TI DI AFVOE DESIGN

SISFO-Jurnal Sistem Informasi

PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI DI AFVOE DESIGN Andi Kusuma1), Achmad Holil Noor Ali 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Teknologi Informasi, Program Pascasarjana, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: [email protected]), [email protected])

Abstrak Afvoe Design merupakan sebuah perusahaan desain yang bergerak di bidang desain grafis dan advertising. Seiring dengan perkembangan perusahaan, Afvoe Design berencana untuk mengembangkan bidang usahanya ke arah desain yang didukung atau berbasis teknologi informasi. Manajemen telah berupaya untuk melakukan implementasi teknologi informasi maupun sistem informasi sederhana, namun karena tidak adanya perencanaan yang baik maka implementasi ini menjadi tidak sesuai dengan strategi bisnis Afvoe Design dan manfaatnya tidak sebanding dengan investasi yang dikeluarkan. Penelitian ini bertujuan untuk membuat perencanaan strategis SI/TI bagi Afvoe Design yang sesuai dengan strategi bisnis dan kebutuhan Afvoe Design di masa mendatang. Perencanaan strategis ini akan diawali dengan identifikasi kondisi bisnis dan SI/TI internal maupun eksternal, selanjutnya dilakukan analisa 5 kekuatan Porter dan SWOT untuk mendapatkan isu strategis. Isu strategis ini kemudian diolah menggunakan Balance Score Card dan Critical Success Factor, hasil pengolahan ini selanjutnya dipetakan kepada Value Chain Analysis. Hasil dari pemetaan ini berupa kebutuhan-kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi Afvoe Design yang sesuai dengan strategi bisnisnya. Hasil dari penelitian ini adalah identifikasi aplikasi yang disarankan untuk dikembangkan serta manajemen SI/TI untuk menunjang proses bisnis dan sesuai dengan strategi bisnis Afvoe Design dimasa mendatang. Kata Kunci : perencanaan strategis SI/TI, advertising, design house

1. PENDAHULUAN Afvoe Design merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa desain grafis. Saat ini Afvoe Design menghadapi persaingan bisnis yang cukup ketat, terutama dari individuindividu yang saat ini juga memasuki pasar bisnis yang serupa dengan Afvoe Design secara perseorangan (bukan dalam bentuk badan usaha) yang pada umumnya memberikan harga yang relatif murah dibandingkan Afvoe Design. Disamping itu kemudahan dalam membuat perusahaan sejenis juga menambah kompetitor bagi Afvoe Design. Untuk menghadapi tantangan tersebut, Afvoe Design berencana untuk mengembangkan bidang usahanya ke arah desain yang didukung atau berbasis sistem informasi dan teknologi informasi. Afvoe Design merencanakan untuk melakukan pengembangan dan implementasi SI/TI untuk mendukung proses bisnis dan strategi bisnisnya di masa mendatang. Manajemen telah berupaya untuk mengembangkan sebuah sistem informasi sederhana untuk mengelola bisnis Afvoe Design,

namun dikarenakan tidak adanya perencanaan strategis yang matang maka pengembangan SI/TI tidak dilakukan secara terpadu di seluruh divisi di perusahaan. Setiap divisi yang ada mengembangkan struktur sistem informasi dan basis datanya sendiri-sendiri. Mengingat proses bisnis yang saling terkait antara satu divisi dengan divisi lainnya, perbedaan basis data informasi ini sering menimbulkan permasalahan dan kesalahan yang berakibat pada kerugian bagi perusahaan. Tidak adanya pedoman dan kebijakan investasi SI/TI dimasa mendatang menyebabkan setiap investasi SI/TI yang dilakukan hanya berdasarkan pada kebutuhan saat itu (impulsive needs), tanpa mempertimbangkan proses bisnis dimasa mendatang dan keterkaitannya dengan SI/TI yang sudah ada sebelumnya. Permasalahan ini mengakibatkan investasi yang dilakukan tidak berumur panjang, kontribusi yang diberikan kepada perusahaan terbatas lingkupnya dan tidak menunjang proses bisnis di masa mendatang.

39

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Permasalahan yang diangkat dalam penyusunan perencanaan strategis ini adalah : 1. Bagaimana kebutuhan bisnis Afvoe Design dimasa mendatang dan SI/TI apa yang dibutuhkan dalam mendukung bisnis tersebut. 2. Bagaimana manajemen sumberdaya SI/TI (hardware, software dan sumberdaya manusia) di masa mendatang sehingga mampu mendukung bisnis Afvoe Design dalam menghadapi perkembangan teknologi dan persaingan pasar. 3. Bagaimana kebijakan-kebijakan SI/TI dimasa mendatang yang sesuai dengan konsep bisnis Afvoe Design . Tujuan dari penyusunan makalah ini adalah menghasilkan perencanaan strategis yang sesuai dan konsisten terhadap visi, misi dan tujuan bisnis perusahaan yang dapat diimplementasikan perusahaan dalam rentang waktu 3 tahun. Perencanaan strategis SI/TI Afvoe Design ini meliputi: 1.

