Basiscontract – Exploitatiegebonden ICT-diensten Zoals gewijzigd bij:
Voorakkoord C2015-Exploitatie-14_ Aanbod netwerkdiensten openstellen naar lokale en provinciale besturen (1)
Pagina 1 van 59 Versie: 1 februari 2015
Inhoud 1
Doelstellingen .................................................................................................................................. 6
2
Toepasselijke wettelijke bepalingen en contractuele documenten ................................................. 7 2.1
Structuur van de Overeenkomst .............................................................................................. 7
2.1.1
Basiscontract (dit document) ........................................................................................... 7
2.1.2
Glossarium ....................................................................................................................... 7
2.1.3
Service Portfolio............................................................................................................... 7
2.1.4
Vereisten m.b.t. Ondersteunende processen .................................................................. 7
2.1.5
Prijslijsten ......................................................................................................................... 7
2.1.6
Serviceorganisatie ........................................................................................................... 8
2.1.7
Service afspraken tussen Klant en ICT-Dienstverlener ................................................... 8
2.1.8
Inventaris ......................................................................................................................... 8
2.1.9
Projectplan voor het Transitieproject ............................................................................... 8
2.2
De toepasselijke wettelijke bepalingen .................................................................................... 8
2.3
Uitzonderingen op de Algemene Aannemingsvoorwaarden ................................................... 9
2.4
Afstand van de algemene voorwaarden van de ICT - Dienstverlener ................................... 10
3
Looptijd .......................................................................................................................................... 11
4
Klantenbereik ................................................................................................................................. 12
5
Meerjarige open raamovereenkomst ............................................................................................. 13
6
Aankoop-/ Opdrachtencentrale – Bevoegdheidsverdeling ............................................................ 14
7
Voorwerp ....................................................................................................................................... 15
8
7.1
Algemene omschrijving van de te leveren Dienstenpakketten .............................................. 15
7.2
Krachtlijnen ............................................................................................................................ 15
7.2.1
Breed aanbod van gemeenschappelijke diensten ......................................................... 15
7.2.2
Aankoop- / opdrachtencentrale voor VO-entiteiten, lokale en provinciale besturen ..... 16
7.2.3
Vrije afname voor Klant (niet-exclusiviteit voor dienstverleners) ................................... 16
7.2.4
Mee evolueren met de noden van de Klant ................................................................... 16
7.2.5
Mee evolueren met de markt ......................................................................................... 17
7.2.6
Het streven naar synergie en open oplossingen ........................................................... 17
7.2.7
Optimalisatie van de totale kost over de volledige levensduur ..................................... 17
7.2.8
”End to end”- dienstverlening ........................................................................................ 17
7.2.9
Een duurzame ICT-dienstverlening ............................................................................... 17
7.2.10
Continuïteit van de ICT-Dienstverlening ........................................................................ 18
7.2.11
Service gerichte ICT-Dienstverlening ............................................................................ 18
7.2.12
Keuze van de locatie van waaruit ICT-diensten geleverd worden ................................ 18
7.2.13
Leveren van diensten via Onderaannemers/Leveranciers ............................................ 18
7.3
Positionering van het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod ............................... 18
7.4
Aard van de verbintenissen ................................................................................................... 19
Basis- en generieke voorwaarden ................................................................................................. 20 8.1
Onderaannemers / Leveranciers ........................................................................................... 20
8.2
Samenwerking met Derden ................................................................................................... 20 Pagina 2 van 59 Versie: 1 februari 2015
8.3
Leidend ambtenaar ................................................................................................................ 21
8.4
Borgtocht ............................................................................................................................... 21
8.5
Audit ....................................................................................................................................... 22
8.6
Benchmarking ........................................................................................................................ 23
8.7
Vertrouwelijkheid ................................................................................................................... 23
8.7.1
Algemeen ....................................................................................................................... 23
8.7.2
Referenties .................................................................................................................... 24
8.7.3
Persoonsgegevens (Privacywet van 8 december 1992) ............................................... 24
8.7.4
Gegevens uit authentieke bronnen................................................................................ 26
8.8
Aansprakelijkheid................................................................................................................... 27
8.8.1
Contractuele aansprakelijkheid van de ICT-Dienstverlener .......................................... 27
8.8.2
Beperking bedrag schadevergoeding: ........................................................................... 28
8.8.3
Verzekering .................................................................................................................... 28
8.9
ICT-infrastructuur eigendom .................................................................................................. 28
8.10
ICT-contracten ....................................................................................................................... 29
8.11
Intellectuele eigendom ........................................................................................................... 29
8.11.1
Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom ................ 29
8.11.2
ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom ................................................................... 30
8.11.3
Derden Intellectuele Eigendom ..................................................................................... 30
8.11.4
Vrijwaring ....................................................................................................................... 31
8.12
Plaats van de ICT-Dienstverlening ........................................................................................ 32
8.12.1
Locatie van de activiteiten ............................................................................................. 32
8.12.2
Ter beschikking gestelde lokalen .................................................................................. 32
8.13
Overleg .................................................................................................................................. 32
8.13.1
Overkoepelend overleg Klanten/e-IB/ICT-Dienstverlener ............................................. 33
8.13.2
Overleg Klant/ICT-Dienstverlener .................................................................................. 33
8.13.3
Overleg e-IB/ICT-Dienstverlener ................................................................................... 33
8.13.4
Overkoepelend overleg met andere gemeenschappelijke ICT-Dienstverleners ........... 34
8.14
Deelbaarheid - Interpretatie van deze Overeenkomst......................................................... 34
8.14.1
Interpretatieve teksten ................................................................................................... 34
8.14.2
Deelbaarheid ................................................................................................................. 34
8.15
Wijziging van de contractuele documenten ........................................................................... 34
8.15.1
Basiscontract ................................................................................................................. 34
8.15.2
Service Portfolio............................................................................................................. 35
8.15.3
Prijslijsten ....................................................................................................................... 35
8.15.4
Serviceorganisatie ......................................................................................................... 35
8.15.5
Projectplan voor het Transitieproject ............................................................................. 35
8.15.6
Inventarissen ................................................................................................................. 36
8.16
Afstand van recht ................................................................................................................... 36
8.17
Toepasselijk recht - Bevoegde rechtbank ............................................................................ 36
8.18
Personeel ............................................................................................................................... 36 Pagina 3 van 59 Versie: 1 februari 2015
8.18.1
Personeel van de Vorige ICT-Dienstverlener ................................................................ 36
8.18.2
Personeel van de ICT-Dienstverlener ........................................................................... 36
8.18.3
Personeel van het Bestuur ............................................................................................ 37
8.18.4
Afwervingsclausule ........................................................................................................ 38
8.19 9
Taalgebruik ............................................................................................................................ 38
Algemene vereisten met betrekking tot de Serviceorganisatie ..................................................... 40 9.1
Organisatie ............................................................................................................................ 40
9.2
Processen .............................................................................................................................. 40
9.3
Ondersteunende Systemen ................................................................................................... 41
9.4
Door de ICT-dienstverlener ingezette HW- en SW-infrastructuur ......................................... 42
9.5
Data-architectuur en rapportering .......................................................................................... 42
10
Algemene vereisten met betrekking tot de financiële processen .............................................. 44
10.1
Algemeen............................................................................................................................... 44
10.2
Prijzen .................................................................................................................................... 44
10.2.1
Elementen verrekend in de Eenheidsprijzen ................................................................. 44
10.2.2
Prijsherziening ............................................................................................................... 44
10.2.3
Nieuwe Eenheidsprijzen ................................................................................................ 45
10.2.4
Projecten in resultaatverbintenis ................................................................................... 46
10.3
Facturatie ............................................................................................................................... 46
10.3.1
Algemene principes ....................................................................................................... 46
10.3.2
Facturatie van Exploitatie en Eenvoudige Werkaanvragen........................................... 46
10.3.3
Facturatie van Projecten ................................................................................................ 47
10.3.4
Prijscorrecties ................................................................................................................ 47
11
Algemene bepalingen met betrekking tot het Transitieproject .................................................. 49
11.1
Algemeen............................................................................................................................... 49
11.2
Transitieproject ...................................................................................................................... 49
11.3
Algemene aandachtspunten m.b.t. het Transitieproject ........................................................ 50
11.4
Specifieke aandachtspunten m.b.t. het Transitieproject per dienstenpakket ........................ 51
11.4.1
Werkplekdiensten .......................................................................................................... 51
11.4.2
Netwerkdiensten ............................................................................................................ 52
11.4.3
Datacenterdiensten........................................................................................................ 53
11.4.4
Projecten ........................................................................................................................ 54
12
Beëindiging van de Overeenkomst............................................................................................ 56
12.1
Mogelijke oorzaken om de Overeenkomst te beëindigen .................................................... 56
12.1.1
Beëindiging wegens verstrijken van de looptijd ............................................................. 56
12.1.2
Beëindiging wegens niet – nakoming van verplichtingen .............................................. 56
12.1.3
Beëindiging wegens faillissement.................................................................................. 56
12.1.4 Beëindiging wegens inbreuk op vertrouwelijkheid en overschrijding absolute grens van schadevergoeding ......................................................................................................................... 56 12.2
Maatregelen tijdens de volledige Duur van deze Overeenkomst .......................................... 57
12.3
Maatregelen bij het einde van deze Overeenkomst .............................................................. 57
12.4
Bijstand na beëindiging van de Overeenkomst ..................................................................... 58 Pagina 4 van 59 Versie: 1 februari 2015
12.4.1
Te vervullen taken ......................................................................................................... 59
12.4.2
Kosten van de overdracht .............................................................................................. 59
Pagina 5 van 59 Versie: 1 februari 2015
1
Doelstellingen
Het uiteindelijke doel van de Overeenkomst is de Klanten via het optimale gebruik van ICT-middelen in staat te stellen de eigen opdrachten op een efficiënte en effectieve wijze te volbrengen en een beleid te voeren conform de principes van “Good Government Governance” die rechtmatigheid, rechtszekerheid en rechtsgelijkheid garanderen in combinatie met zuinigheid, efficiëntie, effectiviteit en ethiek. Meer specifiek richt deze Overeenkomst zich op het aanbieden van een breed en samenhangend gamma van ICT-Dienstenpakketten waarvoor het een meerwaarde heeft om ze op het niveau van het volledige klantenbereik gemeenschappelijk aan te bieden. De beoogde meerwaarden voor de Klanten situeren zich vooral op de volgende vlakken:
Schaalvoordelen (zowel op het niveau van prijs als op het niveau van kwaliteit); Administratieve lastenverlaging voor de Klanten (o.a. zelf geen overheidsopdrachten moeten doen of zelf geen integratierol moeten opnemen) en beroep kunnen doen op gemeenschappelijke expertise zodat de Klant zich kan toeleggen op zijn kerntaken; Flexibiliteit, differentiatie en mee evolueren met de behoeften van de Klant en van de markt. Een efficiënt beheerde infrastructuur met de gepaste aandacht voor veiligheid
Pagina 6 van 59 Versie: 1 februari 2015
2
Toepasselijke wettelijke bepalingen en contractuele documenten
2.1
Structuur van de Overeenkomst
De Overeenkomst tussen het Bestuur en de ICT-Dienstverlener bestaat uit de volgende contractuele documenten, welke worden opgesomd in hiërarchische volgorde waarbij het eerder vermelde voorrang heeft op het latere:
2.1.1 Basiscontract (dit document) Dit is het contractuele document dat de algemene voorwaarden beschrijft volgens welke de ICTDienstverlener Diensten zal leveren. De bepalingen van het Basiscontract zijn geldig voor alle Diensten en blijven tijdens de duur van de uitvoering van de Overeenkomst vrij stabiel. De delen van de Overeenkomst die meer dynamisch kunnen aangepast worden, zijn in aparte documenten opgenomen (o.a. Service Portfolio, Vereisten m.b.t. Ondersteunende processen, …)
2.1.2 Glossarium Dit is het contractuele document waarin een definitie gegeven wordt voor alle termen die in het Bestek of in de Overeenkomst gebruikt worden met een specifieke betekenis en die in de contractuele documenten met een hoofdletter worden geschreven.
2.1.3 Service Portfolio De Service Portfolio bevat de aan de Klanten te leveren Dienstenpakketten, met per Dienstenpakket:
een omschrijving van wat de dienstverlening inhoudt, de door de Klanten nagestreefde meerwaarden per Dienst binnen het Dienstenpakket • • • • • • •
scope en doel de elementen die de Dienst concretiseren de uitvoeringsmodaliteiten de aan de Klant aangeboden SLA de prijsmechanismen de facturatiemechanismen de rapporteringsvereisten
2.1.4 Vereisten m.b.t. Ondersteunende processen Dit omvat de minimale vereisten m.b.t. de processen die de ICT-Dienstverlener moet implementeren ter ondersteuning van de in de Service Portfolio opgenomen Dienstenpakketten. Dit omvat o.a. de verschillende in ITILv3 beschreven processen zoals “Event management”, “Incident management”, …
2.1.5 Prijslijsten Dit omvat
Prijslijst Werkaanvragen: eenmalige Eenheidsprijzen voor het prestatiegedeelte van het uitvoeren van een Werkaanvraag Prijslijst Exploitatie: maandelijks te betalen prijzen voor exploitatiediensten Productcatalogus: eenmalige prijzen voor Producten Profielencatalogus: Profieldagprijzen of uurprijzen voor Profielen
Pagina 7 van 59 Versie: 1 februari 2015
2.1.6 Serviceorganisatie Het contractuele document (of set van documenten), met zijn bijlagen (eventueel gedeeltelijk opgeslagen in databanken of toepassingen), dat de beschrijving bevat van de wijze waarop de ICTDienstverlener de Diensten zal leveren, de organisatie, het personeel, de processen, tools, enz. De Serviceorganisatie wordt bepaald door de ICT-Dienstverlener, maar moet blijven voldoen aan de vereisten van de Overeenkomst en moet afgestemd blijven op de te leveren Diensten. De startversie hiervan wordt gevormd door de in de offerte van de ICT-Dienstverlener opgenomen beschrijvingen van de wijze waarop de Diensten zullen geleverd worden. Tijdens het Transitieproject zal deze startversie verder geactualiseerd en uitgewerkt moeten worden om de ICT-Diensten te kunnen leveren in lijn met de bepalingen van de Overeenkomst.
2.1.7 Service afspraken tussen Klant en ICT-Dienstverlener Dit omvat de Service afspraken tussen Klant en ICT-Dienstverlener overeengekomen voor de uitvoering van een specifieke Dienst en die zijn vastgelegd in documenten zoals Werkaanvragen, Projectvoorstellen en exploitatiedossiers.
2.1.8 Inventaris De Inventaris omvat alle onder configuratiebeheer geplaatste informatie m.b.t. de componenten waarop of waarmee de in de Service Portfolio beschreven diensten geleverd worden. Bij de start van de Overeenkomst zijn de Inventarissen vastgelegd:
wat de assets van het Bestuur en de Vorige ICT-Dienstverlener betreft, in de Referentiebibliotheek en wat de assets van de ICT-Dienstverlener, inzonderheid de ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom betreft, in de desbetreffende bijlage bij de door de ICT-Dienstverlener ingediende offerte.
Tijdens het Transitieproject zal deze startversie geactualiseerd moeten worden op basis van de op dat ogenblik in beheer zijnde omgevingen en zal de Inventaris, die tot dan in beheer was van de Vorige ICT-Dienstverlener, in beheer moeten genomen worden door de ICT-Dienstverlener. Voor wat betreft de relationele gegevens moet minstens de informatie die op het ogenblik van de overname in CMDB2 is opgeslagen verder beheerd worden door de ICT-Dienstverlener. Hetzelfde geldt voor de documentaire informatie die op het ogenblik van de overname is opgeslagen in DDCDMS en in de voor het beheer van de softwareconfiguratie-items gebruikte systemen.
2.1.9 Projectplan voor het Transitieproject Zie rubriek 11 van dit Basiscontract.
2.2
De toepasselijke wettelijke bepalingen
Op deze opdracht zijn toepasselijk:
De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, Behoudens de in punt 2.3 opgesomde uitzonderingsgevallen, de bijlage bij voormeld K.B. van 26 september 1996, zijnde de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (hierna genoemd AAV) De artikelen 2,4° en 15 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
Pagina 8 van 59 Versie: 1 februari 2015
2.3
Uitzonderingen op de Algemene Aannemingsvoorwaarden
Dit Basiscontract wijkt af van de hierna opgesomde bepalingen van de AAV en regelt de materie, die in de geciteerde bepaling wordt behandeld, op exhaustieve wijze met alternatieve inhoudelijke voorschriften:
artikel 13, § 4 AAV (prijsherziening bij vertraging der uitvoering), artikel 14 §1 en §2 AAV (aankoopprijs en vergoedingen voor intellectuele rechten en gebruik van de prestaties), artikel 17 AAV (kwijtschelding van boeten wegens laattijdige uitvoering) artikel 19 AAV (Opleveringen en waarborgtermijnen), artikel 20, § 2 AAV (wijze waarop de vaststelling van in gebreke blijven van de aannemer gebeurt), artikel 20, § 5 AAV (opleggen van boeten wegens laattijdige uitvoering), artikel 20 §6 1° AAV (eenzijdige verbreking van de opdracht) in de mate dat in het Basiscontract het recht op schadevergoeding volgens de in het Basiscontract voorziene bepalingen, hierbij behouden blijft, artikel 68 AAV (briefwisseling met de dienstverlener), artikel 69, § 4 AAV (aanvang van de uitvoeringstermijn van een bestelling binnen de raamovereenkomst), artikel 71 AAV (wijze waarop de ICT-Dienstverlener keuring van de gepresteerde Diensten aanvraagt), artikel 72 AAV (aansprakelijkheid) in de mate dat in het Basiscontract de aansprakelijkheid wordt beperkt artikel 74§1 AAV (principe dat de diensten moeten worden herbegonnen indien ze niet volledig werden uitgevoerd volgens de voorwaarden van deze Overeenkomst) artikel 74, § 2 AAV (tijdstip waarop het PV van oplevering wordt opgemaakt en van wie het initiatief uitgaat), artikel 75, § 1 AAV (boeten wegens laattijdige uitvoering).
Dit Basiscontract verklaart de volgende bepalingen van de AAV uitdrukkelijk niet van toepassing en er is geen alternatieve invulling voorzien:
artikel 15, § 6 AAV (onderbreking of vertraging van de uitvoering door de ICT-Dienstverlener bij niet – tijdige – betaling door de Klant ) omwille van de noodwendigheden van de continuïteit van de openbare dienst. en ook het gegeven dat er sowieso een sterke mate van afhankelijkheid is van het Bestuur / de Klanten t.o.v. de ICT-Dienstverlener; artikel 69, § 3, AAV (omschrijving van de uitvoeringstermijn) omwille van de noodwendigheden van de continuïteit van de openbare dienst.
Met betrekking tot artikel 20, § 3 AAV wordt opgemerkt dat in de mate dat het verwijst naar artikel 75 §1 van de AAV, dit artikel 75, § 1 AAV moet gelezen worden zoals door de Overeenkomst bepaald. Deze afwijkingen van de AAV zijn verantwoord in het licht van de specifieke doelstellingen van de Overeenkomst en in het licht van de volgende specifieke kenmerken van de opdracht :
de omvang van de opdracht in termen van te bedienen Klanten, de omvang van de opdracht in termen van te leveren Dienstenpakketten, de omvang van de opdracht in termen van duur en specifieke behoeften, de absolute noodzaak van een permanent operationele en permanent performante uitvoering van de gevraagde ICT-Dienstverlening omdat de ICT- technologie een substantieel informatiekanaal en een basisinstrument is voor de openbare dienstverlening en de behartiging van het algemeen belang door de Vlaamse overheid, de absolute noodzaak om een flexibele uitvoering en een snelle aanpassing van de gevraagde Diensten te garanderen teneinde te kunnen instaan voor de continuïteit van de openbare dienstverlening.
Meer algemeen is het zo dat de ICT-Dienstverlener een cruciale rol vervult voor het Bestuur en de Pagina 9 van 59 Versie: 1 februari 2015
Klanten, hetgeen een zekere afhankelijkheid in hoofde van het Bestuur en de Klanten met zich meebrengt. De afwijkingen van de Algemene Aannemingsvoorwaarden resulteren overigens mede uit de onderhandelingen dewelke zullen hebben plaatsvonden in het licht van de onderhandelingsprocedure. Partijen erkennen dan ook de draagwijdte en verantwoording van de afwijkingen te kennen en te aanvaarden.
2.4
Afstand van de algemene voorwaarden van de ICT Dienstverlener
De eventuele algemene en bijzondere voorwaarden van de ICT-Dienstverlener zijn niet van toepassing en kunnen niet ten aanzien van het Bestuur of de Klant worden opgeworpen, zelfs indien deze bepalen dat alleen zij van toepassing zijn.
Pagina 10 van 59 Versie: 1 februari 2015
3
Looptijd
De Overeenkomst neemt een aanvang daags nadat de goedkeuring van de offerte werd betekend aan de ICT-Dienstverlener en eindigt op 31 januari 2022. Na die datum zal de ICT-Dienstverlener alle vóór die datum bestelde Diensten, moeten leveren volgens de voorwaarden van het ICT-contract 2015, ook al ligt de reële uitvoeringsdatum voor een individuele bestelling later dan de datum waarop het ICTcontract 2015 wordt beëindigd.
Pagina 11 van 59 Versie: 1 februari 2015
4
Klantenbereik
Volgende entiteiten kunnen Diensten bestellen bij de ICT-Dienstverlener en kunnen dus de hoedanigheid van Klant hebben:
alle entiteiten die deel uitmaken van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en/of Vlaamse Gewest: dit zijn de 13 Vlaamse ministeries (departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid), de kabinetten van de Vlaamse ministers en het Vlaams Parlement; alle entiteiten die onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen doch een van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest onderscheiden rechtspersoonlijkheid hebben (Extern of Intern Verzelfstandigde Agentschappen, Strategische Adviesraden); alle Vlaamse openbare instellingen (VOI’s): dit zijn entiteiten met eigen rechtspersoonlijkheid die niet onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen maar krachtens oprichtingsdecreet /- besluit hetzij werden ingedeeld in één van de categorieën bedoeld in de Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (VOI type A of VOI type B) hetzij onder een andere vorm van controle of beheer van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest vallen (VOI type suï generis); De Vlaamse Gemeenschapscommissie; De lokale en provinciale besturen zoals hierna omschreven: • • •
• •
de gemeenten en de districten; de provincies; de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt; de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.'s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in Titel VIII van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008;
Pagina 12 van 59 Versie: 1 februari 2015
5
Meerjarige open raamovereenkomst
Deze opdracht betreft een open raamovereenkomst met 1 dienstverlener waarbij de ICTDienstverlener prestaties verricht op grond van bestellingen geplaatst door de Klanten. De bestellingen zullen kunnen worden geplaatst door de bevoegde personeelsleden van de onder punt 4 bedoelde entiteiten (Klanten). Enkel het Transitieproject en de Exploitatie van de op het ogenblik van de overname bestaande ICTomgevingen ten behoeve van de Klanten, worden impliciet besteld bij de sluiting van de Overeenkomst.
Pagina 13 van 59 Versie: 1 februari 2015
6
Aankoop-/ Opdrachtencentrale – Bevoegdheidsverdeling
Het Bestuur oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de opdracht uit, terwijl een Klant enkel de leiding van en het toezicht op de uitvoering van een door die Klant geplaatste concrete bestelling uitoefent. In de Overeenkomst wordt duidelijk aangegeven wie (Bestuur of Klant) welke beslissing kan nemen. Algemeen omschreven is de bevoegdheidsverdeling als volgt geregeld:
Het Bestuur is bevoegd – onder de voorwaarden van deze Overeenkomst - voor alle beslissingen met betrekking tot het geheel van de te leveren Diensten (met ander woorden, de ICTDienstverlening).
