Ya! Andapun bisa menjadi Sekretaris handal!
secara khusus? Jika Anda punya target untuk mendapatkan kepercayaan sebagai seorang sekretaris yang handal, tentu membahas tentang penampilan luar dan dalam merupakan hal yang penting sebagai bagian dari strategi Anda mencapai target tersebut. Tapi penulis punya alas an untuk penampilan luar dan dalam tersebut. Alasan untuk penampilan luar yang baik adalah: -
Sikap yang baikpun dapat senantiasa terjaga Penampilan yang baik sangat menguntungkan karena mungkin tanpa Anda sadari, karena penampilan Anda yang selalu Anda jaga dengan baik dapat mempengaruhi kesadaran Anda untuk menjaga gerak gerik, sikap, dan tutur kata yang baik. Selain itu, ada baiknya Anda mengusahakan intonasi suara yang baik pula.
-
Biasa dengan kerapihan Penampilan fisik yang baik tidak harus dipresentasikan dengan pakaian dan atributnya dari produk yang mahal. Anda perlu sedikit bijaksana dalam memilih pakaian yang memungkinkan Anda tampil secara pas dengan kondisi dan lingkungan
Renthyna
27
Ya! Andapun bisa menjadi Sekretaris handal!
kerja Anda. Penampilan yang asal-asalan atau seadanya saja dapat memberi kesan pada orang lain bahwa Anda bukanlah seorang sekrektaris yang rapih. Tapi jika memilih busana kerja dan atributnya dengan dengan mutu yang terlalu sangat baik dapat membuat kantong Anda ‘bocor, bukan? Lagi pula, kadang kala penampilan yang terlalu ‘mahal’ bisa saja juga dapat menjadi batu sandungan. Jadi, tentu saja Anda perlu mensiasati diri agar dapat mempresentasikan diri dengan baik secara cerdas. Caranya? Yaitu dengan memperhatikan kecocokan dalam memadu padankan warna dan corak bahan pakaian Anda. Pilihlah yang serasi antara warna dan corak yang satu dengan warna yang lain. Perhatikan juga keserasian bahan yang dipadupadankan, bagaimana dengan desain modelnya, apakah pantas dipakai ke tempat kerja atau malah lebih pantas dipakai ke pesta atau untuk jalan-jalan berbelanja di mall? Jika Anda membanding-bandingkan penampilan Anda dengan penampilan atasan Anda yang sangat baik itu, yang perlu Anda lakukan adalah dengan tidak akan membiarkan sepatu Anda terlihat kotor, ataupun rambut Anda tidak diatur dengan rapih di area kerja Anda, atau juga nafas yang tidak mendatangkan aroma yang tidak nyaman tercium, ataupun wajah yang tidak Renthyna
28
Ya! Andapun bisa menjadi Sekretaris handal!
TERAMPIL DALAM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENGGUNAAN PERANGKAT TEKNOLOGI MODERN Didalam bab ini, penulis ingin menekankan bagaimana seorang sekretaris mengorganisasikan bidang-bidang kerjanya secara mendetail. Bidang kerja seorang sekretaris selain memberikan bantuan kerja kepada pimpinan untuk hal-hal yang menjadi kepentingannya secara langsung, biasanya juga bertanggung jawab pada pengurusan pengolahan data dan pengarsipan. Pengolahan data biasanya memang tidak dikerjakan secara langsung oleh seorang sekretaris tapi oleh pihak lain, tetapi berhubung dengan fungsi kerjanya sebagai pemberi bantuan kerja pada pimpinannya, maka seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai proses administrasi di perusahaan tempat ia bekerja. Proses administrasi ini
Renthyna
52
Ya! Andapun bisa menjadi Sekretaris handal!
penugasan yang saling berkaitan agar seluruh informasi dapat termuat dan Andapun bisa melihat sendiri apakah masih ada informasi yang sudah ditaruh pada skema tersebut ada yang tertinggal atau tidak. Kunci dari pengorganisasian semua beban kerja yang harus Anda kerjakan adalah dengan cermat memberikan penilaian pada setiap bobot penugasan. Bobot penugasan dapat dipilah berdasarkan tingkat kerahasiaan, seberapa mendesak, tujuan penugasan, dan kebutuhan-kebutuhan yang harus dilengkapi pada penugasan tersebut, serta urutan-urutan dari awal sampai bagian akhir yang harus dijalankan. Penugasan-penugasan tertentu dikomunikasikan secara online ataupun dalam bentuk sebuah kertas kerja berlembar-lembar, namun peran pengorganisasian yang harus Anda jalankan biasanya bentuknya sederhana saja namun memiliki nilai kerahasiaan yang cukup tinggi ataupun bertujuan akhir sebagai sebuah data pelaporan kepada pemerintah atau pemegang saham. Misalkan saja keadaan penugasan kerja Anda seperti berikut ini: tugas Anda adalah menampung data dari berbagai kepala departemen dan ternyata setiap data tidak mempunyai waktu pelaporan yang sama sehingga angka yang diharapkan dapat disimpulkan dari rangkuman itu menjadi tidak akurat. Nah, disinilah perlunya Anda membuat sebuah skema. Anda cukup menarik selembar kertas atau pada Renthyna
79
Ya! Andapun bisa menjadi Sekretaris handal!
sebuah buku catatan pribadi Anda, lalu buatlah garisgaris kolom sebanyak yang diperlukan agar Anda sendiri dapat melihat keseluruhan persoalan dari tugas-tugas yang sangat banyak itu tapi masingmasing informasi harus diintegrasikan. Jadi, untuk melihat bagian atau hal atau informasi yang belum dilengkapi atau terlewati, maka Anda perlu mengisi data-data apakah saja yang harus Anda sediakan demi melengkapi laporan kerja yang harus disampaikan, memberikan judul diatas kolom, lalu kemudian mencatat semua data yang masuk dari masing-masing departemen. Jika informasi yang dibutuhkan adalah kesesuaian tanggal, maka tentu dari catatan Anda tersebut dapat ditemukan dari departemen mana yang memberikan laporan kerja dengan tanggal yang tidak sesuai dengan kebutuhan untuk membuat kesimpulan angka rata-rata yang dihasilkan dari rangkuman seluruh departemen tersebut. Tapi ada juga penugasan yang membuat Anda harus menjalin kerjasama dengan pihak lain disertai dengan pengumpulan data yang dibutuhkan agar atasan Anda sangat terbantu dalam membuat keputusannya. Dalam hal ini, tentu saja Anda memerlukan alat bantu dalam sebuah skema kerja tertentu agar Anda dapat tertolong dari segala kemungkinan melalaikan satu tugas sekecil atau seremeh apapun. Jadi, buatlah data pembantu yang dapat menolong Anda untuk mengingatkan diri sendiri apakah sebuah pekerjaan ada yang terlewatkan atau memang sedang dijalankan prosesnya. Sampai dimanakah proses itu telah Renthyna
80
