Budapest Főváros XVI. Kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-3.A.1/BÁROP3.A.1/B-2008 2008--0016 projekteredmények
2
Tartalom • A projekt bemutatása A pályázat rövid bemutatása A projekt számokban Fejlesztési célterületek és feladatkörök Alprojektek Projektszervezet és ütemezés
• A projekteredmények bemutatása • Horizontális szempontok 3
A pályázatról röviden - ÁROP 3.A.1 Egyfordulós pályázat az Államreform Operatív Program keretében: „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a KözépKözép-magyarországi régióban”
Alapvető cél: új szervezési-működési kultúra széleskörű elterjesztése a polgármesteri, illetve körjegyzőségi hivatalokban elsősorban - a stratégiai menedzsment, - az eredményességi szemlélet, - a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és - a költséghatékonyság megerősítésével.
Támogatás formája: vissza nem térítendő támogatás a projekt összes elszámolható költségének legfeljebb 90%-ára. 4
5
ÁROP 3.A.1/B-2008-0016 PMH szervezetfejlesztés
javuló szolgáltatási színvonal
javuló ügyfélelégedettség
növekvő produktivitás
javuló menedzsment kontroll
javuló munkavállalói elkötelezettség
6
Fejlesztési csoportok elnyert támogatás felhasználási területei a Támogatási Szerződésben rögzített részterületenként A döntési mechanizmus korszerűsítése
A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
A partnerség erősítése
9 altéma
2 altéma
1 altéma
7
Feladatkörök – I. A DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŰSÍTÉSE • Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében • A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében • Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása • Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása • A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása • A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése • Az önkormányzati intézmények felügyeletének, működésének átalakítására vonatkozó elképzelések • Teljesítményméréssel- és értékeléssel, mutatószámokkal kapcsolatos elképzelések • A projektszemlélet megerősítése 8
Feladatkörök II-III. A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA • A költségvetési folyamatokkal kapcsolatos elképzelések • A közbeszerzéssel kapcsolatos elképzelések
A PARTNERSÉG ERŐSÍTÉSE
9
Projektszervezet
10
Ütemezés 2010. 01.05
2010. 01.15
2010. 01.29
2010. 02.08
2010. 05.25
2010. 06.03
Szervezetfejlesztés, BSC
104 nap
Rendeletalkotás, költségvetés és közbeszerzés
81 nap
Partnerség erősítése CRM
97 nap
Stratégiai menedzsment
97 nap
Ügyfélszolgálat minőségjavítás
82 nap
Projektkövető, kontrolling
94 nap
Projekt vége
11
A projekt előrehaladása
Státuszriportok
Projektvezetői ülések
Minőségbiztosítási jelentések
Pénzügyi jelentések
Projekt előrehaladási jelentés 12
Eredmények
13
Alprojektek Stratégiai menedzsment • OPEN HRD Kft. Szervezetfejlesztés, BSc • eGov Tanácsadó Kft. Projektkövető, kontrolling • eGov Tanácsadó Kft. Rendeletalkotás, költségvetés és közbeszerzés • Bluefield Kft. Partnerség erősítése, CRM • Komunáldata Kft. Ügyfélszolgálati tevékenység ellátásának javítása • iAgency Kft. 14
első mérföldköve: 2010.04.10.
15
második mérföldköve: 2010.06.03.
16
Stratégiai menedzsment részprojekt
Szervezetfejlesztés, BSC részprojekt
Projektkövető, kontrolling részprojekt
Rendeletalkotás, költségvetés és közbeszerzés részprojekt
Partnerség erősítése, CRM részprojekt
.
Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása részprojekt
A döntési mechanizmus korszerűsítése OPEN HRD
Tanulmány:
A hivatal stratégiai menedzsment rendszerének megerősítése. Kreatív közszolgálat a XXI. században Rövid összefoglaló: A stratégiai menedzsment szemléletmód hivatali bevezetését vizsgáló tanulmány. A stratégiai menedzsment eszköztárának a Hivatalban alkalmazható elemeinek kiemelése. A vezetőkkel folytatott interjúk és az esztergomi tréning alapján a hivatali prioritások nevesítése. Rövid, lépésenkénti akcióterv a vezetőség előtt álló feladatokról.