Rekomendasi manajemen SI/TI.

mengenai

Manfaat yang akan didapatkan oleh Afvoe Design dengan disusunnya perencanaan strategis ini adalah : 1. Manajemen memperoleh gambaran mengenai kondisi eksternal bisnis di masa mendatang, dan langkah strategis SI/TI apa saja yang harus dilakukan oleh manajemen untuk menghadapi persaingan dengan kompetitor. 2. Memberikan acuan strategis yang jelas bagi manajemen untuk pengembangan SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan mengikuti arah perkembangan bisnis di masa mendatang. 3. Membuat cetak biru yang jelas dalam pengimplementasian aplikasi SI/TI dan pengadaan infrastrukturnya, berupa aplikasi yang dibutuhkan hingga cetak biru infrastruktur serta kontribusinya bagi proses bisnis. 4. Memberikan acuan bagi manajemen dalam pengambilan kebijakan-kebijakan pengembangan dan pengimplementasian SI/TI.

kebijakan 2. METODOLOGI PENELITIAN

2. Memberikan gambaran dan rekomendasi mengenai kebutuhan aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa mendatang.

Untuk mengembangkan perencanaan strategis yang sesuai dengan proses dan kebutuhan bisnis Afvoe Design dilakukan penelitian dengan metodologi sebagai berikut :

3. Memberikan rekomendasi langkah-langkah strategis yang sesuai dengan konsep bisnis Afvoe Design dimasa mendatang.

Gambar 1. Skema Metodologi Penelitian

3. ANALISA KONDISI EKSISTING Analisa kondisi eksisting dilakukan atas kondisi eksisting perusahaan, kondisi eksisting internal dan eksternal bisnis serta kondisi eksisiting

40

internal dan eksternal SI/TI. Analisa ini bertujuan untuk :

SISFO-Jurnal Sistem Informasi An. Kondisi Eksisiting Internal Bisnis 1. Memperoleh gambaran kondisi riil perusahaan saat ini, visi perusahaan, misi perusahaan dan lingkup organisasi perusahaan. 2. Menganalisa proses bisnis perusahaan saat ini untuk memahami fungsi dan tugas masingmasing divisi, peran masing-masing divisi dan keterkaitan antara divisi satu dengan divisi lainnya dalam proses bisnis. 3. Memahami tekanan yang menjadi business driven perusahaan, sehingga perusahaan selalu berupaya dan dituntut untuk selalu berkembang.

kompetitor baru pada umumnya merupakan perusahaan kecil maupun individu. 5. Sistem Informasi yang dimiliki oleh Afvoe Design tidak terintegrasi, masing-masing divisi memiliki struktur informasi dan basis data mandiri yang tidak terhubung dengan divisi lainnya. 6. Afvoe Design masih menggunakan aplikasiaplikasi desktop seperti MsWord dan MsExcel dalam pengelolaan informasi, dengan format data seperti ini tidak memungkinkan untuk dilakukan sinkronisasi dan integrasi antar data.

An. Kondisi Eksisting Eksternal Bisnis Memahami kondisi pertumbuhan bisnis dan pasar yang dihadapi oleh Afvoe Design , baik dari segi karakteristik dan level of demand konsumen maupun perkembangan kompetitor. An. Kondisi Eksisting Internal SI/TI Mengidentifikasi kondisi eksisiting SI/TI Afvoe Design dari segi aplikasi, sumber daya manusia, infrastruktur maupun manajemennya. An. Kondisi Eksisting Eksternal SI/TI Memahami kondisi eksisting SI/TI eksternal untuk mengetahui perkembangan SI/TI, serta mengidentifikasi kemungkinan dan kesempatan bisnis yang dapat diperoleh dari perkembangan tersebut. Berdasarkan analisa-analisa diatas terhadap Afvoe Design dan kondisi eksternal bisnis serta SI/TI diperoleh hasil sebagai berikut : 1. Afvoe Design memiliki visi untuk menjadi sebuah perusahaan terkemuka di segmen pasarnya. 2. Dalam upaya mencapai visi tersebut Afvoe Design didukung oleh pemegang saham (stake holder) yang bersedia memberikan dukungan finansial dalam pengembangan perusahaan selama perusahaan mampu memberikan kontribusi dan return of investment yang baik. 3. Pasar yang dihadapi Afvoe Design telah berkembang menjadi pasar yang tidak hanya membutuhkan desain grafis. Pasar ini telah berkembang menjadi pasar dengan karakteristik berorientasi kepada teknologi serta menitik beratkan kepada kecepatan dan variasi layanan yang dapat diberikan oleh sebuah perusahaan desain. 4.

