THE AUTHOR. SUPER-SUPERVISOR Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 1

THE AUTHOR Nugroho Nusantoro adalah seorang supervisory leadership dan customer service trainer, motivator, penulis dan public speaker. Energi, semangat, penguasaan materi dan humor segar adalah ciri-ciri Nugroho Nusantoro dalam penyampaian materi. Dengan pengalaman bicara untuk beragam audience, mulai staff rank & file, Direktur, sampai para professional dari berbagai Negara, Nugroho Nusantoro mampu menyampaikan materi dalam bahasa Indonesia atau Inggris dengan sama baiknya. Komitmennya yang kuat terhadap hasil training yang dipimpinnya, tercermin dalam salah satu slogannya: “Building a strong Indonesia through quality training, one person at a time.”

SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 1

PENGANTAR

Fungsi seorang supervisor sangat krusial di setiap perusahaan. Ini disebabkan oleh posisi strategis mereka yang langsung memimpin para pekerja, para penggerak perusahaan. Pada beberapa kasus, fungsi krusial ini tidak diimbangi dengan sistem panduan atau sistem pengembangan kepemimpinan supervisor. Dengan demikian para supervisor yang biasanya adalah para pekerja berprestasi, dulunya, justru mengalami kemandegan di posisi ini. Buku ini ditulis untuk memberikan panduan kepada para supervisor tentang hal-hal utama yang perlu dilakukan untuk memajukan tim yang mereka pimpin. Kemajuan tim-tim itu akan menjadi penggerak kemajuan perusahaan. Upaya pengaplikasian oleh pembaca adalah kunci penyerapan dari isi buku ini. Bila mengalami kesulitan atau ingin diskusi tentang aplikasinya silahkan email ke: [email protected] Surabaya, 24 Mei 2011 – Nugroho Nusantoro SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 2

DAFTAR ISI THE AUTHOR

1

PENGANTAR

2

DAFTAR ISI

3

PENDAHULUAN, The Journey Has Just Begun!

5

SATU, Designing The Future

14

DUA, Walking The Future

36

TIGA, Securing The Future

52

PENUTUP, Welcome Aboard SUPER-SUPERVISOR

87


SUPER-SUPERVISOR A GUIDE TO BE A VERY EFFECTIVE AND SUCCESSFUL SUPERVISOR


PENDAHULUAN

The Journey Has Just Begun!

“The beginning is the most

important part of the work.” Plato Pagi itu saya bertemu Eka. Itu adalah hari pertamanya menjalani peran baru. Mulai pagi itu Eka adalah seorang Supervisor. Semangat dan kebahagiaan terpancar SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 5

hampir dari seluruh lubang pori-porinya. Terus terang, dia juga kelihatan sangat pantas memakai seragam supervisor yang terlihat masih sangat baru. Secara keseluruhan dia terlihat siap menjalani harinya. Waktu berlalu dengan cepat. Sore hari itu, saya kembali bertemu dengan Eka di ruang locker karyawan. Dia tampak lelah, sangat lelah. Semangat yang menyalanyala pagi tadi sudah padam tampaknya. Saya bertanya kepadanya, “Bagaimana hari pertamamu?” Eka tersenyum kecut sambil menjawab, “Capek, Pak.” Keesokan harinya saya melihat Eka mengawali hari tanpa semangat yang ia punyai di pagi pertamanya sebagai supervisor. Dia sudah mulai terlihat seperti supervisor


yang sudah menjalankan pekerjaa dalam jangka waktu panjang. Cahaya prestasi dan kepercayaan diri Eka sudah mulai pudar. Itu terus terjadi dan tanpa terasa tiga bulan telah berlalu. Eka, sang supervisor baru, sekarang sudah menjadi supervisor biasa.. biasa mengeluh tentang pekerjaan dan timnya, biasa terlihat berlama-lama menghabiskan batang-batang rokok di smoking room, dan biasa-biasa lain yang mengurangi keefektifannya sebagai seorang supervisor. Hal seperti it u adalah um um ter jadi di banyak per usahaa n. Seorang kar yawa n rank and file yang berpres tasi baik mendapat promosi menjadi super visor. Prestasi ya ng ia peroleh ketika masih rank and file tidak bisa ia ula ngi pada posisi supervisor. Sebaliknya ia just r u me njadi sala h sat u dari para s uper visor pe ngger ut u, pe ngeluh dan pema rah. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 7

Kenapa ini bisa terjadi? Satu jawababan yang merupakan tema besar dari semua itu adalah

KETIDAK

SIAPAN (dan KETIDAK diSIAPkAN)! Di ebook ini Anda para supervisor yang benar-benar baru, relatif baru, agak baru, dan yang ingin mempunyai prestasi baru mempunyai kesempatan untuk mengetahui apa yang harus disiapkan serta dilakukan agar menjadi seorang supervisor yang efektif dan berprestasi, seorang SUPER-SUPERVISOR dalam istilah die book ini. SUPER-SUPERVISOR? Apa itu SUPER-SUPERVISOR?


Diagram 1


Untuk menjawab pertanyaan di atas, kita perlu tahu dahulu fungsi utama seorang pemimpin, termasuk supervisor tentunya. Perhatikan ilustrasi pada halaman sebelum ini. Diagram bel di atas menunjukkan perbandingan antara jumlah pekerja dan kinerja mereka. Jumlah pekerja yang berkinerja di bawah standar ada beberapa. Jumlah pekerja yang mempunyai kinerja di atas standar ada beberapa juga. Yang paling banyak adalah mereka yang mempunyai kinerja biasa-biasa saja alias pas memenuhi standar, bahkan sering kali hampir di bawah standar. Apa yang diperlihatkan oleh diagram bel semacam ini adalah fenomena yang kerap kita lihat di lingkungan kerja kita. Begitu biasa, sampai-sampai kita sering berpikir, “Yang penting mereka bisa menyelesaikan pekerjaannya.”


Diagram 2


Dengan adanya seorang leader, termasuk supervisor, seharusnya diagram tadi berbentuk seperti pada diagram 2. Ya. Dengan adanya supervisor semestinya diagram tadi Semua perusahaan yang ingin melejitkan tingkat profitabilitas dan pertumbuhannya memerlukan S UPERSUPERV ISOR.

bisa lebih bergeser ke kanan. Artinya jumlah pekerja yang berkinerja melampaui standar bertambah lebih banyak lagi dan mereka yang berkinerja di bawah standar, tentu saja, semakin berkurang. Itu tugas Anda. Itu yang bisa dilakukan oleh seorang SUPER-SUPERVISOR.

Semua perusahaan yang ingin melejitkan tingkat profitabilitas dan pertumbuhannya memerlukan SUPER-SUPERVISOR. Jadi apakah Anda siap menjadi SUPERSUPERVISOR?

Apakah

Anda

berani

mengambil

tanggung

jawab

untuk


meningkatkan kinerja tim Anda? YES! Jawaban optimis sangat membantu keberhasilan Anda. Untuk membantu Anda melakukan transformasi menjadi SUPER-SUPERVISOR, ebook ini saya bagi menjadi empat bagian. Di bagian pertama Anda akan mempelajari hal-hal yang perlu disiapkan untuk bekal keberhasilan Anda sebagai seorang supervisor. Pada bagian dua kita mendiskusikan hal-hal yang perlu dilakukan dalam melakukan peran Anda. Anda juga akan mendapati kompetensikompetensi yang bisa Anda kembangkan untuk melengkapi peran Anda. Itu pada bagian tiga. Mari kita mulai perjalanan kita.


SATU

Designing The Future

“Keep your dreams alive. Understand to achieve anything requires faith and belief in yourself, vision , hard work, determination, and dedication. Remember all

things are possible for those who believe.” Gail Devers SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 14

Ingat cerita tentang Eka si supervisor baru? Eka tidak akan mengalami hal itu seandainya dia sudah mempunyai gambar rancangan yang jelas, sangat jelas, tentang hari-harinya sebagai seorang supervisor sebelumnya. Dia pasti mampu menjadi seorang SUPER-SUPERVISOR bila diawal telah mampu menentukan cetak biru karirnya. Promosi adalah hal yang sangat ditunggu-tunggu oleh banyak orang. Promosi diskon di super atau hypermarket adalah momen yang paling ditunggu oleh ibu-ibu. Promosi di toko alat-alat pertukangan juga merupakan hal yang sangat diminati oleh bapak-bapak - walaupun mereka tidak terlalu bisa pertukangan atau permesinan. Tentu saja promosi jabatan adalah hal yang paling ditunggu oleh karyawan. Ini menyebabkan sensasi kegembiraan yang luar biasa ketika seorang karyawan, akhirnya, mendapatkan promosi. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 15

Sensasi itulah yang dirasakan oleh Eka pada awal hari pertama

ia

menjalani

perannya

sebagai

seorang

supervisor. Sensasi itu membuatnya senyum-senyum sendiri,

berlama-lama

di

depan

cermin

mengamati

seragam barunya, dan lain sebagainya. Sensasi itu pula

Tentu saja promosi jabatan adalah hal yang paling ditunggu oleh karyawan. Ini menyebabkan sensasi kegembiraan yang luar biasa ketika seorang karyawan, akhirnya, mendapatkan promosi.

yang membutakan Eka dari kenyataan bahwa ada banyak hal lain yang perlu ia lakukan agar bisa menjalani perannya sebagai seorang supervisor. Nasehat saya sangat sederhana: agar Anda tidak mengalami apa yang dialami oleh Eka, ketika sensasi itu muncul maka segeralah lakukan JEDA.


