Tartalomjegyzék 1. Bevezetés ...................................................................................................................... 2 2. A Szabályzat hatálya .................................................................................................. 2 2.1. A Szabályzat személyi és tárgyi hatálya ................................................................. 2 3. Általános rendelkezések ............................................................................................. 4 3.1. Az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés...................... 4 3.2. Mobiltelefon ........................................................................................................... 4 3.3. Vezetékes telefonvonal ........................................................................................... 5 3.4. Fax .......................................................................................................................... 5 3.5. Internet .................................................................................................................... 5 4. A telefonszolgáltatások igénybevételi céljai (hivatali cél, magáncél) ..................... 5 4.1. Hivatali célú használat ............................................................................................ 5 4.2. Magánhasználat ...................................................................................................... 6 5. Telefonhasználat költségei ......................................................................................... 6 5.1. Hívásnapló .............................................................................................................. 7 5.2. Hívásnapló nélküli használat .................................................................................. 9 6. Intézményi költségvetése terhére vásárolt telefonkártya ...................................... 10 7. A telefonkészülékek nyilvántartása ......................................................................... 10 8. A költségek elszámolása ........................................................................................... 11 8.1. A számla kifizetése ............................................................................................... 11 8.2. Számlázás ............................................................................................................. 11 8.3. Kiadások, bevételek nyilvántartása ...................................................................... 11 8.4. Adózás az átalányadó szabályai szerint ................................................................ 12 8.5. Adó- és járulékterhek............................................................................................ 12 8.6. Adófizetési kötelezettség teljesítése ..................................................................... 12 9. Mellékletek ................................................................................................................ 14 1. számú melléklet (Telefonadó havi elszámolása) ..................................................... 14 2. számú melléklet (Hívásnapló) ................................................................................. 15 3. számú melléklet (Mobiltelefon nyilvántartás) ......................................................... 16 10. Záró rendelkezések ................................................................................................. 17 11. Megismerési nyilatkozat ......................................................................................... 18
1
1. Bevezetés Az egyes pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2006. évi LXI. tv. 2006. szeptember 1-jei hatállyal adófizetési kötelezettséggel járó természetbeni juttatásként
nevesíti
(magánszemélynek)
a
munkáltató
ingyenesen
(juttató) vagy
által
a
munkavállalónak
kedvezményesen
biztosított
telefonhasználatot. A 249/2000. (XII.24.) kormányrendelet, és a 2011. évi CXCV. törvény rendelkezik a következőről, „A költségvetési szerv szellemi és anyagi infrastruktúráját magáncélra, meghatározott feladat elvégzésére igénybe vevő számára a költségvetési szerv köteles térítést előírni a felhasználás, illetve az igénybevétel alapján felmerült közvetlen és közvetett költségek figyelembe vételével” A Józsefvárosi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala a hivatal vezetői részére mobil telefonkészüléket biztosít, melynek használatát és költségtérítését a 2/1999. /VIII. 16./ sz. Polgármesteri és Jegyzői együttes intézkedéssel szabályozta. Ennek a szabályzatnak alapulvételével a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ (továbbiakban JIK) elkészítette az intézmények közalkalmazottainak mobil telefon, valamint a 2006. szeptember 1.-én életbelépő Személyi jövedelemadó Törvény (továbbiakban Szja. tv.) változásának megfelelően a magáncélú telefonhasználatról szóló szabályzatot az alábbiak szerint.
2. A Szabályzat hatálya 2.1. A Szabályzat személyi és tárgyi hatálya A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a JIK által működtetett önállóan működő intézményekben dolgozó közalkalmazottakra, valamint a működtetett oktatási intézményekben és a JIK-ben foglalkoztatott közalkalmazottakra.
