MENGEMBANGKAN SISTEM BISNIS/TI DENGAN METODE SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC)
MAKALAH UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Sistem Informasi Manajemen yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.
oleh Irma Wulandari
(130413615019)
Jazilatur Rosida
(130413604685)
Kharisma Swandana
(120412423467)
Lailatul Masruriyah
(130413611637)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN Februari 2015
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI ....................................................................................................
i
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................
ii
BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang...........................................................................
1
1.2 Rumusan Masalah .....................................................................
2
1.3 Tujuan Penelitian .......................................................................
2
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Mengembangkan Sistem Bisnis.................................................
3
2.1.1 Pengembangan Sistem Informasi ....................................
3
2.1.2 Pendekatan Sistem ...........................................................
3
2.1.3 Pemikiran Sistem .............................................................
3
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) ...........................
4
2.2.1 Pembuatan Prototipe ........................................................
5
2.2.2 Proses Pembuatan Prototipe ............................................
6
2.3 Memulai Proses Pengembangan Sistem dengan Investigasi Sistem .......................................................................................
8
2.3.1 Studi Kelayakan...............................................................
8
2.4 Analisis Sistem .......................................................................... 11 2.5 Desain Sistem ............................................................................ 13 2.5.1 Pengembangan Pemakai Akhir........................................ 16 2.6 Mengimplementasikan Sistem Baru .......................................... 18 2.7 Mengevaluasi Hardware, Software, dan Layanan Aktivitas Lainnya ..................................................................................... 20 2.8 Studi Kasus ................................................................................ 29 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ................................................................................ 33 3.2 Saran .......................................................................................... 34 DAFTAR RUJUKAN ...................................................................................... 35 i
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1.1
Siklus Pengembangan Sistem Informasi .................................................
5
1.2
Pengembangan Aplikasi dengan Menggunakan Prototipe ......................
7
1.3
Contoh Proses Pengembangan Sistem Berbasis Prototipe Untuk Aplikasi Bisnis ........................................................................................
1.4
Faktor-faktor Kelayakan Organisasional, Ekonomi, Teknis, dan Operasional .............................................................................................
1.5
7
9
Contoh-contoh Bagaimana Studi Kelayakan Dapat Mengukur Kelayakan Sistem E-Commerce yang diusulkan Untuk Bisnis .............. 10
1.6
Manfaat dari SI yang Baru dengan Contoh-contohnya ........................... 11
1.7
Desain Sistem Dapat dipandang Sebagai Desain Interface Pemakai, Data, dan Proses...................................................................................... 14
1.8
Petunjuk yang Berguna Untuk Desain Situs Web Bisnis........................ 15
1.9
Contoh Spesifikasi Sistem Untuk Sistem E-Commerce Baru Bagi Suatu Perusahaan .................................................................................... 16
1.10 Gambaran Umum Proses Implementasi .................................................. 19 1.11 Contoh Aktivitas dan Jadwal Proses Implementasi ................................ 19 1.12 Contoh IBM Corp. Mengenai Jenis Hardware, Software, dan Layanan SI yang dievaluasi dan dibeli Oleh Banyak Perusahaan ......................... 20 1.13 Ringkasan 10 Faktor Utama Evaluasi Hardware ................................... 22 1.14 Ringkasan Pilihan Faktor-faktor Evaluasi Software .............................. 23 1.15 Proses Implementasi Sistem Baru .......................................................... 24
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi ini perkembangan Teknologi Informasi (TI) sangat cepat dan menyebar dengan luas, semua masyarakat di dunia memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu dalam menyelesaikan persoalan. Tidak hanya itu semua perusahaan dalam bidang apapun memerlukan TI sebagai sumber daya pendukung yang mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja perusahaan. Dalam pengembangan sistem informasi pendekatan yang dipilih adalah pendekatan sistem. Hal ini dilakukan untuk mengembangkan solusi sistem informasi yang bertahap yakni melalui system development life cycle (SDLC) (O’Brien, 2008). Pada era informasi global, persaingan di dunia bisnis memerlukan kecepatan waktu. Kebutuhan pengambilan keputusan dalam bisnis memerlukan informasi yang cepat dan akurat. Hal ini perlu didukung oleh infrastruktur yang andal dan mudah diimplementasikan. Pengembangan sistem (System Development) dapat berarti menyusun atau membuat suatu sistem baru untuk menggantikan atau memperbaiki sistem lama, baik secara keseluruhan atau sebagian dari sistem yang telah ada dengan mengintegrasikan dan memadukan prosedur, sarana dan sumber daya manusia yang dimiliki. Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau yang sering disebut System Development Life Cycle (SDLC) merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terdiri dari tahapan-tahapan yang membentuk siklus. Disebut siklus hidup karena sistem dapat diperbaharui sesuai dengan kebutuhan. Aktivitas dari siklus hidup ini disebut tahapan atau fase. Secara garis besar ada enam langkah yang biasa digunakan dalam melaksanakan pengembangan sistem, yaitu investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem.
1
1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana cara mengembangkan sistem bisnis? 2. Bagaimana konsep siklus hidup pengembangan sistem (SDLC)? 3. Bagaimana proses memulai pengembangan sistem dengan investigasi sistem? 4. Apa yang dimaksud dengan analisis sistem? 5. Apa yang dimaksud dengan desain sistem? 6. Bagaimana mengimplementasikan sistem baru? 7. Bagaimana mengevaluasi hardware, software, dan layanan aktivitas implementasi lainnya?
1.3 Tujuan Penulisan 1. Menjelaskan cara mengembangkan sistem bisnis. 2. Mengidentifikasi tentang konsep siklus hidup pengembangan sistem (SDLC). 3. Menjelaskan proses memulai pengembangan sistem dengan investigasi sistem. 4. Mengidentifikasi analisis sistem. 5. Mengidentifikasi desain sistem. 6. Menjelaskan implementasi sistem baru. 7. Menjelaskan proses mengevaluasi hardware, software, dan layanan aktivitas implementasi lainnya.
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Mengembangkan Sistem Bisnis
2.1.1 Pengembangan Sistem Informasi Ketika pengembangan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi (information systems development) atau pengembangan aplikasi (application development). Bagian ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
2.1.2 Pendekatan Sistem Pendekatan sistem (system approach) untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini: 1. Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem. 2. Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem. 3. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan. 4. Desain solusi sistem yang dipilih. 5. Implementasikan dan evaluasi kesuksesan sistem yang telah didesain.
2.1.3 Pemikiran Sistem Menggunakan pemikiran sistem (system thinking) untuk memahami masalah atau peluang adalah salah satu aspek paling penting dari pendekatan sistem. Konsultan manajemen dan penulis, Peter Senge menyebut pemikiran sistem sebagai the tifth dicipline (disiplin kelima). Senge mengungkapkan bahwa menguasai pemikiran sistem (bersamaan dengan disiplin penguasaan diri, model
3
mental, visi bersama, dan pembelajaran tim) merupakan hal yang vital untuk pemenuhan pribadi dan sukses berbisnis di dunia yang selalu berubah. Inti dari disiplin pemikiran sistem adalah “melihat hutan dan pohon-pohonnya” di situasi apa pun dengan: Melihat hubungan internal antarsistem ketimbang mata rantai sebab akibat ketika sesuatu terjadi. Melihat proses perubahan antarsistem ketimbang memisahkan “potret” perubahan, ketika perubahan terjadi.
