TimeManager ERP voor Dienstverleners
SalesManager Software © 2013 –The Customer Centric Software Company
2
Inleiding Bent u werkzaam in Professional Services? Met onze geïntegreerde CRM en Project Management software heeft u het juiste inzicht in elk uit te voeren traject, van lead tot en met de facturatie. TimeManager biedt een totaaloplossing voor zakelijke dienstverleners.
SalesManager CRM biedt met TimeManager een integrale automatisering van de primaire processen binnen uw organisatie, met als doel een efficiënte inzet van mensen, uren en aanwezige kennis in projectverband. Voor het efficiënt managen van mensen en projecten gaan veel dienstverleners over tot de aanschaf van bedrijfsbrede automatiseringsoplossingen, te weten Professional Services Automation (PSA). De voordelen van TimeManager op een rij Met SalesManager’s Web- of Windows gebaseerde TimeManager, heeft u, geïntegreerd met uw CRM applicatie, toegang tot al uw bedrijfskritische processen. TimeManager biedt: •
Projectmanagement
•
Urenverantwoording (Timesheets)
•
Rapportage
•
Human Resources
•
Ondersteuning van complexe tarievenstructuren
•
Integratie met financiële administraties zoals Cash, Coda, Exact, Navision, SAP, Snelstart en Twinfield
•
Integratie met andere modulen zoals Service Management en E-mail Marketing tools
•
Mobiele oplossingen (o.a. iPad, iPhone en Android)
Project Management Vanuit orders of contracten die vanuit verkoopkansen zijn vastgelegd kunt u uw projectadministratie starten. Relevante orderinformatie zoals prijsafspraken en gebudgetteerde uren zijn beschikbaar bij het plannen en vervolgens bewaken van projecten. Door in TimeManager projecten aan te maken kunt u precies zien wie wat en wanneer doet, wat de planning en het budget is, en hoeveel er nog gedaan moet worden. Bovendien kunt u op deze manier gemakkelijk facturen produceren om naar uw klanten te sturen. In TimeManager worden projecten onderverdeeld in fasen en taken. Door deze onderverdeling houdt u makkelijker overzicht op de voorgang. De taken kunt u vervolgens toewijzen aan uw medewerkers. Zij kunnen aangeven hoeveel tijd eraan is besteed. Wanneer een medewerker een taak voltooid heeft kan dit van de checklist afgevinkt worden en kan er eventueel een factuur worden opgesteld.
3
TimeManager ondersteunt complexe tarieven, inclusief opslagen. Deze opslagen kunnen in het verkooptraject reeds worden vastgelegd. Meerdere typen opslagen kunnen worden aangemaakt, inclusief de periode waarvoor zij gelden.
Voor de medewerker wordt de opslag alleen zichtbaar indien dit van toepassing is. Hierbij wordt duidelijk aangegeven om welke toeslag het gaat, en in onderstaand voorbeeld is het alleen mogelijk uren te boeken op de weekendtoeslag voor de zaterdag en de zondag.
Samengevat biedt de projectadministratie: •
Inzicht in budget en planning per project, fase en of taak
•
Inzicht in wat er nog gedaan moet worden
•
Snelle invoer van uren en kosten en declaraties op projecten met vrije omschrijvingen
•
Vrije periode indeling (week, maand, jaar)
•
Inzicht in de winstgevendheid van projecten
•
Mogelijkheid van werken met toeslagen
•
Betere procesbewaking
•
Totaal inzicht: Van eerste klantcontact tot aan facturering en urenregistratie binnen een project
•
Geïntegreerde workflow ook beschikbaar binnen uw projectadministratie
•
Mogelijkheid tot het inrichten van complexe projecten door gelaagdheid van fasen, taken en activiteiten.
•
Beschikbaarheid van een op te bouwen bibliotheek van veelvoorkomende projecten, fasen en taken
•
Facturatie geïntegreerd op basis van diverse scenario’szoals vaste prijs, termijnen, projectvoortgang.