2
A Képviselő-testület a 97/2013. (III.20.) számú határozatában döntött az oktatási intézmények igazgatói és helyetteseik telefonhasználatáról, ezért a szabályzat hatálya kiterjed a működtetett oktatási intézmény meghatározott vezetőire is. Tárgyi hatálya kiterjed a mobil telefonok és vezetékes telefonok használatára, valamint a magáncélú telefonhasználatra. Oktatási intézmények: Deák Diák Általános Iskola Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola Németh László Általános Iskola Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Az önállóan működő nevelési intézmények: Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda Napsugár Napközi Otthonos Óvoda Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda 3
Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda
3. Általános rendelkezések 3.1. Az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés Az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés biztosítása, illetve a megfelelő munkafeltételek biztosítása az intézmények hatékony működtetésének eszköze. Az egyes eszközök meghatározott személyeknek történő rendelkezésre bocsátása során figyelembe kell venni: a munkaszervezési, az egyes munkakörök betöltésével összefüggő, valamint a költséghatékonysági szempontokat.
3.2. Mobiltelefon Mobiltelefont lehet biztosítani azon személyek számára, akik olyan munkakörben dolgoznak, vagy olyan tisztséget töltenek be, melyhez a hatékony, gyors és eredményes feladatellátáshoz a mobiltelefon használat költségcsökkenést eredményez. A Józsefvárosi Önkormányzat ennek érdekében „Flottát” biztosít, melyhez való csatlakozás esetén a Flottához tartozó közalkalmazottakkal történő beszédforgalom ingyenes. A készülék vagy a SIM kártya az intézmény tulajdonát képezi, melyek felsorolása a 2. számú mellékletben található. A készülék használója köteles azt a használati utasításban leírt módon, rendeltetésszerűen használni. A nem rendeltetésszerű használatból eredő kárért a használó anyagi felelősséggel tartozik.
4
A
készülék
használata
a
vezetői
megbízatás
időtartamára,
illetve
a
közalkalmazotti jogviszony időtartamára, visszavonásig engedélyezett. A használatra jogosult személy megbízásának vagy közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén köteles a készüléket vagy SIM kártyát haladéktalanul visszaadni az intézménynek vagy a munkáltatójának és az időarányos költségelszámolásnak azonnali hatállyal eleget tenni. A telefonkészüléket használó a munkaidejében köteles készülékeiket állandóan bekapcsolt, üzemképes állapotban tartani.
3.3. Vezetékes telefonvonal A vezetékes telefonvonalak elérhetőségét a JIK működésének zökkenőmentes biztosítása érdekében lehetőség szerint minden olyan irodai helyiségben biztosítani kell, melyekben a munkafeladat, az ügyintézés, illetve a hivatalon belüli kommunikációs igények indokolják. Az elérhetőséget a telefonvonalak, valamint a telefonvonalak mellékeinek kiosztásával kell biztosítani.
3.4. Fax Bizonyos munkakörök betöltése estében a telefonkészülék mellé faxkészüléket is biztosítani kell.
3.5. Internet Internet hozzáférést azokra a munkakörökre kell biztosítani, melyek esetében az internet használata szükséges.
4. A telefonszolgáltatások igénybevételi céljai (hivatali cél, magáncél) 4.1. Hivatali célú használat A telefonszolgáltatási lehetőségeket kizárólag hivatali célra lehet használni.
5
Hivatali célú használatnak minősül: a dolgozó hivatalos ügyintézéséhez kapcsolódó használat, közreműködő hatósággal, szervezettel történő kapcsolattartás más
intézmény
dolgozójával
folytatott
információ
átadás-átvétel,
tapasztalatcsere, kapcsolattartás, szervezési célú használat, feladatkörbe tartozó ügyek intézése, a munkavégzéshez, illetve a tisztséghez kapcsolódó olyan használat, mely a munkavégzéssel, illetve a tisztséggel közvetlenül összeköthető, például munkába
járással
kapcsolatos
információk
közlése,
cseréje,
munkaviszonnyal kapcsolatos ügyek intézése.
4.2. Magánhasználat Magánhasználatnak kell minősíteni minden olyan használatot, ami nem minősül az előző pont szerint hivatalos célú használatnak. Magáncélú használat különösen: a vezetékes telefon, valamint a mobiltelefon munkaidőben történő nem intézményi célú használata, mobiltelefon dolgozó általi, pihenőnapon történő használata, melynek során a felhívott partnerek nem a munkatársak, illetve az intézmények közalkalmazottai.