Onder meer de volgende bevoegdheden worden uitgeoefend door het Bestuur:
Alle bevoegdheden met betrekking tot het wijzigen van de Contractuele documenten (zie rubriek 8.15); De bevoegdheden inzake klachten en verzoeken bedoeld in artikel 16 AAV in zover de maatregelen die zullen worden genomen (i.e. de verlenging van de uitvoeringstermijn, herziening, verbreking, en/of schadevergoeding) het geheel van de te leveren Diensten of een belangrijk deel van de te leveren Diensten voor verschillende Klanten betreft; De bevoegdheden van de aanbestedende overheid met betrekking tot verbreking bedoeld in artikel 21 van de AAV en het beëindigen van de Overeenkomst bedoeld in rubriek 12.1 van dit Basiscontract; Het nemen van de maatregelen ingeval van verboden afspraken zoals bedoeld in artikel 22 van de AAV; Alle bevoegdheden in verband met de borgstelling, onder meer de opvolging van de verplichting tot borgstelling, de aanpassing van het bedrag van de te stellen borgsom, de ambtshalve afhouding, en de vrijgave van de borgtocht; De eventuele maatregelen van ambtswege zoals bedoeld in de artikelen 20 § 6 en 75 § 2 AAV; Alle rechtsvorderingen die met betrekking tot de ICT-Dienstverlening als geheel desgevallend worden ingediend.
Het Bestuur wordt hierbij vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering bij delegatie in de persoon van de ICT-manager (zie rubriek 8.3).
Een Klant is bevoegd – onder de voorwaarden van deze Overeenkomst - voor alle beslissingen met betrekking tot een bepaalde bestelling die door die Klant bij de ICT-Dienstverlener werd geplaatst of met betrekking tot een bepaalde Dienst die door de ICT-Dienstverlener op vraag van die Klant wordt gepresteerd.
Onder meer de volgende bevoegdheden worden uitgeoefend door de Klant:
De keuring van de voor die Klant gepresteerde Diensten en opmaak van PV van oplevering voor de gepresteerde Diensten; De controle op de facturatie voor de aan die Klant geleverde Diensten, Het toepassen van Prijscorrecties bij het niet behalen van de overeengekomen SLA’s door de ICT-Dienstverlener (voor zover van toepassing); De betalingen voor de gepresteerde Diensten; De bevoegdheden inzake klachten en verzoeken bedoeld in artikel 16 AAV in zover deze klachten en verzoeken enkel de uitvoering van een bestelling betreffen die door een Klant werd geplaatst en dus dat de in artikel 16 AAV bedoelde verlenging van de uitvoeringstermijn, herziening of verbreking enkel betrekking heeft op die bestelling en niet op de opdracht in zijn geheel; Het toepassen van straffen bedoeld in artikel 20 AAV §4, in zover het feit dat aanleiding geeft tot het toepassen van een straf enkel de aan die Klant te leveren of geleverde Dienst betreft. Alle rechtsvorderingen met betrekking tot de individuele door de betrokken Klant bestelde Diensten.
Pagina 14 van 59 Versie: 1 februari 2015
7
Voorwerp
7.1
Algemene omschrijving van de te leveren Dienstenpakketten
Voorliggende Overeenkomst bepaalt de voorwaarden waaronder de ICT-Dienstverlener uitvoering zal geven aan de opdracht voor aankopen, leveren, installeren, onderhouden en beheren van een volledig gamma van ICT-omgevingen en bedrijfstoepassingen volgens de voorwaarden en modaliteiten in de Overeenkomst bepaald. Het betreft een volledig geïntegreerd aanbod waarbij ook modulaire afname van afzonderlijke Diensten (bijvoorbeeld enkel aankoop van bepaalde producten of enkel werkplekdiensten) mogelijk moet zijn. Algemeen omschreven omvat de opdracht de volgende Dienstenpakketten:
Werkplekdiensten Netwerkdiensten Datacenterdiensten Projecten
De voorwaarden en modaliteiten volgens de welke Diensten worden uitgevoerd, worden uitgebreid beschreven in de Service Portfolio. De ICT-Dienstverlener verklaart uitdrukkelijk dat hij, in het kader van zijn precontractuele aansprakelijkheid en de informatieplicht zoals deze door wetgeving en rechtspraak werden gedefinieerd, alle nuttige en noodzakelijke informatie heeft ingewonnen om zijn initiële en finale offerte op te stellen en om zich een gedetailleerd beeld te vormen van alle vereisten waaraan de ICT-Dienstverlening zoals omschreven in de Overeenkomst, moet beantwoorden. In het bijzonder verklaart de ICT-Dienstverlener zich voldoende rekenschap te geven van en zich voldoende geïnformeerd te hebben over het openbare dienst - karakter van het Bestuur en de gevolgen daarvan voor de levering van de Diensten. Hij verbindt zich ertoe het nodige te doen om ten alle tijde de continuïteit van de openbare dienst mogelijk te maken. De ICT-Dienstverlener verklaart uitdrukkelijk dat hij zelf op eigen initiatief en kosten, en binnen de mate dat zulks mag worden verwacht van een gespecialiseerd ICT-Dienstverlener, alle nodige informatie zal inwinnen over alle mogelijke risico’s en factoren die de uitvoering van de Overeenkomst kunnen beïnvloeden of in het gedrang brengen, en dat hij indien nodig met het Bestuur / de Klant in onderling overleg zal beslissen welke maatregelen in dergelijke omstandigheden getroffen moeten worden. De ICT-Dienstverlener draagt alle risico’s (evenwel binnen de beperkingen gesteld in rubriek 8.8) in het geval de door de ICT-Dienstverlener ingewonnen informatie niet correct mocht zijn.
7.2
Krachtlijnen
Op het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod (ICT-contract 2015) en dus op ook op deze opdracht zijn de volgende krachtlijnen van toepassing. Onduidelijkheden of tegenstrijdigheden in de contractuele documenten zullen worden geïnterpreteerd in het licht van deze krachtlijnen; nieuwe afspraken en nieuwe bepalingen zullen geen afbreuk doen aan de krachtlijnen.
7.2.1 Breed aanbod van gemeenschappelijke diensten Het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod, dat via het ICT-contract 2015 zal geleverd worden, focust zich op een breed aanbod van ICT-diensten waarvoor het een meerwaarde heeft om ze op het niveau van het volledige of een belangrijk deel van het klantenbereik gemeenschappelijk aan te bieden. Het ICT-dienstverleningsaanbod zal bestaan uit een modulair aanbod van afzonderlijk te bestellen ICT-diensten. Elke bestelbare Dienst wordt “end-to-end” opgezet. Achterliggend wordt gezorgd voor de nodige integratie op het vlak van processen, systemen, hulpmiddelen, rapporteringen, …. Pagina 15 van 59 Versie: 1 februari 2015
Het aanbod richt zich maximaal naar Dienstenpakketten die nuttig (kunnen) zijn voor meerdere Klanten. De ICT-dienstverlening die via het ICT-contract 2015 wordt geleverd, ondersteunt maximaal volgende meerwaarden voor de klanten :
Schaalvoordelen (zowel op het niveau van prijs als op het niveau van kwaliteit); Administratieve lastenverlaging voor de Klanten en beroep kunnen doen op gemeenschappelijke expertise zodat de Klant zich kan toeleggen op zijn kerntaken; Flexibiliteit, differentiatie en mee evolueren met de behoeften van de Klant en van de markt.
Deze meerwaarden kunnen niet altijd tezelfdertijd door een aangeboden Dienst gerealiseerd worden, maar het dienstenaanbod zal wel gediversifieerd worden zodat, afhankelijk van de prioriteit die de Klant aan elk van de gezochte meerwaarden geeft, de voor een Klant gepaste dienstverlening voorhanden is. Waar relevant zullen naast een standaard niveau van dienstverlening (ter ondersteuning van de “normale” werking) ook optioneel hogere niveaus van dienstverlening geleverd worden (bv m.b.t. hogere beschikbaarheid of m.b.t. hogere beveiligingsvereisten).
7.2.2 Aankoop- / opdrachtencentrale voor VO-entiteiten, lokale en provinciale besturen (1) Het volledige aanbod in de Service Portfolio geldt voor zowel Vlaamse Overheid en de Vlaamse Gemeenschapscommissie als voor de lokale en provinciale besturen (zie punt 4). De Vlaamse Regering treedt op als opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4° van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de in punt 4 vermelde aanbestedende overheden die een eigen – dit is van de Vlaamse Gemeenschap/Vlaams Gewest afgescheiden - rechtspersoonlijkheid hebben; deze aanbestedende overheden zijn krachtens artikel 15 van de voormelde Wet van 15 juni 2006, bij afname vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te volgen.
7.2.3 Vrije afname voor Klant (niet-exclusiviteit voor dienstverleners) De ICT-Dienstverlener heeft geen exclusief recht op het leveren van Diensten. De Klanten hebben geen verplichting om ICT-diensten af te nemen via het ICT-contract 2015. Elke (potentiële) Klant kan op elk moment vrij beslissen hetzij om alle of sommige ICT-diensten af te nemen van het ICT-contract 2015, dan wel om een beroep te doen op andere interne en/of externe dienstverleners. Op elk moment gedurende de looptijd van de overeenkomst kan een Klant beslissen om meer of minder Diensten af te nemen. Het Bestuur kan ook beslissen om bepaalde Dienstenpakketten of delen van Dienstenpakketten uit de scope van de overeenkomst te halen of toe te voegen aan de scope. De ICT-Dienstverlener zorgt ervoor dat geen onnodige beperkingen gecreëerd worden waardoor het modulair afnemen van Diensten quasi onmogelijk wordt (bijvoorbeeld het koppelen van eigen omgevingen van de Klanten met omgevingen die via het ICT-contract 2015 worden ondersteund, moet op een eenvoudige manier mogelijk zijn via standaard interfaces). Deze krachtlijn impliceert dat er geen gegarandeerde minimale afname hoeveelheden zijn.
7.2.4 Mee evolueren met de noden van de Klant Het dienstenaanbod evolueert mee met de noden van de Klanten. Hierbij wordt aandacht gegeven zowel aan de noden van de “kleinere” Entiteiten als aan de noden van de “grotere” Entiteiten. De beslissing tot bijsturing van het dienstenaanbod zal steeds rekening houden met de meerwaarden die kunnen geboden worden door dit voor het volledige klantenbereik gemeenschappelijk aan te bieden. Pagina 16 van 59 Versie: 1 februari 2015
7.2.5 Mee evolueren met de markt Het dienstenaanbod zal mee evolueren met de markt (op alle vlakken: technologie, dienstverleningsmodellen, prijs, beveiliging, …). Dit impliceert dat de evoluties opgevolgd worden en dat tijdig de nodige initiatieven genomen worden om het dienstverleningsaanbod bij te sturen tegen de tijd dat de nieuwe technologie of aanpak voldoende matuur is geworden. De Serviceorganisatie van de ICT-Dienstverlener (personeel, Ondersteunende systemen, processen) moet in functie hiervan ook mee evolueren.
7.2.6 Het streven naar synergie en open oplossingen Om deze krachtlijn te realiseren zal de ICT-Dienstverlener:
Het hergebruik van IT oplossingen, programmacode, datamodellen en datasets voor de verschillende Klanten maximaal stimuleren; De in het kader van deze Overeenkomst ontwikkelde software wordt dan ook maximaal ter beschikking gesteld als “open source” (zie ook rubriek 8.11.1); Maximaal gebruik maken van door het Bestuur aangeleverde gemeenschappelijke en herbruikbare software-modules en code; Het gebruik, creatie en beheer van open source software stimuleren voor zover hiermee een betere totale kost (TCO)/kwaliteit verhouding bekomen wordt voor de volledige levensduur van de oplossing; De ICT-dienstverlening maximaal baseren op open standaarden. Dit vooral met het oog op het vergemakkelijken van integratie en samenwerking en het vermijden van vendor lock-in.
7.2.7 Optimalisatie van de totale kost over de volledige levensduur De ICT-Dienstverlener zal maximaal streven naar optimalisatie van de totale kost van het dienstverleningsaanbod over de volledige levensduur van de Diensten. In dit kader wordt ook een "Life Cycle Management" opgelegd. Voor de concrete invulling hiervan wordt verwezen naar de bepalingen in de Service Portfolio.
7.2.8 ”End to end”- dienstverlening Elke modulair bestelbare dienst uit het dienstverleningsaanbod wordt door de ICT-Dienstverlener geintegreerd (“end-to-end”) aangeboden. Afhankelijk van de door de Klant gekozen Dienst, kan de “endto-end” dienstverlening door de ICT-Dienstverlener betrekking hebben op een groter of kleiner deel van de voor zijn bedrijfsprocessen vereiste ICT-Dienstverlening (bv de Klant kan ervoor kiezen om enkel datacenterdiensten af te nemen en om zelf te zorgen voor de applicatieontwikkeling). De verantwoordelijkheid voor de integratie van de via deze Overeenkomst afgenomen Diensten met eventuele via alternatieve kanalen (eigen diensten of eigen contracten van de klant) verworven diensten, ligt bij de Klant. Voor ondersteuning van exploitatiegebonden ICT-diensten kan de Klant terecht bij één centraal aanspreekpunt bij de ICT-Dienstverlener (1 bestelkanaal, 1 rapporteringplatform, 1 service desk, …). De samenwerking tussen de verschillende bij de dienstverlening betrokken teams (incl. Onderaannemers) moet optimaal verlopen vanuit een “end-to-end”-perspectief. Ook SLA’s zijn hoofdzakelijk “end-to-end” opgezet, maar daarnaast zijn er ook voldoende metrieken en indicatoren vastgelegd op ondersteunende processen. Naast het verzekeren van het “end-to-end”-karakter van elke afzonderlijk bestelbare Dienst, zal er ook aandacht besteed worden aan het afstemmen en integreren van de verschillende door de Klant bestelde Diensten op elkaar. De ICT-Dienstverlener zorgt dus voor de “operationele integratie” van de ICT-Dienstverlening. Dit omvat ook mogelijke toekomstige en af te spreken operationele samenwerking met eventuele derde partijen.
7.2.9 Een duurzame ICT-dienstverlening De aangeboden Producten en Diensten zullen maximaal voldoen aan de duurzaamheidscriteria bepaald op Europees en Vlaams niveau. Pagina 17 van 59 Versie: 1 februari 2015
Duurzaamheidscriteria zijn milieu-, sociale- en economische criteria die zowel bij de gunning van de opdracht als tijdens de uitvoering ervan zullen worden gerespecteerd. Via duurzaamheidscriteria wordt gezocht naar oplossingen die de minste impact hebben op het milieu gedurende de volledige levenscyclus en bovendien sociaal en ethisch verantwoord zijn. Het doel is de verspreiding van milieubesparende technologieën, sociale innovatie en de ontwikkeling van milieu-, socio- en ethisch verantwoorde producten en diensten. Voor datacenters wordt maximaal rekening gehouden met de Europese Code of Conduct voor datacenters.
7.2.10 Continuïteit van de ICT-Dienstverlening De overname van de ICT-dienstverlening van de Vorige ICT-Dienstverlener zal verlopen met een minimale impact voor de bestaande Klanten, zodat de werking van de Klanten en in het bijzonder de continuïteit van de dienstverlening vanwege de Klanten jegens derden (zoals de burger/bedrijven) ook tijdens de transitie naar het ICT-contract 2015 gewaarborgd is. Dit mag evenwel niet verhinderen dat, waar nodig tijdens het Transitieproject al verbeteringen kunnen worden voorzien. Dit impliceert dat de continuïteit moet gegarandeerd worden voor de exploitatiediensten (exploitatie van hard-, software infrastructuur inclusief bedrijfstoepassingen) die afgenomen worden bij de Vorige ICT-Dienstverlener.
7.2.11 Service gerichte ICT-Dienstverlening De ICT-diensten moeten niet alleen op een consistente kwaliteitsvolle wijze geleverd worden, maar moeten bovendien afgestemd zijn en blijven op de afgesproken meerwaarden (“business value”) voor de bedrijfsprocessen van de Klanten. Om dit te realiseren is de ICT-Dienstverlening niet alleen procesmatig sterk uitgebouwd, maar bovendien ook servicegericht, waarbij de door de Klanten verwachte meerwaarden richtinggevend zijn bij de uitwerking, uitvoering en evolutie van het dienstenaanbod. Het ICT-dienstverleningsaanbod zal ook continu verbeteren en zal beheerd worden in een “lifecycle management”-perspectief .
7.2.12 Keuze van de locatie van waaruit ICT-diensten geleverd worden Onverminderd de bepaling inzake Taalgebruik in rubriek 8.19, de bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in rubriek 8.7.3, en de bepalingen van rubriek 8.12.1, kan de ICTDienstverlener voor het realiseren van de Diensten beroep doen op geglobaliseerde (onshore, best shore, offshore, nearshore) resources voor zover aantoonbaar gegarandeerd kan worden dat aan alle wettelijke (o.a. inzake. verwerking van persoonsgegevens) en contractuele (zoals opgenomen in het bestek) verplichtingen voldaan wordt..
7.2.13 Leveren van diensten via Onderaannemers/Leveranciers De ICT-Dienstverlener(s) zal op elk ogenblik optimale Diensten leveren en schakelt hierbij, waar dit opportuun is, Onderaannemers en/of Leveranciers in. De verantwoordelijkheid blijft wel bij de ICTDienstverlener die optreedt als hoofdaannemer (zie ook punt 8.1). De vergoeding van de ICT-Dienstverlener (hoofdaannemer) op de door Onderaannemers/Leveranciers geleverde Diensten of Producten, gebeurt volgens de in de Prijslijsten hiervoor voorziene Eenheidsprijzen.
7.3
Positionering van het dienstverleningsaanbod
gemeenschappelijk
ICT-
Deze Overeenkomst vormt samen met de raamovereenkomsten voor “Ontwikkelingsprojecten”, “Technische ondersteuning door ICT-profielen” en “Aankoop van diverse IT-producten” het gemeenschappelijke ICT-dienstverleningsaanbod ten behoeve van het in rubriek 4 vermelde Klantenbereik na Pagina 18 van 59 Versie: 1 februari 2015
het aflopen op 1 februari 2015 van het ICT-contract 2008 met de tijdelijke handelsvennootschap HPBelgacom. Deze raamovereenkomsten samen worden het ICT-contract 2015 genoemd. De Klanten kunnen daarnaast ook beroep blijven doen op alternatieven zoals bijvoorbeeld eigen ICTcontracten, eigen intern ICT-personeel, ...
7.4
Aard van de verbintenissen
Alle verplichtingen waarbij de ICT-Dienstverlener een welbepaald dienstverleningsniveau of welomschreven resultaat moet behalen, zijn resultaatsverbintenissen. De verplichtingen waaraan geen dienstverleningsniveau werd verbonden of waarvan het resultaat niet is vastgelegd, zijn middelenverbintenissen. Bij de uitvoering van de verplichtingen wordt rekening gehouden met de in de sector gangbare professionele normen, uitvoeren. De aard van de verbintenissen, zijnde een middelenverbintenis of een resultaatsverbintenis, zal bepaald worden in de Service afspraken, en in het bijzonder in de offertes. Voor alle Diensten geldt dat bij uitvoering ten behoeve van een Klant / Gebruiker het behalen van het doel zoals omschreven in de Service Portfolio, primeert op de naleving van de uitvoeringsmodaliteiten beschreven in de Service Portfolio. De activiteiten die in de Service Portfolio expliciet worden vermeld als nodig om de bepaalde doelstelling van een Diensten te bereiken werden louter indicatief opgesomd. Niet vermelde activiteiten, die nochtans door een professionele dienstverlener als noodzakelijk worden beschouwd, zal de ICTDienstverlener uitvoeren zonder aanspraak te kunnen maken op een prijsherziening.
Pagina 19 van 59 Versie: 1 februari 2015
8
Basis- en generieke voorwaarden
8.1
Onderaannemers / Leveranciers
De ICT-Dienstverlener kan, na overleg met de Klant, voor de ICT-Dienstverlening een beroep doen op Onderaannemers en/of Leveranciers waarbij het Bestuur / de Klant zich niet onredelijk zal verzetten tegen dergelijke onderaanneming. Onverminderd de hierna vermelde bepalingen, komt de uiteindelijke keuze van de Onderaannemer/Leverancier toe aan de ICT-Dienstverlener. Hij blijft ten opzichte van het Bestuur / de Klant ook steeds de volledige eindverantwoordelijkheid dragen voor alle geleverde Diensten. De ICT-Dienstverlener dient er over te waken dat alle verplichtingen die hij heeft t.o.v. van de Klanten en in het algemeen t.a.v. het Bestuur, ook gerespecteerd blijven indien gedeelten door Onderaannemers en/of Leveranciers worden gerealiseerd. Zo zal de ICT-Dienstverlener de verwerking van persoonsgegevens enkel kunnen uitbesteden aan een Onderaannemer die zich er contractueel toe verbindt de verplichtingen van de Privacywet (zie punt 8.7.3) na te leven. In het bijzonder wordt hierbij verwezen naar het “Subcontractmanagement”-proces zoals beschreven in het document “Vereisten ondersteunende processen”. De contracten met Onderaannemers/Leveranciers bevatten de bepalingen van de Overeenkomst die krachtens de overheidsopdrachtenreglementering ook moeten gelden voor de Onderaannemers van de dienstverleners van het Bestuur. In overeenstemming met artikel 10 §2 van de AAV, kan geen Onderaannemer / Leverancier die zich bevindt in één van de gevallen van uitsluiting bedoeld in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 alsook in één van de gevallen bedoeld in het artikel 21, § 4 van de AAV, worden belast met de uitvoering van activiteiten in het kader van de ICT-Dienstverlening; De ICT-Dienstverlener mag in samenwerking met een Onderaannemer/Leverancier op geen enkele wijze de niet-exclusiviteit (zie rubriek 7.2.3) uithollen (de jure of de facto). Zo bijvoorbeeld, mag in de contracten met de Onderaannemers of Leveranciers geen bepaling opgenomen worden die hun zou verbieden om nog rechtstreekse contracten met Klanten af te sluiten. Dit zou het voor de Klanten immers de facto onmogelijk maken om nog via aparte overheidsopdrachten een beroep te kunnen doen op die bedrijven. In de in het kader van deze Overeenkomst met Onderaannemers/Leveranciers afgesloten contracten dient een clausule opgenomen te worden waarin gestipuleerd wordt dat de Onderaannemer/Leverancier steeds een beroep kan doen op de bemiddeling van de e-IB indien er moeilijkheden zouden rijzen in de relatie tussen de ICT-Dienstverlener en de betrokken Onderaannemer of Leverancier. Waar van toepassing, worden in de contracten met Onderaannemers ook de modaliteiten bepaald voor rechtstreekse contacten met de Klant (bv raadplegen van technische support-informatie in het kader van het onderhoud op een softwarepakket).
8.2
Samenwerking met Derden
De ICT-Dienstverlener zal alle medewerking verlenen volgens de in de IT-sector beste professionele normen, wanneer in het kader van de ICT-Dienstverlening samenwerking met Derden door een Klant of het Bestuur wordt gewenst. Als Derden worden hier onder meer bedoeld: andere dienstverleners van ICT-diensten door de Klant gecontracteerd, de door de Klant gecontracteerde dienstverleners voor vaste spraaktelefonie en mobiele spraak- en datacommunicatie, de federale overheid, andere communautaire overheden, provinciale – en gemeentelijke overheden, de Privacycommissie en de sectorale comité’s bij de Privacycommissie. De nadere regels van samenwerking met Derden, zullen worden vastgelegd in specifieke Service afspraken met de betrokken Klant(en). Pagina 20 van 59 Versie: 1 februari 2015
8.3
Leidend ambtenaar
Leidend ambtenaar in de zin van artikel 1 van de AAV die de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de Overeenkomst als geheel uitoefent, is de ICT manager van e-IB. e-IB treedt op als vertegenwoordiger van het Bestuur in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst. In het kader van dit toezicht wordt aan e-IB toegang verleend (minstens “lees”-recht) tot alle voor de ICT-Dienstverlening gebruikte Ondersteunende systemen (zie ook rubriek 9.3 Ondersteunende Systemen) en tot alle data m.b.t. de in het kader van deze Overeenkomst geleverde ICTDienstverlening (bv alle informatie m.b.t. uitgevoerde Werkaanvragen, alle informatie m.b.t. de beheerde bedrijfstoepassingen, …) Op het niveau van de individuele Diensten wordt de rol van “leidend ambtenaar” in de zin van artikel 1 van AAV vervuld door de Klant. (zie ook rubriek 6).