Kompetitor-kompetitor baru juga turut berkembang seiring dengan perkembangan pasar yang dihadapi Afvoe Design ,

Gambar 2. Skema Arsitektur SI/TI eksisting

7. Sementara kondisi eksternal SI/TI telah berkembang dengan sangat pesat. Perkembangan ini terlihat dari indikator sebagai berikut : a. UKM mulai terbiasa dengan penggunaan teknologi-teknologi seperti e-mail, VOIP, mobile computing, website dan webapplication. b. Peningkatan penggunaan internet yang sangat signifikan, dari ± 2 juta pemakai internet pada tahun 2000, meningkat hingga 20 juta pada tahun 2007 dengan pertumbuhan sekitar 900% menjadikan web pasar yang menjanjikan. c. Pemakaian telepon selular di Indonesia diprediksi akan mencapai 80 juta di akhir tahun ini, meningkat hingga 25% dari 64 juta pada tahun 2006. Peningkatan yang signifikan ini didasari dengan peningkatan jumlah operator dan diluncurkannya layanan akses kecepatan tinggi 3G. Berdasarkan kondisi-kondisi ini kemudian dilanjutkan dengan memetakan kekuatan Afvoe Design kepada diagram 5 kekuatan Porter, untuk mengetahui daya saing Afvoe Design terhadap Persaingan Industri, Pendatang Baru,

41

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Kekuatan Penawaran Pemasok, Kekuatan Penawaran Pembeli dan Produk Pengganti.

Tabel 1. Tabel Analisa SWOT

Berikut adalah diagram 5 kekuatan porter Afvoe Design .

Gambar 3. Skema Kekuatan Porter

1. Persaingan Industri a. Vertical Business Intergration. b. Horizontal Business Integration. 2. New Entrance Barrier a. Operasional dalam skala besar untuk menekan biaya produksi. b. Penguatan brand image untuk menjaga loyalitas customer kepada jasa yang ditawarkan oleh Afvoe Design. 3. Supplier Bargaining Power a. Peningkatan kualitas kerjasama dengan para supplier. b. Supplier Farm untuk menghindari monopoli harga dari satu supplier. 4. Buyer Bargaining Power a. Menekan biaya produksi sehingga harga produk tetap bersaing di pasaran. b.

Peningkatan kualitas desain memperkuat switching barrier.

untuk

5. Product Subtitute a. Biaya peralihan dan kinerja yang relatif tinggi , untuk menjaga loyalitas klien. b. Rasio antara kualitas dan harga yang cukup besar, dengan harga yang bersaing Afvoe Design dapat memberikan jasa dengan kualitas premium. Berdasarkan analisa eksternal dan internal selanjutnya dipetakan diagram SWOT bagi Afvoe Design.

42

Berdasarkan hasil dari analisa Porter, kekuatan Afvoe Design dipetakan terhadap analisa SWOT untuk memperoleh isu-isu strategis yang akan dilaksanakan oleh Afvoe Design dimasa mendatang. Isu strategis tersebut antara lain : 1. Pengembangan layanan Afvoe Design untuk melayani segmen pasar yang telah siap menerima media baru. 2. Membangun kedekatan dengan instansiinstansi pemerintah dan memulai kerjasamakerjasama. 3.

Persiapan dan pengembangan SI/TI pendukung proses bisnis dan SI/TI sebagai lahan bisnis.

4. Perencanaan kampanye pemasaran baru bagi Afvoe Design untuk brand repositioning dan membangun kembali market awareness. 5. Memperluas spektrum layanan di Afvoe Design secara horizontal maupun vertikal untuk memperkuat entrance barrier 6. Pembuatan rencana bisnis sebagai landasan pengembangan Afvoe Design selanjutnya setelah implementasi SI/TI. 4.

INTERPRETASI KEBUTUHAN MASA MENDATANG

DI

Setelah isu-isu strategis berhasil diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tujuan bisnis yang dicapai, informasi dan data yang dibutuhkan, serta parameter-parameter yang akan dijadikan tolok ukur keberhasilan

SISFO-Jurnal Sistem Informasi dari sebuah isu strategis menggunakan Balance Score Card.