The Power Of Pause

“Baru promosi kok sudah JEDA alias istirahat?” Jeda yang perlu Anda lakukan bukan jeda biasa. Jeda yang harus Anda ambil adalah jeda untuk meningkatkan kesadaran Anda atas apa yang telah Anda alami, sedang Anda alami, dan akan Anda alami. Jeda ini penting agar Anda bukan sekedar

bergembira

karena

telah

mendapat

promosi

tetapi

juga

mempersiapkan diri untuk keberhasilan yang lebih lagi. “Cara melakukan jeda semacam ini bagaimana?” SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 17

bisa

Hal pertama yang harus Anda lakukan tentu saja adalah menyadari bahwa Anda sudah masuk ke area tanggung jawab yang lebih besar yang memerlukan kesiapan mental spiritual. Melaporlah dulu kepada Yang Maha Perkasa. Gunakan waktu Anda untuk khusyuk berbicara dengan Tuhan, mengungkapkan rasa syukur Anda atas kepercayaan-NYA memberikan kesempatan itu kepada Anda. Kemudian mintalah pertolongan agar Anda bisa melalui jenjang posisi ini dengan prestasi gemilang. Yakinlah bahwa dukungan-NYA akan selalu ada untuk Anda sehingga prestasi Anda di posisi baru ini adalah suatu kepastian. Mengambil cukup waktu untuk berkomunikasi

dengan

Sang

Maha

Daya

sangat

membantu

kita

untuk

mengembangkan sikap optimis. Hal kedua yang bisa membantu Anda lebih siap lagi memulai hari sebagai seorang supervisor adalah melakukan pengukuran. Pengukuran? Ya. Anda ukur tingkat kemampuan Anda pada kecakapan-kecakapan yang diperlukan untuk menjadi SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 18

seorang supervisor yang berhasil. Di bawah adalah daftar beberapa kecakapan yang perlu dimiliki oleh seorang supervisor dalam menjalankan peran dan

Hal pertama yang harus Anda lakukan tentu saja adalah menyadari bahwa Anda sudah mas uk ke area tanggung jawab yang lebih besar yang memerlukan kesiapan mental spiritual. Melaporlah dulu kepada Yang Maha Perkasa. Gunakan waktu Anda untuk khusyuk berbicara dengan Tuhan

fungsinya. Tambahkan bila Anda merasa ada lagi kecakapan yang perlu ada pada daftar tersebut. 1. Kecakapan memberikan arahan 2. Kecakapan memotivasi 3. Kecakapan komunikasi 4. Kecakapan membuat keputusan (decision making) dan memecahkan masalah (Problem Solving) 5. Kecakapan perencanaan dan antisipasi (Planning and Anticipation) 6. Kecakapan administratif (Membuat dan membaca laporan, merancang roster, dll) SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 19

7. Kecakapan Teknis 8. Kecakapan mengelola hubungan dengan senior management 9. Kecakapan pengelolaan stress (stress management) 10. Kecakapan

menjalankan

perbaikan

berkesinambungan

(continuous

improvement) Ukur kemampuan Anda pada semua kecakapan di atas dengan memberikan nilai antara 0 sampai 10. 0 (nol) berarti Anda sama sekali belum mempunyai kemampuan pada kecakapan itu dan 10 berarti Anda sudah sangat mampu. Dari sini Anda akan mengetahui posisi Anda saat ini dan kecakapan mana saja yang harus Anda prioritaskan pengembangannya.


Setelah

mendapat gambaran

lengkap

tentang

kecakapan

Anda,

tentukan

bagaimana Anda bisa meningkatkan kemampuan pada kecakapan-kecakapan tadi serta identifikasi siapa saja yang bisa membantu Anda.

Emosi sangat mempengaruhi kinerja seseorang.

Hal ketiga yang Anda perlu

lakukan adalah mengidentifikasi pola-pola emosi yang berpotensi membantu atau justru menghambat kinerja Anda sebagai seorang supervisor. Bayangkan pola emosi seperti apa yang akan Anda gunakan bila harus berhadap-hadapan dengan seorang anak buah yang tindakannya sangat merugikan dan meresahkan tim. Atau SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 21

bayangkan pola emosi yang Anda alami bila atasan langsung serta anggota senior management memberikan tekanan (pressure) yang berlebih kepada Anda. Dengan mendapatkan gambaran awal pola-pola emosi yang dominan pada situasi-situasi tertentu, Anda mempunyai kesempatan untuk menilai apakah pola itu produktif atau tidak. Bila pola-pola tersebut Anda nilai tidak produktif maka Anda mempunyai kesempatan untuk mengganti atau menentukan pola baru yang lebih produktif. Dengan demikian Anda sudah melakukan langkah antisipatif yang efektif. Ketika suatu saat situasi itu benar-benar terjadi, Anda sudah siap dan mampu mengelola situasi tersebut menuju pada hasil yang baik.




Itulah hal-hal yang perlu Anda lakukan dalam jeda Anda.

Bila pola-pola tersebut Anda nilai tidak produktif maka Anda mempunyai kesempatan untuk mengganti atau menent ukan pola baru yang lebih produktif. Dengan demikian Anda sudah melakukan langkah antisipatif yang efektif. Ketika suatu saat situasi itu benar-benar terjadi, Anda sudah siap dan mampu mengelola situasi tersebut menuju pada hasil yang baik.

Dengan demikian Anda mempunyai waktu yang cukup untuk

Promosi biasanya diberikan dengan pemberitahuan di awal.

melakukan langkah-langkah jeda tadi. Sebaiknya Anda juga komunikasikan hal ini dengan atasan Anda sehingga Anda bisa mendapat dukungan dan bantuan. Ingat, jeda yang baik bisa menyelamatkan karir Anda.


Collect Your Future

Dalam masa jeda Anda lebih banyak melakukan introspeksi. Anda berkomunikasi dengan diri Anda sendiri (dan dengan Tuhan). Setelah Anda mempunyai gambaran awal tentang diri Anda, tiba saatnya Anda membuka jalur-jalur komunikasi dengan pihak-pihak yang mempengaruhi keberhasilan pekerjaan Anda sebagai seorang supervisor. Pihak-pihak itu adalah (calon) anak buah Anda, rekan sesama supervisor, atasan langsung, anggota senior management lain, wakil-wakil dari departemen lain di luar departemen Anda. Komunikasi dengan (calon) anak buah Anda bisa dimulai dengan menentukan terlebih dahulu hasil yang ingin Anda peroleh. “Begin with an end in mind.” Begitu SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 24

kata Stephen R. Covey. Hasil itu bisa seperti ini: “Memahami apa yang mendorong dan menghalangi kinerja puncak dari tim saya sehingga saya bisa selalu menjadi supervisor yang mampu membawa mereka pada kinerja puncak.” Dengan fokus pada perolehan hasil seperti itu, Anda bisa menentukan hal-hal apa saja yang ingin Anda tanyakan kepada (calon) anak buah Anda. Anda bisa bertanya tentang harapan mereka, bagaimana

mereka ingin dipimpin dan diarahkan, bagaimana

mereka ingin dibantu, dan hal-hal apa dari seorang supervisor yang bisa membuat mereka bersemangat. Anda juga bisa menanyakan hal-hal yang mereka tidak sukai dari seorang supervisor, tentang hari-hari terberat mereka, dan tentang tantangantantangan dalam mencapai kinerja puncak. Tanyakan itu semua dan kumpulkan sebanyak mungkin jawaban. Setelah Anda mengetahui hasil yang diinginkan, tentukan apakah Anda akan bicara dengan semua dari mereka atau hanya beberapa yang bisa dianggap mewakili dari SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 25

mereka. Bila hanya beberapa, tentukan nama-nama mereka yang akan Anda ajak bicara. Bijaklah dalam memilih.Jangan

menghindari

nama-nama

tertentu

hanya karena nama-nama itu selama ini dianggap trouble maker. Rangkul sebanyak mungkin perwakilan yang bisa menggambarkan tim Anda secara utuh. Langkah

selanjutnya

adalah

memberi

informasi

Hindari mengomentari apapun yang disampaikan oleh nara sumber Anda. Analisa atas informasi yang Anda terima bisa Anda lakukan sendiri pada waktu yang terpisah.

selengkap mungkin kepada mereka tentang rencana Anda dan tujuan dari rencana tersebut. Itu akan memberikan mereka waktu untuk ‘menenangkan diri’ dan bersiap untuk memberi Anda informasi yang maksimal. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 26

memilih nama lain bila ternyata satu atau dua orang yang ada dalam daftar menolak untuk berpartisipasi karena suatu alasan. Bertemu dan melakukan wawancara tentu saja adalah langkah puncak dari proses ini. Dalam wawancara selalu tempatkan diri Anda sebagai pendengar yang baik, sebagai

seorang

‘murid’

yang

haus

akan

sebuah

pemahaman.

