TARTALOMJEGYZÉK. o 1. fejezet: Önkéntesek a szervezetben o 4. o 2. fejezet: Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek. o 6. fejezet: Képzés o 24

1

www.oka.hu

TARTALOMJEGYZÉK

Bevezető

o 1. fejezet: Önkéntesek a szervezetben o 4 o 2. fejezet: Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek

és az önkéntes szerződés o 8

o 3. fejezet: Önkéntesek toborzása o 12 o 4. fejezet: Önkéntesek kiválasztása o 16 o 5. fejezet: Önkéntesek bevezetése a fogadó szervezetbe o 20 o 6. fejezet: Képzés o 24 o 7. fejezet: Az önkéntes program koordinátora o 28 o 8. fejezet: Az önkéntesek mentora o 32 o 9. fejezet: Önkéntesek motiválása, megtartása o 36 o 10. fejezet: Önkéntesek tevékenységének

elismerése, köszönetnyilvánítás o 40

o 11. fejezet: Önkéntesek ellenőrzése, számonkérése, értékelése o 44 o 12. fejezet: Önkéntesek kilépése o 48 o 13. fejezet: Az intézményi önkéntes program o 52 o 14. fejezet: Vállalati önkéntesség o 54

1

Irodalomjegyzék o 58

Bevezetô

lataira alapozva született meg. A benne összefog-

Ezen kiadvány megjelenése egy több éve tartó

nyelven. Számos angol nyelvű önkéntes menedzs-

lalt ismeretek első ízben jelennek meg magyar folyamat fontos állomása. Célja, hogy bemutassa,

ment kiadvány volt elérhető a NIOK Alapítvány

milyen lépések előzték meg az Önkéntes Központ

és az ÖKA könyvtárában, de ezidáig nem rendel-

Alapítvány (ÖKA) képzői körének megalakulását és

keztünk egy olyan átfogó magyar nyelvű anyaggal,

e hiánypótló kiadvány megszületését.

mely a fogadó szervezetek széles rétegeit felkészülésükben segíthetné. A szervezetek felé egy

A 2001-es Önkéntesek Nemzetközi Éve alatt

igen régi adósságunkat törlesztjük így, és bízunk

létrejött egy képzésekkel foglalkozó munkacso-

abban, hogy a későbbiekben további, az önkéntes

port, mely elsőként fogalmazta meg, hogy mire

menedzsment területeket részletesen feldolgozó

lenne szükség Magyarországon ahhoz, hogy az

tematikus anyagokkal tudunk majd jelentkezni.

önkéntesekkel való együttműködés sikeresebb legyen. Mivel a Nemzetközi Év célkitűzéseinek

Jelen kiadvánnyal célunk, hogy bemutassuk azokat

gondozása az ÖKA feladata, magától értetődő volt,

az alapvető önkéntes menedzsment elemeket,

hogy a szervezet tevékenységeinek az önkéntes

melyek elengedhetetlenek a magas színvonalú,

menedzsment képzések tartása az egyik kiemelt

tudatosan vezetett önkéntes program megva-

területe. A Képzők Képzése program előkészíté-

lósulásához. A fejezetek az önkéntesekkel való

se, 2004 vége és 2006 eleje között valósult meg és

munka hátterét alapfogalmi szinten tisztázzák, így

tizennégy már korábban más területen képzőként

hasznos információt nyújtanak azoknak a fogadó

dolgozó szakember felkészítését vállalta. Ez volt

szervezeteknek, amelyek civil szervezeti, egyhá-

a nulladik lépés, azt láttuk ugyanis, hogy nagy szük-

zi vagy önkormányzati háttérrel valósítják meg,

ség van képzésekre, azonban ehhez sem tematika,

vagy tervezik önkéntes programjukat. Ugyanakkor

sem pedig szakemberek nem álltak rendelkezés-

érdekes olvasmány lehet önkéntesek, vagy leendő

re. Nagy segítséget jelentett a Holland Külügymi-

önkéntesek számára, hogy betekintést nyerjenek

nisztérium MATRA programjának anyagi támoga-

az önkéntesekkel való munka alapjaiba és ezál-

tása, mely nélkül nem tudtuk volna a gyakorlatba

tal tájékozottabbak legyenek az általuk választott

átültetni elképzeléseinket. Továbbá nem szabad

fogadó szervezet gyakorlatáról is. A kiadvány olyan

elfeledkezni a holland partnerszervezet (CIVIQ)

helyzetet vesz alapul, ahol a szervezetnek vannak

munkatársairól; (Saskia van Grinsven, Monique

alkalmazottai, akik önkéntesek bevonását hatá-

van der Meulen), valamint hazai mestertrénere-

rozták el. Tisztában vagyunk azzal, hogy számos

inkről; (Baranyi Éva, Dr. Dávidné D. Hídvégi Julian-

olyan szervezet van, ahol egyáltalán nincs alkal-

na, Donáth Attila, Kovács Erzsébet, Petes Beáta, és

mazott, úgy gondoljuk viszont, hogy ez a kiadvány

Varga István), akik közül Donáth Attila, Barany Éva

az ő munkájukat is ugyanúgy tudja segíteni, mint

és Varga István vállalkoztak arra, hogy végigkísérik

az alkalmazottal rendelkezőkét. Magyarországon

az önkéntes menedzsment képzők felkészítését.

rendkívül sok olyan szervezet és kezdeményezés működik, melyben a munkát kizárólagosan

Az Önkéntes Központ Alapítvány képzői köre 2005

önkéntesek látják el. Számukra is tartalmaz

óta tart tematikus képzéseket, szervezetre szabott

jól hasznosítható ismereteket ez a kiadvány.

tréningeket, konzultációkat és működik közre önkénteseket fogadó szervezetek tapasztalatcse-

Az önkéntes menedzsment elemek szorosan

réjében az önkéntes menedzsment témaköreihez

kapcsolódnak egymáshoz, a gyakorlatban gyak-

kapcsolódóan. Ez a könyv a képzői kör tapaszta-

ran egymást átfedve működnek (pl. az önkéntesek

2

motiválása és elismerése, vagy a koordinálás és a

hagyható ki, hiszen továbbképzések által fejleszt-

mentorálás). Az általunk megfogalmazott önkén-

hető az önkéntesek tudása, önismerete, csapat-

tes menedzsment elemek külön tárgyalásával

ban történő együttműködése, mely a szervezet

azok jelentőségét szeretnénk hangsúlyozni, és

és az önkéntes számára egyaránt hasznos lehet.

a témában való további elmélyülést szeretnénk

A 7. és 8. fejezet az önkéntesekkel közvetlenül

ösztönözni. A fölvázolt sorrend egyfajta időren-

kapcsolatban

diséget tükröz, ami az önkéntesek fogadásával

kísérő és támogató két szerepkörrel, a koordináto-

álló,

tevékenységüket

irányító,

kezdődik. Ugyanakkor minden egyes pont, terület

ri és mentori feladatok kérdéskörével foglalkozik.

folyamatosan jelen van az önkéntes program-

A 9-12. fejezet pedig azokat az önkéntes

ban és fejlesztésük mindenkor időszerű lehet.

menedzsment elemeket tárgyalja (az önkénte-

Bár számos szervezet számára nagy kihívás

sek motiválása, megtartása, elismerése, érté-

a könyvben megfogalmazott sok teendő, tapasz-

kelése,

talataink szerint érdemes ezen lépéseket követni,

az önkéntes program során, az önkéntesekkel

számonkérése,

elengedése),

melyek

ha egy szervezet jól működő önkéntes programot

kapcsolatban folyamatos feladatot jelentenek.

szeretne megvalósítani. Mindenkit arra bíztatnánk,

A 13. fejezet az intézményi önkéntes program

hogy törekedjen erre, még akkor is, ha nem jut

rövid ismertetése. Napjainkban kevésbé elter-

energiája minden lépés precíz kivitelezésére, már

jedt még az önkormányzati intézményekben

az is sokat segíthet, hogy ismeri azok tartalmát.

megvalósuló önkéntesség, de bízunk benne, hogy

Az 1. és a 2. fejezet az önkéntesek szervezet-

A 14. fejezet a vállalati önkéntes programot

ben elfoglalt helyéről, kapcsolatairól és azokról

mutatja be, mely az önkéntesség egy speci-

a szervezeti irányelvekről szól, melyeknek már

ális formája, az üzleti szféra társadalmi fele-

idővel egyre több jó gyakorlattal találkozhatunk.

az önkéntesek megjelenése előtt jelentősége

lősségvállalásának

van. Az önkéntes tevékenységeket kínáló fogadó

A fejezetek végén található, a témakörhöz kapcso-

megvalósulási

lehetősége.

szervezetek szervezeti kultúrájában, felépítésében

lódó kérdéseket gondolatébresztőnek szántuk.

és működésében változást hoz az önkéntesség,

Úgy véljük, hogy a kérdésekre adott válaszok segíte-

mely előkészítést igényel. Ezek végiggondolását

nek jobban megvilágítani egy adott szervezet önkén-

segíti ez a két fejezet. Azoknak a szervezeteknek

tes programjának figyelmet érdemlő területeit.

pedig, melyeknél már futó önkéntes program működik, a professzionálisabban és tudatosabban folyó

Reméljük, hogy kiadványunk segítséget jelent

háttérmunka megteremtéséhez nyújt támogatást.

a szervezetek, intézmények számára és hatéko-

A 3-5. fejezet (toborzás, kiválasztás, orientáció)

nyan szolgálja az ÖKA által is kitűzött célt: a szerve-

az önkéntesek fogadásáról, annak előkészíté-

zetek és az önkéntesek sikeres együttműködését,

séről és megvalósításáról szól. A 6. fejezet, az

mely talán a legfontosabb tényezője a jó önkéntes

önkéntesek képzése szorosan kapcsolódhat ehhez

programnak. Hiszünk abban, hogy a Magyarorszá-

a folyamathoz, hiszen sok fogadó szervezetnél

gon egyre több helyen megtalálható önkéntesek

az

száma ezáltal is tovább nő, és egyre többen lesz-

önkéntesek

tevékenységének

megkezdé-

séhez elengedhetetlen, hogy a szervezet által

nek, akik nem csak egy-egy alkalommal, hanem

biztosított

egy szervezethez kötődve rendszeresen fognak

képzésen,

tanfolyamon,

tréningen

vegyenek részt a jelentkezők. Ezért kapott itt

különféle programokba bekapcsolódni. Ne feled-

helyet ez a fejezet, de a könyv későbbi részében,

jük, hogy az önkéntesek a szervezet hitelességét is

az önkéntesek tevékenysége során folyamatosan

erősíthetik, így a velük való megfelelő foglalkozás

megvalósuló menedzsment elemek közül sem

sok tekintetben fontos lehet a szervezet számára.

3

3

I. ÖNKÉNTESEK A SZERVEZETBEN

4

Az önkéntesek bevonása a szervezet életébe minden esetben egy, a szervezeten belüli közös döntés eredménye. Kevés, ha egy vagy két ember, vagy csak a vezető pártolja a kezdeményezést, hiszen az önkéntesek a szervezet egészét fogják segíteni, és előbb vagy utóbb minden munkatárssal kapcsolatba kerülnek. Gyakori az is, amikor kizárólag önkéntesek működtetik a szervezetet. Ebben az esetben egy folyamatról van szó, hiszen maguk az önkéntesek kezdték el a szervezet tevékenységét, viszont

Az önkéntes tudást és erőforrást hoz a szervezetbe annak érdekében, hogy segítse azt céljai megvalósításában. az önkéntes menedzsment, valamint további önkéntesek bevonásáról történő döntések ugyanolyan jelentőségűek. Az önkéntesek fogadására való felkészülés fontos része, hogy a szervezetben mindenki tudja, mit jelent a szervezet számára az önkéntesség, hogy átgondolja az eddig a szervezetben tevékenykedő tagok, aktivisták „státuszát”, továbbá, hogy milyen feladatokat fognak az önkéntesek végezni, és hogy a szervezetnek mit kell ahhoz tennie, hogy egy sikeres önkéntes program valósuljon meg. Q Az önkéntes a szervezet életében

Az önkéntes tudást és erőforrást hoz a szervezetbe annak érdekében, hogy segítse azt céljai megvalósításában. Az, hogy egy szervezet miként tekint erre 5

az önkéntesre és az önkéntes hogyan tud beilleszkedni, elsősorban az önkéntes bevonására vonatkozó stratégia és a szervezeti kultúra határozza meg. Az önkéntesek nem fizetésért, egyedi motivációkkal, különböző időtartamban - akár havi 1-, de akár heti 38 órában is - végezhetik tevékenységüket a szervezetben, és bár ebben eltérhetnek az alkalmazottaktól, mégis a szervezet emberi erőforrásainak fontos részét képezik. Így bizonyos kérdésekben egyenlő szabályok és jogok vonatkoznak rájuk is, ugyanakkor a munkavégzés jellegéből és a motivációk kielégítése céljából speciális figyelmet igényelnek. A sikeres önkéntes program alapja, hogy a szervezet úgy gondoljon önkénteseire (hasonlóan, mint a szervezetet alkotó többi munkatársra, tagra), mint olyan személyekre vagy csoportra, akik hozzáadott értéket képviselnek; sok feladatot elvégeznek, de egyben saját igényekkel és jogokkal rendelkeznek. Tévhit, hogy az önkéntes egy szervezetben ingyen vagy olcsó munkaerő, aki feltétel nélkül ajánlja fel munkáját, és ez a szervezetnek semmilyen anyagi, kapacitásbeli ráfordításba nem kerül. Ez így egy egyoldalú kapcsolat lenne, mely hosszú távon nem fenntartható. A sikeresség és eredményesség azon alapul, hogy a szervezet hajlandó-e az önkéntesekkel való foglalkozásra, motiválásukra, elismerésükre anyagi, de elsősorban az emberi kapacitást felhasználni, és az önkéntes szolgálat megélését, annak értékét mind az önkéntesben, mind a szervezetben tudatosítani. A koordinátor, vagy az erre a szerepre kijelölt munkatárs feladata, hogy az önkéntesek belépését és működését segítse, összehangolja, ugyanakkor az 5

önkéntes a munkája révén kapcsolatba kerül más fizetett munkatársakkal, más önkéntesekkel is. Q Az önkéntesek kapcsolata az alkalmazottakkal

Az alkalmazottak és az önkéntesek kapcsolata fontos tényező az önkéntes program sikeres megvalósításában. A szervezet vezetőjének és az önkéntes program koordinátorának közös feladata, hogy az önkéntesek érkezése előtt a munkatársak kellő információt kapjanak arról, hogy az önkéntesek

A szervezet munkatársainak lehetőséget kell biztosítani, hogy bemutatkozzanak az önkéntesnek, ami egyszeri alkalommal, vagy rendszeres megbeszélések részeként is megtörténhet, attól függően, hogy mi illik leginkább a kialakult szervezeti kultúrába . milyen tevékenységekbe fognak bekapcsolódni, milyen időtartamra, a koordinátoron kívül kivel fognak dolgozni, és hogy a szervezet milyen feltételeket biztosít számukra. Amennyiben a szervezet kultúrája engedi, még jobb, ha a munkatársak mindennek a kitalálásában is részt vesznek, azaz bevonjuk őket az önkéntes stratégia kidolgozásába. Ezzel a felkészítéssel, bevonással félreértések és konfliktusok kerülhetők el. 6

