Customer Case Story. OTYS Software

Customer Case Story OTYS Software De Nederlandse dienstenleverancier OTYS biedt werkgevers een totaaloplossing voor het effectiever zoeken en aantrekken van kandidaten, plaatsen van vacatures, matchen en communiceren, managen van recruitmentprocessen en meten van conversie. Via Software-as-a-Service (SaaS) bouwt, onderhoudt en administreert OTYS jobboards, candidate contact centers, kandidaat-volgsystemen en CRM-oplossingen voor meer dan 700 klanten in Nederland, België, Engeland, Tsjechië, Frankrijk en de Verenigde Staten. Meer informatie: www.otys.eu

[email protected] • www.unitt.nl • +31 20 716 88 98

Our Technology Your Solution

OTYS online rekruteringsplatform levert harde servicegaranties met Unitt Private Cloud OTYS, de marktleider in Nederland in oplossingen voor online rekrutering, koos voor Unitt als hostingpartner. De klanten van OTYS kiezen voor een integrale automatisering van hun rekruteringsproces op basis van Software-as-a-Service (SaaS). Dankzij de Private Cloud-architectuur van Unitt genieten zij van een flexibel uitbreidbare infrastructuur met een hoge performance en maximale servicegaranties.

[email protected] • www.unitt.nl • +31 20 716 88 98

Begin 2013 koos OTYS resoluut voor Private Cloud-hosting van Unitt voor haar Software-as-a-Service-platform. De Nederlandse dienstverlener is marktleider in procesautomatisering voor de werving en selectie door gespecialiseerde kantoren en grote werkgevers zoals Leen Bakker en de Nederlandse Spoorwegen. Klanten van OTYS genieten dankzij de Private Cloud van ijzersterke performance- en uptimegaranties. “OTYS levert al meer dan tien jaar Software-as-a-Service (SaaS). Vandaag heeft iedereen het over de Cloud. Voor ons is dit altijd al de basis geweest van ons businessmodel”, zegt Laura Zijlstra, managing director van OTYS. “We bieden een software-oplossing voor werving en selectie, waarmee we marktleider zijn bij de werving- en selectiebureaus in Nederland. Een innovatieve totaaloplossing wil zeggen dat onze gebruikers heel sterk bepalen wat wij leveren”, vervolgt Simone Wismans, marketing manager bij OTYS. “We willen een bijdrage leveren aan het totale resultaat van de organisaties waarmee we samenwerken, onder meer door hun workflows efficiënter in te richten. Het is een servicemodel dat gebaseerd is op de kennis van processen en op software.”

Naadloos van Public Cloud naar Private Cloud De keuze voor Unitt was een keuze voor het Private Cloud-model. In het voorjaar van 2013 stapte OTYS over van een Public Cloud-infrastructuur bij een bekende internationale aanbieder, naar een eigen wolk bij Unitt. “Wanneer je op een Public Cloud zit, hebben andere partijen onvermijdelijk een invloed op de prestaties en de betrouwbaarheid van het hele platform. Zo kregen we te maken met een soort digitale filevorming”, aldus Laura Zijlstra. “Daarom keken we uit naar een ‘dedicated’ infrastructuur.” “Public Cloud-platformen zijn erg populair. Het is een buzzword. Maar het blijft een gedeeld platform op het niveau van de opslagsystemen”, preciseert David Šulc, server administrator bij OTYS. “Naast CPU en geheugen zijn ook de I/O-prestaties bepalend voor de servicekwaliteit. In een Public Cloud kun je de CPU-belasting en geheugencapaciteit vlot beheren. Maar als je steeds meer klanten toevoegt op het platform, wordt de beschikbare I/O-capaciteit steeds zwaarder belast. Bij onze vorige provider voelde OTYS meteen de impact wanneer zij een andere klant op de Public Cloud toevoegde, welke OTYS deelde met andere bedrijven. Unitt biedt ons nu een afgeschermde opslagomgeving op basis van NetApp. Dat is een hoogperformant platform. Dankzij de Private Cloud van Unitt kan onze databank nu een heel intense belasting aan.” OTYS koos voor Unitt op basis van technische expertise, een robuust en betaalbaar infrastructuurvoorstel en een uitgesproken klantgerichte service. “We hebben gekozen voor een hostingpartner met een hoog servicelevel, die de nodige kennis van zaken heeft en die ook de best mogelijke Cloud-oplossing biedt die past bij onze software”, aldus Simone Wismans. “We hebben een virtueel team opgezet met ons systeembeheer, technische specialisten van Unitt en ondersteuning vanuit OTYS Nederland. Op 1 maart 2013 zijn we omgeschakeld. De migratie is heel prettig verlopen”, herinnert zich Laura Zijlstra. “De omschakeling liep volgens planning en de impact was meteen duidelijk. Het werkt snel en betrouwbaar.”