Tabel 2. Tabel Balance Score Card

Tujuan penggunaan Balance Score Card adalah menganalisa bagaimana performa isu-isu strategis yang telah diperoleh melalui analisa SWOT melalui 4 sudut pandang yang saling terkait yaitu finansial, klien, internal bisnis serta inovasi dan pembelajaran. a. Sudut pandang finansial adalah sudut pandang shareholder dan karyawan dari sisi keuangan, inisiatif apa yang akan diambil perusahaan dari sisi keuangan perusahaan terkait dengan isu strategis yang dianalisa dapat berupa keuntungan finansial atau perbaikan atas sistem pengelolaan keuangan perusahaan. Bertujuan memberikan gambaran keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan dari sebuah isu strategis. b. Sudut pandang klien berupa harapan klien dari sisi service, produk dan nilai tambah dari perusahaan sehubungan dengan isu strategis yang akan dilakukan. Memberikan gambaran bagi perusahaan dalam menyesuaikan antara tuntutan pasar dan isu strategis.

Berikut adalah contoh diagram CSF yang digunakan untuk menentukan critical activities. Tabel 3. Tabel Critical Success Factor

c. Sudut pandang internal berupa inisiatif apa yang harus diambil atau dimiliki oleh perusahaan untuk menunjang isu-isu strategis. Memberikan landasan aktifitas apa yang harus dilakukan perusahaan dimasa mendatang agar sesuai dengan langkah strategis perusahaan. d. Sudut pandang inovasi merupakan inisiatif yang berupa hal baru atau aktifitas yang tidak pernah dilakukan sebelumnya yang akan dilaksanakan perusahaan di masa mendatang. Memberikan masukan bagi perusahaan agar dapat terus berkembang. Hasil dari analisa ini adalah sekumpulan inisiatif yang akan dilakukan perusahaan atas isu-isu strategis berdasarkan 4 sudut pandang yang telah dijelaskan sebelumnya. Inisiatif ini disertai dengan tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam mengukur sejauh mana inisiatif ini telah tercapai. Berikut ini merupakan salah satu contoh tabel balance scorecard yang digunakan untuk mengidentifikasi inisiatif bisnis berdasarkan salah satu isu strategis. Inisiatif-inisiatif yang dihasilkan dari analisa Balance Score Card (tabel 2) selanjutnya dipetakan kepada analisa Critical Success Factor. Analisa Critical Success Factor bertujuan untuk memperoleh aktifitas-aktifitas penting (critical activity) yang harus dilakukan oleh perusahaan agar inisiatif-inisiatif dari BSC dapat terlaksana.

Berdasarkan analisa Critical Success Factor ini diperoleh aktifitas penting dan riil yang harus dilakukan oleh Afvoe Design beserta informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung terlaksananya aktifitas tersebut. Dari analisa CSF ini diperoleh 49 critical activities yang yang harus diupayakan oleh Afvoe Design untuk memenuhi inisiatif bisnisnya. Langkah selanjutnya dalam pengembangan perencanaan strategis ini adalah memetakan aktifitas-aktifitas penting yang telah diperoleh dari analisa sebelumnya kepada proses bisnis melalui analisa Value Chain bertujuan memperjelas dukungan critical activities pada proses bisnis. Berdasarkan proses bisnis Afvoe Design critical activities dikelompokkan kepada dua jenis aktifitas, yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Aktifitas utama merupakan aktifitas-aktifitas yang berhubungan langsung dengan kegiatan bisnis Afvoe Design ( front office activities ) antara lain :

43

SISFO-Jurnal Sistem Informasi 1.

Marketing Campaign and Promotions, aktifitas yang berhubungan dengan promosi, pengenalan Afvoe Design dan produkproduknya kepada pasar.