Tanulmány:
Az önkormányzat intézményi felügyeletének, működésének átalakítása, egységes irányítási, beszámolási és ellenőrzési rendszer kialakítása Rövid összefoglaló: Az önkormányzati intézmények, kiemelve az iskolák gazdálkodásának vizsgálata, lehetséges fejlesztési irányok felvázolása a működtetésre vonatkozóan. Stratégiai előrelátásként ajánlják az önkormányzat figyelmébe az intézmények gazdálkodásának központosítását.
Tanulmány: Rövid összefoglaló:
A javaslatok végrehajtásához szükséges szabályozás módosítási javaslatok kidolgozása Az OPEN másik két tanulmányban utalások vannak, hogy szükség van a szabályzatok módosítására is az egyes javaslatok érvényre juttatásához. Ezen dokumentum foglalja össze a változtatandókat.
23
A döntési mechanizmus korszerűsítése Bluefield
Termék:
Átadott szabályzattervezetek
Rövid összefoglaló:
A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásához kapcsolódó módosítási javaslatok eredményeképp elkészült szabályzattervezetek.
Tanulmány:
Testületi üléstámogató keretprogram
Rövid összefoglaló:
A Rendszer célja a papírmentes működés elősegítése a képviselőtesületi ülések előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatosan. A rendeletalkotási munka nyomon követhetővé tétele. A rendszer átadása és a hivatali alkalmazottak oktatása megtörtént.
24
A döntési mechanizmus korszerűsítése iAgency
Tanulmány:
Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása
Rövid összefoglaló:
A tanulmány keretében megvizsgálták az ügyfélszolgálat jelenlegi rendszerét (Ügyfélszolgálati Iroda és Okmányiroda) és az önkormányzat honlapját. Mivel a Hivatal nagyon távol esik a kerület egyes városrészeitől, ezért megvizsgáltak négy potenciális helyszínt, ahol kihelyezett ügyfélszolgálati irodát lehetne létrehozni. A helyszínre és a nyitva tartásra is javaslatot tesz az anyag, továbbá a két műszakos nyitva tartás bevezetését veti fel. Mindezeket pár lépésből álló cselekvési tervben foglalja össze.
Komunáldata
Tanulmány:
Tanulmány az önkormányzat ügyfélközpontúvá történő átalakítására
Rövid összefoglaló:
Az elektronikus ügyintézés jogszabályi és egyéb lehetőségeinek ismertetése, a jelenlegi hivatali szintjének vizsgálata (helyzetelemzés). Az elektronikus ügyintézés néhány gyakorlati tapasztalatának elméleti összefoglalása a Miniszterelnöki Hivatal adatai alapján. Mindezek alapján a XVI. kerületben elektronikus ügyintézés megvalósítására javasolt ügyek, módszerek és eljárások összegzése.
25
A döntési mechanizmus korszerűsítése eGov
Tanulmány: Rövid összefoglaló:
Tanulmány: Rövid összefoglaló:
A SALDO rendszer kiterjesztése, hatásvizsgálat; Kontrollingrendszer kialakítása, helyzetelemzés Az önkormányzatok által használt, Magyarországon elérhető gazdálkodási rendszerek áttekintése, az önkormányzati kontrollingot támogató informatikai megoldások kiemelt vizsgálata. Javaslat a SALDO rendszer hibáinak kiküszöbölésére: a rendszer megfelelő működésének biztosítása érdekében költségráfordítás mértékének kalkulációja. Az intézményi kiterjesztés különböző lehetőségeinek szervezeti és műszaki/informatikai bemutatása: javaslat a jelenleg önállóan gazdálkodó iskolák bevonására a GAMESZ-körbe. További elemzés tárgya: a GAMESZ-hoz tartozó önállóan működő intézmények esetleges SALDO-ba betekintési, vagy szerkesztési jogosultságának kérdése.
