BAB 4 ANALIS A DAN PEMBAHAS AN
4.1 Langkah – Langkah Evaluasi Investasi S I / TI dengan Metode IE Sesuai dengan judul skripsi, evaluasi berikut yang dilakukan terhadap investasi SI / TI pada PT. CDS Overseas Logistics akan dilakukan dengan metode IE. Berdasarkan landasan teori pada metode IE, maka langkah-langkah yang dilakukan adalah: 1. Analisis terhadap Domain Keuangan. Evaluasi terhadap domain keuangan meliputi analisis CBA, Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring, yang akan dibahas pada subbab 4.2.1. 2. Analisis terhadap Domain Bisnis. Evaluasi terhadap domain bisnis meliputi analisis Strategic Match, Competitive Advantage, Competitive Response, Management Information Systems, dan Project Organisational Risk, yang akan dibahas pada subbab 4.2.2. 3. Analisis terhadap Domain Teknologi. Evaluasi terhadap domain teknologi meliputi analisis Strategic Architecture, Definitional Uncertainty, Technical Uncertainty, dan IS Infrastructure Risk, yang akan dibahas pada subbab 4.2.3.
78
79
4.2 Analisis dengan Metode IE 4.2.1 Analisis Domain Keuangan 4.2.1.1 CBA Teknik tradisional Cost Benefit analysis merupakan sarana mengukur keuangan yang umum dalam menilai dan menentukan hasil dari keuntungan investasi teknologi informasi secara langsung. Dalam IE keuntungan yang diukur dalam traditional Cost Benefit Analysis adalah keuntungan dari pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan sejak
investasi teknologi informasi
diimplementasikan pada PT. CDS Overseas Logistics. Selain perhitungan keuntungan dari pengurangan biaya operasional dalam Traditional Cost Benefit Analysis juga dihitung biaya investasi teknologi informasi dan analisis biaya berjalan dari investasi tersebut. Berikut ini akan diuraikan formulasi, dan pengolahan komponenkomponen Information Economics, mulai dari pengurangan biaya dan manfaat tradisional, yang menggambarkan terdapatnya dampak dan manfaat ekonomis dalam proyek ini, hingga analisis Value Linking dan Value Acceleration.
80
Tabel 4.1 Total Biaya Berjalan Selama 5 Tahun Tahun Tahun 1
Biaya Rp93.391.120
Tahun 2
Rp97.157.732
Tahun 3
Rp101.280.380
Tahun 4
Rp105.793.637
Tahun 5
Rp110.735.480
Total
Rp508.358.349
4.2.1.2 Dampak Ekonomis dalam Perhitungan ROI Implementasi investasi SI / TI akan membawa dampak besar pada proses bisnis yang ada. Dampak ekonomis dari rencana implementasi pengembangan sistem ini, yaitu:
1. Pengurangan biaya kertas. Dengan sistem yang terintegrasi, maka setiap bagian perusahaan dapat melihat laporan secara langsung melalui jaringan di monitor masing-masing sehingga tidak perlu mencetak semua laporan yang tentu saja akan mengurangi penggunaan kertas. Biaya kertas yang digunakan sebelum diimplementasikannya sistem adalah Rp. 7.740.000,- / tahun, dengan perincian: 20 rim kertas (@ isi 500 lembar) @ Rp 30.000,- + 5 roll kertas fax (@ 400M ) @ Rp 9.000,- = Rp. 645.000,- / bulan. Setelah menggunakan sistem ini diperkirakan dapat mengurangi biaya kertas sebesar 60%, yaitu Rp. 4.644.000,- / tahun.
81
2. Pengurangan biaya tinta printer. Dengan berkurangnya dokumen, dan laporan yang perlu dicetak, otomatis akan mengurangi biaya tinta printer. Dimana tinta yang digunakan sebelum implementasi sistem ini adalah sekitar Rp. 8.250.000,- / tahun, dengan perincian: refill tinta printa untuk 2 printer HP Laserjet 1010 adalah Rp. 40.000,- (dengan asumsi 1 catridge dapat mencetak 400 lembar kertas) jadi 10 rim kertas yang dicetak biayanya adalah (10 x 500 lembar) : (2 x 400 lembar) x Rp. 40.000,- = Rp. 250.000,-. Pita 2 printer merk Epson LQ2180 Rp 20.000,- (dengan asumsi 1 pita dapat mencetak 800 lembar kertas), jadi 10 rim kertas biayanya adalah (10 x 500 lembar) : (2 x 800 lembar) x Rp 20.000,- = Rp 62.500,-. Biaya ribbon yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah Rp. 150.000,- (dengan asumsi ribbon dapat mencetak 2 roll), jadi 5 roll kertas biayanya adalah (5 x 400M ) : ( 2 x 400M ) x Rp. 150.000,- = Rp 375.000,-.Dengan adanya sistem ini, akan terjadi penghematan sebesar 60%, yaitu Rp. 4.950.000,-.