Salah satu cara mempraktikkan pemikiran sistem adalah dengan mencoba mencari sistem, subsistem dan komponen sistem dalam setiap situasi. Hal ini juga dikenal dengan istilah menggunakan konteks sistem (system context), atau memiliki pandangan sistemik (systemic view) dari situasi. Sebagai contoh, organisasi bisnis atau proses bisnis di mana peningkatan masalah atau peluang dapat dilihat sebagai sistem input, pemrosesan, output, tanggapan, dan komponen pengendalian. Kemudian untuk memahami masalah dan menyelesaikannya perlu menentukan apakah fungsi sistem dasar bekerja dengan baik.
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut siklus pengembangan sistem informasi (Information Systems Development Cycle), yang juga dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle-SDLC). Gambar 1.1 mengilustrasikan apa yang terjadi pada tiap langkah dari proses ini, yang mencakup langkah (1) investigasi, (2) analisis, (3) desain, (4) implementasi, dan (5) pemeliharaan. Akan tetapi, yang harus disadari bahwa semua aktivitas yang terlibat sangat berhubungan satu sama lain dan saling terikat. Oleh karena itu, pada prakteknya, beberapa akivitas pengembangan bisa muncul pada saat yang bersamaan. Jadi bagian yang berbeda dari proyek pengembangan bisa jadi berada pada tingkat yang berbeda pada siklus pengembangan. Selain itu, pemakai dan ahli SI bisa kembali
4
kapan pun untuk mengulang aktivitas sebelumnya jika perlu memodifikasi dan memperbaiki sistem yang sedang dikembangkan.
Gambar
1.1
Siklus Pengembangan Sistem Informasi
2.2.1 Pembuatan Prototipe Proses pengembangan sistem sering kali mengambil format, atau mencakup pendekatan pembuatan prototipe. pembuatan prototipe (prototyping) adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja, atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli SI dan praktisi bisnis. Pembuatan prototipe membuat proses
5
pengembangan lebih cepat dan lebih mudah, khususnya untuk proyek di mana persyaratan pemakai akhir sulit dirumuskan. Pembuatan prototipe terkadang disebut juga desain aplikasi cepat (Rapid Application Design-RAD). Pembuatan prototipe juga membuka proses pengembangan aplikasi untuk pemakai akhir karena pembuatan prototipe menyederhanakan dan memepercepat desain sistem. Jadi, pembuatan prototipe telah memperluas peran pemilik kepentingan bisnis yang dipengaruhi oleh sistem yang diusulkan, dan memungkinkan untuk mempercepat proses pengembangan yang lebih tanggap atau disebut juga pengembangan sistem yang lincah (Agile Systems Development-ASD).
2.2.2 Proses Pembuatan Prototipe Pembuatan prototipe dapat digunakan untuk aplikasi besar dan aplikasi kecil. Umumnya, sistem bisnis besar masih perlu menggunakan pendekatan pengembangan sistem tradisional, tetapi sebagian sistem tersebut sering kali dapat dibuatkan prototipenya. Prototipe aplikasi bisnis yang diperlukan oleh pemakai akhir dikembangkan secara cepat dengan menggunakan berbagai alat software pengembangan aplikasi. Kemudian sistem prototipe tersebut diperbaiki berkali-kali hingga dapat diterima. Sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 1.2, pembuatan prototipe merupakan proses yang interaktif dan berulang-ulang, yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan sistem tradisional. Pemakai akhir yang cukup berpengalaman dengan alat pengembangan aplikasi dapat membuat prototipe sendiri. Atau bekerja sama dengan ahli SI untuk mengembangkan sistem prototipe dalam rangkaian sesi interaktif. Sebagai contoh, dapat mengembangkan, menguji dan memperbaiki prototipe laporan manajemen, layar entri data, atau tampilan output. Biasanya sebuah prototipe dimodifikasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan bahwa prototipe tersebut dapat diterima. Modul program yang tidak dihasilkan oleh software pengembangan aplikasi bisa dikodekan oleh programer dengan menggunakan bahasa pemrograman konvensional. Versi akhir sistem aplikasi kemudian diserahkan kepada pemakai akhir untuk keperluan
6
operasional. Gambar 1.3 menyebutkan proses pengembangan sistem berbasis prototipe untuk aplikasi bisnis.
Gambar 1.2 Pengembangan Aplikasi dengan Menggunakan Prototipe Contoh Pengembangan Prototipe Tim. Beberapa pemakai akhir dan pengembang SI membentuk tim untuk mengembangkan aplikasi bisnis. Skematis. Desain skematis prototipe awal dikembangkan. Protoripe. Skematis diubah menjadi prototipe tunjuk-dan-klik sederhana dengan menggunakan alat pembuat prototipe. Presentasi. Beberapa koneksi rutin dan layar disajikan ke pemakai.
7
Tanggapan (feedback). Setelah tim menerima tanggapan dari pemakai, prototipe diulangi. Konsultasi. Konsultasi dilakukan dengan konsultan TI untuk mengidentifikasi perbaikan potensial dan kesesuaian dengan standar yang ada. Penyelesaian. Prototipe dikonversi menjadi aplikasi akhir. Penerimaan. Para pemakai meninjau dan menerima sistem bisnis yang baru. Instalasi. Software bisnis yang baru diinstal pada server jaringan.
Gambar 1.3 Contoh Proses Pengembangan Sistem Berbasis Prototipe untuk Aplikasi Bisnis
2.3 Memulai Proses Pengembangan Sistem dengan Investigasi Sistem
2.3.1 Studi Kelayakan Karena proses pengembangan bisa memakan biaya besar, tahap investigasi sistem biasanya membutuhkan studi awal terlebih dahulu yang disebut studi kelayakan (feasibility study). Studi kelayakan adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan proyek yang diusulkan. Setelah itu tim praktisi bisnis dan ahli SI akan menyajikan temuan dari studi ini dalam laporan tertulis yang mencakup spesifikasi awal dan rencana pengembangan untuk aplikasi bisnis yang diusulkan. Jika pihak manajemen perusahaan menyetujui rekomendasi studi kelayakan ini, maka proses pengembangan bisa dilanjutkan. Jadi, tujuan diadakan studi kelayakn adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan. Kelayakan usulan sistem bisnis dapat dievaluasi dalam empat kategori besar, seperti diilustrasikan pada Gambar 1.4. Perhatikan bahwa kelayakan lebih dari sekedar penghematan biaya atau kesediaan hardware dan software. Kelayakan organisasional berfokus pada sebaik apakah dukungan sistem yang diusulkan terhadap prioritas bisnis strategi organisasi. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan apakah penghematan biaya, peningkatan pendapat, peningkatan keuntungan, pengurangan investasi yang diperlukan, dan manfaat lain yang diharapkan akan melebihi biaya pengambangan dan biaya operasional sistem 8
yang diusulkan.sebagai contoh, jika usulan sistem sumber daya manusia tidak bisa menutupi biaya pengembangannya, maka usulan itu tidak akan disetujui, kecuali dimandatkan oleh peraturan pemerintah atau pertimbangan bisnis strategi.