8.4
Borgtocht
De ICT-Dienstverlener zal tot zekerheid van de nakoming van zijn verplichtingen het Bestuur voorzien van een borgtocht. Het bedrag van de borgsom wordt forfaitair bepaald op 5 miljoen euro. De borgtocht kan worden gesteld door elk lid van de tijdelijke handelsvennootschap (voor het geval de ICT-Dienstverlener bestaat uit een combinatie van vennootschappen) pro rata van zijn aandeel in de ICT-Dienstverlening met dien verstande dat deze mogelijkheid geen enkele afbreuk doet aan de hoofdelijke aansprakelijkheid van de leden van de tijdelijke handelsvennootschap en de daarbij horende mogelijkheden voor het Bestuur om elk lid en de door elk lid betaalde borgsom naar keuze aan te spreken ongeacht enige taakverdeling of pro rata aandeel in de borgstelling en met dien verstande dat – op grond van de solidariteit tussen de leden van de tijdelijke handelsvenootschap bij wet vastgesteld- het Bestuur van elk lid de gehele borgsom of om even welk deel ervan kan opeisen indien de ICT-Dienstverlener de verplichtingen uit de Overeenkomst niet nakomt en zonder dat het Bestuur moet rekening houden met enige taakverdeling tussen de leden. De borgtocht kan, in overeenstemming met artikel 5 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden worden gesteld:
hetzij in speciën door storting van het vereiste bedrag op de rekening van de Deposito-en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas; hetzij uit publieke fondsen, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier (op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ) ; hetzij via dekking door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door de neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent van een akte van solidaire borg bij de Deposito-en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas.; hetzij door middel van een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsonderneming en vastgelegd in een verbintenisakte.
Krachtens artikel 6 AAV in samenlezing met artikel 5§3 AAV dient het bewijs van de borgtochtstelling aan het Bestuur (e-IB) te worden geleverd binnen de 30 kalenderdagen na de sluiting van de Overeenkomst. De borgtocht wordt vrijgegeven overeenkomstig de Algemene Aannemingsvoorwaarden; dit is:
nadat de ICT-Dienstverlener aan alle verplichtingen heeft voldaan inclusief deze met betrekking tot de volledige overdracht van de ICT-Dienstverlening bij het beëindigen van de Overeenkomst, en op vraag van de ICT-Dienstverlener en op voorwaarde dat het Bestuur geen bewijs levert dat de ICT-Dienstverlener niet zou hebben volPagina 21 van 59 Versie: 1 februari 2015
daan aan al zijn contractuele verbintenissen onder de Overeenkomst.
8.5
Audit
Gedurende de duur van de Overeenkomst, alsmede gedurende een periode van twaalf maanden na het einde van de Overeenkomst, beschikt het Bestuur (bij monde van e-IB) over het recht om een door haar aangestelde onafhankelijke, natuurlijke of rechtspersoon (genoemd “de Auditor”), één of meerdere controles uit te voeren van:
De kosten van de ICT-Dienstverlener en zijn eventuele Onderaannemers alsook de Kostenmodellen en de aangerekende prijzen voor de ICT-Dienstverlening; De binnen het kader van de ICT-Dienstverlening geleverde prestaties, de uitgevoerde processen en de activiteiten van de ICT-Dienstverlener, diens aangestelde of Onderaannemers; De binnen het kader van de ICT-Dienstverlening gerealiseerde beveiliging, met onder meer de zwakke punten in de beveiliging.
Een audit kan worden uitgevoerd bij :
zowel de ICT-Dienstverlener of ingeval de ICT-Dienstverlener een tijdelijke handelsvennootschap is, bij de tijdelijke handelsvennootschap zelf en de deelgenoten; als bij de Onderaannemers/Leveranciers van de ICT-Dienstverlener.
De ICT-Dienstverlener bepaalt in de contracten met Onderaannemers/Leveranciers dat het Bestuur het recht heeft een audit te (laten) uitvoeren bij die Onderaannemer of Leverancier conform de voorwaarden van deze rubriek. Van deze verplichting kan enkel worden afgeweken mits voorafgaande schriftelijke toestemming van het Bestuur. Het Bestuur bepaalt zelfstandig en soeverein de identiteit van de Auditor, de inhoud van zijn controleopdracht alsmede het gevolg dat zij aan diens controlewerkzaamheden wenst te geven. De ICT-Dienstverlener kan een gemotiveerd verzoek tot wraking van de gekozen Auditor bij het Bestuur indienen:
wanneer de gekozen Auditor gelijkaardige activiteiten onderneemt - of verbonden is met een onderneming die gelijkaardige activiteiten onderneemt- op dezelfde markt als de ICT-Dienstverlener of een deelgenoot (ingeval de ICT-Dienstverlener een tijdelijke handelsvennootschap is); wanneer de gekozen Auditor niet onafhankelijk zou zijn of er redelijke gronden zouden bestaan om de onafhankelijkheid van de gekozen Auditor te betwisten.
Het Bestuur zal in alle redelijkheid de motivatie voor de wraking beoordelen en kan al dan niet ingaan op het verzoek. Bij de uitvoering van een audit kan het Bestuur of de Auditor zich laten bijstaan door zelf aangeduide deskundigen, die onder dezelfde voorwaarden als deze die gelden voor de Auditor, door de ICTDienstverlener kunnen worden gewraakt. Een audit zal minstens één maand vooraf door het Bestuur aangekondigd worden met melding van de naam van de Auditor, de geplande datum en de opdrachtomschrijving. De ICT-Dienstverlener verleent de Auditor op elk ogenblik toegang tot de locaties die relevant zijn in het kader van de ICT-Dienstverlening; en dit, gedurende de Kantooruren en in zoverre de ICTDienstverlener ook het zeggenschap heeft over de toegang tot deze locaties. De ICT-Dienstverlener verbindt zich ertoe de Auditor redelijke bijstand te verlenen bij de uitvoering van zijn taken. Daartoe verbindt de ICT-Dienstverlener zich ertoe op eenvoudige vraag de nodige gegevens, log bestanden en statistieken ter beschikking te houden van de Auditor, en deze eventueel op te vragen bij Onderaannemers/Leveranciers. Het Bestuur zal erover waken dat de Auditor de ICT-Dienstverlening niet onnodig verstoort bij de uitoefening van zijn taken. De ICT-Dienstverlener kan de kost van de extra-inspanningen die moeten worden gepresteerd voor het bijstaan van de Auditoren terugvragen indien deze meer dan 40 mensdagen per jaar bedragen. De ICT-Dienstverlener zal moeten aantonen dat het om extra-inspanningen gaat, dit zijn inspanningen die niet op basis van andere bepalingen van de Overeenkomst moeten worden gepresteerd. Pagina 22 van 59 Versie: 1 februari 2015
Vooraleer de Auditor de controle definitief afsluit met het opmaken van het eindrapport, heeft de ICTDienstverlener een recht van wederantwoord op de voorlopige resultaten van de controle. Aan de ICT-Dienstverlener zal een exemplaar van het eindrapport worden bezorgd. Indien een audit een non-conformiteit aan het licht brengt met om het even welke verplichting van de ICTDienstverlener , dan zal de ICT-Dienstverlener onmiddellijk en op eigen kosten alle nodige maatregelen treffen om de betreffende non-conformiteit ongedaan te maken. De Auditor, en in voorkomend geval de deskundige, zijn gebonden door een confidentialiteitsverplichting op basis waarvan zij de bij de ICT-Dienstverlener bekomen informatie enkel mogen gebruiken met het oog op het produceren van een auditverslag en deze informatie enkel aan de e-IB mogen meedelen. Het Bestuur mag het auditverslag eveneens verder intern verspreiden (o.m. aan de leden van de Vlaamse regering of het Vlaamse parlement of aan de dienst Interne Audit) en gebruiken ter uitoefening van haar rechten uit deze Overeenkomst.
8.6
Benchmarking
e-IB heeft het recht om door een onafhankelijke en professionele partij externe benchmarks te laten uitvoeren op de door de ICT-Dienstverlener geleverde ICT-Dienstverlening. De ICT-Dienstverlener kan een gemotiveerd verzoek tot wraking van de gekozen “benchmarker” bij het Bestuur indienen:
wanneer de gekozen “benchmarker” gelijkaardige activiteiten onderneemt - of verbonden is met een onderneming die gelijkaardige activiteiten onderneemt- op dezelfde markt als de ICTDienstverlener of een deelgenoot (ingeval de ICT-Dienstverlener een tijdelijke handelsvennootschap is); wanneer de gekozen “benchmarker” niet onafhankelijk zou zijn of er redelijke gronden zouden bestaan om de onafhankelijkheid van de gekozen Auditor te betwisten.
Het Bestuur zal in alle redelijkheid de motivatie voor de wraking beoordelen en kan al dan niet ingaan op het verzoek. De kosten voor deze externe benchmark worden door het Bestuur gedragen, met uitzondering van de kosten van de ICT-Dienstverlener voor het tijdig en correct aanleveren van de vereiste gegevens overeenkomstig de afspraken met de uitvoerder van de externe benchmark. De ICT-Dienstverlener kan de kost van de extra-inspanningen die moeten worden gepresteerd voor het bijstaan van de benchmark beschouwen als deel van de auditinspanningen die in het kader van audits werden bepaald. De nodige inspanningen kunnen dus samengeteld worden met de inspanningen nodig voor het ondersteunen van audits. De ICT-Dienstverlener zal moeten aantonen dat het om extra-inspanningen gaat, dit zijn inspanningen die niet op basis van andere bepalingen van de Overeenkomst moeten worden gepresteerd. De ICT-Dienstverlener dient zijn volle medewerking te verlenen aan de uit te voeren benchmarking. De ICT-Dienstverlener dient systematisch de nodige technische en financiële gegevens bij te houden die nodig zijn voor een benchmark zoals ze onder andere worden uitgevoerd door bedrijven als Gartner Group en SPR. De resultaten van dergelijke externe benchmarks worden besproken op het Managementteam. In overleg zal bepaald worden welke lessen hieruit kunnen getrokken worden en welke verdere acties er in functie hiervan moeten ondernomen worden. De ICT-Dienstverlener engageert zich om, in geval van vastgestelde afwijkingen van de markt, in overleg met het Bestuur de nodige bijsturingen door te voeren. (zie ook rubriek “10.2.2 Prijsherziening”)
8.7
Vertrouwelijkheid
8.7.1 Algemeen Als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd:
Alle documenten en gegevens die tussen Partijen zijn uitgewisseld vanaf de kandidaatstelling door de ICT-Dienstverlener; alle vanaf de sluiting van de Overeenkomst uitgewisselde informatie voor zover dat deze de verPagina 23 van 59 Versie: 1 februari 2015
melding “vertrouwelijk” of “confidentieel” bevatten of waarvan men het vertrouwelijk karakter redelijkerwijze mag veronderstellen, alsook alle persoonsgebonden gegevens en belangrijke informatie met betrekking tot de planning, operaties en financiën van hetzij het Bestuur hetzij de ICT-Dienstverlener.
Iedere Partij verbindt zich ertoe de vertrouwelijke Informatie niet te verspreiden, publiceren, overhandigen of ter beschikking te stellen aan Derden in enige vorm behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord tussen beide Partijen. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die:
Op een andere wijze dan door inbreuk op deze rubriek in het publiek domein zijn terecht gekomen; Noodzakelijkerwijs door de andere Partij moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers, aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens de termen van deze Overeenkomst te verzekeren; de Partijen zullen erover waken dat hun werknemers, (onder)aannemers en aangestelden de verplichting tot vertrouwelijkheid en geheimhouding behoorlijk naleven; In het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door één van de Partijen (in dat geval verwittigt deze Partij de andere Partij onmiddellijk zodra zij op de hoogte is van een gerechtelijk bevel om de gegevens kenbaar te maken); Die door het Bestuur moeten worden meegedeeld in het kader van een gunningsprocedure of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen (waaronder openbaarheid van bestuur).
Alle delen van de Overeenkomst zullen gepubliceerd worden op het intranet van het Bestuur. De informatie moet voor de personeelsleden van het Bestuur vrij toegankelijk te zijn, met uitzondering van de voor de Klant en/of Gebruiker minder relevante delen van het deel Serviceorganisatie. Voor de e-IB zal het deel Serviceorganisatie integraal toegankelijk zijn. Het Basiscontract en de Service Portfolio kunnen door het Bestuur vrij verspreid worden onder meer door publicatie op de internetsite van de Vlaamse overheid. Bij beëindiging van de Overeenkomst zal alle vertrouwelijke informatie of alle kopieën daarvan die een Partij van de andere Partij in haar bezit heeft hetzij aan die andere Partij worden overhandigd hetzij worden vernietigd.
8.7.2 Referenties Het Bestuur verleent aan de ICT-Dienstverlener de toestemming om openlijk te verwijzen naar de door het Bestuur gemaakte keuze van de ICT-Dienstverlener voor de toewijzing van de opdracht en naar de aard van de te leveren Diensten binnen deze opdracht. De ICT-Dienstverlener kan andere informatie met betrekking tot de opdracht of de uitvoering daarvan door de ICT-Dienstverlener, aan Derden enkel kenbaar maken mits voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van het Bestuur.
8.7.3 Persoonsgegevens (Privacywet van 8 december 1992) De ICT-Dienstverlener zal met het oog op de levering van bepaalde Diensten aan de Klant, persoonsgegevens verwerken zoals bedoeld in de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna Privacywet genoemd). De verwerking van persoonsgegevens kan het eigenlijk voorwerp van de gevraagde Dienst zijn, bijvoorbeeld in het geval de Klant het technisch beheer van databanken met persoonsgegevens toevertrouwt aan de ICT-Dienstverlener. Voor andere Diensten kan de verwerking van persoonsgegevens indirect zijn, zoals bij het inrichten van maildiensten ten behoeve van de Klant. Bij het verwerken van persoonsgegevens zal de ICT-Dienstverlener alle verplichtingen door Europese en Belgische wetgeving opgelegd met het oog op de gegevensbescherming naleven, inzonderheid deze van de Privacywet. De Klanten zijn de “verantwoordelijke voor de verwerking”, en de ICTDienstverlener is, met ingang van de Effectieve Aanvangsdatum, “verwerker” zoals bedoeld in de Privacywet, en dit voor de bestanden die werden gecreëerd zowel vóór als na de Effectieve Aanvangsdatum. Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, handelt de ICT-Dienstverlener uitsluitend in Pagina 24 van 59 Versie: 1 februari 2015
opdracht en volgens de instructies van de Klant, die de uiteindelijke verantwoordelijke is voor de verwerking van de betreffende persoonsgegevens en dus voor alle noodzakelijke wijzigingen, bijwerkingen eventuele verwijderingen. De Klant geeft uitdrukkelijk aan welke gegevens als persoonsgegevens moeten worden beschouwd en met welk doeleinde de persoonsgegevens worden verwerkt. Deze informatie wordt geregistreerd in de Inventaris en in de Service afspraken met de betrokken Klant. Indien de ICT-Dienstverlener van oordeel is dat de Klant bepaalde gegevens ten onrechte niet als persoonsgegeven zoals bedoeld in de Privacywet heeft gekwalificeerd, zal hij de Klant daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen. De ICT-Dienstverlener ziet erop toe dat de persoonsgegevens uitsluitend in het kader van het door de Klant vooropgestelde doeleinde worden verwerkt. Ook Persoonsgegevens die geëncrypteerd zijn, vallen onder de toepassing van de Privacywet. Enkel gegevens die zodanig anoniem zijn gemaakt dat de persoon waarop ze betrekking hebben, niet meer identificeerbaar is, zijn geen persoonsgegevens. De ICT-Dienstverlener zal - rekening houdend enerzijds met de stand van de techniek ter zake en de kosten voor het toepassen van de maatregelen en anderzijds met de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico’s - de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen die nodig zijn:
voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen, vernietiging, verlies of om welke reden dan ook het niet raadpleegbaar zijn (availability); voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde wijziging (integriteit); voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang of inzage door Derden (vertrouwelijkheid); opdat “de betrokkene” (dit is degene op wie de persoonsgegevens betrekking heeft) steeds kan navragen welke gegevens over hem worden verwerkt, door wie en voor welke doeleinde (transparantie); opdat de persoonsgegevens die door de ICT-Dienstverlener moeten worden verwerkt in uitvoering van verschillende Diensten of ten behoeve van verschillende Klanten / Derden onderling niet kunnen worden gelinkt en dus opdat de persoonsgegevens enkel worden verwerkt voor het oorspronkelijk door de Klant vooropgestelde doeleinde (isolatie); opdat de (verwerking van) persoonsgegevens steeds kan worden overgedragen naar een andere dienstverlener (overdraagbaarheid en interoperabiliteit); opdat steeds kan worden nagegaan wie toegang had tot de persoonsgegevens en wat de aard is van de verwerkingen die werden verricht; opdat de persoonsgegevens op een “veilige” manier en permanent kunnen worden verwijderd waar de persoonsgegevens zich ook bevinden, indien de Klant daarom verzoekt.
Technische maatregelen omvatten onder meer:
“Fysieke” maatregelen: onder meer, doch niet uitsluitend de toegang afschermen van de (onder zijn beheer staande) lokalen waarin de computers, bestanden, print-outs, diskettes enzovoort, worden bewaard; “Logische” maatregelen: onder meer doch niet uitsluitend de bescherming van de softwaretoepassingen tegen hacking of informaticapiraterij (bijv. coderen van gegevens of gebruik van paswoorden), het monitoren van alle activiteiten die met betrekking tot de persoonsgegevens werden verricht..
Organisatorische maatregelen omvatten:
Het beperken van toegang: ervoor zorgen dat, voor de personen die onder zijn gezag handelen, de toegang tot de gegevens en de verwerkingsmogelijkheden beperkt blijven tot hetgeen die personen nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of tot hetgeen noodzakelijk is voor de behoeften van de dienst; Personeel voorlichten: alle personen die onder zijn gezag handelen, kennis geven van de bepalingen van de Privacywet en haar uitvoeringsbesluiten, alsmede van alle relevante voorschriften inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer die bij het verwerken van persoonsgegevens gelden; Het laten ondertekenen van een vertrouwelijkheidsverklaring door alle personen die in het kader van de verwerking toegang hebben tot de persoonsgegevens en een nominatieve lijst bijhouden van die personen (zowel van de eigen personeelsleden / aangestelden als die van de Onderaannemers); Pagina 25 van 59 Versie: 1 februari 2015
De verwerking van de persoonsgegevens laten gebeuren conform vooraf vastgestelde processen zodat de uitvoering steeds gebeurt met in achtneming van de wettelijke verplichtingen ter zake ongeacht wie belast wordt met de uitvoering; De ICT-Dienstverlener zal periodiek (minstens jaarlijks) de naleving van de voorziene controlemaatregelen controleren en hierover rapporteren aan de betrokken Klant.
De Klant kan daarnaast, voor elke Dienst waarbij de ICT-Dienstverlener als “verwerker” van persoonsgegevens betrokken is, ook zelf (laten) nagaan of auditen welke technische en organisatorische maatregelen door de ICT-Dienstverlener werden genomen en of deze worden nageleefd. De ICT-Dienstverlener zal de Klant alle medewerking verlenen indien een “betrokkene” zich beroept op zijn recht de persoonsgegevens die met betrekking tot hem worden verwerkt in te zien, te wijzigen of te verwijderen. De verwerking van persoonsgegevens kan enkel worden uitbesteed aan een (sub)onderaannemer, na toestemming van de Klant. In de contracten met (sub)onderaannemers worden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens dezelfde verplichtingen opgelegd als deze die worden opgelegd aan de ICT-Dienstverlener. De ICT-Dienstverlener blijft ten opzichte van de Klant de verantwoordelijkheid dragen voor het naleven van de verplichtingen uit de Privacywet opgelegd aan de “verwerker” van persoonsgegevens ook indien de verwerking wordt uitbesteed aan (sub)onderaannemers. De ICT-Dienstverlener verschaft de Klant een duidelijk overzicht van wie welke activiteiten uitvoert in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens. De ICT-Dienstverlener aanvaardt dat de contactgegevens van deze Onderaannemers worden gepubliceerd op een publieke website ter informatie van alle “betrokkenen” (dit zijn degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben en die ook burgers kunnen zijn). Het verwerken van persoonsgegeven kan enkel gebeuren op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Unie, ongeacht of de verwerking wordt uitgevoerd door de ICT-Dienstverlener of een Onderaannemer. Het verwerken van persoonsgegevens in het buitenland (of een ander land dan voorheen) of het doorzenden voor verwerking van persoonsgegevens naar het buitenland (of een ander land dan voorheen), gebeurt steeds na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant, “verantwoordelijke voor desbetreffende persoonsgegevens” en in overeenstemming met zowel de Belgische wetgeving ter zake als, in voorkomend geval, de buitenlandse wetgeving indien die ook van toepassing zou zijn. De ICT-Dienstverlener geeft de Klant een overzicht van de locaties waar de persoonsgegevens worden verwerkt. De ICT-Dienstverlener aanvaardt dat deze locaties worden gepubliceerd op een publieke website ter informatie van alle “betrokkenen” (dit zijn degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben en die ook burgers kunnen zijn). Toegang tot en inzage van de persoonsgegevens door Derden (andere dan de personeelsleden / aangestelden van de ICT-Dienstverlener of van een Onderaannemer) is enkel toegestaan op grond van een rechterlijke beslissing of wettelijke verplichting. De ICT-Dienstverlener zal de Klant onmiddellijk op de hoogte brengen indien de vertrouwelijkheid of de beveiliging van de persoonsgegevens werd geschonden of in het geval de ICT-Dienstverlener op grond van een rechterlijke beslissing of wettelijke verplichting de bevoegde autoriteiten inzage moet verlenen in de persoonsgegevens. De ICTDienstverlener vrijwaart het Bestuur voor alle gevolgen die voortvloeien uit het niet respecteren door de ICT-Dienstverlener of zijn (sub)onderaannemers van de verplichtingen ingevolge de Privacywet, de eventueel in het buitenland geldende reglementering en de Overeenkomst, en is verantwoordelijk, binnen de beperkingen gesteld in de rubriek “8.8 Aansprakelijkheid” voor alle door het Bestuur geleden schade bij het niet-respecteren ervan.