5. Telefonhasználat költségei A magáncélú használat értékének megállapítása történhet: magán és hivatali célú beszélgetések tételes elkülönítésével, a törvény által vélelmezett hányad figyelembe vételével. A Személyi jövedelemadóról szóló törvény 70. § szerint „telefonszolgáltatás magáncélú használata címén adóköteles jövedelem: a kifizetőt a juttatás,
6
szolgáltatás miatt terhelő kiadásokból” a „forgalomarányos kiadások tételes elkülönítésével és a nem forgalomarányos kiadásoknak a forgalomarányos kiadások magáncélú hányada értékével meghatározott magáncélú használat értékének […] a magánszemély által meg nem térített része” Az adóköteles telefon-szolgáltatás körébe tartozik a helyi és távbeszélőszolgáltatás (SZJ 64.20.11 és 64.20.12), a mobiltelefon-szolgáltatás (SZJ 64.20.13), továbbá az internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátvitel (SZJ 64.20.16-ból) szolgáltatás magáncélú használata. A juttatás, szolgáltatás miatt a kifizetőt terhelő kiadásból azt a részt kell adóköteles bevételként figyelembe venni, amelyet a magáncélú használat értékéből nem téríttet meg. A magáncélú használat értéke a kifizetőt az említett telefon-szolgáltatások miatt terhelő kiadásból a forgalomarányos kiadásoknak a tételes elkülönítésével, és a nem forgalomarányos kiadásoknak a forgalomarányos kiadások magáncélú hányada értékével határozható meg. Választható, hogy a számlaértékből 20 százalék vélelmezett magánhasználat számít adóköteles bevételnek.
5.1. Hívásnapló A megtérítendő költségek összegének megállapítása érdekében alapvető feltétel, hogy részletező számla álljon rendelkezésre és hívásnapló kerüljön vezetésre. Hívásnapló az, amelyben a munkavállalók feltüntetik a hívott számot és beszélgetés okát. A Hívásnapló és a részletes számla egybevetése alapján megállapítható az egyes dolgozók magáncélú használata, melyről az adott szervezeti egység összesítő táblázatot készít, mellékelve a munkavállaló nyilatkozatát. A munkáltatói jogkörű vezető felelőssége, hogy a magáncélú igénybevételről az összesítő táblázat a számla kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül a JIK részére beküldésre kerüljön.
7
Amennyiben az adatszolgáltatási kötelezettségét nem teljesíti, úgy az adott havi telefonköltség (számla alapján) 20 %-ának megfelelő összeg az Szja. törvény alapján a vélelmezett magáncélú használat, mely után az adó és a járulékok (szja, tb, munkaadói járulék) automatikusan elszámolásra (az adott szervezeti egység terhére) és befizetésre kerülnek. A hívásnapló a következő adatokat tartalmazza: hívás ideje: hónap, nap, óra, perc hívott telefonszám hívás célja (magán/hivatalos) a hívó aláírása. A Hívásnapló a 2. számú mellékletben található. A megtérítendő költségek összegének megállapítása és a közvetített szolgáltatás beszedésére irányuló teendők: A beérkező tételes számlák oldalait szét kell osztani a telefont használók között, akik kötelesek a listát átvizsgálva és a magáncélú beszélgetéseket megjelölni; a magáncélú hívások hányada az összes forgalom összegén belül, valamint az előző adatok alapján kiszámításra kerül a magánszemélyt terhelő részarányos előfizetési díj (a forgalomarányos kiadások magáncélú részösszege és a forgalomarányos költségek főösszegének hányadosa valamint a nem forgalom arányos költségek összegének szorzataként előálló összes megtérítendő költség); a megtérítendő költségek lista szerint átadásra kerülnek a JIK megbízott dolgozója felé; a befizetési kötelezettséggel érintett személyek részére 3 munkanapon belül számla kerül megküldésre a fizetendő összegről;
8
a befizetésre köteles személyek 3 munkanapon belül a JIK számlájára (számla ellenében) befizetik a magánbeszélgetés díját; a befizetések ellenőrzését követően, teljes körű befizetés megállapítása után adófizetési kötelezettség nem keletkezik. A befizetési határidőt követő hónap végéig ki nem egyenlített tartozások lejelentésre kerülnek a KIR3 számfejtő rendszerben a „Cégtelefon magáncélú használata” jogcímre, ezt követően a magánszemélynek adóval növelt tartozás kerül előírásra. A hívásnapló és a részletes számla összevetése alapján tehát megállapítható az egyes munkavállalók telefonhasználata, amennyiben azonban magáncélú igénybevétel nem történt, úgy a munkavállaló köteles nyilatkozatot tenni és a nyilatkozat eredeti példányát a JIK-ba eljuttatni. Ha a munkavállaló a részletező számla használata mellett az adott hónapban arról tesz nyilatkozatot – becsületességére bízva –, hogy magáncélú használat nem történt, akkor nem kell számlát kiállítani részére és a munkáltatónak sem keletkezik adó és járulékfizetési kötelezettsége. A magáncélú használat miatti számlaérték egyenlő a magáncélú hívások miatt számlázott forgalomarányos tételek és a figyelembe vett nem forgalomarányos kiadások magáncélú használatra jutó értékének együttes összegével.
