KEBIJAKAN MANAJEMEN ARSIP STATIS DALAM UPAYA PELESTARIAN INFORMASI LEMBAGA PEMERINTAHAN (Kajian Mekanisme Pelestarian Arsip Statis pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar) Tedi Erviantono, Ni Nyoman Dewi Pascarani, Putu Eka Purnamaningsih Abstract The successful implementation of archive management programs will be successful parameter Archives Agency as a public service agencies in archival research. Also can be used as a motor driving the creation of archival information network system, in the City of Denpasarkhususnya. Because it required the application of archives management program. As a central supporter of research archives, archives management application will be interlinked with other work units in practice. Coordination and cooperation among relevant units will facilitate the execution of the work and create a conducive working conditions, so as to facilitate the achievement of objectives in the archival preservation and transformation of information to the public. Keywods : Static Records Management, Information Institute of Government, Denpasar City I.
PENDAHULUAN Arsip adalah unsur terpenting dalam sebuah siklus organisasi privat maupun publik. Hal ini mengingat arsip mencakup jangkauan informasi, antara lain rekam sejarah berdirinya suatu organisasi, aktifitas atau kegiatan yang telah dilaksanakan oleh organisasi, ataupun kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan. Mengingat arti penting tersebut, arsip seringkali dijadikan sebagai pusat ingatan, rekam jejak informasi sekaligus pusat sejarah organisasi. Fungsi arsip dalam organisasi, adalah dijadikan salah satu penyedia bahan pertimbangan dalam penetapan kebijakan, baik sifatnya evaluasi maupun proyeksi dari organisasi bersangkutan (Fadli, 2011 :3). Kearsipan merupakan proses atau kegiatan yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, penyimpanan serta evaluasi menurut sistem tertentu yang ditentukan. Pada organisasi yang telah berjalan lama, keberadaan arsip makin banyak dan beragam. Kondisi ini tentunya tidak bisa diabaikan begitu saja, mengingat kegiatan kearsipan seringkali menyita tempat, tenaga sekaligus waktu, namun di sisi lain, informasi yang terkandung di dalam arsip sangatlah penting dan rentan hilang. Berangkat dari persoalan ini, setiap organisasi harus memperhatikan sistem kearsipannya. Apabila pengelolaan arsip diabaikan dan dianggap arsip tidak perlu penanganan khusus atau cukup disimpan pada media tertentu tanpa memperdulikan akibatnya nanti, maka bisa dipastikan keberlangsungan organisasi bersangkutan tak akan berlangsung lama (Azmi, 2010 :52). Kearsipan memegang peranan penting dalam jalannya sebuah organisasi, terlebih organisasi publik, baik level pemerintahan pusat maupun daerah. Pada organisasi publik di level daerah, fungsi kearsipan sangat menentukan jalannya pemerintahan. Hal ini mengingat perjalanan sejarah keberadaan daerah bersangkutan, siklus berjalannya organisasi pemerintahan hingga pada tinjauan karakteristik atas wilayah tertentu tercatat melalui arsip. Melalui kegiatan kearsipan inilah maka dapat disusun kebijakan atau regulasi yang mendasari berjalannya pemerintahan. Pada organisasi publik, kearsipan
1. 1. 2.
2.
seringkali diterjemahkan sebagai bagian dari siklus kegiatan kesekretariatan atau ketatausahaan di masing-masing satuan kerja pemerintah daerah (SKPD). Administrasi kearsipan meliputi kegiatan pengurusan, baik pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan atau pemusnahan arsip. Pewadahan melalui kelembagaan di level pemerintah daerah, salah satunya diimplementasikan oleh Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Denpasar. Badan ini merupakan lembaga teknis daerah pada Pemerintah Kota Denpasar yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Denpasar Nomor 8 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Denpasar. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar memiliki tugas pokok menyelenggarakan pembinaan dan dokumentasi kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip, layanan dan pelestarian perpustakaan, deposit pengembangan dan pengolahan perpustakaan sesuai ketentuan peraturan perundangan berlaku (Website Pemerintah Kota Denpasar). Melalui fungsi tersebut badan ini sekaligus bertanggung jawab mengelola dan melestarikan arsip statis yang berada di lingkup Pemerintah Kota Denpasar. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka perlu diterapkan suatu kebijakan manajemen dalam pengelolaannya, yaitu kebijakan manajemen arsip statis. Kebijakan manajemen arsip statis merupakan kebijakan yang menentukan kegiatan penanganan arsip statis sejak sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip dalam hal ini badan arsip, hingga disajikan kepada pengguna arsip. Tujuannya agar arsip dirawat, dipelihara dan dapat ditemukan kembali sehingga memberikan manfaat kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti, maupun pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian (Novyanti, 2010:23). Badan Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Kota Denpasar memiliki jumlah arsip yang tersimpan baik yang terkoleksi maupun masih tersebar (belum tertata) yang tidak diketahui secara persis jumlahnya. Arsip statis yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Pemerintah Kota Denpasar jumlahnya terdiri atas : arsip pemerintahan, arsip kunjungan, arsip kependudukan, arsip keagamaan, arsip infrastruktur, arsip pariwisata, arsip pendidikan, arsip industri dan perdagangan, arsip pertanian, arsip kesehatan, arsip kesenian dan kebudayaan, dan arsip bencana alam. Berdasarkan persoalan yang ada di atas, maka penelitian ini akan mengkaji mengenai Kebijakan Manajemen Arsip Statis dalam Upaya Pelestarian Informasi pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar. Perumusan Masalah Bagaimana kebijakan manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar? Dukungan dan hambatan umum apa sajakah yang mempengaruhi proses manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar? Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui kebijakan manajemen arsip statis Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan;