Kelayakan Organisasional
Kelayakan Ekonomi
Seberapa baik sistem yang
Penghematan biaya
diusulkan mendukung prioritas
Peningkatan pendapat
bisnis perusahaan
Pengurangan investasi yang diperlukan Peningkatan keuntungan
Kelayakan Teknis
Kelayakan Operasional
Kemampuan, keandalan, dan
Penerimaan karyawan, pelanggan ,
ketersediaan hardware, software,
dan pemasok Dukungan manajemen
dan jaringan
Persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya. Gambar 1.4 Faktor-faktor Kelayakan Organisasional, Ekonomi, Teknis, dan Operasional
Kelayakan teknis dapat didemonstrasikan jika hardware dan software yang dapat diandalkan dan mampu memenuhi kebutuhan sistem yang diusulkan, bisa diperoleh atau dikembngkan oleh bisnis dalam waktu yang dibutuhkan. Yang terakhir, kelayakan operasional adalah kemauan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelanggan, pemasok, dan pihak lain yang mengoperasikan, menggunakan, dan mendukung sistem yang diusulkan. Sebagai contoh, jika software yang digunakan untuk sistem bisnis baru terlalu sulit digunakan, pelanggan dan karyawan mungkin sesekali melakukan banyak kesalahan dan tidak mau menggunakannya lagi. Jika hal ini terjadi artinya gagal memenuhikelayakan operasional. Perhatikan Gambar 1.5.
9
Kelayakan organisasional
Kelayakan Ekonomi
Seberapa baik sistem e-commerce
Penghematan biaya tenaga kerja
yang diusulkan sesua dengan
Peningkatan pendapatan penjualan
rencana perusahaan untuk
Pengurangan investasi persediaan
mengembangkan sistem keuangan,
Peningkatan keuntungan
pemasaran, dan penjualan berbasis Web Kelayakan Teknis
Kelayakan Operasional
Kemampuan, keandalan, dan
Penerimaan karyawan
ketersediaan hardware, software,
Dukungan manajemen
dan layanan manajemen
Penerimaan pelanggan dan pemasok
Gambar 1.5 Contoh-contoh Bagaimana Studi Kelayakan Dapat Mengukur Kelayakan Sistem E-Commerce yang diusulkan Untuk Bisnis
Analisis biaya/manfaat. Analisis biaya/manfaat biasanya termasuk dalam studi kelayakan. Jika biaya dan manfaat bisa dihitung, hal ini disebut berwujud; jika tidak bisa dihitung, hal ini disebut berwujud. Contoh biaya yang terwujud adalah biaya hardware dan software, gaji karyawan dan biaya lain yang dapat dihitung yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan menerapkan solusi SI. Biaya tak terwujud adalah biaya yang dulit diukur; biaya itu termasuk hilangnya niat baik pelanggan atau moral karyawan yang disebabkan oleh kekeliruan dan gangguan instalasi sistem baru. Manfaat berwujud adalah hasil yang diharapkan; seperti penurunan biaya gaji yang disebabkan oleh berkurangnya personel atau penurunan biaya persediaan yang disebabkan oleh berkurangnya persediaan. Manfaat tak berwujud lebih sulit diperkirakan. Manfaat tak berwujud misalnya pelayanan pelanggan yang lebih baik atau lebih cepat serta lebih akuratnya informasi untuk manajemen. Gambar 1.6 mendaftar beberapa manfaat berwujud dan tak berwujud beserta contohnya. Biaya berwujud dan tak berwujud merupakan lawan dari setiap manfaat yang ditunjukkan.
10
Manfaat Berwujud
Contoh
Peningkatan penjualan dan laba
Pengambangan produk berbasis TI
pemrosesan
Penghapusan dokumentasi yang
Pengurangan
biaya
informasi
tidak perlu
Pengurangan biaya operasional
Pengurangan biaya penyimpanan persediaan
Pengurangan
investasi
yang
dibutuhkan
Pengurangan
investasi
yang
dibutuhkan untuk persediaan
Peningkatan efesiensi operasional
Lebih sedikit barang yang cacat, teruang, dan waktu menganggur
Manfaat Tak Berwujud
Contoh
Persediaan ketersediaan informasi
Informasi lebih akurat dan tepat
Perbaikan kemampuan analisis Perbakan layanan pelanggan
waktu OLAP dan pengembangan data Tanggapan layanan yang lebih tepat
Perbaikan moral karyawan
waktu Penghapusan tugas kerja
Perbaikan pengambilan keputusan manajemen
merepotkan Analisis keputusan dan informasi
Perbaikan posisi kompetitif Perbaikan citra bisnis
yang
yang lebih baik Sistem yang mengunci pelanggan Pelanggan, pemasok , dan investor memiliki
citra
yang
progresif
terhadap perusahaan. Gambar 1.6 Manfaat dari SI yang Baru dengan Contoh-contohnya
2.4 Analisis Sistem Analis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai:
11
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti Anda sendiri.
Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan
Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi anda, dan pemilik kepentingan bisnis lannya yang mungkin menggunakan sistem ini.
1) Analisis Organisasional Analisis organisasional merupakan langkah pertama yang penting dilakukan dalam analisis sistem. Bagaimana orang bisa memperbaiki sistem informasi jika pengetahuan mereka tentang lingkungan organisasional sangat sedikit? Mereka tidak bisa melakukannya. Karena itulah anggota tim pengembangan harus mengetahui tentang organisasinya, struktur manajemennya, orang-orangnya, aktivitas bisnisnya, sistem lingkungan yang terkait, dan sistem informasi terbaru. Anggota tim harus mengetahui informasi ini secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau kelompok kerja pemakai akhir yang akan terpengaruh oleh sistem informasi baru atau yang lebih baik yang diusulkana. Sebagai contoh, sistem pengendalian persediaan yang baru untuk jaringan pertokoan tidak bisa didesain kecuali jika seseorang dalam tim pengembangan tahu banyak tentang perusahaan dan jenis aktivitas bisnis yang mempengaruhi persediaannya. Karena itulah pemakai akhir bisnis sering kali diikutsertakan dalam tim pengembangan sistem.
2) Analisis Sistem yang Ada Sebelum anda mendesain sistem yang baru, anda perlu mempelajari sistem yang akan ditingkatkan atau diganti (jika ada). Anda perlu menganalisis bagaimana sistem ini menggunakan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia untuk mengubah sumber data, seperti data transaksi ke produk informasi, seperti laporan dan tampila. Kemudian anda harus mendokumentasikan bagaimana aktivitas sistem informasi input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian dilaksanakan. Misalnya anda mungkin mengevaluasi format, waktu,
12
volume, dan kualitas aktivitas input dan output. Aktivitas interface pemakai sangat vital untuk mengefektifkan interaksi antara pemakai akhir dan sistem berbasis komputer. Kemudian, pada tahap desain sistem, anda bisa menspesifikasikan sumber daya, produk, dan aktivitas apa yang harus mendukung interface pemakai di dalam sistem yang sedang anda desain.
