Tanulmány az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztéséről

Tanulmány az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztéséről

E-szamlazas_Tanulmany_v300_végl.doc

MINISZTERELNÖKI HIVATAL

TANULMÁNY AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS SZÉLESEBB KÖRBEN VALÓ ELTERJESZTÉSÉRŐL

2/47

Tartalomjegyzék 1. Vezetői összefoglaló ........................................................................................... 4 2. Dokumentum célja és háttere............................................................................. 7 3. Fogalomtár........................................................................................................... 8 4. Az elektronikus számlázás jelenlegi helyzete................................................... 9 4.1.Magyarországi helyzetkép......................................................................................... 9 4.1.1.

A kérdőívek értékelése..............................................................................................9

4.2.Európai helyzetkép.................................................................................................. 11 4.2.1.

Piaci trendek ...........................................................................................................12

5. Jogszabályi háttér összefoglalása................................................................... 14 6. A számla fogalma .............................................................................................. 15 6.1.Az elektronikus számla fogalma .............................................................................. 15 6.2.Az elektronikus számla és a számítógéppel kiállított számla közti különbség.......... 16

7. Az elektronikus számlázás folyamata ............................................................. 17 8. A számlakibocsátói folyamatok releváns jogszabályai ................................. 19 8.1.Az elektronikus számla elkészítése ......................................................................... 19 8.2.A számla kibocsátása.............................................................................................. 19 8.2.1. Elektronikus aláírással hitelesített elektronikus számla ............................................20 8.2.2. Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott elektronikus számla (EDI számla) ...............................................................................................................................21

8.3.Elektronikus számla formátuma............................................................................... 21 8.4.A számla kibocsátó oldali tárolása........................................................................... 22 8.5.Befogadó oldali számlajóváhagyás.......................................................................... 23

9. Az elektronikus számla kézbesítési csatornái ................................................ 25 10. A számlabefogadói folyamatok releváns jogszabályai .................................. 28 10.1.A számla befogadása ............................................................................................ 28 10.1.1. Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése ..................................29

10.2.A számla befogadó oldali kontírozása ................................................................... 30 10.3.A számla befogadó oldali tárolása ......................................................................... 31

11. Az elektronikus számla ellenőrzése és használata igazolási eljárás során (APEH) ..................................................................................................................... 32 12. Az elektronikus számlázás előnyei .................................................................. 33 12.1.Előnyök a számlakibocsátók számára ................................................................... 33 12.2.Előnyök a számlabefogadók számára ................................................................... 34 12.2.1. Az elektronikus számlázás előnyei a B2B szektor számára .....................................34 12.2.2. Az elektronikus számlázás előnyei a B2C szektor számára .....................................35

13. Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató tényezők............................ 36 13.1.Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató szabályozási tényezők ................ 36




3/47

13.1.1. Az elektronikus számla könyvelésére vonatkozó jogszabály ....................................36 13.1.2. Az elektronikus számla hosszú távú tárolása...........................................................37 13.1.3. Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése ..................................40

13.2.Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató tágabb jogszabályi tényezők ....... 40 13.2.1. Elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat kiállítása ...................................40

13.3.Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató adminisztratív tényezők............... 41 13.3.1. 13.3.2. 13.3.3. 13.3.4. 13.3.5. 13.3.6. 13.3.7. 13.3.8.

Sárga csekkes fizetés költségei...............................................................................41 Infrastruktúra hiánya ...............................................................................................42 Elektronikus számla mindennapi „felhasználása”.....................................................42 Állam szerepvállalása .............................................................................................42 Számlákhoz tartozó egyéb dokumentumok kezelése...............................................43 Internet penetráció ..................................................................................................43 Bizalmatlanság .......................................................................................................43 Az elektronikus számlázással kapcsolatos félreértések ...........................................44

14. Javaslat az elektronikus számlázás népszerűsítésére .................................. 45 15. Források............................................................................................................. 47 16. Mellékletek ......................................................................................................... 47




4/47

1. Vezetői összefoglaló A tanulmány készítése során azonosításra kerültek azok a jogszabályi és adminisztratív hátráltató tényezők, amelyek akadályozzák az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését, az alábbi módszertan mentén:

Elemzés

Egyeztetés

• Jogszabályi háttér részletes elemzése

• Benchmarking elemzés • Tágabb jogszabályi környezet elemzése

Javaslattétel

•

•

Egyeztetés piaci szereplőkkel

Javaslattétel a jogszabályi akadályok elhárítására

•

Egyeztetés államigazgatási szereplőkkel

•

•

Javaslattétel az elektronikus számlázás népszerűsítésére

Workshopok tartása

1. ábra: Tanulmány készítésének módszertani elemei Az alábbi táblázat összefoglalja az elektronikus számlázás terjedését hátráltató akadályokat, azok mértékét és a javasolt kezelésüket.

SSZ.

PROBLÉMA MEGNEVEZÉSE

PROBLÉMA

JAVASLAT A PROBLÉMA

MÉRTÉKE

KEZELÉSÉRE 2005.08.31-i APEH közlemény visszavonása és új

Az elektronikus számla könyvelé1.

se/kontírozása: könyvelésre vonatkozó információk számlához csato-

állásfoglalás kiadása Jelentős (változás:

lása

a 2009.10.26-i

APEH közlemény kiadásával a probléma elhárult) Állásfoglalás

kiadása,

amely ismerteti az elektronikus számlák hosszú távú tárolási alternatíváit 2.

Az elektronikus számla hosszú távú tárolásával kapcsolatos félreértések

Jelentős

(változás: A 2009.10.26-i APEH közlemény ismerteti az

elektronikus

hosszú

távú

számlák

tárolásának

lehetséges megoldásait)




SSZ.

PROBLÉMA MEGNEVEZÉSE

PROBLÉMA

JAVASLAT A PROBLÉMA

MÉRTÉKE

KEZELÉSÉRE A Polgári Perrendtartásról

Papír alapú számláról hiteles elekt3. ronikus másolat készítésével kap-

Jelentős

csolatos jogszabályi ellentmondások

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Állami szerepvállalás alacsony mértéke

Elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat kiállítása

5/47

szóló tv. és a 13/2005. IHM rendelet összhangba hozása

Jelentős

Állami szerepvállalás növelése Bíróságok

Közepes

felkészítése

elektronikus számla befogadására

Sárga csekkes fizetés költségviselése

Kedvezmények biztosítása Közepes

az

elektronikus

számlát

igénylő ügyfeleknek

Számlakibocsátáshoz

szükséges

infrastruktúra hiánya (KKV szektor) Számlákhoz tartozó egyéb dokumentumok kezelése

Az elektronikus számlázással kapcsolatos félreértések

Közepes

Közepes

Könyvelőszoftverek fejlesztése Könyvelőszoftverek fejlesztése Tájékoztató anyagok kiadá-

Közepes

sa, továbbképzések, oktatások szervezése Könyvelők továbbképzése,

10. A könyvelők ellenállása

Közepes

tájékoztató anyagok könyvelők számára

11. Alacsony internet penetráció

12.

13.

Az elektronikus számlázással szembeni bizalmatlanság

Elektronikus

számla

Alacsony

Internet-kultúra fejlesztése Tájékoztató anyagok kiadá-

Alacsony

sa, továbbképzések, oktatások szervezése

mindennapi

„felhasználási” gyakorlatának hiánya

Egyedi számlák továbbítáAlacsony

sa mobil készülékekre és emailben

1. Táblázat: Az elektronikus számlázás elterjedésének hátráltató tényezői




6/47

A lebonyolított interjúk tapasztalatai és a szakértői konszenzus alapján az alábbiak állapíthatóak meg: A lakossági elektronikus számlabefogadás (B2C) számossága évről évre dinamikusan növekszik. A „direkt” és a „szolgáltatói” elektronikus számlakézbesítési modellre is találunk példát a piacon. A hátráltató tényezők kis része érinti a lakossági számlabefogadást. A vállalatok közötti elektronikus számlázás még kevésbé elterjedt. A jogszabályi akadályok és félreértések jelentős része a vállalati számlabefogadás folyamataival kapcsolatos. A számlabefogadói oldal még nincs felkészülve a számlák elektronikus úton történő befogadására. Amint ez a magatartás megváltozik, a versenyképesség megőrzése érdekében a KKV szektor is törekedni fog a számlák elektronikus úton történő kibocsátásának lehetővé tételére. Még mindig sok a félreértés és előítélet az elektronikus számlázással kapcsolatban. Az előrejelzések szerint az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedése már nem várat magára sokáig. Azonban, hogy ez mikor következik be, nagyban függ a jelen tanulmány során azonosított hátráltató tényezők felszámolásától. A tanulmány elkészítését követő hónapban jelent meg az APEH közleménye az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről. A közlemény véglegesítése során a jelen tanulmány megállapításai már ismertek voltak, és részben ennek is köszönhető. hogy a tanulmány készítése során feltárt hátráltató tényezők egy részét az új APEH közlemény elhárította.




7/47

2. Dokumentum célja és háttere Annak ellenére, hogy az elektronikus számlázást lehetővé tevő jogszabályokat 2004-ben Magyarországon is megalkották, az elektronikusan kibocsátott számlák száma az európai átlag alatt maradt. A 2007-ben lezajlott „eszámlázás és elektronikus archiválás” projekt céljai az elektronikus számlázás, digitális archiválás területén felmerülő jogi és adminisztratív jellegű problémák azonosítása és a jogszabályi környezet egyszerűsítése voltak. A projekt eredményeként az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvényben (a továbbiakban: Áfa törvény) megújultak az elektronikus számlázás szabályai, amelynek egyik eredménye, hogy megszűnt az a korlát, amely szerint „elektronikus számlát csak a vevővel, megrendelővel történt előzetes megállapodás alapján” lehet kibocsátani. A 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet helyébe a 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet lépett, módosult a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet, továbbá az elektronikus archiválás területén a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet váltotta fel a 7/2005. (VII. 18.) IHM rendeletet. Az elektronikus számlázás elterjesztésében a 2007-ben lezajlott projekt csak az első lépés volt. A tágabb jogszabályi és adminisztratív környezetben továbbra is több olyan akadályozó tényező van, amely hátráltatja az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését. Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztését a Miniszterelnöki Hivatal (a továbbiakban: MeH) az alábbi feladatok elvégzésével kívánja elérni: Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését hátráltató jogszabályi és egyéb adminisztratív akadályok azonosítása és felszámolása Tájékoztató anyagok készítése a számlakibocsátói és számlabefogadói oldal részére egyaránt Interaktív döntéstámogató alkalmazás készítése az elektronikus számlázás népszerűsítése céljából Jelen dokumentum céljai az alábbiak: A jelenleg hatályos, elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok áttekintése az elektronikus számlázás folyamata mentén. Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését gátló szabályozási és adminisztratív tényezők feltárása Megoldási javaslatok ismertetése az akadályozó tényezők felszámolására.




