Takenboek per functie
TAKENBOEK S.V. EXCELSIOR afd. volleybal
1
Takenboek per functie
Voorzitter 1. Vertegenwoordigen van de vereniging ten opzichte van derden. 2. Zorg voor de algemene organisatie van bestuur en commissies. 3. Zorg voor toepassing van de statuten en het huishoudelijk reglement. 4. Geschillen. 5. Verdeling bijzondere taken. 6. Bijdrage leveren aan clubblad. 7. Voorbereiding jaarvergadering. Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 1,5 uur per week
Secretaris 1. Notuleren van bestuurs- en jaarvergadering + het maken van de bijbehorende agenda's. 2. Uitnodigingen aan leden versturen (1,ijv. seizoenstart I bijz. alg. ledenvergadering). 3. Jaarverslag. 4. Zorg voor het archief met uitzondering van het financië1e gedeelte. 5. Verzorging van in- en uitgaande post 6. Bijhouden van kalender en jaarboek. 7. Voert ledenadministratie in samenspraak met penningmeester. 8. Verzorgen bestuursmededelingen c1ubblad (mutaties leden) en verjaardagskalender. 9. Uitreiken spelerskaarten en teamlijsten, ter controle van de administratie, aan de trainers c.q. coaches. 10. Inhuren hallen bij derden en controle rekeningen (daarna rekeningen doorgeven aan
2
Takenboek per functie
penningmeester). 11. Verzorgen van adreslabels ten behoeve van clubblad en andere mailing. Hoeveel tijd vergt deze taak? © I x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca 1,5 uur per week.
Penningmeester 1. Beheer verenigingsgelden. 2. Zorgdragen voor financiële tegoeden en uitgaven. 3. Jaarlijks financieel verslag en begroting. 4. Financieel archief 5. Contact met secretaris voor wat betreft de ledenadministratie 6. Contracten voor wat betreft adverteerders, trainers, sponsoren etc. 7. Declaraties aan trainers geven.
Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 2 uur per week
Wedstrijdsecretaris 1. Wedstrijdgebeuren en bijzondere wedstrijden. 2. Teamopgaven (na overleg met trainers en coaches). 3. Teamindelingen (in overleg met trainers en coaches).
3
Takenboek per functie
4. Contactpersoon aanvoerders in verband met bijzondere wedstrijden of trainingen. 5. Inzet zaaldienst. 6. Verzending wedstrijdformulieren en doorbellen uitslagen. Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Aanloop begin van het seizoen (spelerskaarten, etc.) ca. 6 uur © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 1,5 uur per week
PR 1. Contacten met de media 2. De publiciteit verzorgen rond evenementen (toernooien, kampioenschap etc.). 3. Contactpersoon Voor sponsoren, adverteerders en derden. 4. Werving van sponsoren en adverteerders. Hoeveel tijd vergt deze taak? © I x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 1,5 uur per week
Toernooi I materiaal 1. Verzorgen van eigen toernooien. 2. Verzorgen van toernooien voor derden
4
Takenboek per functie
3. Contacten met de eigen scheidsrechters. 4. Beheren van ballen / ballentassen. 5. Contacten onderhouden met derden voor wat betreft zaalmateriaal. 6. Beheer en distributie spelmateriaal + indienen jaarlijkse begroting inzake nieuw spelmateriaal. 7. Aanschaf van spelmateriaal. Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden toernooiorganisatie 2 x per jaar gem. ca. 8 uur © Dagelijkse werkzaamheden materialen gem. ca. 2 uur per jaar
Technisch coördinator 1. Het verzorgen van de communicatie tussen aanvoerders, trainers/coaches en het bestuur. 2. Het doen van voorstellen inzake het aantrekken van trainers/coaches, de teamindelingen, trainingsaccommodaties en trainingstijden. 3. Het volgen van de verrichtingen van trainers en spelers. 4. Het geven van informatie door middel van het clubblad over spelregels, meespelen in hogere teams, etc. Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 1 uur per week
5
Takenboek per functie
Scheidsrechtercoördinator 1. Verzorgen van scheidsrechters bij thuiswedstrijden en eigen toernooien. 2. Contacten met indelers binnen de NeVoBo. 3. Contacten met eigen scheidsrechters. 4. Zorgen voor voldoende scheidsrechters. 5. Eventueel aanmelden kandidaten voor scheidsrechtercursus. Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per 6 weken bestuursvergadering (ca. 3 uur) © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca. 5 uur) © Aanvang seizoen gem. ca. 6 uur © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 15 min. per week
Jeugdcommissie Structuur jeugdcommissie Voorzitter: Taken:
Coördinatie jeugdcommissie Contacten onderhouden met bestuur Jaarplan en verantwoording maken Jaarkalender verzorgen
Technische zaken: Taken:
Jaarlijks inventarisatie van plannen van het komend seizoen van de jeugdleden Samenstelling trainingsgroepen en teams Coaches voor C, B, en A teams regelen en instrueren Kaderopleidingen regelen Inschrijving toernooi(en) Aanvragen faciliteiten bij bestuur (ballen, zaalruimte, etc)
P.R. en sociale activiteiten:
6
Takenboek per functie
Taken:
Verzorgen perscontacten Scholentoernooi organiseren Voorlichtingsmaterialen verzorgen Bijdragen voor clubblad verzorgen Bijzondere trainingen en activiteiten verzorgen Communicatie naar ouders organiseren
Wedstrijdsecretariaat jeugd: Taken:
Contactpersoon voor minicompetitie Opstellen van speelschema incl. vervoerrooster voor de teams Wedstrijdmappen per team maken en beheren Thuiswedstrijden mini's organiseren
Toernooien - intern (2 x mixtoernooi) 1.