3) Analisis Persyaratan Fungsional Langkah analisis sistem ini adalah salah satu dari yang paling sulit. Anda mungkin perlu bekerja sebagai tim dengan analis SI dan pemakai akhir lainnya untuk menentukan kebutuhan informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas bisnis; bagaimana formatnya, volummenya, dan frekuensinya; serta waktu responsnya. Kedua, anda harus mencoba menentukan kemampuan pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem (input, pemrosesan, output, penyimpanan, pengendalian) untuk memenuhi kebutuhan informasi ini. Yang terakhir, anda harus mencoba mengembangkan persyaratan fungsional. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, jaringan, data, dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan digunkan dalam sistem yang baru. Hal ini harus di tentukan dalam tahap desain.
2.5 Desain Sistem Analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Cara yang berguna untuk melihat desain sistem diilustrasikan dalam Gambar 1.7 konsep ini berfokus pada tiga produk utama, atau deliverables yang harus dihasilkan dari tahap desain. Dalam kerangka kerja ini, desain terdiri dari tiga aktivitas: interface pemakai, data, dan desain proses. Hal ini menghasilkan spesifikasi yang sesuai dengan produk dan metode interface pemakai, struktur database, serta pemrosesan dan pengendalian.
13
Desain Sistem
Desain Interface Pemakai
Desain Layar, Bentuk, Laporan, dan Dialog
Desain Proses
Desain Data
Desain Struktur Elemen Data
Desain Program dan Prosedur
Gambar 1.7 Desain Sistem Dapat dipandang Sebagai Desain Interface Pemakai, Data, dan Proses
1) Desain Interface Pemakai Mari kita lihat lebih dekat tentang desain interface pemakai, karena hal ini merupakan komponen sistem yang terdekat dengan pemakain akhir bisnis, dan hal yang paling dapat membantu desain. Aktivitas desan interface pemakai berfokus pada dukungan interaksi antara pemakai akhir dan aplikasi berbasis komputer, para perancang memfokuskan pada bentuk desain yang menarik dan efisien dari input dan output pemakai, seperti halaman web intranet dan internet yang mudah digunakan. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, desain interface pemakai sering kali merupakan proses pembuatan prototipe, dimana model kerja atau prototipe metode interface pemakai didesain dan dimodifikasi beberapa kali dengan tanggapan dari pemakai akhir. Proses desain interface pemakai menghasilkan spesifikasi desain yang rinci untuk produk informasi seperti layar tampilan, pemakai interaktif/dialog komputer (termasuk juga urutan atau aliran dialognya), respon audio, formulir, dokumen, dan laporan. Gambar 1.8 memberikan contoh elemen desain interface pemakai dan petunjuk lainnya untuk halaman web multimedia dan situs web e-commerce.
14
Checklist untuk Situs Web Korporat Ingatlah akan pelanggan: situs web
Kemudahan pencarian: banyak
yang sukses dibangun untuk
situs yang memiliki mesin pencari
pelanggan, bukan untuk
sendiri; namun sangat sedikit yang
menyenangkan wakil direktur
berguna. Pastikan bahwa mesin
perusahaan.
pencari anda berguna.
Estetika: desain yang sukses
Tidak kompatibel: suatu situs yang
menggabungkan grafis yang
kelihatan hebat dikomputer yang
ditampilkan dengan cepat dan
menggunakan internet explorer
pilihan warna yang sederhana
dapat terlihat buruk pada iBook
sehingga mudah dibaca.
yang dijalankan dengan Netscape.
Isi broadbrand: hal-hal yang paling
Formulir registrasi: formulir
bagus dalam web tidak dapat
registrasi adalah cara yang
diakses oleh kebanyakan
berguna untuk mengumpulkan
peselancar web. Penambahan video
data pelanggan. Namun jika anda
singkat bukanlah hal yang buruk,
meminta pelanggan untuk mengisi
namun jangan jadikan hal tersebut
formulir sebanyak tiga halaman,
sebagai fokus situs anda.
pasti dia akan pergi.
Kemudian navigasi: pastikan
Link yang mati: link yang mati
kemudahan untuk berpindah dari
sangat dibenci oleh peselancar
satu bagian ke bagian yang lain.
web-pastikan link anda selalu
Menyediakan peta situs yang dapat
diperbarui. Saat ini, banyak alat
di akses dari setiap halaman akan
software desain web yang dapat
membantu.
melakukan hal ini secara otomatis.
Gambar 1.8 Petunjuk yang Berguna Untuk Desain Situs Web Bisnis
2) Spesifikasi Sistem Spesifikasi sistem memformlasikan desain interface pemakai dan prodk aplikasi, struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian. Oleh karena itu, perancang sistem akan sering mengembangkan hardware, software, jaringan, data, spesifikasi personel untuk sistem yang diusulkan. Gambar 1.9
15
menunjukkan contoh spesifikasi sistem yang bisa dikembangkan untuk sistem ecommerce perusahaan.
Contoh Spesifikasi Sistem Spesifikasi Interface Pemakai Gunakan layar yang di personalisasi untuk menyambut pelanggan web yang kembali dan buat rekomendasi produk. Spesifikasi Database Kembangkan database yang menggunakan software manajemen database objek/relasional untuk mengelola akses ke semua pelanggan dan data persediaan, serta informasi produk multimedia Spesifikasi Software Dapatkan mesin software e-commerce untuk memproses semua transaksi ecommerce dengan respons yang cepat, yaitu: telusuri data produk yang diperlukan, dan hitung semua jumlah penjualan dalam waktu kurang dari satu menit. Spesifikasi Hardware dan Jaringan Instal server web berjaringan yang berlewa dan jalur telekomunikasi denganbandwith yang cukup tinggi untuk menjadi tuan rumah situs web ecommerce perusahaan. Spesifikasi Personel Pekerjaan manajer e-commerce, ahli e-commerce, serta webmaster dan perancang web untuk merencanakan, mengembangkan, dan mengelola operasional e-commerce. Gambar 1.9 Contoh Spesifikasi Sistem Untuk Sistem E-Commerce Baru Bagi Suatu Perusahaan
2.5.1 Pengembangan Pemakai Akhir Dalam siklus pengembangan sistem tradisional, anda berperan sebagai pemakai akhir bisnis, mirip seperti pelanggan atau klien. Biasanya, anda meminta sistem baru atau sistem yang lebih baik, menjawab pertanyaan tentang kebutuhan informasi spesifik Anda dan masalah pemrosesan informasi, dan menyediakan
16
informasi mengenai sistem bisnis anda yang ada saat ini. Praktisi SI bekerja dengan anda untuk menganalisis masalah anda dan menyarankan solusi alternatif. Saat anda menyetujui elternatif terbaik, maka alternatif, maka alternatif itu didesain dan duterapkan. Di sini anda mungkin terlibat lagi dalam proses desain prototipe atau menjadi tim pengimplentasikan bersama dengan para ahli SI. Akan tetapi, pada End User Development (pengembangan pemakai akhir), praktisi SI memainkan peran sebagai konsultan, sementar anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri. Kadang-kadang staf dari konsultan pemakai siap membantu Anda dan pemakai akhir lainnya dalam usaha pengembangan aplikasi anda. Bantuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi; pemilihan hardware dan softare; dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi; dan, tentu saja, dampingan dalam menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan aplikasi bisnis TI yang anda butuhkan.