8/47

3. Fogalomtár EDI: Az EDI egy elektronikus ügyviteli (nem technológiai) szabvány, amely nagytömegű adatok informatikai rendszerek közti cseréjének egy lehetséges eszköze. Elektronikus archiválási szolgáltató: Az elektronikus archiválási szolgáltató elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválását biztosítja. Elektronikus aláírás: Elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (a továbbiakban: Eat.) 2.§ 6.pont). Elektronikus számla: Az Áfa törvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki és amely, vagy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyeggel rendelkezik, vagy az elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) elektronikus adatként lett létrehozva és továbbítva (Áfa törvény 175 § (1), (2) ). E-számla: Lásd elektronikus számla Elektronikus másodpéldány: A 24/1995 (XI.22.) PM rendelet 1/F § (2) bekezdése alapján a számítógéppel előállított papír alapú számlák másodpéldányát a számlakibocsátó elektronikusan is tárolhatja, amennyiben azt ellátja legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: Az aláíró azonosítására alkalmas elektronikus aláírás, amely egyedülállóan az aláíróhoz köthető. Olyan eszközökkel hozták létre, amely egyedül az aláíró befolyása alatt áll, és a dokumentumhoz oly módon kacsoldóik, hogy minden módosítás érzékelhető. (Eat 2. § 15. pont) Időbélyegző: Elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. (Eat.: 2.§) Konszolidátor: Olyan szolgáltató, amely az elektronikus számla kézbesítésével és megjelenítésével bízható meg, ezáltal a számlázással kapcsolatos szolgáltatásokat a számlakibocsátó és az ügyfél között elhelyezkedő szereplő végzi el. Minősített elektronikus aláírás: Olyan fokozott biztonságú aláírás, amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. (Eat 2.§ 17. pont) Minősített archiválási szolgáltató: Az elektronikus aláírási törvény és a hozza kapcsolódó rendeletek szabályai szerint minősített szolgáltatóként nyilvántartásba vett, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató.




9/47

4. Az elektronikus számlázás jelenlegi helyzete 4.1. MAGYARORSZÁGI HELYZETKÉP Az elektronikus számlázás magyarországi helyzetképének feltérképezése céljából május-június hónapokban az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesülete kérdőíves anyaggyűjtést végzett. Jelen fejezet a kérdőívek értékelését és a levont következtetéseket ismerteti.

4.1.1. A kérdőívek értékelése 4.1.1.1. Általános információk Kitöltött kérdőívet a következő vállalatoktól kaptunk: Magyar Telekom Nyrt. Tigáz Zrt. MÁV Informatika Zrt. Fővárosi gázművek Zrt. Díjbeszedő Zrt. Vodafone Magyarország Zrt. E.ON Hungária Zrt. A válaszadók közül jelenleg hárman bocsátanak ki elektronikus számlát az ügyfeleknek, és mindössze egy vállalat fogad elektronikus számlát a szállítóitól. A következő két évben egy válaszadó kivételével mindenki tervez elektronikus számla befogadására és kibocsátására irányuló fejlesztést: Elektronikus számla befogadására irányuló fejlesztést tervező vállalatok száma: 4 db Elektronikus számla kibocsátására irányuló fejlesztést tervező vállalatok száma: 2 db Nem lett besorolva: 1 db

4.1.1.2. Az elektronikus számla kibocsátására vonatkozó válaszok értékelése A következő táblázat ismerteti, hogy az elmúlt három évben a válaszadók összesen hány darab elektronikus számlát bocsátottak ki, valamint azt, hogy véleményük szerint az elkövetkezendő három évben hány darab elektronikus számlát fognak összesen kibocsátani. ÉV

ELEKTRONIKUSAN KIBOCSÁTOTT SZÁMLÁK SZÁMA

2006

200.000 db

2007

248.000 db

2008

408.000 db




ÉV

ELEKTRONIKUSAN KIBOCSÁTOTT SZÁMLÁK SZÁMA

2009

924.000 db

2010

1.866.000 db

2011

3.096.500 db

10/47

2. Táblázat: Az elektronikusan kibocsátott számlák száma A 2006-2008-ig terjedő időszakban az elektronikusan kibocsátott számlák aránya mindegyik vállalat tekintetében 1% alatt maradt. 2011-re ez az arány a legtöbb vállalatnál 1-5 % körül alakul, de vannak olyan vállalatok is, amelyek sokkal nagyobb arányban szeretnék növelni az elektronikus számlák arányát. A használt számlázórendszerek az alábbiak: SAP IS-U DKONTO SAP IS-U OSS TANGO JAZZ A kibocsátott elektronikus számlák formátumai PDF és XML (nagyobb része PDF), a számla aláírására két kibocsátó a saját aláírását használja, kettő pedig más szolgáltatót vesz igénybe. Egy kibocsátó saját időbélyegzővel látja el a számlákat, három pedig az időbélyegzőt szolgáltatóval helyezteti el a számlára. Nem kaptunk egyetlen választ sem a tekintetben, hogy milyen jogszabályi és egyéb adminisztratív körülmények gátolják az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjedését. A válaszadók közül mindössze egy rendelkezik EDI kapcsolattal.

4.1.1.3. Az elektronikus számla befogadására vonatkozó válaszok értékelése A következő három évben a számlakibocsátók az elektronikus számlát a következő rendszerekkel tervezik befogadni: SAP Saját rendszerek

4.1.1.4.A számla kiegyenlítésére vonatkozó válaszok értékelése A fizetési módok tekintetében nagy különbségek vannak az egyes számlakibocsátók között. A következő táblázat a fizetési megoldásokra vonatkozó válaszokat ismerteti:




WEBEN VÁLASZADÓ

CSEKK

ÁTUTALÁS

KERESZTÜLI BANKKÁRTYÁS FIZETÉS

11/47

CSOPORTOS BESZEDÉSI

EGYÉB

MEGBÍZÁS

Válaszadó 1

58%

10%

0%

22%

10%

Válaszadó 2

77,22%

5,16%

0,33%

15,01%

2,27%

Válaszadó 3

86,84%

1,84%

0%

11,31%

0,01%

Válaszadó 4

0%

99%

0%

0%

1%

Válaszadó 5

75,80%

7,56%

N/A

3,66%

12,98%

3. Táblázat: Számlakiegyenlítési megoldások megoszlása

4.1.1.5. Az elektronikus számla hosszú távú megőrzésére vonatkozó válaszok értékelése A bejövő elektronikus számlákat egy kibocsátó archiválja (a kérdőívben külön hangsúlyoztuk, hogy a hosszú távú tárolást nem a jogszabály szerinti archiválásnak tekintjük). A bejövő számlákat két számlakibocsátó kizárólag papír alapon őrzi meg, három számlakibocsátó pedig a bejövő számlák egy részét papír alapon, míg a másik részét elektronikus formában tárolja. Az elkövetkezendő két évben egy vállalat tervezi, hogy áttér az elektronikus megőrzésre. Minden számlakibocsátónál szkenneléssel történik a papír alapú számlák konvertálása.

4.1.1.6. A piaci trendre vonatkozó válaszok értékelése A jövőre vonatkozó előrejelzések között nagy a szórás. Egyesek szerin 2015-ret a kibocsátott B2C számlák közül mindössze 5% lesz elektronikus, míg mások szerint ez a szám 70%. Hasonló eltérések figyelhetőek meg a 2015-re kibocsátott B2B elektronikus számlák aránya tekintetében. A válaszok között található 1% és 85% is. A válaszadók szerint 2015-re a befogadott számlák 35%-a lesz elektronikus.

4.2. EURÓPAI HELYZETKÉP Az elektronikus számlázás elterjedésének fontosabb mérföldkövei: Jogszabályi háttér megteremtése Az Európai Unió kiadja az elektronikus számlázás szabályait tartalmazó direktívát (2001/115/EK), amely szerint 2004. január 1-től minden tagállamban az irányelveknek megfelelően létrehozott jogszabályi keretek között kell tudni kezelni az elektronikus számlákat. 2007. január 1-től a 2001/115/EK irányelvet felváltja a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK irányelv.




12/47

A direktívák eltérő implementálásából adódóan az elektronikus számla kibocsátására országspecifikus szabályozások és technológiai különbségek jönnek létre. A következő példák ezeket az eltéréseket ismertetik1: Míg az elektronikus számla kibocsátásához Nagy-Britanniában nincs szükség elektronikus aláírás2

ra, addig Németországban ehhez minősített elektronikus aláírás szükséges . Eltérések vannak az elektronikus számlák hosszú távú tárolási időtartama tekintetében, amely az Európai Unióban 3-tól (pl.: Franciaország) 10 évig (pl.: Németország) változik. 2006 decemberében megalakul az „EU Informal Task Force on e-Invoicing”, azzal a céllal, hogy az elektronikus számlátást szélesebb körben elterjessze, és létrejöjjön egy európai szintű közös szabályozás. 2007 júliusában publikálták ajánlásukat, amely tartalmaz egy koncepciót az európai elektronikus számlázás keretrendszerének megteremtésére Az „EU Informal Task Force on e-Invoicing” által megfogalmazott ajánlásnak megfelelően 2008 januárjában megalakult egy 30 fős szakértői csoport. A szakértői csoportba az összes fontosabb stakeholder delegált képviselőket. 2009 végére készítik el ajánlásukat az elektronikus számlázás területének további fejlesztése témakörében. Céljuk többek közt az egységes szabályozás megteremtése

4.2.1. Piaci trendek Évente körülbelül 28 milliárd számla készül Európában, amelyből mindössze 490 millió elektronikus. Az egyes tagállamok penetrációi között nagy eltérések vannak. A penetráció 2 és 12% között váltakozik. A B2B és B2C szektor közti megoszlás hozzávetőleg azonos (50%-50%), azonban az egyes iparágak között nagy különbségek találhatóak. A következő táblázat az egyes iparágak elektronikus számla használatát ismerteti:

SSZ.