5.2. Hívásnapló nélküli használat Ha az adott szervezeti egység a munkáltatói jogkörű vezető döntése alapján hívásnaplót nem vezet, úgy az adott havi telefonköltség (számla alapján) 20 %-ának megfelelő összeg az Szja. törvény alapján a vélelmezett magáncélú használat, mely után az adó és a járulékok automatikusan elszámolásra (az adott szervezeti egység terhére) és befizetésre kerülnek.
9
Amennyiben havi keretösszeg kerül meghatározásra és a munkavállaló a keretösszegen belül marad, akkor az általános szabályok az irányadók, tételes lista szerinti nyilatkozat vagy annak hiányában vélelmezett magánhasználat után, munkavállalói 20 %-os költségtérítés. Ha a munkavállaló a keretösszeget túllépi, akkor a dolgozó azt köteles megtéríteni. A keretösszeg a Képviselő Testületi határozat állásfoglalásához igazodva, mobiltelefon használata esetén az alapdíj mértéke. A JIK esetében a vezető beosztású dolgozók, a nagymértékű beszédforgalomra tekintettel, mely nem feltétlenül a „flottán” belüli beszédforgalomra korlátozott, hanem egyéb partnerekkel történő hivatali hívást is jelent, az alapdíj mértéke felett további 6000 Ft keretösszeget biztosít, melynek túllépése esetén a feletti részt magáncélú beszélgetésnek tekint, és teljes összegben továbbszámláz. Az adófizetési kötelezettség teljesítése e szabályzat szerint történik. Az engedély kiadása a helyettesek tekintetében a JIK Igazgatója, az Igazgató és a Gazdasági igazgatóhelyettes esetén a Polgármester, mint a munkáltatói jogkör gyakorlója. Ezen engedély hiányában a JIK Igazgatója dönt, döntése során figyelembe véve a takarékos gazdálkodás szabályait, a szükséges és elégséges szolgáltatás igénybevétel mértékét.
6. Intézményi költségvetése terhére vásárolt telefonkártya A munkavállaló tulajdonában lévő mobiltelefonhoz vásárolt kártya esetén az eljárás az előzőekkel megegyező.
7. A telefonkészülékek nyilvántartása A készülék vagy SIM kártya használatát a munkáltató engedélyezi, melyet szállítólevélen történő átadás-átvétellel dokumentál. A mobiltelefonokról, SIM
10
kártyákról és a tartozékokról a JIK nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásnak az általános számviteli nyilvántartáson kívül tartalmaznia kell a telefonok használóinak nevét, valamint a telefonhasználat engedélyezésének okát munkakör megnevezését. A nyilvántartás a 3. számú mellékletben található.
8. A költségek elszámolása 8.1. A számla kifizetése A havi távbeszélő díjak számláit a JIK azzal megbízott dolgozója hívószámonként elkülöníti, és a JIK az előirányzata terhére teljes összegben kiegyenlíti.
8.2. Számlázás A JIK megbízott dolgozója a nyilatkozatok és a nyilvántartás alapján a túl használatról és a magáncélú használatról számlát állít ki. A számla tartalma magáncélú telefonhasználat továbbszámlázása melynek első példánya a magáncélú használat megfizetésére kötelezetté, a másodpéldány a jóváírt befizetés melléklete, a harmadik példány a vevőnyilvántartásba kerül.