Ugyanezen információkat az önkéntes is megkapja a szervezetbe való bevezetés során, így a kellő mennyiségű információval ellátott munkatársak között az önkéntes is biztonságosabban fog mozogni. A szervezet munkatársainak lehetőséget kell biztosítani, hogy bemutatkozzanak az önkéntesnek, ami egyszeri alkalommal, vagy rendszeres megbeszélések részeként is megtörténhet, attól függően, hogy mi illik leginkább a kialakult szervezeti kultúrába. A szervezeti kultúrára nem lehet egyszerű tájékoztatással felkészíteni az önkénteseket, de a rendszeres megbeszéléseken való részvétel, a szervezetben végzett tevékenység lehetőséget teremt a szervezetben kialakult normák, viselkedési szabályok megismerésére. Amennyiben a szervezet munkatársai tisztában vannak a szervezet önkéntesekre vonatkozó stratégiájával, elképzeléseivel, ismerik az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelveket, akkor mind a fogadó, mind az érkező részéről egyértelműek a keretek és az elvárások. Erre az alapra lehet az önkéntessel való együttműködést biztosan felépíteni. Q Az újonnan érkező és a korábbi önkéntesek kapcsolata

Az önkénteseket fogadó szervezetekre inkább jellemző, hogy több önkéntessel dolgoznak együtt, akik lehetnek hosszú és rövid távú, újonnan csatlakozó, vagy már hosszabb ideje a szervezetben tevékenykedő önkéntesek. Minden önkéntes előbb vagy utóbb találkozni fog a többi önkéntessel, csakúgy, mint a szervezet munkatársaival. Ez a kapcsolat sem más, mint a munkatársakkal való találkozás

és interakció, így a koordinátornak figyelmet kell fordítania arra, hogy az önkéntesek is megismerjék egymást, tisztában legyenek azzal, ki milyen formában és tevékenységben támogatja a szervezetet. Az önkéntesek körében gyakran könnyebben kialakulnak baráti társaságok, szívesen vesznek részt közös programokon, amit a szervezet kezdeményezni, támogatni és segíteni tud. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek, és az önkéntesek által aláírt szerződés / megállapodás nemcsak az önkéntesek működését és a munkatársakhoz való kapcsolatát szabályozza, hanem az önkéntes működését, jogait és kötelességeit is meghatározza, amely irányadó minden szereplőnek. Saját önkéntes programját minden szervezet egyedi elképzelései, szervezeti kultúrája és stratégiája szerint alakíthatja, fejlesztheti.

7

Q Kérdések: o Mi alapján születik/született meg a döntés arról, hogy a szervezet önkénteseket fogadjon? o Milyen helyet tölt be az önkéntesség a szervezet életében? o Hogyan vélekednek a szervezet munkatársai általában az önkéntesekről és az önkéntesek által elvégezhető feladatokról? o Milyen módon készíti fel a szervezet a munkatársakat az önkéntesek fogadására?

7

8

Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek, és az általuk aláírt szerződés/ megállapodás nemcsak az önkéntesek tevékenységét és a munkatársakhoz való kapcsolatát szabályozza, hanem jogait és kötelességeit is meghatározza, amely irányadó minden szereplőnek. Saját önkéntes programját minden szervezet egyedi elképzelései, szervezeti kultúrája és stratégiája szerint alakíthatja, fejlesztheti. Q Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek jelentősége a szervezet életében

Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek olyan, a fogadó szervezet által kidolgozott, és elfogadott írásos anyag, amelynek mind stílusa, mind tartalma arra vonatkozik, hogy a szervezet önkéntesei milyen formában, feltételekkel, és

Fontos, hogy az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kialakításában mindenki részt vegyen, aki az önkéntesekkel bármilyen kapcsolatban van/lesz. elvárásokkal tevékenykedhetnek. Amint egy szervezet szükségét látja, és elhatározza, hogy önkénteseket von be működésébe, először is tisztán kell látnia, hogy az önkéntesek milyen szerepet kapnak a szervezetben, és milyen jellegű munkafolyamatokban vesznek majd részt. A kezdeti elhatározás nagyon sokat változhat, de az alapvető működésre vonatkozó kérdéseket nem tisztázó, kezdeti elgon9

dolkodás nélküli önkéntes program sok problémát és elfecsérelt energiát eredményezhet mind a szervezet, mind az önkéntesek számára. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti stratégiában a szervezet vezetése és munkatársai közösen határozzák meg, hogy szervezet küldetésének eléréséhez az önkéntesek bevonása miért fontos, továbbá, hogy milyen módon tudnak hozzájárulni céljuk eléréséhez. Amint ezen elvi alapok megszületnek, és minden érintett el tudja ezt fogadni, máris felmerül az a kérdés, hogy ez a mindennapokban miként is működjön. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek erre a kérdésre adnak választ mind a már ott lévő és az újonnan érkező önkénteseknek, mind a szervezet alkalmazottainak. A szervezeti irányelvek egy rugalmasan kezelhető szabályrendszer, ami nem korlátok közé szorít, hanem megadja a szervezetben bármilyen formában jelenlevőknek az önkéntesek működésének keretét, egységes értelmezését, és konkrétumait. Fontos, hogy az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kialakításában mindenki részt vegyen, aki az önkéntesekkel bármilyen kapcsolatban van/lesz. Természetesen a kidolgozás elsősorban az önkéntes program koordinátorának, vagy ennek a feladatnak az ellátására kijelölt munkatárs/ak és a vezetők feladata, akik együttműködnek az önkéntesekkel, azok képviselőivel. A szervezet önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelve akkor lesz egy valóban értelmet adó és jól használható eszköz, valamint akkor fogják a szervezetben tevékenykedők komolyan venni, ha a lehető legtöbb munkatárs és önkéntes szemszögéből jól értelmezhető dokumen9

tum születik. Ez az anyag hasznos eszköz az újonnan érkező önkéntesek orientációjában és a szervezeten belüli működésükben, az önkéntesekkel kapcsolatos kérdések egységes értelmezésében és az esetlegesen felmerülő problémák objektív kezelésében. Amikor a szervezet elhatározza az önkéntesekre vonatkozó irányelvek összeállítását, rögtön felmerül a kérdés, hogy ehhez képest mi vonatkozik mindenkire és mi az, amiben az önkéntes jogai és kötelességei különböznek a tagokétól, dolgozókétól. Amennyiben van elfogadott Szervezeti és Működési Szabályzat, (SZMSZ) akkor csak annak kiegészítését kell elvégezni. Amennyiben nincs, akkor megérett az idő arra, hogy az önkéntes irányelvekkel együtt ez is elkészüljön. Ha az önkéntesekre vonatkozóan vannak írott irányelvek, míg a tagok, munkatársak esetében csak a szokásjog érvényesül, ez önmagában konfliktusokat generálhat. Q A szervezeti irányelvek tartalma és stílusa

Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek tartalma és stílusa igen meghatározó, mivel ez a dokumentum nemcsak magát a szervezeti kultúrát reprezentálja, de azt is, hogy a szervezet miként viszonyul saját önkénteseihez. A baráti hangvételtől a szinte jogi szövegre, szerződésre emlékeztető formáig minden előfordulhat, és jelentős kifejezőerővel bír. Minden forma és stílus jó és elfogadható, amennyiben azt az üzenetet közvetíti, amit a szervezet valóban képvisel az önkéntes programjára vonatkozóan. A bevezető rész a szervezet tevékenységét mutatja be, majd azt, hogy miért fontos 10

az önkéntesek tevékenysége a szervezetben. A továbbiakban leírásra kerül, hogy az adott szervezetben mi a gyakorlat a következő területeken vagyis, az önkéntes menedzsment elemei hogyan működnek a gyakorlatban: o o o o o o o o o o o o

az önkéntesek toborzása az önkéntesek orientációja, képzése az önkénteseket érintő költségek feladat delegálása az önkéntesnek és az önkéntes támogatása az önkéntes kapcsolata az alkalmazottakkal munkakörülmények biztosítás esélyegyenlőség panaszkezelés motiváció és elismerés távozás a szervezetből bizalmas adatkezelés

Az irányelvek egy speciális része lehet az önkéntesre vonatkozó munkavédelmi előírások. Ezt a későbbiekben a bevezetés során lehet ismertetni az önkéntessel és az önkéntes szerződés mellékletét is képezheti. Ennek nagy szerepe van abban, hogy megelőzzük a baleseteket, valamint fontos szerepe lehet baleset esetén a felelősség és az esetleges kártérítés megállapításában. El kell gondolkozni az önkéntesekre vonatkozó biztosítás lehetőségén is, és az ezzel kapcsolatos döntést szintén érdemes az irányelvek között szerepeltetni. Amikor egy szervezet eljut arra az elhatározásra, hogy elkészíti az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek dokumentumot, fontos, hogy ezt komolyan vegye, vagyis ne csak egy írás maradjon, hanem a mindennapi életben is érvény-

be lépjen. Ez nem megy egyik napról a másikra, ugyanakkor következetesség nélkül értelmét veszíti. Amint a kidolgozás a megfelelő szereplők bevonásával megtörtént, ajánlatos a szervezet munkatársaival is megismertetni annak tartalmát. Szerencsés, ha van valamilyen írásos formája annak, hogy a dokumentumot az alkalmazottak és az önkéntesek elolvasták és megértették. Ennek egyik módja, hogyha az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek az SZMSZ részét képezik, hiszen ennek tudomásulvételét (elvileg) minden dolgozónak alá kell írnia. Erre a későbbikekben felmerülő kérdések, esetleges egyet nem értések során hivatkozni lehet. Ezen irányelvek működésének hatékonyságát is csak akkor lehet megmérni, ha a szervezetben dolgozók valóban használják is ezt a dokumentumot. A folyamatok és irányelvek is természetszerűen változnak, ezért ez a dokumentum is folyamatos korrigálást igényel. Még ha nem is érzékelhető nagyobb változás, akkor is ajánlatos évente átnézni, és az idejétmúlt vagy nem működő szabályokat, folyamatokat az adott körülményeknek megfelelően átalakítani. Tehát egyszerre kell az irányelvekkel kapcsolatban következetesnek (betartani és betartatni) és rugalmasnak lenni (az élethez igazítani), ami így biztosíthatja a hatékony önkéntes programot.

vezet jogait és kötelezettségeit, ezen kívül olyan megállapodásokat, melyek az önkéntes tevékenység hatékony és megfelelő elvégzéséhez szükségesek. A szervezet általánosan az önkéntesekre vonatkozó irányelvekben fogalmazza meg azt, ami minden önkéntesre vonatkozik. Az egyéni szintű megállapodást, az adott önkéntes feladatköri leírását, a szervezet és az önkéntes aláírását az önkéntes szerződés tartalmazza. (Az önkéntes szerződés megalkotásához további segítséget nyújt az Önkéntes Központ Alapítvány által Útmutató az önkéntes törvényhez c. megjelentetett kézikönyve.) Q Kérdések:

o Miként vonja be szervezete önkénteseit és munkatársait az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kialakításába és aktualizálásába? o Mi nyújt segítséget szervezetüknek a szervezeti irányelvek megalkotásához, vagy annak aktualizálásához? o Milyen elemeket tartalmaz az Ön szervezete esetében az önkéntes szerződése?

Q Önkéntes szerződés

Amikor elkészült az önkéntesre vonatkozó szervezeti irányelvek dokumentuma, ennek birtokában már nem jelenthet problémát az önkéntes szerződés összeállítása. Az önkéntes szerződésnek tartalmaznia kell az önkéntes és a szer11

11

12

A toborzás az önkéntesekkel való kapcsolatfelvétel egyik legfontosabb eszköze, de több, mint egy hívogató akció. A toborzás módja, a direkten és indirekten közvetített információk sokat elárulnak az önkénteseket fogadó szervezet tevékenységéről, arculatáról, kommunikációjáról, szervezeti kultúrájáról. A jól előkészített toborzás az önkéntesek „becsalogatásán” túl a fogadó szervezet, és tevékenységei megismertetésének közvetett eszköze is. Q Mikor szükséges az önkénteseket toborozni?

A toborzás által lehetőség van az önkéntes program működésének beindításához szükséges akár nagyobb létszámú önkéntes csoport életre hívására, vagy már működő önkéntes program esetén az önkéntesek létszámának bővítésére, frissítésére, új feladatokhoz új emberek megkeresésére. Az önkéntes program működése önmagában is vonzerőt jelent az önkéntesség iránt érdeklődők számára. Ennek biztos jele, ha a toborzási időszakok között is jelentkezik egy-egy csatlakozni vágyó ember. Lehetséges, hogy az adott fogadó szervezet ilyen módon is biztosítani tudja – legalábbis időszakosan – önkéntesei utánpótlását, frissítését, de ahhoz, hogy hosszú távon, és tervezetten működjön az önkéntes program, szükség lehet bizonyos időközönként toborzásra. Q A toborzás előkészítése

A toborzás előkészítése és kivitelezése csapatmunka, melyet a koordinátor fog össze (a mentorral szorosan együttműködve). Már a toborzás tervezésébe érde13

mes bevonni az önkéntesekkel kapcsolatba kerülő, vagy a tevékenységeikre rálátó, abban valamilyen módon résztvevő alkalmazottakat és az önkéntesek közül egyegy embert. Lesz, aki csak a tervezésben, mások viszont a kivitelezésben is szívesen részt vesznek. Az előkészítés fázisában nagy segítség lehet a fogadó szervezet önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelve, stratégiája, meglevő önkéntes tevékenységek leírása, szerződések, és bármilyen dokumentáció, mely támpontul szolgálhat az ötletelésben, tervezésben. A toborzás tartalmi részével kapcsolatos kérdések végiggondolásával konkrét kép alakul ki arról, hogy milyen feladatok elvégzését bízzuk majd az önkéntesre, és ebből következően az is tisztázódik, hogy pontosan milyen típusú emberre van szüksége a fogadó szervezetnek. Néhány konkrét kérdés, amelyek támpontul szolgálhatnak: Milyen feladat(ok) elvégzését bízzuk majd az önkéntesekre? Érdemes minél pontosabban megfogalmazni akár a részfeladatokat is, még akkor is, ha ez időközben majd változik. Erre nagy szükség van, még akkor is, ha a toborzási plakáton nem is soroljuk fel majd az összes tevékenységet, - mert az érdeklődők pontosan tudni akarják majd, mit is kell csinálniuk. Természetesen a jelentkezőkkel való találkozások, beszélgetések során feltárul az önkéntesek kapacitása, háttértudása, és ezek alapján alakíthatók az előre eltervezett feladatok. Nagyon fontos, hogy a fogadó szervezetnek kiforrott elképzelése legyen arról, mire hívja leendő önkénteseit. Hosszú távon (pl.: folyamatosan végzendő adatrögzítésre, vagy idős emberek otthoni segítésére) vagy egyszeri alkalommal (pl.: erdőtakarítás, vagy egy szakmai 13

konferencián való tolmácsolás) van szükségünk önkéntesekre? Hány önkéntesre van szükség a feladatok elvégzéséhez? Szükséges–e valamilyen elôképzettség, szakmai, gyakorlati, személyes vagy önkéntes tapasztalat a feladatok elvégzéséhez? Emellett számos, az adott önkéntes program sajátosságából következő kérdés merülhet fel, melyet végig kell gondolni. Lehet egy fogadó szervezetnek olyan