IPARÁG MEGNEVEZÉSE

IPARÁGON BELÜLI PENETRÁCIÓ

1. IT szolgáltatások

10-15%

2. Légiközlekedés

8-12%

3. Turizmus

5-10%

4. Gyógyszeripar

5-8%

5. Texti ipar

4-8%

4. Táblázat: Elektronikus számla használatának iparági megoszlása

1

Adolfo Tunon – The reality of e-Invoicing

2

European Commission Informal Task Force on e-Invoicing: Final report 2007




13/47

Az élen járó országok közé tartozik Dánia, Svédország, Finnország és Spanyolország. A következő bekezdés röviden ismerteti, hogy az említett országok hogyan érték el, hogy vezető szerepet töltsenek be az elektronikus számlázás területén: Dánia: Dánia volt az első európai ország, amely az állami szektor számára kizárólagossá tette az elektronikus számla használatát 2005 februárjában. Egy rövid átmeneti időszakban engedélyezték, hogy a papír alapú számlákról elektronikus másolatot készítsenek. Ez az átmeneti időszak mára megszűnt. A hozzávetőleg évi 15 millió tranzakció digitális útra terelése a számítások szerint három év alatt 100 millió euró megtakarítást jelentett az államnak. A Dán nemzeti IT és Telecom Ügynökség (NITA) valamennyi dán kisvállalkozás számára lehetővé tette, hogy elektronikus dokumentumokat (számlákat) bocsásson ki a közszféra számára. A NemHandel rendszer egy könnyű és biztonságos csatornát teremt az elektronikus dokumentumok továbbítására. A program sikerességét bizonyítja, hogy 2009 májusában közel 100.000 számlát nyújtottak be a rendszer segítségével. Svédország: 2008 júliusától az állami szektornak kötelező az elektronikus számlákat befogadnia, de a dán példával ellentétben a papír alapú számlákat még nem vonták ki a forgalomból. Finnország: 2009 végétől amennyiben bármelyik államigazgatási szerv papír alapú számlát kap, visszaküldi azt a kibocsátnak. Így 2010 elejétől Dániához hasonlóan, az állami szektor Finnországban is csak elektronikus számlát fogadhat be. Spanyolország: 2009 szeptemberétől a legtöbb spanyolországi minisztérium csak az elektronikusan benyújtott számlákat egyenlíti ki. Hozzávetőleg 10 európai uniós ország készül az állami szektor számára kötelezővé tenni az elektronikus számla befogadását.




14/47

5. Jogszabályi háttér összefoglalása A magyarországi elektronikus számlázás jogszabályi háttere a 2001/115/EK és a 2006/112/EK Európai Uniós direktívák előírásait figyelembe véve készült, így az európai uniós követelményeknek teljes mértékben eleget tesz. Az alábbi táblázat az elektronikus számlázásra vonatkozó legfontosabb jogszabályokat és a jogszabályok által szabályozott területek közül azokat ismerteti, amelyek az elektronikus számlázás folyamata szempontjából relevánsak. JOGSZABÁLY

ÉRINTETT TERÜLET

1.

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (a továbbiakban: Áfa törvény)

Elektronikus számla fogalma és kötelező tartalmi elemei

2.

2000. évi C. törvény a számvitelről

E-számla kontírozása;

3.

24/1995. (XI.22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról

Elektronikus számlázás ellenőrzése, az adóigazgatási azonosításra való alkalmasság kellékei, elektronikus másodpéldány szabályai

4.

13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól

Elektronikus számla konverziója

5.

114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól

Elektronikus számlák tárolása

6.

46/2007. (XII.29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről

Elektronikus számla kibocsátása, EDI mintaszerződés

7.

APEH Közlemény az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről (2009.10.26..)

Elektronikus számla formátuma, elektronikus számla adattartalma, külföld hitelesítés - szolgáltató, elektronikus számlák megőrzése, elektronikus számlák kontírozása

8.

2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (a továbbiakban: Eat.)

Elektronikus aláírás, időbélyegzés, elektronikus archiválás

9.

MeH ITB 17. ajánlás

EDI rendszer

SSZ.

5. Táblázat: Jogszabályi háttér összefoglalása



6.


15/47

A számla fogalma

A 2007. évi CXXVII. törvény 174.§ (1) bekezdése kimondja, hogy „számla papíron, vagy elektronikus úton egyaránt kibocsátható”. .A 168.§ (1) bekezdése alapján számlának nevezünk minden olyan okiratot, amely megfelel az Áfa törvényben meghatározott feltételeknek. A számla kötelező tartalmi elemeit az Áfa törvény 169.§-a ismerteti. A következő táblázat a számlák előállításuk és megjelenési formájuk alapján történő csoportosítást tartalmazza: PAPÍR ALAPON ELŐÁLLÍTOTT

SZÁMÍTÓGÉPPEL

SZÁMLA

SZÁMLA Számítógéppel előállított és ki-

PAPÍR ALAPON BEMUTATOTT

Számlatömbben kézzel

SZÁMLA

számla

nyomtatott számla

Nincs ilyen

Elektronikus számla

ELEKTRONIKUSAN BEMUTATOTT SZÁMLA

kiállított

KIÁLLÍTOTT

6. Táblázat: A számla megjelenési formái

6.1. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA FOGALMA Az elektronikus számla kibocsátásával szemben támasztott alapvető követelményt, miszerint „Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított.” Az Áfa törvény 175. § (1) bekezdése határozza meg. Az adattartalom sértetlenségét és eredetiségének hitelességét a kibocsátó kétféleképpen tudja biztosítani az Áfa törvény 175. § (2) bekezdése alapján: Az elektronikus számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el Az elektronikus számlát elektronikus adatcsere rendszerben (EDI rendszer) hozza létre elektronikus adatként Az elektronikus számla tartalmi követelményei megegyeznek a papír alapú számlával szemben támasztott követelményekkel. A számlakibocsátás két lehetséges megoldását a tanulmány későbbi fejezetei részletezik. Az elektronikus számla fontosabb jellemzői: Jogi szempontból teljesen egyenértékű a papír alapú számlával Minden példány eredeti példány A digitálisan aláírt és időbélyegzett elektronikus számla a papír számlához képest – függetlenül a tárolás módjától – már önmagában is: biztonságosabb, hitelessége kevésbé kérdőjelezhető meg akár bírósági eljárásokban is,




16/47

lényegesen egyszerűbb és olcsóbban tárolható, kezelhető.

6.2. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ÉS A SZÁMÍTÓGÉPPEL KIÁLLÍTOTT SZÁMLA KÖZTI KÜLÖNBSÉG A számítógéppel előállított, de fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel nem rendelkező számla nem elektronikus számla. A piacon többször fedezhető fel az a számlázási gyakorlat, amely szerint a számítógéppel előállított számlát egyszerűen e-mailben továbbítják az ügyfél részére. Az APEH a kérdések tisztázása érdekében állásfoglalást adott ki (az állásfoglalás elérhetősége: http://www.apeh.hu/adoinfo/afa/szgep_szla_emailen.html), amely szerint: A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet A számítógépen előállított számla minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni Jelenleg nincs lehetőség arra, hogy a számítógéppel előállított számlát a vevőnek pusztán elektronikus formában továbbítsák A fentiekből következik, hogy az elektronikus úton továbbított, és a kibocsátó helyett a befogadó által kinyomtatott számlák adóigazgatási célra nem alkalmasak Tehát amennyiben az elektronikusan előállított számla nem lett fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel hitelesítve, úgy az nem tekinthető elektronikus számlának.




17/47

7. Az elektronikus számlázás folyamata Az elektronikus számlázás „használati eset diagramja”:

Számlát fogad

Iktat

Számlát ellenőriz

Jóváhagy

Könyvel

Reklamál

Számlát készít

Kibocsát

Tárol

Tárol Számlakibocsátó

Megsemmisít

Számlabefogadó

Elveszít, új példányt kér Helyesbít, jóváír, sztorníroz

Megsemmisít Másolati példányt kiad

Ellenőrzi a számla meglétét

Ellenőrzi a kontírozási folyamatot APEH

Eljáráshoz dokumentumot kér

Bíróság

Számlafizetés igazolását kéri

Hitelintézet

2. ábra: Az elektronikus számla használati eset diagramja




18/47

Az elektronikus számlázás folyamatábrája az alábbi:

Számlakibocsátó

Ügyfél

Ellenőrző hatóság (pl: APEH, bíróságok)

Számlát készít

Számlát bemutat Saját bemutatás

Kibocsát

Jóváhagy?

Szolgáltatói igénybevétel

Igen

Nem Tárol

Számlát befogad

Megsemmisít

Könyvel

Sztorníroz, helyesbít, jóváír

Igen

Jóváhagy?

Reklamál

Ellenőriz

Tárol

Nem

Elutasít

Újrakiad

Megsemmisít

Számlát újrakér

Tárolt számla bemutatása

Számlát kér

Tárolt számlát bemutat

3. ábra: Az elektronikus számlázás folyamatábrája A fenti folyamatábra az elektronikus számlázás három legfontosabb szereplője szemszögéből ismerteti az elektronikus számlázás folyamatát. A tanulmány további része a folyamatábra alapján mutatja be az egyes eseményekhez tartozó fontosabb jogszabályokat.




19/47

8. A számlakibocsátói folyamatok releváns jogszabályai Jelen fejezet a számlakibocsátói folyamatra releváns jogszabályokat ismerteti.

8.1. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ELKÉSZÍTÉSE Az elektronikus számla elkészítésének legfontosabb lépései az alábbiak: A számlaadat elkészítése: A számla kibocsátója a számlázással kapcsolatos információk alapján elkészíti a számlát A számlakészítő program a számlázási adatokat összerendezi A törvényileg előírt kötelező tartalmat hozzáadják a számlához A kibocsátó egyéb tartalommal látja el a számlát (pl.: marketing anyagok) A számlaadat aláírása fokozott biztonságú elektronikus aláírással A számlaadat időbélyegzése, minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel

8.2. A SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA Papír alapú számla esetén

Elektronikus számla esetén

A számlázó programban elkészül a papír alapú

A folyamatleírás az elektronikus aláírással történő

számla számlaképe

számlakibocsátás folyamatát ismerteti. Az EDI rend-

A számlát kinyomtatják

szeren keresztüli számlázást a 8.2.2 fejezet ismerteti:

A számlát borítékolják

Az elkészült számlát az e-számla program foko-

A számlát postázzák az ügyfél részére

zott biztonságú elektronikus aláírással látja el

A számla további példányait lefűzik

Az e-számla program minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el a számlát A számla készen áll, hogy továbbítsák az ügyfél számára A számla egy hiteles példánya tárolásra kerül




20/47

SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az elektronikus számla kibocsátásával szemben támasztott követelményeket a 46/2007 (XII.29) PM rendelet, valamint a 2007. évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról fogalmazza meg. Az Áfa törvény 175. § (1) bekezdése alapján számlát elektronikus úton kibocsátani abban az esetben lehet, amennyiben a „számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított”. A paragrafus (2) bekezdése határozza meg azt a két lehetőséget, amellyel eleget lehet tenni az (1) bekezdésben támasztott követelménynek. A (2) bekezdés alapján elektronikus számlát kibocsátani az alábbi két módon lehet: Az elektronikus számlát az Eat. rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. Az elektronikus számla kibocsátható elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában is. (Az EDI rendszerben történő számlázás követelményeinek részletes ismertetését a 8.2.2 fejezet tartalmazza.) 7. Táblázat: A számla kibocsátása

8.2.1. Elektronikus aláírással hitelesített elektronikus számla Az előző fejezetben található folyamatleírás ismertette az elektronikus számlakibocsátás egyik lehetséges megoldását, amelyhez fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző szükséges. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: A fokozott biztonságú elektronikus aláírás az aláíró azonosítására alkalmas elektronikus aláírás, amely egyedülállóan az aláíróhoz köthető. Olyan eszközzel hozták létre, amely egyedül az aláíró befolyása alatt áll, és a dokumentumhoz oly módon kacsoldóik, hogy minden módosítás érzékelhető. Az elektronikus aláírás alapját képező tanúsítvány kibocsátására engedéllyel rendelkező szolgáltatók az alábbiak: SZOLGÁLTATÓ

WEBOLDAL

SZOLGÁLTATÁSI ÁRAK

Microsec Kft.

www.microsec.hu

www.srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=arlista

NetLock Kft.

www.netlock.hu

www.netlock.hu/html/ar.html

MÁV Informatika Zrt.

www.mavinforamtika.hu

www.hiteles.mavinformatika.hu/szolgaltatasok.php?id=3&fokatid=1&cmd=view_this

Magyar Telekom Nyrt.

www.tsystems.hu

www.tsystems.hu/kkv/hitelesites_szolgaltatasok/arak

8. Táblázat: Elektronikus aláírást kibocsátó szolgáltatók Minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző: A minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző az elektronikus dokumentumhoz kapcsolt adathalmaz, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában mit




21/47

tartalmazott. Az elektronikus időbélyegzőt az elektronikus számlán az elektronikus aláírást követően helyezik el, és azt bizonyítja, hogy az adott dokumentum az adott időpontban már létezett. Az elektronikus időbélyegzés legtöbbször az aláírással együtt, csomagban vásárolható meg.