Pengurangan biaya selama 5 tahun dapat dilihat pada Tabel 4.2. dimana setiap tahunnya pengurangan-pengurangan tersebut akan naik 10% disebabkan adanya inflasi.
82
Tabel 4.2 Penghematan (Dalam Rupiah) No 1 2
Keterangan Pengurangan biaya kertas Pengurangan biaya tinta printer Total pengurangan biaya
Tahun 1 4.644.000
Tahun 2 5.108.400
Tahun 3 5.619.240
Tahun 4 6.181.164
Tahun 5 6.799.280
4.950.000
5.445.000
5.989.500
6.588.450
7.247.295
9.594.000
10.553.400
11.608.740
12.769.614
14.046.575
Setelah keseluruhan biaya dihitung, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan datadata tersebut kedalam lembar kerja dampak ekonomis, sehingga didapat skor simple ROI.
83
Tabel 4.3 Lembar Kerja Dampak Ekonomis Traditional Cost Benefit Analysis (Dalam Rupiah) A. Biaya pengembangan sistem
552.309.400
B. Arus kas tahunan
Total
Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Year 5
0
0
0
0
0
P engurangan biaya
9.594.000
10.553.400
11.608.740
12.769.614
14.046.575
= P erolehan
9.594.000
10.553.400
11.608.740
12.769.614
14.046.575
(-) Biaya berjalan
93.391.120
97.157.732
101.280.380
105.793.637
110.735.480
(83.797.120)
(86.604.332)
(89.671.640)
(93.024.023)
(96.688.905)
Manfaat ekonomis bersih
= Arus kas bersih
(449.786.020)
C. Simple ROI (B / 5 tahun / A) = (449.786.020) / 5 / 552.309.400 * 100% = -16,29%
Scoring economic impact Score
Simple ROI 0
Zero to less
1
1% to 299%
2
300% to 499%
3
500% to 699%
4
700% to 899%
5
Over
Berdasarkan data pengurangan biaya pada tabel 4.2, maka dapat dihitung ROI sederhana seperti yang tertera pada tabel 4.3 diatas, dimana terdapat presentase -16,29%. Dengan nilai tersebut, dampak ekonomis yang didapat berada pada Score 0 dengan Zero to less.
84
4.2.1.3 Value Linking Value Linking adalah bagian dari Information Economics yang mengevaluasi secara finansial dampak-dampak yang terjadi dengan adanya peningkatan kinerja dari seluruh fungsi dan beberapa hasil yang terjadi karena adanya implementasi sistem ini. Beberapa dampak yang menghasilkan peningkatan kinerja sebagai manfaat Tangible Unmeasurable dari implementasi investasi ini adalah: 1. Biaya denda yang dapat dihindari. Aplikasi sistem yang baru dapat mengintegrasi hubungan antardivisi, sehingga masing-masing divisi dapat menerima informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat, serta memungkinkan penyerahan laporan secara akurat. Sebelum diaplikasikan sistem, proses penyiapan laporan dilakukan secara manual, dengan cara ini juga sering terjadi kesalahan manusia (human error). Seringkali kesalahan manusia ini menyebabkan kerugian bagi perusahaan, yang paling sering terjadi dan paling merugikan adalah keterlambatan dalam pengiriman barang. Karena perusahaan akan dikenakan denda keterlambatan untuk setiap pengiriman yang terlambat. Dengan kehandalan penyerahan laporan, maka pihak top management dapat membuat strategi bisnis dengan lebih cepat sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan sempurna. Hal ini berkontribusi terhadap peningkatan profit perusahaan. Peningkatan profit perusahaan atas implementasi aplikasi ini adalah sebesar Rp. 264.000.000,- per tahun.