Uitnodigingen maken voor clubblad en prikbord in de zaal.
2.
Deelnemerslijst maken en ophangen op prikbord in de zaal.
3.
Inventariseren aantal deelnemers en aan de hand daarvan teamindelingen
maken. 4.
Zorgen voor (eetbare) prijsjes.
5.
De avond in goede banen leiden.
6.
Standen bijhouden.
7.
Prijsuitreiking doen.
Hoeveel tijd vergt deze taak? © 2 x per jaar gem. ca. 3 uur
Toernooien - extern Nieuwjaars- en Jaarbeurstoernooi)
1.
Uitnodigingen verzorgen.
7
Takenboek per functie
2.
Betalingen innen in overleg met penningmeester.
3.
Inventariseren aantal deelnemende teams en aan de hand daarvan indelingen
maken 4.
Programmaboekje maken + verzenden aan deelnemende teams.
5.
Prijzenregelen.
6.
Prijzen voor verloting Nieuwjaarstoernooi inzamelen.
7.
Scheidsrechters regelen.
8.
Inlichten kantinepersoneel.
9.
Toernooidag begeleiden.
10.
Loterij Nieuwjaarstoernooi in goede banen leiden.
11.
Standen bijhouden.
12.
Prijsuitreiking doen.
Hoeveel tijd vergt deze taak? © Dagelijkse werkzaamheden toernooiorganisatie 2 x per jaar gem. ca. 8 uur
Feestcommissie (Ad-hoc)
1.
Contacten met het bestuur voor wat betreft de te vieren gelegenheid, de
mogelijkheden hiervoor, financie~1e middelen, etc. 2.
Regelen van een geschikte locatie.
3.
Regelen van diverse activiteiten.
4.
Het in goede banen leiden van de festiviteiten.
Hoeveel tijd vergt deze taak? © Afhankelijk van de aard en omvang van de plannen.
8
Takenboek per functie
Scheidsrechter 1.
Een half uur voor aanvang van de wedstrijd aanwezig zijn in de sporthal.
2.
Spelerskaarten controleren (checken van rugnummers en NeVoBo nummers op het wedstrijdformulier).
3.
Tossen en afspraken maken met de aanvoerders.
4.
Warming-up leiden.
5.
Wedstrijd leiden.
6.
Wedstrijdformulier nakijken en eventueel waar nodig afparaferen en
ondertekenen. 7.
Wedstrijdformulier overhandigen aan de zaaldienst
Hoeveel tijd vergt deze taak? © Gem. ca. 2 uur per wedstrijd © Ca. 7 wedstrijden per jaar afhankelijk van het aantal scheidsrechters
Zaaldienst
1.
Opbouwen van de velden.
2.
Het op juiste wijze invullen van het wedstrijdformulier.
3.
Tellen tijdens de wedstrijd door middel van het formulier en een scorebord.
4.
Laten onderteken van het wedstrijdformulier door de aanvoerders van beide ploegen en de scheidsrechter en daarna het formulier zelf ondertekenen.
5.
Afbreken en opruimen van de velden.
Hoeveel tijd vergt deze taak? © Gem. ca. 2 uur per zaaldienst
9
Takenboek per functie
Vrijwilligerscoördinator 1.
Up to date houden van het vrijwilligersbestand.
2.
Het werven en plaatsen van vrijwilligers (via bestaand formulier).
3.
Het begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers.
4.
Aanspreekpunt vrijwilligers (ook naar bestuur toe).
5.
Verdelen en afstemmen van werkzaamheden.
6.
Organiseren van overleg met vrijwilligers.
Hoeveel tijd vergt deze taak? © 1 x per jaar Algemene Ledenvergadering, inclusief voorbereiding (ca, 5 uur) © Dagelijkse werkzaamheden gem. ca. 1 uur per week.
P.S.:
Deze taak kan eventueel vervuld worden door één van de bestuursleden.
10