Hindari

mengomentari apapun yang disampaikan oleh nara sumber Anda. Analisa atas informasi yang Anda terima bisa Anda lakukan sendiri pada waktu yang terpisah. Saat wawancara Anda harus memberikan ruang sebesar-besarnya bagi nara sumber untuk mengeluarkan segala apa yang ingin mereka ungkapkan. Yakinlah bahwa keseluruhan informasi itu akan membentuk suatu rangkaian cerita yang akan sangat berguna bagi kesuksesan Anda nantinya.


Sesi wawancara dengan rekan supervisor lain, atasan langsung Anda, anggota senior management lain, dan wakil-wakil dari departemen lain di luar departemen Anda juga mengikuti urutan langkah yang sama. Ingat, pertama tentukan dulu hasil yang ingin Anda dapat dari wawancara tersebut, kemudian bila diperlukan tentukan siapa saja yang akan Anda temui, diteruskan dengan pertemuan awal untuk memberi tahu mereka tentang rencana Anda sekaligus untuk menentukan kapan waktu yang tepat untuk melakukannya, dan terakhir adalah melakukan wawancara tersebut.

Kegiatan semacam ini saya beri nama

‘Collecting Future’ karena

pada dasarnya Anda sedang mengumpulkan potongan-potongan puzzle dari suatu gambar besar yang berjudul SUPER-SUPERVISOR, seorang supervisor yang berhasil mendongkrak kinerja tim sekaligus memenuhi harapan sebagian besar SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 28

pihak dalam organisasi. Ini adalah strategi efektif untuk memulai peran Anda sebagai supervisor, bahkan sebenarnya sangat efektif untuk memulai peran apapun. Collecting Future memberi Anda peta yang sangat lengkap tentang apa yang layak Anda lakukan dan apa yang sebaiknya Anda hindari dalam melakukan tugas Anda. Menariknya adalah bahwa kegiatan ini juga mendekatkan Anda kepada banyak pihak sehingga tanpa sadar mereka sudah memberikan dukungan mereka kepada Anda, dan tentu saja karir Anda ke depan bila Anda bisa memenuhi komitmen Anda. Lakukan kegiatan Collecting Future ini dengan sebaik-baiknya dan Andapun akan mendapatkan jaminan bahwa pekerjaan Anda akan menjadi sangat lancar. Anda akan terhindar dari hal-hal yang dialami oleh Eka pada cerita di awal ebook ini.


Wrong Question!

Dari kegiatan Collecting Future, sekarang Anda telah mengantongi kepingankepingan puzzle dari satu gambar besar tentang bagaimana menjadi seorang supervisor yang berhasil. Tinggal Anda gunakan saja kepingan-kepingan itu untuk menyusun keberhasilan Anda. Caranya adalah dengan bertanya kepada diri Anda dengan satu pertanyaan yang ‘cerdas’. “Apa yang harus saya lakukan?” Itu adalah pertanyaan salah kaprah. Itu adalah pertanyaan kuno yang mungkin sudah mulai ditanyakan oleh para supervisor jaman Majapahit dulu. Apa yang Anda dapatkan dari pertanyaan itu adalah KEBINGUNGAN. Perbaiki pertanyaan Anda. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 30

Bila tadi saya mengutip apa yang dikatakan Stephen R. Covey, sekarang saya akan

menggunakan ide yang sama dari Wilferd Peterson. Ia menyatakan,

thinking

precedes

achievements.”

“Big

great

Ya. Keberhasilan-keberhasilan yang hebat

selalu diawali dengan pikiran-pikiran yang jelas tentang keberhasilan itu. Itulah yang dilakukan oleh orang-orang berprestasi. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 31

Tokoh-toko h ini s udah m eras akan dan m elihat k eberhas ilan jauh s ebelum penc apaian-penc apaian yang m ereka da patka n.

Steven Spielberg sudah membayangkan menciptakan karya-karya besarnya sejak ia masih kecil. Muhammad Ali dan Lenox Lewis selalu menciptakan momen khusus dimana mereka memutar gambar di otak mereka tentang bagaimana mereka mengalahkan lawan-lawannya. Andre Agassi membayangkan ribuan kali bagaimana ia menjadi seorang juara Wimbledon. Susi Pudjiastuti kecil sering ditertawakan oleh SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 32

keluarganya karena sering membayangkan punya pesawat pribadi. Sekarang ibu Susi Pudjiastuti adalah pemilik maskapai penerbangan Susi Air. Ya. Semuanya berawal dari melihat jelas impian itu di dalam diri Anda. Lihat jelas impian itu Andre Agas s i telah ri buan k ali m enjad i juara W im bledon bahka n s ebelum dia m enjadi petenis profes s ional.

dengan

bertanya,

“Hasil akhir seperti apa

yang

saya

inginkan dari kegiatan saya sebagai seorang SUPER-SUPERVISOR?” Semisal jawaban yang Anda kembangkan adalah ‘mempunyai tim yang sangat selalu mampu melampaui target sampai lebih dari 40% dimana setiap anggota tim adalah kontributor aktif, innovator, dan problem solver’,

maka

Anda

bisa

mulai


membayangkan tim itu seperti apa. Dari bayangan, atau bahasa kerennya visualisasi, itu Anda bisa mulai melihat langkah-langkah apa saja yang bisa Anda lakukan untuk mempunyai tim dan anggota tim seperti pada gambaran Anda. Pada tingkat yang lebih detil, Anda bisa mengambil 10 kecakapan seorang supervisor (yang Anda gunakan untuk menilai kesiapan Anda tadi) sebagai batu loncatan. Sebagai contoh bila Anda ingin mengembangkan cara memberi arahan yang baik. Selalu mulai dengan menciptakan gambar tentang hasil akhirnya. Tanyakan, “Hasil akhir seperti apa yang saya inginkan dari kegiatan saya sebagai pemberi arahan yang efektif?” Seperti pada contoh pertama, semisal jawaban yang Anda kembangkan adalah ‘anak buah yang mampu menjalankan instruksi dengan akurat sehingga mereka mampu menyelesaikan pekerjaan secara sangat efektif dan efisien’ maka segera bentuk gambaran tentang anak buah yang berada dalam SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 34

kondisi tadi. Dari situ Anda bisa mendetilkan gambar sampai pada perintah seperti apa yang bisa membuat mereka berada dalam kondisi tadi. Hasil ak hir seperti apa yang saya ingink an dari k egiatan saya sebagai pemberi arahan yang efek tif?

Dengan mengajukan pertanyaan yang tepat Anda bisa mendapatan gambar akhir yang jelas dari apa yang paling Anda inginkan untuk terjadi. Itu akan membangkitkan emosi yang terkuat dari diri Anda untuk mendorong upaya Anda sampai pada hasil akhir tadi. Itu adalah kunci dari keberhasilan Anda.


DUA

Walking The Future

“ When it comes to the future, there are three kinds of people: those who let it happen, those who make it happen, and those who wonder what

happened.” John M. Richardson Jr.


Selamat! Bukan saja karena Anda sudah mendapatkan promosi sebagai seorang supervisor tetapi juga karena Anda sudah bertahan sampai bagian dua dari ebook ini. Sebagian besar orang hanya bertahan sampai awal bagian satu saja. Bila Anda benar-benar membacanya, Sampai saat ini Anda sudah mampu mengembangkan blue print hasil akhir dari kegiatan kepemimpinan Anda sebagai seorang SUPERSUPERVISOR. Kini tiba saatnya tiba untuk benar-benar mewujudkan blue print tadi.