85
Total pengurangan biaya per tahun dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 4.4 M anfaat Ekonomis Value Linking (Dalam Rupiah) No 1
Ke te rangan Biaya denda yang dapat dihindari karena keterlambatan pengiriman Total
Tahun 1 264.000.000
Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 264.000.000 264.000.000 264.000.000
Tahun 5 264.000.000
264.000.000
264.000.000 264.000.000 264.000.000
264.000.000
4.2.1.4 Value Acceleration Dalam Value Acceleration kita dapat menghitung waktu yang dapat dipercepat dengan setelah adanya implementasi sistem. Dampaknya dapat terlihat dalam percepatan dalam menyelesaikan suatu kegiatan di perusahaan yang diidentifikasikan sebagai Intangible Measurable bagi perusahaan. Pengukuran dalam Value Acceleration antara lain: 1. Pengurangan biaya lembur. Sistem yang terintegrasi memungkinkan setiap divisi untuk mengakses data yang mereka butuhkan secara cepat sehingga proses pengambilan data atau dokumen yang tadinya memakan waktu cukup lama, kini hanya membutuhkan waktu beberapa menit saja. Sistem yang ada juga dapat mengurangi human error sehingga mempercepat proses kerja dan mengurangi biaya lembur karyawan. Biaya lembur karyawan sebelum menggunakan sistem dalam setahun adalah Rp 33.000.000,-. Dengan adanya pengaplikasian sistem ini mengurangi biaya
86
lembur karyawan sebesar 80%, yaitu Rp 26.400.000,-. Diasumsikan pengurangan biaya ini akan naik setiap tahunnya selama periode 5 tahun sebesar 10%, dikarenakan oleh adanya peningkatan efisiensi dan manajemen operasional perusahaan.
Tabel 4.5 M anfaat ekonomis Value Acceleration (Dalam Rupiah) No 1
Ke te rangan Pengurangan biaya lembur karyawan kantor
Tahun 1 26.400.000
Tahun 2 29.040.000
Tahun 3 31.944.000
Tahun 4 35.138.400
Tahun 5 38.652.240
Total
26.400.000
29.040.000
31.944.000
35.138.400
38.652.240
87
Tabel 4.6 Lembar Kerja Dampak Ekonomis (Value Linking dan Value Acceleration A. Biaya pengembangan sistem
552.309.400
B. Arus kas tahunan Total Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Year 5
290.400.000
293.040.000
295.944.000
299.138.400
302.652.240
Pengurangan biaya
9.594.000
10.553.400
11.608.740
12.709.614
14.046.575
= Perolehan
299.994.000
303.593.400
307.552.740
311.848.014
316.698.815
(-) Biaya berjalan
93.391.120
97.157.732
101.280.380
105.793.637
110.735.480
= Arus kas bersih
206.602.880
206.435.668
206.272.360
206.054.377
205.963.335
Manfaat ekonomis bersih
1.031.328.620
C. Simple ROI (B / 5 tahun / A) = 1.031.328.620 / 5 / 552.309.400 * 100% = 37,35%
Scoring economic impact Score
Simple ROI 0 1
Zero to less 1% to 299%
2
300% to 499%
3 4
500% to 699% 700% to 899%
5
Over
Berdasarkan tabel Value Linking pada tabel 4.4 dan Value Acceleration pada tabel 4.5, maka dapat dihitung ROI sederhana seperti yang tertera pada tabel 4.6 dimana terdapat presentase 37,35%. Dengan nilai tersebut, dampak ekonomis yang didapat berada pada Score 1 dengan nilai 1%-299%.