8.7.4 Gegevens uit authentieke bronnen De Klanten zijn voor de uitvoering van een belangrijk aantal taken aangewezen op de gegevens uit authentieke bronnen van de Vlaamse overheid of van andere overheden (bedoeld worden authentieke bronnen zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid, of Kruispuntbank voor Ondernemingen). Toegang tot en gebruik van die gegevens kunnen onderworpen zijn aan een machtiging van een daartoe bevoegd orgaan zoals de Vlaamse Toezichtscommissie of de sectorale comités bij de Privacycommissie. Daarnaast moet de Klant ook voor elke elektronische opvraging van persoonsgegevens bij een Vlaamse bestuursinstantie of bij een federale bestuursinstantie - ongeacht of het al dan niet gaat om gegevens uit een authentieke bron - de machtiging bekomen respectievelijk van de Vlaamse Toezichtscommissie of van het sectoraal comité voor de federale overheid bij de Privacycommissie. Pagina 26 van 59 Versie: 1 februari 2015
Het is de bevoegdheid van de Klant om de vereiste machtigingen te bekomen. De ICT-Dienstverlener verbindt zich ertoe deze gegevens te verwerken overeenkomstig de voorwaarden door het bevoegde orgaan verbonden aan het verlenen van de concrete machtiging aan de Klant, en met naleving van de ter zake geldende wettelijke en reglementaire bepalingen. Indien de Klant nalaat deze voorwaarden mee te delen, zal de ICT-Dienstverlener daar expliciet naar vragen. Deze informatie wordt geregistreerd in de Inventaris en in de Service afspraken met de betrokken Klant. Specifiek wat betreft de verwerking van gegevens uit het Rijksregister, zal de ICT-Dienstverlener de bepalingen van de Wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen naleven .Dit betekent meer bepaald dat:
Enkel ambtenaren van de Klant die nominatief gemachtigd zijn voor toegang tot de gegevens van het Rijksregister, de operaties mogen uitvoeren nodig om de bevragingsystemen van het Rijksregister te activeren of operationeel te houden; Tussenkomsten van het eigen personeel, Onderaannemers of aangestelden van de ICTDienstverlener die toegang impliceren tot het Rijksregister, enkel onder toezicht en in aanwezigheid van een gemachtigd ambtenaar van de Klant kunnen plaatsvinden mits sluitende veiligheidsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren; Elke tussenkomst van het personeel van de ICT-Dienstverlener zal geschieden onder toezicht van de Applicatiebeheerder van de Klant; De ICT-Dienstverlener de gegevens enkel zal gebruiken voor de doelstellingen die aan de basis liggen voor de machtigingen. Ingeval van enige mogelijke twijfel omtrent de machtiging zal de ICTDienstverlener zich onthouden van het gebruik van deze gegevens en advies inwinnen bij de betrokken Klant; De ICT-Dienstverlener aan de Klant zal aangeven welke fysieke en organisatorische maatregelen er werden genomen met het oog op het naleven van de Privacywet (zie art. 5, 3° van de voormelde wet van 8 augustus 1983)
De ICT-Dienstverlener brengt het Rijksregister op de hoogte van het feit dat het berichtenverkeer tussen de Klant en het Rijksregister door hem of één van zijn Onderaannemers wordt overgenomen van de Vorige ICT-Dienstverlener.
8.8
Aansprakelijkheid
8.8.1 Contractuele aansprakelijkheid van de ICT-Dienstverlener De ICT-Dienstverlener is aansprakelijk voor alle directe en de hierna omschreven indirecte schade, die resulteert uit de uitvoering van de Overeenkomst en die te wijten is aan een aan de ICTDienstverlener, zijn Onderaannemers of aangestelden toewijsbare fout of nalatigheid bij de uitvoering van de Overeenkomst. Directe schade: Onder meer in de volgende gevallen is er sprake van directe schade:
Kosten van het opnieuw maken of herinvoeren van beschadigde of verloren gegevens; Kosten van herstellen in oorspronkelijke staat of verbetering, herstelling en desgevallend het opnieuw uitvoeren ingevolge een gebrekkige uitvoering van een deel of het geheel van een Service Level of verplichting uit de Overeenkomst; Kosten van het vervangen van verloren of beschadigd materiaal of software; Kost van verbeteringen en herstellingen van “fouten” in de programmering uitgevoerd in het kader van nieuwe ontwikkelingen en/of onderhoud;
Indirecte schade: Tot indirecte schade behoort uitsluitend de schade die door het Bestuur / de Klanten moet worden vergoed aan een Derde hetzij krachtens een door die Derde verworven uitvoerbare titel, hetzij krachtens enige reglementaire, decretale of wettelijke bepaling en die het gevolg is van een aan de ICTDienstverlener, zijn Onderaannemers of aangestelden toewijsbare fout. Het Bestuur zal de ICTDienstverlener, binnen de 70 werkdagen na kennisname door het Bestuur op de hoogte stellen van elke indirecte schade. De ICT-Dienstverlener zal in geval van gerechtelijke procedure in verband met hiervoor vermelde indirecte schade, de mogelijkheid hebben om tussen te komen. Pagina 27 van 59 Versie: 1 februari 2015
De derving van of vertraging in inning door het Bestuur / de Klanten van inkomsten of heffingen, verlies van opportuniteiten of vermindering van vooropgestelde besparingen in hoofde van het Bestuur / de Klanten behoren niet tot de indirecte schade waarvoor de ICT-Dienstverlener aansprakelijk is.
8.8.2 Beperking bedrag schadevergoeding: Voor beide Partijen en de Klanten wordt de contractuele aansprakelijkheid als volgt beperkt :
enerzijds per schade verwekkend feit tot een som gelijk aan 2,5 miljoen euro; anderzijds tot een gecumuleerd totaal bedrag gelijk aan 5% van de totale omzet door de ICTDienstverlener onder de Overeenkomst bereikt in de periode die loopt van de Effectieve Aanvangsdatum tot de dag waarop het schade verwekkend feit dat aanleiding gaf tot de aansprakelijkheid plaatsvond (en dit met een minimum van 2,5 miljoen euro).
Deze beperking geldt niet voor lichamelijke schade of voor schade die voortvloeit uit de schending door de ICT-Dienstverlener van rechten op Derden Intellectuele Eigendom. De toepassing door de Klant van eventuele Prijscorrecties sluit geenszins het recht voor de Klant op vergoeding voor schade overeenkomstig de bepalingen van deze rubriek uit.
8.8.3 Verzekering De ICT-Dienstverlener moet verzekerd zijn tegen de geldelijke gevolgen van de contractuele aansprakelijkheid, zoals hierboven omschreven . Dit omvat ook een verzekering van de voor de ICTDienstverlening ingezette en beheerde infrastructuur. Als bewijs hiervan overhandigt de ICT-Dienstverlener voor de Effectieve aanvangsdatum aan de Contractbeheerder de documenten zoals polissen, certificaten en documentatie waaruit op een afdoende wijze de verzekering voor zijn aansprakelijkheid blijkt. Het Bestuur / de Klant zal verzekerd zijn of is eigen verzekeraar tegen de geldelijke gevolgen van de contractuele aansprakelijkheid.
8.9
ICT-infrastructuur eigendom
De ICT-infrastructuur die eigendom is van de Klant blijft eigendom van de Klant en wordt derhalve op geen enkele wijze in eigendom overgedragen aan of overgenomen door de ICT-Dienstverlener. Partijen zullen alle nodige maatregelen nemen teneinde het eigendomsrecht van de Klant ten opzichte van Derden kenbaar te maken en te waarborgen. Voor alle ICT-infrastructuur die vanaf de Effectieve Aanvangsdatum moet worden aangeschaft voor de ICT-Dienstverlening ten behoeve van de Klant wordt in de Service Portfolio en desgevallend de Serviceafspraken met de Klant gepreciseerd of er eigendomsoverdracht is en zo ja wat de modaliteiten zijn. Als algemeen uitgangspunt kan wel gesteld worden dat maximaal naar een "as a service"-model wordt gestreefd en dat enkel nog investeringen door de Klant voorzien worden voor componenten die specifiek zijn voor de Klant. Dit betekent bv dat indien voor werkplekondersteunende datacenterinfrastructuur (bv mail-servers) gebruik kan gemaakt worden van infrastructuur van de ICTDienstverlener of een Onderaannemer die ook voor andere klanten (buiten de context van deze Overeenkomst) gebruikt wordt, dit de voorkeur geniet wegens de nog grotere schaalvoordelen. Anderzijds gaan we er van uit dat het eigenaarschap van de individuele gebruikersinfrastructuur bij de Klant zal blijven. Alle nieuwe investeringen in ICT-infrastructuur die nodig zijn om de gevraagde Diensten (zowel in het kader van de uitbouw van het “as a service model” bedoeld in de derde alinea als voor de aanschaf ten behoeve van een Klant zoals bedoeld in de tweede alinea ) te leveren worden door de ICTDienstverlener gedaan en worden verondersteld verrekend te zijn in de Eenheidsprijzen voor de betrokken Diensten tenzij expliciet anders vermeld. Het risico voor diefstal van of onherstelbare schade aan de ICT-infrastructuur die eigendom is van de ICT-Dienstverlener, is ten laste van de ICT-Dienstverlener tenzij de ICT-Dienstverlener een ernstige fout of nalatigheid kan bewijzen van de Klant of het Bestuur. Pagina 28 van 59 Versie: 1 februari 2015
8.10 ICT-contracten De ICT-Dienstverlener kan, doch is niet verplicht tot overname van de ICT-contracten die de Vorige ICT-Dienstverlener in het kader van de ICT-Dienstverlening had afgesloten en die op 31 januari 2015 niet waren beëindigd. De ICT-Dienstverlener dient er echter wel over te waken dat hij over alle nodige contracten beschikt om de aan de Klanten te leveren ICT-Dienstverlening te kunnen garanderen. Alle ICT-contracten worden bijgehouden in de Inventaris. Alle eventuele kosten en vergoedingen verbonden aan het overnemen, hernieuwen of verlengen van de ICT-contracten worden geacht volledig inbegrepen te zijn in de transitiekosten, zoals omschreven in rubriek “11 Algemene bepalingen met betrekking tot ” van de Overeenkomst. Noch de Klant noch het Bestuur zijn aansprakelijk voor de nakoming van enige verbintenissen voortvloeiend uit de ICT-contracten die door de ICT-Dienstverlener werden overgenomen, hernieuwd of verlengd en voor zover als nodig ervan bevrijd. Noch de Klant, noch het Bestuur zijn onder geen enkel beding gehouden tot betaling van schulden ontstaan uit de overdracht van de ICT-contracten of van enige andere vergoeding.
8.11 Intellectuele eigendom 8.11.1 Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom De intellectuele rechten (en in het bijzonder de industriële eigendomsrechten) met betrekking tot Klanten Intellectuele Eigendom blijven toebehoren aan de Klant aan wie deze rechten toebehoorden vóór de datum waarop de Overeenkomst werd gesloten. De intellectuele rechten (en in het bijzonder de industriële eigendomsrechten) met betrekking tot Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom zullen, zowel jegens de ICT-Dienstverlener als jegens Derden, toebehoren aan de Klant op wiens vraag en voor wiens rekening de software, databank, methode, procedure of proces werd ontwikkeld; voor zover als nodig worden de eigendomsrechten aan de Klant overgedragen, op datum dat de kost voor de ontwikkeling ervan volledig door die Klant is betaald. De prijs van deze overdracht wordt geacht begrepen te zijn in de prijzen van de ICT-Dienstverlening. Om maximaal hergebruik te stimuleren wordt alle Nieuwe Intellectuele Eigendom aangeboden via een “open source”-licentie (in principe o.b.v. de voorwaarden van de Europese openbare licentie (EUPL)), tenzij expliciet anders afgesproken met de Klant bij de bestelling van de ontwikkeling. De ICT-Dienstverlener waarborgt over alle rechten en de nodige toelatingen te (zullen) beschikken om de Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom over te dragen aan de Klant en dat deze overdracht geen inbreuk maakt op de intellectuele of enige andere rechten van Derden. In het geval de ICTDienstverlener de ontwikkeling van Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom uitbesteedt aan een Onderaannemer, wordt in het contract van de ICT-Dienstverlener met die Onderaannemer uitdrukkelijk vastgesteld dat de intellectuele rechten op de door de Onderaannemer ontwikkelde software, databanken, methodes, procedures of processen, zullen toebehoren aan de Klant op wiens vraag en voor wiens rekening de software, databanken, methodes, procedures of processen worden ontwikkeld. De ICT-Dienstverlener verbindt er zich toe, zonder bijkomende kosten, de documentatie (inclusief alle relevante technische specificaties) en ingeval van software ook de broncode van de Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom onder de vorm van een bruikbare ontwikkelings- en productieomgeving, ter beschikking te stellen van de Klant en het Bestuur en deze permanent up-to-date te houden (zie ook de vereisten m.b.t. ondersteunende processen). Indien voor het gebruik van Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom, ook het gebruik van Derde Intellectuele Eigendom noodzakelijk is, zorgt de ICT-Dienstverlener ervoor dat met de overdracht van Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom, ook de nodige gebruiksrechten voor de Derde Intellectuele Eigendom worden overgedragen. De Klant verleent aan de ICT-Dienstverlener een kosteloze niet-exclusieve en niet-overdraagbare (behoudens in het kader en binnen de perken van de maatregelen bij het einde van de Overeenkomst en van bijstand na beëindiging) gebruikslicentie voor Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom, in de mate dat dit noodzakelijk is om tijdens de looptijd van de OverPagina 29 van 59 Versie: 1 februari 2015
eenkomst de ICT-Dienstverlening te kunnen uitvoeren. De ICT-Dienstverlener kan mits voorafgaandelijk akkoord van de Klant en onder dezelfde voorwaarden als deze die gelden voor de ICTDienstverlener een sublicentie betreffende de Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom verstrekken aan zijn Onderaannemers in de mate dat dit voor de ICTDienstverlening noodzakelijk is. Wanneer de Overeenkomst beëindigd wordt, zal onmiddellijk en automatisch ook de gebruikslicentie beëindigd zijn met uitzondering van wat noodzakelijk is om de maatregelen bij het einde van de Overeenkomst en de bijstand na beëindiging te kunnen uitvoeren overeenkomstig de bepalingen van rubriek 10. De ICT-Dienstverlener verbindt zich ertoe alle mogelijke kopieën van de Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom en de ermee verband houdende documentatie, in het bezit van de ICT-Dienstverlener en zijn Onderaannemers, te vernietigen of uit te wissen. Algemene ideeën, concepten, know-how, methodes, technieken en vaardigheden die de ICTDienstverlener en zijn aangestelden ontwikkelen, aanleren of opnemen tijdens de uitvoering van de Overeenkomst, kunnen door de ICT-Dienstverlener worden hergebruikt voor zover dit geen inbreuk vormt op de auteursrechten die beschermd worden door de wettelijke of de contractuele bepalingen van deze rubriek. De ICT-Dienstverlener houdt van alle Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom, een Inventaris bij conform de regels van de kunst.
8.11.2 ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom De intellectuele rechten (en in het bijzonder de industriële eigendomsrechten) met betrekking tot ICTDienstverlener Intellectuele Eigendom zal exclusief toebehoren aan de ICT-Dienstverlener. Het Bestuur of een Klant kan er geen andere rechten op laten gelden dan wat in dit Basiscontract wordt beschreven. Zoals reeds vermeld in rubriek “7.2.6 Het streven naar synergie en open oplossingen” wordt maximaal gestreefd naar open oplossingen. Dit betekent dat de afhankelijkheid van ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom zo veel mogelijk moet vermeden worden. De ICT-Dienstverlener gebruikt de ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. Indien de Klant het gebruik van ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom weigert, zal de ICT-Dienstverlener niet verantwoordelijk zijn voor de daaruit voortvloeiende gevolgen op de ICT-Dienstverlening voor zover hij met overtuigende bewijselementen aantoont dat er geen redelijk alternatief bestaat. De ICT-Dienstverlener verleent hierbij aan de betrokken Klant een niet-exclusieve en nietoverdraagbare gebruikslicentie op ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom. De licentiekosten zijn begrepen in de vergoeding (i.e. het bedrag betaald door de Klant aan de ICT-Dienstverlener) Bij het einde van de Overeenkomst verleent de ICT-Dienstverlener aan het Bestuur (en aan de Toekomstige ICT-Dienstverlener) een niet-exclusieve en niet-overdraagbare gebruikslicentie op de ICTDienstverlener Intellectuele Eigendom aan dezelfde voorwaarden als tijdens de Duur van de Overeenkomst. Het Bestuur zal de ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom enkel (laten) gebruiken met het oog op de continuïteit van de ICT-Dienstverlening na het einde van de Overeenkomst. De ICT-Dienstverlener houdt van alle ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom een Inventaris bij conform de regels van de kunst.
8.11.3 Derden Intellectuele Eigendom De ICT-Dienstverlener gebruikt de Derden Intellectuele Eigendom voor de ICT-Dienstverlening slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant. Indien de Klant het gebruik van de Derden Intellectuele Eigendom weigert zal de ICT-Dienstverlener niet verantwoordelijk zijn voor de daaruit voortvloeiende gevolgen op de Diensten, indien hij met overtuigende bewijselementen aantoont dat er geen redelijk alternatief bestaat. Derde Intellectuele Eigendom kan enkel worden gebruikt voor de ICT-Dienstverlening indien van die Derde het gebruiksrecht (licentie) werd bekomen. De ICT-Dienstverlener zal al het nodige doen zoals het voeren van onderhandelingen om de licenties en/of sublicenties te bekomen. Indien toegestaan onder de licentievoorwaarden van de Derde of na onderhandeling met de Derde, zal: Pagina 30 van 59 Versie: 1 februari 2015
ingeval de licentie(s) een gebruik uitsluitend door (de Gebruikers van) een Klant dekt, de licentie(s) eigendom zijn en op naam staan van de Klant; zal, in de andere gevallen een sublicentie worden toegekend aan de Klant.
en dit voor de duur dat de Derde Intellectuele Eigendom door de Klant zal worden gebruikt, ook indien deze duur doorloopt na de beëindiging van de Overeenkomst. De ICT-Dienstverlener zorgt ook voor het efficiënt en doelmatig gebruik van de beschikbare licenties. De ICT-Dienstverlener verschaft de Klant de nodige bewijzen van de aangeschafte (sub)licenties. De ICT-Dienstverlener overlegt met de Klant over het gebruik van Derde Intellectuele Eigendom ingeval onder de licentievoorwaarden van die Derde aan de Klant noch een licentie noch een sublicentie kan worden toegekend. Ingeval Derde Intellectuele Eigendom nodig is voor de ontwikkeling van een toepassing en in de mate dat de licentievoorwaarden van de Derde dit toestaan, zal de ICT-Dienstverlener met de Derden overeenkomen dat de industriële eigendomsrechten op alle ontwikkelingen die aan de hand of met behulp van de Derden Intellectuele Eigendom worden gecreëerd specifiek in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst, van rechtswege toebehoren aan de Klant en dus Klanten Nieuwe Intellectuele eigendom worden. De ICT-Dienstverlener houdt van alle Derden Intellectuele Eigendom een Inventaris bij conform de regels van de kunst, met onder meer gegevens over enerzijds het aantal verkregen en anderzijds het aantal door de Klanten gebruikte (sub) licenties. De Klant en het Bestuur moeten te allen tijde een toegang hebben tot de Inventaris van de ter beschikking gestelde (sub)licenties. De Inventaris moet te allen tijde toelaten om een overzicht te krijgen van de via de ICT-Dienstverlener verworven licenties (inclusief de van de Vorige ICT-Dienstverlener overgedragen informatie), afhankelijk van het type licentie gekoppeld aan de gebruiker, de servers, … Daarnaast dient de ICT-Dienstverlener voor de door hem beheerde ICT-omgevingen de overeenstemming te kunnen aantonen tussen de beschikbare licenties en het reëel gebruik ervan. De ICT-Dienstverlener dient de naleving van de licentievoorwaarden binnen de door hem geleverde Diensten, te kunnen aantonen bij eventuele audits door de betrokken softwarefabricanten. De ICT-Dienstverlener kan doch is niet verplicht de software, methodes, procedures en processen gebruikt voor de ICT-Dienstverlening door de Vorige ICT-Dienstverlener overnemen. In voorkomend geval dient de ICT-Dienstverlener alle onderhandelingen te voeren met de Vorige ICT-Dienstverlener opdat de Klant, de ICT-Dienstverlener of om het even welke Derde, naargelang het geval, over een licentie of sublicentie van de betreffende Derde Intellectuele eigendom kan beschikken.
8.11.4 Vrijwaring Rekening houdend met de bepalingen van artikel 14, § 6 van de AAV, moeten de Partijen elkaar, vanaf de eerste tekenen van een vordering door een Derde, inlichten en alle mogelijke maatregelen nemen om te vermijden dat de uitvoering van de ICT-Dienstverlening op eender welk vlak hinder oploopt door de tussenkomst van de Derde. De Klant en de ICT-Dienstverlener moeten, rekening houdend met de bepalingen inzake vertrouwelijkheid in rubriek 8.7.1elkaar wederzijds bijstand verlenen door elkaar bewijselementen mee te delen of nuttige informatie te overhandigen die ze in hun bezit hebben of verkrijgen aangaande eventuele vorderingen door Derden, ongeacht de vorm of drager waarop deze bewijselementen of informatie zich bevinden. De ICT-Dienstverlener zal de Klant schadeloos stellen voor alle gevolgen, vrijwaren tegen en op het eerste verzoek van de Klant vrijwillig tussenkomen in om het even welk geding, waarbij de Klant betrokken is en dat gebaseerd is op een beweerde inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van een Derde, van ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom, Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom, Derden Intellectuele Eigendom en van de ICT-Dienstverlener intern materiaal. De Klant zal de ICT-Dienstverlener schadeloos stellen voor alle gevolgen, vrijwaren tegen en op het eerste verzoek van de ICT-Dienstverlener tussenkomen in om het even welk geding, waarbij de ICTDienstverlener betrokken is en dat gebaseerd is op een beweerde inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van een Derde door een gebruik, volgens de Overeenkomst, van Klanten Intellectuele Eigendom. Pagina 31 van 59 Versie: 1 februari 2015
8.12 Plaats van de ICT-Dienstverlening 8.12.1 Locatie van de activiteiten De ICT-Dienstverlening die een interventie ter plaatse vergt op de bij een Klant geplaatste of aanwezige ICT-infrastructuur maakt integraal deel uit van deze Overeenkomst, met dien verstande dat de interventies ter plaatse beperkt worden tot het Belgisch grondgebied en Vlissingen. Wanneer Diensten moeten worden verstrekt in de gebouwen waar de Klant is gehuisvest, verleent de Klant de ICT-Dienstverlener, zijn aangestelden of Onderaannemers/Leveranciers de toegang tot de gebouwen. De ICT-Dienstverlener zal vooraf datum en uur waarop een toegang gewenst wordt, aan de Klant meedelen. Bepaalde activiteiten zullen uiteraard op de locatie van de Klant / Gebruiker moeten gebeuren (bv een HW-gerelateerd Incident op gebruikersinfrastructuur of een overleg met de Klant m.b.t. een uit te voeren wijziging op een bedrijfstoepassing), maar voor het overige is het aan de ICT-Dienstverlener om te bepalen vanuit welke plaatsen de ICT-Dienstverlening zal worden verstrekt met het oog op een zo efficiënt mogelijke dienstverlening. De ICT-Dienstverlener organiseert de ICT-Dienstverlening op een dergelijke wijze dat een efficiënt en werkzaam toezicht door de Klant mogelijk blijft. In het geval Diensten buiten de gebouwen van een Klant worden verstrekt, zal de ICT-Dienstverlener de nodige regels instellen teneinde zich te conformeren aan de veiligheids- en vertrouwelijkheidsvereisten vooropgesteld in de Overeenkomst. Zoals reeds vermeld in rubriek 8.7.3 wordt het verwerken van persoonsgegevens enkel toegelaten op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Unie, ongeacht of de verwerking wordt uitgevoerd door de ICT-Dienstverlener of een Onderaannemer. De locatie van alle activiteiten, systemen en data dient op elk ogenblik gekend te zijn en dient beschreven te worden in de Serviceorganisatie. Wijzigingen kunnen enkel na goedkeuring door het Bestuur. Het laten uitvoeren van activiteiten of het plaatsen van ICT-infrastructuur in het buitenland mag op geen enkel moment een nadelige invloed hebben op de uitvoering van de Overeenkomst. De ICTDienstverlener dient er voor te zorgen dat die activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met zowel deze Overeenkomst als de wettelijke en reglementaire bepalingen die voor die activiteiten in België gelden, en, indien van toepassing, met de wettelijke en reglementaire bepalingen van het land waar die activiteiten worden uitgevoerd.