1) Fokus Aktivitas SI Perlu diingat bahwa pengembangan pemakai terakhir harus berfokus pada pemakai terakhir harus berfokus pada aktivitas dasar dari sistem informasi, yaitu: input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian. Dalam menganalisis aplikasi potensial, Anda pertama-tama harus berfokus pada output yang akan dihasilkan oleh aplikasi. Informasi apakah yang diperlukan dan bagaimana menyajikannya? Berikut, lihat data input yang akan dimasukkan ke aplikasi. Data apa yang tersedia? Dari sumber apa? Dalam bentuk apa? Kemudian Anda harus memeriksa persyaratan processing. Proses operasi atau transaksi apa yang akan diperlukan untuk mengubah input yang ada menjadi output yang diinginkan? Di antara pket software yang bisa digunakan oleh pengembang, paket manakah yang paling baik dalam melakukan operasi yang dibutuhkan? Penyesuaian pada output yang diinginkn atau mencari sumber tambahan data input, termasuk data yang disimpan dalam file dan database dari sumber eksternal. Komponen Storage akan bervariasi sesuai kepentingan aplikasi pemakai akhir. Misalnya, beberapa aplikasi memerlukan penggunaan penyimpanan data yang sangat luas atau pembuatan data yang harus disimpan untuk digunakan di masa yang akan datang. Hal ini lebih
17
cocok untuk proyek pengembangan manajemen database daripada aplikasi spreasheet. Fungsi pengukuran kontrol untuk aplikasi pemakai akhir sangat bervariasi bergantung pada ruang lingkup dan durasi aplikasi, jumlah dan sifat alami pemakai aplikasi, dan sifat alami dari data yang terlibat. Sebagai contoh, pengukuran pengendalian diperlukan agar terlindung dari hilangnya data secara mendadak atau kerusakan file pemakai akhir. Perlindungan yang paling dasar untuk menjaga dari hilangnya data ialah dengan embuat salinan dari file aplikasi secara berturut-turut dan sistematis. Contoh lainnya ialah fitur perlindungan sel spreasheet yang melindungi sel utama jika pemakai secara tidak sengaja menghapusnya.
2) Melakukan Pengembangan Pemakai Akhir Dalam pengembangan pemakai akhir, anda dan praktisi bisnis lainnya daat mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda tanpa keterlibatan langsung dari ahli SI. Kemampuan pengembangan aplikasi yang dibangun ada berbagai paket software pemakai akhir telah menjadikannya lebih mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan solusi berbasis komputer. Gambar berikut mengilustrasikan alat pengembang situs Web yang bisa digunakan untuk membantu anda mengembangkan, memperbarui, dan mengelola situs Web intranet untuk unit bisnis Anda. Atau anda bisa menggunakan paket spreasheet elektronik sebagai alat untuk mengembangkan cara mempermudah analisis hasil penjualan mingguan untuk manajer penjualan di perusahaan. Atau anda bisa menggunakan paket pengembangan situs Web untuk mendesain halaman Web untuk toko Web bisnis kecil atau situs Web intranet departemen.
2.6 Mengimplementasikan Sistem Baru Tahap
System
Implementation
(implementasi
sistem)
melibatkan
pemerolehan hardware, dan software, pengembangan softare, pengujian program dan prosedur, konversi sumber data, dan ebrbagai alternatif konversi. Hal ini juga melibatkan pendidikan dan pelatihan pemakai akhir dan para ahli yang akan menjalankan sistem yang baru tersebut.
18
Implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan tetapi, hal ini vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan, karena meskipun sistem tersebut didesain dengan baik, sistem tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik. Oleh sebab itu, proses implementasi biasanya memerlukan usaha manajemen proyek (project management) dari para manajer unit bisnis. Mereka harus mendukung rencana proyek yang mencakup tanggungjawab kerja. Gambar 1.11 mengilustrasikan aktivitas dan jadwal proses implementasi di suatu perusahaan yang menginstal sistem tunjangan karyawan berbasis intranet di departemen manajemen sumber daya manusia.
Aktivitas Implementasi
Pembelian Hardware, Software, dan Layanan
Pengembang an atau Modifikasi Software
Pelatihan Pemakai Akhir
Konversi Data
Konversi : Pararel Percontohan Bertahap Langsung
Gambar 1.10 Gambaran Umum Proses Implementasi
Aktivitas Implementasi Intranet
Dapatkan dan hardware server
install
software
dan
Latih administrator Dapatkan dan instal software browser Dapatkan dan instal software publikasi Konversi manual tunjangan dan tambahan revisi
19
Bulan
Bulan
Bulan
Bulan
1
2
3
4
Buat tutorial berbasis Web untuk Intranet Adakan pertemuan Gambar 1.11 Contoh Aktivitas dan Jadwal Proses Implementasi
2.7 Mengevaluasi Hardware, Software, dan Layanan Aktivitas Lainnya Perusahaan besar dapat meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal berdasarkan spesifikasi sistem yang dikembangkan pada saat tahap desain pengembangan sistem. Karakteristik minimum untuk kinerja dan fisik semua hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen pemintasan proposal (request for proposal-RFP). Kemudian mereka mengirim RFP atau RFQ ke pemasok yang sesuai, yang menggunakannya sebagai dasar untuk menyiapkan usulan persetujuan pembelian. Perusahaan dapat menggunakan sistem evaluasi skor jika ada beberapa proposal yang bersaing untuk akuisisi hardware dan software. Hal ini juga memperlihatkan kekuatan dan kelemahan setiap proposal.
Hardware Berbagai penawaran, termasuk xSeries, server skala menengah iSeries untuk bisnis skala menengah dan kecil, server RS6000 untuk pelanggan UNIX dan mainframe z900 untuk perusahaan besar. Juga memiliki berbagai pilihan penyimpanan.
Software Server Web: Server Web Lotus DominoGo Strorefront: WebSphere Commerce Suite Layanan transaksi/skala menengah: Server Aplikasi WebSphere untuk mengelola transaksi Database: DB2 Universal Database Alat-alat: WebSphere studio mencakup satu set template
20
Aplikasi lainnya mencakup: IBM Payment Suite untuk mengurus kartu kredit dan mengelola sertifikat digital.
Layanan IBM global service, yang mencakup kelompok-kelompok yang diatur oleh industri, termasuk intel dan keuangan. Dapat mendesain, membangun, dan menjadi tuan rumah aplikasi e-commerce. Gambar 1.12 Contoh IBM Corp. Mengenai Jenis Hardware, Software, dan Layanan SI yang dievaluasi dan dibeli Oleh Banyak Perusahaan
1) Faktor-faktor Evaluasi Hardware Ketika anda mengevaluasi hardware yang dibutuhkan oleh aplikasi bisnis yang baru, anda harus meneliti karakteristik kinerja dan fisik tertentu untuk setiap sistem computer atau komponen pariferal yang dibutuhkan. Banyak hal alin yang harus dievaluasi, misalnya, keusangan harus diajukan dengan membuat evaluasi teknologi, factor orgonomi juga sangat penting, factor orgonomi memastikan bahwa software dan hardware computer ramah pakai.
2) Faktor-faktor Evaluasi Software Anda harus mengevaluasi software menurut factor kinerja, biaya, keandalan, ketersediaan, kompatibilitas, modularitas, teknologi, ergonomic, dan pendukung harus digunakan untuk mengevaluasi akuisisi software yang diusulkan.