Az egységes önkormányzati kontrollingrendszer kialakításával kapcsolatos eredmények, javaslatok Helyzetelemzést követően a hivatali és az egységes önkormányzati (pénzügyi) kontrolling bevezetésének lehetőségeinek bemutatása: az egyes variációk költséghaszon elemzése. A költségek szempontjából javaslattétel a legkedvezőbb lehetőségre: a VEZINFO rendszernél kiterjedtebb kontrollingrendszer, a Balanced Scorecard rendszer bevezetésére. A tanulmány cselekvési tervben, lépésenként, határidővel és felelőssel ellátva mutatja be a rendszer elvi tervezéséhez, kifejlesztéséhez és bevezetéséhez szükséges teendőket. 26
A döntési mechanizmus korszerűsítése Tanulmány: Rövid összefoglaló:
Tanulmány: Rövid összefoglaló:
Az ügyintézési idő csökkentésének vizsgálata és lehetőségei Az alapvető fogalmi meghatározások után az ügyintézési időre ható külső-belső tényezők részletes elemzése, hivatali helyzetkép-alkotás, javítandó területek kiemelése. Az ügyintézési folyamat lépéseit követve az ügyintézési idő csökkentését célzó intézkedési javaslatok megtétele (várakozási idő, ügyintézővel eltöltött idő, back office folyamatok átfutási ideje), utalás az ÁROP projekt többi részterületével való kapcsolódási pontokra.
Az egyéni teljesítménymérés és –értékelés rendszerének korszerűsítése A hivatali humán erőforrás-állomány életkor és iskolai végzettség szerinti elemzése. A humán teljesítmény tényezőinek egyenkénti elemzése, hivatali helyzetképalkotás, kapcsolódó szabályzatok és dokumentumok, jogszabályok áttekintése. Mindezeken és személyes interjúkon alapulva javaslattétel a személyi teljesítményértékelési és a motivációs rendszer átalakítására és bevezetésére. Az egyéni teljesítménymérés informatikai támogatási lehetőségeinek bemutatása. A tanulmány mellékletében szerepelnek az átalakított értékelőlap-tervezetek.
27
A döntési mechanizmus korszerűsítése Tanulmány: Rövid összefoglaló:
A hivatali teljesítménymérési lehetőségek, a BSc és a kommunikáció összefüggései A BSc-módszertan elvi bemutatását követően annak lehetséges adaptálása a XVI. kerületi Polgármesteri Hivatalra. Javaslat a Hivatal stratégiai céljainak a beazonosított nézőpontok köré való csoportosítására valamint mutatószámok hozzárendelésére a célokhoz. A kommunikáció szerepének hangsúlyozása mind a teljesítményértékelési modell sikeres bevezetésében, mind a teljesítmény eredményes realizálásában. Lehetséges cselekvési alternatívákat kidolgozása; a beavatkozást igénylő területek ismertetése. Javaslattétel egy olyan informatikai rendszer bevezetésére, amely részben a már meglévő, illetve bevezetés alatt álló informatikai rendszerekre épít, azonban új elemek kifejlesztését és hivatali alkalmazását is magában foglalja.
Tanulmány:
A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködési folyamatok racionalizálása, új folyamatmodellek, az együttműködési csoportmunka támogatással való lehetőségei Jelenlegi hivatali helyzetelemzés a belső szervezeti egységei közötti együttműködés tekintetében, rávilágítás a fejlesztendő területekre. Javaslatok tétele, miképp és milyen eszközökkel javítható az együttműködés. A tanulmány cselekvési terv keretében összefoglalja, milyen lépések szükségesek az ÁROP fejlesztési projekt keretében született eredmények sikeres hasznosításához, valamint érintettségi mátrixban ábrázolja a résztvevőket és feladatukat.
Rövid összefoglaló:
28
A döntési mechanizmus korszerűsítése Tanulmány:
A hivatal belső szervezeti egységei közötti koordinációs funkció javítása, valamint a hivatali szervezeti és működési szabályzat felülvizsgálata
Rövid összefoglaló:
A feladatkör keretében áttekintett hivatali SZMSZ és a hozzá kapcsolódó függelékek, szabályzatok kapcsán a koordinációs problémák, a hatályossági problémák, szabályzatok közötti ellentmondásokkal, összhanghiánnyal összefüggő problémák, valamint egyéb felmerült problémák feltárása, módosítási javaslatok és konkrét szövegszerű változtatások megfogalmazása. A vizsgálati módszertan és az áttekintett jogszabályok rövid bemutatása.