8.12.2 Ter beschikking gestelde lokalen Het Bestuur stelt in de door haar ingenomen gebouwen een beperkt aantal individuele werkplekken ter beschikking voor personeel van de ICT-Dienstverlener, volgens de normen die worden toegepast bij de huisvesting van het personeel van de Vlaamse administratie. De modaliteiten voor het gebruik van deze werkplekken en de bijbehorende facilitaire diensten wordt geconcretiseerd in een afsprakennota met het hiertoe binnen het Bestuur bevoegde agentschap (AFM). Bij aanvang gelden de modaliteiten zoals opgenomen in de Referentiebibliotheek. De ICT-Dienstverlener verbindt zich ertoe deze lokalen als een goede huisvader en overeenkomstig de regels die erop van toepassing zijn voor de Gebruikers, te gebruiken en in goede staat terug te geven, in aanmerking nemend de normale slijtage. De ICT-Dienstverlener waakt er over dat de bepalingen van de Welzijnswet Werknemers van 4 augustus 1996 hierbij gerespecteerd blijven. Ingeval de ICT-Dienstverlener voor de ICT-Dienstverlening zoals omschreven op de Effectieve Aanvangsdatum meer werkplekken nodig heeft dan deze die door het Bestuur ter beschikking worden gesteld, zal de ICT-Dienstverlener zelf voor de werkplekken moeten zorgen. De kost voor de werkplekken is begrepen in de Eenheidsprijzen voor de te leveren Diensten.
8.13 Overleg Naast het overleg tussen de ICT-Dienstverlener en een Klant om de afspraken vast te leggen over de bestelling en uitvoering van een specifieke Dienst, wordt er op regelmatige basis een overleg georgaPagina 32 van 59 Versie: 1 februari 2015
niseerd om tot afspraken te komen met de betrekking tot de ICT-Dienstverlening in het algemeen, en dit op de volgende niveaus:
Overkoepelend overleg Klanten/e-IB/ICT-Dienstverlener Overleg Klanten/ICT-Dienstverlener Overleg e-IB/ICT-Dienstverlener Overkoepelend overleg met andere gemeenschappelijke ICT-Dienstverleners
8.13.1 Overkoepelend overleg Klanten/e-IB/ICT-Dienstverlener Op vraag van e-IB zal de ICT-Dienstverlener deelnemen aan de overkoepelende overlegorganen met de Klanten. Dit zijn overlegorganen waarin alle Klanten en de e-IB vertegenwoordigd zijn. e-IB zal bepalen aan welke overlegorganen en met welke frequentie (hoogstens maandelijks) de deelname door vertegenwoordigers van de ICT-Dienstverlener vereist is.
8.13.2 Overleg Klant/ICT-Dienstverlener Meerdere Klanten tezamen gegroepeerd kunnen in overleg met de ICT-Dienstverlener bepalen welk overleg voor de betrokken groep van Klanten noodzakelijk is. Voor de toepassing van deze bepalingen worden de Klanten in volgende groepen ingedeeld:
Een groep van Klanten per Beleidsdomein van de Vlaamse administratie; Een groep van Klanten voor alle Vlaamse openbare instellingen; Een groep van Klanten voor alle lokale en provinciale besturen Een individuele Klant kan in overleg met de ICT-Dienstverlener bepalen dat een afzonderlijk overleg noodzakelijk is.
Voor elk overleg wordt de samenstelling van het desbetreffend overlegorgaan, de frequentie van vergaderen, de bevoegdheden, en de naam ervan vastgesteld. De afspraken gemaakt in deze overlegorganen betreffen enkel de ICT-Dienstverlening ten behoeve van de betrokken groep van Klanten of, ingeval een overlegorgaan wordt opgericht voor een specifieke Klant, de ICT-Dienstverlening ten behoeve van de betrokken Klant. Aan deze overlegorganen kunnen geen bevoegdheden worden toegewezen die in het Basiscontract aan het Managementteam worden toegewezen. De afspraken gemaakt in deze overlegorganen kunnen niet afwijken van de Overeenkomst en van de afspraken gemaakt in het Managementteam.
8.13.3 Overleg e-IB/ICT-Dienstverlener 8.13.3.1 Het Managementteam Er wordt een Managementteam opgericht waarin de leidinggevende personen zetelen van zowel e-IB als van de ICT-Dienstverlener Het Managementteam wordt voorgezeten door de ICT-manager of zijn afgevaardigde. De vertegenwoordigers van de ICT-Dienstverlener in het Managementteam dragen ook effectief een verantwoordelijkheid bij de uitvoering van de Overeenkomst en zijn voldoende gemachtigd om de ICT-Dienstverlener te verbinden tot de hierna vermelde afspraken waarvoor het Managementteam bevoegd is. Het Managementteam beslist over alle algemeen geldende afspraken met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst en de wijze waarop de ICT-Dienstverlening zal worden georganiseerd. Het Managementteam kan beslissingen over bepaalde aspecten delegeren naar een aantal van zijn leden of naar een onderliggend overlegorgaan. Beide Partijen mogen op vergaderingen van het Managementteam deskundigen en belanghebbenden uitnodigen indien dit voor de bespreking van een bepaald onderwerp nodig is; deze personen zullen echter geen deel uitmaken van het Managementteam. E-IB verzorgt het secretariaat van de vergaderingen van het Managementteam. Van elke vergadering zal een verslag opgemaakt worden dat zal ondertekend worden door beide Partijen. De inhoud van deze verslagen zal via het intranet van e-IB gepubliceerd worden, met uitzondering van eventuele vertrouwelijke informatie of persoonlijke punten.
Pagina 33 van 59 Versie: 1 februari 2015
8.13.3.2 Andere overlegorganen e-IB/ICT-Dienstverlener Het Managementteam kan andere overlegorganen oprichten met vertegenwoordigers van enerzijds de ICT-Dienstverlener en anderzijds de e-IB, waar onder meer de beslissingen van het Managementteam worden voorbereid. Het Managementteam bepaalt dan telkens de samenstelling, de frequentie van vergaderen, de bevoegdheden en de naam ervan.
8.13.4 Overkoepelend overleg met andere gemeenschappelijke ICTDienstverleners In het kader van het ICT-contract 2015 zullen naast de ICT-Dienstverlener nog andere gemeenschappelijke ICT-Dienstverleners ICT-diensten leveren aan de Klanten. Meer in het bijzonder zullen er ook een aantal ICT-Dienstverleners zijn die moeten in staan voor het aanbod m.b.t. ontwikkelingsprojecten. Om een efficiënte samenwerking te bekomen bij de ontwikkeling, in productie stelling en exploitatie van bedrijfstoepassingen, wordt ook een driemaandelijks overleg voorzien onder voorzitterschap van e-IB waarbij zowel de ICT-Dienstverlener als de partijen aan wie de contracten voor ontwikkelingsprojecten gegund werden uitgenodigd zijn. Indien noodzakelijk, kan tussentijds ook “ad hoc” overleg ingepland worden. Tijdens dit overleg wordt geëvalueerd hoe de samenwerking tussen ontwikkelteams en exploitatieverantwoordelijken verloopt en worden eventuele afspraken gemaakt om dit nog verder te verbeteren. De ICT-Dienstverlener vervult hierbij een belangrijke integrator-rol.
8.14 Deelbaarheid - Interpretatie van deze Overeenkomst 8.14.1 Interpretatieve teksten Onverminderd de bepaling van rubriek 2.1., zullen de partijen voor de interpretatie van deze Overeenkomst zich kunnen beroepen op de volgende rangorde van documenten die geleid hebben tot het tot stand komen van de Overeenkomst, zonder dat hieruit bijkomende rechten en verplichtingen kunnen worden afgeleid:
Het finale Bestek ; De finale offerte van de ICT-Dienstverlener Het initiële bestek De eerste offerte van de ICT-Dienstverlener De selectieleidraad bij de oproep tot deelneming De kandidaatstelling van de ICT-Dienstverlener
8.14.2 Deelbaarheid Indien één of meerdere bepalingen van de Overeenkomst ongeldig geacht of verklaard worden krachtens een wet, reglement of definitieve uitspraak van een bevoegde rechtbank, zullen de overige bepalingen hun ongewijzigde kracht en draagwijdte behouden. De Partijen verbinden zich ertoe de ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling die zoveel als mogelijk de oorspronkelijke doelstellingen van de ongeldige bepaling kan bewerkstelligen.
8.15 Wijziging van de contractuele documenten Het Managementteam is bevoegd om alle wijzigingen aan de contractuele documenten goed te keuren. In geval van dringendheid kunnen de ICT-manager en de leidinggevende van de ICTDienstverlener gezamenlijk een wijziging goedkeuren. Deze goedkeuring wordt dan op een eerstvolgende vergadering van het Managementteam meegedeeld. Het Managementteam kan de bevoegdheid om bepaalde delen van de Overeenkomst te wijzigen delegeren.
8.15.1 Basiscontract Het Basiscontract kan aangevuld / aangepast / gewijzigd worden door een Voorakkoord dat de in te Pagina 34 van 59 Versie: 1 februari 2015
voeren aanvullingen / aanpassingen / wijzigingen bevat en door de vertegenwoordigers van de Partijen in het Managementteam wordt goedgekeurd. Het Voorakkoord bevat naast de beschrijving van de voorgestelde maatregel die aanleiding geeft tot aanvulling/aanpassing/wijziging, ook de motieven voor het voorstel en de datum vanaf dewelke de voorgestelde maatregel zal worden toegepast. Deze Voorakkoorden worden voorbereid door de functioneel bevoegde personen van enerzijds e-IB en anderzijds de ICT-Dienstverlener. Nadat deze tot een akkoord zijn gekomen, wordt het Voorakkoord voor goedkeuring voorgelegd aan het Managementteam. De Voorakkoorden hebben uitwerking na goedkeuring door het Managementteam. In uitzonderlijke gevallen kunnen de ICT-manager en de leidinggevende van de ICT-Dienstverlener gezamenlijk beslissen dat een Voorakkoord zal worden toegepast zonder de voorafgaandelijke goedkeuring door het Managementteam; in dat geval wordt de goedkeuring via schriftelijke procedure van het Voorakkoord op het eerstvolgend Managementteam meegedeeld. De Partijen komen uitdrukkelijk overeen om ter goeder trouw onderhandelingen te voeren en tot nieuwe of aangepaste afspraken te komen teneinde de ICT-Dienstverlening voort te zetten, wanneer, ingevolge een wijziging van het wettelijk, reglementair, organisatorisch of operationeel kader waarin de taken en opdrachten van de Klanten moeten vervuld worden (zoals bijvoorbeeld een wijziging in de aan de Klanten toegewezen bevoegdheden), een substantiële verandering optreedt in de reikwijdte of het volume van de Diensten. Bij de vaststelling van de nieuwe of aangepaste voorwaarden dient evenwel steeds naar een win-win-situatie gestreefd te worden.
8.15.2 Service Portfolio De Service Portfolio is geen statisch gegeven maar zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst voortdurend aangepast worden rekening houdend met de technologische evoluties en de ICTdienstverleningsnoden van de Klanten. Aanpassingen betreffen o.a. toevoegen, wijzigen of schrappen van Dienstenpakketten. De beslissing om nieuwe Dienstenpakketten uit te bouwen of belangrijke aanpassingen te doen aan bestaande Dienstenpakketten ligt bij e-IB. Van de ICT-Dienstverlener wordt verwacht dat hij e-IB ondersteunt bij het ontwerpen en het in productie brengen van nieuwe of gewijzigde Dienstenpakketten in de Service Portfolio. Zie document “Vereisten ondersteunende processen” voor meer informatie in verband met het wijzigingsproces.
8.15.3 Prijslijsten Zie rubriek “10.2 Prijzen” van dit Basiscontract.
8.15.4 Serviceorganisatie De ICT-Dienstverlener is bevoegd voor alle wijzigingen met betrekking tot de Serviceorganisatie. Over deze wijzigingen wordt de voorafgaande schriftelijke toestemming gevraagd van de e-IB, als spreekbuis voor de Klanten. De ICT-Dienstverlener zal geen wijzigingen doorvoeren die strijdig zouden zijn met het Basiscontract, de Service Portfolio of de Vereisten Ondersteunende processen enerzijds of die een negatieve impact zouden hebben op de kwaliteit van de tot dan toe geleverde Dienstenpakketten anderzijds. Wijzigingen aan de Serviceorganisatie die een verhoging van de prijzen zouden impliceren voor het Bestuur, kunnen niet zonder expliciet voorafgaand akkoord van het Bestuur. Er zullen ook geen wijzigingen doorgevoerd worden die een verslechtering zouden betekenen ten opzichte van de bij de start van de Overeenkomst afgesproken Serviceorganisatie.
8.15.5 Projectplan voor het Transitieproject Wijzigingen aan het projectplan voor het Transitieproject gebeuren overeenkomstig de wijze beschreven in het door de ICT-Dienstverlener tijdens de gunningsprocedure ingediende en door het Bestuur aanvaarde projectplan. Alle wijzigingen aan het projectplan worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Stuurgroep TransitiePagina 35 van 59 Versie: 1 februari 2015
project opgericht in het voormelde projectplan.
8.15.6 Inventarissen De Vorige ICT-Dienstverlener houdt de Inventarissen bij tot op het ogenblik van de overdracht. Nadien houdt de ICT-Dienstverlener de Inventarissen up-to-date.
8.16 Afstand van recht Het niet opeisen of niet benutten van een recht of het niet toepassen van een sanctie of procedure, alsmede het niet instellen van een vordering door een van de Partijen houdt op geen enkele wijze een verzaking of afstand van rechten in.
8.17 Toepasselijk recht - Bevoegde rechtbank Op de Overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. De rechtbanken van Brussel zijn uitsluitend bevoegd. De proceduretaal is het Nederlands. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor het Bestuur of een Klant die behoort tot één van de 13 Vlaamse ministeries moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. De behandeling van een geschil doet op geen enkele wijze afbreuk aan de verplichting van de Partijen om de Overeenkomst verder uit te voeren. Zoals dit algemeen in contracten voor overheidsopdrachten geldt, kan de ICT-Dienstverlener zich niet beroepen op het exceptio non adimpleti contractus (art.1184 B.W.). Omwille van het belang van de continuïteit van de ICT-Dienstverlening kan de ICTDienstverlener zich ook niet beroepen op art.15,§ 6 AAV (zie ook rubriek 2.3). Op de ICT-Dienstverlener rust de verplichting om op verzoek van een Klant in rechte tussen te komen in elke aanklacht, burgerlijk, strafrechtelijk of fiscaal, die door Derden aan een Klant wordt geformuleerd en die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met de ICT-Dienstverlening onder deze Overeenkomst.
8.18 Personeel 8.18.1 Personeel van de Vorige ICT-Dienstverlener De ICT-Dienstverlener verklaart alle gevolgen (inclusief eventuele kosten) te dragen van de gebeurlijke toepassing van de CAO 32-bis.
8.18.2 Personeel van de ICT-Dienstverlener 8.18.2.1 Algemeen Het door de ICT-Dienstverlener ingezet personeel, beschikt steeds over de voor de uit te voeren opdracht vereiste competenties. Dit geldt ook indien personeel van een Onderaannemer ingezet wordt. De ICT-Dienstverlener waakt over de permanente vorming van het personeel teneinde de competenties van dit personeel - zowel de persoonlijke als functietechnische - noodzakelijk voor de goede uitvoering van de functie, op peil te houden. Dit geldt in het bijzonder voor de competenties m.b.t. de ondersteuning van technologie, methodologie en producten die in de ICT-markt als marktleiders kunnen beschouwd worden. Het personeel dat in rechtstreeks contact komt met Klanten of Gebruikers dient te beschikken over de nodige communicatieve vaardigheden. Met betrekking tot de personen die zullen ingezet worden geeft de ICT-Dienstverlener in het deel Serviceorganisatie aan wat de nodige kerncompetenties zijn per functie. Hierbij zijn zowel persoonlijke als technische competenties van belang. Vanaf de sluiting van de Overeenkomst zijn de kerncompetenties zoals opgenomen in de Referentiebibliotheek van toepassing. Pagina 36 van 59 Versie: 1 februari 2015
Op basis van een gemotiveerd verzoek van de Klant of e-IB, zal de ICT-Dienstverlener overgaan tot vervanging of bijsturing van de personeelsleden of aangestelden wiens activiteiten of gedrag als onaanvaardbaar worden geacht door de Klant of e-IB. Een gedrag dat niet in overeenstemming is met de bedrijfscultuur van de Klant, kan ook als onaanvaardbaar worden beschouwd. De ICTDienstverlener zorgt dan voor de nodige kennisoverdracht zonder bijkomende kosten voor de Klant. Indien een Klant op grond van redelijke en objectieve motieven oordeelt dat een personeelslid niet over de vereiste competenties beschikt voor de ICT-dienstverlening waarvoor hij wordt ingezet, kan hij e-IB vragen een onderzoek uit te voeren. e-IB deelt de resultaten van haar onderzoek mee aan zowel de Klant als de ICT-Dienstverlener. Indien e-IB op grond van het onderzoek eveneens oordeelt dat het betrokken personeelslid niet over de nodige competenties beschikt, zal het betrokken personeelslid niet meer voor die ICT-Dienstverlening worden ingezet. 8.18.2.2 Sleutelpersoneel De ICT-Dienstverlener geeft aan welke personeelsleden sleutelfuncties vervullen in het geheel van de te leveren Dienstenpakketten. Voor deze sleutelfuncties worden de kerncompetenties opgegeven en wordt aangegeven hoe de risico’s m.b.t. het onbeschikbaar worden van een of meerdere van die personeelsleden zal worden opgevangen.
8.18.3 Personeel van het Bestuur In het kader van continuïteit kunnen de ambtenaren (statutaire personeelsleden) die belast waren met ICT-taken in samenwerking met de Vorige ICT-Dienstverlener voor een onbepaalde duur (verder) complementair ingezet worden om ICT-taken uit te voeren in samenwerking met de ICTDienstverlener. Het vastbenoemd ICT-personeelslid van het Bestuur (verder “ambtenaar” genoemd) dat complementair ingezet wordt om ICT-taken uit te voeren in samenwerking met de ICT-Dienstverlener blijft ambtenaar van het Bestuur. De ICT-Dienstverlener respecteert het juridisch kader binnen hetwelk ambtenaren kunnen ingezet worden om ICT-taken in samenwerking met de ICT-Dienstverlener uit te oefenen. Ter informatieve titel houdt dit het volgende in:
Er bestaat geen enkele juridische band tussen de ambtenaar en de ICT-Dienstverlener, wat onder andere met zich meebrengt dat de ICT-Dienstverlener zich verbindt om aan de betrokken ambtenaar geen voordelen, onder welke vorm dan ook, toe te kennen in strijd met de bepalingen van het personeelsstatuut van de betrokkene; Het personeelsstatuut blijft integraal van toepassing; Het salaris wordt door het Bestuur betaald; De ingezette personeelsleden hebben dezelfde loopbaanmogelijkheden als de andere ambtenaren tewerkgesteld binnen het Bestuur; De evaluatie van complementair ingezet personeel gebeurt door ambtenaren. De ambtenaren kunnen enkel complementair worden ingezet om ICT-taken uit te voeren zoals bepaald door e-IB en enkel ten behoeve van het Bestuur; De ingezette personeelsleden behouden hun graad, rang en betrekking die hiermee in overeenstemming is. De ingezette personeelsleden worden, behoudens expliciete andersluidende afspraken met de eIB, tewerkgesteld in een door het Bestuur gebruikt gebouw.
Wanneer de ingezette ambtenaren aangewezen worden voor een andere functie bij het Bestuur, komt er een einde aan hun inzetbaarheid voor ICT-taken bij de ICT-Dienstverlener. In overleg met de ICTDienstverlener wordt de termijn bepaald vanaf wanneer de tewerkstelling in een andere betrekking aanvat. De ICT-Dienstverlener blijft de totale verantwoordelijkheid voor de ICT-Dienstverlening behouden, ook indien een deel van de hiervoor uit te voeren taken uitgevoerd worden door ambtenaren. e-IB bepaalt de taken die door de ambtenaren uitgevoerd worden in overleg met de ICTDienstverlener. Pagina 37 van 59 Versie: 1 februari 2015
De afspraken met betrekking tot de taken en doelstellingen voor de ambtenaren zullen door e-IB gemaakt worden in het kader van de jaarlijkse plannings- en evaluatiecyclus. . Wijzigingen in de loop van het jaar zijn mogelijk, maar dit slechts in uitzonderlijke gevallen. Het is dus niet de bedoeling dat de ambtenaren ingezet worden voor kortlopende opdrachten. Het is wel mogelijk dat bepaalde ambtenaren slechts deeltijds (bijvoorbeeld halftijds) ingezet worden. De dagdagelijkse aansturing van de ambtenaren gebeurt door de ICT-Dienstverlener en dit binnen de grenzen van de door e-IB voor elk personeelslid opgemaakt planningsdocument (met o.a. de vermelding van het takenpakket en de eventuele jaardoelstellingen). Dit houdt onder andere het volgende in : het toekennen van concrete werkopdrachten, het coachen en motiveren van de ambtenaren, het geven van feedback aan de ambtenaren over de geleverde prestaties. De ICT-Dienstverlener zal in overleg met e-IB een procedure uitwerken voor het rapporteren en behandelen van klachten over het functioneren van ingezette ambtenaren. De klachten kunnen enkel betrekking hebben op de kwaliteit van het afgeleverde resultaat, zij dienen gerapporteerd te worden aan de hiervoor binnen de e-IB aangeduide contactpersoon en deze zal na onderzoek de nodige maatregelen nemen. Deze maatregelen kunnen in functie van de ernst gaan van het houden van een functionerings- of opvolgingsgesprek, al dan niet in aanwezigheid van een afgevaardigde van de ICTDienstverlener, tot het geven van een andere functie binnen of buiten de ICT-Dienstverlening. Mits een gegronde motivatie, kan de ICT-Dienstverlener de (verdere) samenwerking met een ingezette ambtenaar weigeren. Op het vlak van communicatie zal ermee rekening gehouden worden dat de ambtenaren integraal tot het Bestuur behoren en dat ze in dat kader ook zullen blijven deelnemen aan activiteiten (bijvoorbeeld personeelsvergaderingen) binnen het Bestuur. Daarnaast zal de ICT-Dienstverlener aan de complementair ingezette ambtenaren ook alle informatie bezorgen die het aan de eigen medewerkers bezorgt, langs welke kanalen ook. De ICT-Dienstverlener stelt alle middelen ter beschikking die de ambtenaren nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Dit houdt onder andere in: meubilair, informatica-uitrusting (zoals pc’s, printers, softwarelicenties, …) kantoorbenodigdheden (zoals schrijfgerief, papier, printertoners, …) en benodigde uitrusting in het kader van permanentiediensten of mobiele interventies (gsm, laptop, SOHO, …). De ambtenaren worden gehuisvest in de lokalen die aan de ICT-Dienstverlener werden toegewezen in overeenstemming met rubriek 8.12.2 daarvan kan enkel worden afgeweken mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de ICT-manager of zijn afgevaardigde. De opleiding van de ambtenaren blijft een verantwoordelijkheid van het Bestuur, voor zover het niet over specifieke opleidingen ten behoeve van de ICT-Dienstverlener gaat. Voor specifieke opleidingen (bijvoorbeeld opleiding voor specifieke door de ICT-Dienstverlener gebruikte tools en/of procedures) zal de ICT-Dienstverlener instaan. Voor het door de ICT-Dienstverlener voorziene opleidingsprogramma dienen de ambtenaren op dezelfde manier behandeld te worden als het eigen personeel van de ICT-Dienstverlener.