A toborzás tervezésének fontos kérdése, hogy mi motiválja az önkénteseket a csatlakozásban. tevékenysége, melynek alapja valamely életkori sajátosság (pl. a serdülőkorra alapozott kortárssegítés), vagy lehet, hogy az adott szervezet kultúrája, szemlélete, világnézete ad keretet magának az önkéntes programnak is (pl. valamely egyházi szervezet önkéntes programja). Ezek a sajátosságok jelentősen befolyásolhatják a kit, hol, hogyan kérdésekre adott válaszokat is. A toborzás tervezésének fontos kérdése, hogy mi motiválja az önkénteseket a csatlakozásban. Ennek megválaszolásához segítséget jelenthet egy olyan beszélgetés, ahol a szervezetben jelenleg tevékenykedők (tagok, alkalmazottak, önkéntesek) motivációit tárjuk fel. Ez legegyszerűbb formában egy körkérdés lehet, amelyben mindenki arra válaszol, hogy ő személy szerint miért csatlakozott a szervezethez. A későbbiekben a toborzás kommunikációja során a feltárt motívumokat lehet erősíteni. 14

Q A kivitelezés

A toborzás megvalósítása, kivitelezése csak a tartalmi rész alapos tisztázása után következhet. Ha már tudjuk, hogy milyen tevékenységre kit keresünk, és tisztáztuk, hogy milyen személyi, anyagi, időbeli kereteink vannak a toborzás végrehajtására, akkor az elindításhoz további két kérdésre kell válaszolnunk: Kik alkossák a toborzás célcsoportját? Vagyis kiket akarunk elérni? Ha pl. speciális szakmai tudással, rugalmas időbeosztással rendelkező önkénteseket keresünk, toborozhatunk egyetemisták, főiskolások között. Ha kevésbé fontos az önkéntesek mélyebb tapasztalata, hozzáértése, mert pl. egyszeri, kampányszerű rendezvény lebonyolításáról van szó (pl. a fentebb már említett erdőtakarítás), akkor minél nagyobb tömeg elérése a cél. Hol és milyen módon érhetô el a toborzás célcsoportja? A toborzásnál minden esetben a célcsoport közvetlen elérésére kell törekedni. Emellett nagyon fontos, hogy azokat a kommunikációs csatornákat használjuk, melyek hozzájuk a legközelebb állnak, és olyan módon, mely számukra elfogadott, figyelemfelhívó (pl. ha az egyetemistákat akarjuk megszólítani, kollégiumokban, szórakozóhelyeken, egyetemi klubokban próbálkozhatunk). A toborzás lehet egycsatornás, de párhuzamosan akár több módon is folyhat: szórólapokon, plakátokon, helyi médiában történő hirdetéssel, felhívással, interjúval, az önkéntes program prospektusával, rendezvényeken felállított standdal, kézzel írott levéllel, telefonos megkereséssel, személyes elbeszélgetéssel, személyes toborzással. Bármilyen formáját választjuk a toborzásnak, fontos, hogy figyelemfelhívó,

kreatív, és lényegre törő információkat közöljünk: mire toborzunk önkénteseket, kiket várunk, és mit kínálunk, hol, mikor, hogyan és kinél lehet jelentkezni. Q A jelentkezők fogadása

Sikeres toborzásról akkor beszélhetünk, ha az előzetes tervezéskor meghatározott célcsoportból a szükséges önkéntesek legalább kétszerese jelentkezik. Ez azért fontos, mert az érdeklődéstől a fogadó szervezethez való csatlakozásig tartó úton lemorzsolódással kell számolni. A lemorzsolódás adódhat abból, hogy a jelentkező nem találja meg a számításait, de lehet, hogy a fogadó szervezet részéről fogalmazódik meg, hogy a jelentkező nem illeszkedik az önkéntes programhoz. Az önkéntesek kilépésének folyamata természetes velejárója az önkéntes programnak, amely külön odafigyelést igényel már a toborzás időszakában is. A toborzás a jelentkezők fogadásával, regisztrációjával, és előzetes kiválasztásával zárul le. Mindenképpen olyan személyt kell választani a jelentkezések fogadására, aki alaposan felkészült az önkéntes programból – legkézenfekvőbb a koordinátor vagy a mentor erre a feladatra. A jelentkezők fogadásakor kellő információt kell nyújtani az érdeklődőknek az önkéntes programról, de fontos, hogy ezeket beszerezzük a jelentkezőről is. Első lépésben érdemes a toborzáskor egy telefonszámot megadni, majd a telefonos bejelentkezés után azokat behívni személyes találkozásra (akár egyéni, akár csoportos), akik a telefonon kapott információk alapján meggyőződtek róla, hogy érdekli őket a lehetőség. Az első személyes találkozás alkalmával a kölcsö15

nös tájékozódás, az első benyomások megszerzése a legfontosabb: a fogadó szervezet tájékoztassa röviden a jelentkezőket az önkéntes programról, az önkéntesek tevékenységeiről, az önkéntesként való csatlakozás lépéseiről (pl. kiválasztás módja, képzés), a jelentkezőknek pedig legyen módjuk feltenni a kérdéseiket. Q A toborzás értékelése

A toborzás lezárása után következhet a folyamat értékelése a tervezésben és a megvalósításban részt vevőkkel együtt: eredményes volt-e a toborzás, alaposan és reálisan határoztuk-e meg a feladatköröket, megfelelően céloztuk-e meg a célcsoportot, releváns toborzó technikákat használtunk-e? Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásával, ésazeredményírásbantörténőrögzítésével akövetkezőtoborzáskoridőt,pénztésrengeteg energiát spórolhat meg a szervezet. Q Kérdések:

o Milyen feladatokra toboroz önkénteseket a szervezet? o Melyek a szervezet leghatékonyabb toborzási módszerei? o Milyen szempontok alapján értékeli a szervezet a toborzás sikerességét?

16

A kiválasztás célja, hogy a fogadó szervezet megtalálja a számára leginkább megfelelő önkéntest és az önkéntes eljusson a számára megfelelő fogadó szervezethez. Azaz a kiválasztás során dől el, hogy az önkéntes és fogadó szervezet együttműködése sikeres lesz, vagy sem. Q A sikeres kiválasztás

Az önkéntesek toborzása és kiválasztása a koordinátor egyik fontos feladata, hiszen a szervezetben a munkatársaktól, programfelelősöktől az ő kezébe futnak össze a feladatok, és ő találkozik a jelentkező, vagy már aktív önkéntesekkel. Ő tudja eldönteni, hogy kit milyen feladattal lehet, érdemes „összepárosítani”. A kiválasztás sikeressége nagy mértékben azon múlik, hogy a szervezet megfelelő mélységben tisztázza-e azt, hogy milyen feladatokra keres önkénteseket és az adott feladat milyen kompetenciákat igényel. Ha a feladattisztázás megfelelő volt, akkor ez már fél siker. A siker másik fele a kiválasztás folyamatán múlik, amikor a koordinátor (esetleg a szervezet vezetőjével vagy/és a későbbi mentorral) megvizsgálja, hogy milyen képességekkel, készségekkel, érdeklődéssel, motivációval és kapacitással érkeznek a szervezetbe az önkéntesek. Amennyiben a szervezetben van külön önkéntes koordinátor és mentor is, praktikus mindkettőjüknek bemutatkoznia és szerepüket bemutatnia már az első találkozó alkalmával. Q Feladatköri leírás

A szervezet toborozhat önkénteseket célzottan konkrét feladatok elvégzésére 17

(pl. fordításra, tolmácsolásra, vagy weboldal fejlesztésre), vagy konkrét feladat meghatározása nélkül (pl. szemétgyűjtéshez, utcai demonstrációkhoz). Mindkét esetben fontos meghatározni az önkéntesek feladatkörét, de csak a konkrét feladat esetén sokkal részletesebb meghatározásra van szükség. Az önkéntes koordinátor a kiválasztás során dilemmába kerülhet. Ha részletes feladatköri leírással keresi az önkéntest, lehet, hogy nehezen talál megfelelő embert. Ugyanakkor, ha úgy gondolkodik, hogy „jöjjön csak az önkéntes, majd találunk neki munkát”, legalább ugyanolyan nehéz lesz az önkéntes számára kihívást jelentő, értékes és élvezhető feladatot találnia. A megoldás valahol a kettő között van, az „összepárosítás” figyelmes és egyben rugalmas alakítása a cél. Jól jöhet, ha van több feladat a tarsolyban, amelyek közül válogathatunk. Fontos azonban, hogy ezek előkészített és végiggondolt, értékes feladatkörök legyenek. Ha az önkéntes azt érzi, csak azért adunk neki egy tevékenységet, hogy köreinkben tartsuk, amíg valami „jobb” feladat fel nem bukkan, akkor nem fog hosszú távon elköteleződni. A feladatköri leírásnak tartalmaznia kell, hogy az önkéntes milyen tevékenységet fog végezni, mikor, milyen gyakorisággal, milyen időtartamban, kinek az irányításával, támogatásával teszi azt, és hogy a feladat elvégzéséhez milyen szakmai tudás, tapasztalat szükséges. A feladatköri leírás az önkéntessel kötött szerződés részét is képezi. A hosszú távú önkénteseknél ez a leírás és megállapodás elengedhetetlen, de a rövid távon önkéntes tevékenységet végzőknél is hasznos esetleg egy rövidebb változatot készíteni. 17

A kiválasztás folyamatában legalább háromféle önkéntessel találkozhat:

Az első esetben a kiválasztás során az a kérdés, hogy az önkéntes elképzelései illeszthetők-e a szervezet elképzeléseihez, azaz az önkéntes egyéni céljainak van-e metszete a szervezet céljaival. Ha igen, akkor ennek az önkéntesnek a kiválasztása jó esélyt ad egy sikeres együttműködésre. A második és harmadik esetben - ami meglehetősen gyakori - már sokkal hosszabb folyamatra számíthatunk, amíg az önkéntes megtalálja a helyét a szervezetben. Ilyenkor a kiválasztás során az a kérdés, hogy a szervezet önkéntes tevékenységpalettája és az önkéntes szaktudását, kompetenciáit, illetve a második esetben a negatív preferenciáit figyelembe véve van-e arra esély, hogy megfelelő önkéntes tevékenységet talál a jelentkező. Ha igen, akkor mindenképp érdemes kiválasztani őt. Az ilyen (nem tudja, hogy mit szeretne csinálni) önkéntesek bevezetésének fontos eleme az orientáció, azaz az a folyamat, amely során több tevékenységben is kipróbálhatja magát annak érdekében, hogy megtalálja a számára izgalmas feladatokat. Erről azonban a kiválasztás fejezetben már szóltunk.

o akinek határozott elképzelése van arról, mit szeretne csinálni (pl.: azért jöttem környezetvédelmi szervezethez, mert szeretném az emberek szemléletét formálni) o aki nem tudja, mit szeretne csinálni, de határozott elképzelése van arról, hogy mit nem (pl.: egész nap ülök a számítógép előtt, ezért ilyen munkát nem szeretnék végezni) o aki nem igazán tudja, hogy mit szeretne csinálni, csak annyit tud, hogy segíteni szeretne

A kiválasztás egyik eredménye, hogy a jelentkező önkéntest sikerül összepárosítani egy feladattal, azonban az is előfordulhat, hogy nem találunk megfelelő feladatot, vagy úgy ítéljük meg, a jelentkező nem alkalmas a szervezetben való önkéntes tevékenységre. Ennek igen sok oka lehet pl.: o megeshet, hogy a jelentkezővel való beszélgetés során kiderül, hogy nem azonosul a szervezet céljaival vagy nem lelkesedik értük (ilyenkor feltételezhető, hogy fizetett állás reményében

Q A kiválasztás folyamata

A feladatköri leírások alapján lehet a szervezethez jelentkezett önkénteseket felmérni. Ez első körben, akár a toborzás alkalmával, egy kérdőív segítségével is megvalósítható, de az önkéntes tevékenység tartalmától függően ajánlatos a szűkítés szakaszában egy beszélgetés keretében is tisztázni a kérdőívben leírtakat, és további, csak személyesen megbeszélhető (pl. motivációi, a szervezet céljához kapcsolódó elkötelezettsége) kérdésekre választ találni. Emellett, nem utolsó sorban, az önkéntesnek is lehetőséget kell adni arra, hogy feltegye kérdéseit. Ez az első ismerkedő beszélgetés mindkét félnek fontos, és az önkéntesnek legalább annyira motiváló lehet, mint a koordinátornak. A beszélgetésen összegyűjtött információk alapján lesz képes a koordinátor az elvárásoknak megfelelő feladatot adni az önkéntesnek, valamint továbbküldeni más fogadó szervezetekhez, ha nem lát esélyt az önkéntes foglalkoztatására.

18

próbál önkéntes tevékenységet vállalni, ami önmagában nem baj, de nem biztos, hogy a szervezet számára ez megfelelő), o olyan fogyatékossága van, ami kizárja, hogy el tudja látni a szervezet számára szükséges feladatot, o olyan életkorban van, ami nem egyeztethető össze a szervezet által meghatározott feladatokkal. Amennyiben ez az eset fordul elő, fontos, hogy a szervezet fel legyen készülve a konfliktusmentes visszautasításra is. Ez azt jelenti, hogy hitelesen, valós indokokkal mondjuk el, miért nem tudja a szervezet a jelentkezőt az önkéntesei közé felvenni. Ha a későbbi önkéntes foglalkoztatásra látunk lehetőséget, akkor fel lehet ajánlani, hogy felvesszük őt az önkéntes adatbázisba. De ha a szervezet nem lát esélyt a későbbi foglalkoztatásra, nem szabad ezzel az indokkal elküldeni, hiszen egy olyan önkéntes, aki évekig várt arra, hogy megkeressék, lehet, hogy rosszabb hírünket kelti, mint aki megérti, hogy miért nem tudja a szervezet foglalkoztatni és még segítséget is kap, hogy másik fogadó szervezetet találjon. Természetesen ebben az esetben a felkészülés azt is jelenti, hogy ismerjük a település más fogadó szervezeteit, vagy legalább a közeli önkéntes központot tudjuk ajánlani. Q A kiválasztás után

Ha az önkéntes elégedett, hatékonyan végzi a munkáját, és együtt tud működni a szervezet munkatársaival és önkénteseivel, akkor az adott kiválasztás sikeresnek mondható. Amennyiben ez nem így történik, a koordinátor feladata (a mentorral 19

együttműködve), hogy megvizsgálja a helyzetet, és megoldást találjon. Sokszor előfordul, hogy az önkéntes elvárásai, az önkéntes tevékenységgel kapcsolatos elgondolásai a tevékenység kezdete után megváltoznak. Ebben az esetben az elvárásoktól a konkrét feladatok értelmezéséig, vagyis a kezdetektől újra végig kell haladni az önkéntes tevékenység tervezésében, korrigálni azt és új megállapodást kötni. Az önkéntes folyamatos támogatása, koordinálása, ellenőrzése, a tevékenységével kapcsolatos visszajelzések mind azt a célt is szolgálják, hogy a félreértések tisztázódjanak, és a feladatra való kiválasztás szükség esetén újraértelmezhető legyen. Az önkéntes menedzsment folyamatában az önkéntes kiválasztása megalapozza a szervezet és az önkéntes majdani kapcsolatát. Bár ez az önkéntes szemében alkalomszerű esemény, a szervezet oldaláról folyamatosan végzett, megfelelő önkéntes erőforrás elosztását biztosító feladat, amiben a legnagyobb szerepe az önkéntes koordinátornak van. Q Kérdések:

o Milyen szempontok fontosak a szervezetnek az önkéntesek kiválasztásakor? o Miként határozza meg a szervezet, hogy milyen feladatkörökre keres önkénteseket? o Mi történik azzal az önkéntessel, aki nem felel meg a szervezet önkéntesek fogadásában meghatározott elvárasainak és a kiválasztás szempontjainak?