88
Tabel 4.7 Net Present Value BIAYA AWAL Hardware Software Network Aplikasi Instalasi Training Pendukung TOTAL BIAYA AWAL
TAHUN-0 255.900.000 101.702.400 5.597.000 155.520.000 1.500.000 15.000.000 17.090.000 552.309.400
TAHUN-1
TAHUN-2
TAHUN-3
TAHUN-4
BIAYA OPERAS I M aintenance Lain-lain TOTAL BIAYA OPERAS I
21.600.000 65.455.120 87.055.120
21.600.000 68.588.132 90.188.132
21.600.000 72.013.820 93.613.820
21.600.000 75.760.421 97.360.421
21.600.000 79.858.943 101.458.943
PENGHEMATAN TOTAL PENGHEMATAN
9.594.000
10.553.400
11.608.740
12.769.614
14.046.575
PEN INGKATAN PENDAPATAN Denda Lembur TOTAL PEN INGKATAN PENDAPATAN
290.400.000 293.040.000 295.944.000 299.138.400 302.652.240
Non-Discounted Cash Inflow Discounted Cash Inflow
212.938.880 213.405.268 213.938.920 214.547.593 215.239.872 193.580.800 176.367.990 160.735.477 146.538.893 133.647.026
Net Benefit NPV
264.000.000 264.000.000 264.000.000 26.400.000 29.040.000 31.944.000
193.580.800 258.560.786
17.212.810
143.522.667
264.000.000 264.000.000 35.138.400 38.652.240
290.061.560 423.708.586
89
Pada table 4.7 diatas terdapat perhitungan antara biaya-biaya, peningkatan pendapatan dan penghematan yang diperoleh PT.CDS Overseas Logistics. Penjelasannya adalah sebagai berikut: a. Total biaya awal terdiri dari biaya software, hardware, network, aplikasi, training, instalasi dan pendukung. b. Total penghematan didapat dari akumulasi penghematan biaya kertas, tinta printer. c. Peningkatan pendapatan didapat dari biaya denda dan lembur yang dapat dikurangi atau dihindari. d. Non-Discounted Cash Inflow didapat dari penggabungan total peningkatan pendapatan dengan total penghematan dikurangi total biaya operasi. e. Discounted Cash Inflow didapat dari Non-Discounted Cash Inflow yang diasumsikan berkurang 10% tiap tahunnya. f. Net Benefit didapat melalui perhitungan total biaya awal dikurangi Discounted Cash Inflow. Pada tahun selanjutnya, net benefit didapat dari pengurangan net benefit tahun pertama dengan Discounted Cash Inflow.
Adapun perhitungan Net Present Value (NPV) yang didapat dari penjumlahan total Discounted Cash Inflow , lalu dikurangi oleh total biaya awal.
90
4.2.1.5 Corporate Value Sebuah perusahaan yang telah memiliki dan menerapkan teknologi informasi dalam mendukung aktivitas bisnisnya, tentu memiliki dua domain yang meliputi domain bisnis dan domain teknologi. Dalam Corporate Value dilakukan pembobotan terhadap nilai dan resiko dari investasi teknologi informasi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Jika ditinjau dari kedua domain tersebut, berdasarkan hasil wawancara kepada M anager PT. CDS Overseas Logistics, maka dapat disimpulkan bahwa bisnis perusahaan ini tergolong kuat, dan dari hasil penelitian di perusahaan ini didapatkan bahwa dukungan teknologi informasi pada PT. CDS Overseas Logistics masih lemah, dalam artian sistem yang ada sebelumnya tidak lagi mendukung aktivitas bisnis perusahaan. Selain itu, penilaian juga didapatkan dari hasil analisa bobot setiap variabel pengukuran yang terdapat pada kuesioner. Dari hasil analisa tersebut, maka disimpulkan PT. CDS Overseas Logistics ini tergolong dalam kuadran A ( Investment), yaitu perusahaan ini memiliki bisnis yang kuat, namun teknologi informasinya tergolong lemah. Tetapi perusahaan ini memiliki waktu serta kesempatan untuk investasi di masa mendatang.
91
4.2.1.5.1 Faktor Domain Bisnis Pengkajian faktor- faktor domain bisnis adalah sebagai berikut: 1. Return On Investment (ROI) Return On Investment merupakan pengukuran untuk menghitung tingkat pengembalian investasi atau biaya yang dikeluarkan. Faktor ROI ini memperoleh nilai tinggi, yaitu diberi bobot +4, karena perusahaan menilai faktor ini sangat penting untuk mengetahui kelayakan investasi teknologi informasi yang akan diimplementasikan. 2. Strategic Match Strategic Match berfokus pada derajat dimana teknologi informasi selaras dengan strategi bisnis. Faktor Strategic Match memiliki bobot +4, karena dengan adanya proyek ini diharapkan dapat mendukung pencapaian sebagian tujuan strategis perusahaan secara langsung. 3. Competitive Advantage Competitive Advantage adalah nilai yang lebih dimiliki oleh sebuah perusahaan yang dianggap sebagai sebuah keunggulan untuk bersaing dengan pesaing perusahaan tersebut. Faktor Competitive Advantage ini memiliki bobot +2, karena proyek ini tidak menyediakan akses pertukaran data, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasinya pada suatu area strategis kunci.