8.18.4 Afwervingsclausule Elke Partij verzaakt behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming, uit eigen beweging een aanwerving aan te bieden aan een medewerker van de andere Partij of deze uit eigen beweging in dienst te nemen of te doen nemen onder om het even welk statuut, binnen zowel de eigen organisatie als de organisatie van de samenstellende leden, door het actief stellen van daden die de werknemers of aangestelden van de andere Partij er zouden kunnen toe aanzetten bij de aanwervende Partij in dienst te gaan. Deze verzaking blijft geldig voor de hele duur van de Overeenkomst en van de daaropvolgende twaalf (12) maanden vanaf het einde van de Overeenkomst. Indien één van beide Partijen deze verbintenis niet naleeft, zal zij de andere Partij schadeloos stellen door het storten van een vergoeding die gelijk is aan het bruto-loon dat de medewerker heeft gedurende de zes (6) maanden die aan zijn vertrek voorafgaan.
8.19 Taalgebruik Alle communicatie, mondeling of schriftelijk, tussen enerzijds de ICT-Dienstverlener en anderzijds de Pagina 38 van 59 Versie: 1 februari 2015
Klant, Gebruiker, het Bestuur of e-IB gebeurt in het Nederlands (Europees CEFR-niveau C2). Ook technische informatie bestemd voor Klant en/of Gebruiker moet in principe in het Nederlands zijn opgesteld; een uitzondering hierop is de naamgeving en commentaar in broncode en de bijbehorende technische documentatie die in het Engels mag opgesteld zijn. Informatie die vooral bedoeld is voor gebruik door de personeelsleden van de ICT-Dienstverlener (procesdocumentatie, werkinstructies, …) mag ook in het Engels zijn.
Pagina 39 van 59 Versie: 1 februari 2015
9
Algemene vereisten met betrekking tot de Serviceorganisatie
De ICT-Dienstverlener geeft in het deel Serviceorganisatie van deze Overeenkomst steeds een actuele beschrijving van de wijze waarop de ICT-Dienstverlener de contractuele vereisten die o.a. in Basiscontract, Service Portfolio en Vereisten m.b.t. ondersteunende processen zijn aangegeven, concreet zal realiseren. Deze beschrijving dient gedurende de looptijd van de Overeenkomst steeds actueel gehouden te worden, rekening houdend met eventuele wijzigingen aan de contractuele documenten of met marktevoluties. De Serviceorganisatie omvat minstens volgende aspecten:
Een beknopte beschrijving van de voornaamste mechanismen die ingezet worden door de ICTDienstverlener om de doelstelling (zie rubriek “1 Doelstellingen”) en de krachtlijnen (zie rubriek “7.2 Krachtlijnen”) te realiseren; Een beschrijving per Dienstenpakket van de wijze waarop de Diensten zullen aangeboden worden. Hierbij kan waar nodig verwezen worden naar de hierna vermelde meer overkoepelende beschrijvingen. Een op elk ogenblik actuele beschrijving van de Organisatie van de ICT-Dienstverlener; Een beschrijving van de processen/procedures/werkinstructies/sjablonen/richtlijnen bij de ICTDienstverlener die nodig zijn om de gevraagde ICT-Dienstverlening te realiseren; Een beschrijving van de ondersteunende systemen die gebruikt worden ter ondersteuning van de ICT-Dienstverlening; Een beschrijving van de door de ICT-dienstverlener ingezette HW- en SW-infrastructuur voor de verschillende Dienstenpakketten. Hierbij wordt ook aangegeven in welk datacenter van de ICTDienstverlener deze infrastructuur staat en hoe dit datacenter geconnecteerd wordt met de VOWAN en het internet (netwerk- en beveiligingscomponenten). Een beschrijving van de data-architectuur die aan de basis ligt van de processen; Eventueel andere informatie die de ICT-Dienstverlener noodzakelijk acht om de wijze waarop de ICT-Dienstverlening gerealiseerd wordt, te beschrijven.
9.1
Organisatie
De ICT-Dienstverlener dient steeds een up to date beschrijving van zijn Organisatie ter beschikking te houden van het Bestuur, met minstens volgende elementen:
Een overzicht van de rechtspersonen die deel uit maken van de ICT-Dienstverlener (voor het geval het over een combinatie van rechtspersonen gaat), van de rechtspersonen waar de ICTDienstverlener een beroep op doet als Ondersteunende entiteit en eventueel van andere rechtspersonen waar een beroep op gedaan wordt; de wijze waarop het door de ICT-Dienstverlener ingezette personeel organisatorisch wordt ingedeeld in teams en subteams (organogram) met aanduiding van de rechtspersoon waar ze toe behoren; de lijst van de sleutelfuncties met vermelding van hun kerncompetenties en de wijze waarop het risico op eventuele onbeschikbaarheid wordt opgevangen; de lijst van de overige ingezette personeelsleden met hun functie in het kader van de ICTDienstverlening en de per ingezet personeelslid voorziene competenties. De locatie waar de betrokken teams hoofdzakelijk zullen werken
9.2
Processen
De ICT-Dienstverlener dient de nodige processen uit te voeren om tijdens de volledige duur van de Overeenkomst te kunnen garanderen dat de Dienstenpakketten, zoals beschreven in de Service Portfolio, steeds kunnen geleverd worden:
op een kwaliteitsvolle manier; aangepast aan de evoluerende ICT-Dienstverleningsnoden van de Klanten; Pagina 40 van 59 Versie: 1 februari 2015
op een gecoördineerde manier, onafhankelijk van het feit dat bepaalde aspecten door de ICTDienstverlener, dan wel door een Onderaannemer uitgevoerd worden; op een steeds verbeterende, klantgerichte wijze.
De processen moeten hierbij rekening houden met de vereisten zoals beschreven in o.a. het document “Vereisten ondersteunende processen” en in de Service Portfolio. Deze processen zijn gebaseerd zijn op de in de ICT-sector gangbare praktijk en op de relevante delen uit de recentste versies van de CMMI-SVC en ITIL, waar nodig aangepast en aangevuld aan de specifieke vereisten van het Bestuur. Om maximale efficiëntie te bereiken, dient de ICT-Dienstverlener zo veel mogelijk processen te gebruiken die ook voor andere klanten gebruikt worden en waar de Uitvoerende teams reeds mee vertrouwd zijn. Hierbij dient hij de juiste procesondersteuning op te zetten afhankelijk van de complexiteit van de betrokken Dienstenpakketten:
door geen onnodige processtappen te verplichten die de kost van de dienstverlening opdrijven; door voldoende procesmatig te werken om kwalitatief hoogstaande diensten te kunnen verzekeren.
Van de processen moet steeds een accurate en actuele beschrijving beschikbaar zijn steeds in overeenstemming moet zijn met de reële werkwijze. Hierbij moeten minstens de volgende elementen gerespecteerd worden:
De processet en de bijhorende procedures, richtlijnen, sjablonen, werkinstructucties, … moeten een samenhangend geheel vormen; De procesbeschrijvingen moeten voldoende gedetailleerd zijn om minstens de interfaces tussen verschillende teams van de ICT-Dienstverlener (incl. eventuele Onderaannemers) enerzijds en tussen ICT-Dienstverlener en Bestuur of Klant of Derden anderzijds duidelijk weer te geven.; Bij elke activiteit in een proces moet aangegeven worden wat de betrokken rollen zijn en welke bevoegdheid elke rol is (“RASIC”-codes)”; De tools nodig om de activiteiten te ondersteunen moeten beschreven zijn, inclusief met de acties die nodig zijn in deze tools De procesbeschrijvingen en bijbehorende procedures, … moeten integraal toegankelijk zijn voor e-IB en de delen die relevant zijn voor de Klanten moeten toegankelijk zijn voor de Klanten. In de mate dat de voor deze Overeenkomst uitgevoerde processen slechts een deel zijn van een groter geheel van processen van de ICT-Dienstverlener, dient precies aangegeven te worden welke processen van toepassing zijn voor deze Overeenkomst.
De processen en de bijhorende ondersteunende documenten (procedures, werkinstructies, …) moeten door alle betrokkenen gekend zijn en nageleefd worden. Hiervoor moeten de nodige mechanismen ingebouwd worden.
9.3
Ondersteunende Systemen
Om de ICT-Dienstverlening op een effectieve, efficiënte en geïntegreerde wijze te kunnen leveren, dienen de gepaste ondersteunende systemen ingezet te worden. Om de Diensten in de Service Portfolio kostenefficiënt te realiseren kan de ICT-Dienstverlener gebruik maken van hulpmiddelen die hij ook voor andere klanten gebruikt en aldus schaalvoordeel realiseren (voorbeelden van zulke hulpmiddelen zijn : een Service Catalogus, een webbestelinterface, een elektronisch facturatiesysteem). Hierbij zal zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van open standaarden en open source-oplossingen. Alle gebruikte ondersteunende systemen moeten online toegankelijk zijn (minstens in “lees”-mode: “meekijkfunctionaliteit”) voor e-IB ter ondersteuning van door e-IB uitgevoerde kwaliteitscontroles. De ondersteunende systemen die een interface vormen naar de Klanten of Gebruikers of die data (bv broncode) bevatten van Klanten, moeten ook online toegankelijk zijn voor de betrokken Klanten en Gebruikers. De webbestelinterface voor de Klanten moet zowel een interface bevatten voor manuele inbreng van Pagina 41 van 59 Versie: 1 februari 2015
Werkaanvragen als een interface (bij voorkeur een open “webservice”) voor inbreng vanuit een informatiesysteem van de Klant (zoals bv “open e-PRIOR” van de Europese commissie). De kosten voor het gebruik van de hulpmiddelen door zowel de eigen personeelsleden (incl. Onderaannemers) als door de Klanten / Gebruikers zijn verrekend in de Eenheidsprijzen van de betrokken Dienstenpakketten. Indien de systemen specifiek gebouwd of aangepast worden voor deze Overeenkomst, dan dienen deze beschouwd te worden als bedrijfstoepassingen van het Bestuur. Daarnaast dient hij ook gebruik te maken van een beperkt aantal Gemeenschappelijke Ondersteunende Systemen van het Bestuur ter ondersteuning van een voor de Vlaamse overheid geïntegreerde ICT-dienstverlening. Deze Gemeenschappelijke Ondersteunende Systemen zijn te beschouwen als bedrijfstoepassingen die eigendom zijn van het Bestuur. e-IB is hiervan de eigenaar/Klant die optreedt als Applicatiebeheerder en hierover het nodige overleg pleegt met de andere Klanten. De verschillende interne en externe dienstverleners maken gebruik van deze Gemeenschappelijke Ondersteunende Systemen waardoor het mogelijk is dat er een integratie gerealiseerd kan worden over meerdere contracten heen. Voor de ICT-Dienstverlening geleverd in het kader van deze Overeenkomst zal de ICTDienstverlener verplicht gebruik maken van de door het Bestuur bepaalde Gemeenschappelijke Ondersteunende Systemen. Deze Gemeenschappelijke Ondersteunende Systemen hebben betrekking op:
een rapporteringsomgeving en dashboard-omgeving (voor standaard – en ad hoc-rapportering alsook voor de opvolging van metrieken en indicatoren) (DDC/DWH); een documentaire en collaboratieve omgeving voor o.a. het beheer van de documentaire gegevens van de Inventaris (DDC/DMS); een Configuratiedatabank m.b.t. relationele gegevens van de Inventaris (CMDB2),
Wijzigingen m.b.t. deze Gemeenschappelijke Ondersteunende Systemen, o.a. bijkomend opnemen van nieuwe systemen, vervangen of wijzigen van bestaande systemen, zullen met de ICTDienstverlener besproken worden, zodat de impact naar de ICT-Dienstverlening kan worden bepaald.
9.4
Door de ICT-dienstverlener ingezette HW- en SWinfrastructuur
Voor de Diensten die geleverd worden, gebruik makend van HW- en SW-infrastructuur van de ICTDienstverlener, dient op elk ogenblik een goede beschrijving beschikbaar te zijn van deze infrastructuur. Hierbij wordt ook aangegeven in welk datacenter van de ICT-Dienstverlener deze infrastructuur staat en hoe dit datacenter geconnecteerd wordt met de VO-WAN en het internet (netwerk- en beveiligingscomponenten). Zie Service Portfolio voor meer details.
9.5
Data-architectuur en rapportering
In het kader van de te leveren Diensten moet de nodige informatie bijgehouden worden. De ICTDienstverlener bepaalt in functie van vereisten van de te leveren Dienstenpakketten welke data moet bijgehouden worden en welk ondersteunend systeem hiervoor als bron moet gebruikt worden. De ICT-Dienstverlener dient de locatie (zie ook 8.12.1) waar de data bewaard wordt op te nemen in zijn beschrijving van de Serviceorganisatie. De data uit deze bronsystemen moet, tenzij expliciet anders afgesproken met het Bestuur, dagelijks opgeladen worden in DDC-DWH zodat op basis hiervan de nodige rapporten en dashboards kunnen gevoed worden. De vereisten m.b.t. rapporteringen worden per Dienstenpakket beschreven in de Service Portfolio en kunnen verschillende vormen aannemen. Zo zal de rapporteringvereiste m.b.t. Werkaanvragen voor werkplekdiensten b.v. beperkt zijn tot het op de hoogte houden van de Klant m.b.t. de uitvoeringstermijn, terwijl dit voor een Project ook periodieke voortgangsrapporteringen, prestatiestaten e.d. kan omvatten. Pagina 42 van 59 Versie: 1 februari 2015
Voor alle rapporteringen dient maximaal gebruik gemaakt te worden van de DDC/DWH-omgeving. Voor de in het Basiscontract, in het document “Vereisten ondersteunende processen” en/of Service Portfolio vermelde rapporteringvereisten, worden door de ICT-Dienstverlener de nodige voorgedefinieerde rapporten gemaakt. In het bijzonder dienen de juiste rapporten beschikbaar te zijn voor de verschillende overlegfora. De rapportering moet afgestemd blijven op de noden van de verschillende doelgroepen (management, IT-ondersteunende functies, …) en in een voor de betrokken doelgroepen begrijpbare vorm zijn. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn om op een relatief eenvoudige manier ad hoc rapporten te maken. Dit betekent dat de via het DDC/DWH ontsloten informatie goed gestructureerd moet zijn en dat er duidelijke datamodellen en metadata beschikbaar moeten zijn. Tenslotte dient er op het niveau van de gehele ICT-Dienstverlening ook een samenhangende set van scorecards met indicatoren (d.w.z. metrieken met streefwaarden) en metrieken (zonder streefwaarden) beschikbaar te zijn die moet toelaten om de ICT-Dienstverlening in al zijn aspecten te blijven bewaken zodat tijdig de nodige bijsturingen kunnen gebeuren. Minstens de indicatoren en metrieken die in het Basiscontract, in het document “Vereisten ondersteunende processen” en Service Portfolio vermeld worden, dienen gemeten en gerapporteerd te worden via DDC/DWH.
Pagina 43 van 59 Versie: 1 februari 2015
10
Algemene vereisten met betrekking tot de financiële processen
10.1 Algemeen De te leveren Diensten zullen tijdens de Duur van de Overeenkomst mee moeten evolueren met enerzijds de evolutie van de ICT-dienstverleningsnoden van het Bestuur en anderzijds met de evolutie van de ICT-markt. De door de ICT-Dienstverlener te leveren Diensten en Producten dienen op ieder ogenblik marktconform te blijven, zowel op het vlak van de kwaliteit als op het vlak van de aan de Klanten gefactureerde prijzen. De ICT-Dienstverlener dient de nodige processen te implementeren om tijdens de volledige Duur van de Overeenkomst te kunnen garanderen dat de Diensten steeds kunnen geleverd worden op een voor het Bestuur en de betrokken Klanten voorspelbare en kosteffectieve manier. In het kader hiervan, voert de ICT-Dienstverlener ook een meerjarenprogramma uit voor het continu optimaliseren van de exploitatiekosten.
10.2 Prijzen 10.2.1 Elementen verrekend in de Eenheidsprijzen Alle kosten die gemaakt moeten worden om de Diensten te leveren zoals beschreven in de Service Portfolio worden verondersteld verrekend te zijn in de in de Eenheidsprijzen. Ook de kosten die moeten gemaakt worden om te voldoen aan de vereisten zoals beschreven in Basiscontract (bv voor het voorziene overleg) en Vereisten Ondersteunende Processen dienen verrekend te zijn in de opgegeven Eenheidsprijzen. Ook alle heffingen zoals tol- en accijnsrechten, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde zijn te beschouwen als kosten die verrekend zijn in de Eenheidsprijzen. De BTW wordt apart vermeld. De kosten (Directe en Indirecte kosten) moeten zo veel mogelijk verrekend worden in de Eenheidsprijzen waar ze rechtstreeks betrekking op hebben. Indirecte kosten worden dus ook zo goed mogelijk versleuteld over de Eenheidsprijzen waar ze betrekken op hebben. Enkel de Indirecte kosten waarvoor dit niet mogelijk is, worden verrekend in meerdere Eenheidsprijzen via een vastgelegde Overhead. De Overhead kan zowel de vorm van een op de Directe kosten toegepast percentage als de vorm van een aan de Directe kosten toegevoegd vast bedrag aannemen. De toepasselijke Overhead wordt per categorie van Eenheidsprijzen bepaald en beschreven in de Serviceorganisatie. Deze blijven vast voor de Duur van de Overeenkomst. In de Eenheidsprijzen is ook de winstmarge (Mark-up) van de ICT-Dienstverlener inbegrepen. Op kosten die betrekking hebben op door Onderaannemers uitgevoerde prestaties van Onderaannemers (o.a. onderhoudscontracten) of op Producten, mag geen Overhead en geen Mark-up toegepast worden. De prestaties van de ICT-Dienstverlener m.b.t. het beheer van de Onderaannemers en Leveranciers zijn immers reeds opgenomen als Directe of Indirecte kosten in de Eenheidsprijzen voor Werkaanvragen en Exploitatie.
10.2.2 Prijsherziening Prijsherzieningen hebben enkel betrekking op de op het ogenblik van de herziening bestaande Eenheidsprijzen. Prijsherzieningen gebeuren in principe jaarlijks met ingang vanaf 1/2/2015. De herziene Eenheidsprijzen zijn toepasselijk vanaf de eerste dag van de maand volgend op de goedkeuring van de herziene Prijzen. Pagina 44 van 59 Versie: 1 februari 2015
De Eenheidsprijzen voor Werkaanvragen en Profielen worden jaarlijks herzien op basis van de volgende formule: Herziene Eenheidsprijs = oude Eenheidsprijs * (0,2 + 0,8 * I n/Io) Hierbij is In de indexwaarde op het moment van de prijsherziening en I o de Indexwaarde die geldig was op het ogenblik dat de oude Eenheidsprijs werd bepaald. De gebruikte indexwaarde is het landsgemiddelde van de referteloonkost (in euro per u) (dus inclusief sociale lasten) van toepassing voor bedrijven met meer dan 10 werknemers en voor contracten van na 11/7/1981 zoals gepubliceerd door Agoria De Eenheidsprijzen voor Exploitatie worden jaarlijks herzien op basis van de in de BAFO voor elk contractjaar opgegeven Eenheidsprijzen. De op basis van het bovenstaande herziene Eenheidsprijs wordt vervolgens verder aangepast in de volgende gevallen:
Wanneer de marktconformiteit niet meer gegarandeerd is: Indien uit de resultaten van een externe benchmark (zie rubriek 8.6) blijkt dat de Eenheidsprijzen hoger liggen dan het gemiddelde van de referentiegroep (“peer group”), dan worden die Eenheidsprijzen verlaagd tot op dit niveau. Wanneer de hoeveelheden afgenomen Diensten voor een bepaald Dienstenpakket significant hoger (omzet voor het Dienstenpakket meer dan het dubbele dan voorzien op basis van de vermoedelijke hoeveelheden) zouden liggen dan de in de Prijslijsten opgenomen vermoedelijke hoeveelheden. De Eenheidsprijzen zullen dan herzien worden volgens dezelfde modaliteiten als het bepalen van Nieuwe Eenheidsprijzen (zie rubriek 10.2.3). Bij significant lagere hoeveelheden (omzet minder dan een kwart van de omzet op basis van de vermoedelijke hoeveelheden) zal geen Prijsherziening toegepast worden, maar zal het betrokken Dienstenpakket bijgestuurd worden om terug in lijn te komen met de noden. In functie van de vereisten voor het gewijzigde Dienstenpakket zullen eventueel nieuwe Eenheidsprijzen moeten afgesproken worden (zie rubriek 10.2.3) Wanneer specifiek voor het Bestuur met Onderaannemers afgesloten contracten (onderhoudscontracten, huur datalijnen, …) vernieuwd of gewijzigd moeten worden, kunnen de hiervoor specifiek voorziene Eenheidsprijzen aangepast worden in lijn met de aan de Onderaannemer verschuldigde bedragen.
Voor de Eenheidsprijzen van Producten wordt geen prijsherziening voorzien omdat de Producten en hun Eenheidsprijs regelmatig geactualiseerd worden via de jaarlijkse marktbevragingen (zie Service Portfolio). Tussen de jaarlijkse marktbevragingen in, kunnen de Producten vervangen worden door technologische opvolgers zonder nieuwe marktbevraging, maar hierbij geldt dat de nieuwe Producten technologisch minstens evenwaardig moeten zijn en de Eenheidsprijs mag hoogstens gelijk zijn aan de prijs die bekomen werd bij de jaarlijkse marktbevraging. De goedkeuring van de herziene Eenheidsprijzen gebeurt door het Managementteam. Het Managementteam kan deze bevoegdheid geheel of gedeeltelijk delegeren naar bepaalde personen bij de ICTDienstverlener en het Bestuur.
10.2.3 Nieuwe Eenheidsprijzen Tijdens de Duur van de Overeenkomst zal de Service Portfolio mee moeten evolueren met enerzijds de evolutie van de ICT-dienstverleningsnoden van het Bestuur en anderzijds met de evolutie van de ICT-markt. Hierbij zullen ook nieuwe Eenheidsprijzen moeten afgesproken worden. Op basis van de vereisten van het gewijzigde of nieuwe Dienstenpakket, zal de ICT-Dienstverlener een voorstel maken van nieuwe Eenheidsprijzen. Deze nieuwe Eenheidsprijzen dienen marktconform te zijn. Dit wordt voor zover mogelijk aangetoond op basis van een vergelijking met de op dat ogenblik op de markt geldende prijzen. Enkel wanneer de marktconformiteit op deze manier niet kan aangetoond worden, zal de nieuwe Eenheidsprijs bepaald worden op basis van een transparant Kostenmodel waarbij enerzijds de werkelijke kostenelementen van de ICT-Dienstverlener zelf (o.a. personeel) worden opgegeven en anderzijds kostencomponenten van Onderaannemers of Leveranciers die aantoonbaar tot stand moeten gekomen zijn door marktbevraging. Op de kosten worden dan de afgesproken Overhead en de Mark-up toegepast. De Kostenmodellen worden bijgehouden als onderdeel van de Serviceorganisatie. Pagina 45 van 59 Versie: 1 februari 2015
De goedkeuring van de nieuwe Eenheidsprijzen gebeurt door het Managementteam. Het Managementteam kan deze bevoegdheid delegeren naar bepaalde personen bij de ICT-Dienstverlener en het Bestuur.
10.2.4 Projecten in resultaatverbintenis Een bijzonder geval van een nieuwe Eenheidsprijs is de totaalprijs die door de ICT-Dienstverlener aangeboden wordt voor de uitvoering van een Project (zie omschrijving in Service Portfolio). Ook hier gelden de regels zoals vermeld in de rubriek 10.2.3 m.b.t. de wijze waarop deze voorgestelde totaalprijzen onderbouwd worden. De goedkeuring van de totaalprijs gebeurt door de Klant via het bestellen van het Project o.b.v. de ontvangen offerte.