8.2.2. Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott elektronikus számla (EDI számla) Az EDI rendszer segítségével az egymással kapcsolatban álló vállalatok képesek szabványos elektronikus adatok továbbítására. Az EDI egy elektronikus ügyviteli (nem technológiai) szabvány, amely nagytömegű adatok informatikai rendszerek közti cseréjének egy lehetséges eszköze. Amennyiben az elektronikus számla az EDI rendszerben kerül kibocsátásra, úgy nem szükséges a számlát fokozott biztonsági elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel ellátni. A 2007. évi CXXVII. számú törvény 175 § (3) és (4) bekezdése két követelményt támaszt az EDI rendszerben előállított elektronikus számlákkal szemben: A számlakibocsátó, valamint a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője között előzetes szerződés megkötése szükséges, amelynek keretében megállapodnak az EDI használatáról. Az EDI alkalmazására és használatára vonatkozó mintaszerződést a 46/2007. (XII.29.) PM rendelet melléklete tartalmazza. A számlakibocsátó köteles minden hónapban, az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentést készíteni, amit a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője számára továbbítania kell. A havonta elkészítendő papír alapú jelentés tartalmát a 46/2007. (XII.29.) PM rendelet 2. §-a ismerteti.

8.2.2.1. WebEDI Az EDI azon vállalatok részére, amelyek kisszámú elektronikus számlát bocsátanak ki, nem gazdaságos megoldás. A WebEDI segítségével azok a vállalatok is ki tudják használni az EDI előnyeit, amelyek nem bonyolítanak le nagyszámú tranzakciót. A „normál” EDI szolgáltatáshoz hasonlóan a vállalatok a WebEDI-n keresztül is előre rögzített formátumú dokumentumokat tudnak küldeni egymásnak

8.3. ELEKTRONIKUS SZÁMLA FORMÁTUMA Az elektronikus számla formátumát a jogszabályok nem szabályozzák, de a 46/2007 (XII.29.) PM rendelet 3. § szerint: „Elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47. §-ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni.” Tehát az elektronikus számlát bármilyen formátumban ki lehet bocsátani, de valamely előírt formátumban is be kell tudni mutatni. Ezt a számlakibocsátó többféleképpen is megoldhatja: A számlakibocsátó csak az APEH által elfogadott fájlformátumban bocsátja ki a számlát A számlakibocsátó a számlát eleve két formátumban állítja elő




22/47

A számlakibocsátó – amennyiben szükséges – átkonvertálja a számlákat az APEH által előírt formátumok egyikére A 2009. 10. 26-án megjelent, az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló APEH közlemény (http://www.apeh.hu/adoinfo/afa080101_hatalyos/elektronikus_szamla.html), bővítette az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok körét. Ennek alapján jelenleg az alábbi fájlformátumok szerepelnek a közleményben: Text fájl (.txt formátum) Bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezelt jelzésén kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik) .csv fájlformátum .dbf fájlformátum .mdb fájlformátum .xls (Excel) fájlformátum .xml fájlformátum

8.4. A SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI TÁROLÁSA SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI TÁROLÁSA Papír alapú számla


Az eredeti számlát a kibocsátó kézbesíti az ügy-

Amennyiben a kibocsátó több elektronikus szám-

fél részére

lán helyezett el egyetlen legalább fokozott biz-

A számla másolata a kibocsátónál marad, ez

tonságú elektronikus aláírást, akkor a későbbiek-

kerül tárolásra

ben ezeket a dokumentumokat együtt kell kezel-

A papír alapú számla tárolása eltérhet számító-

ni.

géppel kiállított papír alapú számla és a számla-

A kibocsátó ellenőrzi a megőrzési kötelezettség

tömbben készült számla esetén:

időtartamát:

Számítógéppel kiállított számla: A jogsza-

Amennyiben a megőrzési kötelezettség idő-

bály (24/1995 PM rendelet) lehetővé teszi,

tartama hosszabb, mint 11 év, a kibocsátó

hogy a számlakibocsátó a számla nála ma-

gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú

radó példányát elektronikus formában tárolja

távú érvényesítéséhez szükséges informáci-

(de ez nem elektronikus számla).

ók beszerzéséről és megőrzéséről.

Számlatömbben készült számla: A számla másolatait a kibocsátó papír alapon tárolja (lefűzi egy mappába).




23/47

SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI TÁROLÁSA Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az elektronikus számlák archiválására vonatkozó szabályokat a 114/2007 (XII.29.) GKM rendelet tartalmazza. Az elektronikus számlák archiválása kizárólag elektronikus úton történhet, tehát nincs mód az elektronikus számla papír alapon történő archiválására. A rendelet 3.§ -a kimondja, hogy az elektronikus számla megőrzése az alábbi módon végezhető el: Az Eat.-ben meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével, amelyet elvégezhet maga a kibocsátó (a folyamatleírás ezt a megoldást ismerteti), vagy gondoskodhat róla archiválási szolgáltató útján is EDI számlák esetében a megőrzés történhet az EDI rendszer igénybevételével 9. Táblázat: Számla kibocsátó oldali tárolása

8.5. BEFOGADÓ OLDALI SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS A számla befogadását megelőzően, a számlabefogadónak meg kell győződnie arról, hogy a számlán helyes adatok szerepelnek-e. Amennyiben a számlán helyes adatok szerepelnek, a számlát az ügyfél befogadja. Előfordulhat azonban, hogy a számlán nem megfelelő adatok szerepelnek, és az ügyfél visszaküldi a számlát a kibocsátónak, hogy az kijavítsa a hibát. SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS Papír alapú számla


Az ügyfél ellenőrzi, hogy a számlán a megfelelő

Az ügyfél ellenőrzi, hogy a számlán a megfelelő

adatok szerepelnek-e

adatok szerepelnek-e

Amennyiben a számlán hibát talál, jelzi azt a

Amennyiben a számlán hibát talál, jelzi azt a

kibocsátónak, és visszajuttatja neki a hibás

kibocsátónak

számlát

A számlakibocsátó az Áfa törvényben előírtaknak

A számlakibocsátó az Áfa törvényben előírtaknak

megfelelően kiállítja az új számlát

megfelelően kiállítja az új számlát




24/47

SZÁMLAJÓVÁHAGYÁS Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése Az 1992. LXXIV. törvény az általános forgalmi adóról értelmezte a sztornó, helyesbítő és jóváíró számla fogalmát, addig a jelenleg hatályos Áfa törvény (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról) szerint számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely megfelel a 170.§-ban meghatározott feltételeknek, amelyek az alábbiak: Az okirat kibocsátásának kelte Az okirat sorszáma Hivatkozás a módosítani kívánt számlára: Az új sorszámmal rendelkező számlának hivatkoznia kell az eredeti számlára. Ellenőrzés során mind a két számlát be kell tudni mutatni. A módosítás természete és számszerű hatása Számla módosítására az alábbi két alkalommal kerülhet sor: A számla kibocsátója a kiküldés előtt rájön, hogy a számla módosítást igényel: A számlakibocsátó sem az eredeti, sem a módosító számlát nem küldi meg a vevő részére. A vevő gyakorlatilag nem is érzékeli, hogy készült „hibás” számla is. A számla kibocsátója elküldte a hibás számlát, és a befogadó jelzi, hogy a számla módosítást igényel: A kibocsátó az új, már helyes adatokat tartalmazó számlát megküldi a számlabefogadónak. A számlamódosítás mindkét fél könyvvitelében, áfa analitikájában és bevallásában szerepel. 10. Táblázat: A számlajóváhagyás folyamata




25/47

9. Az elektronikus számla kézbesítési csatornái Az elektronikus számla kibocsátását követően a kibocsátó továbbítja a számlát az ügyfél részére. Míg ez a folyamat papír alapú számla esetén a legtöbb esetben postai úton történik, addig elektronikus számla esetén a kibocsátó több kézbesítési csatorna közül is választhat. Az elektronikus számla kézbesítési megoldásait az alábbi két csoportba sorolhatjuk: „Pull modell”: A modell az ügyfelek proaktivitását feltételezi, mivel az ügyfél nem kap tájékoztatást, ha új számlája érkezik. „Push modell”: Az ügyfél az előre megadott csatornán (pl.: e-mail, sms) kapja meg a számlát, vagy a tájékoztatást arról, hogy új számlája érkezett. Az elektronikus számla kézbesítési megoldásait csoportosíthatjuk az elektronikus számla ügyfélhez való kézbesítésének módja szerint is: a kibocsátó maga gondoskodik a számla ügyfélhez való eljuttatásáról. E-mailben történő elektronikus számlakézbesítés: E-mailben történő kézbesítés esetén a számlakibocsátó az elektronikus számlát csatolmányként küldi meg az ügyfél részére. Az e-mailben történő számlakézbesítés előnyei és hátrányai az alábbiak: Előnyök: A legegyszerűbb megoldás az elektronikus számla kézbesítésére Az elektronikus levelezés már elterjedt és nagyon kevés ember idegenkedik tőle Kevesebb beruházást igényel, mint a biller direct modell, vagy a szolgáltatóval történő számlakézbesítés Lehetővé teszi a one-to-one marketing eszközök használatát Hátrányok: Nagy számú számlakibocsátás esetén a számlázás menedzselése (pl.:e-mail címek karbantartása) gondot okozhat A számlakibocsátó nem tudja ellenőrizni és ezáltal bizonyítani, hogy az ügyfél valóban megkapta-e a számlát E-mailben történő elektronikus számlatovábbítást nem ajánljuk olyan vállalkozásoknak, akik rendszeres nagy tömegben bocsátanak ki számlát. Olyan vállalkozások – elsősorban KKV-k – számára jelent hatékony megoldást, akik kevés számlát bocsátanak ki elektronikusan. Biller Direct (direkt modell): Direkt modell esetén a számlakibocsátó saját honlapján teszi közzé a számlát. Az ügyfél e-mailen értesítést kap az új számla érkezéséről, amelyet a honlapra való bejelentkezést követően tekinthet meg. A direkt modell hátránya, hogy az ügyfélnek minden egyes honlapra be kell jelentkeznie, ahova számlája érkezett.