Flexibele, klantgerichte service “We bieden onze klanten een breed scala aan hosting-oplossingen binnen het OTYS-platform: ze kunnen standaard-, premium- en dedicated hosting bij ons afnemen. Om snel en flexibel op hun wensen in te kunnen spelen, hebben wij een dynamisch platform nodig. Dankzij de Private Cloud van Unitt kunnen we snel beschikken over meer resources, nieuwe onderdelen aan het platform koppelen en nieuwe services uitrollen”, vervolgt Simone Wismans.

“Via technische workshops gingen we samen met Unitt op zoek naar de ideale situatie en een optimaal design.” (David Šulc, server administrator)

“Het is voor ons een sterke troef dat we onmiddellijk nieuwe virtuele servers kunnen installeren. Als één van onze klanten een extra databankserver wil, dan kunnen we die dezelfde dag nog inschakelen”, bevestigt David Šulc. “Unitt geeft ons rechtstreeks toegang tot het infrastructuurbeheer via de VMware vCenter-software, bijvoorbeeld voor het geval we een server willen herstarten. Unitt komt zelf onmiddellijk tussen voor het uitrollen van extra virtuele machines. Zij zorgen ook voor het beheer van de beveiliging en de back-ups. Dit geeft OTYS de nodige flexibiliteit om haar klanten snel op hun wenken te bedienen.” [email protected] • www.unitt.nl • +31 20 716 88 98

Migratie zonder zorgen “Tot nu toe verloopt de samenwerking “De omschakeling liep volgens erg goed”, vindt Simone Wismans. “We planning en de impact was ervaren Unitt als een goede partner, waarbij de communicatielijnen kort zijn meteen duidelijk. Het werkt snel en de ondersteuning – gedurende het en betrouwbaar” migratieproces en ook na de initiële opstart – behoorlijk soepel is verlopen. Met name kwam dit door het snelle schakelen en de korte communicatielijnen. Het was best wel een karwei om alles over te zetten en te verhuizen. Maar dat is eigenlijk zonder problemen verlopen. Ik ben ervan overtuigd dat dit vooral het gevolg is van een goede voorbereiding. In dit geval is een goede voorbereiding ook het halve werk.” De systeemarchitectuur die Unitt aan OTYS heeft voorgesteld, biedt een antwoord op de vraag naar hogere beschikbaarheidsgaranties, continuïteit voor de toepassing en een haalbaar prijskaartje. “We hebben een aantal vereisten op papier gezet. Via technische workshops met Unitt gingen we op zoek naar de ideale situatie en een optimaal design”, herinnert zich David Šulc. “Omdat we het toepassingsplatform van onze klanten zonder substantiële downtime moesten migreren, hebben we een reeks operationele basisregels overgenomen van onze vorige hostingpartner. Als je alles tegelijk verandert, verhoogt immers het risico.” “De OTYS-toepassingen zijn gebouwd op basis van Apache, PHP, MySQL en NginX. Dankzij het gebruik van MySQL-replicatie en coördinatie met Unitt konden we alles binnen gestelde termijn afronden.

“Dankzij de Private Cloud kunnen we snel beschikken over meer resources, nieuwe onderdelen aan het platform koppelen en nieuwe services uitrollen.” (Simone Wismans, marketing manager)

DE UITDAGING van OTYS

• Feilloze beschikbaarheid voor SaaStoepassing • Performance garanderen op piekperiodes • Snel nieuwe klanten inschakelen • Robuuste beveiliging voor persoonsgegevens • Naadloze omschakeling vanaf Public Cloud-infrastructuur • Snelle replicatie en backup van gegegevens in databank • een sterk technisch én strategisch onderlegde externe hostingpartner.