Have A Standard

Bagaimana Anda bisa mengetahui bahwa Anda sudah berhasil atau belum? Bagaimana Anda bisa mengerti bahwa Anda atau anak buah Anda sudah melakukan satu pekerjaan dengan baik? Ya. Harus selalu ada ukuran atas keberhasilan dari setiap kegiatan. Harus ada standar yang kita tentukan. Standar bukan hanya penting bagi Anda sebagai supervisor tetapi juga penting bagi anak buah Anda. Mereka butuh tahu apa sebenarnya yang mereka sedang upayakan. Mereka perlu mengerti kapan mereka mencapai hasilnya. Mereka harus memiliki kepastian tentang bagaimana prestasi mereka akan Anda ukur.


Dengan memiliki standar yang jelas Anda bisa terhindar dari banyak kericuhan termasuk yang diakibatkan oleh perasaan ‘di-anak tirikan’ at au ‘pilih kasih’ di antara anak buah Anda. Standar yang jelas akan membantu Anda dalam menentukan pemberian reward dan rework (saya pribadi bukan pemuja punishment).

Dengan memiliki standar yang jelas Anda bisa terhindar dari banyak kericuhan termasuk yang diakibatkan oleh perasaan ‘di-anak tirikan’ atau ‘pilih kasih’ di antara anak buah Anda. Standar yang jelas akan membantu Anda dalam menentukan pemberian re ward dan re work (saya pribadi bukan pemuja punishment). Contoh fungsi standar yang jelas adalah seperti ini. Bila sudah ditentukan bahwa setiap karyawan yang tidak hadir di tempat kerja harus memberi tahu secara resmi

supervisor atau atasannya, maka itu menjadi standar bagi semua. Jika seorang anggota tim yang sangat positif dan berprestasi melakukan hal itu, tidak hadir tanpa pemberitahuan, maka kembalikan pada standar. Tidak pakai bingung. Jika memang ia perlu mendapatkan teguran atau yang lain (menurut standar) lakukan itu. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 39

“Lalu prestasinya bagaimana? Apakah itu tidak bisa membuat perbedaan?” Begitu mungkin pertanyaan yang muncul. Tentu saja prestasi membuat perbedaan. Bila seorang yang prestasinya biasa-biasa saja melakukan hal tersebut, maka ia hanya mendapat teguran atau tindakan lain yang disyaratkan dalam standar. Sementara bagi karyawan yang berprestasi, ia juga mendapat reward atas prestasinya. Masih bingung? Tegasnya seperti ini. Suatu standar selalu berlaku hanya pada domain yang diaturnya. Bila

tentang

prestasi maka mengaculah pada standar yang mengatur prestasi .

Bila

tentang pelanggaran maka


mengaculah pada standar yang mengatur tentang pelanggaran. Dengan demikian semua menjadi jelas. Masuk akal bukan? “Bagaimana dengan sesuatu yang tidak mempunyai standar?” Ada yang bertanya seperti itu. “Segala sesuatu pasti memiliki standar bila Anda membuatnya.” Jawab saya. “Apa ada standar yang bisa saya pakai untuk mengetahui apakah semua anak buah saya bisa menerima kepemimpinan saya?” Lanjutan dari pertanyaan tadi. “Tentu saja ada.” Jawab saya.


Semua bisa Anda ukur bila Anda mau. Bila Anda ingin melihat seberapa efektifkah kepemimpinan Anda tentu saja selain melihat dari hasil yang Anda capai, Anda juga bisa mengembangkan survey. Survey ini bisa rAnda lakukan bulanan atau mingguan – bahkan saya pernah membimbing tim supervisor yang memutuskan untuk melakukan survey harian. WOW! Survey seperti apa yang bisa Anda lakukan? Beri saja judul ‘Survey SUPER-SUPERVISOR, Cara Peningkatan Efektifitas Supervisor’. Kemudian gunakan sepuluh kecakapan supervisor tadi sebagai item survey-nya. Sederhana saja. Pernyataan nomor satu misalnya berbunyi ‘Saya setuju bahwa supervisor saya sangat cakap dalam memberikan arahan sehingga saya dan rekan kerja saya selalu mampu melakukan arahan itu dengan mudah dan tepat’. Kemudian minta anak buah Anda untuk memberi nilai, misal, dari 0 sampai 10. Ya. Seperti yang Anda lakukan tadi. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 42

Bayangkan hasil yang bisa Anda capai bila Anda konsisten menjalankan survey tersebut dan meningkatkan diri sesuai dengan hasil survey. Hasilnya pasti sangat memberdayakan dan yakinlah bila Anda mampu melakukan itu maka akan selalu ada standar yang bisa Anda ukur dari efektifitas kepemimpinan Anda. Sebagai hasilnya, yakinlah, bahwa

karir cemerlang sedang menanti

Anda. Sekali lagi dengan bertanya pertanyaan yang benar, kita bisa mendapatkan standar hasil yang benar pula. Mulai saat ini biasakan bertanya apa hasil akhir yang ingin kita dapat dan apa ukuran yang bisa kita jadikan tolok ukur keberhasilan kita. Ingat satu kalimat bijak, “If you don’t kno w where you are going, any path will take you there.” SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 43

Now Lead!

"To lead people, walk beside them ... As for the best leaders, the people do not notice their existence. The next best, the people honor and praise. The next, the people fear; and the next, the people hate ... When the best leader's work is done the people say, 'We did it ourselves!” Lao-tsu SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 44

Yes! Sekarang Anda sudah HAMPIR siap

untuk

memimpin! Hanya satu tes kecil saja yang perlu Anda Mencapai keberhasilan yang lebih besar dari apa yang pernah mereka bayangkan itu memerlukan Anda untuk mampu mengelola tiga dimensi kepemimpinan. Dimensi pertama adalah memimpin diri sendiri. Dimensi kedua adalah memimpin orang lain atau tim. Dimensi ketiga adalah memimpin hasil akhir.

lewati. Apa itu pemimpin dan kepemimpinan? Pemimpin adalah orang yang mampu membuat orang yang dipimpinnya mampu mencapai keberhasilan lebih besar dari apa yang mereka bisa bayangkan dan setelah pencapaian itu mereka akan lebih percaya pada kemampuan mereka. Kepemimpinan adalah cara-cara untuk melakukan hal itu. Mengaitkan itu dengan posisi Anda sebagai seorang supervisor maka sekarang Anda adalah orang yang mampu membuat anggota tim Anda


mampu mencapai keberhasilan lebih besar dari apa yang mereka bisa bayangkan dan setelah pencapaian itu mereka akan lebih percaya pada kemampuan mereka. Hebat sekali ternyata tugas Anda! Mencapai keberhasilan yang lebih besar dari apa yang pernah mereka bayangkan itu memerlukan Anda untuk mampu mengelola tiga dimensi kepemimpinan. Dimensi pertama adalah memimpin diri sendiri. Dimensi kedua adalah memimpin orang lain atau tim. Dimensi ketiga adalah memimpin hasil akhir. Mampu memimpin diri sendiri adalah suatu keharusan bagi seorang pemimpin yang baik. Dimensi pertama dari tiga dimensi kepemimpinan ini meminta Anda untuk menentukan satu identitas yang konsisten, efektif dan berdaya. Jabatan Anda adalah supervisor. Semua orang sudah tahu itu. Supervisor yang seperti apakah Anda? Itu adalah pertanyaan yang harus Anda jawab. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 46

“Saya adalah seorang SUPER-SUPERVISOR yang cakap dalam memfasilitasi inovasi, pemecahan masalah, dan cakap dalam mengambil keputusan sehingga mampu membantu tim saya untuk melampaui target sampai lebih dari 40%.”

Terinspirasi oleh ebook ini, mungkin, jawaban seperti itu lagi yang

Anda kembangkan. Dahsyat! Sekarang Anda harus melengkapi jawaban itu dengan detilnya. Nilai-nilai seperti apa yang harus Anda punyai sebagai seorang individu untuk mampu mewujudkan jawaban itu. Sistem kepercayaan seperti apa yang perlu Anda kembangkan (dan hapus) agar mendukung pencapaian hal itu. Perilaku seperti apa


yang harus secara konsisten Anda praktekkan demi penciptaan hal tadi. Itulah detildetil yang membentuk gambar besar yang Anda ciptakan dari jawaban Anda. Memimpin orang lain atau memimpin tim menjadi suatu perjalanan yang lebih mudah bila Anda telah mampu menjalankan dimensi pertama kepemimpinan tadi. Prinsip dalam memimpin orang lain atau tim ini pada dasarnya adalah sama dengan memimpin diri sendiri. Tanyakan dahulu hasil akhirnya. Tim seperti apa yang Anda pimpin? Ingat, frasa ‘seperti apa’ ini bukan tentang keadaan atau kondisi riil tim Anda pada saat ini. Frasa ‘seperti apa’ ini mengacu pada kondisi super amat sangat optimum sekali yang ingin Anda ciptakan. Contoh: dengan mengacu pada jawaban dari pertanyaan yang ada pada dimensi pertama tadi, Andapun mendesain jawaban seperti ini, “Tim saya adalah tim yang sangat BERDAYA dan dihuni oleh individuindividu yang mempunyai kepercayaan diri dan kecakapan untuk bersama SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 48

memecahkan masalah, berinovasi, dan memperbaiki diri untuk selalu mampu melampaui target sampai lebih dari 40%.” Sekali lagi, “WOW!” Apa langkah selanjutnya? Yes! Tepat sekali. Lengkapi detilnya. Nilai-nilai seperti apa yang harus tim Anda punyai untuk mampu mewujudkan jawaban itu. Sistem kepercayaan seperti apa yang perlu tim Anda kembangkan (dan hilangkan) agar mendukung pencapaian hal itu. Perilaku seperti apa yang harus secara konsisten dipraktekkan oleh setiap individu dalam tim demi penciptaan hal tadi. Dimensi ketiga adalah dimensi hasil. Ini adalah dimensi yang sangat penting bagi Anda. Ada istilah bahasa Inggris yang mengatakan, “Leadership is not a walk in the park.” Maksudnya kalau memimpin jangan suka jalan-jalan di taman. Ups! Bukan. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 49