8.3. Kiadások, bevételek nyilvántartása A nyilvántartás mind a mobil, mind a vezetékes telefonszámokra kiterjed. A havi telefonszámlákról a JIK azzal megbízott dolgozója telefonszámonkénti elkülönítésben kimutatást vezet, mely az 1. számú mellékletben található. A kimutatás tartalmazza: -
az intézmény megnevezését,
-
a telefonszámot,
-
mobiltelefon esetén a használatra jogosult nevét,
-
a magánhasználat mértékét, 11
-
a csatolt nyilatkozatot,
-
a kiállított számla számát összegét,
-
a kiegyenlítés tényét,
-
adófizetési kötelezettséget.
8.4. Adózás az átalányadó szabályai szerint A szolgáltatás miatt a kifizetőt terhelő kiadásból azt a részt kell adóköteles bevételnek tekinteni, melyet a magáncélú használatból a magánszemély nem térített meg. A mobiltelefon szolgáltatás esetében nem kerül előírásra tételes nyilvántartási kötelezettség, hanem a törvény szerint 20%-os vélelmezett magánhasználat figyelembevételével járunk el. A tételes hívásellenőrzésre nem kerül sor, azonban a nyilvánvalóan magáncélú használatértéke a használó önbevallása alapján befizetésre kell, hogy kerüljön. Amennyiben tételes elszámolást választ, nyilatkozatában az érintettek felsorolása mellett az összeg megjelölésével megküldi nyilatkozatát a JIK számára és azzal egy időben a kiszámított összeget befizeti azt a JIK számlájára.
8.5. Adó- és járulékterhek A szolgáltatás (áfával növelt) értékének 20 %-os személyi jövedelemadó alapja csökkentésre kerül az önkéntesen befizetett magáncélú hívások értékével és a fenn maradó különbözet megállapításra kerül, mely után fizetendő közterhek: Adó az Szja törvény szerint: Ft * 20% * 1,19 * 16% = Ft Százalékos egészségügyi hozzájárulás az Eho törvény szerint: Ft * 20% * 27% = Ft
8.6. Adófizetési kötelezettség teljesítése
12
A beérkező számlák alapján elkészített kimutatás továbbításra kerül a KIR3 bérszámfejtő rendszert kezelő munkatárs felé, aki a költségvetési szervet terhelő adóként –fiktív tételként (nem nevesített) – jelenti le a természetbeni juttatás összegét a MÁK felé, mely a nettó finanszírozás keretében az adófizetési kötelezettséget rendezi.
13
9. Mellékletek 1. számú melléklet (Telefonadó havi elszámolása) Telefonadó 2013. Számla Intézmény megnevezése száma
1.
2.
Telefonszám
összege Ft
Vezetékes
3.
4.
10 000
havi elszámolása
Nyilatkozatot a magánhasználat mértékéről
Adófizetési kötelezettség
Mobil
Mobiltelefon esetén a használatra jogosult neve
Tételes, forgalmi és forgalom arányos magán használat
Nyilatkozat nélkül 20%
Kiegyenlítés dátuma
Adóalap 3-8
10.* 1,19 * 16%
10.* 27%
Fizetendő adó Ft
5.
6.
7.
8.
9.
10.
12.
13.
14.
2 000
381
540
1 000
2 000
921
14
2. számú melléklet (Hívásnapló)
Nyilatkozat a telefonköltség magáncélú használatának elszámolásához Hívásnapló Hívás ideje: hónap, nap, óra, perc
Hívott telefonszám
Hívás célja (magán/hivatalos)
A hívó aláírása
15
3. számú melléklet (Mobiltelefon nyilvántartás)
Mobiltelefon nyilvántartás Intézmény megnevezése
Közalkalmazott neve, munkaköre
Készülék típusa
Nyilvántartás helye
Leltári szám
Kiadás dátuma
Visszavétel dátuma
Kiadta Átvette
16
11. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy a Vezetékes és mobiltelefon használati Szabályzat rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. A
Vezetékes
és
mobiltelefon
használati
Szabályzatban
foglaltakat
megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat köteles vagyok betartani. Név
Beosztás
Kelt
Aláírás
18