2. Client Approaching and Closing, aktifitas yang berhubungan dengan proses penjualan seperti presentasi, pendataan klien hingga administrasi pemasaran. 3. Project Execution and Monitoring, bagian ini merupakan proses produksi Afvoe Design. Terdiri dari project assignment, pengerjaan proyek dan pengawasannya. 4. Project Maintenance and Customer Supports, berisi tatakelola produkproduk yang sudah selesai dikerjakan. 5. Payment and Administration Aktifitas pendukung merupakan kegiatankegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses bisnis ( back office activities ) meliputi : 1. Bidang akunting dan keuangan meliputi penetapan & pengelolaan anggaran biaya operasional, pengelolaan & pelaporan pemasukan serta pengeluaran. 2. Bidang pengadaan & perawatan asset meliputi inventarisasi & perawatan aset, pengelolaan penganggaran & pengadaan barang. 3. Bidang teknologi meliputi pengawasan dan dukungan operasional harian, pengelolaan sistim dan jaringan, riset & implementasi teknologi baru. 4. Bidang sumber daya manusia meliputi rekruitmen, promosi & demosi, pengelolaan hubungan kerja, pengembangan dan peningkatan kualitas SDM Langkah selanjutnya adalah Pemetaan Antara Proses, Aktifitas, Kebutuhan Informasi dan Pelaksana Pada Aktivitas Utama. Langkah ini bertujuan menjelaskan : a. Proses bisnis b. Aktifitas apa saja yang dilakukan dalam proses bisnis tersebut. c. Informasi apa saja yang dbutuhkan dalam aktifitas tersebut d. Siapa saja yang terlibat dalam aktifitas tersebut. 5. PENENTUAN PORTOFOLIO APLIKASI MENDATANG Sebuah aplikasi perkantoran pada dasarnya berfungsi sebagai pengolah dan penyaji informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya.

44

Berdasarkan pemetaan pada bagian sebelumnya dapat diidentifikasi informasi apa saja yang dibutuhkan dalam sebuah aktifitas, berdasarkah kebutuhan informasi tersebut nantinya dapat ditentukan aplikasi apa yang harus dibangun untuk menampung, mengelola, menganalisa dan menyajikan sebuah informasi. Untuk mempermudah dalam penentuan aplikasi yang akan dibangun kebutuhan-kebutuhan informasi tersebut dikelompokkan berdasarkan hubungannya dengan kegiatan bisnis antara lain : 1. Perencanaan dan Pengembangan Bisnis. 2. Akunting, Keuangan dan Budgeting. 3. Infrastruktur pendukung staf pemasaran. 4. Pengelolaan hubungan dengan klien. 5. Pengelolaan proses produksi. 6. Pengelolaan supplier. 7. Pengelolaan aset perusahaan. 8. Pengelolaan sumber daya manusia. 9. Pengelolaan Portofolio Jasa, Teknologi dan Produk. 10. Pengelolaan knowledge base umum, produk dan arsip. 11. Infrastruktur bisnis dengan media internet. Langkah berikutnya adalah Pemetaan kegiatan bisnis, kebutuhan-kebutuhan informasi, aplikasi potensial, fungsi dan manfaat aplikasi serta pemakai. Berikut adalah salah satu bagian dari tabel pemetaan : Tabel 4. Tabel Pemetaan Kegiatan Bisnis, Kebutuhan-Kebutuhan Informasi, Aplikasi Potensial, Fungsi dan Manfaat Aplikasi serta Pemakai

Kegiatan Bisnis a. Sinkronisasi proses produksi dan scheduling supplier b. Penjaringan supplier dan leveling supplier c. Pembuatan regulasi-regulasi dan minimum service deliverables Kebutuhan Informasi a. Informasi daftar supplier, kategori, price level dan kualitas supplier b. Informasi regulasi dan minimum service deliverables Aplikasi Potensial a. Supplier Management and Scheduling System (SMaS) b. Knowledge Base Regulasi dan msd Fungsi & Manfaat a. SMaS berisi daftar supplier, kontak person,

SISFO-Jurnal Sistem Informasi kategori, harga produk dan scheduling yang memungkinkan SMaS untuk bersinergi dengan SI Traffic dan ProComp. Selain mengatur supplier yang berhubungan dengan proses bisnis, SMaS juga berhubungan dengan supplier kebutuhan operasional perusahaan. Untuk menunjang fungsi ini maka SMaS bersinergi dengan GL dan SIBAA. b. Knowledge Base Regulasi dan Minimum Service Deliverable bagi supplier, berisi peraturan yang dapat diakses oleh manajer melalui network dan umum secara online, sehingga supplier yang akan menawarkan proposal dapat mengetahui persyaratan untuk menjadi supplier Afvoe Design. Pengguna Aplikasi SMaS : Seluruh manajer KB Regulasi & MSD Seluruh karyawan (melalui network) dan umum melalui internet. Pemetaan ini dilakukan kepada seluruh kebutuhan informasi sehingga seluruh informasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi. Berdasarkan analisa diatas diperoleh aplikasi-aplikasi potensial yang akan dikembangkan untuk mendukung proses bisnis Afvoe Design dimasa mendatang. 6. MANAJEMEN SI/TI Proses implementasi SI/TI Afvoe Design dilakukan secara bertahap sesuai dengan kesiapan perusahaan baik secara finansial, sumber daya manusia dan kontribusi yang diharapkan dari SI/TI. Agar proses implementasi ini dapat terlaksana dengan baik maka diperlukan tata kelola sebagai berikut : 1. Pengelolaan Aplikasi Tersaran yang telah diidentifikasi pada bagian sebelumnya.