26/47

4. ábra: Biller direct modell Szolgáltatói igénybevétel: A direkt modellnél elterjedtebb az a megoldás, amely szerint a számlakibocsátók egy szolgáltatót bíznak meg az elektronikus számla kézbesítésével. A számlázással kapcsolatos szolgáltatásokat a számlakibocsátó és az ügyfél között elhelyezkedő szereplő végzi el. Az ügyfél regisztrál a szolgáltató honlapján, ahol az összes elektronikus számláját egy helyen tekintheti meg és egyenlítheti ki. A két legnagyobb magyarországi konszolidátor a Díjnet és a Távszámla.

Szolgáltató Sz ám Kibocsátó 1

la k

Ügyfél 1 tárhely üld és e

Értesítő e-mail Bejelentkezés

Számla küldése

Kibocsátó 2

á Sz

m

la

kü

é ld

se

Ügyfél 1 Ügyfél 2 tárhely

Értesítő e-mail Bejelentkezés

Ügyfél 2

Kibocsátó 3

5. ábra: Szolgáltatói modell




Az alábbi táblázat a két legnagyobb magyarországi konszolidátort mutatja be:

Szolgáltatásindítás kezdete

DÍJNET

TÁVSZÁMLA

2007

2006

Díjbeszedő Holding

T-Home

Zrt. T-Systems UPC Magyarország Szerződött partnerek

Kft. ELMŰ Nyrt. ÉMÁSZ Nyrt.

T-Mobile E.ON Tigáz Zrt.

11. Táblázat: Magyarországi konszolidátorok


27/47



28/47

10. A számlabefogadói folyamatok releváns jogszabályai 10.1. A SZÁMLA BEFOGADÁSA A számla a kézbesítést követően bekerül a számlabefogadó számlabefogadási és feldolgozási folyamatába. Attól függően, hogy papír alapú számlát, vagy elektronikus számlát kap a számlabefogadó, illetve, hogy a befogadás és feldolgozás folyamata papír alapú (a főkönyvet papíron vezetik), vagy elektronikusan támogatott, az ábrán felvázolt négy eset lehetséges:

PAPÍR SZÁMLA

ELEKTRONIKUS SZÁMLA

PAPÍR ALAPÚ FELDOLGOZÁS

IT TÁMOGATOTT FELDOLGOZÁS

Hagyományos papír alapú köny-

A papír alapú számlát digitalizálni

velés

kell a feldolgozáshoz, könyveléshez

Nincs ilyen

Elektronikus számlafeldolgozás

12. Táblázat: Az elektronikus számla befogadása A számlabefogadás és feldolgozás folyamata az egyes esetekben az alábbi: Papír számla érkezik papír alapú workflow-val rendelkező befogadóhoz: A számla beérkezik a számlabefogadóhoz (pl.: postai úton) A számlát jóváhagyják A számlát iktatják A kontírozási információkat a könyvelő „ráírja” a számlára A könyvelő lekönyveli a számlát A számlát lefűzik egy mappába Papír számla érkezik IT támogatott workflow-val rendelkező befogadóhoz: A papír alapú számlát elektronikus

formába

kell

konvertálni

annak

érdekében,

hogy

fel

lehessen

dolgozni.

A konverziót követően a számla könyvelése megegyezik a negyedik pontban bemutatott folyamattal. A számlabefogadó az alábbi három megoldás közül választhat: A számla számlaképét a számlabefogadó bescanneli (image file készül az elektronikus számláról). A vállalat további folyamataiban ezt az image file-t használják. A számla papír alapú eredetijét tárolják, és egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során a papír alapú változatot mutatják be. A számla adattartalmát a számlabefogadó felviszi a szükséges informatikai rendszerekbe. A számla papír alapú eredetijét tárolják, és egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során a papír alapú változatot mutatják be. A számlabefogadó a papír alapú számláról hiteles elektronikus másolatot készít, amelynek szabályait a 10.1.1. fejezet ismerteti. Elektronikus számla érkezik papír alapú workflow-val rendelkező befogadóhoz: Nincs ilyen Elektronikus számla érkezik IT támogatott workflow-val rendelkező befogadóhoz: Az elektronikus számla beérkezik a befogadóhoz




29/47

A számlát jóváhagyják A kontírozási adatokat egyértelműen hozzárendelik a számlához A számlát lekönyvelik

10.1.1. Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése A papír alapú számláról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet szabályozza. A papír alapú számviteli bizonylat konverziója során az alábbi tevékenységeket kell végrehajtani, és az alábbi előírásoknak kell megfelelni: Az elektronikus másolat készítése során a papír bizonylatnak történő képi megfelelést kell biztosítani A képi megfelelés fogalmát a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet szabályozza, amely szerint a képi megfelelés „az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;” A másolatkészítő a konverziót követően megállapítja az elektronikus másolat képi megfelelését, hitelesítési záradékkal látja el, és elhelyezi rajta az alábbi metaadatokat: Papír alapú bizonylat megnevezése A bizonylat fizikai méretei A másolatkészítő szervezet megnevezése A másolatkészítő személy neve A másolatkészítő rendszer megnevezése és verziószáma A másolatkészítés ideje Az érvényességi idő A felsorolt metaadatokat a papír alapú bizonylathoz egyértelműen hozzárendelve kell létrehozni. Az elektronikus másolatot fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. A belső szabályzatban meg kell határozni a konverziója jogosult személy(ek) nevét/neveit.




30/47

10.2. A SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI KONTÍROZÁSA SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI KONTÍROZÁSA Papír alapú számla


A papír alapú számlát a számlabefogadó könyvelheti

A számlabefogadónak a könyvelésre vonatkozó in-

papír alapon, vagy a könyvelés támogatására hasz-

formációkat az elektronikus számlához kell rendelnie,

nálhat könyvelési szoftvert

amelyre egy lehetséges (és APEH által javasolt) megoldás az alábbi: A számlabefogadó a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt mellékletben az elektronikus számlához rendeli egy arra alkalmas szoftver segítségével, majd az egészet fokozott biztonságú elektronikus aláírással, valamint minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése

A kontírozáshoz szükséges bizonylat általános alaki és tartalmi kellékeit a 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 167.§ (1) bekezdése tartalmazza. A felsorolás h) és i) pontja szerint hivatkozni kell a könyvelés módjára és az érintett könyvviteli számlákra. A könyvelés módjára és az érintett könyvviteli számlákra való hivatkozási kötelezettségnek – a számviteli törvény 167.§ (7) bekezdése alapján - a könyvelő úgy is eleget tehet, hogy a „megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti bizonylathoz egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, utólagos módosítás lehetőségét kizárva csatolja”. Az elektronikus számla esetén a számlát kibocsátó vállalat az említett információk nélkül látja el a számlát fokozott biztonságú elektronikus aláírással, tehát a számlabefogadónak kell a könyvelésre vonatkozó információkat mellékelni a számlához. A melléklet csatolására vonatkozó kötelező technikai előírás nincs, azt a vállalat szabályozza a belső működési rendjében. Az elektronikus számlák csak elektronikus formában őrizhetőek meg, ezért a könyvelési információkat is csak elektronikus formában lehet az adott számlához rendelni. 13. Táblázat: Számla befogadó oldali könyvelése




31/47

10.3. A SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI TÁROLÁSA SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI TÁROLÁSA Papír alapú számla


A papír alapú számlát a számlabefogató tárolja, úgy,

Amennyiben a számlakibocsátó több elektronikus

hogy a megőrzés egész időtartama alatt folyamato-

számlán helyezett el egyetlen legalább fokozott

san biztosítja a számla és az abban szereplő adattar-

biztonságú elektronikus aláírást, akkor a későb-

talom sértetlenségét, eredetiségének hitelességét és

biekben ezeket a számlákat együtt kell kezelni

olvashatóságát.

A befogadó ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét A befogadó ellenőrzi a megőrzési kötelezettség időtartamát: Amennyiben a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint 11 év, a befogadó gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk beszerzéséről és megőrzéséről Az eseményre vonatkozó jogszabályok ismertetése

Az elektronikus számlák archiválására vonatkozó szabályokat a 114/2007 (XII.29.) GKM rendelet tartalmazza. Az elektronikus számlák archiválása kizárólag elektronikus úton történhet, tehát nincs mód az elektronikus számla papír alapon történő archiválására. A rendelet 3.§ -a kimondja, hogy az elektronikus számla megőrzése az alábbi módon végezhető el: Az Eat.-ben meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével, amelyet elvégezhet maga a kibocsátó (a folyamatleírás ezt a megoldást ismerteti), vagy gondoskodhat róla archiválási szolgáltató útján is EDI számlák esetében a megőrzés történhet az EDI rendszer igénybevételével 14. Táblázat: A számla befogadó oldali tárolása




32/47

11. Az elektronikus számla ellenőrzése és használata igazolási eljárás során (APEH) Jelen fejezet célja, hogy ismertesse az elektronikus számlázás ellenőrzésének menetét, valamint azokat a főbb területeket, amelyekre az adóhatóság az ellenőrzések során kiemelt figyelmet fordít: Elektronikus számlák ellenőrzési formátuma: Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló 2009.10.26-i APEH Közlemény VI. fejezete ismerteti az APEH által elfogadott fájlformátumokat, amelyek az alábbiak: Text fájl (.txt formátum) Bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezelt jelzésén kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik) .csv fájlformátum .dbf fájlformátum .mdb fájlformátum .xls (Excel) fájlformátum .xml fájlformátum A számlák kötelező tartalmi elemeinek ellenőrzése: Belső szabályzatok vizsgálata: Az elektronikus aláírás és időbélyegző vizsgálata: EDI alapú elektronikus számla esetén a papír alapú összesítő dokumentum vizsgálata Számítástechnikai program vizsgálata: A számlázó programnak kihagyás és ismétlés nélkül folyamatosan biztosítani kell a sorszámozást (a folyamatos sorszámozás alóli kivételeket a 24/1995. PM rendelet 1/E. § (4)-(6) bekezdések tartalmazzák) A kibocsátónak be kell tudnia mutatni a számlázó program dokumentációját A számlázó programnak a hiányos, hibás, megsemmisült és az elveszett számlákat is rögzítenie kell A helyszíni ellenőrzés során biztosítandó feltételek: Technikai eszközök biztosítása a számla olvashatósága érdekében Dokumentációk rendelkezésre bocsátása A technikai eszközök használatát be kell tudni mutatni Próba számla kiállítása: Az ellenőrzés során az adóhatóság kérheti a számlakibocsátót, hogy próba jelleggel állítson ki egy számlát, hogy ellenőrizni tudja a számlázás folyamatát. Tényleges adóellenőrzés nélkül nincs lehetőség arra, hogy kizárólag az elektronikus számlázással összefüggő technikai megoldásokat ellenőrizzen az adóhatóság.