92
4. Competitive Response Competitive Response adalah tingkat dimana kegagalan sistem dapat mengurangi keunggulan bersaing perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah memiliki pelayanan, atau pertukaran data, atau kemampuan yang diperlukan oleh perusahaan. Faktor Competitive Advantage memiliki bobot +4, karena penundaan proyek ini mungkin mengakibatkan kerugian kompetitif bagi perusahaan, atau kehilangan kesempatan kompetitif, atau keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan dapat menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun. 5. Management Information Support Management Information Support adalah tingkat dimana sebuah proyek sistem informasi manajemen menyediakan manajemen informasi pada aktivitas utama perusahaan atau line of business (Management Information Support of Core Activities / MISCA). Dalam hal ini Management Information Support diberi bobot +5 karena proyek ini sangat penting untuk menciptakan MISCA di masa sekarang. 6. Project Risk Project Risk berfokus pada tingkat dimana sebuah perusahaan manpu membawa perusahaan yang dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen. Faktor Project Risk memiliki bobot -1, karena beberapa elemen sudah terencana dengan baik, meskipun masih ada yang tidak diketahui dan belum direncanakan.
93
4.2.1.5.2 Faktor Domain Teknologi Pengkajian faktor-faktor domain teknologi adalah sebagai berikut: 1. Strategic IS Architecture Strategic IS Architecture mengevaluasi tingkat dimana proyek selaras dengan strategi sistem informasi. Keselarasan ini direfleksikan dalam rencana sistem informasi. Faktor Strategic IS Architecture memiliki bobot +3, karena proyek yang akan diinvestasikan merupakan bagian integral dari perencanaan strategi informasi perusahaan, dan memiliki hasil yang cukup, dan bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis informasi perusahaan, tetapi agak terkait dengan prasyarat proyek lain.
2. Defitional Uncertainty Defitional Uncertainty mengkaji derajat dimana sebuah kebutuhan user dan atau spesifikasi sistem telah diketahui serta menilai kompleksitas dari sebuah area TI dan kemungkinan adanya berbagai perubahan pada sistem yang bersifat non rutin. Faktor Defitional Uncertainty memiliki bobot -2, karena persyaratan cukup jelas, spesifikasinya cukup jelas, area yang diinvestigasi jelas, serta memiliki probabilitas non rutin yang masuk akal dan layak. 3. Technical Uncertainty
94
Technical Uncertainty menilai kesiapan domain teknologi untuk menjalankan sistem dimana penilaian ini meliputi: keahlian yang dibutuhkan, ketergantungan hardware dan ketergantungan software, dan aplikasi software. Faktor Technical Uncertainty memiliki bobot -2, karena proyek ini memerlukan beberapa keterampilan baru bagi staf dan manajemen, memerlukan beberapa tampilan antara piranti lunak standar dan membutuhkan pemrograman yang kompleks, dan piranti lunak aplikasi tersedia secara komersil tetapi sangat kompleks, serta dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk membangunnya. 4. IS Infrastructure Risk IS Infrastructure Risk menilai seberapa banyak investasi non proyek yang perlu segera dilakukan agar sistem dapat berjalan dengan baik seperti administrasi data, komunikasi dan sistem yang tersebar. Faktor IS Infrastructure Risk memiliki bobot -4, karena proyek ini membutuhkan perubahan yang cukup di beberapa area terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer, investasi awal yang dapat dipertimbangkan dalam staf, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodasi proyek.
95
4.2.2 Analisis Domain Bisnis Pada sub bab ini akan dibahas nilai dari resiko domain bisnis terhadap kondisi PT. CDS Overseas Logistics saat ini.
Tabel 4.8 Ringkasan Hasil Kuesioner Domain Bisnis Faktor-Faktor Domain Bisnis
I
Strategic Match
4
3
5
3
3
4
Competitive Advantage Management Information Support Competitive Response Project or Organizational Risk
Skor Responden II III IV
V
Total Skor
Skor RataRata
Pembulatan Skor
2
3
17
3.4
3
2
2
2
12
2.4
2
4
5
4
5
22
4.4
4
4
3
3
5
2
17
3.4
3
-2
-2
0
-3
-3
-12
-2.4
-2
4.2.2.1 Strategic Match Strategic Match berfokus sejauh mana proyek ini mendukung dan membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor +3 yang artinya proyek ini tidak memiliki hubungan langsung maupun tidak langsung terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan, tetapi merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang telah mencapai tujuan strategis perusahaan. .