2. Pengelolaan Aplikasi Tersaran yang telah diidentifikasi pada bagian sebelumnya. Pengelolaan ini meliputi : a. Pengelolaan strategis infrastruktur b. Pengelolaan strategis sumber daya manusia c. Pengelolaan strategis dana 6.1 Penentuan Prioritas

Dalam penentuan prioritas pengembangan portofolio aplikasi tersaran digunakan matriks McFarlane. Aplikasi –aplikasi tersebut dipetakan dengan kategori sebagai berikut : 1. Key Operational Applications merupakan aplikasi-aplikasi yang berfokus pada kebutuhan dan performa bisnis, system yang terintegrasi satu dengan lainnya, pengaturan yang terpusat dan mendukung perencanaan-perencanaan secara metodis. 2.

Strategic Applications merupakan aplikasiaplikasi yang berfokus pada kompetensi perusahan, berorientasi pada perencanaan organisasi dan sistem yang mendukung pencapaian tujuan melalui banyak metode.

3. High Potential Applications merupakan aplikasi-aplikasi yang mendukung proses inovasi dan eksperimen-eksperimen bisnis, berorientasi pada bisnis, berbasis enterpreneurial dan teknologi baru. 4. Support Applications yang berfokus pada efisiensi, kegunaan dan aplikasi-aplikasi yang bersifat lokal. Berdasarkan pengelompokan tersebut maka aplikasi akan dikembangkan dengan prioritas sebagai berikut :

Gambar 4. Skema Prioritas Pengembangan Aplikasi

Pengelolaan ini meliputi : a. Penentuan prioritas aplikasi tersaran sehingga pengembangan dan implementasinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan kemampuan financial perusahaan. b. Pemilihan resource dalam pengembangan portofolio aplikasi tersaran. c.

Kebutuhan dana untuk portofolio aplikasi tersaran.

pembuatan

d.

Roadmap pengembangan aplikasi tersaran.

portofolio

Tabel 5. Tabel Prioritas Pengembangan Aplikasi

KEY OPERATIONAL SI Traffic SI Design Requirement Information System (DRIS) SI Pricelist SI Product Component (ProComp) General Ledger SI Point of Sales (PoS) Personal System Interface (PSI) Project Assigning, Scheduling & Monitoring SI HRD Management System (HMS)

45

SISFO-Jurnal Sistem Informasi STRATEGIC SI Budget Allocating and Approval (SIBAA) Website Afvoe Design SI Portofolio Databank System (PODS) Quality Control Modul (QCom) SI Online Payment bagi Customer SI Custom Pricing HIGH POTENTIAL SI Customer Relationship Management System Decision Support System SI Data Mining SI Forecasting Supplier Management and Scheduling System (SMaS) SUPPORT Knowledge Base Regulasi dan msd Knowledge Base FAQ dan Trouble Shooting Archive and Knowledge Base Management System SI Technology Knowledge Base (TBase) SI Complaint Management System (CMS) Data Storage Management Module (DSMM) SI Asset Management System (AMS) 6.2 Penentuan Resource

Dengan pertimbangan bahwa Renstra dilakukan dan diimplementasikan pada bisnis berjalan sehingga resource yang tersedia lebih difokuskan pada meneruskan bisnis eksisiting, proses implementasi dilakukan juga oleh pihak kedua untuk menjamin on-time release, training, scheduling, controlling dan implementation tidak dilakukan sebagai kegiatan sampingan.

Traffic Qcom CRM CMS FTBase HMS AMS DM 1 DM 2 Website DSMM DSS Fcast KBR Kbase PSI

4 2 3 3 2 3 2 3 2 4 2 5 5 3 3 4

Total Estimasi Biaya

8.000.000.00 4.000.000.00 6.000.000.00 6.000.000.00 4.000.000.00 6.000.000.00 4.000.000.00 6.000.000.00 4.000.000.00 8.000.000.00 4.000.000.00 10.000.000.00 10.000.000.00 6.000.000.00 6.000.000.00 8.000.000.00 156.000.000.00

6. 4 Roadmap Aplikasi Tersaran

Tahap selanjutnya adalah penentuan roadmap portofolio aplikasi tersaran, roadmap ini menjadi cetak biru tahapan dalam pengembangan aplikasi. Roadmap pengembangan aplikasi memberikan gambaran rentang waktu yang dibutuhkan dalam pengembangan aplikasi. Untuk mempercepat proses pembangunan portofolio aplikasi tersaran dan implementasinya aplikasi akan dikerjakan secara paralel. Aplikasi dengan kontribusi tinggi akan dikerjakan secara simultan dengan aplikasi dengan kontribusi rendah yang tidak saling berkaitan atau apabila tidak ada keterkaitan maka aplikasi dengan kontribusi tinggi akan dikerjakan bersamaan.

