

184

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding Met de plugin voor MS Outlook® kunt u afspraken uit Outlook kopiëren naar TimeWriter. U selecteert de afspraken in Outlook die u wilt importeren en klikt op de knop [Exporteer afspraken]. Er worden dan afspraakbestanden gemaakt, die u in twClient kunt inlezen.

~~ 184 ~~

185

T

iM

e W

R

iT

twOutlook

Installatie Voordat u afspraken kunt exporteren, moet u de plugin installeren: 1. Sluit Outlook af. 2. Voer Install_nl.exe. Standaard staat dit bestand in C:\TimeWriterPro\twOutlook. Gebruikt u een Engelstalige versie van Outlook, kies dan voor Install_en.exe.

~~ 185 ~~

e R

T

186

iM

e W

R

iT

e R


Configuratie Outlook U kunt de plugin opties aanpassen in Outlook. 1. Kies het menu-item Extra | Opties. 2. Selecteer het tabblad TimeWriter.

Op deze tab kunt u de plugin aanpassen aan uw situatie; het bevat de volgende onderdelen: Export map Plaats waar de afspraakbestanden worden bewaard. Deze map wordt zowel door de plugin als door twClient gebruikt. Voor TimeWriter stelt u dit in de Administrator in (Taken en instellingen | Instellingen | Koppeling met Outlook, bij Map voor bestanden uit Outlook) Gebruikersnaam In sommige gevallen kan het opvragen van de Outlookgebruikersnaam een beveiligingsdialoog oproepen. U kunt dit voorkomen door hier een gebruikersnaam op te geven. Exporteer Locatie en Exporteer Opmerkingen

Het exporteren van locaties en opmerkingen kan een beveiligingsdialoog oproepen. Als u dit wilt voorkomen en ‘Locatie’ en ‘Opmerkingen’ niet nodig hebt, kunt u ze hier uitvinken.

~~ 186 ~~

187

T

iM

e W

R

iT

twOutlook

Contiguratie TimeWriter Bij Taken en instellingen|Instellingen|Koppeling met Outlook (in twAdministrator) kunt u opgeven hoe de van Outlook afkomstige bestanden moeten worden ingelezen. De volgende tabel geeft een overzicht van de te gebruiken identificatiestrings (die een waarde uit een afspraakbestand representeren) en hun betekenis: Identificatie Betekenis Start Begintijd Stop Eindtijd Task Onderwerp van de afspraak Remark Opmerkingen bij de afspraak Contact Locatie van de afspraak WindowsUser Bij Windows aangemelde gebruiker AgendaUser Bij Outlook aangemelde gebruiker

Koppelingen tabel TimeWriter onthoudt de koppelingen tussen de omschrijvingen in de afspraken en de stamgegevens in TimeWriter. Deze koppelingen kunnen worden opgeruimd op het tabblad Koppelingen tabel.

~~ 187 ~~

e R

T

188

iM

e W

R

iT

e R


Outlook-afspraken importeren Exporteren vanuit Outlook

1. Selecteer in de agenda de afspraken die u in TimeWriter wilt importeren. 2. Klik op [Exporteer afspraken] in de TimeWriter-knoppenbalk. De geselecteerde afspraken kunnen nu in TimeWriter worden geïmporteerd. Gebruik eventueel de Shift-toets om meerdere afspraken te selecteren.

Importeren in twClient 1. Open twClient. 2. Klik in de werkbalk op de knop [Importeer Outlook afspraken] om de afspraken in TimeWriter te importeren.

Het scherm met tijdvakgegevens verschijnt. Aan de bovenkant ziet u de afspraken die voor de actieve gebruiker bestemd zijn.

~~ 188 ~~

189

T

iM

e W

R

iT

twOutlook

Via de knop

kan de afspraak worden bewerkt en opgeslagen als een

urenboeking. Moet de afspraak niet geimporteerd worden? Klik dan op geselecteerde afspraak uit de lijst te verwijderen.

om de

Het programma is ‘zelflerend’ en onthoudt eerder ingevulde gegevens, zodat u na verloop van tijd steeds minder hoeft in te vullen.