Maksudnya memimpin itu butuh usaha dan terkadang tidak mudah. Setelah Anda jungkir balik untuk memastikan semua berjalan dengan baik, akhirnya, hasil kerja Andalah yang akan dinilai. Anda sudah terbiasa dengan dimensi pertama dan kedua. Dimensi ketiga inipun memerlukan langkah-langkah yang sama. Jadi apa langkah yang pertama? Menentukan gambaran hasil akhir dengan bertanya hasil akhir dari tim ini seperti apa? Ya. Sejuta untuk Anda! Mengacu pada dua jawaban yang pertama, maka Anda bisa mendapatkan jawaban seperti ini, “Membuktikan kehebatan tim dengan melampaui target lebih dari 40%.” Mantab? Yes! Sekali lagi setelah Anda dapatkan jawabannya, tugas Anda adalah menentukan detil-detil yang diperlukan untuk mewujudkan gambaran itu.


Itu tadi adalah tiga dimensi kepemimpinan yang harus Kenyataannya supervisor sebenarnya adalah mata rantai manajemen sekaligus pemimpin yang terdekat dengan staf rank and file. Itu artinya posisi Anda juga meliputi fungsi mengelola (manage) dan memimpin.

Anda kelola demi tercapainya hasil optimal dari tugas Anda. Posisi Anda memang BARU seorang supervisor. Kenyataannya

supervisor sebenarnya adalah mata

rantai manajemen sekaligus pemimpin yang terdekat dengan staf rank and file. Itu artinya posisi Anda juga meliputi fungsi mengelola (manage) dan memimpin. Sering kali ada perdebatan konyol tentang lebih penting mana menjadi manajer atau menjadi pemimpin. Hindari perdebatan tak berujung itu. Dengan mengelola ketiga dimensi kepemimpinan ini Anda bisa menjadi seorang pengelola sekaligus pemimpin yang berhasil.


TIGA

Securing The Future

Berapa lama Anda ingin menjadi seorang supervisor? Hmm.. kaget dengan pertanyaan ini? “Iyalah! Orang posisi supervisor saja masih baru kok sudah berandai-andai mendapat promosi lagi.” Begitu jelas Anda. Saya setuju. Sebagai supervisor Anda harus fokus sepenuhnya


kepada hasil yang bisa Anda capai pada posisi ini. Saya setuju. Sebagai supervisor Anda tidak semestinya berpikir untuk menjadi manajer tanpa berhasil membuktikan kualitas Anda pada posisi ini. Saya setuju. Sebagai supervisor Anda harus mampu melampaui target-target yang telah ditetapkan oleh perusahaan Anda sehingga Anda bisa melangkah ke jenjang berikutnya pada waktu yang ANDA PILIH! Untuk mampu melakukan semua itu, Anda harus menguasai kecakapan-kecakapan dasar inti. Ini yang akan memastikan apakah blue print yang Anda buat bisa terwujud. Ini yang menentukan apakah standar-standar yang ada pada pekerjaan Anda bisa terpenuhi atau bahkan terlampaui. Kecakapan yang paling inti dan dasar pertama adalah:


Communicate

“The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.” George Bernard Shaw Komunikasi selalu menjadi faktor utama dalam keberhasilan kita dalam hidup ini. Bagi Anda yang sudah mempunyai anak pasti bisa membayangkan kegelisahan orang tua yang tak kunjung melihat sang anak yang sudah berusia hampir dua tahun SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 54

belum bisa bicara sama sekali. Di dunia kerjapun kegelisahan yang sama sering terjadi. Ungkapan-ungkapan seperti ‘Perintahnya ga jelas sih’, ‘Saya sulit memahami kemauan bos’, ‘Emang kita disangka dukun? Bisa ngerti tanpa diberi tahu’ dan lain sebagainya. Kapan terakhir Anda

dipusingkan gara-gara

ketidak cakapan

komunikasi seseorang? Sekarang Anda adalah seorang supervisor. Kecakapan komunikasi adalah hal yang sangat vital untuk keberhasilan Anda. Kemampuan Anda untuk mengolah data dan informasi kemudian menyampaikannya dengan mudah sekaligus jelas sangat berpengaruh terhadap kesuksesan tim Anda. “Komunikasi antara pemimpin dan pendukungnya adalah inti dari segalanya.” Begitu terang John W. Gardner, seorang pakar kepemimpinan.


Sebelum

kita

membicarakan

hal-hal

teknis

tentang

komunikasi, kita bicarakan dulu prinsip-prinsip yang penting dalam komunikasi. Prinsip

yang

pertama

menentukan.

Untuk

adalah apa

niat Anda

Anda

memutuskan

berkomunikasa dengan seseorang? Apa yang ingin Anda dapatkan dari komunikasi tadi? Hasil akhir yang ingin Anda dapat apa? “Lhoh, kok hasil akhir lagi?” Itu mungkin menjadi pertanyaan Anda, lagi.

 Di dunia kerjapun kegelisahan yang sama sering terjadi. Ungkapanungkapan seperti ‘Perintahnya ga jelas sih’, ‘Saya sulit memahami kemauan bos’, ‘Emang kita disangka dukun? Bisa ngerti tanpa diberi tahu’ dan lain sebagainya. Kapan terakhir Anda dipusingkan gara-gara ketidak cakapan komunikasi seseorang? 


Tepat sekali! Selalu ‘begin with an end in mind’ karena hanya dengan cara itu kita bisa memastikan hasil yang kita dapat sesuai dengan harapan kita. Contoh tentang hal ini adalah: anak buah Anda datang terlambat dan Anda harus berkomunikasi dengan dia tentang hal itu. Dalam situasi seperti itu, bila Anda salah menentukan hasil akhir atau tidak menentukan apa yang ingin Anda dapat, bisa jadi Anda terjebak adu mulut dengan dia.

Anda

ngotot

mengeluarkan

minta

seribu

dia

alasan

mengakui untuk

kesalahannya.

membuat

Anda

Dia

habis-habisan

MENGAKUI

bahwa

keterlambatan itu adalah hal yang wajar pada kasusnya. Bisa juga dalam situasi itu Anda menjadi supervisor bingung. Anak buah tersebut membuat Anda bingung dengan alasan-alasannya sehingga akhirnya, setelah komunikasi itu berakhir, dia menjadi pihak yang merasa berhasil telah mengkomunikasikan keinginannya dan SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 57

Anda menjadi pihak yang puas karena komunikasi telah selesai. Hasil yang produktif untuk kinerja? Ya tidak ada! Itu semua akan sangat berbeda bila Anda sudah menentukan hasil akhir apa yang harus, mau tidak mau, sesulit apapun, setidak mungkin apapun, TETAP harus Anda dapat. Itu akan membuat komunikasi terfokus pada hasil akhir, bukan pada alasanalasan. Jadi, selalu tentukan dulu hasil akhir yang ingin Anda dapat. Prinsip kedua adalah

penempatan diri Anda menentukan. 246

eksekutif senior dari berbagai perusahaan besar di Amerika pernah disurvei oleh Los Angeles Times Mirror. Inti dari survey itu adalah berapa banyak dari mereka yang menganggap diri mereka mampu mengkomunikasikan visi perusahaan mereka dengan efektif. Sekitar 80% eksekutif percaya mereka telah melakukannya dengan SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 58

efektif.

Hasil

yang

bagus!

Paling

tidak

sebelum orang-orang di perusahaanperusahaan ditanyai, efektif para

tersebut “Seberapa eksekutif

senior di perusahaan Anda mengkomunikasikan

visi

perusahaan?”