96
4.2.2.2 Competitive Advantage Competitive Advantage berhubungan dengan sejauh
mana aplikasi ini
mendukung perusahaan untuk mempertahankan dan meningkatkan keunggulan bersaingnya. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor +2 yang berarti proyek ini tidak menciptakan akses atau pertukaran data, tetapi meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasinya pada suatu area strategis perusahaan.
4.2.2.3 MIS MIS berhubungan dengan kemampuan proyek aplikasi ini dalam menyediakan informasi secara tepat dan akurat untuk mendukung aktivitas utama dalam perusahaan. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor +4 yang artinya investasi teknologi informasi yang diterapkan dalam perusahaan berperan penting dalam memberikan informasi bagi aktivitas utama.
4.2.2.4 Competitive Response Competitive Response berhubungan dengan kerugian yang akan diterima oleh perusahaan karena adanya penundaan dalam pengimplementasiannya. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor +3 yang artinya penundaan proyek ini dianggap perusahaan tetap mampu memberikan respon terhadap perubahan yang diperlukan tanpa mempengaruhi posisi kompetitif perusahaan, walaupun kekurangan sistem yang baru, perusahaan secara substansial tidak kehilangan
97
kemampuannya untuk berubah secara cepat dan efektif dalam lingkungan kompetitif
4.2.2.5 Project or Organizational Risk Project or Organizational Risk berhubungan dengan tingkat kemampuan perusahaan dalam memenuhi perubahan yang diperlukan dalam suatu proyek aplikasi TI. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor -2 yang artinya perusahaan masih menganggap masih ada beberapa elemen yang tidak diketahui dan belum direncanakan.
98
4.2.3 Analisis Domain Teknologi
Tabel 4.9 Ringkasan Hasil Kuesioner Domain Teknologi Faktor-Faktor Domain Teknologi Strategis IS Architecture Definitional Uncertainty Technical Uncertainty IS Infrastructure Risk
I
Skor Responden II III IV
V
Total Skor
Skor RataRata
Pembulatan Skor
4
5
2
3
3
17
3.4
3
-3
-3
-2
-2
0
-10
-2
-2
-2
-3
-3
-2
-2
-12
-2.4
-2
-4
-5
-3
-2
-2
-16
-3.2
-3
4.2.3.1 Strategic Architectu re Strategic Architecture mengetahui derajat keselarasan sebuah proyek dengan keseluruhan perencanaan jangka panjang sistem informasi perusahaan untuk jangka panjang. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor +3 yang artinya menurut perusahaan proyek ini merupakan bagian dari perencanaan SI perusahaan, dan memiliki hasil yang cukup, bukan merupakan prasyarat investasi yang lain yang terdapat di dalam perencanaan strategis SI perusahaan, tetapi agak terkait dengan prasyarat investasi lainnya.
4.2.3.2 Definitional Uncertainty
99
Definitional Uncertainty menilai sejauh mana tingkat suatu persyaratan atau spesifikasi sistem yang akan dikembangkan. Faktor ini juga menilai perubahanperubahan non rutin yang mungkin terjadi. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor -2 karena persyaratan dan spesifikasi cukup jelas, area yang ditelaah jelas, memiliki probabilitas perubahan non rutin yang masuk akal.
4.2.3.3 Technical Uncertainty Technical
Uncertainty
berhubungan
dengan
kesiapan
teknis
dalam
mengimplementasikan proyek aplikasi ini. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor -2 dari rata-rata tiap komponen. Ada 4 komponen yang termasuk dalam Technical Uncertainty, yaitu: 1. Keterampilan yang dibutuhkan. Untuk
mengimplementasikan
aplikasi
ini
diperlukan
beberapa
keterampilan baru bagi staf dan manajemen. 2. Ketergantungan perangkat keras. Perangkat keras untuk aplikasi ini sudah ada dan sudah diuji, tetapi tidak beroperasi. 3. Ketergantungan piranti lunak. Untuk mengimplementasikan aplikasi ini, dibutuhkan beberapa interface baru antar piranti lunak dan mungkin membutuhkan pemrograman yang lebih kompleks. 4. Aplikasi piranti lunak.