~~ 189 ~~

e R

T

190

iM

e W

R

iT

e R


~~ 190 ~~

191

T

iM

e W

R

iT

twPDA

twPDA

~~ 191 ~~

e R

T

192

iM

e W

R

iT

e R


Inleiding Met een PDA kunt u ook onderweg uw uren bijhouden. Hiervoor moet u de losse PDA Client installeren. Dit programma vindt u om de submap twPDA in de map TimeWriter Pro. TwPDA is geschikt voor PDA’s met het besturingssysteem Pocket PC. Het is niet geschikt voor het besturingssysteem PALM OS.

~~ 192 ~~

193

T

iM

e W

R

iT

twPDA

Installatie Het installatieprogramma maakt gebruik van Microsoft ActiveSync. Download dit programma zo nodig van de site van Microsoft (http://www.microsoft.com/ windowsmobile/downloads/default.mspx). TwPDA maakt gebruik van het .NET framework (versie 1.1). Dit programma wordt meegeleverd met TimeWriter, het moet geïnstalleerd zijn op uw PDA. U kunt de PDA Client op meerdere manieren installeren: Voer install_pda.bat in de submap twPDA uit. Selecteer in twClient de optie Installeer PDA Client in het menu van de knop [PDA].

Kopieer het bestand TimeWriter.cab handmatig naar de PDA en selecteer het op de PDA om het te installeren. Installeer eerst Dotnet.cab! N.B. Als u Microsoft. NET CF 2.0 nog niet op uw PDA hebt staan, dan moet u deze eerst installeren, voordat u TimeWriter.cab installeert. Installatie daarvan is iets lastiger, omdat u dan moet bepalen welke versie u nodig hebt. De volgende versies worden meegeleverd: Windows CE 4: wce400\armv4\NETCFv2. ppc.armv4.cab Windows CE 5: wce500\armv4i\NETCFv2. wce5.armv4i.cab Windows mobile 5: wce500 \armv4i\NETCFv2.wm.armv4i.cab Als u install_pda.bat gebruikt of de PDA Client vanuit twClient installeert, dan wordt ActiveSync aangeroepen om de PDA client te installeren. Tijdens de installatie wordt geprobeerd om verbinding te maken met uw PDA om de bestanden te kopiëren. Als dit niet lukt krijgt u de volgende melding:

Als de PDA wel wordt gevonden, of als u later de PDA met de computer verbindt, dan worden de benodigde onderdelen automatisch op uw PDA worden geïnstalleerd. Volg eventuele instructies op de PDA op. Voordat u de eerste keer uw uren op de PDA kunt gaan boeken, moet u de PDA synchroniseren vanuit twClient (zie verderop). Daarna kunt u op uw PDA werktijden invoeren en bij thuiskomst synchroniseren met TimeWriter Client.

~~ 193 ~~

e R

T

194

iM

e W

R

iT

e R


Uren boeken met uw PDA 1. Start de PDA Client via het TimeWriter-pictogram in de groep ‘Programs’.

2. Klik op menu en kies Boeken.

Het volgende scherm verschijnt:

~~ 194 ~~

195

T

iM

e W

R

iT

twPDA 3. Vul Dag, Van, Tot en een of meer stamgegevens in en klik op [Volgende]. Het volgende scherm verschijnt:

4. Vul de gebruikersgegevens in en klik op [Volgende]. U ziet nu de eerder ingevoerde urenboekingen.

5. U kunt nu boekingen bewerken of verwijderen. Klik op [Volgende] om een nieuwe boeking in te voeren. U kunt dit scherm ook direct openen: 1. Klik op Menu en kies Urenlijst.

~~ 195 ~~

e R

T

196

iM

e W

R

iT

e R

TimeWriter PRO Manual 2. Klik op Bestand en kies vervolgens Afsluiten:

~~ 196 ~~

197

T

iM

e W

R

iT

twPDA

PDA Synchroniseren U kunt de gegevens op uw PDA eenvoudig synchroniseren met de gegevens op uw PC: 1. Verbind de PDA met de PC waarop twClient draait. 2. Start twClient en klik op het pictogram voor synchroniseren ( ). Hierna worden de urenboekingen van de PDA gekopieerd naar de centrale database van TimeWriter. Ook worden vanuit de centrale database van TimeWriter stamgegevens gekopieerd naar de PDA. Op de PDA ziet u dus alleen de stamgegevens waarvoor u geautoriseerd bent. Als u meerdere rollen hebt, ziet u tijdens het synchroniseren een dialoog, waarin u een rol moet selecteren. Alleen de stamgegevens van de gekozen rol worden naar de PDa gekopieerd. Bij het synchroniseren, vanuit de registratie client, worden de urenboekingen op een aantal punten gecontroleerd. Om het synchroniseren sneller te laten verlopen is dit aantal punten overigens gering. Het is daarom mogelijk op de PDA boekingen aan te maken die tijdens het synchroniseren tot een validatieconflict leiden. Dergelijke conflicten moet u bij het synchroniseren oplossen.