4
Alle medewerkers kunnen in TimeManager bijhouden hoeveel uren zij gemaakt hebben en er wordt bijgehouden hoeveel uren men verlof neemt en hoeveel vrije uren zij nog over hebben. De vastlegging van de weekstaat wordt door het gebruik van profielen snel en efficiënt vormgegeven. Geplande activiteiten en afspraken kunnen bij het afsluiten van de activiteit automatisch worden opgenomen in de weekstaat. Hierbij kan desgewenst gescheiden de reistijd worden opgenomen. Veel gebruikte, terugkerende activiteiten kunnen uit oudere registraties worden gebruikt in de actuele weekstaat. Hierdoor is het vullen van een weekstaat geen arbeidsintensieve taak maar slechts een controle van dagelijkse werkzaamheden. De gebruiker heeft de beschikking over de activiteitstypes waarvoor deze is geautoriseerd. Vergissingen worden hiermee uitgesloten. Bovendien wordt rekening gehouden met contracturen, vakantiedagen en feestdagen. Hierdoor verkrijgt u tevens een uitstekend inzicht in gewerkte overuren en opgenomen vakantiedagen. Door in de activiteitsprofielen van gebruikers ook de prijs van de uren, eventueel afwijkend voor een specifiek project of debiteur, op te nemen kunnen deze bij regieprojecten direct worden verwerkt voor facturatie. Regieprojecten kunnen hierdoor beter worden gemanaged en direct worden gefactureerd. Samengevat biedt de urenverantwoording: •
Inzicht in de productiviteit en opbrengsten van medewerkers
•
Verlof overzichten, met indien gewenst de mogelijkheid voor aanvragen van verlof uren.
•
Inzicht in gewerkte overuren
•
Inzicht in het ziekteverzuim
•
Controle op normuren met dagtelling
•
Inzicht in persoonlijke budgetten van medewerkers
5
Facturatie. Indien men vanuit de projectadministratie wil factureren, dan biedt TimeManager op overzichtelijke wijze deze mogelijkheid. Vanuit het project kan direct worden gefactureerd, of er kan een factuurvoorstel worden aangemaakt binnen de financiële administratie. Door middel van het vrijgeven en fiatteren van uren vindt er een controle slag plaats op de gemaakte en te factureren uren.
Scherm met het overzicht van vrijgegeven en gefiatteerde uren van waar met de facturering kan opstarten
6
Rapportage mogelijkheden. Met Crystal Reports biedt TimeManager uitgebreide rapportage mogelijkheden aan. Pas zelf uw eigen rapportage aan. Alle rapporten zijn opgebouwd met Crystal Reports van Business Objects. Crystal Reports runtime wordt standaard meegeleverd als onderdeel van TimeManager. Indien u zelf rapporten wilt maken heeft u de designer versie van Crystal Reports nodig. Hierdoor bent u niet alleen in staat om bestaande rapporten aan te passen, maar ook zelf rapporten te creëren. Standaard wordt op elk object van SalesManager een aantal basisrapporten meegeleverd.
7
Technologie, Koppelingen en CRM De SalesManager Software suite is volledig aanpasbaar op elke niveau en is te koppellen met elke back-end systeem.
Integratie met Financiële administraties SalesManager Software biedt standaard bijdirectionele interfaces aan naar een aantal ERP en financiële systemen. NAW- en artikelgegevens, omzet, openstaande nota’s, orders en facturen kunnen naar voren gebracht worden vanuit de BackOffice naar SalesManager Software producten. SalesManager Software producten zijn in staat orderinformatie, factuurgegevens en journaalposten te leveren aan ERP en financiële administratieve systemen. Systemen waar wij interfaces voor leveren zijn onder andere Baan, Bestmate, Coda, Exact, JBA, King, Movex, Navision, Oracle, SAP, Snelstart, Twinfield en Unit 4. In principe kunnen interfaces geleverd worden voor elk willekeurige ODBC of XML bron.
Technologie Alle producten van SalesManager Software zijn beschikbaar als Web, Windows en Mobiele oplossingen. De producten zijn volledig aanpasbaar op scherm, data model en business logica niveau. Microsoft MS SQL Server en Oracle worden als databases ondersteund. De suite is in 13 talen beschikbaar.
Customer Relation Management (CRM) TimeManager is volledig geïntegreerd in SalesManager CRM, onze award winning oplossing voor Sales, Marketing en Service Management. Meer informatie over de hele suite kunt u vinden op onze website op http://www.salesmanager.com/smcapmannl.pdf