6.3 Kebutuhan Dana

Untuk menghitung kebutuhan dana bagi pengerjaan portofolio aplikasi tersaran maka diasumsikan nilai peraplikasi diperoleh dari modul yang mendukung aplikasi tersebut dikalikan harga permodul/peraktifitas, berdasarkan asumsi harga permodulnya adalah Rp. 2.000.000,- maka dana yang dibutuhkan dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 6. Tabel Estimasi Biaya Aplikasi Modul Modul Estimasi Biaya GL 3 OP 2 SIBAA 2 Pricelist 1 ProComp 2 DRIS 2 POS 4 CP 2 PODS 2 PASM 5 SMaS 3

46

Estimasi Biaya 6.000.000.00 4.000.000.00 4.000.000.00 2.000.000.00 4.000.000.00 4.000.000.00 8.000.000.00 4.000.000.00 4.000.000.00 10.000.000.00 6.000.000.00

6. 5 Pengelolaan Strategis Infrastruktur

Secara umum aplikasi-aplikasi yang tercantum portofolio aplikasi tersaran akan dikembangan sebagai browser based application untuk memudahkan kontrol, maintenance, instalasi dan implementasi. Hal ini juga bertujuan meringkankan biaya implementasi perencanaan strategis SI/TI. Secara tentative bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dengan database MySQL pada sisi server, dengan menggunakan kombinasi ini server dapat berjalan dibawah sistem operasi Linux untuk menekan biaya infrastruktur apabila dibutuhkan penambahan server. Sedangkan pada sisi client cukup menggunakan browser standart seperti IE 7, FireFox atau Opera yang telah mendukung tabbed browsing sehingga tampilan windows lebih rapi. Perubahan ini disertai dengan perubahan infrastruktur jaringan sebagai berikut :

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Berdasarkan ketiga estimasi diatas dapat ditentukan dana yang harus dialokasikan oleh Afvoe Design pertahap pengembangan SI/TI. Tabel 8. Estimasi Biaya Strategi SI/TI Tahun

Periode Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 2009 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 2010 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 Tahun Periode 2010 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 2009 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 2010 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 Tahun Periode 2008 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 2009 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 2010 Caturwulan 1 Caturwulan 2 Caturwulan 3 Total Biaya 2008

Gambar 5. Skema Jaringan Komputer Mendatang

6. 6 Pengelolaan Strategis SDM

Untuk menjamin terimplementasinya portofolio aplikasi tersaran dengan baik dan memberikan manfaat sesuai dengan harapan manajemen saat perencanaan strategis ini dimulai diperlukan peningkatan kualitas SDM untuk dapat menerima, mengoperasikan dan mengelola SI/TI ini dengan baik. Dalam proses implementasi Afvoe Design akan menggandeng pihak kedua untuk membantu proses penyesuaian dan pengintegrasian SI/TI dengan stakeholder, pengintegrasian ini meliputi training, koreksi atas kesalahan-kesalahan behavior pemakai SI/TI, hingga memberi laporan atas kemajuan implementasi SI/TI. Dengan asumsi biaya pengintegrasian adalah Rp. 1.500.000 per modul aplikasi maka biaya integrasi adalah Rp. 40.500.000 yang dikeluarkan bertahap pertahapan pengembangan. 6.7 Pengelolaan Strategis Dana

Pengelolaan strategis dana berupa perkiraan pengeluaran dana yang dibutuhkan dalam pengembangan dan implementasi SI/TI bagi Afvoe Design ini. a. Dana Strategis Sumber Daya Manusia Penambahan 1 karyawan baru yang akan mengisi posisi baru dalam struktur organisasi Afvoe Design yaitu 1 orang Manajer IT & RD dengan asumsi gaji Rp. 2.500.000/bulan b. Dana Strategis Infrastruktur Tabel 7. Estimasi Biaya Infrastruktur Sesi

1

Infrastruktur Server Switch PC Hosting Domain Jaringan Sub Total

4

Server TOTAL

Unit 2 1 1 1 1 1

Harga 15.000.000.00 400.000.00 5.500.000.00 800.000.00 150.000.00 5.000.000.00 26.850.000.00 15.000.000.00 41.850.000.00