19

20

A bevezetés segíti az önkéntest a szervezet életébe való kezdeti eligazodásban, célja, hogy a belépéstől a szervezet tagjának érezze magát, ismerje a tevékenységet és a célkitűzéseket, illetve feladatkörét már a kezdetektől hatékonyan végezze. A beilleszkedés támogatásán túl rengeteg idő és energia megspórolható mind az önkéntes, mind a munkatársak részéről, ha az önkéntest a koordinátor megismerteti a szervezettel kapcsolatos alapvető információkkal, a szervezet felépítésével és működésével. Q Az önkéntesek bevezetésének jelentősége

A bevezetés, mint ahogy magából a szóból is adódik, iránymutatás arra, hogy a szervezet miként működik, ebben hol van az önkéntes helye, és mi a szerepe. A bevezetés a feladatoktól, és az önkéntes tevékenység jellegétől is függ. Ha egy kampányfeladatra készítünk fel önkénteseket, akkor elég lehet egy rövidebb, a feladatra fókuszáló tájékoztatás, de ha az

Az önkéntes többnyire a toborzás és a kiválasztás alkalmával találkozik közelebbrôl a szervezettel, és kap arról mélyebb benyomásokat. önkéntes terveink szerint hosszabb távon tevékenykedne a szervezetben, akkor részletesebb, és hosszabb bevezetésre van szükség ahhoz, hogy a feladatait hatékonyan végezhesse. Ugyanakkor minden esetben fontos, hogy az önkéntes megfele21

lő képet kapjon arról, hogy mi a szervezet profilja, célkitűzése, küldetése, továbbá, hogy munkájával miként járul hozzá ezek megvalósításához. Ez elköteleződésének és motivációjának alapját jelenti. Q A bevezetés folyamata

Az önkéntes bevezetése a következő elemekből áll: o ismerkedés a munkatársakkal, önkéntesekkel, o a szervezet munkájának, történetének megismerése, o felkészülés az önkéntes feladatra (ha szükséges, képzés), o orientáció, (amennyiben az önkéntes nem tudja milyen területen végezne legszívesebben önkéntes tevékenységet). Az önkéntes többnyire a toborzás és a kiválasztás alkalmával találkozik közelebbről a szervezettel, és kap arról mélyebb benyomásokat. A bevezetés ennek a folyamatnak a következő lépése, melynek során a pozitív szervezeti megítélés továbbvihető, valamint a részletek is láthatóvá válnak. A bevezetésnek több olyan része van, amelyben a szervezet más tagjai is részt vehetnek. A koordinátor feladata, hogy az önkéntest bemutassa a munkatársaknak és ő képet kapjon arról, hogy ki mit csinál. Mindenképpen szerencsés, ha a szervezet vezetője az elsők között kerül bemutatásra, és a mentor, illetve a feladathoz kapcsolódó munkatárs is készen áll az önkéntes fogadására. A bevezetés részét képezi a papírmunkák elvégzése, az önkéntes megállapodás aláírása, és a szervezeti irányelvek 21

ismertetése. Azok a szervezetek, amelyek szervezeti szabályokkal, illetve az adott feladatok, munkakör elvégzéséhez szükséges szabályzatokkal (pl.: munkavédelmi szabályok), irányelvekkel rendelkeznek, a bevezetés első lépéseiként ismertetik meg és íratják alá az önkéntessel ezeket a dokumentumokat. A szervezet történetének, működésének, szervezeti kultúrájának bemutatása segítik az önkéntest a tájékozódásban és hitelesebb képet kap arról is, hogy mihez csatlakozott. Ugyancsak ebben a fázisban érdemes tisztázni, hogy az önkéntes milyen juttatást kap, és milyen feltételekkel. Az egyéb logisztikai jellegű kérdéseket is ekkor kell megbeszélni, mint a például az iroda használatát, az önkéntes munkahelyének

A szervezet történetének, működésének, szervezeti kultúrájának bemutatása segítik az önkéntest a tájékozódásban és hitelesebb képet kap arról is, hogy mihez csatlakozott. bemutatását, és más olyan információkat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy az önkéntes biztonságosan tevékenykedhessen és, hogy a szervezetben elfoglalt helyével és feladatkörével a lehető legjobban tisztában legyen. Itt fontos kiemelni, hogy a legtöbb munkavégzésnél – így az önkéntes tevékenységeknél is - szükséges a balesetvédelmi oktatás, amelynek az elvégzését és megértését szintén fontos az önkéntesnek aláírásával elismerni.

22

Q A bevezetés módjai

Menetéért az önkéntes koordinátor és az önkéntes mentora a felelős, ugyanakkor bevonhat más munkatársakat is, ami lehetőséget ad arra is, hogy az önkéntes minél több embert megismerjen. A vezető áttekintést adhat a szervezet céljairól, más munkatársak a szervezeti irányelvekről vagy felépítésről beszélhetnek az önkéntesnek. Érdemes egy listára összegyűjteni, hogy mi mindenen kell végighaladnia az önkéntesnek, így biztosak lehetünk abban, hogy nem marad ki semmilyen fontos információ, és ő is látja, hogy min megy keresztül. A bevezetés időtartama lehet egyszeri találkozás, vagy feladat megbeszélés, de akár egy-két hónapos folyamat is. A részletesség a szervezet bevezetésre fordított idejét és kapacitását is jelzi, valamint hogy az adott feladat elvégzéséhez az önkéntesnek milyen mértékű és mennyiségű információra van szüksége. Elsősorban a hosszú távú önkéntesség esetében könnyebb és a hatékonyabb beilleszkedést segíti, ha az önkéntest egy munkatárs, egy tapasztalt önkéntes (szervezeten belüli tutor), vagy mentor támogatja. Az önkéntes fogadásában a szervezet több tagja is szerepet vállalhat, így nem az önkéntes koordinátor lesz az egyedüli információforrás, és az önkéntes több munkatárssal is interakcióba lép. A szervezeti integráció részét képezheti egy üdvözlő összejövetel, ebéd, akár az irodán kívül is, melynek során kötetlenebb formában tudnak a munkatársak kapcsolatot teremteni az önkéntesekkel, ugyanakkor az önkénteseknek ez egy jelzésértékű esemény, hogy a szervezet fontosnak tartja a munkájukat.

Speciális feladatok ellátáshoz a bevezetés részét képezheti egy szakmai felkészítés, képzés. Több szervezetnél tevékenységükből adódóan ez az alapfeltétele annak, hogy az önkéntes elkezdhesse tevékenységét. A bevezetésnek abban is szerepe van, hogy az új önkéntes fizikailag is kényelmesen mozogjon a szervezetben. Tudja, hogy kik a szervezet munkatársai, ismerje a szervezeti kultúra néhány főbb pontját és a fizikai teret, ahol a tevékenységét végzi, vagy ahol a mentor és a koordinátor megtalálható. E nélkül senki sem érzi kényelmesen magát, akármilyen jól ismeri a szervezet történetét, tevékenységeit vagy a saját feladatkörét. A jól megszervezett és végrehajtott bevezetés az önkéntes tevékenység egészére kihatással van, ezért kellő odafigyeléssel, és kidolgozott lépésekkel tudjuk letenni az alapjait az önkéntes szervezetbe való illeszkedésének és hatékony, elkötelezett tevékenységének.

23

Q Kérdések:

o Kik vesznek részt a szervezetben az önkéntesek bevezetésében? o Mit foglal magában az önkéntes bevezetése? o Milyen anyagok, kiadványok, prezentációk, on-line források állnak rendelkezésre az önkéntes hatékony bevezetéséhez?

23

24

A képzés alapvetően az önkéntes program egyik minőségbiztosítási eleme. Akár az önkéntesek belépésekor tartott alapképzésről, akár egy későbbi továbbképzésről beszélünk, az mindenképpen a résztvevők felkészültségét szolgálja, mely az önkéntes program és a fogadó szervezet működésének, szolgáltatásainak hatékonyságát javítja. Q Szükséges–e az önkéntesek

képzése? A képzés a fogadó szervezet és az önkéntes program szükségleteitől függ. Az elsődleges szempont ennek a kérdésnek az eldöntésében az, hogy az önkénteseknek, feladataik elvégzéséhez szükségük van-e felkészítésre, ismereteik bővítésére, készségeik fejlesztésére (pl. egy gép kezelésének megtanulása, vagy egy speciális célcsoporttal való kapcsolat miatt kommunikáció és önismeret fejlesztése). A képzés része lehet a belépési folyamatnak, amikor az ismeretek átadásán túl az önkéntesek kiválasztásának, szűrésének eszközeként is működhet. De a már jó ideje csatlakozott önkéntesek részére is lehet továbbképzést szervezni új tevékenységek bevezetése kapcsán, vagy a fogadó szervezet önkéntes programjának fejlesztéseként, az önkéntesek felkészültségének javításáért. Q A képzés céljai

Minden projekt, így az önkéntesek képzése is a célok meghatározásával kezdődik. Az önkéntesek képzésénél a fogadó szervezet és az önkéntes program szükségletei, érdekei a meghatározóak, melyeknek természetesen összhangban 25

kell lenniük az önkéntesek és az ügyfelek/kliensek/felhasználók szükségleteivel is. Néhány lehetséges alapvető cél: o a fogadó szervezetről, az önkéntes programról való információk átadása, o az önkéntesek tevékenységeit igénybevevőkről való ismeretek átadása, o a feladatok elvégzéséhez szükséges tudás- és készségfejlesztés,

Az önkéntesek képzésénél a fogadó szervezet és az önkéntes program szükségletei, érdekei a meghatározóak, melyeknek természetesen összhangban kell lenniük az önkéntesek és az ügyfelek/kliensek/ felhasználók szükségleteivel is. o az önkéntesek megismerése (aktivitás felkeltése, a szervezetbe kapcsolódás segítése, a feladatokhoz, a vezetéshez és a csoporttársakhoz való hozzáállás), így segítve az önkéntesek kiválasztását, o az önkéntesek csapatépítése, közösségfejlesztése, o az önkéntesek és a fogadó szervezet munkatársai együttműkdésének javítása, stb. Bármely célok kiválasztására is kerül a sor, a képzés tartalmának és módszerének meghatározása szempontjából legfontosabb, hogy kialakuljon egyfajta rangsor, hogy mi az, amit elsődlegesen el szeretnénk érni, és mely célok lehetnek további hozadékai a képzésnek.

Q A képzés tartalma, módszere

A képzés tervezésekor kétféle szempont lehet a kiindulási alap. Az egyik, hogy az önkéntesek milyen képzettséggel, szakmai, önkéntes, és személyes tapasztalatokkal rendelkeznek, vagyis hogy mi az önkéntesek csoportjának közös tudásbázisa és hogy milyen az intellektusuk, a személyiségük. A fogadó szervezet szempontjából azt kell végiggondolni, hogy milyen elméleti ismereteket, gyakorlati tapasztalatokat nyújtson a képzés, hogy az önkéntesek mely készségeit, attitűdjeit fejlessze a korábban megfogalmazott célok elérése érdekében. A célokhoz és a tartalmi elemekhez lehet módszereket rendelni. Ha pl. elsősorban információk átadása a fő cél, és másodlagos a csapatépítés vagy a készségek fejlesztése, akkor lehetséges, hogy a képzés zömében elegendőnek bizonyul az ismeretek átadása frontális munkaforma alkalmazásával. Ha viszont pl. az önkéntesek és a fogadó szervezet munkatársai együttműködésének javítása az elsődleges, vagy fontos a számunkra az önkéntesek készségfejlesztése, attitűdformálása is, akkor nagy valószínűséggel interaktívabb, saját élményen alapuló tréning módszerrel érdemes dolgozni. Q Ki legyen a képző?

A módszerek meghatározása a gyakorlatban a fenti szempontokon túl többnyire azon is múlik, hogy a fogadó szervezetnek milyen szakemberek elérésére van lehetősége. Születhet döntés arról, hogy a képzés belső erőforrásból, a koordinátor, mentor, a fogadó szervezet régebbi önkéntesei, 26

és az alkalmazottak együttműködésével valósuljon meg. Ennek számos előnye van, pl. hogy az önkénteseket „magunknak” képezzük, vagyis hogy azokat az ismereteket adjuk át, és olyan módon, ahogy az a szervezeti kultúránkban szokásos, illetve hogy kialakul egyfajta kölcsönös kötődés a képzés alatt álló önkéntes és a régebbi önkéntesek/az alkalmazottak/a koordinátor/a mentor között, mely a képzés lezárása után jól kamatoztatható a további együttműködés során. Ilyen belső képzés akkor valósítható meg, ha a fogadó szervezet munkatársai kellően felkészültnek, képzettnek érzik magukat erre a feladatra. Gondos mérlegelést igényel, hogy így, vagy külső szakember(ek) felkérésével valósítható-e meg legjobban a képzés. A külső szakember felkérésének előnye, hogy a képzéssel járó feladatok nagy része így nem terheli a fogadó szervezet munkatársait. A célok meghatározása, és a képző tiszteletdíjához szükséges forrás megteremtése azonban ebben az esetben is a szervezet feladata. Mivel az önkéntesek képzése komoly erőforrásokat igényel, egyáltalán nem mindegy, hogy az hogyan hasznosul. Gyakori probléma, hogy a belső képzések csak a frontális információ átadásra hagyatkoznak, így nem érvényesül a képzés motiváló, csapatépítő, készségfejlesztő szerepe. Ehhez jó eszközt jelent külső képző felkérésekor is, ha a szervezet már kiképzett önkéntesei és/vagy alkalmazottai közül időszakosan részt vesznek néhányan a képzésen, hogy átadják tapasztalataikat és hogy megismerjék egymást.

Q Képzés, mint az önkéntes elismerésének, motivációjának eszköze

Akár belső akár más külső - hazai, illetve külföldi - szervezet által kínált tréningen, képzésen való részvételt biztosítunk az önkéntesnek, ezzel nem csak tudásának gyarapításához járulunk hozzá. Elismerhetjük vele addigi munkáját, további együttműködésre motiválhatjuk őt. A szervezet duplán profitálhat egy ilyen lehetőségből, hiszen az önkéntes új tapasztalatokkal, tudással, kapcsolatokkal tér vissza, melyek számára is hasznosak, másrészt mindezekkel hozzájárul a szervezet és az önkéntes program fejlődéséhez, valamint növeli a partneri lehetőségeit és ismertségét is. A motiváció, elismerés szempontjából nagyon fontos arra is figyelni, hogy ne képezzük agyon az önkénteseket. A túl sok képzés azt éreztetheti, hogy nagy elvárásokat támasztunk elé, vagy azt, hogy nem elég jó. A továbbképzések, tanfolyamok tervét az önkéntessel közösen kell kialakítani, összehangolva a szervezet és az önkéntes igényeit.

