Teknik Pembuatan Program Kerja (PKA) Audit Mutu Internal PerguruanTinggi (AMIPT)

Teknik Pembuatan Program Kerja (PKA) Audit Mutu Internal PerguruanTinggi (AMIPT)

PROGRAM AUDIT Seperangkat prosedur analitis, berupa alur/urutan langkah-langkah dalam pengumpulan data dan bukti

Tujuan Program Audit  Sebagai pedoman dan arah audit yang akan dilakukan  Untuk menyamakan persepsi auditor  Untuk mengurangi kesenjangan pengeta-huan, ketrampilan dan pengalaman auditing diantara para auditor  Memudahkan pelaksanaan audit sampai ke penyusunan laporan  Sebagai alat kendali  Bersifat tentatif dan tidak menutup kreatifitas auditor

Kriteria Program Audit  Harus spesifik, sesuai dengan penugasan  Reasonable  Kalimat instruksi positif  Menunjukkan langkah kerja  Menunjukkan prioritas  Namun tetap fleksibel, memungkinkan penggunaan inisiatif dan judgement untuk direvisi

Isi dan komponen Program Audit  Nomor KKA dan Satuan Kerja yang diaudit  Tujuan Audit  Kegiatan Audit  Prosedur Audit  Nama Auditor  Tanggal dan alokasi waktu  Nomor Kertas Kerja Audit  Nama dan tanda tangan penyusun PA

Obyek Audit  Berdasar Struktur  Instalasi, Unit, Divisi  Berdasar Fungsi  Keuangan, SDM, Material, Belajar Mengajar, Penelitian, Kemahasiswaan  Berdasar Kegiatan  Proyek, Pengadaan Barang/Jasa

Proses Belajar Mengajar      

Melakukan kontrak belajar Memberikan kuliah Memberikan tanya jawab Melakukan pencatatan kehadiran Memberikan praktikum Melakukan bimbingan

Laboratorium  Memberikan pelayanan praktikum/Penelitian/Pengabdian  Penggunaan alat lab

 Memberikan pelayanan analisis  Memberikan pelayanan konsultasi

Tahapan Audit  PERSIAPAN  PENYUSUNAN PROGRAM  PELAKSANAAN AUDIT  PENYUSUNAN LAPORAN  PEMANTAUAN TINDAK LANJUT

Persiapan  Pelajari Kinerja Prodi/Departemen yang akan diaudit (auditee)  Pelajari laporan dari data dan standar yang ada  Pelajari SOP yang berlaku di Departemen, baik menyangkut pelayanan maupun admi nistratif.  Pelajari pelaksanaan internal control unit  Analisa data dan informasi yang didapat

Review Data dan Informasi  

 

Analisa data dan informasi yang didapat Tulis hal2 yang ingin dan perlu digali lebih lanjut, baik dari data sekunder maupun primer dan atau observasi Pembagian tugas auditor Minimal 3 orang untuk melakukan audit

Pertemuan Pendahuluan  Untuk menyamakan persepsi, terutama tujuan audit. Tekankan bahwa internal auditor berkewajiban memberikan solusi bila terdapat masalah (peran konsultan).  Mencari kesalahan (bukan mencari - cari) untuk diperbaiki.  Menyamakan persepsi tentang standar yang akan dipergunakan dalam audit

Menyusun Program Audit  Hasil Review Pendahuluan, diketahui:  Capaian Kinerja, Pencapaian target dll  Resiko yang mungkin timbul  Kelemahan yang harus diperbaiki

 Informasi dan data yang harus digali lebih lanjut (sebab dan akibat, utk analisa)  Methode  Data primer dan data sekunder  Pembuktian

Lihat file 0 Program Kerja Audit

Contoh Program Kerja Audit

Pembuatan Kertas Kerja Audit Internal Perguruan Tinggi

Kertas Kerja Pemeriksaan adalah :  Semua berkas/dokumentasi prosedur audit dan temuan pemeriksaan, yang dikumpulkan oleh auditor dalam menjalankan pemeriksaan, yang berasal dari : Pihak klien Analisa yang dibuat oleh auditor Pihak ketiga

Kertas Kerja Audit  Adalah DOKUMENTASI proses audit yang dijalankan oleh auditor  KKA dibuat oleh Auditor, direview oleh pengawas dan penanggung jawab audit  Isi dokumentasi:    

Langkah-langkah dan hasil audit Analisa dan Temuan Kesimpulan Bukti

Tujuan Kertas Kerja Audit  Untuk mencatat informasi dan data yang diperoleh dari audit yang dilaksanakan sesuai dengan program audit  Sebagai bahan untuk menyusun laporan  Untuk melacak (tracing) bila ada perbe daan penafsiran penulisan temuan dan atau kelengkapan pelaksanaan audit.  Untuk menilai kinerja auditor

Lanjutan …….  Bukti berupa dokumen, rekaman dan atau gambar dimuat dalam lampiran  Lampiran harus dibubuhi tanda tangan sumber, untuk jaminan kebenaran alat bukti tersebut (dokumen)

Penomoran KKA  Sesuai dengan yang tertulis dalam Program Audit  Menggunakan cara penomoran yang lazim (angka dan atau huruf latin)  Dibuat berurutan

Karakteristik KKA     

Akurat dan lengkap Jelas, tidak dapat ditafsirkan lain Relevan dengan permasalahan Rapi penulisannya Ringkas, padat dan jelas

Contoh

Contoh

LATIHAN  Diskusi Kelompok  Buat Program Audit untuk Departemen X  Buatkan daftar data dan informasi awal apa saja yang diperlukan untuk tahap persiapan, diperoleh dari mana dengan cara apa.  Buatkan daftar TAO, Checklist yang diperlukan