~~ 197 ~~

e R

T

198

iM

e W

R

iT

e R


~~ 198 ~~

199

T

iM

e W

R

iT

twPDA

Index

-Ffavorieten 100 Feestdagen 109 fileserver 26, 29

-AAccordering 57, 111 accorderingsniveau 57, 111 accorderingsniveaus 57 ActiveSync 193 Administratie 22 Administratie opzetten 57 Administrator 22 afdrukvoorbeeld 135 Applicatieserver 22, 28, 44 Aspect 22 Aspectcombinaties 15, 22, 67 Aspecten 57 Autorisaties 15, 22, 67

-B-

Gebruikersvelden 22, 34, 57, 92 Gegevenstoegang 57 Genereer rapportage query gegevens Grafiek 139 Groepen 22, 67

-Hhelpdesk 49 Herindexeren 48 Hoedanigheid 22

-I-

Bestanden optimaliseren 48 Budgetbewaking 114, 162, 176 Budgetcontrole 114, 180

-C-

importeren 87, 184 Inloggen 55 installatiewizard 27 Instellingen 75

-L-

Centrale fileserver Client 22 Clients installeren combinaties 67 Conversie 30 Conversiefuncties

26 Loginnaam 29

48

Medewerker 57 Medewerkerrapporten 133 Meerdere administraties 18, 31 Moduleautorisatie 73 MS Outlook® 184 MS Project® 162

139

-EExporteren vanuit Outlook extra selectiefilter 133

57

-M-

-DDraaitabel

-G-

-N188 Navigeren 90 Nieuwe planning

© 2011 Enter your company name

~~ 199 ~~

167

48

e R

T

200

iM

e W

R

iT

e R


-OOff-line boeken 14 onderhoud 75 Opschonen Urenboekingen 80 Overstappen van Standaard op Pro

-PPDA Synchroniseren 197 Periodeblokkering 75 Pivottable 139 Planning afdrukken 173

-RRapport afdrukken 135 Rapport genereren 133 rapportkiezer 133 Raster 139 RasterWeergave 132, 139 Referentieuren 57 Relaties 67 Runtime filter 133, 135

-T-

31

-UUrenrapporten

133

-V-

-Sselectiefilter 133 serverinstellingen 44 Servertaken 80 Sneltoetsen 107 Stamgegevens 15, 22 Stamgegevens importeren Stamrapporten 133 Stamtypes 57 Stamtypes instellen 34 Standaardrapporten 132 Stopwatch 92 Support 49 Systeemeisen 10

30

Tarief 92 Tariefafspraken 86 Tarieffactor 57 Tarieven blokkeren 75 Terugkerende taken 92 Tijdelijke bestanden wissen 48 TimeWriter Pro als service 51 Toegang 73 Toegekende uren 167 Toetscombinatie 90 TwAdministrator 11, 54 TwAppSrv 11, 44 twClient 12, 90 Twee Timewriter Pro Servers installeren twOutlook 183 twPDA 192 twPlanner 13, 162 twReport 12 TwService 11, 51

87

Vaste urenlijst 100 veldvolgorde 156 vergrendeld 111 Verlofadministratie 116 Verlofbeheer 84 Verlofjaar 84 Verlofoverzicht 109 verlofrechten 84 verlofsoort 84, 109 Voer geplande taken uit 48 Voortgangscontrole 117, 172

-WWebClient 12 webserver 11, 44 Weekraster 90

Tabelvelden' 156 Takenplanner 80

© 2011 Enter your company name

~~ 200 ~~

TimeWriter PRO Manual ~~ 2 ~~

Recommend Documents

TimeWriter PRO Manual 2