Jawabannya:

mampu

70%orang-orang

di

perusahaan-perusahaan tadi menganggap eksekutif senior mereka tidak efektif dalam menyampaikan visi. Siapa yang Ge-eR disini?! Kenapa itu bisa terjadi? SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 59

Banyak orang mengerti bahwa gaya perilaku dari setiap individu itu berbeda-beda. Mereka juga mengetahui bahwa masing-masing individu mempunyai pola pikir yang berbeda-beda pula. Dalam berkomunikasi, setiap orang yang terlibat juga mempunyai kepentingan yang beragam pula. Banyak orang yang tahu itu semua. Sayang sekali ketika benar-benar terlibat dalam suatu komunikasi, terutama ketika menjadi penyampai pesan, banyak orang yang amnesia alias lupa atas itu semua. Tiba-tiba mereka berpikir bahwa semua orang SEHARUSNYA bisa memahami apa yang mereka sampaikan. Nah lho! Menempatkan diri pada sudut pandang orang yang kita ajak berkomunikasi sangat membantu efektifitas komunikasi. Bahasa emotional intelligence untuk hal ini adalah bagaimana kita bisa berempati ketika berkomunikasi. Sebagai seorang supervisor menggunakan kalimat seperti ‘mulai hari ini setiap cacat yang ditemukan dalam running test harus dicatat dan dilaporkan. Itu perintah dari Factory Manager’ tidak SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 60

efektif. Itu hanya akan membuat Anda kehilangan wibawa. “Kenapa musti bawabawa Factory Manager?” Begitu pikir tim Anda. Dalam contoh di atas, bila memang Factory Manager berkata demikian, Anda bisa memilih menempatkan diri sebagai anggota tim Anda. Pikirkan bagaimana pesan itu bisa disampaikan sesuai dengan ‘gaya’ tim Anda. Pikirkan bagaimana hal itu bisa diterima sesuai dengan kapasitas mereka. Prinsip ketiga adalah

emosi menentukan. 80%,

dan bahkan lebih, dari

keputusan kita itu ditentukan oleh emosi apa yang kita rasakan pada satu waktu. Cara Anda berkomunikasipun secara signifikan dipengaruhi oleh emosi yang Anda rasakan pada waktu itu. “Speak when you’re angry – and you’ll make the best speech you’ll ever regret.” Itu kata Dr. Laurence J. Peter. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 61

Memang ketika kita berbicara dengan marah-marah, mungkin saja orang yang kita ajak bicara diam. Bukan karena mereka mendengarkan. Lebih karena mereka ingin agar kita cepat diam! “Kalau begitu sebaiknya kita bicara tanpa emosi saja.” Bukan begitu. Bila kita bicara tanpa emosi maka komunikasi kita akan kehilangan roh. Apa yang akan terjadi? Pendengar Anda akan tertidur (walaupun mungkin saja mata mereka masih terbuka). Gunakan jenis dan takaran emosi yang tepat untuk menambah efektifitas komunikasi Anda. Anda tentu pernah mendengar pembicaraan seseorang yang TIBA-TIBA membuat Anda sadar akan sesuatu, yang membuat Anda jelas akan pesan yang disampaikan, yang menyebabkan Anda tergerak, dan lain sebagainya. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 62

Itu semua terjadi karena si pembicara menggunakan jenis dan takaran emosi yang tepat tadi. “Cara memilih jenis dan takaran emosi yang tepat bagaimana?” Itu akan dibahas pada prinsip ke empat. Prinsip keempat adalah

latihan menentukan. “Practice makes perfect.”

Ya. Dan ada lagi yang paling saya sukai, “Practice is the best of all instructors.” Intinya, bila Anda ingin memperbaiki efektifitas komunikasi Anda, berlatih adalah suatu KEHARUSAN. Anda bisa menggunakan sistem P-PEI: Plan, Practice, Evaluate, dan Improve. Misal Anda harus menyampaikan beberapa hal pada briefing esok hari. Ambil waktu untuk merencanakan bagaimana Anda akan melakukan komunikasi Anda dalam briefing tersebut. Ingat, hasil akhirnya tentukan dulu ya. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 63

Saya ulang lagi, selalu ‘begin with an end in mind’. Setelah Anda membuat rencananya, praktekkan sebagus mungkin. Lakukan evaluasi apa yang perlu diperbaiki dan apa yang sudah bagus. Kemudian, perbaiki. P-PEI bisa meningkatkan kemampuan komunikasi Anda secara luar biasa. Itu adalah empat prinsip yang perlu Anda ingat dalam konteks berkomunikasi. Sekarang kita membicarakan hal yang lebih teknis. Saya mulai dengan bertanya, “Apa saja yang diperhatikan oleh orang lain dari komunikasi Anda?” “Bahasa tubuh, intonasi, dan kata-kata.” Hebat! Betul sekali. Orang memperhatikan tiga hal tersebut dari komunikasi Anda. Mana dari ketiga hal tersebut yang pengaruhnya paling besar dalam komunikasi Anda? SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 64

Dr

Albert

Mehrabian,

UCLA, bahwa

dari

mengemukakan hal

yang

paling

berpengaruh dari komunikasi Anda adalah bahasa tubuh. Ini

mempengaruhi

persepsi

lawan bicara Anda sampai 55%. Sementara yang paling berpengaruh

kedua

adalah

intonasi yang Anda gunakan ketika berbicara, sampai 38% pengaruhnya. berpengaruh

Kata-kata sampai


7%.

Kecil memang

tetapi ini bisa sangat berpotensi mengagetkan bila

Anda

mengabaikannya. Terlepas dari variasi konteks komunikasi yang mungkin Anda temui dalam menjalankan peran Anda sebagai seorang supervisor, menjaga keselarasan antara bahasa tubuh, intonasi, dan kata-kata memang sangat penting. Contoh ketika Anda ingin menyampaikan terima kasih kepada salah satu anggota tim Anda: dengan hanya dengan menepuk pundak dan tersenyum saja, ia bisa salah sangka, “Jangan-jangan dia naksir saya.” Bila itu Anda lengkapi dengan ucapan terima kasih yang tepat intonasinya, ia pasti lebih jelas tetapi belum cukup jelas, “Terima kasih buat apa SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 66

ya?” Bila Anda mengatakan dengan pilihan kata, intonasi, dan bahasa tubuh yang tepat, “Yan, terima kasih ya. Kamu sudah menghubungi Pak Simorangkir untuk meminta ma’af dan memberi solusi masalah beliau.” Ini akan membuat komunikasi Anda sempurna. Agar Anda selalu bisa menampilkan cara komunikasi yang selaras, selalu praktekkan empat prinsip pada bagian sebelumnya. Sekarang Anda sudah tahu empat prinsip berkomunikasi plus elemen yang berpengaruh dalam tersampaikannya pesan dalam komunikasi Anda, ada dua hal lagi yang penting untuk Anda ketahui dalam berkomunikasi. Apa itu? Yang pertama adalah mendengar (to listen). “To listen well is as powerful a means of influence as to talk well and is as essential to all true coinversation.” Betul sekali. Tanpa

mampu

mendengarkan

orang

lain,

kita

tidak

akan

mampu

mengkomunikasikan apapun pada mereka. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 67

Perbanyaklah mendengar apa yang disampaikan oleh orang lain, bukan hanya mendengar dengan telinga kita tetapi mendengar dengan segenap tubuh dan hati. Artinya orang lain harus benar-benar tahu bahwa Anda BUKAN sedang mencoba, atau lebih parah lagi, berpura-pura mendengar. Mereka butuh tahu bahwa Anda benar-benar peduli dan memperhatikan mereka. “Tetapi saya terkadang sangat sibuk dan tergesa-gesa.” Hey! Tenang. Betapa sibuknya Anda, pasti bisa meluangkan waktu untuk sejenak berkata, “Terima kasih sudah memberi tahu saya tentang ini. Agar saya bisa lebih baik dalam mendengarkan informasi ini dan kita lebih tenang, kita bicara lagi nanti jam 15.00 di ruang saya ya.” Ya. Selalu cari cara untuk bisa memberikan perhatian kita pada orang lain betapapun sibuknya kita. Itu juga akan sangat membantu


efektifitas komunikasi kita, ketika tiba giliran kita untuk menyampaikan sesuatu pada mereka. Mendengar dengan aktif juga termasuk menggunakan segala upaya Anda untuk membantu si penyampai pesan untuk mampu memasukkan pesannya kepada Anda dengan cara-cara yang paling bisa Anda pahami.

Dalam

mendengar

ini,

tentu

saja

cara

yang

mendengar yang baik adalah mendengar dengan aktif (Active

Listening).

dengan aktif ini?