3) Evaluasi Layanan SI Kebanyakan pemasok produk hardware dan software dan banyak perusahaan lainnya menawarkan berbagai layanan SI (IS services) ke pemakai akhir dan organisasi. Jenis-jenis lain lain dari layanan SI yang dibutuhkan oleh bisnis dapat melakukan outsourcing ke perusahaan luar dengan harga yang dinegosisasi. Mereka juga
dapat
memiliki
tanggungjawab
untuk
mengembangkan
dan
mengimplementasikan proyek pengembangan sistem yang besar yang melibatkan banyak pemasok dan sub kontraktor.
21
Faktor Evaluasi Handware
Nilai
Kinerja Berapa kecepatannya, kapasitas, dan outputnya? Biaya Berapa harga sewa atau belinya? Berapa biaya operasional dan pemeliharaannya? Keandalan Apa resiko kesalahan fungsi dan persyaratan pemeliharaannya? Apa fitur diagnostic dan pengendali kesalahannya? Kompatibilitas Apakah kompatibel dengan software dan hardware yang ada? Apakah kompatibel dengan software dan hardware yang disediakan oleh pemasok lainnya? Teknologi Berapa tahun siklus hidup produk tersebut? apakah menggunakan teknologi yang belum diuji atau apakah memiliki resiko keusangan? Ergonomi Apakah telah “direkayasa sesuai factor manusia” dengan pandangan pemakai? Apakah ramah pemakai (user-friendly), dirancang dengan aman, nyaman, dan mudah digunakan? Konektivitas Apakah mudah dihubungakan dengan WAN dan LAN yang menggunakan jenis teknologi jaringan yang berbeda dan alternative bandwith? Keluasan (scalability) Dapatkah menyelesaikan permintaan pemrosesan dari banyak pemakai akhir, transaksi, pertanyaan, dan persyaratan pemrosesan informasi lainnya? Softwere Apakah softwere dan aplikasi software tersedia sehingga pemakai dapat menggunakan hardware dengan optimal?
22
Dukungan Apakah layanan yang dibutuhkan untuk dukungan dan pemeliharaan tersedia? Nilai Keseluruhan Gambar 1.13 Ringkasan 10 Faktor Utama Evaluasi Hardware
Faktor Evaluasi Software
Nilai
Kualitas Apakah bebas kecacatan (bug), atau apakah banyak kesalahan dalam kode program? Efisiensi Apakah software tersebut memiliki sistem kode program yang dikembangkan dengan baik yang tidak menggunakan banyak waktu CPU, kapasitas, memori, atau disk space? Fleksibilitas Apakah dapat melakukan proses bisnis kita dengan mudah, tanpa banyak modifikasi? Keamanan Apakah ada prosedur pengendalian kesalahan, kerusakan fungsi, dan penggunaan yang tidak tepat? Konektivitas Apakah Web-enabled sehingga dapat dengan mudah mengakses Internet, intraner, dan ekstranet dengan sendirinya, atau dengan bekerja sama dengan browser Web atau software jaringan lainnya. Pemeliharaan Apakah fitur-fitur baru dan perbaikan kecacatan (bug) dapat dengan mudah diimplementasikan oleh pengembang software kita sendiri? Dokumentasi Apakah software didokumentasi dengan baik? Apakah mencakup layar batuan dan agen software yang membantu? Hardware
23
Apakah hardware yang ada memiliki fitur yang dibutuhkan agar software ini dapat berfungsi dengan baik? Faktor-faktor lainnya Apakah karakteristik kinerja, biaya, keandalan, ketersediaan, kompatibilitas, modularitas, teknologi, ergonomic, keluasan (scalability), dan pendukung software tersebut? Nilai Keseluruhan Gambar 1.14 Ringkasan Pilihan Faktor-faktor Evaluasi Software
Faktor-faktor Evaluasi untuk Layanan SI
Nilai
Kinerja Bagaimana kinerja mereka di waktu lampau jika dilihat dari janjijanji mereka di waktu lampau? Pengembangan Sistem Apakah ada situs Web dan pengembang e-business lainnya? Bagaimana kualitas dan biayanya? Pemeliharaan Apakah peralatan pemeliharaan tersedia? Bagaimana kualitas dan biayanya? Konversi Apa pengembangan sistem dan layanan instalasi yang kan merekan sediakan selama periode konversi? Pelatihan Apakah tersedia pelatihan yang dibutuhkan oleh para personel? Bagaimana kualitas dan biayanya? Cadangan (backup) Apakah tersedia fasilitas computer yang serupa dalam jarak yang dekat untuk tujuan cadangan darurat? Kemampuan Akses Apakah pemasok menyediakan tempat local atau regional yang menawarkan penjualan, pengembangan sistem, dan layanan pemeliharaan
hardware?
Apakah
24
tersedia
pusat
pendukungapelanggan di situs Web pemasok? Apakah telepon khusus pelanggan (customer hot line) tersedia? Posisi Bisnis Apakah pemasok kuat secara keuangan dan memiliki prospek pasar industry yang baik? Hardware Apakah mereka menyediakan banyak pilihan aksesories dan peralatan hardware yang kompatibel? Software Apakah mereka menawarkan berbagai paket aplikasi dan software e-business yang berguna? Nilai Keseluruhan Gambar 1.15 Faktor-faktor Evaluasi Untuk Layanan SI
Aktivitas Implementasi Lainnya Yaitu meliputi pengujian, konversi data, dokumentasi, dan pelatihan adalah kunci utama agar implementasi sistem bisnis yang baru dapat berhasil. 1) Pengujian Pengujian sistem (system testing) dapat melibatkan pengujian dan debugging software, pengujian situs Web, dan pengujian hardware baru. Bagian penting dalam pengujian adalah peninjauan tampilan, laporan dan output lainnya dari prototype. Prototype harus ditinjau oleh pemakai akhir dari sistem tersebut untuk mengetahui kemungkinan kesalahan. Pengujian pemakai akhir dengan segera merupakan salah satu manfaat dari proses pembuatan prototype.
2) Konversi Data Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang penting yang dibutuhkan ketika menginstal software baru dalam kasus ini disebut Konversi Data. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolodasi data dari beberapa database, dan pengaturan
25
data ke dalam format data yang baru, seperti database, data-mart, dan gudang data. Proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengantidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru.
3) Dokumentasi Pengembangan dokumentasi pemakai merupakan bagian yang penting dalam proses implementasi. Layar tampilan entri data, formulir, dan laporan adalah contoh dokumentasi. Ketika metode rekayasa sistem berbantuan computer digunakan, dokumentasi dapat diciptakan dan diubah dengan mudah karena disimpan dan dapat diakses dengan menggunakan disket di tempat penyimpanan sistem. Dokumentasi merupakan media komunikasi antara orang-orang yang bertanggung
jawab
untuk
mengembangkan,
mengimplementasikan,
dan
memelihara sistem berbasis computer. Dokumentasi sangat penting dalam mengdiagnosis kesalahan dan membuat perubahan, khususnya jika pemakai akhir atau analis sistem yang mengembangkan suatu sistem tidak lagi bekerja di organisasi tersebut.