2. Untuk mengetahui bentuk dukungan dan hambatan yang mempengaruhi proses manajemen arsip statis Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan. 3. Tinjauan Pustaka Penelitian terkait kebijakan manajemen arsip statis pada organisasi publik, seperti Badan Perpustakaan dan Arsip di tingkat lokal memang masih belum banyak dilakukan. Tercatat publikasi penelitian terkait manajemen arsip statis dilakukan Fadly (2011) dalam judul Manajemen Arsip Statis dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi). Penelitian Fadly lebih membedah manajemen arsip statis pada Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi, terutama dari sisi upaya pelestarian informasi. Penelitian yang bersifat kualitatif deskriptif ini menyimpulkan bahwa kegiatan manajemen arsip statis pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang meliputi life cycle arsip statis telah dilakukan dengan benar oleh para arsiparis. Hanya saja tidak semua kegiatan life cycle arsip yang dijalankan arsiparis berjalan baik, seperti pada bagian akuisisi. Hal ini mengingat setiap lembaga yang ada di Pemerintah Provinsi jambi belum semuanya sadar untuk menyerahkan sendiri arsip yang mereka miliki kepada Badan Perpustakaan Arsip daerah. Selanjutnya pada bagian pemeliharaan dan perawatan, ruangan yang dimiliki dan juga peralatan yang ada juga belum sepenuhnya terpenuhi, hal ini dikarenakan sumber dana yang masih minim serta sumber daya manusia yang masih terbatas. Namun secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik. Penelitian lainnya dilakukan oleh Hendro (2012) yang berjudul Penilaian Pengunjung terhadap Layanan Arsip Statis di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Hendro menegaskan penilaian pengunjung terhadap petugas layanan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terbagi menjadi empat yaitu penilaian pengunjung terhadap prosedur layanan informasi arsip sangat sesuai, biaya retribusi sangat murah, layanan kunjungan kurang sesuai, kelengkapan koleksi arsip cukup sesuai. Penilaian pengunjung terhadap fasilitas layanan dibagi menjadi dua, yaitu penyediaan fasilitas layanan sangat memadai dan sarana dan prasarana cukup maksimal. Kesimpulan dari penelitian bermetode deskriptif kuantitatif ini adalah penilaian pengunjung terhadap layanan arsip statis di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sangat baik dengan presentase 60%. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan berkas menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan (Fadly, 2011:25). Arsip berperan sebagai ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Melalui arsip diperoleh data atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan atau pengambil keputusan untuk masa yang akan datang. Istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief, yaitu surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan (Pendit 2003:12). Menurut Widjaja (1993: 2) arsip adalah
lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi.Ketentuan mengenai arsip sudah terdapat regulasi khusus yaitu Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada pasal 1 ayat 2 dinyatakan : “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.” Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua: 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu ; arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 2. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Menurut Widjaja (1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis terdiri dari : a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi; b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dari arsip aktif; c. Arsip in-aktif yaitu: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja. 2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik. Pengertian arsip statis dikemukakan oleh beberapa ahli. Walne (1988:128) mengemukakan arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media. Bila arsip dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, seperti yang dimaksudkan Walne sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan. Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip
dari ikatan provenance dan original order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan ke-sejarah-an, layanan penelitian dan layanan publik. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. Wursanto (1991: 237) mengemukakan arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunkan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Dari pengertian arsip statis di atas dapat digarisbawahi bahwa arsip statis merupakan jenis arsip yang yang secara tidak langsung dipergunakan dalam berbagai kegiatan seperti perencanaan, dan penyelenggaraaan administrasi suatu organisasi. Bagi pemerintah arsip statis memiliki tujuan menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan dari arsip statis adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada organisasi dan masyarakat, serta peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian. Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, layanan penelitian dan layanan publik, sehingga dalam pengaturannya didasarkan pada prinsip asal-usul, yakni pengaturan arsip sesuai dengan asal-usul organisasi penciptanya, dan prinsip aturan asli, yakni pengaturan arsip harus memperhatikan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan. Jadi jelas bahwa salah satu fungsi arsip dirancang untuk memenuhi kebutuhan ke-sejarah-an, layanan penelitian, dan layanan publik. Arsip statis juga sering disebut permanent record atau arsip abadi. Arsip abadi memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya. Arsip ini mempunyai nilai informasi yang abadi. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip statis terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat (Arsip Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah (Arsip Nasional Daerah). Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip biasa dan arsip tidak penting. Dari keempat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah, atau mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat abadi. Oleh karena itu arsip tersebut tetap dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Wursanto (1991: 238-239) memberikan contoh penyimpanan masing golongan arsip sebagai berikut : Waktu Penyimpanan Setiap Golongan Arsip No Golongan Arsip Waktu Penyimpanan 1. Arsip vital Permanen 2. Arsip penting 3-7 tahun
3. 4.