Apa

sebenarnya

mendengar

Mendengar dengan aktif juga

termasuk menggunakan segala upaya Anda untuk membantu si penyampai pesan untuk mampu memasukkan pesannya kepada Anda dengan cara-cara yang paling bisa Anda pahami. Bagaimana kalau tetap belum bisa SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 69

menyerap informasi dengan maksimal? Tanyakan. Bertanyalah bila memang itu bisa membantu memperbaiki pemahaman Anda dan menghindarkan Anda dari kesalahan. Itulah mendengar yang aktif. Hal selanjutnya yang sangat penting dalam keberhasilan komunikasi Anda adalah meminimalisir gangguan atau noise. Gangguan disini bisa berupa apapun: Anda berkomunikasi di dekat generator yang sedang bising menyala itu gangguan. Anda berkomunikasi di antara deringan telepon (atau, sekarang, tone dari Blackberry) itu juga gangguan. Lawan bicara Anda sedang kelelahan, fisik dan mental, ketika sedang berbicara dengan Anda itu juga gangguan. Pikiran-pikiran yang tidak fokus, asumsi-asumsi yang ngaco, atau kepercayaan-kepercayaan yang salah itu semua juga gangguan.


Komunikator yang efektif akan selalu berupaya melakukan komunikasi pada situasi yang minim gangguan. Ini bisa kita lakukan dengan membiasakan P-PEI tadi. Bahkan bila waktu Anda hanya beberapa menit sebelum benar-benar harus mulai berkomunikasi, itu bisa Anda gunakan untuk merencanakan. Setelah terbiasa mempersiapkan komunikasi Anda, maka proses P-PEI selanjutnya akan cepat sekali.


Team That Works

“Individually, we are one drop. Together, we are an ocean.” Ryunosuke Bagian yang paling menantang dari pekerjaan seorang Supervisor adalah bahwa keberhasilan Anda saat ini tidak hanya ditentukan oleh diri Anda sendiri. Keberhasilan Anda lebih ditentukan oleh keberhasilan yang mampu dicapai oleh tim SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 72

Anda. Seorang supervisor bisa saja sangat cerdas, boleh saja mempunyai kedekatan dengan senior manajemen, namun tanpa hasil bagus yang diperoleh oleh tim yang dipimpinnya, dia bukan seorang supervisor yang efektif. Untuk mampu membuat a team that works Anda perlu mengetahui apa yang membedakan sebuah tim dan sekumpulan orang yang bekerja bersama-sama. Katzenbach dan Smith, penulis buku The Wisdom Of Teams, menyebutkan bahwa tim adalah sejumlah kecil orang dengan skill yang saling menunjang. Mereka mempunyai komitmen terhadap tujuan, target kinerja, dan pendekatan yang sama dan mereka merasa mempunyai tanggungjawab yang sebanding atas tercapainya semua itu. Dari penjelasan Katzenbach dan Smith ini kita mendapatkan setidaknya tiga hal penting yang harus ada dalam sebuah tim. Yang pertama dan yang paling penting adalah adanya tujuan yang sama. Benar! Adanya ‘an end in mind’ bagi keseluruhan tim. Yang kedua yang setiap tim perlu punya adalah adanya target SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 73

kinerja. Yang ketiga adalah adanya tanggungjawab yang sebanding sehingga ketika terjadi kesalahan tim itu bergerak bersama untuk memperbaiki kesalahan, bukan malah saling menyalahkan.

Selain tiga hal tersebut di atas, ada lagi satu hal yang senantiasa terjadi dan dialami oleh tim. Hal inilah yang membuat tugas Anda sebagai supervisor menjadi lebih menarik dan menantang. Apakah satu hal itu?

“KONFLIK!” Ya! Itu Dia! Konflik adalah satu hal yang selalu terjadi dalam sebuah tim. Tim yang efektif adalah tim yang TIDAK PERNAH TAKUT menghadapi konflik karena mereka SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 74

percaya

bahwa

konflik

adalah

pintu

gerbang untuk maju. Tim yang bisa melewati pintu gerbang itu tadi adalah tim yang mampu membuat iklim dimana para anggota tim merasa nyaman dan aman untuk bersikap terbuka serta jujur dalam berpendapat. Ini adalah salah satu tugas utama Anda sebagai seorang supervisor.

Agar tim Anda lebih terbuka terhadap konflik, hal paling penting untuk Anda lakukan adalah merubah persepsi anggota tim Anda tentang konflik. Ajak mereka untuk selalu melihat sisi lain dari suatu koin yang bernama konflik ini. Bawa mereka SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 75

mengerti bahwa dengan melewati satu konflik mereka akan mencapai titik yang lebih tinggi lagi dalam hidup mereka. Pada setiap peristiwa konflik, upayakan untuk meminimalisir kegaduhan, mentiadakan saling menyalahkan dan mencari-cari alasan. Ganti hal-hal semacam itu dengan upaya fokus pada hasil akhir yang paling diinginkan ketika konflik terselesaikan. Sekali lagi selalu 'begin with an end in mind’ – kini saya tahu mengapa buku Stephen R. Covey itu laris!

Mengajarkan kepada tim kita untuk saling mempercayai adalah hal yang sangat penting. Tunjukkan bagaimana mereka bisa saling menjaga dan melindungi (dalam konteks positif) sesama anggota tim. Ini akan membuat semakin tinggi rasa percaya masing-masing anggota kepada yang lain. Berikan contoh bagaimana Anda bisa membuka diri, mengambil resiko, untuk mempercayai siapapun sekaligus membantu orang tersebut untuk tetap mampu dipercaya. Sebagai seorang supervisor, seorang SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 76

 Mengajarkan kepada tim kita untuk saling mempercayai adalah hal yang sangat penting. Tunjukkan bagaimana mereka bisa saling menjaga dan melindungi (dalam konteks positif) sesama anggota tim. Ini akan membuat semakin tinggi rasa percaya masing-masing anggota kepada yang lain.

pemimpin, bila Anda melakukan kesalahan atau kekeliruan,



Untuk mampu mengubah persepsi tim terhadap konflik juga

Anda bisa mengakuinya sekaligus meminta ma’af kepada tim Anda setelah sebelumnya meminta ma’af secara personal kepada

orang

yang

terdampak

kesalahan

tersebut.

Sebaliknya bila ada anak buah Anda yang melakukan kekeliruan, tegurlah dia, ajaklah dia bicara sedemikian rupa hingga hanya Tuhan, dia dan Anda saja yang mengetahui hal itu. Dengan demikian akan terbentuk suasana saling mempercayai dan terbuka.

untuk mengajarkan sikap saling mempercayai, kecerdasan emosional adalah satu kecakapan yang perlu diberikan SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 77

kepada tim Anda. Wajib diperhatikan bahwa emosi selalu ada di belakang semua tindakan, “Emotions drive performance.” Tim yang

mempunyai

kecakapan

kecerdasan emosional yang bagus tentu saja akan mampu berkinerja dengan bagus pula.

Mengajarkan kecerdasan emosional tentu saja dimulai dengan membantu para individu dalam tim Anda untuk menyadari keberadaan emosi mereka di belakang semua tindakan mereka. Bahkan pada situasi-situasi tertentu emosi-emosi itu menjadi sangat intens. Berikan bimbingan kepada mereka bagaimana mereka harus bersikap dan mengelola emosi-emosi tersebut. Memperhatikan dan menghargai emosi-emosi yang dialami oleh orang lain juga sangat penting. Dengan kemampuan menghargai emosi orang lain maka akan terbentuk suatu hubungan yang lebih sehat dan produktif. Membiasakan tim Anda untuk secara terbuka berdialog mengenai SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 78

emosi-emosi yang mereka alami dan rasakan pada situasi-situasi tertentu, sekaligus mencari cara pengelolaan yang tepat, sangat membantu kecapakan kecerdasan emosional mereka.

Okay! Bila semua itu bisa Anda upayakan maka Anda bukan hanya bisa membentuk suatu team work tetapi juga mempunyai a team that works! Sebuah tim yang berhasil! Kita rangkum hal yang perlu kita lakukan untuk mempunyai tim yang berhasil ini.