100
Untuk mengimplementasi aplikasi ini, membutuhkan pemrograman yang kompleks,
dan
piranti
lunak
tersedia
secara
komersial
tetapi
membutuhkan modifikasi yang cukup banyak dan dibutuhkan waktu yang tidak terlalu lama untuk membangunnya.
4.2.3.4 IS Infrastructu re Risk IS Infrastructure Risk berhubungan dengan penilaian tingkat investasi non proyek yang diperlukan untuk membantu proyek. Penekanannya adalah dalam keseluruhan organisasi sistem informasi, termasuk hardware, software, dan staf dalam hubungan dengan investasi yang diperlukan untuk mengakomodasi proyek yang digunakan. Dari kuesioner yang dibagikan, diperoleh skor -3 karena perusahaan menilai proyek ini membutuhkan perubahan yang cukup besar di beberapa area terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer, beberapa investasi up-front diperlukan untuk mengakomodasi proyek ini. M ungkin diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lanjutan dari proyek ini kedalam mainstream lingkungan SI.
4.2.4 Formulasi Akhir dalam Information Economics Scorecard Setelah didapatkan skor untuk ROI, bobot Corporate Value, dan skor setiap variabel dalam domain bisnis dan teknologi, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan hasil pembobotan dan skor ke dalam Information Economics Scorecard. Dalam scorecard ini akan diperoleh skor akhir dari proyek aplikasi investasi SI / TI. Perincian nilai-nilai dalam Information Economics Scorecard dapat dilihat pada Tabel
101
4.10, dimana baris faktor merupakan bobot dari setiap nilai dan resiko koorporasi, sedangkan pada baris domain bisnis dan domain teknologi diisi dengan kuesioner yang dibagikan kepada PT. CDS Overseas Logistics, dan ROI didapat dari perhitungan Lembar Kerja Dampak Ekonomis. Weighted Value diproleh dari bobot dikalikan dengan skor tiap domain. Weighted Score diperoleh dari penjumlahan semua nilai pada baris Weighted Value. Dengan demikian akan diketahui skor akhir dari proyek.
102
Tabel 4.10 Information Economics Scorecard Evaluator Factor Business Domain Technology Domain Weighted Score
ROI +4
Business Domain SM CA MI CR +4 +2 +5 +4
2
8
3
12
2
4
4
20
OR -1
3
12
-2
ROI = Enchanced Simple Return in Investment Score
SM = Strategic Match CA = Competitive Advantage MI = Management Information CR = Competitive Response OR = Project Organisation Risk Technology Domain Assestment SA = Strategic IS Architecture DU = Definitiional Uncertainty TU = Technical Uncert ainty IR = IS Infrastructure Risk
Technology Domain SA DU TU IR +3 -2 -2 -4
Weighted Score
-2
Keterangan:
Business Domain Assestment
3
-2
-2
-3
9
-4
-4
-12
43
103
Setelah mendapatkan skor akhir proyek maka langkah terakhir adalah menentukan nilai bobot proyek maksimum, guna membuat interval untuk mengetahui kelayakan aplikasi SI / TI ini. Nilai proyek maksimum dapat dilihat pada Tabel 4.11 berikut ini. Tabel 4.11 Nilai Proyek M aksimum
Domain Domain Bisnis (Maksimal) Return On Investment Strategic Match Competitive Advantage Management Information Support Competitive Response Domain Teknologi (Maksimal) Strategic IS Architecture
Weight
Maximum Score
4 4 2 5 4
20 20 10 25 20
3
15
Evaluasi Domain Bisnis : Nilai M aksimal Domain Teknologi : Nilai M aksimal
95 15
Total Nilai Maksimum
110
Domain Bisnis (Minimal) Project or Organization Risk
-1
-5
Domain Teknologi (Minimal) Definitional Uncertainty Technical Uncertainty IS Infrastructure Risk
-2 -2 -4
-10 -10 -20
Evaluasi Domain Bisnis : Nilai M inimal Domain Teknologi : Nilai M inimal
-5 -40
Total Nilai Minimal
-45
104
M asing-masing bobot dari setiap faktor akan dikalikan 5 (skor tertinggi dalam kuesioner). Kemudian setelah dijumlahkan, akan didapat Total Value dan Total Risks and Uncertainly. Yang akan dijadikan sebagai interval untuk mengukur skor akhir proyek. Berdasarkan evaluasi nilai proyek maksimum dari tabel 4.11, maka dapat disimpulkan bahwa skor tertinggi untuk proyek ini adalah 110 sedangkan skor terendahnya adalah -45. Dari Information Economics Scorecard pada tabel 4.10, telah diperoleh skor proyek adalah 43. Skor 43 termasuk dalam kategori interval kurang dan cukup, namun lebih mendekati cukup. Sehingga dapat disimpulkan bahwa implementasi investasi SI / TI pada PT. CDS Overseas Logistics memiliki interval cukup, yang berarti aplikasi ini cukup bermanfaat diterapkan di PT. CDS Overseas Logistics.