4) Pelatihan Pelatihan (training) merupakan aktivitas implementasi yang vital. Personel SI, seperti konsultan pemakai, harus memastikan bahwa para pemakai akhir terlatih untuk menjalankan sistem bisnis yang baru atau implementasinya akan gagal. Pelatihan dapat melibatkan banyak entri data, atau dapat juga melibatkan semua aspek dari penggunaan sistem yang baru. Selain itu, manajer dan pemakai akhir harus dididik mengenai dampak teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional bisnis perusahaan.
5) Metode Konversi Operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (conversion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini karena operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Metode
26
konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru kedalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem, yang mencakup: a) Konversi paralel b) Konversi bertahap (phased) c) Konversi percontohan (pilot) d) Konversi langsung
6) Pemeliharaan SI Pemeliharaan sistem (system maintance) asalah pengawasan, evaluasi, dan modifikasi sistem bisnis operasional untuk menghasilkan perbaikan yang lebih diinginkan. Pemeliharaan juga perlu untuk kegagalan dan masalah lainya yang muncul selama operasional sistem. Pemakai akhir dan personel sistem informasi kemudian melakukan fungsi pemecahan masalah untuk menentukan penyebab dan solusi atas masalah-masalah tersebut. Aktivitas pemeliharaan mencakup proses tinjauan pasca implementasi untuk memastikan bahwa sistem yang baru diimplementasikan memenuhi tujuan bisnis yang diterapkan. Pemeliharaan juga mencakup modifikasi terhadap sistem yang telah dibentuk karena perubahan dalam organisasi bisnis atau lingkungan bisnis.
Mengelola Perubahan Organisasional Implementasi strategi bisnis/TI yang baru memerlukan pengelolaan pengaruh perubahan utama dalam dimensi organisasi kunsi seperti proses bisnis,struktur organisasi, peran manajerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan diantara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran sistem informasi bisnis yang baru.
Keterlibatan dan Resistensi Pemakai Akhir Implementasi teknologi pendukung kerja yang baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut. Salah satu kunci untuk mengatasi masalah ini adalah pendidikan dan pelatihan yang memadai. Bahkan, yang lebih penting lagi adalah keterlibatan pemakai akhir dalam perubahan
27
organisasi, dan dalam pengembangan sistem informasi yang baru. Hal ini akan membantu memastikan bahwa pemakai akhir merasa memiliki sistem tersebut, dan bahwa desainnya memenuhi kebutuhan mereka.
Manajemen Perubahan Orang adalah fokus utama dari manajemen perubahan organisasi. Ini mencakup aktivitas seperti pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis, dan definisi semua perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan mengembangkan program untuk mengurangi resiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Berikut beberapa taktik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan: 1. Libatkan sebanyak mungkin orang dalam perencanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi 2. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkab dari budaya. 3. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secra pribadi. 4. Berikan insetif keuangan, dan pengakuan. 5. Bekerjalah di dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya.
Implementasi Sistem Baru Akuisi Evaluasi dan dapatkan sumber daya software dan hardware serta layanan sistem informasi yang dibutuhkan. Pengembangan Software Kembangkan software yang tidak akan diperoleh dari pihak luar sebagai paket software. Lakukan modifikasi yang diperlukan terhadap paket software yang dibeli. Konversi Data Konversi data di database perusahaan ke format data yang baru dan pengelompokan yang diisyaratkan oleh software yang baru di-instal. Pelatihan Didik dan lihat manajemen, pemakai akhir, pelanggan, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya. Gunakan konsultan atau program pelatihan untuk mengembangkan kompetensi pemakai. Pengujian 28
Uji dan buat perubahan yang dibutuhkan terhadap program, prosedur, dan hardware yang digunakan oleh sistem yang baru. Dokumentasi Catat dan komunikasikan spesifikasi sistem secara rinci, termasuk prosedur untuk pemakai akhir dan personel SI serta contoh-contoh layar input dan tampilan output dan laporan. Konversi Konversi penggunaan sistem saat ini ke operasional sistem yang baru atau yang diperbaiki. Hal ini dapat melibatkan sistem yang lama dan yang baru secara paralel selama periode percobaan, pelaksanaan sistem percontohan untuk percobaan di satu lokasi, menempatkan sistem yang baru dari satu lokasi ke lokasi lainnya secara bertahap, atau langsung menerapkan sistem yang baru. Gambar 1.15 Proses Implementasi Sistem Baru
2.8 Studi Kasus Pengembangan Sistem Tracking Kargo Udara Berbasis Web Pada PT. Garuda Indonesia
Arus barang domestik dan internasional dalam era globalisasi & pasar bebas akan semakin meningkat karena wilayah perdagangan dan kebutuhan konsumen akan barang dan produk yang bermutu dan bersaing sudah tanpa batas. Bagi perusahaan jasa angkutan internasional, keadaan itu merupakan suatu peluang besar yang tak terbatas. Perkembangan yang cepat dalam dunia kargo udara ini akan melahirkan banyak perusahaan baru yang saling bersaing untuk memperebutkan pangsa pasar yang semakin meningkat. Dengan semakin banyaknya perusahaan yang terjun dalam bidang kargo udara, persaingan akan semakin ketat karena lahan yang ada terbatas jumlahnya. Yang akan terjadi kemudian, cepat atau lambat keadaan akan menuju suatu ke suatu kompetisi yang semakin ketat sperti halnya sektor usaha lain, dimana dalam suatu lingkup usaha yang telah mengalami saturai dalam siklus hidup sektor tersebut akan mengarah pada persaingan harga, promosi besar-besaran dan diskon volume. Pada akhirnya persaingan akan terhenti setelah masing-masing mencapai marginal cost dan tingkat efisiensi yang berimbang. Sementara, perusahaan dengan marginal cost yang tinggi akan tersingkir dari dunia usaha ini. Menyusul akhirnya persaingan harga diantara perusahaan yang bertahan akan terjadi persaingan dalam perbaikan pelayanan (service refinements) yang
29
digunakan sebagai alat kompetisi untuk menempatkan perusahaan di atas perusahaan lainnya. Agar dapat memenangkan kompetisi perlu adanya sistem informasi yang akan memberi kemudahan kepada pelanggan untuk mengetahui keberadaan barang yang dikirimnya. Sistem ini disebut sistem tracking kargo. PT. Garuda Indonesia, sebagai perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia mempunyai unit yang mengurusi angkutan kargo udara. Sistem tracking kargo udara ini sebenarnya sudah diterapkan. Sistem ini bisa diakses melalui website. Hanya saja yang menjadi kendala adalah sistem tersebut hanya dapat untuk melakukan pelacakan kargo internasional saja. Sedangkan pelacakan kargo domestik belum dapat dilakukan. kelemahan yang kedua adalah sistem ini diakses bukan melalui website milik SITA, yaitu perusahaan yang bergerak di bidang jasa telekomunikasi penerbangan, sehingga secara branding tidak akan menguntungkan bagi Garuda. Sementara itu Garuda mempunyai website yang diharapkan dapat menjadi portal bagi Garuda Indonesia Group. Untuk itu diperlukan sistem pelacakan kargo domestik dan internasional yang terintegrasi dengan website Garuda sehingga segala informasi mengenai pelacakan kargo ini dapat terintegrasi dengan sistem reservasi dan informasi yang lain mengenai PT. Garuda Indonesia. Tujuan penelitian ini adalah: 1) Investigasi sistem informasi yang digunakan PT. Garuda Indonesia untuk mendukung sistem tracking kargo udara. 2) Melakukan analisa kebutuhan untuk sistem tracking kargo. 3) Membuat prototipe aplikasi sistem tracking kargo berbasis web. Adapun manfaat yang didapat dengan diterapkannya sistem ini adalah: 1) Sistem akan memberikan informasi kepada pelanggan bahwa barang yang dikirimnya sudah sampai pada tujuan yang benar dan tepat waktu baik itu untuk penerbangan domestik maupun internasional. 2) Akan menambah fasilitas yang sudah ada pada corporate website milik PT. Garuda Indonesia disamping fasilitas yang sudah ada misalnya, melihat time table, informasi kedatangan dan keberangkatan, melihat adanya seat atau tidak dalam suatu penerbangan dan informasi mengenai Garuda Indonesia yang lainnya.