Tanulmány: Rövid összefoglaló:
Projektműködési folyamatok kidolgozása, akcióterv A projektműködés folyamatát megalapozó módszertan kidolgozása szakirodalom alapján, és a módszertan alkalmazásának vizsgálata az államigazgatásban. Hivatali helyzetfelmérés alapján a projektszemlélet leghatékonyabb, a munkavégzést leginkább segítő alkalmazási módjának tervezése és bemutatása a XVI. kerületben. A tanulmány cselekvési tervben, lépésenként, határidővel és felelőssel ellátva mutatja be a szükséges teendőket. Javaslat egy olyan logikai váznak az alkalmazására, mely a projektötlet felmerülésétől egészen a megvalósításon át, a teljesítményértékelésig felépíti a projektrendszerű munkavégzés kereteit. A tanulmány melléklete a Projektkövető program felhasználói kézikönyve és a bevezetésről szóló Jegyzői Utasítás tervezete.
29
A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
Bluefield Tanulmány:
A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
Rövid összefoglaló:
Az önkormányzati gazdálkodás jelenlegi gyakorlatának áttekintése, a vonatkozó belső szabályzatok és dokumentumok felülvizsgálata. A stratégiai tervezés és a költségvetés összekötése, a közbeszerzési eljárások gyakorlatának vizsgálata. Mindezek alapján összefoglalás, konklúzió levonása, rámutatás a hiányosságokra, valamint módosítási javaslatok megtétele.
30
A partnerség erősítése Komunáldata
Tanulmány:
A hivatal jelenlegi partnerségi gyakorlatának felmérése, elemzése, az egyes partneri csoportokkal kapcsolatos együttműködés lehetőségeinek vizsgálata
Rövid összefoglaló:
A tanulmány bemutatja, mik a lehetséges partneri együttműködési formák a Hivatal számára az ügyfelekkel, a helyi lakossággal, a helyi civil szervezetekkel, a helyi vállalkozásokkal és a társönkormányzatokkal. Javaslatokat fogalmaz meg ezen öt érintett csoport szerinti bontásban.
Termékek:
CRM rendszer bevezetése a XVI. Kerület Egészségügyi Szolgálatnál
Rövid összefoglaló:
A Kertvárosi Egészségügyi Szolgálatnál bevezetett CRM – Gondozási Rendszer rendszerterve, felhasználói kézikönyve, bevezetési jegyzőkönyve. A rendszer forráskódjai és fejlesztési segédletek (CD mellékletben).
Termék:
CRM informatikai rendszer
Rövid összefoglaló:
A Kertvárosi Egészségügyi Szolgálatnál bevezetett CRM – Gondozási Rendszer program a dolgozók (Gondozók) és ügyfelei (Gondozottak) közötti folyamatos kapcsolattartásért felelős.
31
Horizontális szempontok
32
Esélyegyenlőség - Az érintett csoportok
33
Esélyegyenlőségi intézkedések
I. Eszközök alkalmazása a célcsoportok érdekeinek védelmére a projekt során
II. Esélyjavító funkciók alkalmazása az elektronikus szolgáltatásfejlesztés során
III. A szolgáltatások kialakítása során hátrányos helyzetű célcsoportok igényeinek figyelembe vétele
IV. A célcsoportok fejlesztés eredményeihez való hozzáférésének támogatása
34
Környezeti fenntarthatósági kritériumok
Környezettudatos menedzsment és tervezés
• Önkormányzati környezetvédelmi alap • Környezetvédelmi megbízott, munkacsoport kijelölése • A szervezet rendszeres környezeti teljesítmény értékelésének bevezetése • A projekt kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére
Fenntartható fejlődést szolgáló megvalósítás és fenntartás
• Környezeti szempontokat érvényesít a beszerzendő eszközök, termékek, alapanyagok értékelésénél/kiválasztásánál
35
Társadalmi fenntarthatóság érvényesítése
Fenntarthatósági kritériumok teljesítése Cél- és értékrend szerinti működés
Az érintettek bevonása a tervezésbe, a megvalósításba és az értékelésbe
Részvételi felelős a szervezeten belül
A projekt keretében megvalósítandó a teljesítménymérési és értékelési rendszer igénybevételével történik
Az érintettek bevonása az útmutatóban meghatározott tartalmi kellékekkel rendelkező részvételi terv elfogadásával és végrehajtásával valósul meg
A Hivatalban a projekt megvalósításával kapcsolatosan szervezeti menedzsment csoportot hoznak létre, a tagok munkaköri leírásában szerepel a feladat megvalósítása és megfelelő szakképzettséggel rendelkeznek .
36
37
