Teleseminar 1 PROCES EN INFORMATIE ANALYSE IN EPD PROJECTEN 28-1-2011 MIRJAN VD MEIJDEN
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
Proces en informatie analyse (PIA) 2
Welkom Wat is PIA Waarom PIA 5 tips voor succesvolle PIA Analyse en dan? Tools
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
Wat is PIA 3
Proces- en informatie analyse – papieren situatie
Zorgprocessen
Hoofdgroepen Bijvoorbeeld poli – baliewerk/telefoon/post
Informatiestromen Pakketten, zoals dossier Formulieren Documenten (brieven)
Eindproduct is een overzicht van Activiteiten Actoren Datasets Onderlinge samenhang
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
Waarom PIA 4
Inhoudelijk :
Geeft richting aan de EPD inrichting
Niets is moeilijker dan ‘Dokter, zegt u het maar…’
Bepaalt de context van de EPD invoering
Procesmatig:
Kennismaking met je klant Zeker resultaat; iedereen is blij als je belangstelling hebt voor zijn vak Draagt bij aan het draagvlak Maakt je EPD project planbaarder Kan een tool zijn om de samenhang en volledigheid te bewaken bij de inrichting van het EPD
Kortom: Succeskansen voor je EPD groeien Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
5 tips voor een succesvolle PIA 5
Identificeer het doel
1.
Perspectief
Bepaalt namelijk
2. 3. 4. 5.
EPD ontwerp Management hoe gedetailleerd PIA gedaan moet worden Welke actoren van belang zijn Welke methoden gebruikt moeten worden
Werk van groot naar klein Mix methodes Maak het resultaat visueel Breng iteraties aan: bespreek het resultaat met de klant. Neem en claim voldoende tijd, m.a.w. doe het goed of doe het niet
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
1. Doel bepalen - 2 voorbeelden 6
Perspectief EPD project
Perspectief management
Goed EPD ontwerp Inzicht in benodigde data Inzicht in actoren Inzicht in informatieoverdracht Details nodig
Efficiënter werkproces Rollen combineren/uitsplitsen Automatiseren mogelijk? Afdeling herorganiseren Met name activiteiten van belang, data veel minder
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
2. Werk van groot naar klein 7
Start bij de hoofdprocessen Poli – dagopname - kliniek
Bijv poli: balie, telefoon, post, afspraken maken Balie: diverse poli’s
Kies een zinvol procesniveau (niet te veel actoren)
Focus Totale dossier/ medisch/verpleegkundig/ interne /externe Actoren Management Balie medewerkers/artsen/verpleegkundigen Informatiestromen Volledig dossier Formulieren en uitslagen Data
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
3. Mix methodes 8
Elke methode heeft een eigen toegevoegde waarde
Interview: Heel goed voor de interactie en de mogelijkheid om de sfeer te proeven Kan met 1 of meer personen
Meelopen: Geeft mooi zicht op interactie en welke data gebruikt wordt en uit welke bron Is heel goed voor de contacten Kost heel veel tijd Ook goed toepasbaar bij artsen (i.t.t. interviews)
Dossieronderzoek: Kijk en lees na welke data ingevuld wordt en hoe de formulieren gebruikt worden Alleen zinvol met een duidelijk doel
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
4. Maak het resultaat visueel (1) 9
Plaatjes praten gemakkelijker dan tekst Ondersteunt keten-denken
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
4. Maak het resultaat visueel (2) 10
Definieer welke symbolen
Activiteiten
Op papier, digitaal en zonder informatie
Beslisstappen Databronnen
Op papier, digitaal
Definieer de kleuren
Bijvoorbeeld grijs voor papieren dossier Per functionaliteit of systeem een andere kleur (rood voor de agenda, en groen voor het PACS)
Definieer verder
Markeren van actoren, bijv swimminglanes Markeren van beweging (persoon loopt van A – B en terug, dossier gaat van archief - secr – kamer arts – secr – archief)
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
5. Iteratief proces 11
Maak een eerste plaatje Bespreek het met degene(n) die het kunnen
beoordelen (niet mailen..) Pas het plaatje aan Bespreek het nogmaals, liefst in bredere context Bespreek ook de samenhang met andere afdelingen
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
Analyse en dan? 12
Maak een procesontwerp met informatiestromen
Blijf dicht bij het oorspronkelijk proces
Neem verbeteringen mee Signaleer en markeer knelpunten
Organisatieverandering is niet een doel van EPD projecten, vaak wel een gevolg
Bijvoorbeeld, hoe omgaan met papieren vragenlijsten voor patienten, hoe omgaan met CDs met onderzoeks/beeldmateriaal, welke oplossing als het dossier niet meer beschikbaar is als trigger
In lastige situaties verschillende scenario’s laten zien
Geef inzicht in voor – na situatie Startpunt voor EPD ontwikkeling of configuratie
Biedt inzicht Biedt houvast bij de planning
Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
Tools 13
Protos/Flower (www.pallas-athenae.nl) Ms Visio Mavim (www.mavim.nl) Freeware: Open source producten (http://www.osalt.com/visio) Bizagi (engels, (http://preview.tinyurl.com/lq4s26) Questetra BPM Suite Tibco Business Studio Process Maker (http://www.processmaker.com) Open ModelSphere Copyright 2011, EPDopKoers, vanderMeijden ZORGINFORMATISERING
28-1-2011