-45
Sangat Buruk
-14
Buruk
17
48
Kurang
79
Cukup
Gambar 4.1 Interval Skor Proyek
Baik
110
Sangat Baik
105
4.3 Analisis S WOT Analisis SWOT merupakan suatu analisis untuk mengetahui keunggulan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki perusahaan, untuk kemudian dapat digunakan untuk menetapkan strategi berupa peningkatan di sektor kekuatan dan peluang untuk mengurangi kelemahan dan ancaman yang dihadapi baik dari luar maupun dalam perusahaan. SWOT pada PT. CDS Overseas Logistics dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Strength Kekuatan
yang
dimiliki
PT.
CDS
Overseas
Logistics
dari
segi
pengimplementasian SI / TI adalah sebagai betikut: a. SI / TI yang memadai. PT. CDS Overseas Logistics memiliki SI / TI yang memadai ( seperti jumlah komputer yang banyak, adanya aplikasi tambahan, penggunaan jaringan LAN untuk koneksi internet, dan software yang mampu mengakomodasi kegiatan bisnis PT.CDS Overseas Logistics) untuk bersaing dengan perusahaan lain yang juga telah mengimplementasikan SI / TI. b. Reputasi Perusahaan. PT. CDS Overseas Logistics mempunyai reputasi yang baik bagi pelanggan dalam hal harga yang bersaing, kualitas pelayanan, dan pengiriman tepat waktu. c. Kualitas pelayanan.
106
Pelayanan
yang
terus
ditingkatkan
untuk
menjamin
pelanggan
mendapatkan kualitas pelayanan yang baik. d. Keuangan. PT. CDS Overseas Logistics mempunyai kapasitas internal keuangan yang baik, dan kerjasama dengan bank dalam hal finansial yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan investasi. 2. Weakness Kelemahan
PT.
CDS
Overseas
Logistics
yang
berkaitan
dengan
pengimplementasian SI / TI antara lain: a. Investasi yang relatif kecil. Investasi yang dilakukan PT. CDS Overseas Logistics relatif kecil bila dibandingkan dengan aktivitas bisnis yang ada di perusahaan, dan belum berkonsentrasi penuh pada perkembangan SI / TI. b. Sumber daya manusia. Perusahaan memiliki tingkat produktivitas tenaga kerja yang rendah dibandingkan dengan perusahaan pesaing asing lainnya sehingga membutuhkan biaya tenaga kerja yang lebih tinggi. Karyawan kurang memiliki pengetahuan akan teknologi informasi dimana membuat perusahaan sulit untuk merubah jalur operasional. c. Tidak adanya database. Perusahaan tidak mempunyai database untuk menyimpan semua dokumen perusahaan.
107
3. Opportunities Kesempatan
yang
dimiliki
oleh
perusahaan
berkaitan
dengan
pengimplementasian SI / TI adalah: a. Perusahaan pesaing yang belum mengimplementasikan SI / TI. Banyak perusahaan pesaing yang belum mengimplementasikan SI / TI karena biaya yang diperlukan untuk investasi cukup besar.
4. Threats Ancaman yang dihadapi perusahaan berkaitan dengan SI / TI adalah: a. Keterlambatan pengiriman. Ketidakstabilan pada sektor pengiriman membuat perusahaan beresiko untuk tidak dapat mengirimkan barang dengan tepat waktu.
108
Tabel 4.12 Analisis SWOT Internal
Eksternal
+
Strenghts:
Opportunities:
a. SI / TI yang memadai.
a Perusahaan pesaing yang . belum mengimplementasikan SI / TI.
b. Reputasi perusahaan. c. Kualitas pelayanan. d. Keuangan.
‐
Weakness:
Threats:
a. Investasi yang relatif kecil.
a Keterlambatan Pengiriman. .
b. Sumber daya manusia c. Tidak adanya database