Arsip biasa Arsip tidak penting
2-3 tahun 1 tahun
4. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Metode kualitatif mengikuti prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif , yaitu berupa kata-kata tertulis dari perilaku yang diamati (Moleong, 2005:16). Penelitian ini diarahkan pada penggambaran obyek penelitian secara holistik (menyeluruh). Untuk memperoleh data secara holistik, maka teknik pengumpulan data dari penelitian ini adalah melalui : a. Wawancara adalah teknik pengumpulan data melalui tanya jawab secara langsung dimana pihak penanya (interviewer) berhadapan langsung secara fisik dengan pihak yang ditanyai (interviewee). Metode wawancara yang digunakan pada penelitian ini adalah metode wawancara mendalam (in-depth interview) dengan berpedoman pada daftar wawancara yang sudah dibuat / dipersiapkan sebelumnya (interview guide). Wawancara mendalam pada suatu penelitian bertujuan menghimpun keterangan tentang fenomena dalam masyarakat (Melly, 1994:129). Penggunaan teknik wawancara ini dimaksudkan mendapatkan data primer mengenai upaya yang dilakukan Pemerintah Kota Denpasar, dalam hal ini Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi dalam melakukan kebijakan manajemen arsip statis sebagai pelestarian informasi pemerintahan. b. Studi dokumen yaitu kegiatan melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen atau data tertulis yang berhubungan dengan penelitian dalam hal ini dokumen yang ada pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar dalam melakukan kebijakan manajemen arsip statis sebagai pelestarian informasi pemerintahan. Lokasi penelitian dilakukan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar. Teknik penentuan informan dilakukan secara purposive sampling, yaitu mereka dipandang memiliki pengetahuan sesuai dengan topik penelitian. Penyajian penelitian ini dilakukan dengan cara menggabungkan pengolahan data yang diperoleh dari hasil interview informan serta dokumentasi yang diperoleh, baik yang maupun informasi dari media pendukung lainnya (buku, internet, dll). 5. Manfaat Penelitian Manfaat Akademis 1. Hasil penelitian ini diharapkan menambah khasanah ilmu pengetahuan bidang perpustakaan, khususnya memberikan kontribusi pada mata kuliah yang diajarkan di Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan. 2. Hasil penelitian ini sekaligus dijadikan studi awal rencana pengembangan Laboratorium Program Studi D-34 Ilmu Perpustakaan yang nantinya salah satu visinya diproyeksikan bagi pengembangan studi perpustakaan dan kearsipan di Provinsi Bali. Manfaat Praktis 1. Hasil penelitian dapat dijadikan rekomendasi yang bisa diakomodasi pihak Pemerintah Daerah terkait peningkatan kebijakan manajemen arsip statis. 2. Sebagai bahan masukan bagi Pemerintah Kota Denpasar terkait tingkat hambatan dan dorongan implementasi kebijakan manajemen arsip statis yang dilakukan Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar.
II.
KERANGKA KONSEPTUAL DAN METODE Kearsipan memegang peranan penting dalam jalannya sebuah organisasi. Mengingat pentingnya sebuah arsip, diperlukan peraturan perundang-undangan agar kegiatan pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik. Pada suatu organisasi, bidang kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan dalam suatu pengurusan, baik mengenai pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan atau pemusnahan arsip. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar mempunyai fungsi dan tugas pokok membantu kepala daerah melakukan penyusunan dan pelaksanaan kebijaksanaan di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dengan fungsi tersebut badan arsip bertanggung jawab mengelola dan melestarikan arsip statis yang berada di lingkup Pemerintah Kota Denpasar. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka perlu diterapkan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis. Manajemen arsip statis merupakan suatu kegiatan penanganan arsip statis sejak sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip dalam hal ini badan arsip, hingga disajikan kepada pengguna arsip. Sedang tujuannya adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti, dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian. Pada tahun 2010 sampai 2013 Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar telah memiliki jumlah arsip yang tersimpan dalam keadaan belum tertata dan arsip tertata. Sedangkan jumlah arsip statis yang dimiliki Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar tidak diketahui secara persis jumlahnya karena kurangnya manajemen pengelolaan arsip. Arsip statis yang dimiliki Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar yang tidak diketahui jumlah nya terdiri atas: arsip pemerintahan, arsip kunjungan, arsip kependudukan, arsip keagamaan, arsip infrastruktur, arsip pariwisata, arsip pendidikan, arsip industri dan perdagangan, arsip pertanian, arsip kesehatan, arsip kesenian dan kebudayaan, dan arsip bencana alam. Artinya kegiatan manajemen arsip statis yang dilakukan selama ini belum efektif sehingga banyak arsip yang masih dalam keadaan belum tertata. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi. Arsip statis tersebut menunjang validasi atau mendorong keputusan mereka. Nilai penelitian arsip statis dikaitkan dengan pemakai luar atau personil badan korporasi yang meneliti kebijakan, filsafat, kinerja, produk, atau karyawan badan korporasi. Arsip statis yang dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenans (provenance) dan original order. Arsip dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena disimpan permanen disiapkan untuk disimpan dan dilestarikan untuk melestarikan nilainya. Untuk keperluan tersebut diperlukan pengamanan. Arsiparis mengikuti dua prinsip penyusunan arsip statis yang disimpan. Kedua prinsip tersebut adalah prinsip provenans dan prinsip original order. Prinsip provenans adalah arsip unit tertentu
dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan arsip sejenis dari unit lain. Prinsip original order melestarikan arsip dinamis dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan yang digunakan pada kantor asal. Jadi, arsip yang diterima tetap dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan. Prinsip provenans dan tata urutan semula (original order) menjamin kesatuan berkas orisinal (yang kini berubah menjadi arsip statis) dalam susunan yang sama ketika arsip dinamis diciptakan dan digunakan dengan cara mempertahankan arsip dinamis. Arsip statis yang diterima harus dikelola untuk disimpan. Kopi duplikat arsip dimusnahkan. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk dicatat untuk diperbaiki. Menyimpan arsip statis dalam filing cabinet tidak disarankan. Folder dalam filing cabinet sering macet dan penelusuran folder mempercepat kerusakan, lebih-lebih lagi dokumen mudah melengkung. Di samping itu filing cabinet harganya mahal, tidak luwes, makan tempat, dan tidak kondusif. Lemari baja terbuka lebih cocok untuk menyimpan dokumen. Beberapa dokumen tertentu memerlukan perlengkapan simpan khusus, misalnya lemari kaca tertutup untuk melindunginya dari debu atau tangan manusia. Tape, disc, foto, dan peta juga memerlukan tempat khusus. Untuk pengamanan arsip statis perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, dan disimpan di rak. Sistem pengamanan mampu menangkal orang yang tidak berwewenang masuk dengan memanfaatkan alarm, jari-jari, panel pemantau, atau detektor gerakan yang disambungkan dengan alarm jarak jauh. Ketika menyusun sistem pengamanan juga mencakup penyimpanan di tempat lain. Hanya arsiparis yang berwewenang saja yang memiliki akses ke kawasan rak tempat arsip disimpan. Arsip statis tidak saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah: 1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau. 2. Untuk pembuktian Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlombalomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia, menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun,
sampai yang bersangkutan meninggal dunia. Pemusnahan arsip dinamis personalia, terutama untuk pegawai negeri, harus dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan harus disetujui oleh lembaga instansi yang bersangkutan ditambah dengan persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional. Untuk perusahaan swasta, garis haluan (policy) penyimpanan arsip dinamis selain diatur oleh Undang-Undang 8/1997 tentang dokumen perusahaan, juga diatur pula oleh garis haluan perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan UU no. 8/1997, masa simpan dokumen keuangan cukup 10 tahun, sedangkan untuk badan pemerintah tetap 30 tahun. 3. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai. 4. Untuk keselamatan manusia Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu. 5. Untuk kepentingan masyarakat Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca. 6. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik. 7. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik. 8. Untuk menelusur silsilah Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar sesuai Peraturan Daerah Nomor Tahun , antara lain mempunyai fungsi penyelenggaraan akuisisi, pelestarian dan pendayagunaan arsip statis (butir d), pemasyarakatan dan pelayanan inforrnasi serta jasa teknik kearsipan (butir h). Dengan fungsi tersebut Badan Arsip bertanggungjawab mengelola dan melestarikan arsip statis yang berada di lingkup Kota Denpasar dan menjadi pelayan publik (publicservices) dalam rangka layanan penelitian arsip bagi para pengguna arsip (users). Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka perlu diterapkan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis (Archives Management atau Administratif Management). Dalam siklus atau daur hidup arsip, posisi manajemen arsip statis terdapat dalam tahapan disposal atau tahapan terakhir. Bisa juga dikatakan tahap final hidup sebuah arsip yaitu memasuki tahap hidup lestari, abadi, permanen, yang berguna bagi kepentingan penelitian. III. PEMBAHASAN Manajemen arsip statis merupakan suatu kegiatan penanganan arsip statis sejak sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip, dalam hal ini Badan Arsip, hingga disajikan kepada pengguna arsip. Sedang tujuannya adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian. 1. Lingkup Manajemen Arsip Statis Dalam suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikaat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisai sebagai berikut: • 10 % arsip yang akan dilestarikan (statis) • 25 % arsip dalam kategori aktif • 30 % arsip memasuki masa inaktif • 35 % arsip yang musnah (Ricks,1992: 101-102) Aktivitas sosial dan keorganisasian yang dilakukan sebuah lembaga, yang akan menjadi arsip statis hanya rekaman yang mempunyai nilai kontinuitas/berlangsung terus menerus/ abadi. Meskipun jumlah arsip yang dikategorikan statis kecil, tetapi mempunyai nilai informasi tinggi dan berguna bagi penelitian ilmiah, baik tentang aktivitas masyarakat, organisasi, individu, bangsa dan negara. Meskipun sedikit jumlahnya, karena mempunyai nilai informasi yang tinggi, maka keberadaannya harus senantiasa terpelihara dan terjaga kelestariannya. Manfaat dari memelihara arsip bagi suatu lembaga atau organisasi adalah karena : • Arsip memberikan ingatan ; • Menyediakan informasi tentang produk kerja, petunjuk kebijakan. informasi tentang kepegawaian/personalia dan keuangan ; • Menyimpan informasi aktivitas organisasi dalam kaitan dengan aktivitas sosialnya ; • Memberikan manfaat yuridis/legal dan layanan penelitian ; • Menyediakan informasi berkaitan dengan hari jadi organisasi atau peringatan moment penting dan bersejarah bagi organisasi. Hubungan kerja manajemen arsip dinamis (records management) dengan manajemen arsip statis (archives management). Menurut Ricks, garis putus-putus menunjukkan "samamya" atau kurang tegasnya pemisahan atau pembagian pertanggungjawaban seorang records manager dan seorang archivist (antara seorang arsiparis yang menangani kearsipan dinamis dan slatis).