33/47

12. Az elektronikus számlázás előnyei Jelen fejezet célja, az elektronikus számlázás előnyeinek bemutatása.

12.1. ELŐNYÖK A SZÁMLAKIBOCSÁTÓK SZÁMÁRA A számlakibocsátók számára az elektronikus számlázás legfőbb előnye a költségmegtakarítás. A közvetlen költségmegtakarítás az alábbi tényezőkből tevődik össze: Számla előállítása: A sárga csekkes papír alapú számla előállítási költsége (nyomtatás) kb. 15 és 30 Ft, a kiállított számla mennyiségétől függően. A sárga csekk befizetésének költsége: 10.000 Ft-os csekknél 116 Ft, 30.000 Ft-os csekknél 188 Ft (A sárga csekk befizetésének költségvonzatait a Magyar Posta Pénzforgalmi Szolgáltatásainak Általános Szerződési Feltételei tartalmazza) Számla postai úton való kézbesítése: A kibocsátott számla mennyiségétől függően a postai kézbesítés költsége 40 – 105 Ft. A számla kibocsátó oldali hosszú távú tárolása: A kiküldött számla kibocsátó oldali tárolása számlánként kb. 15-20 Ft. Papír alapú számla kibocsátási költségeinek összegzése: KÖLTSÉGTÉTEL

ÖSSZEG

Számla előállítási költsége

15-30 Ft / db

Sárga csekk befizetési költsége

116-188 Ft / db

Postai úton történő kézbesítés költsége

40 - 105 Ft /db

Számla kibocsátó oldali hosszú távú tárolási költsége

15-20 Ft / db

Összesen

186 – 343 Ft / db 15. Táblázat: Papír alapú számla kibocsátásának költségei

A közvetlen költségmegtakarításon felül a számlakibocsátók az alábbi előnyöket élvezhetik: A számlakiegyenlítés ideje csökken, ami egy rendszeresen nagy mennyiségű számlát kibocsátó vállalat számára komoly kamatbevételt jelenthet. A számlakiegyenlítés ideje az alábbi tényező miatt csökkenhet: Elektronikus számlázás esetén, miután a számlakibocsátó a számlaképet ellátta fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel, a számla azonnal továbbítható az ügyfél részére. Papír alapú számlázás esetén a számlakép előállítását követi a nyomtatás, borítékolás, postázás és kézbesítés, amely a számla ügyfélhez való eljutásának idejét 2-3 nappal is megnövelheti. Amennyiben az ügyfél az elektronikus számlát a beérkezést követő 1-3 napban kiegyenlíti, a számlakibocsátó kamatbevételt realizálhat. A

konszolidátor

igénybevételével,

vagy

Biller

Direct

modellben

kézbesített

számla

státusza

nyomonkövethető: A számlakibocsátó ellenőrizni tudja, hogy az így kiállított számlát az ügyfél megkapta-e




34/47

A hibásan kiállított számlák aránya nagymértékben csökken Elektronikus számla minden példánya hitelesnek minősül Növeli a vállalat imidzsét Környezetbarát megoldás (a papír felhasználás nagymértékben csökken)

Swot analízis A következő ábra az elektronikus számlázás bevezetésének SWOT analízisét ismerteti.

ERŐSSÉGEK

GYENGESÉGEK

Költségmegtakarítás

Bevezetéskor beruházást igényel

Számlakiegyenlítés felgyorsul

Bevezetéskor szükség van az alkalmazottak továbbképzésére, oktatására

Tartozások hatékonyabb behajtása

LEHETŐSÉGEK

VESZÉLYEK

Új ügyfelek szerzése

Ügyfelek

Új marketing csatorna kiaknázása

(amennyiben

egy

részének kizárólag

elvesztése elektronikus

számlázásra tér át a vállalat) Ügyfelek megfelelő tájékoztatása nehézséget okozhat

6. ábra: SWOT analízis

12.2. ELŐNYÖK A SZÁMLABEFOGADÓK SZÁMÁRA 12.2.1. Az elektronikus számlázás előnyei a B2B szektor számára A vállalati számlabefogadók számára az elektronikus számla befogadása az alábbi előnyökkel jár: Számla elektronikus úton történő tárolása költséghatékonyabb Számla elektronikus úton történő tárolása biztonságosabb A számlabefogadás folyamata automatizálható




35/47

12.2.2. Az elektronikus számlázás előnyei a B2C szektor számára Az elektronikus számla használata a lakossági ügyfelek számára az alábbi előnyöket jelenti: Az ügyfél a számlát bármikor ki tudja egyenlíteni, nem kell a postára elmenni és több tíz percet sorban állni, valamint nem kell a postai nyitva tartáshoz alkalmazkodni. Az ügyfél akár egyetlen weboldalon kiegyenlítheti az összes számláját Számlák biztonságosabb tárolása: Az ügyfél a számlákat akár több hónapra visszamenőleg megtalálja egy helyen Alapszintű számítástechnikai tudás elegendő a számla megtekintéséhez és kiegyenlítéséhez A szolgáltatás igénybevétele ingyenes Az ügyfél többféle fizetési megoldás közül is választhat (pl: csoportos beszedés, egyedi átutalás)




36/47

13. Az elektronikus számlázás terjedését hátráltató tényezők 13.1. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS TERJEDÉSÉT HÁTRÁLTATÓ SZABÁLYOZÁSI TÉNYEZŐK A projekt keretében folytatott interjúk során a következő megállapításokban minden szereplő egyetértett: A legtöbb félreértés a jogszabályok eltérő értelmezéséből és gyakorlati hiányosságokból adódik. Az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztését az elektronikus számlák kontírozására és hosszú távú tárolásra vonatkozó jogszabályok magyarázatával, pontosításával lehetne elősegíteni.

13.1.1. Az elektronikus számla könyvelésére vonatkozó jogszabály A számviteli törvény 167.§ (1) bekezdésének h) és i) pontja szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat alaki és tartalmi kellékei közé tartoznak a könyvelés módjára és az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozások. A törvény 167.§ (7) bekezdése alapján az elektronikus számlák esetében is lehetőség van a könyvelésre vonatkozó információkat egy mellékletben csatolni a számlához, amennyiben ez a csatolás: egyértelműen hozzárendelhető az elektronikus számlához, a melléklet és a számla elválaszthatatlan egymástól és a csatolás úgy történik, hogy az utólagos módosítást kizárja. Az említett melléklet elektronikus számlához való csatolását nem lehet megoldani anélkül, hogy az elektronikus számla sértetlensége fennmaradjon. Így amennyiben a mellékletet az elektronikus számlához csatoljuk, azt újra el kell látni időbélyegzővel és aláírással. Ez az újabb hitelesítési művelet az elektronikus számla költségét közel kétszeresére emeli. A vállalkozások a könyvelés támogatására már Magyarországon is könyvviteli rendszereket alkalmaznak. A számlára egyre kevesebb könyvelő írja rá a kontírozási információkat ( az interjúk tapasztalatai alapján ez ma már leginkább csak a KKV szektorban figyelhető meg), azokat egyből a számítógépes szoftverbe viszi fel. A számla ezután tárolásra kerül. Amennyiben egy adóhatósági ellenőrzés során be kell mutatni, a számlát a számítógépes könyvviteli rendszer segítségével (legtöbbször a számla sorszáma alapján) keresik elő. Az ismertetett tényezők miatt nem tartjuk ésszerűnek, hogy a könyvelésre vonatkozó információkat közvetlenül a számlákra keljen ráírni.

13.1.1.1. Javaslat: Az elektronikus számla kontírozására vonatkozó 2005.08.31-én kiadott APEH közlemény visszavonását, és a számviteli törvény 167.§-ához az alábbi állásfoglalás kiadását javasoljuk: A számviteli tv. 167.§ (7) bekezdésében előírt követelmények teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben a bizonylat hozzárendelése a könyveléshez a bizonylat sorszáma (azonosító-




37/47

ja) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A fent ismertetett állásfoglalás: A kontírozás eredeti célját, eszméjét nem sérti Az elektronikus könyvelési rendszer egyértelműen hozzá tudja rendelni a könyvelési tételekhez a hozzá tartozó számlákat, ezáltal nincs szükség a hagyományos értelemben vett kontírozásra Az elektronikus számla befogadásának költségei csökkennek A piacon már most is sokan ezt a gyakorlatot követik A fent ismertetett állásfoglalás nemcsak kizárólag az elektronikus számlák könyvelésére vonatkozna, így a papír alapú számla és az elektronikus számla könyvelése között nem lenne különbség (tehát a papír alapú számlák kontírozása sem lenne kötelező, ha a könyvelésük a fenti feltételeket kielégítő elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával történik). Változás: 2009.10.26-án az APEH az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről közleményt adott ki. A 2005. 08. 31-i APEH közlemény (amely az Adó és Ellenőrzési Értesítő 2005. 08. 22-i számában jelent meg) az új közlemény megjelenését követően hatályát vesztette. Az új közlemény több olyan megoldást is felsorol, amellyel az elektronikus számlák kontírozása végezhető: A könyvelésre vonatkozó információkat a számla kiállítója és a számla befogadója is egy csatolt mellékletben rendelheti hozzá az eredeti számlához. A csatolás módjának technikai részletei nincsenek megszabva, a lényeg az, hogy a csatolás egyértelmű és elválaszthatatlan legyen, valamint az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történjen. A kontírozás követelményei teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben az elektronikus számla hozzárendelése a könyveléshez a számla sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A kontírozásra alkalmas lehet egy iktatóprogram, mely a számlához iktatószámot rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési információ megismerhető, azok egyértelműen egymáshoz rendelhetők, elválaszthatatlanok. Ez esetben is gondoskodni kell az utólagos módosítás lehetőségének megakadályozásáról. A fentiek csak lehetséges jó megoldások. Ezeken kívül más olyan módszerek is alkalmazhatóak, amelyekkel az egyértelmű hozzárendelés és az elválaszthatatlanság biztosítható, valamint az utólagos módosítás lehetősége kizárható. A 2009.10.26-án kiadott APEH közlemény a jelen tanulmány során meghatározott javaslattal teljes mértékben összhangban van.

13.1.2. Az elektronikus számla hosszú távú tárolása Az elektronikus számlák hosszú távú tárolásával kapcsolatos félreértés alapja az alábbi: Az elektronikus számlák hosszú távú tárolását egyrészt a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet, valamit a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szabályozza:




38/47

A GKM rendelet alapján okirat elektronikus úton történő megőrzését a rendeletben leírtak szerint kell végrehajtani. A számviteli törvény alapján a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig kell visszakereshető módon megőrizni. A projekt keretében folytatott interjúkból kiderült, hogy a piaci szereplők egy része úgy gondolja, hogy az elektronikus számlákat mindenféleképpen minősített archívumban kell tárolni.