Sistem Informasi 27.000.000.00 24.000.000.00 33.000.000.00 27.000.000.00 30.000.000.00 30.000.000.00 24.000.000.00 9.000.000.00 30.000.000.00 SDM 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 2.500.000.00 Infrastruktur 26.850.000.00 15.000.000.00 298.350.000.00

7. SIMPULAN Kesimpulan dari hasil penelitian perencanaan strategis SI/TI bagi Afvoe Design ini adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan hasil penelitian diperoleh 27 aplikasi yang masing-masing mendukung fungsi tertentu dalam proses bisnis baik sebagai key operational applications, strategic, high potential maupun support. Seluruh aplikasi akan dikembangkan dalam rentang waktu 3 tahun dengan prioritas, biaya dan pengelolaan seperti yang telah dijabarkan pada bagian 5.1. 2.

Untuk menjamin proses implementasi berjalan dengan baik dan memberikan hasil sesuai harapan stakeholder, proses pengembangan aplikasi tersaran dan implementasinya akan dilakukan oleh pihak kedua dengan pengawasan, tanggung jawab dan pengambil keputusan pada Manajer IT Afvoe Design.

3. Untuk menekan biaya pengembangan, implementasi dan pengadaan infrastruktur pendukung serta memudahkan proses kontrol atas aplikasi. Aplikasi akan dikembangkan dengan teknologi web based.

47

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Seluruh aplikasi akan dieksekusi secara server based, pengguna hanya membutuhkan web browser untuk mengakses aplikasi tersebut. 4. Seluruh data dan informasi di Afvoe Design akan diintegrasikan dengan seluruh divisi yang ada. Informasi yang telah terkumpul akan diolah oleh aplikasi data mining untuk selanjutnya digunakan oleh aplikasi Decision Support System dan Forecasting untuk membantu manajemen Afvoe Design menentukan langkah bisnis dimasa mendatang. Saran yang dapat diberikan bagi Afvoe Design dalam proses implementasi SI/TI ini nantinya adalah sebagai berikut : 1. Proses persiapan dapat dimulai beberapa bulan sebelum pengembangan SI/TI dimulai, proses pengumpulan surat-surat, data-data dan template-template file yang sudah baku dapat dilakukan dan dikoordinasikan lebih awal. Sehingga pada preliminary meeting antara software developer dan Afvoe Design sudah memberikan informasi dan gambaran yang jelas bagi software developer. 2.

Apabila terdapat perbedaan-perbedaan template pada awal pembuatan SI/TI dan aplikasi yang menggantikan template tersebut belum tersedia sebaiknya digunakan 1 template yang seragam dalam satu divisi, sehingga apabila nanti dibutuhkan konversi data tidak menyulitkan karena template atau field yang berbeda-beda.

3. Beberapa hardware yang harganya cukup mahal dapat dilakukan alokasi dana untuk mengangsur pada awal implementasi, sehingga pada saat hardware dibeli tidak terlalu mengganggu cashflow perusahaan. Pembelian sebaiknya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan, karena perubahan harga produk-produk IT yang sangat fluktuatif diharapkan pada saat pembelian diperoleh spesifikasi yang lebih baik dengan harga yang relatif sama dengan harga saat SI/TI ini direncanakan. 8. DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita, 1998. A Practical Guide to Information System Strategic Planning. St. Lucie Press. Florida. David, Fred R., 2007. Manajemen Strategis. Penerbit Salemba. Indonesia. Dirgantoro, Crown, 2001. Manajemen Strategik. Grasindo.

48

James A. O’Brian, 1994. Management Information System. McGraw-Hill. New York. McLeod, Raymond Jr., 2002. Management Information System. Prentice-Hall. New Jersey. Olsen, Erica, 2007. Strategic Planning for Dummies. Wiley Publishing .Inc, Hoboken. Paul R. Niven, 2002. Balance Scorecard. Step by Step : Maximizing Performance and Maintaining Result. John Willey & Son’s Ltd. Cranfield, Bedfordshire, UK. Raharjo, Budi, 2000 – 2001, Indonesian Internet Statistic.www.indocisc.com. Tiwana, Amrit, 1999, Knowledge Management Toolkit. Prentice-Hall, New Jersey. Ward, John. and Peppard, Joe, 2002. Strategic Planning for Information Systems. John Willey & Son’s Ltd. Cranfield, Bedfordshire, UK. http://en.wikipedia.org/wiki/Strategic_planning http://www.thejakartapost.com halaman.

–

berbagai

Indonesian Cellphone Usages 2007, Available at : http://pacrimmedia.wordpress.com/2006/1/29/p acific-rim-internet-cellusage-statistics.