27

Q Kérdések:

o Mi a célja a szervezetnek az önkéntesek képzésével? o Milyen módszerrel értékeli a szervezet képzései hatékonyságát? o Milyen információs forrásai vannak a szervezetnek az önkénteseknek ajánlható képzések felfedezésére? o Milyen stratégiája van a szervezetnek a képzéseken szerzett tudás és tapasztalat megtartására?

27

28

Az önkéntesek koordinálása a szervezet sokoldalú kapcsolatrendszerében az önkéntes munkaerő, az önkénteseknek szánt feladatok és az ezekhez kapcsolódó folyamatok, áttekintését és szervezését jelenti. Minden szervezetben, amely önkénteseket von be tevékenységeibe, akár tudatos döntés eredményeként, akár nem, de van egy vagy több koordinátor, munkatárs, akik ezt a feladatot valamilyen formában ellátják. Hatékonyság tekintetében a legszerencsésebb, ha mindezen feladatok egy ember kezébe futnak össze, aki ezáltal képes átlátni, és működtetni a szervezet önkéntes programját. Q A koordinátor szerepe

A koordinátor a szervezet és az önkéntesek közötti összekötő kapocs szerepét tölti be. Az önkéntesek felé a szervezet elképzeléseit, döntéseit, az elvégzendő feladatokat, a szervezet felé pedig az önkéntesek érdekeit, kívánságait, ötleteit képviseli. A szervezeten belül az önkéntesek által képviselt emberi erőforrást

A koordinátor a szervezet és az önkéntesek közötti összekötő kapocs szerepét tölti be. hatékonyan és mindkét oldal elvárásainak megfelelő módon irányítja és vezeti. A szervezet önkéntes programját a szervezet vezetése, munkatársai közösen alakítják ki elképzeléseik, és a szervezet stratégiája mentén. A megvalósítás és fejlesztés a koordinátor feladata, amelyet csak akkor tud ellátni, ha ehhez a teljes szervezeti áttekintést igénylő 29

munkához megkapja a megfelelő felhatalmazást, illetve a vezetés és a munkatársak együttműködő támogatását. Az önkéntes koordinátor főszerepe a koordinálás, ami azt jelenti, hogy nem neki kell mindent megcsinálnia, hiszen minden folyamatban kisebb nagyobb mértékben a szervezet munkatársai és a többi önkéntes is aktívan részt vesz. Sokkal inkább azt jelenti, hogy a koordinátor az, aki az önkéntes programhoz kapcsolódó feladatokat kézben tartja, és odafigyel arra, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül. Az összehangolást is a koordinátor végzi, nem csak a feladatok tekintetében, hanem a szervezet alkalmazottai és az önkéntesek között is. Q A koordinátor személye

Mivel a csatlakozó önkéntesek szervezetről alkotott véleményformálása is nagy mértékben függ a koordinátor hozzáállásától és munkájától, megfontoltan kell a személyét kiválasztani. Kiből válhat jó koordinátor? Aki jó kommunikációs készséggel, problémamegoldó képességgel, és nem utolsó sorban jó szervező készséggel rendelkezik. Természetesen mindezek a képességek és készségek fejleszthetők, tehát a legfontosabb, hogy nyitott legyen a fejlődésre és motivált legyen arra, hogy jól végezze a munkáját. Abban a pillanatban, mikor egy önkéntes is megjelenik a szervezet életében, az eddig felsorolt pontok mind fontossá válnak a szervezet és az önkéntes kapcsolatában, tehát valakinek, vagy valakiknek ezekkel foglalkozni kell. Önkéntes programot kezdő szervezeteknél ezek először ad hoc módon szerveződnek és legtöbbször az a munkatárs foglalkozik vele, akinek van 29

szabad kapacitása. Azonban a növekedés szükségszerűen magával hozza az igényt az önkéntes programok hatékonyabbá, rendszerezettebbé tételére. Általában ebben az időszakban érlelődik meg a szervezetben az önkéntes koordináció feladata. A koordinátor lehet egy más területen is feladatot ellátó alkalmazott, aki ilyenkor részmunkaidőben tölti be ezt a szerepet. A nagyobb számú önkénteseket befogadó programok esetében általában szükség van egy teljes állású önkéntes koordi-

Míg a koordinátor elsősorban a gyakorlati, szervezési feladatokat látja el, és az egész önkéntes programot irányítja, a mentor az egyes önkéntesek fejlődését támogatja. nátor alkalmazottra, de sok esetben ezt a feladatkört egy tapasztalt önkéntes tölti be. A koordinátort segíti, kiegészíti a mentor önkéntesekkel végzett munkája. Míg a koordinátor elsősorban a gyakorlati, szervezési feladatokat látja el, és az egész önkéntes programot irányítja, a mentor az egyes önkéntesek fejlődését támogatja, a tevékenységgel együtt járó tapasztalatok feldolgozásában, az esetleges problémák megoldásában. Q A koordinátor feladatai

Tulajdonképpen minden, ebben a kiadványban említett önkéntes menedzsment elem az önkéntes program koordinátori munkájának alapja, feladata és felelős30

sége: az önkéntesek toborzásának, kiválasztásának, orientációjának, képzésének, az egyes önkéntesek szakmai támogatásának, fejlődése elősegítésének, az értékelésének, az elismerésének, a motiválásának, elbúcsúztatásának koordinálása. Ezen feladatok közül az önkéntes program koordinátorának a legfontosabb feladata és kihívása a szervezetben végezhető feladatok és az önkéntesek „összecsiszolása”. A munkatársak bevonásával összegyűjti mindazon feladatokat a borítékolástól a honlap készítésen át a kuratóriumi vagy szakmai fejlesztői tagságig, ahova önkénteseket lehet bevonni, majd ezekre a feladatokra megtalálja a kellően motivált, a feladat elvégzéséhez szükséges kompetenciákkal rendelkező embert, és egyértelmű meghatározással, elvárásokkal delegálja az adott feladatot. Ha ezt az alapot sikerült lefektetni, akkor ezek után motivációval, elismeréssel, értékeléssel, szakmai támogatással tudja az önkéntes hatékonyságát növelni. Jól áttekinthető és kezelhető adminisztráció, adatbázis nélkül az önkéntes koordinátor egyrészt nem tudja kellő hatékonysággal végezni munkáját, másrészt a szervezet szempontjából fontos, hogy az önkéntesekről őrzött adatok ne csak a koordinátor fejében, vagy esetlegesen legyenek feljegyezve, hanem mások által is hozzáférhetőek legyenek, azonban csak azok által, akiknek ez indokolt. Az önkéntesekről a szervezet elérésükhöz, beazonosításukhoz szükséges információkat gyűjthet, valamint a tevékenységhez tartozó eseményeket, észrevételeket, visszajelzéseket jegyezhet fel. Ennek a rendszeresen végzett dokumentációnak mind a szervezet, mind a koordinátori feladatot ellátó személy

óriási hasznát veheti például az önkéntesek értékelésénél, képzésénél, szakmai fejlesztésénél, kilépési beszélgetés alkalmával, vagy adományszervezésnél, de nagyon sok más kérdésre is választ adhatnak a tárolt adatok. A szervezetnek körültekintően kell eljárni mindennemű adat bizalmas és az önkéntes számára átlátható kezelése tekintetében. Az önkéntes koordinátor ismerete és bizonyos mértékű tapasztalata az önkéntes menedzsment témaköreiben alapvető elvárás. Nagyon sok ötletre lehet szert tenni az internet révén, vagy tapasztalatcseréken tanulni más szervezetek programjaiból. Ezen kívül ez a könyv is ezeknek az ismerteknek a bővítését célozza. Érdemes tehát az ilyen irányú fejlődésbe befektetni, hiszen a szervezet iránt érdeklődő önkéntesben rengeteg lehetőség, ötlet, lelkesedés és energia van, amit a koordinátor tud megfelelő hozzáállással és szakmai felkészültséggel meglátni, és a legeredményesebben felhasználni mind a szervezet, mind az önkéntes hasznára és örömére.

31

Q Kérdések:

o Van a szervezetben olyan munkatárs, vagy önkéntes, aki az önkéntesek koordinálási feladatait ellátja? o Egyértelmű feladatköri leírással rendelkezik, amivel a munkatársak is tisztában vannak? o Milyen módon határozza meg a szervezet az önkéntesek feladatait? o Hogyan támogatja a szervezet vezetése és a munkatársak az önkéntes koordinátor munkáját?

31

32

Az önkéntes program egyik kulcsszereplője a mentor. Sok szervezetnél azonban ez a szerepkör nem egy személyhez köthető. A fogadó szervezetben tevékenykedők megtartó közösségként támogatják egymást, az önkénteseket. Más szervezeteknél a mentori szerep egybeolvad a koordinátor vagy a vezető szerepével. Ettől függetlenül érdemes végiggondolni a mentorálást, mint önálló szerepkört, mivel az önkéntes program fenntarthatósága szempontjából a koordinálással egyenértékű jelentősége van. Q A mentor személye

Kihez illik leginkább a mentorálás feladatköre? Ez a szerepkör az önkéntes program működése során természetes módon is „kitermelődik”: az önkéntesek vagy az alkalmazottak között előbbutóbb lesz valaki, akihez - tapasztalatainál, személyiségénél fogva – könnyebben fordulnak az önkéntesek. A mentor az a személy, aki végigkíséri az önkéntest a fogadó szervezetbe való belépéstől kezdve a búcsúzásig. Feladata, hogy az önkéntest mindennapi tevékenységeinek elvégzésében, problémáinak kezelésében támogassa. Emellett segíti őt annak a megértésétben és tudatosításában, hogy tevékenysége hogyan kapcsolódik a fogadó szervezet működéséhez, és hogyan építi saját „önkéntes életútját”. A mentor akkor végzi jól a munkáját, ha jól ismeri az önkéntest, tisztában van azzal, hogy érzi magát, elégedett-e, van-e olyan esemény a személyes életében, mely az adott időszakban pozitívan vagy negatívan befolyásolja a munkához való hozzáállását, terhelhetőségét (pl. betegség a családban, munkahely33

váltás). Személyes, bizalmi kapcsolatban áll az önkéntessel, aki problémáival, kérdéseivel, aggályaival hozzá fordulhat. Ahhoz, hogy az önkéntes program gördülékenyen működjön, és az önkéntesek jól érezzék magukat a fogadó szervezetben, kellő elismerést és figyelmet kapjanak, a mentornak szoros szakmai kapcsolatban kell állnia a koordinátorral, aki az önkéntesek tevékenységének fő szervezője. A mentor személyének be kell érnie erre a szerepre. Célszerű olyan valakit választani, aki jól ismeri a fogadó szervezetet, kellő tapasztalattal, ismerettel rendelkezik az önkéntes programról. Ha a jelenlegi önkéntesek, munkatársak közül történik a kiválasztása, mindenképpen olyan személy kijelölésére kell törekedni, aki személyiségéből adódó-

A mentor akkor végzi jól a munkáját, ha jól ismeri az önkéntest, tisztában van azzal, hogy érzi magát, elégedett-e. an egyébként is „tyúkanyóként” vonzza magához az önkénteseket, akihez szívesen fordulnak panaszaikkal, és meghallgatásra találnak, ugyanakkor a fogadó szervezet részéről is hiteles, megbízható emberként ismerik el. Ez a „kettősség” azért nagyon fontos, mert a mentor közvetítő feladatot is ellát az önkéntesek, az alkalmazottak és a vezetők között. Időnként kerülhet olyan helyzetbe, amikor egy konfliktus kapcsán pártatlanságával, a mindkét fél általi elismertséggel segítheti a feszültségek kezelését. 33

Q A mentor feladatai

A mentor a koordinátor és az önkéntesek munkáját is segíti. Az önkéntes menedzsment folyamatában végig jelen van, aktívan részt vesz azokban az önkéntesekkel kapcsolatos feladatokban, ahol szükség lehet az önkéntesek támogatására, segítésére, vagy lehetősége van megismerésükre, szorosabb munkakapcsolat kialakítására (pl. kiválasztás, képzés, az önkéntesek által megvalósított tevékenységek). A koordinátorral együttműködésben, közösen döntenek az önkéntesek toborzásának, kiválasztásnak, képzésének, motivációjának, elismerésének módjáról, eszközeiről, megvalósításáról, hogy kiket vonnak be ezen feladatokba, és a koordinátorral megosztva végzik el azokat. Ebben a folyamatban a mentor az önkéntesekre koncentrál, az ő szemszögükből nézve segíti az önkéntes program működését, és szükség esetén az érdekeiket képviseli a koordinátor, a vezetés, az alkalmazottak felé. Nem minden önkéntes pozíció mellé szükséges mentor. Mint az önkéntes menedzsment minden területén, itt is figyelembe kell venni a feladatkörökkel járó sajátosságokat. A mentor szükségessége elsősorban az önkéntes által ellátott feladaton, és az azzal járó felelősség mértékén múlik, de fontos figyelembe venni az önkéntes személyiségét, adottságait is. Ha egy-egy önkéntes hosszabb ideje nem jelentkezik, a mentor az, aki megpróbálja elérni ő, érdeklődik arról, mi az oka távolmaradásának, és az önkéntessel közösen döntenek a továbbiakról. Tehát az önkéntesek megtartásában is fontos szerepet tölt be.

34

Q A mentor és a koordinátor együttműködése

A szervezeteknek fel kell készülniük a mentor és a koordinátor szerepének különválására. Az önkéntes program indulásakor gyakran egy karizmatikus személy vezetésével tartható a lendületesség, a lelkesedés, a gördülékenység; a vezető látja el a vezetői, koordinátori és mentori feladatokat egyaránt. Egy idő után a tevékenységek egyre sokrétűbbé válásával, az önkéntesek számának gyarapodásával azonban szükségessé válik, hogy legyenek olyan személyek, akik önálló feladatkörként viszik tovább a koordináláshoz és mentoráláshoz kapcsolódó teendőket. Ez két szempontból is nagyon hasznos lehet. Az egyik a mentori, koordinátori feladatokat ellátó személy szempontja. A fentebb leírtakból is jól látszik, hogy a mentor és a koordinátor egészen más oldaláról tekint az önkéntes programra. Ha ez a két feladatkör egy személyhez kötődik (és ha még a vezetés is hozzá tartozik), a szerepek összemosódása miatt előfordulhat, hogy a posztot betöltő személy kellemetlen helyzetbe kerül. Koordinátorként nem feltétlenül tud arról, hogy adott esetben az önkéntes milyen személyes problémák miatt nem végzi egy adott időszakban megfelelően a munkáját. Mentorként viszont ismeri személyes hátterét, problémáit, aktuális terhelhetőségét. Önmagával is ellentmondásba kerülhet, ha koordinátorként egy szigorú döntést hozna, de mentorként fontosabbnak tartja az önkéntes komfortérzetét. Az is elképzelhető, hogy mindkét érv, megoldás helytálló, és az adott helyzethez illeszkedő. Ha másvalaki tölti be a koordinátori szerepet, lehet, hogy

mentorként még inkább az önkéntes mellé tudna állni, a koordinátorral több szempontot számba tudnának venni, és mindenkinek a legjobb megoldást lehetne megtalálni. Itt kapcsolható be a másik, az önkéntes szempontja is. Ha ugyanaz a személy lát el koordinációs és mentori feladatokat, az önkéntes honnan tudja, mikor fordulhat hozzá szervezési kérdéssel, és mikor ülhet le vele egy kis időre „panasznapot” tartani? Emellett vannak olyan dolgok, melyekről szívesen, gond nélkül beszélget a koordinátorral, de a személyes, bizalmi kapcsolati alapból adódóan bizonyos kérdéseket, személyes problémákat valószínűleg csak a mentorral osztana meg. Ez a kettősség gátakat építhet a kapcsolatokba, és megnehezítheti az önkéntessel való munkát, motiválását, az önkéntes programban való megtartását. Amennyiben a mentor szerepe indokolt, a mentor és a koordinátor szerepének különbségeit az önkéntességre vonatkozó szervezeti irányelvekben érdemes rögzíteni.