10.3 Facturatie 10.3.1 Algemene principes Op het vlak van facturatie dienen de nodige processen en hulpmiddelen ingevoerd te worden voor een soepele en transparante facturatie van de geleverde Diensten aan de respectievelijke Klanten. Hierbij moet elke Klant de mogelijkheid hebben om te kiezen voor ofwel facturen op papier ofwel voor elektronische facturen. De elektronische facturatie moet conform zijn aan de wetgeving en maakt hiervoor bij voorkeur gebruik van open standaarden en open source-oplossingen. De aanrekening moet transparant zijn voor de Klant: actueel, eenvoudig te controleren, zowel qua hoeveelheden als qua prijzen. Behalve in uitzonderlijke omstandigheden moet er, vóór de effectieve bestelling wordt geplaatst, duidelijkheid zijn over de prijs zodat de besteller de nodige budgettaire middelen kan voorzien. Als algemeen principe geldt dat er slechts kan gefactureerd worden op basis van een expliciete “bestelling”. Naargelang de aard van de Dienst kan deze bestelling echter meerdere vormen aannemen gaande van automatisch bestelde Diensten door het gunnen van de opdracht tot en met expliciete schriftelijke bestellingen voor bijvoorbeeld Projecten. De facturatie gebeurt op naam van de Klant die de bestelling heeft geplaatst. Enkel opgeleverde Diensten en Producten kunnen gefactureerd worden. De praktische modaliteiten voor de Oplevering zijn afhankelijk van het type Dienst en zijn beschreven in de Service Portfolio. Via DDC-DWH dienen alle gegevens m.b.t. facturatie en betalingen beschikbaar te zijn voor zowel de Klanten als e-IB zodat de nodige ad hoc rapporten kunnen gemaakt worden.
10.3.2 Facturatie van Exploitatie en Eenvoudige Werkaanvragen Maandelijks en per Klant wordt door de ICT-Dienstverlener een factuur opgesteld met betrekking tot de in de voorbije maand voor de betrokken Klant geleverde Exploitatie en Eenvoudige Werkaanvragen. Ook reeds vroeger opgeleverde Diensten die nog niet gefactureerd werden, kunnen opgenomen worden in de factuur. Deze mogelijkheid wordt echter beperkt tot hoogstens 6 maanden na het einde van de betrokken maand voor wat betreft Exploitatie en na het uitvoeren van de betrokken Eenvoudige Werkaanvraag. De factuur dient voldoende gedetailleerd en duidelijk te zijn om een efficiënte controle mogelijk te maken. De precieze vorm van de facturen wordt in overleg tussen de ICT-Dienstverlener en het Bestuur bepaald. Samen met de factuur dient ook de SLA-rapporteringen van de betrokken Diensten bezorgd te worden aan de Klanten. Indien de SLA niet gehaald is, worden de toepasselijke Prijscorrecties onmiddellijk in mindering gebracht in de factuur. De nodige details voor het nazicht van de berekening van de Prijscorrecties worden toegevoegd. Pagina 46 van 59 Versie: 1 februari 2015
Op de datum van ontvangst door de Klant van de correct opgestelde factuur én de bijhorende SLArapportering, gaat de betalingstermijn van 30 kalenderdagen in. Bij elektronische verzending geldt de datum van verzending van deze documenten door de ICT-Dienstverlener als datum van ontvangst door de Klant.
10.3.3 Facturatie van Projecten De facturatie gebeurt onmiddellijk na de expliciete aanvaarding door de Klant van het Project (geheel of gedeeltelijk) via een Proces Verbaal van Oplevering. In het Proces Verbaal van Oplevering wordt bevestigd dat de in de offerte voorziene Werkproducten kwaliteitsvol werden gerealiseerd, dat het voor facturatie voorgestelde bedrag overeenkomt met de offerte en de gerealiseerde prestaties en dat de eventuele Prijscorrecties correct werden berekend. Het Proces Verbaal van Oplevering (of van weigering van Oplevering) wordt binnen de vijftien Werkdagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het Project of de Projectfase, opgesteld Samen met de factuur dient het Proces Verbaal van Oplevering (met zijn bijlagen) bezorgd te worden aan de Klanten. In het geval de SLA niet werd gehaald, worden de toepasselijke Prijscorrecties onmiddellijk in mindering gebracht in de factuur. De nodige details voor het nazicht van de berekening van de Prijscorrecties worden toegevoegd. De betalingstermijn bedraagt 30 kalenderdagen en gaat in op de datum van ontvangst van de factuur met het bijbehorende Proces Verbaal van Oplevering.
10.3.4 Prijscorrecties Als een concretisering van het engagement van de ICT-Dienstverlener om de voor de verschillende Diensten in de Service Portfolio afgesproken kwaliteitsvereisten (SLA’s) ook effectief te behalen, wordt voorzien in een prijscorrectiemechanisme. Het prijscorrectiemechanisme houdt in dat het voor een (set van) Dienst(en) aan de ICTDienstverlener verschuldigd bedrag met een bepaald bedrag (de Prijscorrectie) verlaagd wordt indien de afgesproken SLA voor die set van Dienst(en) niet bereikt wordt. Deze Prijscorrecties worden in mindering gebracht van de facturen voor de Diensten waarop ze betrekking hebben. Deze Prijscorrecties vormen enerzijds een forfaitaire verrekening voor de mindere service die geleverd werd en zijn anderzijds ook bedoeld als stimulans voor de ICT-Dienstverlener om de afgesproken SLA’s wel degelijk te respecteren. Voor de SLA’s die betrekking hebben op Exploitatie geldt bovendien dat het toe te passen percentage Prijscorrectie afhankelijk is van het aantal opeenvolgende maanden dat de SLA niet wordt gehaald voor de betrokken Klant. Tenzij anders vermeld in de Service Portfolio geldt een Prijscorrectie van 10% voor de eerste maand dat een van de Service Indicatoren voor een Dienstenpakket (voor een bepaalde Klant) niet gehaald wordt. De volgende maand geldt 15% en vanaf de derde maand geldt 20%. Dit percentage wordt toegepast op het bedrag voor het betrokken Dienstenpakket exclusief het bedrag van eventuele Producten. Voor de SLA’s die betrekking hebben op Exploitatie geldt ook een terugverdienmogelijkheid. Wanneer de Exploitatie SLA’s voor de betrokken Klant gedurende drie opeenvolgende maanden na een maand met Prijscorrectie worden gehaald, kan het bedrag dat bij de laatste maand als Prijscorrectie werd ingehouden alsnog gefactureerd worden. Prijscorrecties van eventuele voorafgaande maanden kunnen niet meer terugverdiend worden. Voor de Exploitatie geldt bovendien dat indien de vereisten zoals vermeld in Vereisten Ondersteunende processen niet nageleefd worden er door de betrokken Klanten een bijkomende Prijscorrectie van 5% kan toegepast worden voor elke maand dat de vereisten niet zijn nageleefd. Deze bijkomende Prijscorrectie kan slechts toegepast worden nadat de betrokken Klant hierover een Klacht heeft ingediend bij de ICT-Dienstverlener en indien de gemelde inbreuk op de vereisten een maand na het indien van de Klacht nog steeds niet werd opgelost. De 5% wordt toegepast op het door de Klant verschuldigde bedrag voor de door de niet-naleving geïmpacteerde Dienst(en). Indien bv de inventaris niet goed bijgehouden is voor een beheerde bedrijfstoepassing, dan wordt het door de Klant voor het beheer van die bedrijfstoepassing verschuldigd bedrag met 5% verlaagd. Het prijscorrectiemechanisme staat volledig los van de bepalingen met betrekking tot eventuele schadevergoedingen. Pagina 47 van 59 Versie: 1 februari 2015
Door de toepassing van dit prijscorrectiemechanisme voor een SLA m.b.t. tijdigheid, ziet het Bestuur af van de mogelijke toepassing van boetes voor laattijdige levering zoals bedoeld in de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV).
Pagina 48 van 59 Versie: 1 februari 2015
11
Algemene bepalingen met betrekking tot het Transitieproject
11.1 Algemeen Vanaf de sluiting van de Overeenkomst start de transitieperiode waarin de ICT-Dienstverlener moet zorgen voor het volledig operationeel maken van de in de Overeenkomst afgesproken ICTdienstverlening. In een eerste fase draagt de ICT-Dienstverlener nog geen eindverantwoordelijkheid voor de ICT-dienstverlening maar moet hij in samenwerking met de Vorige ICT-Dienstverlener de nodige activiteiten uitvoeren om in staat te zijn met ingang van 1 februari 2015 de volledige eindverantwoordelijkheid op zich te nemen en alle in de Overeenkomst voorziene Dienstenpakketten te leveren en om hierbij de continuïteit van de ICT-dienstverlening (zie ook rubriek “7.2.10 Continuïteit van de ICT-”) te garanderen. In een tweede fase, na 1 februari 2015, kan de Serviceorganisatie nog verder uitgebouwd worden om volledig in lijn te zijn met de bepalingen van de Overeenkomst. Deze tweede en laatste fase van het Transitieproject moet uiterlijk op 1 september 2015 afgerond zijn. Activiteiten die een belangrijke ingreep betekenen op de bestaande dienstverlening (bv de migratie van maildienstverlening naar een dienstverlening vanuit datacenters van de ICT-Dienstverlener) worden in principe pas uitgevoerd na overdracht van de verantwoordelijkheid van de Vorige ICT-Dienstverlener naar de ICT-Dienstverlener. Bij de start van het Transitieproject kunnen hierover eventueel andere afspraken gemaakt worden in overleg met de Vorige ICT-Dienstverlener en e-IB. De prijs en de doorlooptijd van het Transitieproject moet zo beperkt mogelijk gehouden worden. Dit kan o.a. door maximaal hergebruik te maken van reeds bij de ICT-Dienstverlener beschikbare processen en hulpmiddelen. De verdere optimalisaties die kunnen en moeten gebeuren tijdens de volledige Duur van de Overeenkomst maken geen deel uit van het Transitieproject. Die verdere verbeteringen zijn onderdeel van de normale ICT-Dienstverlening en dus ook verrekend via de Eenheidsprijzen voor Exploitatie. De prijs van het Transitieproject mag hoogstens 3 mio euro (incl. BTW) bedragen
11.2 Transitieproject Het Transitieproject wordt uitgevoerd als een Project met resultaatsverbintenis in overeenstemming met de modaliteiten m.b.t. opvolging , rapportering en planning vermeld in het projectplan voor het Transitieproject in de BAFO. In het projectplan worden minstens de volgende elementen opgenomen:
Organisatie: De projectorganisatie voorziet minimaal in de volgende structuren : •
•
•
Stuurgroep Transitieproject: deze stuurgroep heeft een gelijkaardige samenstelling als het Management team (zie ook rubriek “8.13.3.1 Het Managementteam”). De stuurgroep treedt op als coördinatie- en beslissingsorgaan. In fase 1 van de transitie zijn ICT-Dienstverlener, Vorige ICT-Dienstverlener en e-IB deelnemende partij. In fase 2 van de transitie zijn de ICT-Dienstverlener en e-IB deelnemende partij en kan de Vorige ICT-Dienstverlener uitgenodigd worden deel te nemen in functie van de noodzaak. De stuurgroep komt minstens 1 keer per maand samen. Project Management Groep Transitieproject : de Project Management Groep is samengesteld uit de projectleider van het Transitieproject. De Project Management Groep heeft de verantwoordelijkheid voor de opvolging, de coördinatie en de bijsturing van het Transitieproject. In fase 1 van de transitie zijn ICT-Dienstverlener, Vorige ITDienstverlener en e-IB deelnemende partij. In fase 2 van de transitie zijn de ICTDienstverlener en e-IB deelnemende partij en kan de Vorige IT-Dienstverlener uitgenodigd worden deel te nemen in functie van de noodzaak. Gemeenschappelijk ICT-Dienstverleningsoverleg (GIDO): dit is een bestaand forum waarin de Klanten vertegenwoordigd zijn. Via dit forum wordt voortgangsinformatie over het Transitieproject teruggekoppeld naar de vraagzijde.
Personeel: De ICT-Dienstverlener geeft een duidelijke omschrijving van de functies en rollen met bijhorende competentieprofielen die door de ICT-Dienstverlener zullen ingezet worden tijdens de Pagina 49 van 59 Versie: 1 februari 2015
uitvoering van het transitieplan. Er wordt eveneens een gedetailleerd en duidelijk beeld gegeven van de in te zetten aantallen personeel van de ICT-Dienstverlener. Langs de kant van e-IB zal een beperkt aantal personeelsleden aangeduid worden die toezicht zullen houden op de correcte uitvoering van het Transitieproject. Planning: De ICT-Dienstverlener maakt een planning voor het Transitieproject. Hierbij wordt er minimaal voorzien in: • • •
Facturatie: De ICT-Dienstverlener geeft een totaalprijs voor de uitvoering van het Transitieproject op basis van een resultaatsverbintenis. Alle eenmalige kosten (o.a. investeringen en ontwikkelingen) dienen integraal deel uit te maken van de totaalprijs voor het Transitieproject. De kosten voor de effectieve ICT-Dienstverlening maken geen deel uit van de totaalprijs voor het Transitieproject. Vóór 1/2/2015 worden ze verrekend via de Vorige ICT-Dienstverlener en vanaf 1/2/2015 worden ze verrekend via de prijsmechanismen zoals voorzien in deze Overeenkomst. De facturatie wordt gekoppeld aan het behalen van specifieke mijlpalen. De Inschrijver kan zelf een voorstel doen m.b.t. facturatieschema. Hierbij dient echter rekening gehouden te worden met de volgende beperkingen: • •
•
Gantt chart; Overzicht mijlpalen: per mijlpaal wordt opgegeven wat de te op te leveren werkproducten zijn. Lijst van risico’s en bijhorende maatregelen (mitigatie…)
Het facturatiebedrag per mijlpaal mag niet hoger zijn dan de geplande kostprijs (verhoogd met de Mark-up) voor het behalen van de resultaten van die mijlpaal Aan elke facturatiemijlpaal moeten resultaten verbonden zijn die voor het Bestuur bruikbaar en controleerbaar zijn. De resultaten worden eerst toegelicht op de Stuurgroep Transitieproject en vervolgens zal de ICT-manager of een door hem aangeduid personeelslid een Proces Verbaal van Oplevering opmaken dat dan de basis is voor facturatie; De finale mijlpaal na volledige afwerking van het Transitieproject moet minstens 20% van de totale prijs van het Transitieproject bevatten.
Rapportering: De Project Management Groep maakt op regelmatige basis een voortgangsrapport op dat gerapporteerd wordt aan de stuurgroep. De periode waarover gerapporteerd wordt zal minimaal maandelijks zijn en wordt verder afgesproken op de stuurgroep. Minimaal worden in dit rapport volgende items verduidelijkt : management summary, verwezenlijkte mijlpalen, problemen en aandachtspunten, wijzigingen, activiteiten volgende periode, financiële status, toewijzing van resources, risico’s…
11.3 Algemene aandachtspunten m.b.t. het Transitieproject Vermits de Vorige ICT-Dienstverlener nog Diensten blijft leveren na het opstellen van de Referentiebibliotheek die bij de BAFO wordt meegegeven, zullen ook de te beheren ICT-omgevingen, de te leveren Diensten en mogelijk ook de volumes van de te leveren Diensten nog evolueren. Om dit te kunnen inschatten zal door het Bestuur zo veel mogelijk informatie gegeven worden in de Referentiebibliotheek m.b.t. de lopende en nog geplande Werkaanvragen zodat de ICT-Dienstverlener een inschatting kan maken van de mogelijke wijzigingen. De ICT-Dienstverlener dient hier mee rekening te houden bij het bepalen van de prijs voor het Transitieproject. De totaalprijs zal immers enkel kunnen wijzigen indien er significante afwijkingen worden vastgesteld die op basis van de informatie in de Referentiebibliotheek redelijkerwijze niet konden voorspeld worden. Tijdens het Transitieproject zal de startversie van de Inventaris (zie rubriek 2.1.8 Inventaris) geactualiseerd moeten worden op basis van de op dat ogenblik in beheer zijnde omgevingen en zal de ICT-Dienstverlener het beheer van de Inventaris moeten overnemen van de Vorige ICTDienstverlener. Tijdens de eerste fase van het Transitieproject dient ook een nieuwe marktbevraging te gebeuren om vanaf 1/2/2015 een geactualiseerde set van Producten te kunnen leveren volgens de in de Service Portfolio beschreven modaliteiten. Tot dan blijft de Productcatalogus zoals opgenomen in de finale offerte geldig. De ICT-Dienstverlener kan uitgaan van het feit dat de Vorige ICT-Dienstverlener zijn verplichtingen Pagina 50 van 59 Versie: 1 februari 2015
uit het Vorige ICT-contract zal nakomen. In het bijzonder wordt verwezen naar de rubrieken 10.2, 10.3 en 10.4 uit het met de Vorige ICT-Dienstverlener afgesproken Basiscontract. Het Vorige ICTcontract is opgenomen in de Referentiebibliotheek en is gepubliceerd op het internet. Indien op het ogenblik van de overdracht zou blijken dat bepaalde verplichtingen niet volledig zouden nagekomen zijn en indien dit een impact zou hebben op de kostprijs van het Transitieproject, dan dient de ICT-Dienstverlener de kost te verhalen op de Vorige ICT-Dienstverlener. In geval van conflicten, zal de e-IB tussenbeide komen. De werkplekken die het Bestuur ter beschikking stelt (zie Referentiebibliotheek), zullen tijdens fase 1 van het Transitieproject nog grotendeels bezet worden door de Vorige ICT-Dienstverlener. De ICT-Dienstverlener kan uitgaan van het principe dat bij overname van een Dienstenpakket door de ICT-Dienstverlener de aan dit Dienstenpakket gekoppelde werkplekken mee wordt overgedragen naar de ICT-Dienstverlener. De ICT-Dienstverlener dient de praktische modaliteiten omtrent inname van deze werkplekken af te stemmen met de Vorige ICT-Dienstverlener. De ICT-Dienstverlener zal alle TO BE SLA’s meten en op basis van de TO BE SLA’s rapporteren uiterlijk vanaf 1 februari 2015. Zolang er geen correcte rapportering is op basis van de TO BE SLA’s, dient de rapportering op basis van de met de Vorige ICT-Dienstverlener afgesproken SLA’s (AS IS SLA’s) verder gezet te worden. De ICT-Dienstverlening dient minstens op het niveau van die bestaande SLA’s te blijven. Bij ontbreken van correcte rapporteringen, zal het Bestuur een inschatting maken op basis van de beschikbare meetgegevens. Tijdens het Transitieproject en uiterlijk tot 1 september 2015 worden er geen Prijscorrecties toegepast op het niet behalen van een TO BE SLA. Na 1 september 2015 zullen de Prijscorrecties wel worden toegepast wanneer een TO BE SLA niet behaald wordt. De Werkaanvragen en in het bijzonder de Projecten die nog bij de Vorige ICT-Dienstverlener werden besteld en opgestart, worden nog onder de eindverantwoordelijkheid van de Vorige ICTDienstverlener uitgevoerd (en gefactureerd) tot en met de Definitieve Oplevering van die Werkaanvraag of dat Project. Dit betekent onder andere dat een bedrijfstoepassing die de status “in ontwikkeling” heeft nog niet kan overgenomen worden. Een bedrijfstoepassing kan worden overgenomen vanaf de Voorlopige oplevering. In dat geval kunnen met de Vorige ICT- Dienstverlener de modaliteiten worden afgesproken voor de overname door de ICT-Dienstverlener van de waarborgverplichting.
11.4 Specifieke aandachtspunten m.b.t. het Transitieproject per dienstenpakket 11.4.1 Werkplekdiensten Voor de Werkplekdiensten wordt verwacht dat tijdens het Transitieproject minimaal volgende activiteiten worden uitgevoerd:
Inrichten van de nieuwe dienstverlening m.b.t. de exploitatie van de standaard gebruikersinfrastructuur. Dit betreft zowel de mogelijkheid tot het bestellen van werkaanvragen voor de éénmalige diensten als wijzigingen op basis van de in de Service Portfolio beschreven functionaliteiten m.b.t. het beschikbaar houden van de standaard gebruikersinfrastructuur voor de Werkplek; Inrichten van de nieuwe dienstverlening m.b.t. aankoop en levering van standaard Producten voor Werkplekken met in het bijzonder de inrichting van een proces voor het realiseren van jaarlijkse groepsaankopen. Tijdens het Transitieproject wordt ook verwacht dag dit proces voor groepsaankopen voor de eerste keer wordt uitgevoerd zodat een marktconform aanbod voor groepsaankopen beschikbaar is op het einde van de Initiële Transitie; Inrichten van de nieuwe dienstverlening m.b.t. de datacenterdiensten voor de werkplek vanuit een as a service principe zodat nieuwe klanten deze diensten kunnen afnemen of bestaande klanten hun bestaande diensten kunnen uitbreiden; ; Overname van de bestaande dienstverleningen en het beheer van de bestaande omgeving in het kader van continuïteit; Migratie van de datacenterdiensten voor de Werkplek voor de bestaande Gebruikers naar een “as a Service” omgeving op hard en software infrastructuur (inclusief licenties) van de ICTDienstverlener. Dit omvat de mail en kalenderomgeving, de bestaande gebruikers van “unified communications” en de bestaande file- en printservices. De migratie van de file storage omvat zowel de persoonlijke als de groepstorage. Voor de migratie van de “persoonlijke” data kan bePagina 51 van 59 Versie: 1 februari 2015
roep gedaan worden op de medewerking van de individuele personeelsleden mits de nodige communicatie en begeleiding voorzien wordt).