30
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi dalam pembuatan prototipe pelacakan kargo udara berbasis web. Sedangkan metodologi yang dipergunakan adalah System Development Life Cycle (SDLC) dengan pendekatan prototyping. Tahapan yang dipergunakan dalam pengembangan prototipe ini sebagai berikut: 1) Investigasi Sistem Dalam tahapan ini akan diketahui bagaimana sistem angkutan kargo udara mulai dari pelanggan melakukan reservasi, barang diangkut dengan pesawat dan barang sampai ke tempat tujuan, serta bagaimana pelanggan bisa mengetahui posisi barang yang dikirimkannya. Termasuk didalamnya investigasi teknologi yang digunakan dalam sistem tersebut. Hal yang harus dikerjakan pada tahapan ini adalah: a) Merumuskan tujuan serta ruang lingkup yang akan dikembangkan dalam sistem tracking kargo udara. b) Identifikasi permasalahan serta kendala-kendala yang ada. 2) Pengembangan Prototipe Aktivitas dimulai dengan dibuatnya model yang aktivitasnya meliputi: a) User interface b) Penentuan kebutuhan untuk software, hardware dan database Dari data di atas akan dibuat pengembangan prototipe sistem tersebut. Desain yang dihasilkan dari bagian ini meliputi desain user interface, desain basis data dan desain proses. Dari pengembangan prototipe ini dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu: 1) Awalnya PT. Garuda Indonesia sudah memiliki sistem reservasi kargo (CAREGA) dan website Garuda Indonesia, namun diantara keduanya belum terintegrasi dengan baik. Sementara website PT. Garuda Indonesia baru terintegrasi dengan sistem reservasi penumpang saja, sehingga untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih bagi pelanggan sistem tersebut perlu untuk dikembangkan. 2) Basis data dari sistem reservasi kargo sudah tersedia dan website juga sudah tersedia, sehingga yang diperlukan untuk pengembangan sistem tracking kargo ini hanyalah pembuatan interface untuk menjembatani sistem tersebut. Oleh karena itu sistem ini bisa cepat untuk diimplementasikan mengingat biaya yang
31
diperlukan relatif terjangkau dan perusahaan akan mendapatkan manfaat yang besar. 3) Dikembangkannya sistem ini akan memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk senantiasa memantau kargo yang akan dikirimkannya. Secara tidak langsung layanan ini akan memberikan rasa aman. 4) Keberhasilan dari sistem tracking ini sangat bergantung pada kedisiplinan petugas lini depan dalam mencatat kargo yang akan dikirimkan ke dalam sistem CAREGA. 5) Dalam pengembangannya sistem ini juga dapat dikembangkan untuk sistem akuntansi kargo yang awalnya masih dilakukan secara manual. Pengembangan sistem untuk sistem akuntansi ini juga hanya merupakan pembuatan interface antara CAREGA dengan sistem akuntansi yang sudah ada. 6) Keberhasilan sistem ini juga sangat bergantung pada kehandalan sistem, yang merupakan tanggung jawab dari Garuda Information System sebagai unit yang melakukan pemeliharaan sistem tersebut. Hal lain yang harus juga diperhatikan adalah unit kargo hendaknya berkomunikasi dengan unit komunikasi perusahaan untuk mengkomunikasikan pelayanan ini, sehingga peningkatan pelayanan ini bisa terkomunikasikan dengan baik kepada pelanggan serta unit kargo bisa mendapat inputan dari pelanggan untuk dapat lebih memberikan pelayanan yang baik. Sedangkan masukan dari pihak luar sangatlah penting untuk kesempurnaan sistem ini.
32
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan Pengembangan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi (information systems development) atau pengembangan aplikasi (application development). Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut siklus pengembangan sistem informasi (Information Systems Development Cycle), yang juga dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle-SDLC). Siklus pengembangan sistem informasi memiliki beberapa langkah dalam proses ini, yang mencakup investigasi sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem. Investigasi sistem merupakan tahap pertama dalam proses pengembangan sistem. Tahap ini bertujuan menghasilkan proposal untuk perencanaan proses pengembangan sistem. Dari tahap ini akan diperoleh informasi mengenai apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Analisis sistem merupakan sebuah studi mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna. Tahapan ini menghasilkan kebutuhan fungsional sebagai dasar atasi desain sistem informasi. Analisis sistem melibatkan studi mendetail atas kebutuhan informasi perusahaan dan pengguna, aktivitas, sumber daya, dan produk dari sistem informasi yang sedang digunakan. Desain sistem berfokus pada tiga area, yaitu desain User Interface, desain data, serta desain proses. Proses implementasi sistem mencakup perolehan hardware, software, dan service, pengembangan atau modifikasi software, melakukan pelatihan kepada end user. Mengenai metode konversi, pengembang dapat memilih salah satu di antara metode paralel, metode pilot, metode phased, serta metode langsung. Pemeliharaan sistem dilakukan setelah tahap implementasi berhasil. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa sistem yang baru diterapkan dapat
33
berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Proses pemeliharaan memperbaiki segala macam error yang mungkin timbul. Dalam tahap ini juga dilakukan pemantauan dan review secara periodik atas sistem baru yang telah berjalan.
3.2 Saran Penulis sadar bahwa dalam tulisan ini, masih banyak yang perlu diperdalam terutama dalam unsur pendalaman teori dan tinjauan rujukan. Oleh karena itu, perlu adanya saran yang bisa membantu tulisan ini untuk mencapai tujuannya dalam pengembangan sistem bisnis/TI dengan metode System Development Life Cycle (SDLC). Saran tersebut bisa berupa tambahan teori yang lebih kuat, bukti yang lebih konkrit mengenai peran pengembangan sistem.
34
DAFTAR RUJUKAN O’Brien, James A., Marakas, George M. 2014. Sistem Informasi Manajemen (Management System). Jakarta: Salemba Empat. Hestiadi, Ajar Purnawan. 2002. Pengembangan Sistem Tracking Kargo Udara Berbasis
Web
Pada
PT.
Garuda
Indonesia,
(Online),
(http://www.elibrary.mb.ipb.ac.id/files/disk1/11/mbipb12312421421421412-anjarpurna-548-3-e6b-03-a-f.pdf), Februari 2015
35
diakses
10