35

Q Kérdések:

o Milyen szempontok alapján választja ki a szervezet az önkéntesek mentorát? o Tisztázott a mentor és a koordinátor szerepe és feladata közötti különbség? o Mi a szervezet elvárása a mentortól? o Miként vesz részt a mentor az önkéntes értékelésében?

35

36

Ha egy fogadó szervezet hosszú távon számít önkéntesekre, tudatosan kell foglalkoznia azzal, hogyan motiválja őket annak érdekében, hogy minél tovább segítsék tevékenységeikkel a szervezetet. Nem elég jól toborozni, kiválasztani, kiképezni, orientálni az önkénteseket. Már az első kapcsolatfelvételtől időt és energiát kell szánni arra, hogy megismerjük, milyen motivációi vannak az önkéntesnek, mi az, ami hosszútávon a fogadó szervezetnél tarthatja őt. Q Az önkéntesek motivációi

Az önkéntesek motiválása (nagyon leegyszerűsítve) lényegében arról szól, hogyan tegye érdekeltté a fogadó szervezet az önkéntest abban, hogy azt tegye, amire a szervezetnek szüksége van, és közben azt érezze, neki is erre van igénye. A motiváció

A motiváció tehát az a hajtóerő, mely átitatja az önkéntességet, és segít értelmet adni annak. tehát az a hajtóerő, mely átitatja az önkéntességet, és segít értelmet adni annak. Hogy mi motiválja az önkénteseket? Többek között a csapathoz való tartozás, a nemes, adott esetben konkrét célért való tevékenykedés lehetősége, a munkatapasztalat szerzése egy adott területen és a kapcsolatépítés. Ezeken túl azonban lehetnek olyan személyes, kevésbé általános tényezők, melyek feltárásáért érdemes mélyebben megismerni az önkéntest: milyen a személyisége, milyen a munkához való hozzáállása, milyen érdeklődési 37

területei vannak, és természetesen, hogy mi az, ami számára ösztönző. A megismerésre való törekvés már önmagában is egy nagyon fontos motiváló eszköz, hiszen ez a nyitottság, kellő mértékű kíváncsiság azt közvetíti felé, hogy fontos a személye. Q Mi a szerepe a motiválásnak a megtartásban?

Az önkéntesek motiválása és megtartása szorosan összefügg egymással, de mégsem lehet egyértelműen kimondani, hogy akkor működik jól a motiválás, ha az egyes önkénteseknek minél hosszabb ideig tart a kapcsolata a fogadó szervezettel. Van, akiben ugyanis a kíváncsiság, az új dolgok kipróbálása a legnagyobb motiváló erő, pl. ha valaki több tevékenységben ki akarja próbálni magát. Másokat viszont kevésbé ösztönöz maga az önkéntes tevékenység, sokkal fontosabb számukra a társaság, az itt kötött barátságok, és lehet, hogy emiatt maradnak akár hosszú évekig a fogadó szervezetnél. Van, aki az elején hosszú távon gondolkodik, de idő közben az élete úgy alakul, hogy már nem a kezdeti motivációk ösztönzik (pl. kevesebb az ideje, úgy érzi itt mindent megtanult, amit lehetett). Az is előfordulhat, hogy egy másik szervezet kínál számára olyan lehetőséget, mely jobban illeszkedik külső körülményeihez, belső motivációjához. Q Hogyan motiválhatóak az önkéntesek?

Az egyik önkéntes folyamatosan, és aktívan közreműködik a fogadó szervezet tevékenységeiben - ő az úgynevezett állandó önkéntes, - a másik pedig az időszakos, aki időnként akár telje37

sen háttérben marad, máskor viszont teljes aktivitással jelen van. Lehetséges, hogy mindkettő kellőképpen motivált a szervezet által. Jól működik a motiváció, ha a szervezetben állandó és időszakos önkéntes tevékenységre is lehetőség van. Ez azt jelenti, hogy a szervezet rugalmasan, az önkéntesek belső ösztönző erőit, és a különböző élethelyzeteikből adódó változásokat is figyelembe tudja venni. Az önkéntesek motiválásának egyik módja a személyes motiválás. Ide tartoznak, a teljesség igénye nélkül: a személyes érdeklődés, odafigyelés, a pozitív megerősítések, dicséretek, visszajelzések adása, az önkéntes egyéni képességeinek, igényeinek figyelembevétele a tevékenységek alakítása során. Tehát azok a hétköznapi, gyakran apróságnak tűnő gesztusok, melyek észrevétlenül, de jelentősen meghatározzák a vele való kapcsolatot. Ezen a szinten kulcsfontosságú szerepe van annak a személynek, aki közvetlen, napi kapcsolatban van az önkéntessel (pl. koordinátor, mentor). Itt kap jelentőséget személyének, szeretetnyelvének ismerete, és az a bizalomra épülő kapcsolat, mely talán a legfontosabb a megtartás szempontjából. A másik a szervezeti szintű motiváció, melyet meghatároz a szervezet kultúrája, szokásai, kommunikációja, az önkéntesek helye a szervezet életében, tulajdonképpen minden, ami magát a fogadó szervezetet meghatározza. Ide sorolható pl. ha az önkéntesek a szervezet logójával ellátott egyforma kendőt, pólót, bögrét stb. kapnak, amelyet tevékenységük során is használni tudnak. Nagyon hatékony lehet, ha időnként a médiában megjelenik a fogadó szervezet önkéntes programjáról, az ő bevonásukkal egy-egy híradás, interjú. 38

Minden eredményes, ami a csapathoz való tartozást, az önkéntesség megbecsültségét közvetíti akár közvetlenül a szervezetben, akár a külső kommunikációban. Szervezeti szintű motiváció az is, ha a fogadó szervezet meg tudja teremteni az önkéntes tevékenység gazdagításának lehetőségét, tehát az önkéntesnek nem mindig ugyanazt a munkát kell végeznie. Ezenkívül igen ösztönző lehet, ha van tanulási, előrelépési lehetősége az önkéntesnek, pl. egy önkéntes is eljuthat oda, hogy önálló programja lesz a szervezetben. Az is nagyon jó, ha létezik az önkéntes előrelépésére vonatkozó rendszer (a juttatásra, a jogokra, a munka tartalmára, a képzéseken, konferenciákon való részvételre). Q Az önkénteseknek nyújtott juttatások

Ahhoz, hogy az önkéntesek biztonságban végezhessék feladataikat, szükség lehet munkaeszközökre, védőfelszerelésre. A fogadó szervezet köthet biztosítást is a munkavégzéssel összefüggésben. Ezek olyan juttatások, melyek az önkéntes biztonságos munkavégzéséhez járulnak hozzá. Emellett a szervezet megtérítheti az önkénteseknek tevékenységük kapcsán felmerülő költségeiket is (pl. útiköltség, telefon, étkezési és lakhatási támogatás stb.). Vannak olyan juttatások is, melyek elsődleges célja az önkéntesek motiválása, megtartása. Ide sorolhatók az egyéni és szervezeti motiváció mindazon eszközei, melyekről fentebb már szóltunk. A juttatások nyújtásának lehetősége az önkéntesek feladatainak végzéséhez szükséges eszközöktől, körülményektől és a fogadó szervezet lehetőségeitől függ.

Q Kérdések:

o Milyen módszert alkalmaz a szervezet az önkéntesek motivációinak feltérképezésére? o Milyen sikeres példák vannak a szervezetben az önkéntesek motivációjának erősítésére? o Milyen nem pénzbeli juttatásokat kapnak az önkéntesek?

39

39

40

Az önkéntesek elismerése, tevékenységükért való köszönetnyilvánítás több mint egy gesztus, hiszen az egyik legfontosabb motiváló eszköz (mint ahogy azt a motivációról szóló fejezetben már hangsúlyoztuk), másrészt mivel az önkéntes nem kap pénzbeli fizetést a „munkájáért”, így az elismerés rendszerének kidolgozása ugyanolyan fontos, mint az alkalmazottaknál a bérezés rendszerének a kialakítása. Q Miért fontos az elismerés, köszönetnyilvánítás?

Az alkalmazottakkal ellentétben az önkéntesek nem pénzért tevékenykednek. Ez azonban nem azt jelenti, hogy nincs is szükségük elismerésre. Fontos, hogy a köszönetnyilvánítás beépüljön a szervezeti kultúrába, hagyománya, rítusa legyen. Ez nem egyszeri alkalom, hanem egy folyamatosan működő őszinte megerősítés, mely működhet formálisan és spontán megnyilvánulásként is. Q Az elismerés, köszönetnyilvánítás lehetőségei

Ha a fogadó szervezet munkatársai és önkéntesei számára alapvető hozzáállás egymás tiszteletben tartása, megbecsülése, és ezt bármilyen egyszerű módon jelezni tudják egymás felé, elmondhatjuk, hogy a spontán elismerés működik. Ez a pozitív gondolkodás, viszonyulás jótékonyan hat a munkára és a hangulatra is, így használható akár motiváló eszközként is. Az elismerés, köszönetnyilvánítás lehet személyes vagy csoportos, történhet négyszemközt, az önkéntes csoport vagy az egész szervezet előtt, de a nyilvánosság felé történő külső kommunikáció során is. 41

A köszönetnyilvánításra bármilyen eszköz jó lehet, ami illeszkedik a fogadó szervezethez, az önkéntes programhoz, az önkéntes személyéhez. Adhatjuk direkten (pl. évente egyszer az egész szervezet nyilvánossága előtt, valamilyen jutalom átadásával összekötve), és kevésbé direkten (pl. egy program lezárása kapcsán készített kiadvány lapjain megjelenítve az önkénteseket). Legyünk kreatívak, és vonjuk be a munkatársakat is a szervezet köszönetnyilvánítási eszközeinek kitalálásába. Emellett járjunk nyitott szemmel, gyűjtsünk ötleteket más

Fontos, hogy a köszönetnyilvánítás beépüljön a szervezeti kultúrába, hagyománya, rítusa legyen. Ez nem egyszeri alkalom, hanem egy folyamatosan működő őszinte megerősítés, mely működhet formálisan és spontán megnyilvánulásként is. szervezetektől, de akár olyan helyekről is (pl. egy profitorientált vállalat), ahol nem működik önkéntes program. Lehet, hogy onnan kapunk ihletet vagy konkrét ötleteket, ahonnan nem is számítunk rá. Adhatunk apró ajándéktárgyakat (pl. a szervezet logójával ellátott bögrét, tollat, mappát, pólót stb.), jutalom programokat (pl. szakmai konferencián, bográcsozáson, külföldi úton való részvétel lehetőségét), készíthetünk dicsőségtáblát vagy oszthatunk pénzjutalmat is. Kevésbé direkt módon kiemelhetjük az önkéntest, pozitív példaként állíthatjuk a többi41

ek elé, vagy pl. személyes megjelenést biztosíthatunk a médiában a fogadó szervezetről megjelenő anyagban. A lehetőségeknek csupán a fantáziánk korlátai szabhatnak határt. Mivel a köszönetnyilvánítás gyakran pénzbe kerül, ezért az önkéntes program éves költségvetésében tudatosan helyet kell kapjon. Nagyon fontos, hogy az elismerés, akár egy személytől jövő vagy szervezeti szintű - és annak legapróbb megnyilvánulása is hiteles és őszinte legyen. Ha így történik, akkor bármi jó lehet, akár egy vállveregetés is. Emellett érdemes azt is végiggondolni, hogy ki által történjen a köszönetnyilvánítás. Az apróbb, spontán, és a mindennapokba belesimuló elismerések közvetítője leginkább az lehet, aki napi kapcsolatban van az önkéntessel a fogadó szervezet részéről (pl. mentor, koordinátor, alkalmazottak). Ha az önkéntesek szempontjából az elismerést szükséges hangsúlyozottabbá, szertartásosabbá tenni (pl. egy nehéz feladatokkal járó időszak, vagy valamilyen kampányprogram lezárásakor), a megfelelő személy kiválasztásával is segíthetjük ezt pl. a szervezet vezetője, az önkéntes programot igénybe vevő személy vagy csoport, esetleg egy külső elismert személyiség által.

42

Q Kérdések:

o Melyek a szervezet eredményes elismerési gyakorlatai, módszerei?

o Ki figyel a szervezetben arra, hogy az önkéntesek elismerése rendszeres legyen? o Milyen alkalmakhoz köti a szervezet az önkéntesek elismerését? o Mi a szerepe a szervezet vezetőjének az önkéntesek elismerésében?

43

43

44

Ahol munkavégzés folyik, ott az ellenőrzés és az értékelés, majd a tapasztalatok visszacsatolása elemi érdek, hiszen csak ezáltal lehet elkerülni, hogy újból

Nem kérdés, hogy az önkéntesek számonkérésére, ellenőrzésére és értékelésére a fogadó szervezetnek joga és szüksége van ahhoz, hogy magas színvonalú önkéntes programot működtethessen. és újból elkövessük ugyanazokat a hibákat. Így van ez az önkéntes tevékenységre vonatkozóan is. Mégis, ezek az önkéntes menedzsment elemek az önkéntes program érzékeny pontjai. Nem kérdés, hogy az önkéntesek számonkérésére, ellenőrzésére és értékelésére a fogadó szervezetnek joga és szüksége van, hogy magas színvonalú önkéntes programot működtethessen. Az sem kérdés, hogy az önkéntesnek joga és szüksége van arra, hogy tevékenysége valamilyen módon mérhető legyen, és hogy rendszeres időközönként korrekt visszajelzést kapjon. Q Miért van szükség az önkéntesek ellenőrzésére, számonkérésére, értékelésére?