DE OPLOSSING van Unitt

• Systeemarchitectuur op maat • Private Cloud-infrastructuur • Virtualisatie (VMWare) • MySQL-replicatie • Uitbreidbare SAN-opslagomgeving (NetApp) • Offsite back-up (SnapVault) • Unitt-hardware met servicegarantie en reserve-hardware ter plaatse • Pro Service Level Agreement

TROEVEN VAN UNITT volgens OTYS

• Consistent hoge performance • Verhoogde veiligheid • 24x7 monitoring en technische support • Evolutieve omgeving • Snelle uitrol van nieuwe servers • Flexibele toewijzing van virtuele servers en storage • Performante off-site back-up en restore

Laura Zijlstra, managing director: “Voor SaaS-toepassingen zoals OTYS is performance erg belangrijk.”

[email protected] • www.unitt.nl • +31 20 716 88 98

Pro SLA garandeert performance, op elk moment “Ons uitgangspunt is dat we onze dienstverlening nóg professioneler willen maken. Wij vinden het noodzakelijk dat alle OTYS-toepassingen ook bij piekmomenten altijd even vlot bereikbaar zijn. Dat is wat onze klanten van ons verwachten”, motiveert Simone Wismans. “Dat is wat we nu met deze Private Cloud-oplossing gerealiseerd hebben: een feilloze werking, ook bij piekmomenten.” “De performance en beschikbaarheid zijn tot op heden uitstekend. In combinatie met enkele andere optimalisaties zorgde de migratie naar de Private Cloud bij Unitt voor een prestatiewinst van gemiddeld 35 tot 40% op onze FrontOffice en BackOffice. Via driemaandelijkse service meetings bespreken we bovendien de mogelijke verbeteringen en de impact van evoluties aan onze kant”, bevestigt David Šulc. “Wanneer dat nodig is, kunnen we rechtstreeks contact nemen met de specialisten bij Unitt dankzij onze Pro SLA (Service Level Agreement). Dit is niet de typische cascade van eerste-, tweede- en derdelijnssupport. We hebben meteen contact met de juiste persoon.” ”We hebben indien noodzakelijk direct toegang tot een team van senior system engineers bij Unitt Solutions. Dat schept vertrouwen”, vindt Simone Wismans. “We zijn twee bedrijven die ondanks dat ze jong en flexibel zijn, een heel behoorlijke staat van dienst hebben en veel ervaring in dezelfde materie. Het is gewoon een goede match. Dat drukt zich uit in de manier waarop we met elkaar werken. Dat is plezierig.”

Samen voor Privacy en veiligheid OTYS-klanten gebruiken het platform voor het opslaan van Privacy-gevoelige informatie zoals profielgegevens en cv’s. Een passende beveiliging is essentieel. “Sowieso hanteren wij hoge standaarden op het gebied van beveiliging van kritieke data”, benadrukt Simone Wismans. “Wij maken bijvoorbeeld gebruik van de beschikbare encryptiemogelijkheden. We doen regelmatig penetration tests door een externe partij en ‘security awareness’ staat hoog in het vaandel. Het is iets wat in onze ‘core business’ zit ingebakken.” “Als Unitt niet dezelfde filosofie kon uitdragen, dan waren wij niet met elkaar in zee gegaan. Ook hierin hebben we elkaar gevonden. Het staat buiten kijf dat Unitt voldoet aan onze hoge standaard om ervoor te zorgen dat alles veilig en volgens de juiste procedures verloopt.” “Dankzij de Private Cloud van Unitt kunnen we onze klanten nu bijkomende veiligheid aanbieden door rechtstreekse VPN-tunnels (Virtual Private Network) op basis van IPSec (Internet Protocol Security) op te zetten tussen hun interne systemen en de OTYS-toepassing in onze Private Cloud. Bij onze vorige hostingpartner zaten we achter een gedeelde firewall, waardoor één en ander technisch niet mogelijk was. Dit is een mooie extra voor onze klanten”, besluit David Šulc.

“CPU, geheugen én I/O-prestaties zijn bepalend. Dankzij de Private Cloud van Unitt kan onze databank een intense belasting aan.” [email protected] • www.unitt.nl • +31 20 716 88 98