13.1.2.1. Javaslat: A jogszabályok hibás értelmezéséből adódó félreértések tisztázására javasoljuk egy állásfoglalásban bemutatni a három lehetséges hosszú távú tárolási megoldás fontosabb jellemzőit, és azt a szempontrendszert, amely alapján egy vállalat meghozhatja a tárolásra vonatkozó üzleti döntését. A számlakibocsátók és számlabefogadók az alábbi három (a tanulmány az EDI rendszerben történő számlázás tárolási kérdéseire nem tér ki) lehetséges hosszú távú számlatárolási megoldás közül választhatnak: SAJÁT TÁROLÁS

TÁROLÁS

MINŐSÍTETT ARCHÍVUMBAN

KISZERVEZÉSE

TÖRTÉNŐ TÁROLÁS

A

A tárolási megoldás ismertetése

számlakibocsátó

/

Az elektronikus számlá-

számlabefogadó az elekt-

kat a számlakibocsátó /

ronikus számlák tárolá-

számlabefogadó valami-

sával egy külső céget bíz

lyen adathordozón tárolja

meg.

(pl.: CD; DVD).

fogadó az elektronikus számlákat átadja egy minősített archi-

A

felek

szerződésben

rögzítik a tárolási díjat és a megőrzéssel kapcsolatos felelősségeket.


A számlakibocsátó / számlabe-

válási szolgáltatónak.



SAJÁT TÁROLÁS

39/47

TÁROLÁS

MINŐSÍTETT ARCHÍVUMBAN

KISZERVEZÉSE

TÖRTÉNŐ TÁROLÁS Letagadhatatlanság Biztonság Bizonyítási kényszer megfordul Objektív kártérítési felelősség

KKV-k esetében ez a Előnyök

legegyszerűbb és legkevesebb

beruházást

igénylő megoldás.

A

számla

tárolásával

Egyes

kapcsolatos

kötelezett-

szükség párhuzamos táro-

ségek

és

felelősségek

átruházhatóak a tárolást végző cégre.

esetekben

nincs

lásra A dokumentumok hosszú távú hitelessége és bizonyító ereje törvényi szinten biztosított Aláírói

technológia-váltás

esetén a szolgáltató felülhitelesíti a tárolt dokumentumot Nem megfelelő tárolás esetén (pl: a tárolás folyamata nincs szabályozHátrányok

va,

dokumentálva)

a

számlák könnyen elvesz-

Költségesebb,

mint

a

saját tárolás.

A legköltségesebb megoldás.

hetnek, vagy csak nagy ráfordítások árán kereshetők újra vissza. Azoknak a számlakibocsátóknak,

akik

elektronikus

Kiknek ajánljuk

kevés számlát

Olyan vállalatok számá-

bocsátanak ki.

ra, amelyek nagy számú

Azoknak a számlabefo-

számlát bocsátanak ki,

góknak, akik kevés elekt-

vagy fogadnak be, és a

ronikus számlát fogadnak

számla tárolásával kap-

be.

csolatos feladatokat nem

Olyan vállalat számára,

szeretnék saját maguk

amely kis számú számlát

elvégezni.

Olyan vállalatok számára, amelyek nagy számú számlát bocsátanak ki, vagy fogadnak be és a számlákat szeretnék hoszszabb, a megőrzési kötelezettséget meghaladó időn keresztül megőriztetni.

bocsát ki

16. Táblázat: Elektronikus számla hosszú távú tárolási megoldások




40/47

A vállalatoknak a táblázatban ismertetett szempontok alapján kell meghozniuk a döntést, hogy melyik tárolási módszerrel kívánják az elektronikus számlákat hosszú távon megőrizni. Változás: A 2009.10.26-án kiadott APEH közlemény megfelelően ismerteti az elektronikus számlák hosszú távú megőrzésének lehetséges megoldásait, és a megőrzés kérdéskörét az alábbiak szerint tisztázza: Az elektronikus számla megőrzését nem kell minden esetben az adóalanynak saját maga ellátnia. A megőrzési feladattal mást is megbízhat, aki szolgáltatásként mástól is igénybe veheti.

13.1.3. Papír alapú számláról hiteles elektronikus másolat készítése A papír alapú dokumentumokról hiteles elektronikus másolat készítésére egyrészt vonatkozik a Polgári Perrendtartásról szóló törvény, másrészt a 13/2005. IHM rendelet (konverziós rendelet). Míg a Polgári Perrendtartásról szóló törvény általánosan szabályozza az okiratok és az azokról történő másolatkészítés kérdését, addig az IHM egy technikai jellegű rendeletet alkotott. A PP. tv. 196.§ (2) bekezdésének második mondata szerint papír alapú okiratról hiteles elektronikus másolat készítése során az elektronikus okiratot minősített elektronikus aláírással kell ellátni. Ezzel szemben a 13/2005. IHM rendelet alapján a fokozott biztonságú elektronikus aláírás is megfelelő. A két jogszabály között ellentmondás van. Ugyanakkor a PP. tv tartalmaz egy nehezen értelmezhető utalást arra vonatkozóan, hogy a hiteles másolatot „külön jogszabály által meghatározott eljárás szerint” is el lehet készíteni. Ez akár utalhat arra is, hogy a 13/2005. IHM rendelet alapján is lehet a papír alapú dokumentumról (számláról) hiteles elektronikus másolatot készíteni (tehát fokozott biztonságú elektronikus aláírással). A mondatrészek azonban „illetve” kötőszóval vannak összekapcsolva, aminek a pontos jelentése – és/vagy – értelmezésre szorul.

13.1.3.1. Javaslat Állásfoglalás kiadása arról, hogy a papír alapú okiratról hiteles elektronikus másolat készítése során lehet-e a 13/2005 IHM rendeletet alkalmazni. Állásfoglalás arról, hogy papír alapú okiratról hiteles elektronikus másolat készítését követően meg lehet-e semmisíteni a papír alapú okiratot, illetve egy bírósági, hatósági eljárásban ennek milyen gyakorlati következményei lehetnek, milyen kockázatai vannak.

13.2. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS TERJEDÉSÉT HÁTRÁLTATÓ TÁGABB JOGSZABÁLYI TÉNYEZŐK 13.2.1. Elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat kiállítása Elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat kiállítására többek közt az alábbi esetekben lehet szükség: Hiteles másolat felhasználás bírósági eljárás során Hiteles másolat felhasználása hiteligénylés esetén Hiteles másolat felhasználása reklamáció során




41/47

Jelenleg nincs meg az egyértelmű szabályozása annak, hogy hogyan lehet egy elektronikus számláról hiteles papír alapú másolatot kiállítani. A bíróságok nagy része jelenleg nem képes az elektronikus okiratok feldolgozására.

13.2.1.1. Javaslat Cégek esetében az elektronikus számláról papír alapú hiteles másolat készítésére alkalmazható legyen a Polgári Perrendtartásról szóló törvény 196.§ (2) bekezdésének első mondata, együtt a 196.§ (1) bekezdésének d) pontjával. Eszerint a gazdálkodó szervezet az általa kiállított vagy őrzött elektronikus okiratról készített papír másolat esetén úgy igazolja a két okirat azonosságát, hogy cégszerű aláírást helyez el a másolatként kinyomtatott okiraton, számlán. A cégszerű aláíráson felül célszerű egy hitelesítési záradékot is ráírni a papír alapú másolatra, pl: „tartalma az eredetivel megegyező”. A bemutatott megoldás azonban csak cégeknél alkalmazható. Magánszemély nem készíthet egy elektronikus számláról hiteles papír alapú másolatot. A konverzió menetének bemutatását javasoljuk egy IRM állásfoglalásban ismertetni. 2011. július 1-től a bírósági ügyintézéshez kapcsolódó okiratokat bárki benyújthatja elektronikusan, így a bírósági eljárások során fel lehet „használni” az elektronikus számlákat is.

13.3. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS TERJEDÉSÉT HÁTRÁLTATÓ ADMINISZTRATÍV TÉNYEZŐK 13.3.1. Sárga csekkes fizetés költségei A nagyvállalatok nagy része – akik havonta több százezer, vagy millió számlát bocsátanak ki – rendelkezik az elektronikus számla kibocsátásához szükséges infrastruktúrával. Azonban még az ő ügyfeleik közül is mindössze pár százalék kéri elektronikusan a számláját.3 Ennek a legfőbb oka, hogy a sárga csekkes fizetési megoldás költségeit a számlakibocsátó viseli. Az ügyfél nem érzi, hogy költséget takaríthat meg (pl: postán töltött sorban állás költsége), amennyiben a számláját elektronikusan igényli és egyenlíti ki.

13.3.1.1. Javaslat Nincs reális esélye annak, hogy a sárga csekkes fizetési tranzakció költsége közvetlenül az ügyfélre legyen terhelve. A vállalatok azonban alkalmazhatnák azt a megoldást, hogy a számlát elektronikusan igénylő ügyfelek részére kedvezményeket biztosítanak. A bankok esetében már elterjedt és működő megoldás, hogy azok az ügyfelek, akik nem kérik a havi számlakivonatot, havonta néhány tíz forintos jóváírást kapnak.

3

A kérdőíves felmérés alapján




42/47

13.3.2. Infrastruktúra hiánya Elsősorban a KKV szektort érinti az elektronikus számlakibocsátás alap infrastruktúrájának hiánya. Mára egyre több kis és közép-vállalkozás már rendelkezik könyvelőprogrammal, de az elektronikus számla kibocsátásához szükséges „hitelesítő modul” a legtöbb könyvelőprogramból hiányzik.

13.3.2.1. Javaslat Amennyiben az elektronikus számlázás a KKV szektorban is jobban elterjed, a könyvelőszoftverek alkalmazásfejlesztői kiegészítik a könyvelőprogramokat a szükséges modulokkal.

13.3.3. Elektronikus számla mindennapi „felhasználása” Az elektronikus számla számlaadat tartalmának lakossági felhasználási kultúrája már kialakul: Az ügyfél megkapja például az aktuális havi mobilszámláját, amelyet ezután kiegyenlít. Tehát amennyiben az ügyfelet csak a számla számlaadat tartalma érdekli, nem idegenkedik az elektronikus számlától. Egy esetleges reklamáció során az ügyfélnek nem elegendő a számlaadatra hivatkoznia, be kell mutatnia a számlát is. Ekkor már sokan idegenkednek attól, hogy a számla csak elektronikus formában létezik és sokszor a számlakibocsátók sincsenek felkészülve arra, hogy fogadják a reklamációkat. Az elektronikus számlázás szélesebb körben azoknál az ügyleteknél lehet képes elterjedni, ahol a felek vagy nem találkoznak egymással (pl. elektronikus kereskedelem), vagy tartós jogviszonyban vannak (pl: havi rendszerességgel kibocsátott számlák), ugyanis leginkább ilyen szituációkban mutatkoznak meg az előnyei a papír alapú számlákhoz képest.