A fogadó szervezetek azzal, hogy elkezdenek önkéntesekkel dolgozni, egyben felelősségteljes terhet is vesznek magukra. Értelmes, mások számára is hasznos feladatokat kell adniuk az önkénteseknek, érzelmi és szakmai támogatást is biztosít45

va. A szabadidejüket, tudásukat felajánló emberek is felelősséget vállalnak, amikor belépnek a fogadó szervezetbe. Az általuk ellátott feladatok során lojálisnak, elkötelezettnek kell lenniük a szervezet iránt. Ezek a kölcsönös felelősségek jogosítják fel mindkét felet a számonkérhető munkára. Ahhoz, hogy az ellenőrzés, számonkérés és értékelés korrekten és az együttműködést segítő módon valósulhasson meg, az önkéntes program alapvető működéséhez szükséges dolgoknak megfelelően kell működniük. Q Az önkéntessel kötött megállapodás jelentősége

Az önkéntessel kötött megállapodás az önkéntes tevékenység kereteit határozza meg. Bizonyos esetekben elegendő, ha csupán szóban köttetik, de minél hosszabb időre, minél összetettebb, nagyobb felelősséggel járó feladatokat lát el az önkéntes, annál inkább ajánlott írásban is rögzíteni. A megállapodás vagy szerződés minden esetben az önkéntes bevonásával történjen, a fogadó szervezetbe történő orientáció során. Ez azért fontos, mert ahhoz, hogy értelmezhető legyen, szükséges, hogy az önkéntes tisztában legyen a fogadó szervezet működésével, szervezeti irányelveivel, tevékenységeivel. A megállapodásban kerülnek rögzítésre az önkéntes konkrét feladatai, kötelességei, a tevékenységekre szánt időkeretek, a fogadó szervezet által biztosított szakmai és technikai háttér, az önkéntest segítő szereplők, feladataik, felelősségeik, a fogadó szervezet által nyújtott juttatások, tehát minden, ami konkréttá és megfoghatóvá teszi az együttműködést. Szánjunk időt a megállapodás akár többszöri, nyugodt körülmények közötti 45

megbeszélésére. Legyen mód arra, hogy mindenki megfogalmazhassa kérdéseit, kételyeit, és a megállapodás mindkét fél számára megnyugtató módon kerüljön véglegesítésre, hiszen ez az együttműködés alapja, továbbá a számonkérés, értékelés egyik alapköve is. Fontos, hogy a számszerű kereteken túl a minőségi elvárások is bekerüljenek a szervezet részéről, és ami ennél is fontosabb, hogy az önkéntes is meg tudja fogalmazni az elvárásait. Már az elején érdemes tisztázni, ha bizonyos elvárásoknak az önkéntes nem tud, vagy nem akar megfelelni. A szervezet oldaláról is fontos tisztázni, hogy mi az amit tud teljesíteni és mi az amit nem. Érdemes arra is időt hagyni, hogy az önkéntes kipróbálja magát a tevékenységben és a konkrét tapasztalatok

Már az elején érdemes tisztázni, ha bizonyos elvárásoknak az önkéntes nem tud, vagy nem akar megfelelni. tükrében tudja elvárásait megfogalmazni. Ebben az előre meghatározott próba időszakban még nincs tere a számonkérésnek. Ez az elvárások kölcsönös tisztázásának időszaka. Az írásos szerződés a próbaidőszak végén kerül aláírásra. Q A dokumentáció szerepe az ellenőrzésben, értékelésben, számonkérésben

Akár a megállapodásban is rögzíteni lehet, hogy az önkéntes tevékenységét milyen adminisztráció kíséri. Olyan dokumentumokról van szó, melyek alapján nyomon 46

követhető, milyen feladatokat lát el az önkéntes, milyen időkeretek között, milyen tartalommal (pl. jelenléti ív, tevékenységkísérő lap, visszajelző lap). Fontos, hogy ezek az iratok ne önmagukért, értelmetlenül szülessenek, hanem a szervezetre és önkéntes tevékenységre szabottan, a munka gördülékenységét elősegítő módon. A folyamatos dokumentálás megvalósulásával lényegében az ellenőrzés is megvalósul. A valóban a tevékenységre szabott, értemes dokumentáció önmagában is ösztönző lehet a minőségi munkavégzésre. Q Mentoráló, értékelő beszélgetés

Az eddig leírtak után következzen a legfontosabb hozzávaló az értékeléshez, számonkéréshez: az „emberi tényező”, a személyes kapcsolat. Ideális esetben koordinátor és mentor közreműködésével valósul meg az önkéntes program. A koordinátor látja át a szervezet önkéntes programját, ő tudja, hogy hova hány önkéntes kell, milyen feladatok várnak rájuk, a koordinátor osztja ki a feladatokat. A mentor inkább az önkéntes személyével foglalkozik, ő ismeri legjobban az önkéntest, segíti, támogatja őt. A mentor és a koordinátor jó együttműködése teszi a számonkérést teljessé, minden részletre kiterjedővé. Az önkéntessel kapcsolatos tapasztalataik egyesítik a tevékenység mérhető tényeit (mikor, hol, mit csinált) és azt, hogy hogyan végezte munkáját (hozzáállása, erősségei, hogyan érezte magát). Ehhez is jó szolgálatot tehetnek adminisztratív eszközök, pl. az önkéntes tevékenységéről szóló értékelő lap és a fentebb leírt, az önkéntes tevékenységét kísérő

dokumentáció. Fontos, hogy a koordinátor és a mentor ezeket a tapasztalatokat rendszeresen megosszák egymással. A számonkérésre, értékelésre legjobb alkalom rendszeres időközönként úgynevezett mentoráló, értékelő beszélgetést folytatni, mely többnyire négyszemközt, a mentor és az önkéntes között zajlik. A mentoráló beszélgetés egy tudatosan felépített, az önkéntes fejlődését segítő lehetőség, mely általában a következő kérdések mentén zajlik.

a szervezetre nézve hátrányos lehet. Egyre több szervezet biztosít egyéni vagy csoportos szupervíziót munkatársai számára. Az ilyen alkalmakat megfelelő képesítéssel rendelkező külső szakemberek tartják. Az önkéntesek által végzett tevékenység fényében érdemes végiggondolni, hogy megoldható-e a szupervízió biztosítása az önkéntesek számára, akár az alkalmazottakkal együtt, akár külön csoportban vagy egyénileg. Q Kérdések:

o Hogyan érezzük magunkat a szervezetben? (ráhangolódást, érzelmi kapcsolódást segíti) o Visszautalás korábbi beszélgetésekre, amik kapcsolódhatnak a mostani időszakhoz. o Feladatok mennyiségi, minőségi értékelése mindkét fél részéről. Mit csinál, milyen tevékenységben vett részt az utolsó beszélgetés óta? o Milyen problémái voltak/vannak az önkéntesnek? o Hogyan sikerült megoldani a problémákat? o A jelenlegi problémákra megoldási javaslatok közös kidolgozása. o Az önkéntes pozitív megerősítése (az erősségei, konkrét sikerek számbavétele) o Miben kell fejlődnie az önkéntesnek? Milyen segítséget kap ehhez?

o Hogyan dokumentálja a szervezet az önkéntesek tevékenységét, eredményeit? o Kitől, kiktől kap az önkéntes visszajelzést munkájára vonatkozóan? o Mit tesz a szervezet, ha az önkéntes nem felel meg a szervezet elvárásainak, a megállapodott feladatokat nem végzi el?

A rendszeres, előre tervezhető mentoráló, értékelő beszélgetések mellett természetesen lehetőség van a spontán beszélgetésekre, számonkérésre, ha a fogadó szervezet, vagy az önkéntes részéről olyan probléma merül fel, mely veszélyezteti a sikeres feladatmegoldást, vagy 47

47

48

Az önkéntes kilépése a szervezetből mind az önkéntes, mind a szervezet számára fontos momentum, ezért azt megfelelő szakértelemmel és pozitív hozzáállással végezve, a szervezet önkéntesek iránti megbecsülését és nyitottságát bizonyítja. Az önkéntesek nem csak akkor fontosak a szervezetnek, amikor épp annak aktív tagjai, hanem akkor is, amikor úgy határoznak, hogy más szervezetnél folytatják munkájukat. Q Az önkéntes kilépése a szervezetből

Az önkéntesek különböző motivációk alapján választanak szervezetet önkéntes tevékenységük helyének. A sikeres együttműködés az önkéntes és a fogadó szervezet között akkor valósul meg, amikor a szervezet az önkéntes tevékenységre

Az önkéntesek nem csak akkor fontosak a szervezetnek, amikor épp annak aktív tagjai, hanem akkor is, amikor úgy határoznak, hogy más szervezetnél folytatják munkájukat.

amelyek elmozdíthatják a kialakult állapotot. Ezt nagyon sok tényező befolyásolja, és ha egy szervezet meg is tesz mindent, hogy ez a lehetőségekhez mérten fennmaradjon, akkor is sokszor elérkezik az a pont, amikor az önkéntes és a szervezet közötti „illeszkedési pont” elhalványul, majd meg is szűnik. A kilépési szándék kiindulhat a szervezet részéről vagy az önkéntes döntése alapján. A szervezet, amikor nem látja azt, hogy az önkéntes eredményesen tud céljainak megvalósításához hozzájárulni vagy nem tud az önkéntesnek olyan tevékenységet biztosítani, ami az elvárásoknak megfelelne, megválik önkéntesétől. Az önkéntes oldaláról nézve ugyanez történik, amen�nyiben tevékenységében (megszűnt az a program, amiben részt vett, személyi, szervezeti kultúrában történt változások, az önkénteseknek nyújtott szolgáltatások megváltozása), illetve saját életében (családi állapota, élethelyzete változott meg, befejezte tanulmányait, és már nem tud annyi időt és energiát fordítani az önkéntes tevékenységre, másik városba, országba költözött) változás következik be. Ezen felül az is oka lehet a távozásnak, ha a kiválasztáskor a szervezetnek nem sikerült érdeklődésének és kompetenciájának megfelelő tevékenységet kínálnia. Mindkét félnek el kell tudnia ezt fogadni, mert ez a kapcsolat természetének része. A szervezet feladata és felelőssége az, hogy ezt megfelelő módon zárja le.

való kiválasztásnál, és a továbbiakban a munkaszervezésnél is figyelembe veszi az önkéntes motivációját, érdeklődését és kompetenciáit, az önkéntes elköteleződik a szervezet iránt, és a közös megállapodás alapján végzi tevékenységét. Vagyis megtörténik, majd kialakul Q Amikor a szervezet úgy dönt, hogy megválik egy önkéntestől... a szervezet és az önkéntes egymással szembeni elvárásainak kielégítése. Ez egy adott állapotra és időszakra vonatkozik. Az, hogy egy szervezet hogyan válik meg Akár az önkéntes által végzett tevékeny- egy önkéntestől, nagyban meghatározségben, akár az önkéntes életében termé- hatja az önkéntes későbbi hozzáállászetszerűen történnek olyan változások, sát más önkéntes tevékenységekhez. 49

49

Fontos, hogy az önkéntes elbocsátása az utolsó megoldás legyen, csak ha már mindkét fél ezt tartja a legjobb megoldásnak. Több lehetőség is van a változtatásra. Néhány lehetséges ötlet:

a szervezetben végzett tevékenységének áttekintésére, fejlődésének tudatosítására, gondolatainak, érzéseinek kinyilvánítására. Szerencsés ezt az inkább beszélgetésnek, mint interjúnak értelmezhető alkalmat nyugodt, kellemes körülmények között lefolytatni. Az, hogy ki vegyen részt ezen a beszélgetésen, a szervezet határozza meg, de mindenképp azon munkatársak jelenléte szükséges, akikkel az önkéntes kapcsolatban volt, így az önkéntes koordinátor, a mentor és a szervezet vezetője, amennyiben ezt a szervezet adott esetben fontosnak tartja. Hasznos minden beszélgetésen olyan alapkérdésekre választ kapni, mint:

o a számonkérés, ellenőrzés megismétlése, lehet, hogy átsiklottunk egy fontos részleten, o újraképzés, ha megváltoztak a feladatvégzés körülményei, vagy az ahhoz, kapcsolódó elvárások, o új feladatkijelölés, ha megváltoztak az önkéntes képességei, körülményei (pl. kevesebb ideje van, vagy betegség után megváltozott fizikai képességek) o revitalizálás, ha kiégés veszélye vagy esete áll fenn. o hogyan értékeli az önkéntes saját és Az ötleteknek csak a képzelet szaba szervezet munkáját, hat határt. A lényeg, hogy a megol- o miként látja fejlődését, milyen tapaszdás mind a szervezet mind pedig az talatot, kompetenciákat szerzett önkénönkéntes számára kielégítő legyen. tes tevékenysége alatt, o mit visz magával, amit az önkéntes tevéQ A kilépési beszélgetés kenysége alatt kapott, mi távozásának az oka, Bármi legyen is a távozás oka, a kilépési o a szervezet önkéntes programjával interjú lehetőséget ad ezen okok feltárásákapcsolatban mit tart jónak és mi az, amin szívesen változtatna

A kilépési interjú célja a szervezet számára egy folyamat lezárása, az önkéntes tevékenység tanulságainak összegzése. ra, visszajelzésekre, ami mind az önkéntes, mind a szervezet számára igen tanulságos lehet. A kilépési interjú célja a szervezet számára egy folyamat lezárása, az önkéntes tevékenység tanulságainak összegzése, ezen túl fontos, hogy ez a beszélgetés az önkéntesnek alkalmat adjon 50

A beszélgetés tartalmának dokumentálása több szempontból fontos. Egyrészt a szervezet nagyon sokat tanulhat abban a tekintetben, hogy melyek azok a pontok, ahol az önkéntesekkel való kapcsolat több figyelmet érdemel és, hogy milyen kérdéseket érdemes átgondolni. Bár ez elsősorban az önkéntes koordinátor feladata, az egész szervezet érdeke, így a tanulságokat mások is fel tudják használni. Fontos, hogy a beszélgetés párbeszéd legyen és ne vita. A megfelelő módon történő, konkrétumokra utaló visszajelzések mind-

két félnek fejődési lehetőséget jelente- Q Az önkéntes kilépése után nek, melyhez nyitottságra és elfogadásra van szükség. Amennyiben szükségesnek Sokat veszíthet az a szervezet, aki látszik, érdemes külső levezetőt alkal- az önkéntes távozása után teljesen lezártmazni, aki odafigyel arra, hogy a kilépé- nak tekinti az „ügyet”. Amennyiben az si beszélgetés valódi párbeszéd legyen. önkéntesnek pozitív tapasztalata volt, és érezte azt, hogy az ő hozzáadott ideje, Q Útravaló energiája, ötletei közelebb vitték a szervezetet célkitűzése megvalósításában, akkor Ez a formálisabb értelemben vett utolsó ez az élmény egész életét végig fogja beszélgetés alkalmat ad a szervezetnek, kísérni. A szervezet így egy két lábon hogy köszönetét fejezze ki az önkéntes- járó népszerűsítő „programmal” gazdanek a szervezetben végezett tevékenysé- godik, ami a közeli, vagy távolabbi jövőgéért. A kilépési beszélgetésen túl, vagy ben mindenképp hasznot hozhat mind azt kiegészítve kialakíthat egy gyakorlatot céljának, érdekeinek képviseltében arra, hogy miként búcsúzik önkénteseitől. mind a szervezet pozitív megítélésében, Az önkéntes tevékenységet igazoló írásos s nem utolsó sorban, az adománydokumentum nem csak gesztusértékű, szervezésben. A szervezetnek megvan de az önkéntes hasznát veheti jövőbeni a lehetősége, hogy „volt” önkénteseimunkakeresésében is. Hosszútávú önkén- nek tájékoztatást küldjön programjairól, tes tevékenység után a tevékenység végzé- eredményeiről hírlevél, vagy akár más se során elsajátított, fejlesztett kompeten- formában, és felkínálja az újracsatlakozás ciák, képességek összegyűjtése nemcsak lehetőségét. szóban hasznos a kilépési beszélgetés részeként történő értékeléshez, hanem az Q Kérdések: írásos formát az önkéntes többféle módon is fel tudja használni. (Ezt a munkát segíti, o Milyen kérdésekre kíván a szervezet választ kapni a kilépési beszélgetés az Önkéntes Központ Alapítvány egy korábsorán? bi programjában kidolgozott ún. „Kompetencia Portfóliója”, mely az alábbi internet o Mi a gyakorlat/elképzelés a kilépési beszélgetések tanulságainak, címről letölthető: www.oka.hu/alap. az önkéntestől érkező visszajelzések php?inc=dsp&menu_id=23&almenu_id=7) szervezeten belüli megosztására és A szervezet ugyancsak vállalhatja, az önkéntes program fejlesztési hogy az önkéntes referenciának adja folyamatába való beillesztésre? meg egy munkatársát. Mindezek az önkénteseknek talán az adott pilla- o Mi a célja a szervezetnek az egykori önkénteseivel való kapcsolattartással? natban nem is tudatosult, de a jövőben különleges értéket és lehetőséget jelentenek, másrészt ez a fajta elismerés hosszú távon (még ha esetleg voltak is konfliktusok) az önkéntesben a pozitív kép kialakulásának az esélyét növeli. 51