1. Tentukan tujuan atau kondisi puncak dari tim Anda 2. Tentukan target-target pencapaian yang terukur 3. Pastikan semua individu mempunyai kemauan untuk bertanggung jawab terhadap kinerja tim SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 79

4. Ciptakan sebuah tim yang TIDAK PERNAH TAKUT pada konflik, dengan cara 5. Ubah persepsi negatif tim terhadap konflik 6. Kembangkan budaya saling mempercayai 7. Raih kecakapan kecerdasan emosional


Perfomance Management

“ If you want to see performance, perform it.”

good

Nugroho Nusantoro Untuk memastikan bahwa tim yang Anda pimpin bisa mencapai hasil akhir yang sudah dirancang dan tetapkan, harus ada suatu proses sistematis yang disebut performance management. Proses ini meliputi perencanaan target pencapaian dan SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 81

pengembangan individu, pemberian umpan balik atau feedback, pengukuran pencapaian, dan lain sebagainya. Ketiadaan proses ini bagi tim Anda sama dengan melakukan pembiaran-pembiaran terhadap naik turunnya kinerja mereka. Saat ini, ada beberapa hal saja yang ingin saya jelaskan kepada Anda tentang performance management ini. Ini akan sangat mendukung Anda dalam menjalankan tugas menjadi supervisor yang berhasil. Hal paling awal yang saya ingin bagikan kepada Anda adalah: 1. Punyailah rekam jejak (istilah yang

keren, bukan?) dari masing-masing

anggota tim Anda. Buat catatan tentang pola-pola kerja dan perilaku mereka, hal-hal yang paling memotivasi mereka termasuk hal-hal yang menurunkan motivasi mereka, kecenderungan mereka dalam menghadapi tekanan, keinginan-keinginan karir mereka dan lain sebagainya. Catat selengkap SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 82

mungkin tentang mereka. Yang paling penting Anda ketahui adalah selalu buat tujuannya terlebih dahulu. Tujuan dari rekam jejak ini BUKAN untuk memudahkan Anda menunjukkan kesalahan mereka. Tujuan dari rekam jejak ini adalah untuk membantu mereka mencapai kinerja yang paling baik sekaligus memungkinkan mereka untuk lebih berkembang di bawah bimbingan Anda. Dahsyat bukan?

2. Setujui hasil akhir yang bisa dicapai oleh masing-masing individu pada penghujung tahun kerja. Saya cukup yakin praktek semacam ini sekarang sudah cukup lazim dimiliki oleh banyak perusahaan. Saya juga yakin begitu lazimnya hingga hal ini sering kali menjadi kosmetik. Lakukan perancangan hasil akhir ini dengan secara penuh melibatkan anak buah Anda. Rancang


hasil akhir yang benar-benar kaya secara emosional sehingga mereka tergerak untuk mencapainya.

3. Ukur progress dari pencapaian hasil akhir tersebut SESERING MUNGKIN! Saya berikan tanda seru karena semasa karir, saya sering menjumpai supervisor yang mengukur pencapaian anak buah mereka SETAHUN SEKALI SAJA! Hmmm... berapa persen kemungkinan anak buah mereka bisa maju dan berkembang dengan cara itu? Ya. Kecil sekali. Mungkin setelah lima atau delapan tahun mereka bisa mengalami perkembangan.. sedikit. Ukur sesering mungkin. Mingguan, bulanan, atau dua bulanan. Gunakan kreatifitas Anda sehinngga proses pengukuran ini menjadi menarik dan memberdayakan. Mungkin ada yang bertanya, “Kalau saya sibuk melakukan hal-hal seperti ini, kapan saya bisa membantu pekerjaan anak buah saya?” SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 84

Bila Anda mampu melakukan hal ini dengan baik, kemungkinan besar anak buah Anda mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan sangat berhasil. 4. Berikan feedback tentang kinerja mereka sesering mungkin. Satu survei tentang kinerja manusia menemukan bahwa rendahnya kuantitas dan kualitas feedback adalah penyebab utama dari buruknya kinerja seseorang. Feedback ada dua, feedback for recognition dan feedback for improvement. Bila anak buah Anda melakukan hal yang baik, berikan feedback for recognition. Sementara bila ia melakukan kesalahan atau kekeliruan berikan feedback for improvement. Hal-hal yang sama dari cara memberikan kedua feedback tersebut adalah: A. Fokus pada tindakan yang dilakukan B. Lakukan sesegera mungkin agar efeknya kuat. Sementara yang membedakan adalah untuk feedback for improvement lakukan secara personal dimana hanya Tuhan, dia, SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 85

dan Anda yang mengetahui. Pastikan juga bahwa fokus Anda adalah bukan untuk membuat dia merasa bersalah tetapi agar dia mengetahui cara untuk melakukan tindakan yang lebih benar dan baik pada kesempatan yang akan datang.


PENUTUP

Welcome Aboard

SUPERSUPERVISOR Mari kita mengenang masa ketika kita sedang belajar mengendarai mobil (bukan yang otomatis). Waktu pertama kali dijelaskan tentang fungsi dari tiga pedal yang harus kita injak dan juga tongkat persneling, pasti banyak di antara kita yang agak tidak percaya diri, “Apakah aku akan bisa menguasai semua?” Keraguan Anda pada SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 87

waktu itu masih kalah nyata, kalah jelas, dengan bayangan di kepala Anda tentang enaknya, nyamannya, atau kerennya bila Anda bisa mengendarai mobil. Andapun melangkah, melanjutkan kegiatan belajar nyetir. Hari ini Anda sudah bisa nyetir tanpa harus banyak berpikir dan bahkan Anda bisa melakukan kegiatan nyetir itu sambil melakukan kegiatan lainnya. Sama seperti belajar mengendarai mobil, saat ini Anda sudah mengerti apa yang perlu Anda lakukan untuk mampu menjalankan peran Anda sebagai seorang pemimpin tim sehingga bisa mencapai atau bahkan melampaui target-target yang telah ditetapkan. Awalnya pasti terasa agak ‘ribet’. Ini hanya soal waktu dan kebiasaan. Ketekunan dan keberanian Anda untuk menerapkan apa yang sudah Anda ketahui dalam pekerjaan Anda akan menjadi pembeda. Anda mempunyai kesempatan yang luas untuk berhasil dalam peran Anda. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 88

Selama karir saya sudah bertemu dengan beragam tipe supervisor. Saya mengenal seorang supervisor yang dalam kurun waktu 15 tahun masih tetap menjadi supervisor. Saya juga mengenal supervisor yang dalam tempo dua tahun sudah mencapai jenjang karir yang lebih tinggi. Saya mengenal supervisor yang sama sekali tidak dianggap oleh anak buahnya. Saya juga mengenal supervisor yang begitu dihormati dan didukung oleh timnya. Saya mempelajari beberapa hal penting yang membedakan supervisor berprestasi dan supervisor yang mandeg. Kemauan untuk belajar dan terus maju adalah salah satu hal yang menjadi pembeda. Supervisor yang berhasil menggunakan seluruh waktunya untuk belajar dan melangkah maju. Setiap interaksi mereka dengan tim mereka, dengan senior manajemen, dengan klien, dan dengan rekan kerja semaksimal mungkin mereka gunakan untuk belajar. Mereka juga mengetahui apa yang mereka inginkan. Tepat. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 89

Mereka selalu ‘begin with an end in mind’ dalam setiap aktifitas mereka. Beberapa supervisor hebat itu sekarang saya kenal sebagi General Manager yang efektif pula. Ebook di tangan Anda ini hanya sekedar menjadi tambahan pengetahuan bagi Anda bila Anda baca belaka. Ini juga bisa menjadi senjata yang efektif bila Anda mau mempraktekkan apa yang ada di dalamnya. Masih ingat cerita tentang supervisor baru yang bernama Eka? Anda bisa terhindar dari apa yang dia alami bila Anda bersedia. Pilihan untuk menjadi supervisor rata-rata atau menjadi seorang SUPERSUPERVISOR ada pada Anda. Sekali lagi, kesempatan yang Anda miliki sudah terbuka lebar. Putuskan yang terbaik!




Bila perusahaan Anda ingin meningkatkan kualitas dan kinerja para supervisor, silahkan undang Nugroho Nusantoro dan Tim Human Technology untuk memberikan pelatihan di perusahaan Anda. Nugroho Nusantoro dan tim siap mentransformasi kualitas dan kinerja supervisor Anda menjadi kualitas dan kinerja SUPER-SUPERVISOR.

Hubungi 081937800880, kontak via Blackberry di PIN 20E62B0C, atau email di [email protected]. Untuk informasi lain kunjungi kami di www.thehumantechnology.com. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 93

Nugroho Nusantoro & bukunya

PROPHET Is The Leader, Sebuah ebook tentang leadership yang efektif dan bermakna

C2H2 – ebook yang ditulis bersama Hery Ratno ini mengupas strategi efektif untuk melejitkan bisnis dan karir. SUPER-SUPERVISOR | Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 94

Dan tentu saja sebuah buku fenomenal yang bisa Anda temukan di toko buku terkemuka di kota Anda:


NUGROHO NUSANTORO Supervisory Leadership, Customer Service, and Motivational Trainer Book Author and Public Speaker Call Now at 081937800880 Email at [email protected] www.thehumantechnology.com


THE AUTHOR. SUPER-SUPERVISOR Sebuah Panduan Menjadi Supervisor Yang Efektif 1

Recommend Documents