11.4.2 Netwerkdiensten Voor de Netwerkdiensten wordt verwacht dat tijdens de het Transitieproject minimaal volgende activiteiten voorzien worden:
Inrichten van alle nodige processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “ exploitatie van de VO-WAN omgeving” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier o.a.: •
Overnemen van de bestaande dienstverlening m.b.t. “exploitatie van de VO-WAN omgeving” voor de netwerk en de beveiligingsomgeving in het kader van de continuïteit. Alle processen/procedures/hulpmiddelen om deze bestaande diensten te kunnen leveren conform de vereisten in de Service Portfolio moeten opgezet worden; Inrichten van alle nodige processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “ VO-WAN aansluitingen” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier o.a.: • •
•
•
Het opzetten van de verbindingen naar de voor de ICT-Dienstverlening gebruikte datacenters, inclusief eraan gekoppelde beveiligingscomponenten; Het inrichten van een proces voor de jaarlijkse marktbevraging voor de huur van de datalijnen met het oog op het bekomen van de voor de gevraagde datacapaciteit beste prijs/kwaliteit;
Overname van de bestaande dienstverlening m.b.t. “beveiligde aansluitingen van partner netwerken op het VO-netwerk” in het kader van de continuïteit. Alle processen/procedures/hulpmiddelen om deze bestaande diensten te kunnen leveren conform de vereisten in de Service Portfolio moeten opgezet worden; Inrichten van alle processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “beveiligde en beheerde connecties tussen VO-WAN en het internet” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier in het bijzonder: •
Het opzetten van de mogelijkheid om VO-WAN aansluitingen aan te bieden as a Service op infrastructuur van de ICT-Dienstverlener. Dit met als belangrijkste doel om VO-WAN aansluitingen te leveren aan toekomstige Klanten; Het inrichten van een proces voor de jaarlijkse marktbevraging voor de huur van de datalijnen met het oog op het bekomen van de voor de gevraagde datacapaciteit beste prijs/kwaliteit;
Overname van de bestaande VO-WAN aansluitingen in het kader van de continuïteit. Alle processen/procedures/hulpmiddelen om deze bestaande diensten te kunnen leveren conform de vereisten in de Service Portfolio moeten opgezet worden; Inrichten van alle processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “beveiligde aansluitingen van partner netwerken op het VO-netwerk” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier in het bijzonder: •
Het inrichten van een proces voor de jaarlijkse marktbevraging voor de huur van de datalijnen met het oog op het bekomen van de voor de gevraagde datacapaciteit beste prijs/kwaliteit;
Het opzetten van de mogelijkheid tot het bestellen van werkaanvragen voor de éénmalige diensten; Het inrichten van een proces voor de jaarlijkse marktbevraging voor de huur van de datalijnen met het oog op het bekomen van de voor de gevraagde datacapaciteit beste prijs/kwaliteit;
Overname van de bestaande dienstverlening m.b.t. “beveiligde en beheerde connecties tussen VO-WAN en het internet” in het kader van de continuïteit. Alle processen/procedures/hulpmiddelen om deze bestaande diensten te kunnen leveren conform de vereisten in de Service Portfolio moeten opgezet worden; Inrichten van alle processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “ LANdiensten” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier in het bijzonder: Pagina 52 van 59 Versie: 1 februari 2015
•
•
•
Het opzetten van de mogelijkheid om via een authenticatie van een toestel en/of een Gebruiker toegang te bieden tot de gemeenschappelijke LAN/WLAN van de Vlaamse overheid. Deze functionaliteit wordt ingevuld via “poortgebaseerde toegangscontrole op basis van IEEE802.1X”. De aangeboden oplossing moet minstens rekening houden met volgende aspecten: Het concept moet op een veilige manier toegang geven aan toestellen/Gebruikers zowel op vaste als op de draadloze netwerken (LAN/WLAN) van de Vlaamse overheid; Authenticatiemechanismen moeten voorzien worden: 2 factor authenticatie (zoals bijvoorbeeld certificaten, e-ID), alsook 1-factor authenticatie (zoals bijvoorbeeld gebruikersnaam/wachtwoord); De voorgestelde oplossing moet een antwoord bieden voor alle toestellen die op de LAN/WLAN zijn aangesloten. Indien de ICT-Dienstverlener opteert om gebruik te maken van certificaten kan dit gerealiseerd worden via de bestaande centrale PKI omgeving. Deze omgeving distribueert momenteel automatisch certificaten naar alle op de LAN aangesloten laptops; Verder moet er ook een oplossing geboden worden voor niet-compatibele toestellen (uitzonderingen zoals bijvoorbeeld batch-lezers, frankeermachines, bepaalde printers, …); De voorgestelde oplossing moet zo open mogelijk zijn opdat integratie met authenticatiemechanismen van andere entiteiten in de toekomst kan opgezet worden; Het moet mogelijk zijn om vreemde toestellen (toestellen die niet in beheer zijn bij de ICT-Dienstverlener en die of eigendom zijn van de Gebruiker, of eigendom zijn van de Vlaamse overheid maar via een ander kanaal zijn aangekocht) op te nemen; Het moet mogelijk zijn om een toegang te voorzien voor bezoekers in alle gebouwen van de Vlaamse overheid; De toegang moet geregistreerd worden; Van de ICT-Dienstverlener wordt verwacht dat hij een traject voorzien in het transitieproject waarbij het uitgangspunt een gefaseerde implementatie is met een minimale impact op de eindgebruikersomgeving. Tijdens de Initiële transitie dienen in dit kader minstens volgende resultaten opgeleverd te worden; Opstellen van architectuurdocumentatie m.b.t voorgestelde oplossing; Opzetten, in beheer nemen en ondersteunen van de centrale infrastructuur (harden software inclusief eventueel nodige licenties) voor een centrale authenticatiedienst. Implementatie van deze functionaliteit vertrekkend vanuit de bestaande situatie (logische netwerk indeling met statische toewijzing) naar de nieuwe situatie (logisch netwerk met dynamische toewijzing).; Implementeren van de configuratiewijzigingen m.b..t LAN/WLAN om de functionaliteit over het ganse VO-netwerk operationeel te maken; Het opzetten van de mogelijkheid om LAN-diensten aan te bieden as a Service op infrastructuur van de ICT-Dienstverlener. Dit met als doel om bijkomende sites of toekomstige Klanten aan te sluiten;
Overname van de bestaande dienstverlening m.b.t. “LAN-diensten” in het kader van de continuïteit Alle processen/procedures/hulpmiddelen om deze bestaande diensten te kunnen leveren conform de vereisten in de Service Portfolio moeten opgezet worden;
11.4.3 Datacenterdiensten 11.4.3.1 Met betrekking tot Applicatie Management Voor Applicatie Management wordt verwacht dat tijdens het Transitieproject minimaal volgende activiteiten worden uitgevoerd: Pagina 53 van 59 Versie: 1 februari 2015
•
Inrichten van de nieuwe dienstverlening voor alle dienstenpakketten zoals beschreven in de Service Portfolio.
Dienen in kader van de Initiële transitie versneld beschikbaar te komen: •
Het beschikbaar maken van de voor toepassingsonderhoud (Projecten) nodige nietproductie (ontwikkel- en test) omgevingen. Dit moet zo spoedig mogelijk en reeds voorafgaand aan 1/2/2015 bestelbaar en uitvoerbaar zijn, ter ondersteuning van Projecten die reeds vroeger aangevraagd of gestart worden.
11.4.3.2 Met betrekking tot Platformdiensten (PaaS) Voor PaaS wordt verwacht dat tijdens het Transitieproject minimaal volgende activiteiten worden uitgevoerd • Inrichten van alle nodige processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “ PaaS” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier meer bepaald alle activiteiten die nodig zijn opdat de bij initieel standaard aan te bieden databank platformen, webserver platformen en applicatieserverplatformen as a service effectief kunnen worden afgenomen en gebruikt door de Klanten Dienen in kader van de Initiële transitie versneld beschikbaar te komen: •
de gestandaardiseerde platformen en systemen die als PaaS standaard aangeboden zullen worden, dienen zo spoedig mogelijk en voorafgaand aan 1/2/2015, in hun nietproductie varianten, bestelbaar en dus beschikbaar gemaakt kunnen worden, zowel voor eigen ontwikkelteams voor Projecten als voor Derden, bijvoorbeeld i.k.v. het raamcontract voor ontwikkelingen.
11.4.3.3 Met betrekking tot Infrastructuurdiensten (IaaS) Voor IaaS wordt verwacht dat tijdens het Transitieproject minimaal volgende activiteiten worden uitgevoerd: •
•
Inrichten van alle nodige processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “ IaaS” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier meer bepaald alle activiteiten die nodig zijn opdat infrastructuur as a service effectief kan worden afgenomen en gebruikt door de Klanten, zowel op mainframe als op fysieke en virtuele servers Overname van de bestaande dienstverlening m.b.t. “IaaS” in het kader van continuïteit. Het betreft de overname van servers die in de “as is” situatie vanuit een extern datacenter van de huidige ICT-Dienstverlener ter beschikking worden gesteld aan de Klanten. Informatie over deze servers wordt in de Referentiebibliotheek ter beschikking gesteld
11.4.3.4 Met betrekking tot Computerzaalfaciliteiten Voor Computerzaalfaciliteiten wordt verwacht dat tijdens het Transitieproject minimaal volgende activiteiten worden uitgevoerd •
Inrichten van alle nodige processen/procedures/hulpmiddelen m.b.t. de nieuwe dienstverlening “ computerzaal as a service” zoals beschreven in de Service Portfolio. Het betreft hier meer bepaald alle activiteiten die nodig zijn opdat computerzaal as a service (vanuit een computerzaal van de ICT-Dienstverlener) effectief zou kunnen afgenomen worden en gebruikt door de Klanten
11.4.4 Projecten Voor de Projecten wordt verwacht dat tijdens het Transitieproject minimaal volgende activiteiten worden uitgevoerd:
het inrichten van de nieuwe dienstverlening zoals voorzien in de Service Portfolio. Dit omvat eveneens de inrichting en operationalisering van een aantal ondersteunende systemen in functie van deze dienstverlening. zo spoedig mogelijk bestelbaar maken van het dienstenpakket Projecten, opdat Klanten zo vroeg als mogelijk en reeds ruim voor 1/2/2015, projectmatige wijzigingen en toevoegingen kunnen aanvragen en bestellen voor uitvoering. Pagina 54 van 59 Versie: 1 februari 2015
• In het bijzonder moeten de Klanten in staat worden gesteld om projecten aan te vragen en/of te initiëren voor migraties van toepassingen van de huidige naar toekomstige nieuwe omgevingen, en dan prioritair voor deze toepassingen die draaien op verouderde systemen of middleware. Andere voorbeelden zijn: • het in beheer laten nemen van extra toepassingen, zowel bestaande als nieuwe, d.w.z. toepassingen die niet opgenomen zijn in de referentiebibliotheek als in beheer te nemen toepassingen; • het upgraden van toepassingsomgevingen en het daarbij horend toepassingsonderhoud, bijvoorbeeld wegens te upgraden verouderde middleware; • infrastructuurprojecten voor de nodige uitbreiding van de bestaande capaciteit; • infrastructuurprojecten voor het vernieuwen van verouderde systemen die vervangen moeten worden; • … Er is in principe geen overname van reeds bij een andere dienstverlener bestelde of in uitvoering zijnde Projecten.
Pagina 55 van 59 Versie: 1 februari 2015
12
Beëindiging van de Overeenkomst
Een beëindiging van deze Overeenkomst doet geen afbreuk aan het recht om schadevergoeding te bekomen van de geleden schade uit hoofde van de eerdere uitvoering van deze Overeenkomst of uit hoofde van de beëindiging ervan, evenwel binnen de beperkingen gesteld in rubriek 8.8.2.
12.1 Mogelijke oorzaken om de Overeenkomst te beëindigen De Overeenkomst wordt beëindigd (of kan worden beëindigd) in één van de volgende gevallen:
12.1.1 Beëindiging wegens verstrijken van de looptijd Deze Overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd door het verstrijken van haar looptijd zoals bepaald in rubriek 3. Dit doet geen afbreuk aan de verplichtingen zoals vermeld in rubriek “12.4 Bijstand na beëindiging van de Overeenkomst”
12.1.2 Beëindiging wegens niet – nakoming van verplichtingen Het Bestuur heeft, overeenkomstig artikel 20,§6 AAV, het recht de Overeenkomst eenzijdig te verbreken indien de ICT-Dienstverlener in gebreke blijft. In dit geval verwerft het Bestuur van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding en dit onverminderd het recht een hogere schadevergoeding te eisen voor de werkelijk geleden schade en mits toepassing van rubriek “8.8 Aansprakelijkheid”. De beslissing tot verbreking wordt door het Bestuur bij ter post aangetekende brief aan de ICTDienstverlener bekend gemaakt.
12.1.3 Beëindiging wegens faillissement Ingeval de ICT-Dienstverlener, of één van zijn Deelgenoten, in staat van faillissement, staking van betaling, vereffening, gerechtelijke reorganisatie of eender welke situatie van samenloop van schuldeisers verkeert waardoor de ICT-Dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, is het Bestuur gerechtigd, hetzij deze Overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de ICTDienstverlener, hetzij van de overblijvende Deelgenoten te eisen dat zij de Overeenkomst verder zetten om de continuïteit van de ICT-Dienstverlening (met inbegrip van het verwerven van het onverdeelde aandeel van de gefailleerde in de lichamelijke en onlichamelijke goederen nodig of nuttig voor de ICT-Dienstverlening) te verzekeren. Laatst vermelde optie vloeit voort uit de solidariteit waartoe (desgevallend) de Deelgenoten van een tijdelijke handelsvennootschap zich hebben verbonden door de indiening van de offerte in de gunningsprocedure en de ondertekening van deze Overeenkomst. Het Bestuur maakt haar keuze kenbaar binnen de twee maanden middels een gemotiveerd aangetekend schrijven met ontvangstbewijs aan de ICT-Dienstverlener. In de hypothese van ontbinding, zal de ICT-Dienstverlener er in elk geval op toezien dat met betrekking tot de ingezette hardware en Intellectuele Eigendomsrechten alle nodige maatregelen genomen worden en rechten toegekend worden aan het Bestuur, teneinde een einde te kunnen stellen aan de beëindiging of onderbreking van de ICT-Dienstverlening.
12.1.4 Beëindiging wegens inbreuk op vertrouwelijkheid en overschrijding absolute grens van schadevergoeding Het Bestuur heeft eveneens het recht deze Overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen en dit door middel van het verzenden van een gemotiveerd aangetekend schrijven met ontvangstbewijs aan de ICT-Dienstverlener in geval
van niet-naleving door de ICT-Dienstverlener van zijn verplichtingen inzake vertrouwelijkheid zoals voorzien in rubriek 8.7 het door de ICT-Dienstverlener betaalde bedrag aan schadevergoeding (als gevolg van zijn conPagina 56 van 59 Versie: 1 februari 2015
tractuele aansprakelijkheid) de absolute grens aan schadevergoeding vastgesteld in rubriek 8.8.2 overschrijdt
12.2 Maatregelen tijdens de volledige Duur van deze Overeenkomst De ICT-Dienstverlener zal er voor zorgen dat tijdens de volledige Duur van deze Overeenkomst elke vroegtijdige beëindiging steeds zonder problemen en tegen een vaststelbare en lage kostprijs kan gebeuren. De kostprijs zal worden bepaald op basis van de afgesproken prijsmechanismen. Dit betekent onder andere dat Inventarissen en documentatie steeds goed dienen bijgehouden te worden. De volgende maatregelen zullen door de ICT-Dienstverlener genomen worden:
alle hardware-, software- en netwerk-investeringen zullen zoveel mogelijk conform zijn met de standaard van de ICT-markt. Daarom zal de ICT-Dienstverlener altijd het gebruik van standaarden, normen en richtlijnen aanbevelen waardoor het Bestuur zo weinig mogelijk zal gebonden zijn aan bedrijfseigen en -specifieke apparatuur of programmatuur die een beperkt marktaandeel bezit; Er wordt maximaal gebruik gemaakt van open standaarden en open source om een eenvoudige overdraagbaarheid maximaal te garanderen; alle contracten die afgesloten worden moeten kosteloos overdraagbaar zijn naar zowel het Bestuur als een Toekomstige ICT-Dienstverlener en dit met behoud van de voor het Bestuur bedongen voorwaarden; alle procedures en werkwijzen die door de ICT-Dienstverlener zullen gebruikt worden, zijn conform the “State-of-the-Art” (erkend door de internationale ICT-experten en ICT-consultants). Deze conformiteit is een garantie dat het Bestuur het gepaste personeel zal kunnen vinden zonder grote moeilijkheden; de ICT-Dienstverlener zal minstens één keer per jaar een controle uitvoeren van de betrouwbaarheid van de Configuratiedatabank (lijst van hardware, software en netwerk componenten, operationele procedures, lopende contracten, gebruikershandleidingen van de toepassingen) Deze controle wordt bijgevoegd aan de periodieke controles. Het doel is na te kijken dat de Inventarissen (hardware, software, configuraties,…) werkelijk op een kwalitatieve wijze bijgehouden worden. Alle kennis m.b.t. de ICT-omgeving van het Bestuur en m.b.t. de aan de Klanten geleverde Diensten (processen, procedures, richtlijnen, helpdeskdossiers, exploitatiedossiers, …) wordt systematisch opgeslagen en ter beschikking gehouden zodat een kosteloze kennisoverdracht op elk ogenblik mogelijk is. De bedrijfstoepassingen en data van de Klanten moeten op elk ogenblik via eenvoudige en gestandaardiseerde mechanismen overgedragen kunnen worden naar de Klant of een Toekomstige ICT-Dienstverlener. De ICT-Dienstverlener houdt de informatie bij die in het geval CAO32bis van toepassing zou zijn bij een Exit, bezorgd moet kunnen worden aan kandidaat overnemers. Deze informatie wordt minstens jaarlijks nagekeken op correctheid en volledigheid.
12.3 Maatregelen bij het einde van deze Overeenkomst Uiterlijk vier maanden voor de normale beëindiging van deze Overeenkomst dient het Bestuur de Toekomstige ICT-Dienstverlener bekend te maken, onverminderd de verplichting der partijen om deze Overeenkomst verder te blijven uitvoeren. Vanaf een door het Bestuur bepaalde datum en ten laatste op 4 maanden voor het einde van deze Overeenkomst, zal de ICT-Dienstverlener starten met het voorbereiden van het Transitieproject naar de Toekomstige ICT-Dienstverlener, tenzij hij dit zelf zou zijn. Vanaf het moment dat het Transitieproject wordt voorbereid, zullen geen belangrijke wijzigingen meer gebeuren aan de ICT-omgevingen of aan de werkwijzen. In overleg met de Toekomstige ICT-Dienstverlener wordt een transitie-project doorlopen dat er moet toe leiden dat de Toekomstige ICT-Dienstverlener vanaf het einde van deze Overeenkomst minstens de bestaande ICT-Dienstverlening kan verzekeren. De hiervoor vereiste kennisoverdracht moet voorPagina 57 van 59 Versie: 1 februari 2015
zien worden. De ICT-Dienstverlener zal een actieve rol spelen bij het Transitieproject en zal de nodige middelen ter beschikking stellen, zodat alle overeengekomen mijlpalen worden nageleefd. De ICT-Dienstverlener behoudt de eindverantwoordelijkheid over de ICT-Dienstverlening voor het Bestuur tot de einddatum van deze Overeenkomst, tenzij anders overeengekomen door de betrokken partijen. Indien de Toekomstige ICT-Dienstverlener tijdens het Transitieproject een totaal andere oplossing voorstelt, zal deze eerst de eindverantwoordelijkheid overnemen voor de betreffende Dienst. Alle procedures, gegevens, kennis en databanken die in het kader van deze Overeenkomst werden gecreëerd, worden kosteloos overgedragen aan het Bestuur. De overgedragen procedures zullen enkel worden aangewend ten behoeve van het Bestuur. De Toekomstige ICT-Dienstverlener krijgt eveneens de nodige toegangsrechten tot alle tools en systemen die door de ICT-Dienstverlener worden gebruikt voor opvolging en documentatie. De ICTDienstverlener zal de nodige toelichting verstrekken voor de raadpleging ervan. Om de continuïteit voor het Bestuur te verzekeren, is het zeer belangrijk dat het nieuwe management voldoende tijd krijgt om de nodige informatie te verwerken. De verantwoordelijken bij de Toekomstige ICT-Dienstverlener voor de uitvoering van de ICT-Dienstverlening zullen gedurende een overeen te komen periode kunnen samenwerken met het management van de ICT-Dienstverlener met het oog op kennisoverdracht. De rollen worden dan omgekeerd op de formele datum voor overdracht, waarbij de Toekomstige ICT-Dienstverlener de verantwoordelijkheid overneemt, terwijl het personeel van de ICTDienstverlener een ondersteunende rol en kenniscontinuïteit verzekert. De ICT-Dienstverlener dient er voor te zorgen dat de overdracht van de Exploitatie op de bestaande ICT-omgeving en van de bestaande Dienstenpakketten kosteloos kan gebeuren. Hiervoor dienen de nodige voorzieningen getroffen te worden in het kader van de Werkaanvragen en de Exploitatie. Deze activiteiten bij de Exit omvatten o.a. het volgende:
opmaak van een gedetailleerd exitplan exitmanagement kennisoverdracht • •
transfer van operaties/operationele voorbereiding van de migratie • • • • • • •
overdragen van alle overdraagbare elementen overdragen van alle documentatie en kennis m.b.t. de ICT-omgeving van het Bestuur en de aan de Klanten geleverde Diensten
aanpassen van standaarden en procedures aan de Toekomstige ICT-Dienstverlener aanmaken en transfereren van ICT-middelen (back-ups, bestanden, extracten) assistentie transitieactiviteiten Toekomstige ICT-Dienstverlener assisteren bij operaties weghalen van eigendommen assisteren bij de transitie van contracten met Derden enz.
continuïteit van de Dienstverlening/schaduwbeheer
De bepalingen van deze rubriek zijn mutatis mutandis van toepassing in alle gevallen van beëindiging van deze Overeenkomst zoals bepaald in rubriek 12.1.
12.4 Bijstand na beëindiging van de Overeenkomst In geval de opdracht verlengd wordt met de ICT-Dienstverlener, komen deze activiteiten en de bijhorende kosten te vervallen. De beëindiging van de Overeenkomst betekent niet dat er een einde komt aan alle verplichtingen van de ICT-Dienstverlener. Bepaalde verplichtingen zullen, omwille van de aard ervan, blijven doorlopen na de beëindiging. Dit zijn onder meer doch niet uitsluitend :
niet afwervingsclausule (rubriek 8.18.4) (tijdsbeperking 1 jaar); Pagina 58 van 59 Versie: 1 februari 2015
vertrouwelijkheid (rubriek 8.7) (tijdsbeperking 3 jaar); toelating voor opname in referentielijst (rubriek 8.7.2); gebruiksrecht op ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom (rubriek 8.11.2). eventueel gebruikte sublicenties op Derden Intellectuele Eigendom (rubriek “8.11.3 Derden Intellectuele Eigendom”) de verdere uitvoering van de vóór de beëindiging door de ICT-Dienstverlener aanvaarde en door de Klant bestelde Werkaanvragen.
De bepalingen van deze rubriek zijn mutatis mutandis van toepassing in alle gevallen van beëindiging van deze Overeenkomst zoals bepaald in rubriek 12.1
12.4.1 Te vervullen taken Volgende activiteiten zullen minstens door de ICT-Dienstverlener nog uitgevoerd worden op vraag van het Bestuur na beëindiging van deze Overeenkomst:
de ICT-Dienstverlener zal specialisten voor alle Dienstenpakketten (leden van de ploegen die het Bestuur hebben ondersteund) ter beschikking stellen van de Toekomstige ICT-Dienstverlener; de gebruiksaanwijzing ter plaatse uitleggen aan het nieuwe operatiepersoneel; opleiding aanbieden aan het nieuwe operatiepersoneel als het Bestuur verantwoordelijk wordt voor de ICT-Dienstverlening en bijstand verlenen bij de opleiding als Derden verantwoordelijk worden voor de ICT-Dienstverlening; vragen beantwoorden met betrekking tot de Diensten indien dit wordt gevraagd; overhandigen van eventueel resterende rapporten en documentatie die het eigendom zijn van het Bestuur en nog in het bezit zijn van de ICT-Dienstverlener; contracten overdragen : Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen met de Klant, omvatten alle contracten een clausule waardoor overdracht aan de Klant mogelijk wordt. Afwijkende schikkingen moeten worden getroffen voor contracten waarbij de Leverancier deze overdracht weigert. Als de Toekomstige ICT-Dienstverlener zelf de ICT-Dienstverlening die via de contracten wordt geleverd wil uitvoeren, worden bestaande contracten beëindigd; licenties overdragen : Gelijkaardige maatregelen moeten worden getroffen zoals voor contracten. De ervaring toont echter aan dat softwareleveranciers normaal gezien niet bereid zijn hun licenties over te dragen aan een niet-gespecificeerde partij. De ICT-Dienstverlener zal indien het Bestuur dit wenst, streven naar het opnemen van een clausule in het contract dat de aankoop in naam van het Bestuur gebeurt. Daardoor is de overdracht van dergelijke licenties eenvoudiger; Het verstrekken van waarborg op de nog niet definitief opgeleverde toepassingen. In het geval een nog niet definitief opgeleverde toepassing wordt overgenomen door de Toekomstige ICTDienstverlener, zal de ICT-Dienstverlener met de Toekomstige ICT-Dienstverlener de voorwaarden vastleggen onder de welke de waarborgverplichting kan worden overgenomen door de Toekomstige ICT-Dienstverlener.
12.4.2 Kosten van de overdracht Met betrekking tot de kosten na beëindigen van de Overeenkomst wordt het volgende vastgelegd. Als de Toekomstige ICT-Dienstverlener de verantwoordelijkheid overneemt, blijft de ICT-Dienstverlener een ondersteunende rol spelen en levert ze continuïteit zolang dit nodig is. De loutere overdracht van de ICT-omgeving en kennis is kosteloos (want reeds opgenomen in de gewone Exploitatie en Werkaanvragen) en wordt beperkt tot 6 maanden na beëindiging. De door de Toekomstige ICT-Dienstverlener gevraagde extra ondersteuning (b.v. om in onderaanneming bepaalde Diensten te blijven leveren) wordt verrekend op basis van dezelfde prijscondities, geldig tijdens de looptijd van deze Overeenkomst (zie rubriek 3 Looptijd) en is onbeperkt in tijd.
Pagina 59 van 59 Versie: 1 februari 2015