Ketidaktegasan itu dikarenakan adanya hubungan kerja yang erat antara keduanya. Di sinilah koordinasi amat diperlukan guna menghindari "overlaping" kerja antara kedua bidang. Koordinasi ini berkaitan dengan informasi tentang masa simpan arsip ataupun tentang kondisi fisik arsip. Berkaitan dengan masa simpan arsip adalah karena arsip yang disimpan menurut masa simpan dinamis (inaktif), jika habis masa simpannya akan dilakukan penilaian ataupun penyusulan, apakah akan dimusnahkan atau dileslarikan. Jika dilestarikan, arsip akan memasuki masa statis. Untuk penilaian dan penyusutan ini perlu adanya kerjasama antara petugas dari kedua bidang, sehingga sudut penilaian akan maksirnal. Setelah selesai penilaian dan penyusutan dan diketahui mana arsip yang dilestarikan. barulah proses akuisisi oleh bidang kearsipan statis dimulai. Dari sinilah kemudian dilakukan pengelolaan terhadap arsip stalis tersebut. Merujuk pada pendapat Ricks, referensi kearsipan statis menunjukkan pemahaman yang sama, di antaranya dikemukakan Judith Ellis dalam buku editingnya, Keeping Archives. Secara urnurn Manajemen Arsip Statis mencakup kegiatan sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal) Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan. Pada prosesnya, secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda. Di Indonesia menurut Undang-Undang Kearsipan nomor 7/1971 telah menggariskan secara tegas bahwa instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya yang sudah tidak bemilai guna primer kepada Arsip Nasional (pasal 10). Untuk di Kota Denpasar, idiom dengan pemyataan ini adalah Badan Arsip Pemerintah Kota Denpasar. Penyerahan arsip ini dilakukan secara total, dalam arti arsip yang telah diakuisisi atau diserahkan ke Badan Arsip. pengelolaan. pemeliharaan. penyelamatan fisik dan informasinya menjadi wewenang dan tanggungjawab Badan Arsip. Sehingga Badan Arsip berkewajiban menjaga keutuhan dan keselamatan arsip yang disimpannya. Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (recordsappraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977:1). Di dalam penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu : (1) Seleksi arsip (records selection), yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu kelak: apa jenis arsipnya; apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya. Kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umurnnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru (blue print). (2) Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai nilai referensi/informasional (reference value) atau nilai penelitian (research value) (Ricks.1993: 309310).
2. Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan terpenting dari seluruh rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis. Kegiatan ini biasa disebut dengan tahap inventarisasi arsip statis. Hasil dari pengolahan adalah terciptanya jalan masuk/acces terhadap arsip dengan wujud sarana temu balik arsip (finding aids). Sarana temu balik arsip ini dikenal dengan sebutan senarai arsip, Inventaris Arsip, guide, dan sebagainya. Dalam membuat inventaris ada dua prinsip yang menjadi pedoman, yaitu : (1) Prinsip asal-usul (respect des fonds (Perancis), herkomst beginselc(Belanda), principle of provenance (Inggris/ Amerika). Menurut prinsip ini arsip dikelola berdasar asal-usul arsip/lembaga pencipta arsip yang mernmiliki otoritas tertinggi. Prinsip ini banyak dianut di kebanyakan negara. Untuk prinsip pertarna ini, sebenarnya telah dapat diketahui pada saat arsip-arsip tersebut diakuisisi atau diserahkan oleh lembaga pencipta arsip. Lembaga pencipta yang menyerahkan arsipnya itulah yang menjadi provenance/fonds dari arsip tersebut (2) Prinsip aturan asli (principle of original order (Amerika/lnggris). struktuur beginsel (Belanda). Menurut prinsip ini arsip harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan pada masa dinamisnya. Artinya penataannya harus sarna dengan saat arsip-arsip tersebut berada di lembaga pencipta. Prinsip ini dapat diterapkan apabila ketika arsip diakuisisi atau diserahkan dalam keadaan teratur, atau minimal ada jalan masuk penemuan arsip saat dinarnisnya. Umumnya arsip-arsip di Indonesia saat diserahkan/diakuisisi dalarn keadaan tidak teratur/kacau. Oleh karena itu, untuk menerapkan/ merekonstruksi sesuai prinsip ini sangat su!it dilakukan. Sehingga langkah/solusi yang dapat dilakukan adalah melakukan pendaftaran kembali arsip-arsip yang ada dengan cara mendeskripsi arsip ke dalam kartu fiches. 3.Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik; atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh. Deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: a. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya); b. Isi Berkas (memuat informasi apa,dari siapa, kapan, di mana); c. Tingkat perkembangan (konsep,tembusan.asli, turunan, dan sebagainya); d. Tanggal surat dibuat; e. Bentuk luar (Iembar, berkas,sarnpul, yang menunjukkan volume arsip); f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat. 4. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur yang menjadi sebab perusak arsip yaitu: a. Faktor biologis, seperti jamur dan serangga; b. Faklor fisis, seperti cahaya dan panas matahari, dan air; c. Faktor kimiawi, seperti pengaruh tinta tulisan, keasaman kertas; d. Faktor lingkungan, seperli manusia, bencana alam, banjir, kebakaran; e. Faktor binatang pengerat, seperti tikus.
Pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Unluk lingkungan, terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan peleslarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan cara demikian akan terlaksana usaha / perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan. 5. Pelayanan Referensi Pelayanan referensi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen. Pelayanan referensi menjadi akhir dari seluruh kegiatan manajemen arsip statis, sekaligus sebagai sarana uji keberhasilan program manajemen arsip statis. Kegiatan ini menjadi jembatan penghubung antara Badan Arsip selaku pelayan masyarakat dengan pengguna arsip alau peneliti. Pada bagian ini baik buruknya citra dan kredibilitas Badan Arsip sebagai lembaga akan dipertaruhkan. Keberhasilan layanan referensi sangat ditentukan oleh keberhasilan kegiatan pengolahan dan pemeliharaan/perawatan arsip. Koordinasi antar unit yang terkait amat diperlukan satu dengan lainnya. Layanan yang baik akan mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Oleh karena itu perhatian yang serius terhadap fungsi ini perlu mendapatkan dukungan dari pimpinan lembaga. Keberhasilan pelayanan referensi arsip perlu didukung faktor-faktor berikut : 1. Ruang Baca arsip, merupakan pusat pelayanan langsung kepada pengguna arsip. Ruang ini harus cukup nyaman dan memadai ukurannya, serta mudah dalam pengawasannya; 2. Sarana bantu temu balik arsip/finding aids, mendukung kelancaran pelayanan, penemuan dan peminjaman arsip; 3. Perpustakaan, guna mendukung penelitian arsip. Referensi yang beragam jenisnya akan sangat membantu pegguna arsip/peneliti dalam memperoleh informasi pendukung arsip. Misalnya, ensiklopedi, kamus bahasa, buku ilmu sosial, peraturan perundangan; 4. Alat bantu baca arsip, terutama untuk membaca arsip dalam bentuk mikrofilm dan mikrofis (dengan microreader), mendengarkan arsip rekaman suara/wawancara sejarah lisan (dengan transcriber), melihat arsip audio-visual (video, cd, dvd) melalui televisi/vcd player; 5. Ruang khusus untuk membaca dan melihat arsip peta, foto, negatif foto dan arsip non kertas; 6. Tersedianya ruang konsultasi pembaca (reader counsultant) yang kedap suara dan tidak mengganggu aktivitas penelitian lainnya; 7. Tersedianya ruang staf pelayanan arsip yang dapat mengawasi seluruh ruang baca atau penelitian arsip; 8. Tersedianya lemari khusus (locker) untuk menyimpan barang bawaan peneliti, misal tas; 9. Ruang transit arsip sebagai tempat penyimpanan arsip yang dipinjarn, belum selesai dibaca atau yang akan dikembalikan ke penyimpanan; 10. Tersedianya sistem pengamanan arsip berupa kamera pemantau ruangan yang tersembunyi letaknya. Di samping sarana pendukung di atas, etika pelayanan dari arsiparis atau petugas pelayanan juga sangat menentukan kualitas pelayanan. Selayaknya seorang arsiparis di Ruang Layanan informasi memenuhi criteria sebagai berikut : 1. Berwawasan luas, khususnya tentang khasanah arsip yang dimiliki lembaganya; 2. Mampu memberikan arahan kepada pengguna arsip yang akan melakukan penelitian dan berperan sebagai konsultan pembaca;
3. Trampil memberikan pelayanan dan penggunaan sarana bantu baca arsip; 4. Memberikan perlakuan yang baik dan benar terhadap arsip; 5. Selektif dan teliti dalam meneliti berkas arsip sebelum dan sesudah dipinjarn; 6. Ramah dan senantiasa siap memberikan bantuan pelayanan; 7. Menguasai kemampuan bahasa, minimal bahasa Inggris baik aktif maupun pasif. Masalah kebijakan akses arsip dalam rangka menjaga keamanan fisik dan informasi arsip perlu digariskan dengan tegas. Karena di Indonesia belum ada undang-undang yang membatasi kebebasan akses informasi. Untuk itu pimpinan lembaga perlu membuat aturan main tertulis, terutarna berkaitan dengan dapat tidaknya arsip diakses oleh lembaga/individu selain lembaga pencipta arsip atau seizin lembaga tertentu yang terkait dengan masalahnya. Jumlah arsiparis yang bekerja di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar sebanyak dua orang. Mereka bekerja di bagian pengolahan. Pada pembagian staf lainnya ditempatkan pada bagian unit pengolahan, pengadaan dan penyimpanan serta bagian pelayanan dan pelestarian. Latar belakang pendidikan kearsipan. Proses pengadaan arsip statis pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar pihaknya menerima arsip yang diserahkan langsung oleh penciptanya seperti tokoh masyarakat, pejabat dan ada juga dari lembaga pemerintah. Selama ini arsip statis yang masuk ke perpustakaan dalam bentuk dokumen tercetak, surat-surat pengangkatan jabatan, auto-biografi, foto maupun peta. Sedangkan lembaga yang menyerahkan berdasarkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 semuanya wajib menyerahkan arsip yang ada ke lembaga kearsipan daerah dan selain itu regulasi ini diperkuat peraturan tentang Tata Kearsipan Daerah Pemerintah Kota Denpasar. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar selalu mensosialisasikan pencarian arsip-arsip yang dimiliki oleh masyarakat umum. Pada proses permintaan arsip dari lembaga pemerintahan lebih banyak dilakukan dengan system penagihan, meski seharusnya harus dalam bentuk kesadaran menyerahkan sendiri langsung ke lembaga kearsipan. Karena kekurangsadaran ini maka yang seringkali datang adalah kondisi arsip yang kurang terkoordinasikan datanya bahkan dalam keadaan berserakan dan di bungkus didalam karung. Selain itu penyerahan arsip statis menyesuaikan ruang penyimpanan yang ada, termasuk adanya arsip elektronik, video rekaman biasanya film-film dokumenter, serta rekaman video kegiatan lembaga. Kriteria yang digunakan dalam arsip statis ada beberapa macam. Seperti nilai informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua. Proses ini dilanjutkan dengan proses penilaian dengan pencatatan pada kartu deskripsi, yang memuat sekurang-kurangnya keterangan jenis arsip, keaslian arsip, kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat dan dinilai oleh suatu tim. Sedangkan untuk lembaga pencipta, prosesnya mengacu ke arsip nasional dengan mempertimbangkan kelayakan dari arsip bersangkutan. Bentuk arsip ini seperti surat keputusan, perencanaan dari suatu pembangunan, Blue Print pembangunan fisik yang biasanya dimanfaatkan oleh Dinas Pekerjaan Umum dalam merancang awal sebuah pembangunan.Proses kegiatan perawatan arsip dikelola bidang perawatan dan pelestarian arsip. Fungsinya arsip yang baru datang akan dipilah-pilah dan dikategorisasikan. Arsip ini ada yang dimasukkan di amplop dan diberikan keterangan tertentu. Sedangkan arsip yang tidak terpakai langsung dibuang. Untuk ruangan dijaga kebersihan, seperti larangan membawa makanan karena beresiko mendatangkan hama perusak. Pembersihan fisik arsip harus senantiasa diperhatikan agar keawetan fisiknya terjaga.
Untuk sirkulasi peminjaman, arsip yang akan digunakan akan ditelusuri hubungan dan kepentingannya bagi si pengguna. Kondisi yang ada masyarakat umum menggunakan arsip untuk menyelesaikan masalah seperti sengketa tanah, kasus perbatasan wilayah dan lain sebagainya. Jenis dan sistem layanan yang diberikan masih memakai sistem semi tertutup. Hal ini seperti peminjaman buku yang aksesnya terbatas termasuk larangan pengunjung ataupun wartawan mengakses arsip atau memfoto arsip yang ditampilkan. Saat pengunjung mengakses arsip harus ada izin dari kepala bagian bersangkutan mengenai arsip yang diinginkan serta keguanaan dan asal peminjam. Arsip diklasifikasikan dalam beberapa kategori. Pada proses penelusuran pengguna tidak langsung dapat mengambil arsip melainkan memilih dari buku yang disodorkan petugas. Pada buku tersebut terdaftar semua koleksi arsip yang ada, termasuk nomor klasifikasi dari masingmasing arsip dan lokasinya. Petugas mendampingi pengguna menemukan arsip yang dimaksud. Hanya saja terdapat pula beberapa arsip bisa diakses terabatas atau tidak bisa sembarang dilihat pengunjung. Hingga saat sekarang masih banyak orang belum mengerti artsi penting arsip. Bahkan arsip hanya dianalogikan sebagai barang tidak berguna atau sampah.Bahkan kalangan pegawai negeri sipil di daerah yang notabene seringkali berhadapan dengan arsip dalam tugas kesehariannya, tidak tahu arti penting arsip. Melihat kondisi ini maka pengelolaan arsip yang berasal dari badan/dinas atau lembaga pemerintah Kota Denpasar, biasanya diperoleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Pemerintah Kota Denpasar. Misalnya pada kondisi ini adalah Sekretariat Kantor Walikota Denpasar, Kantor, Dinas bahkan Rumah Sakit Umum Daerah. Pemberian dari instansi ini sebagian besar berasal dari arsip statis dalam bentuk tercetak. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar memiliki kriteria atau ketentuan khusus dalam pengelolaannya. Kriteria yang sering digunakan antara lain nilai arsip, bentuk fisik artinya arsip statis masih dalam bentuk dokumen atau sudah di salin dalam bentuk digital. Hal ini diperlukan untuk proses penyusunan yang sudah langsung dimulai dari awal penerimaan arsip. Kriteria lain adalah lembaga asal arsip dan tahun pembuatan arsip. Sebenarnya untuk pelayanan pengguna lebih disesuaikan dengan prosedur, seperti akan ditanyakan kepentingan apa si peminjam meminjam arsip statis tresebut. Atas hubungan apa si peminjam meminjam arsip statis. Apakah ada hubungan dengan instansi atau lembaga atau perorangan sekalipun yang menjadi pencipta arsip. Secara umum Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Pemerintah Kota Denpasar menggunakan sistem layanan semi tertutup. Pengguna tidak bisa bebas mengambil dan meminjam arsip statis yang diinginkan. Pada kondisi ini hanya arsiparis yang mengetahui tentang klasifikasi arsip statis untuk mempermudah proses temu kembali. Bisa juga pengguna ikut langsung mencari namun harus didampingi oleh arsiparis. Untuk pemeliharaan arsip mengikuti prosedur khusus. Kegiatan ini itu dilakukan sekitar 3 bulan dan diupayakan pencegahan jangan sampai ada arsip yang rusak atau diganggu hama. Pada fungsi ini termasuk pelaksanaan fumigasi, dengan pemberian obat tablet yang diletakan di ruangan yang mau di bersihkan, ditutup dan dibiarkan selama 2 hari. Pada upaya ini juga dilakukan dengan pemberian kapur barus, hanay saja fungsinya hanya pencegahan jangka pendek. Hanya saja berjalanannya fungsi ini masih terkendala pendanaan . Pemeliharaan arsip bisa mencapai nilai milyaran rupiah bahkan pemesannnya bisa sampai ke luar negeri seperti kertas tisu pelindung arsip, Kondisi ruangan yang sudah ber AC cukup membantu pemeliharaan arsip. Dengan pemeliharaan yang baik, arsip tahun 1950-an masih bisa bagus kondisinya. Untuk arsip ini, apabila memang bernilai tinggi maka arsip akan dikirim lagi ke Jakarta.
Pembedanya dengan layanan perpustakaan, pada layanan arsip tidak sembarangan orang bisa mengakses masuk dan mengambil arsip yang ada. Hal ini mengingat kondisi arsip ada yang bersifat rahasia sehingga tidak sembarangan orang bisa melihat, melainkan harus se izin kepala perpustakaan. Arsip yang seringkali digunakan oleh masyarakat adalah tentang sejarah Kota Denpasar, kebudayaan, adat-istiadat atau masalah persengketaan tanah, perbatasan dan persoalan hukum lainnya. Arsip ini baik yang versi cetak, maupun arsip elektronik seperti video atau foto. Prosedur khusus untuk menggunakan arsip statis adalah memakai surat izin, biasanya lebih banyak dari kepala perpustakaan atau gubernur. Berdasarkan surat akan bisa ditelusuri jenis arsip apa akan diakses. Kehati-hatian dalam persoalan akses arsip mengingat kondisi arsip yang tunggal atau hanya satu, sehingga tidak ada pengganti apabila mengalami kehilangan arsip. Pada system penelusuran arsip yang dibutuhkan sama halnya yang ada di perpustakaan yaitu memanfaatkan OPAC. Apabila terdapat peminjaman, maka pengguna akan disodorkan buku petunjuk agar pengguna pahaman penelusurannyaberdasarkan klasifikasi bidangnya masingmasing. Evaluasi arsip, dilakukan untuk penilaian atas pencapaian hasil kerja, berapa yang sudah dilaksanakan serta yang belum dilaksanakan. IV.PENUTUP Keberhasilan pelaksanaan program manajemen arsip statis akan menjadi parameter keberhasilan Badan Arsip sebagai lembaga pelayanan publik dalam penelitian arsip. Sekaligus dapat dijadikan motor pendorong terciptanya sistem jaringan informasi kearsipan, di Pemerintah Kota Denpasarkhususnya. Karena itu diperlukan penerapan program manajemen arsip statis. Sebagai sentral pendukung dari penelitian arsip, penerapan manajemen arsip statis akan saling terkait dengan unit kerja lain dalam praktiknya. Koordinasi dan kerjasama yang baik antar unit terkait akan memudahkan pelaksanaan kerja dan menciptakan kondisi kerja yang kondusif, sehingga memudahkan pencapaian tujuan dalam pelestarian arsip dan transformasi informasi kepada publik. V.SUMBER BACAAN Amsyah, Zulkifli. 1992. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia. Fadly, Muhammad. 2011. Manajemen Arsip Statis dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi). Medan: Universitas Sumatera Utara Hendro, Kirno. 2012. Penilaian Pengunjung terhadap Layanan Arsip Statis di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Universitas Diponegoro Moleong, Lexy J. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif: Bandung : Rosdakarya; Novyanti, Rika. 2010. Manajemen Kearsipan. Wordpess.com Pendit, Putu. 2003. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jakarta : JIP-FIS UI Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Walne, Peter. 1988. Dictionary of Archival Terminology. London : Sage Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Grafindo Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan. Yogyakarta:Kanisius.