51

52

Az intézményi önkéntes programok nem mazottként kíséri őket, pár kedves szóval, civil szervezeti, hanem valamilyen önkor- odafigyelésselcsökkenthessefeszültségeiket. mányzat vagy a kormányzat által fenn- A jól mûködô önkéntes program bár idô és tartott intézményben valósulnak meg. energia befektetéssel jár, hathatós segítSpecialitásuk abban áll, hogy egy megle- séget nyújthat az alkalmazottak számára is. vő intézményi struktúrában, kevésbé civil, mint inkább az adott intézményi kezde- Q Miben más az intézményi önkéntes program? ményezésre jönnek létre azzal a céllal, hogy humánusabbá, emberközpontúbbá tegyék a már meglevő szolgáltatásokat. Az, hogy egy önkéntes program jól működik–e, hogy az önkéntesek, a fogadó szerQ Az intézményi önkéntes program vezet szereplői, a tevékenységeket igényjelentősége bevevők elégedettek–e, nem attól függ, hogy a program milyen háttérrel valósul Intézményi önkéntes program bármely meg. Ennél sokkal fontosabb, hogy az állami fenntartású szolgáltató vagy önkéntes program mennyire elfogadott közhasznú feladatokat ellátó intézmény- az adott szervezet vezetője és a munkaben működhet. Ezek az intézmények társai által, hogy mennyire illeszkedik beépülnek mindennapjainkba, természe- a szervezet által nyújtott szolgáltatátes módon vesszük igénybe őket: óvodá- sok, programok sorába, továbbá hogyan ba, iskolába járnak a gyermekeink, ha valósulnak meg, mennyire tudatosak, és betegek vagyunk, kórházban kezelnek jól szervezettek az önkéntes menedzsbennünket; a munkahelyünkre busszal, ment elemekhez kapcsolódó feladatok. vonattal utazunk; ha anyagi vagy szociális gondjaink vannak, felkeressük a helyi Q Kérdések: családsegítő szolgálatot. Időnként azonban elveszünk a bürokratikus útvesztők- o Milyen elvárásai vannak az intézménynek az önkéntesek fogadásával kapcsoben, elégedetlenek vagyunk, pedig ezek az latosan? intézmények alapvetően értünk jöttek létre. Azok a részben vagy teljesen kormányza- o Milyen módon vonja be a vezetés a munkatársakat az önkéntes prograti, önkormányzati fenntartású intézmémot érintő döntésekbe, illetve nyek nyitnak az önkéntesek világa felé, az önkéntesek beilleszkedésébe? melyek felismerik, hogy törvényi keretek között történő, szabályosan megvalósuló, o Milyen speciális képzéseket tud ajánlani az intézmény önkénteseinek? kötelező feladataik ellátását hatékonyabbá, emberségesebbé, a maguk számára is kellemesebbé tehetik így. Például egy kórházi önkéntes program segíthet abban, hogy a szorongásokkal telve vizsgálatokra érkező ambuláns betegek eligazodjanak a kórház épületében, vagy hogy a várakozás óráiban egy önkéntes, aki nem betegként, és nem fehér köpenyes alkal53

53

54

A vállalati önkéntesség már nem is annyi- Q A vállalati önkéntesség lehetőségei ra új fogalom a magyarországi vállalatok, civil szervezetek, intézmények körében A vállalati önkéntesség több formában sem. A cégek kezdenek nyitottá válni arra, is megjelenik a gyakorlatban. Magyarhogy a pénz és természetbeni adományo- országon ezek közül ma még főként az kon kívül CSR tevékenységükben egyre a fajtája az elterjedt, amikor a vállalat nagyobb szerepet szánjanak a vállala- munkatársai csoportként, egy vagy több ti önkéntes programoknak, és önkéntes nap folyamán egy vagy több általuk kivátevékenységgel is támogassák az álta- lasztott szervezetnél, intézménynél szakluk kiválasztott non-profit szervezeteket. értelmet nem, vagy csak kis mértékben A kölcsönös, egyenrangú együttműkö- igénylő önkéntes tevékenységet végeznek. déshez, melyből mindkét fél profitálhat, Ezek révén betekintést nyernek a fogaigen fontos a civil oldal magas szintű felké- dószervezet, intézmény munkájába és közvetett módon, az adott szervezet, intézszültsége. mény környezetének szebbé tétele folyQ Vállalati felelősségvállalás tán járulnak hozzá céljaik eléréséhez. A csoportok nagysága 10-től akár 200 főig is Mielőtt belemélyedünk a civil szerveze- terjedhet, így nagyon látványos és kézzelteket leginkább érintő vállalati önkén- fogható eredményeket tudnak elérni. tesség részleteibe, mindenképpen tisz- Mint bármely más típusú önkéntességtázni kell a kiindulási pontokat. Mit is nél, itt is csak úgy van értelme bevonni a takar ez a három betű: CSR (Corporate csoportot a tevékenységbe, ha olyan konkSocial Responsibility), magyarul válla- rét feladatok vannak, amelyeket a különlati társadalmi felelősségvállalás? böző képességekkel rendelkező tagokból Egy vállalat pozitív irányú társadal- álló csoport is el tud végezni úgy, hogy mi szerepvállalását jelenti, mely során mindenki megtalálja benne a számára szociális és környezeti szempontokat leginkább elfogadhatót és élvezhetőt. Épp is figyelembe véve a közösség jólét- e kihívásból adódóan ezeken az alkalmaének érdekében folytat önkéntesen, kon az önkéntesek többnyire olyan könnyű szabadon választott üzleti gyakorla- fizikai munkákat szoktak végezni, mint tot és ezt erőforrásaival is támogatja. például a festés, tereprendezés, ültetés, A gyakorlatban ez kiterjedhet technoló- felújítási munkákban való részvétel, stb. giájának környezettudatos fejlesztésétől A közös csoporttevékenységben való részdolgozóinak magas szintű munkakörül- vétel, a közös élmény, a látványos végeredményeinek biztosításán át a szűkebb mény, és a megszokotthoz képest eltérő vagy tágabb közösség különbö- feladatvégzés teszi vonzóvá ezt az önkéntes ző módon történő támogatásáig. formát és ezért van egyre nagyobb érdekEz utóbbi egyik lehetséges módja és lődés e tevékenységek iránt a vállalatok formája a vállalati önkéntesség, azaz részéről. Egy ilyen alkalom megszervezéséamikor egy vállalat munkatársai egy hez és lebonyolításához a fogadó szervezet civil szervezetet vagy intézményt önkén- egyértelmű céljának tisztázása, szervezési tes tevékenység végzésével segítik. kapacitása, illetve tapasztalata és magas szintű felkészültsége elengedhetetlen. 55

55

A vállatok egyszeri, rövid távú, több munkatársat megmozgató önkéntes felajánlásai mellett egyre gyakoribb jelenség az is, hogy szakértelmet „kölcsönöznek” civil

A vállatok egyszeri, rövid távú, több munkatársat megmozgató önkéntes felajánlásai mellett egyre gyakoribb jelenség az is, hogy szakértelmet „kölcsönöznek” civil szervezeteknek, intézményeknek. szervezeteknek, intézményeknek. Ez esetben meghatározott óraszámban, a konkrét feladat megjelölésével, saját humán erőforrását felhasználva támogatja egy vagy több civil szervezet, intézmény fejlődését. Az adott munkatárs tehát a munkaidejének egy részét és szaktudását ajánlja fel. A gyakorlat azt mutatja, hogy a vállalat egyes munkatársai munkaidejük meghatározott részét a szervezet munkafolyamataiba integrálják. Példaként itt a szaktanácsadás, marketing, HR, informatikai tudás átadása, illetve jogi, pénzügyi feladatok ellátása említendő leggyakoribb tevékenységként. Q Mi szükséges egy jó vállalati önkéntes programhoz?

Egy sikeres vállalati önkéntes program megszervezéséhez a szereplők összehangolt munkájára, az önkéntes tevékenységek egyértelmű meghatározására, az ahhoz szükséges tárgyi feltételek biztosítására és a nap forgatókönyvének elkészítésére van szükség. Amikor egy szervezet, intézmény elhatá56

rozza, hogy vállalati önkéntes csoportot fogad, néhány fontos dolgot még tisztáznia kell:1, milyen célból teszi?, 2, milyen hasznot hozhat ez számára?, 3, biztosítottak-e a program megszervezéséhez szükséges feltételek?, 4, milyen egyéb erőforrásokra lehet még szüksége?. Egy jó program megvalósulásához elengedhetetlen, hogy a szervezet, intézmény tisztában legyen azzal, hogy a program milyen előnyökkel járhat számára és mennyi idő, energia, pénz befektetésével jár. A vállalati önkéntes program szervezésének kezdetén fontos tisztázni a vállalat és a szervezet, intézmény között azt is, hogy az önkéntes tevékenységen felül a program megvalósulásához szükséges anyagokat, eszközöket a vállalat finanszírozza-e, illetve azt, hogy melyek azok a tárgyi értékek, amiket a fogadó szervezet, intézmény bíztosít a program lebonyolításához és melyek azok, amiket a vállalat. Fontos szem előtt tartani azt, hogy egy-egy ilyen programnak valós értéke legyen mindkét fél számára, továbbá megszervezése és lebonyolítása ne kerüljön többe, mint az elvégzett munka értéke vagy hozadéka, nem csak anyagilag, de időben és energiában sem. Egy vállalati program akkor lehet igazán sikeres, ha az önkéntesek megismerik a szervezet, intézmény célját, küldetését, és hogy az a tevékenység, amit ők végeznek, milyen hozzáadott értékeket jelent a fogadó fél számára. A legjobban megszervezett önkéntes program sem tud eredményes lenni, ha a résztvevő nem érzik tevékenységük értékét. Ha van rá lehetőség, ezt az érzést növelni lehet a kedvezményezettek bevonásával (Egy gyermekotthon szépítésénél ilyen pl. az ott lakó gyermekkel való találkozás, közös munka.) A vállalati önkéntes programokban résztvevő személyek motiválása, munkájuk

elismerése, az általuk végzett tevékenységek fontosságának tudatosítása ugyanolyan fontos, mint bármely más típusú önkéntesség esetében. Q Kérdések:

o Mi a célja a szervezetnek, intézménynek a vállalati önkéntes csoportok fogadásával? o Milyen előkészítési fázisokat kell figyelembe venni egy vállalati önkéntes program megszervezése során? o Milyen lehetőségei vannak a szervezetnek, intézménynek a kedvezményezettek és az önkéntesek találkozásának megszervezésére? o Milyen utánkövetési terve, stratégiája van a szervezetnek?

57

57

IRODALOMJEGYZÉK

o A szociális fejlődéssel foglalkozó 1995-

o OFA évkönyv (2005). Önkéntes prog-

ös Koppenhágai Csúcstalálkozó vállalásainak megvalósulása Magyarországon. Civil jelentés az ENSZ 2000-ben tartandó Koppenhága + 5 rendkívüli ülésszakára. (Szociális Szakmai Szövetség, 2000.) o Bartal Anna Mária: Nonprofit elméletek, modellek, trendek (Századvég, 2005.) o Bocz János: Önszerveződésből civil társadalom. (Társadalmi Szemle 12., 1997.) o Czike Klára: Önkéntesség számokban (ESÉLY 6., 2001.) o Czike Klára, Bartal Anna Mária: Önkéntesek és nonprofit szervezetek – az önkéntes tevékenységet végzők motivációi és szervezeti típusok az önkéntesek foglalkoztatásában (Civitalis Egyesület, 2005.) o Czike Klára, Kuti Éva: Lakossági adományok és önkéntes tevékenység. Gyorsjelentés (Önkéntes Központ Alapítvány, Nonprofit Kutatócsoport, 2005.) o Czike Klára, Kuti Éva: Önkéntesség, adományozás, társadalmi integráció. (Nonprofit Kutatócsoport Egyesület - Önkéntes Központ Alapítvány, 2006.) o Egyetemes nyilatkozat az önkéntességről (LIVE 90 Párizsi konferencia dokumentuma) o L. Greenberg: Giving and Volunteering in Alberta (1997.) (http:// www.givingandvolunteering.ca/ reports/1997_g_and_v_AB/page22.asp) o Kuti Éva: A jótékonyság vállalati stratégiája (Nonprofit Kutatócsoport, 2005.) o Lakossági adományozás és önkéntes munka (Nonprofit Kutatócsoport és KSH, 1995.) o Malgorzata Ochman, Pavel Jordan: Az önkéntesség, mint értékes szervezeti erőforrás (Johns Hopkins University Institute for Policy Studies, Baltimore, 1997.)

ram. Budapest: Országos Foglalkoztatási Közalapítvány, 16. o. o Az önkéntesség és az állam szerepe. Konferencia zárótanulmány (Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk, Uthrecht, 2000. Május 8.) o Önkéntesség és társadalmi fejlődés. Egyesült Nemzetek Közgyűlése. A Társadalmi fejlődésről és más kezdeményezésekről szóló világ csúcstalálkozó eredményének végrehajtására összehívott közgyűlés különleges ülésszakának előkészítő bizottsága (2000. Április 3-14.) o Önkéntesség Magyarországon. Konferenciakötet (Önkéntes Központ Alapítvány, 2003.) o R.D. Putman: Bowling Alone - The Collapse and Revival of American Community (Simon and Schuster, New York, 2000.) o R.D. Putnam (ed.): Democracies in Flux (Oxford University Press, Oxford, 2002.)

58

A fent nevezett kiadványok nagy része letölthető az Önkéntes Központ Alapítvány honlapjáról az alábbi címen: www.onkentes.hu/alap. php?inc=nyomtatvanyok&menu_ id=14&almenu_id=13 Információ a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvényről: www.onkentes.hu/alap.php?inc=hirek&menu_ id=56&almenu_id=2

A kiadvány a Holland Királyság Külügyminisztériuma MATRA programjának támogatásával jelent meg. Felelős szerkesztő: F. Tóth András Szerzők: Kármán Erika, Kónya Gizella Szakmai lektorok: Varga Zsuzsanna, Vágvölgyi Gusztáv, Farkas Emese, Tornóczi Zsófia Nyelvi lektor: F. Hegyi Marianna, Francsics Dorina Tördelés és design: AirDesign ISBN: 978-963-87111-5-1 Kiadja: © Önkéntes Központ Alapítvány Budapest, 2008. www.onkentes.hu

59

60

www.oka.hu