13.3.3.1. Javaslat A számlakibocsátóknak fel kell készülni arra, hogy gördülékenyen tudjanak fogadni olyan reklamációkat is, amelyek elektronikus számlával kapcsolatosak. Az egyedi számlák továbbítására egy lehetséges megoldás a számla e-mailben történő továbbítása. Ennek hátránya, hogy sokan nem szeretik megadni e-mail címüket a kéretlen levelek miatt, valamint az ügyfél csak akkor látja a számláját, amikor legközelebb ellenőrzi postafiókját. Technikailag lehetséges az elektronikus számla mobil készüléken történő megjelenítése, de el kell telnie még néhány évnek ahhoz, hogy ez a megoldás szélesebb körben is elterjedjen.

13.3.4. Állam szerepvállalása Már több hátráltató tényező javaslatai közt kifejtettük, hogy az államnak aktívabb szerepet kellene betöltenie az elektronikus számlázás területén. Ameddig az állam „csak” elméleti szinten bizonyítja az elektronikus számlázás előnyeit, és ő maga nem fogad be és nem is bocsát ki számlát elektronikusan, nem várhatja el, hogy a piaci szereplők így tegyenek.

13.3.4.1. Javaslat Az állami szerveknek egyrészt az egymás közti bizonylatok, másrészt a lakossági bizonylatok (pl: gyes kifizetés bizonylata) küldésénél is fokozatosan át kellene térniük az elektronikus kézbesítésre.




43/47

Az elektronikus számlázás elterjesztése érdekében az alábbi lépéseket javasoljuk: Az egymás közti bizonylatok során az állami intézmények kizárólag elektronikus bizonylatokat használjanak Az állami intézmények bizonyos értékhatár felett (amelyet fokozatosan csökkenteni kellene) kizárólag elektronikus számlát fogadjanak be A fenti javaslattal összhangban már Magyarországon is több olyan kezdeményezés indult, amelyeknek a célja az állami elektronikus számlabefogadás kialakítása.

13.3.5. Számlákhoz tartozó egyéb dokumentumok kezelése A számlázási folyamat során a számlához sokszor egyéb dokumentumokat is csatolnak, amelyeket a számlával együtt kell kezelni. Ilyenek például a teljesítési igazolások, szerződések. Papír alapú számlázás esetén ezeket a dokumentumokat a számlával egyszerűen összetűzik, vagy együtt fűzik le őket. Elektronikus számla esetében a dokumentumok számlához való csatolása már nem ilyen egyszerű, mivel a csatolással sérül a számla sértetlensége, ezért azt újra elektronikus aláírással és időbélyeggel kell ellátni. A számla költsége ezáltal közel a duplájára emelkedik.

13.3.5.1. Javaslat A számlákhoz tartozó egyéb dokumentumok kezelését a számlázó programok fejlesztőinek kell megoldaniuk.

13.3.6. Internet penetráció Az internet penetráció Magyarországon még mindig nem érte el az EU átlagot (61%). 2008. második félévére a magyar lakosság 49%-a rendelkezett internet kapcsolattal.

13.3.6.1. Javaslat Mivel az internethez való hozzáférés költségei már Magyarországon is alacsonyak, elsősorban az internethasználat kultúráját kell megismertetni azokkal a társadalmi rétegekkel, amelyek eddig idegenkedtek az internettől. Ezt tájékoztató anyagok kibocsátásával, „road show-k” szervezésével, reklámkampánnyal lenne célszerű erősíteni.

13.3.7. Bizalmatlanság A magyar lakosság az internetet továbbra is főként e-mailezésre és böngészésre használja. Míg korábban az emberek többsége bizalmatlan volt az online vásárlással és elektronikus fizetéssel szemben, addig ez a bizalmatlanság, idegenkedés mára kezd eloszlani. Éppen ezért úgy gondoljuk, hogy eljött az ideje, hogy a KKV szektor is lehetővé tegye, hogy ügyfeleik elektronikus számlát kapjanak.

13.3.7.1. Javaslat Az elektronikus fizetéssel és számlázással szembeni bizalmatlanságot tájékoztatók és oktatási anyagok publikálásával kellene csökkenteni. A tájékoztató anyagokban ki kell térni az elektronikus fizetés előnyeire és veszélyeire is.




44/47

13.3.8. Az elektronikus számlázással kapcsolatos félreértések A projekt keretében folytatott interjúk során az alábbi elektronikus számlázással kapcsolatos félreértéseket azonosítottuk, amelyek tisztázásra szorulnak: A KKV szektor véleménye szerint az elektronikus számla nem biztonságos A kibocsátott számlákról minden hónap végén összesítést kell készíteni

13.3.8.1. Javaslat: A félreértések tisztázása tájékoztatók kibocsátásával és információs vonal felállításával.




45/47

14. Javaslat az elektronikus számlázás népszerűsítésére A 13. fejezet összefoglalta az elektronikus számlázás terjedését hátráltató jogszabályi és adminisztratív akadályokat. Jelen fejezet célja, hogy ismertesse az elektronikus számlázás széleskörű elterjesztésének egy lehetséges tervét. A jogszabályok egy része ugyan pontosításra, kiegészítésre szorul, de önmagában ez még nem az egyetlen akadálya annak, hogy az elektronikus számlázás dinamikus fejlődésnek induljon. A jelenlegi piacra jellemző, hogy mindegyik fél (számlakibocsátók, számlabefogadók) a másik kezdeményezésére vár. A patthelyzet kimozdítására az alábbi intézkedéseket javasoljuk: Jogszabályi környezet tisztázása A népszerűsítési program kezdetét megelőzően a legfontosabb feladat a jogszabályi környezetben rejlő hátráltató tényezők felszámolása. Kommunikáció A projekt keretében folytatott interjúk során több visszajelzés is érkezett, amelyek szerint az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok és az elektronikus számlázás által elérhető lehetőségek, előnyök nincsenek megfelelően kommunikálva: Jogszabályok kommunikálása: A tapasztalatok szerint a lakossági ügyfelek, de a vállalkozások nagy része is szívesebben tájékozódik egy adott terület jogszabályi környezetéről állásfoglalásokból és jogszabályi magyarázatokból. Éppen ezért fontos, hogy az APEH és PM állásfoglalások mindig naprakészek legyenek. Természetesen az állásfoglalásokban szerepelnie kell a megfelelő jogszabályhelyre vonatkozó hivatkozásoknak, hogy azok, akik részletesebben utána szeretnének járni egy kérdéskörnek, egyszerűen megtalálják a vonatkozó jogszabályokat. Az elektronikus számázás előnyeinek kommunikálása: Az államnak több – a felsorolásban található csatornán keresztül kellene az elektronikus számlázás előnyeit és egyáltalán „létezését” kommunikálni: Szakmai fórumok, előadások Rádióműsorok Kormányzati portál APEH portál Államigazgatási szerepvállalás: Ahogy azt a 4.2. fejezetben ismertettük, azokban az országokban sikerült az elektronikus számlák használatát sikeresen széles körben elterjeszteni, amelyekben a népszerűsítési tevékenységekben az állam nagy szerepet vállalt, és nem bízta azt kizárólag a piaci szereplőkre. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy elegendő lenne akár a dán, vagy finn megoldást egyszerűen lemásolni, mivel minden országnak megvannak a saját adottságai (internet penetráció, az elektronikus ügyintézési csatornákkal szembeni bizalom szintje, internet kultúra stb.). Az azonban biztos, hogy az államnak sokkal aktívabb szerepet kellene betöltenie a népszerűsítési folyamatban. Az állam az alábbi lépések sorozatával fokozatosan képes lenne elfogadtatni a magyar lakossággal az elektronikus számla használatát:




46/47

A papír alapú számlák mellett az elektronikus számlák befogadása Az ügyfelek választásától függően a hatóságok papíron vagy elektronikusan kézbesítik a számlákat (Az elektronikus számlát igénylő ügyfelek számára kedvezmények biztosítása) Az állami szektor számára kizárólagossá tenni az elektronikus számla használatát (Ahogy ez Dániában történt 2005 februárjában) Oktatás, továbbképzés: Annak ellenére, hogy a számviteli törvény kimondja, hogy az elektronikus számla is ugyanolyan számla, mint a papír alapú, a könyvelők nagyobb része még soha nem találkozott elektronikus számlával. Nem hisszük azt, hogy egy vállalatnál a könyvelő lesz az, aki kezdeményezni fogja az elektronikus számlázás bevezetését, de amennyiben a könyvelő nincs tisztában az elektronikus számlázás könyvelési folyamatával, addig ellehetetleníti egy vállalatnál (különös tekintettel a KKV-k esetében) a bevezetését. A mérlegképes könyvelők rendszeres továbbképzése kitűnő alkalom az elektronikus számlával kapcsolatos információk megosztására. Marketing tevékenységek: Szórólap Közérdekű „közlemények” Reklámkampányok Költségmegtakarítás megosztása: A sárga csekkes számlakiegyenlítés költsége a számlakibocsátót terheli. A vállalatoknak lehetőségük lenne arra, hogy amennyiben az ügyfél áttér az elektronikus számlabefogadásra és elektronikus számlakiegyenlítésre, az így megspórolt költség egy részét az ügyfél számára jóváírják.




47/47

15. Források Adolfo Tunon: The reality of e-Invoicing Catherine Graeber: A Five-Step Action Plan To Help Banks Compete With Biller Sites For EBPP Users Catherine Graeber: EBPP forecast: 2006 to 2011 Debbie Wilson: The role of Procurement Networks in EIPP Debbie Wilson: The Role of Evaluated Receipt Settlement in EIPP European Commission Informal Task Force on e-Invoicing: Final report 2007 Gregg Kreizman: EU Enterprises Face Obstacles in Using Electronically Signed Invoices Gartner Research: Hype Cycle for the Telecommunications Industry, 2008 John E. Van Decker, Debbie Wilson: EIPP Can Improve Finance and Purchasing management Nigel Rayner: Decision Framework: Choosing the Right EIPP technologies Robin Simpson: Mobile Banking Needs an Ecosystem, as Well as a Platform, to Succeed

16. Mellékletek A tanulmányhoz az alábbi mellékletek tartoznak: Az elektronikus számlázás keretében lebonyolított egyeztetések összegzése Tájékoztató az elektronikus számlabefogadó oldal számára Tájékoztató az elektronikus számlakibocsátó oldal számára Egyoldalas tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára Egyoldalas tájékoztató anyag az elektronikus számlakibocsátó oldal számára Az elektronikus számlázás jogszabályi háttere Gyakran ismételt kérdések gyűjteménye

A tanulmány, valamint az elektronikus számlázással foglalkozó további tájékoztatók, hasznos információk, jogszabályok elérhetőek a www.e-szamlazas.gov.hu oldalon.


Tanulmány az elektronikus számlázás szélesebb körben való elterjesztéséről

Recommend Documents